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Kapitel 6
Informationsmanagement im Projekt
IT-ProjektmanagementSS 2013Prof. Dr. Herrad Schmidt
IT-Projektmanagement, Vorlesung Sommersemester 2013
Prof. Dr. Herrad SchmidtSS 13
Kapitel 6Folie 2
6 Informationsmanagement im Projekt
Informationsmanagement befasst sich mit der Gestaltung und Steuerung der Kommunikation, der Informationsverarbeitung und-dokumentation.
Es ist zu regeln, wer, wann, welche Information in welcher Form zugestellt bekommt und wie sie weiterzuleiten ist (formelle Informationswege).
Das Informationsmanagement ist ziel- und entscheidungsorientiert.
Begriffe:
Informationsart: schriftlich oder mündlich
Informationsträger: Telefon, Tonträger, Email, Fax, Brief, Bericht, WWW-Seiten, Bücher, etc.
Allgemeine Information: keine Reaktion des Empfängers erforderlich
Berichterstattende Information: veranlasst eine Reaktion
Anweisende Information: kommuniziert Entscheidungen.
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Kapitel 6Folie 3
Festlegungen zur Informationserstellung:
Form der Weitergabe
Art der Darstellung
Vollständigkeitsgrad
Detaillierungsgrad
Aktualität
Periodizität
Informationsart
Tooleinsatz
2 Aspekte sind im Rahmen des Projektmanagements relevant:
Die Aufgabenträger benötigen Informationen (zweckgerichtetes Wissen), um ihr Aufgabenpaket erledigen zu können.
Der Projektablauf und das Produkt bzw. die Entwicklung müssen dokumentiert werden.
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Kapitel 6Folie 4
Projekt-Informationssysteme
Zur professionellen Projektdurchführung und –kontrolle gehören die im folgenden beschriebenen Projekt-Informationssysteme, die beim Projektanfang definiert und institutionalisiert werden müssen. Sie sind mit den Beteiligten abzustimmen und als Bringschuld zu verstehen.
Projektdokumentation Berichtswesen
Abwicklungs-dokumentation
System- bzw. Produktdokumentation
Besprechungen
Projekt-Informationssysteme
Benutzer-dokumentation
Wartungs-dokumentation
Konfigurations-management
Betriebs-dokumentation
Projektsitzungen PräsentationenDialoge
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Kapitel 6Folie 5
Projektdokumentation
Im Rahmen der Projektarbeit fallen eine Vielzahl von Dokumenten an:Konzepte, Pläne, Berichte, Protokolle, Spezifikationen, Listen, Muster, Programmbeschreibungen, etc.
Deren Dokumentation dienen
der Kontrolle
der rechtlichen Absicherung
der Nachweispflicht
der laufenden Informationsbereitstellung
der Sicherung des Wissens und der Auswertung.
Ein Teil der Dokumentation gehört zum Vertragsgegenstand bzw. Projektergebnis.
http://www.projectcartoon.com/cartoon/3
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Kapitel 6Folie 6
Voraussetzung für ein effizientes Dokumentenmanagement ist eine praktikable Dokumentationsordnung, die das Einordnen und Finden erleichtert und den Verlust von Informationen verhindert. Der Normenausschuss Informationsverarbeitung des deutschen Instituts für Normung hat eine Reihe von Dokumentationsnormen erarbeitet, die den Inhalt und Aufbau beschreiben.
Beispiele:
DIN 66230 beschreibt den Inhalt und den Aufbau der Dokumentation von Software-Programmen.
DIN 66231 beschreibt den Inhalt und den Aufbau einer Programmentwicklungsdokumentation in Form eines phasenorientierten Projektablaufs.
DIN 66232 dient der Beschreibung von Datenobjekten.
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Kapitel 6Folie 7
Festlegungen im Rahmen des Dokumentenmanagements:
die Ordnungskriterien und Gliederung
die Darstellungstechniken
Gegenstände der Dokumentation
Aufbewahrungsform
Änderungsdienst
Aktualisierung und Dauer
Aufbewahrungsort
Es empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), siehe z.B. http://www.easy.de/:
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Kapitel 6Folie 8
Abwicklungsdokumentation:
Dazu gehören Dokumente, die die Projektplanung, -führung,-durchführung, Fortschritts- und Qualitätskontrolle betreffen sowie Strategie- und Entscheidungspapiere, Aufträge etc., d.h. Dokumente, die nicht das Produkt selbst betreffen, die aber dauerhaft den Projektverlauf dokumentieren. Sie sind im wesentlichen statischer Natur.
Im einzelnen gehören dazu: Projektauftrag, Phasendokumente, Pflichtenheft, Zielbeschreibung, Budgetanträge, Pläne, Arbeitsaufträge, Protokolle, etc.
System- bzw. Produktdokumentation:
Dazu gehören Dokumente, die für Wartung, Betrieb, Nutzung und Weiterentwicklung des neuen Systems/Produkts notwendig sind. Bei externen Projekten werden diese Dokumente dem Auftraggeber bei Projektabschluss ausgehändigt.
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Kapitel 6Folie 9
Benutzerdokumentation:
Anforderungen an das Systemumfeld
Systembeschreibung
Benutzerhandbuch
Online-Hilfe
Fehlerhandbuch
Betriebsdokumentation:
Sie dient der Aufrechterhaltung des Betriebs.
Sie besteht aus:
Installationshandbuch
Konfigurationshandbuch
Notfallplan
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Kapitel 6Folie 10
Wartungsdokumentation:
Sie dient als Basis für die Weiterentwicklung, den Änderungsdienst und die Fehlerbeseitigung.
Sie enthält:
Architektur- bzw. Konstruktionsdarstellung
Modul- bzw. Funktionsbeschreibungen
Schnittstellen
Listings
Testkonzepte und -protokolle
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Kapitel 6Folie 11
Berichtswesen
Das Berichtswesen beinhaltet die Erstellung des schriftlichen Rapports. Es regelt den Informationsfluss während des Projektverlaufs.
Kennzeichen:
Grundlage für Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen
dient der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und zur Umwelt
knapp und ergebnisbezogen
einheitlicher Aufbau
Objektivität
Dokumentarten des Berichtswesens:
Projektfortschrittsbericht
Pendenzenbericht (unerledigte Arbeiten)
Planungsbericht
Qualitätsbericht
…
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Kapitel 6Folie 12
Quelle: Burghardt [1997]
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Kapitel 6Folie 13
Praxisbeispiele:
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Kapitel 6Folie 14
Praxisbeispiele:
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Kapitel 6Folie 15
Praxisbeispiele:
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Kapitel 6Folie 16
Besprechungen
Projektsitzungen: Sie dienen der gegenseitigen Kommunikation. Sie werden turnusmäßig oder ad hoc einberufen.
Einladung der Betroffenen
Traktandenliste
Zielsetzung
Ergebnisse
Protokoll
Sitzungsarten:
Kick-off-Sitzung
Kontrollsitzungen
problem- bzw. lösungs-bezogene Sitzungen
Krisensitzungen
ProjektabschlusssitzungQuelle: http://roydelgadoblog.blogspot.com/2007/10/medical-economics-cartoon.html
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Kapitel 6Folie 17
Dialoge:
Einzelgespräche
Telefonate
informelle Gespräche
gesellschaftliche Anlässe
Präsentationen:
Ergebnisdarstellung
Informationsvermittlung
Meinungsbildung/Überzeugung
Entscheidungsfindung© D. Bernstein: “Die Kunst der Präsentation”
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Kapitel 6Folie 18
Änderungsmanagement
Änderungsanträge während des Projektablaufs werden über das Änderungsmanagement (Change Control) verwaltet, durchgeführt und gesteuert.
Das Änderungsmanagement beschreibt Prozesse und Aufgaben, um Änderungen an Produkten kontrolliert und dokumentiert vorzunehmen.
Es dient der Transparenz und der Kontrolle von Kosten, Zeit und Ergebnis.
Ursachen für Änderungsanforderungen:
Anforderungsänderungen vom Auftraggeber
Fehlplanungen
Fehler in der Durchführung
technische Probleme oder technologischer Fortschritt
Gesetzesänderungen
Marktsituation, u.v.m.
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Kapitel 6Folie 19
Prozess:
Erfassen und kategorisieren eingehender Änderungen
Change Request erstellen
Betroffene Funktionen identifizieren
Auswirkungen neuer Anforderungen analysieren
Change Request bewerten (Budget, Termin, Risiko)
Über Annahme oder Ablehnung entscheiden
In die Releaseplanung integrieren (priorisieren)
Bearbeitung veranlassen und Änderung durchführen
Versionen kontrollieren
Praxisbeispiel: siehe Seite 52 und 53 aus: http://swt.cs.tu-berlin.de/lehre/seminar/ss07/folien/RequirementsManagement_Gruppe7.pdf
Es folgen Praxisbeispiele von viadee:
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Kapitel 6Folie 20
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Kapitel 6Folie 21
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Kapitel 6Folie 22
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Kapitel 6Folie 23
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Kapitel 6Folie 24
Konfigurationsmanagement
Dem Konfigurationsmanagement kommt besonders bei Software-Projekten bzw. technischen Projekten große Bedeutung zu.
Das Ziel besteht darin, jederzeit eine aktuelle Version (Konfigura-tion) des Produktes zu verwalten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen.
Eine Konfiguration ist die Beschreibung und der Zustand eines Systems durch die Definition und Realisation seiner Komponenten, der Eigenschaften, der Schnittstellen und die Dokumentation.
Im Entwicklungsprozess ist die Konfiguration ständigen Änderungen unterworfen. Einen bestimmten Zustand der Konfiguration nennt man Version.
Das Konfigurationsmanagement wird i.d.R. toolunterstützt durchgeführt.