INNOVATIONSVERBUND »FUTURE MEETING SPACE« · 2017. 11. 23. · Infografik Szenarien Innovationskatalog . Future Meeting Space | Management Summary Projektphase 1. 2 ... „Design

INNOVATIONSVERBUND »FUTURE MEETING SPACE«

http://future-meeting-space.de

Im Innovationsverbund „Future Meeting Space“, den das GCB mit dem Fraunhofer IAO

und dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. initiiert hat,

werden derzeitige Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche analysiert und

systematisiert, um darauf aufbauend technische, organisatorische und räumliche

Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln

PHASE 1

Im Innovationsverbund „Future Meeting Space“ stellen sich die Initiatoren dem

internationalen Wettbewerb. Das Ziel ist es, Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche

zu analysieren und systematisieren, um darauf aufbauend technische, organisatorische

und räumliche Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln.

Im Rahmen der Forschungs- und Entwicklungsarbeiten der ersten Forschungsphase, die

im Juni 2016 endete, wurden auf Basis von Literatur- und Technologierecherchen,

Experteninterviews und Fokusgruppen ein Innovationskatalog erarbeitet. Daraus wurden

sechs sogenannte „Future Meeting Szenarien“ entwickelt, welche die

Veranstaltungswirtschaft zukünftig beeinflussen, und am Markt gespiegelt. Hierbei

wurden die Bereiche Gesellschaft, Didaktik und Methodik, Technologie, Mobilität und

Infrastruktur beleuchtet.

Um den Forschungspartnern des Innovationsverbunds, deren Mitgliedern und Kunden die

Ergebnisse zugänglich zu machen, wurden aus den sechs Szenarien zukünftiger

Veranstaltungsformen das interaktive Szenario „Future Meeting Room“ auf

konzeptioneller Ebene entwickelt und im „Future Meeting Guide“ beschrieben, um künftig

http://future-meeting-space.de/

auftretende Teilnehmerbedürfnisse und -Anforderungen abdecken zu können. Der

Ergebnisband „Management Summary“ präsentiert die wichtigsten Ergebnisse der ersten

Forschungsphase.

PHASE 2

Nach erfolgreichem Abschluss der Forschungsphase 1 des „Innovationsverbunds „Future

Meeting Space“ im Juni 2016, ist im März 2017 die zweite Forschungsphase gestartet.

In der eineinhalb Jahre andauernden Phase werden nun die Fragen untersucht, welche

unterschiedlichen Teilnehmertypen es gibt und wie sich die Nutzung unterschiedlicher

methodischer und technologischer Elemente bei Veranstaltungen auf Wissensvermittlung,

Lernerfolg, Netzwerken und Erlebniswert bei unterschiedlichen Teilnehmertypen (z. B.

Prosument, Konsument) auswirkt.

Aufbauend auf den Ergebnissen aus Phase 1 wurde ein geeignetes Studiendesign

entworfen und ein Fragenset aus Nutzerperspektive in Form eines Fragenkatalogs

entwickelt. Das Ziel ist es weltweit Teilnehmer über Ihre Erfahrungen bei Tagungen und

Kongressen über ein Webportal zu befragen. Füllen Sie jetzt den Fragebogen aus und Sie

erhalten direkt Feedback zu Ihrem Teilnehmertyp!

Nehmen Sie jetzt an der Umfrage teil!

Im Sommer 2018 erfolgt die Auswertung und Analyse der Daten. Es werden

Handlungsoptionen abgeleitet und kritische Erfolgsfaktoren identifiziert und in einem

Ergebnisband der Veranstaltungsbranche präsentiert.

https://websurvey.iao.fraunhofer.de/survey/index.php/588371?lang=de

Neben den Konsortialführern GCB und EVVC sowie dem Fraunhofer IAO als

Projektbearbeiter besteht der Innovationsverbund der zweiten Phase aus den folgenden

Forschungspartnern:

Zusätzlich unterstützt uns die Education Foundation der Professional Convention

Management Association (PCMA).

Anhänge:

Management Summary

Infografik Szenarien

Innovationskatalog

Future Meeting Space | www.future-meeting-space.de

Management Summary Projektphase 1

http://www.future-meeting-space.de

2

„ DER FORTSCHRITT LEBT VOM AUSTAUSCH DES WISSENS.“ Albert Einstein

3

Inhalt

1. Zusammenfassung 04

2. Projektbeschreibung 05

3. Ausgangslage und Herausforderungen 06

Veranstaltungsstandort Deutschland: Innovationen und gesellschaftliche Veränderungen 06

Veranstaltungswirtschaft in Deutschland: Vernetzung, Zusammenarbeit und Integration 10

4. Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken 13

Sechs Anforderungen an einen Meeting Space 13

Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend 14

Future Meeting Room 20

5. Fazit 22

Acht Erkenntnisse aus den Fokusgruppen und von Experten 23

Methodik und Vorgehen 23

Impressum 24

Inhalt

4

Positions-Papier

Megatrends

Studie

FutureMeetingSpace

1. Zusammenfassung

Die Veranstaltungsbranche ist im Umbruch. Das Projekt „Future Meeting Space“ zeigt deshalb nicht nur Entwick-

lungen und Chancen auf, sondern gibt klare Handlungsempfehlungen. Das GCB German Convention Bureau e. V.

hat dafür mit dem EVVC Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., dem Fraunhofer-Institut für Ar-

beitswirtschaft und Organisation IAO und weiteren Forschungspartnern zusammengearbeitet. Ein Ergebnisband

fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgrup-

pen zusammen. Die vorliegende Management Summary präsentiert seine wichtigsten Erkenntnisse.

Auf der Basis der bisherigen Ergebnisse wurden sechs Szenarien zukünftiger Veranstaltungsformen entwickelt.

Als Umsetzungsbeispiel wurde daraus das interaktive Szenario „Future Meeting Room“ ausgewählt und ausgear-

beitet, um künftig auftretende Teilnehmerbedürfnisse und -Anforderungen abdecken zu können.

Zusammenfassung

5

2. Projektbeschreibung

Im Innovationsverbund „Future Meeting Spa-

ce“ stellen sich das GCB German Convention

Bureau e. V. sowie der Europäische Verband

der Veranstaltungs-Centren e. V. gemeinsam

mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirt-

schaft und Organisation IAO dem internatio-

nalen Wettbewerb.

Unterstützt werden sie dabei von For-

schungspartnern, die den gesamten Markt re-

präsentieren. Dazu gehören: Drees & Sommer

AG, KFP Five Star Conference Service GmbH,

Seven Centers of Germany, Tourismus NRW e. V.

sowie das visitBerlin Convention Office.

Das Ziel: Entwicklungen in der Veranstal-

tungsbranche analysieren und systematisie-

ren, um darauf aufbauend technische, organi-

satorische und räumliche Anforderungen für

erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln

Im Rahmen der Forschungsarbeit hat der

Innovationsverbund einen Innovationskatalog

erstellt, Experteninterviews und Fokusgrup-

pen durchgeführt sowie sechs verschiedene

Szenarien ausgearbeitet, welche die Veran-

staltungswirtschaft zukünftig beeinflussen

können. Das Projekt beleuchtet systematisch

Entwicklungen in den Bereichen Gesellschaft,

Didaktik und Methodik, Technologie, Mobilität

und Infrastruktur.

Mit Experteninterviews wurden die identifi-

zierten Entwicklungen aus verschiedenen Per-

spektiven gespiegelt; Fokusgruppen haben

diese aus verschiedenen Nutzerperspektiven

reflektiert.

„Die Konkurrenz auf

der Angebotsseite wird

sicherlich wachsen. Damit

stellt sich die Frage: Wie

schaffe ich es, weltweite

Aufmerksamkeit für

das, was ich habe, […] zu

erregen?“

Prof. Dr. Joachim Kahlert,

LMU München

Projektbeschreibung

Mi

393 Personen

7208Locations

3,06Mio.

Events

57Mrd. €

Der Markt

Mio.

Quelle: EITW, eigene Erhebung und Anbieterbefragung 2016: Verschiedene Abfragen; Tourismus-politischer Bericht der Bundesregierung, 17. Legislaturperiode, Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi)

Forschungspartner

6

Deutschland nimmt als Standort für Veran-

staltungen eine herausragende Position ein.

Denn neben dem hervorragenden Preis-Leis-

tungs-Verhältnis und der ausgezeichneten

Infrastruktur punktet Deutschland mit

umfassendem Know-how in vielen Bereichen

der Wirtschaft und Wissenschaft.

Vor allem in sechs Bereichen bieten deut-

sche Städte und Regionen wertvolle Kon-

takte oder thematisch passende Rahmen-

programme für Veranstaltungen: Medizin

und Gesundheit, Transport, Logistik und

Verkehr, Chemie und Pharma, Technologie

und Innovation, Energie und Umwelt sowie

Finanzdienstleistungen.

Internationalität und interkulturelle Kompetenzen

Die Anzahl von Veranstaltungen und interna-

tionalen Teilnehmenden in Deutschland hat

in den letzten Jahren konstant zugenommen.

Im Ländervergleich steht Deutschland als

Destination für Tagungen und Kongresse

europaweit auf Platz eins, weltweit nach den

USA auf Rang zwei. Insgesamt gab es 2015 in

Deutschland 3,06 Millionen Veranstaltungen

mit 393 Millionen Teilnehmenden.

Aufgrund der Globalisierung und der zuneh-

menden Vernetzung von Veranstaltungen

und Teilnehmenden werden interkulturelle

„Menschen müssen sich

mehr auf Neues einlassen:

Neue Formate einbinden,

sich hineindenken und bei

Veranstaltungen üben eine

neue Kultur zuzulassen.“

Prof. Dr. Reinhold Leinfelder,

Freie Universität Berlin

3. Ausgangslage und Herausforderungen Veranstaltungsstandort Deutschland: Innovationen und gesellschaftliche Veränderungen

�292 Mio.

2,60 Mio.

2,80 Mio.2,76 Mio.

2,46 Mio.

2,69 Mio.2,72 Mio.

2,97 Mio.3,01 Mio.

3,04 Mio. 3,06 Mio.

314 Mio.318 Mio. 302 Mio.

323 Mio.

338 Mio.

362 Mio.

371 Mio.

383 Mio.

393 Mio.

Teilnehmer Veranstaltung

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

ENTWICKLUNG DER TEILNEHMER UND VERANSTALTUNGEN

Ausgangslage und Herausforderungen

Quelle: EITW, Anbieterbefragung 2007-2015: Gesamtzahl der Veranstaltungen; Gesamtzahl der Teilnehmer

7

„Menschen wollen invol-

viert sein und mitgestalten,

und wenn es um Wissens-

vermittlung geht, dann

wollen sie nicht nur zuhö-

ren, sondern aktiv lernen.“

Evelyn Bodenmeier, die

omnikraten

1. USA

2. Deutschland

3. Spanien

4. Großbritannien

5. Frankreich

6. Italien

7. Japan

8. China

9. Niederlande

10. Brasilien

1. Paris

2. Wien

3. Madrid

4. Berlin

5. Barcelona

6. London

7. Singapur

8. Amsterdam

9. Istanbul

10. Prag

DEUTSCHLAND IST EINE FÜHRENDE KONGRESSDESTINATION

�2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

14 Mio.

17 Mio. 17 Mio.18 Mio.

19 Mio.

20 Mio.

22 Mio.

23 Mio.

26 Mio.

28 Mio.

INTERNATIONALE TEILNEHMER AN VERANSTALTUNGEN

Kompetenzen immer wichtiger. Das zeigt die

steigende Anzahl der internationalen Gäste.

2015 kamen 7,2 Prozent aller Teilnehmenden

aus dem Ausland – doppelt so viele wie 2006.

Neue Anbieter am Markt stellen aber auch

eine Tagungs- und Kongressdestination wie

Deutschland vor Herausforderungen. Denn sie

steigern durch modernste Infrastrukturen (z.

B. Messe- und Kongresszentren, Flughäfen)

oder durch deutlich geringere Nebenkosten

erheblich den Wettbewerbsdruck.

Außerdem wandeln sich die Zielgruppen.

Ausgelöst von gesellschaftlichen Verände-

rungen verändern sich die Bedürfnisse der

Teilnehmenden stetig – und immer schneller.

Wunsch nach Partizipation und Interaktion nimmt zu

Treiber der aktuellen gesellschaftlichen

Veränderungen sind auf der einen Seite der

Wunsch nach mehr Mit- und Selbstbestim-

mung sowie die Suche nach passenderen

Lösungen, auf der anderen Seite das erhöhte

Sicherheitsbedürfnis. Die Menschen möch-

ten trotz wahrgenommener Sicherheitsri-

siken nicht auf die persönliche Interaktion

verzichten. Veranstaltungen müssen diesem

Bedürfnis gerecht werden und zum Bei-

spiel auf Datensicherheit achten. Auch die

Reise-und Aufenthaltssicherheit spielen eine

wichtige Rolle.

Bereits heute nehmen die Angehörigen der

„Generation Y“ aktiv an Veranstaltungen

teil. Sie möchten ihr Wissen erweitern und

ausbauen, es gemeinsam mit anderen ana-

lysieren und diskutieren sowie das Gelernte

aktiv anwenden. Interaktion und Austausch

rücken in den Fokus – ergänzt durch prakti-

sche Anwendung und die Vermittlung eines

Erlebniswerts.

Formate wie „Innovation Boot Camps“ oder

„Design Thinking“ sollen die Kreativität

aller Teilnehmenden fördern. „Matchma-

king“-Maßnahmen unterstützen den Ausbau

des eigenen Netzwerks und Konzepte wie

„Gamification“ bieten neue Erlebniswerte.


Infrastruktur

STANDORTVORTEILE DEUTSCHLAND

Preis-

Leistung

wirtschaftliche, wissenschaftliche

Kompetenzen

Quelle: GCB-eigene Darstellung

Quelle: Meeting- & EventBarometer 2010-2015

Quelle: ICCA Ranking 2015

8

Teilen und Tauschen statt Kaufen

„Share Economy“ oder kurz: „shareconomy“

ist eine weitere Entwicklung. Der Trend,

Güter zu teilen, zeigt sich zum Beispiel

darin, dass Teilnehmende bei der An- und

Abreise vermehrt auf Sharing-Angebote bei

Verkehrsmitteln und Übernachtung zurück-

greifen.

Insbesondere in sozialen Netzwerken ist die

„shareconomy“ deutlich erlebbar. Nutzer

teilen dort ihre Erfahrungen und Meinungen

öffentlich mit anderen Mitgliedern – auch

über Veranstaltungen. Einige Formate

reagieren genau auf diese Entwicklung, wie

zum Beispiel die sogenannten „Instawalks“,

bei denen Teilnehmende dazu aufgefordert

werden, Bilder und Erfahrungen von einer

Veranstaltung auf Instagram zu teilen und

mit einem gemeinsamen „hashtag“ zu

versehen. Der Austausch mit anderen wird

zum essenziellen Veranstaltungsbedürfnis.

Vor allem ältere Teilnehmende möchten ihre

jahrelang gesammelten Erfahrungen wei-

tergeben und gleichzeitig auf dem neuesten

Stand bleiben.

Technologische Innovationen begünstigen individuelle Lösungen

Der Wunsch nach Veranstaltungen, die

individuell auf die eigenen Bedürfnisse zu-

geschnitten sind („customization“), nimmt

zu. Wie beim Neuwagenkauf, bei dem sich

Kunden mit einem Konfigurator ihr „per-

sönliches“ Auto zusammenstellen können,

richtet auch die Veranstaltungsbranche ihre

Angebote individueller aus. Und wie auf den

Konsummärkten wird das auch hier durch

technologische Entwicklungen und Innova-

tionen unterstützt bzw. erst ermöglicht.

Zum Beispiel, indem virtuelle Räume ge-

schaffen und als erweiterte Realität erlebt

werden, oder indem die Vernetzung durch

digitale Dolmetscher sowie großformatige

und intuitiv bedienbare Kollaborationstech-

niken vorangetrieben wird. Individuellere

„The sharing economy sys-

tem and the city manage-

ment systems are infected

a lot by digitalization.“

Prof. Greg Clark CBE, The

Business of Cities Limited

„Löst eine Technologie

alle anderen ab? Es wird

stattdessen immer stärker

zu einem Miteinander.“

Prof. Dr. Jens Gerken, West-

fälische Hochschule


9

Innovationskatalog

Die Highlights des Innovationskataloges wurden publiziert und

können auf der Projekthomepage unter www. future-mee-

ting-space.de abgerufen werden.

Kommunikation und Zusammenarbeit wer-

den so auch über weite Distanzen selbstver-

ständlich.

Der technologische Fortschritt verändert

– und individualisiert – aber auch das Mo-

bilitäts- und Reiseverhalten der Menschen,

weil sie ihre Fortbewegungsmittel immer

flexibler kombinieren. Auch hier eröffnet

einerseits der technische Fortschritt neue

Möglichkeiten, zum Beispiel beim „autono-

men“ Fahren, vernetzten Fahrzeugen oder

bemannten Drohnen. Andererseits steigt die

Nachfrage nach Carsharing, Mitfahrgelegen-

heiten und ÖPNV – auch aus ökologischen

Gründen. Das An- und Abreiseverhalten wird

gemeinschaftlicher organisiert. Technolo-

gische Innovationen ermöglichen es, dem

Bedürfnis nach individuellen Veranstaltungs-

angeboten Rechnung zu tragen, sie verein-

fachen aber auch den Ablauf vor Ort, zum

Beispiel durch bargeldlose Bezahlsysteme.

[…] Im Großen und Ganzen besteht der Wunsch,

dass sich mit der neuen Technologie auch das

Nutzerverhalten verändern wird, aber man muss

gerade andersherum denken.“

Prof. Dr. Werner König, Hochschule Worms


10

Weniger ist mehr. Teilnehmende fordern

verstärkt „auf das Wesentliche reduzier-

te“ Veranstaltungen. Begegnungen, der

persönliche Austausch sowie das gemein-

same Erleben stehen im Mittelpunkt. Ein

Trend, der, verbunden mit einem hohen

Grad an Mitbestimmung („Co-Creation“) der

Teilnehmenden, Veranstaltungen attraktiver

macht.

Vor allem, wenn auch die Organisation flexi-

bler gehandhabt wird. Ein fest vorgegebener

Rahmen kann bei der Themenfokussierung

helfen, dennoch sollten ausreichend Raum

und Zeit für die Vernetzung untereinander

geboten werden.

Digitale Tools fördern die Vernetzung

Die Vernetzung der Teilnehmenden un-

tereinander ist deshalb zukünftig eines

der zentralen Veranstaltungselemente.

Dieses Element kann gezielt mit digitalen

„Matchmaking“-Tools unterstützt werden.

Teilnehmende geben dazu im Vorfeld der

Veranstaltung ihre thematischen Präferenzen

und Interessen an; der Veranstalter kann

dann mit diesen Daten gezielt Teilnehmende

mit ähnlichen Präferenzstrukturen zusam-

menbringen. Die Vernetzung wird also in

Zukunft digital unterstützt.

Interessenten, die aus zeitlichen oder finanzi-

ellen Gründen nicht anreisen können, werden

virtuelle Alternativen angeboten. Sie können

digital in einem virtuellen Raum, als Holo-

gramm oder per Videokonferenz teilnehmen

und erweitern so den Kreis der Teilnehmen-

den global.

Im Zuge dessen bietet es sich an, einen „di-

gitalen Dolmetscher“ zu implementieren, der

Sprachbarrieren überwindet und die interna-

tionale Zusammenarbeit fördert. Virtuelle

Angebote werden allerdings die persönliche

Face-to-Face-Kommunikation nie vollständig

ersetzen – sie wird vielmehr durch solche

ergänzt.

Wissensvermittlung durch Zusammenarbeit

Gemeinsam zusammen arbeiten („Kollabora-

tion“) hat vor allem bei der Wissensvermitt-

lung einen großen Stellenwert. Denn Infor-

mationen zu teilen und dadurch gemeinsam

neues Wissen zu generieren, ist nachhaltiger.

Veranstalter sollten daher die Interaktion vor

Ort nicht nur durch entsprechende Formate

(Innovation Boot Camps, TED Talks, World

Cafés etc.) und Technologien (Hologramm,

Tangible Media, Bluescape usw.) fördern,

sondern auch Inhalte online verbreiten und

(in einem gewissen Rahmen) zugänglich

machen. Und so direkt an das veränderte

Lern- und Lehrverhalten anknüpfen.

Social Media gezielt nutzenWissen und Informationen zu teilen, ist vor

allem in den sozialen Medien weit verbreitet.

Veranstalter müssen darauf vorbereitet sein,

dass über sie oder ihre Veranstaltung im

Netz geredet wird, auch wenn sie dort nicht

präsent sind. Besser ist es deshalb, selbst

aktiv zu werden und über Social Media zu

kommunizieren.

Teilnehmende können etwa dazu aufgefor-

dert werden, Inhalte mit einem festgelegten

Herkunftsverweis („hashtag“) zu verbreiten.

Veranstalter können aber auch selbst aktiv

werden und gezielt potenzielle Teilnehmen-

de ansprechen. Die Reichweite erhöht sich

durch Aktivitäten in den sozialen Medien

enorm.

Veranstaltungswirtschaft in Deutschland: Vernetzung, Zusammenarbeit und Integration

„Da die Zeit sehr begrenzt

ist, wird sich auch die Ver-

anstaltungsbranche ändern

müssen und zwar dahin-

gehend, dass es […] On-

line- und virtuelle Angebote

gibt. Man sollte teilnehmen

können, ohne direkt anwe-

send zu sein […].“

Michael Kluger,

innos-Sperlich GmbH

„Die neue Generation

definiert das Thema

Kennenlernen ganz

anders. […] Die Definition

von Kennenlernen wird

durchaus über die digitalen

Medien begründet.“

Stefan Dietl, Festo

Didactic SE


11


Die Integration digitaler Elemente (zusätz-

lich zur standortübergreifenden Vernetzung

mit Hologrammen, virtuellen Räumen etc.)

schafft einen Mix aus virtuellen und realen

Angeboten. Formate wie der „Instawalk“ oder

die „Virtual Reality“-Brille verbinden dabei

virtuell mit analog und erhöhen die Online-

präsenz der Veranstaltung.

Datensicherheit und Smartphone-Lösungen

Veranstalter müssen eine sichere Datenver-

bindung sowie den kompetenten Umgang

mit den bereitgestellten Daten garantieren

oder Teilnehmende auf ihren Online-Daten-

manager hinweisen. Dieser organisiert und

kontrolliert die Zugriffsrechte auf persönli-

che Daten im Internet. Wenn nötig, sperrt

er sie gegen den Zugriff von Dritten. Wenn

die Teilnehmenden sicher sein können, dass

ihre eigenen Daten im Netz sicher sind, sind

sie eher bereit, auch kritische Inhalte online

auszutauschen.

Vor allem Geschäftsreisende tragen ihre

Zahlungsmittel, Ausweise und Dokumente

ständig bei sich und wünschen sich eine mo-

bile, elektronische Lösung. Die kann zum Bei-

spiel so aussehen, dass das Smartphone als

Brieftasche zum Bezahlen, als Eintrittskarte

oder als Fahrkarte genutzt wird. Bei Verlust

oder Diebstahl sind die Daten über eine

Zugangsberechtigung gesichert und können

von einem anderen Endgerät abgerufen oder

gesperrt werden.

Neue Anforderungen an die Mobilität

Die räumliche Mobilität bleibt ein Grundbe-

dürfnis. Denn die veränderte Mobilität ist

eng an den gesellschaftlichen Wandel, die

Urbanisierung, das wachsende ökologische

Bewusstsein sowie die Durchdringung nahezu

aller Bereiche mit Informations- und Kommu-

nikationstechnologien gekoppelt.

Autonomes Fahren erhöht nicht nur die

Sicherheit auf den Straßen und mindert das

Verkehrsaufkommen, sondern macht auch

die Reisezeit effizienter nutzbar. Drohnen

übertragen heute schon Live-Bilder von

Veranstaltungen und werden bald auch Güter

und Menschen transportieren.

Gleichzeitig kommt die Elektromobilität dem

ökologischen Bewusstsein entgegen. Zur

Anreise mit dem eigenen Auto gibt es heute

schon viele Alternativen. Das Smartphone

wird dabei zum persönlichen Mobilitätsas-

sistenten, zum Beispiel indem eine App auf

freie Parkplätze, alternative Anreisewege,

Warteschlangen oder Staus hinweist.

Infrastrukturelle Anforderungen machen sich

insbesondere im ökologischen Bewusstsein

bemerkbar. Umweltschonende Verkehrsmit-

tel wie der ÖPNV, ein intermodales Verkehr-

sangebot wie AIRail, das zentrale Bahnhöfe

in Deutschland mit dem Flughafen Frankfurt

als Zubringer-Alternative zum Flugzeug

oder PKW verbindet, oder Elektrofahrzeuge

werden verstärkt nachgefragt.

Ebenfalls bedingt durch ein erneuertes

Umweltbewusstsein wünschen Teilnehmen-

de sich verstärkt „grüne Veranstaltungen“.

Diese sind umweltfreundlich und ökologisch

nachhaltig. Bei solchen Veranstaltungen wird

der Ressourcenverbrauch (Materialeinsatz,

Energieverbrauch, Abfallaufkommen) mit

intelligenten Lösungen und umweltfreund-

lichen Produkten reduziert. Daneben spielen

regionale Bezüge eine wichtige Rolle. Dies

kann sich im gastronomischen Angebot oder

in der Verwendung regionaler Bildmotive und

Traditionen wiederfinden. Gerade in ländli-

chen Gebieten schätzen Teilnehmende solche

Angebote sowie die Abgeschiedenheit sehr.

„[…]Technik alleine hat

noch keinen Mehrwert. Erst,

wenn sie den Menschen

unterstützt, bekommt sie

einen Mehrwert. Dadurch

ist ganz klar, dass, ohne den

Benutzer zu betrachten, gar

nicht von Mehrwert gespro-

chen werden kann. Daran

hängt zumeist auch der

kommerzielle Erfolg.“

Prof. Dr. Werner König, Hoch-

schule Worms

„Die Mobilität wird sich in

den nächsten 5 bis 10 Jahren

so stark verändern, wie sie

es in den letzten hundert

Jahren nicht getan hat.“

Martin Hauschild, BMW

Group

12

Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken

13

Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirken

1. Interaktion

Teilnehmende wollen bei Veranstaltungen

aktiver agieren und mitgestalten.

2. Flexibilität

Unterschiedliche Gruppengrößen mit

unterschiedlichen Formaten brauchen

unterschiedlich große Räume mit

veränderbaren Settings sowie intuitiv

bedienbarer und individuell buchbarer

Ausstattung.

3. Kurzfristigkeit

Kürzere Innovationszyklen und tagesaktu-

elle Themen fordern kurze Vorbereitungs-

zeiten.

4. Zeiteffizienz

Entweder Anreisezeit und Veranstal-

tungsdauer werden kurz gehalten, oder

man schafft eine Möglichkeit, um die Zeit

bei Veranstaltungen auch für das Tages-

geschäft zu nutzen.

5. Sicherheit

Der wachsenden Sensibilität bei per-

sonenbezogenen Daten muss genauso

Rechnung getragen werden wie der Reise-

und Aufenthaltssicherheit.

6. Erlebnis

Nur eine Veranstaltung, die ein besonde-

res emotionales Erlebnis schafft, bleibt in

Erinnerung.

4. Forschungsergebnisse und Erkenntnisse: Innovationen, die sich auswirkenSechs Anforderungen an einen Meeting Space

WIE SIEHT DIE ZUKUNFT DER MEETINGBRANCHE AUS?

FUTURE MEETING SPACE

ZEIT

FLEXIBILITÄT

SICHERHEIT

ERLEBNIS

INTERAKTION

KURZFRISTIGKEIT

SZENARIEN ZUKÜNFTIGER FORMATE

IDENTIFIZIERTE ANFORDERUNGEN ZUKÜNFTIGER VERANSTALTUNGEN


14

In Zukunft wird eine Vielzahl von unter-

schiedlichen Veranstaltungsformen statt-

finden und nachgefragt werden. Sechs

Szenarien wurden identifiziert:

1. Interaktives Forum

Eine Veranstaltung mit 50 bis 200 Gästen

startet mit einem gemeinsamen frontalen

Vortrag, danach werden einzelne Themen-

gebiete in Kleingruppen bearbeitet. Die

Interaktion der Teilnehmenden steht im

Vordergrund.

2. Räumlich verteilter Kongress

Mehrere regionale Veranstaltungen finden

an mehreren Standorten gleichzeitig

und gleichberechtigt statt. Eine Übertra-

gung und somit auch Kommunikation ist

gewährleistet. Dieses Szenario punktet

vor allem mit Zeiteffizienz, Sicherheit und

Erlebniskreation.

3. Co-Working-Kongress

Eine mehrtägige Veranstaltung gibt

genug Raum und Zeit, um ein nachhal-

tiges Netzwerk aufzubauen, zu pflegen

und trotzdem notwendige Arbeiten des

Berufsalltags zu erledigen. Kurzfristigkeit

und Zeiteffizienz machen den Reiz dieses

Szenarios aus.

4. Analog total

Die analoge Veranstaltung findet bewusst

an einem abgeschiedenen Ort statt. Ziel

ist die Fokussierung auf die Inhalte, die

Anbindung an die Außenwelt spielt keine

Rolle. Ein Szenario, das vor allem die

Anforderungen an Sicherheit und Erlebnis

abdeckt.

5. Hybride Veranstaltung

Eine reale Veranstaltung wird zusätzlich in

den virtuellen Raum verlegt. Die Existenz

einer virtuellen Parallelwelt ermöglicht es

den Teilnehmenden, sowohl physisch als

auch digital anwesend zu sein. Das Szena-

rio ist deshalb besonders zeiteffizient und

erlebnisreich.

6. „Virtual goes real“

Eine ausschließlich in sozialen Medien

existierende Community trifft sich außer-

halb der Netzwerke, um persönlich und

direkt in Kontakt zu treten. Ein Szenario,

das Interaktionselemente mit Kurzfristig-

keit und Erlebniswerten vereint.

Sechs verschiedene Veranstaltungsformen liegen im Trend


ZieleAnforderungen

Szenario

Toolbox unterstützt bei Szenario-Auswahl

Die neu entwickelte Tool-Box unterstützt Tagungsplaner und

Locationbetreiber dabei, ein Future Meeting Room-Szenario

optimal zu planen und umzusetzen. Sie hilft, sich über die Zie-

le klar zu werden, die Anforderungen festzulegen, um daraus

das passende Szenario auszuwählen.

Qu

elle

: GC

B-e

igen

e D

arst

ellu

ng

15


FORUM

INTERAKTION

IMPULSVORTRAG

PLENUM

KLEINGRUPPE KLEINGRUPPE

50 – 200TEILNEHMER

SZENARIO

ANFORDERUNGEN

ZEITRAHMEN

1 – 2 TAGE

ZENTRALER

VERANSTALTUNGSORT

DESIGN THINKING

GAMIFICATION

WORLDCAFE

KLEINGRUPPEN

FORMATE

WORKSHOP

IMPULSEIMPULSE

HYBRIDERTECHNOLOGIEEINSATZ

1 INTERAKTIVES FORUM

PASSIVE

WISSENSAUFNAHME +

AKTIVE

AUSEINANDERSETZUNG

WISSE

NSVERMITTLU

NG

VIDEO-KONFERENZEN-ÜBERTRAGUNG

ONLINEPLATTFORM

HOLOGRAMME

ROBOTER

MEHRERE

VERANSTALTUNGSORTE

ZEITGLEICHE

VERANSTALTUNGEN

TECHNOLOGIE

MAX 50TEILNEHMER

SZENARIO

ZEITRAHMEN

1 / 2 TAG

2 RÄUMLICH-VERTEILTERKONGRESS

LIVE

VERNETZTERSTANDORT

DEUTSCHLAND

UNTERSCHIEDLICHE

EXPERTEN VERMITTELN

DEN TEILNEHMERN

SEHR DIFFERENZIERTES

WISSEN

ANFORDERUNGEN

WISSE

NSVERMITTLU

NG

Qu

elle

: GC

B-e

igen

e D

arst

ellu

ng

16


SZENARIO

ZEITRAHMEN

7 TAGE

3 CO-WORKING KONGRESS

UNCONFERENCE

GUTE

ANBINDUNG

LANGZEITKONGRESS

FOKUSSETZEN

INDIVIDUALISIERUNG+

SELBSTBESTIMMUNG

ZEIT IST GELD

TEILNEHMERMITBESTIMMUNG

SELBSTORGANISIERTEKLEINGRUPPE

RAUM FÜR BERUFLICHEALLTAGSAUFGABEN

WISSE

NSVERMITTLU

NG

INDIVIDUELLER UND

SELBSTBESTIMMTER

WISSENSTRANSFER

CO-WORKING

MEHRWERT

ANFORDERUNGEN

SZENARIO

4 ANALOGER KONGRESS

MAX 50TEILNEHMER

LÄNDLICHE GEBIETE

STÄDTISCHE UNORTE

ZEITRAHMEN

1 – 2 TAGE

PHYSISCHES

REISEN / MOBILITÄT

ISOLIERTESSTADTGEBIET

ABGELEGENESLANDGEBIET

NATÜRLICHEABSCHOTTUNG

WISSE

NSVERMITTLU

NG

ENTSCHLEUNIGTER

WISSENSTRANSFER

– SEHR NACHHALTIG

AUTONOMES FAHREN

FOKUSSIERUNGAUF TEILNEHMER

MITFAHR-GELEGENHEITEN

ÖPNV

ANFORDERUNGEN

Qu

elle

: GC

B-e

igen

e D

arst

ellu

ng

17


SZENARIO

5 HYBRIDER KONGRESS

ZEITRAHMEN

1 TAG

STANDORT

UNABHÄNGIG

ZEIT- UND KOSTEN-ERSPARNIS FÜR DEN TEILNEHMER

BLUESCAPEVERBINDUNG VERSCHIEDENER STANDORTE

DIGITALE ENDGERÄTE ZUM GLEICHZEITIGEN ARBEITEN

GLEICHWERTIGE INHALTE

REAL TIME

ANALOG – DIGITAL

REALER RAUM /PHYSISCHE ANWESENHEIT

VIRTUELLER RAUM /DIGITALE ANWESENHEIT

LIVE – KOMMUNIKATION

THEMENGLEICHHEIT

BREITE STREUUNG

DES WISSENS

HYBRIDE

VERNETZUNG

WISSE

NSVERMITTLU

NG

ANFORDERUNGEN

GEMEINSAMESZIEL

PERSÖNLICHER KONTAKT UND AUSTAUSCH

AUSBILDUNG REALERCOMMUNITY

REALERERLEBNISWERT

REALE

VERNETZUNG

ONLINE COMMUNITY

AUSTRITT AUS DERDIGITALEN WELT

EINTRITT / KONTAKTREALE WELT

WISSE

NSVERMITTLU

NG

SZENARIO

6 VIRTUAL GOES REAL

ZEITRAHMEN

1 TAG

PERSÖNLICHER

WISSENSAUSTAUSCH

UND INTERAKTION

ANFORDERUNGEN

Qu

elle

: GC

B-e

igen

e D

arst

ellu

ng

18

Elemente des Future Meeting Room

Future Meeting Room

PLENUM


HAUPTRAUM

KLEINGRUPPE

MULTI-SPACE

CO-WORKING

KÜCHENZEILE

KLEINGRUPPE

INTERAKTIVES FORUM

1 RAUM 2 ORGANISATION

IMPULSVORTRAG IMPULSEIMPULSE

DAUER 2 TAGE150 TEILNEHMENDE

3 INFRASTRUKTUR

INTERAKTION

Der „Future Meeting Room“ verbindet

unterschiedliche Szenarien und deckt

künftig auftretende Teilnehmerbedürfnis-

se und -anforderungen ab. Um die Inter-

aktion und Wissensvermittlung intensiv

zu fördern, Teilnehmende mit verschiede-

nen Hintergründen zusammenzubringen

und den Einzelnen aktiv zu beteiligen,

erfüllt der „Future Meeting Room“ ver-

schiedene Kategorien. Beim heute schon

oft verwendeten Szenario „Interaktives

Forum“ gehören dazu: Raum, Organisa-

tion, Infrastruktur, Technik, Format und

Ausprägung. Qu

elle

: GC

B-e

igen

e D

arst

ellu

ng

19

Future Meeting Room

4 TECHNIK

FOYER

VERNETZUNGSZONE

OFFEN UND SICHTBAR

FLEXIBEL UND BEWEGLICH

MOBILIAR UND LAGER

ZENTRALE LAGE SELBST PROJIZIERENDE FLÄCHE

5 FORMAT

VIRTUAL GOES REAL

HYBRIDITÄT

CO-WORKING

RÄUMLICH VERTEILT

SONDERFORMEN

6 AUSPRÄGUNG

FRONTAL & INTERAKTIV

Qu

elle

: GC

B-e

igen

e D

arst

ellu

ng

20

Raum: Multispace, Hauptraum, Foyer und Lager-

fläche für Mobiliar helfen dabei, flexibel zu

reagieren.

Organisation: Bei einer zweitägigen Veranstaltung

aus max. 150 Teilnehmenden gebildete

Kleingruppen diskutieren jeweils einen

Themenschwerpunkt und entwickeln

Lösungsvorschläge – im Multispace, nach

einem Impulsvortrag im Hauptraum oder

beim Networking im Foyer.

Infrastruktur: Den Teilnehmenden stehen eine zentrale

Lage und gute Verkehrsanbindung des

Veranstaltungsorts zur Verfügung.

Technik: Hohe Qualität und Nutzerfreundlichkeit

zeichnet die Technik aus, wie zum Beispiel

mit einer selbst projizierenden Fläche,

aber auch Cloudsystemen, Whiteboards

oder interaktiven Tischen.

Format: Die frontale, aber interaktive Wissensver-

mittlung garantiert einen kompakten und

strukturierten Lernprozess

Ausprägung: Das Szenario „Interaktives Forum“, das

schon heute vielfach den Hauptteil einer

Veranstaltung ausmacht, lässt sich mit

vier Sonderformen spezifizieren. Es kann

zum Beispiel an mehreren Standorten

gleichzeitig mehrere regionale Veranstal-

tungen geben („Räumlich-verteilt“), wobei

die wechselseitige Übertragung und Kom-

munikation gewährleistet wird. Die reale

Veranstaltung kann aber auch zusätzlich

in den virtuellen Raum verlegt werden

(„Hybridität“), so dass Teilnehmende

physisch und digital anwesend sind. Oder

die Veranstaltung dauert mehrere Tage,

damit Teilnehmende ihr Netzwerk pflegen

und berufliche Arbeiten erledigen können

(„Co-Working). Nicht zuletzt kann sich

eine virtuelle Community real treffen,

um persönlich und direkt miteinander zu

kommunizieren („Virtual goes real“).

Future Meeting Room

Future Meeting Room

21

Ziele Basis Anforderungen

» Aufgrund der Aufteilung in Kleingruppen wird die Interak-tion besonders stark gefördert.

» Die Ablaufflexibilität ermög-licht eine hohe Kurzfristigkeit, sodass schnell auf Änderungen reagiert werden kann.

» Das Arbeiten in Kleingruppen und die erhöhte Interaktion schaffen ein positives Erlebnis.

Interaktives Forum

Raum » Hauptsaal• Mindestens 250 m2• Raumhöhe von zirka 4 Metern• Rechteckig• Modulare Bühne• Zonierbar in drei Multi Space Räume

» Multi Space Räume• Bis zu sechs zusätzliche Räume• Zirka 70 m2• Küchenblock

» Foyer als Vernetzungszone mit kulinarischem Angebot

» Offenes, sichtbares und leicht zugängliches Lager

» Mobiliar• Flexibel (beweglich)• Verschiedene Ausführungen (Stühle, Hocker, Sessel, Sofa, Sitzsäcke etc.)

Organisation » 150 Teilnehmende

» Dauer: 2 Tage

» Ablauf: Vortrag/Vortragsreihe im Plenum mit anschließender Kleingruppenarbeit

Format » Frontale und interaktive Wissensvermittlung

» Adaption verschiedener Formate möglich

Technik » Raumübergreifend: IT-Toolbox, Internet-Netzwerk + Sicherung, offene Schnittstellen, Steckdosen, Cloud, digitale Whiteboards, hohe Qualität der Technologien (Ton und Bild), hohe Usability

» Hauptraum: selbst projizierende Fläche, Soundsystem

» Multi Space: Interaktive Tische

Infrastruktur » Zentrale Lage mit guter Anbindung

» Moderne Einlass- und Zahlungskontrollen

» Automatisierte Beleuchtungs-/Belüftungs-/Klimatisierungssysteme

Ziele Ausprägung Besonderheit

» Da pro Standort kleinere Gruppen sind, tritt die Interaktion noch stärker in den Vordergrund.

» Die Verteilung auf mehrere Standorte ermöglicht eine kurze Vorlaufzeit und ist zudem durch kurze Anreisewege noch zeiteffizient.

» Die kleinen Gruppengrößen und die damit verbunde-nen kleineren Räumlichkeiten lassen sich einfacher absichern, wie große Gruppen und Räume.

» Klein Gruppen und die umfassende Vernetzung mit den anderen Standorten erhöhen den Erlebniswert der Veranstaltung.

Räumlich- verteilt R

aum » Hauptsaal, der sich in drei Multi Space Räume zonieren lässt

» Zusätzliche Multi Space Räume werden nicht benötigt.

Org

a.

» Die insgesamt 150 Teilnehmende verteilen sich auf drei Standorte mit maxi-mal 50 Personen.

» Kleingruppen können mittels verschiedener Technologien unabhängig vom Standort miteinander arbeiten.

» Form der Moderation wird benötigt (zur Organisation und Kontrolle der stand-ortübergreifenden Interaktion)

Tech

nik

» Vorträge/Inhalte/Daten werden mit anderen Standorten und Teilnehmenden geteilt

» Interaktionstools zur standortübergreifenden Vernetzung und Kommunika-tion

» Aufgrund der virtuellen Teilnahmeoption verringert-sich der zeitliche Aufwand der Teilnehmenden.

» Bei der Wahrnehmung der virtuellen Angebote haben die Teilnehmenden ein neuartiges Erlebnis.

Hybridität

Org

a. » Form der Moderation wird benötigt (zur Organisation und Kontrolle der stand-ortübergreifenden Interaktion)

Tech

nik

» Vorträge/Inhalte/Daten werden mit anderen Standorten und Teilnehmenden geteilt

» Interaktionstools zur standortübergreifenden Vernetzung und Kommunika-tion

» Der langfristige Aufenthalt und die Möglichkeit des gemeinsamen Arbeitens ermöglichen vermehrte Interaktion der Teilnehmenden.

» Da vor Ort gearbeitet werden kann und kein Arbeits-ausfall befürchtet werden muss, ist die Veranstal-tung besonders zeiteffizient.

Co-Working

Rau

m

» Die Multi Space Räume können zusätzlich zum Arbeiten genutzt werden.• Foyer• Komfortable Sitzmöglichkeiten• Arbeitsplätzen• Telefonzellen• Beruhigte Bereiche

Org

a.

» Erweiterung der Veranstaltungsdauer auf eine Woche

» Den Teilnehmenden werden zusätzliche Zeiten zum Co-Working zur freien Verfügung gestellt.

» Die Verlagerung von der virtuellen in die reale Welt-hebt die Interaktion der Community-Mitglieder auf eine neue Ebene.

» Aufgrund der Schnelllebigkeit des Internets müs-sendie Themen der Veranstaltung kurzfristig und hochaktuell sein.

» Das persönliche Aufeinandertreffen in der realen Welt schafft ein neues Erlebnis.

Virtual goes real

Org

a.

» Zielgruppe• Eine sich bisher ausschließlich in sozialen Medien befindliche Community

trifft• sich außerhalb der Online-Netzwerke, um in den persönlichen und direkten• Kontakt zu treten.• Digital Natives, technikaffin

Tech

nik » Verstärkter Technikeinsatz (Tablets, Smartwatch, VR-Brille…)

Future Meeting Room

22

Fazit

1

3

5

7

2

4

6

8

WISSENSVERMITTLUNG

ZEITEFFIZIENZ

TECHNIKEINSATZ

USEREXPERIENCE

INTERAKTION UND VERNETZUNG

INDIVIDUALISIERUNG

KURZFRISTIGKEIT

HYBRIDITÄT


23

5. FazitAcht Erkenntnisse aus den Fokusgruppen und von Experten

1. Interaktion und Vernetzung

Veranstaltungsteilnehmende arbeiten

verstärkt zusammen und legen großen

Wert auf den Austausch von Erfahrun-

gen, Wissen und Inhalte. Die persönli-

che Interaktion erfolgt über die eigent-

liche Veranstaltung hinaus und fördert

die dauerhafte Netzwerkbildung.

2. Wissensvermittlung

Die gemeinsame Generierung von

Wissen und die aktive Anwendung

von Gelerntem steht über der reinen,

frontalen Wissensaufnahme. Die

Überwindung von Sprachbarrieren

erleichtert beispielsweise nicht nur die

Kollaboration auf einer Veranstaltung,

sondern unterstützt zusätzlich die

internationale Zusammenarbeit.

3. Individualisierung

Veranstaltungen müssen individuelle,

vielfältige und nutzerabhängige Ange-

bote ermöglichen. Besucher nehmen

nicht länger passiv Wissen auf, son-

dern werden zu aktiven Teilnehmern,

die individualisierte Informationsver-

mittlung besonders schätzen.

4. Zeiteffizienz

Da Veranstaltungen oftmals eine hohe

Investition von Zeit bedeuten, verzich-

ten Veranstaltungsteilnehmer oftmals

auf einen Besuch. Veranstaltungen

müssen daher kürzer werden und/oder

Teilnehmenden mit einem virtuellen

Raum eine Alternative bieten.

5. Kurzfristigkeit

Auf Veränderungen muss flexibel

und schnell reagiert werden – mit

unterschiedlich großen Räumen,

veränderbaren Settings sowie intuitiv

bedienbarer und individuell buchbarer

Ausstattung.

6. Technikeinsatz

Der Einsatz von Technologie sollte die

gesamte Durchführung und Organisa-

tion einer Veranstaltung unterstützen.

Die sinnvolle Integration von Technik

stellt für alle Teilnehmenden einen

Mehrwert dar.

7. Hybridität

Nach wie vor sind reale Treffen auf-

grund von persönlichen Beziehungen

unverzichtbar. Aufbau und Pflege des

eigenen Netzwerks gehören zum Kern

jeder Veranstaltung. Dennoch ist mehr

Vielfalt gefragt. Reale Veranstaltungen

und virtuelle Räume ergänzen sich

gegenseitig und machen die gesamte

Veranstaltung vielfältiger und flexibler.

8. User Experience

Im Mittelpunkt der Veranstaltung

sollte die Interaktion mit und unter

den Teilnehmenden im Vordergrund

stehen. Dennoch sollte darauf geachtet

werden, neben der Netzwerkbildung

weitere Anreize für einen Veranstal-

tungsbesuch zu schaffen.

Methodik und Vorgehen

Nach der Analyse aktueller Entwicklun-

gen mit Auswirkungen auf den Veranstal-

tungsmarkt wurde in der ersten Projekt-

phase ein Innovationskatalog erstellt.

Der Innovationsverbund entwickelte

daraus in der zweiten Phase mit Hilfe von

Experteninterviews und Fokusgruppen-

befragungen sechs innovative Veranstal-

tungsszenarien, die Veranstaltungsteil-

nehmende in einer Onlinebefragung auf

ihre Relevanz für die Branche bewertet

haben. Daraus wurde im April 2016 mit

den Verbundpartnern abschließend ein

Szenario ausgewählt und Handlungs-

empfehlungen für die Gestaltung des

„Future Meeting Room“ gegeben.

Die drei Projektphasen wurden durch

verschiedene Forschungstreffen be-

gleitet, bei denen die Teilnehmenden

aktuelle Forschungsinhalte diskutiert und

Best-Practice-Projekte besichtigt haben.

Fazit | Methodik und Vorgehen

GCB German Convention Bureau e. V.

Kaiserstraße 53

60329 Frankfurt/Main

Tel.: +49 69 2429-300

Fax: +49 69 2429-3026

E-Mail: [email protected]

Internet: www.gcb.de

twitter.com/GCB_Deutschland

facebook.com/GermanConventionBureau

Website

www.future-meeting-space.de

Bildnachweis

S. 2: Anefo/CC-BY-SA-3.0 (commons.wikimedia.org)

S. 8: KFP Five Star Conference Service GmbH

S. 12: OnInnovation/The Herny Ford/Michelle Andonian/CC-BY-SA-4.0 (flickr.com)

Impressum

http://www.future-meeting-space.de

GEMEINSAMESZIEL

PERSÖNLICHER KONTAKT UND AUSTAUSCH

AUSBILDUNG REALERCOMMUNITY

REALERERLEBNISWERT

REALE

VERNETZUNG

ONLINE COMMUNITY

AUSTRITT AUS DERDIGITALEN WELT

EINTRITT / KONTAKT REALE WELT

WIS

SENSVERMITTLUN

G

SZENARIO

6 VIRTUAL GOES REAL

ZEITRAHMEN

1 TAG

PERSÖNLICHER

WISSENSAUSTAUSCH

UND INTERAKTION

ANFORDERUNGEN

SZENARIO

5 HYBRIDER KONGRESS

ZEITRAHMEN

1 TAG

STANDORT

UNABHÄNGIG

ZEIT- UND KOSTEN-ERSPARNIS FÜR

DEN TEILNEHMER

BLUESCAPEVERBINDUNG VERSCHIEDENER STANDORTE

DIGITALE ENDGERÄTE ZUM GLEICHZEITIGEN ARBEITEN

GLEICHWERTIGE INHALTE

REAL TIME

ANALOG – DIGITAL

REALER RAUM /PHYSISCHE ANWESENHEIT

VIRTUELLER RAUM /DIGITALE ANWESENHEIT

LIVE – KOMMUNIKATION

THEMENGLEICHHEIT

BREITE STREUUNG

DES WISSENS

SZENARIO

4 ANALOGER KONGRESS

MAX 50TEILNEHMER

LÄNDLICHE GEBIETE

STÄDTISCHE UNORTE

ZEITRAHMEN

1 – 2 TAGE

PHYSISCHES

REISEN / MOBILITÄT

HYBRIDE

VERNETZUNG

ISOLIERTESSTADTGEBIET

ABGELEGENESLANDGEBIET

NATÜRLICHEABSCHOTTUNG

WIS

SENSVERMITTLUN

G

ENTSCHLEUNIGTER

WISSENSTRANSFER

– SEHR NACHHALTIG

AUTONOMES FAHREN

FOKUSSIERUNGAUF TEILNEHMER

MITFAHR- GELEGENHEITEN

ÖPNV

WIS

SENSVERMITTLUN

G

ANFORDERUNGEN

SZENARIO

ZEITRAHMEN

7 TAGE

3 CO-WORKING KONGRESS

UNCONFERENCE

GUTE

ANBINDUNG

LANGZEITKONGRESS

FOKUSSETZEN

INDIVIDUALISIERUNG+

SELBSTBESTIMMUNG

ZEIT IST GELD

TEILNEHMERMITBESTIMMUNG

ENTSPANNUNG UNDNETWORKING

SELBSTORGANISIERTEKLEINGRUPPE

RAUM FÜR BERUFLICHEALLTAGSAUFGABEN

WIS

SENSVERMITTLUN

G

INDIVIDUELLER UND

SELBSTBESTIMMTER

WISSENSTRANSFER

VIDEO-KONFERENZEN-ÜBERTRAGUNG

ONLINEPLATTFORM

HOLOGRAMME

ROBOTER

MEHRERE

VERANSTALTUNGSORTE

ZEITGLEICHE

VERANSTALTUNGEN

TECHNOLOGIE

CO-WORKING

MEHRWERT

MAX 50TEILNEHMER

SZENARIO

ZEITRAHMEN

1 / 2 TAG

2 RÄUMLICH-VERTEILTERKONGRESS

LIVE

VERNETZTERSTANDORT

DEUTSCHLAND

FORUM

UNTERSCHIEDLICHE

EXPERTEN VERMITTELN

DEN TEILNEHMERN

SEHR DIFFERENZIERTES

WISSEN

INTERAKTION

IMPULSVORTRAG

PLENUM


50 – 200TEILNEHMER

SZENARIO

ANFORDERUNGEN

ANFORDERUNGEN

ANFORDERUNGEN

ANFORDERUNGEN

ZEITRAHMEN

1 – 2 TAGE

ZENTRALER

VERANSTALTUNGSORT

DESIGN THINKING

GAMIFICATION

WORLDCAFE

KLEINGRUPPEN

FORMATE

WORKSHOP

IMPULSEIMPULSE

HYBRIDERTECHNOLOGIEEINSATZ

1 INTERAKTIVES FORUM

PASSIVE

WISSENSAUFNAHME +

AKTIVE

AUSEINANDERSETZUNG

WIS

SENSVERMITTLUN

G

WIS

SENSVERMITTLUN

G

WIE SIEHT DIE ZUKUNFT

DER MEETINGBRANCHE AUS?

FUTURE MEETING SPACE

ZEIT

FLEXIBILITÄT

SICHERHEIT

ERLEBNIS

INTERAKTION

KURZFRISTIGKEIT

SZENARIEN ZUKÜNFTIGER FORMATE

IDENTIFIZIERTE ANFORDERUNGEN ZUKÜNFTIGER VERANSTALTUNGEN

1

Future Meeting Space

INNOVATIONSKATALOG

HIGHLIGHTS

2

1410

Symbole der Innovationen im Katalog

Je nach Realisierungswahrscheinlichkeit und Relevanz für die Veranstaltungsbranche aus

heutiger Sicht, werden die vorgestellten Innovationen in drei Kategorien eingestuft:

AMBITION

Innovationen dieser Kategorie sind in der Entwicklung weit fortgeschritten bzw.

erforscht und können zeitnah realisiert und angewendet werden.

VISION

Diese Innovationen eröffnen einen Ausblick auf künftige Entwicklungen, Visionen

oder auch Utopien durch aktuelle Forschungsthemen..

3

MOBILITÄT 28

Airbus Cabin of the Future 29 Tierähnliche Roboter 30 Drohnen 31 Autonomes Fahren 32 Car-2-Car-Kommunikation 33 Car-2-Infrastructure-Kommunikation 34

Edda-Bus 35

INFRASTRUKTUR 36

Virtual Sky 37 Phase Change Materials 38 Ausbau des globalen Internetzugangs 39 Neue Zahlungswege 40

Chip-Implantate 41

AUSBLICK 42

VORWORT 04

GESELLSCHAFT 06

Generation Y 07 Customization 08 Downaging/Silverpreneure/Unruhestand 09 Sicherheitsbedürfnis 10 Shareconomy 11

DIDAKTIK & METHODIK 12

Innovation Boot Camp 13 Instawalk 14 Gamification 15 Design Thinking 16 Matchmaking 17

TECHNOLOGIE 18

Immersis 19

Nebel-Projektor 20

Holografie 21

Tangible Media 22

Bluescape 23

Digitaler Dolmetscher 24

Roboterarme mit LED-Flatscreens 25

Makr Shakr 26

Virtual Reality-Brille 27

373120

44

( VORWORT

DEUTSCHLAND NIMMT ALS TAGUNGS- UND KONGRESSSTANDORT IN INTERNATIO-

NALEN BRANCHENRANKINGS SCHON SEIT VIELEN JAHREN SPITZENPOSITIONEN EIN.

UM DIESEN ERFOLG LANGFRISTIG ZU SICHERN, HABEN DAS GCB GERMAN CONVENTION

BUREAU E. V. UND DER EVVC EUROPÄISCHER VERBAND DER VERANSTALTUNGS-

CENTREN E. V. IM JANUAR 2015 GEMEINSAM MIT DEM FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR

ARBEITSWIRTSCHAFT UND ORGANISATION (IAO) DEN INNOVATIONSVERBUND „FUTURE

MEETING SPACE“ INS LEBEN GERUFEN.

VORWORT

Der Forschungsverbund besteht derzeit aus den

Konsortialführern GCB und EVVC, dem Fraunhofer

IAO als Projektbearbeiter sowie den Forschungs-

partnern Drees & Sommer AG, KFP Five Star

Conference Service GmbH, SevenCenters of Ger-

many, Tourismus NRW e. V. und visitBerlin Berlin

Convention Office.

Innovationsverbund „Future Meeting Space“

Tagungen, Kongresse und Events ermöglichen

den Austausch von Erfahrungen und Ideen, In-

novationen und Wissenstransfer. In Deutschland

spielen Tagungen und Kongresse zudem eine

wichtige wirtschaftliche Rolle: Bereits seit elf

Jahren steht Deutschland als Ziel für internatio-

nale Verbandskongresse in Europa auf Platz eins

und weltweit nach den USA auf Platz zwei. Damit

nimmt Deutschland eine Spitzenposition als

55

VORWORT (

Destination für Tagungen, Kongresse und Events

ein. Rund drei Millionen Veranstaltungen mit

über 380 Millionen Teilnehmern finden jährlich in

Deutschland statt. Zum weiteren Ausbau und zur

nachhaltigen Sicherung der Spitze ist die Be-

trachtung von Zukunftsthemen und Megatrends

unerlässlich.

Der Innovationsverbund „Future Meeting Space“

stellt in diesem Zusammenhang eine Fortent-

wicklung der Studienergebnisse der 2013 veröf-

fentlichten Zukunftsstudie „Tagung und Kon-

gress der Zukunft“ dar: Was zunächst theoretisch

erforscht worden ist, soll nun im nächsten Schritt

in die Praxis umgesetzt werden. Im Innovations-

verbund „Future Meeting Space“ werden derzei-

tige Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche

analysiert und systematisiert, um darauf aufbau-

end technische, organisatorische und räumliche

Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen

zu entwickeln.

Besonders der Megatrend der fortschreitenden

Technisierung wird die Veranstaltungsbranche bis

2030 in verschiedensten Bereichen prägen und

herausfordern. Beispiele dafür sind die Informa-

tions- und Datensicherheit, neue Formen der Wis-

sensvermittlung, virtuelle Tagungseinheiten und

die Vernetzung virtueller Räume, eine verstärkte

Partizipation der Teilnehmer oder Mensch-Ma-

schine-Schnittstellen, die trotz fortschreitender

Technik die menschlichen Bedürfnisse berücksich-

tigen müssen.

Im ersten Schritt wurden durch internationale

Recherchen Entwicklungen und Innovationen in

den Handlungsfeldern Gesellschaft, Methodik und

Didaktik, Technologie, Infrastruktur und Mobi-

lität identifiziert und in dem hier vorliegenden

Innovationskatalog zusammengeführt. In diesem

Katalog soll aufgezeigt werden, wie sich aktuelle

Entwicklungen auf zukünftige Veranstaltungsfor-

mate auswirken.

Der Innovationskatalog befasst sich mit der

Identifikation und Entwicklung von Trends und In-

novationen. Hierfür wurden vom Fraunhofer For-

scherteam Informationen aus eigener Forschung

und Entwicklung, Fachexpertise und Netzwerken

genutzt und ausgewertet sowie Trendscouts zur

Recherche eingesetzt. Darüber hinaus fließen

Kenntnisse aus Laborarbeit, Entwicklungsarbeit

und Evaluierungen zu Innovationen in den Kata-

log ein. Zur Sicherstellung einer hohen Relevanz

werden die zusammengetragenen Innovatio-

nen abschließend im multidisziplinären Plenum

bewertet. Es wurde geprüft, welche Formate,

Produkte und Dienstleistungen es bereits auf

dem Markt gibt und wie sich diese auf die Veran-

staltungsbranche übertragen lassen, beziehungs-

weise in welcher Form sie bereits Anwendung

finden. Zusätzlich wird ein Ausblick auf künftige

Entwicklungen durch aktuelle Forschungsthemen

und Visionen eröffnet.

Aus annähernd 120 Innovationen wurden nun die

Highlights aus jedem einzelnen Bereich zur Veröf-

fentlichung ausgewählt. Maßgeblich wurde hier

der Innovationsgrad als Kriterium für die Auswahl

angesetzt. Dieser orientiert sich unter anderem

an der Neuartigkeit, dem Entwicklungstand/der

Marktreife sowie der Bekanntheit eines Produktes

oder Verfahrens.

6

GESELLSCHAFTMit welchen Nutzerinteressen ist zukünftig zu rechnen?

6

( GESELLSCHAFT

7

GENERATION Y: 1980–1995

Quick Facts

n Wunsch nach Transparenz, Mitgestaltung

und Erklärung

n Kompetenzen wie Kreativität, Empathie

und Problemlösungen zeichnen die

Generation Y aus.

Konsequenzen

` Kongressgäste der Generation Y erwarten

von Veranstaltungen, dass sie interagie-

ren und am Veranstaltungsgeschehen

partizipieren können. Sie wollen nicht im

Plenum berieselt werden, sondern sich

zum gemeinsamen Arbeiten treffen. Eine

Veranstaltung wird für Networking und

Austausch genutzt.

` Auf mehrtägigen Veranstaltungen müssen

außerhalb des Veranstaltungsprogramms

verschiedene Fortbildungsseminare

angeboten werden, damit sich die Gäste

für ihre individuelle Selbstverwirklichung

weiterbilden können: Seminare zur Selbst-

organisation, kreative Workshops, etwa

zur Zubereitung exotischer Lebensmittel,

Exkursionen in die Umgebung des Veran-

staltungsortes, um Kultur und Landschaft

kennenzulernen.

GESELLSCHAFT (

8

CUSTOMISATION

Quick Facts

n Produkte werden an individuelle

Bedürfnisse des Kunden angepasst.

n Produktindividualisierung und

-personalisierung

n Levis-Jeans, Billy-Regal von IKEA, …

Konsequenzen

` Veranstaltungsteilnehmer erwarten indivi-

duell auf sie abgestimmte Veranstaltungs-

abläufe und -inhalte und eine gezielte

Ansprache, damit die Veranstaltung für sie

reizvoll und lohnenswert wird.

` Besonders im Bereich der Reise- und

Ablaufplanung wird ein individuell anpass-

bares Angebot immer wichtiger. So begrü-

ßen Veranstaltungsteilnehmer es, wenn

sie selbst bei der Auswahl der Referenten

mitbestimmen und einem persönlichen,

flexiblen Veranstaltungsablauf folgen

können.

( GESELLSCHAFT

9

GESELLSCHAFT (

DOWNAGING/SILVERPRENEURE/ UNRUHESTAND

Quick Facts

n Fit und aktiv bis ins hohe Alter

n Längere Lebenserwartung mit kürzeren

Krankheitsphasen

n Ziel: etwas an die nächsten Generationen

weitergeben

Konsequenzen

` In Zukunft ist die Förderung des Lehr- &

Lernaustauschs zwischen den Generatio-

nen wichtig und auf Veranstaltungen sehr

gut möglich. Von den Erfahrungen der

Silverpreneure, z. B. im Hinblick auf Vor-

tragstechniken und Vorgehensweisen bei

Problemstellungen, können vor allem jun-

ge Veranstaltungsteilnehmer profitieren.

` Ältere Menschen freuen sich über die

Erleichterung durch Technik, müssen aber

z. B. durch intuitiv bedienbare Technik mit-

genommen werden und dürfen von Neue-

rungen nicht überfordert werden.

10

SICHERHEITSBEDÜRFNIS

Quick Facts

n Datenschutz, Privatsphäre und

Informationssicherheit

n Verkehrssicherheit, Unfallvermeidung

n Erhöhtes globales Sicherheitsbedürfnis

Konsequenzen

` Veranstaltungsorte müssen sich auf ein

erhöhtes Sicherheitsbedürfnis der Teilneh-

mer einstellen und Sicherheit vermitteln

sowie garantieren. Da auf Veranstaltungen

viele Menschen aufeinandertreffen, erhöht

sich das Sicherheitsrisiko, dem entgegen-

gewirkt werden muss.

` Teilnehmer befürchten, dass Daten auf

der Veranstaltung nicht sicher sind, da bei

unsicherer Datenübertragung leicht der

Zugriff durch Dritte möglich ist. Es bedarf

einer Ausweitung des Datenschutzes und

technischen Know-hows auf Veranstal-

tungen, damit die Nutzung von mobilen

Geräten als sicher bewertet wird.

` Das Auto wird weniger als Anreisemöglich-

keit genutzt werden, da eine Anreise mit

der Bahn oder dem Flugzeug als sicherer

betrachtet wird.

( GESELLSCHAFT

1111

Quick Facts

n Wissen, Dinge, Ressourcen, Erfahrungen,

… werden geteilt.

n „Deins, meins – egal“

n Industrie und IT verbinden sich und

ermöglichen Sharing-Konzepte.

Nutzungsbeispiele für die

Veranstaltungsbranche

n Hoteliers bekommen immer mehr

Konkurrenz durch Plattformen wie Airbnb

oder CouchSurfing, auf denen private

Unterkünfte vermittelt werden.

n Veranstaltungsbesucher wollen

Erfahrungen teilen. Networking ist

nicht mehr nur eine Randerscheinung in

Pausen, sondern rückt immer mehr in den

Mittelpunkt von Veranstaltungen.

n Neue Projektideen, auch im

Veranstaltungsbereich, können durch

Crowdfunding realisiert werden.

n Shareconomy bedeutet auch die

Einsparung von Müll und Kosten und

führt somit zu einer nachhaltigeren

Veranstaltung.

GESELLSCHAFT (

SHARECONOMY

12

DIDAKTIK & METHODIKWie beeinflussen Didaktik und Methodik

künftige Veranstaltungen?

12

( DIDAKTIK & METHODIK

13

DIDAKTIK & METHODIK (

Quick Facts

n In Boot Camps („Trainingslagern“)

zusammenkommen

n Neue innovative Impulse identifizieren

n Unternehmen und Start-up

n Ablauf: Die Teilnehmer haben 1,5 Tage

(maximal 2) die Gelegenheit, in einem

Team aus Vertretern von etablierten

Unternehmen und Start-Ups neue Ideen

zu entwickeln. Dabei wird ein bestimmter

Themenschwerpunkt gesetzt.

n Elemente des Innovation Boot Camps

sind Ideenfindungsmethoden, Teamarbeit

sowie Coaching.

Anwendung und Konsequenzen

` In Team- und Gruppenarbeiten können

schnell und zielgerichtet markt- bzw.

problemorientierte Geschäftsideen mit

hoher Erfolgswahrscheinlichkeit entwickelt

werden.

` Neue Produkte oder Dienstleistungen

werden erarbeitet, unternehmensinterne

Prozesse optimiert.

Format

INNOVATION BOOT CAMP

14


Quick Facts

n Durch Veranstalter oder Teilnehmer

organisierter Rundgang mit Instagram-

Markierung (Hashtag)

n Aufmerksamkeit wird erzeugt,

Bekanntheit gesteigert.


` Durch einen Instawalk werden viele Bilder

oder Videos zu einem Thema z. B. auf einer

Veranstaltung aus unterschiedlichen Pers-

pektiven aufgenommen und gebündelt ins

Netz gestellt. Andere Nutzer können sich

ein virtuelles Bild durch die Augen vieler

machen und einen umfassenden Eindruck

gewinnen.

` Bei einer Veranstaltung kann ein gemein-

samer Hashtag vorgegeben werden, unter

dem die Bilder hochgeladen werden. Dies

ermöglicht ein genaues Zuordnen der Bil-

der zu einem Objekt oder einem Ort.

` So wird die Social-Media-Präsenz für die

verlinkten Veranstaltungen oder Personen

erhöht.

Format

INSTAWALK

15

Quick Facts

n Anwendung spieltypischer Elemente und

Prozesse in spielfremden Kontext

n Höhere Benutzermotivation, Lernerfolg,

Kundenbindung


` Mit Gamification werden die Teilnehmer

während einer Veranstaltung durch Erfah-

rungspunkte, Fortschrittsbalken, Ranglis-

ten oder Auszeichnungen dazu motiviert,

die ansonsten zuweilen als eher monoton

empfundenen und komplexen Inhalte und

Aufgaben spielerisch zu meistern und

möglichst viele Stände zu besuchen.

` In City Hunts — einer Art Schnitzeljagd —

werden Städte spielerisch beim Lösen von

Aufgaben entdeckt.


Methode

GAMIFICATION

16

Quick Facts

n Ansatz zum Entwickeln innovativer Ideen

für komplexe Probleme

n Problemverständnis kommt vor der

Lösungsfindung.


` Hauptkomponenten: multidisziplinäre

Teams, Prozess, variable Räumlichkeit

` Interaktiver Prozess: verstehen, beobachten,

Sichtweisen definieren, Ideen finden, Proto-

typen entwickeln, testen

` Vereint kreative und analytische Seite des

Innovationsprozesses.


Methode

DESIGN THINKING

Foto: © Hasso-Plattner-Institut

17

Quick Facts

n Business-Matchmaking

n Vernetzung von Teilnehmern auf

Interessen- und Kompetenzbasis

n z. B. mit Event-App

n Anbieter: Plazz AG


` Gezielte Kontaktaufnahme

` Zusammenführen übereinstimmender

Interessen

` Networking vor, während und nach der

Veranstaltung möglich

` Kontaktherstellung zwischen Messe-Aus-

stellern und Besuchern oder Kongressteil-

nehmern

` Einsatz von Apps bei größeren Kongressen

und Messen zum produktiven Match-

making


Networking

MATCHMAKING

18

TECHNOLOGIEWelche Technologien beeinflussen Veranstaltungen künftig?

18

( TECHNOLOGIE

19

Quick Facts

n 180-Grad-Projektion

n Erweiterung eines Videobilds zur

Erzeugung einer virtuellen Realität durch

3-D-Optik

n Anbieter: Catopsys



` Durch den mobilen Einsatz ist eine Anwen-

dung flexibel und schnell möglich.

` Auf Messen oder an unüblichen Veranstal-

tungsorten kann eine virtuelle Realität er-

zeugt und Produkte können vor Fertigung

oder Prototypenerstellung von Besuchern

virtuell 3-D erlebt werden.

TECHNOLOGIE (

Visualisierung

IMMERSIS

Foto: © Catopsys, www.catopsys.com

20

Präsentationstechnik

NEBEL-PROJEKTOR

Quick Facts

n Projektion von Bildern/Videos auf einen

Nebelvorhang

n Mit einer Erweiterung lässt sich die Nebel-

Projektion als interaktiver Touchscreen

einsetzen

n Anbieter: Leia Display System



` Es können z. B. bei einer Produktpräsenta-

tion auf Messen und Events Showeffekte

erzeugt und das reale Produkt mit Infor-

mationen überlagert werden.

( TECHNOLOGIE

Foto: © Leia Display Systems

https://www.youtube.com/watch?v=I0CZAD1nD-c

21

TECHNOLOGIE (

Kollaborationstechnik

HOLOGRAFIE

Quick Facts

n Holografische Darstellung von Bildern und

Elementen

n 3-D-Projektion in den Raum

n Anbieter: Soscho GmbH



` Auf Konferenzen können Referenten auf-

treten, ohne anwesend zu sein und werden

dabei fast real wahrgenommen. Auch bei

der Interaktion mit anderen Personen, die

real vor Ort sind, eröffnet die Technik neue

Möglichkeiten.

` Große, schwer transportierbare Exponate

können auf Messen live gezeigt werden,

ohne sie von ihrem Standort entfernen zu

müssen.

22


TANGIBLE MEDIA – PHYSICAL TELEPRESENCE

Quick Facts

n Physische 3-D-Präsentation

n Reale Bewegung physisch übertragen

n Anbieter: MIT Media Lab



` Nicht anwesende Referenten können zu-

sätzlich zur Übertragung von Bild und Ton,

aus der Ferne Bewegungen übermitteln

und somit ihre Präsenz sowie Interaktions-

möglichkeiten erhöhen.

( TECHNOLOGIE

Fotos: © Tangible Media Group / MIT Media Lab

https://www.youtube.com/watch?v=lvtfD_rJ2hE

23


BLUESCAPE

Quick Facts

n Tool zur Verbindung von diversen Devices

und gleichzeitigem Arbeiten

n Kollaboratives, interaktives Arbeiten

n Anbieter: Thought Stream LLC (bluescape)



` Der Einsatz von Bluescape ermöglicht

es, mehreren Referenten gemeinsam ein

Thema zu präsentieren. Zusätzlich kann

ein nicht anwesender Referent/ Veran-

staltungsbesucher den Vortrag von einem

anderen Standort aus unterstützen bezie-

hungsweise Fragen via Internet stellen.

TECHNOLOGIE (

https://www.youtube.com/watch?v=3yxvr2yDR_k

24

( TECHNOLOGIE


DIGITALER DOLMETSCHER

Quick Facts

n Live und digitale Übersetzung

n Keine Dolmetscher mehr nötig

n Microsoft und Google bieten erste

Testversionen an.



` Bei internationalen Meetings, Konferen-

zen, Vorträgen und Diskussionen kann

ohne Dolmetscher mehrsprachig agiert

werden. Dank der Übersetzung ist eine

spontane Interaktion ohne Sprachbarrieren

möglich.

https://www.youtube.com/watch?v=G87pHe6mP0I

25

TECHNOLOGIE (

Roboter

ROBOTERARME MIT LED-FLATSCREENS

Quick Facts

n Displays an beweglichen Roboterarmen

n Interaktiver Einsatz der Displays

n Anbieter: ABB Automation GmbH



` Nicht nur die Inhalte auf den Screens

gestalten die Veranstaltung, sondern auch

die beliebig dreh- und programmierbaren

Roboterarme, an denen die Screens

hängen.

` Die Nutzungsmöglichkeiten sind vielfältig.

Neben der Steigerung des Erlebniswer-

tes bei einer Präsentation können die

Flatscreens als Wegeleitsysteme und als

Werbeflächen genutzt werden. Auch der

Einsatz als Videoleinwand bei Großveran-

staltungen ist denkbar.

Foto: © royal caribbean international

https://www.youtube.com/watch?v=GofcK56rmRI

26

( TECHNOLOGIE

Roboter

MAKR SHAKR

Quick Facts

n Cocktails via App bestellen und von

Roboterarmen gemixt und serviert

bekommen

n Roboter übernehmen die Aufgabe des

Barkeepers.

n Anbieter: Makr Shakr



` Besonderes Besuchserlebnis beim

Abendprogramm

` Unendlich viele Cocktail-Kombinationen

möglich

` Bei einer Veranstaltung kann das Bestellen

per App und der Roboter-Barkeeper zum

Wow-Effekt und somit zur User-experi-

ence beitragen.

Foto © Makr Shakr

https://www.youtube.com/watch?v=sJJOuCka1O4

27

TECHNOLOGIE (

Wearables

VIRTUAL REALITY-BRILLE

Quick Facts

n Multifunktionsbrille mit Miniatur-

Computer im Brillenrahmen

n Ermöglicht „Erweiterte Realität“

(Augmented Reality)

n Anbieter: Alphabet Inc. (Google)



` Ergänzt Informationen aus der Umwelt –

Augmented Reality

` Visualisierung von Daten, z. B. Wegelei-

tung, zusätzliche Informationen zum Re-

ferenten, Tischnachbarn/Gesprächspartner

oder Automatensteuerung

28

MOBILITÄTWie wird die Mobilität Reisen und Meetings verändern?

28

( MOBILITÄT

29

MOBILITÄT (

Trendentwicklung Luftverkehr

AIRBUS CABIN OF THE FUTURE

Quick Facts

n Zukunftsszenario einer Flugzeugkabine

n Intelligente Vernetzung ermöglicht die

optimale Nutzung des Flugzeugs sowie

viele neue Features.

n Anbieter: Airbus S.A.S.



` Geschäftsreisende können individuell ent-

scheiden, wie sie die Flugzeit nutzen wol-

len. Wenn sie arbeiten möchten, können

sie sich in einen ruhigen Teil des Flugzeugs

zurückziehen.

` Ein interaktiver Raum kann für Meetings

und Präsentationen während des Fluges

genutzt werden.

Foto © Airbus S.A.S.

https://www.youtube.com/watch?v=a-ds2UjeKuA

30

Standortübergreifende Vernetzung

TIERÄHNLICHE ROBOTER

Quick Facts

n Robuste, tierähnliche Roboter auf vier

Beinen

n Können sich auch in unwegsamem Gelände

fortbewegen.

n Hersteller: Boston Dynamics Inc.



` Besonders an Unorten (für Veranstaltun-

gen unübliche Orte, z.B. Industriebrache)

kann diese Art Roboter eingesetzt werden,

um die Infrastruktur aufzubauen. Der Ro-

boter ist in der Lage, sich in unwegsamem

Gelände fortzubewegen und kann somit

zum Verlegen von Kabeln durch einen Wald

oder zum Transport von Materialien einge-

setzt werden.

( MOBILITÄT

https://www.youtube.com/watch?v=xqMVg5ixhd0

31

Standortübergreifende Vernetzung

DROHNEN

Quick Facts

n Unbemannte Flugobjekte

n Fliegt selbstständig oder wird ferngesteuert

n Bisher rechtlich nur sehr eingeschränkt zulässig

Nutzungsbeispiele für die Veranstaltungsbranche

` An entlegenen Standorten kann eine Drohne eingesetzt werden, um durch Materialtransporte die

Infrastruktur aufzubauen und zu unterstützen.

` In naher Zukunft können auf weitläufigen Geländen Besucher, Aussteller und Materialien an

einen anderen Standort geflogen werden. Zusätzlich ermöglicht die Drohne die Übertragung von

Livebildern und kann zur Erhöhung der Sicherheit sowie zu Aufklärungszwecken genutzt werden.

In Rettungsteams kann die Drohne neues Fortbewegungsmittel werden.

` Drohneneinsatz ist außerdem möglich bei der Gebäudewartung.

MOBILITÄT (

https://www.youtube.com/watch?v=nuuLETjTD1k

32

Intelligente Verkehrssysteme

AUTONOMES FAHREN

Quick Facts

n Fahrzeuge fahren ohne menschliches

Zutun und werden miteinander vernetzt

(Konnektivität).

n Entwickler: verschiedene Automobil-

hersteller und -zulieferer, Alphabet, Inc.

(Google), ...



` Die Reisezeit zur Veranstaltung kann

von Teilnehmern aktiv für die Arbeit, die

Informationsbeschaffung oder die Ent-

spannung genutzt werden. So kann bereits

unterwegs die kommende Veranstaltung

vorbereitet werden.

` Durch die selbstständige Navigation des

Fahrzeugs können auch entlegene Stand-

orte für Veranstaltungen genutzt werden

(Unorte).

` Autonomes Fahren bietet sich als Mo-

bilitätskonzept für weitläufige (Messe-)

Gelände an.

( MOBILITÄT

https://www.youtube.com/watch?v=4kUseXBFllE

33


CAR-2-CAR-KOMMUNIKATION

Quick Facts

n Cloudbasiertes Fahrzeugsystem

n Fahrzeuge sind miteinander vernetzt

und geben sich gegenseitig Verkehrs-

informationen.

n Entwickler: Volvo Car Group, Delphi

Automotive PLC



` Auf weitläufigen Messegeländen mit re-

gem Verkehr kann die Sicherheit aller Ver-

kehrsteilnehmer erhöht werden, indem alle

Fahrzeuge miteinander verbunden sind.

` Wartungsmitarbeiter können zeitnah re-

agieren, um Gefahrenstellen für Besucher

zu eliminieren.

` Bei Großveranstaltungen können Leitsys-

teme die Fahrzeuge auf freie(re) Strecken

führen.

` Im öffentlichen Nahverkehr gibt es eine

Echtzeit-Kommunikation über Staus,

Ausfälle, Verspätungen via App mit den

Fahrgästen.

MOBILITÄT (

34

( MOBILITÄT


CAR-2-INFRASTRUCTURE- KOMMUNIKATION

Quick Facts

n Autonomes Parksystem

n Findet in einem Parkhaus selbstständig

einen Parkplatz und parkt ein

n Entwickler: Volvo Car Group



` Teilnehmer einer Veranstaltung können bis

zum Haupteingang vorfahren. Das Auto

fährt dann selbstständig zum Parkplatz

(der auch weiter entfernt sein kann).

` Platzeinsparung: Parkplatzflächen und

Fahrwege können effizienter geplant und

genutzt werden.

Foto © Volvo Car Group

https://www.youtube.com/watch?v=LsQq74dnlhk

35

MOBILITÄT (

Pilotprojekte ÖPNV

EDDA-BUS

Quick Facts

n Schnellladesystem zum Aufladen eines

Elektrobusses in wenigen Minuten

n Testphase seit 03. November 2014

n Aktuell im Einsatz in Leipzig

n Entwickelt vom Fraunhofer IVI



` Das Schnellladesystem erleichtert die Elek-

tromobilität und Energieeffizienz im ÖPNV.

` Das System eignet sich besonders gut als

Logistikkonzept auf weitläufigen Veran-

staltungsarealen. So können Teilnehmer,

Aussteller, Referenten sowie Material

kosteneffizient und umweltfreundlich

transportiert werden.

Foto © Fraunhofer IVI

3636

( INFRASTRUKTUR

INFRASTRUKTUREntwicklungen in Gebäuden, beispielsweise

Hotellerie und Veranstaltungsstätten

37

INFRASTRUKTUR (

Gebäudetechnik – Beleuchtung

VIRTUAL SKY

Quick Facts

n Simulation von natürlichem Licht durch

einen virtuellen LED-Lichthimmel

n Zur Verbesserung der Lichtverhältnisse

n Anbieter: Lights GmbH & Fraunhofer IAO



` Durch den Einsatz des „Virtual Sky“ in

Veranstaltungsräumen kann die Lichtsitu-

ation erheblich verbessert werden. Dadurch

werden auch Räume ohne natürliches

Tageslicht für Veranstaltungszwecke gut

nutzbar.

` In Veranstaltungsräumen kann der Licht-

himmel zu Showzwecken genutzt werden.

Foto © Oliver Stefani, Fraunhofer IAO

38

Gebäudetechnik – Klimatisierung

PHASE CHANGE MATERIALS

Quick Facts

n Phasenveränderndes Material:

Latentwärmespeicher — speichert

Wärme-/Kälteenergie über einen langen

Zeitraum und kann diese verlustfrei wieder

abgeben.

n Mischung aus Paraffinwachs und

vernetzten Polymeren

n Anbieter: DuPont AG

n www.energain.co.uk, www.micronal.de



` Wirkt wie eine Klimaanlage

` Reduziert den Energieverbrauch und sorgt

für ein angenehmes Raumklima in Veran-

staltungsräumen, indem die Temperatur

zwischen 20 und 26 Grad Celsius gehalten

wird. Eine angenehme Raumtemperie-

rung ist wichtig für das Wohlbefinden

und somit für die Leistungsfähigkeit der

Teilnehmer.

( INFRASTRUKTUR

http://www.energain.co.uk

http://www.micronal.de

39

Internet/WLAN

AUSBAU DES GLOBALEN INTERNETZUGANGS

Quick Facts

n Satelliten/Ballons versorgen entlegene

Standorte mit Internetzugang

n Anbieter: Alphabet Inc. (Google), SpaceX

Corporation



` Projekte: SpaceX und Project Loon

` Veranstaltungen können auch an Unorten

(Strand, Wald, einsame Insel) stattfinden.

Ein dauerhafter Internetzugang erhöht die

Attraktivität solcher Veranstaltungen und

Destinationen.

INFRASTRUKTUR (

40

Zahlungssysteme & Einlasskontrolle

NEUE ZAHLUNGSWEGE

Quick Facts

n Bezahlen mittels Google Hands Free:

I’d like to pay with Google

n Zur Vereinfachung von Zahlungs-

prozessen vor Ort

n Anbieter: Alphabet Inc. (Google)



` Bezahlen ist derzeit über Smartphones mit

Zahlterminals möglich.

` Bei Veranstaltungen mit Teilnehmerge-

bühren kann an der Registrierung einfach,

bargeldlos und ohne Endgeräte auf Kun-

denseite bezahlt werden.

` Erleichtert z. B. das Vor-Ort-Bezahlen von

Teilnehmergebühren oder Einkäufen wie

z. B. das Catering bei Veranstaltungen.

( INFRASTRUKTUR

https://www.youtube.com/watch?v=Qxet1VdpOQ4

41

Zahlungssysteme & Einlasskontrolle

CHIP-IMPLANTATE

Quick Facts

n Implantierter Chip, der verschiedene

Funktionen erfüllt

n Entsperrung des Handys, dient als

Kundenkarte, Mitgliedsausweis fürs

Fitnessstudio, Zugangskarte Büro, ...



` Mikrochips können zusätzlich zur Identifi-

kation von Geschäftspartnern und Veran-

staltungsteilnehmern auch als Eintritts-

karte im Rahmen eines Zugangssystems

für Messen und Großveranstalter genutzt

werden. Der Besucher kann sich zu Hause

registrieren. Vor Ort wird im Vorbeigehen

der Chip ausgelesen, und das System er-

kennt, ob er bereits registriert ist, oder ob

er noch eine Eintrittskarte benötigt.

INFRASTRUKTUR (

4242

( AUSBLICK

IM ANSCHLUSS AN DEN INNOVATIONSKATALOG WERDEN DEUTSCHE UND INTERNATI-

ONALE EXPERTEN UND MULTIPLIKATOREN IN DEN BENANNTEN HANDLUNGSFELDERN

FÜR INTERVIEWS IDENTIFIZIERT. PARALLEL WERDEN FOKUSGRUPPEN AUS VERAN-

STALTUNGSPLANERN UND TEILNEHMERN IN DEUTSCHLAND UND AN INTERNATIONA-

LEN STANDORTEN GEBILDET, DIE SOWOHL DIE EXPERTISE VON ANBIETERN EINHOLEN

ALS AUCH DEN BEDARF DER NUTZER HERAUSARBEITEN SOLLEN.

AUSBLICK

Unter Berücksichtigung der gewonnenen Erkennt-

nisse werden Anforderungen an Organisation, Di-

daktik, Technik und Raum von zukünftigen Veran-

staltungsformaten ermittelt und beschrieben. Für

eine übersichtliche und vergleichbare Darstellung

werden gängige Formate sowie neu entwickelte,

innovative Szenarien im „Future Meeting Guide“

gegenübergestellt. Diese werden im Anschluss

durch die Stakeholder bewertet.

Abschließend wird ein zukünftiges Meeting-

Szenario ausgewählt und dessen Realisierung

durch konzeptionelle Weiterentwicklung und

Anpassung an die Realisierungssituation als

Use- und Show-Case in einer möglichen zweiten

Projektphase ab Sommer 2016 vorbereitet. Die

Ergebnisse der Forschungsphasen dienen als

Handlungsanleitungen für die Konzeption zu-

kunftsorientierter „Future Meeting Spaces“ unter

organisatorischen, technologischen und räumli-

chen Aspekten. Das Projekt soll wissenschaftlich

fundierte Handlungsleitfäden sowie eine ausführ-

liche Ergebnisdarstellung erbringen.

43

FORSCHUNGSPARTNER

INNOVATIONSKATALOG FUTURE MEETING SPACE

GCB German Convention Bureau e. V.

Kaiserstraße 53

60329 Frankfurt/Main

Tel.: +49 69 2429-300

Fax: +49 69 2429-3026

E-Mail: [email protected]

Internet: www.gcb.de

twitter.com/GCB_Deutschland

twitter.com/GermanyMeetings

facebook.com/GermanConventionBureau

Bildnachweis

iStockphoto.com (S. 1, 21, 24, 27)

fotolia.com (S. 9)

flickr.com:

Dennis Skley (S. 2, 10)

Angel Navedo (S. 8)

ITU/Rowan Farrell (S. 7)

Jonathan McIntosh (S. 11)

Sebastian ter Burg (S. 13)

GCB (S. 16)

www.connect.code-n.org (S. 17)

Bundesministerium für Europa, AT (S. 21)

Frankhöffner(S. 3, 31)

Dirk Vorderstraße (S. 33)

APN MJM (S. 38)

I used a nikon (S. 39)

Vodafone Medlen (S. 40)

fdecomite (S. 41)

wikimedia.org:

Sgt. Sarah Dietz, U.S. Marine Corps (S. 30)

Zagaberoo (S. 32)

Catopsys, www.catopsys.com (S. 19)

Leia Display Systems (S. 3, 21)

Tangible Media Group/MIT Media Lab (S. 22)

royal caribbean international (S. 25)

Makr Shakr (S. 26)

Airbus S.A.S. (S. 29)

Volvo Car Group (S. 34)

Fraunhofer IVI (S. 35)

Oliver Stefani, © Fraunhofer IAO (S. 3, 37)

Future Meeting Space

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