Konventionenhandbuch ARIS4BBS V1016kbbs-reko.mmbbs.de/fileadmin/dokumente/Konventionshandbuch.pdf · Expertengruppe Prozessmanagement Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 2

Expertengruppe Prozessmanagement

Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 1 von 36 Stand: 24.11.2007

Beschreibung von Methoden, Konventionen und Standards zur Model-lierung von Prozessen mit dem ARIS Business Server / Business De-signer für BBS in Niedersachsen

Konventionenhandbuch ARIS4BBS

für die ARIS Umgebungen



Teilnehmende Schulen und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Arbeitsgruppe in al-phabetischer Reihenfolge der teilnehmenden Schulen.

Schule (alphabetisch geordnet) Name

Berufsbildende Schule 3 der Region Hannover Ohestraße 6, 30169 Hannover Gabriela Voges

Berufsbildende Schule 6 der Region Hannover Goetheplatz 7, 30169 Hannover Michael Becker

Berufsbildende Schulen Cuxhaven Pestalozzistrasse 44, 27474 Cuxhaven Donald Wetzel

Berufsbildende Schulen Fredenberg Hans-Böckler-Ring 18 – 20, 38228 Salzgitter Martin Witschital

Berufsbildende Schulen Goslar Baßgeige/Seesen Bornhardt-Strasse 14, 38644 Goslar Roman Saß

Berufsbildende Schulen I Emden Steinweg 24, 26721 Emden Karin von Häfen

Berufsbildende Schulen II Göttingen Godehardstr. 11, 37081 Göttingen Birgit Merkens-Schierholz

Berufsbildende Schulen III Göttingen Ritterplan 6, 37073 Göttingen Stephan Honnef

Berufsbildende Schulen Münden Ausfeld 8, 34346 Hann. Münden Hans-Jürgen Baumbach

Berufsbildende Schulen Osterholz-Scharmbeck Am Osterholze 2, 27711 Osterholz Karl-Heinz von Bestenbostel

Elisabeth-Selbert-Schule Langer Wall 2, 31785 Hameln Susanne Hoffmann

Herman-Nohl-Schule Steuerwalder Str. 162, 31137 Hildesheim Christine Bödecker

Multi-Media-Berufsbildende Schulen Expo Plaza 3, 30539 Hannover Bernd Strahler



Inhalt

1 MANAGEMENT SUMMARY ............................................................................... 5

2 SCHULPROZESSE ............................................................................................. 6

2.1 Optimierung von Schulprozessen .............................................................................7

2.2 Empfehlung für Modellierungsworkshops................................................................7

2.3 Empfehlung zur Rechtssicherheit .............................................................................9

2.4 Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht........................................................10

3 BASISMODELL ZUR MODELLIERUNG MIT ARIS...........................................11

3.1 Verwendete Modelltypen ..........................................................................................13

3.2 Detaillierungsebenen ................................................................................................13

3.3 ARIS Symbole ............................................................................................................15

3.4 Stellen, Rollen und mitgeführte Dokumente...........................................................17

3.5 Anordnung der Objekte ............................................................................................19

3.6 Beziehungen (Kanten) zwischen Objekten .............................................................20

3.7 Namenskonventionen ...............................................................................................20 3.7.1 Namenskonventionen für Objekte, z.B. Prozessbeteiligte ...................................21 3.7.2 Namenskonvention für Verrichtungen ..................................................................26

3.8 Softwaregestützter Methodenfilter ..........................................................................32

4 SCHLUSSHINWEISE .........................................................................................34

4.1 Austausch von Prozessen und Dokumentenmanagement ...................................34

4.2 Schulungen und Schulungshandbuch....................................................................34

4.3 Literatur ......................................................................................................................35

4.4 Erhebungsbogen für schulische Prozesse (Muster)..............................................36



Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 ARIS Sichtenkonzept .........................................................................................11

Abbildung 2 ARIS Methodenintegration .................................................................................12

Abbildung 3: Prozesslandkarte BBS ReKo ............................................................................14

Abbildung 4: Symbole der Wertschöpfungskette ...................................................................15

Abbildung 5: Wertschöpfungskette "Unterricht ..." .................................................................16

Abbildung 6: Symbole der Ereignisorientierten Prozesskette ................................................17

Abbildung 7: Stellen und mitgeführte Dokumente ..................................................................18

Abbildung 8: EPK Anordnung.................................................................................................19

Abbildung 9: Ausprägungen von Beziehungstypen................................................................20

Abbildung 10: Modellierung von fehlenden Beziehungstypen................................................20

Abbildung 11: Erhebungsbogen .............................................................................................36



1 Management Summary

Im Rahmen des ProReKo-Modellvorhabens des Landes Niedersachsen werden seit 2003 neue Steuerungsmodelle für berufsbildende Schulen erprobt. Die Aufnahme und der sach-gemäße Einsatz von Prozessmodellen sind für die berufsbildenden Schulen dabei zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden1.

Die Darstellung und Grundlegung der Konventionen „ARIS4BBS“ soll es ermöglichen, ein einheitliches Referenzmodell für berufsbildende Schulen in Niedersachsen auf der Basis des ARIS® Modells („AR“chitektur „I“ntegrierter Informations“S“ysteme“) nach Prof. Scheer zu erarbeiten. Die ARIS Methoden gelten im Umfeld des Geschäftsprozessmanagements als führend2 und sind in einer Vielzahl von Unternehmen, exemplarisch auch in der öffentlichen Verwaltung eingeführt.3

Grundlegend ist, dass nahezu alle notwendigen Vereinbarungen zur Modellierung, Optimie-rung und zur Umsetzung von Prozessen in betrieblichen Informationssystemen und im Ar-beitsalltag in einer gemeinsamen Datenbank dokumentiert sind und softwareunterstützt ü-berwacht werden, also möglichst keine Fehler durch händische Veränderungen auftreten können. Erst diese Architektur ermöglicht es, innerhalb einer Institution transparent, aber ohne Redundanz zu arbeiten, und über Institutionen (Schulen) hinweg gemeinsame Pro-zessmodelle auszutauschen.

Die vorliegende Kurzfassung führt in das Thema ein und nennt die wesentlichen Konventio-nen. Kern der ebenfalls in der Erarbeitung befindlichen Langfassung als Schulungsunterlage ist die ausführliche Darstellung der ARIS-Konventionen, die in einem Software-Filter allen Prozessmodellen gemeinsam zugrunde liegen und teilnehmenden Schulen als Angebot zur Verfügung gestellt werden.

Die Teilnahme von berufsbildenden Schulen erfordert den Einsatz der Software „ARIS®4“ nach den Bedingungen der Initiative „aris@school“5 der IDS Scheer AG. Bei Nutzung der

1 Siehe auch http://www.reko.niedersachsen.de 2 Vgl. Gadatsch, A.; Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 2005

3 Vgl. Ege, C.; Seel, C.; Scheer, A.-W.; Standortübergreifendes Geschäftsprozeßmanagement in der öffentlichen Verwaltung, 1999; http://www.iwi.uni-sb.de/Download/iwihefte/heft151.pdf 4 ARIS®, ARIS Business Designer®, ARIS Business Architect®, IDS sind eingetragene Marken der IDS Scheer AG.

5 siehe http://www.n-21.de/aktionen/aris/Ausschreibung_Aris_n21_2007_v2a.pdf



ARIS Software für die Modellierung/Dokumentation und Austausch für schulische (Verwal-tungs-) Prozesse werden geringe Lizenzgebühren fällig. Es kann dann auch ein zentraler Server „ARIS4BBS“ Server genutzt werden; Informationen erteilt die MultiMedia BBS Han-nover ( Web: http://www.aris4bbs.de; Mail: [email protected]).

Die als modellhaft angenommene BBS „ReKo“ im Land Niedersachsen verfolgt das Ziel, mit effizienten Abläufen ihre Ergebnisse auch zukünftig den Erfordernissen des Ausbildungs- und Beschäftigungssystems anzupassen.

Alle Modellierungsumsetzungen sind als Vorschläge zu begreifen.

2 Schulprozesse

Die Projektgruppe „Prozessmodellierung“ definiert Schulprozesse wie folgt:

Ein Schulprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich logische Abfolge von Aufgaben, die [mögli-cherweise] arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien6 ausgeführt werden können. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus dem Leitbild ab-geleiteten Prozesszielen. Ein Schulprozess hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Ein Schulprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Der entsprechende Detaillierungsgrad für jeden Schulprozess sollte so gewählt werden, dass dieser selbsterklärend ist und seine Komplexi-tät angemessen dargestellt wird (so detailliert wie nötig und so abstrakt wie möglich).

Schulprozesse und Geschäftsprozesse7 werden im Folgenden synonym bezeichnet.

6 Dazu gehören alle print oder non-print Verfahren und alle neuen Medien.

7 Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete Folge von Tätigkeiten mit festgelegten Anfangs- und Endpunkten sowie möglichen Unterbrechungen, die für Schüler und Auszubildende, Ausbildungsbe-triebe, Mitarbeiter an der BBS ReKo oder Dritte ein Ergebnis von Wert erzeugen. Ein Geschäftspro-zess ist grundsätzlich erst beendet, wenn feststeht, dass bezugnehmend auf seinen Anstoß weder der Schüler/Auszubildende, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BBS ReKo oder ein Dritter für den Pro-zess tätig werden muss.



Prozesse lassen sich unterschiedlichen Kategorien zuordnen:

• Kernprozesse sind Erziehungs- und Bildungsprozesse, die eine Schule zur Zufrie-denstellung der an sie gestellten Erwartung erbringt. Diese umfassen die Entwick-lung, Durchführung und Evaluation von Bildungsangeboten.

• Unterstützungsprozesse sind nötig, um die Kernprozesse realisieren zu können und wirken nicht unmittelbar auf Bildung und Erziehung. Hierunter fallen alle administrati-ven Tätigkeiten.

• Führungsprozesse dienen zur Lenkung und Kontrolle der Kern- und Unterstützungs-prozesse.

2.1 Optimierung von Schulprozessen • Ist -Aufnahme8

Die Ist-Aufnahme der Schulprozesse wird vorrangig mit den Methoden Dokumen-tenstudium und Befragungstechniken (Interview, Fragebogen, Workshops etc.) durchgeführt.

• Bewertung Die Kriterien für die Bewertung der erhobenen Ist-Prozesse ergeben sich aus den o.a. Zielen und den fachlichen Festlegungen.

• Soll-Modellierung Bei der Modellierung der Soll-Schulprozesse sind die fachlichen und formellen Festlegungen zwingend einzuhalten.

2.2 Empfehlung für Modellierungsworkshops

Zusammensetzung der Arbeitsgruppe: Eine Arbeitsgruppe zur Prozessmodellierung besteht in der Regel aus max. 10 Teilnehmern.

Die Gruppe besteht aus:

• Den Prozessbeteiligten (ggf. repräsentative Gruppe)

• Der/dem Prozessverantwortlichen (operativen Verantwortlichen)

• Der/dem Prozessmanagementbeauftragten als Moderator/in

8 Die Arbeitsgruppe vertritt die Meinung, dass eine Ist-Aufnahme unabdingbare Voraussetzung ist für die sachgerechte Optimierung der Prozesse. Eine sofortige Modellierung der Zielprozesse führt in der Regel zu Optimierungsproblemen. Zwingend ist die Teilnahme der Prozessbeteiligten.



Aufgaben der/des Moderatorin/Moderators

• Raum vorbereiten

• mit Medien ausstatten (PC, Beamer, Flip Chart, Metaplan); dabei ist auf eine mög-lichst hohe Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit zu achten.

Aufgaben der/des Prozessverantwortlichen

• Arbeitsgruppe zusammenstellen

• Termin festlegen

• Teilnehmer einladen

• Durchführung

• Erhebungsbogen (siehe Anhang) vorhalten.

Die Durchführung untergliedert sich in den organisatorischen und den inhaltlichen Teil:

organisatorisch

• angenehme und offene Arbeitsatmosphäre schaffen

• Ziel und Ablauf des Workshops klären und visualisieren

• Prozessdarstellungsform klären (Pinnwand, Beamer,...)

inhaltlich

• Prozessziel definieren

• Prozessanfang und –ende definieren

Inhaltliche Fragen

Die folgenden Fragen erleichtern die Moderation eines Prozessmodellierungsworkshops und sind daher als Vorschläge zu verstehen. Die Fragen können zur Erstellung eines eigenen Gesprächsleitfadens dienen.

• Durch welches Ereignis wird der Prozess ausgelöst?

• Aus welchen Tätigkeiten besteht der Prozess?

• Wer sind die Prozessbeteiligten?

• Was ist das Ergebnis der Prozessaktivität?

• Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen?

• Welche Ressourcen werden benötigt?

• Welches sind die häufig auftretenden Schwierigkeiten?

• Was sind die Prozessinputs (z. B. Erlasse und Regularien)?

• Wie und wann sollen Informationen/Dokumente weitergegeben werden (Definition der Weitergabe von Informationen)?

• Wie sollen die Prozessverantwortlichkeiten zukünftig geregelt sein?



• Wer soll den Output überprüfen?

• Gibt es Verbesserungsvorschläge?

Ergebnisse des Workshops

Die inhaltliche Darstellung der erfassten Prozesse soll von allen Beteiligten mitgetragen wer-den. Hier gilt das Prinzip: Konsens statt Kompromiss! Ferner sollten Verabredungen zum weiteren Vorgehen getroffen werden. Diese könnten sein:

• Zeitpunkt zur Prozessevaluation vereinbaren

• Pflege der begleitenden Dokumente klären

2.3 Empfehlung zur Rechtssicherheit

Um die Akzeptanz in den Schulen zu erhöhen und die Verlässlichkeit der beschriebenen Prozesse zu verbessern sollte die Rechtssicherheit der Prozesse und ihrer mitgeführten Do-kumente beachtet werden. Folgende Checkliste könnte zur systematischen Einarbeitung der Rechtssicherheit bei schulischen Prozessen eingesetzt werden und als elektronisches Do-kument der Prozessbeschreibung hinzugefügt werden.

Nr. Beschreibung erfüllt

1. Prozessname/-nummer sind gegeben: 2. Prozessverantwortlicher und Prozessname sind benannt: 3. Prozessbeschreibung liegt vor: 4. Prozessinformationen/-unterlagen (Rechtsvorschriften etc.) liegen vor

und sind katalogisiert (plus Sicherheitskopien):

5. Fundort aller Prozessinformationen und – unterlagen ist benannt: 6. Die Bezugsquellen aller Prozessinformationen sind benannt: 7. Verantwortliche für Interpretationshilfen aller Prozessinformationen sind ange-

geben:

8. Der Evaluationsmodus der Prozessinformationen ist beschrieben: 9. Die Protokolle der Überarbeitungsvorgänge liegen vor (Neuaufnahmen; Ver-

änderungen; Wegfall von Rechtsvorschriften):

10. Die Fundorte und Bezugsquellen der Überarbeitungsvorgänge sind aufgelistet: 11. Die Mitarbeiter- und SchülerInnenbeiträge zu dem Prozess sind erfasst und

dokumentiert:

12. Der Prozess ist auf seine Relevanz hin geprüft: 13. Die Nutzungshäufigkeit des Prozesses ist beschrieben (permanent, regelmä-

ßig, selten):

xx. Weitere Aspekte…



2.4 Prozessbeteiligte aus der Organisationssicht

Die angeführten Prozessbeteiligten9 werden in drei Gruppen unterschieden: In der ersten Gruppe befinden sich diejenigen, deren Funktion in der Schule durch Verordnungen und rechtliche Regelungen definiert ist. In der zweiten Gruppe sind die Prozessbeteiligten aufge-führt, die an der überwiegenden Zahl der Schulen vorhanden sind und unter den aufgeführ-ten Bezeichnungen ähnliche Tätigkeiten ausführen. Die dritte Gruppe umfasst Prozessbetei-ligte, die sich allein über ihre Aufgabenbezeichnung definieren. Bei der Übertragung der Pro-zesse auf eine spezifische Schule sind bei Bedarf die „Organisationseinheiten“ oder „Stellen“ in den Musterprozessen durch Funktionsträger gemäß der innerschulischen Aufgabenvertei-lung auszutauschen. (Beispiel: Die Aufgabe des Personalmanagers kann an einer Schule durch den Schulleiter, an einer anderen Schule hingegen durch einen Abteilungsleiter wahr-genommen werden.). Die Liste kann ergänzt werden.

Durch Verordnungen und recht-liche Regelungen vorgegeben

Etablierte Gruppen Aufgabenorientiert

Personalrat Beratungslehrer Personalverwalter Frauenbeauftragte SV-Berater Finanzverwalter Schwerbehindertenbeauftragter Hausmeister Schülerverwalter Datenschutzbeauftragter Fortbildungsbeauftragter Medienverwalter Sicherheitsbeauftragter Prozessmanager Statistikverantwortlicher Schulleiter Controller Personalmanager Lehrer QM-Beauftragter Schulleitung Schülervertreter Beauftragter für Öffentlich-

keitsarbeit Schulvorstand

Elternvertreter EDV-Administrator Schulbeirat Klassenlehrer Schulassistent Finanzmanager Schüler Sekretär Bildungsangebotsentwickler Arbeitgeber Sozialarbeiter Teamleiter Arbeitnehmer Suchtpräventionsbeauftragter Aufsichtsplaner Abteilungsleiter Förderverein … Landesschulbehörde … Kultusministerium Niedersach-sen…

9 Diese Festlegung ist in ARIS nicht zwingend, sie dienen aber der besseren Vergleichbarkeit mit den Schulprozessen, die mit dem Produkt Viflow visualisiert werden.



3 Basismodell zur Modellierung mit ARIS

Auf der Grundlage der vorhandenen IST-Modelle werden entsprechende ARIS-Basismodelle zur weiteren Modellierung umgesetzt. ARIS unterstützt die unabhängige Modellierung von Prozessen mit bis zu 5 Sichten, die in der Steuerungssicht zusammengeführt sind. Auf diese Weise werden keine redundanten (hier: überflüssigen) Prozessobjekte (Stellen, Daten, Funk-tionen etc.) erzeugt.

SteuerungsSteuerungs--sichtsicht

OrganisationssichtOrganisationssicht

FunktionsFunktions--sichtsicht

LeistungssichtLeistungssicht

DatenDaten--sichtsicht

ARIS - Sichten• Datensicht

Welche Informationen sind wichtig?(z. B.: Schüler, Betriebe, Lehrkräfte, Unterrichte)

• FunktionssichtWelche Funktionen werden ausgeführt? (z. B.: Zeugniserstellung, Klassenbuchführung)

• OrganisationssichtWelche Organisationseinheiten gibt es? (z. B.: Schulbüro, Teams, Schulvorstand, Beirat)

• SteuerungssichtBeziehung zwischen Daten, Funktionenund Organisationseinheiten

• LeistungssichtWelche Leistungen sind wichtig?(z. B.: Erstelltes Zeugnis, Absenzmeldung an Betriebe)

Abbildung 1 ARIS Sichtenkonzept

Alle ARIS Methoden können auf einen einheitlichen Objektpool zugreifen und erleichtern die Modellierung innerhalb der Sichten. So ist nicht nur die Prozessabbildung möglich, sondern auch die Datenmodellierung von Datenbanken.



Curriculum ist geplant

MaterialUnterricht

Lehrkraft

Schulleitung

Schulbüro Team A

EinkaufAllg. Verwaltung

Unterrichts-arbeit

Bildungsgangarbeit

Korrekturenvornehmen

Materialien-erstellung

Unterrichts-arbeit

Leistungs-test

Zeugnis

ZeugnisKlassenarbeit

Zusatz-qualifikation

Methodenintegration

Curriculumist erstellt

Material Team AMaterialien-erstellung

Abbildung 2 ARIS Methodenintegration

Über die Zuweisung von Modelltype, Objekttypen und entsprechenden Attributen werden aus dem umfangreichen ARIS Methoden mittels eines in Software übersetzten Methodenfilters genau die Konventionen vereinbart und softwaregestützt vom ARIS System überprüft, die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind.



3.1 Verwendete Modelltypen

Im Filter BBS „ReKo“ sind folgende Modelltypen erlaubt bzw. als Konvention vereinbart:

Fachkonzeptebene Übergeordnet: Gliederungsmodell (als „Prozesslandkarte“, siehe Kap 11.1 )

Organisationssicht Funktionssicht Steuerungssicht Datensicht

Organigramm Wertschöpfungsketten-Diagramm (WKD)

ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

Die Modellierung orientiert sich an den folgenden Vorgaben:

3.2 Detaillierungsebenen

Prozessdarstellungen verlangen häufig Detaillierungen, die hier in ARIS als Konvention ma-ximal 5 Ebenen umfassen sollen.

Ebene Bezeichnung Modell Beispielprozess

1 Prozesslandkarte Gliederungsmodell

2 Hauptprozess Wertschöpfungsketten-diagramm (WKD)

Personalwesen

3 Teilprozess WKD oder Ereignisge-steuerte Prozesskette

(EPK)

Personalverwaltung

(Angestellte/Beamte)

4 Operativer Prozess EPK Einstellung von Angestell-ten/Beamten

5 Aufgabe EPK Einstellungsunterlagen

vorbereiten



Die Übersicht über die Führungs-, Kern und Unterstützungsprozesse erfolgt auf Ebene 1 als so genannte „Prozesslandkarte“. Über Hinterlegungen (Dreieckige Mini-EPK neben dem Ob-jekt) werden zwischen den Detaillierungsebenen logische Verknüpfungen realisiert.

Führungsprozesse

Unterstützungsprozesse

Kernprozesse

Qualitäts-manage-ment be-treiben

Leitbild /Schulpro-

grammentwickeln

Personal-manage-

mentbetrei-

ben

Informationen/

Öffentlich-keitsarbeitmanagen

Gebäude-und

Raum-ausstatt-

ung mana-gen

Finanzen/Investitio-

nenmanagen

Bildungsangeboteentwickeln

Bildungsangebotedurchführen

Bildungsangeboteevaluieren

AllgemeineVerwaltungdurchführen

Schülerverwalten

Personalverwalten

Finanzenverwalten

Informationen/

Wissenverwalten

Gebäudeund

Raumaus-stattungverwalten

Abbildung 3: Prozesslandkarte BBS ReKo

Der Kernprozess „Unterricht…“ ist hier ein Element des Prozesses „Bildungsangebote …“. Unterricht bezeichnet eine spezifische Organisationsform von Bildungsangeboten; es sind aber auch Workshops, Seminare, Vortragsreihen u.a. denkbar an einem Regionalen Kompe-tenzzentrum. Unterricht spezifisch wird auf der darunter/dahinter liegenden Modellierungs-ebene durch Wertschöpfungsketten/Ereignisgesteuerte Prozessketten ausführlich beschrie-ben.



3.3 ARIS Symbole

ARIS verwendet für jeden Modelltyp unterschiedliche Symbole. Für den Modelltyp „Wert-schöpfungskettendiagramm“ werden folgende ARIS Symbole benutzt:

Wertschöpfungskette

Organisationseinheit

Wertschöpfungsketten sind zusammenfassende, übergeordnete Darstellungen von Prozess-ketten. Organisationseinheiten können hier genannt werden, wenn es der Übersichtlichkeit dient.

Unterricht aufKlassenebene planen,

durchführen undevaluieren

Bildungsgang managen

Zusatzangebotemanagen

Bildungsgangteamleiter

ist fachlich verantwortlich für

Klassenlehrer

Lehrkraft

Kursorganisation


ist prozessorientiert übergeordnet

ist prozessorientiert übergeordnet

Lehrkraftwirkt mit bei

wirkt mit bei



wirkt mit bei

Abbildung 4: Symbole der Wertschöpfungskette



Beispiel für eine Wertschöpfungskette „Unterricht planen und durchführen“.

Rahmenrichtlinien/Richtlinien umsetzen

Unterrichtsmaterialerstellen

Grundsätze derBildungsgang

teamarbeit umsetzen Unterrichtsarbeitdokumentieren

Unterrichtsarbeitevaluieren

Prüfungen durchführenund bewerten

PlanmäßigenUnterricht durchführen

IndividuellenUnterrichtsplan

erarbeiten

Grundsätze derKlassenteamarbeit

erstellen und umsetzen

Vertretungendurchführen

Unterrichtsarbeit undZielsystem abgleichen

Abbildung 5: Wertschöpfungskette "Unterricht ..."

Organisationseinheiten, Stellen und Personen werden hier nicht abgebildet. Sie sind in den hinterlegten Ereignisorientierten Prozessket-ten modelliert.



Für die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) stehen folgende Symbole zur Verfügung:

Abbildung 6: Symbole der Ereignisorientierten Prozesskette1011

3.4 Stellen, Rollen und mitgeführte Dokumente

Soweit Funktionen ganz oder teilweise manuell durchgeführt werden, ist dieser Funktion eine Stelle zuzuordnen.

Kann eine Funktion mehreren Stellen zugeordnet werden, ist diese nacheinander zu model-lieren (z.B. Benachrichtigung Bildungsgangteamleiter12 durch „Lehrkraft“ bzw. Benachrichti-gung Bildungsgangteamleiter durch „Schulbüro“).

10 Siehe http://www.wi.uni-muenster.de/imperia/md/content/wiinformation_systems/lehrveranstaltungen/ lehrveranstaltungen/bpmundwfm/ws0405/2004_10_22.epk.aris.pdf 11 Der Begriff „Verfeinerung“ wird in ARIS auch als „Hinterlegung“ bezeichnet und ist auch bei anderen Objekttypen (z.B. Organisationseinheit im Organigramm) möglich (siehe dazu im Abschnitt „Metho-denfilter“ 12 Bildungsgangteamleiter oder –sprecher werden hier synonym verwendet.



AnmeldungVeranstaltungs-

wunsch

Auftraggebermeldet sich

Externer Auftraggeber

Erstellung undAusdruckDeckblatt

Wunsch istaufgenommen

Veranstaltungs-nummer istvergeben

wird ausgewertet vonwird ausgewertet von

aktiviert

führt zuführt zu

aktiviert

internerAuftraggeber

KursmanagementLeitung

führt aus

Deckblatt_Veraungsmanagemen


wunsch


wunsch


wunsch

Verwaltungs-angestellte C

führt aus

führt aus


führt zu

Verwaltungs-angestellte C

Deckblatt isterstellt und

ausgedruckt

Abbildung 7: Stellen und mitgeführte Dokumente

Mitgeführte Dokumente werden in die EPK als OLE Objekt13 auf der linken Seite eingefügt.

13 Object Linking and Embedding (OLE) ist eine von Microsoft entwickelte Funktionalität. Zum Beispiel kann ein Bild, das mit einem Zeichenprogramm erstellt wurde, in ein Textdokument eingebunden wer-den. Die Besonderheit ist dabei, dass dieses eingebettete Bild direkt aus dem Textprogramm heraus per Doppelklick mit dem ursprünglichen Zeichenprogramm bearbeitet werden kann. Dieses läuft dazu – erkennbar am geänderten Menüaufbau – als Rumpfprogramm innerhalb der Dokument-Applikation. (siehe http://www.wikipedia.de )



3.5 Anordnung der Objekte

.Die EPK besteht aus einer Kette von Ereignissen und Funktionen, die über Kanten, ggf. Konnektoren miteinander verbunden werden. Zur Zuordnung von Organisationseinheiten bzw. de-ren Teilen zu Funktionen werden die entsprechenden Symbole rechts von der Funktion platziert und mit Kanten verbunden. Wenn nach Funktionen keine Entscheidungen folgen, können Funktionen auf Funktionen folgen.

Ebenfalls möglichst auf der rechten Seite werden Beschreibungen und Bemerkungen durch Plazieren sichtbar gemacht. Grundsätzlich links von der Funktion werden die Elemente der Datensicht, Medien, Arbeitsmittel und mitgeführte Dokumente etc. ange-bracht

Absenzgrund istvorhanden

Absenzen müssen mitgetelt werden bis spätenstens 7:30 Uhr für den laufenden Tag bzw. 14:00 Uhr für den folgenden Tag an Tel.:0511-646198-11 /- 12/- 13

Bitte nutzen Sie auch das Webformular

http://www.service-mmbbs.deAbsenzgrundwird mitgeteilt

Schulbüro

wirkt mit bei

Lehrkraftentscheidet über

aktiviert

Unterrichtsvertretung wird

abgebildet

Unterrichtsstundefällt aus

Vertretungsunterricht findet

statt

Unterrichtsstunde ist

zeitlich verlegt

führt zu

führt zuführt zu

führt zu

GP-UNTIS unterstützt

Unterrichtsdurchführung

wird ausgewertet von



BekanntgabeAusfall/

Verlegung/Vertretung

aktiviert

führt zu

aktiviert

Unterricht istausgefallen

führt zu

VertretungsLehrkraft wirdggf. ergänzt


PrüfungVertretungsvorschlag

Team Stundenplanentscheidet über

Webformularausgefüllt durch

Lehrkraft

Webformularausgefüllt vom

Schulbüro

führt zu führt zu

wird ausgewertet von wird ausgewertet von

Mail unterstützt

[email protected]

Vertretungsvorschlag imWebformular

ist Vorgänger von

führt zu Lehrkraft

führt aus

Bitte ggf. vorhandenen Vorschlag angeben, ggf. "Kein Vorschlag" angeben

KenntnisnahmeAbsenz/

Vertretungsvorschlag

aktiviert

Mail unterstützt


ist Vorgänger von

Ergänzung wirdangefordert

Team StundenplanMail

ist Vorgänger von

entscheidet überunterstützt

GP-UNTIS

Info-Point

Webseite

unterstützt

unterstützt

unterstützt

Team Stundenplanist fachlich verantwortlich für


Team Stundenplan

muss informiert werden über

muss informiert werden über

Schulbüro

führt aus

Vorschlagnicht umsetzbar

Vorschlagumsetzbar

führt zu

führt zu

aktiviert

führt zu

aktiviert


führt zu

Team Stundenplanist fachlich verantwortlich für

Abbildung 8: EPK Anordnung



3.6 Beziehungen (Kanten) zwischen Objekten

Innerhalb der EPK oder Wertschöpfungsketten können verschiedene Beziehungstypen (Kan-ten) eingesetzt werden, die ebenfalls in der ARIS Datenbank mitgeführt werden (Auswahl). Auch diese Beziehungstypen werden in der Datenbank gehalten und erleichtern so z.B. die Erstellung / Aktualisierung von Organisationsplänen/Stellenplänen.

Abbildung 9: Ausprägungen von Beziehungstypen

Im Filter nicht vorhandene Beziehungstypen, z.B. „Be-nehmen muss hergestellt werden“ werden ggf. durch die Modellierung von Funk-tionen („Benehmensherstel-lung“), beteiligten Personen („Schulleiter“) oder Organi-sationseinheiten („Beirat“) und einem entsprechenden Beziehungstyp (z.B. „wirkt mit“; „führt aus“) etc. darge-stellt.

Benehmens-herstellung BeiratSchulleiter

wirkt mit beiist fachlich verantwortlich für

Antrag liegt vor

Antrag verabschiedet

aktiviert

erzeugt

Abbildung 10: Modellierung von fehlenden Beziehungs-typen

3.7 Namenskonventionen

Um eine einheitliche Modellierung zu gewährleisten, wieder verwendbare Module identifizie-ren und strukturelle Ähnlichkeiten erkennen zu können, ist die Einhaltung von Namenskon-ventionen unabdingbar. Weiteres Ziel der Namenskonventionen ist es, die mehrfache Anlage



von gleichen Objekten mit ähnlichen Namen zu vermeiden. Die Benennung der Modelle und Objekte muss aussagekräftig und eindeutig sein.

3.7.1 Namenskonventionen für Objekte, z.B. Prozessbeteiligte

Um die Bezeichner von Objekten wie z.B. „AG“ (Arbeitgeber) nicht zu lang werden zu lassen, und um eine nahezu einheitlichen Abkürzungskatalog über alle verwendeten Tools14 zu er-halten, wird nachstehende Aufstellung zur Beachtung empfohlen.

In ARIS ist die Einhaltung dieser Liste nicht zwingend: Objekte unterschiedlichen Namens aber gleicher Definition können im Rahmen der „Konsolidierung“ von Modellen später soft-waregestützt vereinheitlicht werden, ohne dass die Prozessdatenbank „beschädigt“ wird und ein Austausch von Modellen zwischen Schulen unmöglich wird, wie aus anderen Software-tools bekannt. Die Beachtung erleichtert aber Erstellung konsistenter Modelle und die Les-barkeit der Darstellungen.

Abkürzung Langtext

A

AA Arbeitsschutzauschuss

Abt Abteilung

AE Arbeitsentgelt

AG Arbeitgeber

AL Abteilungsleiter

AN Arbeitnehmer

Arch manuelle Archivierung

Arche elektronische Archivierung

ATZ Altersteilzeit

AU Arbeitsunfähigkeit

AufP Aufsichtsplaner

AV Arbeitsvertrag

AZ Aktenzeichen

14 Parallel zu diesem ARIS - Konventionenhandbuch existiert auch ein Handbuch für das Softwaretool „VIFLOW“, siehe http://www.reko.niedersachsen.de



Abkürzung Langtext

B

BA Agentur für Arbeit

BBS Berufsbildende Schule

BAE Bildungsangebotsentwickler

BG Berufsgenossenschaft

BLe Beratungslehrkraft

C

C Controller

D

DA Dienstanweisung

DAV Datenaustauschverfahren

DB Datenbank

DFÜ Datenfernübertragung

DSB Datenschutzbeauftragter

DTA Datenträgeraustausch

DV Dienstvereinbarung

DV/IT Datenverarbeitung/Informationstechnologie

E

EDV-A EDV-Administrator

EinzErm Einzugsermächtigung

ElV Elternvertreter

EStG Einkommensteuergesetz

EV Entscheidungsvorlage

EZ Erziehungszeit

EB Erziehungsberechtigter

F

FB Fortbildungsbeauftragter

FöV Förderverein

FM Finanzmanager

FrB Frauenbeauftragte



Abkürzung Langtext

FV Finanzverwalter

G

GO Geschäftsordnung

GP Schulprozess

GSVo Geschäftsführender Schulvorstand

H

HP Hauptprozess

HM Hausmeister

I

Id Identifikation

Info Information

idR in der Regel

iRd im Rahmen der/des

J

JAE Jahresarbeitsentgelt

K

KFZ Kraftfahrzeug

KLe Klassenlehrkraft

KV Krankenversicherung

KZ Kennzeichen

L

L Leistung

Le Lehrkraft

LeK Lehrkräfte der Klasse

LSchB Landesschulbehörde

LSchB-H Landesschulbehörde Abteilung Hannover

LSchB-LG Landesschulbehörde Abteilung Lüneburg

LSchB-OS Landesschulbehörde Abteilung Osnabrück

LSchB-BS Landesschulbehörde Abteilung Braunschweig

M



Abkürzung Langtext

MA Mitarbeiter

MdE Minderung der Erwerbsfähigkeit

MK Kultusministerium Niedersachsen

MuSchG Mutterschaftsgeld

MV Medienverwalter

O

OE Organisationseinheit

ÖffB Beauftragter für Öffentlichkeitsarbeit

op operativ

P

ProM Prozessmanager

Po Polizei

PR Personalrat

PVers Personalversammlung

PM Personalmanager

PV Personalverwalter

Q

QMB QM-Beauftragter

R

Rdschr Rundschreiben

RL Richtlinie

RZ Rechenzentrum

S

S Schüler

SAss Schulassistent

SiB Sicherheitsbeauftragter

SBV Schwerbehindertenvertretung

SBVP Schwerbehindertenvertrauensperson

schriftl schriftlich

SchlV Schlichtungsverfahren



Abkürzung Langtext

SchV Schülerverwalter

Se Sekretär

selbst selbständig(e)

SGB Sozialgesetzbuch

SL Schulleiter

SB Schulbeirat

SLtg Schulleitung

SVo Schulvorstand

sonst sonstige

SozA Sozialarbeiter

SPB Suchtpräventionsbeauftragter

ST Schulträger

StV Statistikverwalter

SV Schülerselbstverwaltung

SVB SV-Berater

SVers Schulversammlung

T

T Team

TL Teamleiter

TS Teamsitzung

U

UM Unfallmeldung

UV Unfallversicherung

V

VF Verwaltung Finanzen

VL Verwaltungsleiter

VPers Verwaltung Personal

VSch Verwaltung Schüler/innen

VO Verordnung

VP Vertragspartner



Abkürzung Langtext

VerP Vertrauensperson

W

WV Wiedervorlage

Z

Z Zeuge

zwV Zur weiteren Veranlassung

3.7.2 Namenskonvention für Verrichtungen

Um eine möglichst große Übereinstimmung in der Formulierung der einzelnen Prozesse zu erhalten, sollten folgende Verben genutzt werden. Synonyme und Erklärungen dienen der Erläuterung dieser.

Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele)

abgeben äußern, vortragen Stellungnahme äußern

ablegen abhängen, abheften, weghängen Akte abhängen, Brief in Akte abheften

ablehnen zurückweisen einen Antrag ablehnen, Vor-gang zurückweisen (z. B. bei Freigabe durchführen)

abrechnen Abrechnen diverser Forderun-gen

absetzen Kosten absetzen

abstimmen absprechen, reden, sprechen Termin oder Themen abstim-men

abwarten Antwort/Ermittlung abwarten; Sitzungstermin abwarten

abwickeln eine Personaleinstellung abwi-ckeln

abzeichnen signieren diverse Schreiben/Listen ab-zeichnen

ändern anpassen, berichtigen, korrigieren, etwas verändern oder korrigie-



Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele) nachbessern, überarbeiten, uminde-xieren, verändern, verbessern

ren

aktualisieren Daten im System aktualisieren

anfordern bestellen Unterlagen anfordern

anlegen einrichten Einrichten von z. B. einer Au-ßenstelle

anleiten schulen, unterrichten Mitarbeiter anleiten

annehmen entgegennehmen Post annehmen

anrufen telefonieren Beteiligte anrufen

anstoßen Vorgang anstoßen

anwenden ein Mittel anwenden

anzeigen Ergebnis am Bildschirm anzei-gen

archivieren elektronisch und physisch ar-chivieren

aufbauen eine Partnerschaft aufbauen

aufbereiten Daten z. B. für die Schulinspek-tion aufbereiten

aufheben Bescheid aufheben

aufkleben kleben Ordnungsbegriff auf Akte auf-kleben

aufnehmen einen Schüler aufnehmen

ausführen einen Auftrag ausführen

ausfüllen ausfüllen eines Antrages; aus-füllen eines Schreibauftrages

aussprechen einen Verweis aussprechen

auswählen Bewerber auswählen

auswerten Gutachten auswerten

bearbeiten Checkliste bearbeiten

beenden einstellen, abschließen Leistung beenden

befolgen eine Erziehungsmaßnahme



Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele) befolgen

begehen Verstoß begehen

begründen erklären Ablehnung begründen

beifügen Akten beifügen; beifügen z. B. einer Rechtsbehelfsbelehrung

beobachten einen Vorgang beobachten

beraten die Anspruchsgruppen beraten

berechnen addieren, aufsummieren, kalkulieren, schätzen, überschlagen, umrechnen, errechnen

z. B. Berechnen des Beitrages für Schulverein

beschaffen einkaufen, kaufen das Papier beschaffen

bestätigen Buchungslauf bestätigen

beteiligen einbeziehen den Personalrat beteiligen

betreiben Beschwerdemanagement betreiben

betreuen Veranstaltungen betreuen

beurteilen untersuchen Sachverhalt beurteilen

bewerten Schülerleistung bewerten

buchen ausbuchen, einbuchen, umbuchen, verbuchen

Betrag auf Konto buchen

dokumentieren einen Vorgang dokumentieren

drucken ausdrucken Dokument über Drucker aus-geben

durchführen Bildungsangebote durchführen

einleiten Erziehungs- oder Ordnungs-maßnahme einleiten

einberufen eine Sitzung einberufen

einbinden Erziehungsberechtigte einbin-den

einsetzen Personal einsetzen

entfernen Handzettel entfernen




entlassen Schüler entlassen

entnehmen herausnehmen Post manuell entnehmen

entscheiden entscheiden, ob Nachscannen erforderlich

entwerfen Bildungsangebote entwerfen

entwickeln Bildungsangebote entwickeln

erfassen registrieren, zählen, eingeben, ein-tragen, setzen, einrichten

Antrag erfassen; Kennzeichen setzen

ergänzen hinzufügen, vervollständigen Unterlagen ergänzen

erheben Statistik erheben

erinnern mahnen an Zahlung erinnern

ermitteln fragen, herausfinden, klären, erfragen nach fehlenden Informationen suchen

erstatten Guthaben wird erstattet

erstellen anfertigen, bilden, erzeugen, fertigen, schreiben, tätigen, verfassen, vor-nehmen, aufstellen, ausstellen, erar-beiten, programmieren

Erstellen eines Schreibens; Erstellen eines Programms

erteilen geben eine Auskunft erteilen

evaluieren Bildungsangebote evaluieren

falten falzen, knicken Post falten

faxen

fertig stellen abschließen, Dokument fertig stellen

festlegen vereinbaren, vorgeben, bestimmen Termin festlegen

feststellen Kostenstelle feststellen

fortschreiben Schulprogramm fortschreiben

frankieren Post frankieren

freigeben Freigeben eines Vorgangs (Bu-chung freigeben)

führen Arbeitszeitkonto führen

genehmigen bewilligen, gewähren Antrag genehmigen




heften klammern, zusammenheften, zu-sammentackern

Kopien klammern

holen abholen, einsammeln, ziehen Post holen; Akte ziehen

indexieren attributieren, indizieren Dokument mit Index versehen

informieren benachrichtigen, hinweisen, melden, mitteilen, einweisen

eine Abteilung über etwas in-formieren; Beteiligte infor-mieren

initiieren Selbstbewertung initiieren

installieren einspielen eine Software installieren

justieren ausrichten Kuvertiermaschine justieren

kommunizieren bekannt machen Beschlüsse kommunizieren

kontrollieren Ausführung kontrollieren

kooperieren mit Partnern kooperieren

koordinieren Unterrichtsinhalte koordinieren

kopieren vervielfältigen Unterlagen kopieren

kündigen Verhältnisse kündigen

kuvertieren eintüten Brief kuvertieren

legen auffüllen Dokument in Postverteiler le-gen, Anlage/Beilagenfach auf-füllen

lesen Lesen von Akten, Post,...

leiten lenken Sitzungen, Besprechungen leiten

löschen austragen Datei löschen

managen Prozesse managen

markieren fehlende Punkte markieren

notieren vermerken Vermerk für nächste Sitzung notieren

öffnen aufmachen Post öffnen organisieren Geschäftszimmer organisieren pflegen aktualisieren, warten Personenstammdaten pflegen planen einplanen, einteilen, projektieren Termine planen



Verrichtung Synonym Erklärung (Beispiele) prüfen abgleichen, abstimmen, durchsehen,

einsehen, klären, sichten, überprüfen, Prüfen der Anträge auf Voll-ständigkeit

regeln Vertretung regeln reservieren vorbelegen, vorbesetzen Sitzungssaal reservieren;

Dokumenten-Schlüssel vorbe-legen

sammeln Belege sammeln scannen einscannen, nachscannen Dokumente scannen sortieren aussortieren, einsortieren, heraussor-

tieren, ordnen, vorsortieren, zuordnenPost sortieren

speichern einspeichern Daten speichern stempeln abstempeln Schreiben abstempeln stornieren Mitgliedschaft z. B. im Schul-

verein stornieren suchen Akte suchen

teilnehmen an einer Sitzung teilnehmen

trennen separieren Dokumente trennen

übergeben aushändigen, ausgeben Formular übergeben

übernehmen Daten für Statistik übernehmen

überwachen sicherstellen Wiedervorlage überwachen

überweisen Überweisung eines Geldbetra-ges

umsetzen eine Verordnung umsetzen

unterschreiben unterzeichnen Dokument mit Unterschrift ver-sehen

veranlassen auslösen Nachschreibtermin veranlassen

verarbeiten Daten verarbeiten

verfolgen eine Strategie verfolgen

verfügen anordnen Anordnung verfügen

vergeben Kennzeichen vergeben; Ord-nungsbuchstaben vergeben

vergleichen Ergebnisse vergleichen

verhandeln Vertragsverhandlungen führen

verknüpfen verbinden Personendaten verbinden

vernichten Dokumente vernichten




veröffentlichen Informationen der Öffentlichkeit zugänglich machen

versenden verschicken mit der Post verschicken

verrechnen aufrechnen Zahlungen verrechnen

verteilen ausfahren Post verteilen

verwalten Material verwalten

vorbereiten Pakete zur Abholung vorberei-ten; Sitzung vorbereiten

vorlegen jemandem eine Akte vorlegen

vorliegen ein Fehlverhalten liegt vor

vorschlagen einen Vorschlag machen

weiterleiten bringen, transportieren, übermitteln, weitergeben, zurückgeben

Weiterleiten von Vorgängen

weiterentwickeln Partnerschaften weiterentwi-ckeln

zahlen abführen, anweisen, auszahlen, be-zahlen

Gehälter zahlen

zurücknehmen Anordnung bzw. Verwaltungs-akt zurücknehmen

zuleiten zuführen, bringen, schicken Unterlagen zuführen

zusammenarbeiten im Team zusammenarbeiten

zusammenstellen Unterlagen zusammenstellen

zustimmen annehmen einem Beschluss zustimmen

zwischenspeichern Teilergebnisse zwischenspei-chern

3.8 Softwaregestützter Methodenfilter

Für die Arbeit im Projekt wurde der BBS „ReKo“-Filter” entwickelt. Er stellt eine benutzerdefi-nierte Filterversion dar und enthält Modell-, Objekt-, Kanten-, Objektattribut-, Objekthinterle-gungs- und Symboltypen, die auf die projektinternen Erfordernisse abgestimmt wurden. Die Konfiguration der Objekt-, Objektattribut- und Hinterlegungstypen erfolgt dabei über Modell-grenzen hinweg. Die Auswahl der Modell-, Kanten- und Symboltypen erfolgt hingegen mo-



dellspezifisch.

Durch den Einsatz des Methodenfilters in ARIS wird eine aufwendige, durch Menschen ggf. fehlerträchtig händisch durchzuführende Prüfung der Einhaltung von Konventionen von Mo-dellen anderer Schulen beim Austausch von Modellen unnötig!

Alle genannten Hinweise zur Konfiguration werden den teilnehmenden Schulen in einem Filter als software-gestützte und –kontrollierte Konvention zur Verfügung gestellt. Der Filter hat den Dateinamen „BBS „ReKo_VXXXX.amc“ wobei „XXXX“ das jeweils gültige Datum darstellt, ab dem der Filter für alle zu erstellenden Modelle eingesetzt werden muss. Die teil-nehmenden BBS werden über Änderungen des Filters benachrichtigt und der gültige Soft-warefilter wird als Datei von der MultiMedia BBS Hannover zur Verfügung gestellt. Die Filter-datei muss vom lokalen System-Administrator in das lokale ARIS-System importiert werden, für den zentralen ARIS-BUSINESS-Server wird dies zentral von der Multimedia BBS Hanno-ver sichergestellt. Notwendige Veränderungen des Filters werden mit den teilnehmenden Schulen diskutiert und vor Umsetzung/Verbreitung abgestimmt.



4 Schlusshinweise

4.1 Austausch von Prozessen und Dokumentenmanagement

Schulen, die ihre Modelle auf Basis des gemeinsamen Filters erstellen, können diese ein-fachst austauschen. Verändern Schulen den Filter ohne Absprache, sind ihre Modell ggf. nur mit der „Gesamtmethode“ anzusehen, die Prozessdatenbank wird aber in keinem Fall zer-stört, es sind umfangreiche Möglichkeiten zur softwaregestützten „Konsolidierung“ vorhan-den.15

Mitgeführte Dokumente (z.B. Office-Produkte wie WORD®, Excel®16 etc), die als OLE Ob-jekte eingebettet sind in das ARIS Modell, werden auch in ARIS aktualisiert. Dokumente, die in ARIS eingebettet sind, werden mit der ARIS Datenbank auch exportiert. In eine ARIS Da-tenbank eingebettete Dokumente können also exportiert und in eine andere Datenbank / einen anderen ARIS Server ggf. importiert werden. Besteht per OLE eine Verknüpfung in ein (Microsoft-) Dateisystem, wird eine Änderung des Dokumentes im Dateisystem automatisch in das ARIS Objekt übernommen. Dokumente, die verknüpft sind mit einem Dateisystem, werden beim Export der ARIS Datenbank daher nicht mit exportiert,

Diese Exporte/Importe sollten die jeweiligen ARIS - Datenbankadministratoren in den Schu-len durchführen. Dabei erfolgt durch ARIS eine automatische Prüfung, welche der Objekte bereits vorhanden sind und welche nicht. Um diesen „Merge“ erfolgreich und einfach zu hal-ten, sollten die zusammengeführten Datenbanken auf einem identischen Filter basieren.

ARIS unterstützt direkt die Übernahme der Rollen, und damit die Berechtigungen an einer Datei / in einem Workflow, in diverse Dokumentenmanagementsysteme17.

4.2 Schulungen und Schulungshandbuch

Es liegt weiterhin ein umfangreiches Schulungshandbuch ARIS4BBS in Langfassung vor, das über diese Kurzanleitung alle wichtigen ARIS Konventionen zur detaillierten Arbeit ent-hält. Geplant ist dazu in der Transferphase von ProReKo bis 2010 Fortbildungen abzuhalten.

15 Dazu erfolgen umfassende Hinweise im ARIS4BBS Schulungshandbuch 16 WORD®, Excel® sind eingetragene Marken der Microsoft Deutschland GMBH. 17 Es hat sich in der Diskussion der Gruppe ergeben, dass eine BBS-ReKo ein effektives Dokumen-tenmanagementsystem einsetzen sollte. Die Modellierung von Prozessen bleibt sonst auf halbem Wege stehen. Zum diesem Thema erfolgt deshalb eine gesonderte Publikation Ende 2007.



4.3 Literatur

Gadatsch, A. 2006 Grundkurs Geschäftsprozess-Management

Seidlmeier, H. 2006 Prozessmodellierung mit ARIS. Eine beispielorientierte Einführung für Studium und Praxis

Scheer, A.W. et.al. 2007 Von Prozessmodellen zu lauffähigen Anwendungen. ARIS in der Praxis

Fischermanns, G. 2006 Praxishandbuch ProzessManagement

Workshop "Geschäftsprozesse" auf http://www.schulprozesse.de


Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 36 von 36

4.4 Erhebungsbogen für schulische Prozesse (Muster)

Abbildung 11: Erhebungsbogen

PDF Datei18 H:\

Erhebungsbogen_Sch

18 Eine DOC Variante mit der hinterlegten PDF wird im Rahmen der Schulungen zugänglich gemacht.

Documents

Konventionenhandbuch ARIS4BBS V1016kbbs-reko.mmbbs.de/fileadmin/dokumente/Konventionshandbuch.pdf · Expertengruppe Prozessmanagement Konventionenhandbuch_ARIS4BBS_V1016k Seite 2