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Visions to reality
Visality Consulting GmbH
Puschkinallee 3, 14469 Potsdam
Tel.: +49 (0) 331 88 71 90 0
Fax: +49 (0) 331 88 71 90 10
www.visality.de
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Marco Emmermann
Managing Partner
Tel.: +49 (0) 331 88 71 90 0
Mobil: +49 (0) 173 952 87 27
med.Logistica, 18.05.2017
Strategische Neuausrichtung von Krankenhäusern durch
den Einsatz eines Healthcare-Control-Center-Tools
in Verbindung mit logistischem Prozess-Management
Das dieser Unterlage zugrunde liegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Ministeriums für Wirtschaft und Europaangelegenheiten des Landes
Brandenburg und der EU gefördert.
Die Verantwortung für den Inhalt der Veröffentlichung liegt beim Autor.
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Visions to reality Detailliertes, praxisnahes Branchen-Know-how sowie Prozess- und
Methodenkompetenz gepaart mit dem notwendigen Pragmatismus bei
der Umsetzung sind unsere Stärken
Visality – Visions to reality
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Industry
Healthcare
Hospitals
Aviation
Logistics
Transport
▪ Europäische Top-500 und mittelständische
Unternehmen sind unsere Kunden
▪ Das Visality-Team hat weit mehr als 500 Projekte bei
über 180 international aufgestellten Unternehmen
erfolgreich abgeschlossen
▪ Kernkompetenz ist die Beratung von der Strategie-
entwicklung bis zur erfolgreichen Konzeptumsetzung
aus einer Hand
▪ Hohe Methoden- und Tool- sowie Kommunikations-
und Moderationskompetenz mit integriertem Projekt-
und Change-Management
▪ Erfolgreiche Entwicklung und Implementierung von
innovativen Strategien, Prozessen, Tools und
Organisationen
▪ Eigentümergeführtes, leistungsstarkes und
unabhängiges Consulting-Team (15 Mitarbeiter)
▪ Führend in der Strategie-, Prozess- und Logistik-
Beratung
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Visions to reality
Ausgewählte Referenzen – Healthcare-Branche
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Visality-Mitarbeiter begleiten seit über 25 Jahren erfolgreich Unternehmen
der Healthcare-Branche bei der strategischen Weiterentwicklung sowie der
Konzeption und Realisierung von logistischen Best-Practice-Lösungen
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Visions to reality
Ausgewählte Referenzen – alle Branchen
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Das Visality-Team hat weit mehr als 500 Projekte bei über 180
international aufgestellten Unternehmen erfolgreich abgeschlossen
/
Ministerium:
Wirtschaft,
Energie, Verkehr,
Landesentwick-
lung
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Visions to reality
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tONB Luke zu/ OFB
A1/2) Inbound-
Koordinatoren
Positionierung
Abzug/ Bereitstellung
Anflug-/Rolloptimierung
Fokus:
Gesamtsystem
B2) Vorfeld-Koordinator
Rampe
B1) A/C-
Koordinatoren
Bodenabfertigung
COB
Fokus:
Einzelereignisse
C) Outbound-
Koordinatoren
RHP und Departure
Gesamtsteuerung
Fokus:
Gesamtsystem
Vorgaben von C) für A), B), D)
D1) Transfer-
Koordinatoren Pax
D2) SO-Transfer-
Koordinator Baggage
kritische Umsteiger
RDS
kritisches Gepäck
DTS
Anfrage Hebel von D) an A), B)HC
C
Visality entwickelte gemeinsam mit der Lufthansa und dem Flughafen
Frankfurt das Konzept eines integrierten Hub-Control-Centers (HCC)
Steuerungslogik und Verantwortlichkeiten der Aviation-Wertschöpfungsketten
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Visions to reality
Hub Control Center: Cargolux und LuxairCargo
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Visality hat bereits erfolgreich für mehrere Airlines und Flughäfen ein Hub
Control Center zur Echtzeit-Steuerung von Aviationprozessen
konzeptioniert und umgesetzt
Live-Aufnahmen vom Vorfeld
und anderen prozess-
relevanten Bereichen
Live-Aufnahmen vom Vorfeld
und anderen prozess-
relevanten Bereichen
Mehrere Arbeitsplätze
direkte Abstimmung zwischen
Verantwortlichen
Übersicht über alle relevanten
Kennzahlen
Zusammenarbeit im Leitstand
Zugriff auf alle relevanten
Systeme zur direkten
Anpassung
Dokumente zur Entscheidungsunterstützung im Leitstand
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Visions to reality
Klinik MVZ / niedergelassene Ärzte /
Rehezentren
MVZ / niedergelassene Ärzte
AufnahmeUnter-
suchung
Therapie
EinweisungVor-
leistungen klinische PflegeDiagnostik Entlassung
Nachsorge
Rehabilitation
Häusl. Pflege
Zielzustand mit einem sektorübergreifenden Prozessmanagement
7
Ein Prozessmanagement wird über die Anwendung logistischer Methoden
erheblichen Einfluss auf die Durchlaufzeiten und Verweildauern sowie auf
die kapazitativen Durchsätze und Flexibilitäten entwickeln
Einweiser
Ärzte,
KHs usw.
Krankenhaus
Ganzheitliche Systemsicht
(Aufträge, Personal, Kapazitäten, Infrastruktur, IT, …)
Nachsorge
Rehazentren, Pflegedienste,
nachsorgende Ärzte
usw.
PUSH
Steuerungsfokus eines sektorübergreifenden Prozessmanagements
PULL
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Visions to reality
Healthcare-Control-Center-Konzept
8
Für die Realisierung eines Healthcare Control Centers (HCC) sind 9
Bestandteile auszugestalten, die eine umfassende Prozesssteuerung
ermöglichen
tak
tis
ch
str
ate
gis
ch
Erstellen einer Aufbauorganisation
und neuer Weisungsbefugnisse
sowie der Kommunikationsmatrix
Operationalisierung der Ziele aus
der Strategie inkl. zeitl. Ziele (JIT)
Prozessuales Zustands-
Monitoring
4
1 2
58 7
Integriertes Projekt-Management
mit nutzbaren Lösungsbausteinen
9
Entwicklung der Ist-Prozesse zu
Best-Practice-Prozessen
Definition eines Prozess-Manage-
ments nach logistischen Prinzipien
3
Klinik MVZ / niedergelassene Ärzte / Rehezentren
MVZ / niedergelassene Ärzte
AufnahmeUnter-
suchung
Therapie
EinweisungVor-
leistungen klinische Pf legeDiagnostik Entlassung
Nachsorge
Rehabilitation
Häusl. Pf lege
Einweiser
Ärzte, KHs usw.
Krankenhaus
Ganzheitliche Systemsicht (Aufträge, Personal, Kapazitäten, Infrastruktur, IT, …)
Nachsorge
Rehazentren, Pflegedienste,
nachsorgende Ärzte usw.
PUSH
Steuerungsfokus des Leitstandes
PULL
erweiterterweitert
Ermittlung von Potenzialen und
Nachweis von Wirtschaftlichkeiten
Vision und
Mission
Gesetze, Verord-
nungen, Verwaltungs-
vorschrif ten
Anforderungen
der Stakeholder
Angebot der
Wettbewerber
Top-Ziele auf
Geschäftsführungs-Ebene
operationalisierte
Bereichsziele
Qualitäts-
management
(Strategisches) Management
im engeren Sinne
Arbeitsschutz-
management
Umwelt-
management
Prozessmanagement
Balanced
Scorecard
▪ Finanzen
▪ Kunden/Markt
▪ Prozesse
▪Mitarbeiter …
Handlungsfelder zur
Erreichung der Unternehmensziele :
Wirtschaftlichkeits-
ziele
Nachhaltigkeits-
management
Unternehmens-Zielsystem:Umweltpolitik
Pro
zessm
an
ag
em
en
t
Medizinische
Qualität
FinanzenZeit
Optimum
Status Quo
Optimum
Optimum
6Erarbeitung prozessualer Kenn-
zahlen und deren Zielwerte
Definition von Maßnahmen
Healthcare Control Center
Einweiser-Koordinator Entlass-KoordinatorRessourcen-Koordinator
Ist-Situation Alternative 1 Alternative 2
Bewertung Punkte Bewertung Punkte Bewertung Punkte
Gesamtsumme
Rang
Gew
ich
tun
g
Eignung
Kriterien
Vorstand
Healthcare Control Center
Klinik Performance Gremium
▪ Berichte
▪ Entscheidungsbedarfe
▪ Eskalationen
▪ Ziele
▪ Entscheidungen
▪ Interventionen
Einweiser-
Koordinator
Klinikleitung Chief Operations Officer
Entlass-
Koordinator
Ltg. Sozialdienst
Schnittstellen zum Healthcare Control Center
Krankenhaus-
Ressourcen-
Koordinator
Ärztlicher
Vorstand
Pflege-
vorstand
Kaufmän-
nischer
Vorstand
Wissen-
schaftlicher
Vorstand
Ltg. MVZs
KAM / CAs
Ltg. OP/ITS/IMC
Ltg. FuDiagnostik
Ltg. ZNA
Ltg. Terminierer
Ltg. LogistikLtg. Pat.-Aufnahme
Ltg. Poliklinik PD-Ltg. Zentren
Ltg. Med-Controlling
Ltg. Pako
Ltg. Schreibdienste
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Visions to reality
Optimierungsparameter im Prozessmanagement
Ein wirksames Prozessmanagement muss sowohl top-down im Zielbild als
auch bottom-up in der Ausbildung geeigneter Mitarbeiter verankert werden
Pro
zessm
an
ag
em
en
t
Medizinische
Qualität
FinanzenZeit
Optimum
Status Quo
Optimum
Optimum
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Vorstand
Erweiterte Führungsorganisation zur Prozessmanagement-Realisierung
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Healthcare Control Center
Klinik Performance Gremium
▪ Berichte
▪ Entscheidungsbedarfe
▪ Eskalationen
▪ Ziele
▪ Entscheidungen
▪ Interventionen
Einweiser-
Koordinator
Klinikleitung Chief Operations Officer
Entlass-
Koordinator
Der Vorstand sollte durch einen „Chief Operations Officer“ mit dem Fokus
auf das Prozessmanagement und die optimale Prozess-Steuerung
unterstützt werden
Ltg. Sozialdienst
Schnittstellen zum Healthcare Control Center
Krankenhaus-
Ressourcen-
Koordinator
Ärztlicher
Vorstand
Pflege-
vorstand
Kaufmän-
nischer
Vorstand
Wissen-
schaftlicher
Vorstand
Ltg. MVZs
KAM / CAs
Ltg. OP/ITS/IMC
Ltg. FuDiagnostik
Ltg. ZNA
Ltg. Terminierer
Ltg. LogistikLtg. Pat.-Aufnahme
Ltg. Poliklinik PD-Ltg. Zentren
Ltg. Med-Controlling
Ltg. Pako
Ltg. Schreibdienste
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Ausgestaltung eines Healthcare Control Centers
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Einweiser-
Koordinator
Pull = Auslastung
Entlass-
Koordinator
Push = Verweildauer
ZNA
Zentren
OP ITS IMC
Standort 1 Standort 2
PaKo
SD
Standort 3
Ambulanz
Diagnostik
Belegung
Pflege
Erlöse
Planung
Geriatrische Pflege
GKV
Care
…Pflegedienste
RehaPKV
Sanitätshaus
Poliklinik
Einweiser Klinika
MVZ 2
MVZ 4
MVZ 1
MVZ 3
MVZ 5Rettung
Einweiser Krankenhaus 1 bis n Nachsorge
Beispielhafte Darstellung eines Healthcare Control Centers gemäß des
von Visality entwickelten Steuerungsmodells
Krankenhaus-
Ressourcen-Koordinator
Fall-BeitragProzesskosten Termintreue Durchlaufzeit
Healthcare Control Center
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Visions to reality
Healthcare Control Center – Ermöglichung eines Prozessmanagements
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Prozess-Controlling
Prozess-Optimierung
Projekt-Management
Monitoring und Analyse des
Status Quo anhand von
nutzenorientierten Kennzahlen-
Übersichten zur Identifikation
von Problemen und Engpässen
Identifikation von Erfolgsfaktoren zur
Prozess-Optimierung, Ableitung
sinnvoller Kennzahlen sowie den
Prozess verbessernder Maßnahmen
zur Hebung definierter (monetärer)
Potenziale
Strukturierte Bearbeitung
umzusetzender Maßnahmen
durch integrierte Projekt-
Management-Methoden und
teilautomatisierte Tools
Schwachstellen
und Engpässe sind
kennzahlen-
basiert identifiziert!
Die erwartete
Wirkung der
Maßnahmen-
umsetzung wird
nachverfolgt!
Maßnahmen zur Potenzialhebung
werden in die Umsetzung überführt!
Das Healthcare Control Center etabliert ein kennzahlenbasiertes Prozess-
management im Unternehmen und leistet einen essenziellen Beitrag zur
Erreichung der Unternehmensziele
Prozess-
management
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Visions to reality
Healthcare Control Center – Funktionsüberblick
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Das Healthcare Control Center bietet unterschiedliche Management-Funk-
tionalitäten in drei Modulen zur Analyse des Status quo, der Optimierung
von Prozessen und dem dafür begleitenden Projekt-Management
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2
3
Prozess-Controlling Monitoring von
Leistungs-
einheiten und
Prozessketten
anhand von Soll-
Ist-Abweichungen
Prozess-Optimierung
Detaillierte
Prozess-
beschreibung
Prozessuale
Kennzahlen
Potenzial aus
der Kennzahlen-
verbesserung
Geeignete
Maßnahmen zur
Kennzahlen-
beeinflussung
Kontinuierliche
Messung der
Prozesstreue und
Aufzeigen von
Optimierungs-
potenzialen
Projekt-Management Projektinitiali-
sierung zur
Umsetzung der
Maßnahmen und
Realisierung der
Potenziale
HealthcareBelegungs-Management
Anästhesie ApothekeBelegungs-
ManagementEinkauf
Einw eiser-
Management
Behandlungs-
ManagementMaterialversorgung OP Patiententransport
VWD-/Entlass-
ManagementZNA
Prozessanalyse Erfolgsfaktoren Prozesskennzahlen Potenziale Maßnahmen
ZNA - Prozessanalyse
Theorie zur Prozess-dokumentation
Neue Prozess-Vorlage öffnen
Legende: Verantwortlichkeit
Prozessschritt
Nr.
Service Level Agreement (SLA)
...keine Kennzahlzuordnung
...keine bzw . geringe Kennzahlenabweichung
...alarmierende Kennzahlenabw eichung
...problematische Kennzahlenabw eichung
Transportdienst/RTW
Liegend-Vorfahrt od. fußläufiger Patient
1
Aufnahme
Admin
Patientenanmeldung
2
Sofort nach Ankunft
Triage-Kraft
Ggf. Übernahmegespräch
mit Notarzt
3
Triage
Triage-Kraft
Durchführung Triage
4
Max. 10 Minuten nach Ankunft
Triage-Kraft
Ergänzung der Vital-Parameter
5
Diagnostik
Erstellung Erst-Befunde (Labor)
6
Befundung
Arzt ZNA
Anamnese
7
Max. 20 Minuten nach Ankunft
Arzt ZNA
Ggf. Anforderung Fein-Diagnostik
8
interner Transportdienst
Ggf. Transport zur Diagnostik
9
Diagnostik
Ggf. Fein-Diagnostik
10
Max. 20 Minuten nach Anforderung Fein-Diagnostik
Stationsarzt
Ggf. Anforderung Konsil
11
Konsiliarius
Ggf. Durchführung Konsil
12
Max. 30 Minuten nach Anforderung Konsil
Diagnostik
Befundung
13
Max. 40 Minuten nach Ankunft
Arzt ZNA
Diagnose-Besprechung
14
Max. 20 Minuten nach Befundung
Behandlung
Arzt ZNA
Behandlung
15
Arzt ZNA
Leistungsdokumentation
16
Arzt ZNA
Ambulante Entlassung od. stationäre
Aufn./Kurzliegerstation
17
Entlassung aus ZNA
Arzt ZNA
Arztbrief schreiben bei ambulanter Entlassung
18
Max. 30 Minuten nach Ende Behandlung
Betten-Management
Bettensuche bei stationärer Aufnahme
19
Max. 30 Minuten nach Ende Behandlung
interner Transportdienst
Transport zur Station bei stationärer
Aufnahme
20
Max. 40 Minuten nach Ende Behandlung
Servicekraft
Reinigung Trage und Neubezug
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Max. 10 Minuten nach Verlassen der ZNA
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Visions to reality
Healthcare Control Center – Funktionen im Modul „Prozess-Controlling“
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Das Modul „Prozess-Controlling“ dient dem Monitoring und der Analyse
des Status quo anhand von nutzenorientierten Kennzahlen-Übersichten
Strategisches Monitoring
Gibt in Form prozessualer Top-
Kennzahlen dem Management
Auskunft über zentrale
Parameter und die Erreichung
der gesetzten Ziele
Zustands-Monitoring
Liefert Überblicke über Haus-
parameter wie Pünktlichkeit,
Auslastung, rechtzeitige
Prozess-Anstöße, Personal-
situation sowie Patientenströme
Zentrums-Monitoring
Stellt den In- und Output des
Patientenstroms den verfüg-
baren Kapazitäten gegenüber
und misst die resultierenden
Qualitäten
EBITDA-Beiträge
Schlüsselt den wirtschaftlichen
Erfolg baumartig in seine
steuerbaren Bestandteile auf
und zeigt deren Veränderungen
gegenüber der Vorperiode
Optimierungs-Monitoring
Zeigt für alle ausgewählten
Handlungsfelder den erreichten
Optimierungszustand und die
ggf. bereits gehobenen Anteile
am Gesamtpotenzial
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Healthcare Control Center – Funktionen im Modul „Prozess-Optimierung“
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Prozess-
Analyse
Kundenspezifische
Soll-Prozesse
werden in das Tool
integriert
Erfolgs-
faktoren
Typische
prozessorientierte
Erfolgsfaktoren
werden den
Prozessschritten
zugeordnet und
Optimierungsfelder
festgelegt
Prozess-
Kennzahlen
In den Optimierungs-
feldern messen
Kennzahlen
permanent die
Abweichung von
definierten
Zielzuständen
Potenziale
Zur Auswahl der
wichtigsten
Maßnahmenbereiche
zeigen vorberechnete
Potenziale den Wert
der noch erzielbaren
Kennzahlen-
Verbesserung
Maßnahmen
Maßnahmen-
vorschläge können
aktiviert und deren
Fortschritt im Modul
„Projekt-
Management“ sowie
deren Wirkung in den
Kennzahlen
nachverfolgt werden
Das Modul „Prozess-Optimierung “ dient der Identifikation von Erfolgs-
faktoren und der Ableitung sinnvoller Kennzahlen sowie Verbesserungs-
maßnahmen zur Hebung definierter (monetärer) Potenziale
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Healthcare Control Center – Funktionen im Modul „Projekt-Management“
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Das Tool unterstützt den durchgängigen Projektmanagement-Zyklus von
Projektbeantragung bis -controlling und bietet darüber hinaus zahlreiche
anpassbare Vorlagen aus langjähriger Beratungserfahrung
3
Projekt-
anträge
Maßnahmen werden
zu einem Projekt
verdichtet, dieses
nach vordefinierten
Standards beschrie-
ben und einem
Gremium zur
Genehmigung
vorgelegt
Projekt-
durchführung
Der genehmigte
Projektstatus wird für
spätere Abgleiche
„eingefroren“.
Die Maßnahmen
werden bearbeitet
und deren Status im
Tool permanent
dokumentiert
Projekt-
review
Alle Projekte werden
regelmäßigen
Reviews unterzogen
und die Validität der
Fortschritte je
Maßnahme
gemeinsam bewertet
und ggf. Risiken
dokumentiert
Projekt-
controlling
Den Entscheidern
werden wesentliche
Abweichungen in
Dauer, Aufwand,
Kosten und Risiken
jederzeit auf
Knopfdruck
transparent
dargestellt
Lösungs-
bausteine
Lösungsbausteine
unterstützen sowohl
die Projekt-
beantragung, als
auch die Projekt-
duchführung und
können leicht auf die
eigenen Bedürfnisse
angepasst werden
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Visions to reality
Vorteile und Nutzen des Healthcare-Control-Center-Tools
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Die Einführung und Nutzung des Healthcare-Control-Center-Tools in
Form einer neugeschaffenen Rolle führt zu deutlichen Vorteilen für den
Nutzer
…bildet die
Standard-
Prozesse ab
…misst die
Einhaltung
von Service-
Level (SLA)
…alarmiert
rechtzeitig
bei zeitlichen
Engpässen
…schafft
Transparenz
in den
Abläufen
…unterstützt
eine
pünktliche
Abrechnung
…vermeidet
Fehler und
Doppel-
arbeiten
Das
Healthcare-Control-
Center-Tool…
Vorteile für den
Nutzer
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Visions to reality
Stefan Wollschläger
Partner
+49 (0) 176 100 24 212
Dr. Marco Emmermann
Managing Partner
+49 (0) 173 95 28 727
Daniel Kieffer
Partner
+49 (0) 172 38 39 710
Erfolgreiche Visionäre sind die wahren Realisten
Managementteam der Visality
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Visality Consulting GmbH
Puschkinallee 3
14469 Potsdam
Deutschland
Tel.: +49 (0) 331 88 71 90 0
Fax: +49 (0) 331 88 71 90 10
E-Mail: [email protected]
www.visality.de
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Visions to reality
www.visality.de
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Logistics Strategy
Performance Assessment
Processes & IT
Outsourcing & Tender Management
Project Management & Implementation
Beratungsfelder:
Corporate Strategy
