Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Die Allgemeinen Bestimmungen – Common Provisions Teil 3: Aufgaben der Teilnehmer, Projektänderungen,

Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team

Die Allgemeinen Bestimmungen – Common Provisions

Teil 3: Aufgaben der Teilnehmer, Projektänderungen, Partnerverträge


Teilnehmer am Projekt

Zuschuss-empfänger

Ko-Finanzierer

EU-Kommission

Monitoring Team

Partner 3

Partner 2

Partner 1

Lieferant

Unterauftrag-nehmer

Lieferant

Unterauftrag-nehmer

Offene BuchhaltungVerwertungsrechteSelbstkosten

VerantwortungEU-Kommunikation

€uro

LeistungenProdukte

Marktpreise

Verwertung

€uro / Auskunft

Rat (unverb.)

Projekt-Umsetzung

Berichte


• ist rechtlich und finanziell alleine verantwortlich gegenüber der

Kommission

• erhält Zuschuss auf sein Konto, und ist ggf. verantwortlich für die

Weiterverteilung der Mittel

• erstattet Bericht, d.h. ist verantwortlich für Berichte

• ist direkt [und maßgeblich] an technischer Durchführung beteiligt

• führt ein analytisches Buchhaltungssystem

• leistet finanziellen Beitrag

• schließt Verträge mit Partnern [siehe unten]

• ist für Ergebnisverbreitung verantwortlich (Art. 17)

Zuschussempfänger (CP Art. 4)


Partner (CP Art. 5)

• ist an technischer Durchführung beteiligt

• leistet finanziellen Beitrag

• setzt nur tatsächliche Mittelflüsse an (z.B. Bruttolöhne anstelle

von marktüblichen Tagessätzen)

• legt Belege offen für Zuschussempfänger / Kommission

• führt ein analytisches Buchhaltungssystem

• schließt Vertrag mit Zuschussempfänger


Fördernehmer + Partner

CP Art 17

• Fördernehmer (Zuschussempfänger) und Partner sind Besitzer aller

Dokumente, der (patentierbaren) Erfindungen sowie des Know-

Hows, welche im Projekt erarbeitet wurden

• Fördernehmer stellt Dokumente, Patente und Fachkenntnisse in der

Gemeinschaft zu nicht diskriminierenden und angemessenen

geschäftlichen Bedingungen zur Verfügung, sobald sie verfügbar

sind.

• Letzteres gilt bis 5 Jahre nach Ende des Projektes


Unterauftragnehmer (CP Art. 6)

• erbringt zeitlich befristete Fremdleistungen für Zuschussempfänger

oder Partner

• leistet keine finanzielle Beteiligung

• kann marktübliche Tagessätze abrechnen

• hat keinen Anspruch auf Projektergebnisse


Ko-Finanzierer (CP Art. 7)

• steuert finanzielle Mittel zum Projekt bei

• darf nicht direkt an technischer Durchführung des Projektes beteiligt

sein


Das Monitoring Team

– ist unabhängig von den LIFE Projekten und von der

Kommission

– kann keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen

– ist nicht ermächtigt, Entscheidungen im Namen der

Kommission zu treffen

– ist nicht in die Verwaltung der Finanzmittel eingebunden

– unterliegt Geheimhaltungsbestimmungen


Ergebnisverbreitung (CP Art. 17)

• Zuschussempfänger und/oder Partner sind Eigentümer der Ergebnisse (Schriftstücke, Kenntnisse, Erfindungen...)

• Sie stellen diese Ergebnisse zu „nicht diskriminierenden und fairen Bedingungen“ der Gemeinschaft (innerhalb EU) zur Verfügung, bis 5 Jahre nach Projektende.

– Werden z.B. Ergebnisse gegen das Interesse anderer nicht oder nur intern umgesetzt, so kann die Kommission die Fördermittel zurückverlangen.

– Der Zuschussempfänger darf aber durchaus die Ergebnisse verkaufen (zu fairen Preisen).


Personal Costs

Actual, gross salary and actual yearly number of worked hours are base for calculation of the hourly rate.

Time sheets have to be documented on a daily basis.


Rechnungsprüfung

• Finanzbericht muss durch unabhängigen Rechnungsprüfer

bestätigt werden, im Falle dass..

– EU Beitrag >= €500,000

– Endzahlung >= €150,000

– Vorschusszahlung >= €750,000 pro Finanzjahr

• Der Bericht des Rechnungsprüfers muss bestätigen, dass der

Finanzbericht im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung und

den Buchhaltungspraktiken steht sowie die CP des LIFE

Programms erfüllt sind

CP Art. 27


Dissemination of Results

1. Medienarbeit (CP §16.1)

2. Web Seite (CP §11.7)

– Englische Version – und zusätzliche Sprachen?

– INTERESSANT für den Besucher!

3. Logo (CP §16)

4. Audiovisuelles Material (CP §18.1)

5. Informationstafel (CP §16.3)


Vertragliche Verpflichtungen

6. Veranstaltungen (CP §16.5)

7. "Layman's report" (CP §11.4)

8. "After LIFE Communication Plan"


Projekt -Änderung

Wesentliche Änderung ?Bei Unsicherheit Monitoring Team

fragen.

Antrag auf Änderung Monitoring Team informieren

JA NEIN

Genehmigung Ja/Nein Erwähnung im

nächsten Bericht

Begutachtung durchKommission


Vorgehen bei Wesentlicher Änderung• Liegt tatsächlich eine wesentliche Änderung vor? (Art. 13)

• Abstimmung mit MoT und Kommission

• Formloser Antrag muss eingereicht werden sowie alle betroffenen Formblätter mit den Änderungen

• Rechtlich gesehen ergibt sich ein Nachtrag zur Kommissionsentscheidung („Additional Clause“).

• Änderungsanträge erst einreichen, wenn die Änderung in ihrem Umfang klar ist.

• Änderungsanträge bis spätestens 3 Monate vor Projektende einreichen, jedoch wesentlich früher ankündigen.

• Möglichst keinen oder nur einen Änderungsantrag pro Projekt.


• Änderung ist genau beschrieben.

• Anhang beinhaltet neuen Zeitplan und/oder neues Budget etc. (je nach Änderung) und das neue Budget ist im Vergleich zum alten aufgelistet.

• Geänderte Antragsformulare liegen bei.

• Notwendige Garantien für Erfolg des Projekts (z.B. Genehmigungsbescheid, Vertrag etc.)

Voraussetzung 1 für die Bewilligung: Vollständigkeit


Voraussetzung 2 für die Bewilligung: Gute Begründung

• Die Ursache der Änderung liegt außerhalb des Verantwortungsbereich des Zuschussempfängers

• Die Probleme wurden in die Hand genommen.

• Der Änderungsvorschlag ist kosteneffektiv.

• Änderung ermöglicht den Erfolg, der ohne Änderung nicht mehr möglich wäre.


Änderung des Projektzeitraumes

• Änderung des Projektbeginns (Art. 13.2 Abs.1 )

(in der Regel nur, wenn sachlicher Fehler vorliegt, z.B. Entscheidung der Kommission geht später zu als erwartet)

• Verlängerung der Projektlaufzeit (Unterscheidung länger oder kurzer als 6 Monate)

• Beispiel für einen Antrag liegt bei.


• Änderungen am übergeordneten Ziel sind schwer vorstellbar (Art. 13.2 Abs.1: „nur möglich, wenn das übergeordnete Ziel nicht grundlegend verändert wird“).

• Änderung von Art oder Inhalt der Hauptmaßnahmen und/oder der erwarteten wesentlichen Produkte (Art. 13.2 Abs.2) (Beispiel Membrandach S-House).

Inhaltliche Änderung


• Änderung an der finanziellen Beteiligung des Zuschussempfängers, der Partner oder der Kofinanzierer. (Art. 13.2 Abs.6: ...der Anteil an der ...Beteiligung beträchtlich...verringert.)

• Eine Erhöhung oder Kürzung bei einer oder mehreren Ausgabenkategorien. (Art. 13.2 Abs.8: 10% - 10.000 € Regelung)

Finanzielle Änderungen


Rechtliche Änderungen

• Änderung der Rechtsform des Zuschussempfängers und/oder eines Partners (Art. 13.2 Abs. 3)

• Austausch des Zuschussempfängers und/oder Partners (Art. 13.2 Abs 3: nur möglich, wenn neuer Zuschussempfänger/Partner sämtliche Kriterien der Förderwürdigkeit erfüllen, die bei Prüfung des Antrags herangezogen wurden.)


Fachliche Änderung

• Änderung der fachlichen Rolle des Zuschussempfängers oder

Partners.

Maßnahmen, für die der Zuschussempfänger od. Partner

zuständig ist, werden einem anderen Teilnehmer -

Zuschussempfänger oder Partner zugeteilt.(Art. 13.2 Abs.7: nur

möglich, wenn neue Vereinbarung sämtliche Kriterien der

Förderwürdigkeit erfüllt, die bei Prüfung des Antrags

herangezogen wurden.)


Partnerverträge (CP Art.4.7)

(Siehe dazu auch den beigefügten Beispielvertrag.)

• Vertrag zwischen Zuschussempfänger und den einzelnen Partnern („Der Empfänger….schließt...alle für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Vereinbarungen...“)

• Es wird ausdrücklich empfohlen, Verträge abzuschließen.

• Allgemeine Regelungen: Finanzen, Gerichtsstand, Verwertungsrechte, Dauer, Ausführungsfristen, Verantwortlichkeiten, Gewährleistung, Geheimhaltung, Rechte an den Ergebnissen etc.

• Definition Start- und Schlusstermin: evtl. abweichend von LIFE-Terminen.


Partnerverträge

• Die möglichen Schwierigkeiten im Vertrag regeln, nicht den Idealfall.

– Zahlung nur, wenn Leistung erbracht wurde.

– Regelungen für die Nicht-Erfüllung, Qualitätsmängel, Säumniszuschläge.

– Informationspflicht (z.B. Höhe der tatsächlichen Bruttogehälter und nicht nur z.B. „BAT 2a“)

– Regelungen für Eigentum an den Ergebnissen und an der Ergebnisnutzung.

– Schlichtung bei Streitfragen, Mediation

• Stellen Sie sicher, dass die für die Teilnehmer unterzeichnenden Personen auch entsprechend vertretungsberechtigt sind.


Partnerverträge

• Formulieren Sie die Risikosituation und Motivation jedes Teilnehmers und leiten Sie daraus die Vertragsgestaltung und Problemfälle ab:

– Teilnehmer trägt hohes Risikoz.B. EU-Förderung als Schadensbegrenzung bei riskanter Neuentwicklung oder Scale-Up.Mögliche Probleme: z.B. Projektabbruch, Verzögerungen, Konkurs.

– Teilnehmer trägt mäßiges Risiko z.B. Günstigere Installation einer Anlage neuester Technologie mit Förderung durch EU; Einstieg in ein neues Marktsegment.Mögliche Probleme: z.B. Konzentration auf technische Details,geringes Interesse an Dissemination und EU-Formalien.

– Teilnehmer trägt geringes RisikoAuslastung der Mitarbeiter / Drittmittelforschung.Mögliche Probleme: Effektivität und Qualität der Arbeit.


Partnerverträge

• Kostennachweise, Offenlegung der tatsächlich gezahlten Gehälter gegenüber Fördernehmer oder – alternativ – gegenüber Kommission. (§4 im Beispielvertrag)

– Kopien von Rechnungen (mit LIFE-Referenz auf Rechnung)

– Korrekt ausgefüllte Finanzdatenblätter (Rechnungsdatum, Bezahldatum, Beschreibung)

– Datenschutzregelungen zu Gehaltsnachweisen

– Zeitnah unterschriebene Stundennachweise

– Was passiert, wenn diese Dinge nicht (rechtzeitig) geliefert werden?


Partnerverträge• Vertragsstrafen, Säumniszuschläge, Haftung (§6+§11)

Regelungen für den Fall, dass – ein Partner zu spät oder gar nicht liefert– ein Partner nicht die ausreichende Qualität liefert– das Verschulden eines Partner andere Projektteilnehmer behindert– die Kommission bestimmte Leistungen nicht/nur teilweise als förderfähig

anerkennt

• Regelung der Verwertungsrechte, Patente, Lizenzen. Konkurrenzverbot etc. (§8+ §9)

– Wer hat welche Verwertungsrechte? – Bis zu welcher Detailstufe wird veröffentlicht ?– Verpflichtung, bei Veröffentlichungen LIFE -Logo und -Hinweis zu

verwenden– Wie werden ggf. Erträge aus Veröffentlichung bzw. Lizenzeinnahmen

aufgeteilt?


Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit

Ihr Monitoring Team

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