Konzept TP3

Pro NVM

Nachhaltige Verfahrensmodernisierung

Teilprojekt 3 - Berliner Prozessbibliothek

Konzept und Prototyp

.

Projekt ProNVM - TP 3 Berliner Prozessbibliothek Konzept und Prototyp

Konzept_Prozessbibliothek_Teilprojekt3_v1.2.docx

Version 1.2 Seite 2 von 34

Impressum

Copyright © 2012by KnowLogy Solutions AG

Geschwister-Scholl-Straße 38, 14471 Potsdam

Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (ein-

schließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtun-

gen, vorbehalten.

Herausgeber

Bietergemeinschaft City & Bits GmbH; KnowLogy Solutions AG, Semtation GmbH

Dateiname

Konzept_Prozessbibliothek_Teilprojekt3_v1.2.doc

Dokumentenbezeichnung

Ergebnisdokument

Version

1.2

Stand

16.03.2012

Status

Finale Version

Autor

Dr. Andreas Giesen-hagen

Inhaltlich geprüft von

Jens Hirschmann, [email protected]

Freigegeben von

Dr. Andreas Giesenhagen, [email protected]

Ansprechpartner

Dr. Andreas Giesen-hagen

Telefon

0331 5813920

E-Mail

[email protected]




IMPRESSUM ........................................................................................................................ 2

1 EINFÜHRUNG ................................................................................................................. 5

HINTERGRUND UND ZIELSETZUNG .................................................................................. 5

VORGEHEN IM TEILPROJEKT 3 .......................................................................................... 6

2 DIE AUFGABEN, ANFORDERUNGEN UND KOMPONENTEN DER BERLINER

PROZESSBIBLIOTHEK ....................................................................................................... 7

THEORETISCHE GRUNDLAGEN......................................................................................... 7

DIE PROZESSBIBLIOTHEK ALS ZENTRALES BINDEGLIED FÜR DAS INFORMATIONS-

UND WISSENSMANAGEMENT ............................................................................................ 8

NUTZEN UND ANFORDERUNGEN AN DIE BERLINER PROZESSBIBLIOTHEK................11

3 ANFORDERUNGEN DER PROZESSBIBLIOTHEK AN DIE

MODELLIERUNGSUMGEBUNG .........................................................................................16

4 ZUSAMMENFASSUNG DER ANFORDERUNGEN........................................................18

ABLAGESTRUKTUR UND DARSTELLUNG ........................................................................18

NUTZEN FÜR DIE BETEILIGTEN ........................................................................................18

5 FUNKTIONEN UND AUFBAU DES PROTOTYPS .........................................................19

5.1 DIE SCHNELLSTARTLEISTE ........................................................................................19

5.1.1 PROZESSSTECKBRIEFE .........................................................................................21

5.1.2 GESCHÄFTSPROZESSMODELLE ...........................................................................21

5.1.3 IMPLEMENTIERUNGSMODELLE .............................................................................22

5.1.4 OBJEKTMODELLE ....................................................................................................22

5.1.5 MODELLE KONTEXTÜBERGREIFENDE SERVICEPROZESSE ..............................22

5.1.6 BIBLIOTHEK/REPOSITORY MODELLELEMENTE ...................................................22

5.2 GRAFISCHE NAVIGATION DER BIBLIOTHEK .............................................................23

5.2.1 NAVIGATION ORGANISATIONSSICHT ....................................................................24

5.2.2 NAVIGATION PRODUKTSICHT ................................................................................26

5.2.3 LEIKA SICHT .............................................................................................................28

5.2.4 PROZESSSICHT (MODELLSICHT) ...........................................................................28

DIE DISKUSSIONSFUNKTION IM PROTOTYP DER BERLINER PROZESSBIBLIOTHEK ..29

DIE SUCHFUNKTION ..........................................................................................................29

DER NAVIGATIONSPFAD ...................................................................................................30

6 AUSWERTUNG VORHANDENER PROZESSBIBLIOTHEKEN IN DER VERWALTUNG

31

VORHANDENE BZW. SICH IM AUFBAU BEFINDLICHE PROZESSBIBLIOTHEKEN ..........31

BEISPIEL 1 - KGST-PROZESSBIBLIOTHEK ......................................................................31

6.1.1 ÜBERSICHT ..............................................................................................................31

6.1.2 VORTEILE .................................................................................................................31

6.1.3 NACHTEILE ..............................................................................................................31

BEISPIEL 2 - PROZESSREGISTER SH (SACHSEN, NIEDERSACHSEN) – .......................32

6.1.4 ÜBERSICHT ..............................................................................................................32




6.1.5 VORTEILE .................................................................................................................32

6.1.6 NACHTEILE ..............................................................................................................32

FAZIT ALLER BISHER AUSWERTBAREN ERGEBNISSE ...................................................32




1 Einführung

Hintergrund und Zielsetzung

Das vorliegende Konzept für die Entwicklung und den Aufbau einer berlinweit nutzbaren

Prozessbibliothek („Berliner Prozessbibliothek“) entstand im Rahmen des Projekts „Nachhal-

tige Verfahrensmodernisierung - einheitliche Ämterstruktur unterstützen (NVM)“.

Das Projekt ist im Aufgabenbereich der landesweiten Querschnittaufgaben der Senatsver-

waltung für Inneres und Sport Landesweites Organisationsmanagement angesiedelt und hat

die nachhaltige Etablierung eines die verschiedenen Ebenen der Berliner Verwaltung umfas-

senden Geschäftsprozessmanagements zum Ziel.

Im Ergebnis des Projektes NVM werden fachliche und methodische Grundlagen, Standards

und Vorgehenskonzepte für ein dauerhaftes und nachhaltig wirkendes Geschäftsprozess-

management im Land Berlin erarbeitet. Die Projektergebnisse sollen Grundlagen für nach-

folgende und zukünftige Geschäftsprozessanalysen und Projekte zur Verfahrensmodernisie-

rung schaffen.

Die Entwicklung und Bereitstellung einer zentralen Plattform für Geschäftsprozesse, einer

Bibliothek für das Prozesswissen in der Berliner Verwaltung spielt hierfür eine zentrale Rolle.

Als Bibliothek soll sie zu einer Plattform für die Sicherung, den Austausch und die Verbrei-

tung von vorhandenem Wissen sowie als Ort der Wissensbewahrung, der Wissensvermitt-

lung und der Wissensvermehrung ausgebaut werden.

Dementsprechend verfolgt dieses Konzept das Ziel, grundlegende Vorgaben und Anforde-

rungen für den Aufbau einer berlinweiten Prozessbibliothek für das einheitliche verwaltungs-

übergreifende Prozessmanagement zu beschreiben.

Für die erfolgreiche Entwicklung und Einführung der Berliner Prozessbibliothek gibt es auch

die nachfolgenden kritischen Erfolgsfaktoren:

1. Der Aufbau einer gemeinsamen zentralen Prozessbibliothek ist in berlinweit akzep-tiert. Laufende Vorhaben in der Senatsverwaltung und in den Bezirken sowie, in den Fachverwaltungen sind hiermit vereinbar bzw. werden zukünftig diesbezüglich koor-diniert.

2. Die Steuerung der Bezirke und Fachämter über den Produkthaushalt wird schrittwei-se mit einer Steuerung über die im Projekt NVM identifizierten Kernprozesse ergänzt und weiterentwickelt. Die Erfahrungen und die Arbeit der Geschäftsstelle Produktka-talog sowie die Arbeit der Produktmentoren werden mit dem Aufbau der Prozessbib-liothek zusammengeführt.

3. Die Interessen und Anforderungen der verschiedenen potenziellen Nutzergruppen (ORGA, QM, Ausbildung und IT) werden hinreichend berücksichtigt und in der Pro-zessbibliothek abgebildet. Die aktive Teilnahme und Einbeziehung aller Verwaltungs-ebenen (Bezirke und Hauptverwaltung) ist sichergestellt.

4. In der neuen Legislaturperiode werden die mit den Themen Wissens- und Prozess-management verbundenen Projekte im Bereich der Neuorganisation der Bezirke kon-sequent mit den Möglichkeiten und Ressourcen der Berliner Prozessbibliothek ver-bunden.

5. Die Erfahrungen anderer Länder und insbesondere der KGSt im Bereich der Pro-zessbibliothek werden berücksichtigt.




Vorgehen im Teilprojekt 3

Um die Projektziele mit den vorhandenen Erwartungshaltungen, Interessen und Anforderun-

gen abzugleichen, wurde ein Abstimmungsworkshop durchgeführt.

Parallel dazu wurden die vorhanden Ansätze und Erfahrungen mit bestehenden bzw. sich im

Aufbau befindlichen Prozessbibliotheken im Umfeld der Verwaltung ausgewertet.

Auf dieser Grundlage wurde ein erster funktionaler Prototyp erstellt und in mehreren Evaluie-

rungsworkshops mit Vertretern der Hauptverwaltung, der Bezirke des ITDZ, sowie mit Vertre-

tern der Weiterbildungseinrichtung der Berliner Verwaltung (HWR) sowie externen Dienst-

leistern (Fraunhofer Institut ISST, und T-Systems) vorgestellt, diskutiert und über einen län-

geren Zeitraum evaluiert.




2 Die Aufgaben, Anforderungen und Komponenten der Berliner

Prozessbibliothek

Theoretische Grundlagen

Mit der zunehmenden prozessorientierten Organisationsentwicklung sowie dem Einsatz pro-

zessbasierter Softwaresysteme sind die Sammlungen von Geschäftsprozessmodellen auf

Hunderte oder manchmal sogar Tausende von Modellen sowohl in der Wirtschaft als auch

der Verwaltung kontinuierlich gewachsen.

Das bekannteste Beispiel ist das SAP Referenzmodell, das mehr als 600 Geschäftspro-

zessmodelle enthält und weltweit die Grundlage für die kundenspezifische Einführung von

Standardprozessen darstellt. Aber auch die Umsetzung der EU Dienstleistungsrichtlinie in

Deutschland war mit der Erfassung, Dokumentation und technischen Umsetzung von mehr

als 100 Prozessketten und Prozessen der Verwaltung verbunden.

Die elektronische Bereitstellung und Verwaltung von solchen komplexen Prozess Landschaf-

ten ist eine neue und zugleich sehr anspruchsvolle organisatorische und technologische

Herausforderung.

Solche neuen Anforderungen sind u.a.:

die Suche von bestimmten Prozessen, Prozessbausteinen und Prozesselementen

die Versionenverwaltung von Prozessen entsprechend den unterschiedlichen Ein-

satzszenarien

die Sicherung der Konsistenz von Prozessen und Prozesselementen

Das Finden und die freie Navigation und Visualisierung von Prozessen

die Eröffnung von Möglichkeiten zur effizienten Nachnutzung der Prozessmodelle

Darüber hinaus eröffnet die Verfügbarkeit einer großen Sammlung von Prozessen neue

Möglichkeiten für das praktische Wissensmanagement, wie z.B.:

das Extrahieren von Wissen über die Geschäftstätigkeit der Organisation aus der

Sammlung Geschäftsprozessen

die Eröffnung neuer Möglichkeiten zur Steuerung der Organisationen über Prozesse

(wertschöpfungsorientierte Managementansätze)

die Wiederverwendung von(Best-Practice-) Prozessen aus der Sammlung, um neue

Prozesse zu entwickeln. ......etc.

Für solche Aufgaben werden zunehmend spezielle webbasierte Software Plattformen entwi-

ckelt. Diese Anwendungen sind als Erweiterungen von allgemeinen Datenbanksystemen

oder sogenannten webbasierten elektronischen Repository gebaut.

Diese Plattformen werden sowohl für die Speicherung und Bereitstellung von Daten und In-

formationen über Prozesse (sogenannten Metadaten) als auch von Inhaltsdaten der Prozes-

se wie Prozesselementen und ganzen Geschäftsprozessmodellen genutzt. Dies geschieht

im Allgemeinen mit Hilfe von prozessspezifischen Datenbank-Schemata und die Definition

von prozessspezifischen Schnittstellen.

Innerhalb solcher Geschäftsprozessbibliotheken gibt es spezifische Funktionen wie z.B. die:

Unterstützung des Lebenszyklusmanagements von Geschäftsprozesse,




Unterstützung der Bildung verschiedener Prozesssichten bei gleichzeitiger Sicherung

der Konsistenzerhaltung der Prozesse

Unterstützung des Konfigurationsmanagements von Geschäftsprozessen

Obwohl alle Geschäftsprozessbibliotheken prozessspezifische Datenbank-Schemata und

Schnittstellen gemeinsam haben, variieren sie in Bezug auf die Form, die Struktur oder

Interaktionsmethoden sehr stark.

Diese Systeme werden als Geschäftsprozessbibliotheken bezeichnet. In diesem Sinne han-

delt es sich um Informations-, Kollaborations- und Wissensmanagementsysteme.

Beim Aufbau der Berliner Prozessbibliothek zu einem zentralen Baustein für das Geschäfts-

prozessmanagement geht es somit auch um den Aufbau eines ganzheitlichen und landes-

weiten Wissensmanagementsystems zum Thema Geschäftsprozessmanagement (GPM).

Über die Prozessbibliothek sollen die im Berliner Verwaltungsnetz arbeitenden Mitarbeiterin-

nen und Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, Wissen zu diesem Thema abzurufen, abzule-

gen, weiter zu entwickeln sowie untereinander auszutauschen. Durch die Plattform sollen

ferner die intra- und interorganisatorische Zusammenarbeit in GPM-Projekten aber auch der

Aufbau eines institutionalisierten GPM in den Verwaltungen Berlins unterstützt werden.

Zudem soll es möglich sein, Bausteine für häufig wiederkehrende Prozesse bzw. Prozess-

schritte (Dienste) abzugrenzen und die so abgeleiteten Lösungsansätze mehrfach nutzbar zu

machen. So kann das Prozesswissen für den Auf- und Ausbau von Shared Service Centern

(SSC) dienen.

Die Prozessbibliothek als zentrales Bindeglied für das Informations- und Wis-

sensmanagement

Die im Einsatz befindlichen Informations-Dienste der Berliner Verwaltung dienen nicht nur

einem besseren Marketing und einer verbesserten Außendarstellung, sondern tragen bereits

heute (bspw. Berliner Bürgerämter) bzw. mittelfristig ganz erheblich dazu bei, den Aufwand

für den Bürger und die Verwaltung zu reduzieren, der durch die mit den neuen Medien ver-

bundenen Informationsbedürfnisse (u.a. OPEN Data und Berliner IFG) und deren Befriedi-

gung entstehen. Gute Informations-Dienste entlasten bzw. können zukünftig die Verwal-

tungsmitarbeiter von der immer wiederkehrenden Beantwortung derselben Fragen entlasten.

Die Verwaltung hat also zumindest objektiv ein hohes Eigeninteresse am Betrieb effektiver

Informations-Dienste. Für die Entwicklung effektiver Informationsdienste für die Qualitätsan-

forderungen der neuen Medien existiert somit ein hoher Bedarf.

Ob „D 115“, „Berliner Bürgeramt“, Dienstleistungs-Datenbank, oder „LeiKa“ und „Behörden-

finder“;

Jeder dieser Dienste hat sein eigenes Redaktionsverfahren und steht bis dato noch

relativ isoliert in der IT-Landschaft.

Viele Dienste sind nicht über das Internet, das Intranet oder wie im Falle von LEIKA

überhaupt nicht im Netz verfügbar.

Daraus ergeben sich zwei Tatbestände:

Eine Verbindung der Informationen der einzelnen Dienste untereinander gibt es nicht

oder sie existiert höchstens punktuell. So ist es dem Nutzer nicht möglich, bei der In-

formationsbeschaffung aus einem der Informations-Dienste heraus im fachlichen Zu-

sammenhang auf die Informationen eines anderen Informations-Dienstes zu schlie-

ßen.




Die getrennten Redaktionsverfahren führen zu immer wiederkehrenden Aufwand für

dieselben Informationen.

Mit der Berliner Prozessbibliothek soll nun kein weiterer Informations-Dienst in den Raum

gestellt werden. Die Berliner Prozessbibliothek sollte stattdessen als ein zentrales Bindeglied

zwischen den genannten Diensten fungieren.

Abbildung 1: zentrale Stellung der Prozessbibliothek

Allen derzeit in der Berliner Verwaltung eingesetzten Wissensmanagement-Instrumenten ist

gemeinsam: sie fokussieren verwaltungsseitig auf den Leistungs-Begriff der Verwaltung und

damit implizit auf die Prozesse zur Erstellung der Leistungen – die Geschäftsprozesse. Die

Verwendung der Geschäftsprozesse als zentrale Bündelungsobjekte ermöglicht somit die

Integration von Informations- Diensten.

Die grundsätzlichen Möglichkeiten und zugleich die konkreten Anforderungen im Kontext der

Berliner Prozessbibliothek sollen nachfolgend an einem zentralen Baustein der Prozessbibli-

othek, dem „Prozesssteckbrief“ verdeutlicht werden. Die Abbildung dieses Prozessteckbrie-

fes ist eine zentrale Anforderung an die Prozessbibliothek.

Im Teilprojekt 1 des Projektes NVM wurde das Kernportfolio der Geschäftsprozesse der Ber-

liner Verwaltung herausgearbeitet (TOP 100). Diese Geschäftsprozesse werden bis dato

über nachfolgenden 22 Merkmale (den Prozesssteckbrief) beschrieben:

Prozessbezeichner

Rechtsgrundlagen des Prozesses

Prozessergebnis (Output)

Prozess ID (referenziert auf die ID des dazugehörigen Produkts)

Name, Nummer des dazugehörigen Produktes

Name und Nummer der dazugehörigen Produktgruppe




Name und Nummer des dazugehörigen Produktbereiches

Bezeichnung und ID des Prozesses im LEIKA bzw. der Berliner Dienstleistungsda-

tenbank

Prozessverantwortlicher (Organisationseinheit innerhalb des Fachamtes))

zuständiges Fachamt

eingesetzte IT und Fachverfahren inkl. ID des IT Verfahrens)

Prozessbeteiligte (Org. Einheiten und Rollen)

Fallzahl pro Jahr

Direkte Bearbeitungszeit

Prozessdauer

benötigte Dokumente (Input)

erzeugte Dokumente (Output)

Die kontinuierliche Aktualisierung und Pflege dieser Merkmale/Daten ist entscheidend für die

Aktualität und damit für die Akzeptanz und die Effektivität der Prozessbibliothek. Diese

Merkmale werden aber abgesehen von den Ergebnissen des Projektes NVM kontinuierlich

aus ganz unterschiedlichen Informationsquellen gespeist. Die unterschiedlichen Quellen der

Informationen zeigt die nachfolgende Abbildung.

Abbildung 2: die verschiedenen Informationsquellen für den Prozesssteckbrief

Eine zukünftige Integration und Bündelung der Informations-Dienste durch die Berliner Pro-

zessbibliothek kann das Aufwand-Nutzen-Verhältnis der Dienste in ihrer Gesamtheit deutlich

verbessern:




Soweit die Informationen der Dienste deckungsgleich (redundant) sind, können sie in

einem zentralen Datenpool einmalig für alle Dienste redaktionell aufbereitet/oder

(auch maschinell lesbar über Webservices oder OPEN Data) bereitgestellt werden.

Demgegenüber können spezielle Informationen der Dienste weiterhin in speziellen

Redaktions-Bereichen verwaltet werden. (Nach diesem Prinzip ist bereits heute das

„Berliner Bürgeramt“ organisiert. Dort werden die standortübergreifenden Informatio-

nen zentral und die standortspezifischen Informationen dezentral redaktionell verwal-

tet.). Die Effekte:

o Eine doppelte oder gar widersprüchliche Datenhaltung wird weitgehend ver-

mieden.

o Der Gesamtaufwand für die Redaktionsarbeit kann gesenkt werden.

Soweit möglich, können die für externe Interessenten zur Verfügung gestellten Infor-

mationen direkt aus den innerhalb der Verwaltung verwendeten Instrumenten des

Wissensmanagements abgegriffen werden. Die Effekte:

o Die Informationen sind immer aktuell.

o Die redaktionelle Arbeit für die Informations-Dienste entfällt zunehmend.

Die organisatorische und technische Integration der verschiedenen Informationsquellen über

die zentralen Bündelungsmöglichkeiten der Prozessbibliothek kann somit wesentlich zur

Verbesserung des Informations- und Wissensmanagements beitragen.

Nutzen und Anforderungen an die Berliner Prozessbibliothek

Die mit dem Prozessmanagement zugleich angestrebte Vereinheitlichung der Abläufe in

den Verwaltungsverfahren wird nur dann in den Fachämtern der Berliner Verwaltung gelebt

werden, wenn die so standardisierten Verfahren:

die effizientesten und effektivsten Verfahren sind,

eine Verfahrensvereinheitlichung organisatorisch/politisch/juristisch abgesichert und

die eingesetzten IT Verfahren dies unterstützen.

Das gilt sowohl für die Verfahrensabschnitte innerhalb der Verwaltung als auch für die Ab-

schnitte, die beim Kunden bzw. Partner der Verwaltung ablaufen. Für die Berliner Prozess-

bibliothek lassen sich die nachfolgenden zentralen fachlichen Aufgabenstellungen ableiten:

1. Die mit der neuen Legislaturperiode geschaffene einheitliche Ämterstruktur muss mit

der organisatorischen und technischen Organisationsentwicklung und Verfahrensmo-

dernisierung verbunden werden. Dies erfordert die Entwicklung und Umsetzung ein-

heitlicher Geschäftsprozesse sowie die Standardisierung wesentlicher Geschäftspro-

zesse. Die Prozessbibliothek soll zum „zentralen Ort“ der Entwicklung, der Kommuni-

kation und der Darstellung dieses Standardisierungsprozesses inkl. der entsprechen-

den Vorgehenskonzepte werden.

2. In der Berliner Verwaltung werden schon seit vielen Jahren in den Bezirksämtern und

der Senatsverwaltung sowohl im Kontext der Organisationsentwicklung, der Quali-

tätssicherung als auch der Softwareeinführung und Qualifizierung der Mitarbeiter um-

fangreiche Prozessanalysen durchgeführt, geschult und entsprechend dokumentiert.

Laut einer Umfrage der Senatsverwaltung für Inneres und Sport wurden in den letz-

ten Jahren ca. 240 Prozessanalysen durchgeführt. Diese Erfahrungen, dieses fachli-

che und methodische Wissen soll im Rahmen bzw. mit Hilfe der Berliner Prozessbib-




liothek transparent dokumentiert, kommuniziert, abgelegt und schrittweise nutzbar

gemacht werden.

3. Im Rahmen des Projektes NVM (TP1„TOP 100“) wurde ein Kernportfolio von ca. 120

geschäftsrelevanten und erfolgskritischen Geschäftsprozessen der Berliner Verwal-

tung erarbeitet und umfassend dokumentiert. Dieses Portfolio muss in der Prozess-

bibliothek gemeinsam mit den Fachämtern, der Geschäftsstelle Produktkatalog, den

Produktmentoren, den Steuerungsdiensten und der Innenverwaltung als ordnungs-

systematische Grundlage in die Prozessbibliothek integriert, kommuniziert, und wei-

terentwickelt werden.

Das Wissen über die Kernprozesse soll schrittweise ausgebaut und vielfältig mit den

Projekten und Aufgeben der Verwaltungsmodernisierung verbunden werden.

4. Die Berliner Prozessbibliothek muss Nutzen stiften für ganz unterschiedliche Nutzer-

gruppen bei der Organisationsentwicklung, dem Qualitätsmanagement und der Pro-

zessautomatisierung.

Die zentralen fachlichen Aufgaben sind in der nachfolgenden Abbildung zusammenge-

fasst:

Abbildung 3: Weg, zentrale Aufgaben, Struktur und Bestandteile der Prozessbibliothek

Gegenstand des Geschäftsprozess Managements ist eine kontinuierliche Optimierung der

Geschäftsprozesse (GPO).




Da die Prozesse Gegenstand der Optimierung sind, muss über sie kommuniziert werden

können. Das setzt voraus, dass sie in einer geeigneten Weise beschrieben, visualisiert, also

modelliert werden. Die Prozessmodelle der Prozessbibliothek müssen:

die Ablaufstruktur (Arbeitspläne)

die eingesetzte Ressourcen (Bearbeiter, Rollen, Dokumente, Formulare, IT Systeme

und Informationen)

die Bewertungskriterien der Prozesse (Zeit, Kosten, Qualität…)

den erforderlichen Detaillierungsgrad und den Umfang der Modellaussagen für die

Nutzergruppen:

o für die Allgemeinheit, Führungskräfte, Fachpersonal etc. die nicht in den Mo-

dellierungswelten unterwegs sind

o für Experten (Organisatoren, Modellierer und IT Mitarbeiter etc.), hier ggf. in

einer speziellen Modellierungs-Ebene

definieren.

Die GPO aber auch die Entwicklung prozessorientierter Systeme setzt den Vergleich von

Prozessen voraus. Die Prozessbibliothek muss deshalb auch Möglichkeiten für

das Feed-Back aller am Prozess Beteiligten, auch aus dem „realen Prozessleben“

heraus

die Verwaltung alternativer Prozess-Varianten (Versionen) sowie

die quantitativen Vergleichs- und Bewertungsgrößen

enthalten.

Die Prozessbibliothek verkörpert zugleich ein wichtiges Mittel für die Aufwandsreduzierung in

den Projekten zur der Prozessanalyse & -optimierung. Hieraus leiten sich folgende Anforde-

rungen ab:

Die Prozessbibliothek muss die Vereinheitlichung, die schrittweise Standardisierung

der Prozessbeschreibungen mittels Objektmodelle, Prozessmodelle, Prozesssteck-

brief, Dokumentenmodelle und Metainformationen etc. unterstützen. Hierzu sollten

auf der einen Seite die im TP 2 entwickelten Standardvorgehenskonzepte, Modellie-

rungsstandards sowie die Arbeitsmittel (Templates, Prozesserhebungsbögen, Check-

listen für Dokumente und evtl. bereits vorhandenen Prozessbausteine und Standard-

prozesse) über die Prozessbibliothek zur Verfügung gestellt werden und auf der an-

deren Seite wie in der nachfolgenden Abbildung 4 gezeigt für „Projekte mit einem

Prozessfokus“ spezielle Projekträume mit entsprechenden allgemeinen und speziel-

len Projektbibliotheken, Modellierungsumgebungen etc. (Steckbriefe, Objekte, Pro-

zessbausteine etc.) bereitgestellt, geschult , kommuniziert und so letztlich mit der

Prozessbibliothek verbunden werden. Entsprechend dem bereits Berlinweit gültigen

„Projekthandbuch“ gilt es auch ein Standardhandbuch für Projekte mit Prozessfokus

zu entwickeln, in der Prozessbibliothek abzubilden und als Standard zu etablieren.

Die Prozessbibliothek muss den fachlichen Rahmen für die Automatisierung von Ver-

fahren und Prozessen liefern. Sie muss die landesweit einheitliche prozessbezogene

Bestandsaufnahme von IT-Komponenten und Verfahren, von organisatorischen

Rahmenbedingungen und prozessbezogenen Rechtsverordnungen, in denen techni-

sche Lösungen später realisiert und optimiert werden müssen einheitlich abbilden.

Auf Basis derart entstehender „Standard Lösungen“ sind zugleich Standardprozesse

bzw. Standardprozessbausteine zu erstellen und über die Prozessbibliothek für alle

potenziellen Projekte und Prozessanalysen zugänglich zu machen.




Die Prozessbibliothek muss wie bereits im Punkt 2.2 aufgezeigt serviceorientiert mit

anderen Diensten verbunden werden. Erst im Zusammenspiel mit verschiedenen an-

deren Datenbanken (wie z.B. LEIKA, DLDB, Produktkatalog, Organigramme, etc.)

kann die Prozessbibliothek die Rolle als ein zentrales Element für das Wissensma-

nagement erhalten. Dies bedeutet für die Prozessbibliothek eine ganze Reihe von ak-

tiven Webservices und Standardschnittstellen zu entwickeln, um zukünftig die Aktuali-

tät der Daten und Informationen in der Prozessbibliothek sicherzustellen.

Als ein wichtiger Träger für Steuerungsinformationen muss die Prozessbibliothek

auch die schnelle Weiterverarbeitung (Reports- und Auswertungen) von Prozessin-

formationen ermöglichen, um so von komplizierten Daten über interessante Informa-

tionen zu verwertbarem Wissen zu kommen.

Die aus den genannten fachlichen Anforderungen abgeleiteten fachlichen Funktionen, die

darauf basierenden Aufgaben- Rollen- und Rechtekonzepte sowie eine mögliche IT Architek-

tur der Berliner Prozessbibliothek sind in den nachfolgenden Abbildungen nochmals zusam-

menfasst.

Abbildung 4: Funktionen und fachliche Komponenten der Prozessbibliothek




Abbildung 5: Aufgaben, Rechte und Rollen der Berliner Prozessbibliothek

Abbildung 6: Die IT Komponenten und Architektur der Prozessbibliothek




3 Anforderungen der Prozessbibliothek an die Modellierungsum-

gebung

Es ergeben sich aus den fachlichen Aufgaben und Anforderungen der Prozessbibliothek zu-gleich auch Anforderungen an die Modellierungskonzepte und –werkzeuge.

Die Modellierung von Prozessen impliziert eine prozessorientierte Modellierungsme-thode. Prozessmodelle spezifizieren die Ablauflogik von Prozessen und ermöglichen eine grundsätzlich frei definierbare Verknüpfung von Prozessen und deren Teilschrit-ten mit beliebigen Objekten (Mitarbeiter, Rollen, Dokumente, Formulare, IT Systeme, Betriebsmittel, gesetzliche und/oder organisatorische Grundlagen, …)

Da die Prozessbibliothek eine universelle Bündelungsfunktion für das Wissensma-nagement bzw. für die verschiedenen Anwendungsszenarien der Modelle erfüllt, muss der Inhalt der Prozessbibliothek auch vielseitig verwendbar sein, d.h. Informati-onen, Wissen und Objektbibliotheken für verschieden Nutzer bereitstellen. Das lässt sich am besten durch objektorientierte Modellierungsmethoden und ein zentrales Modell Repository sicherstellen, welches die Modellinhalte, unabhängig von der grafi-schen Darstellung aufbewahrt und auf Anfrage für andere Informationsdienste über entsprechende Standardschnittstellen liefern kann. In der nachfolgenden Abbildung ist dieses Zusammenspiel von Modellierung und zentralem Modell Repository abgebildet:

Abbildung 7: Prozessmodellierung mit zentralen Modellelementen

Die grafische Notation der Modelle sollte sich an gebräuchlichen Standards für die Objekt- und Prozessmodellierung orientieren (z.B. BPMN, EPK, KSA, OSG etc.) und sollte von dem sogenannten Objekt Repository (fachliches Begriffssystem) getrennt gehalten werden.

Die Anwendung von in der Praxis in Breite erprobten und bewährten Darstellungs-formen und Modellierungskonzepten sichert die nachhaltige Konsistenz und Ver-wendbarkeit der Modelle. Ideal ist die Möglichkeit, in der jeweiligen Modellierungs-




umgebung verschiedene Modellierungskonzepte und verschiedene Notationen gleichermaßen anwenden zu können.

Die Modellinhalte müssen über Standardschnittstellen mit der Prozessbibliothek ver-bunden sein, wobei die Modellinhalte maschinell erschließbar und getrennt von der grafischen Information bereitgestellt werden müssen. Die grafische Notation der Pro-zesse ist also ein notwendiges, aber nicht hinreichendes Merkmal für die Modellie-rungsumgebung in der Prozessbibliothek.

Die Anforderungen der Prozessbibliothek an die Modellierungsumgebung sind in der nachfolgenden Abbildung nochmals zusammengefasst.

Abbildung 8: Modellierungsumgebung zur Nutzung der Berliner Prozessbibliothek

Die dargestellten Anforderungen sind in dem nachfolgen Punkt 4 nochmals zusammenge-

fasst.




4 Zusammenfassung der Anforderungen

Ablagestruktur und Darstellung

• Offene Architektur, zentrale Ablage

(OPEN DATA)

• Flexible vielfältige nutzerzentrierte Sichten

• leicht anpassbare Sichten und Nutzungsformen

• Trennung grafischer und logischer Inhalte

• Grafische Darstellung über HTML in separaten Sichten (Visualisierung im

Browser inkl. Feedback, Diskussion und Freigabe)

• Modellinhalte im Logischen Repository als XML Ablage in separaten Biblio-

theken:

• Viele verschiedene Ablageformate und Strukturen, offene Zugänge zu den Modellen

und Modellelementen

• Wiederverwendbare Modellelemente und Prozessbausteine

(die Standardisierungspyramide)

• Modelltypen (GPO,QM,BPMN,UML)

• Prozessbausteine (übergreifende Serviceprozesse)

• Objektbibliotheken

Nutzen für die Beteiligten

• Browserbasiert (http), Webbasierte Visualisierung

• Prozessmodellierung mit zentralen Modellelementen

• Wiederverwendung von Objekten (Prozessbausteinen)

• Ein zentrales Repository der Modellelemente und Modellbausteine

für verschiedene Modelltypen (Schnittmengen > 70 %)

• Nachnutzbarkeit beschriebener Prozesse

• Feedback und Kommunikation zu den Modellen direkt im Portal

• Im Interesse der Nachfolgekosten und Pflegeaufwände Integrität und Referenzierbar-

keit der Modellelemente




5 Funktionen und Aufbau des Prototyps

Mit dem Ziel die verschiedenen potenziellen Nutzergruppen frühzeitig in die Entwicklung ei-

nes Anforderungskonzeptes für die Berliner Prozessbibliothek einzubinden wurde der nach-

folgend beschriebene Prototyp entwickelt und über einen Zeitraum von mehreren Monaten

evaluiert und schrittweise mit den Nutzern weiterentwickelt.

Die Bibliothek ist bis dato unter: https://egov.teaminfo.ch/bpp zu erreichen.

Die im Punkt 2.3. in der Abbildung 5 (Aufgaben, Rechte und Rollen der Berliner Prozessbib-

liothek) aufgeführten Nutzergruppen sind im Portal als Rollen und Rechten abgebildet.

Dementsprechend erfolgt der Zugang für die verschiedenen Nutzer über Name und Pass-

wort. Danach erscheint nachfolgender Startbildschirm

Abbildung 9: Startbildschirm

Der Startbildschirm enthält:

1. Die sog. Schnellstartleiste oder das Standardmenü

2. Eine Graphik für verschiedene Sichten zur alternativen graphischen Navigation

3. Einen Bereich für die Diskussionen (inkl. Feedback)

4. Die allgemeine Suchfunktion über die Website (Prozessbibliothek)

5. Den Navigationspfad (zur Navigation über die Sitemap)

5.1 Die Schnellstartleiste

3

1 2

4 5




Das Standardmenü bzw. die sogenannte

„Schnellstarterliste“ ist permanent auf jeder Website

erreichbar. Sie erlaubt den direkten Zugriff auf nachfol-

gende Bereiche der Bibliothek:

1. Prozesssteckbriefe Dieser Bereich erschließt den Inhalt aller Prozesse des Kernportfolios (135) bzw. aller in der Bibliothek dokumen-tierten Prozesse über den zu jedem Prozess gehörenden

Prozessteckbrief.

2. Geschäftsprozessmodelle Dieser Bereich dient der Ablage (Upload, Download), der webbasierten Visualisierung (Modellviewer) sowie der Ablage von nicht in Modellformaten vorliegenden Pro-zessdokumentationen jener Geschäftsprozesse die für die GPO, für die Organisationsentwicklung sowie das QM erstellt worden sind.

3. Implementierungsmodelle

Dieser Bereich dient der Ablage (Upload, Download), der webbasierten Visualisierung (Modellviewer) sowie der Ablage von nicht in Modellierungsformaten vorliegenden Prozessdokumentationen für Prozesse, die für die techni-sche Implementierung erstellt worden sind. Des Weiteren ist hier auch eine Ablage für die nach BPEL, OSG, xpdl etc. transformierten (exportierten) Modelle vorgesehen.

4. Objektmodelle Dieser Bereich dient der Ablage (Upload, Download), der webbasierten Visualisierung (Modellviewer) von Objekt-modellen sowie der Ablage von nicht in Modellierungs-formaten vorliegenden Modelldokumentationen für Ob-jekt- bzw. Klassenmodelle.

5. Modelle kontextübergreifender Serviceprozesse Dieser Bereich dient der Ablage (Upload, Download), der webbasierten Visualisierung von Objektmodellen sowie der Ablage von nicht in Modellierungsformaten vorliegen-den Modelldokumentationen für Serviceprozesse die ber-linweit einheitlich geregelt sind, von vielen Geschäftspro-zessen als Prozessbausteine benutzt werden und für die zunehmend zentrale Dienste entwickelt werden und die mittels Referenzierung oder direkt nachgenutzt werden sollen.

6. Bibliothek/Repository Modellelemente

Dieser Bereich dient der zentralen Ablage (Upload, Download), Pflege aller in allen Modellen der Bibliothek verwendeten Modellelementen. Diese zentrale Objektbib-liothek kann dynamisch mit der Modellierungsumgebung verbunden werden und stellt somit zukünftig in den Pro-jekten das vorhandene Prozesswissen in Form von Ob-jektbibliotheken für die Nachnutzung bereit (vgl. hierzu auch Pkt. 3 sowie die Abbildung 7 in diesem Dokument).




5.1.1 Prozesssteckbriefe

Der Prozess ist das zentrale Informationsobjekt. Derzeit sind in der Prozessbibliothek 135

Prozesse dokumentiert. Diese Zahl wir jedoch weiter steigen.

Zu jedem in der Bibliothek abgelegten bzw. zukünftig abzulegenden Prozess existieren viel-

fältige Informationen. Diese werden anhand der bereits im Punkt 2.2 sowie in der Abbildung

2 in diesem Dokument beschriebenen Merkmale (bis dato 22) in einem so genannten „Pro-

zesssteckbrief“ zusammengefasst.

Dieser enthält neben Metadaten auch wesentliche Inhaltsdaten (Beteiligte, Dokumente, IT

Systeme im Prozess etc.). Mit dem bereits dargestellten Rechte- und Rollenkonzept ist es

möglich alle Merkmale zu bearbeiten und alle Elemente bzw. den gesamten Steckbrief ma-

schinenlesbar zu exportieren (xml). Der Prozesssteckbrief ist von der modellbezogenen der

grafischen Notation unabhängig und somit für verschiedene Dienste und Zwecke nachnutz-

bar.

Zugleich ist bereits bei derzeit 135 Prozessen eine übergreifende Suche und Navigation der

Prozesse notwendig und möglich. Es sind folgende Sichten und Konzepte im Prototyp

hinterlegt:

alphabetische Suche eines Prozesses mittels: Prozessname

Suche des Prozesses mit Hilfe der LeiKa Systematik (Name, Schlüsselnummer im LeiKa)

Suche des Prozesses über die Organisationstruktur mittels: Name verantwortli-ches Fachamt; Name Aufgabengebiet). Alle Prozesse sind entsprechend der gültigen Organisationsstruktur den zuständigen Fachämtern (einheitliche Ämterstruktur) sowie den dazugehörigen Aufgabengebieten zugeordnet Rolle: Prozessverantwortlicher).

Suche des Prozesses über den Produktkatalog mittels: Name Produktgruppe; Pro-duktname; Produktnummer.

Suche (prozessübergreifend) einzelner Prozessmerkmale über ein zentrales Glossar aller Prozesse und Prozessmerkmale mittels: Name einzelner Merkmale (Die Suche nach einem bestimmten Dokument z.B. LHO (Landeshaushaltsordnung) zeigt alle Prozesse in denen dieses Dokument verwendet wird....)

5.1.2 Geschäftsprozessmodelle

Über diesem Bereich werden alle Prozessmodelle bzw. Modelldateien abgelegt (Upload,

Download), die mit dem Ziel der GPO, der Organisationsentwicklung oder dem Qualitätsma-

nagement erstellt wurden. Es gibt dementsprechende die Ablagemöglichkeiten für die Mo-

deldateien über die Menüpunkte:

Prozessmodelle ( GPO und Organisation)

Prozessmodelle (Qualitätsmanagement)

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit die Modelle über den Browser zu veröffentlichen und

in einer Nutzergruppe zu diskutieren mittels:

Modellviewer (Browser)

Da viele Prozessanalysen auch in nicht modellierungskonformen Formaten und Dokumenten

vorliegen gibt es noch die Möglichkeit vorhandene Prozessbeschreibungen mittels:

Prozessdokumentation

in beliebigen Formaten (z.B. PowerPoint, Excel, Word, Pdf ... ...) abzulegen.




5.1.3 Implementierungsmodelle

In diesem Bereich werden alle Prozessmodelle bzw. Modelldateien abgelegt (Upload, Down-

load), webbasiert über den Browser veröffentlicht und diskutiert und dokumentiert (vgl. hierzu

Pkt. 5.1.2.), die für die Implementierung und Prozessautomatisierung erstellt worden sind. Im

Prototyp werden BPMN sowie die im Kontext der EU DLR in Berlin eingesetzte OSG Notati-

on unterstützt.

Darüber hinaus können hier auch die jeweiligen Exporte der technischen Modelldateien ab-

gelegt und gepflegt werden.

Folgende Ablagemöglichkeiten stehen über das Menü zur Verfügung:

Prozessmodelle OSG

Prozessmodelle BPMN


Prozessdokumentationen

exportierte Modelle nach XML, XPDL, BPEL und OSG

5.1.4 Objektmodelle

Dieser Bereich ermöglicht wie auch die bereits vorangegangen Bereiche die Ablage, die

webbasierte Veröffentlichung und Diskussion von Modelldokumentationen für Objektmodelle.

Objektmodelle beschreiben die Prozesselemente in ihren Strukturen und Beziehungen. Dazu

gehören typischerweise Modelle der: Informationsobjekte, Dokumente, Formulare, Prozess-

beteiligten (Rollen und Orgeinheiten) sowie der im Prozess eingesetzten Speicher und IT

Systeme

Folgende Ablagemöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Objektmodelle


Modelldokumentation

5.1.5 Modelle kontextübergreifende Serviceprozesse

Dieser Bereich beinhaltet die Ablage, Visualisierung und Dokumentation von Modellen für

kontextübergreifende Serviceprozesse. Hierzu zählen Prozesse wie die Anhörung, die An-

ordnung, Klagen und Widersprüche, das Beteiligungsverfahren, Posteingänge und Postaus-

gänge u.a. Diese Prozesse werden in nahezu allen Prozessen des Kernportfolios verwendet

und daher für die Entwicklung zentraler E-Government Komponenten und Dienste besonders

geeignet.

Folgende Ablagemöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Prozessmodelle


Prozessdokumentation

5.1.6 Bibliothek/Repository Modellelemente

Dieser Bereich beinhaltet das zentrale Repository aller Modellelemente. Diese Elemente sind

kontextbezogen und zugleich kontextübergreifend abgelegt und wie um Punkt 4 bereits be-

schrieben für die Nachnutzung verfügbar.




Die Nutzung kann direkt dynamisch durch eine dynamische Verbindung mit dem jeweiligen

Modellierungswerkzeug. Oder auch über das Download der entsprechenden xml Dateien.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Ablage und Nutzung zur Verfügung:

Aktivitäten

Bearbeiter

Objekte

Systeme

Variable

5.2 Grafische Navigation der Bibliothek

Im Folgenden wird noch die Möglichkeit einer alternativen Navigation der Bibliothek mit Hilfe

von Graphiken erläutert.

Die nachfolgende Grafik repräsentiert die in Abschnitt 5.1 bereits beschriebene Standard

Navigation mit Hilfe grafischer Elemente. Dies soll die Navigation innerhalb der Bibliothek

erleichtern.

Abbildung 10: Startbildschirm der grafischen Navigation

Die folgenden vier Sichten sind möglich:

Organisationssicht: Navigation zu den Prozessen einer bestimmten Organi-

sationseinheit anhand der neuen Berliner Ämterstruktur

Produktsicht: Navigation zu den Prozessen anhand des Berliner Pro-

duktkatalogs

LeiKa-Sicht: Ermöglicht die Navigation zu den Prozessen anhand der

Schlüsselsystematik des LeiKa

Prozesssicht: Navigation zu sämtlichen Dokumentationen der vorlie-

genden Prozesse wie etwa Modelle, Auswertungen oder

Arbeitspläne




5.2.1 Navigation Organisationssicht

Mit einem Klick auf den Button erscheint eine Übersicht der Berliner Bezirke: Somit ist es für

jeden Bezirk möglich sich zu seinen Prozessen zu navigieren.

Abbildung 11: Schaubild Berliner Bezirke

Nach Auswahl eines Bezirkes erscheint ein Schaubild mit der Berliner Ämterstruktur:

Abbildung 12: Schaubild Berliner Ämterstruktur




Nach einem Klick auf ein entsprechendes Fachamt sind alle dem Fachamt (Aufgabenbe-

reich) zugeordneten Prozesse sichtbar:

Abbildung 13:Übersicht der Prozesse eines Fachamtes nach Aufgabenbereich sortiert

Dort kann der zu jedem Prozess angelegte Steckbrief geöffnet werden:

Abbildung 14: Prozesssteckbrief




5.2.2 Navigation Produktsicht

Mit der Produktsicht kann sich der Nutzer anhand der Struktur des Berliner Produktkatalogs

bis auf die für ihn relevanten Prozesse navigieren. Mit einem Klick auf dieses Feld erscheint:

Abbildung 15: Produktbereiche

Die Navigation erfolgt Top-Down von den Produktbereichen über die Produktgruppen und

Produkte bis hinunter zu den Prozess und den dazugehörigen Prozesssteckbriefen. Bei

Auswahl eines Produktbereiches erscheint die Übersicht:

Abbildung 16: Produktgruppe, Produkte, Prozesse




Hier werden die jeweiligen Produktgruppen, Produkte und Prozesse sowie Ihre Verbindung

untereinander grafisch dargestellt. Mit einem Klick auf das Prozesssymbol (Pfeil rechts) ge-

langt man wieder zum Steckbrief.

Abbildung 17: Der Prozesssteckbrief

Der Prozesssteckbrief

Zu jedem Prozess in der Prozessbibliothek wird ein solcher Steckbrief erstellt. Der Steckbrief

eines jeden Prozesses beinhaltet sowohl Metadaten (Daten über den Prozess) als auch In-

haltsdaten (Daten zum Prozess). Im Steckbrief erfolgt ebenfalls die Zuordnung separat abge-

legter Modelle und sonstiger Dokumentation zum jeweiligen Prozess. Dies geschieht durch

Referenzierung der Dateien.

Abbildung 18: Zuordnung der Modelle im Steckbrief




5.2.3 LeiKa Sicht

In dieser Sicht erfolgt die Navigation zu den jeweiligen Prozessen anhand der LeiKa Schlüs-

selsystematik.

5.2.4 Prozesssicht (Modellsicht)

Die Grafik ist in 4 Bereiche unterteilt, analog der ab Abschnitt 5.1.2 beschriebenen Navigati-

on.

Abbildung 19: Schaubild Prozesssicht

Die Grafik ist in die folgenden 4 Bereiche unterteilt:

1. Geschäftsprozesse (Ablage aller Geschäftsprozessmodelle)

2. Implementierungsprozesse (Ablage aller Implementierungsmodelle)

3. Serviceprozesse (Ablage der Modelle der einzelnen prozessübergreifenden Pro-

zessbausteine)

4. Objektmodelle (Ablage der Modelle der einzelnen Modellelemente (etwa Do-

kumente, Rechtsgrundlagen, Rollen etc.))

Zu jedem der vier Bereiche gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Ansicht über den Modellviewer (Browser): Hier besteht die Möglichkeit die hinter-

legten Modelle direkt im Browser anzuschauen.

Zusatz: In der grafischen Ansicht ist eine Feedback Funktion integriert. So kann der

Nutzer direkt am grafischen Modell Kritik oder Anregung eintragen. Die Anmerkun-

gen werden im Hintergrund gesammelt und ausgewertet.




Abbildung 20: Browseransicht eines Prozessmodells

2. Download Modelle: Hier kann der Nutzer sich sämtliche Modelldateien herunterla-

den und lokal weiterverwenden.

3. Dokumentationen: Hier sind alle Dokumentationen zu einem Prozess wie etwa Prä-

sentationen, Arbeitspläne, Formulare, Auswertungen und die Reports der Modelle

abgelegt. Diese können dort eingesehen und heruntergeladen werden

Die Diskussionsfunktion im Prototyp der Berliner Prozessbibliothek

Die Funktion dient dazu, Kritik, Anregungen und Wünsche zum Prototyp zu formulieren. Die-

se Anregungen werden gesammelt und dienen zur Verbesserung der Bibliothek.

Die Zugänge zur Diskussionsfunktion befinden sich einerseits in der Mitte der Startseite und

andererseits in der Schnellstartleiste. Die Schnellstartleiste ist permanent auf allen Seiten

der Prozessbibliothek sichtbar.

Mit einem Klick auf den Titel einer Diskussion (in der Spalte Bezeichner) öffnet sich ein Be-

arbeitungsfenster. Dort können:

1. Die bisherigen Beiträge eingesehen werden („Eigenschaften anzeigen“) und

2. neue Beiträge (Antworten) verfasst werden.

Die Suchfunktion

Mit dieser Suchfunktion kann die gesamte Prozessbibliothek nach bestimmten Begrif-

fen durchsucht und in einer Liste angezeigt werden. Die Suchfunktion ist permanent

am oberen rechten Rand eingeblendet.

Abbildung 21: Eingabefeld der Suchfunktion




Der Navigationspfad

Der Navigationspfad gibt jederzeit Überblick über den Pfad den der Nutzer gewählt hat. Mit

Klick auf die einzelnen Bezeichnungen (durch Pfeile getrennt) kann zu übergeordneten Ebe-

nen oder auch der Startseite direkt gewechselt werden.

Abbildung 22: Navigationspfad in der Bibliothek




6 Auswertung vorhandener Prozessbibliotheken in der Verwaltung

Vorhandene bzw. sich im Aufbau befindliche Prozessbibliotheken

• Prozessregister SH, Sachsen... u.a. ( „Picture Methode“)

• Prozessportal Verwaltungsakademie Berlin

www.geprom.de (Frau Prof. Lück Schneider in der Nachfolge von Frau Prof. Falck)

• Referenzbibliothek BMI (Projekt „Nationale Prozessbibliothek“)

http://www.prozessbibliothek.de

• Prozessbibliothek der „KGSt“ (FaMoS),

Prozessbibliothek KGST

• Projekt „Berliner Prozessbibliothek NVM“

Berliner Prozessbibliothek

Beispiel 1 - KGSt-Prozessbibliothek

6.1.1 Übersicht

• Ziel: Unterstützung der Organisationsentwicklung und e Government durch Bereitstel-

lung kommunaler Musterprozesse

• seit 2010 online

• Eigene proprietäre Modellierungsnotation (FaMoS)

• Bisher überschaubare Anzahl an Prozessmodellen (ca. 30)

6.1.2 Vorteile

• Export und Import von Modellen (Adonis XML)

• Prozessteckbrief zu den Prozessen

• Ordnungssystematische Einordnung und Navigation über den Produktkatalog

• Möglichkeiten der Suche aber auf der Basis von Metadaten (Steckbrief)

6.1.3 Nachteile

• Modelle haben proprietäre, derzeit nicht-standardisierte Notation (NRW/FaMoS)

• Such- und Filterergebnisse nur auf oberster Ebene und nur auf Metadaten be-

schränkt

• Modellvisualisierung und -inhalt untrennbar verbunden

• Qualitätssicherung durch KGSt (aufwendige Abstimmungsarbeit und Konvertierung

der Modelle nach FAMOS)

http://www.geprom.de/

http://www.prozessbibliothek.de/

http://www.kgst.de/produkteUndLeistungen/prozessbibliothek

https://egov.teaminfo.ch/bpp




Beispiel 2 - Prozessregister SH (Sachsen, Niedersachsen) –

6.1.4 Übersicht

• Ziel: offene und kooperative Informations- und Wissensplattform für das Prozessma-

nagement

• Betreiber: Finanzministerium SH

• Umgesetzt durch PICTURE GmbH

• Eigene Modellierungsnotation (PICTURE)

6.1.5 Vorteile

• Rollenbasierter separater Arbeitsbereich

• Umfangreiche Suche, Navigation und Darstellung der Prozesse

(nach Produkt, Schlagwort, Org. Einheit ….)

• Modellierung direkt im Browser

• Modellierung mit Prozessbausteinen

(leider heterogen und 24!!!)

• Gesamtprozesse aus Teilprozessen und Bausteinen kombinierbar

(aber ohne Referenzierung)

• Prozessvergleiche grafisch aber nicht inhaltlich möglich

6.1.6 Nachteile

• Bisher keine nachhaltige Akzeptanz und daher Stand der Modelle aus 2009

• Geringe Anzahl an Prozessmodellen (17)

• Modelle haben proprietäre, nicht standardisierte Notation (PICTURE)

• Keine für andere Zwecke und Notation verfügbaren Modellelemente

• Kein XML Export der Modelle

Fazit aller bisher auswertbaren Ergebnisse

• die Aktualität und Akzeptanz der Bibliotheken noch nicht optimal

(vorhandene Modelle meist individualisiert, veraltet)

• Wiederverwendbarkeit der Modelle teilweise stark eingeschränkt

(Individuelle Modelle und Verwendung auf bestimmte Werkzeuge und Notationen be-

schränkt)

• Modellpflege und –anpassung teilweise sehr aufwendig




Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: zentrale Stellung der Prozessbibliothek ........................................................... 9

Abbildung 2: die verschiedenen Informationsquellen für den Prozesssteckbrief ...................10

Abbildung 3: Weg, zentrale Aufgaben, Struktur und Bestandteile der Prozessbibliothek ......12

Abbildung 4: Funktionen und fachliche Komponenten der Prozessbibliothek .......................14

Abbildung 5: Aufgaben, Rechte und Rollen der Berliner Prozessbibliothek ..........................15

Abbildung 6: Die IT Komponenten und Architektur der Prozessbibliothek.............................15

Abbildung 7: Prozessmodellierung mit zentralen Modellelementen ......................................16

Abbildung 8: Modellierungsumgebung zur Nutzung der Berliner Prozessbibliothek ..............17

Abbildung 9: Startbildschirm .................................................................................................19

Abbildung 10: Startbildschirm der grafischen Navigation ......................................................23

Abbildung 11: Schaubild Berliner Bezirke .............................................................................24

Abbildung 12: Schaubild Berliner Ämterstruktur ....................................................................24

Abbildung 13:Übersicht der Prozesse eines Fachamtes nach Aufgabenbereich sortiert .......25

Abbildung 14: Prozesssteckbrief ..........................................................................................25

Abbildung 15: Produktbereiche .............................................................................................26

Abbildung 16: Produktgruppe, Produkte, Prozesse ..............................................................26

Abbildung 17: Der Prozesssteckbrief ....................................................................................27

Abbildung 18: Zuordnung der Modelle im Steckbrief ............................................................27

Abbildung 19: Schaubild Prozesssicht ..................................................................................28

Abbildung 20: Browseransicht eines Prozessmodells ...........................................................29

Abbildung 21: Eingabefeld der Suchfunktion ........................................................................29

Abbildung 22: Navigationspfad in der Bibliothek ...................................................................30

Änderungshistorie / Release Notes

Version Stand Autor/Bearbeiter Grund Änderungen/Kommentar

1.0. 05.03.2012 AG/JH/BR finale Version

1.1 16.03.2012 AG/JH Überarbeitung der finalen Version




Verteilerliste

Name Funktion / Firma

Frank Brockmann ZS B 2 Br - Projektleiter/SenInnSport

Birgit Stapf-Finé ZS B 2 St – Teilprojektleitung TP3/SenInnSport

Karola Gädtke ZS C 3 Ga – Teilprojektleitung TP2/SenInnSport

Documents

Konzept TP3