Leitfaden - bizs.de · HW, HW- Gerät Fr Fremd Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske alle HW Artikel auswählbar, die ein Häkchen bei Fremd gesetzt haben

V18.1.6

Leitfaden

Datenpflege

Leitfaden - Excel Schnittstelle

© PC-forum GmbH

Dokument: Leitfaden_Datenpflege_IH_v02.docx

Datum: 13.05.2019 16:48:00


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Inhalt

1 Excel Schnittstelle ..................................................................................................................... 3 1.1 Adressen ........................................................................................................................... 3 1.2 Artikel ................................................................................................................................. 5 1.3 Leistung............................................................................................................................. 6 1.4 Artikelbezug ...................................................................................................................... 7 1.5 Positionen aus Beleg in Excel ausgeben ......................................................................... 8 1.6 Feldname und Tabelle erkennen ..................................................................................... 9

2 Artikel ...................................................................................................................................... 10 2.1 Artikel-Baum-Schnellzuordnung..................................................................................... 11 2.2 Artikel-Schnelländerung ................................................................................................. 12

3 Leistungen .............................................................................................................................. 13 3.1 Leistungsstamm Felder und Funktionen ....................................................................... 13 3.2 Pflege Leistungen ........................................................................................................... 15 3.3 Leistung Baum-Schnellzuordnung ................................................................................. 16 3.4 Leistung Schnelländerung .............................................................................................. 17 3.5 Leistung inaktiv ............................................................................................................... 18

4 Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen ..................................................... 19 4.1 Kommentarzeilen für Artikel und Leistungen ................................................................. 19 4.2 Textmarken für Artikeltext und Leistungstext ................................................................. 20

5 Datanorm ................................................................................................................................ 22 5.1 Workflow Datanorm ........................................................................................................ 22

6 Artikelbezug ............................................................................................................................ 24 6.1 Artikelbezug in der Detailansicht .................................................................................... 25

7 Adressen ................................................................................................................................. 26 7.1 Adress-Infos .................................................................................................................... 26 7.2 Auswertung Adress-Infos ............................................................................................... 28 7.3 Adress-Ausdruck gesamt ............................................................................................... 29

8 Archivierung von Daten .......................................................................................................... 30 8.1 Dokman Archive anlegen ............................................................................................... 31

9 Revisionssichere Archivierung GOBD ................................................................................... 32 9.1 Revisionssicheres Archiv anlegen .................................................................................. 32 9.2 Revisionssicheres Archiv Einstellung in BIZS ................................................................ 32 9.3 GOBD – Probedruck Rechnung ..................................................................................... 33 9.4 GOBD - Revisionssichere Ablage von Belegen............................................................. 34

10 Reporte individuell anpassen ................................................................................................. 35 11 Anwendergruppe .................................................................................................................... 38

11.1 Mitarbeiter-Zuordnung .................................................................................................... 38 12 Inventur für HW ....................................................................................................................... 40 13 Musterkalkulationen ............................................................................................................... 41

13.1 Bestehende Musterkalkulation ‚Weiterverarbeiten‘ zu neuem Verkaufsbeleg .............. 41 13.2 In einem bestehenden Verkaufsbeleg ‚von Musterkalkulation übernehmen‘ ............... 41 13.3 Verkaufsbeleg direkt in der Adresse ‚aus Musterkalkulation‘ erstellen ......................... 42

14 Projektstatus ........................................................................................................................... 43 14.1 Projektstatus „Neuanlage“ ............................................................................................. 43 14.2 Projektstatus „Abgeschlossen“ ...................................................................................... 44


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1 Excel Schnittstelle

Der Austausch und die Bearbeitung von Daten sind direkt in den Anwendungsmasken verfügbar.

BIZS unterstützt dies aktuell in folgenden Masken: Adresse, Artikel, Leistung, Artikelbezug, HW-Beleg

GAEB

Der Excel Import funktioniert nach dem folgenden Prinzip:

Die Daten werden zeilenweise in Spalten getrennt erfasst. In der ersten Zeile steht die entsprechende

Spaltenüberschrift.

Die Spaltenüberschriften werden beim Import mit den BIZS Datenfeldern verknüpft und anschließend

werden die Daten in BIZS gespeichert.

Für den Import neuer Daten ist es hilfreich die Spalten abzustimmen, die in BIZS unterstützt werden.

Dafür bietet es sich an, eine Liste mit den gewünschten Spalten aus BIZS zu exportieren, und nur die

Spaltenüberschriften aus dieser Datei zu verwenden und die neuen Inhalte in die entsprechenden

Spalten einzufügen.

Wenn Sie vorhandene Daten aus BIZS überarbeiten möchten, ist es notwendig, das

jeweils eindeutige Primärfeld zu verwenden. Z.B. bei Adresse ist es die Spalte Adresse in

der die eindeutige Adressnummer gespeichert ist.

1.1 Adressen

Adressen exportieren (wie bisher) = Adressauswahl – Übergabe an Excel

Stellen Sie sich die

Exportliste nach Ihren

Anforderungen zusammen.

Entfernen Sie nicht benötigte

Spalten und ergänzen Sie

weitere Spalten. Alle

sichtbaren Spalten werden

bei der Excel-Übergabe

verwendet.

Adressen importieren = Aktionsmenü Adressen „Adressen Excel

Import“

Der Import erfolgt in 3

Schritten:

1) Excel-Datei öffnen

Geben Sie die Excel Datei

mit Ihren Importdaten an.



Falls Ihre Datei verschiedene

Arbeitsblätter enthält,

können Sie diese auswählen.

BIZS erkennt

übereinstimmende

Spaltennamen aus der

Exceldatei und ordnet diese

automatisch den BIZS

Datenfeldern zu.

Falls die Felder nicht auto-

matisch zugeordnet werden

konnten, ordnen Sie die

Felder manuell den

entsprechenden BIZS-

Datenfeldern zu.

Wenn Sie einzelne Spalten

nicht importieren möchten,

können Sie die Zuordnung

auch entfernen.

Nicht zugeordnete Felder

werden in BIZS

auch nicht

verändert.

2) übernehmen in Vorschau (Daten)

In diesem Schritt prüft BIZS, ob die Einträge, die übernommen werden sollen, fehlerfrei sind. Z.B. die

Länge der Daten usw. BIZS Informiert Sie über Fehler, bzw. korrigiert Inkonsistenzen automatisch.

Während der Verarbeitung zeigt BIZS das Wartesymbol an:

Nach Beendigung der Prüfung zeigt BIZS Ihnen eine entsprechende Meldung.

3) Mit „übernehmen nach BIZS“ werden die Daten in BIZS gespeichert.



1.2 Artikel

Artikel exportieren (wie bisher): zuerst Artikelauswahl, dann Übergabe an Excel




Entfernen Sie nicht

benötigte Spalten und

ergänzen Sie weitere

Spalten. Alle sichtbaren

Spalten werden bei der

Excel-Übergabe verwendet.

Artikel importieren: Aktionsmenü „Artikel Excel Import“

(Vorgang analog siehe

Adressen)



1.3 Leistung

Leistung exportieren (wie bisher): Leistungsauswahl, dann Übergabe an Excel

Leistungen importieren: Aktionsmenü Leistung „Leistung Excel Import“




Entfernen Sie nicht

benötigter Spalten und

ergänzen Sie weitere

Spalten. Alle sichtbaren

Spalten werden bei der

Excel Übergabe verwendet.

(siehe Adressen)

Der Leistungs-Import bezieht sich auf die Kopfdaten der Leistung. Es ist nicht möglich, die Kalkulation

(Artikel, Lohn, Geräte, usw.) zu importieren.



1.4 Artikelbezug

Artikelbezug exportieren = Artikelbezug Auswahl – Übergabe an Excel




Entfernen Sie nicht benötigter

Spalten und ergänzen Sie

weitere Spalten. Alle

sichtbaren Spalten werden

bei der Excel Übergabe

verwendet.

Artikelbezug importieren: Aktionsmenü Artikelbezug „Artikelbezug Excel Import“

(siehe Adressen)



1.5 Positionen aus Beleg in Excel ausgeben

Positionen exportieren: im Beleg

– Positionen – Kontextmenü – in

Excel ausgeben

Positionen importieren = im

Beleg – Register

„Stückliste/Analyse“ – Button:

Gaeb/Excel

Der Inhalt der Excel-Datei wird

Ihnen angezeigt. Prüfen Sie die

Zuordnung der entsprechenden

Datenfelder aus der Excel-Datei.

Mit “übernehmen“ werden die

Daten in Ihren Beleg eingefügt.

Schließen Sie anschließend das

Fenster und bearbeiten Ihren

Beleg weiter.



1.6 Feldname und Tabelle erkennen

In der Maske einen beliebigen Datensatz aufrufen

in das gewünschte Feld klicken

Leitfaden - Artikel


2 Artikel

Funktionen zur Pflege von Artikeln finden Sie im Menü „Aktionen“:

Artikelkopfdaten

Artikelkalkulationsdaten Artikelbaum

Leitfaden - Artikel


2.1 Artikel-Baum-Schnellzuordnung

Rufen Sie die Baum Schnellzuordnung im Artikelstamm über das Aktionsmenü auf.

Stellen Sie evtl. die Spalten nach Ihren Wünschen ein, ändern Sie die Reihenfolge oder entfernen bzw.

fügen Sie notwendige weitere Spalten dieser Ansicht hinzu.

Zeigen Sie Artikel mit der Funktion Suchen oder mit der Auswahl einer Artikel Baum Position an.

Stellen Sie sich Ihre gewünschte Artikel Treffermenge zusammen und markieren Sie die Artikel, für die

Sie eine Baumzuordnung speichern möchten.

Wählen Sie im Artikelbaum die Position aus, zu der die markierten Positionen zugeordnet werden sollen.

Mit Ausführen von Baum zuordnen, werden die Änderungen gespeichert.

Leitfaden - Artikel


2.2 Artikel-Schnelländerung

Rufen Sie die Artikelschnelländerung im Artikelstamm über das Aktionsmenü auf.

Stellen Sie sich Ihre gewünschte Artikel Treffermenge zusammen und markieren Sie die Artikel, für die

Sie eine Änderung durchführen möchten.

Sie können verschiedene Werte für die markierten Artikel nach Ihren Vorgaben ändern.

Für die Änderung rufen Sie die Funktion „Artikel aktualisieren“ über das Aktionsmenü auf. Alternativ mit

der rechten Maustaste.

Artikel Löschen

In der Artikel Schnelländerung können Sie auch mehrere Artikel (Markierung) auf einmal löschen.

Die Funktion „Artikel löschen“ können Sie über das Aktionsmenü aufrufen.

Artikeltext „in RTF“ übernehmen

Falls bei der Datenübernahme z.B. über Datanorm oder Excel die Artikeltexte noch nicht in das RTF

Format übernommen worden sind, können Sie dies auch mit Hilfe der Artikelschnelländerung

durchführen.

Leitfaden - Leistungen


3 Leistungen

3.1 Leistungsstamm Felder und Funktionen

Felder/ Optionen

Kennung Nummernkreis der Leistung zur Bestimmung der Leistungsnummer

(manuell oder Nummernautomatik)

Leistung Eindeutige Leistungsnummer

Suchbegriff Stichwort zur Leistung

Einheit pro 1 Einheit der Leistung – über F10 oder Stammdaten Einheiten

Kalk Datum letzte Änderung (Preis) innerhalb der Leistung

Kalkpreis Summe der kalkulierten Elemente

Zuschlag Differenz zum VK1 der Leistung

Marktpreis (VK1) = Kalkpreis + Aufschlag

Fixpreis Der VK1-Preis wird bei Fixpreis nicht geändert. Der Zuschlag wird

stattdessen angepasst.

Kalkpreis (Summe aller VKPreise innerhalb der Leistung)

+ Zuschlag

= VK1

Rundung Geben Sie den Wert an, auf den die Leistung gerundet werden soll.

Dies verändert den Zuschlag

Inaktiv Leistungen die Sie nicht veröffentlichen möchten, können Sie mit

dieser Option speichern. Diese Leistungen können nicht in Belege

hinzugefügt werden.

Leistungstext: RTF,

Leistungstext1,

Leistungstext2,

technische Beschreibung



Kürzel Kennzeichen Beschreibung

AR Artikel Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske

alle HW Artikel auswählbar. Zu finden sind diese unter HW, HW Artikel

Lo Lohn Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske

alle Lohnarten auswählbar. Zu finden sind diese unter Stammdaten,

HW, Lohnart.

Ge Gerät Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske

alle HW Geräte auswählbar. Zu finden sind diese unter Stammdaten,

HW, HW- Gerät

Fr Fremd Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske

alle HW Artikel auswählbar, die ein Häkchen bei Fremd gesetzt haben.

Zu finden sind diese unter HW, HW-Artikel

Le Leistung Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske

alle Leistungen auswählbar und können als Unterleistung eingestellt

werden. Zu finden sind diese unter HW, Leistung

Te Text Bei Auswahl dieses Kennzeichens kann eine manuelle

Textbeschreibung eingetragen werden

Al Alternativ Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske

alle HW Artikel auswählbar. Zu finden sind diese unter HW, HW Artikel.

Allerdings wird ein hier eingestellter Artikel in der Berechnung des

Gesamtpreises nicht berücksichtigt.

Berechnung innerhalb der Leistung

Kennzeiche

n

Nummer Artikeltext Menge Einheit EKPreis Zuschla

g

VKPreis Verschnitt PE Kalkmenge KalkEKPreis KalkPreis

Artikelnr

Lohnart

Gerät…

Menge

pro

Leistungs

einheit

In % =EKPreis

+

Zuschlag

In % Preise

inheit

=Menge+Ver

schnitt

=Kalkmenge

* EKPreis

Kalkmenge

*VKPreis

Summe Kalkpreis

= Kalkpreis der

Leistung

Kalkpreis (Summe aus Kalkpreis der Leistung)

+ Zuschlag in %

= VK1 (Marktpreis)

Sondersachen innerhalb der Leistungspositionen

Fix -> unabhängig der Positionsmenge im HW2-Beleg – immer die gleiche Menge

Aufmass-> Rechenweg



3.2 Pflege Leistungen

Die Stammdaten der Leistungen finden Sie unter HW – Leistungen

Funktionen zur Pflege von Leistungen finden Sie im Menü „Aktionen“:

Leistungskopfdaten

Leistungskalkulationsdaten Leistungsbaum



3.3 Leistung Baum-Schnellzuordnung

Rufen Sie die Leistung Schnellzuordnung im Leistungsstamm über das Aktionsmenü auf.

Stellen Sie evtl. die Spalten nach Ihren Wünschen ein, ändern Sie die Reihenfolge oder entfernen bzw.

fügen Sie notwendige weitere Spalten dieser Ansicht hinzu (siehe „Listen“).

Zeigen Sie Leistungen mit der Funktion Suchen oder mit der Auswahl einer Artikel Baum Position an.

Stellen Sie sich Ihre gewünschte Leistungen Treffermenge zusammen und markieren Sie die Leistungen,

für die Sie eine Baum Zuordnung speichern möchten.

Wählen Sie im Leistungsbaum die Position aus, zu der die markierten Positionen zugeordnet werden

sollen.

Mit Ausführen von Baum zuordnen, werden die Änderungen gespeichert.



3.4 Leistung Schnelländerung

Rufen Sie die Leistung Schnelländerung im Artikelstamm über das Aktionsmenü auf.

Stellen Sie sich Ihre gewünschte Leistungs-Treffermenge zusammen und markieren Sie die Leistungen,

für die Sie eine Änderung durchführen möchten.



3.5 Leistung inaktiv

Leistungen, die Sie aktuell nicht verwenden möchten oder die noch nicht vollständig sind, können Sie in

der Leistungsmaske auf „inaktiv“ setzen.

Leistungen, die inaktiv sind, können nicht in Verkaufsbelege eingefügt werden, stehen Ihnen aber in der

Leistungsmaske weiterhin zur Auswahl.

Leitfaden - Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen


4 Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen

4.1 Kommentarzeilen für Artikel und Leistungen

BIZS bietet die Möglichkeit, Kommentare in Artikel- und Leistungstexten zu verwenden, die in der

Druckansicht nicht mitgedruckt werden und unsichtbar sind. Kommentarzeilen können Sie z.B. für

technische Information und interne Verwendungsinformationen einsetzen.

Beispiel: HW > Leistung

Im Leistungstext wurden

Kommentarzeilen eingefügt.

Kommentarzeilen beginnen mit: <<

Kommentarzeilen stehen identisch

auch im Artikel zur Verfügung.

In einem beliebigen Beleg wurden

eine Leistung und ein Artikel

eingefügt.

In der Positionsansicht sind die

Kommentarzeilen noch sichtbar.

In der Druckansicht werden diese

Zeilen ausgeblendet.



4.2 Textmarken für Artikeltext und Leistungstext

BIZS bietet die Möglichkeit, Textmarken in Artikeln und Leistungen einzusetzen.

Die Textmarken liefern Adressdaten aus dem Projekt (Baustellenadresse) oder aus dem Beleg

(Lieferadresse).

Beispiel: HW > Leistung

In einer Leistung wurden alle

verfügbaren Textmarken inkl. Infotext

eingefügt.

Aufbau einer Textmarke:

[PRJNAME1]

Die Textmarken stehen identisch

auch im Artikel zur Verfügung.

In einem beliebigen Beleg wurden

eine Leistung und ein Artikel

eingefügt.

In der Positionsansicht sind die

Textmarken noch sichtbar. Die

Textmarken werden erst in der

Druckansicht durch die

entsprechenden Inhalte ersetzt



In der Druckansicht wurden die

Textmarken durch die Inhalte aus den

entsprechenden Datenfeldern ersetzt.

Textmarken Projekt

[PRJNAME1] = Projektname1



[PRJSTRASSE] = Projekt Straße

[PRJORT] = Projekt Ort

[PRJPLZ] = Projekt PLZ

[PRJLAND] = Projekt Land

Textmarken Manuelle Lieferadresse

(Beleg)

[LIEFNAME1] = Lieferanschrift1

[LIEFNAME2] = Lieferanschrift2

[LIEFSTRASSE] = Lieferstrasse

[LIEFPLZ] = Liefer PLZ

[LIEFORT] = Liefer Ort

[ENTFERNUNG] = Entfernung

Leitfaden - Datanorm


5 Datanorm

5.1 Workflow Datanorm

Zugriff über: HW > Artikel > Aktionsmenü - „Datanorm einlesen“

Datanorm Quellen

Speichern Sie Datanorm-Daten jeweils getrennt in einem Ordner. Sollten die Daten in einem Archivformat

vorliegen, (*.zip, *.rar, usw) müssen die Daten vor dem Einlesen entpackt werden.

Datanorm-Daten enthalten mind. 1 Datei „xxx.001“ oder bestehen aus mehreren Dateien.

Neben Artikeldaten können Dateien für Rabattgruppen und /oder Warengruppen enthalten sein.

Es gibt aktuell zwei gängige Datanorm-Formate: Datanorm 4 + Datanorm 5. BIZS unterstützt beide

Formate.

Register: Daten

Geben Sie zuerst den Pfad

der Datanormdaten an.

BIZS erkennt automatisch den

Inhalt und das entsprechende

Datanorm-Format.

Wählen Sie, ob Sie die Artikel

anhand von Rabattgruppen

oder Warengruppen

auswählen möchten.

Sie können den Rabattsatz

der Artikel übernehmen oder

ändern. Mit dem Kontextmenü

können Sie die Änderungen

auch für Markierungen

durchführen.

Mit Hilfe der Option Auswahl können Sie die Rabattgruppen/Warengruppen bestimmen, die bei der

Artikelübernahme berücksichtigt werden sollen.

Leitfaden - Datanorm


Register: Einstellungen / Konfiguration

1) Sie können die gewählten

Artikel gleich mit dem

Artikelbaum verknüpfen.

2) Der manuelle Rabattsatz

gilt für alle Artikel, die Sie

importieren und überschreibt

die Werte aus dem Register

Daten.

3) Wenn Sie einen Zuschlag

angeben, errechnet BIZS den

entsprechenden VK1. Dies

können Sie auch nachträglich

über die

Artikelschnelländerung

durchführen.

4) Sie können bei den Artikeln direkt eine Lieferantenadresse in den Artikelstammdaten speichern.

Das Kennzeichen bestimmt den Nummernkreis, zu dem die Artikel zugeordnet werden.

BIZS übernimmt die Artikelnummer des Lieferanten, Sie können diesen Artikelnummern ein Kürzel

voranstellen zur leichteren Erkennung. Z.B. Fa. Schrauben Kramer Artikelnummer: 01 02 03 500 =

SK_01 02 03 500.

Register: Artikelliste

Mit „Artikel aktualisieren“ erzeugen Sie die Datanorm-Importliste unter Berücksichtigung der

vorgenommenen Einstellungen. Falls Sie anschließend noch weitere Einstellungen durchführen, ist es

notwendig die Liste erneut zu aktualisieren. Sie können mit der Auswahl/Mehrfachauswahl und dem

Kontextmenü die Auswahl für die Übernahme bestimmen und Elemente aus bzw. abwählen.

Mit dem Button „Daten in Artikelstamm“ übernehmen Sie die angezeigten Daten in Ihren BIZS

Artikelstamm

1

2

3

4

Leitfaden - Artikelbezug


6 Artikelbezug

Falls ein Artikel von mehreren Lieferanten bezogen wird, kann dies über den Artikelbezug realisiert

werden.

In der Registerkarte „ARTIKELBEZUG“ geben Sie alle Lieferanten an, die den ausgewählten Artikel

liefern.

1 Registerkarte Artikelbezug

2 Lieferant

3 Bestellnummer (Artikelnummer beim Lieferanten)

4 Artikeltext (Artikeltext beim Lieferanten)

5 Einkaufspreis (Preis beim Lieferanten)

6 Rabattsatz (Rabattsatz beim Lieferanten)

7 Preisdatum

Leitfaden - Artikelbezug


6.1 Artikelbezug in der Detailansicht

Mit Doppelklick auf den Lieferanten im HW-Artikel kann die Detailsicht des Artikelbezugs geöffnet

werden.

Hierbei wird der ausgewählte Artikelbezug im Detail angezeigt.

Ebenfalls kann eine Staffel (6) für den Artikel hinterlegt werden.

Die Ziffern 1 bis 5 entsprechen den Ziffern aus HW-Artikel.

Leitfaden - Adressen


7 Adressen

7.1 Adress-Infos

Mit Hilfe der Adress-Infos können Sie individuell und flexibel verschiedene Merkmale zu Adressen

verwalten und auswerten.

Sie können in die Liste Adress-Informationen beliebige Information manuell eintragen und speichern.

Zusätzlich bietet BIZS Ihnen die Möglichkeit mit Informationen zu arbeiten die in den Stammdaten als

Vorlage gespeichert wurden. Diese Vorgaben können auch definierte Auswahlmöglichkeiten enthalten.

Der Vorteil von vordefinierten Elementen ist die bessere Auswertungsmöglichkeit da diese einheitlich

sind.



Erstellen von vordefinierten Vorgaben:

Rufen Sie die Einstellung in den Stammdaten auf: BIZS > Stammdaten > Information

1 Einstellung Feldtyp z.B. „Dropdown“ für die Vorgabe von Auswahltexten

2 Reihenfolge – Bestimmt die Reihenfolge der Informationen bei automatischer Vorbelegung

Farbe –Informationen können unterschiedliche Farben haben, die in der Adresse angezeigt

werden

3 Vorbelegung = Bei Neuanlage einer Adresse wird diese Information automatisch eingefügt

Für Adresse / Projekte - Informationen können für Adressen und/oder Projekte verwendet werden.

4 Bei der Verwendung des Feldtyps „Combobox“ können Sie die Auswahlmöglichkeiten hinzufügen

1

2

3

4



7.2 Auswertung Adress-Infos

Die Funktion finden Sie unter: BIZS > Auswertungen

Die Adress-Infos können Sie z.B. über die Adressen-Auswertungen und über die Info-Auswertungen

verwenden.

Adressen-Auswertungen

Info-Auswertung



7.3 Adress-Ausdruck gesamt

Im Aktionsmenü der Adresse steht die neue Auswertung „Adress-Ausdruck Gesamt“ zur Verfügung.

Der Ausdruck listet alle relevanten Informationen zu einer Adresse in kompakter Form. Die Ausgabe der

Informationen kann individuell gesteuert werden. Die Ausgabe kann gedruckt oder z.B. als PDF-Format

gespeichert werden.

Leitfaden - Archivierung von Daten


8 Archivierung von Daten

BIZS wird immer mit einem Standard Archiv ausgeliefert.

Dieses Archiv wird für alle gespeicherten Daten eines Dokman verwendet und ist für alle Benutzer

zugänglich.

Zusätzlich können Sie weitere Archive angelegen und mit Rechten (Anwendergruppe) für den Zugriff von

nicht berechtigten Benutzern schützten.

Bei aktiver revisionssicherer Ablage werden entsprechende Daten in einem Systemarchiv für die Revision

gespeichert. BIZS Anwender können in diesem Archiv keine Änderungen vornehmen, z.B. sollen

archivierte Ausgangs- Eingangsrechnungen nicht mehr verändert werden.

Adresse > Dokman anlegen

Ansicht Dokman

Leitfaden - Archivierung von Daten


8.1 Dokman Archive anlegen

Aufruf Stammdaten: BIZS > Stammdaten > Dokman Archive

In diesem Beispiel wurde

ein Archiv „Vertraulich“

angelegt und der Zugriff nur

für Mitglieder der

Anwender-gruppen

„Geschäftsführung“ und

„Lohnbuchhaltung“

gewährt.

Erstellen eines Dokman in

einem geschützten Archiv.

Ansicht Infobaum für einen

Benutzer, in der

entsprechenden

Anwendergruppe.

Ansicht Infobaum für einen

Benutzer, der nicht in die

entsprechende

Anwendergruppe angehört.

Leitfaden - Revisionssichere Archivierung GOBD


9 Revisionssichere Archivierung GOBD

GOBD Verfahrensvorschrift

Für die Aktivierung der GOBD konforme Archivierung in BIZS sind folgende Schritte notwendig:

BIZS Update 18.1.x

9.1 Revisionssicheres Archiv anlegen

Beim Ersten Start von BIZS

mit ADMIN Berechtigung,

können Sie das

revisionssichere Archiv

automatisch anlegen lassen.

Berechtigung

erforderlich

Der BIZS SQL Benutzer muß im SQL-Server Datenbankverzeichnis die

Berechtigung Vollzugriff haben.

9.2 Revisionssicheres Archiv Einstellung in BIZS

Diese Einstellungen können

nachträglich nicht durch BIZS

Anwender verändert werden.

Bitte wenden Sie sich hierzu

an den BIZS Support und

vereinbaren Sie einen Termin

zur Konfiguration.



9.3 GOBD – Probedruck Rechnung

Bei aktivierter Einstellung für die GOBD-konforme Archivierung ist es nicht mehr möglich gedruckte oder

per Email versendete Rechnungen zu löschen. BIZS speichert bei jedem Druck automatisch eine PDF

Version der aktuellen Rechnung im Dokman (Büroklammer) des Vorgangs.

Während der Bearbeitung der Rechnung können Sie die Rechnung beliebig oft als „Probedruck“

ausgeben, ohne das automatisch und unveränderlich eine PDF Version gespeichert wird.

Probedruck ausgeben

Aufruf Belegdruck direkt im

Beleg

Aufruf Belegdruck in

Seitenansicht



Ansicht Probedruck

9.4 GOBD - Revisionssichere Ablage von Belegen

Voraussetzung ist die Aktivierung der revisionssicheren Ablage nach GOBD

Gedruckte Rechnungen

werden automatisch in BIZS in

revisionssicher abgelegt.

Sie erkennen an den grünen

Symbolen, ob ein Beleg

gedruckt wurde und ob eine

Ablage vorhanden ist.

Eine revisionssichere Ablage

erkennen Sie an dem

speziellen Symbol. Enthaltene

Dokumente lassen sich nun

nicht mehr entfernen.

Jeder weitere Druck erzeugt

automatisch eine neue Datei

in der Ablage.

Leitfaden - Reporte individuell anpassen


10 Reporte individuell anpassen

In BIZS stehen Ihnen an vielen Stellen Reporte zur Ausgabe von Informationen an.

Beispiel Projektstammblatt

Öffnen Sie ein Projekt in BIZS und ergänzen Sie Projektdaten.

Rufen Sie die Reportansicht über die „Seitenansicht“ auf.

Ihnen wird jetzt der Standardreport für das Projektstammblatt angezeigt.



Bearbeiten eines Reportes im Designer

Rufen Sie den Belegdesigner auf mit „Beleg bearbeiten“.

Ansicht Beleg Designer



Alternatives Projektstammblatt

Leitfaden - Anwendergruppe


11 Anwendergruppe

11.1 Mitarbeiter-Zuordnung

Mitarbeiter aufrufen

Admin Administrator / keine Einschränkung von Rechten Anwendergruppe Regelt die Zugriffsrechte innerhalb von BIZS

Leitfaden - Anwendergruppe


Aufrufen Programm erscheint in der Menüleiste links Neuanlage Im Programm ist der Button Neuanlage erlaubt Löschen Im Programm ist Löschen erlaubt Suchen Im Programm ist Suchen erlaubt Speichern Im Programm ist Speichern erlaubt Dokman Im Programm darf der Dokman verwendet werden

Auswertung HW Auswertung HW (Handwerk) Auswertung DL Auswertung DL (Dienstleistung) … Stammdaten aufrufen Darf Stammdaten aufrufen Baum bearbeiten Darf Artikel-, Leistungs- und Textbaum bearbeiten Keine Preise Keine Preise sichtbar Eigener Maskenpfad Hat einen eigenen Maskenpfad

Leitfaden - Inventur für HW


12 Inventur für HW

Zum Geschäftsjahresende kann in BIZS eine Inventur durchgeführt werden.

Wählen Sie hierfür LAGER – Inventur.

Klicken Sie zunächst auf Neuanlage (1.blauer Pfeil),

wählen Sie dann das Jahr aus (2.blauer Pfeil) und klicken

Sie dann auf das Diskettensymbol, um zu speichern.

Alle Artikel mit dem Häkchen Bestandsführung werden Ihnen dann im unteren Bereich aufgelistet.

Sie können sich über die Aktions-Schaltfläche „Zählliste drucken“ eine Zählliste ausdrucken.

Hinterher können Sie Ihre gezählten Werte in der Spalte Anzahl eintragen.

Dabei immer wieder auf das Symbol für Speichern klicken, damit Ihre aktuellen Werte gespeichert

werden.

Wenn Sie alles erfasst haben, so können Sie sich zum Schluss die Inventur ausdrucken über die Aktions-

Schaltfläche – Inventur drucken.

2. 1. 2.

Leitfaden - Musterkalkulationen


13 Musterkalkulationen

Mit Musterkalkulationen können Sie beliebig viele Vorlagen für Ihre Kalkulation erzeugen.

Musterkalkulationen können Sie direkt als neuen Verkaufsbeleg „Neue Musterkalkulation“ erstellen oder

über die „Weiterverarbeitung zu Musterkalkulation“ eines beliebigen Verkaufsbeleges, der als Vorlage

verwendet werden soll. Folgende Funktionen stehen Ihnen in BIZS für die Verwendung der

Musterkalkulationen zur Verfügung:

13.1 Bestehende Musterkalkulation ‚Weiterverarbeiten‘ zu neuem Verkaufsbeleg

Dafür ist es notwendig, zu der Adresse zu wechseln, bei der Sie die Musterkalkulationen gespeichert

haben (meist die eigene Adresse). Dort öffnen Sie die gewünschte Musterkalkulation und verarbeiten

diese z.B. zu einem Angebot. BIZS fragt Sie automatisch nach der neuen Adresse für diesen Beleg. Der

gesamte Inhalt der Musterkalkulation steht Ihnen nun in Ihrem neuen Verkaufsbeleg zur Verfügung und

kann angepasst werden.

13.2 In einem bestehenden Verkaufsbeleg ‚von Musterkalkulation übernehmen‘

Wenn Sie bereits einen neuen Verkaufsbeleg erzeugt haben,

können Sie in der Positionsansicht mit der rechten Maustaste

das Menü aufrufen. Mit der Funktion ‚von Musterkalkulation

übernehmen‘ rufen Sie die Auswahl an Musterkalkulationen auf.

Wählen Sie die gewünschte

Musterkalkulation aus

Markieren Sie entweder alle

Positionen oder wählen Sie

nur die Positionen aus, die Sie

in Ihren Beleg übernehmen

möchten.

Auf diesem Weg können Sie

aus verschiedenen Muster-

kalkulationen bequem Ihren

neuen Verkaufsbeleg

erzeugen.

Leitfaden - Musterkalkulationen


13.3 Verkaufsbeleg direkt in der Adresse ‚aus Musterkalkulation‘ erstellen

Sie können einen Verkaufsbeleg auch direkt in der gewünschten Adresse aus einer vorhandenen

Musterkalkulation erstellen. Die Funktion befindet sich im Aktionsmenü der Adresse.

Wählen Sie die gewünschte Belegart aus

und welche Musterkalkulation Sie

verwenden möchten.

BIZS erzeugt anschließend den neuen

Verkaufsbeleg mit den Inhalten der

Musterkalkulation für Sie und Sie können

direkt mit der Bearbeitung fortfahren.

Leitfaden - Projektstatus


14 Projektstatus

Für die Organisation Ihrer Unternehmensabläufe können Sie individuelle Projektstatus anlegen.

Zugriff über: MyBIZS > Stammdaten > Projektstatus

14.1 Projektstatus „Neuanlage“

Sie können einen Status

festlegen, welcher bei der

Neuanlage eines Projektes als

„Start“ Status verwendet

werden soll.

Leitfaden - Projektstatus


14.2 Projektstatus „Abgeschlossen“

Sie können einen Status

festlegen, welcher ein Projekt

automatisch auf

abgeschlossen setzt, wenn

der Status aktiviert wird.

Merkmal „abgeschlossen“ in

Projektmaske

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Leitfaden - bizs.de · HW, HW- Gerät Fr Fremd Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske alle HW Artikel auswählbar, die ein Häkchen bei Fremd gesetzt haben