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Verfahrensdokumentation für elektronische RechnungsprozesseGesetzliche Anforderungen und effiziente Umsetzung der GoBD-Verwaltungsvorschrift für Unternehmen

Wozu eine Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse?Technologie als Treiber der Gesetzgebung

In Folge der Digitalisierung passen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse an und arbeiten verstärkt mit elektronischen Rechnungen. Denn der Versand sowie der Empfang elektronischer Rechnungsbelege bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen.

Digitale Belege können im Vergleich zu papierhaften Unterlagen nicht nur per Augenschein auf Echtheit und Unverfälschtheit geprüft werden. Insofern stellt die Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit digitaler Belege aus der Sicht von Finanzbehörden eine essentielle Komponente im Rahmen der elek-tronischen Rechnungsabwicklung dar. In diesem Zusammenhang hat der Gesetz-geber mit der Verwaltungsvorschrift GoBD* einen rechtlichen Rahmen vorgege-ben, der seit dem 1. Januar 2015 den Umgang mit elektronischen Belegen und Aufzeichnungen umfassend regelt.

Darin wird unter anderem vorgeschrieben, dass Unternehmen ihren Umgang mit elektronsichen Rechnungen dokumehtieren. Mit Hilfe dieser „Verfahrensdoku-mentation“ sollen Steuerprüfer in die Lage versetzt werden, die organischen und technischen Abläufe der Rechnungsverarbeitung sowie die der elektronischen Belegarchivierung innerhalb eines Unternehmens in angemessener Zeit zu ver-stehen. Insbesondere sollen damit die Zusammenhänge zwischen Geschäfts-prozessen und IT-Systemen transparent dokumentiert werden. Im Rahmen einer steuerlichen Prüfung muss ein Unternehmen seine Verfahrensdokumentationen auf Verlangen aushändigen können.

*) GoBD-Verwaltungsvorschrift: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechlich rele-vanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßi-ger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzver-waltung im Rahmen von Außenprüfungen.

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Was steht in einer Verfahrens- dokumentation?Zusammenhänge von Prozessen, Verfahren und Systemen im Unter-nehmen müssen verständlich und vollständig dokumentiert sein

Anhand einer Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse soll der Umgang mit digitalen Belegen für einen sachkundigen Dritten nachvoll-ziehbar sein. Inhaltlich werden sämtliche Prozesse, Vorgehensweisen und Kon-trollen dokumentiert, die bei der Durchführung der digitalen Buchführung anfallen.

Dabei ist keine bestimmte Form der Dokumentation vorgeschrieben. Allerdings ist es empfehlenswert, Prozessabläufe zusätzlich grafisch zu illustrieren und der Dokumentation ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen. Bei besonders umfangrei-chen Dokumentationen bzw. bei jenen, die eine häufige Anpassung erfordern, kann es vorteilhaft sein, für jeden einzelnen Punkt auf eine eigene Teil-Verfah-rensdokumentation zu verweisen. Dies hat den Vorteil, dass bei etwaigen Pro-zess- bzw. Verfahrensänderungen nicht die komplette Dokumentation angepasst werden muss, sondern nur das entsprechende Teildokument. Ebenso lässt sich die Aktualität der einzelnen Teildokumente einfacher handhaben, da Prozessbe-teiligte sich nur auf den Teil konzentrieren müssen, für den sie verantwortlich sind. Eine Versionierung wird demnach durch die Erstellung und Pflege eines Haupt-dokuments mit jeweiligen Unterdokumenten, die in einem Inhaltsverzeichnis auf-gelistet bzw. verlinkt sind, deutlich erleichtert. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsbelege, deren Umgang damit beschrieben wird.

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Die verschiedenen Prozesse, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein müssen, werden nachfolgend aufgezeigt:

• Rechnungserstellung Bezüglich der Erstellung von Rechnungen muss festgehalten sein, welche Stellen bzw. Organisationseinheiten Ausgangsrechnungen erfassen, wel-che IT-Systeme beteiligt sind, wie dann weiter mit den Ausgangsrechnungen bzw. den Dateien verfahren wird und auf welche Weise eine nachträgliche Veränderung verhindert wird, unabhängig davon, ob es sich um papierhafte oder elektronische Rechnungen handelt.

• EingangsrechnungenAuch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in der Verfahrensdoku-mentation festzuhalten. Die beteiligten Stellen und IT-Systeme, die elektroni-sche Rechnungen verarbeiten, die Abläufe sowie die Archivierung sind hier besonders herauszustellen. Handelt es sich um papierhafte Eingangsrech-nungen, die mittels „ersetzendem Scannen“ zur Weiterverarbeitung digitali-siert werden, sind auch hier alle involvierten Stellen/Organisationseinheiten sowie Prozessschritte in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Auch die Auflösungen und Dateiformate etc. müssen näher beschrieben sein. Werden die papierhaften Eingangsrechnungen nicht digitalisiert, sondern im papierhaften Original weiterverarbeitet und archiviert, sind analog dazu Beteiligte und Verfahren zu dokumentieren. Im Kontext des Rechnungsein-gangs spielt das sogenannte innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKS) eine tragende Rolle. Es soll sicherstellen, dass die Vorschriften einer ordnungs-gemäßen Buchführung im Unternehmen auch tatsächlich eingehalten wer-den. Dazu zählen u. a. Plausibilitätsprüfungen, anhand derer unvollständige bzw. fehlerhafte Angaben in Eingangsrechnungen identifiziert werden. Wie mit derartigen Rechnungen im Unternehmen umgegangen wird, ist ebenfalls in der Verfahrensdokumentation näher zu beschreiben.

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• Bargeldkassenbzw.KassensystemenNeben den genannten Verfahren in der Rechnungsabwicklung muss auch der Umgang mit Bargeldkassen bzw. Kassensystemen, wie Registrierkas-sen oder Taxameter, innerhalb einer solchen Dokumentation erläutert sein. Dies betrifft insbesondere beteiligte Stellen, Methoden und Systeme zur Ermittlung der Kassenbestände.

• ArchivierungsteuerrelevanterDatenundDokumenteDarüber hinaus ist die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente innerhalb dieses Dokuments von zentraler Bedeutung. Neben den jeweili-gen Organisationseinheiten bzw. Stellen, Abläufen und IT-Systemen ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, wie sichergestellt wird, dass diese Daten und Dokumente nicht verändert werden können. Dabei sind insbe-sondere hardware- und softwaretechnische sowie organisatorische Maß-nahmen, wie auch die Methoden zur Datensicherung näher zu erläutern.

Wie kann die Struktur einer Verfahrensdokumentation aussehen?Übersichtliches Hauptdokument mit Verweis auf Teildokumente

Deckblatt

Inhaltsverzeichnis

Einleitung• Zielsetzung des Dokuments• Kurzinformation zum Unternehmen• Geltungsbereich der Verfahrensdokumentation

Organisatorisches/Rahmenbedingungen• Eingesetzte Hard- und Software• Verantwortlichkeiten/Ansprechpartner• Internes Kontrollsystem (IKS)• Umsetzung der Informationssicherheit

Verfahren und Prozesse• Kurzüberblick: Prozesse der Rechnungsabwicklung• Verarbeitung und Archivierung papierhafter Rechnungen• Ersetzendes Scannen papierhafter Rechnungsbelege• Verarbeitung und Archivierung digitaler Rechnungsbelege• Umgang und Archivierung von Belegen aus Kassen/-systemen

Mitgeltende Unterlagen• Anwender- und Systemdokumentationen• Bedienungsanleitungen• Schnittstellenspezifikationen• Zugriffsberechtigungskonzepte• Verträge mit Dritten/Dienstleistern

Änderungshistorie zum Dokument

Glossar

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Wo finde ich weiterführende Informationen?Informationen zu GoBD, Muster- und Praxisbeispiel einer Verfah-rensdokumentation, Interview mit Steuerberater & Co.

GoBD-VerwaltungsvorschriftvomBundesministeriumderFinanzen(BMF):www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Wei-tere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

Leitfaden„DieGoBDinderPraxis“vonPSPMünchen:www.gobd.de

Muster-VerfahrensdokumentationderArbeitsgemeinschaftfürwirtschaftli-cheVerwaltunge.V.(AWV):www.awv-net.de/fachergebnisse/themenfokus5/musterverfahrensdoku

InterviewmitSteuerberaterundvereidigtemBuchprüfer,PetertomSuden:www.kmu-erechnung.de/interview-verfahrensdokumentation

AnonymisierteVerfahrensdokumentationundFallstudien,entstandenausdemForschungsprojekt„EffizienteGestaltungderRechnungsabwicklungimZeitalterderDigitalisierung“inZusammenarbeitmitPraxisunternehmen:www.kmu-erechnung.de/veroeffentlichungen

FallbeispieleundStudienzurE-RechnungvomeBusiness-LotsenOstbayern:www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

ImpressumHerausgeber und Redaktion: ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße 25 93053 Regensburg agentur@ibi.de www.handel-mittelstand.digital

Gestaltung und Produktion: Michael Diener, Sabine Pur Mittelstand 4.0-Agentur Handel

Bildnachweis: eschmidt2717/Fotolia (Titel), ictor/Fotolia (Seite 5)

Stand: November 2017

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Kompetenzzentren der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“

Agenturen der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“

Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Regionale Schaufenster Digitales Handwerk

Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Textil-vernetzt

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum IT-Wirtschaft

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg

Mittelstand 4.0-Agentur Cloud

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Usability

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen

Kompetenzzentrum Digitales Handwerk

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover

Mittelstand 4.0-Agentur Prozesse

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Dortmund

Mittelstand 4.0-Agentur Handel

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserlautern

Augsburg

Berlin

Hannover

Dresden

Regensburg

Oldenburg

Hamburg

Dortmund

Stuttgart

Ilmenau

Darmstadt

Kaiserslautern

Chemnitz

Bayreuth

Koblenz

Magdeburg

Lingen

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Cottbus

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Siegen

SiegenMittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandardsKöln

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Saarbrücken

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg

RostockMittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Rostock

Cottbus

Valley

Saarbrücken

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen

ÜberMittelstand-DigitalMittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforde-rungen der Digitalisierung. Regionale Kompetenzzentren helfen vor Ort dem kleinen Einzelhändler genauso wie dem größeren Produktionsbetrieb mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Netzwer-ken zum Erfahrungsaustausch und praktischen Beispielen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenlose Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de

ÜberdieMittelstand4.0-AgenturHandelDie Mittelstand 4.0-Agentur Handel ist Teil der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“, die im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Ener-gie (BMWi) gefördert wird.Hinter der Agentur stehen ibi research und das IFH Köln, die mit ihrer lang-jährigen Expertise in Fragen rund um Handel und E-Commerce im Rahmen von Mittelstand 4.0 dazu beitragen, kleine und mittlere Unternehmen für das digitale Zeitalter fit zu machen. Weitere Informationen finden Sie unter www.handel-mittelstand.digital