Kassenbuch Online mit Agenda FIBU · Hat Ihr Mandant noch keine Agenda-Kundennummer, fordern Sie im Register »Cloud-Anwendungen« diese und die Zugangsdaten für das Unternehmens-Portal

© 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: GF / 22.07.2019

Kassenbuch Online mit Agenda FIBU

Inhaltsverzeichnis

Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1206

21. Ziel

22. Allgemeine Hinweise

23. Überblick

34. Ersteinrichtung

34.1. Kassenbuch Online aktivieren

74.2. Mandanten-Programmdaten einrichten

94.3. Buchungskreis Kasse einrichten

105. Arbeiten mit Kassenbuch Online

105.1. Posteingang für Kassenbücher aufrufen

105.2. Kassenbuch abrufen

115.3. Buchungen prüfen

115.4. Hinweismeldungen in der Buchungserfassung

125.5. Besonderheiten in der Buchungserfassung

135.6. Import »fehlerhafter« Buchungen

135.7. Feld »Notiz« aus Kassenbuch Online aufrufen

146. Wichtige Informationen

Autor: GF / 22.07.2019 © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 2Info für Anwender Nr. 1206

Ziel1.

Das Info beschreibt die Ersteinrichtung und das Arbeiten mit Kassenbuch Online in Agenda FIBU.

Allgemeine Hinweise2.

Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Buchführung. Stellt der Betriebsprü-fer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen SchätzungsbefugnisGebrauch machen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler in der Kassen-buchführung zu vermeiden.

Mit Kassenbuch Online geben wir Ihnen die technische Infrastruktur an die Hand, die Sie bei der ord-nungsgemäßen Kassenbuchführung unterstützt.

Überblick3.

Mit Kassenbuch Online kann der Mandant Kassenbücher führen und seinem Steuerberater zum Importin die Finanzbuchführung bereitstellen. Folgende Schritte sind hierbei vorgesehen:

Kassenbuchungen erfassen

Der Mandant legt das Kassenbuch mit den gleichen Daten wie in der FIBU an und erfasst die laufen-den Kassenbuchungen im Kassenbuch Online. Die Daten werden sofort im Agenda-Rechenzentrumgespeichert.

Kassenbuchungen festschreiben und bereitstellen

Der Mandant schreibt fertiggestellte Monate fest und stellt sie auf Knopfdruck dem Steuerberater zumImport bereit. Eine automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigung informiert den Steuerberater überdie Bereitstellung der Buchungen.

Kassenbuchungen abrufen und buchen

Die bereitgestellten Kassenbuchungen lesen Sie über eine Verbindung mit dem Agenda-Rechenzen-trum in Agenda FIBU ein. Unmittelbar nach dem Abruf der Kassenbuchungen nehmen Sie die Kontie-rung in der Buchungserfassung vor.



Ersteinrichtung4.

Kassenbuch Online aktivieren4.1.

Mit welchem Mandanten Sie Kassenbuch Online nutzen möchten, entscheiden Sie individuell.

Hat Ihr Mandant bereits eine Agenda-Kundennummer, können Sie diese in den Mandanten-Adressda-ten eintragen und Kassenbuch Online direkt aktivieren: »Agenda ARBEITSPLATZ | Bestand | Man-dant bearbeiten | Register: Cloud-Anwendungen«.

Hat Ihr Mandant noch keine Agenda-Kundennummer, fordern Sie im Register »Cloud-Anwendungen«diese und die Zugangsdaten für das Unternehmens-Portal mit wenigen Klicks an. Anschließend über-geben Sie Ihrem Mandanten sein persönliches Aktivierungsschreiben.

Vorgehensweise

1. Option <Kassenbuch Online kostenpflichtig aktivieren> aktivieren und auf <Speichern> klicken.



2. Auf <Agenda-Kundennummer anfordern> klicken.

3. Auf <Weiter> klicken und weiteren Anweisungen folgen.

Nachdem alle notwendigen Daten erfasst sind, wird Ihr Auftrag an Agenda übertragen.

4. Auf <Schließen> klicken.



5. Mandanten-Adressdaten mit Klick auf verlassen.

Sie erhalten spätestens am nächsten Arbeitstag eine E-Mail mit den weiteren Schritten zur Akti-vierung (Betreff: »Aktivierung von Agenda Cloud-Anwendungen«).

6. Nach Erhalt der E-Mail schließen Sie die Aktivierung ab: »Agenda ARBEITSPLATZ | Bestand | Mandant bearbeiten | Register: Cloud-Anwendungen«.

7. Auf <OK> klicken.

8. Login.

HinweisDie Login-Daten entsprechen Ihrem Login bei den Agenda Cloud-Anwendungen.

9. Absenderdaten der Kanzlei eingeben und auf <PDF öffnen> klicken.



10. PDF-Dokument ggf. mit Klick auf <Ja> speichern.

11. Aktivierungsschreiben »Zugang zum Unternehmens-Portal« ausdrucken und übergeben.

Übergeben Sie Ihrem Mandanten persönlich das Aktivierungsschreiben. Nachdem Ihr Mandantmit diesem Dokument den Zugang zum Unternehmens-Portal eingerichtet hat, können Sie Kas-senbuch Online gemeinsam nutzen.



Mandanten-Programmdaten einrichten4.2.

Vorgehensweise

1. Mandanten im gewünschten Wirtschaftsjahr öffnen, in dem erstmalig ein Kassenbuch übernom-men werden soll.

2. Mandanten-Programmdaten öffnen: »Agenda FIBU | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Allgemein«.

3. Option <Kassenbuch Online verwenden> aktivieren.

Es werden automatisch die Sachkonten für die Buchungen ohne Gegenkonto gefüllt.



Automatische Aktivierung

Haben Sie in den Mandanten-Adressdaten das Kassenbuch Online aktiviert, wird Kassenbuch Onlineautomatisch im höchsten Wirtschaftsjahr der Agenda FIBU aktiviert. Jedoch nur, wenn im Mandantennur ein Buchungskreis »Kasse« vorhanden ist.

Folgende Sachkonten werden automatisch eingetragen:

SKR Kontonummer Bezeichnung

03 1590 Durchlaufende Posten



49 0870

0875

Durchlaufende Einnahmen

Durchlaufende Posten

HG 03 1590 00 Durchlaufende Posten

HG 04 1370 00 Durchlaufende Posten

70 (bis 2014) 1370 Durchlaufende Posten

ZA 03 1590 00 Durchlaufende Posten

ZA 04 1370 00 Durchlaufende Posten


AE 03 1590 00 Durchlaufende Posten

AE 04 1370 00 Durchlaufende Posten


HinweisSie können eigene Sachkonten hinterlegen (z. B. individuelle Sachkonten). Wichtig ist nur, dasskeine Finanzkonten (wie z. B. Bank) hinterlegt werden. Ohne ein Sachkonto kann Kassenbuch On-line nicht aktiviert werden.



Buchungskreis Kasse einrichten4.3.

Definieren Sie die Buchungskreise für die Kasse in Agenda FIBU, um Buchungen aus dem Kassen-buch Online zu übernehmen.

Vorgehensweise

1. »Agenda FIBU | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise.

2. Buchungskreis »Kasse« per Doppelklick öffnen und Register »Buchungskreis« öffnen.

3. Option <Buchungskreis für Kassenbuch Online verwenden> aktivieren und <Speichern>.

Anschließend ist in der Buchungserfassung der Abruf der Buchungen möglich (d. h., die Schaltfläche<KASSENBUCH ONLINE abrufen> ist für den Import von Buchungen vorhanden).

HinweisHaben Sie Kassenbuch Online in den Mandanten-Adressdaten aktiviert, ist Kassenbuch Onlineautomatisch im Buchungskreis aktiviert. Je Kasse verwenden Sie ein Fibu-Konto im Buchungs-kreis. Für jede weitere Kasse benötigen Sie ein entsprechendes Konto sowie einen Buchungs-kreis.



Arbeiten mit Kassenbuch Online5.

Posteingang für Kassenbücher aufrufen5.1.

Bereitgestellte Kassenbücher Ihrer Mandanten werden im Agenda Unternehmens-Portal im Bereich»Kassenbuch | Posteingang« übersichtlich dargestellt. Sie können über vordefinierte Favoriten bereit-gestellte und abgeholte Monate selektieren. Zusätzlich erhalten Sie bei jeder Bereitstellung per E-Maileine Information, wenn diese Benachrichtigungsfunktion im Kassenbuch aktiviert ist

agenda-unternehmens-portal.de

Kassenbuch abrufen5.2.

Sie möchten ein über Kassenbuch Online bereitgestelltes Kassenbuch abrufen.

Wählen Sie die gewünschte Abrechnungsnummer und den Buchungskreis »Kasse«. Klicken Sie auf<Kassenbuch Online buchen>.

Es wird eine Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum (inklusive Anmeldung) aufgebaut, und geprüft,ob ein Kassenbuch verfügbar ist. Alle Buchungen werden in die Buchungserfassung übernommen.

http://www.agenda-unternehmens-portal.de



Buchungen prüfen5.3.

In der Buchungserfassung werden die Buchungen, die ohne Gegenkonto in Kassenbuch Online erfasstwurden, automatisch mit dem in den Mandanten-Programmdaten gespeicherten Gegenkonto vorkon-tiert. Diese Buchungen werden nach dem Import automatisch farbig markiert. Diese Buchungen müs-sen Sie nachbearbeiten.

Hinweismeldungen in der Buchungserfassung5.4.

Bei der Bearbeitung von Buchungen aus Kassenbuch Online in Agenda FIBU erhalten Sie unterschied-liche Meldungen. Diese Meldungen sollen darauf hinweisen, dass durch Änderungen Buchungen nichtmehr mit den im Kassenbuch Online erfassten Buchungen übereinstimmen.

Beispiele für Meldungen bei folgenden Aktionen:

§ Abweichung beim Anfangsbestand laut FIBU

§ Erfassen einer neuen Buchung

§ Löschen von Buchungen

§ Ändern einer Buchung im Betrag oder Datum

§ Reihenfolge der Buchungen ändern

§ Einfügen einer Gruppen-/Zwischensumme

§ Buchungen umsortieren

§ Erneuter Abruf von Buchungen über Kassenbuch Online



Besonderheiten in der Buchungserfassung5.5.

Abrechnungsnummer

Das Kassenbuch Online kann nur in die Abrechnungsnummern der laufenden Buchhaltung eingelesenwerden. Der Import in folgende Abrechnungsnummern ist nicht möglich:

Abrechnungsnummer Zeitraum Eigenschaft

0 01.01. bis 01.01. Abrechnungsnummer für die Eröffnungsbi-lanzwerte aus der automatischen Jahres-übernahme.

13 31.12. bis 31.12. Abrechnungsnummer für die Jahresab-schlussbuchungen.

Zeiträume (Abrechnungsnummer/Perioden)

In Agenda FIBU können Sie Buchungszeiträume (Perioden) monatlich, vierteljährlich und jährlich anle-gen. Im Kassenbuch Online werden die Buchungszeiträume immer monatlich geführt.

Beachten Sie: Monatliche Buchhaltung in FIBU (Rumpfwirtschaftsjahr)

Periodenzeitraum FIBU BuchungsdatumKassenbuch Online

Beschreibung

15.01. bis 31.01. 15.01. bis 31.01. Import möglich.

14.01. bis 31.01. Import nicht möglich.

01.12. bis 15.12. 01.12. bis 15.12. Import möglich.

01.12. bis 16.12. Import nicht möglich.

Informieren Sie den Bearbeiter des Kassenbuchs (z. B. Mandanten) über die verwendete Perioden-struktur in Agenda FIBU. Es dürfen keine Buchungen im Kassenbuch außerhalb der Periodenstrukturder FIBU erfasst werden.

Vierteljährliche Buchhaltung in FIBU

Bei vierteljährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU muss immer der letzte Monat des Quartals be-reitgestellt sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese lee-ren Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen.

Jährliche Buchhaltung in FIBU

Bei jährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU müssen immer alle Monate des Jahres bereitgestelltsein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese leeren Kas-senbücher ebenfalls bereitzustellen.



Import »fehlerhafter« Buchungen5.6.

Werden Buchungen aus dem Kassenbuch Online importiert, erhalten Sie eventuell einen Hinweis aufvorhandene Fehler in den Buchungen. Sie können die fehlerhaften Buchungen trotzdem importieren.Diese sind jedoch nachzubearbeiten.

Buchungen werden als fehlerhaft gekennzeichnet:

Fehlersituation Abhilfe

Im Kassenbuch erfasste Kostenstelleist in FIBU nicht vorhanden.

Die Kostenstelle muss in der übernommenen Buchung neuangelegt werden.

Buchungserfassung: Feld »Kost1/2« – Taste <F3>

Im Kassenbuch erfasstes Gegenkon-to ist in FIBU nicht vorhanden.

Das Gegenkonto muss in der übernommenen Buchung neuangelegt werden.

Buchungserfassung: Feld »Gkto« – Taste <S>

Feld »Notiz« aus Kassenbuch Online aufrufen5.7.

Sie können in Kassenbuch Online zu einer Buchung eine Notiz erfassen. Sie wird in Agenda FIBU indas Feld »Notiz« übernommen.

Notiz aufrufen

Gibt es zu einer Buchung eine Notiz, rufen Sie die Notiz über in der Buchungserfassung auf.



Notiz bearbeiten

Um eine Notiz zu bearbeiten, übernehmen Sie die Buchung in die Buchungserfassung. Aktivieren Siedie Funktion »Darstellung | Zusatzfelder | Zusatzfelder anzeigen«.

Sie können dann im Register »Allgemein« die Notiz bearbeiten. Speichern Sie die Buchung ab.

Wichtige Informationen6.

Nr. 86207 Agenda Unternehmens-Portal

Nr. 86212 Schnelleinstieg Kassenbuch Online (Mandanten-Version)

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