Identifikationsstandards Siegtreffer mit eBusiness – GS1 ... · Dienstleistungen. Die GTIN bildet die Grundlage für den Einsatz der Scannertechnologie und erleichtert ... GS1 DataMatrix

PROZEUS – eBusiness-Praxis für den Mittelstand

Identifikationsstandards

Siegtreffer mit eBusiness – GS1 DataMatrix und mobile Datenerfassung im Fußball-Stadion

Inhalt

02Kurzwissen

03Projektsteckbrief

04Zielsetzung und Lösungsansatz

05Technische und organisatorische

Voraussetzungen

06Umsetzung in der Praxis

08Nutzen und Wirtschaftlichkeit

09Fazit

10Checkliste Umsetzung

Kurzwissen

EAM | Enterprise Asset Management. Durchgängiges, unternehmensweites Anlagenmanagement in Form von Wartungs- und Instandhaltungsprozessen.EDI | Electronic Data Interchange. Elektronischer Austausch von strukturierten Daten mittels festgeleg-ter Nachrichtenstandards zwischen Computersyste-men.GS1 DataMatrix | Zweidimensionaler Code aus dem GS1-Portfolio, der viele Informationen auf sehr kleinem Platz verschlüsselt.GTIN | Global Trade Item Number (ehemals EAN). International abgestimmte, einheitliche und weltweit überschneidungsfreie Artikelnummer für Produkte und Dienstleistungen. Die GTIN bildet die Grundlage für den Einsatz der Scannertechnologie und erleichtert wesentlich die elektronische Kommunikation.IT | Informationstechnik. Oberbegriff für die Informa-tions- und Datenverarbeitung sowie für die dafür benötigte Hard- und Software.KMU | Kleine und mittlere Unternehmen. Der Abgren-zung zu großen Unternehmen liegt die Definition der Europäischen Kommission zugrunde. Kleine Unter-nehmen: bis zu 50 Mitarbeiter, maximal 10 Millionen Euro Umsatz sowie maximal 10 Millionen Euro Bilanz-summe. Mittlere Unternehmen: bis zu 250 Mitarbeiter, maximal 50 Millionen Euro Umsatz sowie maximal 43 Millionen Euro Bilanzsumme.PROLIS | Das von der Firma Voigtmann GmbH entwickelte EAM-System.

PROZEUS | Siegtreffer mit eBusiness – GS1 DataMatrix und mobile Datenerfassung im Fußball-Stadion

Die Partner

Die Voigtmann GmbH ist ein mittel- ständisches, TÜV-zertifiziertes IT-Sys- temhaus. Zentrale Geschäftsfelder sind IT-Regelbetrieb und Software- entwicklung. Das Unternehmen ver- fügt über langjährige Erfahrung in den Bereichen Konzeption, Pro- grammierung und Betrieb von pro-zessorientierten IT-Umgebungen unter Verwendung von Standards. Der Geschäftsbereich IT-Regelbetrieb übernimmt im Kundenauftrag Ver- antwortung für komplexe IT-Syste-me und IT-Infrastrukturen. Zu den Auftraggebern gehören eine Viel- zahl mittelständischer Unternehmen in der Metropolregion Nürnberg. Dazu zählen Automobilzulieferer, Unternehmen der Medizinbranche und das Bundesliga‐Stadion des 1. FC Nürnberg.

Das Stadion Nürnberg wird durch die Stadion-Nürnberg Betriebs-GmbH in Zusammenarbeit mit Dienstleistern wie zum Beispiel HOCHTIEF betrieben. Die Be-triebsgesellschaft verantwortet im Namen des Eigentümers, der Stadt Nürnberg, alle Belange rund ums Stadion. So sind Fußball-Bundes-liga-Spiele genauso zu betreuen wie andere Großveranstaltungen, etwa Pop-Konzerte oder Verbands- veranstaltungen. Zu Spitzenzeiten werden rund 50.000 Besucher von rund 500 Personen betreut, zu denen auch die Mitarbeiter der Krankenstationen sowie der Polizei- staffel zählen.

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Projektsteckbrief

Projektname Identifikation und Kennzeichnung von Inves- titionsgütern (technische Anlagen und Systeme) in einem Fußball-Bundesliga-Stadion basierend auf Data-Matrix, elektronischem Datenaus-tausch und mobilen Kommunikationsgeräten gemäß der GS1-Standards

Unternehmen Voigtmann GmbHOrt Nürnberg, BayernBranche IT-Dienstleister, hier: Facility ManagementMitarbeiter 8 (2010)Jahresumsatz 0,8 Mio. Euro (2010) Ziel Im Mittelpunkt des Projekts stand ein verbesserter IT-Regelbetrieb, vor allem die Verwaltung von Investitionsgütern sollte effizienter gestaltet werden. Die Voigtmann GmbH wurde hierfür als IT-Dienst-leister vom Nürnberger easyCredit Stadion beauftragt. LösungDie Voigtmann GmbH kennzeichnete alle relevanten technischen Anla- gen im Stadion mit dem zweidimensionalen Barcode GS1 DataMatrix. Das Scanning mit mobilen Endgeräten sowie der Einsatz von EDI er- möglichen künftig die elektronische Kommunikation mit dem EAM-System (Enterprise Asset Management). Die eindeutige Zuordnung der Infra- struktureinrichtungen zu Stamm- und Bewegungsdaten sorgt schließlich für eine transparente und hoch effektive Abrechnung von Verbräuchen. Projektpartner Stadion-Nürnberg Betriebs-GmbHProjektdauer 8 MonateInvestitionen Insgesamt Ausgaben in Höhe von rund 30.000 Euro: •Hardware:MobilfunkgerätemitVertrag, Etiketten für die GS1 DataMatrix-Kenn- zeichnung •Software:Nutzungsgebühreneines EAM-Systems •Personentage:35Amortisationsdauer 14 MonateWirtschaftlicher Nutzen Die Umstellung von manueller Zählerablesung auf mobile Datenerfassung und EDI ergibt eine jährliche Einsparung der laufenden Kosten um rund 26.000 Euro. Das Projekt wird sich in knapp 14 Monaten amortisieren.


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Genauere Daten, vereinfachte Abrechnung, mehr Effizienz: Im Mittelpunkt des PROZEUS-Pro-jekts stand eine effizientere Ver- waltung der Investitionsgüter im Bundesliga-Stadion des 1. FC Nürnberg im Rahmen des IT-Regel- betriebs der Voigtmann GmbH.

Nach jedem Event müssen sämt- liche Verbräuche – zum Beispiel Strom und Wasser – korrekt erfasst

werden, damit die Rechnung zeit- nah an den Mieter ausgestellt werden kann. Vom Stromzähler im Kellergeschoss über die Turbinen für die Rasenheizung bis hin zu den Übertragungskabinen der Fern- sehsender: Bislang mussten die zuständigen Mitarbeiter jede ein- zelne Messstelle ablaufen, den Zählerstand auf einem Formular notieren und später in das EDV-System eintragen. Ein aufwändiges

Zielsetzung und Lösungsansatz

Ob Fußballspiel oder Open-Air-Konzert – wie viel Aufwand und welche komplizierten Prozessabläufe hinter Großveranstaltungen im Stadion stecken, bleibt den meisten Besuchern verborgen. Das Projekt des mittel-ständischen IT-Spezialisten Voigtmann zeigt: Stadion-Betreiber und Facility Manager, die auf GS1-Standards setzen, spielen in Sachen Effizienz in der ersten Liga.

50.000 Besucher und mehr fasst ein Fußball-Stadion – die Größenordnung einer kleinen Stadt

und fehleranfälliges Verfahren, das jetzt im Rahmen des PROZEUS-Projekts optimiert werden sollte.

Ziel war es, den gesamten Prozess mithilfe moderner Standards zu ver- einfachen und die Verbrauchsdaten schnell, fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben in das System zu über-führen. Alle relevanten technischen Anlagen und Systeme sollten mit Barcode-Standards für Investiti-onsgüter (GS1 DataMatrix) gekenn-zeichnet werden, um ein elektroni-sches Kommunizieren mittels Mobilgeräte-Scanning und EDI mit dem EAM-System (Enterprise Asset Management) zu ermöglichen.

Aufgrund der Vielzahl von Anlagen und der komplexen Zusammen-hänge bei der Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten stellte sich das Vorhaben zunächst als äußerst ambitioniert dar.

Als langjähriger IT-Dienstleister des Nürnberger Stadions konnte die Voigtmann GmbH jedoch eine effektive Lösung entwickeln.


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Zur Vorbereitung auf den elektroni-schen Datenaustausch mussten die Anlagen-Informationen zunächst codiert und gedruckt werden. Die Daten wurden im ersten Schritt pro- totypisch verschlüsselt. Zudem hat die Voigtmann GmbH einen Drucker so umprogrammiert, dass ein Etikettenformat für den GS1 DataMatrix und weitere Klarschrift-informationen gedruckt werden konnte.

Darüber hinaus schaffte die Voigtmann GmbH Mobilfunkgeräte mit Scan-Funktion an. Diese wurden so programmiert, dass die aus dem

GS1 DataMatrix-Code ausgele- senen Daten in ein Enterprise Asset Management System einfließen konnten. Die Voigtmann GmbH verfügte bereits über ein solches EAM-System namens PROLIS. Im ersten Schritt wurden alle In- vestitionsgüter aufgelistet. Hierzu zählen Dieselmotoren, Strom-, Gas-, Wasserzähler, Rasenheizung, aber auch die elektronischen Systeme wie das unabhängige, interne Telefonnetz.

Allen für eine bedarfsgerechte Abrechnung von Verbräuchen

Je genauer die Planung, desto erfolgreicher der Projektverlauf: Die Voigtmann GmbH entwickelte für das easyCredit Stadion ein maßgeschneidertes Konzept.

Technische und organisatorische Voraussetzungen

Durch die eindeutige Zuordnung von GS1-Ident und Zähler wirft das neue System automatisch das richtige Etikett aus.

Die rund 5.000 technischen Objekte und Systeme liegen geschützt, sodass ein Auslesen per Funk ausgeschlossen ist.

relevanten Messstellen wurde dann eine GS1-Identnummer, die sogenannte „Globale Artikel Identnummer“ (GTIN) zugewie-sen. Damit wurde sichergestellt, dass die im EAM-System hinter-legten Stammdaten mit der jeweiligen technischen Anlage korrekt verknüpft wurden und entsprechend die Bewegungs-daten, das heißt die Zählerstände später fehlerfrei zugeordnet werden konnten. Diese GTIN-Nummern wurden zusammen mit weiteren Informationen auf dem neuen, automatisch lesbaren Etikett ausgedruckt.

Eine wichtige organisatorische Voraussetzung war die Schulung der Techniker vor Ort. Sie wurden frühzeitig über den neuen Ablauf informiert.


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Die technische Umsetzung war bei der Voigtmann GmbH in den besten Händen:

Zunächst wurden die technischen Anlagen nummeriert und die Iden- tifikation der Messstellen anhand des zweidimensionalen Codes GS1 DataMatrix verschlüsselt. Der GS1 DataMatrix zeichnet sich dadurch aus, dass die Verschlüs-

Prozessoptimierung mithilfe moderner Standards: Als langjähriger IT-Dienstleister des Nürnberger Stadions hat die Voigtmann GmbH eine Lösung entwickelt, mit der Verbrauchsdaten schnell, fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben in das System überführt werden können.

Umsetzung in der Praxis

Neue Prozesse führen zu eBusiness im Facility Management.

GSM

PROLIS EAM

Mobiles Datengerät(z.B. Smartphone, Tablet PC...)

Ab sofort wird diese Gasleitung korrekt identifiziert.

selung vieler Informationen auf sehr kleinem Platz ermöglicht wird. Eine GTIN kann beispielsweise auf Druckflächen von unter 5 x 5 mm dargestellt werden.

Jede Messstelle erhielt das zuge- hörige GS1 DataMatrix-Etikett. Wie bisher muss künftig jede Messstelle abgelaufen werden, die Techniker müssen den Zählerstand jedoch nicht mehr auf einem Formular notieren.


Vielmehr erhalten die Techniker zwar handelsübliche, aber eigens für diesen Zweck programmierte Mobilfunkgeräte, wie Geräte mit Windows Mobile 6.5, iPhone, iPad, Blackberry und andere, mit denen der Code einfach fotografiert und verarbeitet werden kann.

So können die Techniker über das fertig eingerichtete Handy mit einem Klick den Zähler identifizieren und müssen nur noch die Bewe-gungsdaten wie den Zählerstand hinzufügen. Aufwendige hand-schriftliche Notizen entfallen künf-

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Über die GTIN wird die Messstelle sofort erkannt, nur der Zählerstand wird manuell ergänzt.

erprobten EAM-System. Eine eindeutige Zuordnung von Infrastruktureinrichtungen zu Stamm- und Bewegungsdaten ermöglicht anschließend die transparente und hoch effektive Abrechnung von Verbräuchen.

Manuelle und damit fehlerträchtige Prozesse entfallen.

tig – Fehler bei der Abrechnung werden weitgehend vermieden.

Mobiles Geräte-Scanning und EDI ermöglichen die Kommunikation zu PROLIS, dem von der Voigtmann GmbH entwickelten und bereits


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Nutzen und Wirtschaftlichkeit

Hohe Datenqualität, zufriedene Kunden, weniger Kosten: Die Investitionen in die neue Technologie und den elektronischen Datenaustausch amortisieren sich bereits nach einem guten Jahr – und zahlen sich langfristig durch eine verbesserte Leistungsfähigkeit aus.

Durch die Vereinfachung der täglichen Zählerablesungen im Bundesligastadion ergeben sich signifikante Einsparungen: Wäh- rend zuvor rund 2,5 Stunden benötigt wurden, ist der Zeit- aufwand nun um rund 60 Pro-zent geringer – so werden etwa 1,5 Stunden eingespart.

Insgesamt reduzieren sich die gesamten laufenden Kosten pro

Arbeitsschritte vorher nachher Erläuterungen/Beispiele

Anzahl Vorgänge p.a. 300 300

Bearbeitungszeit pro Vorgang 120 Min. 60 Min. Datenerfassung Bewegungsdaten

Bearbeitungszeit für Rekla- mationen pro Vorgang

30 Min. 5 Min. Korrekturen aufgrund falsch erfasster Bewegungsdaten

Übertragunskosten pro Vorgang 5 Euro

Jährliche Lizenzgebühren 4.500 Euro Lizenzkosten GS1 und PROLIS-EAM

Personentage Systemwartung intern p.a.

12 Tage Systembetrieb PROLIS-EAM

Laufende Kosten gesamt vorher nachher

Jährliche Bearbeitungskosten Vorgänge 73.125 Euro 33.188 Euro

Jährliche Lizenzgebühren 0 4.500 Euro

Jährliche Wartungskosten 0 9.360 Euro

Gesamt 73.125 Euro 47.048 Euro

Laufende Kosten

Summe Einmalige Investitionen

Personalkosten 27.300 Euro

Hardware 2.000 Euro

Software 150 Euro

Gesamt 29.450 Euro

Software

Einrichtungsgebühren 150 Euro

Einmalige Investitionen

Hardware

PC 1.500 Euro

Mobiles Device 500 Euro

Arbeitspakete Tagewerke Personalkosten

Ist-Analyse 1

Soll-Prozessplanung 2

Projektplanung & Dokumentation

10

Mitarbeiterschulung 2

Umsetzung (Testbe- trieb, Echtbetrieb)

20

Summe Tagewerke 35

Summe Kosten 27.300 Euro

Amortisationszeit: 13,6 Monate

Jahr um mehr als 26.000 Euro. Für sämtliche erbrachte Leistungen im Projekt ist ohne Berücksichtigung von Synergie und Skaleneffekten, Mitarbeitermotivation oder Umsatz- steigerungen somit von einer Amor- tisationsdauer von rund 14 Monaten auszugehen.

Die Personalkosten für den Pro- zess der Datenerfassung konnten um 45 Prozent verringert werden.

Neben dem Plus an Wirtschaft-lichkeit überzeugt auch der quali- tative Nutzen: So sank die Fehler-quote bei der Rechnungsstellung an den Stadion-Mieter auf nahezu null Prozent.


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Fazit

„Der Praxiseinsatz von GS1-Standards in einem Bundesliga- Stadion war ein voller Erfolg; die relativ einfache Lösung wird hohen Ansprüchen an Güte und Qualität gerecht. Mit handelsüblichen Mobilfunkgeräten können auch andere mittelständische Unternehmen die Systemeinführung schnell und sicher bewerkstelligen.“Peter Voigtmann, Geschäftsführender Gesellschafter der Voigtmann GmbH

Das Projektergebnis kann sich sehen lassen:Sowohl der Zeitaufwand als auch die Kosten konnten erheblich reduziert werden. Außerdem ist mit der erfolgreichen Umsetzung des PROZEUS-Praxisprojekts sichergestellt, dass die Mieter des Stadions zeitnahe und korrekte Abrechnungen erhalten. Der verbesserte Service stärkt die Kundenbindung und erhöht die Attraktivität und Wettbewerbs-fähigkeit des Stadions. Aufgrund des durchschlagenden Projekter-folgs ist die Übertragung der Ergebnisse auf weitere Dienst-leister des Stadions geplant, zum Beispiel den Reinigungsdienst und die Schließanlagenverwaltung.

Zeitaufwand

Fehlerquote

45% weniger Kosten durch reduzierten Personaleinsatz

Reduzierung der Fehlerquote von 5% auf unter 0,01%

Zeitaufwand um 60% reduziert

Kosten

Spot an: Die Mega-Events in einem Fußball-Stadion erfordern eine perfekte Organisation von Betreibern und Facility Management

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Checkliste UmsetzungCheckliste Umsetzung

Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, Ihr eigenes GS1 DataMatrix-Projekt umzusetzen.

Schritt Hinweis/Erläuterung Erledigt

1 GLN beantragen • DasAntragsformularfindenSieaufderGS1-Internetseite:www.gs1-germany.de• FüllenSieden„AntragzurNutzungdesLeistungspaketsGS1Complete“aus.• EntscheidenSiesichfürdie7-,8-oder9-stelligeBasisnummer–jenachNummernbedarf.• SchickenSiedenausgefülltenundrechtsverbindlichunterschriebenenAntragperPost an GS1 Germany.

2 GTIN-Artikelnummern erstellen

• DieGTINist13-stellig,sodassnachderBasisnummeraufsteigenddurchnummeriert und zum Schluss die Prüfziffer ermittelt wird.• JedeGTINwirdeinemProduktzugewiesen.• GTINunddazugehörigeArtikelstammdatenwerdenfestgehaltenunddokumentiert.

3 Mit dem GS1 DataMatrix umgehen

• DieEntscheidungfürdenGS1DataMatrixistgetroffen.• AchtenSieinsbesonderebeimAuslesendes2D-Codesdarauf,dassdietechnischen Möglichkeiten vorhanden sind (Kamera-Lesung).• DerGS1DataMatrixistklein,kompaktundkannmehrereInformationenverschlüsseln.• EntscheidenSie,welcheDatencodiertwerdensollen,z.B.nebenderGTIN-Nummer auch das Herstellungsdatum.

4 GS1-Datenbezeichner wählen

• ZudenInformationen,dieverschlüsseltwerden,sinddieentsprechenden GS1-Datenbezeichner (DB) zu verwenden.• EinegrobeÜbersichtfindenSieunter http://www.gs1-germany.de/standards/ datenbezeichner/index_ger.htmloderimGS1Complete-Portal.• BeimCodierensinddieFormatederDatenbezeichnerzubeachten.• Beispiel:DB01fürGTIN(numerisch,14-stellig),DB11fürHerstellungsdatum (numerisch, 6-stellig mit JJMMTT).

5 GS1 DataMatrix-Code drucken

Beim Druck von Etiketten können Sie einen eigenen Drucker nutzen:• Laser-Drucker:inderRegelguteDruckqualität,abernichtgeeignetfürMassendruck.• SoftwarezumErstellenvonGS1DataMatrix-Codesmusszuverlässigarbeiten.

Sie lassen in einer Druckerei drucken (Etiketten oder integriert ins Verpackungs-Layout):• SiearbeitenbereitsmiteinemAnbieterodereinerDruckereizusammen.• SiesuchendenpassendenAnbieterunterhttp://www.gs1-germany.de/service/ dienstleister/markt_der_dienstleister/index_ger.html• ZumEinbindendesStrichcodesinIhrVerpackungs-LayoutkönnenSiebei GS1 Germany EPS-Dateien bestellen, die Ihr Grafiker verwenden kann.

In jedem Fall müssen die GS1-Spezifikationen zur Druckqualität des GS1 DataMatrixberücksichtigt werden. ‐

6 Fertig • SolltenSieFragenzumGS1DataMatrixhaben,helfenIhnendieExpertenvon PROZEUS jederzeit gerne weiter.• Unterwww.prozeus.defindenSiewertvolleErfahrungenundweiterführende Informationen zu einer Vielzahl weiterer eBusiness-Projekte.

„Electronic Business“ beschreibt Geschäftsprozesse, die über digitale Technologien abgewickelt werden. Lösungen reichen vom einfachen Online-Shop oder Katalogsystem bis zu elektronischen Beschaffungs-, Vertriebs- und Logistikprozessen. PROZEUS stellt Leitfäden, Checklisten und Merkblätter zur Auswahl der richtigen eBusiness-Standards, der technischen Voraussetzungen und zur Auswahl von IT-Dienstleistern bereit.

Mithilfe standardisierter Identifikationsnummern kann jedes Produkt weltweit eindeutig und überschneidungs-freibestimmtwerden.EAN-BarcodesundEPC/RFIDgehörenzudenbekanntestenNummernsystemenbeiKonsumgütern. Umsetzung, Nutzen und Wirtschaftlichkeit zeigt PROZEUS in Praxisberichten und Hand-lungsempfehlungen.

Produkte lassen sich über Klassifikationsstandards nicht nur identifizieren, sondern auch beschreiben. Hierfür wird das Produkt in Warengruppen und Untergruppen eingeordnet. Beispiele solcher Standards sind eCl@ss, GPC und Standardwarenklassifikation. Einen Überblick geben die Handlungsempfehlung Klassifikationsstan-dards sowie Praxisberichte und Leitfäden.

Elektronische Produktdaten können mit standardisierten Katalogaustauschformaten wie BMEcat oder der EANCOM®-Nachricht PRICAT fehlerfrei an Lieferanten oder Kunden übertragen werden. Auch in dieser Rubrik bietet PROZEUS diverse Praxisberichte und Auswahlhilfen.

Geschäftliche Transaktionen wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen können mithilfe von Trans-aktionsstandards elektronisch abgewickelt werden. Verbreitete Transaktionsstandards sind EANCOM®, EDIFACT und GS1-XML. Anwendungsgebiete, Nutzen und Wirtschaftlichkeit können Sie in Praxisberichten und Handlungsempfehlungen nachlesen.

Prozessstandards wie Category Management geben den Rahmen für die Automatisierung komplexer Ge-schäftsprozesse. Sie definieren die Bedingungen, unter denen Prozesse wie Nachlieferungen oder Bestands-management ablaufen, und welche Daten in jedem Arbeitsschritt mit wem ausgetauscht werden. PROZEUS bietet mit Praxisbeispielen konkrete Umsetzungshilfe.

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Katalogaustauschformate

Klassifikationsstandards

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eBusiness

Über PROZEUS

PROZEUS unterstützt die eBusiness-Kompetenz mittelständischer Unternehmen durch integrierte PROZEsse Und etablierte eBusiness-Standards. PROZEUS wird betrieben von GS1 Germany – bekannt durch Standards und Dienstleistungen rund um den Barcode – und IW Consult, Tochterunternehmen des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln. PROZEUS wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert. Mit umfassenden Informationsmaterialien wendet sich PROZEUS an Entscheider in den Unternehmen, um sie für das Thema eBusiness zu sensibilisieren und entsprechende Aktivitäten anzustoßen. Kostenlose Broschüren zu den im Folgenden genannten Themengebieten finden Sie auf unserer Homepage unter www.prozeus.de zum Download oder können Sie bei uns bestellen.


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