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Eingangsrechnungen und e-InvoiceVerarbeitung von Papierbelegen und elektronischen Rechnungen mit SAP®

AFI-Vertrieb (Fr. Henkies) mit Erfahrungsbericht Paulinenpflege Winnenden (Hr. Abbrecht)BeB-Fachtag Informationsverarbeitung am 17.04.2013

Einkaufsbestellung

Bessere Lösung | Besser Direkt

AFI-Lösungen für Beschaffung und Rechnungsprüfung

Waren/DienstleistungRechnungseingang

RechnungsprüfungFreigabe-Workflow

BedarfsanforderungFreigabe-Workflow

Bedarf

Lieferanten-Kommunikation

Zahlungsausgang

Auftragsbestätigung

DirectInvoiceControl

Modulare Systemarchitektur für flexible Rechnungsprüfung

Scan Extraktion Validierung EDIElektronische Formate

E-Mail + PDF

SupplierPortal

MobileDevices

Dokumentendigitalisierung und Datenausleseverfahren

Scan: Rechnungsdigitalisierung mit marktführendem Scan-Client

Frühe Archivierung: Sichere Aufbewahrung in jedem SAP®-ArchiveLink-zertifizierten Archivsystem verhindert Dokumentverluste

Datenextraktion: Freiform-OCR für automatische Dokumentlesung und Plausibilisierung erkannter Daten gegen SAP®-Stammdaten

Validierung: (Optionale) Sichtprüfung und -ergänzung erkannter Daten mit dem Dokumentenbild

Datenabgleich: Automatische Bearbeiterfindung, Bestellungszuordnung, Sachkonten-Vorschläge in SAP®


Die Lösung (I): Vorstrecke

Vollständige Transparenz und Prozesskontrolle im SAP®-ERP-System

Monitor: Das zentrale Rechnungseingangsbuch schafft Transparenz

Center: Die einheitliche Bearbeitung aller Rechnungsarten in einer SAP®-Anwendung (MM/FI-Belege, mit oder ohne Bestellbezug)

Workflow: Freigabeprozesse auf Basis des automatische SAP® Business Workflows mit grafischer Modellierung

SupplierCOM: Einfache Kommunikation mit Lieferanten per Formschreiben-Erstellung zur Rechnungsklärung/-beanstandung in SAP®


Die Lösung (II): Rechnungsbearbeitung

Zusatzmodule erleichtern häufige Aufgaben in der Rechnungsbearbeitung

Webportal: Teilnahme an Freigabeprozessen für Nicht-SAP® -Benutzer mit umfangreichen Bearbeitungsfunktionen per Webbrowser

Mobile: Mobile Rechnungsfreigabe per Smartphone

Elektronische Rechnungen: Integration und einheitliche Bearbeitung elektronischer Rechnungsformate (EDI, Digitale Signatur, etc.)

SupplierPortal: Webportal für Lieferanten zur Selbstbeauskunftung über den Status jeweils gestellter Rechnungen

Optimizer: Rasche Analyse und schnelle Optimierung von Stammdaten im Umfeld der Rechnungsbearbeitung


Die Lösung (III): Prozess-Umfeld

Werkzeuge zur Integration begleitender Dokumente: Clevere Tools 4 SAP®

DirectScan: Scannen von Dokumenten direkt in SAP®

DirectMail: Anhängen von Emails direkt in SAP®

DirectOffice: Anhängen diverser Office-Dateien in SAP®

DirectList: Mehr Übersicht zu Dateianhängen in SAP®

DirectFinder: Clevere Akten direkt und einfach in SAP®

Alle Cleveren Tools 4 SAP® sind einfach, preiswert und unabhängig vom eingesetzten Archivsystem (SAP®-ArchiveLink-Schnittstelle) und unabhängig von DirectInvoiceControl


Die Lösung (IV): Prozess-Umfeld

Einführung eines digitalen Rechnungseingangsworkflow, Erfahrungsbericht aus Anwendersicht von Herrn Andreas Abbrecht, Paulinenpflege Winnenden e. V.

DirectInvoiceControl produktiv im Einsatz seit Oktober 2012 für die papierlose Verarbeitung von ca. 23.000 Eingangsrechnungen p.a.

Zentraler Posteingang in Winnenden und Scannen in einer Werkstatt der Paulinenpflege als Service-Dienstleistung

180 Rechnungsfreigeber sind über das DirectInvoiceControl-Webportal in den Workflow eingebunden, da viele Rechnungen ohne Bestellbezug

Vernichtung der Papierbelege erfolgt ca. 6 Wochen nach dem Scannen

Archivierung der Rechnungsdokument über SAPERION-ECM

Erfahrungsbericht Paulinenpflege Winnenden

DirectInvoiceControl e-Invoice

Projektanlass: Steigendes Rechnungsvolumen bei gleichbleibendem Personalschlüssel von 1,5 Mitarbeiter im Rechnungswesen

Beschleunigung der Rechnungsprüfungs-Prozesse, die durch dezentrale Standorte und lange Postwege sehr lange dauerten

Projekterfolg:

Mehr Transparenz durch zentrales Rechnungseingangsbuch in SAP

Beschleunigte Rechnungsprüfungsprozesse spart Arbeitszeit bei allen Prozess-Beteiligten ein

Mehr Qualität und Sicherheit durch Vereinheitlichung von Prozessen, Freigabe-Betragsgrenzen u.v.m.

Erfahrungsbericht Paulinenpflege Winnenden


Gesundheits-wesen


Weitere AFI-Referenzen

Eine Auswahl aus dem…

Prozessbeispiele


File System

Bild-Datei DatenPapier

E-Mail Server

EDI-DatenformatScannen

Rechtliche Grundlagen seit 1. Juli 2011


Geänderte EU-Richtlinie zur Rechnungsstellung vom 13.07.2010

Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen RechnungenKeine erhöhten Anforderungen an Papier- oder elektronische Rechnung

Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, aber weiterhin möglich

Innerbetriebliches Kontrollverfahren, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit sicher stellt

Umsetzung der EU-MwStSysRL in nationales Recht zum 1. Juli 2011: BMF-Schreiben „Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung“

Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012

Vorsteuerabzugsberechtigung durch Besitz der Rechnung und

Vollständigkeit/Richtigkeit nach §§ 14 UStG

Herkunft der Rechnung

Unversehrtheit des Inhalts

Sachliche Richtigkeit der Rechnung

Rechnung, Buchung und Zahlung müssen sich aufeinander beziehen

El. Rechnungsübermittlung erfordert die Zustimmung des Empfängers

Revisionssichere Archivierung der Rechnung

Vorgaben seitens GoBS und GDPdU (Verfahrensbeschreibung)

Lesbarkeit der Rechnung

Welche Regeln müssen beachtet werden?


Lesbarkeit

„Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.“


Darstellung von InhaltenDarstellung der PflichtfelderDarstellung in Listenform

PapierGeeigneter ViewerStrukturierte Daten

Eher gemeint: menschenlesbar darzustellen

Mögliche Darstellungsformen


Ist aufzubewahren



Rechnungen [ Papier | Digital ]

IntegritätUnversehrtheit des Inhalts

(Keine Veränderung der Daten)

AuthentizitätEchtheit der Herkunft

(Eindeutige Identifizierung des Rg.-Ausstellers)

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Papier Digital

Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad

„Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnungmit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt“

KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung?Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger?

Prüfpfad: Prüfung auf Authentizität und Integrität Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellung, Lieferschein, …Form obliegt dem Unternehmen selbst



DIRECTINVOICECONTROL bietet die Möglichkeit das innerbetriebliche Kontrollverfahren lückenlos abzubilden.

Antwort:

Aufbewahrung/Archivierung

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Papier- und elektronische RechnungPapier kann digitalisiert werden (GoBs)

Elektronische Rechnung im „originiären Format“ (GdPdU)

Alleiniger Papierausdruck der elektronischen Rechnung nicht zulässig

Sicherstellung von Echtheit, Unversehrbarkeit und Lesbarkeit



1. Rechnungsbeleg als Papier

Rechnungs-prüfung in SAP


Extraktion

Validierung

Archiv

1. Sortierung, Stapeltrennung und Scannen der Papierbelege erzeugt eine Bilddatei (PDF/TIF)

2. Auslesen der Rechnungsdaten

3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten sichert hohe Datenqualität

4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP(Workflow, Buchung, Zahlung)

5. Archivierung der Bilddatei

2. Rechnungsbeleg als Bild-Datei



Extraktion

Validierung

Archiv

1. Automatische Abholung der Rechnungsbelege aus eMail-Account oder File System (Bilddatei liegt als PDF/TIF vor)

2. Auslesen der Rechnungsdaten

3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten sichert hohe Datenqualität

4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP(Workflow, Buchung, Zahlung)

5. Archivierung der Bilddatei

E-Mail File

3. Elektronische Rechnungsdatei



Archiv

1. Automatische Abholung der elektronischen Rechnungsdatei aus eMail-Account oder File System oder e-Invoice Dienstleister

2. EDI-Rechnungsdatenformate sind definiert z.B. als ELFE, ELMO, EDIFACT-Invoice etc.

3. Automatische Konvertierung, Prüfung, Kontierung und regelbasierte Verarbeitung der Daten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (optionale Bilddatei für Workflow bereitstellen)

4. Archivierung der Rechnungsdatei und der Bilddatei

EDI-Datenformat

Die Umsetzungsvariaten im Überblick


Rechnungsprüfung in SAP

Extraktion

Validierung

Archiv

Bild-Datei

Rechnungsdaten

Bild-Datei & Rechnungsdaten

Bild-Datei Rechnungsdatenformat & Bilddatei

Optional: Bild-Datei erstellen

EDI-DatenformatPapier E-Mail File

Schnelle Projektumsetzung, geringer techn. Aufwand

Lieferanten fordern zunehmend PDF per E-Mail

Reduzierte Scan-Arbeitszeit, aber keine Einsparung der Arbeitsschritte Datenextration, Validierung und Rechnungsprüfung/Kontierung

Kosten-Nutzen-Bewertung der Varianten


Initialer Aufwand, um Prozesse und EDI-Formate abzustimmen und technisch einzurichten (optional: Lookalike-Dokument erzeugen)

Arbeitsschritte Datenextraktion, Validierung entfallen

Hohe Automation bei der Rechnungsprüfung, automatische Kontierung und Buchung erreichbar

E-Mail File

EDI-Datenformat

Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses

Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge

Kosteneinsparungspotenzial

Abschaffung Papierarchiv

Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

Umwelt

Elektronische Rechnung als Mehrwert


Produktübersicht


Purchase-to-Pay ProzessPurchase-to-Pay Prozess Order-to-Cash ProzessOrder-to-Cash Prozess

Clevere Tools 4 SAP®Clevere Tools 4 SAP®


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AFI - P. M. Belz Agentur für Informatik GmbHJulius-Hölder-Str. 39D-70597 Stuttgart

[email protected]: 07 11 / 72 842 – 100www.afi-solutions.com

AEB & AFIBeide Unternehmen sind Teil der Gruppe P.M. Belz und Spezialisten im Bereich effizienter und sicherer Steuerung von Wirtschaftsdaten und -nachrichten

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Weitere Informationan: Definition e-Invoicing


E-Invoicing umfasst alle Bereiche der elektronischen Rechnungserstellung und des papierlosen Versandes der Rechnungsdaten unabhängig vom Format mittels E-Mail, EDI oder Internet.

E-Invoicing ist eine moderne, zuverlässige, sichere, rechtskonforme und papierlose Methode zum Austausch von Rechnungen für Güter, Dienstleistungen und andere Transaktionen.

(1) Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).

Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.

Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z.B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Zu § 14 UStG (§§ 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit 01.07.2011

Quelle: www.bundesfinanzministerium.de 2013


(2) Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Der Rechnungsaussteller ist - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt.

Elektronische Rechnungen können z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28. 4. 2011, BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.




(3) Papier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten sind.

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.




§ 14 UStG

(…) Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.

Stellvertreterdokument - Lesbarkeit



Bitkom: Vereinfachte Regeln für die elektronische Rechnung

Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Abschnitt 14.4

Weitere rechtliche Grundlagen


Documents

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