Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Dezernat 1 – Organisationsentwicklung Abt. 1.3 Geschäftsstelle

Personalentwicklung u.

Qualitätsmanagement

Bearbeitet von:

Frank Drzensky

Claudia Breuer

Fahnenbergplatz

79085 Freiburg

Tel. 0761/203-97566

Fax 0761/203-6978

Aktenzeichen: 7710.0-3

Freiburg, 08.09.2017

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg . 79085 Freiburg

Konzept: Prozessmanagement an der Albert-Ludwigs-

Universität Freiburg1

1. Motivation

Die Verbesserung, Festlegung und Dokumentation von Prozessen2 ist ein

Kernbestandteil der Organisationsentwicklung und des Qualitätsmanage-

ments an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg.

Ausgehend vom Leitbild der ZUV ist es das Ziel, unter Beteiligung der

Betroffenen mit transparenten, verlässlichen Verwaltungsabläufen und

Entscheidungswegen Vertrauen und Sicherheit zu schaffen. Darüber

hinaus sollen möglichst reibungslose und optimale Arbeitsabläufe3 auch zu

einer hohen Servicequalität beitragen.

Hilfreich können Modellierungen von Arbeitsabläufen insbesondere sein,

wenn unterschiedliche Bereiche betroffen sind, wenn Personen in neue

Arbeitsgebiete einzuarbeiten sind oder wenn Arbeitsabläufe nicht eindeutig

geklärt und dokumentiert sind (dies kann auch bei selten auftretenden

Prozessen der Fall sein).

Aufgrund der Kontextabhängigkeit ist im Einzelfall zu entscheiden, ob ein

Arbeitsablauf modelliert werden soll und in welchem Detaillierungsgrad dies

geschieht. Beschlossene Prozesse sind handlungsleitend – auch wenn in

bestimmten Einzelfällen ein Prozess nicht eins zu eins umsetzbar sein sollte,

gilt es, sich so nah wie möglich am Prozess zu orientieren.

Es ist besonders darauf hinzuweisen, dass ein Prozessmanagement sein

Potential umso mehr entfaltet, je mehr der Gedanke der Partizipation und

der kontinuierlichen Verbesserung zu einem Kernbestandteil der Organi-

1 Das Konzept ist im Rektorat beschlossen und aufgrund der Rektoratssitzung vom 10.08.2016

fortgeschrieben. 2 Dieses Konzept bezieht sich in erster Linie auf Prozesse, die zur Publikation in Service A-Z

und/oder dem Prozessportal bestimmt sind. 3 Es ist darauf hinzuweisen, dass das Prozessmanagement im Kern die Operationalisierung der

Tätigkeiten betrachtet. Der (strategische) Mehrwert einer Tätigkeit für die Organisation muss an anderer Stelle beurteilt werden.

2 sationskultur wird. Ebenfalls sind die Ziele der Transparenz und Verläss-

lichkeit nur dann vollständig erreichbar, wenn Prozessdarstellungen und

Service A-Z- Einträge, Formulare u.a. Informationen „aus einem Guss“

bieten.

2. Implementierung und Überarbeitung von Prozessen

2.1 Beteiligte/Rollen

Prozessmanagement

Das Prozessmanagement ist im Dezernat Organisationsent-

wicklung, Abt. 1.3, angesiedelt. Aufgabe des Prozessmanagements

ist die Entwicklung, Fortschreibung und die Sicherstellung der

Umsetzung des Prozessmanagements-Konzepts. Hierzu gehört die

Verwaltung der Prozesse, des Prozessmanagement-Tools sowie die

Erarbeitung und Fortschreibung einheitlicher Modellierungskon-

ventionen. Des Weiteren ist Abt. 1.3 zentraler Ansprechpartner für

Prozessverbesserungen.

Prozessmodellierer/in

Grundsätzlich werden alle Prozesse in der Abteilung 1.3 modelliert.

In Absprache mit dem Prozessmanagement kann die Modellierung

von Campus-Management-Prozessen während der Projektlaufzeit

des bwCMS-Projektes (bis Ende 2016) durch das Projektbüro

bwCMS/HISinOne durchgeführt werden. Wenn in einzelnen Be-

reichen viele Prozesse verortet sind, besteht prinzipiell die Möglich-

keit, dass diese ihre Prozesse in Absprache mit dem Prozess-

management selbst modellieren. Um eine einheitliche und korrekte

Darstellung der Prozesse zu erreichen, wird die Zeichnung von Pro-

zessen bei geschulten Personen (Prozessmodellierer/innen) ge-

bündelt.

Prozessverantwortliche/r

Der/die Prozessverantwortliche hat als dezentraler Ansprechperson

eine Schnittstellenfunktion zwischen den Prozessbeteiligten und

dem Prozessmanagement bzw. der/dem Prozessmodellierer/in.

Er/sie hat darauf zu achten, dass notwendige Prozess-

überarbeitungen angestoßen werden. Des Weiteren liegt es in

ihrer/seiner Verantwortung, den Informationsfluss auch zwischen

den Prozessbeteiligten sicherzustellen und ggf. die Umsetzung des

Prozesses Vor-Ort zu koordinieren. Sofern ein Prozess nur in einer

Stabstelle, einem Dezernat oder einer Einrichtung stattfindet,

entscheidet die zuständige Leitung, wem diese Aufgabe übertragen

wird. Wenn mehrere Bereiche betroffen sind entscheidet im

Zweifelsfall der Kanzler auf Vorschlag des Prozessmanagements in

Abstimmung mit den betroffenen Bereichen.

3 Prozessbeteiligte

Prozessbeteiligte sind alle Personen und Personengruppen, deren

Funktionen in einem Prozess aufgeführt sind. Sie bzw. die

betroffenen Fachabteilungen tragen weiterhin die inhaltliche

Verantwortung für die Entwicklung und Verbesserung eines

Prozesses. Es ist zu beachten, dass mindestens ein Vertreter jeder

Personengruppe bei der Erstellung eines neuen Prozesses beteiligt

wird. Eine Beteiligung von Externen und Studierenden erfolgt nur bei

Bedarf.

Federführender Bereich

Der federführende Bereich ist diejenige Stelle, die nach der

erfolgreichen Prozessentwicklung im laufenden Betrieb dafür Sorge

trägt, dass der Prozessablauf reibungslos funktioniert. Der feder-

führende Bereich ist dafür verantwortlich, dass der Prozess nicht

stockt. Er koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den Prozess-

beteiligten und ist Ansprechperson für die Nutzer/innen.

2.2 Entwicklung, Dokumentation und Optimierung von Prozessen

Die Dezernate/Stabstellen bzw. Einrichtungen sind für die Prozesse und das

Informationsangebot in ihrem jeweiligen Bereich verantwortlich. Sofern sie

Bedarf an einer Prozessentwicklung sehen, haben sich diese an das Pro-

zessmanagement zu wenden.

Darüber hinaus kann das Prozessmanagement vom Kanzler oder anderen

Rektoratsmitgliedern für ihre jeweiligen Bereiche beauftragt werden, Pro-

zessentwicklungen anzustoßen.

Des Weiteren kann das Prozessmanagement auch von sich aus tätig

werden. Wenn das Prozessmanagement einen Geschäftsprozess als nicht

optimal erachtet, kann es jederzeit (auch über den Kanzler) eine Prozess-

entwicklung/-überarbeitung anstoßen.

Die Prozessentwicklung erfolgt anhand folgender Schritte:

1 Das Prozessmanagement prüft, ob die Entwicklung eines neuen

Prozesses notwendig ist oder ob ggf. ein bestehender Prozess zu

überarbeiten ist und benennt eine/n Prozessmodellierer/in (i.d.R. Abt.

1.3).

2 Der/die Prozessmodellierer/in macht anhand der vorliegenden Infor-

mationen eine Bestandsaufnahme um eine/n Prozessverantwortliche/n

vorschlagen zu können. Diese/r wird entsprechend dem oben

genannten Verfahren benannt.

3 Der/die Prozessverantwortliche erarbeitet einen formlosen

Prozessentwurf, welcher den IST-Zustand bzw. die zukünftige

Grundstruktur eines Prozesses darstellt (wenn notwendig wird er hierbei

vom Modellierer unterstützt). Dieser Entwurf wird ggf. von dem/der

4 Modellierer/in überarbeitet oder kommentiert und anschließend in eine

konventionelle Prozessdarstellung überführt.

4 Der/die Modellierer/in lädt die Prozessbeteiligten sowie die/den

Prozessverantwortliche/n, die Vorgesetzten und ggf. den Verfahrens-

verantwortlichen zur Kommentierung und Abstimmung des Prozess-

entwurfs ein und moderiert diese. Die Feedbackphase dauert so lange

an, bis alle Kommentare abgearbeitet worden sind und die Prozess-

beteiligten sowie die/der Prozessverantwortliche, die Vorgesetzten und

ggf. die/der Verfahrensverantwortliche dem finalen Entwurf zugestimmt

haben.4 Sollte keine Einigung erzielt werden können, entscheidet der

Kanzler (wenn andere Ressorts betroffen sind, in Abstimmung mit dem

zuständigen Rektoratsmitglied).

5 Es ist Aufgabe der Fachabteilungen, sicherzustellen, dass sich das

Informationsangebot (bspw. der entsprechende Service A-Z- Eintrag)

und die dazugehörigen Formulare an der Prozessdarstellung

orientieren. Ggf. vorzunehmende Anpassungen des Informations-

angebots sind bereits vor der Unterzeichnung durch den Kanzler bzw.

dem zuständigen Rektoratsmitglied zu erarbeiten.

6 Jeder Prozess ist im Rektorat zu diskutieren. Hierfür legt das

Prozessmanagement dem Kanzler bzw. dem zuständigen

Rektoratsmitglied die abgestimmte Prozessdarstellung, das Stamm-

datenblatt und ggf. den erarbeiteten Service A-Z- Eintrag auf dem

Dienstweg zur Unterschrift vor. Dieser/s leitet die Prozessdarstellung,

wenn ein anderes Ressort betroffen ist, an das zuständige Rektorats-

mitglied zur Mitzeichnung weiter. Die abgezeichnete Prozessdarstellung

wird anschließend durch das Prozessmanagement und/ oder das CMS-

Team veröffentlicht und wie in Punkt 2.3 beschrieben, dem turnus-

mäßigen Feedback zugeführt. Ergeben sich aufgrund der Diskussionen

im Rektorat Änderungen im Prozess, so werden diese durch das

Prozessmanagement umgesetzt und dem zuständigen

Rektoratsmitglied erneut zur Unterschrift vorgelegt.

2.3 Überarbeitung vorhandener Prozesse

Organisationsveränderungen: Bei größeren Änderungen des GVP

prüft das Prozessmanagement auf Meldung der Abteilung 1.2 die

Prozesse der betroffenen Bereiche unter Einbeziehung der/des

Prozessverantwortlichen und des Prozessmodellierers/der Prozess-

modelliererin. Gleiches gilt bei Gesetzesänderungen, die be-

stehende Prozesse tangieren (hier liegt es in der Verantwortung

4 Gegen Ende der Feedbackphase ist der Prozess vom Prozessverantwortlichen und dem

Prozessmodellierer ggf. mit der Unterstützung weiterer Prozessbeteiligter so weit wie möglich und unter Verwendung der dazugehörigen Formulare, verfügbaren Anleitungen und Software-Systemen von Anfang bis Ende durchzutesten. Die Rückmeldung fließen in den Feedbackprozess ein.

5 insbesondere des Justiziariats, aber auch der Prozessver-

antwortlichen, das Prozessmanagement auf Gesetzesänderungen

hinzuweisen). Wenn Veränderungen als notwendig erachtet werden,

greift das in 2.2 dargelegte Verfahren.

Proaktives Feedback: Alle Prozessbeteiligten und insbesondere die

Prozessverantwortlichen und Vorgesetzten sind dafür verant-

wortlich, bei Auffälligkeiten Feedback zur Umsetzung und zur Ver-

besserung der Prozesse zu geben. Dieses Feedback kann an das

Prozessmanagement, den/die jeweilige/n Prozessmodellierer/in

oder an die/den Prozessverantwortliche/n adressiert werden. Das

Prozessmanagement entscheidet, ob der Prozess überarbeitet wird

(redaktionelle Änderungen können Prozessmanagement und Pro-

zessmodellierer direkt vornehmen, darüber hinausgehend greift das

in Abschnitt 2.2 dargelegte Verfahren). Die Initiative kann jederzeit

auch vom Prozessmanagement oder dem/der Prozessmodellierer/in

ausgehen.

Turnusmäßiges Feedback: Um die Aktualität der vorhandenen

Prozesse zu gewährleisten, überprüft das Prozessmanagement

jeden Prozess spätestens drei Jahre nach der Erstellung oder

letzten Überarbeitung unter Einbeziehung der/des Prozessverant-

wortlichen und des Prozessmodellierers/der Prozessmodelliererin.5

Wenn Veränderungen als notwendig erachtet werden, greift das in

2.2 dargelegte Verfahren. Darüber hinaus fordert das

Prozessmanagement bei neuen Prozessen die Prozessver-

antwortlichen nach 6 Monaten zu einem Feedback auf.

3. Implementierung

3.1 System

Die Universität Freiburg benutzt zur Prozessmodellierung den auf der

Notationssprache BPMN 2.0 basierenden Editor der Signavio GmbH. Diese

Software wird im Rahmen des bwCMS/HISinOne Projektes an allen

teilnehmenden Baden-Württembergischen Universitäten für den Zeitraum

von 2015 bis Ende 2016 ausgerollt. Darüber hinaus steht das Prozessportal

der Signavio GmbH zur Verfügung, welches für den gleichen Zeitraum im

Testbetrieb verwendet wird.

Aufbauend auf der Notation des Signavio Process Editors hat das

Prozessmanagement im ersten Halbjahr 2015 Notationskonventionen, die

für alle Prozessmodellierungen der Universität Freiburg verbindlich sind,

entwickelt.

5 Dies ist als Mindestmaßnahme zu verstehen, anlassbezogen können das

Prozessmanagement und/oder Modellierer auch weitere Akteure in das turnusmäßige Feedback einbeziehen.

6 3.2 Einbindung in den bestehenden Webauftritt

Die Veröffentlichung der Prozesse erfolgt zum einen über die Einbindung in

die ZUV-Seiten.

Im Service A-Z ist eine Seite „Prozessmanagement“ angelegt, auf welcher

zentral alle Prozesse (strukturiert durch eine Prozesslandkarte) abgelegt

bzw. verlinkt und die Verfahrensweisen erläutert werden.

3.3 Kommunikation

Die Einführung des Prozessmanagements an der Universität Freiburg wird

unter anderem mit einem Rundschreiben/Newslettereintrag, welches eine

Zusammenfassung dieses Konzepts, sowie eine Erläuterung der Prozess-

darstellung und der Webanbindung beinhaltet, kommuniziert.