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inPointEingangsrechnung
Die einfachste Artder papierlosenRechnungsverarbeitung
Mit inPoint steht Ihrer Organisation eine durchgängige papierlose
Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung
zur Verfügung.
Optimieren Sie schrittweise Ihr Kreditorenmanagement und reduzieren Sie
den administrativen Aufwand für Ablage, Recherche und Transport von
Belegen und Dokumenten. inPoint Eingangsrechnungsverwaltung kann in
mehreren Stufen bis zur komplexen vollautomatischen Belegverarbeitung
mit Anbindung an FI Systeme ausgebaut werden.
Die rechtskonforme Langzeit Belegarchivierung auf revisionssichere
Speichermedien verbessert Ihre Compliance.
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PAPIERLOSERECHNUNGSVERARBEITUNG
D I E E I N FA C H S T E A RTD E R R E C H N U N G S B E A R B E I T U N G
So sehr die Form der Buchführung durch den Gesetzgeber
vorgeschrieben ist, so unterschiedlich sind organisatorische
Abläufe in Unternehmen.
Vielleicht möchten Sie zunächst nur Ihre Eingangsrechnungen digital
und rechtskonform archivieren um Papierarchive loszuwerden.
Vielleicht möchten Sie aber auch Ihre Arbeitsabläufe im Kreditoren-
management digitalisieren um die Transparenz zu erhöhen und
die Durchlaufzeiten zu optimieren.
Wie auch immer Ihre Reorganisationspläne im Kreditorenwesen
aussehen: H&S Information Architects begleiten Sie mit innovativen
Softwarebausteinen für digitale Arbeitsabläufe und 25 Jahre
Know-how auf dem Weg zur Hochleistungsorganisation.
Der Gesamtprozess kann in Teilprozesse gesplittet werden:
1. Import von Eingangsrechnungen digitalen Ursprungs
(z.B. ZUGFeRD, PDF/A, CEFACT ) oder Belegerfassung
mit Scanner und anschließender inhaltlicher Erschließung
durch OCR Technologie.
2. Ablage der Belege im rechtssicheren digitalen
inPoint Archiv, im gewohnten Akten/Ablageplan.
3. Prüfung der Eingangsrechnungen via digital Workflow
mit Stellvertreterregelung und Eskalationsmodellen.
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D I E KO M P L E T T E L Ö S U N GF Ü R PA P I E R L O S E R E C H N U N G S V E R A R B E I T U N G
Ziel der papierlosen Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist die transparente und fristgerechte Bearbeitung.
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E-AKTE
Korrespondenz zuRechnungen
GEO
Wo befindet sichdie Rechnung
AKTIONEN
Bearbeitungszustandanzeigen
BELEG LESUNG
BELEGZUORDNEN
SCAN/OCR
BELEGBEARBEITEN
ZUORDNEN ZUORDNEN PRÜFEN PRÜFEN
ESKALATION
Frühwarnsystemin der Bearbeitung
ZUGFeRDPDF/A
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PRÜFEN PRÜFEN
AdHoc
Rechnung per E-Mailzurück an Lieferant
FI-DATENIMPORT
D I E KO M P L E T T E L Ö S U N GF Ü R PA P I E R L O S E R E C H N U N G S V E R A R B E I T U N G
Die Eingangsrechnung wird von der
Poststelle eingescannt und in inPoint
rechtskonform abgelegt. Digitale
Eingangsrechnungen (PDF/A und
ZUGfERD) werden automatisch aus
E-Mail Postfächern oder vom FTP
Server nach inPoint importiert.
Danach erstellt inPoint Workflow
eine Aufgabe zur Belegzuordnung.
Die zuständigen Sachbearbeiter finden
sofort in Ihrer Aufgabenliste die neuen
Eingangsrechnungen zur weiteren
Bearbeitung.
Sowohl die Erfassung von Belegen, als
auch die nachfolgenden Bearbeitungs-
schritte können standortunabhängig
erfolgen.
Sie sparen Zeit und Kosten, da die
konventionelle Postverteilung im
Unternehmen entfällt und somit eine
schnelle Bearbeitung möglich ist.
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1 BELEG ERFASSEN 2 BELEG ZUORDNEN
Im zweiten Bearbeitungsschritt erfolgt
die manuelle Belegzuordnung zu einem
Lieferanten und/oder Beschaffungs-
vorgang.
Dieser Vorgang wird nach Möglichkeit
durch Vorbefüllung der Datenfelder
unterstützt. Sofern technisch möglich,
werden die Daten dem digitalen Rech-
nungsbeleg entnommen. Zudem kann
in den meisten Fällen ein bidirektionaler
Datenaustausch zwischen ERP/FiBu
und inPoint erfolgen.
Am Ende des Erfassungsprozesses
steht autorisierten Anwendern ein
Rechnungseingangsbuch zur Verfügung.
Der nächste Arbeitsschritt, die formale
und inhaltliche Belegprüfung, orientiert
sich an organisatorischen Rahmen-
bedingungen. Diese können etwa
produkt,- abteilungs,- und/oder
betragsabhängig sein.
Sachbearbeiter finden in der inPoint
Aufgabenliste neue Rechnungen zur
Prüfung und können im Falle von
Unklarheiten bei anderen Mitarbeiter
ad Hoc Informationen einholen.
Bei formalen oder inhaltlichen Rech-
nungsfehlern kann der Beleg sofort
via E-Mail an den Lieferanten zurück-
gesendet werden. Die Rechnung bleibt
im Klärungszustand.
Wenn alle Daten richtig sind, wird die
Freigabe abgeschlossen. Die Buch-
haltung erhält eine Freigabebestätigung.
Ein digitales Vier-Augen-Prinzip
verbessert die Compliance.
Die gesamte Korrespondenz zu
Rechnungen und Prüfvorgängen
wird in der E-Akte abgelegt.
3 BELEG BEARBEITEN
D I E E - R E C H N U N G S A K T EB E L E G E I M Z U G R I F F
Alles sehr bekannt: Im neuen Ribbon findet sich ein neuer Tab um digitale Beschaffungsakten anzulegen und zu verwalten, Akteninhalte mit KollegInnen zu teilen, Wiedervorlagen zu verwalten, Skype Protokolle im Akt abzulegen, Suchabfragen zu verwalten, u.v.m.
Der Archiv Wechsel vom Unternehmensarchiv zur persönlichen Ablage und Favoritenist auf Knopfdruck möglich. Dokumente können temporär mit anderen Personen (Gruppen) in der Begegnungszone (geteilter Bereich) bearbeitet werden.
Übersichtliche Navigation: Für jeden MitarbeiterInwird die Ablagehierarchie wie gewohnt dargestellt (Mandantenfähig - Konzern, Tochter, Filiale, Abteilung, Fachbereich,..).
Die Volltextsuche ist extrem schnell und bietet Drill-Down Funktionen zum Verfeinernder Trefferliste.
Der Aktendeckel bietet aufeinen Blick alle Eckdaten zu Kreditoren und Rechnungen
Stammdaten können auch über verschiedene Schnittstellen aus vorhandenen FiBU, - oder ERP WaWiSystemen übernommen und laufend synchronisiert werden.
Filtern, gruppieren, sortieren.So einfach und übersichtlich wie in Excel können Akteninhalteorganisiert werden.
Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint gezogen und archiviert.
Zudem ist inPoint in der Lage Eingangsrechnungen und Beschaffungsdokumente automatisch zu importierenund mit Informationen aus dem ERP/WaWi und FiBu Systemzu indizieren.
Das Workflow Modul unterstützt Ihre Organisation mit einfachen Genehmigungs-verfahren, flexiblen ad-Hoc Rückfragen, oder komplexe Geschäftsprozesse.
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Sobald eine Rechnung nachinPoint importiert wird, öffnet sichdas Aktionsfenster zur Erfassung.Gleichzeitig lassen sich Aktionenzur Eingangsrechnung festlegen.
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D I E E - R E C H N U N G S A K T ED O K U M E N T E B E A R B E I T E N
Die wichtigsten Funktionen ummit Dokumenten zu arbeiten sind als Kontextmenüs zu erreichen.
Kennzeichnen Sie Dokumente und E-Akten als Favoriten um Unter-lagen blitzschnell im Zugriff zu haben. Eine nützliche Funktion bei Fällen mit Klärungsbedarf.
Der inPoint QuickView MonitorZur schnellen Anzeige vonEingangsrechnungen mitFunktionen wie:
Zoom, drehen, pinnen zur gleichzeitigen Darstellung mehrerer Dokument
Dokumente können mit einem Klick geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen werden protokolliert und als neue Versionen abgelegt.
Eingangsrechnungen und alle Informationen, die der Bundesabgabenordnung unterliegen, können selbstverständlich nicht geändert werden.
Arbeiten sie MIT und nicht FÜR Dokumente. inPoint stellt Ihnen mit einem Mausklick alle Informationen und
Werkzeuge zur Verfügung, die Sie für rationelle und sichere Bewältigung des Tagesgeschäftes benötigen.
D I E E - R E C H N U N G S A K T ED O K U M E N T E B E A R B E I T E N
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Arbeiten sie MIT und nicht FÜR Dokumente. inPoint stellt Ihnen mit einem Mausklick alle Informationen und
Werkzeuge zur Verfügung, die Sie für rationelle und sichere Bewältigung des Tagesgeschäftes benötigen.
Sie möchten mit dem Lieferantenin einen E-Mail Dialog treten? Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie die passende Option.
Es öffnet sich der E-Mail Client (z.B MS-Outlook) mit der Datei als Attachment.
Nach dem Senden wird die E-Mail automatisch in der inPoint Akte abgelegt.
Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente untereinander in Listenform und graphisch dargestellt werden.
Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung zwischen Dokumenten geschieht bei E-Mails automatisch. Zusätzlich können Anwender Dokumente auch manuell verknüpfen.
Der gesamte Schriftverkehr kann in eine PST Datei gepackt und auf externe Datenträger gespeichert werden.
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D I E E - R E C H N U N G S A K T EF I N D E N S TAT T S U C H E N
Wenn Sie Ihre Anfrage in das Suchfeld eingeben, werden Vorschläge zur automatischen Vervollständigung angezeigt. So können Sie schneller finden, wonach Sie suchen.
Mit Funktionen wie Suchverlauf und Suchfavoriten für wiederkehrende Suchanfragen sparen Sie wertvolle Zeit im Büroalltag.
Dokumentenverwaltung ist keine Frage des Ablegens, sondern des Wiederfindens.
Finden Sie Eingangsrechnungen und ergänzende Dokumente mit Suchformular oder leistungsfähiger Volltextsuche.
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inPoint Eingangsrechnung integriert sich tief in die Microsoft Windows Welt und steht in unterschiedlichen Client Versionen zur Verfügung.
inPoint Outlook App, inPoint Office App, inPoint Explorer App, inPoint Desk App. Die selbe E-Akte kann daher auf unterschiedlichem Weg genutzt werden.
D I E E - R E C H N U N G S A K T ES C H U L U N G S F R E I U N D W A RT U N G S A R M
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D I E E I N FA C H S T E A RTD E R S Y S T E M P F L E G E
Kommunikationssysteme sollen sich unauffällig in bestehende IT-Landschaften einfügen
und müssen im Tagesgeschäft einfach zu pflegen sein.
Rechnungsbearbeitung
soll allen Spaß machen!
Deshalb haben wir auch die Administration von
inPoint so einfach wie möglich gestaltet.
Die Fachabteilung benötigt ein zusätzliches Feld in
der Beschaffungsakte? Kein Problem.
Das Ändern und Erweitern von Aktenstrukturen
ist so einfach, dass dies sogar von ambitionierten
Anwendern mit wenigen Mausklicks erledigt
werden kann.
Zugriffsrechte müssen angepasst werden?
Auch dies ist mit wenigen Klicks erledigt.
Die Betriebsführung der inPoint Lösungen
ist extrem wirtschaftlich.
LESS PAPERMORE POWER
LESS PAPER – MEHR POWER
Unternehmen stehen heute wie nie zuvor unter
Wettbewerbsdruck. Sie sind gezwungen,
Prozesse permanent zu optimieren und durch
Automatisierung zu unterstützen.
Zusätzlich stehen im Zuge der Digitalisierung
nicht Kostenoptimierungen im Vordergrund,
sondern vielmehr die Hinterfragung der
eigenen – vielleicht über Jahre hinweg
erfolgreichen – Geschäftsmodelle. Dabei sind
neue innovative Ideen gefragt, welche schnell
und einfach umgesetzt werden müssen.
Die H&S Workflow Lösung unterstützt bei der
ganzheitlichen Prozessoptimierung und ist
die ideale Plattform für die Digitale
Transformation.
INTELLIGENTES PROZESS DESIGN
Im Zeitalter der Digitalisierung müssen
Prozesslösungen nicht nur intuitiv bedienbar
sein, sondern auch ohne großen Aufwand an
sich ändernde Rahmenbedingungen angepasst
werden können.
Ein intelligentes Business Process Manage-
ment System (iBPMS) ermöglicht genau dies.
Die Grundlage eines iBPMS ist der sogenannte
„Low-Coding“ Ansatz.
Über 90 % der Applikation werden modelliert
und nur 10 % benötigen Spezialwissen und
Programmierkenntnisse. Neue innovative Ideen
können in einem iBPMS einfach und flexibel
umgesetzt werden.
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D I G I T A L W O R K F L O W M A N A G E M E N TL E S S P A P E R M O R E P O W E R
Die Optimierung von Geschäftsprozessen gehört heute zu den
Schlüsselaufgaben eines jeden Unternehmens. Wer Prozesse richtig
managt, kann diese nicht nur effizienter gestalten, sondern auch
deren Qualität verbessern und obendrein noch Kosten sparen.
In die Kategorie der anspruchsvollen Abläufe gehören zweifelsohne
Entscheidungsprozesse, insbesondere dann, wenn sie an Risiken
gebunden sind. Solche Prozesse wollen nicht nur optimal gestaltet
sein, sie basieren auch auf der Aufbereitung und Auswertung von
Informationen, ohne die der Prozess selbst nicht abgeschlossen
werden kann.
Mit der Einführung von Workflow-Management werden
allgemein folgende Ziele verfolgt:
die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse
soll verbessert werden,
(Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden,
die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten
sollen reduziert werden,
die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden,
Medienbrüche sollen vermieden werden und
die Flexibilität der (Geschäfts-)Prozesse soll erhöht werden.
Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse
(Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)
A U T O M A T I S I E R T E B E L E G E R F A S S U N GP A P I E R , D I G I T A L , E G A L
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Das manuelle Erfassen von Belegen ist auch heute noch gängige Praxis. Eine zeitaufwändige und fehleranfällige Methode, die durch den Einsatz von
Software zur Formularerkennung um den Faktor 4-5 optimiert werden kann. Verbessern Sie die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen in Ihrer
Organisation mittels Formularlesesystem, welche Belege in lesbare Daten transformiert. Die gewonnenen Daten werden dem FI-System übergeben.
Die weitere Verarbeitung von Rechnungen erfolgt zusätzlich in der e.Akte und angeschlossenen e.Prozessen.
Noch effizienter sind elektronische
Rechnungen im ZUGFeRD Format.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht
im Wesentlichen aus zwei Teilen:
Aus einer visuellen Darstellung der
Rechnung für den Menschen und aus
maschinenlesbaren strukturierten
Daten. Die visuelle Darstellung der
Rechnung erfolgt in Form von
DF/A-3. Die maschinenlesbaren
strukturierten Daten im XML-Format
werden dem PDF/A-3 als Anhang
beigefügt. Somit dient das PDF als
Container sowohl für die visuelle
Darstellung als auch für die struk-
turierten Daten im XML-Format.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD
SCAN/OCR
E-MAILPDF/A
FAX
ZUGFeRDXML
KLASSIFIKATION(NACH FORMAT, LAYOUT, INHALT)
DATENEXTRAKTIONUND AUFBEREITUNG
ABC
DATENIMPORTIN FI-SYSTEM
e.AKTEDMS
e.PROCESSWORKFLOW
e.COMPLIANCEARCHIV
Prioritäten setzen.Die inPointAufgabenliste unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben.
Warum auf Skonti verzichten und Mahngebühren riskieren? Wir lösen das Problem der ineffizienten Verarbeitung von Rechnungen.
Ab dem Zeitpunkt des Rechnungseingangs ist der Prozess fast vollständig automatisiert. Von der Freigabe über die Kontierung
und Buchung bis zur Zahlung und Archivierung erfolgt alles 100 Prozent papierfrei. Dadurch wird jeder Arbeitsschritt effizienter
und der Rechnungsverarbeitungsprozess insgesamt optimiert. Verlieren Sie nie mehr den Überblick!
Der inPoint Workflow Monitorzeigt alle Informationen, die für eine qualitative Entscheidung erforderlich sind.
Während der Aufgabenbearbeitungkönnen weitere Dokumentezur Fallbeurteilung geöffnet,bzw. neue Dokumente hinzugefügt werden.
Workflowaktionen können anBedingungen gebunden sein,die mit dem intuitiven Workflow-designer gestaltet werden.
D I G I T A L W O R K F L O W M A N A G E M E N TL E S S P A P E R M O R E P O W E R
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Die Endanwender einer Prozesslösung können
nicht unterschiedlicher sein. Dies gilt auch für
die Endgeräte, welche in einer Unternehmung
zum Einsatz kommen.
Bei H&S steht die einfache Bedienung und eine
ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit bei jeder
Applikation im Vordergrund. Das integrierte
Portal passt sich sowohl den Endanwendern
als auch den Endgeräten an.
D I G I T A L W O R K F L O W M A N A G E M E N TE V E R Y W H E R E
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Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung
der Workflows erfüllt werden müssen. Der intuitive Workflowdesigner lässt keine Wünsche offen. Dank übersichtlicher Swimming Lanes sind
Prozesse und Teilprozesse auch nach Monaten und Jahren schnell an geänderte Situationen angepasst.
D I G I T A L W O R K F L O W M A N A G E M E N TN A C H H A L T I G E S P R O Z E S S D E S I G N
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Anzahl Digitale Akten u. Dokumente unbegrenzt
Mandantenfähig Ja
Archivstruktur (Repositories) Globales Unternehmensarchiv, persönliches Archiv, geteilter Bereich (Begegnungszone)
Anwenderoberfläche für MS-Outlook ab 2010, MS Explorer, MS Office, Desktop App
DocPreview Monitor Dateiformate Alle MS Office Formate sowie, HTML, MSG, EML, TIFF, JPG, PNG, GIF
Versionsmanagement Öffnen von Dokumenten zur Bearbeitung direkt in inPoint mit automatischer Versionierung.
SucheMittels Suchformular und Volltext mit DrillDown Funktion. Favoritenverwaltung und Suchverlauf.Filterfunktionen auf Dokumentenebene
Dokumentenlenkung / BPM Low Coding Business Process Management + Ad-Hoc Workflow Designer
Berechtigung/Rollen Authentifizierung basierend auf MS Active Directory. Berechtigung/Rollen direkt in inPoint konfigurierbar.
Kollaboration/Dokumente Teilen Temporäre oder unbegrenzte Aktenfreigabe mit individueller Lese/Schreibe Berechtigung
Fristenmanagement Unbegrenzte Wiedervorlageereignisse bis auf Dokumentenebene
Schuldbefreiung Tabellarische und graphische Darstellung der Dokumentenbeziehung für transparentes Fallmanagement
RechtssicherheitLöschschutz von Dokumenten (Retentiontime) und Unterstützung revisionssicherer Medien.(siehe weiterführende Detailinformationen zur Archivengine: inPoint UCHS Universal Content Hybrid Store)
Offline - Archive to Go Selbsttragendes Archiv (Offlinearchiv). Synchronisation mit Versions-Konfliktmanagement.
Datenbanksysteme MS SQL ab 2012, ORACLE ab 11g
D I E E I N F A C H S T E A R TD E R R E C H N U N G S B E A R B E I T U N G
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Die einfachste Artmit Dokumenten zu arbeiten
H&S Heilig und Schubert Software AGGoldschlagstrasse 87-89, 1150 WienÖsterreich
tel. +43 (1) 21555 fax.ext. 200
mail: [email protected]: www.hs-soft.com
H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbHO‘ Brien Strasse 3, 91126 SchwabachDeutschland
tel: +49 (0) 9122 87227-0
fax: +49 (0) 9122 87227-399
inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation.Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 07/2016 by H&S Heilig und Schubert Software AG.Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegendenDokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. DOCID.CRU-201740419-20170515
