In 4 einfachen Schritten zur richtigen Gastro Kalkulation

erfolgsblaupause.de

Einfach und schnell zu mehr Gewinn & Sicherheit

Herzlichen Glückwunsch!

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Ich bin Benedikt Löcken und ich mache für Gastronomen

die Tools der großen Gastro-Systeme nutzbar und gehe mit

Franchise-Systemen den nächsten Entwicklungsschritt.

Basis für meine Arbeit sind mein Wissens- und

Erfahrungsschatz. Ich habe mittlerweile

Einblicke in über 1.000 Gastronomiebetriebe

verschiedenster Arten erhalten. Vom Einzelkämpfer

bin ich in Franchise und Gastronomie zuhause.

Entwicklung nach dem Studium weiter.

bis zum internationalen System. Seit 20 Jahren

Weiterbildungen und Zertifizierungen im Bereich

Klassisch als Koch ausgebildet, ging meine

Franchise, Qualitätsmanagement, Informationssicherheit

und Menschenführung brachten mich meiner Passion näher.

Heute bin ich mit der erfolgsblaupause Sparringspartner bei strategischen

Weichenstellungen und Ideengeber für Verbesserungspotential in den Bereichen

Franchise und Gastronomie. Meine Mission ist es, Gastronomen und Franchise-

Systeme erfolgreicher zu machen. Und dies mit Fokus auf Zukunftsfähigkeit,

Profitabilität und hochgradiger Automation durch Nutzung moderner Systeme.

Du hast dich entschieden mit deinem Gastronomie-Betrieb noch erfolgreicher zu

werden! Bevor wir in den eigentlichen Inhalt einsteigen, ein paar kurze Worte zu mir.

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1. Kenne deine Grammaturen

Ich habe es schon so oft erlebt. Ich besuche mehrmals ein Restaurant an

verschiedenen Tagen und bestelle immer dasselbe Gericht. Zumindest soll es sich

laut Speisekarte um dasselbe Gericht handeln. Nur leider unterscheidet es sich

jedes Mal in Menge und Anzahl der Komponenten. Mal sind es acht

Kirschtomaten und dann wieder nur drei. Mal sind es zwei Schollenfilet und mal

wieder nur eins.

Diese Unruhe kann Kunden nachhaltig vergraulen, weil Stammgäste oft dieselben

Gerichte bestellen (darum kommen diese auch meist wieder) und enttäuscht sind,

wenn es vom Gewohnten abweicht. Zudem lieben die meisten Menschen

grundsätzlich Routine und mögen keine Abweichungen vom Altbekannten.

In diesem E-Book werde ich Dir klar und verständlich die Grundlagen der

erfolgreichen Gastro-Kalkulation vermitteln. Auf der letzten Seite findest Du noch

eine Vorlage zur direkten Umsetzung bei Dir im Betrieb.

Viel Erfolg auf Deinem Weg!

Dein Benedikt Löcken

Ich habe mittlerweile über 1.000 Gastronomiebetriebe von innen gesehen. Und es

sind immer wieder dieselben Herausforderungen vor denen wie alle stehen. Eine

elementare ist die korrekte Kalkulation der Speisen als Basis für den

wirtschaftlichen Erfolg.

Und bitte tue mir einen großen Gefallen: Wenn Du noch keine Kalkulation hast,

fange heute damit an. Du wirst Kosten senken können und die Umsätze steigern.

Und was wärst Du für ein Unternehmer, wenn Du deine Zahlen nicht kennen

würdest.

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Also ist es hier wichtig den Kunden in gewohnten Fahrwassern zu leiten und das

Produkterlebnis gleichbleibend.

Grundlage hierfür ist eine niedergeschriebene Rezeptur samt exakter

Grammaturen. Diese Rezeptur muss aus den Köpfen der Mitarbeiter geholt werden

und in eine Rezeptdatenbank überführt werden. Dies kann ein Rezeptordner sein

oder gerne eine digitale Lösung. Hauptsache es ist direkt verfügbar und gegen

Verlust gesichert. Daher bevorzuge ich die digitale Variante, weil sich diese leicht

redundant aufbauen lässt.

Um die exakten Grammaturen festzustellen ist teils eine Feinwaage zu empfehlen,

da klassische Küchenwaagen eine Ungenauigkeit von meist 2 Gramm aufweisen

und das erst ab einer Belastung von 200 Gramm. Dies kann bei teuren Zutaten

fatale Fehlkalkulationen auslösen.

2. Teste es mehrfach

Neukreationen können gut an Neukunden getestet werden, da diese meist noch

offener gegenüber Veränderungen und Experimenten sind. Grundsätzliche

Anpassungen am Stammsortiment sollten von Stammkunden bewertet werden.

Außer die Änderungen zielen auf eine Änderung oder Erweiterung des Konzepts

und auf eine neue Kundezielgruppe.

Wenn das Rezept samt Grammaturen erfasst ist, folgt nochmals das Testkochen

und der Feinschliff. Meist werden die Rezepte einfach im Alltag gekocht und in

kleinen Mengen Ableitungen erstellt um Variationen zu testen und

Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Diese Verkostungen finden meist im

Kern-Team der Entscheider statt. Die Befragung von Stammkunden oder

Neukunden kann hier aber auch zielführend sein. Abhängig vom Produkt.

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3. Mache Fotos des Anrichteweise. Das Auge isst mit.

Die Fotos können zusammen mit der Rezeptur in einem Wandordner auf den

jeweiligen Posten abgelegt werden. Wichtig hierbei ist, die Mitarbeiter auf die

Verwendung der Rezepturen und Bilder hinzuweisen.

Hat man hier die finale Anrichteweise festgelegt empfehlen sich Fotos mit dem

Handy. Gerne bei Tageslicht vor einem Fenster. Nicht gegen das Licht

fotografieren. Die Edelstahloberflächen unterhalb des Tellers mit z.B. Backpapier

abdecken um Reflexionen zu vermeiden. Dann Fotos des Gerichts von der Seite

machen um die Höhe der Anrichteweise erkenne zu können. Zudem ein Foto von

oben, sodass die Position auf dem Teller gut nachvollzogen werden kann.

Oft kommt von Köchen (ich bin selbst einer) der Einwand, die Systematisierung der

Gerichte würde den kreativen Schaffensprozess zum Erlahmen bringen und den

Spaß am Beruf nehmen. Ich denke dies stimmt so nicht. Im Bereich der

Produktentwicklung kann sich jeder Koch nach Belieben austoben. Natürlich

strukturiert um ein konkretes Ergebnis zu liefern. Aber grundsätzlich ist man in

diesem Prozess absolut frei, zumindest bei der Ideenfindung.

Im Zuge des Testkochens und der Verkostung kann auch direkt die Anrichteweise

abfotografiert werden. So wird neben der gleichbleibenden Menge durch die

Rezepturen, auch das gleiche Erscheinungsbild des Tellers für den Gast

sichergestellt.

Die Gerichte leben auch von der Anrichteweise. Es ist eine Kunst für sich und sollte

nicht leichtfertig zwischen Tür und Angel oder gar nicht festgelegt werden. Sind die

hochwertigsten Zutaten prägnant postiert? Passen die Farben zusammen? Haben

wir Eyecatcher in ungerader Anzahl? Passt der Teller zum Gericht? Soll der Teller

heiß oder kalt sein?

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Zudem sollte die Speisekarte turnusgemäß angepasst, aktualisiert und

überarbeitet werden. So kann man regelmäßig das kreative Potential seiner

Mitarbeiter in produktive Wege lenken und sich zu Nutze machen. Der Kunde freut

sich über die Variation, solange nur die Ladenhüter ausgetauscht werden. Der Koch

freut sich über seine Einbindung in den Schaffungsprozess.

3.2 Systeme / Modulpartner

Darum handeln wir frei nach Peter Drucker: Was man nicht misst kann man auch

nicht verbessern.

Zum Beispiel habe ich hier oft erlebt, dass, um beim Beispiel Salat zu bleiben, die

Verpackungskosten falsch erfasst wurden und der Deckel der Salatverpackung

zwar erfasst war, das zugehörige Unterteil aber nicht. Ursache war hierfür

Ungenauigkeit bei der Datenerfassung. Schlussendlich stellten wir dann fest, das s

die Verpackung teurer war als die darin enthaltenen Zutaten. Was ja auch in

Ordnung ist, wenn man es weiß und sich bewusst dafür entscheidet.

Zum Beispiel habe ich es oft erlebt, dass bei Salaten hochpreisige Zutaten wie

Garnelen in viel zu hoher Menge beigegeben wurden. Wir haben dann die Anzahl

halbiert und die Garnelen direkt auf dem Salat angerichtet anstatt diese mit dem

Salat anzumachen und dadurch darin zu verstecken. So hatte der Salat eine

hochwertige Anmutung bei niedrigerem Wareneinsatz.

Man kann Kalkulation ganz rudimentär auf das Wesentliche reduzieren oder es für

Freunde von Excel umfangreicher gestalten. Um hier keine dieser Gruppen zu

bevorzugen, habe ich hier beide Varianten dargestellt.

Variante B eignet sich für diejenigen, die tiefer in die Materie einsteigen wollen und

Personalkosten, Verpackung und sowie Gewichtsänderungen beim Garprozess

berücksichtigen wollen. Wichtig ist hierbei wie überall die Belastbarkeit der Zahlen.

Variante A eignet sich für einen ersten Überblick der Wareneinsatzquoten der

Produkte. Hieraus kann man bereits ableiten, welche Gerichte eventuell in

Grammatur oder Zutatenzusammenstellung angepasst werden müssten.

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Basis für die Rezepterfassung in Abbildung 1 ist eine Excel-Tabelle. Hier werden pro Gericht alle

darin enthaltenen Zutaten erfasst. Für jede Zutat wird die Einheit festgelegt und der

entsprechende Basispreis für diese Einheitsgröße hinterlegt. Aus der Menge der jeweiligen Zutat

und dem basispreis ergibt sich der Einkaufspreis für die Zutat. Dies kann noch mit einem Faktor

multipliziert werden, der die Volumen-/Gewichtsveränderung bei der Zubereitung berücksichtigt.

Zum Beispiel ergeben 100g rohe Nudeln ca. 300g gekochte. Zudem kann noch ein prozentualer

Ausschussfaktor berücksichtigt werden. Dies ist ratsam bei Gemüsen mit hohem Putzverlust

aber auch grundsätzlich um Schwund und Verderb von Beginn an einzukalkulieren.

Variante A

Abbildung 1.

Abbildung 2.

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Abbildung 2 stellt ein weiteres Tabellenblatt in derselben Tabelle dar. Hier wird die Summe der

gesamten Zutatenkosten eines Gerichts als Wareneinsatz verwendet. Zudem können hier noch

Verpackungskosten berücksichtigt werden, wenn diese anfallen sollten. Hier werden zudem die

dem Gericht direkt zuzuordnenden Personalkosten erfasst. Basis ist hierfür eine klassische

Zeiterfassung in der Produktion. Wichtig ist hier den korrekten Stundenlohn unter

Berücksichtigung der Lohnnebenkosten zu verwenden. Addiert man diese Werte, erhält man die

tatsächlichen Herstellungskosten des Gerichts.

Dieser Wert ermöglicht nun, wenn er für das gesamte Sortiment bekannt ist, das Portfolio im

Hinblick auf die einzelnen Kennzahlen zu optimieren. Diese sind Wareneinsatz,

Verpackungskosten und der Personalaufwand.

Variante B

Abbildung 1.

In Abbildung 3 ist ein weiteres Tabellenblatt derselben Tabelle aus Variante A abgebildet. Hier

sind die Kennzahlen Wareneinsatz, Verpackungskosten und Personalkosten Grundlage. Hinzu

kommen in diesem Beispiel Lieferkosten und Onlinekosten, die dem Gericht direkt zuzuordnen

waren. Dies ermöglichte eine noch genauere Betrachtung der Profitabilität bei den

unterschiedlichen Vertriebswegen.

Variante A

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Schlusswort

Gut gemacht! Wenn Du bis hierher gelesen hast, hast Du vielen anderen

Gastronomen bereits etwas voraus. Und jetzt kommt das Schwierigste: Komme ins

Tun! Geh in die Umsetzung!

Ich wünsche Dir nochmals viel Erfolg.

Dein Benedikt Löcken

PS: Wenn Du weitere Unterstützung bei der Kalkulation oder zu anderen Themen in

deinem Betrieb wünscht, dann möchte ich dir ein besonderes Angebot machen:

Lass uns 30 Minuten völlig kostenlos und unverbindlich gemeinsam telefonieren. In

dieser privaten Beratungssession können wir dann alle deine Fragen klären und

einen individuellen Plan erstellen, mit dem Du in deinem Gastronomie-Betrieb mehr

Zeit und Kunden gewinnst und dabei sogar mehr Umsatz machst.

Mehr Informationen dazu findest Du hier:

https://erfolgsblaupause.de/private-beratung/