LANDESHAUPTSTADT

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Leitsätze für eine bürgerfreundliche Verwaltungssprache Herausgegeben von der Landeshauptstadt Wiesbaden und der Gesellschaft für deutsche Sprache

Gesellschaft für deutsche Sprache

Inhaltsverzeichnis

Vorwort 1

Grundlegendes 2

Bürgernähe, Hinwendung zu den Adressatinnen und Adressaten 2 Höflichkeit 2 SprachlicheGleichstellungvonFrauenundMännern 3

Textaufbau – äußere Form 4 Gliederung 4 Betreff 4 Einleitung 5 Absätze 5 Textformatierungen 6 AnlagenundIllustrationen 6

Textformulierung – Wortwahl und Satzbau 7 ZeitgemäßeSprache 7 FachbegriffeundFremdwörter 7 Abkürzungen 7 Bandwurmwörter 8 Substantive 8 Verben 8 Schachtelsätze 9

Impressum 10

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VorwortJuliusCäsarhatvorüber2000Jahrengesagt:„MeidejedesseltengehörteWortwieeinRiff.“GeradeVerwaltungenneigenjedochdazu,BriefeinteilweiseunverständlichemAmtsdeutschzuschreiben.DieBürgerinnenundBürgerverstehendieseSchreibenhäufignichtundfühlensichnichternstgenommen.

DieStadtverwaltungWiesbadenmöchteverstandenwerdenunddadurchdenKontaktzuihrenBürgerinnenundBürgernunddamitihreDienstleistungverbessern.DeshalbgibtesdasProjekt„KlartextinWiesbaden“.DasAmtsdeutschsolldurcheineverständliche,bürgerfreundlicheSpracheersetztwerden.NichtnurdieBürgerinnenundBürger,sondernauchSiealsMitarbeiterinnenundMitarbeiterderVerwaltunghabendavoneinenNutzen.DennVerwaltungstexteführenoftmalszuMissverständ-nissenundIrritationen.Nachfragen,ausführlicheErläuterungenamTelefon,langwierigesBearbeitenvonBeschwerdenundWidersprüchensinddieFolge.

Umdieszukünftigmöglichstzuvermeiden,wurdedervorliegendeLeitfadenentwickelt.AnhandvonBeispielenwirdgezeigt,dassunteranderemauchrechtlicheHinweiseverständlichundeinfachformuliertwerdenkönnen.

GuteSprachemusstrainiertundgelebtwerden!

DurcheinetransparenteSprach-undTextgestaltungbeugenwirMissverständlichkeitenundIrritationenvor,dennauchdiesekönnenRechtsfolgenhaben.

IndenVerwaltungstextenbliebbislangauchderAspekteinergeschlechtergerechtenSpracheteilweiseunberück-sichtigt.Alldieswollenwirändernbzw.verbessern.

GemeinsammitderGesellschaftfürdeutscheSprachehabenwirdaherSeminareinFormeinerTextwerkstattan-geboten.StädtischeSchreibenwurdendabeiüberarbeitetundbürgerfreundlicherverfasst.IhreindenSeminarengeschultenKolleginnenundKollegenleistengerneHilfestellungundgebenergänzendeHinweise.

DievordiesemHintergrunderarbeitetenLeitsätzesollendieVeränderungderVerwaltungsspracheunterstützenundinderPraxisbegleiten.SieenthaltenHinweiseundBeispiele,umIhnendaskorrekteundverständlicheSchreibenzuerleichtern.

DiesistmitderErwartungverbunden,dassdieseLeitsätzekünftigalsGrundlagefürunserenSchriftverkehrdienenundalleSchriftstückederStadtklar,verständlichunddamitbürgerorientiertabgefasstwerden.DiessicherzustellenliegtinderVerantwortungallerMitarbeiterinnensowieMitarbeiterundganzbesondersderVorgesetzten.

IchdankeallenBeteiligtenfürdiebishergeleisteteArbeitundschließemiteinemTippinZitatformvonLessing:„Schreibe,wieduredest,soschreibstduschön.“

Dr.HelmutMüllerOberbürgermeister

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Grundlegendes• VerwaltungsschreibensolltensichanderAllgemeinspracheorientierenundsicheherdermündlichenRede,dem Gesprächnähern.DieSätzemüssenüberschaubarundbeimspontanenLesenverständlichsein.

• DieMitarbeiterinnenundMitarbeiterderVerwaltungsolltensichindiePerspektivederBürgerinnenundBürger versetzenundihrsprachlichesHandelndanachausrichten.Begriffe,FormulierungenundSichtweisen,die Ämterfürselbstverständlichhalten,solltendemLaienerläutertwerden.

Bürgernähe, Hinwendung zu den Adressatinnen und Adressaten

Höflichkeit• VerwaltungstextesolltenineinemhöflichenundfreundlichenTongehaltenseinunddieAdressatinnenund Adressatenpersönlichansprechen.DiesisteinZeichenderAchtungundförderteinevertrauensvolle Kommunikation.SosolltenauchdieWörter„bitte“und„danke“nichtfehlen.

• DieBürgerinnenundBürgersolltennichtunpersönlichundallgemeinimTextzusammenhang,sondernmit„Sie“ persönlichangesprochenwerden.

Statt so:

- AbschließendwerdenSienocheinmalaufdie ErfordernisseeinerfristgemäßenÜberweisung derangegebenenSummevomfestgestellten Erstattungsbetraghingewiesen.

Besser so:

AbschließenddankenwirIhnenfüreine fristgemäßeÜberweisungderangegebenen Summe.

Statt so:

- ZudemTerminsindderPersonalausweis sowiederausgefüllteAntragmitzubringen.

Besser so:

BittebringenSiezuIhremTerminIhren PersonalausweisunddenausgefülltenAntrag mit.

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• WasfürdieAdressatinnenundAdressatengilt,giltauchfürdieVerantwortlichenamtlicherSchreiben: DieAnsprechpartnerinoderderAnsprechpartner,dieSachbearbeiterinoderderSachbearbeitersolltemit Vor-undZunamengenanntsein.DarumsolltemanauchdasunpersönlichePassivvermeiden.

• NachderHessischenGemeindeordnung(HGO)hatderMagistratalsVerwaltungsbehördeden SchriftverkehrderStadtzuführen.DaderMagistrateinKollegialorganist,sindSchreibenunterseinem KopfbogenstetsinderWir-Formzuformulieren.TexteunterdemKopfbogen„Landeshauptstadt Wiesbaden–DerOberbürgermeister“oderdemKopfbogeneinerDezernentin/einesDezernentenwerden inderIch-Formgeschrieben.

Sprachliche Gleichstellung von Frauen und Männern• NachheutigemVerständnis–jetztauchaufgrundgesetzlicherVorgaben–mussdieAmts-und Verwaltungssprachegeschlechtergerechtsein;sowirdderGrundsatzderGleichberechtigungauchinder Sprachformverwirklicht.

Statt so:

- DieüberlassenenUnterlagensindinAnlage beigefügt.

Besser so:

IhreUnterlagensendenwirIhnenhiermitzurück undverbleibenmitfreundlichenGrüßen

Vor-undZuname

Statt so:

- GenerischesMaskulinum–eingrammatisch männlichesHauptwortbezeichnetPersonen männlichenundweiblichenGeschlechts: - Bürger - Antragsteller - Teilnehmer - Lehrer - Rednerliste - Fachmann - Leiter - Referent

Besser so:

• Paarformen: BürgerinnenundBürger AntragstellerinoderAntragsteller

• GeschlechtsneutraleFormulierungen: Teilnehmende Lehrende Redeliste Fachkraft Leitung Referat

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Textaufbau – äußere Form

Gliederung• BriefeundandereamtlicheTextesolltenäußerlichklargegliedertsein.IhrInhaltunddiegedankliche StruktursolltensichinderGliederungwiderspiegeln.

Betreff• DerBetreffsolltekurz,prägnantundaufdenerstenBlickerfassbarsein.EristkeinTextersatz.

Statt so:

- SolltemitdemvonIhnenbeantragten BauvorhabendieHerstellungbzw.die Änderungder Grundstücksentwässerungsanlagenund/oder eineÄnderungderArtund/oderderMenge desanfallendenGrundwassersverbundensein, isteineEinleitgenehmigungbeiden EntsorgungsbetriebenderLandeshauptstadt Wiesbadenzubeantragen(§10überdie EntwässerungimGebietderLandeshauptstadt Wiesbaden).

Besser so:

EineEinleitgenehmigungisterforderlich, wennmitIhremBauvorhabeneinhergeht: dieHerstellungbzw.dieÄnderungder Grundstücksentwässerungsanlagen und/oder eineÄnderungderArtdesanfallenden Grundwassers und/oder eineÄnderungderMengedes anfallendenGrundwassersDieGenehmigungbeantragenSiebeidenEntsorgungsbetriebenderLandeshauptstadtWiesbaden(Rechtsgrundlage:§10OrtssatzungüberdieEntwässerungimGebietderLandeshauptstadtWiesbaden).

Statt so:

- IhrAntragaufAusstellungeines Führungszeugnisses- ZuwendungendesLandesHessenundder EuropäischenUnion(EU)ausdemZiel2– Programm2007–2013(EFRE)Projekt:Neuer GeldspeicherfürMaxMustermannTeilprojektC –Fassadenerneuerung–IhrAntragauf GewährungeinerZuwendungvom06.04.2008

Besser so:

IhrFührungszeugnisZuwendungendesLandesHessenundderEU –ProjektGeldspeicher/Fassadenerneuerung

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Einleitung• EinBriefodereinvergleichbaresamtlichesSchreibensolltemöglichstohneUmschweifezurSache kommen,alsokeinelangenEinleitungen,VoraberklärungenoderallgemeinenAusführungenenthalten

Absätze• TexteohneAbsätzesindunübersichtlichunderschwerendasLesen.ZuvieleAbsätzeallerdingssind verwirrend.Grundsatz:EinGedankejeAbsatz.

Statt so:

- ImRahmenderEFRE-Förderunggiltdas Ausgabenerstattungsprinzip.Danachdarfdie BescheinigungsbehördeeineAuszahlungan denZuwendungsempfängernurleisten,wenn dieserzuwendungsfähigeAusgabenbereits getätigtundsiedurchquittierteRechnungen odergleichwertigeBuchungsbelege nachgewiesenhat. UmdieProgrammsteuerungzuvereinfachen undaufgrundderverwaltungsseitigen BearbeitungsfristenfürErstattungsanträge solltendiesemindestenszweimaljährlich, spätestensaberbiszum31.10.jedesJahres, gestelltwerden.

Besser so:

IhreErstattungsanträgestellenSiebitte mindestenszweimaljährlich,spätestensaber biszum31.10.einesjedenJahres. EineAuszahlungkannnurerfolgen,wenndie Ausgabenbereitsgetätigtwurdenunddurch quittierteRechnungenodergleichwertige Buchungsbelegenachgewiesensind. (Rechtsgrundlage:…)

Statt so:

- FürschulischeAus-undFortbildungenkannim RahmendesBundesausbildungsförderungsge setzes(BAföG)einemonatlichefinanzielle Unterstützunggezahltwerden,wenndieAus- bildungförderungsfähigist,diepersönlichen VoraussetzungenerfülltwerdenundderAusbil- dungbedarfnichtdurcheigenesEinkommen undVermögensowiedasEinkommenundVer- mögendesEhegattenundderElterngedecktist.

Besser so:

AusbildungsförderungnachdemBundesausbil- dungsförderungsgesetz(BAföG): WereineschulischeAus-oderFortbildungab- solviert,kanneinemonatlichefinanzielle Unterstützungerhalten.Voraussetzungen: DieAusbildungmussnachdengesetzlichen Bestimmungenförderungsfähigsein. DiepersönlichenVoraussetzungensindgegeben. EinkommenundVermögen(eigenes,des Ehegatten,derEltern)reichennichtaus,um denAusbildungsbedarfzudecken.

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Textformatierungen• Schriftarten,MöglichkeitendermodernenTextverarbeitungnutzen.MarkierungeninderSchriftundder Textgestaltung(z.B.Fett-oderKursivdruck,Unterstreichungen,Aufzählungsteile,Rasterungen,Kästen) sinddannzubegrüßen,wennsiedasErfassenderTextinformationenerleichtern. AuchZwischenüberschriftenerleichterndasLesen.

Anlagen und Illustrationen• Anlagen,beigefügteHinweisblätter,ZitateausGesetzenkönnensinnvollsein,dürfenaberentsprechende Textteilenichtersetzen.JedesSchreibenmussaussichherausvollständigundverständlichsein.

• IllustrationenoderbildlicheElementekönnenvonFallzuFalleinbezogenwerden.Siedürfenabernicht alsSelbstzweckeingesetztwerden,sondernmüssendervertiefendenInformationdienen.

Statt so:

- IchbitteSiedaher,innerhalbderin§72Abs.2 desHessischenPersonalvertretungsgesetzes (HPVG)genanntenFristvonzweiWochenum IhreMitteilung,obSiegegendiebeabsichtigte MaßnahmeEinwändeerheben.Bittebeachten Sie,dassdiegesetzlicheFristmitZugangdieses SchreibensinLaufgesetztwird.

Besser so:

IchbitteSiedaher,innerhalbderin§72Abs.2 desHessischenPersonalvertretungsgesetzes (HPVG)genanntenFristvonzwei Wochenum IhreMitteilung,obSiegegendiebeabsichtigte MaßnahmeEinwändeerheben.Bittebeachten Sie,dassdiegesetzlicheFristmit Zugang dieses Schreibensbeginnt.

Statt so:

- WirgenehmigenIhnennach§40des Beamtenstatusgesetzes(BeamtStG)undden §§78bis83adesHessischen Beamtengesetzes(HBG)sowiederVerordnung überdieNebentätigkeitderBeamtenimLand Hessen(Nebentätigkeitsverordnung–NVO)die AusübungdervonIhnenbeantragten Nebentätigkeit.

Besser so:

WirgenehmigenIhnendieAusübungder Nebentätigkeit.

Rechtsgrundlage: §40desBeamtenstatusgesetzes(BeamtStG)inVerbindungmit§§78bis83adesHessischenBeamtengesetzes(HBG)sowiedieVerordnungüberdieNebentätigkeitderBeamtenimLandHessen(Nebentätigkeitsverordnung–NVO)

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Textformulierung – Wortwahl und Satzbau

Zeitgemäße Sprache• Typischamtssprachliche,oftveralteteWörterundWendungensolltengenerellvermiedenwerden.

Fachbegriffe und Fremdwörter• FachbegriffeundFremdwörtersindnurüberlegtundkritischzuverwenden,vorausgesetzt,siewerden vondenAngesprochenenverstanden.Sindsienichtzuvermeiden,müssensieerläutertwerden. Problematischistes,Fachausdrückezuvereinfachenbzw.indieAllgemeinsprachezu„übersetzen“und damitsowohldenSachgehaltalsauchdieSinnbezügezuverletzen.DesWeiterensollteneinheitliche BezeichnungenfürgleicheSachverhalteimTextgenutztwerden,umVerwirrungenzuvermeiden.

Abkürzungen• Abkürzungensindpraktischundvielfachnichtzuumgehen,siestellenaberfürAußenstehendeofteine Verständnishürdedar.Sofernsieverwendetwerden,sindsiebeimerstenAuftretenzuerläutern(der ausführlichenFormfolgtdieAbkürzunginKlammern).

Statt so:

- vorgenannt- jemandemetwasaufgeben- jemandemetwasanheimstellen

Besser so:

vorhergenannt,obengenanntanordnen,beauftragen,bittendieEntscheidung/Wahlüberlassen

Statt so:

- Billigkeitsmaßnahme- Baumscheibe- Feedback- realisieren- Administration

Besser so:

RatenzahlungoderStundungoffenerBodenbereichumdenBaumstammRückmeldungverwirklichenVerwaltung

Statt so:

- OWiG- ZVG

Besser so:

Ordnungswidrigkeitengesetz(OWiG)GesetzüberdieZwangsversteigerungunddie Zwangsverwaltung(ZVG)

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Bandwurmwörter• ZusammensetzungenausmehralsdreiWortgliedern,sogenannteBandwurmwörter,sindunübersichtlich undmeistnurschwerzuerfassen.

Substantive• AuchSubstantivemüssenkontrolliertverwendetwerden.Siesindsinntragendundführenaufgrundder Großschreibungdazu,dassmandieSatzaussagenschnellerfassenkann.Kommenaber–wieesfürdie Verwaltungssprachetypischist–vieleSubstantivezusammen,leidetdieVerständlichkeit.

Verben• GenerellsindVerbenunddamitdieaktiveAusdrucksweisezubevorzugen.Geradedieoftschwerfälligen Substantiveauf-ungsindleichtinVerbenumzuwandeln.Sätze,beidenendieVerbenhervortreten,stehen derAllgemeinspracheunddermündlichenRedenäherundsinddeshalbvielleichterverständlich.

Statt so:

- Unterhaltsvorschussleistung- Bebauungsplanentwurf- Gewerbesteuervorauszahlung- Kindertagesstättenmindestgebühr

Besser so:

UnterhaltsvorschussEntwurfdesBebauungsplansGewerbesteuer-VorauszahlungMindestgebührfürdieKindertagesstätte

Statt so:

- DieBerechtigungfüreinenAntragzur Rückzahlungderunzulässigberechneten Kosten…

Besser so:

SiekönneneinenAntragstellen,damitdie unzulässigberechnetenKostenzurückgezahlt werden.

Statt so:

- Durchführung- EntscheidungüberZulässigkeit- beiVerhinderung- beiAntragstellung

Besser so:

durchführenEntscheidung,ob…zulässigistsolltenSieverhindertseinmitdemAntrag

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Schachtelsätze• ÜberlangeSätze,SchachtelsätzeundvergleichbareKonstruktionenhabenebenfallstypisch schriftsprachlichenCharakter;siebeeinträchtigendieVerständlichkeiterheblich.DieSätzesollteninder RegelnichtmehralszweiZeilenumfassen.SindsieausinhaltlichenGründenlänger,mussihre Durchschaubarkeit,d.h.dieNachvollziehbarkeitbeimspontanenLesengewährleistetsein.

Statt so:

- Gemäߧ62Abs.1Nr.1adesGesetzesüber NaturschutzundLandschaftspflege(Bundes- naturschutzgesetz[BNatSchG]vom25.März 2002,veröffentlichtimBundesgesetzblattNr. 22v.03.04.2002,S.1193ff.)erteilenwir IhnennachträglichdieBefreiung,entgegen denVerbotendes§42Abs.1,Nr.1BNatSchG einNestvongemäßAnlage1derBundes- artenschutzverordnungvom18.September 1989,zuletztgeändertdurchVerordnungvom 14.Oktober1999(BGBI,S.1955),besonders geschütztenHornissenabtötenzulassen.

Besser so:

SiedürfendasaufIhremGrundstückbefindliche HornissennestbeseitigenunddieHornissen abtöten.VondenVerbotendes§42Abs.1Nr.1 Bundesnaturschutzgesetz(BNatSchG)sindSie hiermitbefreit.

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Impressum

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Stand November2010