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SAP-Datenzugriff für GoBD: DSAG -Leitfaden 2016Vortrag zum GISA-PraxisForum Digitale Prozesse 2017
Marion SchillerBerlin, 01.06.2017
© GISA GmbH | DSAG-Leitfaden-Vergleich Datenzugriff | Schiller, M. | 01.06.2017 | Folie 2
1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
Agenda
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1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
Agenda
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Gemeinsam -keiten
Merkmal Ausprägung
Herausgeber DSAG e. V.
Arbeitsgruppe AG Datenzugriff GoBD / GDPdU
Arbeitskreis Steuern/ Financials
Zusammenarbeit mit der SAP AG / SAP SE Seit 2001
DSAG-LF zu diesem Thema seit 2002 in Version 1
Anlass für Version 4 SAP-Änderungen seit 2010 mit Version 3 und GoBD-BMF vom 14.11.2014
sowie AG Datenzugriff hat nun Querschnittsfunktion im AK Steuern und ist nicht mehr im AK Financials
eingeschlossen wird alles in den GoBD was direkten Bezug zum Datenzugriff hat oder im Vorfeld zu berücksichtigen ist
ausgegrenzt wird alles in den GoBD was das ordnungsmäßige Führen von Büchern / Aufzeichnungen im rein buchhalterischen Sinne betrifft
=
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Unterschiede
Merkmal neu alt Anmerkungen
Versionsnummer 4.0 3.02 Geplante V4.01: Format-Änderung
Stand 01.07.2016 08.01.2010 ca. 6 1/2 Jahre dazwischen
Redaktionsschluss 14.06.2016 11.08.2008 ca. 8 Jahre
Seitenanzahl 146 116 ca. 30 Seiten
pdf-Datei-Größe 12.759 KB 27.366 KB Verkleinerung
Verfasser (alphabetisch) Andres, Böhle Burlein, Gartenschläger, Kraus, Recknagel, Valentin
Andres, Böhle Burlein, Gartenschläger, Kraus, Recknagel
nahezu identisch
Kapitel 1 bis 6 plus Anhang 1 bis 7 plus Anhang niedrigere Anzahl
Tabellen/ Abbildungen 31 / 72 17 / 42 ca. verdoppelt
Fußnoten 332 142 ca. verdoppelt
Literaturquellen 44 23 ca. verdoppelt
SAP-Hinweise 56 43 ca. 1/3 mehr
Internetseiten-Links 11 11 gleich
BMF-Schreiben-bzw. Erlasse 7 4 ca. verdoppelt
Verwaltungsanweisungen / OFD-Verfügung
1 3 1/3
Rechtsprechung 38 10 fast vervierfacht
≠
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Kapitel-Gegenüberstellung
Kapitel-Nr. neu alt Anmerkungen i. W. bzgl. neu
1 Vorwort
2 Einleitung
3 Rechtlicher Rahmen 14 Kapitel 3.2.1 bis 3.2.14 (S. 16-29) zum GoBD BMF-Schreiben (alt: 9 Kap.)
4 Herausforderungen der Umsetzung Kapitel 4.4 mit 16 Unterkapiteln (S. 31 bis 43) zum Erstqualifikationsrecht (alt: 4.3. mit 12)
5 Technische Umsetzung im SAP Kap. 5.4 zu Z1 / Z2, Kap. 5.5 zu DART=Z3Kap. 5.6 KundenentwicklungenKap. 5.7 Archiv-InfosystemKap. 5.8. HCM (alt: 5.6 + 5.7 Reisekosten)
6 Ausblick Andere technische Umsetzungs-Szenarien
7 Anhang Ausblick
8 - Anhang
neu alt
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Welche Kapitel sind neu aufgenommen / nun deutliche r ausgeführt?
Kap.Nr.
Titel Umfang Anmerkung / Neues Rechtlicher oder technischer Natur
3. Rechtlicher Rahmen 16 Seiten Elektronische Unterlagen-Aufbewahrung: Verantwortlichkeit, Unveränderbarkeit, Datensicherheit
rechtlich
4.4 Erst-Qualifikationsrechtelektron. Unterlagen
13 Seiten DV-System-BetroffenheitMaschinelle Auswertbarkeit der dig. Unterlagen inkl. SonderfälleRolle von an SAP angebundenen DMS
4.5 Verfahrensdokumentation je DV-System
8 Seiten Notwendigkeit – Umfang – Inhalt
4.7 Datenzugriffs-Sonderthemen 6 Seiten ArchivzugriffSystemumstellungenDatensatz-AuslagerungenSystemwechsel
5.6 Kundenentwicklungen / Partnerobjekte
8 Seiten • COAT-Übersicht (Customer Object Administration Tool) und Attribute• Relevante Namensräume selektieren• Datenpflege (Objekttypen, Änderungsbelege)• Z2-Z3-geeignete Auswertungen• Berechtigungsvergabe und Dokumentation technisch
5.7 Archivinformationssystem 7 Seiten VoraussetzungenAIS-SpezifikaErweiterungen / Neuanlage von Strukturen
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1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
Agenda
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Zugriff Z1 SystemeinsichtMusterrolle steuerlicherPrüfer-User im SAP-Hin-weis 445148 Version 29
� Erweiterungen um Kassenbuch-Transaktionen + Special Ledger
� Im LF S. 63 im Kap. 5.4.1: Ta-belle mit allen neu aufgenommenen Rollen und noch geplantem sowie weitere tc mit vermuteter Steuer-Relevanz(für kommende Abstimmrunden)
Prüfer-User-Aktivitäten aufzeichnen mit „Action Log “ (Kap. 5.4.7): Darstellung nahezu identisch Erklärung, Selektion, Anzeigen, Löschen
� Ca. 400 Transaktionscodes neu (alt über 200)
� Neu einzeln dokumentiert , (alt: zweigeteilt mit Menü-Rolle und Berechtigungs-Rolle
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Z1-Details in Kap. 5.4.2 bis Kap. 5.4.6: Systematik desEinrichtens
DART per Z1 bei Zugriff auf Daten von stillgelegten Systemen (Kap 5.4.2)
• 2 Einzelrollen SAP_AUDITOR_TAX_DART (Benutzermenü) und ~_A (Berechtigungen) mit Leserechten und 8 Transaktionen für DART-Extrakte in eigenem Auswertesystem, wenn das Ursystem stillgelegt wurde
Muster-Prüfer-Rolle unternehmens-individuell ausprä gen (Kap. 5.4.3)
• Schritt für Schritt mit dem Vorgehen via Kopieren und Z-Benamung dokumentiert inkl. Rollenvergleich
Rollen zum Prüfen von Kundenentwicklungen (Kap. 5.4.4 )
• Definieren modulspezif. Ergänzungsrollen und Menüs (Z_AUDITOR_TAX_FI_Z, Z_AUDITOR_TAX_FI_A)
Prüferrollen-Usermenü anzeigen (Kap 5.4.5)
• zum Verhindern, dass der Prüfer nicht auf das SAP-Standardmenü umschaltet
Zeitraumbeschränkung über mehrere in Beziehung stehen de Tabellen TPC 2/4/6 (Kap. 5.4.6.1)
• Auf Belege des Prüfungsjahres und für ältere Jahre, sofern Posten noch offen ist
Benutzer zu Benutzergruppen (Kap 5.4.6.2)
• Erste Zuordnung in der Kette (meist mit BUKR und noch der Steuerart im Gruppennamen / Usernamen)
Programme in den Applikationen, die Berechtigungs-P rüfung enthalten (Kap. 5.4.6.3)
• Tabelle PROGS: Prüftabelle aller Programme, die Berechtigungen überhaupt abprüfen können
Konkret auf Werte abprüfende Programme gepflegt, da mit Prüfwerte noch einpflegbar sind ( Kap. 5.4.6.4)
• TPROG gepflegt, damit dem ausgeprägtem Zeitraum dann unterwerfbar
Benutzergruppe zu Applikation, OrgEinheit und Zeitraum zuweisen Tabelle TPCDATEN (Kap. 5.4.6.5)
• Gesamtdarstellung des abzuprüfenden: Applikation, BUKR, Gruppe, Beginndatum, Enddatum
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1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
Agenda
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5.5.9 DART Versionspflege: für Gesamtextrakte, Belegextrakte, Stämme, Stammsatzänderungen
5.5.10 bis 5.5.16 DART-Doing an sich (siehe nächste Folien!)
5.5.1 Allgemeines zur Version 2.8, Neuerungen und ihrer Doku
5.5.2 SAP Releases und DART-Versionen
5.5.3 Systemseitige Dokumentations-Hilfen
5.5.4 zu DART gehörende tc sowie Report-Programme
5.5.5 Übersicht SAP-Modul / Extrakt-Bestand / SAP Arch.Obj.
5.5.6 DART Segment-Katalog / Feld-Katalog und Absprünge
5.5.7 Feld-Katalog-Erweiterungen kundeneigener Felder
5.5.8 DART-Berechtigungsobjekte: ausprägbare Aktivitäten
Kap. 5.5.1bis 5.5.9:DART
• View-Bau fast identisch• ab DART 2.6 neue View-
Logik mit besserer Speicher-Nutzung
• View-Protokoll ist jetzt mit mehr Informationen und mit Vorschau-Möglichkeit versehen
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1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART: a) Extrakt
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
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„COAT“ für Neu-Entwicklungen oder für Standard-Anpassungen durchSAP-Kunden oder SAP-Partner
Kunden-entwicklungen(Z-Namens-raum)
SAP-Partner-Entwicklungen (Partner-Na-mensraum)
Komplett neue Tabellen
Anfügung an bestehende Tabellen
Mittels vordefinierter Attribute in Klassen einteilbar
Dokumentations-Möglichkeit für Kennzeichnung als steuerlich relevant
Mittels Zeitstempel-Systematik ist Veränderungs-Tätigkeit sichtbar
Klassifi-zieren von Objekten
1. Version COAT 2.0 war 2008, nun Version 2.4
Enthält auch eine initiale Report-ausführung (RCOATCRE) für SAP-Auslieferungswerte
Template zur Massenpflege technischer Attributwerte in Hinweis 1567990
Änderungs-Schreibung eingerichtet sowie Dokuvon COAT
Ausliefe-rung iVm
SAP Basis
Steuerrelevant / Korrekturtransport / DB-Änderung
Übergreif. Attribute / Attribute für Tabellen, Includes, Appends / Programm-Attribute
Attribut-Werte sind im LF vorgeschlagen von DSAG für einheitliche Lage / Verständnis
Attribut-Pflege-Berechtigungen ab Version 2.4 möglich
Vordefi-nierteCOAT-
Attribute
COAT Customer ObjectAdministration Tool
COAT als Neuerung ausführlich behandelt - viele SAP-Kunden
haben Eigenentwicklungen, somit ist die Handlungsfähigkeit zu diesem
Thema wichtig
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1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
Agenda
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Das Archiv-Info-System AIS und die DART-Datenextrak tion
• Für archivierte Daten werden im AIS wesentliche Infos nochmal eigens aufgebaut (Schnellzugriff bei Bedarf).
• Archivlauf-Referenz zum archivierten Original auch enthalten
• AIS-Infostrukturen nun um wesentliche Suchkriterien erweitert, insbes. FI und SD
• Info-Sparsamkeit im AIS wichtig, denn sonst ist der durch die Archivierung gesparte Speicherplatz schnell wieder voll.
Allgemeine Erläuterungen
• Im DART-Segment-bzw.-Feldumfang kann es sein, dass ein bei Z3 vom Prüfer gefordertes Feld fehlt.
• Nochmal extrahieren geht nur, wenn noch nicht archiviert wurde.
• Wurde archiviert, gibt es via AIS die Möglichkeit, die Kurzinfos „nachzufassen“.
• Wichtig ist, ob das betroffene Feld im Feldkatalog drin ist oder grds. nicht enthalten ist.
Bezug zur
Z3-Datenextrakt-Erstellung
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Situation für AIS und den ArchivierungsfallVarianten
1. Alten Z3-Extrakt nicht mehr verwenden sondern
einen neuen erstellen
Hier die Funktionalität „Daten aus Archiven
berücksichtigen“ nutzen
Hat jedoch quasi Rücklade-Charakter und braucht
detailliertes AO-Wissen und Lauf-Wissen
SAP rät ausdrücklich zum Extrahieren vor dem
Archivieren!
2. Alten Z3-Extrakt verwenden und um
nachextrahiertes ergänzen
Leitfaden-Schrittfolge beachten: Doku unterteilt, ob
das betroffene Feld im DART-Katalog enthalten ist
oder nicht
Auch Unterscheidung, ob im Archivierungsfall die Archiv-Infostruktur dauerhaft oder temporär anzupassen ist
Aufbauen / Transportieren beschrieben sowie das
Aktivieren und der Datenaufbau
Prüfer bekommt Z3-Extrakt und stellt fest, dass ein Feld fehlt.
Frage des neuen Extrahierens kommt auf, aber:
es wurde bereits archiviert!
Auch mit dem Archivierten kann man in dieser Situation noch agieren
(jedoch aufwändig).
Standard-Feldkatalog und Umfang des archivierten AO sind nicht
zusammenpassend: eigener Feldkatalog nötig, was Spezialwissen braucht – Verweis
auf ein eigenes Seminar
SAP empfiehlt ausdrücklich, dass vor dem Archivieren zu extrahieren
ist!!!
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1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden
2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User
3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding
4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT
5 Archiv-Info-System
6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP
Agenda
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SAP HCM sowie Reise-kosten
Reisekosten-Kapitel (neu 5.9, alt 5.7): fast komplett identisch
Zwitterstellung thematisiert Technik / Funktionen vom FIDatenbestände / Vorsystemdaten: HR
Reisekosten-Kontierung Auf Kostenstelle bei verwaltenden EinheitenAuf CO-Objekte (Aufträge / PSP-Elemente) oft bei Dienstleistern
Z1-Z3-Aussagen Z1-User je nach Installationstyp (FI oder HR)Z3-Extrakte: aktuelles DART unterstützt RK
1. HR Kapitel sind sehr
ähnlich (neu 5.8, alt 5.6)
2. Im neuen LF sind die neuen HR-Infotypen dargestellt
3. Hinweis-Nr. für Batch, Texttabellen
und xml-Beschrei-
bungsdatei
4. Schrittfolge
mit 6 wesentlichen
Steps insbes. zur Selektion
Aufrufen mit
Menü-punkt-Folge
Daten-format,
Zeitraum, weitere
Filter
Infotypen und
Cluster anpas-sen /
erneu-ern
Exkurs über
Erneu-ern
Extrak-tion
durchführen
6.Verzeich
nis-Down-load
1.Aufrufen
mit Menü-punkt-Folge
2.Daten-format,
Zeitraum, weitere
Filter
3.Infoty-
pen und Cluster anpas-sen /
erneu-ern
4.Exkurs über
Erneu-ern
5.Extrak-
tiondurchfüh
ren
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SAP IS-Lösungen im LeitfadenVersorger
(IS-U Energie und IS-T Telekommunik.)Abrechn
ungs-, Druck-, FICA-belege, EingRech)
Medienwirtschaft / Verlagswesen:DART-Standard-
Erweiterungen (siehe Hinweisnr.) für IS-M-SD Medienvertrieb und IS-
M-AM Werbe-Mgmt
Fertigungsindustrie (discrete):
Bisher lediglich Materialnummern-
Einbeziehung in DART Standard
Immobilien RE / RE-FX:
Im DART-Standard enthalten
Sonstige (IS-CD Versicherungen oder IS-PS Public Sector) ohne DART-Erweiterungen
hierfür Geschäftspartner GPhat Vertragskonto VK mit aktiven Verträgen
Siehe auch Folie mit Z1-
Prüferuser: für FI-CA
PraxisForum Digitale Prozesse
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Business One, Business by Design und Ausblick
Bei Mehrbedarf muss selbst ergänzt werden bzw. DSAG AK
Business One
Z3: Lösung auf Basis von SAP Queries via Hinweis 1012531 mit
15 Abfragen für GoBD
Z1: Keine vordefinierte Prüferrolle, d.h. Anzeige-
Berechtigungen für einen User stets selber auszuprägen
Bei Mehrbedarf muss selbst ein kundenspezifisches Berichtspaket angelegt
werden
Z3: Lösung auf Basis von SAP Berichtspaketen (11) aus dem
internen und externen Rechnungswesen
Z1: Keine vordefinierte Prüferrolle, d.h. Anzeige-
Berechtigungen für einen User stets selber auszuprägen
PraxisForum Digitale Prozesse
© GISA GmbH | DSAG-Leitfaden-Vergleich Datenzugriff | Schiller, M. | 01.06.2017 | Folie 24
Ausblick: laut DSAG -LF und ergänzt um Aspekte aus GISA -Sicht
Zu GDPdU-Beginn (2001/2002) vglw. niedrigere Komplexität bei den Systemen
Durch Z1, Z2, Z3: gleichziehen, nicht mehr schlechter gestellt sein
Komplexität der System-Verarbeitungen und der flexiblen Merkmale nimmt zu
Dennoch ist für einen ext. Prüfer eine Lösung zu finden: (keine Rechtfertigung für Schlechterstellung)
Rechtslage verschärft sich parallel dazu auch
…mächtige Funktionsumfänge … Herausforderung für
die Außenprüfer…pragmatische ,
situationsbezogene Lösungskonzepte…
neu aushandeln
Erzeugung von Daten durch Prozesse , die sich nicht primär am
Datenzugriff orientieren
…temporäre Datenbestände…
zeitlicher Versatz der Außenprüfung … Abhängigkeiten… Schaffung eines
einheitlichen Bildes…Grenzen beim Nachvollziehen in alle
historischen Verästelungen
Problemstellungen, die bisher nicht bekannt waren
Verhältnismäßig-keit von
Maßnahmen
Dokumentation der beim
Steuerpflichtigen eingesetzten
Verfahren
Doku fehlend, unvollständig, nicht aktuell
Erkenntnisse und Impulse
aus der Prüfungspraxis
Lange Dauer bis zu einer
Konkretisierung, Aktualisierung
PraxisForum Digitale Prozesse
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Spannungsfeld
Spannungs-
feld
System-
hersteller
System-anwender
Gesetzgeber
Prüfer
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Ihr Ansprechpartner
Marion Schiller
Bereich ECM und IT Compliance – Senior-Beraterin
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 345 585 2057