Integriertes Bibliothekssystem in

Baden-Württemberg

19. September 2013

Hans Peter Großmann, Claudia Pauli, Matthias SchneiderhanKommunikations- und

Informationszentrum Universität Ulm

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Gliederung

• Das Projekt IBS|BW

• Zentrales Betriebsmodell:

Organisation, Rolle des ZDV, Rolle des BSZ

• Organisationsstruktur des IBS-Projekts

• Produktivbetrieb nach Projektende:

Supportstrukturen, Kommunikationsstruktur,

Umlagemodell für laufende Kosten

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Das Projekt IBS|BW

• Einführung eines Integrierten Bibliothekssystems (IBS) für ein Konsortium wissenschaftlicher Bibliotheken in BW (mit Förderung durch das MWK)

• Gemeinsame europaweite Ausschreibung und Beschaffung einer Landeslizenz für BW (Zuschlag: Fa. aStec mit dem System aDIS)

• Umsetzung eines gemeinsamen zentralen Betriebsmodells (Synergien durch einen wirtschaftlicheren Betrieb)

• Realisierung eines gemeinsamen aDIS-Referenzsystems für BW(Eröffnung langfristiger Kooperationen der Partnerbibliotheken)

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Das Teilprojekt IBS-RDS

• Entwicklung eines Resource Discovery Systems (RDS) als gemeinsames Rechercheportal für die Suche in eigenen und fremden Beständen

• Basierend auf der Open Source Software VuFind

• Federführung: UB Freiburg

• Lizenzierung einer der zwei gewünschten Discovery Indexe EDS (Fa. EBSCO) oder Summon (Fa. Serial Solutions) pro Bibliothek auf drei Jahre

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Konsortium der beteiligten Bibliotheken• Die Universitätsbibliotheken

kiz Ulm, Tübingen, IZUS Stuttgart, KIM Hohenheim

• Beide Landesbibliotheken (BLB und WLB)

• 47 Hochschulbibliotheken in BW (FHs, PHs, DHBW), betreut durch das Bibliotheksservice-Zentrum Konstanz (BSZ)

• Nachträglich beigetreten: UB Freiburg und PH Freiburg

• Projektleitung: Universität Ulm • Projektlaufzeit: 01.01.2010 – 30.09.2013• Sukzessive Produktivsetzung von aDIS-Systemen ab

10.08.2010

• Die letzten Migrationen im August/September 2013:UB Freiburg, WLB, PH Freiburg

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Zentrales Betriebsmodell: Organisation

Hochschul-Bibliotheken

BSZ Konstanz

Universitäts-Bibliotheken

Landes-Bibliotheken

ZDV Tübingen

Dienstleistungs-vereinbarungen

Vertrag zurAuftragsdatenverarbeitung

Serviceleistungen

Server-Cluster und IT-Betrieb(inkl. Datenbanken)

Dienstleistungs-vereinbarungen

Verträge zurAuftragsdatenverarbeitung

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Zentrales Betriebsmodell: Rolle des ZDV

• Der Betrieb der aDIS|BMS-Systeme erfolgt zentral in einem Konsortialmodell

• Im Zuge dessen erfolgte auch die redundante Netzanbindung an das BelWue für die einzelnen Bibliotheken

• Bereitstellung der technischen Infrastruktur durch das Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) der Universität Tübingen:

• Hardware, Betriebssystem, Datenbank, Hochverfügbarkeit, Datensicherung (für aDIS und RDS), Netzanbindung

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Struktur

• 8 getrennte aDIS-Instanzen• BSZ (mit 47 Mandanten)• UB Hohenheim• UB Freiburg• UB Stuttgart• UB Tübingen• KIZ Ulm• BLB• WLB

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Betrieb

Struktur

• 8 Kunden• jeder besitzt 3 Einzelsysteme

• Prod• Test• Statistik-System (mit offener Schnittstelle)

• Prod• redundanter Betrieb: zwei Applikationsserver,

zwei Datenbankserver• BSZ: 47 Mandanten

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DBMS und Replikation

• aDIS kann mit Oracle und Postgres verwendet werden

• IBS|BW: Postgres 9

• große Verbesserung mit 9.2

• Datenbankreplikation:

• asynchron (max. 200 ms Versatz)

• pg-Werkzeug

• zwei Betriebsstandorte (ca. 5 km entfernt):

• ZDV Wächterstraße

• ZDV Morgenstelle

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technischer Aspekt

• größte Herausforderung: Plattensystem• große Anzahl von IOPS

• Optimierung durch Einsatz von Flashspeicher• einzelne Datenbank ~ 300 GB

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Zentrales Betriebsmodell: Rolle des BSZ

BSZ fungiert als zentrales Kompetenzzentrum für die aDIS-Anwendung, d.h.

• alle Bibliotheken beziehen den aDIS-Applikations-Server-Dienst

• die HS-Bibliotheken nutzen zusätzlich den aDIS-“full“-Support• Migration, Schulung, 1st und 2nd Level Support

• Anwendungsadministration, Konfigurationsanpassungen etc.

• alle Bibliotheken nutzen ergänzende Fachanwendungen des BSZ• Kooperative Verbundkatalogisierung im SWB

• Anschluss der aDIS-Systeme an das Zentrale Fernleihsystem (ZFL)

• Verfügbarkeitsabfrage (DAIA), Bestellwunscherfassung (DESI) etc.

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Operative Projektdurchführung

Projektleitung

angesiedelt am kiz der Universität Ulm

IBS - AG

2 Vertreter je UB/LB, 1 Vertreter BSZ, 2 Vertreter der HSen, 1 Vertreter aStec

IBS-Bibliotheks-direktorium +

1 HS-Bibl.leiter

MWK Baden-Wttmbg.

Zendas

ZDV BSZ Beteiligte Einrichtungen

kiz UlmKIM HohenheimIZUS StuttgartUB Tübingen

WLBBLB

HS-BibliothekenUB Freiburg

aStec

Strategische EntscheidungenFörderung

Datenschutz + personalrechtliche Begleitung

Vertreter Vertreter Vertreter

KoordinationAbstimmung

Organisationsstruktur des IBS-Projekts

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Supportstrukturen Produktivbetrieb• Übertragung der landesweiten Koordination an das BSZ

• zur Abwicklung der rechnungstechnischen Aufgaben• als zentraler IBS-Ansprechpartner gegenüber aStec

• Beibehaltung einer (kleineren) „IBS-AG“ (IBS-Ausschuss) als operatives Gremium zur• Abstimmung allgemeiner Vorgehensweisen • Sammlung und Priorisierung von Entwicklungswünschen• Erstellung von Umsetzungskonzepten für aStec

• Beibehaltung der IBS-Direktorenrunde als Lenkungsausschuss• für weitreichende strategische oder mit zusätzlichen Kosten

verbundene Entscheidungen • Beteiligung von UBs, LBs und HS-Bibs in adäquater Weise

• 1 Vertreter pro HAW, PH, MH, DHBW

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Kooperation/Kommunikation im Produktivbetrieb

Universitäts- und Landesbibliotheken

IBS-AG(Ausschuss) BSZ

ZDV aStec

„aDIS full service“ „aDIS light service“

Weiterentwicklung(Konzeption/Priorisierung)

Unterauftrag

Hosting Weiterentwicklung(Implementierung)

3rd Level SupportHochschulen

InstallationsbezogenerSupport

Wartung

Hochschulbibliotheken(HAW, PH, MH, DHBW)

Lenkungsausschuss: Direktoren einzelner / der …

(bilateral zu regeln)

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Kooperative aDIS-Weiterentwicklung/Anpassung

Universitäts- und Landesbibliotheken

Hochschulbibliotheken(HAW, PH, MH, DHBW)

Lenkungsausschuss: Direktoren einzelner / der …

IBS AG(Ausschuss)

BSZ aStec

operativeArbeitsaufgaben

strategischeEntscheidungen

Konzeption Priorisierung

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Laufende Kosten im Produktivbetrieb

• Laufende gemeinsame Kosten aller Bibliotheken: • Personal-, Hardware-, Wartungs-, Energiekosten am ZDV• Wartungskosten aDIS-Landeslizenz (Mängelbeseitigung,

Updates/Upgrades)

• Laufende gemeinsame Kosten der Hochschulbibliotheken (für den BSZ-“full service“):• 2 Personalstellen am BSZ

• Hardware- und Personalkosten für die RDS Nutzer (ZDV, UB FR)

• Umlage der Kosten nach beschlossenem Verteilerschlüssel

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Fazit

• Synergien sind entstanden und konnten genutzt werden

• Der Paradigmenwechsel zu kooperativ erbrachten Diensten wurde eingeleitet und gemeinsam genutzt

• Das Fundament für eine gemeinsame fachliche Zusammenarbeit wurde ebenso gelegt

• Es gibt allerdings noch deutlich mehr Potenziale für eine einheitliche Vorgehensweise im Rahmen von IBS|BW (wie z.B. Anschluss an bwIDM u.v.a.m.)

• Aber: wir sind auf einem guten gemeinsamen Weg!

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Danke für Ihre

Aufmerksamkeit!