Kurzbeschreibung zum SelectLine CRM-Modul - · PDF fileKurzbeschreibung zum SelectLine CRM-Modul Warenwirtschaft Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und lassen Sie die Software

Kurzbeschreibung zum

SelectLine CRM-Modul

Warenwirtschaft

Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und

lassen Sie die Software für sich arbeiten.

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Kurzbeschreibung CRM-Modul

Inhaltsverzeichnis

1 SelectLine CRM-Modul ............................................................................................................... 3

1.1 Adressbereich ............................................................................................................................ 4

1.1.1. In der Bearbeitungsansicht einer Adresse ................................................................................ 4

1.1.2. Seite „Freie Felder“ .................................................................................................................... 7

1.1.3. Seite Info .................................................................................................................................... 8

1.1.4. Seite Historie .............................................................................................................................. 8

1.1.5. Kontaktbereich ........................................................................................................................... 9

1.1.6. Eigenschaften eines Kontaktes ................................................................................................. 9

1.1.7. Kontaktfunktionen...................................................................................................................... 11

1.1.8. Dateianhänge per Drag&Drop ................................................................................................... 14

1.1.9. automatisch angelegte Kontakte ............................................................................................... 15

1.2 CRM-Funktionen ........................................................................................................................ 15

1.2.1. Adressen prüfen ................................................................................................................ 16

1.2.2. Recherche .................................................................................................................................. 16

1.2.3. Serienbrief ........................................................................................................................... 19

1.2.4. Serienmail ............................................................................................................................ 20

1.2.5. Outlook-DatenExport ........................................................................................................... 21

1.2.6. Stichwort zuweisen /Stichwort entfernen ................................................................................. 21

1.2.7. Word-Dokument erzeugen ................................................................................................. 22

1.2.8. Einzel- Email ........................................................................................................................ 22

1.2.9. Stichwortsuche .......................................................................................................................... 24

1.2.10. Volltextsuche ............................................................................................................................. 24

1.2.11. TAPI- Unterstützung ................................................................................................................... 25

1.3 Kontaktübersicht ................................................................................................................ 27

1.4 Stichworte .......................................................................................................................... 27

1.5 internes E-Mail-Programm ........................................................................................................ 28

1.5.1. Einstellungen für das interne E-Mail-Programm ....................................................................... 28

1.5.2. Das E-Mail-Bearbeitungscenter ................................................................................................. 31

2 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook ....................................................... 34

2.1 Die Installation des Outlook-Add-In ........................................................................................... 34

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2.2 Das Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle ............................................................................ 35

2.3 Das Übertragen von empfangenen Emails aus MS Outlook an das CRM-Modul ..................... 39

2.3.1. die direkte Zuordnung einer einzelnen E-Mail/ mehrerer E-Mails............................................ 39

2.3.2. eine oder mehrere E-Mails über die manuelle SL Adressenzuordnung übergeben ................ 40

2.3.3. automatische Zuordnung .......................................................................................................... 41

2.3.4. weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü .......................................................................... 41

2.4 E-Mails über Outlook versenden ............................................................................................... 42

2.4.1. neue E-Mail versenden aus dem CRM-Modul .......................................................................... 42

2.4.2. zugeordnete E-Mail anzeigen/Beantworten/weiterleiten ......................................................... 43

2.4.3. neue E-Mail aus Outlook versenden ......................................................................................... 45

2.4.4. Serienmail versenden ................................................................................................................ 46

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1 SelectLine CRM-Modul In Form eines Modules für die WARENWIRTSCHAFT stellt die SelectLine ein integriertes CRM- Programm

für die Grundfunktionalitäten vor. Das Modul ist in allen Ausprägungen der Warenwirtschaft verfügbar,

Eine Nutzung in Verbindung mit dem Vertriebsmodul ist nicht möglich.

Es können Adressen und Kontakte verwaltet werden sowie Dokumente (Brief, E-Mail, Serienbrief, Serien-

mail erstellt werden. Der E-Mailversand und auch –empfang wird durch ein SelectLine-eigenes E-Mail-

programm ermöglicht, alternativ kann auch Outlook 2007/2010 über ein Add-In verwendet werden.

Der CRM-Adressenbereich stellt alle in der SelectLine Warenwirtschaft erfassten Kunden, Lieferanten

und Interessenten sowie deren Ansprechpartner dar. Alternativ können nur im CRM-Modul auch

sogenannte „freie Adressen“ samt Ansprechpartner erfasst werden. Jeder Adresse können Kontakte mit

unterschiedlichen Kontaktarten zugeordnet werden. Dies kann manuell oder als Folge einer Aktion

(Telefonat, Serienbrief usw.) geschehen.

Die Standardfunktionsleiste bietet die auch aus den anderen Selectline-Masken bekannten

Funktionalitäten. In der Leiste mit den CRM-Funktionen befinden sich Schaltflächen, um spezielle CRM-

Programmaufrufe zum Suchen oder Markieren von Adressen und für Massenaktionen wie Serienmail

und Serienbrief schnell zu erreichen.

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1.1 Adressbereich

Eine Adresse kann zwei Ausprägungen haben: eine Hauptadresse oder ein Ansprechpartner. Ein An-

sprechpartner hat immer einen Bezug zu einer Hauptadresse, während eine Hauptadresse beliebig viele

zugeordnete Ansprechpartner aufweisen kann.

Wird ein neuer Adress- Datensatz angelegt, muss bereits eine Vorauswahl getroffen werden:

• neuer Kunde

• neuer Lieferant

• neuer Interessent

• Ansprechpartner zu ….

• freie Adresse

Im Fall von neuer Kunde/ Lieferant/ Interessent wird nicht nur eine neue Adresse, sondern auch

gleichzeitig ein neuer Kunden/Lieferanten/Interessenten- Datensatz erzeugt. Es ist im CRM-Modul aber

auch möglich „einfach“ nur eine Adresse zu erfassen, ohne bereits eine Zuordnung als Kunde oder

Lieferant oder Interessent zu treffen = freie Adresse.

Ein Ansprechpartner kann immer nur zu einem bereits bestehenden Datensatz und nie losgelöst davon

erstellt werden. Als Bezug für einen neuen

Ansprechpartner wird immer der aktuelle Datensatz

herangezogen. Ist der aktuelle Datensatz eine

Hauptadresse, so wird ein neuer Ansprechpartner

angelegt.

Ist der aktuelle Datensatz ein Ansprechpartner, so bekommt der neue Ansprechpartner denselben

Bezug zur Hauptadresse.

1.1.1. In der Bearbeitungsansicht einer Adresse

Unterhalb der CRM- Funktionsleiste beginnt der Bereich zum Auflisten oder Bearbeiten der Adressen

mit vier Schaltflächen als Kopfbereich. Ganz links wird fett die Firma oder der Name und Vorname einge-

blendet. Der Anzeigebereich kann durch den sogenannten „Splitter“ (senkrechter grauer Balken) ver-

breitert werden, in dem der Splitter nach rechts bewegt wird. Die Veränderung wird arbeitsplatzspezi-

fisch gespeichert.

Die Schaltflächen haben meist eine Doppelfunktion. Es kann zu einem anderen Datensatz gewechselt

werden (Schalter <Hauptadresse>; bei einem Ansprechpartner möglich, bei einer Hauptadresse

ausgegraut)

oder

ein neuer Datensatz im Kunden-, Lieferanten oder Interessentenstamm angelegt werden.

Eine rechts neben den Schaltflächen dargestellte Nummer zeigt an, dass zu dieser Adresse bereits ein

Kunde/Lieferant/Interessent-Datensatz existiert. Dann kann mit der Schaltfläche in die Stammdaten-

maske Kunde/Lieferant/Interessent gewechselt werden.

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Ist die rechte Anzeige noch leer, kann mit der Schaltfläche ein neuer Kunde/Lieferant/Interessent

erzeugt werden.

Mit Hilfe des CRM-Modules ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde und ein Lie-

ferant und ein Interessent ist. Alle drei haben dann identische Adressdaten. Jede Änderung der

Adressdaten wirkt dann auf alle drei gleichzeitig. Alle Ansprechpartner der Adresse sind dann

gleichzeitig Ansprechpartner des Kunden und des Lieferant und des Interessenten.

Im Umkehrschluss bewirkt das Löschen einer Hauptadresse im CRM-Modul, dass auch der Kunde/

Lieferant/Interessent sowie der/die Ansprechpartner und alle bereits erfassten Kontakte entfernt

werden.

In der Listenansicht der Adressen kann durch eine Sortierung auf die Spalte „Firma“ eine eingerückte

Struktur der Ansprechpartner erreicht werden. Voraussetzung dafür ist der gleiche Inhalt im Feld

„Firma“ und die interne Zuordnung zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner.

Umgeschaltet in den Bearbeitungsmodus können dann die einzelnen Eingabefelder beschrieben und

auch geändert werden. Im Gegensatz zur herkömmlichen Adressverwaltung, stehen im CRM-Modul neu

nun folgende zwei zusätzliche Felder zur Verfügung:

• Telefon 4

• eMail2

In der linken Baumstruktur werden als separate Seiten die zugeordneten Ansprechpartner, die Freien

Felder, eine Info mit Umsatzzahlen und die Beleghistorie angeboten; bei Bedarf auch die Extrafelder.

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Im Baumeintrag werden als Unterstruktur alle bereits angelegten Ansprechpartner mit „Name.

Vorname“ untereinander aufgelistet. In der daneben dargestellten Listenansicht sind alle Felder der

Ansprechpartneradressen sichtbar und können mit dem Spalteneditor geordnet werden. Ein neuer

Ansprechpartner kann über den Schalter <Anlegen> oberhalb der Listenansicht oder durch den Schalter

<Datensatz neu> in der Haupt-Funktionsleiste angelegt werden. Dann öffnet sich der Bearbeitungsdialog

für den neuen Ansprechpartner.

Es wird ein neuer Adressen-Datensatz angelegt. Aus diesem Grunde ändert sich die Baumstruktur und

auch die Schalter für Kunden/Lieferanten/Interesssenten sind nicht mehr vorhanden. Einzig der Schalter

für den Wechsel zur Hauptadresse ist jetzt aktivier bar. Der Ansprechpartner-Datensatz wird mit so

vielen Feldinhalten wie in der Hauptadresse verfügbar, vorbelegt. Name und Vorname werden dabei

nicht übernommen. Sobald Name und Vorname gefüllt sind, werden diese beiden Felder auch oben

links neben dem Schalter <Hauptadresse> zur besseren Orientierung eingeblendet.

Da man sich nun in einem Ansprechpartner-Datensatz befindet, wird in der Baumstruktur die Seite

„Ansprechpartner“ ebenso wie „Info“ und „Historie“ deaktiviert. Wollen Sie zur Ansicht aller bereits

vorhandenen und es nun neu angelegten Ansprechpartners wechseln, betätigen Sie den Schalter

<Hauptadresse>.

Zurück in der Hauptadresse wird nun der neu angelegte Ansprechpartner ebenfalls mit in der

Baumansicht dargestellt.

Achtung: Beim Wechsel zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner werden aktive Filter deaktiviert,

da der andere Datensatz nicht der Filtereigenschaft entsprechen muss.

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Wird in der Baumstruktur auf solch einen Ansprechpartner gewechselt, werden die Adressdaten des

Ansprechpartners eingeschränkt und schreibgeschützt „nur zur Information“ eingeblendet. Es kann die

Telefonnummer bei TAPI-Unterstützung gewählt, oder eine E-Mail gesendet werden.

Sollen die Daten bearbeitet werden, muss aktiv der „Datensatz“ von Hauptadresse zum

Ansprechpartner gewechselt werden. Dazu dient der Schalter <Zur Adresse wechseln>. Mit dem

Wechsel der Adresse werden auch die angezeigten Kontakte, Stichworte und der Langtext für die neue

Adresse aktualisiert. Alternativ kann auch mit der Tastenkombination Alt + linke Maustaste auf den

Ansprechpartner in der Baumstruktur direkt zum Ansprechpartner-Datensatz gewechselt werden.

1.1.2. Seite „Freie Felder“

Freie Felder stehen wie in den Stammdaten und Belegen auch in der CRM-Adresse zur Verfügung.

Diese Freien Felder sind identisch mit den Freien Feldern im Kunden- oder Interessenten- oder im

Lieferantenstamm! Eine Änderung eines Freien Feldes in der CRM-Maske oder im Kundenstamm bewirkt

dasselbe. Die Freien Felder können mit selbstbestimmten Bezeichnungen (über den Schalter

<Feldbezeichnungen> versehen werden.

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1.1.3. Seite Info

Es wird eine Jahresstatistik der letzten drei Jahre, in Anlehnung an die Chefübersicht, und eine

Auflistung der meistverkauften Artikel angezeigt. Für die Artikelauslistung kann das auszuwertende Jahr

und die Top-Anzahl vorgegeben werden.

Die Datenanzeige ist nur bei bereits vorhanden Umsatzbelegen möglichen. Im Beispiel sind die

Umsatzdaten für den Kunden 10015 dargestellt. Handel es sich bei der Adresse um einen Kunden und

Lieferanten, werden zwei Statistiken eingeblendet.

1.1.4. Seite Historie

In der Historie werden alle Belege zur aktuellen Adresse (nicht bei Ansprechpartnern) aufgelistet. Wie in

der Historie im Artikelstamm oder Kundenstamm kann nach einem einzelnen Belegtyp selektiert

werden.

Allerdings werden in der Auflistung die Belegköpfe und nicht die einzelnen Belegpositionen angezeigt.

Wie in Listenansichten üblich, kann über das Kontextmenü oder durch Doppelklick der aktuelle

Datensatz (Beleg) geöffnet werden.

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1.1.5. Kontaktbereich

Das Herzstück des CRM-Modules bilden neben den Adressen die diesen zugeordneten Kontakte. Ein

Kontakt ist immer genau einem Adressdatensatz (Hauptadresse oder Ansprechpartner) zugeordnet.

Kontakte können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden sowie über den Extras-Schalter oder das

Kontextmenü weitere Funktionen ausgeführt werden. Um die Kontakte klassifizieren zu können, werden

Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen.

In der Listenansicht wird weiterhin in der Spalte „Anhang“ durch ein Büroklammer-Symbol dargestellt,

dass für diesen konkreten Kontakt Dateianhänge existieren. Wie viele und welche Dateien angehängt

wurden, ist nur durch „Bearbeiten“ des Kontaktes ersichtlich.

1.1.6. Eigenschaften eines Kontaktes

Die Informationen eines Kontaktes gliedern sich in mehrere Karteireiter auf. Beim Neuanlegen oder Be-

arbeiten eines Kontaktes wird der Karteireiter „Kontakt“ als Standard geöffnet.eben einem Datum

(Vorgabe aktuelles Tagesdatum) und einer Beschreibungszeile bestimmt das großzügige Langtextfeld

und die Kontaktart (Standard= Notiz) diese Ansicht.

Folgende Kontaktarten stehen standardmäßig zur Auswahl:

• Notiz

• Telefonat (Eingang)

• Telefonat (Ausgang)

• Termin

• Brief

• E-Mail (Eingang)

• E-Mail (Ausgang)

• Besuch

• Serienbrief

• Serienmail

Desweiteren kann ein Status belegt werden:

• <kein> ((Grundeinstellung)

• aufgenommen

• begonnen

• in Bearbeitung

• warten

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• bearbeitet

• erledigt

Der Wiedervorlage-Abschnitt dient zur Terminverwaltung.

Zu einem Datum und einer Uhrzeit kann genau einem Mitarbeiter (Auswahl aus der Passwortverwaltung)

eine Erinnerung gesetzt werden. Dazu muss auch das Optionsfeld „Wecker“ aktiviert werden. Dann

erscheint beim ausgewählten Mitarbeiter eine „Terminhinweis“-Maske auf dem Bildschirm. Auch ein

„vor-dem-Termin-warnen“ kann eingestellt werden.

Die Wiederholung ist für wiederkehrende Termine gedacht. Ist ein Termin erledigt worden, wird automa-

tisch ein neuer Termin entsprechend dem Wiederholungszyklus angelegt; im Prinzip ein Kopieren der

Wiedervorlagedaten mit geänderten „zum“-Datum.

Die noch offenen Termine können auch außerhalb der CRM-Maske unter Mandant -> Überblick ->

offene Termine zusammen mit den Notiz-Terminen eingesehen werden.

Einem Kontakt können eine oder mehrere Datei(en) angehängt werden.

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Dies kann durch Drag & Drop (siehe weiter unten) in die Auflistung hinein geschehen oder über den

- Schalter mit der Explorer-Auswahl. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Dateinamen-

Zeile, wird die Datei geöffnet.

Für die freie Benutzung stehen die auch aus anderen Masken bekannten Freien Felder in einem eigenen

Karteireiter zur Verfügung.

1.1.7. Kontaktfunktionen

Zu einer Adresse werden die bereits erfassten Kontakte in Listenform dargestellt. In dieser Auflistung

sind Standardfunktionalitäten und auch spezielle Kontaktart-Funktionen zulässig.

Das Anlegen eines neuen Kontaktes sowie das Bearbeiten und Löschen sind unabhängig von der

Kontaktart für jeden Kontakt möglich. Die Funktionen zum Drucken oder Kopieren eines Kontaktes sind

über den „Extra“-Schalter oder das Kontextmenü aufzurufen.

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Das Menü im Extras-Schalter ist weitgehend identisch mit dem Kontextmenü und beinhaltet auch

spezielle Funktionen, die an bestimmte Kontaktarten gebunden sind.

Der erste Abschnitt (im Beispiel „E-Mail neu“)

ist den spezielle Funktionen nach

Kontaktarten gewidmet.

Der zweite Abschnitt beinhaltet besondere

Funktionen für jeden Kontakt.

Der dritte Abschnitt beinhaltet die Druck-

Funktionalitäten

Der vierte und der fünfte Abschnitt bieten

Standard-Kontext-Funktionen zum Daten-

satz-Anlegen, -Bearbeiten und Entfernen wie

auch zum Ansicht-Aktualsieren, dem Aufruf

des Spalteneditors (nur im Kontextmenü;

nicht im Extras-Menü) und Export-

Möglichkeiten.

Im Folgenden wird nur auf die Kontakt-

Funktionalitäten des ersten und zweiten

Abschnittes eingegangen.

Je nach Kontaktart werden im Extras-Menü

unterschiedliche weitere Funktionsaufrufe angeboten.

Kontaktart „E-Mail Ausgang“ + Nutzung interner Email-Client

„E-Mail neu“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email (siehe 1.3.8. Einzel-E-Mail) mit vorbelegtem

Versende-Konto, vorbelegter Email-Absender-Adresse, der Empfänger-E-Mail-Adresse aus dem aktuel-

len Adress-Datensatz und der Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung für

das Versende-Konto. Die neue E-Mail kann versendet, gedruckt, abgebrochen oder als Entwurf

gespeichert werden.

„E- Mail anzeigen“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email. Die Mail kann nur gedruckt werden.

„E-Mail weiterleiten“ erzeugt automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail Ausgang).

Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ zugeordnet

wurde, stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.

Kontaktart „E-Mail Eingang“ + Nutzung interner Email-Client

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„E-Mail neu“ öffnet das Bearbeitungsfenster einer Email (siehe 1.3.8. Einzel-E-Mail) mit vorbelegter

Email-Absender-Adresse, der Empfänger-E-Mail-Adresse aus dem aktuellen Adress-Datensatz und der

Standard-Signatur/Benutzersignatur aus der Mandanteneinstellung.


„E-Mail beantworten“ und „E-Mail weiterleiten“ erzeugen automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail

Ausgang. „Allen Antworten“ erzeugt hingegen mehrere E-Mails, aber nur einen neuen Kontakt an der

aktuellen Adresse .

Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ zugeordnet

wurde, stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.

Kontaktart „E-Mail Entwurf“ + Nutzung interner Email-Client




„E-Mail bearbeiten und senden“ erzeugen automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail Ausgang). Die Mail

kann versendet werden oder erneut als Entwurf abgespeichert werden oder gedruckt werden.

Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Entwurf“ zugeordnet wurde,

stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.

Kontaktart „Serienmail“ + Nutzung interner Email-Client





„E-Mail weiterleiten“ erzeugt automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail Ausgang).

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Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail-Entwurf“ zugeordnet wurde,

stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.

Funktionen für alle Kontaktarten

„Datensatz kopieren“ erzeugt einen neuen Kontakt mit Übernahme alle Informationen (auch Anhänge

und Wiedervorlage). Das „Datum“ und auch das „AngelegtAm“/“Angelegtvon“ werden übernommen.

Lediglich bei Kontakten, die mit einem E-Mail-Ausgang/-Eingang des internen E-Mail-Clients verbunden

sind, kann diese Verknüpfung nicht übernommen werden. Die Verknüpfung zwischen Kontakt und Email

verbleibt beim Original-Kontakt.

„Erledigt setzen“ ändert den Status des Kontaktes auf „Erledigt“. Ein noch vorhandener offener Ter-

min/Wiedervorlage wird geschlossen; der „Wecker“ wird deaktiviert.

„Nicht erledigt setzen“ ändert den Kontaktstatus auf „aufgenommen“. Ein deaktivierter Wecker wird

nicht wieder automatisch aktiviert.

„Markierte Kontakte einer anderen Adresse zuweisen“ bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere Kon-

takte gleichzeitig zu einer anderen Adresse zu verschieben. Nur hierbei macht eine Mehrfachmarkierung

von Kontakten Sinn und wird auch berücksichtigt.

„Kontaktübersicht für Firma zuweisen“ wechselt in das Fenster „Kontaktübersicht“ und filtert dabei nur

die Kontakte der aktuellen Adresse sowie aller zugehörigen Adressen. Handelt es sich bei der aktuellen

Adresse um eine Hauptadresse (Freie Adresse, Kunde, Lieferant, Interessent) werden in der Kontakt-

übersicht alle Kontakte dieser Hauptadresse und alle Kontakte der zugehörigen Ansprechpartner auf-

gelistet. Handelt es sich bei der aktuellen Adresse um einen Ansprechpartner, werden alle Kontakte

dieses Ansprechpartners, alle Kontakte der übergeordneten Hauptadresse (Freie Adresse, Kunde, Lie-

ferant, Interessent) und alle Kontakte der weiteren Ansprechpartner der Hauptadresse angezeigt.

1.1.8. Dateianhänge per Drag&Drop

Zum „Befüllen“ von Kontakten ist es möglich, eine oder mehrere Dateien einfach über die Listendarstell-

ung der Kontakte zu ziehen. Es wird dann ein neuer Kontakt erzeugt.

Ebenso können eine oder mehrere Dateien in einen bereits geöffneten Kontakt „gezogen“ werden.

Wichtig dabei: es muss der Karteireiter „Kontakt“ im Vordergrund liegen und in den Bereich der

Dateianhänge gezogen werden.

Ein neu angelegter Kontakt wird mit der Kontaktart „Notiz“ vorbelegt, wenn die Datei(en) aus dem

Windows Explorer stammen. Dabei ist der Dateityp unerheblich.

Eine Besonderheit stellt die Übernahme von E-Mails aus Outlook 2007/ 2010 dar. Diese können ebenfalls

per Drag & Drop zu einem bereits bestehenden Kontakt (Karteireiter Dokumente) hinzugefügt werden.

Oder durch ziehen auf die Listenansicht der Kontakte wird ein neuer Kontakt angelegt. Beachten Sie,

dass der normale Mailverkehr über das weiter unten beschriebene SelectLine-Mailprogramm abläuft.

Die E-Mail wird im Outlook Nachrichtenformat (*.msg) übertragen und in der Datenbank als Datei abge-

legt (kein Link). Sind in der E-Mail Anhänge enthalten, so werden diese in der MSG-Datei ebenfalls mit

übernommen. Die Anhänge werden nicht als separate Dateien gespeichert.

Der neue Kontakt bekommt automatisch den Kontakttyp „E-Mail Eingang“ zugewiesen. In die Bezeich-

nung wird der Text „E-Mail als Dateianhang eingefügt“ eingetragen.

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Der Dateiname einer „hereingezogenen“ E-Mail setzt sich aus den beiden ersten Spalten des Outlook-

Ordners, aus dem sie übertragen werden, zusammen. Wenn möglich, werden die Spaltennamen in

eckigen Klammern mit im Dateinamen dargestellt. Zum Beispiel „[Erhalten] 05_03_2010 [Betreff] CeBit-

Teilnahme in Hannover.msg“ oder „[Von] [email protected] [Betreff] Neuer Forumseintrag.msg“.

Beachten Sie bitte, dass jeder Ordner in Outlook eine andere Spaltensortierung aufweisen kann.

Dementsprechend unterschiedlich sind dann auch die erzeugten Dateinamen. Eine Einstellmöglichkeit

für eine einheitliche Bildungsvorschrift des Dateinamens ist nicht vorgesehen.

1.1.9. automatisch angelegte Kontakte

• Neben dem Drag&Drop gibt es noch weitere Möglichkeiten, dass ein neuer Kontakt automatisch

(mit einer vorbelegten Kontaktart und teilweise einem Status aus den Mandanteneinstellungen)

erstellt wird: Kontaktart “E-Mail-Eingang“ - E-Mail aus Posteingang des SelectLine-E-

Mail-Programmes zuordnen

• Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ – Kontextmenü „E-Mail schreiben“, „E-Mail beantworten“, „E-Mail

weiterleiten“ oder CRM- Funktionsschalter „Neue E-Mail“ oder Funktionsschalter am Feld

„Email1“/“Email2“

• Kontaktart „Telefonat Eingang“ – bei aktiver TAPI-Unterstützung aus der Anrufliste heraus

• Kontaktart „Brief“ – CRM-Funktionsschalter Word-Dokument erzeugen

• Kontaktart „Serienbrief“ – CRM-Funktionsschalter Serienbrief

• Kontaktart „Serienmail“ – CRM-Funktionsschalter Serienmail

1.2 CRM-Funktionen

Die CRM-Funktionen können sich nur auf die eine aktuelle Adresse (z.B. E-Mail) oder auch auf mehrere

markierte Adressen gleichzeitig (z.B. Serienmail) beziehen. Zum Markieren mehrerer

Adressdatensätze stehen die aus der SelectLine bekannten Mechanismen ( Leertaste,

Strg+Ausw.) zur Verfügung.

Zusätzlich kann nun in der Adressliste die Anzeige nur auf die markierten Datensätze reduziert werden.

Die Markierung wirkt dann wie eine Filterung. Aufgerufen wird die Funktion „Nur markierte Datensätze

anzeigen“ ausschließlich über das Kontextmenü. Nur wenn Datensätze markiert wurden, ist die Funktion

wählbar.

Im Gegenzug kann dann, wenn nur die markierten Datensätze angezeigt werden, wieder in die Anzeige

aller Datensätze gewechselt werden.

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1.2.1. Adressen prüfen

Zwar keine Dublettenprüfung, aber eine Prüfung, ob

die ausgewählten Felder nicht leer sind. Als Ergeb-

nis wird eine Liste aller Datensätze eingeblendet,

die dieser Prüfung nicht entsprechen. Aus der Auf-

listung heraus kann jeder Datensatz geöffnet und so

bearbeitet werden, um den fehlenden Eintrag zu

ergänzen.

1.2.2. Recherche

Die Funktion „Recherche“ dient zum Selektieren von Adressdatensätzen vor dem Auslösen einer

Massenaktion wie zum Beispiel das Erzeugen eines Serienbriefes. Der Recherchedialog ist eine abge-

wandelte grafische Darstellungsform des bekannten „Trichter“-Filters.

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Als Verknüpfungsarten stehen „und“ bzw. „oder“ als Schalter zur Verfügung. Über diese Schalter kann

eine Recherche neu aufgebaut oder auch erweitert werden.

Als Datenfelder stehen nicht nur die Felder der Adress-Tabelle zur Auswahl, sondern wahlweise auch

die Tabellen Kreditoren oder Debitoren oder Interessenten. Es kann jeweils die Adress-Tabelle mit

einer der drei Tabellen (Kreditoren, Debitoren, Interessenten) kombiniert werden. Die Felder der drei

Tabellen werden durch ein vor den Feldnamen gestellten Buchstaben gekennzeichnet (Debitoren =

d.xxx, Kreditoren= k.xxx und Interessenten= i.xxx).

Wird als verknüpfte Tabelle „Debitoren“ oder „Kreditoren“ gewählt, ist auch eine kaufmännische

Abfrage nach Umsatz, Artikel oder offene Posten möglich.

Als Parameter kann dabei ein Zeitraum, eine Anzahl (Top xxx) und ein Wert angegeben werden.

Die Recherche kann selbstverständlich auch aus einer Kombination von Adress-Feldern, Kundenfeldern

und der kaufmännischen Abfrage bestehen.

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Bei allen Tabellenfeldern stehen als Auswahl an Vergleichsfunktionen

• „gleich“

• größer“

• „größer gleich“

• „wie“

• „leer“

• „ungleich“

• „kleiner“

• „kleiner gleich“

• „nicht wie“

• „nicht leer“

zur Verfügung.

Das Eingabefeld für die Vergleichskonstante komplettiert die Bedingung. In diesem „Konstante“-Feld

kann sowohl ein kompletter als auch ein Teilbegriff eingegeben werden. Groß- und Kleinbuchstaben

werden unterschieden, gleichfalls werden Variablen (? oder *) bei „wie“ bzw. „nicht wie“ unterstützt.

Die Einstellungen einer Recherche werden automatisch gespeichert, wenn die Recherche mit aus-

geführt wird. Als „Namen“ erhält die Recherche den Eintrag im Feld „Auswahl“. Das Ergebnis der

Recherche kann mit in einem zusätzlichen Fenster als Vorschau angezeigt werden.

Das Ausführen einer Recherche bewirkt immer die Einblendung

einer Mitteilung, wie viele Datensätze aktuell markiert sind.

Alle durch die Recherche ermittelten Datensätze werden dann farb-

lich markiert.

Werden mehrere unterschiedliche Recherchen nacheinander aus-

geführt, bleiben die Markierungen der vorherigen Recherchen erhalten. Gelöscht werden die

Markierungen der Datensätze durch ein einfaches „Anklicken“ eines Datensatzes mit dem Mauszeiger

oder durch den Schalter „Alle Markierungen entfernen.

Da einmal ausgeführte Recherchen gespeichert werden, können diese auch über ein Abrollmenü direkt

aus der Hauptmaske ausgeführt werden (in Anlehnung der Trichter-Filter).

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1.2.3. Serienbrief

Angelehnt an die bisherige Serienbrieffunktionalität der SelectLine wurde auf das vordergründige erzeu-

gen einer CSV-Datei über fest vorgegebene Filter verzichtet.

Zum Ausführen der Serienbrief-Funktion muss mindestens ein Datensatz in der Listenansicht

markiert sein. Dies kann durch manuelles Selektieren oder eine Kombination aus Filter und „Alles

markieren“ oder durch die oben beschriebene Recherche-Funktion erfolgen.

Nachdem Datensätze markiert wurden, lässt sich die Serienbrieffunktion öffnen. Das Vorlage-Dokument

kann ausgewählt, weiter bearbeitet oder komplett neu angelegt werden. Da die Abarbeitung des Serien-

briefes durch Microsoft Word erfolgt, muss noch eine Angabe zum Ausgabezeile (neues Dokument/

Drucker /E-Mail) getroffen werden.

Zusätzlich für das CRM-Modul kann ein Stichwort vergeben werden. Dieses Stichwort wird neu erzeugt

und an alle markierten Adressdatensätze zurückgeschrieben. Bleibt das Feld „Neues Stichwort“ leer,

erfolgt auch keine Stichwort-Vergabe.

Ebenfalls optional kann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Serienbrief für jede markierte Adresse er-

stellt werden. Das jeweilige Word-Dokument wird dann an jeden neuen Kontakt als Anhang angefügt.

Dazu muss zwingend ein Dateiname für das neue Dokument eingegeben werden. Bei Vergabe eines

Stichwortes und aktiver Option zum Kontakt-Anhang wird der Dateiname gleich dem Stichwort vorge-

schlagen.

Achtung: Wird bei einem Serienbrief an jeden Kontakt das Dokument angehängt, wächst die SelectLine

Datenbank entsprechend.

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1.2.4. Serienmail

Die Serienmail nutzt für das Versenden das im CRM-Modul integrierte E-Mail Programm. Auch hierbei

wird auf Vorlagen zurückgegriffen, die dann auf die markierten Adress-Datensätze angewendet werden.

Die Serienmail-Funktion besteht aus vier Unterfunktionen.

Am Beginn steht das Erstellen der neuer Vorlagen. Sie legen fest, über welches Konto und mit welchem

Absender die Mails versendet werden sollen. Da die Adress-Datensätze zwei E-Mailadressen haben

können, stehen für „Empfänger“ und „Kopie an“ zwei Platzhalter (@1 = Feld E-Mail1; @2= Feld E-Mail2)

zur Auswahl.

Gleichfalls stehen Platzhalter @1 bis @7 für die Ausgestaltung des Mailtextes bereit. Die Vorlage wird

mit der Betreffzeile = späterer Eintrag für den Kontakt komplettiert.

Jede E-Mail-Adresse (bzw. die zugehörige Adresse) erhält dann einen neuen Kontakt-Eintrag mit der E-

Mail als Dateianhang.

Ebenso lassen sich bestehende Vorlagen bearbeiten oder kopieren oder löschen. Dazu steht eine

weitere Unterfunktion bereit. Um zu verfolgen, welche Adresse eine bestimmte Serienmail erhalten hat,

kann man die Funktion „Historie anzeigen“ verwenden.

Schlussendlich führt die letzte Funktion „Serienmail an alle markierten Datensätze senden“ das

versenden und zuordnen der Serienmail aus.

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Hierbei wird vor dem Versenden eine Prüfung auf gültige Emailadressen ([email protected]) ausgeführt.

Fehlerhafte Adressen werden angezeigt und zur Korrektur in einem Fehlerprotokoll angeboten. Der

Serienmailvorgang muss anschließend noch einmal ausgeführt werden; die Adress-Selektion muss

wiederholt werden.

Wie beim Serienbrief wird auch bei der Serienmail die

optionale Vergabe eines Stichwortes und/oder einer

Wiedervorlage unterstützt.

Achtung: Bei einer Serienmail wird automatisch für

jede gewählte Adresse ein neuer Kontakt angelegt. Die

Email mit allen Anhängen und eingebetteten

Bildern/Dokumenten wird bei jeder Adresse abgelegt

und in die SelectLine Datenbank gespeichert. Die

Datenbank (Tabelle CRM_DOKUMENTE) wächst

entsprechend an!

1.2.5. Outlook-DatenExport

Wie aus den Stammdaten

Kunde/Lieferant/Interessent be-

reits bekannt, können Adress-

datensätze an Microsoft Outlook

übergeben werden.

Dabei kann zwischen der

aktuellen Adresse, den ge-

filterten Adressen und allen

Adressen gewählt werden. Soll-

ten Adressen bereits im Outlook-

Zielordner vorhanden sein,

werden diese durch überschrei-

ben aktualisiert. Die Feldzuordnung kann beliebig gewählt werden. Es ist auch ein kombinieren mehrerer

SL-Felder zu einem Outlook-Feld möglich.

1.2.6. Stichwort zuweisen /Stichwort entfernen

Stichworte können einer einzelnen Adresse über den Stichwortbereich zugewiesen werden. Für das Be-

arbeiten mehrerer Adressen stehen die beiden Funktion „Stichwort zuweisen“ und „Stichwort

entfernen“ parat, wenn sich der Anwender im Listenmodus befindet.

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1.2.7. Word-Dokument erzeugen

Mit der CRM-Funktion „Word-Dokument erzeugen“ werden an eine auszuwählende Vorlage Adressfeld-

Informationen übertragen. Im Word-Programm kann dann der Text des Briefes weiterbearbeitet werden.

Vorbelegt ist, dass automatisch ein neuer Kontakt (Kontaktart „Brief“) angelegt wird. Die Beschreibungs-

zeile des neuen Kontakteintrages kann bereits erfasst werden.

Nach dem Schließen von Word wird das

Word-Dokument dann als Dateianhang

zum neuen Kontakt in der Datenbank

abgelegt. Die Erstellungsweise der Vorla-

gen entnehmen Sie bitte dem Dokument

„SelectLine Programmübergreifendes

Version 11“.

1.2.8. Einzel- Email

Eine E-Mail kann von verschiedenen Stellen aus erstellt werden. Über den Schalter in der CRM-

Funktionsleiste wird dabei die meist verwendete sein.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich aus dem Kontextmenü der Kontakte („E-Mail neu“) oder über direkt

über den Funktionsschalter am E-Mail-Feld (automatisch wird ein neuer Kontakt angelegt).

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zum Erstellen der E-Mail mit einer Vorbelegung des Absenders

und des Empfängers (wenn das E-Mail-Feld an der aktuellen Adresse gefüllt ist) sowie dem Konto zum

Versenden. Ebenso ist im Text der E-Mail eine Signatur vorhanden, wenn eine Vorbelegung in den

Mandanten-Einstellungen erfolgte.

.

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Im linken oberen Bereich können mittels eine Explorers Mail-Anhänge zugefügt oder Dateien auch per

Drag&Drop hineingezogen werden.

Das Schreiben des E-Mail-Textes kann als normaler Text oder mittels der Formatierungsmöglichkeiten

auch in Ausrichtung, Schriftart und Schriftstil variiert werden. Der Editor bietet noch weitere Möglichkeit-

en zur Gestaltung der E-Mail, die als Schalter oder (umfangreicher) durch das Kontextmenü im E-Mail-

Text aufgerufen werden können. So ist beispielsweise auch eine Darstellung in HTML-Format, das

Einfügen von Bildern oder Linien möglich.

Wird die E-Mail nicht sofort versendet, kann diese auch als Entwurf abgespeichert und erst später ver-

sendet oder weiterbearbeitet werden.

Automatisch wird ein neuer Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail Ausgang“ angelegt und der Inhalt der

Betreffzeile in die Bezeichnung der E-Mail übernommen. Der Mailtext wird in das Memofeld des Kontakt-

es übertragen und die Datei-Anhänge werden als angehängte Dokumente zugeordnet.

Falls die originale E-Mail bearbeitet oder weitergeleitet werden soll. ist dies nicht aus dem Kontakt

heraus möglich. Im Kontextmenü der Kontaktauflistung sind Funktionalitäten zum „E-Mail weiterleiten“

und „E-Mail anzeigen“ vorhanden.Um beim Erstellen von E-Mails auch verschiedene Layouts zu ver-

wenden, können sogenannte „Vorlagen“ erstellt und dann entsprechend ausgewählt werden.

Wird eine neue E-Mail über den Schalter in der CRM-Funktionsleiste erzeugt, öffnet sich eine Aus-

wahlliste an Funktionen.

Mit „Neue E-Mail“ wird, wie bereits oben beschrieben eine „leere Email“ mit hinterlegter Signatur

erzeugt und steht im Bearbeitungsfenster zur Vervollständigung bereit.

Mit „Neue E-Mail nach Vorlage“ öffnet sich die Auflistung der hinterlegten E-Mailvorlagen. Wählen Sie

eine Vorlage aus und das Bearbeitungsfenster der E-Mail öffnet sich. Nun können Sie die E-Mail ver-

vollständigen und dann versenden, als Entwurf speichern oder verwerfen.

Mit „Neue Vorlage“ wird das normale Bearbeitungsfenster wie auch bei „Neue E-Mail“ geöffnet. Der

HTML-Editor steht wie gewohnt zur Verfügung. Erstellen Sie nun das gewünschte Layout mit Linien,

Bildern, Texten usw. und speichern die Vorlage über das Diskettensymbol.

Mit „Vorlagen bearbeiten“ wechseln Sie in die Ansicht der bereits vorhanden E-Mailvorlagen. Wählen

Sie hier einen Datensatz aus und die Vorlage wird im Bearbeitungsfenster geöffnet. Nun können Sie

Veränderungen vornehmen und die Vorlage wieder abspeichern oder auch die Änderungen verwerfen.

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Beispiel für eine Vorlage mit Platzhaltern/ und gefüllt mit Adressdaten:

1.2.9. Stichwortsuche

Mit Hilfe dieser Sucheingabe können alle Adressen gefunden werden, denen genau das eine eingege-

bene Suchwort zugeordnet wurde.

Eine fragmentelle Suche oder eine Suche nach mehreren Suchworten wird nicht unterstützt. Es muss

dabei das komplette Suchwort eingegeben werden. Zur Unterstützung kann über den Schalter aus den

bisher angelegten Stichworten eines in das Suchfeld übernommen werden. Über den Schalter öffnet

sich ein Auswahlfenster mit allen Stichworten.

Angezeigt werden alle Adressdatensätze, denen genau das gesuchte Stichwort zugeordnet wurde. Bei

einer aktiven Suche (durch <Enter> nach der Eingabe des Suchbegriffes oder Mausklick auf den

Schalter ) ändert sich der Schalter rechts am Eingabefeld von auf .

Wieder aufgehoben wird die Suche durch einen Mausklick auf das und die Farbe wechselt wie-

der und es werden alle Adressdatensätze wieder angezeigt.

1.2.10. Volltextsuche

Der in das Suchfeld eingegebene Begriff kann im Gegensatz zur Stichwortsuche auch nur einen Teil des

eigentlichen Suchbegriffes umfassen. Es werden im Gegensatz zum Quickfilter zwei Tabellen

durchsucht; die Adressen- und die Kontakte-Tabelle.

Die Volltextsuche schließt folgende Bereiche ein:

• alle Felder der Adressen (Haupt- und Ansprechpartner), auch die Extrafelder

• den Inhalt des Memofeldes der Adressen

• die Kontakt-Felder „Beschreibung“, „FreierText1“ und „FreierText2“

• den Inhalt des Memofeldes der Kontakte

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Es werden als Suchergebnis nur die Datensätze angezeigt, die in einem Feld den

Suchbegriff enthalten.

Dabei gelten für die Anzeige folgende Regeln:

• wird der Suchbegriff in den Adressfeldern oder dem Adressen-Memofeld gefunden, werden die

Kontakte nicht aufgelistet

• wird der Suchbegriff in Kontakten oder im Kontakt-Memofeld gefunden, wird der zugehörige

Adressdatensatz und nur der/die Kontaktdatensätze angezeigt, welche den Suchbegriff

beinhalten. Alle anderen Kontaktdatensätze werden ausgeblendet!

1.2.11. TAPI- Unterstützung

Im CRM-Modul steht die gleiche Funktionalität in Sachen TAPI wie in der Warenwirtschaft zur Verfügung

(entsprechend der Ausprägung /Platin bzw. Diamond).

Wie aus der Warenwirtschaft bekannt, muss die TAPI-Schnittstelle einmal je Arbeitsplatz konfiguriert

werden und kann dann zur Anruferkennung für eingehende Telefonate und zum Führen ausgehender

Telefonate genutzt werden.

Die Masken für die Anruferkennung bei aktivem CRM-Modul ähneln dabei den bisher bekannten

Masken.

Neu ist, dass nun nicht mehr jeder Anruf eine eigene Maske öffnet, sondern alle Anrufe in einer neuen

„Anrufliste“ dargestellt werden. Wird die Telefonnummer erkannt, werden Firma (bei Hauptadressen)

und Name/Vorname (bei Ansprechpartnern) sowie die Anschrift eingeblendet.

Wird die Telefonnummer nicht gefunden, wird der Anruf mit „Unbekannter Anrufer“ betitelt. Dann sind

die Schalter „Adresse anzeigen“ und „Kontakt anlegen“ deaktiviert.

Es kann auch vorkommen, dass eine Telefonnummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Bevor

ein Anruf als „Unbekannter Anrufer“ betitelt wird, versucht die SelectLine „ähnliche“ Telefonnummern

aufzulisten. Dabei werden von der anrufenden Telefonnummer die letzten drei Stellen entfernt und eine

zusätzliche „Dialogauswahl“-Maske geöffnet.

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Wird hier ein Datensatz ausgewählt, wird dieser Eintrag in die Anrufliste übernommen. Bei „Abbruch“

erfolgt kein Eintrag in die Anrufliste.

Bei ermittelter Telefonnummer kann über den Schalter „Adresse anzeigen“ in die CRM-Ansicht auf die

zugehörige Hauptadresse/ den Ansprechpartner gewechselt werden. Mittels des Schalters „Kontakt

anlegen“ wird auch in die CRM-Ansicht auf die Hauptadresse/den Ansprechpartner gewechselt und

dann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart „Telefonat (Eingang) angelegt und zum Bearbeiten geöffnet. In

die Bezeichnungszeile tragen wir automatisch „Anruf“ + Firma/ Name + Vorname + „am“ +

Datum/Uhrzeit des Anrufes ein. Als Termin wird das Tagesdatum gesetzt und letztendlich steht der

Cursor im Memofeld zur

Texterfassung bereit.

Für ausgehende Telefonate wird ist das Verhalten seit der Version 11.1.0 ähnlich.

Dazu muss die Benutzereinstellung „Bei ausgehenden Anrufen Kontakt anlegen“ aktiviert werden

(Applikationsmenü-> Einstellungen-> Seite CRM).

Wird dann über den Telefonschalter an einem der 4 Telefonfelder der Adresse ein Anruf initiert, wird

automatisch ein neuer Kontakt geöffnet. Die Kontaktart ist mit „Telefonat(Ausgang)“ vorbelegt und in

Bezeichnung wird „Anruf an“ + Name + Telefonnummer + „am“ + Datum+ Uhrzeiteingetragen. Wegen

dieser Vorbelegung ist der neue Kontakt bereits in der Datenbank angelegt worden. Ein „Abbruch“ in der

Kontaktmaske bewirkt deshalb kein Löschen des offenen Kontaktes.

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1.3 Kontaktübersicht

Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen bietet die Kontaktübersicht eine Auflistung aller

Kontakte. Während im CRM-Adressenbereich jeweils nur die Kontakte zu einer konkreten Adresse auf-

gelistet werden, sind in der Kontaktübersicht alle vorhandenen Kontakte aller Adressen in einer Liste zu

sehen.

Es ist nicht vorgesehen, in dieser Ansicht neue Kontakte anzulegen. Ein einzelner Kontakt kann zwar be-

arbeitet werden, das Hauptaugenmerk wurde jedoch auf das Suchen/Filtern einzelner oder mehrerer

Kontakte gelegt. Nach allen Spalten kann sortiert werden und neben dem Quickfilter wurden Filter nach

Kontaktart und nach Statusart mit integriert.

Weiterhin wurde ein sogenannter Firmenfilter in der Kopfzeile geschaffen. Ausgehend von dem

aktuellen Kontakt in der Auflistung werden alle anderen Kontakte der Adressen und der zugeordneten

Ansprechpartner gefiltert. Somit kann man alle Kontakte einer Firma filtern.

Hat man einen Kontakt gefunden und möchte diesen nun in der CRM-Adressen-Ansicht sehen und/oder

weiterbearbeiten, so gelangt man über den Schalter in der Kopfleiste in CRM-Adressenansicht. Es

wird die zum Kontakt gehörende Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet und in der Auflistung der

Kontakte ist der gewählte Kontakt aktiv.

1.4 Stichworte

Im Stammdaten-Dialog können alle Stichworte aufgelistet, neu angelegt, geändert oder auch gelöscht

werden. Der Dialog wird als untergeordneter Menüpunkt der CRM-Adressen aufgerufen.

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1.5 internes E-Mail-Programm

Das Empfangen und Versenden von E-Mails wird einzig über unser SelectLine-eigenes E-Mailprogramm

unterstützt. Dies ist ein Bestandteil des CRM-Modules. Bei Verwendung fremder E-Mailprogramme

erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten.

Lediglich vom Microsoft Outlook können Mails per Drag&Drop in einen Kontakt als Anhang

hineingezogen werden.

1.5.1. Einstellungen für das interne E-Mail-Programm

Zur Konfiguration finden Sie in den Mandanteneinstellungen einen eigenen Abschnitt „E-Mail“. Dieser

teilt sich in fünf Abschnitte auf.

1. Interne Mailfunktion

Diese Option steuert das Verhalten beim Versenden von E-Mails. Ist Sie deaktiviert, werden alle

weiteren Mandanteneinstellungen zur E-Mail deaktiviert. Weiterhin wird das E-Mail-Bearbei-

tungscenter deaktiviert. Für das Versenden von E-Mails über den Schalter an E-Mail-Feldern

wird fortan der im Betriebssystem eingestellte Standard-MAPI-Client (das Standard-Mail-Pro-

gramm) benutzt.

2. Optionen

• in welchem Zeitraum sollen alle angelegten E-Mailkonten vom jeweiligen Mailserver abgefragt

werden

• ungelesene E-Mails werden im fett im E-Mail-Bearbeitungscenter dargestellt. Ist man länger als

die angegeben Zeitspanne auf einem E-Mail-Eingang, so wird der „Fett“-Status geändert und die

E-Mail gilt als gelesen. Diese Anzeige (gelesen/ungelesen) erfolgt benutzerunabhängig; wird eine

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E-Mail durch einen Benutzer als gelesen dargestellt, gilt diese für alle weiteren Benutzer auch

als gelesen.

• E-Mails als Text oder mit HTML-Formatierung versenden. Nur mit aktiver Option ist der HTML-

Editor beim Schreiben von E-Mails aktiv.

3. E-Mail Kontakt

• „Status nach Zuordnung“ setzt den Status an einem neuen Kontakt, welcher aufgrund des

Zuordnens einer E-Mail (im E-Mail-Bearbeitungscenter) zu einer Adresse automatisch angelegt

wurde

• „Adresse nach Kontaktzuordnung anzeigen“. Wird eine Email aus dem E-Mail-

Bearbeitungscenter einer Adresse als Kontakt zugewiesen, kann genau diese Adresse in der

CRM-Adressenmaske als aktuelle Adresse angezeigt und damit auch der gerade neu angelegte

Kontakt.

• „Status nach dem Versenden“ ;wird eine E-Mail neu erstellt und versendet, so wird dem

zugrunde liegenden Kontakt automatisch dieser Status zugewiesen.

4. Interne Mailfunktion für Druckziel E-Mail

In der Warenwirtschaft kann beim Ausdrucken von z.B. Belegen ein Druckziel (Drucker,

Bildschirm, E-Mail…) angegeben werden. Wird diese Option aktiviert, so wird wie bisher eine E-

Mail erstellt und der Ausdruck als Datei angehängt. Zusätzlich wird nun als „Absender“ das

eingestellte E-Mailkonto verwendet und ein neuer Kontakt (Kontaktart E-Mail Ausgang) angelegt.

Das passiert nur, wenn die Empfänger-E-Mail-Adresse auch in den CRM-Stammdaten (Felder E-

Mail1 oder E-Mail2) gefunden und damit eine Zuordnung des neuen Kontaktes zu einer Adresse

erfolgen kann. Es erfolgt keine weitere Abfrage oder Benachrichtigung wegen dem neuen

Kontakt.

„Signatur in den E-Mail Text einfügen“ verwendet zusätzlich die eingestellte Signatur auch für E-

Mails, die aus dem Druckziel E-Mail entstanden sind.

„Sichere Rückmeldung des Versandes (Sendeformular modal) – Ist diese Option aktiv, wird das

E-Mailfenster erst geschlossen, wenn der E-Mail-Versand-Prozess beendet wurde. Der

Anwender kann nicht in ein anderes Fenster wechseln, um einen andere Arbeit fortzusetzen.

Ohne diese Option kann in der Warenwirtschaft in ein anderes Fenster gewechselt werden,

obwohl der Versand noch nicht abgeschlossen wurde.

5. E-Mail Konten verwalten

Hier können die für den Empfang und den Versand zu verwendenden E-Mail-Adressen sowie die

Server-Einstellung konfiguriert werden. Es können beliebig viele Konten eingerichtet werden. Je

E-Mail-Konto öffnet sich ein neues Eingabefenster.

In einem E-Mailkonto werden Vorgaben für den Empfang und den Versand von E-Mails sowie den Auf-

bau der Signatur beim Schreiben einer E-Mail festgelegt. Ein Mailkonto kann zusätzlich als „Privatkonto“

deklariert werden. Erfolgt dies durch eine Kürzelzuordnung aus der Passworttabelle heraus, so wird

solch ein Konto im E-Mailbearbeitungscenter nur angezeigt, wenn der gewählte Benutzer angemeldet

ist. Alle anderen Benutzer sehen diese Mailein- und ausgänge dann nicht.

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Ebenso werden hier die Verbindungseinstellungen zum POP3 und SMTP-Server vorgenommen. Beach-

ten Sie die Option „Mails auf dem Server löschen“ beim E-Mailempfang. Diese ist standardmäßig

aktiviert.

Die Signatur kann als Text oder im HTML-Format eingegeben werden (mittels Kontextmenü „Editor“ auf-

rufen). Beachten Sie, dass diese Signatur für das gewählte Konto gilt. Bei mehreren Konten muss die

Signatur auch mehrmals hinterlegt werden.

Es kann eine allgemeine Signatur oder eine Signatur für den aktuellen Benutzer (Benutzerkürzel der

SelectLine) hinterlegt werden. Wechseln Sie die Ansicht dazu mit den Schaltern „Allgemein“ bzw.

„Nutzer (xx)“. Der aktive Schalter ist farblich hervorgehoben und bei eine hinterlegt Benutzer-Signatur

befindet sich ein „Haken“ im Schalter. Die Benutzer-Signatur wird bevorzugt vom Programm verwendet.

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Die allgemeine Signatur wird in den Mandanteneinstellungen gespeichert; für die Benutzer-Signaturen

gibt es eine eigenständige Tabelle in der Mandanten-Datenbank.

1.5.2. Das E-Mail-Bearbeitungscenter

In Form einer Baumstruktur werden die Emails nach Eingang/Ausgang /weitere angeordnet. Der vorein-

gestellte Filter „Alle E-Mails zeigen“ richtet sich immer nach dem Standort in der Baumstruktur. Steht

man auf Eingang, werden nur „alle E-Mails“ des Eingangs angezeigt. Bitte beachten!

Der Quickfilter hilft wie auch die Suchfunktion in der Menüleiste bei der Suche in beliebigen Feldern der

E-Email-Auflistung.

Zur aktuellen E-Mail kann im mittleren Bereich eine Vorschau als Text oder in HTML-Formatierung

erfolgen. Auch können die Anhänge detailliert aufgelistet oder der Mailkopf dargestellt werden.

Im unteren „gelben“ Bereich können die CRM-Anwender zu einer E-Mail einen beliebig langen

Bemerkungstext hinterlegen und auch abspeichern. Der „gelbe“ Bereich wird durch den Schalter „Notiz

zeigen“ aktiviert.

Die Menüzeile bietet Funktionen zum E-Mail-Abruf ( ),

zum Beantworten ( ) und Weiterleiten ( ) der aktuellen E-Mail. Eine E-Mail kann unwideruflich ( )

oder über das Kontextmenü nur in den gelöscht-Ordner verschoben werden. Ebenso sind Schalter zum

Drucken( ) und Suchen ( ) vorgesehen.

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Die Suche in den Ein- und/oder Ausgangsmails ist dabei nach verschiedenen Optionen möglich.

Der Suchbegriff kann dabei in verschiedenen Felder

kombiniert gesucht werden. Es ist eine Mehrfach-

Markierung möglich.

• im Betreff

• in der E-Mail Adresse

• in der Notiz der E-Mail

• in Dateinamen von Anhängen

• in textbasierten Dateianhängen

Der Funktionsaufruf ist auch mit der Tastenkombination Strg + F möglich. Innerhalb der Suchmaske kann

sich mit Tab/ Enter- oder Pfeil hoch/Pfeil runter-Taste bewegt werden. Enter im Suchbegiff startet sofort

die Suche!

In der Baumstruktur werden alle in den Mandanteneinstellungen definierten E-Mailkonten angezeigt.

Getrennt nach Eingang und Ausgang. „Blau“ sind Konten mit

Benutzerbindung (Privatkonten) dargestellt. Diese sind nur sichtbar für

den betreffenden Benutzer.

Eine Zahl in Klammern stellt die Anzahl der ungelesenen E-Mails dar.

Auch die Entwürfe (gespeicherte noch nicht versendete E-Mailausgänge)

und Vorlagen für Einzel- und Serien-E-Mail werden hier abgebildet.

E-Mails können unwiderruflich gelöscht werden oder in ein „gelöscht“-

Verzeichnis verschoben werden.

Die E-Mails werden entsprechend der in den Mandanteneinstellungen vorgegeben Zeitspanne automa-

tisch abgerufen. Mit dem Schalter oder F5 kann der Postverkehr auch manuell abgerufen werden.

Die empfangenen und auch gesendeten E-Mails können aus dem Bearbeitungscenter heraus auch

weitergeleitet oder gelöscht werden.

Der Mailtext kann sowohl als „Text“ als auch im „HTML“-

Format betrachtet werden.

Noch nicht gelesene E-Mails werden immer „fett“ dargestellt.

Sobald man sich länger als die vorgegebene Zeitspanne

(Konfiguration Mailkonto/ siehe oben) auf einer noch nicht

gelesenen E-Mail befindet, wird die E-Mail als gelesen

markiert. Diese Regelung gilt benutzerunabhängig!

In der Auflistung der E-Mails kann ein Kontextmenü mit der

rechten Maustaste aufgerufen werden.

Die aktiven Funktionen richten sich nach der Art der E-Mail und der damit verbundenen

Möglichkeiten.

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„E-Mail beantworten“ und „E-Mail weiterleiten“ erzeugen automatisch einen neuen Kontakt (E-Mail

Ausgang), wenn die E-Mail bereits einer Adresse zugeordnet wurde. „Allen Antworten“ erzeugt

hingegen keinen neuen Kontakt.

Das „E-Mail löschen“ Verschieben in den Ordner „Gelöscht“ erfolgen. Aus dem „Gelöscht“- Ordner

können gelöschte E-Mails auch wiederhergestellt werden (E-Mails wiederherstellen). Umgekehrt

kann auch der gesamte Ordner „Gelöschte“ auf ein Mal geleert werden. Wird eine E-Mail im „Gelöscht“-

Ordner gelöscht, kommt eine Abfrage, ob unwiderruflich gelöscht werden soll.

Verbindung E-Mail <-> Kontakt

Hauptaugenmerk liegt im E-Mail-Bearbeitungscenter auf dem Zuordnen einer E-Mail zu einer Adresse

als neuer Kontakt mittels des Schalters . Dabei sind zwei Szenarien möglich:

1. die E-Mail-Absenderadresse wird in den Adressdaten gefunden = Vorauswahl der ersten

gefundenen Adresse

2. es wird die E-Mailadresse nicht in den Adressdaten gefunden = eine Auswahlliste aller Adressen

und Ansprechpartner öffnet sich.

Die E-Mail wird als neuer Kontakt zur gewählten Adresse eingetragen. Die Kontaktart wird mit „E-Mail

(Eingang)“ belegt. Das Datum des neuen Kontaktes entspricht dem Datum der E-Mail (nicht das Tages-

datum beim Zuordnen) mit Uhrzeit. In die Bezeichnung wird der „Betreff“ und in das Langtextfeld der

Bodytext der E-Mail übertragen. Es erfolgt nur eine Darstellung als sogenannter „Plaintext“ und nicht im

HTML-Format. Alle Anhänge der E-Mail werden als zugeordnete Dokumente gehandhabt.

Die Original-E-Mail bleibt weiterhin im E-Mail-Bearbeitungscenter und bekommt den „grünen“ zugeord-

neten Status. Das bedeutet, dass Dateianhänge nicht am Kontakt sichtbar sind. E-Mail-Dateianhänge

können nur im „E-Mail-Bearbeitungscenter – Seite Eingang bzw. durch das „E-Mail anzeigen“ aus dem

Kontextmenü des Kontaktes im Original angesehen und bearbeitet werden.

Ist eine Mail einer Adresse zugeordnet

worden, kann von solch einer „grünen“ E-

Mail aus dem Bearbeitungscenter auch

direkt in die CRM-Maske zur konkreten

Adresse / Kontakt gewechselt werden.

Nur bei bereits zugeordneten E-Mails ist der

Schalter (Adresse des Kontaktes

anzeigen) aktiv. Wechselt man, befindet man

sich sodann in der Adressen-Maske auf dem

konkreten Kontakt.

Am Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail

(Eingang)“ kann ebenfalls ein Kontextmenü

aufgerufen werden.

Speziell bei einer zugeordneten E-Mail kann

• E-Mail anzeigen

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• E-Mail beantworten

• E-Mail weiterleiten

• Allen Antworten

als Funktionen aufgerufen werden.

Hinweis: Ein Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail (Eingang)“ kann auch manuell angelegt werden. Dann

ist die Funktionsauswahl im Kontextmenü begrenzt. Gleiches gilt für Kontakte, in welche per DragDrop

aus Outlook eine Mail „gezogen“ wird.

2 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook Das CRM-Modul kann neben dem internen Emailclient auch alternativ mit MS Outlook zum Senden und

Empfangen von Emails eingerichtet werden.

Dazu ist es notwendig, auf jedem betroffenen Arbeitsplatz die Installation eines Add-In für MS Outlook

durchzuführen. Die Verbindung selbst erfolgt über die COM-Anbindung der SelectLine Warenwirtschaft,

die nach der Installation eingerichtet werden muss.

Das Add-In wird von SelectLine separat bereitgestellt und unterstützt MS Outlook 2007 und 2010. Ältere

Versionen von MS Outlook werden nicht unterstützt.

2.1 Die Installation des Outlook-Add-In

Zur Durchführung der Installation vergewissern Sie sich, dass Administratorrechte vorhanden sind und

eine Verbindung mit dem Internet besteht. Es müssen während der Installation Programmbestandteile

von Microsoft Visual Studio aus dem Internet geladen werden. In mehreren Fenstern werden Sie durch

die Installation geführt, die Ihren Abschluss in folgender Meldung findet.

Zur Sicherheit sollten Sie den Arbeitsplatz-Rechner neu starten und dann erst MS Outlook öffnen.

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2.2 Das Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle

Nach der erfolgreichen Installation bekommen Sie zwei Neuerungen in MS Outlook zu sehen.Neue

Funktionen/Funktionsschalter und zusätzliche Spalten.

Es steht Ihnen eine neue Symbolleiste zur Verfügung, die Sie beliebig platzieren können.

In der Menüzeile gibt es einen neuen Menüpunkt „SelectLine“. Dieses Menü enthält die gleichen

Funktionen wie die Symbolleiste.

Die Verbindung zur Warenwirtschaft wird mittels der COM-Anbindung zur SelectLine Warenwirtschaft

hergestellt. Dazu muss aus dem Menü „SelectLine“ oder in der Symbolleiste „SL Einstellungen“ aufgeru-

fen werden.

Rufen Sie nun die „SL Einstellungen“ auf, und konfigurieren das Add-In. Stellen Sie dazu den

Startmodus ein, „Verbinden“ sich probeweise, wählen dann einen Mandanten und

aktualisieren die Stati-Anzeige.

Auf dem Karteireiter „Allgemeine Einstellungen“ wird der Startmodus für die COM-Verbindung vorgege-

ben. Als Startmodus stehen zur Auswahl

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• manuell

die Verbindung muss jedes Mal per Hand in den SL-Einstellung durch den Schalter

aktiviert werden

• manuell oder bei der automatischen Adressenzuordnung

wie bei manuell; nur wenn weiter unten in den Einstellungen die „Automatische Zuordnung“

aktiviert wurde, wird automatisch versucht, eine Verbindung zur Warenwirtschaft aufzubauen

• beim Start

jedes Öffnen von MS Outlook aktiviert die COM-Verbindung

Je nach Anmeldemodus für die Warenwirtschaft (Windows- oder SQL-Anmeldung) erfolgt die Verbindung

zur Warenwirtschaft ohne (Windowsanmeldung) oder mit Dialog zum Eingeben des Anmeldenamen und

des Passwortes (bei der SQL-Anmeldung).

Mit Hilfe des - Schalters kann bei manuellem Startmodus eine Verbindung zur Warenwirtschaft

geschaffen werden. Ist eine Verbindung hergestellt ändert sich die Beschriftung des Schalters in

„Trennen“ und die Verbindung kann über diesen Schalter unterbrochen werden. Rechts neben dem

Schalter wird der aktuelle Zustand

Spätestens mit dem Schließen von MS Outlook wird die COM-Verbindung zur Warenwirtschaft automa-

tisch unterbrochen.

Damit auch ein spezieller Warenwirtschaftsmandant für den Datenabgleich angesprochen werden kann,

sollte über den - Schalter ein konkreter Mandant festgelegt werden. Wird kein

Mandant festgelegt, so verwendet die COM-Verbindung immer den aktuellen bzw. zuletzt geöffneten

Mandanten des Benutzers. Rechts neben dem Auswahl-Schalter wird dann der Mandantenname ange-

zeigt.

Im Status-Fenster werden die im CRM-Modul der Warenwirtschaft vorhandenen verschiedenen Stati

aufgelistet. Ist keine Anzeige vorhanden oder fehlen Stati, benutzen Sie den -

Schalter.

Im Abschnitt „Automatische Zuordnung“ können Sie diese aktivieren und einen Vorgabe-Status

definieren.

Eine aktive automatische Zuordnung bewirkt, dass eine empfange Email sofort in das CRM-Modul

übertragen wird, wenn die Absender-Emailadresse in den CRM-Adressen bekannt ist. Es wird dann für

diese Adresse ein neuer Kontakt (Kontaktart: Email-Eingang) mit dem vorbelegten Status angelegt.

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Auf dem Karteireiter „Sprache“ wählen Sie eine der möglichen Sprache zum Umschalten der

Beschriftung in den Einstellungen des Add-In. Die Sprache wirkt sich auf alle Add-In-Anzeigen und –

Symbolleisten sowie Spaltenüberschriften (SL Adresse, SL Sperre…) aus. Auf die ordinären MS-Outlook-

Beschriftungen hat die gewählte Sprache keinen Einfluss.

Der Karteireiter „Direkte Zuordnung“ belegt den Status vor, den der neue Kontakt im CRM-Modul

erhalten soll, wenn eine Email über die Kontext-Funktion „SL E-Mail direkt zuordnen“ oder den

entsprechenden Schalter aus der SL-Symbolleiste zugewiesen wird.

Die Option „Privatkontakt“ kann belegt werden und wird auch an den Kontakt übertragen. Jedoch ist im

CRM-Modul für den „Privatkontakt“ noch keine Funktionalität programmiert worden.

Der Karteireiter „Info“ gibt Auskunft zum SelectLine Outlook-Add-In und der Verbindung zur Warenwirt-

schaft, wenn diese hergestellt ist. Diese Information kann man über den Schalter „Info speichern… in

einem beliebigen Verzeichnis als Text-Datei ablegen und für Supportzwecke weiter nutzen.

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weitere Funktionalitäten

Befinden Sie sich in einem Outlookordner (mit Email-Bezug), wird das Kontextmenü um SelectLine-

Funktionen erweitert.

Desweiteren werden Ihnen neue Spalten z.B. im Posteingang (betrifft alle Ordner mit E-Mail-Bezug)

eingeblendet. Dies ist nur möglich, wenn Sie über „SL Einstellungen“ eine aktive Verbindung zur

Warenwirtschaft herstellen.

Besteht diese, können Sie in der Ordnerstruktur von Outlook per Kontextmenü (auf den jeweiligen Ord-

ner /Unterordner) die Funktion aufrufen. Mittels dieser

Funktion werden die beiden Spalten „SL Adresse“ und SL Sperre“ für konkret den aktuellen Ordner als

neue Spalten eingefügt. Dies müssen Sie für jeden Ordner wiederholen, wo Sie diese Felder sehen

möchten.

Die Spalte SL Adresse zeigt den Namen/die Firma aus dem CRM-Modul an, wenn die E-Mail bereits an

das CRM-Modul übergeben wurde. SL Sperre verhindert die Übertragung in das CRM-Modul.

Sollten die Spalten nicht automatisch eingeblendet werden, können Sie diese beiden und noch weitere

über die Outlook-Feldauswahl zur Standard-Spaltenansicht hinzufügen. Dies muss nur einmalig

geschehen.

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Id-Adresse – zeigt die interne Adressnummer aus dem CRM-

Modul an; bei Ansprechpartnern

SL Adresse – zeigt den Namen / die Firma der CRM-Modul-

Adresse an

SL Id - zeigt die interne Adressnummer aus dem CRM-Modul

an

SL Sperre – verhindert die Übergabe an das CRM-Modul.

2.3 Das Übertragen von empfangenen Emails aus MS Outlook an das CRM-

Modul

Die im Outlook empfangenen E-Mails können über drei Wege eine Zuordnung und Übertragung in das

SelectLine Warenwirtschaft CRM-Modul erfahren:

1. direkte manuelle Zuordnung einer einzelnen E-Mail

2. mehrere E-Mails an eine CRM-Adresse durch Mehrfachmarkierung zuordnen

3. eine empfangene E-Mail wird automatisch zugeordnet, wenn der Mailabsender als CRM-

Adresse identifiziert werden kann

Der neue Kontakt im CRM-Modul erhält immer die Kontaktart „E-Mail (Eingang)“ und hat als einen

Anhang immer die Original-Mail in Form einer MSG-Datei.

2.3.1. die direkte Zuordnung einer einzelnen E-Mail/ mehrerer E-Mails

Bei der direkten Zuordnung wird vorausgesetzt, dass die E-Mail-Adresse des Absenders genau einer

CRM-Adresse (Feld Email oder Email2) zugeordnet werden kann.

Die direkte Zuordnung kann aus der SL-Symbolleiste oder aus dem Kontext-Menü als „SL E-Mail direkt

zuordnen“ aufgerufen werden. Dabei können eine oder auch mehrere E-Mails markiert sein. Für jede E-

Mail wird gesondert eine passende Adresse im CRM-Modul gesucht. E-Mails, die mit einer „SL Sperre“

belegt sind, werden nicht zugeordnet.

Als Ergebnis werden nur bei einem Misserfolg Mitteilungen auf dem Bildschirm angezeigt.

z.B.

Ist die Zuordnung erfolgt, werden für die E-Mail die SL-Spalten gefüllt.

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So wird dann zum Beispiel in der Spalte „SL Adresse“ die Firma/der Name der Adresse eingeblendet, in

SL Id (hier zusätzlich eingeblendet) erkennt man die CRM_Adresse_Id.

2.3.2. eine oder mehrere E-Mails über die manuelle SL Adressenzuordnung übergeben

Auch über die rechts neben den E-Mails in Outlook eingeblendete SL Adressenzuordnung kann eine ein-

zelne E-Mail manuell zugeordnet werden. Das Fenster für SL Adresszuordnung wird standardmäßig am

rechten Rand positioniert. Es ist aber auch ein Positionierung am unteren Rand oder frei „ im Raum“

möglich. Die Positionierung und Ausdehnung der „SelectLine Adressenzuordnung“ wird beim Beenden

gespeichert.

Dazu muss die SL Adressenzuordnung aktiv bzw. eingeblendet sein. Dies geschieht über den Funktions-

schalter „SL Adressenzuordnung einblenden“ in der SL-Symbolleiste oder über das SelectLine-Menü.

Es muss eine aktive Verbindung zur SelectLine Warenwirtschaft bestehen, damit die manuelle Ad-ress-

zuordnung ausgeführt werden kann (SL Einstellungen -> Verbinden oder automatisch beim Start von

Outlook verbinden).

Sobald man eine E-Mail in Outlook im Bearbeitungsmodus öffnet oder in der Listenansicht sich auf einer

E-Mail befindet, wird im Hintergrund die aktuelle Email-Adresse mit den SelectLine-Adressen verglichen.

Ist eine E-Mail-Adresse in der SelectLine bereits hinterlegt, wird in der SL Adressenzuordnung das Feld

„Adresse“ mit dem Namen/der Firma der in SL gefundenen Adresse gefüllt.

Der Status (im Beispiel „bearbeitet“) wird einmal vorbelegt und sich dann gemerkt.

Soll die vorgeschlagene SL-Adresse für das Zuordnen verwendet werden, kann diese Aktion mit

dem Schalter „ abgeschlossen werden.

Soll eine anderes als die vorgeschlagene Adresse verwendet werden, so benutzen Sie den Schalter

. Es öffnet sich dann die Adress-Übersicht des SelectLine CRM-Modules, wo Sie mit

den bekannten Suchmechanismen eine andere Adresse wählen und bestätigen können. Mit dem

Schalter wird das Feld „Adresse“ geleert.

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Die Maske „SelectLine Adresszuordnung“ ist vorrangig für das Zuordnen mehrerer E-Mail zu einer CRM-

Adresse konzipiert.

Dazu gibt es die Felder „Anzahl“ und „Verschiedene“

Mit den bekannten Mechanismen können in der Outlook-

Auflistung beliebig viele E-Mails markiert werden. Im Feld Anzahl erhöht sich dementsprechend die Zahl.

Achtung: Das Zuweisen funktioniert nur für eine Adresse; in „Verschiedene“ muss eine „1“

stehen.

Sind E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen markiert,

bleibt das Feld Adresse leer, auch wenn alle E-Mail-

adressen im CRM-Modul gefunden werden. Zusätzlich

wird rechts neben „Verschiedene“ ein Ausrufezeichen im

roten Kreis eingeblendet.

Sollen alle markierten einer CRM-Adresse zugewiesen werden, muss diese nun über den Schalter

erst gewählt und bestätigt werden. Anschließen können alle markierten E-Mails genau

dieser einen CRM-Adresse zugeordnet werden. Zur Sicherheit muss aber noch folgende Abfrage mit „Ja“

beantwortet werden.

Im Ergebnis erfolgt wie bei der direkten

Zuordnung keine Erfolgsmeldung. Die Emails

erhalten aber Einträge in den SL-Spalten (z.B.

Firma/Name in SL Adresse)

2.3.3. automatische Zuordnung

Die automatische Zuordnung setzt eine aktive COM-Verbindung zur SL Warenwirtschaft voraus und eine

entsprechende Einstellung zur Nutzung der automatischen Zuordnung (siehe SL Einstellungen). Ebenso

kann der Automatismus nur erfolgen, wenn die E-Mail-Adresse im CRM-Modul bekannt ist.

Eine Bildschirmmeldung über die erfolgreiche Zuordnung erfolgt nicht.

2.3.4. weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü

Wurde eine E-Mail erfolgreich dem CRM-Modul zugeordnet, kann man mit „SL Adresse anzeigen“ die

zugehörige Adresse im CRM-Modul geöffnet werden. Man hat so in einem modalen Fenster die CRM-

Adresse sowie aller zugeordneter Kontakte im Zugriff.

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Eine erfolgte Zuordnung kann jederzeit auch wieder aufgehoben werden. Mit dem „SL Zuordnung

aufheben“ wird jedoch nicht der zugehörige Kontakt im CRM-Modul entfernt.

Soll eine E-Mail bewusst nicht zugeordnet werden, so kann eine Sperr-Option mit „SL sperren“ gesetzt

werden. Im Gegenzug kann mit „SL entsperren“ diese Option wieder deaktiviert werden.

2.4 E-Mails über Outlook versenden

Damit aus dem CRM-Modul E-Mails mittels des SelectLine Outlook-Add-In versendet werden können,

müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

• installiertes Outlook-Add-In

• in den Mandanteneinstellungen muss der interne Mailclient ausgeschaltet sein

Ist das Add-In nicht installiert, können zwar E-Mails trotzdem über Outlook als Standard-Email-Programm

versendet werden. Allerdings steht dann nur die Funktionalität „E-Mail neu“ zur Verfügung. Ist der

interne Mailclient aktiviert, wird das Versenden vorrangig über den internen Mailclient und nicht über

das Outlook-Add-In durchgeführt.

2.4.1. neue E-Mail versenden aus dem CRM-Modul

Das Versenden einer E-Mail ist über mehrere Aktionen möglich:

• über den Schalter „neue E-Mail in der Funktionsleiste

• über den Schalter am E-Mail-Feld

• über das Kontextmenü in der Kontakt-Liste

• über das Extras-Menü der Kontakte

In allen Fällen ist das Ergebnis gleich: es wird im Outlook die Eingabemaske für eine neue E-Mail geöff-

net.

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Vorbelegt wird der Empfänger (An…) mit der Email aus der CRM-Adresse. Es wird ebenso die in Outlook

eingestellte Signatur verwendet. Am unteren Ende der E-Mail-Maske befinden sich die speziellen

SelectLine-Felder für die Zuordnung zum SelectLine CRM.

Die Option „Als neuen Kontakt beim Senden anlegen“ ist immer aktiv und deshalb ausgegraut, wenn aus

dem CRM-Modul heraus eine neue Email erzeugt wird.

Lediglich den Status (Vorbelegung aus SL Einstellungen) und die Option für den Privatkontakt kann der

Anwender noch abändern.

Wird das Versenden mit „Senden“ bestätigt, wird automatisch der Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail-

Eingang“ im CRM-Modul hinterlegt.

2.4.2. zugeordnete E-Mail anzeigen/Beantworten/weiterleiten

Ein CRM-Kontakt der Kontaktart „E-Mail Eingang“ kann mittels einer Kontext-Funktion angezeigt

/beantwortet/weitergeleitet werden.

Voraussetzung ist, dass der Kontakt einen Anhang *.MSG aufweist und das Outlook-Add-In auf dem

Arbeitsplatz installiert ist.

Es wird nun die „MSG-Datei“ an Outlook mit folgendem Ergebnis übergeben:

Diese Ansicht entspricht der Outlook-Anzeige einer Email. Nun kann über die Outlook-Schalter „Antwor-

ten“ oder „Allen antworten“ oder „Weiterleiten“ eine neue Aktion ausgeführt werden.

Zum Beispiel Antworten:

Die Ursprungs-Email wird eingefügt, ebenso die Standard-Signatur.

Der Betreff wird übernommen und mit AW: erweitert; die übliche Standardfunktionalität bei Outlook.

Zusätzlich stehen unter der E-Mail in der SelectLine CRM-Box Auswahlfelder zum Anlegen eines CRM-

Kontaktes zur Verfügung.

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(Erläuterungen dazu im Abschnitt „neue Email aus Outlook versenden“

Wird die Option „Als neuen Kontakt beim Senden anlegen“ aktiviert, wird im CRM-Modul ein neuer Kon-

takt mit der Kontaktart „E-Mail (Ausgang)“ automatisch angelegt.

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2.4.3. neue E-Mail aus Outlook versenden

Neben dem Erzeugen einer neuen E-Mail aus dem CRM-Modul heraus kann auch direkt im Outlook eine

neue Email geschrieben werden. Auch dabei steht das Add-In mit seinen Möglichkeiten bereit.

Im Gegensatz zum Erzeugen einer neuen E-Mail aus dem CRM-Modul heraus, stehen nun mehr Felder in

der SelectLine CRM-Box zur Auswahl.

Die Option „Als neuen Kontakt beim Senden anlegen“ ist nicht standardmäßig aktiv und muss manuell

aktiviert wenn, wenn ein neuer Kontakt im CRM-Modul angelegt werden soll. Die Status- Vorbelegung

kommt aus den SL Einstellungen des Add-In.

Wird eine Empfänger-E-Mailadresse in „An..“ eingetragen, so wird zwar die zugehörige CRM-Adresse

schon im Hintergrund ermittelt, es kann aber leider keine Aktualisierung der „Adresse“-Zeile in der

SelectLine CRM-Box stattfinden. Eine Zuordnung erfolgt aber trotz der leeren Anzeige.

Werden in „An…“ mehrere E-Mail-Adressen eingetragen, erfolgt die Zuordnung nur an die erste E-Mail-

Adresse im CRM-Modul.

Über den Schalter kann eine andere CRM-Adresse für das Anlegen eines neuen

Kontaktes im CRM-Modul gewählt werde. Der Schalter leert die Adresse wieder.

Es kommen nach dem Versenden keine Erfolgsmeldungen der Kontaktzuordnung auf den Bildschirm.

Lediglich an den SL-Spalten (z.B. Name/Firma wird angezeigt) kann ein erfolgreiches anlegen abgelesen

werden.

Wird eine neue E-Mail zwar begonnen, aber nicht versendet, kann die E-Mail als Entwurf gespeichert

werden.

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Hierbei kann folgende Abfrage erfolgen:

Wird die Frage mit <Ja> beantwortet, bleibt ein Entwurf im Outlook zurück. Es erfolgt keine Kontakt-

Anlage. Wird die Frage mit <Nein> beantwortet, wird der Entwurf gelöscht.

Mit <Abbrechen> wird zurück in den Bearbeitungsmodus der E-Mail gesprungen.

Ein in Outlook gespeicherter Entwurf führt nicht zum Anlegen eines Kontaktes mit der Kontakt „Email

(Entwurf) im CRM-Modul.

2.4.4. Serienmail versenden

Das Versenden einer Serienmail mittels des Outlook Add-In ist zur Zeit nicht möglich. Nur mittels des in-

ternen Mailclients können Serienmail-Vorlagen erzeugt und verändert werden sowie Serienmails ver-

sendet werden.

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Kurzbeschreibung zum SelectLine CRM-Modul - · PDF fileKurzbeschreibung zum SelectLine CRM-Modul Warenwirtschaft Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und lassen Sie die Software