Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufewww.vibinet-textil.de

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Integrierte Managementsysteme

Dokumentation eines (integrierten) Managementsystems

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IMS-Dokumentation ... Für wen?

Nutzen für unterschiedliche Interessengruppen:

• eigene Mitarbeiter Handlungsguidelines

• Unternshmensleitung Systematik, Transparenz

• Auftraggeber, Kunden Vertrauen, Sicherheit

• Markt, Interessenten Innovationsgarant

• Nachbarschaft partnerschaftl. Toleranz

• Berufsgenossenschaft Arbeitssicherheitssystem

• Zertifizierer Normenkonformität

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Mitarbeiter: Gewusst wie!

Prozessbeschreibungen bringen Transparenz in’s Unternehmen:

• Was wird wann durch wen getan?

• Welche Schnittstellen gibt es?

• Wer ist (intern) wessen Kunde?

• Wer liefert (intern) an wen?

• Welche Erwartungen haben die internen Kunden und Lieferanten?

• Wie sind Aktivitäten auszuführen?

• Wer hilft bei Problemen?

• ...

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Aufbau IMS-Dokumentation

• Erfassung aller interessengruppenspezifischer Anforderungen in einem Dokumentationssystem.

• Unkomplizierte Navigationsmöglichkeiten damit Benutzer schnell zu benötigten Info’s gelangen.

• Einfache Selektion von Informationsschwerpunkten, um bestimmte Interessenten gezielt anzusprechen.

• Übersichtliche und leicht verständliche Darstellungs-weise, um allgemeine Akzeptanz zu erzielen.

• Gewährleistung einer angemessenen Verfügbarkeit der Info’s, um optimale Nutzung zu gewährleisten.

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Systemdokumentation bereitstellen

• Verteiler festlegen

• Verteilung organisieren und Empfang sicherstellen

• Empfänger angemessen informieren

• Verteilung dokumentieren

• funktionierenden Änderungsdienst aufbauen

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Verteiler - WENIGER ist oft MEHR

sinnvolle Information vs. Papierflut

• Für wen enthalten die Dokumente verbindliche Anweisungen?

• Wer muß darüber hinaus unbedingt Kenntnis vom Inhalt haben?

• Mit welchen Möglichkeiten lassen sich sinnvolle Mehrfachzugriffe realisieren?

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Verteilung organisieren - funktionsfähig und unkompliziert

Innerbetrieblicher Postweg - Einordnung bzw. Austausch der Dokumente liegt in der

Verantwortung der Mitarbeiter

Zustellung mit Begleitschreiben und

Rücksendung einer Empfangsbestätigung (ggf. + veraltete Dokumente)

persönliche Verteilung incl. Austausch bei

Änderungen durch eine beauftragte Person

FU

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TIO

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LIT

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Dokumentation der Verteilung

• Sicherstellen der zuverlässigen Basis für einen funktionsfähigen Änderungsdienst

Wer hat welche Dokumente bekommen?

• Kenntnis der vorliegenden Grundlagen für die interne Auditierung

Wer muß was wissen?

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Möglichkeiten der angemessenen Information bei ...

... neuen Dokumenten:

• Schulungen

• Workshops

• Unterweisungen

... Änderungen:

• mündliche Info bei Übergabe

• Begleitschreiben mit Änderungshinweisen

• Kennzeichnung der Änderungen im Dokument selbst

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Detaillierungsgradund -umfang derDokumentation

Ausbildung, Qualifikation &

Erfahrung

Dokumentationsgrad versusAusbildung, Qualifikation & Erfahrung

Dokumentationumfang

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Dokumentations - Änderungsdienst

• Änderungswünsche erfassen

• Änderungsnotwendigkeit bewerten

• Antragsteller über Ablehnung von Änderungen informieren

• Vorzunehmende Änderungen veranlassen und koordinieren

• Änderungen prüfen und freigeben (ggf. korrigieren)

• Bereitstellung der geänderten Dokumentation

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Empfänger angemessen informieren bei ...

... neuen Dokumenten:

• Was soll mit dieser Regelung erreicht werden?

• Wer ist noch betroffen?

• Was soll bei Abweichungen geschehen?

• Wer ist Ansprechpartner bei Verständnisproblemen oder Änderungswünschen

... Änderungen:

• Warum wurde etwas geändert?

• Was wurde geändert?

• Worauf haben diese Änderungen Einfluß?

• Welche Übergangs-regelungen gibt es?

• Was soll mit ungültigen Dokumenten geschehen?

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Alternativen zu Anweisungen

• Expertenwissen und Motivation der Mitarbeiter• geeignete Arbeitsbedingungen und -

atmosphäre• Nutzung von Informations- und

Kommunikationstechnologie• regelmäßige, geplante Arbeitstreffen• passende Organisations- und

Hierarchiestrukturen• systematische Planung und Überwachung• klärende Erläuterungen• Einsatz von Alarmzeichen• Anwendung von Frühwarnsystemen• ...