Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Dezernat 1 – Organisationsentwicklung Abt. 1.3 Geschäftsstelle
Personalentwicklung u.
Qualitätsmanagement
Bearbeitet von:
Frank Drzensky
Claudia Breuer
Fahnenbergplatz
79085 Freiburg
Tel. 0761/203-97566
Fax 0761/203-6978
Aktenzeichen: 7710.0-3
Freiburg, 08.09.2017
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg . 79085 Freiburg
Konzept: Prozessmanagement an der Albert-Ludwigs-
Universität Freiburg1
1. Motivation
Die Verbesserung, Festlegung und Dokumentation von Prozessen2 ist ein
Kernbestandteil der Organisationsentwicklung und des Qualitätsmanage-
ments an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg.
Ausgehend vom Leitbild der ZUV ist es das Ziel, unter Beteiligung der
Betroffenen mit transparenten, verlässlichen Verwaltungsabläufen und
Entscheidungswegen Vertrauen und Sicherheit zu schaffen. Darüber
hinaus sollen möglichst reibungslose und optimale Arbeitsabläufe3 auch zu
einer hohen Servicequalität beitragen.
Hilfreich können Modellierungen von Arbeitsabläufen insbesondere sein,
wenn unterschiedliche Bereiche betroffen sind, wenn Personen in neue
Arbeitsgebiete einzuarbeiten sind oder wenn Arbeitsabläufe nicht eindeutig
geklärt und dokumentiert sind (dies kann auch bei selten auftretenden
Prozessen der Fall sein).
Aufgrund der Kontextabhängigkeit ist im Einzelfall zu entscheiden, ob ein
Arbeitsablauf modelliert werden soll und in welchem Detaillierungsgrad dies
geschieht. Beschlossene Prozesse sind handlungsleitend – auch wenn in
bestimmten Einzelfällen ein Prozess nicht eins zu eins umsetzbar sein sollte,
gilt es, sich so nah wie möglich am Prozess zu orientieren.
Es ist besonders darauf hinzuweisen, dass ein Prozessmanagement sein
Potential umso mehr entfaltet, je mehr der Gedanke der Partizipation und
der kontinuierlichen Verbesserung zu einem Kernbestandteil der Organi-
1 Das Konzept ist im Rektorat beschlossen und aufgrund der Rektoratssitzung vom 10.08.2016
fortgeschrieben. 2 Dieses Konzept bezieht sich in erster Linie auf Prozesse, die zur Publikation in Service A-Z
und/oder dem Prozessportal bestimmt sind. 3 Es ist darauf hinzuweisen, dass das Prozessmanagement im Kern die Operationalisierung der
Tätigkeiten betrachtet. Der (strategische) Mehrwert einer Tätigkeit für die Organisation muss an anderer Stelle beurteilt werden.
2 sationskultur wird. Ebenfalls sind die Ziele der Transparenz und Verläss-
lichkeit nur dann vollständig erreichbar, wenn Prozessdarstellungen und
Service A-Z- Einträge, Formulare u.a. Informationen „aus einem Guss“
bieten.
2. Implementierung und Überarbeitung von Prozessen
2.1 Beteiligte/Rollen
Prozessmanagement
Das Prozessmanagement ist im Dezernat Organisationsent-
wicklung, Abt. 1.3, angesiedelt. Aufgabe des Prozessmanagements
ist die Entwicklung, Fortschreibung und die Sicherstellung der
Umsetzung des Prozessmanagements-Konzepts. Hierzu gehört die
Verwaltung der Prozesse, des Prozessmanagement-Tools sowie die
Erarbeitung und Fortschreibung einheitlicher Modellierungskon-
ventionen. Des Weiteren ist Abt. 1.3 zentraler Ansprechpartner für
Prozessverbesserungen.
Prozessmodellierer/in
Grundsätzlich werden alle Prozesse in der Abteilung 1.3 modelliert.
In Absprache mit dem Prozessmanagement kann die Modellierung
von Campus-Management-Prozessen während der Projektlaufzeit
des bwCMS-Projektes (bis Ende 2016) durch das Projektbüro
bwCMS/HISinOne durchgeführt werden. Wenn in einzelnen Be-
reichen viele Prozesse verortet sind, besteht prinzipiell die Möglich-
keit, dass diese ihre Prozesse in Absprache mit dem Prozess-
management selbst modellieren. Um eine einheitliche und korrekte
Darstellung der Prozesse zu erreichen, wird die Zeichnung von Pro-
zessen bei geschulten Personen (Prozessmodellierer/innen) ge-
bündelt.
Prozessverantwortliche/r
Der/die Prozessverantwortliche hat als dezentraler Ansprechperson
eine Schnittstellenfunktion zwischen den Prozessbeteiligten und
dem Prozessmanagement bzw. der/dem Prozessmodellierer/in.
Er/sie hat darauf zu achten, dass notwendige Prozess-
überarbeitungen angestoßen werden. Des Weiteren liegt es in
ihrer/seiner Verantwortung, den Informationsfluss auch zwischen
den Prozessbeteiligten sicherzustellen und ggf. die Umsetzung des
Prozesses Vor-Ort zu koordinieren. Sofern ein Prozess nur in einer
Stabstelle, einem Dezernat oder einer Einrichtung stattfindet,
entscheidet die zuständige Leitung, wem diese Aufgabe übertragen
wird. Wenn mehrere Bereiche betroffen sind entscheidet im
Zweifelsfall der Kanzler auf Vorschlag des Prozessmanagements in
Abstimmung mit den betroffenen Bereichen.
3 Prozessbeteiligte
Prozessbeteiligte sind alle Personen und Personengruppen, deren
Funktionen in einem Prozess aufgeführt sind. Sie bzw. die
betroffenen Fachabteilungen tragen weiterhin die inhaltliche
Verantwortung für die Entwicklung und Verbesserung eines
Prozesses. Es ist zu beachten, dass mindestens ein Vertreter jeder
Personengruppe bei der Erstellung eines neuen Prozesses beteiligt
wird. Eine Beteiligung von Externen und Studierenden erfolgt nur bei
Bedarf.
Federführender Bereich
Der federführende Bereich ist diejenige Stelle, die nach der
erfolgreichen Prozessentwicklung im laufenden Betrieb dafür Sorge
trägt, dass der Prozessablauf reibungslos funktioniert. Der feder-
führende Bereich ist dafür verantwortlich, dass der Prozess nicht
stockt. Er koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den Prozess-
beteiligten und ist Ansprechperson für die Nutzer/innen.
2.2 Entwicklung, Dokumentation und Optimierung von Prozessen
Die Dezernate/Stabstellen bzw. Einrichtungen sind für die Prozesse und das
Informationsangebot in ihrem jeweiligen Bereich verantwortlich. Sofern sie
Bedarf an einer Prozessentwicklung sehen, haben sich diese an das Pro-
zessmanagement zu wenden.
Darüber hinaus kann das Prozessmanagement vom Kanzler oder anderen
Rektoratsmitgliedern für ihre jeweiligen Bereiche beauftragt werden, Pro-
zessentwicklungen anzustoßen.
Des Weiteren kann das Prozessmanagement auch von sich aus tätig
werden. Wenn das Prozessmanagement einen Geschäftsprozess als nicht
optimal erachtet, kann es jederzeit (auch über den Kanzler) eine Prozess-
entwicklung/-überarbeitung anstoßen.
Die Prozessentwicklung erfolgt anhand folgender Schritte:
1 Das Prozessmanagement prüft, ob die Entwicklung eines neuen
Prozesses notwendig ist oder ob ggf. ein bestehender Prozess zu
überarbeiten ist und benennt eine/n Prozessmodellierer/in (i.d.R. Abt.
1.3).
2 Der/die Prozessmodellierer/in macht anhand der vorliegenden Infor-
mationen eine Bestandsaufnahme um eine/n Prozessverantwortliche/n
vorschlagen zu können. Diese/r wird entsprechend dem oben
genannten Verfahren benannt.
3 Der/die Prozessverantwortliche erarbeitet einen formlosen
Prozessentwurf, welcher den IST-Zustand bzw. die zukünftige
Grundstruktur eines Prozesses darstellt (wenn notwendig wird er hierbei
vom Modellierer unterstützt). Dieser Entwurf wird ggf. von dem/der
4 Modellierer/in überarbeitet oder kommentiert und anschließend in eine
konventionelle Prozessdarstellung überführt.
4 Der/die Modellierer/in lädt die Prozessbeteiligten sowie die/den
Prozessverantwortliche/n, die Vorgesetzten und ggf. den Verfahrens-
verantwortlichen zur Kommentierung und Abstimmung des Prozess-
entwurfs ein und moderiert diese. Die Feedbackphase dauert so lange
an, bis alle Kommentare abgearbeitet worden sind und die Prozess-
beteiligten sowie die/der Prozessverantwortliche, die Vorgesetzten und
ggf. die/der Verfahrensverantwortliche dem finalen Entwurf zugestimmt
haben.4 Sollte keine Einigung erzielt werden können, entscheidet der
Kanzler (wenn andere Ressorts betroffen sind, in Abstimmung mit dem
zuständigen Rektoratsmitglied).
5 Es ist Aufgabe der Fachabteilungen, sicherzustellen, dass sich das
Informationsangebot (bspw. der entsprechende Service A-Z- Eintrag)
und die dazugehörigen Formulare an der Prozessdarstellung
orientieren. Ggf. vorzunehmende Anpassungen des Informations-
angebots sind bereits vor der Unterzeichnung durch den Kanzler bzw.
dem zuständigen Rektoratsmitglied zu erarbeiten.
6 Jeder Prozess ist im Rektorat zu diskutieren. Hierfür legt das
Prozessmanagement dem Kanzler bzw. dem zuständigen
Rektoratsmitglied die abgestimmte Prozessdarstellung, das Stamm-
datenblatt und ggf. den erarbeiteten Service A-Z- Eintrag auf dem
Dienstweg zur Unterschrift vor. Dieser/s leitet die Prozessdarstellung,
wenn ein anderes Ressort betroffen ist, an das zuständige Rektorats-
mitglied zur Mitzeichnung weiter. Die abgezeichnete Prozessdarstellung
wird anschließend durch das Prozessmanagement und/ oder das CMS-
Team veröffentlicht und wie in Punkt 2.3 beschrieben, dem turnus-
mäßigen Feedback zugeführt. Ergeben sich aufgrund der Diskussionen
im Rektorat Änderungen im Prozess, so werden diese durch das
Prozessmanagement umgesetzt und dem zuständigen
Rektoratsmitglied erneut zur Unterschrift vorgelegt.
2.3 Überarbeitung vorhandener Prozesse
Organisationsveränderungen: Bei größeren Änderungen des GVP
prüft das Prozessmanagement auf Meldung der Abteilung 1.2 die
Prozesse der betroffenen Bereiche unter Einbeziehung der/des
Prozessverantwortlichen und des Prozessmodellierers/der Prozess-
modelliererin. Gleiches gilt bei Gesetzesänderungen, die be-
stehende Prozesse tangieren (hier liegt es in der Verantwortung
4 Gegen Ende der Feedbackphase ist der Prozess vom Prozessverantwortlichen und dem
Prozessmodellierer ggf. mit der Unterstützung weiterer Prozessbeteiligter so weit wie möglich und unter Verwendung der dazugehörigen Formulare, verfügbaren Anleitungen und Software-Systemen von Anfang bis Ende durchzutesten. Die Rückmeldung fließen in den Feedbackprozess ein.
5 insbesondere des Justiziariats, aber auch der Prozessver-
antwortlichen, das Prozessmanagement auf Gesetzesänderungen
hinzuweisen). Wenn Veränderungen als notwendig erachtet werden,
greift das in 2.2 dargelegte Verfahren.
Proaktives Feedback: Alle Prozessbeteiligten und insbesondere die
Prozessverantwortlichen und Vorgesetzten sind dafür verant-
wortlich, bei Auffälligkeiten Feedback zur Umsetzung und zur Ver-
besserung der Prozesse zu geben. Dieses Feedback kann an das
Prozessmanagement, den/die jeweilige/n Prozessmodellierer/in
oder an die/den Prozessverantwortliche/n adressiert werden. Das
Prozessmanagement entscheidet, ob der Prozess überarbeitet wird
(redaktionelle Änderungen können Prozessmanagement und Pro-
zessmodellierer direkt vornehmen, darüber hinausgehend greift das
in Abschnitt 2.2 dargelegte Verfahren). Die Initiative kann jederzeit
auch vom Prozessmanagement oder dem/der Prozessmodellierer/in
ausgehen.
Turnusmäßiges Feedback: Um die Aktualität der vorhandenen
Prozesse zu gewährleisten, überprüft das Prozessmanagement
jeden Prozess spätestens drei Jahre nach der Erstellung oder
letzten Überarbeitung unter Einbeziehung der/des Prozessverant-
wortlichen und des Prozessmodellierers/der Prozessmodelliererin.5
Wenn Veränderungen als notwendig erachtet werden, greift das in
2.2 dargelegte Verfahren. Darüber hinaus fordert das
Prozessmanagement bei neuen Prozessen die Prozessver-
antwortlichen nach 6 Monaten zu einem Feedback auf.
3. Implementierung
3.1 System
Die Universität Freiburg benutzt zur Prozessmodellierung den auf der
Notationssprache BPMN 2.0 basierenden Editor der Signavio GmbH. Diese
Software wird im Rahmen des bwCMS/HISinOne Projektes an allen
teilnehmenden Baden-Württembergischen Universitäten für den Zeitraum
von 2015 bis Ende 2016 ausgerollt. Darüber hinaus steht das Prozessportal
der Signavio GmbH zur Verfügung, welches für den gleichen Zeitraum im
Testbetrieb verwendet wird.
Aufbauend auf der Notation des Signavio Process Editors hat das
Prozessmanagement im ersten Halbjahr 2015 Notationskonventionen, die
für alle Prozessmodellierungen der Universität Freiburg verbindlich sind,
entwickelt.
5 Dies ist als Mindestmaßnahme zu verstehen, anlassbezogen können das
Prozessmanagement und/oder Modellierer auch weitere Akteure in das turnusmäßige Feedback einbeziehen.
6 3.2 Einbindung in den bestehenden Webauftritt
Die Veröffentlichung der Prozesse erfolgt zum einen über die Einbindung in
die ZUV-Seiten.
Im Service A-Z ist eine Seite „Prozessmanagement“ angelegt, auf welcher
zentral alle Prozesse (strukturiert durch eine Prozesslandkarte) abgelegt
bzw. verlinkt und die Verfahrensweisen erläutert werden.
3.3 Kommunikation
Die Einführung des Prozessmanagements an der Universität Freiburg wird
unter anderem mit einem Rundschreiben/Newslettereintrag, welches eine
Zusammenfassung dieses Konzepts, sowie eine Erläuterung der Prozess-
darstellung und der Webanbindung beinhaltet, kommuniziert.