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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis .................................................................................................... 1

Vorwort ...................................................................................................................... 2

Fakturierung ���� Belege erfassen ............................................................................. 3

Positionsdatenseite ................................................................................................. 3

Beschreibung S-Schaltfläche .................................................................................. 4

Erfassung der Positionsdaten mit Aktivierung der Schnelleingabe.......................... 4

Erfassung der Positionsdaten ohne Aktivierung der Schnelleingabe ...................... 4

Beschreibung H- Schaltfläche ................................................................................. 5

Belegpositionen hinzuladen .................................................................................... 5

Positionszeilen-Arten ............................................................................................... 8

Sondertasten ............................................................................................................. 9

Sammelrechnungen anhand von Lieferscheinen erstellen .................................. 9

Spaltenüberschriften ändern ................................................................................... 9

Fakturierung ���� Belege erfassen ........................................................................... 10

Belegdatenseite ..................................................................................................... 10

Fakturierung ���� Belege bearbeiten ....................................................................... 13

Suchen der Belege in der Belegauswahl-Tabelle ................................................ 14

Auswahl der Belege................................................................................................ 14

Fakturierung ���� Beleg-Seriendruck ....................................................................... 15

Fakturierung ���� Belege wandeln / kopieren ......................................................... 16

Fakturierung ���� Belege an WAWI übergeben ....................................................... 17

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Vorwort In diesem Handbuch wird vorausgesetzt, dass Sie mit Microsoft Windows vertraut sind. Nähere Informationen über die Verwendung von Dialogfeldern, Menübefehlen, Bildlaufleisten, das Ziehen und Ablegen mit der Maus, Kontextmenüs usw. finden Sie in der Dokumentation zu Windows.

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Fakturierung ���� Belege erfassen (Alt + E)

Positionsdatenseite

� Mit Mausklick auf den Schaltflächen oder mit

� ALT + P (Positionsdaten-Seite) und

� ALT + B (Belegdaten-Seite)

Wechsel zwischen Positionsdaten-Seite und Belegdaten-Seite

Hier werden die Summen der Positionen dargestellt.

Schnelleingabe ein-/ausschalten

Belegpositionen hinzuladen

Position speichern

Positionstabelle

Drückt man die F1 oder klickt man die rechte Maustaste im Artikelbezeichnungsfeld, wird es aktiviert und es kann dort der Artikelpositionstext eingegeben bzw. verändert werden.

Mit der rechten Maustaste im E-Preis-Feld kann zwischen Brutto- und Nettoeingabe gewechselt werden.

z. B. Coupon-Aufschläge

Quadratmeter-Rechner

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Beschreibung S-Schaltfläche

Erfassung der Positionsdaten mit Aktivierung der Schnelleingabe

SCHNELLERFASSUNG

Schnellerfassung ein-/ausschalten mit Alt + S oder mit der Schaltfläche S. Bei eingeschalteter Schnellerfassung kann die Artikel-Nr./ Barcode/ Leistungs-Nr. eingegeben oder eingescannt werden. Folgende Informationen werden aus den Stammdaten übernommen:

� VK-Preis � Bezeichnung � Breite (nur lfm. und m²) � Menge (wird automatisch auf 1 gesetzt)

Nach der Stammdatenübernahme können die Angaben in der Positionstabelle verändert werden. Die Position wird automatisch gespeichert und eine neue Position wird hinzugefügt.

Erfassung der Positionsdaten ohne Aktivierung der Schnelleingabe Nach der Eingabe der Artikel-Nr./ Barcode/ Leistungs-Nr. werden ebenfalls die Artikelinformationen übernommen, das Programm bietet jedoch die Möglichkeit jedes einzelne Feld manuell zu verändern. Handelt es sich beim gewählten Artikel um Quadratmeter-Ware (m²) oder Laufmeter-Ware werden die Felder Länge und Breite aktiviert. Bei Eingaben in diesen Feldern wird die Menge anhand dieser Angaben errechnet. Zusätzlich kann zu jeder Belegposition ein Positionsrabatt zugewiesen werden. Diese Eingaben können entweder in der Positionstabelle oder in den oberen Eingabefeldern durchgeführt werden. Der Wechsel zwischen den beiden Eingabeoptionen wird mit der TAB-Taste gesteuert. Nach der Eingabe aller zu erfassenden Positionen, können die übrigen Beleginformationen auf der Belegdaten-Seite vervollständigt werden.

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Beschreibung H- Schaltfläche

Belegpositionen hinzuladen

Folgende Selektionsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

� Sel.-Pos. übernehmen: Dabei werden beim Beenden der Maske nur die in der Tabelle selektierten Positionen des ausgewählten Beleges übernommen.

� Alle Positionen übernehmen: Dabei werden beim Beenden der Maske alle Positionen des ausgewählten Beleges übernommen. Bei beiden Übernahme-Möglichkeiten werden die Mengen der ausgewählten Positionen nicht übernommen. Die Mengen können dann in der Positionstabelle eingetragen werden.

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Erfassung Positionsdaten

Feldname Eingabemöglichkeiten der Positionsdaten

Beschreibung

Artikel-Nr.

Barcode

Leistungs-Nr.

Matchcode (Suchbegriff)

Kann sowohl im oberen Eingabefeld als auch in der Positionstabelle eingegeben werden. Benutzung der Auswahltabelle möglich.

Ist die Artikel-Nr./Barcode/Leistungs-Nr. bekannt, kann sie manuell eingegeben oder eingescannt werden. Die dort eingegebene Nr. kann sowohl eine Artikel-/ sowie eine Leistungs-Nr. sein. (Artikelstammdaten, Leistungsstammdaten).

Mengeneinheit Wird im oberen Eingabefeld eingegeben. Benutzung der Auswahltabelle möglich.

Die Mengeneinheit wird aus dem Artikel- bzw. Leistungsstamm übernommen, sie kann aber manuell geändert werden.

Länge/Breite Wird in den oberen Eingabefeldern eingegeben. Wobei die Felder nur aktiviert werden, wenn es sich um lfm.-Ware oder m²-Ware handelt.

Die Länge wird nicht aus dem Artikelstamm übernommen, sie kann manuell eingegeben werden. Die Breite wird als Vorgabe übernommen, kann aber auch geändert werden.

Menge Kann sowohl im oberen Eingabefeld als auch in der Positionstabelle eingegeben werden.

Kann manuell eingegeben werden oder wird aus Länge x Breite berechnet.

E-Preis € Kann sowohl im oberen Eingabefeld als auch in der Positionstabelle eingegeben werden.

In der Positionstabelle kann mit der rechten Maustaste zwischen Brutto- und Nettoeingabe gewechselt werden.

Rabatt %

(Positionsrabatt)

Wird im oberen Eingabefeld eingegeben.

Zu jeder Beleg-Position können Rabatte vergeben werden. Voraussetzung ist, dass der gewählte Artikel im Artikelstamm als rabattierfähig gekennzeichnet ist. Der Positionsgesamtpreis wird um diesen Rabatt gemindert. Die Summe der Positionsrabatte wird in der Maske angezeigt.

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Feldname Eingabemöglichkeiten der Positionsdaten

Beschreibung

G-Preis € Wird errechnet und kann nicht manuell verändert werden.

Der Gesamtpreis wird errechnet (Menge x E-Preis + Aufschlag - Positionsrabatt) und kann nicht verändert werden.

Artikelbezeichnung Nur im oberen Eingabefeld.

Artikelbezeichnungs-Feld kann mit F1 oder der rechten Maustaste aktiviert werden. Positionstext wird aus dem Stamm übernommen, kann aber manuell geändert werden.

% Aufschlag

Berechnungsreihenfolge:

Menge x E-Preis + Aufschlag -Positionsrabatt

Nur in der Positionstabelle.

Bei einer Positionszeile mit eingetragener Menge und E-Preis wird der Aufschlag zum G-Preis dazugerechnet.

Wird der Aufschlag in eine leere Zeile eingetragen, wird der E-Preis aus dem G-Preis der Vorposition berechnet, die Menge wird auf 1 gesetzt, und im Bezeichnungsfeld wird der vordefinierte Aufschlagtext übernommen.

Einzel-EK € Nur in der Positionstabelle.

Positions-Einzel-EK-Preis.

Quadratmeter-Rechner

Durch klicken auf die Schaltfläche QM auf der Positionsdaten-Seite.

Erleichtert die Berechnung von Aufmaß-Daten und übernimmt die berechneten Werte als Mengenvorgabe. Die eingegebenen Maße werden in das Artikelbezeichnungsfeld übernommen.

Die Werte können in Tabellenform (Anzahl x Länge x Breite), oder als Aufmaß-Formel eingegeben werden.

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Positionszeilen-Arten

F11 ���� Zeilenarten definieren Befindet man sich in der Positionstabelle, kann für die aktive Zeile eine Zeilenart definiert werden. Die Auswahl der Zeilenarten wird durch das Drücken der F11-Taste aktiviert. Folgende Zeilenarten stehen zur Verfügung:

Zeilenarten Beschreibung

Positionszeile Jede erfasste Zeile ist standardmäßig eine Positionszeile, und wird für die Summenbildung berücksichtigt.

Diese Zeilen werden in der Positionstabelle schwarz dargestellt.

Alternativzeile Alternativzeilen werden für die Summenbildung nicht berücksichtigt. Sie werden in der Positionstabelle rot dargestellt.

Bedarfsposition Bedarfspositionszeilen werden ähnlich wie Alternativzeilen nicht bei der Summenbildung berücksichtigt. Sie werden in der Positionstabelle pink dargestellt.

Textzeile Textzeilen sind frei definierbare Zeilen, wie z. B. Überschriften, Vermerke usw. Textzeilen werden für die Summenbildung nicht berücksichtigt. Sie werden in der Positionstabelle grün dargestellt.

Zwischensumme Zwischensummen können beliebig oft in der Positionstabelle definiert werden. Sie werden in der Positionstabelle blau dargestellt. Fügt man Zwischensummen-Zeilen ein, werden die Summen der davorstehenden Positionen zusammengerechnet. Werden mehrere Zwischensummen-Zeilen eingefügt, summiert das Programm nur die Positionszeilen die sich zwischen den Zwischensummen-Zeilen befinden.

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Sondertasten

Einfügen von Positionszeilen

Einf. – Taste Befindet man sich in der Positionstabelle kann man mit der Einf - Taste eine leere Zeile zwischen zwei Zeilen einfügen.

Sammelrechnungen anhand von Lieferscheinen erstellen

F12 – Taste Diese Funktion kann nur in der Positionstabelle ausgeführt werden.

Voraussetzung: � Vorausgewählte Belegart: Sammelrechnung � Eingegebene Kunden-Nr. � Noch nicht abgerechnete Lieferscheine für den Kunden.

Beim Aufruf dieser Funktion erscheinen für den Kunden noch nicht abgerechnete aber bereits gedruckte Lieferscheine, die für die Sammelrechnung ausgewählt werden können. Es gibt zwei Übernahmemöglichkeiten, die als Systemparameter eingestellt werden können:

� Übernahme der Kopfzeilen mit der Lieferschein-Nr. und den Lieferschein-Summen (Systemparameter „1“).

� Übernahme der Kopfzeilen mit der Lieferschein-Nr. inklusive der Übernahme der einzelnen Lieferscheinpositionen. (Systemparameter „2“).

Spaltenüberschriften ändern

STRG + F5 – Taste Befindet man sich in der Positionstabelle kann man mit dieser Tastenkombination, das Tabelleneigenschaftsfenster aufrufen. In diesem Fenster kann man die Überschriften der Tabellenspalten frei benennen oder die nicht benötigten Spalten ausblenden.

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Fakturierung ���� Belege erfassen (Alt + E)

Belegdatenseite

Erfassung Belegdaten

Feldname Beschreibung

Beleg-Nr. Die Beleg-Nr. wird automatisch nach dem speichern der Belegdaten vergeben.

Belegart Die Belegart kann aus vielen frei definierbaren Belegarten ausgewählt werden. Nach dem Speichern kann sie nicht mehr verändert werden.

Belegdatum Bei Erfassung wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen, kann jedoch geändert werden.

Lieferdatum Dieses Feld wird nur bei der Belegart Lieferschein aktiviert und kann verändert werden.

Bruttobeleg

Nettobeleg

Belegschreibung ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer bei der Auswahl Nettobeleg möglich.

Verkäufer-Nr. Ist die Verkäufer-Nr. bekannt, kann sie manuell eingegeben werden (wichtig für die Provisionsberechnung). Benutzung der Auswahltabelle möglich.

Auswahl der Belegart

Umstellung zwischen Bruttobeleg oder Nettobeleg.

Sondertexte können hiermit eingefügt werden.

Mit der rechten Maustaste werden die Felder aktiviert, und Belegkopf- bzw. Fußtexte können eingegeben werden.

Erfassung von Aufmaß-Daten für den aktiven Beleg.

Beleg speichern

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Feldname Beschreibung

Verkäufername Das Feld kann nicht beschrieben werden, Name erscheint nach Eingabe der Verkäufer-Nr.

Kommissionsnummer Frei beschreibbares Feld mit bis zu 60 Zeichen.

Objekt Kann nur eingegeben werden, wenn das Modul � Objektverwaltung installiert ist.

Kunde

Eingabe von Kunden-Nr. oder Matchcode möglich

Ist die Kunden-Nr. bekannt, kann sie manuell eingegeben werden. Benutzung der Auswahltabelle möglich. Wurde ein Kunde ausgewählt, werden folgende Kundeninformationen übernommen:

� Kundenpreishistorie � Kundenadresse � Kundenrabatt � Kundenzahlungskonditionen

Ist für den ausgewählten Kunden ein Lieferstop definiert, erscheint ein Warnhinweis.

Beleganschrift Wird der Kunde eingegeben, erscheint die im Kundenstamm hinterlegte Anschrift. Sollte für diesen Kunden eine abweichende Anschrift definiert sein, wird diese übernommen. Ist es ein neuer Kunde, der im Kundenstamm noch nicht hinterlegt ist, können die Kundendaten mit der Schaltfläche Neu im Kundenstamm erfasst werden.

Lieferanschrift Durch das Drücken der rechten Maustaste oder mit F1 kann die Lieferanschrift individuell eingegeben werden.

Keine Übergabe an WAWI Wenn „Keine Übergabe an WAWI“ aktiviert ist, wird dieser Beleg bei der Übergabe an WAWI als nicht selektiert dargestellt.

Aufmaß Erfassung der Aufmaß-Daten für den aktiven Beleg. Siehe Aufmaß Beschreibung.

Rabatt %

(Belegrabatt)

Hier kann für den gesamten Beleg ein Belegrabatt gewährt werden, wobei nur die Positionen berücksichtigt werden, die Rabattier-fähig sind.

Kundenpreishistorie Ist die Kundenpreishistorie für einen Beleg eingeschaltet, bekommt der Kunde immer den letzten Preis, zu dem er einen bestimmten Artikel schon mal bezogen hat. Wird aus den Kundenstammdaten übernommen, kann jedoch individuell übersteuert werden.

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Feldname Beschreibung

Belegkopftext / Belegfußtext Mit den Schaltflächen K und F werden bereits gespeicherte Sondertexte in die entsprechenden Felder eingefügt.

Durch das Drücken der rechten Maustaste werden die Felder aktiviert und können individuell verändert werden.

Zahlungskonditionen

Bei den Zahlungskonditionen können:

� zwei Zahlungsziele unter

Berücksichtigung von Skonto

� ein Nettozahlungsziel in Tagen

� die Anzahlung

eingegeben werden.

Beleg als Wiedervorlage in Outlook übernehmen

Wenn der Beleg gespeichert ist, können die Belegdaten im Outlook-Kalender für Wiedervorlage übernommen werden.

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Fakturierung ���� Belege bearbeiten (Alt + A)

Tabelle: Belegsuche

Unterschiedliche Farben in der Tabelle haben verschiedene Bedeutungen für den Status der Belege.

Farbe Beschreibung

Rot � Belege sind bereits an die Warenwirtschaft übergeben worden und können nicht mehr geändert werden, z. B. alle Rechnungs-Arten, Gutschriften, Kassenbelege.

Blau � Belege sind erfasst und gedruckt.

Schwarz � Belege sind nur erfasst und wurden noch nicht gedruckt.

(Auswahl abbrechen) oder F6 � Beendet die Belegsuche

(Ausgewählten Beleg übernehmen � Maske verlassen

Auswahl der Auftragsart

Auswahl der Belegart

Druckvorschau des gewählten Beleges am Bildschirm Anzeige der Daten für

den gewählten Zeitraum.

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Suchen der Belege in der Belegauswahl-Tabelle Positionieren Sie die Maus auf eine Spalten-Überschrift die Sie sortieren möchten. Mit Doppelklick können die Daten aufsteigend oder absteigend sortieren werden. Haben Sie Nummer oder Bezeichnung zur Hand, können Sie auch mit der rechten Maus auf eine Spalten-Überschrift klicken und das Suchkriterium eingeben. Auswahl der Belege Ist eine Belegnummer selektiert, kann man den Beleg mit

� Enter-Taste, oder

� (Ausgewählten Beleg übernehmen)

Die Auswahl kann mit dieser Schaltfläche (Auswahl abbrechen) oder mit der Taste ESC verworfen werden. Nach der Auswahl eines Beleges, kann bei der Bearbeitung wie bei der Belegerfassung vorgegangen werden. Sind die Belege schon an die Warenwirtschaft übergeben worden, können sie nicht mehr bearbeitet werden. Diese Belege können nur im Schreibgeschützten-Modus geöffnet werden. Werden diese Belege nachgedruckt erscheint im Ausdruck der Hinweis „KOPIE“.

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Fakturierung ���� Beleg-Seriendruck (Alt + D)

Es werden alle noch nicht an die Warenwirtschaft übergebenen Belege angezeigt. Die Selektion kann sowohl mit der linken Maustaste als auch mit der Leertaste in der Sel – Spalte vorgenommen werden.

Wurden Belege in der Maske ausgewählt, kann die Maske mit der Schaltfläche (Belege übernehmen) verlassen werden. In diesem Fall wird der Anwender zu einer Bestätigung aufgefordert. Wird diese Bestätigung positiv beantwortet, werden die ausgewählten Belege auf dem Medium, das dem entsprechenden Bericht zugewiesen wurde ausgegeben.

Um die Auswahl zu verwerfen, kann man mit der Schaltfläche (Auswahl abbrechen) den Seriendruck-Auftrag abbrechen.

Auswahl der Belege für den Seriendruck

Ansicht der gewählten Belege am Bildschirm

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Fakturierung ���� Belege wandeln / kopieren (Alt + W) Der schnellste Weg, einen bereits vorhandenen Beleg durch die verschiedenen Belegarten zu bewegen, ist das Wandeln/Kopieren von Belegen. Dabei wird ein kompletter Beleg mit allen Positionen, Preisen und Mengen in einen unter Ziel-Belegart ausgewählten Beleg übernommen. Dieser Beleg kann aber noch manuell abgeändert und angepasst werden.

� Nach der Auswahl des Menüpunktes erscheint die Beleg-Auswahlmaske, in der man wie gewohnt einen Beleg zum Wandeln/Kopieren auswählen kann.

� Wurde ein Beleg zum Wandeln/Kopieren ausgewählt erscheint folgende Maske:

Auswahl der Auftragsart

Auswahl der Belegart

Druckvorschau des gewählten Beleges am Bildschirm Anzeige der Daten für

den gewählten Zeitraum.

Ziel-Belegart kann hier ausgewählt werden.

(Auswahl abbrechen) oder F6 � Beendet die Belegsuche

(Ausgewählten Beleg übernehmen � Maske verlassen

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Fakturierung ���� Belege an WAWI übergeben (Alt + U)

Es werden alle noch nicht übergebenen Belege in diese Maske aufgelistet. Es sind z.B.:

� Rechnungen, � Abschlagsrechnungen � Abschlussrechnungen � Sammelrechnung � Gutschriften

Alle Belege in dieser Maske sind bereits selektiert, ausgenommen die Belege die in den Belegdaten mit dem Kennzeichen „Keine Übergabe an WAWI“ definiert sind.

Sind Belege ausgewählt worden und wird die Schaltfläche (Auswahl übernehmen) angeklickt, wird der Anwender zu einer Bestätigung aufgefordert. Wird diese Bestätigung positiv beantwortet, werden die ausgewählten Belege an die Warenwirtschaft übergeben.

Um die Auswahl zu verwerfen, kann man mit der Schaltfläche (Auswahl abbrechen) die Belegübergabe abbrechen. Bei der Belegübergabe werden alle Umsatzdaten aktualisiert und vervollständigt. Ebenso werden die Lagerbestände aktualisiert. Nach der erfolgten Übergabe an die Warenwirtschaft, können diese Belege in der Fakturierung nicht mehr verändert werden.