In 4 einfachen Schritten zur richtigen Gastro Kalkulation
erfolgsblaupause.de
Einfach und schnell zu mehr Gewinn & Sicherheit
Herzlichen Glückwunsch!
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Ich bin Benedikt Löcken und ich mache für Gastronomen
die Tools der großen Gastro-Systeme nutzbar und gehe mit
Franchise-Systemen den nächsten Entwicklungsschritt.
Basis für meine Arbeit sind mein Wissens- und
Erfahrungsschatz. Ich habe mittlerweile
Einblicke in über 1.000 Gastronomiebetriebe
verschiedenster Arten erhalten. Vom Einzelkämpfer
bin ich in Franchise und Gastronomie zuhause.
Entwicklung nach dem Studium weiter.
bis zum internationalen System. Seit 20 Jahren
Weiterbildungen und Zertifizierungen im Bereich
Klassisch als Koch ausgebildet, ging meine
Franchise, Qualitätsmanagement, Informationssicherheit
und Menschenführung brachten mich meiner Passion näher.
Heute bin ich mit der erfolgsblaupause Sparringspartner bei strategischen
Weichenstellungen und Ideengeber für Verbesserungspotential in den Bereichen
Franchise und Gastronomie. Meine Mission ist es, Gastronomen und Franchise-
Systeme erfolgreicher zu machen. Und dies mit Fokus auf Zukunftsfähigkeit,
Profitabilität und hochgradiger Automation durch Nutzung moderner Systeme.
Du hast dich entschieden mit deinem Gastronomie-Betrieb noch erfolgreicher zu
werden! Bevor wir in den eigentlichen Inhalt einsteigen, ein paar kurze Worte zu mir.
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1. Kenne deine Grammaturen
Ich habe es schon so oft erlebt. Ich besuche mehrmals ein Restaurant an
verschiedenen Tagen und bestelle immer dasselbe Gericht. Zumindest soll es sich
laut Speisekarte um dasselbe Gericht handeln. Nur leider unterscheidet es sich
jedes Mal in Menge und Anzahl der Komponenten. Mal sind es acht
Kirschtomaten und dann wieder nur drei. Mal sind es zwei Schollenfilet und mal
wieder nur eins.
Diese Unruhe kann Kunden nachhaltig vergraulen, weil Stammgäste oft dieselben
Gerichte bestellen (darum kommen diese auch meist wieder) und enttäuscht sind,
wenn es vom Gewohnten abweicht. Zudem lieben die meisten Menschen
grundsätzlich Routine und mögen keine Abweichungen vom Altbekannten.
In diesem E-Book werde ich Dir klar und verständlich die Grundlagen der
erfolgreichen Gastro-Kalkulation vermitteln. Auf der letzten Seite findest Du noch
eine Vorlage zur direkten Umsetzung bei Dir im Betrieb.
Viel Erfolg auf Deinem Weg!
Dein Benedikt Löcken
Ich habe mittlerweile über 1.000 Gastronomiebetriebe von innen gesehen. Und es
sind immer wieder dieselben Herausforderungen vor denen wie alle stehen. Eine
elementare ist die korrekte Kalkulation der Speisen als Basis für den
wirtschaftlichen Erfolg.
Und bitte tue mir einen großen Gefallen: Wenn Du noch keine Kalkulation hast,
fange heute damit an. Du wirst Kosten senken können und die Umsätze steigern.
Und was wärst Du für ein Unternehmer, wenn Du deine Zahlen nicht kennen
würdest.
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Also ist es hier wichtig den Kunden in gewohnten Fahrwassern zu leiten und das
Produkterlebnis gleichbleibend.
Grundlage hierfür ist eine niedergeschriebene Rezeptur samt exakter
Grammaturen. Diese Rezeptur muss aus den Köpfen der Mitarbeiter geholt werden
und in eine Rezeptdatenbank überführt werden. Dies kann ein Rezeptordner sein
oder gerne eine digitale Lösung. Hauptsache es ist direkt verfügbar und gegen
Verlust gesichert. Daher bevorzuge ich die digitale Variante, weil sich diese leicht
redundant aufbauen lässt.
Um die exakten Grammaturen festzustellen ist teils eine Feinwaage zu empfehlen,
da klassische Küchenwaagen eine Ungenauigkeit von meist 2 Gramm aufweisen
und das erst ab einer Belastung von 200 Gramm. Dies kann bei teuren Zutaten
fatale Fehlkalkulationen auslösen.
2. Teste es mehrfach
Neukreationen können gut an Neukunden getestet werden, da diese meist noch
offener gegenüber Veränderungen und Experimenten sind. Grundsätzliche
Anpassungen am Stammsortiment sollten von Stammkunden bewertet werden.
Außer die Änderungen zielen auf eine Änderung oder Erweiterung des Konzepts
und auf eine neue Kundezielgruppe.
Wenn das Rezept samt Grammaturen erfasst ist, folgt nochmals das Testkochen
und der Feinschliff. Meist werden die Rezepte einfach im Alltag gekocht und in
kleinen Mengen Ableitungen erstellt um Variationen zu testen und
Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Diese Verkostungen finden meist im
Kern-Team der Entscheider statt. Die Befragung von Stammkunden oder
Neukunden kann hier aber auch zielführend sein. Abhängig vom Produkt.
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3. Mache Fotos des Anrichteweise. Das Auge isst mit.
Die Fotos können zusammen mit der Rezeptur in einem Wandordner auf den
jeweiligen Posten abgelegt werden. Wichtig hierbei ist, die Mitarbeiter auf die
Verwendung der Rezepturen und Bilder hinzuweisen.
Hat man hier die finale Anrichteweise festgelegt empfehlen sich Fotos mit dem
Handy. Gerne bei Tageslicht vor einem Fenster. Nicht gegen das Licht
fotografieren. Die Edelstahloberflächen unterhalb des Tellers mit z.B. Backpapier
abdecken um Reflexionen zu vermeiden. Dann Fotos des Gerichts von der Seite
machen um die Höhe der Anrichteweise erkenne zu können. Zudem ein Foto von
oben, sodass die Position auf dem Teller gut nachvollzogen werden kann.
Oft kommt von Köchen (ich bin selbst einer) der Einwand, die Systematisierung der
Gerichte würde den kreativen Schaffensprozess zum Erlahmen bringen und den
Spaß am Beruf nehmen. Ich denke dies stimmt so nicht. Im Bereich der
Produktentwicklung kann sich jeder Koch nach Belieben austoben. Natürlich
strukturiert um ein konkretes Ergebnis zu liefern. Aber grundsätzlich ist man in
diesem Prozess absolut frei, zumindest bei der Ideenfindung.
Im Zuge des Testkochens und der Verkostung kann auch direkt die Anrichteweise
abfotografiert werden. So wird neben der gleichbleibenden Menge durch die
Rezepturen, auch das gleiche Erscheinungsbild des Tellers für den Gast
sichergestellt.
Die Gerichte leben auch von der Anrichteweise. Es ist eine Kunst für sich und sollte
nicht leichtfertig zwischen Tür und Angel oder gar nicht festgelegt werden. Sind die
hochwertigsten Zutaten prägnant postiert? Passen die Farben zusammen? Haben
wir Eyecatcher in ungerader Anzahl? Passt der Teller zum Gericht? Soll der Teller
heiß oder kalt sein?
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Zudem sollte die Speisekarte turnusgemäß angepasst, aktualisiert und
überarbeitet werden. So kann man regelmäßig das kreative Potential seiner
Mitarbeiter in produktive Wege lenken und sich zu Nutze machen. Der Kunde freut
sich über die Variation, solange nur die Ladenhüter ausgetauscht werden. Der Koch
freut sich über seine Einbindung in den Schaffungsprozess.
3.2 Systeme / Modulpartner
Darum handeln wir frei nach Peter Drucker: Was man nicht misst kann man auch
nicht verbessern.
Zum Beispiel habe ich hier oft erlebt, dass, um beim Beispiel Salat zu bleiben, die
Verpackungskosten falsch erfasst wurden und der Deckel der Salatverpackung
zwar erfasst war, das zugehörige Unterteil aber nicht. Ursache war hierfür
Ungenauigkeit bei der Datenerfassung. Schlussendlich stellten wir dann fest, das s
die Verpackung teurer war als die darin enthaltenen Zutaten. Was ja auch in
Ordnung ist, wenn man es weiß und sich bewusst dafür entscheidet.
Zum Beispiel habe ich es oft erlebt, dass bei Salaten hochpreisige Zutaten wie
Garnelen in viel zu hoher Menge beigegeben wurden. Wir haben dann die Anzahl
halbiert und die Garnelen direkt auf dem Salat angerichtet anstatt diese mit dem
Salat anzumachen und dadurch darin zu verstecken. So hatte der Salat eine
hochwertige Anmutung bei niedrigerem Wareneinsatz.
Man kann Kalkulation ganz rudimentär auf das Wesentliche reduzieren oder es für
Freunde von Excel umfangreicher gestalten. Um hier keine dieser Gruppen zu
bevorzugen, habe ich hier beide Varianten dargestellt.
Variante B eignet sich für diejenigen, die tiefer in die Materie einsteigen wollen und
Personalkosten, Verpackung und sowie Gewichtsänderungen beim Garprozess
berücksichtigen wollen. Wichtig ist hierbei wie überall die Belastbarkeit der Zahlen.
Variante A eignet sich für einen ersten Überblick der Wareneinsatzquoten der
Produkte. Hieraus kann man bereits ableiten, welche Gerichte eventuell in
Grammatur oder Zutatenzusammenstellung angepasst werden müssten.
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Basis für die Rezepterfassung in Abbildung 1 ist eine Excel-Tabelle. Hier werden pro Gericht alle
darin enthaltenen Zutaten erfasst. Für jede Zutat wird die Einheit festgelegt und der
entsprechende Basispreis für diese Einheitsgröße hinterlegt. Aus der Menge der jeweiligen Zutat
und dem basispreis ergibt sich der Einkaufspreis für die Zutat. Dies kann noch mit einem Faktor
multipliziert werden, der die Volumen-/Gewichtsveränderung bei der Zubereitung berücksichtigt.
Zum Beispiel ergeben 100g rohe Nudeln ca. 300g gekochte. Zudem kann noch ein prozentualer
Ausschussfaktor berücksichtigt werden. Dies ist ratsam bei Gemüsen mit hohem Putzverlust
aber auch grundsätzlich um Schwund und Verderb von Beginn an einzukalkulieren.
Variante A
Abbildung 1.
Abbildung 2.
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Abbildung 2 stellt ein weiteres Tabellenblatt in derselben Tabelle dar. Hier wird die Summe der
gesamten Zutatenkosten eines Gerichts als Wareneinsatz verwendet. Zudem können hier noch
Verpackungskosten berücksichtigt werden, wenn diese anfallen sollten. Hier werden zudem die
dem Gericht direkt zuzuordnenden Personalkosten erfasst. Basis ist hierfür eine klassische
Zeiterfassung in der Produktion. Wichtig ist hier den korrekten Stundenlohn unter
Berücksichtigung der Lohnnebenkosten zu verwenden. Addiert man diese Werte, erhält man die
tatsächlichen Herstellungskosten des Gerichts.
Dieser Wert ermöglicht nun, wenn er für das gesamte Sortiment bekannt ist, das Portfolio im
Hinblick auf die einzelnen Kennzahlen zu optimieren. Diese sind Wareneinsatz,
Verpackungskosten und der Personalaufwand.
Variante B
Abbildung 1.
In Abbildung 3 ist ein weiteres Tabellenblatt derselben Tabelle aus Variante A abgebildet. Hier
sind die Kennzahlen Wareneinsatz, Verpackungskosten und Personalkosten Grundlage. Hinzu
kommen in diesem Beispiel Lieferkosten und Onlinekosten, die dem Gericht direkt zuzuordnen
waren. Dies ermöglichte eine noch genauere Betrachtung der Profitabilität bei den
unterschiedlichen Vertriebswegen.
Variante A
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Schlusswort
Gut gemacht! Wenn Du bis hierher gelesen hast, hast Du vielen anderen
Gastronomen bereits etwas voraus. Und jetzt kommt das Schwierigste: Komme ins
Tun! Geh in die Umsetzung!
Ich wünsche Dir nochmals viel Erfolg.
Dein Benedikt Löcken
PS: Wenn Du weitere Unterstützung bei der Kalkulation oder zu anderen Themen in
deinem Betrieb wünscht, dann möchte ich dir ein besonderes Angebot machen:
Lass uns 30 Minuten völlig kostenlos und unverbindlich gemeinsam telefonieren. In
dieser privaten Beratungssession können wir dann alle deine Fragen klären und
einen individuellen Plan erstellen, mit dem Du in deinem Gastronomie-Betrieb mehr
Zeit und Kunden gewinnst und dabei sogar mehr Umsatz machst.
Mehr Informationen dazu findest Du hier:
https://erfolgsblaupause.de/private-beratung/