Embed Size (px)
Citation preview
Rev.00 Datum: 2019-08-29
1
Klinikadministration – Kallelser T4 version 3.3.2
Rev.00 Datum: 2019-08-29
2
Innehåll
1 Introduktion ................................................................................................................................3 2 Sökfilter ......................................................................................................................................4
2.1 Översikt av sökfiltret ............................................................................................................4 2.2 Sökkriterier ..........................................................................................................................6 2.3 Sök patient ..........................................................................................................................7
3 Sökresultat – Statistik ................................................................................................................8 4 Sökresultat – Tabell ...................................................................................................................9
4.1 Översikt av sökresultatet ......................................................................................................9 4.2 Statusinformation och symboler i tabellen .......................................................................... 11 4.3 Övrig information i tabellen ................................................................................................ 12 4.4 Kallelsehistorik och bokningshistorik .................................................................................. 14 4.5 Knappar och funktioner ...................................................................................................... 15 4.6 Kommunikation .................................................................................................................. 16
5 Sök efter kallelser, boka tider och skicka kallelser ................................................................ 18 5.1 Sök efter kallelser .............................................................................................................. 18 5.2 Boka tid manuellt för en patient i taget ............................................................................... 18 5.3 Automatboka tider för flera patienter samtidigt ................................................................... 19 5.4 Skicka kallelse till en patient .............................................................................................. 20
Rev.00 Datum: 2019-08-29
3
1 Introduktion Här beskrivs hur man hanterar kallelser från Klinikadministration – Kallelser.
Kallelseadministrationen är uppdelad i tre delar; en sökfilterdel (1), en statistikdel (2) och en tabell (3) där sökresultatet visas.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
4
Nr Beskrivning
1 Sökfilter Med hjälp av sökfiltret filtrerar man ut de kallelser man är intresserad av genom att ange olika sökkriterier. Se kapitel 2.
2 Sökresultat – Statistik Det finns statistik i form av cirkeldiagram eller staplar för de kallelser som visas i sökresultatet. Se kapitel 3.
3 Sökresultat – Tabell Sökresultatet presenteras i en tabell där man kan se all information relaterad till en patients kallelser och även patientens bokningshistorik. Från tabellen hanteras sedan kallelserna och man kan boka tider och skicka kallelser till patienter. Se kapitel 4.
2 Sökfilter Kallelser som skapats i T4 kan enkelt sökas fram för att kunna göra tidsbokningar. Med sökfiltret kan man sortera ut kallelser för att, till exempel, hitta alla kallelser med status ”öppen” som är knutna till en viss behandlare eller en specifik kallelsekö.
Genom att använda Tab-tangenten kan man tabba sig fram mellan listorna i sökfiltret och Pil-tangenterna för att navigera upp och ned i en lista. För att välja i en lista använder man Enter- eller Mellanslags-tangenten.
2.1 Översikt av sökfiltret
I sökfiltret finns flera sökkriterier som kan användas för att hitta rätt kallelser och begränsa antalet kallelser i sökresultatet. Sökkriterierna beskrivs i kapitel 2.2.
När man påbörjar en sökning är alla alternativ ifyllda för alla sökkriterier, med dessa undantag:
• För sökkriteriet Behandlare är inget val gjort utan man måste aktivt välja en behandlare i listan.
• För sökkriteriet Klinik är den inloggade kliniken vald.
• För sökkriteriet Status är Öppen, Bokad vald.
Behandlare måste väljas för att kunna göra en sökning. När behandlare valts och om inget aktivt val görs i övrigt så söks det på alla kallelser med status ”öppen” och ”bokad” som är kopplade till vald behandlare på den inloggade kliniken.
Notera: För att få ett användbart sökresultat är det bra använda sig av sökkriterierna, men tänk på att ett stort sökresultat kan påverka prestandan och ju fler kriterier som är valda desto större
Rev.00 Datum: 2019-08-29
5
och mindre hanterbart blir sökresultatet. Försök därför att begränsa sökningen genom att använda sökkriterierna på ett genomtänkt sätt.
Här beskrivs de olika delarna i sökfiltret och vilka val som kan göras:
Nr Beskrivning
1 I sökfiltret finns information om hur många kallelser som kommer att visas i resultatet baserat på de sökkriterier man valt. Vid en visst antal kallelser visas även en varning i röd text som säger Notera: En stor sökning kan påverka prestandan.
2 De flesta sökkriterierna väljs från listor. Se kapitel 2.2 för vilka listor som finns.
Om man inte har valt något alternativ (dvs alla är avmarkerade) så visas en varning med den röda texten Ingen vald.
I detta läge är Sök-knappen inte valbar.
Det går att söka i en lista genom att skriva in ett sökord i sökfältet:
Detta gäller för listor som är specifika för kliniken, dvs Klinik, Behandlare, Kallelsekö, Tidboksaktivitet och Betalmodell.
Notera: Glöm inte att rensa sökfältet innan en ny sökning görs.
3 Förfallodatum och Födelsedatum väljs från en kalender. Se även kapitel 2.2.
Man kan även skriva in ett datum i fältet.
För att ta bort datumet, markera datumet och tryck på Delete-tangenten.
4 Om sökningen är för stor får man en varning i röd text som säger Sökningen är för stor. Begränsa din sökning ytterligare.
I detta läge är Sök-knappen inte valbar och sökningen måste begränsas genom att använda fler sökkriterier. Gränsen för hur stor en sökning får vara skiljer sig åt mellan olika kliniker och bestäms av en inställning som beskrivs i T4 installations- och konfigurationsguide.
5 Klicka på Återställ sökfilter för att rensa sökfiltret helt och återställa till de förifyllda värdena.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
6
6 Klicka på Sök för att göra en sökning efter att alla sökkriterier är valda.
Notera: Sök-knappen är inte valbar under tiden T4 beräknar sökresultatet.
7 Man kan söka på en enstaka patient genom att använda funktionen Sök patient, för mer information se kapitel 2.3.
2.2 Sökkriterier
Sökkriterium Beskrivning
Klinik Den inloggade kliniken är förvald.
Det man ser i listorna Behandlare, Kallelsekö, Tidboksaktivitet och Betalmodell varierar beroende på vilken klinik som är vald och om flera kliniker väljs så ändras innehållet i listorna utifrån vad som tillkommit för de nya klinikerna.
Behandlare Den behandlare som tilldelats kallelsen (detta behöver inte vara samma behandlare som den som bokas för besöket).
Notera att endast aktiva resurser i kategorierna ”tandläkare”, ”tandhygienist” och ”tandsköterska” visas.
Förfallodatum Det datum när patienten senast ska kallas till besök.
• Sattes automatiskt om kallelsen skapades från riskbedömningen och baseras då på munhälsoprofil och kallelsemall.
• Sattes manuellt om kallelsen skapades i kallelsedialogen från t ex patientadministrationen eller tidbokens omboknings- och uteblivandelista.
Välj ett datumintervall från kalendern. Det går även att skriva in datumen manuellt, med följande format: ÅÅÅÅ-MM-DD, t ex 2019-04-11.
Födelsedatum Patientens födelsedatum.
Välj ett datumintervall från kalendern. Det går även att skriva in datumen manuellt, med följande format: ÅÅÅÅ-MM-DD, t ex 2001-04-11.
Om man anger ett årtal som ”fråndatum” med formatet ÅÅÅÅ (t ex 2001) så fylls intervallet från januari till december för det året automatiskt i.
Prioritet Patientens/bokningens prioritet, som kan vara:
• Hög: om det är minst en röd stapel i munhälsoprofilen
• Mellan: om det är minst en gul stapel i munhälsoprofilen
Rev.00 Datum: 2019-08-29
7
• Låg: om kriterierna för hög eller mellan inte är uppfyllda
• Övriga: innefattar alla prioriteter som använts i en äldre version av T4 och som inte ska användas längre
Riskkod Den första bokstaven på parametrar med hög risk i riskbedömningens munhälsoprofil. Riskkoden är en del av den signerade riskbedömningen som kallelsen skapades utifrån.
Kallelsekö När en kallelse skapas så väljs en kallelsekö för patienten/kallelsen som sedan används för att t ex enkelt kunna söka fram och boka patienter från en viss kö.
Kallelseköerna är grupperade och namngivna enligt respektive regions rutiner, för att underlätta hantering och planering.
Tidboksaktivitet Den typ av bokningsbar planerad aktivitet som angavs när kallelsen skapades.
Betalmodell Den betalmodell som patienten har och som visas i patientadministrationen (Administration – Allmän).
Klar Status för klarmarkering av kallelsen, som kan vara:
• Inte klarmarkerad
• Klarmarkerad automatiskt: Kallelsen har klarmarkerats automatiskt av T4 efter att en tid bokats och ett SMS eller e-brev sedan skickats och nått patienten, eller om kallelsen skrivits ut.
• Klarmarkerad av användare: Kallelsen har klarmarkerats manuellt av en användare när en tid bokats och patienten kontaktats på ett annat sätt än SMS, e-brev eller utskrift.
Status Status för kallelsen, som kan vara:
• Öppen: Inget besök är bokat.
• Bokad: Besök är bokat.
• Använd: Besök är bokat och patienten har checkat in/ut.
• Borttagen: Kallelsen har tagits bort.
För detaljerad information se kapitel 4.2.
Kommunikationsstatus Status för utskrift, SMS och e-brev. För detaljerad information se kapitel 4.2.
Remiss Om det finns en remiss knuten till kallelsen.
Senaste händelse Senaste händelse för kallelsen, t ex skapad, bokad, använd, borttagen eller klarmarkerad av användare.
2.3 Sök patient
Man kan söka på en enstaka patient genom att använda funktionen Sök patient.
1. Klicka på Sök patient.
2. I nästa dialog, ange sökkriterier och sök efter patienten. Klicka på OK när patienten har hittats.
3. Patientens namn och personnummer har nu lagts till i rutan:
Rev.00 Datum: 2019-08-29
8
4. Klicka på Sök för att hitta alla kallelser för enbart denna patient.
Notera: Det som valts i sökfiltren påverkar sökresultatet även om namn och personnummer är ifyllt här. Om nödvändigt, rensa sökfiltret med knappen Återställ sökfilter innan sökningen görs. Om Behandlare inte är vald, välj ”Alla” i listan.
3 Sökresultat – Statistik När man gjort en sökning så kan man se olika typer av statistik för de kallelser som visas i sökresultatet.
Om statistiken innehåller tre eller fler värden så visas den som staplar, annars i cirkeldiagram.
Här beskrivs de olika statistikdelarna:
Nr Beskrivning
1 Status visar öppna, bokade, använda, förfallna och borttagna kallelser.
2 Åldersintervall visar fördelningen mellan vuxna och barn.
3 Prioritet visar hur många kallelser som har hög, mellan respektive låg prioritet. Övriga visar prioriteter som användes i en äldre version av T4.
4 Visa ihopfälld efter sökning kan markeras för att dölja statistiken vid kommande sökningar. Det går också att dölja statistiken temporärt genom att klicka på rubriken Sökresultat – statistik längst upp till vänster.
5 Genom att hålla musmarkören över en statistiksymbol så visas statistikvärdet för den valda delen.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
9
4 Sökresultat – Tabell Sökresultatet presenteras i en tabell där man kan se all information relaterad till en patients kallelser.
4.1 Översikt av sökresultatet
Från tabellen sker all hantering av kallelserna och olika symboler visar status för kallelser och kommunikation, se kapitel 4.2. Det går att manuellt boka tid för en patient i taget eller automatboka en eller flera patienter samtidigt och man kan sedan skicka kallelsen som SMS eller e-brev, alternativt skriva ut den, se kapitel 4.6.
Notera: Om en kallelse med status öppen har passerat förfallodatum så visas kallelsen med röd text.
Se tabellen nedan för en beskrivning av de olika delarna i sökresultatet:
Nr Beskrivning
1 Använd Filtrera-fönstret för att filtrera sökresultatet ytterligare genom att söka i alla kolumner i sökresultatet. Skriv t ex ”undersökning” i fönstret för att enbart se kallelser med besöksbeskrivningen Undersökning.
2 Använd Markera alla-knappen för att markera alla rader på alla sidor i tabellen.
Använd Avmarkera alla-knappen för att avmarkera alla rader, det kan vara användbart om det finns många sidor med sökresultat och en kallelse är markerad på någon av sidorna.
3 Använd ”uppdatera”-knappen för att uppdatera sökresultatet i det fall någon annan på kliniken har ändrat en kallelse under tiden sökningen gjordes.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
10
4 Det finns information om hur många kallelser som visas på en sida och hur många som hittats totalt. Man kan även se hur många kallelser som är markerade.
Genom att välja från listan kan man ändra hur många rader som ska visas per sida:
5 Genom att klicka på siffrorna kan man förflytta sig fram och tillbaka mellan sidor i sökresultatet och genom att klicka på pilarna kan man flytta en sida i taget.
6 Man markerar en kallelse i taget genom att klicka på raden och man klickar en gång till för att avmarkera kallelsen.
För att markera flera rader i följd, markera den översta raden, håll ner Shift-tangenten och markera sedan den sista raden som ska väljas.
7 Man kan sortera på en kolumn genom att klicka på kolumnrubriken och sedan välja att sortera uppifrån eller nedifrån genom att klicka på pilarna:
Man kan byta ordning på kolumner genom att markera rubriken på en kolumn och sedan dra kolumnen i sidled:
8 Genom att klicka på plusset kan man se en detaljerad vy med händelsehistorik för en kallelse och även patientens bokningshistorik.
Se kapitel 4.4 för mer information.
9 Under tabellen finns olika knappar som används för att hantera kallelser.
Se kapitel 4.5 för mer information.
10 Under tabellen finns ett antal kommunikationsmöjligheter för att skicka och skriva ut kallelser.
Se kapitel 4.6 för mer information.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
11
4.2 Statusinformation och symboler i tabellen
I sökresultatet finns olika symboler som visar status för kallelser och kommunikation. Dessa symboler beskrivs nedan.
Kolumn Information
Klar
Status för klarmarkering av kallelse.
Klarmarkerad automatiskt: Kallelsen har klarmarkerats automatiskt av T4 efter att en tid har bokats (kallelsen har status bokad) och efter att ett SMS eller e-brev sedan skickats och nått patienten, eller om kallelsen skrivits ut.
Om man håller musmarkören över denna symbol ser man texten ”Klarmarkerad automatiskt” i popup-fönstret.
Klarmarkerad av användare: Kallelsen har klarmarkerats manuellt av en användare efter att en tid har bokats (kallelsen har status bokad) och patienten har informerats på annat sätt än SMS/e-brev eller utskrift.
Notera: Inget SMS eller e-brev har skickats och kallelsen har inte skrivits ut, dvs denna kallelse har inte blivit automatiskt klarmarkerad.
Om man håller musmarkören över denna symbol ser man texten ”Klarmarkerad av användare” i popup-fönstret.
Status Status för kallelsen.
Öppen: Inget besök är bokat.
Bokad: Besök är bokat.
Använd: Besök är bokat och patienten har checkat in/ut.
Borttagen: Kallelsen har tagits bort manuellt av en T4-användare. En kallelse som har tagits bort ligger fortfarande kvar med status borttagen i sökresultattabellen.
SMS Kommunikationsstatus för en kallelse som har skickats med SMS.
SMS skickat: Användaren har valt SMS i panelen Kommunikation och T4 har fått information om att SMS:et har skickats och nått mottagaren.
SMS pågår: Användaren har valt SMS i panelen Kommunikation, men T4 har ännu inte fått någon information om att SMS:et har nått mottagaren.
SMS misslyckat: Användaren har valt SMS i panelen Kommunikation och T4 har fått information om att SMS:et inte har nått mottagaren.
E-brev Kommunikationsstatus för en kallelse som har skickats med e-brev. E-brevet skickas som ett digitalt brev om patienten är ansluten till en digital brevlåda (t ex Kivra), annars skickas kallelsen som ett vanligt fysiskt brev. Detta sköts automatiskt i T4.
E-brev pågår: Användaren har valt E-brev i panelen Kommunikation. E-brevet har skickats som digitalt eller fysiskt brev men T4 har ännu inte fått någon information om e-brevet har nått mottagaren.
Notera: Denna status gäller för både digitalt och fysiskt e-brev, eftersom man ännu inte vet i vilken form brevet skickas.
E-brev misslyckat: Användaren har valt E-brev i panelen Kommunikation, e-brevet har skickats digitalt och T4 har fått information om att det digitala e-brevet inte har nått mottagaren.
Notera: Standardinställningen är att denna status sätts när T4 inte fått någon information tillbaka inom 5 dagar efter att e-brevet skickades.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
12
Kolumn Information
Digitalt brev skickat: Användaren har valt E-brev i panelen Kommunikation, e-brevet har skickats digitalt och T4 har fått information om att det digitala brevet har nått mottagaren.
Fysiskt brev skickat: Användaren har valt E-brev i panelen Kommunikation, e-brevet har skickats som fysiskt brev och T4 har fått information om att det fysiska brevet har skickats till mottagaren.
Utskrift Kommunikationsstatus för en kallelse som skrivits ut.
Utskriven: Användaren har valt Utskrift i panelen Kommunikation för att skriva ut kallelsen.
4.3 Övrig information i tabellen
För varje kallelse i sökresultatet visas information som t ex patientens uppgifter, prioritet, klinik och kallelsekö. Här listas kolumnerna och den information de innehåller:
Kolumn Information
Personnummer Patientens personnummer.
Förnamn Patientens förnamn.
Efternamn Patientens efternamn.
Prioritet Patientens/bokningens prioritet, som kan vara
• Hög: om det är minst en röd stapel i munhälsoprofilen
• Mellan: om det är minst en gul stapel i munhälsoprofilen
• Låg: om kriterierna för hög eller mellan inte är uppfyllda
• Övriga: innefattar alla Prioriteter som använts i en äldre version av T4 och som inte ska användas längre. Rekommendationen är att ändra dessa till någon av hög, mellan eller låg genom att redigera kallelsen.
Notera: Endast prioritet låg, mellan och hög ska användas vid skapande av nya kallelser.
Besöksbeskrivning Vilken typ av besök som bokningen gäller, kan vara undersökning, kontroll mm.
Behandlare Vilken behandlare som tilldelats kallelsen (detta behöver inte vara samma behandlare som den som bokats för besöket).
Notera: Den behandlare som visas här är den resurs som angavs i fältet Behandlare när kallelsen skapades.
Klinik Den klinik som användaren som skapade kallelsen var inloggad på. Det går sedan att ändra till annan klinik.
Kallelsekö När en kallelse skapas så väljs en kallelsekö för patienten/kallelsen som sedan används för att t ex enkelt kunna söka fram och boka patienter från en viss kö.
Kallelseköerna är grupperade och namngivna enligt respektive regions rutiner, för att underlätta hantering och planering.
Tidboksaktivitet Den typ av bokningsbar planerad aktivitet som angavs när kallelsen skapades.
Betalmodell Den betalmodell som patienten har och som visas i patientadministrationen (Administration – Allmän).
Rev.00 Datum: 2019-08-29
13
Längd Längden på behandlingen.
Kommentar Den kommentar som gjordes när kallelsen skapades eller redigerades. Om kallelsen skapades från riskbedömningen lades automatiskt en kommentar till kallelsen.
Remiss Om det finns en remiss knuten till kallelsen, dvs kallelsen skapades från en inkommande remiss.
Remissorsak Orsak till eventuell remiss, se Remiss.
Riskkod Den första bokstaven på parametrar med hög risk i Munhälsoprofilen. Riskkoden är en del av den signerade riskbedömningen som kallelsen skapades utifrån.
Förfallodatum Det datum när patienten senast ska kallas för besök.
• Sätts automatiskt när kallelsen skapas från riskbedömningen och baseras på munhälsoprofil och kallelsemall.
• Sätts manuellt när kallelsen skapas från journalen eller annan plats.
Senaste händelse Senaste händelse för kallelsen, skapad, bokad, använd, borttagen etc.
Senast skickad Senaste gången kallelsen skickades som e-brev (digitalt eller fysiskt) eller SMS till patienten, eller för utskrift.
Skickad antal ggr Hur många gånger en kallelse har skickats till patienten, som e-brev (digitalt eller fysiskt) eller SMS, eller för utskrift.
Skapad När kallelsen skapades.
Telefonnr För att kunna skicka en kallelse med SMS så måste ett mobilnummer finnas registrerat för patienten.
Balans Patientens ekonomi (patientreskontra). Plus = skuld. Minus = tillgodo. Patienten har t ex betalt in för mycket eller korrigeringsposter har gjorts från Försäkringskassan.
Teambokningsmall
• Behandlare
• Behandlare 1
• Behandlare 2
Används när flera resurser ska bokas för ett besök och är uppbyggd utifrån ett team bestående av t ex tandläkare, tandhygienist och tandsköterska. Resurserna hämtas från patientadministrationen (Administration - Allmän).
När man väljer en teambokningsmall så ändras rubriken för fälten Behandlare, Behandlare 1 och Behandlare 2 i beroende på vilken resurstyp som behandlaren tillhör.
Notera: Om en resurstyp som angetts i teambokningsmallen inte finns angiven i patientadministrationen så står det ”ingen” i fältet för den resurstypen.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
14
4.4 Kallelsehistorik och bokningshistorik
Genom att klicka på plusset till vänster om en kallelse kan man öppna upp och se en detaljerad vy med den senaste historiken.
• Kallelsehistorik - visar varje ny händelse som är relaterad till en kallelse. Vid varje ny händelse tillkommer en rad i kallelsehistoriken, t ex efter att kallelsen blivit klarmarkerad av användare.
• Bokningshistorik - visar patientens senaste bokningar, max 3 stycken. Här kan man se tidigare besök, avbokningar och uteblivna besök: ett bra underlag för att avgöra om den nya kallelsen ligger korrekt i tiden.
Under Kallelsehistorik visas denna information:
Kolumn Beskrivning
Datum Datum för händelsen.
Tid Klockslag för händelsen.
Status Status för kallelsen. Kan vara öppen, bokad, borttagen eller använd.
Händelse Den senaste händelsen.
Beskrivning Den kommentar som lades till i samband med händelsen, kommentaren kan vara manuellt eller automatiskt inlagd beroende på typ av händelse.
Registrerad av Den användare som var inloggad i samband med händelsen.
Klinik Den klinik som användaren (se Registrerad av) tillhör.
Under Bokningshistorik visas denna information:
Kolumn Beskrivning
Status Besöksstatus, t ex bekräftad, incheckad, utcheckad, utebliven, avbokning.
Datum Datum för bokningen/besöket.
Bokning Typ av besök, t ex undersökning, kontroll.
Starttid Starttid för besöket.
Längd Längd på besöket.
Resurs Den behandlande tandhygienisten, tandsköterskan eller tandläkaren.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
15
4.5 Knappar och funktioner
Under sökresultatet finns ett antal knappar som används för att hantera kallelserna.
En markerad kallelses status avgör vilka knappar som är valbara, t ex kan man inte ta bort en bokad kallelse och man kan inte heller klarmarkera en öppen kallelse som inte bokats ännu.
Knapp Beskrivning
För att göra en automatbokning från en eller flera kallelser med status öppen.
1. Välj ett datumintervall för när bokningen skall göras.
2. Välj Boka in i slumpvis ordning om du vill sprida ut bokningarna i tidboken istället för att lägga dem efter varandra.
3. Välj Boka endast in patienter utan skuld om du inte vill boka in patienter som har obetalda skulder sedan tidigare.
4. Klicka på OK.
För att boka tid för en patient i taget från en kallelse med status öppen. Då kommer man till bokningsdialogen Boka/Boka om, se Tidbok (Boka besök).
För att klarmarkera en kallelse med status bokad efter att patienten kontaktats personligen, t ex via ett telefonsamtal. Det går även att avmarkera en kallelse som tidigare varit klarmarkerad.
Ange orsak till klarmarkeringen och klicka sedan på OK. Kommentaren kommer sedan att synas i kallelsehistoriken, se kapitel 4.4.
Notera: Det går inte att avmarkera en kallelse som blivit automatiskt klarmarkerad.
För att öppna patientadministrationen/patientens journal.
För att redigera en kallelse.
• Om man väljer att redigera en eller flera kallelser med status bokad, använd eller borttagen så kan endast text skrivas i fältet Kommentar.
• Om man väljer att redigera en eller flera kallelser med status öppen så kan alla fält ändras.
• Om man väljer att redigera flera kallelser med t ex olika behandlare så är fältet Behandlare tomt.
Notera: Om t ex en ny behandlare väljs i listan så ändras den för ALLA de valda kallelserna.
1. För att ta bort en kallelse (kan bara göras för kallelser med status
öppen), markera kallelsen och klicka på Ta bort.
2. I nästa dialog, klicka på Ja om du vill ta bort kallelsen.
3. I nästa dialog, ange användarnamn och lösenord. Om kallelsen tillhör en annan klinik så måste även en notering om detta läggas i kommentarsfältet. Kommentaren kommer sedan att synas i kallelsehistoriken, se kapitel 4.4.
4. Klicka på OK.
5. Nu syns en ny statussymbol som visar att kallelsen är borttagen:
För att ångra en borttagen kallelse, markera den felaktigt borttagna kallelsen och klicka på Ångra ta bort.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
16
4.6 Kommunikation
Under sökresultatet finns rutan Kommunikation med olika val för att skicka eller skriva ut en eller flera kallelser med status bokad eller öppen. Se tabellen i kapitel 4.2 för de olika statussymboler som kan förekomma.
Val Beskrivning
SMS För att kunna skicka en kallelse med SMS till en patient så måste följande inställningar vara gjorda i patientadministrationen (Administration – Allmän):
• Blockera kallelse SMS måste vara ur-bockat.
Notera: Om valet Blockera kallelse SMS har gjorts får man ett felmeddelande och SMS:et skickas inte.
• Adress/Namn skydd måste vara ur-bockat.
Notera: Om valet Adress/Namn skydd har gjorts får man ett felmeddelande och SMS:et skickas inte. Det går dock fortfarande att skriva ut kallelsen genom att välja Utskrift.
• Patientens status får INTE vara ”inaktiv”.
Notera: Om patienten har status ”inaktiv” får man ett felmeddelande och SMS:et skickas inte. Det går dock fortfarande att skriva ut kallelsen genom att välja Utskrift.
• För att kunna skicka en kallelse med status ”öppen” måste en behandlare finnas inlagd för patienten.
Notera: Om patienten inte har någon behandlare inlagd får man ett felmeddelande och SMS:et skickas inte. Det går dock fortfarande att skriva ut kallelsen genom att välja Utskrift.
Notera: Detta gäller INTE för kallelser med status ”bokad”.
• Ett mobilnummer måste finnas inlagt för patienten.
För att skicka en kallelse som SMS, markera kallelsen och välj SMS. Klicka sedan på Skicka.
I kolumnen SMS i sökresultatet kommer nu att finnas en symbol som visar SMS:ets status, se kapitel 4.2 för mer information.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
17
E-brev För att kunna skicka en kallelse med e-brev till en patient så måste följande inställningar vara gjorda i patientadministrationen (Administration – Allmän):
• Adress/Namn skydd måste vara ur-bockat för att kallelsen ska kunna skickas som fysiskt brev.
Notera: Om Adress/Namn skydd är i-bockad så skickas kallelsen utan postnummer. Kallelsen levereras till en digital brevlåda om patienten har det och om patienten inte har en digital brevlåda så kommer ingen utskrift att göras för fysiskt brev.
• Patientens status får INTE vara ”inaktiv”.
Notera: Om patienten har status ”inaktiv” får man ett felmeddelande och e-brevet skickas inte. Det går dock fortfarande att skriva ut kallelsen genom att välja Utskrift.
• För att kunna skicka en kallelse med status ”öppen” måste en behandlare finnas inlagd för patienten.
Notera: Om patienten inte har någon behandlare inlagd får man ett felmeddelande och e-brevet skickas inte. Det går dock fortfarande att skriva ut kallelsen genom att välja Utskrift.
Notera: Detta gäller INTE för kallelser med status ”bokad”.
Om man väljer att skicka en kallelse med e-brev så skickas kallelsen automatiskt till en digital brevlåda (t ex Kivra) om patienten har en sådan. Om patienten inte har en digital brevlåda, så skrivs kallelsen ut för att skickas som vanligt brev.
För att skicka en kallelse som e-brev, markera kallelsen och välj E-brev. Välj en mall från listan och klicka sedan på Skicka.
I kolumnen E-brev i sökresultatet kommer nu att finnas en symbol som visar e-brevets status, se kapitel 4.2 för mer information.
Utskrift För att skriva ut en kallelse, markera kallelsen och välj Utskrift. Välj en mall från listan och klicka sedan på Skicka.
I kolumnen Utskrift i sökresultatet kommer nu att finnas en symbol som visar utskriftens status.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
18
5 Sök efter kallelser, boka tider och skicka kallelser Det här kapitlet ger exempel på hur man söker efter öppna kallelser, bokar tid för en patient i taget och automatbokar tider för flera patienter samtidigt. Efter att bokning gjorts så skickas kallelser till patienterna.
5.1 Sök efter kallelser
I det här exemplet söks på alla kallelser med status öppen som är knutna till en specifik behandlare och en specifik kallelsekö.
1. Välj en behandlare i listan Behandlare och se till att endast alternativet Öppen är valt i Status-listan. Markera sedan en kallelsekö i Kallelsekö-listan:
2. Klicka på Sök.
De kallelser som matchar sökkriterierna visas nu i sökresultatet.
5.2 Boka tid manuellt för en patient i taget
1. Markera en patient med en öppen kallelse i sökresultatet:
2. Klicka på Boka tid.
3. Nu öppnas bokningsdialogen Boka/Boka om.
4. I bokningsdialogen är den aktuella kallelsen förmarkerad:
Boka in en tid för kallelsen och klicka på Boka. Se Tidbok (Boka besök) för mer information om hur man bokar en tid.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
19
5. Om patienten har kontaktats på något annat sätt än genom SMS/E-brev/Utskrift, skriv en anteckning och välj Markera som klar i Kallelseadministration, klicka sedan på OK.
Notera: Markera som klar i Kallelseadministration ska endast väljas i de specifika fall då man kontaktat patienten t ex genom ett telefonsamtal. Om kallelsen ska skickas med SMS/e-brev eller skrivas ut så ska detta steg inte göras.
Notera: Kallelsen kan även markeras som klar senare genom att använda Klar-knappen under sökresultatet, se kapitel 4.5.
6. I nästa dialog, klicka på OK. Kallelsen i exemplet visas nu med status bokad och symbolen klarmarkerad av användare visas i kolumnen Klar:
5.3 Automatboka tider för flera patienter samtidigt
1. Markera ett antal patienter med öppna kallelser i sökresultatet:
2. Klicka på Automatboka tider.
I dialogen, välj ett datumintervall för när bokningarna ska göras och klicka på OK.
Kallelserna visas nu i sökresultatet med status bokad.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
20
3. Klicka på plusset för att expandera en kallelse och se bokningsdetaljerna. Här visas den bokade tiden i bokningshistoriken:
5.4 Skicka kallelse till en patient
I det här kapitlet visas ett exempel på hur man skickar en kallelse med e-brev och hur symbolen ändras från att e-brevet skickats tills det nått mottagaren. För en beskrivning av alla statussymboler, se kapitel 4.2.
1. Markera en kallelse med status bokad i sökresultatet.
2. Välj E-Brev som kommunikationssätt:
3. Välj en mall och klicka på Skicka.
4. Nu visas en symbol i kolumnen E-brev som betyder att e-brevet har köats upp för att skickas som digitalt eller fysiskt brev, men T4 har ännu inte fått någon information om e-brevet är skickat.
Rev.00 Datum: 2019-08-29
21
5. När e-brevet nått mottagaren, i detta fall som ett digitalt brev, visas en ny symbol i kolumnen E-brev och en klarmarkeringssymbol visas i kolumnen Klar.
