Ist Change eine eigenständige Projektphase? - tuev-sued.de · PDF fileEinstieg: Weichenumstellung in der Akademie – IT-Neustart vor dem Hintergrund der Strategie 2020 ... Wie wichtig

Ist Change eine eigenständige Projektphase? Erwartungspflege im Rahmen von MacGyver-Anforderungen PM-Stammtisch, 27.10.2016 Birgit Bazzar

Presenter

Presentation Notes

Einstieg: Weichenumstellung in der Akademie – IT-Neustart vor dem Hintergrund der Strategie 2020 – Großes Veränderungsprojekt, das alle Abteilungen betrifft – Riesen Change, folglich die Fragestellung wie wird das Change Management bei einem solchen Projekt gehandhabt?

Agenda

TÜV SÜD Akademie GmbH Folie 2 04.11.2016

Warum die Frage?

1.1 Rahmenbedingungen im Projekt

2 Ergebnisse der Diskussion

3 Projekt- und Change Management-Planung

4 Unser Change Management

4.1

4.2

Change Management – Die Herausforderung

4.3

Aufgaben der Change Management-Phase im Projekt

4.4

Die Erwartungspflege der MacGyver-Anforderungen

5 Lessons Learned

1

Change Management Kommunikationskanäle

Presenter

Presentation Notes

Unsere Agenda für heute: 1. Beginnen mit der Frage warum brauch es überhaupt Change Management? Inhalte der tatsächlichen Projektdiskussionen 1.1 Was sind die Einflüsse auf das Projekt? Wie sind die tatsächlichen Projektrahmenbedingungen? 2. Was ist unsere Überzeugung? – Ergebnisse der der Diskussionen und Konsequenzen für das Change Management bzw. Projektmanagement 3. Wie sieht die Projekt und Change Planung im Detail aus? Wie spielen diese beiden Phasen zusammen? Wie beeinflussen sie sich gegenseitig?

1) Warum die Frage?

Großer Diskussionsbedarf zu Projektbeginn In welchem Rahmen und in welcher Form können/wollen/müssen wir das

Change Management im Projekt etablieren (?) Unsere Überlegungen im Projekt: Ist das Change Management eher ein Arbeitspaket im Projektmanagement oder

ist Change Management als eine einzelne Phase anzusehen? Wie wichtig ist das Change Management im Projekt?


1.1) Rahmenbedingungen im Projekt

Die Rahmenbedingungen fürs TPH-Projekt:

Entwicklung einer neuen Prozesslandschaft Hoher Innovationsgrad mit neuen Features und

Tools Entwicklung einer komplett neuen IT-Infrastruktur Viele verschiedene Stakeholder und Interessen/Interessenten im Projekt Input von allen Fachbereichen = Output in alle Fachbereiche 4 Mio. Projektbudget

Die Projektziele: Userfreundlichkeit – intuitiv, einfach, schnell Entwicklung einer Standardsoftware Bündelung aller Prozesse Lösung für Innovationen Nahtlose Integration in die Konzernsysteme Und das alles in einem System


2) Ergebnisse der Diskussion

Change in Training Powerhouse: Jedes Projekt ist Veränderung!

Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation schüren Mitarbeiterängste

Veränderungen des individuellen Arbeitsplatzes/der Arbeit bereiten Mitarbeitern

Sorgen Positive Erwartungshaltung soll aufrecht erhalten bleiben Die Veränderungen sind massiv Change Management muss als

eigenständige Projektphase laufen!


Presenter

Presentation Notes

Das Change Management identifiziert hemmende und treibende Faktoren und bearbeitet so, dass die positive Erwartungshaltung erhalten bleibt. Positive Herausforderung

3) Projekt- und Change Management-Planung


Erkenntnisse: Projektmanagement und Change Management laufen als parallele Phasen Change Management ist von Beginn an ein essenzieller Bestandteil Verschiedene Change-Aktionen bauen auf die Projektplanung auf

Grundlegende Projektplanung

Projektstart Planung Umsetzung Abschluss Nach-bearbeitung

Mitwirkung des Change Managements im Projekt

Tätigkeiten im Projektmanagement

4) Unser Change Management

Was ist unsere Strategie und Aufgabenaufteilung? Der Change Management-Masterplan definiert die Change-Maßnahmen zu den

jeweiligen Projektphasen und ist auf verschiedene Stakeholder ausgerichtet (AP Change Architektur)

Dieser Plan wurde zu Projektbeginn aufgestellt und wird laufend dem Projektplan angepasst (AP Monitoring und AP Umfeldanalyse)

Projektkommunikation durch Projektleitung im Lenkungskreis, Betriebsrat sowie

in Konzern-Divisionen und -Gesellschaften Projektkommunikation durch Change Management Aktionen (Pioniere, Aushang von

News-Plakaten, eigene Projektwebsite) an alle Akademie Mitarbeiter (AP Cross-Mediale Kommunikation und AP OE Kommunikation)


4.1) Change Management – Die Herausforderung


Die vier Säulen des Change Managements Entwicklung einer Vision Kommunikation mit Betroffenen Beteiligung der Betroffenen Qualifizierung der Betroffenen

Die Veränderung betrifft alle Bereiche des Unternehmens, von der Aufbauorganisation über die Ablauforganisation bis hin zu Veränderungen im sozialen Gefüge

4.2 Aufgaben der Change Management Phase im Projekt


Unsere Vision

Aufbau einer neuen und marktgerechten IT-Infrastruktur (Strategie 2020), Ablöse des Alt-ERP-Systems „Orbis“ und weitere angebundene Systeme

Self Service aller Nutzer Das Projekt ist ein Akademie-Projekt! Von Projektbeginn an wurden sämtliche

Abteilungen und Regionen mit einbezogen

Unsere Kommunikation

Projektleitung steuert die Kommunikation in den Konzern sowie an offizielle Gremien (Lenkungskreis und BR) Change Management kommuniziert in das

Unternehmen hinein, hierbei werden verschiedenste Kanäle bedient Ein Test- und Schulungskonzept für die

Mitarbeiter der Akademie wurde entwickelt

Beteiligung Qualifizierung

Presenter

Presentation Notes

Unsere Vision: Der Aufbau einer neuen und Marktgerechten IT-Infrastruktur ist ein Zentrales Ziel der Akademie. (Strategie 2020) Nach 18 Jahren Arbeit mit unserem Altsystem Orbis, besteht auch bei den Mitarbeitern Der Wunsch/ das Bedürfnis nach einer neuen IT-Infrastruktur. Unsere Kommunikation: Die Kommunikation erfolgt durch mehrere Kanäle, die Projektleitung steuert die Kommunikation in den Konzern, sowie an offizielle Gremien wie Lenkungskreis oder BR. Das Change Management übernimmt die Kommunikation in das Unternehmen hinein, hier werden Verschiedenste Kanäle bedient. (News-Plakate, Projekt-Website, Roadshows, Informationsweitergabe in Akademie oder Führungskräfte-Calls, Einsatz von Phoenix Pionieren (Multiplikatoren). Beteiligung: Das Projekt ist ein Akademie-Projekt, wir haben von Projektbeginn an sämtliche Abteilungen bzw. Operative Einheiten aus den Regionen mit einbezogen. (Lastenheft/Quick-Scan/Zielkonzeption/Pflichtenheft) Qualifikation: Ein Test- und Schulungskonzept für die Mitarbeiter der Akademie wurde Entwickelt, auch hier läuft alles über Mitarbeiterbeteiligung. Die Mitarbeiter werden frühzeitig integriert und Qualifiziert.

4.3) Die Erwartungspflege der MacGyver-Anforderungen

Wie setzen wir diese Anforderungen um? Transparente Projektarbeit, regelmäßige Rücksprache mit operativen

Einheiten/Führungskräften/Abteilungen/Experten Change Management, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter aufgreift und Mitarbeiter

aktiv in den Veränderungsprozess integriert Regelmäßige Kommunikation in das Unternehmen durch, Aushang von News-Plakaten Projekt-Website Phoenix-Story Quick Scan-Teilnahme/Zielkonzeption-Teilnahme Roadshows Phoenix-Pioniere (Multiplikatoren)


Presenter

Presentation Notes

Transparente, für jedermann nachvollziehbare Projektarbeit mit regelmäßiger Rücksprache mit operativen Einheiten/Führungskräften/Abteilungen/Experten. Aktives Change Management, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter aufgreift und je nach Bedürfnis informiert bzw. Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess integriert. Darstellen der bisher erreichten Ergebnisse (Erfolge werden gefeiert!) Regelmäßige Kommunikation in das Unternehmen durch, Den Aushang von News-Plakaten 1-2 mal im Monat, wichtigste Infos per Plakat Eine Projekt-Website Hier können Projekthistorie/Projektstand sowie Projektergebnisse nachvollzogen werden Die Phoenix-Story Anschauliche Darstellung des Projektverlaufes. Ist eine Folgeaktion auf die Projektnamensfindung Aktion Quick Scan-Teilnahme / Zielkonzeption-Teilnahme Integration verschiedenster Mitarbeiter in die Entwicklung des Pflichtenheftes. Roadshow Präsentation des Projektes vor Ort! (an allen Standorten und in allen Akademie Abteilungen) Phoenix Pioniere Katalysatoren, Tester, Kommunikatoren, vermitteln Projektbegeisterung (Motivatoren), ein konkreter Ansprechpartner an jedem Standort

4.4) Change Management-Kommunikationskanäle


Projektbarometer zur Visualisierung des aktuellen Projektstands Projekthistorie sowie Projektergebnisse lassen sich hier nachverfolgen

4.4) Change Management-Kommunikationskanäle


Beispiel eines News-Plakats

Fragen und Anliegen der Mitarbeiter per Funktionspostfach Telefon

Akademie-Calls Führungskräfte-Calls Management Board-Calls

5) Lessons Learned

TÜV SÜD Akademie GmbH Folie 13

Was gilt es zu beachten? Klare Aufteilung von Verantwortungen und Aufgaben – „Wer kommuniziert was“ Klare Definition einer Vision für die Veränderung Klare Definition der Kommunikation im Projekt Klare Definition der Beteiligung im Projekt Klare Definition der Qualifizierungsmaßnahmen (Qualifizierungsplan)

27.10.2016

„Veränderungen können abschreckend sein, das Change Management muss daher gezielt, aktiv, strategisch klug und wirkungsvoll

in die Anpassungsprozesse eingreifen“

5) Lessons Learned


„Change Management ist eine eigene Projektphase und läuft parallel zum Projektmanagement“

Was gilt es zu beachten?

Change Management als eigenständige Projektphase

Bei komplexen Projekten ist ein Change Management unverzichtbar

Erwartungshaltung verschiedenster Stakeholder muss aufgegriffen

werden (den Spagat zwischen Wünsche erfüllen und Ziele zu

realisieren meistern – „MacGyver-Spagat“)

Change Management Plan angelehnt an die Projektplanung

Wo wirkt die Veränderung, und wie gehen wir damit um?


Die Weichen sind gestellt, vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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