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KM-Wasser/Abwasser

Handbuch Abrechnungsläufe

Jahresverbrauchsabrechnung

Stand 10/2014

KM V WASSER/ABWASSER Abrechnungsläufe

¬ 1 // Einführung

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Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart

Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH

Krailenshaldenstraße 44

70469 Stuttgart

© KDRS/RZRS


¬ 1 // Einführung

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1 EINFÜHRUNG 6

1.1 ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZUR PLANUNG 6

2 ABLESEPHASE 7

2.1 PRÜFEN DER GANGFOLGE 8 2.2 ANFORDERUNG DER ABLESEDATEN 9

2.2.1 Ableseliste 9 Zähler aus Ableseliste / MZE entfernen 12 2.2.1.1 Zähler in Ableseliste aufnehmen 13 2.2.1.2

2.2.2 Selbstablesebrief aus KM-V 14 Bescheidlayout 18 2.2.2.1

2.2.2.1.1 Bescheidlayout nicht angelegt 18 2.2.2.1.2 Bescheidlayout angelegt 19 2.2.2.1.3 Briefmarkenfeld 21

Kuvertierung 21 2.2.2.22.2.3 MZE, MZE-Post Com, MZE-WWW 22

Voraussetzung 22 2.2.3.1 MZE 22 2.2.3.2

2.2.3.2.1 MZE-Datei 24 MZE-Post Com 24 2.2.3.3 MZE-WWW 25 2.2.3.4

2.3 ZÄHLERSTANDSERFASSUNG 25 2.3.1 Einzelerfassung 26 2.3.2 Sammelerfassung 27 2.3.3 Schnellerfassung 30 2.3.4 MZE-Import 31

MZE-Fehler 32 2.3.4.12.3.5 Zählerstandsschätzung 33

2.4 PRÜFEN DER ABLESUNG AUF VOLLSTÄNDIGKEIT 34 2.4.1 Ableseliste zur Kontrolle 34 2.4.2 Dialogprüfung über die Sammelerfassung 34

3 DIE ABRECHNUNG: VORARBEITEN 35

3.1 BESCHEIDLAYOUT FÜR DIE JAHRESVERBRAUCHSABRECHNUNG 35 3.2 BESCHEIDSORTIERUNG 36 3.3 TARIFPREISKONTROLLE 37 3.4 ABSCHLAGSTERMINE 38 3.5 VOR DEM ABRECHNUNGSLAUF ABZUSCHLIEßENDE GESCHÄFTSVORFÄLLE 39

3.5.1 Neuanlagen 39 3.5.2 Zählerwechsel 39 3.5.3 Kundenwechsel 40 3.5.4 Tarifwechsel 40 3.5.5 Änderung Versiegelte Fläche 41 3.5.6 Anlage von Pauschalen 41 3.5.7 Fälle für die Verarbeitung sperren 41

3.6 PRÜFLISTEN UND AUSWERTUNGEN 42 3.6.1 Rückzahlungs-/Stundungs-/Kleinbetrags-/Großbetragsliste 43 3.6.2 Nicht abgerechnete Kunden 45

3.7 DOPPELTE GRUNDSTÜCKE 45 3.8 ABRECHNUNGSPRÜFUNG 45

3.8.1 Mögliche Meldungen der Abrechnungsprüfliste 48

4 DIE ABRECHNUNG: ABRECHNUNGSLAUF 49

4.1 ABRECHNUNGSPRÜFUNG 49


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4.2 ANFORDERUNG DES ABRECHNUNGSLAUFS 49 4.2.1 Onlineformular 49

Seite 1: 49 4.2.1.1 Seite 2: 50 4.2.1.2

4.2.1.2.1 Hilfe zu Seite 2 (Vorprüfungen: … geprüft & OK): 51 Seite 3: 60 4.2.1.3

4.2.2 Auftragsbestätigungsmail an Sie 61 4.3 ABSCHLAGSERMITTLUNG 62 4.4 DER ABRECHNUNGSLAUF 63

4.4.1 Berechnung eines Fälligkeitsdatums 63

5 DIE ABRECHNUNG: NACHARBEITEN 64

5.1 FÄLLIGKEIT VON RECHNUNGEN 64 5.2 ABRECHNUNGSPRÜFUNG 64 5.3 ABSCHLÄGE FÜR DAS FOLGEJAHR 64 5.4 NICHT ABGERECHNETE FÄLLE 65 5.5 KORREKTUR EINER FEHLERHAFTEN JAHRESABRECHNUNG 69

5.5.1 Storno der Jahresabrechnung 69 Abrechnung stornieren (Normalfall) 70 5.5.1.1 Turnusrechnung stornieren/Änderung Buchungsjahr (Haushaltsjahr geschlossen) 71 5.5.1.2

5.5.2 Korrekturmaßnahmen 73 Zählerstandskorrektur 73 5.5.2.1

5.5.2.1.1 stornierbare Abrechnung 73 5.5.2.1.2 nicht stornierbare Abrechnung 74

Betragspauschalen (EUR) 75 5.5.2.25.5.2.2.1 stornierbare Abrechnung 75 5.5.2.2.2 nicht stornierbare Abrechnung 75

Arbeitspreispauschalen (m³) 76 5.5.2.35.5.2.3.1 stornierbare Abrechnung 77 5.5.2.3.2 nicht stornierbare Abrechnung 77

Grundpreispauschalen (Monate) 79 5.5.2.45.5.2.4.1 stornierbare Abrechnung 79 5.5.2.4.2 nicht stornierbare Abrechnung 79

Versiegelte Fläche 80 5.5.2.55.5.2.5.1 stornierbare Abrechnung 81 5.5.2.5.2 nicht stornierbare Abrechnung 81 5.5.2.5.3 Versiegelte Fläche neu 81 5.5.2.5.4 Versiegelte Fläche bearbeiten 83 5.5.2.5.5 Versiegelte Fläche beenden 84 5.5.2.5.6 Berechnung der Versiegelten Fläche 85

5.5.3 Abrechnung der Korrekturen 86 Turnusabrechnung 86 5.5.3.1 Einzelabrechnung 90 5.5.3.2

5.5.4 Anforderung aktueller Jahresstatistiken 94

6 AUSWERTUNGEN AUS DEM BI-PORTAL 94

6.1 WAS IST BI-PORTAL? 94 6.1.1 Aufruf 94 6.1.2 Auswertespektrum 95

6.2 HANDBUCH 95

7 ABSTIMMUNG DER JAHRESERGEBNISSE 96

7.1 ALLGEMEINES ZU DEN PROTOKOLLEN 96 7.1.1 Jahresstatistik 96 7.1.2 Abrechnungsjournal 96


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7.1.3 Verbuchungsprotokoll 96 7.2 PRÜFUNG DER PROTOKOLLE DES ABRECHNUNGSLAUFS 97

7.2.1 Summe Jahresstatistik = Endsummenblatt Abrechnungszeitraum 97 7.2.2 Endsummenblatt Abrechnungsjournal = Summe Verbuchungsprotokoll 98

7.3 ABSTIMMUNG MIT DER KASSE FÜR DEN JAHRESABSCHLUSS 99 7.3.1 Abstimmung mit der Kasse 99

Manuelle Sollstellungen in der Buchhaltung 100 7.3.1.1

Umstellung der Verbuchung von einer auf mehrere Haushaltsstellen nach der JVA 100 7.3.1.2

8 WEBENABLER / LISTEN AM BILDSCHIRM – BUX 101

9 KONTAKT, VALUEMATION, INFOPORTAL 103

Impressum Die in dieser Dokumentation enthaltene Information kann ohne Vorankündigung geändert werden und stellt keine Verpflichtung seitens KDRS / RZRS dar. KDRS/RZRS verfügt möglicherweise über eingetragene Patente und/oder Patentanmeldun-gen für einzelne Themen in diesem Dokument. Dieses Dokument verleiht Ihnen keinerlei Verfügungsrechte über diese Patente. Alle Produkte sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von KDRS/RZRS. Ande-re aufgeführte Waren- und Produktbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechtinhaber.

Einschränkungen und Gewährleistung Es wird keine Garantie für die Richtigkeit des Inhaltes dieses Dokumentes übernommen. Da sich Fehler, trotz aller Bemühungen, nie vollständig vermeiden lassen, sind wir für jeden Hinweis dankbar.

Copyright © 2014 KDRS/RZRS Für dieses Dokument beansprucht KDRS/RZRS Urheberrechtschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung von KDRS/RZRS weder abgeändert, erweitert oder vervielfältigt werden, noch sonst in Widerspruch zu deren berechtigten Interessen ver-wendet werden.


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1 Einführung

In diesem Handbuch erhalten Sie Informationen zur Jahresabrechnung im KM-Wasser/Abwasser. Vor dem Beginn der Ablesephase werden von uns Ihre individuellen Vorgaben abgefragt und be-rücksichtigt.

Hinweis

Dieses Handbuch enthält u. a. Erläuterungen zu den Auswertungen, den Vor- und Nacharbeiten sowie zu den Abstimmarbeiten (z. B. Abstimmung der Ergebnisse mit der Kasse). Wir bitten daher um Beachtung. Alle in diesem Handbuch beschriebenen Auswertungsanforderungen können und sollen von Ihnen selbst angefordert werden. Mit Ausnahme des Abrechnungslaufs selbst liegt die Verant-wortung für die Erstellung der notwendigen Auswertungen damit in der Hand unserer An-wender und somit bei Ihnen.

1.1 Allgemeine Informationen zur Planung

Bitte berücksichtigen Sie bei Ihren zeitlichen Planungen,

¬ dass das Ergebnis von KM-V-Auswertungen/-Listen ggf. erst am Folgetag im WebEnabler bzw. BI-Portal abrufbar ist bzw. durch den Kurierdienst zugestellt wird.

¬ ob Sie täglich von unserem Kurierdienst angefahren werden. Falls nicht, bedenken Sie die sich dadurch eventuell ergebenden Verzögerungen.

¬ dass die Kuvertierung der Bescheide bis zu 3 Tage in Anspruch nehmen kann.

Planen Sie deshalb zeitlich nicht zu knapp, da zum Jahreswechsel in vielen anderen DV-Verfahren ebenfalls Verarbeitungen anstehen und mit zeitlichen Verzögerungen zu rechnen ist. Dies betrifft vor allem Bescheide mit Kuvertierung. Es kann – aus welchen Gründen auch immer – zu einer zeitlich verzögerten Auslieferung kommen. Bitte informieren Sie sich regelmäßig auf dem Infoserver (Intranet) über die neuesten Mitteilungen der einzelnen Arbeitsgruppen und Abteilungen. Wir planen den Ablauf Ihres Abrechnungslaufs mit Ihnen gemeinsam. Dazu füllen Sie bitte – sofern noch nicht geschehen – unseren Fragebogen vor Abrechnung entspre-chend aus. Den Download dieser Abfrage finden Sie auf dem Infoserver. Anhand dieser Tabelle pla-nen wir die Termine entsprechend ein und stimmen das weitere Vorgehen mit Ihnen ab. Selbstverständlich können Sie sich bei Fragen jederzeit an uns wenden.


¬ 2 // Ablesephase

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2 Ablesephase

Vor Anforderung der Ablesedaten sollten zunächst alle turnusmäßigen Zählerwechsel erledigt sein. Beachten Sie hierbei bitte, dass der neue Zähler nach dem Einbau für die Abrechnung einen weite-ren Zählerstand benötigt. Das BUZ wird andernfalls nicht abgerechnet. Zur Abrechnung eines Zählers müssen mindestens zwei Zählerstände vorhanden sein:

¬ Zählerstand alt (z. B. der Einbaustand oder der zuletzt abgerechnete Zählerstand) ¬ Zählerstand neu (weitere Ablesung zu einem anderen Ablesedatum als beim alten Stand)

Sollte es nach dem Zählereinbau für die Abrechnung keinen weiteren Ablesestand geben, erfassen Sie bitte eine weitere Ablesung zum Folgetag des Einbaus mit demselben Ablesestand:

Der Zähler wird nun mit 0 m³ Verbrauch abgerechnet.

Hinweis

Bei anstehenden Kundenwechseln sollte entschieden werden, ob diese noch vor bzw. erst nach dem Abrechnungslauf durchgeführt werden.

zu beachten!

Führen Sie während der Ablesephase grundsätzlich keine Zähler- und Kundenwechsel durch!


¬ 2 // Ablesephase

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2.1 Prüfen der Gangfolge

Durch die Gangfolge wird die Ablesereihenfolge innerhalb des Ablesebezirkes festgelegt. Die Gangfolge kann unter folgendem Menüpfad geprüft und ggf. angepasst werden: Stammdaten » Gangfolge » Bearbeiten

zu beachten!

Grundstücke ohne Ablesebezirk werden bei der Ablesung und Abrechnung nicht berücksichtigt. Prüfen Sie deshalb unbedingt die Gangfolge vor Beginn der Ablesung.


¬ 2 // Ablesephase

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Zur Prüfung der Gangfolge sollten folgende Punkte beachtet werden:

Filter Straße

Durch Setzen dieses Hakens werden nur die Straßen im Straßenverzeichnis ange-zeigt, die aktuell noch keiner Gangfolge zugeordnet sind. Diese Straßen müssen noch einem Ablesebezirk zugeordnet werden. Beachten Sie bitte, dass bei einer individuellen Gangfolge (z.B. Hnr. von 1 bis 35 und Hnr. von 36 bis 100) der Filter nur eingeschränkt aktiv ist.

Grundstück prüfen

Diese Funktion in der rechten Sidebar prüft, ob Grundstücke ohne Ablesebezirk vorhanden sind. Sollten Fälle vorhanden sein, werden diese in einer Ergebnisliste aufgelistet. Prüfen Sie in diesen Fällen, ob die Straßen komplett in der Gangfolge vergeben sind und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor.

Bezirksprüfung Rufen Sie die einzelnen Ablesebezirke auf und prüfen Sie jeweils, ob die Zuordnung der Straßen korrekt ist. Sollten sich Änderungen/Neuerungen bzgl. der Ablesebezir-ke ergeben haben, müssen diese entsprechend erfasst werden.

Hinweis

Bei Fragen zur Gangfolge können Sie sich gerne auch an das RZ wenden.

2.2 Anforderung der Ablesedaten

Im KM-V gibt es drei Varianten zur Anforderung der Ablesedaten:

¬ Ableseliste Seite 9

¬ Selbstablesebrief (Ablesebriefe über das RZ) Seite 14

¬ MZE, MZE-Post Com (Ablesekarten der Post), MZE-WWW Seite 22

2.2.1 Ableseliste

zu beachten!

Prüfen Sie vor der Anforderung der Ableseliste die Gangfolge auf Vollständigkeit!

Kapitel 2.1 ab Seite 8


¬ 2 // Ablesephase

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Sie erhalten nun folgende Maske:

Klicken Sie auf neu um eine Leseliste anzufordern. Sie gelangen danach auf folgende Maske:

voraussichtliches Ablesedatum

Erfassen Sie das voraussichtliche Ablesedatum. Dieses Datum gibt an, wann der Ableser die Ablesung durchführen wird. Durch diese Eingabe wird der voraussichtliche Zählerstand auf der Ablese-liste möglichst genau errechnet.

Ablesebezirke für die Anforderung Leseliste

Es kann eine Auswahl der Ablesebezirke getroffen werden (alle oder nur bestimmte):

¬ Um alle Bezirke auszuwählen, markieren Sie „STANDARD“ (Es erscheint eine entspr. Hinweismeldung).

¬ Um einzelne Bezirke auszuwählen, klicken Sie auf und markie-ren Sie dann den gewünschten Bezirk.

Klicken Sie danach auf , um Ihre Auswahl in die Ableseliste zu übernehmen.

Ausdruck von…

Formular Diese Auswahl erstellt über Nacht eine Leseliste im Formularformat.

Anz. Formulare Gibt die Anzahl der Leselisten an (max. 9-fach).

Freitexte für den Formularaufbau

Text 1

Text 2

Es gibt bis zu 6 Textfelder für Bemerkungen mit max. 40 Stellen. Der Frei-text wird auf der Leseliste angedruckt.


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Hinweis

Das Zählerinfofeld 1 wird als Ablesehinweis auf der Leseliste angedruckt. Im Adressfeld wird vorrangig der Inhalt aus dem Bewohnerfeld verwendet. Ist dieses Feld nicht gefüllt, wird der Abgabenschuldner ausgegeben.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Sie erhalten nun die Übersicht Ihrer Anforderung:

Die Listensortierung erfolgt gemäß der in den Stammdaten hinterlegten Gangfolge, wobei je Ab-lesebezirk bzw. Straße ein Seitenwechsel durchgeführt wird. Bitte beachten Sie, dass Ihre Anforderung nur am Tag der Erfassung geändert bzw. gelöscht werden

kann. Verlassen Sie nach Überprüfung Ihrer Angaben die Maske mit

zu beachten!

Pro Tag kann hier grundsätzlich nur jeweils eine Auswahl (Formular oder MZE) je Ablesebezirk getroffen werden.


¬ 2 // Ablesephase

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(Beispiel einer Ableseliste mit 6 Freitexten) Nach Erstellung einer Leseliste können die Ablesestände dann über die Funktion Sammelerfassung

erfasst werden. ( Kapitel 2.3.2 ab Seite 27)

Zähler aus Ableseliste / MZE entfernen 2.2.1.1 In der rechten Sidebar der Zählermaske kann über die Funktion aus Ableseliste entfernen ein Zähler aus der Ableseliste entfernt werden.

Es erscheint auf der Zählermaske der Hinweis „nicht auf Ableseliste“ (Funktion ändert sich zu in Ab-leseliste aufnehmen):


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Hinweis

Zähler, die aus der Ableseliste entfernt wurden, sind aus dem MZE-Verfahren ebenfalls ausge-schlossen. Im BI Portal steht eine Auswertung zur Verfügung, die alle Zähler ausgibt, bei denen diese Funk-tion aktiviert wurde.

Zähler in Ableseliste aufnehmen 2.2.1.2 Sollte ein Zähler aus der Ableseliste entfernt worden sein, kann er über die Funktion in Ableseliste aufnehmen in der rechten Sidebar der Zählermaske wieder in die Ableseliste aufgenommen werden. (Funktion ändert sich zu aus Ableseliste entfernen).


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2.2.2 Selbstablesebrief aus KM-V

Für die Selbstablesung der Zählerstände können im KM-V die entsprechenden Selbstablesebriefe angefordert werden.

zu beachten!

Prüfen Sie vor der Anforderung der Selbstablesebriefe die Gangfolge auf Vollständigkeit!

Kapitel 2.1 ab Seite 8 Sie erhalten folgende Anforderungsmaske:

Ablesebezirke

Es kann eine Auswahl der Ablesebezirke getroffen werden (alle oder nur be-stimmte):


¬ Um einzelne Bezirke auszuwählen, klicken Sie auf und markieren Sie dann den gewünschten Bezirk.


Rücksendedatum

Hier kann das Datum für die Rückgabefrist auf den Selbstablesebriefen definiert werden.

¬ In den Textbausteinen des Selbstablesebriefs kann hierfür ein Platzhal-ter eingefügt werden, der automatisch mit dem hier erfassten Datum ge-füllt wird.

Das Rücksendedatum im Selbstablesebrief kann jedoch auch fix in den Textbau-steinen eingegeben werden. Das Rücksendedatum hat in diesem Fall keine Re-levanz und kann beliebig gefüllt werden (z.B. 31.12.201x).

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit


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Hinweis

Die Sortierung erfolgt gemäß der Gangfolge. Im Adressfeld wird vorrangig der Inhalt des Zustellbevollmächtigten verwendet. Ist dieses Feld nicht gefüllt, wird der Abgabenschuldner ausgegeben.

zu beachten!

Bevor die Selbstablesebriefe angefordert werden können, muss der Textbaustein für das An-schreiben angepasst werden.

Kapitel 2.2.2.1 ab Seite 18

Wichtig!

Aus programmtechnischen Gründen können nur noch 20 Zeilen des Textes auf dem Selbstablesebrief aufgedruckt werden (bisher 25 Zeilen). Ggf. müssen eine oder mehrere Leerzeilen gelöscht bzw. der Text angepasst werden. Bitte prüfen Sie das Layout über die Funktion Testen unter dem Pfad Steuerung - Bescheid - Aufbau - Selbstablesung bearbeiten Sollte der Seitenumbruch des Layouts nicht korrekt sein, muss der Textbaustein Selbstablesung entsprechend angepasst werden.


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(Beispiel eines Selbstablesebriefes – Seite 1 von 2)


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(Beispiel eines Selbstablesebriefes – Seite 2 von 2)


¬ 2 // Ablesephase

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Bescheidlayout 2.2.2.1

Die Textbausteine für den Selbstablesebrief müssen zum Zeitpunkt der Anforderung im Steuerungs-menü des KM-V angelegt und geprüft sein. Standardmäßig ist kein Bescheidlayout für die Selbstablesebriefe vorhanden. Wurde uns zwischenzeitlich ein Musterschreiben vorgelegt, ist dieses vom RZ entsprechend ange-legt worden.

2.2.2.1.1 Bescheidlayout nicht angelegt Sind in der Bescheidsteuerung keine Textbausteine zugeordnet, ist kein Bescheidlayout angelegt.

zu beachten!

Die Selbstablesebriefe dürfen in diesem Fall nicht angefordert werden!

Übermitteln Sie uns in diesem Fall ein Muster Ihres gewünschten Selbstablesebriefs, damit wir die Erstanlage des Layouts für Sie übernehmen können. Senden Sie diese Vorlage an [email protected]


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2.2.2.1.2 Bescheidlayout angelegt Das Bescheidlayout für den Selbstablesebrief besteht mindestens aus den folgenden Textbaustei-nen:

¬ Bescheidtitel entspricht der Betreffzeile des Schreibens

¬ Selbstablesung entspricht dem letztendlichen Anschreibentext

Um ein vorhandenes Bescheidlayout zu prüfen, wählen Sie auf der Steuerungsmaske in der rech-ten Sidebar die Funktion Testen:

Sie erhalten daraufhin eine Entwurfsansicht des Bescheids mit Pseudodaten sowie den Inhalten aus den zugewiesenen Textbausteinen. Prüfen Sie diese Inhalte sorgfältig. Zur Anpassung der Textbausteininhalte wählen Sie die Funktion Textbausteine verwalten in der rechten Sidebar. Suchen Sie in der folgenden Übersicht aller vorhandenen Textbausteine nun den betroffenen Baustein.


¬ 2 // Ablesephase

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Achten Sie hierbei unbedingt auf die übereinstimmende Bezeichnung:

Markieren Sie den gewünschten Baustein und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten . Sie gelangen daraufhin auf die Bearbeitungsmaske des Textbausteininhaltes.

Über die Funktion Texteingabe in der rechten Sidebar können Sie den Text ändern:


¬ 2 // Ablesephase

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Verlassen Sie zum Speichern der Änderung die Masken 2x mit . Die Auswahlliste der

Textbausteinverwaltung verlassen Sie abschließend mit .

zu beachten!

Die Änderung des Textbausteins können bzw. sollten Sie anschließend wieder über die Funktion Testen prüfen.

2.2.2.1.3 Briefmarkenfeld Für die Antwortkarte des Selbstablesebriefes ist die Belegung des Briefmarkenfeldes mit individuel-len Texten möglich. Mögliche Texteingaben: ¬ Porto zahlt Empfänger

¬ Bitte freimachen ¬ ...

Die Anlage dieses neuen Bausteins teilen Sie bitte an [email protected] unter Angabe des genauen Wortlauts mit. Wir nehmen diese Einstellung anschließend für Sie vor.

Kuvertierung 2.2.2.2 Über die Optionen für den Bescheiddruck können Sie die Nachbearbeitungskennung prüfen, ob eine Kuvertiersteuerung aktiviert wurde.

Sollen Ihre Selbstablesebriefe aus KM-Wasser/Abwasser kuvertiert werden und in der Steuerung ist noch keine Nachbearbeitungskennung eingestellt, teilen Sie uns dies bitte unbedingt vor der Anfor-

derung per E-Mail an [email protected] mit. Wir stellen für Sie dann die entsprechende Kuvertiersteuerung im Dialog ein.


¬ 2 // Ablesephase

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2.2.3 MZE, MZE-Post Com, MZE-WWW

Voraussetzung 2.2.3.1 Für die korrekte Abwicklung des MZE-Verfahrens ist es zwingend erforderlich, dass die derago-Software den aktuellsten Versionsstand aufweist. Führen Sie hierzu ggf. ein entsprechendes Update durch. Wenden Sie sich ggf. bei Bedarf an die Firma derago.

MZE 2.2.3.2

zu beachten!

Prüfen Sie vor der Anforderung der MZE-Datei die Gangfolge auf Vollständigkeit!

Kapitel 2.1 ab Seite 8

Klicken Sie auf neu um eine MZE-Datei anzufordern. Sie gelangen auf folgende Maske:


¬ 2 // Ablesephase

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voraussichtliches Ablesedatum

Erfassen Sie das voraussichtliche Ablesedatum. Dieses Datum gibt an, wann der Ableser die Ablesung durchführen wird. Durch diese Eingabe wird der voraus-sichtliche Zählerstand auf der Ableseliste möglichst genau errechnet.

Ablesebezirke für die Anforderung Leseliste

Es kann eine Auswahl der Ablesebezirke getroffen werden (alle oder nur be-stimmte):


¬ Um einzelne Bezirke auszuwählen, klicken Sie auf und markieren Sie dann den gewünschten Bezirk.


Ausdruck von…

MZE Diese Auswahl erstellt über Nacht die MZE-Datei für die Ablesegeräte (derago).

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Sie erhalten nun die Übersicht Ihrer Anforderung:

Bitte beachten Sie, dass Ihre Anforderung nur am Tag der Erfassung geändert bzw. gelöscht werden

kann. Verlassen Sie nach Überprüfung Ihrer Angaben die Maske mit

zu beachten!

Pro Tag kann hier grundsätzlich nur jeweils eine Auswahl (Formular oder MZE) je Ablesebezirk getroffen werden.


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2.2.3.2.1 MZE-Datei Nach Anforderung der MZE-Datei im Dialog wird diese über Nacht erstellt und automatisch der Firma derago zur Verfügung gestellt. Die Firma derago wird Ihnen anschließend die Datei für Ihre Software bereitstellen.

Hinweis

Das RZ wird Sie nicht separat benachrichtigen, dass eine MZE-Datei erstellt wurde. Erfragen Sie den Bearbeitungsstand ggf. direkt bei den Ansprechpartnern der Firma derago.

MZE-Post Com 2.2.3.3 Anwender, die die Ablesekarten der Post Com GmbH nutzen, müssen ebenfalls zuerst die MZE-Datei im Dialog anfordern ( Kapitel 2.2.3.2 ab Seite 22) Nach Anforderung der MZE-Datei wird diese über Nacht erstellt und automatisch der Post Com GmbH zur Verfügung gestellt.

Hinweis

Zum Zeitpunkt der MZE-Erstellung sollten die Musterablesekarten mit uns und der Post Com GmbH abgestimmt sein.

Die Post Com GmbH erstellt anschließend aus der erzeugten MZE-Datei die Ablesekarten für die Bürger. Der Rücklauf dieser Karten wird von der Post digitalisiert und verarbeitet. Nach Abschluss der Ablesephase wird Ihnen die durch die Zählerstände ergänzte MZE-Datei für Ihre derago-Software übermittelt. Abschließend kann diese Datei in den KM-V importiert werden.


¬ 2 // Ablesephase

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MZE-WWW 2.2.3.4 Anwender, die die Ablesegeräte der Firma derago nutzen, haben zusätzlich die Möglichkeit, dass die Bürger die Zählerstände über ein Onlineformular erfassen können. Auf der gemeindeeigenen Homepage kann hierfür ein Link zur Zählerstandserfassung eingefügt werden. Die Bürger können dann online über ein vorgefertigtes Formular Ihre Zählerdaten erfassen. Die Übermittlung erfolgt daraufhin direkt an die Firma derago zur weiteren Verarbeitung. Den entsprechenden Link erhalten Sie im RZ oder bei der Firma derago.

Hinweis

Fragen zur Implementierung und Abwicklung können Ihnen die Ansprechpartner der Firma dera-go beantworten.

2.3 Zählerstandserfassung

Im KM-V gibt es folgende Möglichkeiten der Zählerstandserfassung, die in den nachfolgenden Kapi-teln beschrieben werden:

¬ Einzelerfassung ¬ Sammelerfassung ¬ Schnellerfassung ¬ MZE-Import ¬ Zählerstandsschätzung


¬ 2 // Ablesephase

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2.3.1 Einzelerfassung Einzelne Zählerstände können Sie generell aus dem jeweiligen Regiezentrum des entsprechenden Buchungszeichens ändern. Wählen Sie hierfür im Regiezentrum im Zählerabschnitt die Funktion Zählerstände:

Außerdem kann die Zählerstandsmaske direkt über Zählerstand » Bearbeiten aufgerufen werden.

Sie gelangen daraufhin auf die Maske zur Erfassung und Änderung der Zählerstände:


¬ 2 // Ablesephase

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Um einen neuen Zählerstand hinzuzufügen, klicken Sie zuerst auf neu . Die Felder zur Erfassung der Ablesedaten sind somit aktiv und können gefüllt werden:

Den erfassten Zählerstand übernehmen Sie mit . Der neue Stand wird daraufhin mit Angabe des aktuellen Verbrauchs angezeigt:

Verlassen Sie die Zählerstandsmaske abschließend mit .

2.3.2 Sammelerfassung

Im Menü zur Sammelerfassung der Zählerstände können die Daten analog zur Ableseliste erfasst werden ( wie Sie die Ableseliste anfordern können, erfahren Sie im Kapitel 2.2.1 ab Seite 9).

Hinweis

Vor Erfassung der Zählerstände über die Sammelerfassung muss eine Ableseliste angefordert sein.

Der Aufruf der Sammelerfassung erfolgt unter folgendem Menüpfad: Zählerstand » Sammelerfassung

Vor Erfassung der Zählerstände müssen Sie folgende Daten angeben:


¬ 2 // Ablesephase

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Vorbelegung

Ablesedatum Mit diesem Ablesedatum werden die folgenden Zählerstände erfasst.

Ableseart Auswahl der Ableseart, z. B. Kundenablesung.

Ablesegrund Auswahl des Ablesegrundes, z. B. Abrechnung

Meldung bei Verbrauchsabweichung (optional)

aktiviert

Ist diese Option aktiviert, erscheint bei Erreichen der eingestellten Min-/ Max-Werte eine entsprechende Hinweismeldung.

Min. Verbrauch

Maximale Unterschreitung in Bezug auf den Vorjahresverbrauch. Der Vorjahresverbrauch stellt dabei 100% dar. Um z. B. eine Unterschreitung von 20% zu erfassen, muss in diesem Fall 80% eingetragen werden.

Max. Verbrauch

Maximale Überschreitung in Bezug auf den Vorjahresverbrauch. Der Vorjahresverbrauch stellt dabei 100% dar. Um z. B. eine Überschreitung von 20% zu erfassen, muss in diesem Fall 120% eingetragen werden.

Auswahl

Ablesebezirk Auswahl des Ablesebezirkes.

Gangfolge Auswahl der Gangfolge.

Nach Eingabe Ihrer gewünschten Vorbelegungen für die Sammelerfassung bestätigen Sie diese mit

. Sie gelangen daraufhin auf die Maske zur Eingabe der Zählerdaten und –stände. Nun können Sie die Daten Ihrer Ableseliste erfassen.

Hinweis

Bitte beachten Sie hierbei, dass bei der Erfassung der Zählernummer jeweils nur die letzten 5 Ziffern notwendig sind.

Die Eingaben (Zählernummer, Verbrauch) werden dabei anschließend vom System auf Richtigkeit geprüft. Fehler/Hinweise werden im Fehler-/Hinweisfeld eingeblendet. Klicken Sie hierzu nach Erfas-

sung der Zählerdaten auf .

Sie erhalten daraufhin folgende Meldung, die Sie mit bestätigen können:


¬ 2 // Ablesephase

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In den Fehler-/Hinweisfeldern werden daraufhin entsprechende Vermerke eingeblendet. Sollte der Satz fehlerfrei sein, wird er direkt gespeichert. Fehlerhafte Sätze werden als solche ge-kennzeichnet und bleiben zur weiteren Bearbeitung aktiv:

Sollte die Fehler-/Hinweismeldung irrelevant sein, kann der Zählerstand durch Setzen des Hakens nach der Ableseart übernommen werden. Fehlerfreie Sätze können ebenfalls geändert werden, indem der Haken nach der Ableseart entfernt wird.

zu beachten!

Die Zählerstände sollten dabei nur über die Funktion „Sammelerfassung“ eingegeben werden. Es sollte parallel dazu keine Erfassung über Einzel- bzw. Schnellerfassung erfolgen, da es sonst u. U. zu Mehrfacherfassungen kommen kann!

Nachdem die Zählerstände vom System geprüft und ggf. noch Änderungen vorgenommen wurden,

müssen Sie zum Speichern der Eingaben auf klicken.

Anschließend kann die Maske mit geschlossen werden.

Hinweis

Erfasste Zähler werden beim nächsten Aufruf der Sammelerfassung nicht mehr angezeigt. Die Tabelle zeigt somit nach jedem neuen Aufruf nur die noch ausstehenden Zählerstände an.


¬ 2 // Ablesephase

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2.3.3 Schnellerfassung

Diese Erfassungsform kommt vorrangig bei der Erfassung von eigenen Ablesekarten zum Einsatz. Bei der Schnellerfassung kann eine Prüfung auf erhebliche Verbrauchsabweichungen voreingestellt werden. Der Aufruf der Schnellerfassung erfolgt unter folgendem Menüpfad: Zählerstand » Schnellerfassung

Nach Eingabe der kompletten Zählernummer erscheint im unteren Teil der Maske eine Zusammen-fassung der letzten zugehörigen Ablesung und des Abgabenschuldners:

Sie können nun die Daten für die neue Ablesung erfassen und abschließend mit speichern. Wenn Sie die Meldung für die Verbrauchsabweichung aktiviert haben, kann bei Unter- bzw. Über-schreitung des Wertes folgende Meldung erscheinen:

Nach Bestätigen oder Ablehnen der Meldung gelangen Sie zurück in die Ausgangsmaske und kön-nen nun den nächsten Zählerstand erfassen bzw. den Zählerstand korrigieren. Zur Info erscheint am unteren Rand der Maske der zuletzt erfasste Zähler:

Hinweis

Zählerstände, die über die Schnellerfassung eingegeben wurden, erhalten automatisch die Ab-leseart „Kundenablesung“.


¬ 2 // Ablesephase

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2.3.4 MZE-Import Sind die Zählerstände über ein MZE-Verfahren (MZE, MZE Post Com, …) ermittelt worden, müssen diese abschließend in den KM-V übertragen werden. Beachten Sie vor dem Import der Zählerstände unbedingt folgende Einstellmöglichkeiten der derago-Software, da eine Übertragung der Datei ggf. nicht möglich bzw. fehlerhaft ist:

Erfassungsdatum vom PDA

» Ablesedatum

Es muss eingestellt werden, ob die Zählerstände mit einheitlichem oder taggenauem Ablesedatum nach KM-V übertragen werden sollen.


= taggenaues Ablesedatum


= einheitliches Ablesedatum

Max/Min verwenden

» Verbrauchsabweichung

Die prozentuale Abweichung wird in der derago-Software und auch im KM-V Dialog als Fehler ausgewie-sen und muss somit in beiden Ver-fahren bearbeitet werden. Die Prü-fung im KM-V kann unterdrückt werden.

Max/Min verwenden

= derago und KM-V

Max/Min verwenden

= derago

KM-V-ID

Es ist darauf zu achten, dass in den Einstellungen der derago-Software die KM-V-ID „derago“ hinterlegt ist.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Zählerstände über Nacht von der derago-Software an den KM-V übertragen werden und erst am Folgetag im Dialog ersichtlich sind. Bitte prüfen Sie am Folgetag stichprobenweise die übertragenen Zählerdaten auf Ihre Richtigkeit. Bei der 1. MZE-Übertragung sollten geprüft werden, ob die o. gen. Einstellungen in der derago-Software korrekt waren (z.B. Ablesedatum).

Bei Fragen zur derago-Software wenden Sie sich bitte an die Firma derago.


¬ 2 // Ablesephase

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MZE-Fehler 2.3.4.1

Werden beim Import der Zählerstände von der derago-Software nach KM-V Fehler festgestellt, müssen hier die betroffenen Fälle korrigiert werden.

Über Bearbeiten oder per Rechtsklick auf den entsprechenden Fall gelangen Sie in eine weitere Bearbeitungsmaske, um den Fehler zu korrigieren.

Von dieser Maske aus können Sie auf die Zählerdaten und –stände wechseln. Nehmen Sie in diesen

Masken die notwendigen Anpassungen vor und klicken Sie jeweils auf .

Sie gelangen daraufhin wieder auf diese Fehlermaske. Sobald Sie diese mit bestätigen, wer-den die Daten dieser Maske auf den Zähler übertragen und die Meldung erscheint nicht mehr in den MZE-Fehlern.

Nicht relevante Meldungen löschen Sie mit . Sofern Sie die Meldung löschen, wird der Zähler-stand beim Zähler nicht eingetragen und muss ggf. manuell erfasst werden!

zu beachten!

Das Abarbeiten der Fehlertabelle ist zwingend erforderlich, da sonst u. U. Zählerstände bei den Abrechnungen fehlen!


¬ 2 // Ablesephase

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2.3.5 Zählerstandsschätzung

Hier können Sie die maschinelle Schätzung der noch nicht abgelesenen Zähler anfordern.

gilt ab

Gibt an, wann die Verarbeitung stattfinden soll.

Zählerstandsschätzung

Ablesedatum

Ablesedatum für die zu schätzenden Zählerstände (z.B. 31.12. d.J.).

Grenzdatum

Eine Schätzung des Zählerstandes erfolgt für die Zähler, für die bis zu diesem Grenzdatum kein Zählerstand gespeichert ist (z.B. 31.12. d. J.). Ist ein Zählerstand zu einem späteren Datum vorhanden, wird der Zähler-stand des Zählers nicht geschätzt (z.B. 05.01. d. FJ.)

Prozent

Zuschlag Abschlag

Hier kann ein prozentualer Zu- bzw. Abschlag für die Schätzung vorgege-ben werden.

Ablesebezirke

Es kann eine Auswahl der Ablesebezirke getroffen werden (alle oder nur bestimmte):


¬ Um einzelne Bezirke auszuwählen, klicken Sie auf und markie-ren Sie dann den gewünschten Bezirk.


Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit


¬ 2 // Ablesephase

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Hinweis

Anwender, die mit taggenauer Ablesung arbeiten und im Dezember die Zählerstandsschätzung anfordern, müssen unbedingt das korrekte Grenzdatum (letzter Eingabetag der Zählerstände) beachten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass z. B. ein zum 20.12. eingetragener Zählerstand noch einmal zum 31.12. hochgeschätzt wird! Diese Art der Zählerstandsschätzung dient der Schätzung eines möglichen Restkontingents und darf nicht mit der allgemeinen Abrechnungsart „Hochrechnung“ verwechselt werden. Bei dieser erfolgt beim Abrechnungslauf eine allgemeine Hoch- bzw. Rückrechnung aller Zählerstände auf den 31.12.

2.4 Prüfen der Ablesung auf Vollständigkeit

Nach Abschluss der Zählerstandserfassungen gibt es Möglichkeiten, deren Vollständigkeit zu prüfen. Sie können hierfür folgende Prüfungen im KM-V vornehmen:

¬ Ableseliste ¬ Sammelerfassung

2.4.1 Ableseliste zur Kontrolle

Nach Abschluss der Zählerstandserfassung wird empfohlen, eine letzte Ableseliste anzufordern ( Kapitel 2.2.1 ab Seite 9). Diese dient dazu, die letzten noch nicht erfassten Zählerstände zu ermitteln.

Hinweis

Die Ableseliste weist nur Zähler aus, die über keinen aktuellen Zählerstand verfügen. Sollten keine nicht abgelesenen Zähler vorhanden sein, wird keine Liste ausgegeben. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Rechenzentrum.

2.4.2 Dialogprüfung über die Sammelerfassung

Rufen Sie die Sammelerfassung über Zählerstand » Sammelerfassung auf. Auf der Maske der Sammelerfassung werden nur Zähler der angeforderten Ableselisten ausgewie-sen, die noch keine aktuelle Ablesung aufweisen.


¬ 3 // Die Abrechnung: Vorarbeiten

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Anwender, die mit der Sammelerfassung bzw. Ableseliste gearbeitet haben, können daran erkennen, ob alle Zählerstände erfasst wurden:

3 Die Abrechnung: Vorarbeiten

Nach Abschluss der Zählerstandserfassungen und vor Anforderung der Abrechnung sind nachfol-gende Prüfungen vorzunehmen:

¬ Bescheidlayout Seite 35 ¬ Bescheidsortierung Seite 36 ¬ Tarifpreise Seite 37 ¬ Abschlagstermine Seite 38 ¬ Änderungsdienst Seite 38 ¬ Prüflisten Seite 42

3.1 Bescheidlayout für die Jahresverbrauchsabrechnung

Sofern Sie das generelle Bescheidlayout (Briefkopf, Kurzabsenderadresse, Logo, Fußzeile, Bankverbindung, USt.ID. etc.) bisher noch nicht geprüft haben, sollten Sie dies unbedingt vor dem Abrechnungslauf vornehmen. Prüfen Sie die Textbausteine der Turnusrechnung unter Steuerung » Bescheid » Aufbau » Turnusrechnung » Bearbeiten In Kapitel 2.2.2.1 ab Seite 18 wird die Prüfung der Textbausteine anhand des Selbstablesebriefes beschrieben. Die Prüfung der Turnusrechnung kann analog erfolgen.



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Um die Turnusrechnung abschließend zu prüfen, können Sie die Funktion Testen verwenden. Es wird ein Musterbescheid mit allen möglichen Textbausteinen erzeugt.

Alternativ können Sie auch eine Rechnungssimulation eines beliebigen Gebührenpflichtigen durch-führen. Wählen Sie hierfür auf der Abrechnungsmaske die Funktion Turnusrechnung:

3.2 Bescheidsortierung

Sofern Sie die Bescheidsortierung bisher noch nicht geprüft haben, sollten Sie dies unbe-dingt vor dem Abrechnungslauf vornehmen. Prüfen Sie die Bescheidsortierung unter Steuerung » Bescheid » Sortierung » Bearbeiten

Hinweis

Die Sortierung für das Abrechnungsjournal entspricht auch der Sortierung des Abschlagsjour-nals. Sollen die beiden Journale unterschiedlich sortiert werden, so muss die Steuerung vor und nach dem Abrechnungslauf entsprechend geändert werden.

Um eine neue Sortierung anzulegen, müssen Sie zu Beginn in der Toolbar auf neu klicken.



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Die Felder werden daraufhin zur weiteren Bearbeitung freigegeben:

Erfassen Sie zunächst das Datum, ab wann Ihre neue Steuerung aktiv sein soll. Sie können für den Originalbescheid und das jeweilige Duplikat (falls vorhanden) unterschiedliche Sortierungen einstellen. Wählen Sie dazu im Dropdownmenü Nr. 1 das erste gewünschte Sortierkriterium fest. Die Auswahl der weiteren Felder ergibt sich je nachdem, was als vorangegangenes Kriterium erfasst wurde. Nach Festlegung der Sortierungen für Bescheid und Duplikat können Sie am unteren Ende der Mas-ke noch die Sortierung des Abrechnungsjournals wählen:

Speichern Sie Ihre Änderungen mit

3.3 Tarifpreiskontrolle

Kontrollieren Sie Ihre aktuellen Tarifpreise und teilen Sie uns ggf. Preisänderungen für das kommen-de Abrechnungsjahr mit. Bei der Abschlagsberechnung für das Folgejahr werden diese Preise dann berücksichtigt.

zu beachten!

Tarifänderungen bzw. –neuanlagen sollten grundsätzlich durch das RZ vorgenommen werden. Sollten Sie bereits selbständig Anpassungen durchgeführt haben, teilen Sie uns dies bitte unver-züglich mit.

Prüfen Sie die Tarifpreise unter Stammdaten » Tarife Hier wird die Tarifstruktur in einer Übersicht mit den angelegten Tarifgruppen, Tarifbestimmungen und den Tarifgrößen dargestellt.



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Die Übersicht ist baumartig strukturiert:

Beim Öffnen der Maske werden alle Tarifgruppen angezeigt. Das Plus-Zeichen vor jeder Tarifgruppe kennzeichnet, dass für diese Tarifgruppe ein oder mehrere Tarifbestimmungen vorhanden sind. Durch Anklicken des -Zeichens, werden die jeweiligen Tarifgruppen direkt darunter angezeigt. Ent-sprechendes gilt für die Tarifgrößen.

3.4 Abschlagstermine

Kontrollieren Sie Ihre aktuellen Abschlagstermine und teilen Sie uns ggf. die Fälligkeitstermine für das kommende Abrechnungsjahr mit. Bei der Abrechnung werden diese Abschlagstermine aufge-führt und im Dialog bei den jeweiligen Kunden hinterlegt.

zu beachten!

Änderungen an den Abschlagsterminen sollten grundsätzlich durch das RZ vorgenommen wer-den. Bitte teilen Sie uns diese per Email mit.

Prüfen Sie die Abschlagsfälligkeiten unter Stammdaten » Abschläge » anzeigen Hier werden die aktuellen Abschlagsmerkmale mit den Fälligkeitsterminen aufgeführt. Prüfen Sie, ob die bisherigen Abschlagsfälligkeiten auch für das Folgejahr gültig sind.



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3.5 Vor dem Abrechnungslauf abzuschließende Geschäftsvorfälle

Schließen Sie nach Abschluss der Ablesephase und vor Durchführung der Abrechnung unbedingt noch alle offenen Fälle ab:

¬ Neuanlagen Seite 39 ¬ Zählerwechsel Seite 39 ¬ Kundenwechsel Seite 40 ¬ Tarifwechsel Seite 40 ¬ Änderung Versiegelte Fläche Seite 41 ¬ Anlage von Pauschalen (z. B. Viehabsetzungen) Seite 41 ¬ Fälle für die Verarbeitung sperren Seite 41

3.5.1 Neuanlagen

Nach Abschluss der Ablesephase können Sie neue Kunden wie gewohnt anlegen. Für Kunden, de-ren Beginn im neuen Abrechnungszeitraum liegt, empfiehlt sich die Neuanlage nach dem Abrech-nungslauf. Die Fälle werden andernfalls in den Prüflisten mit einer Hinweismeldung ausgegeben. Beachten Sie bitte, dass der neue Zähler nach dem Einbau für die Abrechnung einen weiteren Zäh-lerstand benötigt. Das BUZ wird andernfalls nicht abgerechnet. Näheres hierzu können Sie dem folgenden Kapitel entnehmen.

3.5.2 Zählerwechsel

Nach Abschluss der Ablesephase können Sie bei Bedarf noch ausstehende Zählerwechsel durchfüh-ren. Beachten Sie hierbei bitte, dass der neue Zähler nach dem Einbau für die Abrechnung einen weite-ren Zählerstand benötigt. Das BUZ erscheint andernfalls in der Abrechnungsprüfliste als Fehler und wird folglich nicht abgerechnet. Dies gilt auch für Zählerwechsel zum 31.12.

Zur Abrechnung eines Zählers müssen mindestens zwei Zählerstände vorhanden sein:

¬ Zählerstand alt (z. B. der Einbaustand oder der zuletzt abgerechnete Zählerstand) ¬ Zählerstand neu (weitere Ablesung zu einem anderen Ablesedatum als beim alten Stand)



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Sollte es nach dem Zählereinbau für die Abrechnung keinen weiteren Ablesestand geben, erfassen Sie bitte eine weitere Ablesung zum Folgetag des Einbaus mit demselben Ablesestand:

Der Zähler wird nun mit 0 m³ Verbrauch abgerechnet.

zu beachten!

Führen Sie während der Ablesephase grundsätzlich keine Zählerwechsel durch!

3.5.3 Kundenwechsel

Führen Sie Kundenwechsel, die zum Ende des Abrechnungszeitraums stattfinden (z. B. Auszugsda-tum 31.12.), bitte noch vor dem Abrechnungslauf durch. Der Altkunde erhält in diesem Zuge eine Endabrechnung. Der Neukunde erhält, sofern das Beginn-datum vor Ende des Abrechnungszeitraums liegt, eine Abrechnung über den restlichen nicht abge-rechneten Zeitraum. Beachten Sie hierbei, dass beim Neukunden ein weiterer Zählerstand benötigt wird (siehe auch vorangegangenes Kapitel).

Hinweis

Für Anwender, die Ihre Abrechnung mit Erhebung des 1. Abschlags durchführen, gilt folgen-des zu beachten:

¬ Neukunde beginnt im aktuellen Abrechnungszeitraum (z. B. 01.12.201x)

Der Kunde wird mit dem Abrechnungslauf verarbeitet und der 1. Abschlag in Soll ge-stellt. Hierbei müssen - bis auf die Kontrolle der Zählerstände - keine speziellen Vorkeh-rungen getroffen werden.

¬ Neukunde beginnt im Folgezeitraum (z. B. 01.01.201x)

Da der 1. Abschlag nur mit dem Abrechnungslauf verarbeitet wird, findet für diesen Kunden keine Sollstellung statt. Löschen Sie in diesem Fall den 1. Abschlag und erfas-sen Sie stattdessen einen Sonderabschlag. Dieser wird über Nacht an die Buchhaltung übergeben. (Eine Übersicht aller nicht abgerechneten Abschläge nach der Abrechnung erhalten Sie im BI-Portal.)

3.5.4 Tarifwechsel

Damit die gewünschten Tarife abgerechnet werden können, führen Sie notwendige Tarifwechsel noch vor dem Abrechnungslauf durch.



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3.5.5 Änderung Versiegelte Fläche

Führen Sie Änderungen der versiegelten Flächen bitte noch vor dem Abrechnungslauf durch. Gehen Sie hierzu in den weiteren Abrechnungsdaten wie folgt vor:

¬ Die Fläche hat sich für den gesamten Abrechnungszeitraum geändert Überschreiben Sie die vorhandene Fläche mit dem neuen Wert

¬ Die Fläche hat sich zum 01.05.d.J. geändert

Erfassen Sie bei der alten Fläche das Endedatum (im Beispiel zum 30.04.) Erfassen Sie eine 2. Versiegelte Fläche mit dem neuen Wert (im Beispiel ab 01.05.)

¬ Die Fläche soll nicht mehr berechnet werden

Löschen Sie die Fläche über das Papierkorbsymbol

¬ Die Fläche soll nur noch bis zum 31.07. berechnet werden Erfassen Sie bei der Fläche das entsprechende Endedatum

Hinweis

Hinweise zur Neuanlage bzw. Bearbeitung von Versiegelten Fläche erhalten Sie auch ausführlich

im allgemeinen Handbuch und in Kapitel 5.5.2.5 ab Seite 80.

3.5.6 Anlage von Pauschalen

Prüfen Sie vor dem Abrechnungslauf die bereits angelegten und noch anzulegenden Viehabsetzun-gen, Zisternenpauschalen und diverse pauschale Absetzungen. Sie können hierfür die Auswertungen Pauschalen und Prozentabsetzungen Abwasser aus dem BI-Portal zur Hilfe nehmen.

3.5.7 Fälle für die Verarbeitung sperren

Es gibt im KM-V die Möglichkeit, einzelne Buchungszeichen aus den Verarbeitungsläufen auszu-schließen. Sie können somit beispielsweise Fälle, die vor der Abrechnung noch nicht korrigiert wer-den konnten, für den Abrechnungslauf sperren. Neukunden, die kurz vor dem Abrechnungslauf auf-gebaut wurden, aber keine Jahresabrechnung erhalten sollen, können ebenfalls gesperrt werden. Bitte beachten Sie, dass für diese Fälle die Abschlagsfälligkeiten für das Folgejahr manuell aufge-baut werden müssen. Rufen Sie die entsprechende Gebührenpflicht auf und wählen Sie die Funktion Fall für weitere Ver-arbeitung sperren in der rechten Sidebar:



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Diese Fälle werden auf der Prüfliste ausgegeben und erhalten vorerst keine Jahresabrechnung. Die Verarbeitungssperre kann nach der Abrechnung wieder aufgehoben werden, um weitere Ände-rungen an diesem Fall vorzunehmen. Anschließend kann das Buchungszeichen im Dialog bei Bedarf als Turnusrechnung abgerechnet werden ( Kapitel 5.5.3.1 ab Seite 86).

3.6 Prüflisten und Auswertungen

Im Rahmen der Jahresabrechnung sind diverse Auswertungen und Prüflisten notwendig. Derzeit stehen Ihnen hierfür zwei Tools zur Verfügung:

Prüflisten aus dem KM-V Dialog



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Auswertungen aus dem BI-Portal

Das Auswertespektrum im BI-Portal ist kontinuierlich in der Entwicklung. Es wird sukzessive um wei-tere Auswertemöglichkeiten ergänzt. Zu gegebenem Zeitpunkt wird hierüber informiert. Weitere In-formationen zum BI-Portal erhalten Sie in Kapitel 6 ab Seite 94 oder im separaten BI-Portal Hand-buch.

3.6.1 Rückzahlungs-/Stundungs-/Kleinbetrags-/Großbetragsliste

Wir empfehlen, vor dem Abrechnungslauf die Verarbeitung folgender Auswertungen zu aktivieren:

¬ Rückzahlungsliste ¬ Stundungsliste ¬ Kleinbetragsliste (sofern mit Kleinbetrag gearbeitet wird) ¬ Großbetragsliste

Diese Listen werden mit dem Abrechnungslauf erstellt und sind im WebEnabler abrufbar.

zu beachten!

Bitte beachten Sie, dass Sie für den WebEnabler eine Berechtigung benötigen. Falls Sie bereits Zugang zum WebEnabler haben, muss Ihr User für das Verfahren Wasser/Abwasser separat berechtigt werden.



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Über diese Maske kann der Druck folgender Listen gesteuert werden: ¬ Rückzahlungsliste ¬ Stundungsliste ¬ Kleinbetragsliste ¬ Großbetragsliste

Eingabefelder

gilt ab Gibt an, ab wann die Steuerung und Listenerzeugung aktiv sein soll.

Druck

Rückzahlungsliste

Ist die Funktion aktiv, wird bei der täglichen Verarbeitung eine Rück-zahlungsliste erstellt, wenn Buchungen mit Guthaben erzeugt wurden.

Stundung

Ist die Funktion aktiv, wird bei der täglichen Verarbeitung eine Stun-dungsliste erstellt, wenn eine Stundung im Dialog erfasst wurde.

Kleinbetrag

Ist die Funktion aktiv, wird bei der täglichen Verarbeitung eine Klein-betragsliste erstellt, wenn Rechnungsbeträge den eingegebenen Kleinbetrag unterschreiten.

Großbetrag

Ist die Funktion aktiv, wird bei der täglichen Verarbeitung eine Groß-betragsliste erstellt, wenn Rechnungsbeträge den eingegebenen Großbetrag überschreiten.

sortiert nach Buchungszeichen sortiert nach Namen/Adresse

Sämtliche Listen können nach Buchungszeichen oder Name/Adresse sortiert werden.

Löschung nach

Wert zwischen 1 und 999 gibt an, wie viele Tage die Liste aufbewahrt werden soll.

Verarbeitung (Druck und/oder Löschung)

Rhythmus

Hier können Sie einstellen, in welchen Zeitabständen die gewählten Listen erstellt werden sollen (täglich, wöchentlich, ...).

Bestätigen Sie Ihre Anforderung mit



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3.6.2 Nicht abgerechnete Kunden

Vor dem Abrechnungslauf die Auswertung aus dem BI-Portal Nicht abgerechnete Kunden der JVA angefordert und die ausgegebenen Fälle geprüft werden. Die ausgewiesenen Fälle wurden mit dem letzten jährlichen Abrechnungslauf noch nicht abgerech-net! Diese Abrechnung muss ggf. vor dem Abrechnungslauf nachgeholt werden.

3.7 Doppelte Grundstücke

Die Anlage von Sammelkunden ist im KM-V Wasser/Abwasser nicht möglich.

zu beachten!

Im KM-V ist es zwar möglich, mehr als ein Grundstück anzulegen. Aus entwicklungstechnischen Gründen wird die Anlage von mehr als einem Objekt allerdings nicht empfohlen.

Bei BUZ, bei denen mehr als ein Grundstück angelegt ist, wird für jedes Objekt eine separate Rech-nung gedruckt. Der Saldo aus der Buchhaltung wird auf allen Rechnungen ausgewiesen und wird somit u.U. falsch. Wir empfehlen daher, die weiteren Grundstücke zu beenden. Ihr Rechenzentrum prüft vor jedem Abrechnungslauf den Datenbestand auf das Vorhandensein aktiver BUZ mit mehr als einem Objekt. Sie erhalten im Bedarfsfall eine entsprechende Aufforderung per Email.

3.8 Abrechnungsprüfung

Die Abrechnungsprüfung dient zur Auflistung abrechnungsrelevanter Fehler und Hinweise.

Bei Bedarf kann die Abrechnungsprüfliste mehrfach angefordert werden. Die gemeldeten Fälle müs-sen daraufhin geprüft und korrigiert werden, bis alle Korrekturen erfolgt sind.



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zu beachten!

Vor dem Abrechnungslauf muss diese Prüfung auf jeden Fall durchgeführt werden! Es dürfen vor Anforderung des Abrechnungslaufs keine Fehler mehr ausgewiesen werden. Kann ein Fehler nicht bereinigt werden, muss das entsprechende BUZ für die Verarbeitung gesperrt werden. Beachten Sie hierbei die Summen in der zweiten Zeile der Abrechnungsprüfung:

Eingabefelder

Grenzdatum für Ablesung

Es werden alle Erfassungen bis zu diesem Datum geprüft. Tragen Sie hier folgendes Datum ein: 2013: generell 31.12.2013 2014: Datum der letzten Zählerstandserfassung (i.d.R.Tagesdatum)

Der Abrechnungsbezirk muss zwingend hinzugefügt werden. Markieren Sie hierzu STANDARD und klicken Sie auf

.

Eine letzte Abrechnungsprüfung wird zusätzlich mit dem Abrechnungslauf automatisch erzeugt.

Hinweis

Der Auftrag wird über Nacht verarbeitet und kann nur am Tag der Erfassung über gelöscht werden.

Auf dieser Prüfliste werden diverse Hinweis- bzw. Fehlermeldungen ausgegeben. Die gemeldeten Fälle müssen von Ihnen geprüft bzw. korrigiert werden. Für Fragen bezüglich der Abrechnungsprü-fung setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.



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(Beispiel einer Abrechnungsprüfung)

¬ die Meldung sollte im Dialog geprüft werden ¬ das BUZ wird trotzdem abgerechnet

¬ die Meldung sollte im Dialog bereinigt werden ¬ das BUZ wird nicht abgerechnet

zu beachten!

Die Liste sollte gewissenhaft geprüft und die ausgewiesenen Fälle korrigiert werden! Achten Sie dabei insbesondere auf Hinweise bzgl. Zählerüberläufen!



Seite 48 von 103

3.8.1 Mögliche Meldungen der Abrechnungsprüfliste

Meldung Hinweis Fehler

Abrechnung bereits gelaufen

Zum Abrechnungsdatum ist bereits eine Abrechnung vorhanden. Prüfen Sie in diesem Fall, um welche Ab-rechnung es sich handelt und ob dies korrekt ist. Mög-lich sind eine manuelle Turnusrechnung im Voraus oder auch Abrechnungen aus Kundenwechseln.

Der Gewichtungseintrag Monat (…) ist Null.

Ergänzen sie die fehlenden Angaben in der Gewich-tungstabelle (bei Bedarf mit Hilfe des RZ)

Ein Zeitraum länger als 2 Jahre ist unzulässig

Der Berechnungszeitraum einzelner Tarifzuordnungen darf 2 Jahre nicht übersteigen. Wenden Sie sich hierzu ggf. an das RZ.

Es konnte kein Grundpreis berechnet werden, da gilt-von > Gilt –bis

Das Beginndatum der Grundpreiszuordnung liegt nach dem Endedatum. Wenden Sie sich ggf. an das RZ. Der Fall wird ohne Grundgebühr abgerechnet.

Fehlerhafter Zählerwechsel vorhanden VKNR:

Es wurde keine Nachfolger gefunden, zu dem der Zäh-ler gewechselt wurde. Bereinigen Sie den fehlerhaften Zählerwechsel (bei Bedarf mit Hilfe des RZ)

Folgetarif für Gesamttabelle nicht ge-funden.

Der gewählte Tarif gilt nicht mehr für den ausgewählten Zeitraum. Ein entsprechender Anschlusstarif wurde nicht gefunden. Die Bereinigung muss in Absprache mit dem RZ stattfinden.

Grundstück für Abrechnung gesperrt

Dieser Fall wird nicht abgerechnet, da er für weitere Verarbeitungen gesperrt wurde.

Grundgebühr fehlt

Prüfen Sie diesen Fall und ergänzen Sie ggf. die Grundgebühr über einen Tarifwechsel Grundpreis.

Keine Objekte und Daten in diesem Verfahrenskonto Bei diesem BUZ ist kein aktives Grundstück vorhanden.

kein Ablesebezirk vorhanden Prüfen Sie die Gangfolge auf Vollständigkeit der Bezirke

Kunde war keinem Ablesebezirk zuge-ordnet und konnte nicht abgerechnet werden.

Das Grundstück ist in der Gangfolge nicht vorhanden. Prüfen Sie die Gangfolge auf Vollständigkeit der Bezirke

Negativer Verbrauch ohne einmaliger Absetzung nicht erlaubt.

Der abzusetzende Verbrauch ist größer als der Ge-samtverbrauch. Prüfen Sie, ob die eingegebenen Zählerstände und Arbeitspreispauschalen korrekt sind. Der Fall wird an-sonsten abgerechnet (i.d.R. als Gutschrift).

Unterzähler vorhanden Diese Meldung dient nur zur Info (wird abgerechnet)

Verbrauch Null Prüfen Sie, ob die Zählerstände korrekt sind.

Verfahrensobjekt fehlt: Grundstücks-Nr. (..) Bei diesem BUZ ist kein aktives Grundstück vorhanden.

Zählerüberlauf festgestellt: Zähler-Nr. 999999

Der neue Zählerstand ist in diesem Fall kleiner als der bisherige. Prüfen Sie die Zählerstände und korrigieren Sie fehlerhafte Eingaben.

Zählersatz fehlt (oder inaktiv)

Zu diesem Kundensatz ist kein Zähler vorhanden. Prü-fen Sie dies auf Richtigkeit.

Zu wenig Zählerstände ermittelt

Aufgrund fehlender Zählerstände kann bei diesem Zäh-ler kein Verbrauch ermittelt werden. Erfassen Sie den aktuellen Zählerstand.

zu beachten!

Die Liste sollte gewissenhaft geprüft und die ausgewiesenen Fälle korrigiert werden! Achten Sie dabei insbesondere auf Hinweise bzgl. Zählerüberläufen!


¬ 4 // Die Abrechnung: Abrechnungslauf

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4 Die Abrechnung: Abrechnungslauf


Vor dem Abrechnungslauf muss die Prüfliste (siehe Kapitel 3.8) abgearbeitet sein, sodass keine Feh-lerfälle mehr vorhanden sind. Erst dann kann die Abrechnung angefordert werden.

4.2 Anforderung des Abrechnungslaufs

Nach Abschluss der Vorarbeiten kann die Verarbeitung der Jahresabrechnung im RZ angefordert werden. Nutzen Sie hierzu das Online, um uns den verbindlichen Abrechnungsauftrag mitzuteilen:

4.2.1 Onlineformular

Seite 1: 4.2.1.1



Seite 50 von 103

Seite 2: 4.2.1.2



Seite 51 von 103

4.2.1.2.1 Hilfe zu Seite 2 (Vorprüfungen: … geprüft & OK):

4.2.1.2.1.1 Abrechnungsprüfliste geprüft & OK

Gemeint ist folgende Liste:

Bitte beachten Sie auch die entsprechenden Seiten im allgemeinen Handbuch.

4.2.1.2.1.2 MZE-Fehler geprüft & OK

Gemeint ist folgende Dialog-Maske:

WICHTIG: Hier müssen alle Meldungen abgearbeitet sein




Seite 52 von 103

4.2.1.2.1.3 MEA-Fehler geprüft & OK


WICHTIG: Hier müssen alle Meldungen abgearbeitet sein




Seite 53 von 103

4.2.1.2.1.4 Bescheidlayout+ Rechnungstexte geprüft & OK


1. Prüfen Sie als erstes den Beschied der Turnus-Rechnung (= Jahresendrechnung), ob hier auch

noch alles stimmt:

Gemeinde-Logo

Sachbearbeiter-Angaben (Name, Telefonnummer, …)

Bescheidtitel mit Jahreszahl gegebenenfalls anpassen (z.B. xxx)

Texte

Die allgemeinen Angaben in der Fußzeile wie z.B. die Bankverbindungsdaten, Steu-

ernummer, Öffnungszeiten, usw.

…

2. Prüfen Sie auch alle anderen bei Ihnen im Gebrauch befindlichen Bescheide (Rechnung,

Storno-Rechnung, Kundenmitteilung, …), ob hier auch noch alles stimmt



Seite 54 von 103

4.2.1.2.1.5 Bescheidsortierung geprüft & OK


4.2.1.2.1.6 Tarifpreise altes/neues Jahr geprüft & OK


(…)

Prüfen Sie, ob die Preise für alle Ihre Tarife stimmen.



Seite 55 von 103

4.2.1.2.1.7 Haushaltsstellen geprüft & OK




Seite 56 von 103

4.2.1.2.1.8 Abschlagstermine geprüft & OK

Gemeint sind folgende Dialog-Masken:



Seite 57 von 103

4.2.1.2.1.9 Mindestabschlagshöhe geprüft & OK


Hier in diesem Beispiel: 40 € Jahresendrechnungsbetrag geteilt durch Divisor 4 ist gleich 10 € für 3 Abschläge

4.2.1.2.1.10 Fälligkeitsfristen geprüft & OK




Seite 58 von 103

4.2.1.2.1.11 Kleinbetragsregelung geprüft & OK




Seite 59 von 103

4.2.1.2.1.12 Gangfolge geprüft & OK


1. Hacken im Filter Straße setzen

Danach darf keine Straße mehr angezeigt sein

2. Funktion Grundstück prüfen ausführen Danach muss folgende Meldung kommen:



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Seite 3: 4.2.1.3

Es erfolgt eine Auftragsbestätigung (2-seitiges pdf-Dokument) an die von Ihnen angegebene

E-Mail-Adresse. Bitte beachten !!! Rechnungsdatum

Bitte geben Sie hier, dass von Ihnen gewünschte Rechnungsdatum ein.

Bitte beachten Sie hier gegebenenfalls noch die Zeiten, die benötigt werden bis die Rechnungen

bei Ihnen auf dem Rathaus sind (bei täglichen Kurier direkt zu Ihnen ist i.d.R. mit ca. 3 Tagen für

Druck und Kuvertierung der Bescheide zu veranschlagen) bzw. Ihre Nachbearbeitungszeiten.

Fälligkeitsdatum

Bitte geben Sie hier, dass von Ihnen gewünschte Fälligkeitsdatum ein.

Bitte beachten Sie hier gegebenenfalls die Prenotifikationsfristen aufgrund von SEPA und

Ihre Fälligkeitsfristen.



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4.2.2 Auftragsbestätigungsmail an Sie



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4.3 Abschlagsermittlung

Für die Errechnung der Abschlagsbeträge werden die Abrechnungsdaten der Turnusrechnung her-angezogen.

¬ Zählerwechsel, Preiswechsel und Zwischenablesung werden berücksichtigt. ¬ Grundsätzlich werden Haupt- und Unterzähler berechnet. ¬ Die Daten einer unterjährigen Zwischenabrechnung werden nicht berücksichtigt. ¬ Bei einem Tarifwechsel werden die Verbrauchswerte des neuen Tarifs herangezogen. Diese

Verbrauchswerte werden auf ein Jahr hochgerechnet. Verwendete Abrechnungsdaten

¬ zählerbezogene Abgaben (Grundpreis und Arbeitspreis) ¬ grundstücksbezogene Abgaben (monatlich und jährlich)

z.B. Niederschlagswasser Einmalige Pauschalen werden nicht berücksichtigt. Gewichtung/ gegebenenfalls Hochrechnung des Verbrauches auf ein Jahr Für die Hochrechnung werden die Faktoren der Gewichtungstabelle verwendet. Der vorhandene Verbrauch wird auf den einzelnen Monat herunter gerechnet. Bei einem begonnenen Monat wird der Einzelanteil pro Tag errechnet und dieser auf den ganzen Monat hochgerechnet. Bei den Monaten werden die entsprechende Anzahl Tage verwendet. Das Schaltjahr wird berücksichtigt. Mit diesen Verbrauchswerten wird auf ein Jahr hochgerechnet. Abschlussberechnung

¬ Der ermittelte Verbrauch wird pro Tarif auf volle m³ aufgerundet. ¬ Für den abgerechneten Zeitraum der Abgabe wird der Tarifpreis ermittelt. Mit diesem Tarif-

preis wird der entsprechende Tarifbetrag errechnet. ¬ Diese Beträge werden pro Abgabeart summiert und auf volle EUR aufgerundet. ¬ Die Bruttobeträge werden durch den Divisor dividiert, um die Einzelabschlagsbeträge zu er-

halten. Der Divisor ist im entsprechenden Abschlagsmerkmal hinterlegt. ¬ Der Einzelabschlag wird auf volle EUR gerundet.

Rundungsdifferenz bei MwSt. Von dem Abschlagsbetrag für Wasser werden der MwSt.-Betrag und der Nettobetrag ausgerechnet. Von diesem Nettobetrag wird ebenfalls der MwSt.-Betrag errechnet. Diese beiden MwSt.-Beträge müssen auf zwei Nachkommastellen identisch sein. Wenn dies nicht zutrifft, wird der Bruttobetrag um 1 EUR vermindert.


¬ 5 // Die Abrechnung: Nacharbeiten

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4.4 Der Abrechnungslauf

Der Abrechnungslauf wird im RZ gesteuert. Maßgeblich sind Ihre Angaben auf dem Auftragsblatt sowie mögliche individuelle Abstimmungen mit den Anwendern. Beim Verarbeitungslauf werden folgende Ausgaben erzeugt:

Jahresjahresabrechnungen (Bescheide)

Abrechnungsjournal

Verbuchungsprotokoll

Rückzahlungsliste

Prüfliste

Generell sind alle Verarbeitungsergebnisse für Sie im WebEnabler unter Angabe des Verarbei-tungsdatums bereitgestellt. Sie können die Jahresbescheide, Journale, etc. somit jederzeit nachträg-lich herunterladen.

zu beachten!

Für den maschinellen Abrechnungslauf geben Sie das Rechnungs- und Fälligkeitsdatum unab-hängig von u. g. Berechnung an. Erfassen Sie hierfür einfach jeweils das gewünschte Datum auf dem Auftragsblatt zur Abrechnung.

4.4.1 Berechnung eines Fälligkeitsdatums

Gegebenenfalls zu beachten!

Verarbeitungsdatum + Vordatierung = Rechnungsdatum

Extras » Ortskennzifferspezifisch

Rechnungsdatum + Bekanntgabefrist = Bekanntgabedatum

Stammdaten » Einnahmeart » Fälligkeit

Bekanntgabedatum + Fälligkeitsfrist = Fälligkeitsdatum

Stammdaten » Einnahmeart » Fälligkeit



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5 Die Abrechnung: Nacharbeiten

Nach erfolgtem Abrechnungslauf erhalten Sie eine Nachricht über das Verarbeitungsergebnis und notwendige Nach- bzw. Prüfarbeiten.

5.1 Fälligkeit von Rechnungen

Auf den Rechnungen wird die mit Ihnen abgestimmte Fälligkeit berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass Überzahlungen sofort fällig werden (Vorlauftage + 3 Tage Postweg).


Mit dem Abrechnungslauf wir eine letzte Abrechnungsprüfliste erstellt. Diese muss am Folgetag der Verarbeitung aus dem BI-Portal ausgewertet werden. Die aufgeführten Fälle müssen entsprechend der jeweiligen Meldung überprüft und ggf. bearbeitet werden.

5.3 Abschläge für das Folgejahr

In der Jahresabrechnung wird bei den Kunden anhand des Verbrauchs die Höhe der künftigen Ab-schläge ermittelt. Mögliche Ursachen, wenn keine Abschläge angelegt werden:

¬ Der von der Abrechnung ermittelte Verbrauch ist so niedrig, dass die in den Stammdaten hin-terlegte Mindestabschlagshöhe unterschritten wird.

¬ Abschlagsunterdrückung

¬ Fall war für die Verarbeitung gesperrt (keine Turnusrechnung erstellt)

Für Fälle ohne Abschläge kann im Bedarfsfall eine manuelle Abschlagsreihe angelegt werden. Wechseln Sie hierzu im Regiezentrum des entsprechenden Kunden auf die Maske zur Bearbeitung der Abschläge. Wählen Sie hier zuerst das entsprechende Jahr aus und anschließend in der rechten Sidebar die Funktion Neue Abschlagsreihe:



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Erfassen Sie in der Folgemaske die neuen Abschlagsbeträge, die für jede Fälligkeit gelten sollen:

Hinweis

Im BI-Portal finden Sie Auswertemöglichkeiten, die eine Prüfung auf Kunden ohne Abschläge ermöglichen.

5.4 Nicht abgerechnete Fälle

In der Jahresabrechnung werden alle Kunden mit aktiven Abgaben abgerechnet. Mögliche Ursachen, wenn keine Abrechnung stattfand:

Fall war für die Verarbeitung gesperrt (Prüfliste beachten!)

Hinweis

Im BI-Portal kann ausgewertet werden, welche Fälle nicht abgerechnet wurden.

Für nicht abgerechnete Fälle kann nachträglich eine manuelle Turnusrechnung aus dem Dialog er-folgen. Mit dieser Turnusrechnung wird eine Jahresabrechnung mit Berücksichtigung der erhobenen Abschläge erstellt. Hierbei erfolgt eine Neuermittlung der Abschläge für das Folgejahr.



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Zum Abrechnen einer Gebührenpflicht wählen Sie die Funktion Grundstück abrechnen:

Sie gelangen daraufhin auf die Maske zur Abrechnung des Grundstücks:

Da bei der Turnusrechnung immer das aktuelle Abrechnungsjahr verwendet wird, ist standardmäßig das Abrechnungsdatum 31.12.2014 eingestellt (2013 wurde mit dem Abrechnungslauf abgeschlos-sen). Ändern Sie deshalb über die Funktion Abrechnungs-/Buchungsjahr ändern die Angaben jeweils auf das Jahr 2013.



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Abrechnungsdatum

Bei der Turnusrechnung wird das Abrechnungsdatum automatisch vorbelegt.

Hoch-/Rückrechnung

Wird dieser Haken gesetzt, findet eine Hoch- bzw. Rückrechnung zwischen Abrechnungs- und Ablesedatum statt.

Zähler

Ablesedatum

Hier wird das Datum eingegeben, bis zu dem der Zählerstand abge-lesen wurde.

Grundpreis bis

Hier wird das Datum automatisch eingespielt, bis zu dem der Grundpreis berechnet wird. Soll kein Grundpreis berechnet werden, geben Sie den Monatsletz-ten des vorherigen Abrechnungszeitraums (z.B. 31.12.2012) an.

Zählerstand

Hier wird der aktuelle Zählerstand des ausgewählten Zählers einge-geben.

Ableseart Hier wird die Ableseart eingegeben.

Abgaben

gilt bis

Das „Gilt-Bis-Datum“ gibt an, bis zu welchem Datum die angelegte Abgabe abgerechnet werden soll.

Hinweis

Ist eine Versiegelte Fläche (Bezug: monatlich) angelegt, wird diese bei der Turnusrechnung für den angegebenen Zeitraum abgerechnet und automatisch ab dem Folgetag neu aufgebaut.

Ihre Eingaben bei den Zählern und (falls vorhanden) den weiteren Abgaben müssen Sie jeweils mit

übernehmen. Das Zählerkennzeichen (H, U) wechselt von grün in blau bzw. der Punkt vor der Abgabe wird blau dargestellt. Sie können nun mit der Funktion Rechnungssimulation in der rechten Sidebar eine Vorschau der zu erstellenden Rechnung anzeigen lassen. Eine tatsächliche Abrechnung erfolgt hierbei noch nicht

(es werden keine Sollstellungen erzeugt). Schließen Sie die Simulation mit . Es können nun nochmals Änderungen vorgenommen werden.

War die Rechnungssimulation korrekt, können Sie das Grundstück mit tatsächlich abrechnen. Die Sollstellungen werden über Nacht verarbeitet und an die Buchhaltung übergeben. Bevor die Rechnung angezeigt wird, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Nach Bestätigung mit erscheint folgende Maske, in der Angaben zur Druckaufbereitung gemacht werden müssen:



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Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen für den Druck vor und starten Sie den Druckvorgang mit

.

Hinweis

Die Ausgabe kann entweder im Rechenzentrum oder direkt vor Ort auf Ihrem Drucker erfolgen: Option Entwurf: Sie erhalten den Entwurf direkt am Bildschirm und können ihn bei Bedarf direkt an Ihrem Arbeits-platz ausdrucken. Das Original (und ggf. die Duplikate) des Bescheids wird bei dieser Option im RZ gedruckt und Ihnen am nächsten Tag per Kurier zugestellt. Option Original vor Ort: Der Druck erfolgt sofort am angeschlossenen Arbeitsplatzdrucker.

Bei der Auswahl Original vor Ort erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Bestätigen Sie die Hinweismeldung mit „Weiter“. Es wird die Abrechnung über den Adobe Reader angezeigt.

Betätigen Sie den Button , um den tatsächlichen Druck der Rechnung auf Ihrem lokalen Drucker

zu veranlassen. Schließen Sie nach erfolgtem Druck den Adobe Reader mit und ggf. die Druck-

maske ebenfalls mit .



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5.5 Korrektur einer fehlerhaften Jahresabrechnung

Zur Korrektur fehlerhafter Abrechnungen existieren zwei Möglichkeiten:

¬ Storno der Jahresabrechnung mit anschließender Neuerzeugung des korrigierten Bescheids

¬ Korrektur anhand von Pauschalen, die über eine Einzelabrechnung nachträglich abgerechnet werden (kein Storno/keine Neuerzeugung der JVA)

5.5.1 Storno der Jahresabrechnung

Fehlerhafte Abrechnungen müssen vor den Korrekturmaßnahmen storniert werden (sofern eine ak-tualisierte Turnusrechnung erzeugt werden muss). Hierfür existieren grundsätzlich zwei Stornomöglichkeiten:

¬ Abrechnung stornieren ab Seite 70 storniert die letzte Abrechnung in das ursprünglich bebuchte Haushaltsjahr

¬ Turnusrechnung stornieren/Änderung Buchungsjahr ab Seite 71 diese Funktion storniert die Jahresabrechnung, wenn das Haushaltsjahr kassenseitig bereits geschlossen ist. Das zu bebuchende Haushaltsjahr kann hier ausgewählt werden.

zu beachten!

Es kann nur die aktuellste Abrechnung storniert werden. Ist nach der Turnusabrechnung bereits eine Zwischen-, End- oder Einzelabrechnung im neuen Jahr erfolgt, kann die Turnusrechnung nicht mehr storniert werden.

Eine Stornierung der Turnusrechnung ist möglich, auch wenn im neuen Jahr bereits Abschläge erho-ben wurden. Die bereits im Soll stehenden Abschläge sind vom Storno nicht tangiert. Ausnahme Bei Turnusrechnungen mit Erhebung des 1. Abschlags wird beim Storno der erste Abschlag eben-falls storniert. Bei der Neuabrechnung jedoch wird der erste Abschlag nicht mehr erhoben, da die Verarbeitung (Sollstellung) bereits erfolgt ist. Der 1. Abschlag sollte ggf. nachträglich durch einen Sonderabschlag erhoben werden.

zu beachten!

Sollten sich die Korrekturen auf zwei BUZ auswirken (Haupt- und Unterzähler auf verschiedenen BUZ) müssen vor den Korrekturmaßnahmen beide Turnusrechnungen storniert und anschließend neu abgerechnet werden.



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Abrechnung stornieren (Normalfall) 5.5.1.1

Die Funktion Abrechnung stornieren wählen Sie in der Gebührenpflicht aus dem Kontextme-nü.

Hinweis

Die Verbuchung des Stornos erfolgt generell in das Haushaltsjahr, in welches die zugehörige Abrechnung ursprünglich gebucht wurde. Wird eine Turnusrechnung storniert, erfolgt die Verbu-chung in das Haushaltsjahr, in das die bisherige Turnusrechnung gebucht wurde. Ausnahme: Ist das vorherige Buchungsjahr kassenseitig bereits geschlossen, muss die Funktion Turnusrechnung stornieren/Änderung Buchungsjahr gewählt werden.

Bevor die Rechnung storniert wird, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Nach Bestätigung mit erscheint folgende Maske, in der Angaben zur Druckaufbereitung gemacht werden müssen:


.



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Hinweis

Die Ausgabe kann entweder im Rechenzentrum oder direkt vor Ort auf Ihrem Drucker erfolgen. Option Entwurf: Sie erhalten den Entwurf direkt am Bildschirm und können ihn bei Bedarf direkt an Ihrem Arbeitsplatz ausdrucken. Das Original (und ggf. die Duplikate) des Bescheids wird bei dieser Option im RZ gedruckt und Ihnen am nächsten Tag per Kurier zugestellt. Option Original vor Ort: Der Druck erfolgt sofort am angeschlossenen Arbeitsplatzdrucker.


Bestätigen Sie die Hinweismeldung mit „Weiter“.

Die Storno-Abrechnung wird über den Adobe Reader angezeigt. Betätigen Sie den Button , um den tatsächlichen Druck der Rechnung auf Ihrem lokalen Drucker zu veranlassen. Schließen Sie

nach erfolgtem Druck den Adobe Reader mit und die Druckmaske ebenfalls mittels .

Turnusrechnung stornieren/Änderung Buchungsjahr (Haushalts-5.5.1.2jahr geschlossen)

Sollte das Haushaltsjahr kassenseitig bereits abgeschlossen sein, kann über diese Funktion der Storno in ein anderes Haushaltsjahr gebucht werden. Die Funktion Turnusrechnung stornieren/Änderung Buchungsjahr wählen Sie in der Gebühren-

pflicht aus dem Kontextmenü.



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Bevor die Rechnung storniert wird, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Danach können Sie das gewünschte Buchungsjahr auswählen:

Bestätigen Sie anschließend die Eingabe mit . Sie erhalten daraufhin die Maske, in der Angaben zur Druckaufbereitung gemacht werden müssen:


.



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Hinweis

Die Ausgabe kann entweder im Rechenzentrum oder direkt vor Ort auf Ihrem Drucker erfolgen. Option Entwurf: Sie erhalten den Entwurf direkt am Bildschirm und können ihn bei Bedarf direkt an Ihrem Arbeits-platz ausdrucken. Das Original (und ggf. die Duplikate) des Bescheids wird bei dieser Option im RZ gedruckt und Ihnen am nächsten Tag per Kurier zugestellt. Option Original vor Ort: Der Druck erfolgt sofort am angeschlossenen Arbeitsplatzdrucker.


Bestätigen Sie die Hinweismeldung mit „Weiter“.

Die Storno-Abrechnung wird über den Adobe Reader angezeigt. Betätigen Sie den Button , um den tatsächlichen Druck der Rechnung auf Ihrem lokalen Drucker zu veranlassen. Schließen Sie

nach erfolgtem Druck den Adobe Reader mit und die Druckmaske ebenfalls mittels .

5.5.2 Korrekturmaßnahmen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Korrekturen durchzuführen. Diese werden in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.

¬ Zählerstandskorrektur ab Seite 73 ¬ Betragspauschale ab Seite 75 ¬ Arbeitspreispauschale ab Seite 76 ¬ Grundpreispauschale ab Seite 79 ¬ Versiegelte Fläche ab Seite 80

Zählerstandskorrektur 5.5.2.1

5.5.2.1.1 stornierbare Abrechnung

Stornieren Sie zuerst die betroffene Abrechnung wie in Kapitel 5.5.1 beschrieben und ändern Sie anschließend den fehlerhaften Zählerstand. Nach dem Storno können Sie die aktuelle Ablesung direkt in den Zählerständen mit dem korrekten Wert überschreiben (Erfassen Sie hierfür den tatsächlichen Stand und nicht einen Differenzwert).



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Erstellen Sie danach eine neue Turnusrechnung mit dem geänderten Zählerstand Kapitel 0 ab Seite 86. In diesem Fall muss keine separate Gutschrift/Nachberechnung erfolgen.

5.5.2.1.2 nicht stornierbare Abrechnung Sollte die betroffene Rechnung nicht stornierbar sein, muss der Zählerstand mit der Funktion Korri-gieren bearbeitet werden. Abgerechnete Zählerstände können nachträglich geändert werden. Rufen Sie hierfür die Zählerstän-de des entsprechenden Zählers auf. Markieren Sie den aktuellsten Zählerstand und wählen Sie die Funktion Korrigieren im Kontext-

menü . Beachten Sie hierzu bitte, dass nur der aktuellste Zählerstand bearbeitet werden kann:

Nach Auswahl der Funktion Korrigieren kann der Ablesestand überschrieben werden:

Erfassen Sie hierfür den tatsächlichen Stand und nicht einen Differenzwert.

Übernehmen Sie anschließend den neuen Ablesestand mit .

zu beachten!

Durch die Korrektur des Zählerstands wird nur der Zählerstand geändert. Falsche Abrechnungen und ggf. Abschläge müssen separat korrigiert/angepasst werden. Um den falsch berechneten Verbrauch zu regulieren, müssen entsprechende Gutschriften bzw. Nachberechnungen manuell angelegt werden.

Die Anlage und Abrechnung dieser Korrekturpauschalen sind in den nachfolgenden Kapiteln be-schrieben.



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Betragspauschalen (EUR) 5.5.2.2 Beispiele für den Einsatz von Betragspauschalen:

¬ Korrekturen für weiter zurückliegende Zeiträume

¬ Korrekturen für Zeiträume vor Preiserhöhungen


Stornieren Sie zuerst die betroffene Abrechnung wie in Kapitel 5.5.1 beschrieben. Erfassen Sie die Korrektur(en) wie im nachfolgenden Unterkapitel dargestellt und führen Sie im An-

schluss die korrigierte Abrechnung durch Kapitel 0 ab Seite 86.

5.5.2.2.2 nicht stornierbare Abrechnung

Über die Funktion Abgaben bearbeiten gelangen Sie aus dem Regiezentrum auf die Maske der weiteren Abrechnungsdaten.

Um eine Betragspauschale in EUR zu erfassen, markieren Sie in-nerhalb der Abgabeart Wasser bzw. Abwasser die Abgabegruppe

Pauschale und wählen Sie zur Anlage aus dem Kontextmenü

die Funktion Neu. Sie können auch direkt über den Button Neu einsteigen.

Auf der Folgemaske können Sie die Daten für die Betragspauschale erfassen:



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Eingabefelder

gilt ab Hier wird der Beginn des Zeitraums eingegeben.

gilt bis Hier wird das Ende des Zeitraums eingegeben.

Bezug

Hier wird der Rhythmus eingegeben, wie häufig die Abgabe innerhalb des Abrechnungszeitraums abzurechnen ist. ¬ einmalig

der Betrag wird einmal abgerechnet ¬ Monat

der Betrag wird innerhalb des Abrechnungszeitraums für jeden Monat abge-rechnet

¬ Jahr der Betrag wird für ein Jahr abgerechnet. Bei unterjähriger Abrechnung wird der Betrag anteilig auf den tatsächlichen Abrechnungszeitraum abgerechnet.

Tarifgruppe Hier wird die Pauschale ausgewählt.

Pauschale EUR

Es wird der zu berechnende Betrag eingegeben. Bei Nachberechnungen werden die Eingaben als positive Werte und bei Gutschriften als negative Werte (z.B. Gutschrift über 100,00 EUR = -100 EUR) eingegeben. Beachten Sie bitte, dass Wasserpauschalen immer netto erfasst werden müssen.

Branche

Hier kann eine Branche ausgewählt werden. Angaben in diesem Feld wer-den in den Statistiken mit berücksichtigt.

Info-1

Dieses Infofeld erscheint auf dem Bescheid zur zugehörigen Abgabeart. z. B. „pauschale Gutschrift wegen Rohrbruch“

Bestätigen Sie die Erfassung der Betragspauschale mit .

zu beachten!

Wurde die Abrechnung zuvor storniert, müssen Sie nun die korrigierte Turnusrechnung erstellen Kapitel 5.5.3.1 ab Seite 86. Wurde die Abrechnung zuvor nicht storniert, können Sie mit der Korrekturabrechnung bis zum nächsten Abrechnungslauf warten oder die Korrekturen direkt über eine Einzelabrechnung abrechnen Kapitel 5.5.3.2 ab Seite 90.

Arbeitspreispauschalen (m³) 5.5.2.3 Bei Eingabe einer m³-Pauschale ist zu beachten, dass immer der zum eingegebenen Zeitraum aktive Tarifpreis berechnet wird. Beispiele für die Verwendung von m³-Pauschalen:

¬ Verbrauchskorrekturen wenn Storno JVA nicht mehr möglich ¬ Viehabsetzungen



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Stornieren Sie zuerst die betroffene Abrechnung wie in Kapitel 5.5.1 beschrieben. Erfassen Sie die Korrektur(en) wie im nachfolgenden Unterkapitel dargestellt und führen Sie im An-

schluss die korrigierte Abrechnung durch Kapitel 0 ab Seite 86.

5.5.2.3.2 nicht stornierbare Abrechnung

Über die Funktion Abgaben bearbeiten gelangen Sie aus dem Regiezentrum auf die Maske der weiteren Abrechnungsdaten.

Um eine Arbeitspreispauschale in m³ zu erfassen, markieren Sie innerhalb der Abgabeart Wasser bzw. Abwasser die Abgabegrup-pe Arbeitspreis und wählen Sie zur Anlage aus dem Kontext-

menü die Funktion Neu. Sie können auch direkt über den But-

ton Neu einsteigen.

Auf der Folgemaske können Sie die Daten für die Arbeitspreispauschale erfassen:



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Eingabefelder

gilt ab Hier wird der Beginn des Zeitraums eingegeben.

gilt bis Hier wird das Ende des Zeitraums eingegeben.

Bezug

Hier wird der Rhythmus e

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