Mein Büroupdate1.buhl-data.com/documents/mein_buero_2010... · 2009-11-20 · Mein Büro 2010 7 Wie Sie „WISO Mein Büro 2010“ installieren Wie Sie „Mein Büro 2010“ installieren

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Mein BüroBedienanleitung

Autor: Robert Chromow

www.wiso-meinbuero.de

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Mein Büro 2010

Inhaltsverzeichnis

Mein Büro ................................................................................................................................................. 1

Bedienanleitung .................................................................................................................................................................................................... 1

Systemvoraussetzungen ...................................................................................................................................................................................... 7

Wie Sie „Mein Büro 2010“ installieren ........................................................................................................................................................... 7

Immer auf dem neuesten Stand ....................................................................................................................................................................... 9

Hilfe und Support ................................................................................................................................................................................................11

Komfortable Fernwartung ..................................................................................................................... 12

Mein Büro 2010: Eines für alles! ....................................................................................................................................................................15

Business ohne Bilanzbuchhalter .....................................................................................................................................................................18

„Von Null auf Rechnung“ in 60 Sekunden ..................................................................................................................................................20

Ein- und Ausgabe à la carte ............................................................................................................................................................................22

Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche .....................................................................................................................................25

So finden Sie sich in „Mein Büro 2010“ zurecht ................................................................................... 25

Meine Zentrale: „Office Heute“ ......................................................................................................................................................................27

Allgegenwärtige Kontextmenüs ......................................................................................................................................................................29

Karteikarten, Tastatur und Funktions-“Buttons“ .......................................................................................................................................30

Tolle Turbo-Tasten ..............................................................................................................................................................................................31

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Kompletter Eingabe-Komfort … ..................................................................................................................................................................... 34

… am Beispiel „Angebot“ ................................................................................................................................................................................. 34

Karteikarte „Druckansicht“ ............................................................................................................................................................................. 36

Tabelleneingaben ............................................................................................................................................................................................... 47

Die Statusanzeige: Alles im Blick .................................................................................................................................................................. 48

Tabellen durchsuchen, sortieren und filtern............................................................................................................................................... 51

Tabellen gruppieren, anpassen und weiterverarbeiten ............................................................................................................................ 57

Tabellen auswerten und dauerhaft speichern ............................................................................................................................................ 65

Interaktive Listen................................................................................................................................................................................................ 70

Ich freu‘ mich auf „Mein Büro“!..................................................................................................................................................................... 71

Büro-Eröffnung: „Meine Firma“ ..................................................................................................................................................................... 72

Die Stammdaten-Erfassung ............................................................................................................................................................................ 75

Einzelkämpfer oder Team? ............................................................................................................................................................................... 82

Briefpapier gestalten ....................................................................................................................................................................................... 85

Druck auf fertige Briefbögen .......................................................................................................................................................................... 87

Erweitertes Layout-Design .............................................................................................................................................................................. 90

Make or buy? ....................................................................................................................................................................................................... 93

12 erste Schritte: Im Schnelldurchgang vom Werbebrief zur Steuererklärung ............................................................................... 94

Der erste Brief ..................................................................................................................................................................................................... 94

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Mein Büro 2010

Die erste Kundin ..............................................................................................................................................................................................100

Der erste Termin ..............................................................................................................................................................................................101

Die erste Dokumentenmappe ......................................................................................................................................................................102

Das erste Angebot ...........................................................................................................................................................................................105

Die erste Auftragsbestätigung ....................................................................................................................................................................109

Die erste Rechnung ........................................................................................................................................................................................111

Der erste Lieferschein ....................................................................................................................................................................................113

Die erste Mahnung .........................................................................................................................................................................................114

Die erste Kundenüberweisung .....................................................................................................................................................................117

Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung ....................................................................................................................................................120

Die erste Überschussrechnung ....................................................................................................................................................................122

Zwischen-Fazit.................................................................................................................................................................................................127

Mein Büro 2010 von „A“ wie „Abschreibung“ bis „Z“ wie „Zusammenfassende Meldung“.............129

B2B-Hürde „elektronische Signatur“ .........................................................................................................................................................191

Allgemeine Kontaktverwaltung ...................................................................................................................................................................207

Mehr Liefer-Komfort ......................................................................................................................................................................................212

Anfangsbestand buchen ................................................................................................................................................................................219

Stammdaten .....................................................................................................................................................................................................243

Lastschriften als Inkasso-Turbo ..................................................................................................................................................................248

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Meldung = Zahlung! ....................................................................................................................................................................................... 252

Verkauf ................................................................................................................................................................................................................ 253

Verkaufspreise ................................................................................................................................................................................................... 253

Volltextsuche ..................................................................................................................................................................................................... 256

Zuordnungen korrigieren ............................................................................................................................................................................... 260

Das Profi-Büro ...................................................................................................................................... 264

Profi-Funktionen von „A“ wie „Auftrag“ bis „Z“ wie „Zeitplan“ .......................................................... 266

Auftrag / Aufträge ........................................................................................................................................................................................... 268

Das Mittelstands-Büro ......................................................................................................................... 303

Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche .................................................................................................................................. 305

Mittelstands-Funktionen von „A“ wie „Abo-Rechnung“ bis „V“ wie „Verkauf“ 307

Anhang ............................................................................................................................................................................................................... 337

Liste der Datenbankfelder ............................................................................................................................................................................ 337

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Mein Büro 2010 Wie Sie „WISO Mein Büro 2010“ installieren

einstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Außerdem ist dieses Handbuch urhe-berrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzu-lässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Über-setzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme.

Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu beachten.

Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH

Liebe Leserin, lieber Leser,

schön, dass Sie sich für eine Buhl Software entschieden haben! Das Programm wurde unter Berücksichtigung neuester Erkenntnisse hinsichtlich Benutzerführung und Software-Ergonomie entwickelt und genügt höchsten qualitativen Ansprüchen. Das dazu gehörige Handbuch ist ebenfalls sorgfältig und gewissenhaft erstellt. Druck- und Übertragungsfehler sind trotzdem nicht ganz auszuschlie-ßen. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeitder Inhalte übernehmen wir daher nicht.

Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software werden nur in Lizenz vergeben und dürfen nur in Über-

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Wie Sie „WISO Mein Büro 2010“ installieren

Wie Sie „Mein Büro 2010“ installieren

Sobald Sie die Installations-CD in das Laufwerk gelegt ha-ben, sehen Sie sich einem Startfenster gegenüber. Wählen Sie „Jetzt installieren“, um den Installationsassistenten zu starten. Klicken Sie auf „Weiter“ und lesen Sie den Lizenz-vertrag aufmerksam durch. Bestätigen Sie bitte, dass Sie mit dem Inhalt des Vertrages einverstanden sind, und kli-cken Sie danach auf „Weiter“.

Systemvoraussetzungen

Für einen reibungslosen Betrieb von „Mein Büro 2010“ empfehlen wir die folgende Hard- und Software-Ausstat-tung:

nProzessor: mindestens 1 GHz,

n Hauptspeicher: mindestens 512 MB,

n freier Festplattenspeicher: mindestens 180 MB,

n XGA Grafikkarte: mindestens 1024 x 768 Bildpunkte,

n Betriebssystem: Windows 7, Windows XP ab SP2 oder Windows Vista ab SP1,

n Internet-Zugang für das Online-Banking und Aktivierung der Software,

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Mein Büro 2010

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setze und Rechtsprechung arbeiten und von den laufen-den technischen Weiterentwicklungen profitieren, bieten wir Ihnen eine Aktualitäts-Garantie: Für 365 Tage ist diese Garantie bereits im Kaufpreis von „Mein Büro 2010“ enthalten.

Um in den Genuss der Aktualitäts-Garantie zu kommen, brauchen Sie das Programm im Anschluss an die Installa-tion nur noch freizuschalten. Dafür ist eine Online-Verbin-dung erforderlich. Falls gerade keine Verbindung zum In-ternet besteht, stellt die Software mit Ihrem Einverständnis den Kontakt zum Server her.

Bei der Aktivierung der Software stehen Ihnen zwei Alter-nativen zur Wahl:

Befristete Aktualitäts-Garantie: Im Aktualitäts-Ga-rantie Vertrag werden die Ihnen während einer Nutzungs-periode garantierten Leistungen vereinbart. Die Nutzungs-periode umfasst 365 Tage ab Freischaltung.

Vertragsleistungen

n Bereitstellung von Diensten und Funktionen, die Ihnen bei der täglichen Büroarbeit helfenArbeitsabläufe effi-zienter zu gestalten und einfacher zu realisieren.

n Online Aktualisierung und Pflege der angebotenen Bankzugänge, sowie der steuerlichen Rechtsvorschrif-

Der Installationsassistent prüft automatisch, ob genügend Speicherplatz auf dem Ziellaufwerk vorhanden ist. An-schließend legen Sie fest, ob das Programm nur von Ihnen selbst oder allen Benutzern des Computers genutzt werden darf. Außerdem wählen Sie das Laufwerk, auf dem „Mein Büro 2010“ installiert werden soll. Als Zielordner ist „Pro-gramme/Buhl/Mein Büro 2010“ voreingestellt. Sie können stattdessen aber auch einen anderen Ordner vorgeben: Dazu klicken Sie auf „Ändern“, wählen das gewünschte Verzeichnis oder geben einen Pfad von Hand ein. Klicken Sie dann auf „OK“ und „Weiter“.

Zu guter Letzt entscheiden Sie dann noch, ob Verknüpfun-gen zu „Mein Büro 2010“ auf dem Desktop und / oder der Schnellstartleiste angelegt werden sollen. Klicken Sie ab-schließend auf „Weiter“ und starten Sie den Installations-prozess per Mausklick auf die Schaltfläche „Installieren“.

Immer auf dem neuesten Stand

In unserer schnelllebigen Zeit unterliegen Hard- und Soft-ware, aber auch Steuer- und andere Rechtsgrundlagen einem ständigen Wandel. Das gilt vor allem für das Ge-schäftsleben: Damit Sie stets auf Basis der aktuellen Ge-

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Funktion über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Aktualitäts-Ga-rantie freischalten ...“. Voraussetzung für das Freischalten ist die Eingabe Ihrer Kundendaten. Ihre Bankverbindung ist nur dann erforderlich, wenn Sie sich für die erste Garantie-Option entscheiden. Falls Sie bereits Kunde der Buhl Data Service GmbH sind, genügt die Angabe von Kundennum-mer und Postleitzahl. Damit ersparen Sie sich unnötigen Erfassungsaufwand und vermeiden Fehleingaben.

Manuelle Online-UpdatesDie komfortable Aktualitäts-Garantie sorgt für auto-matische Programmaktualisierungen. Über den Menü-punkt „Hilfe“ - „Online-Update“ können Sie die kos-tenlosen Software-Updates bei Bedarf aber auch von Hand anstoßen: Das Programm stellt daraufhin eine Internetverbindung her und lädt die bereitgestellten Daten vom Buhl-Data-Server herunter. So arbeiten Sie immer mit der aktuellsten Version von „WISO Mein Büro 2010“.

Tippww

ten und Formulare (sofern vorhanden).

n Aktualisierung und Pflege des Programms. Die Updates werden automatisch per Live-Update ins Produkt ein-gespielt

n Kostenlose Bereitstellung neuer Programmversionen von Mein Büro

Darüber hinaus werden Ihnen derzeit folgende freiwillige Zusatzleistungen zur Verfügung gestellt, die nicht Ge-genstand des Vertrages sind:

n Kostenloser telefonischer Kundensupport: Mo-Fr 9:00 - 21:00 Uhr, Sa 9:00 -13:00 Uhr, (0,14 Euro/Min. aus dem dt. Festnetz, Mobilfunktarife können abweichen)

Das Nutzungsentgelt für die Leistungen aus diesem Vertrag ist bereits im Kaufpreis enthalten. Sie zahlen nichts extra und gehen keine weiteren Verpflichtungen ein. Dieser Aktualitäts-Garantie Vertrag endet automa-tisch nach Ablauf der Nutzungsperiode (Laufzeitjahr).

Verzicht auf die Aktualitäts-Garantie: In diesem Fall nutzen Sie „Mein Büro 2010“ in der vorliegenden Fassung und übernehmen selbst die Aktualisierung der Software.

Sollten Sie im Anschluss an die Installation auf das Aktivie-ren der Aktualitäts-Garantie verzichtet haben, können Sie den Vorgang später jederzeit nachholen: Sie erreichen die

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bitten, zuvor zwei weitere Informationsquellen zurate zu ziehen:

nSollte Ihre Frage bereits von anderen Anwendern ge-stellt worden sein, wird sie in den „Online-FAQ“ beantwortet. Sie erreichen die Frage- und Antwort-sammlung über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Online-Hilfe (FAQ)“.

nZahlreiche Tipps und Lösungsvorschläge finden Sie da-rüber hinaus in unserem Online-Forum: Dort kön-nen Sie Ihre Anliegen, Kritik oder Anregungen zum Pro-gramm mit unseren Experten und anderen erfahrenen Benutzern diskutieren. Aus „Mein Büro 2010“ heraus rufen Sie die Informationsplattform über den Menü-punkt „Hilfe“ - „Online-Forum“ auf. Die Internetadres-se lautet http://www.wiso-software.de/forum/.

Außerdem können Sie auf den folgenden Wegen mit uns Kontakt aufnehmen:

nKunden mit Aktualitäts-Garantie erreichen un-seren telefonischen Kundendienst unter 01805 / 710 710 (0,14 Euro pro Minute aus dem deut-schen Festnetz - Mobilfunktarife können abwei-chen). Die Hotline ist in folgenden Zeiten besetzt:

Hilfe und Support

Das gedruckte Handbuch von „Mein Büro 2010“ basiert auf dem Software-Stand zum Zeitpunkt der Drucklegung. Die jeweils aktuellste Fassung der Bedienanleitung finden Sie in Form eines PDF-Dokuments im „Hilfe“-Menü. Das elektronische Handbuch enthält auch die ausführlichen Beschreibungen von „Mein Büro Professional 2010“ und „Mein Büro Mittelstand 2010“. Den fachlichen Ratgeber „Kaufmännisches Wissen kompakt“ rufen Sie als PDF-Do-kument ebenfalls über das „Hilfe“-Menü auf.

Falls eine Ihrer Fragen durch die Bedienanleitungen nicht beantwortet wird, können Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Wir beantworten Ihre Anfragen gern, möchten Sie aber

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Sollte nach Starten der Fernsteuerung eine auf Ihrem PC installierte Firewall-Software Sie nach dem Zulassen oder Verweigern einer Internetverbindung fragen, wählen Sie bitte „zulassen“. Der Berater teilt Ihnen am Telefon darauf-hin eine mehrstellige Beratungsnummer mit, die Sie in den Dialog „Teilnehmer Login“ eintragen.

Montag bis Freitag von 9 bis 21 Uhr und Samstag von 9 bis 13 Uhr.

nAnfragen per Fax schicken Sie bitte an:01805 / 35 45 536 (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz)

nDie Postanschrift lautet:Buhl Data Service GmbH Support Center Am Siebertsweiher 3/5 57290 Neunkirchen

Komfortable Fernwartung

Sollte sich ein Anwendungsproblem einmal nicht auf An-hieb telefonisch lösen lassen, kann ein Mitarbeiter unserer Hotline den Fernsupport aktivieren: Er fordert Sie dann auf, das Teilnehmerprogramm „Netviewer“ zu starten. Dabei handelt es sich um ein externes Hilfsprogramm, das Sie in „Mein Büro 2010“ über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Fern-steuerung Supportteam ...“ aufrufen:

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Anhieb, an welcher Stelle des Programms Sie sich gerade befinden und wo das Problem liegt.

Besonders praktisch: Falls erforderlich, kann der Berater Ihren PC sogar von Ferne bedienen oder benötigte Dateien übertragen! Dafür braucht er aber in jedem Fall Ihr aus-drückliches Einverständnis. Über die Schaltflächen „On“ und „Off“ schalten Sie die „Fernsteuerung“ im „Show“-Modus bei Bedarf ein und aus.

Zwischen Ihrem PC und dem des Beraters besteht nun eine gesicherte und verschlüsselte Internetverbindung. Sie be-finden sich zunächst im „Watch“-Modus: In einem sepa-raten Fensterrahmen sehen Sie den Bildschirm-Inhalt des Beraters. So können Sie verfolgen, welche Arbeitsschritte Ihr Berater gerade ausführt: Er zeigt Ihnen zum Beispiel Schritt für Schritt, wie ein bestimmtes Programm-Modul zu bedienen ist.

Sie können dem Mitarbeiter umgekehrt aber auch Ihren ei-genen Bildschirminhalt zeigen: Dafür schalten Sie die On-line-Verbindung in den „Zeige“-Modus um - ein Mausklick auf den „Show“-Button genügt. Ohne dass komplizierte Beschreibungen erforderlich sind, erkennt der Berater auf

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Mein Büro 2010 Eines für alles!

Mein Büro 2010

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Eines für alles!

nOft benötigte Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Daten verwalten Sie mithilfe einer eingebauten Datenbank, die sich ohne separaten Erfassungsaufwand nach und nach wie von selbst füllt.

nMithilfe eines Online-Moduls holen Sie sich mühelos den tagesaktuellen Kontoauszug von Ihrem Bank-, Kreditkarten- oder Paypalkonto ab. Die einzelnen Ge-schäftsvorgänge ordnen Sie im Handumdrehen den steuerlichen Einnahme- und Ausgabekategorien zu. Alles andere übernimmt „Mein Büro 2010“ für Sie: Freuen Sie sich auf die kinderleichte Buchführung per

nSie schreiben aus dem Stand professionelle, finanz-amtssichere Rechnungen - und das noch dazu viel ein-facher und bequemer als mit Word & Co.!

nSie haben jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze, Kosten und offenen Posten, über Ihre Zahlungsfähig-keit und Gewinnentwicklung.

nFalls erforderlich erstellen Sie darüber hinaus optisch ansprechende Bestellschreiben, Angebote, Auftragsbe-stätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen und alle anderen Arten von Geschäftskorrespondenz. Sogar auf eine ganze Reihe fertiger Textvorlagen kön-nen Sie zugreifen!

Mein Büro 2010: Eines für alles!

Herzlichen Glückwunsch: Mit „Mein Büro 2010“ verfügen Sie über eine Software, mit der Sie sämtliche kaufmännischen Aufgaben einfach und bequem unter einem Dach erledigen. Das ewige Hin und Her zwischen Steuer- und Buchführungssoftware, Textprogramm, Tabellenkal-kulation, Terminkalender, Adressverwaltung, Aufgabenplaner und anderen Datenbanken bleibt Ihnen künftig erspart. Der Funktionsumfang im Überblick:

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Über Ihre Bürozentrale „Office Heute“ und das Auftrags-modul „Vorgänge“ rufen Sie sämtliche aktuellen Ge-schäftsaktivitäten mit einem einzigen Mausklick auf. So haben selbst Nicht-Kaufleute schnell Erfolgserlebnisse. Die von vielen Unternehmern und Selbstständigen gefürchtete Buchhaltung läuft künftig weitgehend unsichtbar im Hin-tergrund ab. So kommen Sie problemlos zu einer ordentli-chen Buchführung. Eine drohende Betriebsprüfung verliert dadurch viel von ihrem Schrecken.

Ob Sie „Mein Büro 2010“ zunächst einmal nur zum Schrei-ben von Rechnungen einsetzen oder gleich den kompletten Funktionsumfang nutzen wollen, bleibt dabei allein Ihnen überlassen. Wer klein anfängt, nimmt die übrigen Module später einfach nach und nach hinzu. So oder so: Sie können sofort loslegen, ohne dass langwierige Datenerfassungen oder gar Software-Schulungen erforderlich sind: Das Pro-gramm lässt sich ebenso einfach bedienen wie ein norma-les Office-Produkt.

Mausklick!

nUmsatz- und Einkommensteuer-Formulare werden vom Programm automatisch mit den Zahlen Ihrer lau-fenden Geschäftsaktivitäten gefüttert und müssen nur noch ausgedruckt oder direkt über die eingebaute ELS-TER-Schnittstelle ans Finanzamt übermittelt werden.

nDer Terminkalender und die Aufgabenverwaltung sor-gen dafür, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.

nÜber eine Schnittstelle zu Online-Kartendiensten wie GoogleMaps, KlickTel oder Via Michelin lassen Sie sich die Standorte Ihrer Kunden und Lieferanten und die dazugehörigen Wegbeschreibungen anzeigen.

nDie innovative Online-Poststelle bietet Ihnen die Mög-lichkeit, Ihre Briefe, Bestellungen, Angebote und Rech-nungen via Internet zu versenden: Um das Drucken, Falzen, Kuvertieren und die Auslieferung Ihrer Papier-korrespondenz brauchen Sie sich künftig nicht mehr zu kümmern. Auch der bequeme SMS- und Fax-Versand ist direkt aus dem Programm heraus möglich.

nBesonders praktisch: Wenn Sie Ihre Rechnungen elekt-ronisch versenden wollen, können Sie sie in der Online-Poststelle sogar formvollendet digital signieren lassen!

Und das Beste: Sämtliche Programmbereiche sind ganz eng miteinander verzahnt! Das erspart Ihnen umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben.

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Eines für alles!

Neben der Basisversion von „WISO Mein Büro 2010“ gibt es erweiterte Versionen für größere Unternehmen und Anwender mit speziellen betrieblichen Anforderungen:

n „Mein Büro 2010 Professional“ ist mandan-tenfähig und unterstützt die Soll-Versteuerung. Die Pro-Version ermöglicht Teil- und Sammel-rechnungen, kundenbezogene Rabatte und viele weitere Vereinfachungen bei der Auftragsverwaltung. Das Programm erlaubt die Überwachung mehrerer Online-Konten, die Verarbeitung von Lastschriften und verfügt über eine konfigurierbare Datev-Schnitt-stelle. Ein praktisches „Zeitplan“-Modul erleichtert die Planung und Überwachung zeitkritischer Projek-te. Abgerundet wird der erweiterte Funktionsumfang durch noch mehr Flexibilität bei der Vorlagengestal-tung. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Kapitel „Das Profi-Büro“ weiter unten in diesem Handbuch.

Büro-Vielfalt: „Mein Büro Professional“ und „Mittelstands-Edition“

n „Mein Büro 2010 Mittelstand“ ist darüber hinaus netzwerkfähig, kann also gleichzeitig von verschiedenen Arbeitsplätzen aus genutzt werden (z. B. Vertrieb, Lager und Buchhaltung). Obendrein steht Ihnen eine komplette Lagerverwaltung zur Ver-fügung - inklusive Inventur- und Bewertungs-Mo-dul. Eine Beschreibung der Zusatzfunktionen finden Sie im Kapitel „Das Mittelstands-Büro“ am Ende der PDF-Version dieser Bedienanleitung, die Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ aufrufen.

Tipp: Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie den erweiter-ten Funktionsumfang tatsächlich benötigen, fangen Sie einfach klein an. Der nahtlose Umstieg auf eine höhe-re Version ist jederzeit problemlos möglich. Nachteile entstehen Ihnen nicht: Der ursprüngliche Kaufpreis wird bei einem Versionswechsel in voller Höhe angerechnet.

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Und noch etwas können wir Ihnen versprechen: Die Bedie-nung des Programms erklärt sich in den allermeisten Fällen ganz von selbst. Aus diesem Grund haben wir bewusst da-rauf verzichtet, Sie mit einer kompletten Programmdoku-mentation zu behelligen, in der Tabelle für Tabelle, Dialog für Dialog, die einzelnen Eingabe- und Ausgabefelder er-klärt werden. Stattdessen möchten wir mit Ihnen die wich-tigsten betrieblichen Einsatzmöglichkeiten anhand vieler Beispiele durchgehen.

Business ohne Bilanzbuchhalter

„Mein Büro 2010“ wurde ausdrücklich auf die Bedürfnis-se kaufmännisch unvorbelasteter Praktiker zugeschnitten: Beim Alltagseinsatz benötigen Sie daher weder spezielle Buchführungskenntnisse noch jahrelange Erfahrungen mit der Selbstständigkeit!

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Eines für alles!

Apropos Beispiel: Zusammen mit „Mein Büro 2010“ stel-len wir Ihnen „Demodaten“ zur Verfügung. Beim Pro-grammstart können Sie entscheiden, ob

Demodaten: Experimentieren ohne Reue

Sie gleich mit der Eingabe eigener Daten beginnen oder erst einmal ein wenig mit den Geschäftsvorgängen des fiktiven Unternehmens Automobiltuning GbR experi-mentieren möchten:

Bevor Sie „Mein Büro 2010“ mit Ihren eigenen Da-ten füttern, können Sie anhand der Beispieldaten sämtliche Funktionen ausprobieren und sich mit der Handhabung vertraut machen. Keine Sorge: Sie müssen die Beispieldaten nicht löschen: Den Echt-betrieb starten Sie über den Menüpunkt „Datei“ - „Meine Firma“.

Auf diese Weise bleiben die Demodaten erhalten, nachdem Sie Ihre Firmendaten eingegeben haben: Wenn Sie also beim Aktivieren neuer Module ein-mal nicht ganz sicher sind, welche Wirkungen eine bestimmte Funktion hat und wie sie mit anderen Programmbestandteilen verzahnt ist, können Sie über den Menüpunkt „Datei“ - „Demodaten“ jeder-zeit die Test-Datenbank aufrufen und nach Her-zenslust damit experimentieren.

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Wie einfach und bequem die Bedienung von „Mein Büro 2010“ ist, wollen wir Ihnen nun gleich einmal anhand einer neuen Rechnung demonstrieren.

„Von Null auf Rechnung“ in 60 Sekunden

Über den Menüpunkt „Vorgänge“ - „Rechnungen“ rufen Sie die Rechnungsliste des Beispielbetriebs auf. Wenn Sie dort am unteren rechten Fensterrand auf die Schaltfläche „Neu“ klicken (oder die Funktionstaste <F10> drücken) sehen Sie gleich der intelligenten „Druckansicht“ einer neuen Rech-nung gegenüber:

Diese unscheinbare „Druckansicht“ bietet weit mehr als die sonst übliche Vorschaufunktion: Sämtliche Felder, in denen sich veränderbare Daten befinden, sind blau hervorgeho-ben. Ein Mausklick auf eine Hervorhebung sorgt dafür, dass sich die passende Eingabemaske öffnet:

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Eines für alles!

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So geben Sie im Handumdrehen die Kundenanschrift und die übrigen Rechnungsdetails ein. In jedem Einzelfall ha-ben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben manuell machen oder zum Beispiel die Kunden-, Produkt- und Dienstleis-tungs-Informationen aus zuvor gespeicherten Artikel- oder Kunden-“Stammdaten“ übernehmen wollen.

Ein- und Ausgabe à la carte

Haben Sie sich für die manuelle Erfassung entschieden, können Sie die Daten anschließend für eine erneute Be-nutzung in den „Stammdaten“ speichern. Auf diese Weise wachsen Ihre Artikel-, Kunden- oder auch Lieferanten-Listen Schritt für Schritt. Separate Dateneingaben werden dadurch im besten Fall ganz verhindert.

Wenn Sie die Rechnungsdaten lieber in Tabellenform als in der Druckansicht eingeben, nutzen Sie dafür das Register „Eingabemaske“ am linken oberen Fensterrand:

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Mein Büro 2010 So finden Sie sich zurecht

Besonders praktisch: Anders als bei einem Text- oder Ta-bellenprogramm müssen Sie sich über die Platzierung der Rechnungselemente auf dem Ausdruck keine Gedanken machen. Falls Sie mit vorgedruckten Geschäftspapieren arbeiten, haben Sie außerdem die Möglichkeit, das „Brief-papier“ von „Mein Büro 2010“ abzuschalten oder aber an Ihre eigenen Vorstellungen anzupassen.

Für diese Zwecke gibt es ein spezielles Design-Modul, das Sie über „Stammdaten“ - „Briefpapier gestalten …“ aufru-fen. Angefangen beim eigenen Logo über die Absenderzeile und Fußtexte bis hin zur Auswahl erforderlichen Rech-nungsinformationen bringen Sie Ihre Geschäftsdokumen-te mit dem Design-“Baukasten“ Schritt für Schritt in die gewünschte Form.

Die verschiedenen Möglichkeiten der Vorlagengestal-tung werden im Kapitel „Büro-Eröffnung“ ausführlich vorgestellt.

Schickes Design-Modul

Am Ergebnis ändert die alternative Darstellungsweise nichts: Nach Rückkehr zur „Druckansicht“ brauchen Sie nur noch auf das Druckersymbol zu klicken - und schon halten Sie Ihre erste selbst erstellte Rechnung in Händen! Sie se-hen: Länger als eine Minute muss das Erstellen eines pro-fessionellen Geschäftsdokuments wirklich nicht dauern!

Falls Sie Ihre Rechnung statt auf Papier lieber per E-Mail oder Fax verschicken wollen oder auch eine PDF-Version für Ihr elektronisches Archiv benötigen, stehen Ihnen diese Ausgabemöglichkeiten in der Druckansicht ebenfalls zur Verfügung. Die innovative Online-Post-stelle verbindet darüber hinaus die Geschwindigkeit und Bequemlichkeit des E-Mailversands mit der Se-riosität und Akzeptanz gedruckter Geschäftskorres-pondenz. Dabei übermitteln Sie Ihre Ausgangspost via Internet an die virtuelle Poststelle, wo die Schreiben gegen eine geringe Gebühr gedruckt, „eingetütet“, frankiert und bei der Post eingeliefert werden.

Ausgabe-Vielfalt: Elektronik statt Papier!

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So finden Sie sich zurecht

nder Überschrift des gerade aktiven Handlungsfelds („Stammdaten“, „Office“, „Vorgänge“, „Finanzen“ oder „Auswertungen“)

nmehreren Symbolen, über die Sie die wichtigsten Unterfunktionen der jeweiligen Rubrik aufrufen (unter Stammdaten sind das zum Beispiel „Kunden“, die „Lie-feranten“, „Artikel“, „Anlagenverzeichnis“ und „Meine Firma“) sowie

nfünf Auswahl-Buttons, mit deren Hilfe Sie zwi-schen Ihren Arbeitsumgebungen umschalten.

Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche

Ganz oben im Programmfenster befindet sich die Menü-leiste, über die Sie Zugriff auf sämtliche Bereiche von „Mein Büro 2010“ haben. Die fünf wichtigsten Handlungs-felder Ihres Betriebs können Sie aber auch über den Navi-gationsbereich aufrufen, der sich am linken Fensterrand befindet und aus drei Teilen besteht:

So finden Sie sich in „Mein Büro 2010“ zurecht

Soviel Zeit muss sein: Um Ihnen die Orientierung in „Mein Büro 2010“ zu erleichtern und damit wir uns in den folgen-den Kapiteln richtig verstehen, geben wir Ihnen zunächst einen Überblick über die wichtigsten Programmelemente.

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Und das verbirgt sich hinter den einzelnen Tätigkeitsbe-reichen:

n„Stammdaten“: In diesem Bereich geben Sie Ihre grundlegenden Firmendaten ein und verwalten die im-mer wieder genutzten Artikel-, Kunden- und Lieferan-ten-Informationen sowie Ihr Betriebsvermögen.

n„Office“: Im „virtuellen“ Büro überwachen Sie Ihre Termine und Aufgaben, schreiben und verschicken Ihre Ausgangspost, versenden SMS und Fax-Mitteilungen und signieren elektronische Rechnungen.

n„Vorgänge“: Im Auftragsmodul erstellen und über-wachen Sie Angebote, Rechnungen und Bestellungen.

n„Finanzen“: Hier kontrollieren Sie Ihre Kontoauszüge und Kassenbestände, erledigen Überweisungen, Mah-nungen oder Steuer-Angelegenheiten und kontrollie-ren Rechnungs- und Buchhaltungslisten.

n„Auswertungen“: In Ihrer „Controlling“-Abteilung lassen Sie sich differenzierte Berichte zur Umsatz-, Ko-sten- und Gewinnentwicklung zeigen.

Die grundlegende Bedienung von „Mein Büro 2010“ folgt zunächst stets demselben Muster: Sie wählen zuerst eines der fünf Handlungsfelder und dann den gewünschten

Mein Büro 2010

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Meine Zentrale: „Office Heute“

Eine erste Vereinfachung bietet die Startseite „Office

Heute“: Dort erkennen Sie auf einen Blick ...

nwie viele aktuelle Termine auf Sie warten,

nwie viele schwebende Bestellungen, Angebote, nicht gedruckte oder unbezahlte Rechnungen in Arbeit sind,

nwie Ihr aktueller Kontostand aussieht und

nwie viele fällige Mahnungen es gibt.

Wer einen Motivationsschub braucht, kann außerdem ei-nen Blick auf den in Euro und Cent ausgewiesenen Tages-umsatz werfen.

Auch wenn man das den meisten Info-Zeilen nicht auf An-hieb ansieht: Es handelt sich um klickbare Hyperlinks, über die Sie bei Bedarf sofort in die jeweilige Arbeitsumgebung wechseln. Probieren Sie‘s aus: Wenn Sie mit dem Mauszei-ger zum Beispiel auf „Fällige Mahnungen“ zeigen, verwan-delt sich die Anzeige in einen Link. Ein einfacher Mausklick bringt Sie zur Liste der Mahnungen.

Funktionsbereich aus, in dem Sie gerade arbeiten wollen. Wenn Sie zum Beispiel einen Brief schreiben möchten, klicken Sie auf „Office“ und dann auf das Symbol „Brie-fe“. Zusätzlich zu dieser Hauptverkehrsstraße gibt es viele pfiffige Abkürzungen und Schleichwege, um zum gleichen Ergebnis zu kommen. Einige davon möchten wir Ihnen kurz vorstellen.

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Mein Büro 2010

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passenden und am häufigsten genutzten weiterführenden Funktionen zusammengefasst sind. Sie rufen das Kontext-menü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Listeneintrag klicken:

Allgegenwärtige Kontextmenüs

Ausgesprochen praktisch sind auch die zahlreichen Ar-beitserleichterungen, die „Mein Büro 2010“ seinen An-wendern bietet. Fangen wir mit dem sogenannten Kon-textmenü an, in dem je nach Arbeitsumgebung die

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die betreffende Eingabemaske in den Vordergrund und füllen sie anschließend aus. Sie haben den Reiterwechsel beim Umschalten von der „Druckansicht“ zur „Eingabemas-ke“ im Rechnungs-Beispiel ja bereits ausprobiert.

Besonders praktisch: Bisherige Eingaben gehen durch ei-nen Klick auf einen anderen Reiter nicht verloren: Das Pro-gramm merkt sich die Änderungen automatisch!

Wenn Sie zur großen Mehrheit der Windows-Anwender gehören, benutzen Sie Ihre Tastatur überwiegend für die Text- oder Zifferneingabe und drücken ab und zu die <Re-turn>- oder <Enter>-Taste zum Abschließen von Dialogen. Das Bedienen von Programmelementen hingegen erledigen die meisten Menschen per Maus. Leider ist das in vielen Fällen ein unproduktiver Umweg: Achten Sie bei nächster Gelegenheit einmal darauf, wie störend der wiederholte

Wenn Sie Mausliebhaber sind und nach dem schnellsten Weg zu einer bestimmten Funktion suchen, ist ein Rechts-klick auf ein Programmelement also fast immer eine gute Idee.

Wer den Umweg über die Maus vermeiden will, kann zum Öffnen von Kontextmenüs auch die viel zu selten genutzte Kontextmenü-Taste verwenden: Die befindet sich auf der PC-Tastatur rechts neben der <Leer-> und <Alt Gr>-Taste. Voraussetzung ist aber, dass das ge-wünschte Programmelement zuvor markiert worden ist.

Extra-Tipp: Kontextmenü per Tastatur

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Karteikarten, Tastatur und Funktions-“Buttons“

In „Mein Büro 2010“ werden an vielen Stellen sogenannte Karteikarten (= Register) eingesetzt, um Ihnen weite-re Funktionen zur Verfügung zu stellen. Per Klick auf den „Reiter“ einer solchen Kartei- oder Registerkarte holen Sie

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Griff zur Maus ist und wie lang die Mauswege sind, die Sie immer wieder zurücklegen. Vor allem bei Routinetätigkei-ten kostet das ungeheuer viel Zeit.

In den meisten Fällen geht die Bedienung – zum Beispiel das Aufrufen von Eingabeformularen, das Speichern oder das Drucken – sehr viel leichter von der Hand, wenn man das per Tastatur erledigt.

Tolle Turbo-Tasten

Insbesondere die zwölf Sondertasten am oberen Rand der Tastatur, die vermeintlich altmodischen Funktionstas-ten, fristen bei Windows-Anwendern völlig zu Unrecht ein Schattendasein. Ein Grund dafür ist, dass niemand Lust hat, die Belegung dieser „Turbo-Tasten“ auswendig zu lernen. Um Ihnen diese Mühe zu ersparen, finden Sie in den Pro-grammfenstern von „Mein Büro 2010“ viele Schaltflächen, die zusätzlich zur eigentlichen Beschriftung mit einem Funktionstasten-Symbol versehen sind:

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Immer dort, wo Sie in „Mein Büro 2010“ Texte ein-tippen, können Sie mit den aus Office-Programmen bekannten Tastenkombinationen <Strg-C>, <Strg-V> oder <Strg-X> Texte kopieren, einfügen oder aus-schneiden.

Ein Beispiel: Sie markieren einen Textabschnitt in Ih-rem Textprogramm mit der Maus und drücken <Strg-C> (das heißt: Sie halten die <Strg>-Taste gedrückt und tippen dann zusätzlich das <C> auf der Tastatur). Wechseln Sie nun zu „WISO Mein Büro 2010“, zum Beispiel zur Rubrik „Office“ - „Briefe“. Dort können Sie den Text in einen vorhandenen oder noch leeren neuen Brief einfügen. Das erledigen Sie mithilfe der Tasten-kombination <Strg-V>.

Noch mehr praktische Tastenkürzel

Statt mit der Maus auf die Schaltfläche zu klicken, drücken Sie einfach die angezeigte Funktionstaste auf der Tasta-tur. Dadurch, dass Ihnen die Tastaturabkürzungen in „Mein Büro 2010“ immer wieder vor Augen geführt werden, ge-hen sie Ihnen nach und nach in Fleisch und Blut über: So können Sie zum Beispiel …

nmit <F10> einen neuen Vorgang anlegen,

nmit <F11> vorhandene Belege bearbeiten oder

nmit <F12> löschen.

Je nach Aufgabenbereich kann sich die konkrete Funktion einer einzelnen Sondertaste zwar ändern - die sinngemä-ße Wirkung bleibt aber auf jeden Fall erhalten. Sie müssen also nicht befürchten, durch Drücken von <F10> ungewollt einen Geschäftsvorgang zu löschen.

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… am Beispiel „Angebot“

Viele Wege führen zum neuen Angebot: Anfangs bietet sich der Standardweg über „Vorgänge“ - „Angebote“ - „Neu“ an. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel aber oft schneller und bequemer, indem Sie ein bereits vorhan-denes Angebot „Kopieren und bearbeiten“. Aufgerufen wird diese Funktion in der Angebotsliste über <F5> oder über das Kontextmenü bzw. den Button „Weitere Funktionen“:

Kompletter Eingabe-Komfort …

Im Mittelpunkt der täglichen Büroarbeit steht bei den meisten Selbstständigen und Unternehmern der Schrift-verkehr mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäfts-partnern. Deshalb haben wir uns bemüht, das Erstellen und Verwalten von Geschäftskorrespondenz mit „Mein Büro 2010“ ganz besonders komfortabel und zeitsparend zu ge-stalten.

Die Bedienung der Office-Bereiche „Briefe“, „Ange-bote“, „Rechnungen“ sowie „Bestellungen“ ist weit-gehend identisch. Bei der „60-Sekunden-Rechnung“ haben wir Ihnen eingangs die wichtigsten Schritte ja bereits gezeigt. Am Beispiel der „Angebote“ werden wir Sie nun genauer mit der Handhabung vertraut machen.

Einheitliche Bedienung

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Ganz gleich, auf welchem Weg Sie ein neues Angebot er-zeugen: „Mein Büro 2010“ lässt Ihnen in jedem Fall die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben gleich in der intelligenten „Druckansicht“ machen oder zur tabellarischen Eingabe-maske wechseln. In einer dritten Karteikarte stehen Ihnen darüber hinaus „erweiterte“ Eingabemöglichkeiten zur Ver-fügung.

Karteikarte „Druckansicht“

In der „Druckansicht“ wird das Angebot - fast - genauso angezeigt, wie es später ausgedruckt aussehen wird:

Auf diese Weise erstellt das Programm ein inhaltsgleiches Angebot - nur eben versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Angebotsnummer. Falls Sie das Angebot an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne Angebotspositionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie das im neu angelegten Vorgang problemlos tun.

Sollten Sie sich gerade im Bereich „Stammdaten“ - „Kunden“ aufhalten, können Sie ein neues Angebot auch noch über folgende Abkürzung anlegen: Mar-kieren Sie in der Liste den gewünschten Kunden und klicken Sie dann auf „Weitere Funktionen“ - „Neuer Vorgang“ - „Angebot“. Wie üblich finden Sie diesen Befehl auch im Kontextmenü.

Zusätzliche „Anlage“-Möglichkeit

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Am oberen Fensterrand haben Sie die Möglichkeit, unter-schiedliche Gestaltungsvorlagen für das Angebot auszu-wählen. Außerdem können Sie entscheiden, ob es mit oder ohne „Briefpapier“ ausgedruckt werden soll oder ob Sie das Briefpapier vor dem Druck noch umgestalten möchten.

In der Druckansicht sind alle änderbaren Daten Ihres An-gebotes in blauer Schrift dargestellt. Um Daten (Adressen, Positionen, Lieferkonditionen etc.) zu ändern, klicken Sie auf die blau hervorgehobenen Seitenelemente und passen die gewünschten Daten an. Falls Sie eine genauere Vorstel-lung vom Aussehen des ausgedruckten Angebots bekom-men möchten, schalten Sie über den Button „veränderbare Daten einfärben“ die blaue Markierung ab: Das Angebot wird dann genauso dargestellt, wie es gedruckt aussieht.

Zur Eingabe der Kundendaten: Haben Sie den Adressa-ten des Angebots in Ihren „Stammdaten“ bereits als Kun-den erfasst, rufen Sie mit einem Klick auf den Link „aus den Stammdaten wählen …“ das Dialogfenster „Kunde suchen …“ auf:

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Die Variablen werden in spitzen Klammern (< >) dargestellt und erst bei Rückkehr in die Druckvorschau in lesbaren Text übersetzt.

Falls Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, entfer-nen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern mit der <Rückschritt>- oder <Entf>-Taste. Um die Eingabe abzu-brechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf „Abbrechen“. Wenn Sie das Dialogfenster „Einleitungstext“ mit <F11> (oder Mausklick auf den „OK“-Button) schließen, wird Ihr Text mitsamt den Änderungen in das Angebot übernommen.

Auch die Lieferbedingungen, Zahlungsbedingun-gen, das Datum, die Angebotsnummer oder den Sachbearbeiter können Sie direkt in der Druckansicht ändern: Ein einfacher Mausklick auf das betreffende Sei-tenelement genügt, um das Dialogfenster „Weitere Daten ...“ zu öffnen.

Im Mittelpunkt eines Angebots stehen letztlich die Infor-mationen zu den angebotenen Waren und Dienstleistun-gen. Sämtliche Artikel, die Sie im Bereich „Stammdaten“ angelegt haben, können Sie im Handumdrehen in Ihre An-gebote übernehmen: Dazu klicken Sie in das Feld „Artikel-Nr.“ und wählen die gewünschte Position per Doppelklick

Die Kontaktdaten des gefundenen Kunden übernehmen Sie dann per Doppelklick, mit <F11> oder einem Klick auf „Übernehmen“ in das Dialogfenster „Adresse ändern“. Mit <F12> brechen Sie den Auswahlvorgang ab, die Kundenda-ten werden dann nicht übernommen.

Falls Sie Ihr Angebot an einen Neukunden richten, können Sie die erforderlichen Angaben an dieser Stelle selbstver-ständlich auch manuell vornehmen: Drücken Sie <F2> oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Kunden anlegen …“. Wenn Sie die Kontaktdaten des Interessenten am Ende Ihrer Eingaben in Ihre Kundendatenbank übernehmen wol-len, aktivieren Sie die Option „Kunden in den Stammdaten speichern“. Diese Informationen stehen Ihnen dann künftig jederzeit per Knopfdruck bereit.

Zu den übrigen Angebots-Bestandteilen: Sofern Ihnen die vorbereiteten Einleitungs- oder Schlusstexte im Einzelfall nicht behagen, ändern sie auch die einfach per Mausklick auf die blaue Textzeile. Daraufhin erscheint zum Beispiel das Dialogfenster „Einleitungstext“: Dort ge-ben Sie Ihre eigene Formulierung ein, die Sie mit Platz-haltern aus dem Menü „Variable einfügen ...“ kombinieren können. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der Name des Geschäftspartners oder das aktuelle Datum einsetzen.

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aus der „Artikelstamm“-Liste. Sofern erforderlich fügen Sie auf diese Weise bei Bedarf nach und nach alle Einzelpo-sitionen in Ihr Angebot ein. Um gleich mehrere Artikel auf einen Schlag aus dem Artikelstamm zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Stapel aus Artikelstamm holen ...“. Daraufhin erscheint das erweiterte Dialogfenster „Artikelauswahl“:

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fenster „Positionen bearbeiten ...“, in dem Sie die Positio-nen des Angebotes eingeben und bearbeiten können. Wenn Sie eine bereits erfasste Position nachträglich ändern wol-len, klicken Sie sie in der Liste an.

Alle Felder im Dialogfenster „Positionen bearbeiten- ...“ lassen sich ändern. So können Sie zum Beispiel Mengen und Preise korrigieren. Sobald Sie Menge oder Anzahl eines Artikels oder auch den Listenpreis geändert haben, passt „Mein Büro 2010“ eventuelle Rabatte und den resultieren-den Einzel- und Gesamtpreis automatisch an.

Die Reihenfolge der einzelnen Angebotsbestandteile auf dem fertigen Schreiben ändern Sie falls erforderlich über das Drop-down-Menü „Position bearbeiten ...“. Außerdem löschen Sie auf diesem Weg entbehrliche Artikel und fü-gen leere Positionen ein. Falls Sie einen anderen als den üblichen Listenpreis von Hand eingegeben haben, können Sie sich zudem den Standard-Listenpreis aus dem „Artikel-stamm“ anzeigen lassen:

Dort wählen Sie die gewünschten Waren oder Dienst-leistungen, indem Sie ein Häkchen in die Auswahlbox am Zeilenanfang setzen. Die Anzahl der einzelnen Artikel pro Position können Sie dabei nachträglich ändern.

Gut sortiert ist halb gefunden!Um Artikel leichter zu finden, können Sie die Spalten des Dialogfensters „Artikelauswahl“ sortieren: Dazu klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung. Auf diese Wei-se wird die Tabelle alphabetisch nach der von Ihnen ausgewählten Spalte geordnet. Ein zweiter Mausklick auf die Spaltenbezeichnung kehrt die Sortierreihenfol-ge um. Falls Ihr Artikelbestand im Laufe der Zeit immer umfangreicher wird, lohnt es sich, Artikel-“Kategorien“ zu bilden: Durch den „Kategorien“-Filter beschleunigen Sie die Artikelauswahl zusätzlich.

Tippww

Um einen noch nicht gespeicherte Artikel von Hand zu er-fassen, klicken Sie in der „Druckansicht“ auf den Text „Hier klicken, um Artikel einzugeben“. Es erscheint das Dialog-

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aus, indem Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf zeigen, die linke Maustaste festhalten und das Spaltensymbol au-ßerhalb der Tabelle „fallen lassen“. Nachdem Sie die Tabelle entsprechend Ihren Vorstellungen geändert haben, been-den Sie das Dialogfenster „Anpassung“ mit einem Klick auf den Schließ-Button („x“).

Über den Link „Spalten definieren ...“ schließlich fügen Sie der Übersicht bei Bedarf weitere Datenbank-Felder hinzu (zum Beispiel den Mehrwertsteuersatz): Ziehen Sie dazu die gewünschte Spaltenbezeichnung aus dem Dialog-fenster „Anpassung“ in die Übersichtstabelle. Um Spalten zu entfernen, ziehen Sie diese aus dem Hauptfenster hin-

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Seit der Version 2010 lässt Mein Büro Ihnen beim Inhalt und der Gestaltung Ihrer Angebote und Rech-nungen noch mehr Gestaltungsspielraum: Denn neben der Standard-Positionsart „Artikel“ können Sie den einzelnen Angebots- und Rechnungszeilen jetzt auch die Positionsarten „Text“, „Überschrift“, „Trennlinie“ (einfach und doppelt), „Seitenumbruch“ sowie „Zwi-schensumme“ zuweisen. Bei Angeboten gibt es außer-dem noch die Positionsart „Alternativ“: Mit deren Hilfe lassen Sie Ihren Kunden und Interessenten künftig die Wahl zwischen verschiedenen Artikeln. Die Preise für Alternativ-Positionen gehen dabei nicht in den Ange-bots-Gesamtpreis ein.

Ein Angebot mit eigener Überschrift, Zwischensumme, Trennlinien und Alternativposition sieht dann zum Bei-spiel so aus:

Praxistipp: Mehr Text- und Gestaltungsfreiheit

ww

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ke“ und „Erweitert“ zur Verfügung. Dort sehen Sie alle edi-tierbaren Angebotsfelder auf einen Blick und können Ihre Eingaben in einer zusammenhängenden Tabelle machen.

nIn der „Eingabemaske“ machen Sie die Kunden-, Artikelangaben, wählen die Zahlungs- und Lieferbe-dingungen und ändern bei Bedarf das Datum oder die Angebotsnummer.

nIn der Karteikarte „Erweitert“ können Sie eine alter-native Textvorlage auswählen, den Einleitungs- oder Schlusstext ändern, Anmerkungen und Zusatzangaben zum betreffenden Vorgang hinterlegen oder auch ei-nen Mehrwertsteuersatz einstellen, der von den Arti-kel-Stammdaten abweicht.

Das Erfassen und Bearbeiten der Informationen in den Sammel-Eingabemasken unterscheidet sich nicht von der zuvor beschriebenen Bedienung der einzelnen Dialogfens-ter in der Druckansicht.

Sind schließlich alle erforderlichen Angaben gemacht, steht Ihnen wieder die bereits erwähnte Ausgabe-Viel-falt von „Mein Büro 2010“ zur Verfügung: Sie können Ihre Angebote wahlweise ...

ndrucken,

Im Abschnitt „Mein Büro von A bis Z“ werden die

neuen Funktionen unter dem Stichwort „Positionsart“

ausführlicher beschrieben.

Wenn Sie für ein und denselben Artikel von vornhe-rein unterschiedliche Angebots-, Rechnungs- und Bestelltexte verwenden möchten, stehen Ihnen unter „Stammdaten“ - „Artikel“ im Feld „Artikelbeschrei-bung“ außerdem „Vorgangsbezogene Textpassagen“ zur Verfügung. Auch dazu gibt es im Mein-Büro-Lexi-kon ein eigenes Stichwort.

Praxistipp:ww

Tabelleneingaben

So praktisch die multifunktionale „Druckansicht“ ist: Wenn Sie viele verschiedene Angebotselemente eingeben oder ändern müssen, kann das Aufrufen mehrerer Einzeldialoge zeitraubend sein. Daher stellt Ihnen „Mein Büro 2010“ zu-sätzlich zur „Druckansicht“ die Karteikarten „Eingabemas-

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Die Statusanzeige: Alles im Blick

Mit dem Schreiben eines Angebotes (bzw. Rechnungen, Be-stellungen etc.) ist es bekanntlich nicht getan. Sie wollen ja auch den Überblick behalten, was aus Ihren schwebenden Vorgängen geworden ist und wo es Handlungsbedarf gibt. Wenn Sie in der Navigationsleiste auf „Vorgänge“ klicken und dort „Angebote“ wählen, erscheinen im Arbeitsbereich sämtliche Angebote, die Sie erstellt haben bzw. die in der Demodatenbank abgelegt sind. Jede Zeile steht für ein Angebot. Vor jeder Zeile finden Sie ein farbiges Symbol, das auf Basis des bekannten Ampelschemas den aktuellen „Status“ des Angebotes zusammenfasst:

ngrün = Auftrag / Rechnung erzeugt,

ngelb = Auftrag offen (in der Schwebe) und

nrot = Auftrag / Rechnung unwahrscheinlich

nper PC oder via Internet faxen,

nüber die Online-Poststelle drucken und versenden lassen,

nals E-Mail-Anhang verschicken oder auch

nim PDF-Format exportieren.

Um die Fax-Funktion nutzen zu können, müssen Sie bei der Online-Poststelle angemeldet sein oder ein Faxmodem an Ihren Computer anschließen. Der nahtlose E-Mailversand funktioniert nur, wenn Sie mit MS Outlook, Outlook Ex-press oder Windows Mail arbeiten.

PDF-Dokument im E-MailanhangFalls Sie ein anderes E-Mailprogramm verwenden, er-zeugen Sie ein PDF-Dokument und versenden das an-schließend manuell per E-Mail. Sieht man einmal von dem zusätzlichen Zwischenschritt ab, führt das zum selben Ergebnis wie die direkte E-Mail-Übergabe.

Tippww

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nerzeugen Sie eine E-Mail,

nschreiben einen Blitzbrief,

nverschicken eine SMS-Kurzmitteilung,

nlassen sich die Telefonnummer des Geschäftspartners oder auch

ndessen Standort auf einem Stadtplan oder einem Rou-tenplaner anzeigen.

Falls Ihr Computer ans Telefonnetz angeschlossen und die Windows-“Wählhilfe“ eingerichtet ist, stellen Sie bei Be-darf sogar direkt eine Telefonverbindung her!

Via Kontextmenü können Sie das betreffende Angebot üb-rigens auch ohne den Umweg über die „Druckansicht“ aus-drucken, seinen Status ändern, eine Auftragsbestätigung anzeigen lassen oder es ganz bequem ohne weiteren Erfas-sungsaufwand in eine Rechnung umwandeln.

Wichtig: Je nach Vorgangsart unterscheidet sich die Bedeutung der Farbwerte: Bei Rechnungen gibt es sogar sechs verschiedene Statuswerte. Unterhalb der Listen finden Sie aber immer eine Klartext-Legende.

Wertewandel

Wenn Sie auf „Details“ klicken, wird die Tabelle zudem in zwei Hälften zerlegt: In der oberen Hälfte erscheint eine verkürzte Angebotsliste, in der unteren finden Sie dafür Detailinformationen zum gerade markierten Angebot. (Ein erneuter Klick auf „Details“ lässt den unteren Bereich bei Bedarf wieder verschwinden.)

Per Mausklick auf den Spaltenkopf der Statusanzeige sor-tieren Sie die Tabelle nach dem Stand der Dinge: Auf diese Weise erkennen Sie auf Anhieb, wo Sie als Nächstes nach-fassen müssen. Bei der anschließenden Kontaktaufnahme stellt Ihnen „Mein Büro 2010“ jeden nur erdenklichen Komfort zur Verfügung: Über das Kontextmenü (Rechts-klick auf einen Eintrag in der Angebotsliste) ...

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nAm rechten oberen Rand des Programmfensters steht Ihnen jederzeit ein Suchfeld zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie auf einen Schlag alle wichtigen Felder Ihrer Kunden- und Lieferanten-Datenbank durchforsten können.

nOberhalb der meisten Tabellenansichten finden Sie ein Suchfeld. Wird das Suchfeld nicht angezeigt, blenden Sie es per Mausklick auf das Lupensymbol am oberen rechten Fensterrand ein. Sie geben Ihren Suchbegriff in das erste Feld ein und wählen im zweiten Eingabe-feld die Spalte aus, die durchforstet werden soll. Zum Starten der Suche drücken Sie die Eingabe-Taste (<Re-turn> oder <Enter>). In der Tabelle werden daraufhin nur noch die Einträge angezeigt, die mit Ihrer Suchanf-rage übereinstimmen. Sollen wieder alle Einträge an-gezeigt werden, klicken Sie auf das Filtersymbol „Alle anzeigen“ am oberen rechten Fensterrand:

Kontext-AlternativeWenn Sie nicht so gerne mit Kontextmenüs arbeiten, drücken Sie stattdessen die Taste <F2> oder klicken auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen …“ unterhalb der (Angebots-)Liste.

Tippww

Tabellen durchsuchen, sortieren und filtern

Je mehr Aufgaben Sie mit „Mein Büro 2010“ erledigen, je mehr Kunden, Lieferanten, Rechnungen oder auch Konto-bewegungen Sie im Blick behalten müssen, desto häufiger sind Sie erfahrungsgemäß auf der Suche. Das Programm erleichtert Ihnen deshalb den zielgerichteten Zugriff auf die benötigten Informationen und Vorgänge gleich auf ver-schiedene Arten:

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nStatt eine Liste zu durchsuchen, können Sie sie auch ganz einfach sortieren: Ein Mausklick auf eine beliebi-ge Spaltenüberschrift ordnet die Liste nach dem jewei-ligen Datenfeld. Ein weiterer Mausklick dreht die Sor-tierreihenfolge um. Auf diese Weise identifizieren Sie zum Beispiel im Handumdrehen sämtliche Geschäfts-partner aus einer bestimmten Stadt. Oder Sie erkennen auf Kontoauszügen, wann ein bestimmter Kunde seine Rechnungen bezahlt hat. Unter Umständen müssen Sie lediglich den Fensterausschnitt ein wenig nach unten verschieben.

nIn den Kunden- und Lieferantentabellen finden Sie neben den feldbezogenen Suchfeldern den Link „Voll-textsuche“: Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine separate Dialogbox, mit deren Hilfe Sie alle wichtigen Felder Ihrer Kunden- und Lieferanten-Datenbankfeld durchsuchen.

nPer Mausklick auf die Buchstaben-Schaltflächen un-terhalb des Suchbereichs blenden Sie Teilmengen al-phabetischer Namenslisten ein (also zum Beispiel alle Kunden, deren Nachname mit „M“ beginnt). Über die Schaltfläche „Alle“ setzen Sie diesen Filter wieder au-ßer Kraft.

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nWollen Sie in Ihren Tabellen ganz gezielt bestimmte Daten-Teilmengen anzeigen lassen (= filtern), zeigen Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift, nach deren Inhalt die Tabelle gefiltert werden soll. Daraufhin blendet das Programm einen Abwärtspfeil ein, über den Sie ein praktisches Drop-down-Me-nü aufrufen. Mit dessen Hilfe filtern Sie die Tabel-len in „Mein Büro 2010“ blitzschnell per Mausklick. Angenommen, Sie möchten im Arbeitsbereich „Fi-nanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“ auf einen Schlag alle Überweisungen an einen bestimmten Lieferanten sehen, die von Ihrem Konto abgegan-gen sind, dann genügen dafür zwei Mausklicks (1 x auf den Abwärtspfeil neben Empfänger, 1 x auf den Namen). Unterhalb der Tabelle zeigt das Programm anschließend an, welcher Filter gerade aktiviert ist:

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Über die Filtereinstellung „Alle“ oder mit einem Mausklick auf das Schließsymbol unterhalb der Tabelle (weißes „x“ auf rotem Grund) schalten Sie Ihre Datenfilter wieder aus.

„Übrigens: Wenn Sie den Menüpunkt „Ansicht“ - „Filter-zeile anzeigen“ aktivieren, können Sie neuerdings auch die erste Zeile der Tabellenansichten von „Mein Büro“ dazu nutzen, um einzelne Spalten nach bestimmten Inhalten zu filtern. Dabei stehen Ihnen die üblichen Platzhalter zur Verfügung (Sternchen und Fragezeichen): So findet das Programm zum Beispiel in der Spalte „Verwendungszweck“ eines Kontoauszugs bei Eingabe von „*Steuer“ im Handum-drehen sämtliche Steuerzahlungen - ganz gleich, welcher Kategorie sie zugeordnet sind. Oder: Mit „M?ier“ finden Sie in der Kunden- oder Lieferantenliste auf einen Schlag sämtliche „Meiers“ und „Maiers“.“

Bitte beachten Sie: Die Tabellen von „Mein Büro 2010“ lassen sich auch ganz einfach nach mehreren Kriterien gleichzeitig durchforsten, zum Beispiel nach allen Einzah-lungen eines bestimmten Kunden in einem bestimmten Zeitraum. Mehr noch: Über die Schaltfläche „Anpassen“ in der Filter-Statuszeile am unteren Tabellenrand haben Sie Zugriff auf einen mächtigen Filterassistenten: Mit dessen Hilfe definieren Experten bei Bedarf komplexe Abfragen mit beliebig kombinierbaren Bedingungen über sämtliche Datenbankfelder.

Detail-Vorschau In den meisten Tabellenansichten von „Mein Büro 2010“ lässt sich über die Schaltfläche „<F2> Details“ am unteren Rand ein zusätzlicher Fensterausschnitt aktivieren. Darin sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Informationen zu dem in der Liste darüber markierten Kunden, Lieferanten, Artikel, Angebot, Rechnung oder Bestellung. Das erspart Ihnen in vielen Fällen den umständlichen Wechsel in andere Programmbereiche und zusätzliche Suchvorgänge. Der Weg zu den gesuchten „Details“ ist vor allem dann viel kürzer und bequemer, wenn Sie nach bestimmten Infor-mationen suchen, aber keine Eingaben machen möchten.

Bei Kunden und Lieferanten etwa sehen Sie auf einen Blick sämtliche Briefe, Angebote, Rechnungen oder zu-geordneten Dokumente, ohne dass Sie die Eingabemaske des betreffenden Geschäftspartners öffnen müssen. Mehr noch: In manchen Fällen können Sie sich sogar direkt die „Details der Details“ anzeigen lassen (z. B. die Details einer offenen Rechnung an einen bestimmten Kunden). Sie kli-cken dazu nur auf die zweite „Details“-Schaltfläche:

Praxistipp:ww

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Auf diese Weise wählen Sie andere als die in der jeweiligen Tabelle standardmäßig angezeigten Datenfelder, aktivieren zusätzliche Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten und drucken oder exportieren die aktuelle Tabellenansicht. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Die Größe der „Details“-Fensterausschnitte passen Sie per Maus über den „Anfasser“ an der oberen Trennlinie an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Sie die „Details“-Anzeige nicht be-nötigen, blenden Sie sie über „<F2>“ einfach wieder aus.

Tabellen gruppieren, anpassen und weiterverarbeiten

Auf die standardmäßig angezeigten Tabelleninhalte von „Mein Büro 2010“ nehmen Sie bei Bedarf ganz gezielt Einfluss. Hinter dem Menüpunkt „Ansicht“ verbergen sich einige ebenso unscheinbare wie praktische Funktionen, mit denen Sie die Inhalte und Darstellung der angezeigten Ta-belle an Ihren Informationsbedarf anpassen:

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Wenn Sie dieser Aufforderung folgen und beispiels-weise im Kassenbuch oder auf einem Kontoauszug die Spaltenüberschrift „Empfänger“ auf diesen Link ziehen (mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zei-gen, linke Maustaste drücken und festhalten und den markierten Block auf dem Gruppierungsbereich „fal-len lassen“), dann fasst das Programm alle Zahlungs-vorgänge mit dem gleichen Empfänger zusammen:

nSie haben die Wahl, ob nur „aktive Daten“, nur „ar-chivierte Daten angezeigt werden sollen oder aber sowohl aktive als auch archivierte Daten. Was es mit dem Archivieren von Kunden-, Lieferanten- und Arti-kel-Stammdaten auf sich hat, wird unter dem Stich-wort „Archivierung“ im Abschnitt „Mein Büro von A bis Z“ ausführlich beschrieben.

n Ist die Option „Gruppierungsbereich an-zeigen“ aktiviert, erscheint oberhalb der Ta-belle die Zeile: „Ziehen Sie eine Spalte hier-her, um nach dieser Spalte zu gruppieren“:

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nIn den Tabellenansichten von „Mein Büro 2010“ wird der Übersichtlichkeit halber immer nur ein Teil der verfügbaren Datenbankfelder angezeigt. Über die Ansichts-Option „Spalten definieren“ öffnen Sie das Dialogfenster „Anpassung“: Darin sind alle zurzeit ausgeblendeten Datenbankfelder aufgelistet. Sie brau-chen die benötigte Zusatzspalte nur noch per Maus an die gewünschte Position im Spaltenkopf zu ziehen und abzulegen:

Sie können die Liste der zusammengehörenden Transaktio-nen anschließend per Mausklick auf das „Plus-“ bzw. „Mi-nussymbol“ am linken Tabellenrand ein- und ausblenden. Anders als beim schlichten Sortieren überblicken Sie auf diese Weise selbst sehr lange Listen. Und im Unterschied zum „Filtern“ verlieren Sie die übrigen Tabelleninhalte nicht aus den Augen.

Weitere Tipps: Durch Hinzufügen zusätzlicher Grup-pierungskriterien lassen sich bereits gruppierte Listen sogar noch weiter untergliedern. Das ist allerdings nur bei sehr großen Datenbeständen sinnvoll. Wenn Sie zur normalen Tabellendarstellung zurückkehren wollen, ziehen Sie das Gruppierungssymbol per Maus an eine beliebige Stelle des Bildschirms und lassen es dort wieder los.

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(„Tabelle exportieren“) oder übergeben sie sogar ganz ohne Umwege direkt an Excel („Tabelle in MS Excel bearbeiten“):

nEntbehrliche Spalten entfernen Sie, indem Sie auf die Spaltenüberschrift zeigen, die linke Maustaste fest-halten und das Symbol an einer beliebigen Stelle des Bildschirms einfach fallen lassen.

nFalls Ihnen die standardmäßigen Datenanalysen nicht ausreichen oder Sie Ihre Tabelleninhalte lieber mit MS Excel oder einem anderen Kalkulations- oder Daten-bankprogramm weiterverarbeiten möchten, speichern Sie Ihre Daten im „.xls“-, „.txt“- oder „xml“-Format ab

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auch im Kontextmenü der meisten Mein-Büro-Tabellenan-sichten (rechter Mausklick auf einen beliebigen Eintrag):

Probieren Sie es aus: Einfacher, schneller und flexibler geht der Datenaustausch nicht. Übrigens: Außer im Menü „An-sicht“ finden Sie die Funktion „aktuelle Tabellenansicht“

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aus, entfernen entbehrliche Spalten und aktivieren die Feldauswahl. Mithilfe der Funktionen „Beste Anpas-sung“ sowie „Beste Anpassung (alle Spalten)“ optimie-ren Sie außerdem die Breite einzelner oder sämtlicher Spalten.

nIst die Fußzeile (= Summenzeile) am unteren Tabel-lenrand eingeblendet, greifen Sie mit einem Rechts-klick auf das Kontextmenü der Fußzeile zu:

Apropos Kontextmenü: Wenn Sie in den Tabellenansichten von „Mein Büro 2010“ mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschriften bzw. Summenzeilen klicken, öffnen Sie ganz spezielle Kontextmenüs:

nÜber das Kontextmenü der Spaltenüberschrift sortieren und gruppieren Sie die aktuelle Tabellenan-sicht, blenden die Fußzeile (=Summenzeile) ein oder

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ner Bezeichnung Ihrer Wahl abspeichern und so bei Bedarf später jederzeit wieder neu aufrufen. Und so gehen Sie vor:

nKlicken Sie im Arbeitsbereich „Auswertungen“ - „Ta-bellen-Auswertungen“ auf die Schaltfläche „<F10> Neu“.

nGeben Sie Ihrer neuen Tabellen-Auswertung eine aus-sagekräftige Bezeichnung, damit Sie sich später an de-ren Inhalt und Einsatzzweck erinnern.

nWählen Sie die zugrundeliegende Datenquelle: Zur Verfügung stehen die Datenbestände „Kunden“, „Lie-feranten“, „Artikel“, „Briefe“, „Angebote“, „Aufträge“, „Lieferscheine“, „Rechnungen“, „Bestellungen“, „Zah-lungszuordnungen“, „Kunden“, „Preise“, „Artikelver-wendungen“ und „Buchungssätze“.

nDaraufhin öffnet sich ein multifunktionales Dialog-fenster in dem Sie Ihre Abfragekriterien auf ganz un-terschiedlichen Wegen festlegen können:

Das Kontextmenü steht auch dann zur Verfügung, wenn unterhalb einzelner Spalten noch kein berech-neter Wert auftaucht: Sie klicken mit der rechten Maustaste einfach an die gewünschten Stelle und wählen den passenden Kontextmenü-Befehl. Da-bei haben Sie bei jeder einzelnen Spalte die Wahl, ob Sie sich die Summe, den niedrigsten oder höchs-ten Wert („Minimum“, „Maximum“), die Anzahl oder den Mittelwert („Durchschnitt“) anzeigen lassen..

Bitte beachten Sie: Je nach Feldart sind bestimmte Funktionen deaktiviert. Schließlich ergibt es ja zum Bei-spiel keinen Sinn, Namens- und andere Texteingaben zu addieren oder ihren Durchschnittswert zu ermitteln.

Tabellen auswerten und dauerhaft speichern

Nachteil punktueller Datenanalysen: Die sortierten, grup-pierten oder gefilterten Ansichten gehen nach der Rück-kehr zur normalen Tabellenansicht wieder verloren. Das ist bei den multifunktionalen „Tabellen-Auswertungen“ an-ders: Dort können Sie Ihre Abfrage-Definitionen unter ei-

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festhalten und die Begrenzung nach links oder rechts ziehen. Auch auf die Spaltenreihenfolge haben Sie Ein-fluss: Sie zeigen mit der Maus auf die Überschrift der Spalte, die Sie verschieben möchten, halten die Maus-taste gedrückt, ziehen die Spalte an die gewünschte Stelle und lassen sie dort fallen.

nMithilfe des „Spezialfilters“ schließlich definieren Sie bei Bedarf komplexe Abfragen der verschiedenen Da-tenbanken mit frei kombinierbaren Bedingungen.

nSobald Sie die gewünschte Auswahl ge-troffen haben, lassen Sie sich eine „Sei-tenvorschau“ (= Druckvorschau) anzeigen.

nDie „Spaltenliste“, den „Auto-Datenfilter“ (das sind die Abwärtspfeile neben den Spaltenüberschriften), den „Gruppierungsbereich“ sowie die Plus- und Minussym-bole vor den einzelnen Gliederungsebenen sind Ihnen ja schon von den normalen Tabellenansichten vertraut: Mit diesen Instrumenten sorgen Sie dafür, dass die ge-wünschten Inhalte aus den zugrundeliegenden Daten-quellen herausgesucht, zusammengefasst und in der gewünschten Form am Bildschirm angezeigt werden. In unserem Beispiel sind sämtliche Datensätze zu-nächst einmal nach Kundenkategorien gegliedert.

nDas Drop-down-Menü „Schnellauswahl“ erleichtert Ih-nen das Ein- und Ausblenden bestimmter Tabellenspal-ten: Setzen bzw. entfernen Sie die Häkchen einfach vor den gewünschten oder entbehrlichen Inhalten. Damit sparen Sie sich den Umweg über das „Ziehen und Able-gen“ aus der Spalten-Auswahlliste.

nDas gilt auch für die Auswahl von Filterkriterien über den „Gliederungsbereich“ (= „Ziehen Sie die Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren“): Statt die Spaltenüberschrift per Maus in den Gliederungs-bereich zu befördern, nutzen Sie alternativ das Drop-down-Menü „Schnellgruppieren“.

nDie Breite der einzelnen Spalten können Sie ganz nach Belieben verändern, indem Sie auf die Trennli-nie zwischen den Spaltenköpfen klicken, die Maustaste

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Tabellen-Auswertungen„klonen“ Statt sie von Grund auf neu zu definieren, werden Sie neue Berichte in bestimmten Fällen auf Basis bereits vorhandener Tabellen-Auswertungen erstellen wol-len. Damit die Einstellungen der eigenhändig erstell-ten Ursprungsversion erhalten bleiben, können Sie die überarbeitete Version unter einer eigenen Bezeich-nung sichern. Sobald Sie eine vorhandene Tabellen-Auswertung öffnen, legen Sie mithilfe der Schaltfläche „<F10 Speichern unter ...“ sicherheitshalber gleich ei-nen Auswertungs-Klon an. So sorgen Sie dafür, dass Sie eine vorhandene Auswertung nicht versehentlich überschreiben. Stellt sich eine der beiden Versionen später als entbehrlich heraus, können Sie die überflüs-sige Auswertung mit „<F12> Löschen“ problemlos aus der Übersichtliste entfernen.

Praxistipp:wwBitte beachten Sie, dass es sich bei dem Reportgenerator um ein Profiwerkzeug handelt: Am besten lassen Sie sich von einem Experten bei der Formatierung eigener Druck-vorlagen für Ihre Tabellen-Auswertungen unterstützen! Falls Sie Ihre Auswertungen ohne Reportgenerator optisch weiter verfeinern wollen, exportieren Sie die Ergebnista-belle stattdessen nach MS Excel oder in ein anderes Daten-format (XML oder TXT).

Anschließend lassen Sie sich Ihre Kundenliste in der Seiten-vorschau anzeigen, nehmen falls erforderlich Anpassungen und Korrekturen vor, bringen Ihre Tabellen-Auswertung schließlich zu Papier oder speichern Sie in elektronischer Form.

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Interaktive Listen

Eine eher unscheinbare, dafür aber umso nützlichere Funk-tion schließlich verbirgt sich hinter einigen wichtigen Lis-ten und Formularen von „Mein Büro 2010“: Per Mausklick auf simple Berichtszeilen öffnen sich bei Bedarf Übersich-ten der zugrunde liegenden Geschäftsvorgänge.

Am Beispiel der „Einnahme-Überschuss-Rechnung“ (unter „Finanzen“ - „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“) soll das kurz illustriert werden: Angenommen, Sie möchten wissen, welche einzelnen Buchungen sich hinter den Fahr-zeugkosten von insgesamt 639,48 Euro verbergen ...

... dann genügt ein Mausklick auf die Bezeichnung

oder den Euro-Betrag, um eine Liste der Buchungen

„aufzuklappen“, die zu dem Gesamtbetrag geführt haben:

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Ich freu‘ mich auf „Mein Büro“!

Haben Sie sich einen ersten Eindruck von der bequemen Ein- und Ausgabe und den wichtigsten Verwaltungsfunk-tionen gemacht? Dann ist es Zeit, Ihre ganz persönliche Firmen- und Büro-Umgebung von „Mein Büro 2010“ ein-zurichten.

Das vereinfacht und beschleunigt den sonst oft mühsamen Abgleich von Auswertungen und Einzelbuchungen erheb-lich. Interaktive Berichte und Formulare finden Sie nicht nur bei den Rechnungs- und Buchhaltungslisten, sondern auch in ...

nden Steuerformularen (Umsatzsteuer-Voranmeldun-gen, Umsatzsteuererklärungen, Einnahmenüberschuss-rechnung), im Bereich „Einnahmen / Ausgaben“ der „Allg. Geschäftsentwicklung“ sowie

nden detaillierten Auswertungen über Kosten-, Erlös- und Verwendungsarten.

Probieren Sie‘s aus: Wenn Sie in einer Berichtsansicht wis-sen wollen, wie sich eine bestimmte Position zusammen-setzt, klicken Sie versuchsweise einfach auf die betreffen-de Zeile. So sorgen Sie mit minimalem Aufwand für ein Höchstmaß an Transparenz.

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Nachdem Sie sich einen ersten Eindruck von „Mein Büro 2010“ verschafft haben, möchten wir Ihnen nun zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsumgebung an die Besonderheiten Ihres eigenen Betriebes anpassen. In vielen Fällen ist das eine Sache von ein paar Minuten. Mithilfe eines „Ersteinrichtungs-Assistenten“ nehmen Sie Schritt für Schritt die wichtigsten Grund-einstellungen vor. Sie rufen das Dialogfenster über „Datei“ - „Meine Firma“ auf:

Büro-Eröffnung: „Meine Firma“

Neben Ihrem Firmennamen, der Rechtsform Ihres Unter-nehmens, der Anschrift und den Telekommunikationsdaten geben Sie hier Ihre Steuernummern und das zuständige Fi-nanzamt ein:

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duziert sich der nervige Buchhaltungsaufwand auf ein Minimum.

nSie haben aber auch die Möglichkeit, auf den Konten-abgleich ganz zu verzichten: Kleinunternehmen und Freiberufler, die unter die vereinfachten Buchfüh-rungsvorschriften fallen („Einnahmenüberschussrech-nung“), müssen ihre Einnahmen und Ausgaben grund-sätzlich nicht mit den dazugehörigen Bewegungen auf den Finanzkonten abstimmen.

Wenn Sie auf Ihre Kontoangaben und das Führen eines Kassenbuchs verzichten, können Sie mit „Mein Büro 2010“ trotzdem gut arbeiten: Sämtliche Zahlungsvor-gänge werden dann im Hintergrund über ein auto-matisch eingerichtetes „Verrechnungskonto“ abgewi-ckelt, über das Sie dem Finanzamt keine Rechenschaft schuldig sind.

Kein Muss!

Die fett hervorgehobenen Feldbezeichnungen kennzeich-nen die Pflichteingaben. Die Steuerangaben sind nur dann erforderlich, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder Ihre Steuererklärungen mithilfe von „Mein Büro 2010“ direkt ans Finanzamt übertragen wollen.

Im nächsten Schritt tragen Sie die Daten Ihres Bankkontos ein. Das hat den Vorteil, dass Sie die Eingaben in „Mein Büro 2010“ mit den Bewegungen auf Ihrem Giro-, Kredit-karten- oder Paypal-Konto abgleichen können. Dabei ha-ben Sie genau genommen drei Möglichkeiten:

nEntweder Sie führen ein Offline-Konto (das heißt, dass Sie die einzelnen Positionen Ihrer Kontoauszüge von Hand eingeben).

nOder aber Sie nutzen das eingebaute Online-Ban-king-Modul von „Mein Büro 2010“. Dafür benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung sowie ein Kon-to, das für den HBCI-/PIN-TAN-/Chipkarten-Betrieb freigeschaltet ist. In dem Fall holt das Programm auf Knopfdruck Ihre elektronischen Kontoauszüge ab. So können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben im Hand-umdrehen mit Ihren offenen Rechnungen, Mahnungen oder Bestellungen abgleichen und sie gleich in die passenden Steuerkategorien einsortieren. Dadurch re-

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Die Stammdaten-Erfassung

Den Stammdaten-Bereich „Meine Firma“ wollen wir uns auch gleich etwas näher anschauen. Denn dort befinden sich weitere Konfigurationsmöglichkeiten, die Ihnen früher oder später gute Dienste leisten werden:

nUnter „Firmendaten“ ändern oder ergänzen Sie die Firmen-, Konto- und Finanzamtsangaben, die Sie bei der Ersteinrichtung gemacht haben.

nUnter „Einstellungen“ finden Sie gleich drei Ein-gabebereiche: In den „Grundeinstellungen“ wäh-len Sie die wichtigsten Einheiten, Zahlungsbedin-gungen und Rechenverfahren aus, die „Mein Büro 2010“ in Ihrem Fall standardmäßig nutzen soll.

Möchten Sie hingegen die Vorteile des manuellen oder au-tomatischen Kontoabgleichs nutzen, klicken Sie im zweiten Schritt des „Einrichtungs-Assistenten“ auf die Schaltfläche „Eigenes Bankkonto einrichten“ und geben anschließend Ihre Bankdaten ein. Keine Sorge: Falls Sie bei der „Erstein-richtung“ die eine oder andere Eingabe noch nicht gemacht haben, holen Sie das später einfach über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Meine Firma“ nach.

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Schließlich, aber nicht zuletzt entscheiden Sie an die-ser Stelle, welche „Art der steuerlichen Ver-buchung“ (= Kontenrahmen) Sie nutzen wollen:

nUnter „Kalender“ passen Sie Farben und Beschriftun-gen für Kalendereinträge an Ihren betrieblichen Bedarf an.

nIn den „Steuer-Einstellungen“ schließlich legen Sie fest, ob Ihre Produkte oder Dienstleistungen dem normalen Umsatzsteuersatz von 19 % oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen - oder aber gar keine Umsatzsteuer anfällt (0 %).

Wichtig: Die hier voreingestellten Steuersätze stellen immer nur einen Vorschlag des Programms dar: Wer üblicherweise 19 % in Rechnung stellt, kann im Einzelfall trotzdem ohne Weiteres 7 % aus-wählen oder Leistungen für ausgewählte Kunden auf 0 % setzen (zum Beispiel bei Auslandskunden). Sofern Sie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ganz von der Umsatzsteuer befreit sind und das bei der Erst-einrichtung noch nicht eingetragen haben, können Sie das an dieser Stelle ebenfalls festlegen. Falls Sie Fahrzeuge aus dem Betriebsvermögen privat nutzen, legen Sie in den „Steuer-Einstellungen“ außerdem fest, wie hoch der priva-te Nutzungsanteil ist.

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Die Basisversion von „Mein Büro 2010“ ist für Betriebe gedacht, die nur die „vereinfachten Buchführungsvor-schriften“ beachten müssen („EÜR-Rechner“). Je nach buchhalterischen Vorkenntnissen und Art der Zusam-menarbeit mit Ihrem Steuerberater stellt Ihnen die Soft-ware dabei drei unterschiedlich differenzierte Buchungs-verfahren zur Verfügung:

nBei „Variante 1“ verzichten Sie ganz auf eine Kate-gorisierung Ihrer Geschäftsvorgänge: Sie übergeben Ihre Buchungen in chronologischer Reihenfolge, aber ohne sachliche Ordnung an Ihren Steuerberater. Der sorgt für die „Kontierung“ der Belege, stellt Ihnen Auswertungen zur Verfügung und erledigt die Steu-ererklärungen und Voranmeldungen für Sie.

n„Variante 2“ orientiert sich am amtlichen Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung (= „Anlage EÜR“). Sie kommen mit rund 30 Buchungs-Katego-rien aus und Sie sparen sich den Umweg über einen komplizierten „Standardkontenrahmen“: Dieses Ver-fahren eignet sich besonders für Freiberufler und Un-ternehmer, die Buchführung und Steuererklärungen ganz alleine oder nur mit punktueller Unterstützung eines Beraters erledigen wollen.

3 Buchführungs-Varianten

n„Variante 3“ schließlich basiert auf dem umfang-reichen DATEV-“Kontenrahmen SKR03“: Bei annä-hernd 500 Konten schöpfen Sie damit buchhalterisch aus dem Vollen. Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden, sollten Sie über Buchführungs-Grund-kenntnisse verfügen und notfalls auf die Unterstüt-zung eines Steuerberaters zurückgreifen können.

Falls Sie unsicher sind, welche Variante für Sie optimal ist, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder lassen Sie sich von einem kaufmännisch erfahrenen Kollegen un-terstützen.

Und gleich noch ein Tipp für Buchhaltungs-Experten: Neben der Basisversion von „Mein Büro 2010“ gibt es zwei erweiterte Versionen für größere Unternehmen und anspruchsvolle Anwender: Sowohl die „Professional-Ver-sion“ als auch die „Mittelstands-Edition“ unterstützen die „Soll-Versteuerung“. Einzelheiten entnehmen Sie bit-te den Kapiteln „Das Profi-Büro“ und „Das Mittelstands-Büro“ am Ende der PDF-Version dieser Bedienanleitung, die Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ aufrufen.

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Zurück zum „Einstellungen“-Dialog:

nDie „Nummernkreise“ sind dann für Sie interes-sant, wenn Sie für Ihre Kunden-, Lieferanten- oder Ar-tikelnummern andere Startwerte als die Zahl „1“ fest-legen wollen. Auch Ihre Rechnungs-, Angebots- und Bestell-Nummern passen Sie hier an die Belange Ihres Betriebes an.

nBei den „Ausgabeoptionen“ wählen Sie aus, wel-che der programmeigenen oder selbst erstellten Text-bausteine Sie standardmäßig verwenden wollen.

nAusgesprochen praktisch sind die “Individuellen Felder“: Mit deren Hilfe ergänzen Sie ausgewählte Stammdaten-Tabellen um jeweils bis zu zwanzig Fel-der Ihrer Wahl: Angenommen, Sie wünschen sich die zusätzliche Spalte „Geburtstag“ in Ihrer Kundenver-waltung, dann erweitern Sie die Rechnungs-Daten-bank an dieser Stelle einfach um das gewünschte Feld: Setzen Sie unter „Individuelle Felder (Kunden)“ ein Häkchen vor „Feld Kunden 1“ und geben Sie dem neu-en Feld den gewünschten Namen (hier: „Geburtstag“):

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renrechte fehlen, haben keinen Zugriff auf die Benutzer-daten. Außerdem können ihre Rechte noch weiter einge-schränkt werden: So verhindern Sie zum Beispiel, dass der neugierige Praktikant sich Ihre Steuererklärungen und die Auswertungen zur Ertrags- und Kostenlage zu Gemüte führt oder versehentlich weitreichende Änderungen an den Artikelstammdaten und Grundeinstellungen vornimmt.

Über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Mitarbeiter“ rufen Sie die Mitarbeiterverwaltung auf. Dort überschreiben Sie unseren „Hans Mustermann“ zunächst einmal mit Ihrem eigenen Namen und den von Ihnen gewünschten Zugangs-daten. Sie können den Standard-“Operator“ vorläufig aber auch beibehalten und sich selbst als zusätzlichen Adminis-trator einrichten:

nKünftig können Sie in der Kundenkartei auf der Kar-teikarte „Individuelle Felder“ die Geburtstage Ihrer Ge-schäftspartner eintragen.

Machen Sie sich an dieser Stelle aber noch nicht zu viel Mühe: Solche Feinheiten können Sie später jederzeit pro-blemlos nachholen. Sie wissen ja jetzt, wo Sie die Basis-Einstellungen finden.

Einzelkämpfer oder Team?

„Mein Büro 2010“ eignet sich für selbstständige Ein-zelkämpfer ebenso gut wie für kleine Unternehmen mit einigen Mitarbeitern. Netzwerkfähig ist zwar erst die „Mittelstands-Edition“. Doch auch die Basisversion kann aber bereits abwechselnd von verschiedenen Anwendern genutzt werden: Die eingebaute Benutzerverwaltung sorgt dafür, dass nur autorisierte Anwender Zugriff auf die Fir-mendaten haben. Außerdem verhindern Sie, dass nach in-nen oder außen Missverständnisse darüber entstehen, wer welchen Vorgang bearbeitet und zu verantworten hat. Dar-über hinaus unterscheiden Sie zwischen „Administratoren“ und „Sachbearbeitern“: Mitarbeiter, denen Administrato-

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Nachdem Sie Ihre Änderungen mit „OK“ gespeichert, das Programm beendet und wieder neu gestartet haben, voll-ziehen Sie über den Menüpunkt „Datei“ - „Benutzer wech-seln“ jederzeit einen Schichtwechsel. Sobald sie sich an-gemeldet haben, können sowohl Sachbearbeiter als auch Administratoren eigenhändig ein anderes Passwort festle-gen. Das geschieht über den Menüpunkt „Datei“ - „Kenn-wort ändern“:

Ein paar Bemerkungen zur Unterschrift: Ob Sie eine Unterschrifts-Grafik in Ihre Geschäftsdokumente ein-binden oder nicht, ist Geschmackssache und hängt nicht zuletzt von der Zahl ausgehender Schreiben ab. Im Allgemeinen ist die handschriftliche Unterschrift aber vorzuziehen. Die elektronische Unterschrift ist nicht mehr als ein Zusatzangebot von „WISO Mein Büro 2010“. Sie können an dieser Stelle also problem-los darauf verzichten, eine Grafik einzubinden.

Abgesehen davon: An der rechtlichen Verbindlichkeit einer Rechnung ändert sich selbst dann nicht, wenn die Unterschrift ganz fehlt. Ihr Kunde muss auch dann zahlen, wenn Sie einmal vergessen zu unterschreiben oder immer darauf verzichten.

Zurück zur Mitarbeiter-Verwaltung: Bei einer Aus-hilfskraft könnten die Einstellungen zum Beispiel so aussehen:

Unterschrift: Ja oder nein?

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Briefpapier gestalten

Um möglichst schnell mit den Basisfunktionen von „Mein Büro 2010“ arbeiten zu können, werden Sie im nächsten Schritt vermutlich das „Briefpapier“ an die Besonderhei-ten Ihres Betriebes anpassen wollen. Sie rufen das Design-Modul aus der „Druckansicht“ jedes beliebigen Dokuments auf (indem Sie auf den Link „Briefpapier gestalten“ klicken) oder aber direkt über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Briefpapier gestalten“:

Scheidet der Praktikant aus dem Betrieb aus, haben Sie als Chef selbstverständlich trotzdem die Möglichkeit, das Mit-arbeiterkonto im Administratorenbereich zu ändern oder zu löschen.

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nLayout 2 und 3 arbeiten ohne separates Firmenlogo: Hier werden Ihre Firmenbezeichnung und Ihre An-schrift im Briefkopf zentriert oder rechts als Text aus-gegeben.

nDie Layouts 4 bis 8 unterscheiden sich in der Größe und Anordnung des Logos und Textes.

nFür besonders anspruchsvolle Anwender, die Wert auf millimetergenaue Positionierung zusätzlicher Seiten-elemente legen, gibt es das Extra-“Layout für erweiter-te Bearbeitung“.

Fangen wir mit den Standard-Layouts an: Je nach Voraus-wahl haben Sie auf die Inhalte folgender Seitenelemente Einfluss:

n„Name und Slogan“: Diese Angaben machen Sie dann, wenn Sie auf den Einsatz eines Logos verzichten.

n„Anschrift“: Hier definieren Sie Ihren Firmen-Adress-block oben rechts auf der Seite, zu dem auch Telefon-, Faxnummer etc. gehören. Hier können Sie aber auch andere Eingaben machen, beispielsweise E-Mail- oder Internetadressen.

n„Logo“: Sie fügen Ihr Geschäfts-Signet als Grafik wahl-weise im „JPG“- oder „BMP“-Format ein. Um eine or-dentliche Druckqualität zu erzielen, sollte die Grafik keinesfalls kleiner als der gewünschte Ausdruck sein

Die Hauptfunktion dieses Gestaltungsbereichs besteht da-rin, mit wenigen Mausklicks professionelle und optisch an-sprechende Geschäftsdokumente zu erzeugen.

Sofern Sie mit vorbereiteten „Kopfbögen“ arbeiten, auf denen bereits Ihr Logo, Ihre Namens- und Adres-sangaben, Bankverbindungen und vielleicht sogar die Absenderzeile eingedruckt sind, stellen Sie in der „Lay-out-Auswahl“ einfach das „Layout 1: ohne Briefkopf“ ein. Das Programm druckt oder exportiert dann nur die benötigten Texte und Daten des einzelnen Vorgangs und lässt die übrigen Teile des Blattes ganz leer oder füllt nur einzelne Elemente ein (z. B. einen zusätzli-chen Fußtext).

Druck auf fertige Briefbögen

Neben dem „Layout 1“ stellt „Mein Büro 2010“ Ihnen wei-tere sieben vorbereitete Seitenaufteilungen bereit, bei de-nen Sie jeweils entscheiden können, welche Seitenelemen-te wo positioniert werden:

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„Mein Büro 2010“ übernimmt die Inhalte einiger Sei-tenelemente ursprünglich aus den unter „Meine Fir-ma“ vorgenommenen Grundeinstellungen. Wenn Sie an Ihren Stammdaten nachträglich etwas ändern, hat das aber keine Auswirkungen auf den Briefvordruck! Dadurch ist Ihre gestalterische Feinarbeit gegen un-freiwilliges Überschreiben geschützt. Umgekehrt müs-sen Sie Adress-Änderungen - zum Beispiel nach einem Umzug- nicht nur unter „Meine Firma“ vornehmen, sondern zusätzlich noch einmal im Design-Modul!

Geschützte Felder

Im Bereich „Inhalte“ schließlich legen Sie den Zeichensatz

(die „Hauptschriftart“) fest und nehmen Einfluss auf die

Anzeige und die Beschriftung einzelner Spalten, die auf

Ihren Angeboten, Rechnungen etc. auftauchen sollen:

und eine Auflösung von mindestens 300 DPI haben. Falls die Grafik in der Bildschirmansicht im Einzelfall nicht optimal dargestellt wird, ist das kein Beinbruch: Die Qualität des Ausdrucks ist in der Regel trotzdem einwandfrei.

n„Absenderzeile“ sowie „Fußtexte“: Die Inhalte dieser Seitenbereiche werden standardmäßig aus den „Fir-mendaten“ in „Meine Firma“ übernommen. Sie können die Texte aber ganz nach Belieben an Ihre Vorstellun-gen anpassen. Brauchen Sie diese Elemente im Aus-druck nicht, entfernen Sie die Häkchen vor den „Zu-satzoptionen“ am unteren Fensterrand. Dort können Sie auch die obligatorischen „Falzmarken“ abschalten.

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Falls Sie in manchen Fällen auf vorbereitete Geschäfts-papiere zurückgreifen, in anderen hingegen lieber auf leeres Papier drucken wollen, stellt das überhaupt kein Problem dar: In der Druckansicht sorgen Sie über den Button „mit/ohne Briefpapier“ dafür, dass mal die eine, mal die andere Ausgabeart eingestellt wird. Auf diese Weise sind Sie für die allermeisten Einsatzzwecke bes-tens gerüstet.

Flexibilität auf Knopfdruck

Erweitertes Layout-Design

Sofern Sie mit dem ebenso komfortablen wie eleganten und flexiblen „Baukastenlösungen“ von „Mein Büro 2010“ nicht 100-prozentig zufrieden sind, haben Sie zwei Mög-lichkeiten:

nVariante 1: Sie gestalten mit einem externen Grafik-programm einen kompletten Seitenkopf mit Logo und Adressblock in der von Ihnen gewünschten Form und speichern ihn im BMP- oder JPG-Format. Diese Gra-

Manche Standardangaben auf Angeboten oder Rechnun-gen sind in bestimmten Betrieben oder Branchen nicht erforderlich. Die Angabe einer „Artikelnummer“ würde bei Klienten eines Management-Coachs oder bei Kunden ei-nes Designers wohl für Verwunderung sorgen. Ebenfalls entbehrlich, manchmal sogar missverständlich ist in vie-len Kleinbetrieben die Erwähnung eines „Sachbearbeiters“: Auch dieses Feld können Sie daher bei Bedarf ausblenden. Darüber hinaus haben Sie Einfluss auf die Spaltenbeschrif-tung: So sorgen Sie zum Beispiel dafür, dass die Spalte „Ar-tikelbeschreibung“ auf Ihren Ausdrucken die Bezeichnung „Leistung“ bekommt oder der „Gesamtpreis“ als Überschrift „Honorar“ erscheint.

Nachdem Sie das auf Ihren Betrieb hin angepasste Briefpa-pier mit „OK“ gespeichert haben, wird es automatisch zur Grundlage all Ihrer Geschäftsbriefe.

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fik binden Sie dann mithilfe des Briefpapier-Designers über die Layout-Auswahl 8 („Firmenlogo ohne Deh-nung über gesamte Brief-kopfbreite“) in Ihre Druck-vorlage ein.

nVariante 2: Sie wählen den etwas schwierigeren Weg über das manuelle „Layout für erweiterte Be-arbeitung“. Nachdem Sie diese Gestaltungs-Option aktiviert haben, erscheint am unteren Rand des Briefgestalter-Dialogs die Schaltfläche „<F10> Erwei-terte Bearbeitung“: Damit öffnen Sie ein multifunk-tionales Designmodul, in dem Sie (fast) alle gestalte-rischen Freiheiten haben:

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sammenhalten“ und gemeinsam ausrichten. Die meisten Funktionen des erweiterten Design-Moduls erreichen Sie über dessen vielseitiges Kontextmenü.

Genügen Ihnen die beschriebenen Gestaltungsmöglich-keiten nicht? Noch viel mehr Flexibilität bietet Ihnen der mächtige „Vorlagen-Designer“, der zusammen mit der „Pro-Version“ und der „Mittelstands-Edition“ von „Mein Büro 2010“ ausgeliefert wird. Mit dessen Hilfe passen Sie nicht nur die äußere Form Ihrer Korrespondenz-Vorlagen haargenau an die Erfordernisse Ihres Unternehmens an: Sie bestimmen darüber hinaus, welche Inhalte in Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mah-nungen, Bestellungen, Briefe und anderen, selbst erstellten Vorlagen eingefügt werden sollen. Sogar Berechnungen auf Basis vorhandener Feldinhalte sind möglich. „Einzel-heiten entnehmen Sie bitte den Kapiteln „Das Profi-Büro“ und „Das Mittelstands-Büro“ am Ende der PDF-Version dieser Bedienanleitung, die Sie über den Menüpunkt „Hil-

fe“ aufrufen.“

Mit dessen Hilfe nehmen Sie auf die Größe und Lage der einzelnen Elemente millimetergenau Einfluss. Zwei Line-ale und die standardmäßig eingeblendeten Rasterpunkte erleichtern die Ausrichtung. Dem Raster können Sie über „Ansicht“ - „Rastereigenschaften“ - „Am Raster ausrich-ten“ sogar magnetische Kräfte verleihen. So sorgen Sie dafür, dass verschiedene Elemente automatisch gleich ausgerichtet sind.

Zum Einfügen neuer Elemente klicken Sie in der Symboll-eiste auf den gewünschten Typ (z. B. Text, Grafik oder Lini-en) und fügen das gewünschte Element mit einem Doppel-klick an der passenden Stelle ein. Anschließend bestimmen Sie dessen Inhalt, Lage und das genaue Erscheinungsbild (wie Zeichensatz, Farbe oder Ausrichtung). Sie können so-gar fertig formatierte Rich-Text-Dokumente in Ihr Layout einbinden.

Jedes einzelne Element lässt sich nachträglich in Größe und Lage verändern, indem Sie es per Mausklick markie-ren und dann per „Ziehen & Ablegen“ an der gewünsch-ten Stelle platzieren oder seine Abmessungen über die „Anfass“-Punkte an der Umrandung beeinflussen. Auch den Transparenz-Modus passen Sie bei Bedarf an Ihre Vor-stellungen an. Unterschiedliche Elemente können Sie „zu-

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Auf Wunsch vieler Anwender stehen in unserem Onlineshop ab sofort zusätzliche Vorlagen-Sets be-stehend aus Angebot, Auftrag und Rechnung zum Download bereit: Auf diese Weise sparen Sie sich das manuelle Bearbeiten der mitgelieferten Standard-Vorlagen. Die alternativen „Online-Vorlagen“ enthal-ten oft nachgefragte Gestaltungs-Elemente und sind kostenlos.

Neu: Fertige Online-Vorlagen

In Zukunft wird das Angebot um gebührenpflichtige Vor-lagen erweitert, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen oder spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Einzelheiten des komfortablen Zusatzangebots ent-nehmen Sie dem Abschnitt „Mein Büro von A bis Z“ unter dem Stichwort „Online-Vorlagen“.

Make or buy?

Die äußere Form von Geschäftsbriefen ist zweifellos eine der wichtigsten Visitenkarte jedes Unternehmens. Wenn Sie Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild legen, sich aber mit den bewährten Standard-Vorlagen aus „Mein Büro 2010“ nicht anfreunden können, sollten Sie nicht all-zu viel Zeit auf eine „Heimwerker“-Lösung verwenden: Las-sen Sie sich lieber von einem Profi unterstützen. Fachmän-nisch gestaltete und gedruckte Briefbögen kosten längst nicht mehr die Welt!

Wenn Sie bei Ihren Vordrucken auf nachträglich leicht ergänzbare Seitenelemente verzichten (wie etwa die Absenderzeile im Adressfenster), können Sie mit einem fertigen „Kopfbogen“ auch andere Einsatzbereiche abdecken als nur den einseitigen Standard-Geschäfts-brief.

Praxistipp:ww

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Der erste Brief

Angenommen, die erste Amtshandlung in Ihrem neuen „Computer-Büro“ besteht darin, einen Werbebrief an die Firma Müller-Lüdenscheidt zu schicken: Dann rufen Sie „Office“ - „Briefe“ auf und klicken auf „Neu“ (oder drücken <F10>). Ein Mausklick auf den blau hervorgehobenen Link im Anschriftsfeld öffnet den Adressdialog:

12 erste Schritte: Im Schnelldurchgang vom Werbebrief zur Steuererklärung

Nachdem Sie nun die Grundeinstellungen vorgenommen und Ihr persönliches Briefpapier fertig gestaltet haben, möchten wir Ihnen anhand eines zusammenhängenden Geschäftsvorgangs die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten der Basisversion von „Mein Büro 2010“ einmal ganz prak-tisch vor Augen führen. Da die zuvor neu angelegte Fir-men-Datenbank noch gänzlich unberührt ist, lässt sich die enge Verzahnung der verschiedenen Programm-Module ganz besonders gut nachvollziehen.

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Viel wichtiger noch: Indem Sie ein Häkchen vor die Option „in den Stammdaten speichern“ setzen, übernimmt „Mein Büro 2010“ Ihre Eingaben automatisch in Ihre Kunden-Da-tenbank (bzw. die Lieferanten-Datenbank, falls Sie an ei-nen Lieferanten schreiben). Wenn Sie über die Adressdaten hinaus „weitere Daten ...“ eingeben wollen, klicken Sie auf den gleichnamigen Link. Dann öffnet sich die komplette Eingabemaske der Kundenkartei:

Da Sie bislang noch keine Kunden-Stammdaten erfasst haben, müssen Sie die Angaben zwar manuell vornehmen - Sie werden dabei vom Programm aber nach Kräften unter-stützt: Sobald Sie zum Beispiel die Postleitzahl eingetragen haben, wird sofort der dazu gehörige Ort vorgeschlagen.

Mit „OK“ bestätigen Sie Ihre Eingaben und geben nun nur noch die Betreffzeile und den eigentlichen Text Ihres Anschreibens ein. Um die Formatierung und Platzierung der einzelnen Seitenelemente brauchen Sie sich ja nicht mehr zu kümmern:

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Bei der Gestaltung Ihrer Korrespondenz im Register „Ein-gabemaske“ stehen Ihnen alle wichtigen Formatierungs-möglichkeiten eines modernen Textprogramms zur Ver-fügung. Die Symbolleiste des eingebauten RTF-Editors ermöglicht zum Beispiel ...

ndie Auswahl von Art, Größe und Farbe des Zeichen-satzes,

nHervorhebungen, Aufzählungen und Nummerierun-gen oder auch

nflexible Einrückungen und Zeilenausrichtungen.

Außerdem können Sie mithilfe des Textprogramms „Su-chen“ und „Ersetzen“ ganz bequem Symbole und Son-derzeichen einfügen. Falls Sie mit Briefvorlagen arbeiten, haben Sie obendrein die Möglichkeit, sich durch Variab-len (= Platzhalter für Datenbankfelder) sowie Bedingun-gen viel Eingabeaufwand zu sparen. Einzelheiten ent-nehmen Sie dem Abschnitt „Textbausteine“ unter „Mein Büro 2010 von A bis Z“.

Komfortable Textgestaltung

Praxistipp: Sofern Ihnen die Bedeutung eines einzel-nen Funktionssymbols nicht aus anderen Programmen bekannt ist, zeigen Sie einfach mit dem Mauszeiger da-rauf (zunächst ohne zu klicken): Kurz darauf öffnet sich eine kleine „Sprechblase“, in der die Funktion und die da-zugehörige Tastenkombination angezeigt werden.

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Die erste Kundin

Der fertige Brief taucht anschließend nicht nur in der zuvor leeren Briefliste auf: Ein kurzer Kontrollblick in die „Stammdaten“ - „Kunden“ zeigt außerdem, dass dort eben-falls bereits ein erster Eintrag vorhanden ist:

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Der erste Termin

Damit Sie den wichtigen Nachfass-Anruf auch ja nicht vergessen, legen Sie in Ihrem „Office“ - „Kalender“ einen Telefontermin an:

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Die erste Dokumentenmappe

Dahinter verbirgt sich nämlich viel mehr als „nur“ eine schlichte Adressverwaltung. Im neu angelegten Datensatz der Firma Müller-Lüdenscheidt findet sich auf der Kartei-karte „Adresse“ zunächst einmal das Textfeld „Anmerkun-gen“, das sich als schlichtes Kontakt-Logbuch verwenden lässt:

So praktisch ein solcher „Raum für Notizen“ sein mag: Früher oder später stößt man an seine Grenzen. Wer viele kundenbezogene Unterlagen im Blick behalten muss, kann sie daher im speziellen Register „Dokumente“ verwalten. Dabei handelt es sich um ein ebenso einfaches wie nütz-liches Sammelbecken für Informationen aller Art und For-mate, die nicht mit „Mein Büro 2010“ erstellt worden sind. In diesem Bereich können Sie ...

nkundenbezogene Dokumente importieren,

nbeliebige Texte, Tabellen und Multimediadateien anle-gen und

nsogar Papierbelege einscannen!

Wenn die Zahl der externen Dokumente im Laufe der Zeit wächst und die Übersicht in der Dokumentenmappe ver-loren geht, können Sie zudem „Ordner“ anlegen und das Material auf diese Weise zusätzlich sortieren:

Zum gewünschten Zeitpunkt werden Sie von „Mein Büro

2010“ automatisch an Ihr Vorhaben erinnert:

Da das Telefonat mit der potenziellen Kundin erfolgreich war, notieren Sie sich den vereinbarten Besuchstermin und hinterlegen außerdem die gesammelten Informationen in den Kunden-“Stammdaten“.

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Das erste Angebot

Zurück zu unserem betrieblichen Schnelldurchlauf: Das Verkaufsgespräch mit Frau Müller-Lüdenscheidt war er-folgreich. Sie möchte ein schriftliches Angebot. Nach Rück-kehr in Ihr Büro rufen Sie im Arbeitsbereich „Vorgänge“ das Angebotsmodul von „Mein Büro 2010“ auf und klicken dort auf „<F10> Neu“: Die beim ersten Schreiben erfasste An-schrift der neuen Kundin können Sie bereits aus den Kun-den-Stammdaten übernehmen. Die anzubietende Leistung („Einrichtung und Anpassung des CMS Typo3“) findet sich in der noch leeren Artikelliste hingegen nicht. Also geben Sie ihn in der Positionstabelle manuell ein, nachdem Sie in der Angebots-Druckansicht der Anweisung „Hier klicken um Artikel einzugeben“ gefolgt sind:

Die Handhabung unterscheidet sich kaum vom Windows-Arbeitsplatz. Was kein Zufall ist: Denn die Dateien werden nicht einer separaten Datenbank verwaltet. „Mein Büro 2010“ bietet Ihnen an dieser Stelle vielmehr einen ausge-sprochen sinnvollen und bequemen Zugriff auf das ganz normale Dateisystem Ihrer Festplatte. Dadurch befüllen Sie Ihr Dokumentenarchiv bei Bedarf sogar per „Ziehen & Ablegen“.

Und das geht so: Sie markieren ein an anderer Stelle vor-handenes Dokument (zum Beispiel auf dem Windows-Arbeitsplatz oder in Ihrem E-Mailprogramm), halten die linke Maustaste gedrückt, ziehen die Datei ins Mein-Büro-Fenster „Dokumente“ und lassen sie dort fallen. Probieren Sie‘s einfach einmal aus! Durch die praktische Dokumente-nablage ersetzt „Mein Büro 2010“ also nicht nur mehrere Office- und Businessprogramme: Es erspart Ihnen auch das ständige Stöbern in den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplat-te! Endlich finden sich alle Kunden- und Auftragsdaten an einer zentralen Stelle.

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Wenn Sie genau diese Leistung in Zukunft häufiger er-bringen wollen, können Sie sie aber auch gleich vor Ort in den Artikelstamm übernehmen: Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Stapel aus dem Artikelstamm holen“ und wechseln dort über „<F2> Neuen Artikel anlegen“ in die Artikel-Eingabemaske.

Übernahme in die Artikel-Stammdaten

Nachdem Sie Ihr erstes Angebot ausgedruckt haben, fin-den Sie es in der Angebotsliste wieder. Ein paar Tage spä-ter ruft Frau Müller-Lüdenscheidt an und teilt Ihnen mit, dass sie das Angebot nach reiflicher Überlegung nur an-nehmen kann, wenn es nicht mehr als 1.000 Euro kostet. Nach kurzer Verhandlung verständigen Sie sich über einen Neukundenrabatt von 10 Prozent auf den ursprünglichen Angebotsbetrag. Der Vollständigkeit halber schicken Sie Ihrer Kundin das entsprechend geänderte Angebotsschrei-ben noch einmal zu:

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Erweiterte AuftragsverwaltungIn der Basisversion von „Mein Büro 2010“ dienen Auftragsbestätigungen lediglich dem Zweck, ein ein-faches Bestätigungsschreiben auszudrucken und zu verschicken. Die Auftragsverwaltung der Pro- und Mittelstandsversion enthält darüber hinaus separa-te Überwachungsfunktionen. „Einzelheiten entneh-men Sie bitte den Kapiteln „Das Profi-Büro“ und „Das Mittelstands-Büro“ am Ende der PDF-Version dieser Bedienanleitung, die Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ aufrufen.“

WISO-TippwwDie erste Auftragsbestätigung

Ihr verbessertes Angebot nimmt Frau Müller-Lüdenscheidt schließlich telefonisch an. Um auf Nummer sicher zu ge-hen, machen Sie aus dem Angebot gleich noch eine Auf-tragsbestätigung: Klicken Sie dazu in der Angebotsliste mit der rechten Maustaste auf das Angebot und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Auftragsbestätigung anzeigen“:

Bitte beachten Sie: Das automatisch erzeugte Be-stätigungsschreiben ist bis auf die geänderte Überschrift („Auftragsbestätigung“) identisch mit der letzten Fassung Ihres Angebots. Bei Bedarf öffnen Sie das Angebot vor dem Umwandeln in eine Auftragsbestätigung noch einmal und passen auch den Einleitungs- und Schlusstext inhaltlich an (z. B. „... wir danken Ihnen für Ihren Auftrag, den wir hiermit gern bestätigen: ...“). Sie können für diesen Zweck unter „Stammdaten“ - „Textbausteine u. Vorlagen“ sogar einen separaten Textbaustein anlegen.

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Die erste Rechnung

Nachdem Sie den Auftrag erledigt haben, wandeln Sie Ihr Angebot im Handumdrehen in eine Rechnung um: Zu die-sem Zweck markieren Sie den in der Angebotsliste als „of-fen“ gekennzeichneten Vorgang und rufen über das Kon-textmenü oder die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ den Befehl „<F4> Rechnung erstellen“ auf:

Daraufhin wird das Angebot mit der Kennzeichnung „Auf-trag generiert“ versehen und zugleich die fertige Rechnung angezeigt. Sie brauchen sie nur noch auszudrucken und per Post, via Online-Poststelle, E-Mail oder Fax- zu zu verschi-cken:

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Mein Büro 2010

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Der erste Lieferschein

Auf Grundlage der Rechnung wiederum erzeugen Sie bei Bedarf per Mausklick den dazugehörigen Lieferschein. In vielen Fällen, wie dem unseres Dienstleistungs-Beispiels, ist der Versand von Lieferscheinen zwar entbehrlich. Wer jedoch Waren verschickt oder zum Kunden mitbringt, wird die mühelose Lieferschein-Produktion zu schätzen wissen: Unter „Vorgänge“ - „Rechnungen“ markieren Sie den be-treffenden Vorgang in der Rechnungsliste und lassen sich über das Kontextmenü die „Lieferschein Seitenvorschau“ anzeigen oder bringen das Dokument über „Lieferschein drucken“ ohne Umwege direkt zu Papier:

Inhaltlich ist der Lieferschein mit der Rechnung weitge-hend identisch, sogar die Nummerierung ist gleich. Le-diglich die entbehrlichen kaufmännischen Angaben wie Preise, Mehrwertsteuer sowie die Zahlungs- und Lieferbe-dingungen fehlen.

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Mithilfe des Kontextmenüs oder der Schaltfläche „Weitere Funktionen“ können Sie ...

ndie „Mahnung bearbeiten“

nam Bildschirm anzeigen lassen („Seitenvorschau“) oder

ngleich „Drucken“.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich im Termin-kalender an die fällige Zahlung erinnern zu lassen. In die „Offene-Posten-Liste“ im Menü „Finanzen“ wird der Vor-

Die erste Mahnung

Hat Frau Müller-Lüdenscheidt Ihre Rechnung bis zum ver-einbarten Termin noch nicht bezahlt, bekommt der Vor-gang den Status „Zahlung überfällig“. Nach einer Frist von weiteren sieben Tagen legt „Mein Büro 2010“ automatisch eine Zahlungserinnerung an: Der Vorgang wird dann mit einem roten Ausrufezeichen versehen und taucht außer in der Rechnungsliste in einer gesonderten Überwachungslis-te unter „Finanzen“ - „Mahnungen“ auf:

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gang ebenfalls automatisch eingetragen.

Bitte beachten Sie: Ob Sie die von „Mein Büro 2010“ automatisch angelegten „Mahnungen“ drucken, per Fax oder E-Mail verschicken oder aber die automatisch erzeugte Mahnung nur zum Anlass nehmen, Ihren Kun-den telefonisch, mit einer informellen E-Mail oder einem persönlichen Brief an die Zahlung zu erinnern, bleibt ganz Ihnen überlassen. Über das Kontextmenü und die Schalt-fläche „<F2> Weitere Funktionen“ in der Mahnliste ste-hen Ihnen jedenfalls sämtliche Kommunikationskanäle auf Mausklick zur Verfügung. Welches im Einzelfall der beste Weg ist, können nur Sie selbst entscheiden: Das hängt von der Branche, dem Auftragsvolumen, den bisherigen Erfah-rungen mit dem jeweiligen Kunden und eventuellen Folge-aufträgen sowie dem eigenen „Stil“ ab.

Die vom Programm vorgegebenen Zahlungsbedingungen, Mahnfristen und Textbausteine können Sie bei jedem ein-zelnen Rechnungs- bzw. Mahn-Vorgang manuell beein-flussen. Falls Sie die Voreinstellungen dauerhaft verändern wollen, erledigen Sie das im Menü „Stammdaten“ - „Zah-lungsbedingungen“:

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Mein Büro 2010

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Die erste Kundenüberweisung

Trifft die Überweisung der Firma Müller-Lüdenscheidt schließlich ein, setzen Sie die Rechnung auf „vollständig bezahlt“. Am schnellsten und einfachsten erreichen Sie diese Funktion über das Kontextmenü der Rechnungsliste (Rechtsklick auf die offene Rechnung) oder direkt die Funk-tionstaste <F5>.

Es geht aber auch ohne: Falls Sie keine Erinnerungen an fällige Mahnungen benötigen, setzen Sie einfach ein Häk-chen vor die Option „Mahnwesen deaktivieren“.

Tipp: Sie können die Voreinstellungen Ihrer Zahlungs- und Lieferkonditionen direkt aus den „Eingabemasken“ Ihrer Angebote, Rechnungen und Bestellungen heraus aufrufen: Dafür genügt ein Mausklick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben dem betreffenden Auswahlfeld („Lieferbedingung“, „Zahlungsbedingung / Zahlungsart“ bzw. „Auftragsart“):

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Im anschließenden Dialog haben Sie dann die Möglichkeit anzugeben, auf welchem Konto die Zahlung eingegangen ist:

Solange Sie noch kein Online-Banking betreiben, ist das die bequemste Art, Ihre Einnahmen automatisch auf Ihren Kontoauszug zu übernehmen. Da die Zuordnung über das Rechnungs-Modul erfolgt, ist für „Mein Büro 2010“ klar, dass es sich um eine „Zahlung vom Kunden“ handelt. Wenn Sie unter „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“ auf das Banksymbol klicken, finden Sie dort den „automatisch er-fassten“ Beleg:

Mein Büro 2010

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diesen einen Geschäftsvorgang gegeben, dann tauchen der vereinnahmte Nettobetrag und der Umsatzsteueranteil auf dem Meldeformular fürs Finanzamt auf:

nSie klicken auf den Formular-Vordruck,

ndrücken „<F4> Neue Voranmeldung“,

nwählen das Buchungsjahr und den Anmeldezeitraum und

nsorgen mit „<F5> Ausführen“ - „Aus Buchungen ermit-teln“ dafür, dass der Finanzamtsvordruck automatisch mit den richtigen Zahlen gefüllt wird.

Per Mausklick auf das Symbol „Elster-Versand“ am rechten Fensterrand sorgen Sie schließlich für die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt:

Sobald Sie einer Rechnung den Status „vollständig bezahlt“ zugewiesen haben, betrachtet „Mein Büro 2010“ den gesamten Vorgang als abgeschlossen: Die Eintragungen in der Liste der Mahnungen und der „Of-fenen Posten“ sowie die dazugehörigen Terminerinne-rungen werden dadurch automatisch entfernt.

Erledigt!

Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die komfortable Buchungsautomatik von „Mein Büro 2010“ sorgt in diesem Fall dafür, dass der abgeschlossene Geschäftsvorgang ohne einen einzigen Buchungsvorgang den richtigen Buchführungskategorien und Steuerformu-lar-Feldern zugeordnet wird! Wenn Sie in „Finanzen“ die „Steuerauswertungen“ aufrufen, können Sie das überprü-fen.

Die erste Hürde ist bekanntlich die monatliche oder vier-teljährliche Umsatzsteuervoranmeldung. Angenommen, in unserem Beispielbetrieb hat es im Voranmeldezeitraum nur

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des Müller-Lüdenscheidt-Umsatzes bereits bis hinein in die steuerliche Gewinnermittlung verfolgen: Per Maus-klick auf das Formular „Einnahmen-Überschussrechnung“ im Bereich „Finanzen“ - „Steuervordrucke“ lassen Sie Ihren Jahresabschluss probehalber „Aus Buchungen ermitteln“:

Die erste Überschussrechnung

Auch wenn es nach nur einem einzigen Geschäftsvorgang für den „Jahresabschluss“ in Form der Einnahmeüber-schussrechnung noch viel zu früh ist: Sie können die Spur

Mein Büro 2010

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Übrigens: Wenn Sie sich im Alltag einen schnellen Über-blick über Ihren laufenden Einnahmenüberschuss verschaf-fen wollen, müssen Sie nicht den Umweg über das kompli-zierte Steuerformular nehmen: Bei den „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ im Bereich „Finanzen“ finden Sie im Register „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ eine für in-terne Zwecke weitaus besser geeignete Auswertung:

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die end-gültigen EÜR-Formulare immer erst zu Beginn des Folgejahres: Das Formular für die Steuererklärung des Jahres 2009 erscheint voraussichtlich im Januar 2010, das Formular für 2010 erst im Januar 2011. Sobald die amtlichen Vordrucke verfügbar sind, werden sie mit dem nächsten Online-Update automatisch in Ihre Ver-sion von „Mein Büro“ eingepflegt. Bis dahin gibt das Programm die EÜR des laufenden Jahres übergangs-weise auf dem Vorjahres-Vordruck aus.

Mit Beginn des Jahres 2010 wird Mein Büro außerdem um eine neue Elster-Schnittstelle erweitert: Mit deren Hilfe lässt sich dann auch die „Anlage EÜR“ auf elek-tronischem Weg direkt ans Finanzamt übermitteln. Steuererklärungen für das Jahr 2009 können Sie aber frühestens im Januar 2010 online übertragen.

Amtlicher Formular-Anachronismus

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Zur Erinnerung: Sowohl das Steuerformular als auch die Liste sind interaktiv: Per Mausklick können Sie sich die hinter den zusammenfassenden Zeilen verbergenden Ein-zelbuchungen anzeigen lassen!

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Mithilfe von „Mein Büro 2010“ erledigen Sie sämtli-che betrieblichen Steuerpflichten - insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung und die jährliche Um-satzsteuererklärung. Außerdem ermitteln Sie den Ein-nahmenüberschuss, den Sie bei der privaten Einkom-mensteuererklärung angeben müssen. Am schnellsten und einfachsten erstellen Sie Ihre persönliche Steuerer-klärung mit dem Sparbuch (www.wiso-sparbuch.de). Und das nicht nur, weil das „Sparbuch“ seit 20 Jahren die Nr. 1 im Bereich Steuer-Software ist: Die beiden Programme ergänzen sich optimal:

nDie fertige „Anlage EÜR“ drucken Sie mit „Mein Büro 2010“ aus (unter „Finanzen“ - „Steuervordrucke“ - „Einnahmen-Überschussrechnung“).

nIm Sparbuch brauchen Sie unter „Einkünfte aus selbstständiger Arbeit“ bzw. „Einkünfte aus Gewer-bebetrieb“ dann bloß noch Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie den Endbetrag Ihres Gewinnes (oder Verlustes) einzutragen.

Steuer-Tipp: Kongeniales Sparbuch

nNachdem Sie Ihre übrigen Angaben zur privaten Ein-kommensteuer gemacht haben, wählen Sie im kom-fortablen Sparbuch-“Abgabe-Assistent“ die Abgabe-art „Abgabe per Elster (ohne Signatur)“:

http://www.wiso-sparbuch.de

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Mein Büro 2010

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Zwischen-Fazit

Ausgehend vom ersten Kundenkontakt über das Angebot, die Auftragsbestätigung und Rechnungserstellung, die Zahlungsüberwachung und das Mahnwesen bis hin zur Bezahlung und der Übernahme der Einnahme in die ferti-ge Steuererklärung haben Sie sich nun bereits einen recht guten Überblick über die Einsatzbereiche und den Praxis-nutzen von „Mein Büro 2010“ verschafft.

Damit sind Sie bestens gerüstet für die nun folgenden Detailbeschreibungen der einzelnen Programmfunktionen von „A“ wie „Abschreibung“ bis „Z“ wie „Zusammenfassen-de Meldung“.

nMit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Sen-den“ sorgen Sie dafür, dass Ihre Steuererklärung schnell und sicher an den Finanzamtsserver über-mittelt wird. Sie brauchen anschließend nur noch die einfache „komprimierte Steuererklärung“ zu Papier zu bringen. Die Kurzfassung kann auf nor-males DINA4-Papier gedruckt werden - der Ärger mit Mantelbögen und zig verschiedenen Anlagen gehört damit der Vergangenheit an.

nHinzu kommt: Sie müssen so gut wie keine Ein-zelbelege mehr ans Finanzamt schicken: Lediglich Ihre Spendenbescheinigungen und die Nachweise über Kapitalerträge sind unverzichtbar. Alle übri-gen Belege - zum Beispiel die über Werbungskos-ten, Sonderausgaben oder sonstige Belastungen - bleiben bei Ihnen zuhause! Sie müssen nur noch in Zweifelsfällen vorgelegt werden.

Die Mini-Steuererklärung des „Sparbuchs“ schicken Sie zusammen mit der „Anlage EÜR“ von „ Mein Büro“ per Post ans Finanzamt - fertig.

Bitte beachten Sie: Ab Anfang 2010 enthält Mein Büro eine erweiterte Elster-Schnittstelle. Mit deren Hilfe lässt sich die „Anlage EÜR“ für das Jahr 2009 auf elektronischem Weg direkt ans Finanzamt übermitteln.

Sofern Sie Ihre private Einkommensteuererklärung mit dem Sparbuch erledigen, können Sie Ihre EÜR-Daten dann aber auch einfach per Knopfdruck an die Steuer-Software weiterleiten und Ihre komplette Steuererklä-rung von dort aus ans Finanzamt übertragen.

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Mein Büro 2010 Mein Büro 2010 von A bis Z

Mein Büro 2010

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Mein Büro 2010 von A bis Z

Mein Büro 2010 von „A“ wie „Abschreibung“ bis „Z“ wie „Zusammenfassende Meldung“

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à Mehrwertsteuer komplett als „Vorsteuer“ abziehen. Nur den Wertverlust Ihrer Anschaffungen dürfen Sie nach und nach „von der Steuer absetzen“. Diesen Vorgang nennt man „Abschreibung“ oder „Absetzung für Abnutzung“ (AfA).

AbschreibungAnschaffungskosten von Wirtschaftsgütern, die teurer als netto 150 Euro sind, dürfen Sie im Jahr des Kaufs nicht in voller Höhe als Betriebsausgabe von Ihren Einnahmen ab-ziehen. Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie immerhin die im Kaufpreis enthaltene

Seit dem Geschäftsjahr 2008 gibt es drei verschiedene Abschreibungskategorien:

nKlassische Abschreibung: Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einem Netto-Anschaf-fungspreis von mehr als 1.000 Euro müssen über die Nutzungsdauer hinweg in gleich bleibenden Jahres-beträgen (= linear) abgeschrieben werden. Bei der in den Jahren 2009 und 2010 vorübergehend wieder zulässigen degressiven Abschreibung sind die Ab-schreibungsbeträge in den ersten Jahren höher. Da der Verbleib im Betrieb je nach Branche und Art der Anlage unterschiedlich ist, haben die Finanzämter die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ in detail-lierten AfA-Tabellen festgeschrieben: Demnach wird zum Beispiel ein Computer normalerweise über drei Jahre abgeschrieben, ein Pkw über sechs Jahre.

Neue Abschreibungskategorien

nGWG-Sammelposten: Alle Anschaffungen mit einem Netto-Kaufpreis zwischen 150 Euro und 1.000 Euro müssen seit 2008 jahresweise zu einem ein-heitlichen Sammelposten zusammengefasst werden. Unabhängig von der Nutzungsdauer der einzelnen Pool-Bestandteile wird der Gesamtwert des Sam-melpostens pauschal über fünf Jahre abgeschrieben werden - pro Jahr also mit 20 Prozent der Anschaf-fungskosten.

nGeringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) / Verbrauchsgüter (bis 150 Euro): Alle selbststän-dig nutzbaren Anschaffungen mit einem Nettokauf-preis von bis zu 150 Euro dürfen Sie sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen.

Mein Büro 2010

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nIm ersten Schritt ordnen Sie Ihre Anschaffung im Bereich à „Zahlungen Bank/Kasse“ im geöffne-ten Zahlungsdialog der richtigen à Buchungs-kategorie zu („Einkauf von Anlagevermögen“):

Und so erledigen Sie mithilfe von „Mein Büro 2010“ die konventionellen Abschreibungen (Nettokaufpreis über 1.000 Euro):

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nIn zweiten Schritt tragen Sie Ihre Neuanschaffung ins à „Anlagen-verzeichnis“ ein: Per Mausklick auf die Schaltfläche „Anlagengut zuord-nen“ öffnen Sie das Verzeichnis Ih-res Betriebsvermögens und ergänzen dort nach einem weiteren Mausklick auf „Neues Anlagengut definie-ren“ die noch fehlenden Angaben:

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Sie können neue Wirtschaftsgüter auch unabhängig vom Zahlungsvorgang anlegen: In dem Fall rufen Sie das Anlagenverzeichnis über den Menüpunkt „Stamm-daten“ auf. Bitte beachten Sie, dass nachträgliche Bu-chungs-Korrekturen am zugrundeliegenden Zahlungs-vorgang nicht zu einer automatischen Änderung im Anlagenverzeichnis führen: Falls Korrekturen erforder-lich sind, müssen sie an beiden Stellen vorgenommen werden!Mit Beginn des Jahres 2010 wird Mein Büro außerdem um eine neue Elster-Schnittstelle erwei-tert: Mit deren Hilfe lässt sich dann auch die „Anlage EÜR“ auf elektronischem Weg direkt ans Finanzamt übermitteln. Steuererklärungen für das Jahr 2009 können Sie aber frühestens im Januar 2010 online übertragen.

Vorsicht bei nachträglichen Änderungen

Das Anschaffungsdatum und den Nettopreis übernimmt das Programm automatisch aus Ihrer Einkaufsbuchung. Bitte achten Sie daher darauf, dass der richtige Steuer-schlüssel eingestellt ist. Anderenfalls rechnet „Mein Büro 2010“ mit einem falschen Nettowert!

Sie müssen darüber hinaus nur noch die Nutzungsdauer, die Art des Anlagengutes und die Abschreibungskategorie aus-wählen. Falls Sie die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ im Einzelfall nicht kennen, öffnen Sie per Mausklick auf die drei Punkte hinter der Jahresangabe die „AfA-Tabelle für allgemeine Wirtschaftsgüter“. Mithilfe einer Suchfunktion werden Sie den vom Finanzamt üblicherweise akzeptierten Zeitraum dort schnell finden.

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Übrigens: Falls gewünscht oder erforder-lich, können Sie die Buchungen über die Schaltfläche „<F2> Abschreibungsdetails“ noch bis ins Detail beeinflussen: Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Sonderab-schreibungen mit „Mein Büro 2010“ erfas-sen. Dort nehmen Sie bei Bedarf auch den Wechsel zwischen linearer und degres-siver Abschreibung vor. Abschreibungs-Experten können sogar die automatisch erzeugte Abschreibungstabelle manuell nachbearbeiten:

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Absetzung für Abnutzungà Abschreibung, à GWG-Sofortabschreibung, à

Sammelposten (GWG-Pool)

AfA, AfA-Tabelle

à Abschreibung

Aktualitäts-Garantie

Die Aktualitäts-Garantie von „Mein Büro 2010“ ist

ein exklusives Vorteilspaket: Mit dem haben Sie zum

Beispiel Anspruch auf telefonischen Hotline-Support.

Falls wirklich einmal ein Störungsfall vorliegt, haben Sie

sogar die Möglichkeit, mit Unterstützung eines Support-

Mitarbeiters eine à Fernwartung durchführen zu lassen.

Einzelheiten finden Sie im Einleitungskapitel unter den

Überschriften „Immer auf dem neuesten Stand“ sowie

„Hilfe und Support“.

Wenn trotz „Abschreibung in gleichen Jahresbeträ-gen“ in den einzelnen Jahren unterschiedliche Werte auftauchen, so liegt das daran, dass Abschreibungen grundsätzlich monatsgenau vorgenommen werden müssen: Ein Computer im Nettowert von 1.800 Euro, der im Mai gekauft wird und über drei Jahre linear ab-geschrieben werden soll, befindet sich im ersten Jahr nur 8 von 12 Monaten im Einsatz. Daher erkennt das Finanzamt statt 600 Euro auch nur 400 Euro (= 8/12 von 600) als Betriebsausgabe an. „WISO Mein Büro 2010“ nimmt Ihnen diese Erbsenzählerei zum Glück ab.

(Un)gleiche Jahresbeträge?

à GWG-Sofortabschreibung, à Sammelposten (GWG-

Pool)

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den Gesamtpreis des Angebots ein. Um einen Artikel als Alternativ-Position anzubieten, klicken Sie in der Spalte „Positionsart“ auf den Abwärtspfeil und wählen aus dem folgenden Drop-down-Menü die Positionsart „Alternativ“:

Falls erforderlich, erläutern Sie die Vorzüge und Unter-schiede von Alternativ-Positionen mithilfe einer separaten „Text“-Position. Weitere à Positionsarten sind „Über-schrift“, „Seitenumbruch“, „Zwischensumme“ und „Trenn-linie“.

Allgemeine Geschäftsentwicklung Damit Sie jederzeit über Ihre Umsatzentwicklung im Bilde sind, gibt es im Modul à „Auswertungen“ die Übersicht „Allgemeine Geschäftsentwicklung“: Dort erkennen Sie auf den Tag, den Monat und das Jahr gesehen, in welchem Umfang Sie à Rechnungen geschrieben haben und wie sich Ihre Gewinnsituation (Register „Einnahmen/ Ausga-ben“) entwickelt hat. Farbige Pfeile zeigen an, in welchen Zeiträumen ein Aufwärtstrend zu erkennen ist, wo es ab-wärtsging und wo das Niveau gehalten werden konnte. Über Drop-down-Menüs am oberen Seitenrand filtern Sie den Bericht bei Bedarf nach à Auftragsart, à Kundenka-tegorie, à Artikelkategorie und Ländern. Die Vergleichs-zahlen für den Vorjahreszeitraum werden dabei immer mit angezeigt.

Alternativ-PositionDamit Sie den Empfängern Ihrer Angebote bei Bedarf die Wahl zwischen verschiedenen Artikeln ermöglichen kön-nen, gibt es in „Mein Büro 2010“ neben der Standard-Positionsart à „Artikel“ die à Positionsart „Alternativ“. Die Preise für Alternativ-Positionen gehen dabei nicht in

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nutzen und die Sie im Jahr der Anschaffung nicht komplett von der Steuer absetzen konnten:

AngebotEin Angebot stellt juristisch gesehen Ihre „Willenserklä-rung“ dar, einem Kunden Waren und / oder Dienstleis-tungen zu bestimmten Bedingungen verkaufen zu wollen. Es ist Ihr Verhandlungsanteil am Zustandekommen des angestrebten Kauf-, Dienst- oder Werkvertrags. Ein An-gebot muss zwar nicht unbedingt schriftlich erfolgen, die Schriftform hat aber große Vorteile: Wer ein durchdach-tes, gut kalkuliertes und formal einwandfreies Angebot auf den Tisch legt, ist seinem Geschäftspartner oft einen Schritt voraus. „Mein Büro 2010“ sorgt dafür, dass Sie mit geringem Aufwand solche professionellen Angebote erstel-len. Im Kapitel „Mein Büro 2010: Eines für alles!“ machen wir Sie unter der Überschrift „Eingabekomfort“ Schritt für Schritt mit dem Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Angeboten vertraut.

Anlagenverzeichnis Angefangen bei der Büro-, Werkstatt- oder Ladeneinrich-tung über den Geschäftswagen bis hin zur kompletten Pro-duktionsanlage finden sich im Anlagenverzeichnis all die Vermögenswerte wieder, die Sie dauerhaft in Ihrem Betrieb

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Mein Büro 2010

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die Liste, die Sie dem Finanzamt zusammen mit Ihrer Ein-kommensteuererklärung zukommen lassen müssen. Dieses amtliche „Anlageverzeichnis“ erzeugt „Mein Büro 2010“ ebenfalls automatisch: Sie finden die Liste auf der vierten Seite der àEinnahmenüberschussrechnung wieder:

Das „Stammdaten“-Modul „Anlagenverzeichnis“ von „Mein Büro 2010“ berechnet auch die korrekten Abschreibungs-Beträge. Die einzelnen Eingabeschritte sind unter dem Stichwort à Abschreibungen beschrieben. Als Anlagen-verzeichnis bezeichnet man darüber hinaus

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ständig eingeblendet. Ein zweiter Tastendruck auf <F5> schließt die Vorschau wieder.

Besser geeignet als das Feld Anmerkungen ist für umfang-reichere Informationssammlungen die Karteikarte à Do-kumente. Darüber hinaus finden Sie in der Karteikarte à „Historie“ eine automatisch erzeugte Zusammenstellung Ihrer Briefe, Angebote und Rechnungen an Geschäftspart-ner. Die von „Mein Büro 2010“ im Hintergrund aufgezeich-nete Unternehmens-Vergangenheit ist in den à Details der Stammdaten-Listen „Kunden“ und „Lieferanten“ unter-gebracht.

AnsichtIm Menü „Ansicht“ finden Sie eine ganze Reihe nützlicher

Werkzeuge, mit denen Sie die Tabellenansichten der

Bereiche „Stammdaten“, „Office“, „Vorgänge“ und

„Finanzen“ auf vielfältige Weise auswerten, verdichten

und weiterverarbeiten:

Komplettes AnlagenverzeichnisEine komplette Übersicht über das betriebliche Inven-tar schließlich liefert das gestaltete „Anlagenverzeich-nis“, das Sie sich über den Menüpunkt „Stammdaten“ - à „Stammdaten-Listen“ anzeigen lassen und ausdru-cken können.

Tippww

AnmerkungenIn den Haupt-Eingabemasken der Kunden-, Lieferan-ten- und Artikel-Stammdaten steht Ihnen das Feld „An-merkungen“ bzw. „Interne Anmerkungen“ zur Verfügung. Dort sammeln Sie flüchtige Notizen und Kommentare. Bei Briefen, Angeboten, Rechnungen und Bestellungen findet sich das Anmerkungsfeld in der Karteikarte „Erweitert“ im Bereich „Sonstiges“. Sofern vorhanden blenden Sie Ihre Anmerkungen in der Kunden- bzw. Lieferanten-Tabelle mit der Taste <F5> ein: Daraufhin erscheinen zunächst nur die ersten drei Zeilen des Anmerkungsfeldes. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, werden die Notizen voll-

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•

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„Anpassung“ auf: Mit deren Hilfe holen Sie Datenfel-der in den Vordergrund, die in der Listenansicht stan-dardmäßig ausgeblendet sind. Ziehen Sie das benötigte Zusatzfeld bei gedrückter linker Maustaste einfach an die gewünschte Position in der Tabellenüberschrift. Umgekehrt entfernen Sie entbehrliche Spalten aus der Tabelle, indem Sie deren Überschrift (= „Spaltenkopf“) mit der Maus aus der Tabelle ziehen und an einer be-liebigen Stelle „fallen lassen“.

nFalls in einer Vorgangs-Tabelle keine „Fußzeile / Sum-menzeile“ angezeigt wird, blenden Sie sie über das Kontextmenü der Spaltenüberschriften ein (auf eine beliebige Stelle der Tabellenüberschrift und dann auf „Fußzeile“ klicken). Den Inhalt der Fußzeile wieder-um legen Sie bei Bedarf im Kontextmenü der Fußzeile selbst fest: Dort haben Sie zum Beispiel die Wahl, ob Sie sich die Summe der betreffenden Spalte, die Anzahl der Eintragungen, den höchsten oder niedrigsten Be-trag oder auch den Durchschnittswert anzeigen lassen.

nDen Inhalt Ihrer zuvor gefilterten, sortierten oder gruppierten Korrespondenz- oder Stammdatenlis-te übernehmen Sie über den Menübefehl „Ansicht“ - „Ansicht drucken“ in eine besondere Druckvor-schau. Die können Sie bei Bedarf mit zusätzlichen Überschriften, Seitennummern und Formatierun-gen versehen und anschließend zu Papier bringen:

nDer Menüpunkt „Nur aktive Daten“ bzw. „Aktive und archivierte Daten zeigen“ steht dabei lediglich in Kun-den-, Lieferanten- und Artikellisten zur Verfügung: Mit deren Hilfe reduzieren oder erweitern Sie den angezeig-ten Datenbestand erheblich. Welche Kunden, Lieferan-ten und / oder Artikel den Archivstatus bekommen sol-len, legen Sie im Menü „Datei“ - à „Archivierung“ fest. Wichtig: Archivierte Artikel sind grundsätzlich nur ausgeblendet und können jederzeit wieder reaktiviert werden.

nIst der à „Gruppierungsbereich“ am oberen Tabellen-rand eingeblendet, können Sie die Listen nach Spal-ten Ihrer Wahl zusammenfassen. Dazu bewegen Sie das gewünschte Gruppier-Kriterium per Maus auf den Gruppier-Link „Ziehen Sie eine Spalte hierher“.

nIndem Sie mit der Maus auf eine Spaltenüberschrift zeigen, aktivieren Sie die Drop-down-Menüs neben den Spaltenköpfen : Mithilfe des Daten-Filters sieben Sie Ihre Listen blitzschnell nach beliebigen Kriterien (z. B. alle Rechnungen eines bestimmten Kunden).

nWenn Sie den Menüpunkt „Ansicht“ - „Filterzeile an-zeigen“ aktivieren, können Sie die erste Zeile der Tabel-lenansichten von „Mein Büro“ dazu nutzen, um einzel-ne Spalten nach bestimmten Inhalten zu filtern.

nÜber „Spalten aktivieren“ rufen Sie die Auswahlbox

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unterscheiden, ohne dass die alten Eintragungen gelöscht werden. Im „Ansicht“-Menü der Stammdaten-Tabellen können Sie jederzeit wählen, ob nur aktive, nur archivierte oder sowohl aktive als auch archivierte Daten angezeigt werden. Durch die Archivierung gehen also keine Informa-tionen verloren.

Sie finden die Funktion im Menü „Datei“ - „Archivierung“ - „Stammdaten archivieren“: Hier legen Sie fest, welche Stammdaten-Art bis zu welchem Zeitpunkt archiviert werden soll. Bei Kunden und Lieferanten entscheidet der Zeitpunkt, an dem Sie zum letzten Mal ein Angebot, eine Rechnung oder eine Bestellung an sie geschickt haben. Bei Artikeln kommt es darauf an, wann Sie dafür zum letzten Mal ein Angebot oder eine Rechnung geschrieben haben:

Auf diese Weise erzeugen Sie im Handumdrehen schlich-te, aber informative Sofort-Berichte. Die sind im Alltag oftmals hilfreicher als die optisch ansprechenden, aber weniger flexiblen à Auswertungen. Die praktischen à Tabellen-Auswertungen kombinieren die Vorteile selbst definierter Datenbank-Abfragen mit denen der fertig vor-bereiteten Auswertungen von „Mein Büro 2010“.

Bei so viel Berichtskomfort muss man die ebenfalls im Menü „Ansicht“ untergebrachten Übergabe- und Export-Funktionen („Tabelle in Excel bearbeiten“ / „Tabelle expor-tieren“ in XLS-, TXT- und XML-Dateien) nur in Ausnahme-fällen in Anspruch nehmen.

Archivierung / ArchivierenSowohl die Zahl der Kunden und Lieferanten als auch die der angebotenen Produkte und Dienstleistungen wächst im Laufe der Zeit fast zwangsläufig. Entsprechend unüber-sichtlich können die Stammdaten-Tabellen werden. „Mein Büro 2010“ bietet Ihnen daher die Möglichkeit, die Da-tensätze inaktiver Geschäftspartner oder selten verkaufter Artikel zu archivieren. Auf diese Weise kann das Programm zwischen regelmäßig genutzten und historischen Daten

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Reaktiviert werden die Stammdaten ebenfalls entweder ...nin einem Rutsch (über „Datei“ - „Archivierung“ -

„Archivierte Stammdaten reaktivieren“ - wahlwei-se alle Artikel, Kunden und / oder Lieferanten) oder

neinzeln (über den Kontextmenübefehl „Markierten Da-tensatz reaktivieren“ in der betreffenden Stammdaten-Tabelle). Voraussetzung für die Einzelaktivierung ist je-doch, dass Sie Ihre archivierten Datensätze zuvor über den Menüpunkt „Ansicht“ eingeblendet haben.

Anstelle der datumsabhängigen Sammel-Archivierung können Sie auch einzelne Datensätze archivieren: Dazu kli-cken Sie in der Stammdaten-Tabelle mit der rechten Maus-taste auf den betreffenden Datensatz und dann auf den Kontextmenübefehl „Markierten Datensatz archivieren“.

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n... geben Sie Ihren Listen-“Preis“ vor, den Sie je nach à Kunde und Bestellmenge genau differenzieren können,

n... tragen Sie den Einkaufspreis des Artikels ein, auf dessen Grundlage das Programm später Ihren à Roh-gewinn berechnen kann.

n... lassen Sie sich die Artikel-“Statistik“ zeigen und ord-nen den betreffenden Artikel bestehenden à Artikel-kategorien zu. Falls erforderlich, legen Sie gleich neue Kategorien an.

n... erweitern Sie Ihre Artikeldatenbank um „Individuelle Felder“.

n... verwalten Sie externe „Dokumente“, die zum jewei-ligen Artikel gehören (zum Beispiel Datenblätter, Pro-duktbeschreibungen oder Informationen über Bezugs-quellen) und

nerfassen Sie schließlich „Sonstige“ Informationen (zum Beispiel Gewicht und Volumen).

ArtikelUnter Artikel versteht „Mein Büro 2010“ sämtliche Produk-te und Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden anbieten. Damit Sie immer wiederkehrende Artikeldetails auf à An-geboten oder à Rechnungen nicht ständig neu von Hand eingeben müssen, finden Sie im Stammdaten-Bereich eine eigene Artikel-Datenbank. Neue Artikel legen Sie unter „Stammdaten“ - „Artikel“ mithilfe von <F10> an. Wenn Sie viele ähnliche Artikel in Ihrem Sortiment haben, minimie-ren Sie den Erfassungsaufwand über den Kontextmenü-Befehl „Artikel kopieren u. bearbeiten“: Auf diese Weise erstellen Sie einen identischen „Klon“ des ursprünglichen Artikels. In dem Fall brauchen Sie nur noch die neue Arti-kelnummer und die abweichenden Merkmale einzugeben. So wächst Ihr Artikelstamm in kurzer Zeit und ohne große Mühe. Neben der Artikelnummer, der Artikelbeschreibung, dem Steuersatz und der (Mengen-)Einheit hinterlegen Sie in der Hauptmaske bei Bedarf ein Bild sowie interne à Anmerkungen. Auf weiteren Karteikarten ...

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Sofern Sie bestimmte Artikel sehr häufig einsetzen, lohnt sich der einmalige Erfassungsaufwand unbe-dingt. Sie können Ihre Artikeldatenbank aber auch quasi „im Vorbeigehen“ erweitern: Wenn Sie beim An-legen eines Angebots oder einer Rechnung feststellen, dass ein bestimmter Artikel noch fehlt, wechseln Sie über die Schaltfläche „Stapel aus Artikelstamm holen“ in die erweiterte „Artikelauswahl“, von wo aus Sie über <F2> einen „Neuen Artikel anlegen“.

Erfassung im Vorbeigehen

ArtikelkategorienDamit das Eingeben von Artikeln in Angebots- oder Rech-nungspositionen bei größeren Sortimenten beschleunigt wird, bietet „Mein Büro 2010“ die Möglichkeit, einzelne Waren und Dienstleistungen in bestimmten „Artikelkate-gorien“ zusammenzufassen. Angelegt und bearbeitet wer-den sie unter „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Artikelkatego-rien“ oder in der Artikel-Eingabemaske (Mausklick auf die Schaltfläche „Neue Kategorie“ im Register „Statistik“). In

Per Mausklick auf die Schaltfläche „Vorgangsbezogene Textpassage ...“ können Sie neuerdings sogar differen-zierte Artikelbeschreibungen hinterlegen: Auf diese Weise lassen sich ein und demselben Artikel zum Bei-spiel ein ausführlicher werbewirksamer Angebotstext und gleichzeitig ein nüchterner Rechnungstext zuord-nen. Beginn und Ende der vorgangsbezogenen Arti-kelbeschreibungen sind mit Start- und Stopp-Marken („Tags“) gekennzeichnet, die in eckige Klammern ge-setzt sind, z. B. „[Angebot] Angebotstext [/An-gebot]“ oder [Rechnung] Rechnungstext [/Rechnung]“.

Praxistipp:ww

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Um alle Angaben zu einem Artikel inklusive der statisti-schen Daten auf einen Blick zu haben, können Sie sich ein à „Artikelstammblatt“ am Bildschirm anzeigen lassen und zu Papier bringen. Eine zusammenfassende Übersicht über alle Artikel finden Sie in den à Stammdaten-Listen.

Artikel, die Sie aus Ihrem Sortiment genommen haben, können Sie mit <F3> aus der Artikel-Tabelle löschen. Falls Sie mit den Gedanken spielen, einen derzeit ent-behrlichen Artikel später wieder ins Angebot zu neh-men, nutzen Sie die à Archivierung.

Praxistipp:ww

ArtikelstammblattWenn Sie die wichtigsten Preise, Absatzentwicklungen und Beschreibungen eines à Artikels zu Papier bringen wol-len, etwa um sie unterwegs zur Hand zuhaben, nutzen Sie das „Artikelstammblatt“: Auf dem finden sich auch Ihre à Anmerkungen wieder. Im Dialogfenster „Artikel erfassen / bearbeiten“ rufen Sie die Druckvorschau des Stammblatts über „<F3> Artikelstammblatt drucken“ auf. In der Tabel-

beiden Fällen öffnet sich der Eingabe-Dialog „Stammdaten Artikelkategorien“:

Zum Bearbeiten genügt es, in das entsprechende Bezeich-nungsfeld zu klicken: Das lässt sich dann sofort editieren.

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Im Arbeitsbereich „Angebote“ können Sie über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ oder das Kontext-menü (rechter Mausklick auf ein bestimmtes Angebot und dann auf den Menüpunkt „Neue Aufgabe zum An-gebot erstellen“) ganz gezielt Aufgaben zu bestimmten Vorgängen anlegen.“

Praxistipp:ww

AuftragsartenWenn Sie verfolgen wollen, auf welchen Wegen Kunden zu Ihnen gefunden haben, legen Sie unter „Stammdaten“ - „Weitere“ sogenannte „Auftragsarten“ fest (z. B. Auftrag von Kollegen, Internet-Bestellung, Messekontakt). Beim Anlegen von Angeboten oder Rechnungen können Sie diese Zusatzinformation eintragen und dadurch im Laufe der Zeit Rückschlüsse auf mehr oder weniger Erfolg versprechende Vermarktungskanäle ziehen.

Ausgabeoptionen Die Ausgabeoptionen wählen Sie im Bereich „Stammdaten“ - „Meine Firma“ aus: Dort wählen Sie die standardmäßig

lenansicht der Artikel-Stammdaten führt der Kontextme-nü-Befehl „<F4> Kundenstammblatt drucken“ zum glei-chen Ergebnis. Sie erreichen diesen Befehl auch über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“.

AufgabenIm Arbeitsbereich „Office“ finden Sie eine ebenso leis-tungsfähige wie einfach zu bedienende Aufgabenverwal-tung: Das Anlegen und Bearbeiten von Aufgaben entspricht weitgehend dem von Terminen im --> „Kalender“-Modul. Wenn Sie einen Erinnerungszeitpunkt festlegen, werden Sie vom Programm rechtzeitig vor dem Fälligkeitstermin auf die anstehende Aufgabe hingewiesen. Ihre Aufgaben können Sie zudem bestimmten „Lieferanten“ und „Kunden“ zuordnen und mit dazugehörigen --> Dokumenten ver-knüpfen. Auf diese Weise greifen Sie bei Fälligkeit einer Aufgabe per Mausklick auf die benötigten Kontaktinforma-tionen und Unterlagen zu.

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gewinn, indem die Einkaufspreise von den erzielten Verkaufserlösen abgezogen werden. Das ist aber nur dann möglich, wenn der à Einkaufspreis und à Ver-kaufspreise in den Artikel-Stammdaten hinterlegt sind.

nDer Bereich „Ausgaben“ liefert Analysen der Kos-tenstruktur: Besonders nützlich für kleine Unterneh-men und Freiberufler ist hier die „Ausgaben-Hitliste“, aus der Sie nicht nur auf Anhieb die Reihenfolge und absoluten Zahlen der wichtigsten Kostenpositionen er-kennen können: Zugleich wird das Verhältnis der Grö-ßenordnungen offensichtlich. Eine tabellarische, nach Steuerkategorien geordnete „Liste (der) Ausgaben“ rundet diese Auswertungs-Rubrik ab.

nMit „Mein Büro 2010“ können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nicht nur nach steuerlichen Gesichtspunkten ordnen, sondern sie auch nach frei gewählten „Kos-ten- und Erlösarten“ sowie „Verwendungen“ einteilen. Dadurch haben Sie zum Beispiel die Möglich-keit, den Erfolg bestimmter Produkte, Dienstleistungen oder einzelner Projekte gesondert zu analysieren. Dafür stehen Ihnen unter „Auswertungen“ im Modul „Kosten/Verwendungen“ neben grafischen Monats- und Jah-resvergleichen und „Hitlisten“ detaillierte tabellarische Berichte über Ihre à „Kosten- / Erlösarten“ sowie à „Verwendungen“ zur Verfügung.

verwendeten à „Druckvorlagen“ für die verschiedenen Ar-ten von Geschäftsbriefen aus.

Der Begriff „Ausgabeoptionen“ hat aber noch eine an-dere Bedeutung: Mit „Mein Büro 2010“ können Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf vielen unterschiedlichen We-gen ausgeben. Zusätzlich zum Drucker stehen Ihnen die à E-Mail- und die à Fax-Übertragung zur Verfügung. Außerdem gibt es die praktische Möglichkeit, Dokumente ins universelle à PDF-Format umzuwandeln oder per à Online-Poststelle zu verschicken

Auswertungen„Mein Büro 2010“ stellt Ihnen im Bereich „Auswertungen“ differenzierte Berichte zur Umsatz-, Kosten- und Gewinn-entwicklung zur Verfügung. Die Reports werden auf Basis der tagesaktuellen Zahlen Ihres Betriebs wahlweise als Ta-bellenliste oder als Balken- und Tortengrafik dargestellt:

nMit den Modulen „Allg. Geschäftsentwicklung“ und „Rechnungsstellung“ behalten Sie Ihre Ein-nahmen und Ausgaben im Blick, die Sie nach Kunden und Artikeln zusammenfassen lassen können.

nDie „Rohgewinn“-Auswertungen sind vor allem für Händler interessant: Das Programm ermittelt den Roh-

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nDie flexiblen à „Tabellen-Aus-wertungen“ von „Mein Büro 2010“ schließlich kombinieren die Vorteile flüchtiger Suchaufträge, Datenfilter und Gruppierungen aus den normalen Tabellenansichten mit dem Komfort und den optischen Gestaltungsmög-lichkeiten der programmeigenen Be-richte: Sie basieren auf den Datenban-ken „Kunden“, „Lieferanten“, „Artikel“, „Briefe“, „Angebote“, „Rechnungen“, „Bestellungen“, „Zahlungszuordnun-gen“, Kunden“, „Preise“, „Artikelver-wendungen“ sowie „Buchungssätze“. Ihre fertigen Tabellen-Auswertungen können Sie abspeichern und später jederzeit wieder aufrufen und / oder verfeinern.

Zusätzlich zu den üblichen Ausgabe-Mög-lichkeiten à Drucken, à Fax, à E-Mail und à PDF-Konvertierung lassen sich die Auswertungen zur Weiterverarbeitung nach à MS Excel exportieren.

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Sie schon gar nicht alle privaten Kontobewegungen in „Mein Büro 2010“ eingeben!

Im einfachsten Fall verzichten Sie sogar ganz auf das Ein-richten eines Bankkontos und / oder à Kassenbuchs und lassen alle à Buchungen über das à Verrechnungskonto laufen. Andererseits gibt es auch gute Gründe, die Umsätze eines oder mehrere Giro-, Kreditkarten- oder Paypalkonten freiwillig mit „Mein Büro 2010“ zu überwachen: Erstens behalten Sie so besser den Überblick. Und zweitens erspart Ihnen das eingebaute Online-Modul viel nervige Tipparbeit.

Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen Online- und à Offline-Konten. Beide Kontoarten werden im Bereich „Stammdaten“ à „Meine Firma“ in der Rubrik „Firmenda-ten“ eingerichtet: Unterhalb der standardmäßig eingeblen-deten Adressdaten finden Sie den Bereich „Bankverbindun-gen“, den Sie über den doppelten Abwärtspfeil einblenden. Die Einstellungen vorhandener Konten ändern Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“. Per Mausklick auf die Schaltflä-che „Neu“ fügen Sie ein zusätzliche Konto hinzu:

Über die Menüpunkte „Stammdaten“ und „Finan-zen“ rufen Sie bei Bedarf eine ganze Reihe weiterer interessanter Auswertungen auf: Die „Stammdaten-Listen“ enthalten neben einem optisch ansprechend aufbereiteten à Anlagenverzeichnis die Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Übersichten: Die können Sie nicht nur nach Namen und Nummern, sondern zum Beispiel auch nach Postleitzahlen oder Ländern sor-tieren lassen. Die à „Offene Posten“-Listen im Menü „Finanzen“ helfen Ihnen dabei, die ganz oder teilweise unbezahlten Rechnungen im Blick zu behalten.

Noch mehr „Auswertungen“

BankkontoAls EÜR-Unternehmer oder Freiberufler sind Sie nicht ver-pflichtet, die Bewegungen auf dem Bankkonto mit ihren übrigen Geschäftsaktivitäten abzustimmen. Sie benötigen noch nicht einmal ein separates Geschäftskonto. Falls Sie ein gemischtes Girokonto haben, auf dem private und ge-schäftliche Vorgänge bunt durcheinandergehen, müssen

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Bei der Auswahl von Bankname, Bank-leitzahl und Zugangsdaten werden Sie vom Programm unterstützt. Über die Aus-wahlliste „Verarbeitung“ legen Sie fest, ob es sich um ein Online- oder ein Off-line-Konto handelt. Zwischen den beiden Kontotypen können Sie, falls erforderlich, jederzeit wechseln. Sie müssen lediglich den „Bearbeiten“-Dialog in den „Bank-verbindungen“ aufrufen und die Option umstellen.

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BelegnummerDie Angabe von Belegnummern auf Buchführungsunter-lagen ist nicht Pflicht - erst recht keine gesonderten à Nummernkreise für Barzahlungen und Bank-Transaktio-nen. Andererseits beschleunigt eine durchnummerierte Be-legablage den gezielten Zugriff auf benötigte Unterlagen ungemein. Spätestens, wenn Sie einen drei oder vier Jahre zurückliegenden Vorgang dringend benötigen, werden Sie die optionalen Belegnummern zu schätzen wissen.

Benutzer (wechseln)Damit die Eingaben in „Mein Büro 2010“ verschiedenen Sachbearbeitern zugeordnet werden können, gibt es unter „Stammdaten“ - „Mitarbeiter“ eine Benutzer-Datenbank mit differenzierter Rechteverwaltung. Über den Menüpunkt „Datei“ - „Benutzer wechseln“ melden sich die verschie-denen Mitarbeiter an. Unter „Datei“ - „Kennwort ändern“ kann jeder Benutzer ein neues Passwort vereinbaren. Im Kapitel „Büroeröffnung“ finden Sie unter der Überschrift „Einzelkämpfer oder Team?“ eine ausführlichere Beschrei-bung der Benutzerverwaltung.

Wenn Sie mit dem à Online-Banking noch nicht ver-traut sind, können Sie Ihr Bankkonto also zunächst problemlos im Offline-Betrieb führen und es erst bei passender Gelegenheit umstellen.

Alles zu seiner Zeit!

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hinterlegt, wird er automatisch übernommen. Falls erfor-derlich kann dieser Preis aber in jedem Einzelfall verändert werden. Über die Ampel-Symbole am Zeilenanfang sehen Sie auf Anhieb, welche Bestellungen noch ausstehen und welche bereits ganz oder teilweise geliefert sind.

BestellungIm Bereich „Vorgänge“ - „Bestellung“ vergeben und über-wachen Sie die Aufträge an Ihre Lieferanten. Die Eingabe der Lieferanten und Artikelpositionen entspricht im We-sentlichen dem Verfahren bei à Angeboten und à Rech-nungen. Ist in der Artikeldatenbank ein Einkaufspreis

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BriefUngeachtet aller neuen elektronischen Kommunikations-kanäle ist das Verfassen klassischer Geschäftsbriefe nach wie vor eine der häufigsten Tätigkeiten im Büroalltag. „Mein Büro 2010“ unterstützt Sie dabei nach Kräften: Wie Sie es bereits von Bestellungen, Angeboten oder Rechnun-gen gewöhnt sind, „klicken“ Sie sich über „Office“ - „Briefe“ - „Neu“ Ihre fertige Geschäftskorrespondenz in kürzester Zeit zusammen. Nachdem Sie einmal Ihr à Briefpapier gestaltet haben, müssen Sie sich um Layout und Forma-tierungen nie wieder Gedanken machen. Mehr noch: Zu-sammen mit „Mein Büro 2010“ werden zahlreiche à Text-bausteine und Vorlagen ausgeliefert, mit deren Hilfe Ihre optisch ansprechend gestalteten Druckvorlagen obendrein schnell mit den passenden Inhalten gefüllt werden. Ob Sie Ihre fertigen Briefe schließlich über Ihren eigenen Drucker zu Papier bringen und ganz konventionell per Post verschi-cken oder über die à Online-Poststelle auf den Weg zum Kunden bringen, bleibt Ihnen überlassen.

Über <F5> kennzeichnen Sie in der Bestellübersicht eine Komplettlieferung. Um eine Teillieferung einzutragen, drü-cken Sie <F6> und tragen anschließend im Dialogfenster „Lagerbewegungen …“ die Menge oder Anzahl der einge-troffenen Artikel ein. Um eine Bestellposition zu editieren, setzen Sie ein Häkchen in die Auswahlbox und geben an-schließend den bisherigen Lieferumfang ein.

Einkaufs-Modul für Handelsprofis Händler mit größeren Sortimenten und vielen ein-zelnen Beschaffungsvorgängen werden die Einkaufs- und Lagermodule der Mittelstands-Edition von „Mein Büro 2010“ zu schätzen wissen. Die unterstützen Sie nicht nur beim Einkaufen mit automatischen Bestell-vorschlägen, sondern sorgen auch dafür, dass Sie bei Angeboten an Ihre Kundschaft die Lagerbestände im Blick behalten und keine falschen Versprechungen ma-chen. Einzelheiten entnehmen Sie den ausführlichen Beschreibungen im Kapitel „Das Mittelstandsbüro“ am Ende dieses Handbuchs.

Tippww

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BuchungMit „Mein Büro 2010“ läuft die Buchführung weitgehend im Hintergrund ab. Die Zahl separater Steuer-Buchungen ist gering - der Aufwand minimal: Die meisten Eingaben lassen sich im Vorbeigehen erledigen. Das gilt vor allem für das à Online-Banking: Das nimmt Ihnen den allergröß-ten Teil des klassischen Buchungsaufwands ab: Schließlich werden die Namen der Empfänger bzw. Auftraggeber, das Buchungsdatum, der Geldbetrag und meistens sogar der Verwendungszweck mit dem elektronischen Kontoauszug frei Haus geliefert. Im günstigsten Fall ordnen Sie nur noch die steuerliche Einnahme- bzw. Ausgabekategorie zu und stellen ggf. die Verbindung zu einem offenen Rechnungs-vorgang her. Diese beiden Schritte erledigen Sie im Dialog-fenster à „Zahlung“, das sich per Doppelklick auf einen Zahlungsvorgang öffnet. Oft lässt sich die à Zuordnung sogar über das Kontextmenü bewerkstelligen, ohne dass Sie eine einzige Buchungsmaske zu öffnen brauchen!

Aber auch ohne Online-Banking müssen Sie keineswegs alles per Hand machen: Wenn zum Beispiel die Überwei-sung eines Kunden eintrifft, markieren Sie den betreffen-den Vorgang in der Rechnung als „vollständig bezahlt“.

Briefpapier Die äußere Form Ihrer Korrespondenz ist ein wichtiges Aus-hängeschild Ihres Unternehmens. Dafür steht Ihnen unter „Stammdaten“ - „Briefpapier gestalten“ ein eigener Assis-tent zur Seite. Über einen gleichnamigen Link können Sie das Design-Modul auch über die intelligente à „Druckan-sicht“ aufrufen.

Die einzelnen Schritte zur persönlichen Briefvorlage werden im Kapitel „Büro-Eröffnung“ unter der Über-schrift „Briefpapier gestalten“ ausführlich erläutert.

Schritt für Schritt zum fertigen Briefpapier

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Für alle Zuordnungen, die sich nicht automatisieren las-sen, gibt es schließlich im Bereich „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“ die Schaltflächen „Neu Einnahme“ und „Neu Ausgabe“. Die übersichtliche Zahlungsmaske macht Ihnen das Erfassen auch in dem Fall sehr einfach:

Daraufhin werden Sie vom Programm sofort gefragt, auf welchem Konto die Gutschrift eingegangen ist. Den Rest erledigen Sie anschließend wieder per à Zuordnung.

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BuchungsjournalWenn Sie eine Übersicht über alle manuellen und auto-matischen à Buchungen benötigen, erstellen Sie die über den Menüpunkt „Finanzen“ - „Rechnungs- und Buchhal-tungslisten“. Dort finden Sie die à Karteikarte „Buchungs-journal“. Diese Liste können Sie nach bestimmten Tagen, Monaten, Jahren und frei gewählten Zeiträumen filtern:

Ob Sie zwischen baren und bargeldlosen Geschäftsvor-gängen unterscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sauber trennen wollen, verzeichnen Sie Bargeldeinnah-men und -ausgaben im à Kassenbuch und legen für die bargeldlosen Geldflüsse ein à Bankkonto an. Sie können beide Zahlungsarten aber genauso gut zusammen über das sogenannte à Verrechnungskonto den à steuerlichen à Buchungskategorien zuordnen.

Zweite Gliederungsebene Zusätzlich zu den Steuer-Kategorien bietet Ihnen „Mein Büro 2010“ die Möglichkeit, Ihre Einnahmen und Ausgaben nach frei gewählten à „Kosten- und Erlösarten“ sowie à „Verwendungen“ einzuteilen. Dadurch haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, den Erfolg bestimmter Produkte, Dienstleistungen oder einzelner Projekte zu analysieren. Die Zuordnung zu „Kosten- und Erlösarten“ bzw. „Verwendungen“ erledi-gen Sie ebenfalls in der Buchungsmaske „Zahlungen“. Die Definition Ihrer individuellen Gliederung nehmen Sie unter „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Kosten- und Erlösarten“ bzw. „Verwendungen“ vor.

Praxistipp:ww

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nBei „Variante 1“ verzichten Sie ganz auf eine Kate-gorisierung Ihrer Geschäftsvorgänge: Sie übergeben Ihre Einnahmen und in chronologischer Reihenfolge, aber ohne weitergehende sachliche Ordnung an Ihren Steuerberater. Der sorgt dann für die „Kontierung“ der Belege, stellt Ihnen Auswertungen zur Verfügung und erledigt die Steuererklärungen und Voranmeldungen für Sie.

n„Variante 2“ orientiert sich am amtlichen Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung. Sie kommen mit rund 30 Buchungs-Kategorien aus und Sie sparen sich den Umweg über einen komplizierten „Standard-kontenrahmen“: Dieses Verfahren eignet sich beson-ders für Freiberufler und Unternehmer, die Buchfüh-rung und Steuererklärungen ganz alleine oder nur mit punktueller Unterstützung eines Beraters erledigen wollen.

BuchungskategorienDamit „Mein Büro 2010“ am Monats-, Quartals- und / oder Jahresende ermitteln kann ...

nwie sich Ihre Umsätze und Kosten entwickelt haben,

nwie viel Umsatzsteuer Sie ans Finanzamt abführen müssen,

nwie hoch der zu versteuernde Gewinn (oder aber auch der Verlust) ist und

nwie hoch der Wert Ihres Betriebsvermögens ist,

... wird jeder einzelne Geschäftsvorgang einer bestimmten Buchungskategorie zugeordnet. Das geschieht in vielen Fällen automatisch, manche à Buchungen nehmen Sie aber auch von Hand vor. In klassischen Buchhaltungspro-grammen laufen solche „Buchungskategorien“ vielfach unter der Bezeichnung „(Sach-)Konten“. „Mein Büro 2010“ stellt Ihnen drei unterschiedlich differenzierte Kategorie-Varianten zur Verfügung:

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„Vermögen“: Geld-Kategorien sind - sofern von Ihnen ein-gerichtet - Ihre Girokonten und die Kasse, auf den Vermö-gens-Kategorien finden sich all die Güter wieder, die ins à Anlagenverzeichnis aufgenommen werden müssen, weil sie dauerhaft in Ihrem Betrieb genutzt werden.

Wenn sie sich für die umfangreiche „Variante 3“ ent-scheiden, werden in den Buchungsmasken aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht immer alle verfügbaren Bu-chungskategorien auf einmal eingeblendet. Über „Weitere“ lassen sich die fehlenden aus einer Tabelle abrufen. Soll-te die gesuchte Kategorie dort ebenfalls nicht zu finden sein, können Sie alle verfügbaren Buchungskategorien über „Stammdaten“ - „Finanzbuchhaltung“ - „Kontenplan be-arbeiten“ aufrufen und an die Besonderheiten Ihres Büros anpassen:

Angenommen Sie haben sich eine neue „Ladeneinrichtung“ gekauft, dann öffnen Sie die normalerweise „unsichtba-re“ Kategorie „430 Ladeneinrichtung“ per Doppelklick und verändern die Darstellungsart über das Drop-down-Menü „Anzeige bei Verbuchungsart 3“ in „Kontenliste erweitert“:

n„Variante 3“ schließlich basiert auf dem umfangrei-chen DATEV-“Kontenrahmen SKR03“: Bei annähernd 500 Konten schöpfen Sie damit buchhalterisch aus dem Vollen. Wenn Sie sich für diese Variante entschei-den, sollten Sie über Buchführungs-Grundkenntnisse verfügen und notfalls auf die Unterstützung eines Steuerberaters zurückgreifen können.

Den Wechsel zwischen den drei Buchungs-Varianten nehmen Sie unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Einstellungen“ - „Steuerereinstellungen“ vor. Wichtig: Änderungen an der „Art der steuerlichen Verbuchung“ wirken sich nicht rückwirkend auf die Zuordnung lau-fender Zahlungsvorgänge aus: Um Fehler bei Auswer-tungen und vor allem auf Steuerformularen zu ver-meiden, sollten Sie Ihre Buchungs-Variante also nicht innerhalb eines laufenden Jahres umstellen!

HinweisVermeiden Sie „Wechsel-Jahre“!

Bei den Varianten 2 und 3 gibt es jeweils vier verschie-dene Typen von Buchungskategorien: die laufenden „Ein-nahmen“ und „Ausgaben“ sowie die Kategorien „Geld“ und

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ndie Einstellungen aller Aktiv- und Passivkonten, Aufwands- und Ertragskonten sowie Eröffnungs- und Abschlusskonten bearbeiten und zusätzliche anlegen,

nauf die Standard-Finanzbuchhaltungskonten Ein-fluss nehmen,

nbeliebige Steuerschlüssel festlegen und deren An-wendung definieren,

ndie standardmäßige Zuordnung ausgewählter Zah-lungsvorgänge beeinflussen (z. B. Kundenüberwei-sungen, Skontoabzug, An- und Verkauf von Anla-genvermögen, Zahlungen von / an ausländische(n) Kunden und Lieferanten) und nicht zuletzt

ngezielte Verknüpfungen mit bestimmten Zeilen der Steuerformulare vornehmen.

Damit weniger erfahrene Anwender nicht versehent-lich folgenschwere Änderungen an der internen Bu-chungsautomatik von „Mein Büro 2010“ vornehmen, muss die erweiterte Bearbeitung der Buchungska-tegorien ausdrücklich freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt unter „Stammdaten“- „Finanz-buchhaltung“ - „Kontenplan bearbeiten“, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende

Mit „OK“ speichern Sie die neue Einstellung. Falls sich eine benötigte Buchungskategorie auch nicht auf diesem Weg verfügbar machen lässt, haben Sie die Möglichkeit, auf Grundlage einer vergleichbaren Buchungskategorie über „<F8> Konto kopieren“ ein neues Konto zu erstellen. Da-mit die Zuweisungslogik des Programms nicht durchein-andergerät, haben Sie dabei auf die zugrunde liegenden Verknüpfungen mit den Steuererklärungen nicht ohne Weiteres Einfluss. Neue Buchungskategorien sollten Sie in jedem Fall nur dann einrichten, wenn Sie über ausreichen-de buchhalterische Kenntnisse verfügen. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Steuerberater oder unsere Hotline.

„Mein Büro 2010“ bietet darüber hinaus die Mög-lichkeit, sämtliche Parameter des mitgelieferten Kon-tenrahmens und die Verknüpfung mit den Steuer-formularen manuell zu ändern und sogar völlig neue Kategorien einzurichten. Sie können ...

Erweiterte Bearbeitung der Buchungskategorien

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Dateiimport-Assistent Wenn Sie mit einem à Offline-Konto arbeiten und Kon-tobewegungen aus einer externen à Online-Banking-Software in „Mein Büro 2010“ einbinden wollen, dann hilft Ihnen dabei der „Dateiimport-Assistent“ für Bankkonten. Um ihn nutzen zu können, exportieren Sie die benötig-ten Daten zunächst mit Ihrem bisherigen Bankprogramm. „Mein Büro“ unterstützt die Dateiformate MS Excel, DBF, Text- und CSV-Datei. Rufen Sie anschließend Ihr Bankkon-to im Bereich „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“ auf und beginnen Sie die Datenübernahme mit „<F3> Weitere Funktionen“ - „Dateiimport-Assistenten starten“.

Konto und dann auf den Menüpunkt „<F10> Konten-details bearbeiten“ klicken.

Bitte aktivieren Sie die erweiterte Bearbeitung der Bu-chungskategorien nur mit Unterstützung eines Steu-erberaters oder Buchführungsprofis.

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Mit „Mein Büro 2010“ ist Datensicherung wirklich ein Kin-derspiel:

nSie geben den gewünschten Speicherpfad an (am bes-ten auf einem externen Datenträger),

nlegen fest, ob die unter à Dokumente verwalteten ex-

Nachdem Sie das gewünschte Dateiformat und die Quell-datei ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“ und ord-nen die Feldbezeichnungen des bisherigen Bankprogramms denen von „Mein Büro“ zu. Lassen Sie sich von der langen Liste nicht abschrecken. Genau genommen sind nur sieben Datenfelder wichtig: das Buchungs- und Wertstellungsda-tum, der Name, die Kontonummer und die Bankleitzahl des Absenders / Empfängers, der Überweisungs-Betrag sowie der Verwendungszweck.

Daten sichern, DatensicherungJe mehr Arbeitsabläufe Sie „Mein Büro 2010“ anvertrauen, desto wertvoller werden die darin gespeicherten Informa-tionen. Aus diesem Grund ist eine regelmäßige, bei inten-siver Nutzung am besten tägliche Datensicherung unab-dingbar. Zusätzlich zu Ihren sonstigen Festplatten-Backups sollten Sie daher die Funktion „Daten sichern“ nutzen, die Sie im „Mein-Büro“-Menü finden:

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rekonstruiert.

Bei der Wiederherstellung können Sie jeweils entscheiden, ob und wenn ja, welche Dateien, Vorlagen und Einstellun-gen übernommen werden sollen:

ternen Dateien sowie das separate à Rechnungsarchiv ebenfalls gesichert werden sollen und

nklicken zum Schluss auf die Schaltfläche „Datensiche-rung starten“.

Das Backup-Modul ist mehr als „nur“ eine einfache Daten-sicherung: Zusätzlich zu den Stamm- und Vorgangsdaten werden nämlich sämtliche Programmeinstellungen und Anpassungen (zum Beispiel das individuelle à Briefpapier) gespeichert. Falls also einmal ein „Umzug“ auf einen ande-ren Computer ansteht oder eine komplette Neuinstallation aus anderen Gründen nötig sein sollte, sind Sie in kürzester Zeit wieder arbeitsfähig!

Daten wiederherstellenSollten Daten aufgrund von Bedien-, Hard- oder Soft-warefehlern gelöscht worden oder in Unordnung geraten sein, ermöglicht „Mein Büro 2010“ Ihnen die schnelle Re-konstruktion Ihrer Daten und der kompletten Arbeitsum-gebung - vorausgesetzt natürlich, Sie haben zuvor eine à Datensicherung angelegt. Sie finden den überlebenswich-tigen Rettungsanker unter „Datei“ - „Daten wiederher-stellen“. Zusammen mit den Stamm- und Vorgangsdaten werden bei Bedarf sämtliche Programmeinstellungen und Anpassungen (zum Beispiel das individuelle à Briefpapier)

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richt mit zwei Mausklicks (1x auf den Abwärtspfeil neben „Nachname/Firma“ und 1x auf den Namen des Kunden). Über die Filtereinstellung „Alle“ schalten Sie den Filter wieder aus. Selbstverständlich können Sie die Tabelle auch gleich nach mehreren Kriterien durchforsten, zum Beispiel nach allen offenen Rechnungen von drei verschiedenen Kunden.

Mehr noch: „Mein Büro 2010“ hat ein gutes Gedächtnis: Über den Abwärtspfeil in der Filter-Statuszeile am unteren Tabellenrand haben Sie Zugriff auf Abfragen, die Sie in der Vergangenheit schon einmal vorgenommen haben:

Datenbank reorganisierenBereits in kleinen Betrieben und Freiberufler-Büros kann die Datenmenge im Laufe der Zeit beträchtlichen Umfang annehmen. Eine Speicherplatzoptimierung ist im laufen-den Betrieb nicht immer möglich. Um Geschwindigkeits-verlusten vorzubeugen, sollten Sie daher von Zeit zu Zeit Ihre „Datenbank reorganisieren“. Sie finden diese Optimie-rungsfunktion im „Datei“-Menü. Wichtig: Machen Sie vor jeder Datenbank-Reorganisation unbedingt eine à Daten-sicherung.

DatenfilterWenn Sie in den Stammdaten- und Vorgangstabellen von „Mein Büro 2010“ mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zeigen, erscheint ein Abwärtspfeil neben dem betreffenden Spaltenkopf, über den Sie ein Drop-down-Menü aufklap-pen: Mit dessen Hilfe können Sie die jeweilige Tabelle ganz bequem filtern. Schneller als bei beim à Suchen, à Sor-tieren oder à Gruppieren greifen Sie beim Filtern zielge-richtet auf die gerade benötigte Daten-Teilmenge zu.

Angenommen, Sie wollen auf einen Schlag alle offenen à Rechnungen oder alle Rechnungen eines bestimmten à Kunden sehen, dann erstellen Sie den gewünschten Be-

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tuszeile wieder rückgängig.

Wenn Sie den Menüpunkt „Ansicht“ - „Filterzeile an-zeigen“ aktivieren, können Sie die erste Zeile der Tabel-lenansichten von „Mein Büro“ dazu nutzen, um einzel-ne Spalten nach bestimmten Inhalten zu filtern. Dabei stehen Ihnen die üblichen Platzhalter zur Verfügung (Sternchen und Fragezeichen): So findet das Programm zum Beispiel in der Spalte „Verwendungszweck“ eines Kontoauszugs bei Eingabe von „*Steuer“ im Handum-drehen sämtliche Steuerzahlungen - ganz gleich, wel-cher Kategorie sie zugeordnet sind. Oder: Mit „M?ier“ finden Sie in der Kunden- oder Lieferantenliste auf ei-nen Schlag sämtliche „Meiers“ und „Maiers“.

Praxistipp:ww

Datenimport à Dateiimport-Assistent, à Datenimport-Assistenten

Per Mausklick auf die Schaltfläche „Anpassen“ können Sie sogar komplexe „benutzerdefinierte“ Abfragen formulieren und vorhandene Filter über die Schaltfläche „Anpassen“ nachträglich verfeinern:

Falls Sie differenzierte Filter erzeugen, können Sie Ihr Ar-beitsergebnis über den Button „Speichern unter“ als sepa-rate Filterdatei sichern und später bei Bedarf wieder „La-den“. Damit Sie schließlich nicht den Überblick verlieren, welche Filterkriterien gerade aktiviert sind, machen Sie die Auswahl per Mausklick auf das Schließsymbol in der Sta-

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auf. Der unterstützt die Dateiformate XLS, DBF, CSV sowie TXT und funktioniert genauso wie der à Dateiimport-As-sistent beim Online-Banking.

Im à Kalender ist noch eine weitere Outlook-Import-möglichkeit untergebracht: Neben den Symbolen für die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht finden Sie die Schaltfläche „Import / Export MS Outlook“: Nach einer Sicherheitsabfrage werden wahlweise alle Ein-tragungen aus dem Outlook-Standardkalender nach „Mein Büro 2010“ übernommen - oder umgekehrt in den Outlook-Kalender eingetragen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie in beiden Arbeitsumgebun-gen immer über alle anstehenden Terminen auf dem Laufenden gehalten werden.

Zugabe: Kalender-Import

Datenimport-AssistentenDie vielseitigen „Daten-Import“-Assistenten stehen Ihnen im „Datei“-Menü zur Verfügung. Dort finden Sie ...

neinen allgemeinen „Datenimport-Assistenten“ (für Ar-tikel-, Kunden- und Lieferantendaten) sowie

neine Übernahmefunktion für Outlook-Kontakte.

Der Outlook-Import ist bequemer, dafür aber weniger fle-xibel: Auf diese Weise können Sie nur Daten aus den Stan-dard-Kontakten von MS Outlook übernehmen. Nachdem Sie die Funktion „Kunden aus Outlook-Kontakten“ aufge-rufen und eine Sicherheitsabfrage bestätigt haben, werden die Angaben in die Kundendatenbank übernommen.

Falls Sie Informationen aus anderen als den Standard-Kontakten von Outlook übernehmen oder nur ausgewählte Geschäftspartner importieren wollen, empfiehlt sich der Umweg über die Outlook-Exportfunktion („Datei“ - „Im-portieren / Exportieren“). Anschließend wechseln Sie zu „Mein Büro 2010“ und rufen über „Datei“ - „Daten-Import“ den allgemeinen „Import-Assistenten für Kundendaten“

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DauerfristverlängerungUmsatzsteuerpflichtige Unternehmer und Selbstständige müssen Ihre Umsatzsteuervoranmeldung normalerweise bis zum 10. Tag des Folgemonats an das Finanzamt gemel-det haben. Den förmlichen „Antrag auf Dauerfristverlänge-rung“ gemäß § 46 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) können Sie direkt aus „Mein Büro 2010“ heraus stellen. Sie finden den bereits fertig vorbereiteten Vordruck im Bereich „Finanzen“ - „Steuer-Auswertungen“:

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Programm nach und nach immer besser kennen, ohne dass Ihre „operativen“ Daten Schaden nehmen können. Zurück in Ihr eigenes Büro gelangen Sie über „Datei“ - „Meine Fir-ma“.

DetailsIn den Tabellenansichten von „Mein Büro 2010“ lässt sich über <F2> der Fensterausschnitt „Details“ aktivieren. Über den greifen Sie blitzschnell auf die wichtigsten Begleit-informationen zum ausgewählten Kunden, Lieferanten, Artikel oder Geschäftsvorgang (Bestellung, Angebot, Rech-nung) zu. Die Größe des Fensterausschnitts passen Sie per Maus über den „Anfasser“ an der oberen Trennlinie an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Sie die „Details“-Anzeige vorüber-gehend nicht benötigen, blenden Sie sie über <F2> wieder aus.

Sie brauchen ihn nur noch auszudrucken, zu unterschrei-ben und an Ihr Finanzamt zu schicken. Sofern Sie zu mo-natlichen Voranmeldungen verpflichtet sind, können Sie mithilfe dieses Formulars auch die laut § 47 UStDV vorge-schriebene jährliche „Sondervorauszahlung“ anmelden und abrechnen.

DemodatenDamit Sie sich sofort einen Eindruck vom Leistungsumfang und leichten Bedienbarkeit des Programms machen kön-nen, steht Ihnen in „Mein Büro 2010“ ein umfangreicher Demodaten-Bestand zur Verfügung. Auf diese Weise haben Sie auf Anhieb die Möglichkeit, auch komplexere Praxis-aufgaben durchzuspielen, ohne zuvor zeitraubende Einga-ben machen zu müssen. Sie können die Demo-Datenbank auch dann noch nutzen, wenn Sie im Stammdaten-Bereich à „Meine Firma“ Ihre eigene Büroeinrichtung vorgenom-men und mit der Eingabe echter Daten begonnen haben.

Über den Menüpunkt „Datei“ - „Demodaten“ wechseln Sie bei Bedarf zurück in die Testumgebung und probieren dort für Sie neue Programmfunktionen aus. So lernen Sie das

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direkt aus den Kunden-“Details“ heraus verändern. Und nicht nur das: Sämtliche „weiteren Funktionen“ der à Vorgänge-Tabellen (Angebote, Rechnungen, Bestellungen) stehen Ihnen im Fensterausschnitt „Details“ ebenfalls zur Verfügung. Das erspart Ihnen in vielen Fällen den Wechsel in andere Programmbereiche und zusätzliche Suchvorgän-ge.

DokumenteIn den Stammdaten-Eingabemasken „Kunden“, „Lieferan-ten“ und „Artikel“ sowie in den à „Details“-Ansichten Ihrer à Angebote, à Rechnungen und à Bestellungen finden Sie die unscheinbare à Karteikarte „Dokumen-te“. Dort legen Sie bei Bedarf bereits bestehende externe Dateien und Dokumente aller Art und Formate ab. Selbst E-Mails und E-Mailanhänge können Sie per Maus dorthin ziehen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Texte, Tabel-len und Multimediadateien neu anzulegen. Und wer will, kann sogar Papierbelege à scannen. Bei Bedarf angelegte Unterverzeichnisse sorgen dafür, dass Sie den Überblick behalten.

Die à Karteikarte à „Historie“, in der Sie auf einen Blick sämtliche Termine eines bestimmten Kunden, ihm zugeordnete Aufgaben sowie die zeitliche Abfol-ge des Briefwechsels erkennen, finden Sie sogar aus-schließlich in der „Details“-Ansicht.

Exklusives „Detail“

Alle übrigen Einzelinformationen können Sie zwar auch in der Eingabemaske des einzelnen Datensatzes einsehen. Der konventionelle Weg zur benötigten Information ist je-doch viel länger, umständlicher und überdies entbehrlich, wenn Sie gar keine Eingaben machen wollen. Bei einem Kunden sehen Sie zum Beispiel auf einen Blick, welche à Dokumente mit dem Geschäftspartner verknüpft sind, wel-che und wie viele à Artikel in der Vergangenheit gekauft wurden oder wann welche à Briefe, à Angebote oder à Rechnungen an ihn gegangen sind.

Besonders praktisch: Diese Angaben haben an dieser Stelle nicht nur rein informativen Charakter, sondern sie lassen sich falls erforderlich gleich aktiv weiterverarbeiten. So können Sie beispielsweise den Zahlstatus einer Rechnung

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Gutschriften oder Mahnungen in einer Liste markieren und <F8> drücken, werden sie auf einen Schlag ausgedruckt.

Bitte beachten Sie: Beim Stapeldruck handelt es sich um ein echtes Turboverfahren für Vieldrucker: Das übliche Dialogfenster „Drucken“ wird dabei nicht eingeblendet. Um Papier-, Tinten- bzw. Tonerver-schwendung zu vermeiden, sollten Sie sich also sicher sein, dass wirklich alle markierten Dokumente bereits druckreif sind!

Vorsicht: Blitzdruck!

Einheiten definierenIn den Dialogfenstern der Artikelverwaltung und in den Angebots- und Rechnungstabellen stehen Ihnen norma-lerweise neun gängige Maß- und Mengeneinheiten zur Verfügung. Der Standardvorschlag lautet Stück („Stk.“). Wenn Sie die für Ihre Branche oder Ihren Geschäftsbereich typischen Bezeichnungen dort nicht finden, können Sie die

Tipp: Die Handhabung der vielseitig nutzbaren „Dokumen-tenmappen“ wird im Kapitel „Büro-Eröffnung“ ausführlich vorgestellt.

DruckenBis zum papierlosen Büro ist es bekanntlich noch ein lan-ger Weg. „Mein Büro 2010“ stellt Ihnen viele elektronische Übermittlungskanäle zur Verfügung, das Drucken ist aber erfahrungsgemäß nach wie vor das wichtigste Ausgabeme-dium. Deshalb führen viele Wege zum fertigen Ausdruck, insbesondere …

nüber die à „Druckansicht“ aller Korrespondenz-Vor-gänge,

nüber die à „Seiten-“ bzw. „Druckvorschau“ in den Ka-lender- und Tabellenansichten,

nden à Kontextmenü-Befehl „Drucken“, den Sie viel-fach auch über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ erreichen oder - kurz und schmerzlos:

nüber <F8>.

Auch eine Stapelverarbeitung ist möglich: Wenn Sie gleich mehrere Briefe, Bestellungen, Angebote, Rechnungen,

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Mit „<F2> Neu“ legen Sie eine neue Zeile an, der Sie an-schließen die gewünschte Bezeichnung geben. Mit <En-ter> speichern Sie Ihre Eingabe und legen zugleich die nächste leere Zeile an. Entbehrliche Einträge markieren Sie per Mausklick und entfernen sie dann mit „<F3> Löschen“. Mit „<F12> Schließen“ beenden Sie den Dialog endgültig. Auf die Reihenfolge der Einheiten in den Dialogfeldern ha-ben Sie keinen Einfluss: Die Einträge werden automatisch alphabetisch sortiert.

Einkauf„Im Einkauf liegt der Gewinn!“, sagt eine alte Kaufmanns-weisheit. Aus diesem Grund ermöglicht „Mein Büro 2010“ eine lückenlose Überwachung Ihrer à Bestellungen. Auf der zentralen Übersichtsseite à „Office Heute“ sehen Sie in der Rubrik „Einkauf“ auf einen Blick, bei wie vielen Be-stellungen Sie noch auf die Lieferung warten und wie viele noch ungedruckt sind:

zugrunde liegende Tabelle über „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Einheiten“ problemlos erweitern:

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Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)Die Einnahmenüberschussrechnung (auch Einnahmen-Ausga-ben-Rechnung genannt) wird in der Regel am Anfang eines neuen Jahres für das abgelaufene Wirtschaftsjahr erstellt. Sie dient hauptsächlich der Gewinnermittlung und wird im Rahmen der Einkommensteuererklärung zusammen mit der „Anlage G“ (für Gewerbebetrieb) bzw. „Anlage S“ (für Selbst-ständige Tätigkeiten) beim Finanzamt eingereicht.

Die EÜR ist die „vereinfachte“ Gewinnermittlung für kleine-re Unternehmen, die bestimmte Umsatz- und Gewinngren-zen nicht überschreiten - und die nicht freiwillig oder wegen der gewählten Rechtsform ins Handelsregister eingetragen sind. Freiberufler (wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Journalis-ten) kommen auf jeden Fall in den Genuss der vereinfachten Buchführung. Vorteile: Es muss keine Bilanz erstellt werden, die Pflicht zur Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens entfällt und bei der Einkommen- und Umsatzsteuererklärung kommt es nicht auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung an, sondern darauf, wann das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto landet. Im Kern besteht die EÜR darin, ...

ndie Summe aller betrieblichen Einnahmen zu ermitteln - einschließlich Vorsteuererstattungen des Finanzamts

EinkaufspreisIm Register „Preise“ des Artikelstamms können Sie für je-den einzelnen à Artikel Ihres Sortiments einen Einkauf-preis hinterlegen. Auf dieser Grundlage erstellt „Mein Büro 2010“ die à Rohgewinn-Auswertungen. Einkaufsrabatte und automatische Preis-Kalkulationen sind mit dem Ein-kaufspreis nicht verknüpft.

Gestaffelte EinkaufspreiseAb der Mittelstandsversion von „Mein Büro 2010“ ha-ben Sie die Möglichkeit, differenzierte Einkaufspreise auf Artikelebene zu verwalten und in Abhängigkeit von der Bestellmenge in Ihre Bestellungen zu übernehmen. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Kapiteln „Das Profi-Büro“ und „Das Mittelstands-Büro“ am Ende der PDF-Version dieser Bedienanleitung, die Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ aufrufen.

Tippww

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Sogar die gefürchteten Abschreibungs-Buchungen erledigt das Programm automatisch. Sie tragen Ihre Anschaffungen lediglich einmalig in das à Anlagenverzeichnis ein. Am Jah-resende brauchen Sie dann nur noch daran zu denken, Ihre privaten Nutzungsanteile zu buchen.

Die eigentliche EÜR ist dann nur noch eine Sache von ein paar Minuten: Über den Menüpunkt „Finanzen“ - „Steuervordru-cke“ rufen Sie das Formular „Einnahmenüberschussrechnung“ auf und lassen die Daten dann automatisch „Aus Buchungen ermitteln“:

sowie privater Nutzungsanteile (zum Beispiel des Ge-schäftswagens oder des Telefons) und davon

ndie Summe aller betriebsnotwendigen Ausgaben abzuzie-hen (einschließlich Abschreibungen und Umsatzsteuer-zahlungen ans Finanzamt).

nZudem verlangt der Fiskus von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 17.500 Euro, dass sie ihre Betriebs-Einnahmen und -Ausgaben bestimmten Katego-rien zuordnen (z. B. Personal-, Kfz- oder Raumkosten) und sie in ein amtliches „EÜR-Formular“ eintragen.

Um zu wissen, wie der eigene Betrieb aktuell unter Gewinn-Gesichtspunkten dasteht, ist eine EÜR aber auch im laufenden Jahr ausgesprochen sinnvoll. Und da es einen engen Zusam-menhang zur Umsatzsteuervoranmeldung gibt, müssen um-satzsteuerpflichtige Existenzgründer faktisch sogar eine mo-natliche Erfolgsrechnung erstellen.

All diese Aufgaben erledigen Sie mit „Mein Büro 2010“ im besten Fall „im Vorbeigehen“ mit wenigen Mausklicks. Im Alltag müssen Sie während der ohnehin sinnvollen Kontrolle Ihrer Kontoauszüge Ihren einzelnen Einnahmen und Ausgaben nur die passenden à Buchungskategorien zuweisen. Mit der praktischen à Zuordnungs-Funktion ist das in den allermeis-ten Fällen eine Sache von ein paar Sekunden.

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ermitteln“: Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre vorhe-rigen Eingaben erhalten bleiben. Nachdem Sie Ihre abschlie-ßenden Eingaben gemacht haben, drucken Sie das Formular aus und reichen es zusammen mit Ihren übrigen Steuerunter-lagen beim Finanzamt ein.

Bitte beachten Sie: Mit deren Hilfe lässt sich die „Anlage EÜR“ für das Jahr 2009 dann auch auf elektronischem Weg direkt ans Finanzamt übermitteln.

Wenn Sie sich im Alltag eine Übersicht über die Ein-nahmen und Ausgaben des laufenden Jahres ver-schaffen wollen, ist die eigenwillige Systematik des amtlichen EÜR-Formulars nur bedingt geeignet. In den à „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ finden Sie daher die à Karteikarte „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“, hinter der sich eine nach à „Buchungska-tegorien“ zusammengefasste Jahresliste aller Einnah-men und Ausgaben verbirgt. Die Ausgabe erfolgt als interaktive Liste.

Praxistipp:ww

Nachdem das Programm das EÜR-Formular automatisch mit den richtigen Daten gefüllt hat, drucken Sie es aus. Die mit „Mein Büro 2010“ erzeugten Ausdrucke werden vom Finanz-amt akzeptiert. Wenn Sie trotzdem die Original-Vordrucke verwenden wollen, können Sie den Formular-Hintergrund aber auch ausblenden und nur die Werte zu Papier bringen. Dafür gibt es am oberen Rand der EÜR-Vordruckausgabe ein spezielles Drop-down-Menü („mit Hintergrund“ / „ohne Hin-tergrund“ / „nur Werte“).

Falls Sie an den von „Mein Büro 2010“ automatisch ermittelten Werten nachträglich manuelle Änderun-gen vornehmen möchten, stellt auch das kein Problem dar: Sie tragen die abweichenden Zahlen direkt in das EÜR-Formular ein.

Alternative Handarbeit

Bitte beachten Sie: Falls Sie das EÜR-Modul vor dem abschlie-ßenden Ausdruck noch einmal beenden und danach erneut aufrufen, wählen Sie die Startvariante „Nicht aus Buchungen

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n„Grundeinstellungen“: Hier legen Sie fest, ob beim Start von „Mein Büro 2010“ ein Passwort abgefragt wird und wenn nicht, wer der Standard-Benutzer ist. Außerdem entscheiden Sie dort, mit welcher Datenbank normaler-weise gearbeitet wird. Sofern vorhanden, wählen Sie an

Einstellungen Über den Menüpunkt „Datei“ - „Einstellungen“ - „Allgemein“ rufen Sie vier Grundeinstellungs-Dialoge auf, hinter denen sich ausgesprochen nützliche Funktionen verbergen:

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Support schicken.“

Elster„Mein Büro 2010“ enthält die amtliche „Elster“-Schnittstelle, über die Sie Ihre Umsatzsteuer-Erklärungen und -Voranmel-dungen sowie Anträge auf Dauerfristverlängerung direkt ans Finanzamt übermitteln können: In der Ausgabe-Leiste am rechten Seitenrand der „Druckansicht“ erscheint in den be-treffenden à „Steuer-Auswertungen“ zusätzlich zu den üb-lichen Drucker-, Fax- und E-Mailsymbolen die Schaltfläche „Elster-Versand“. Vorausgesetzt, Ihr Computer ist ans Inter-net angeschlossen, genügt ein Mausklick und schon wird die soeben erstellte Steuererklärung oder Voranmeldung an den Finanzamtsserver übertragen.

dieser Stelle Ihren PC-“Faxdruckertreiber“ aus: Auch die à Online-Poststelle lässt sich dort als Fax-Dienst ein-richten. Außerdem können Sie einstellen, dass bei jeder Rechnungs-Ausgabe (sei es als Druck, E-Mail oder Fax) obligatorisch eine elektronische Kopie im à Rechnungs-archiv angelegt wird.

n„Weitere Einstellungen“: Auf dieser Karteikarte bestim-men Sie die Anzahl von Kopien, die bei Angeboten, Rech-nungen und Bestellungen ausgedruckt werden sollen. Das erspart Ihnen in vielen Fällen den Umweg über den Druckdialog. Außerdem aktivieren oder deaktivieren Sie an dieser Stelle die Erinnerungsfunktion des Kalenders und stellen die gewünschte Auflösung und den Farbmo-dus des angeschlossenen Scanners ein.

n„PDF-Optionen“: Hier bestimmen Sie Auflösung und Farb-tiefe der à PDF-Dokumente, die aus „Mein Büro 2010“ heraus erzeugt werden. Und Sie legen fest, welche Zei-chensätze bei der PDF-Umwandlung eingebunden wer-den sollen. Auflösung und Farbtiefe können dabei je nach Verwendungszweck (z. B. E-Mailversand, Rechnungsar-chiv oder PDF-Export) unterschiedlich einstellen.

n„Online-Banking Protokolle“: Mithilfe dieses Dialoges le-gen Sie fest, ob der Datenaustausch beim Online-Banking aufgezeichnet werden soll. Falls bei der Übermittlung von Daten einmal Probleme auftreten, können Sie diese Pro-tokolle bei Bedarf mit einem Mausklick per E-Mail an den

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Keine Sorge: Sie können die Finanzamts-“Connection“ zu-nächst einmal üben. Erst wenn Sie das Häkchen vor der Opti-on „Testversand“ im Menü „Datei“ - „Elsterversand“ entfernt haben, werden die echten Daten übertragen.

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fach von Hand.

Wenn Sie mit einem anderen E-Mailprogramm als MS Out-look, Outlook Express oder Windows Mail arbeiten, erzeugen Sie zunächst eine PDF-Datei und machen daraus anschließend mithilfe Ihres E-Mailprogramms manuell einen E-Mailanhang.

E-MailE-Mails sind aus heutigen Büros nicht mehr wegzudenken. Viele Geschäftsbriefe werden heutzutage bereits elektro-nisch übermittelt. Mit „Mein Büro 2010“ verbinden Sie die Vorteile klassischer Korrespondenz mit denen der modernen Informationstechnologie, indem Sie Ihre optisch ansprechen-den und mit allen Informationen versehenen Dokumente per E-Mailanhang an Ihre Geschäftspartner übermitteln. Dabei bedient sich das Programm des universellen à PDF-Formats. PDF-Dateien können auf praktisch jedem Computer geöffnet werden, sie sehen überall gleich aus und stellen keine Sicher-heitsbedrohung dar.

Sofern Sie mit à MS Outlook, Outlook Express oder Win-dows Mail arbeiten, verwandeln Sie Ihr Schreiben über das E-Mailsymbol ohne Umweg in eine neue E-Mail, in der das PDF-Dokument bereits als Dateianhang eingefügt ist. Den vom Programm vorgeschlagenen Namen der PDF-Datei im E-Mailanhang können Sie bei Bedarf ändern:

Bitte beachten Sie: Den E-Mail-Text, den das Programm beim Rechnungsversand standardmäßig eintragen soll, können Sie unter „Stammdaten“ - „Textbausteine u. Vorlagen“ mit „<F4> Text für Emailversand“ festlegen. Sollten Sie im Einzelfall eine andere Formulierung bevorzugen, ändern Sie die Vorgabe ein-

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Ersteinrichtungs-AssistentWenn Sie beim Programmstart (oder später über den Menü-punkt „Datei“) zum ersten Mal den Bereich „Meine Firma“ aufrufen , sehen Sie sich dem „Ersteinrichtungs-Assistenten“ gegenüber. Keine Sorge: Sie müssen hier keine lange Konfi-gurations-Prozedur über sich ergehen lassen. Sie können die kurze Dialogfolge sogar jederzeit abbrechen, ohne dass das nachteilige Folgen hätte. Fehlende Angaben holen Sie bei Ge-legenheit über den Menüpunkt „Datei“ - „Meine Firma“ nach.

E-Mail-Rechnungen sind zweifellos eine kosten- und zeitsparende Alternative zum Postversand. Elektroni-sche Rechnungen an andere Unternehmen entspre-chen allerdings nur dann den Anforderungen des Um-satzsteuergesetzes, wenn sie eine amtlich anerkannte „elektronische Signatur“ tragen. Damit ist nicht etwa eine eingescannte Unterschrift gemeint, sondern eine digitale Sicherung gegen nachträgliche Manipulatio-nen. Um den Anspruch Ihrer Geschäftskunden auf Vor-steuererstattung nicht zu gefährden, sollten Sie daher entweder ...

nweiterhin Papierrechnungen verschicken oder

nIhre Rechnungen mithilfe der à Online-Poststelle elektronisch signieren.

B2B-Hürde „elektronische Signatur“

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EÜRà Einnahmenüberschussrechnung

Export„Mein Büro 2010“ ist keine Insellösung: Gespei-cherte Daten und Auswertungen können Sie über unterschiedliche Schnittstellen an andere Compu-terprogramme weitergeben. Aufgrund der weiten Verbreitung steht dabei das à MS-Excel-Format im Mittelpunkt, das inzwischen zu einer Art Quasi-Standard beim einfachen Datenaustausch geworden ist. Außerdem gibt es an mehreren Stellen eine di-rekte Übergabemöglichkeit an à MS Outlook.

Im Kapitel „Büro-Eröffnung: ‚Mein Firma‘“ werden die ein-zelnen Schritte auf dem Weg zur fertigen Arbeitsumgebung ausführlich erläutert.

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Abschreibungen) in einer einzigen Excel-Datei. Auf dieser Grundlage können die Mitarbeiter Ihres Steuerberaters ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand Ihre Steuererklärungen, Vor-anmeldungen sowie betriebswirtschaftlichen Auswertungen erstellen.

FaxAnstatt Briefe, Bestellungen, Angebote, Rechnungen, Gut-schriften oder Mahnungen auszudrucken, zu falten, einzutü-ten, zu frankieren und zur Post zu bringen, können Sie sie auch umstandslos per Fax verschicken. Dafür muss Ihr Computer aber über ein Faxmodem, einen virtuellen Fax-Druckertreiber, den Anschluss an ein Fax-Gateway oder eine vergleichbare Lösung verfügen. Die erforderlichen Anpassungen nehmen Sie in Ihrer à Online-Poststelle oder auf der Karteikarte „Grund-einstellungen“ unter „Datei“ à „Einstellungen“ vor.

FernwartungFalls beim Einsatz von „Mein Büro 2010“ Probleme auftau-chen, die mit diesem Handbuch, über die Online-Hilfe und im Online-Forum nicht zu beheben sind, können Sie sich an die Buhl Data Hotline wenden. Wenn Sie sich für die à „Aktuali-täts-Garantie“ entschieden haben, bieten wir Ihnen sogar die Möglichkeit, mit Unterstützung eines Support-Mitarbeiters

Und so drehen Sie an der Export-Schraube:

nSämtliche à „Auswertungen“, die à „Stammdaten-Listen“ sowie à „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ übertragen Sie per Mausklick auf das Excel-Symbol direkt in eine neue Excel-Tabelle.

nAlle à Tabellenansichten können Sie wahlweise direkt an MS Excel übergeben und dort bearbeiten oder aber als XLS-, TXT- oder XML-Datei speichern. Diese zwei-te Alternative bietet sich vor allem dann an, wenn MS Excel auf dem betreffenden PC nicht installiert ist oder die Datenbestände auf einem anderen Computer weiter-bearbeitet werden sollen. Sie finden die ebenso einfache wie leistungsfähige Exportfunktion im Kontextmenü aller Stammdaten- und Vorgangslisten unter „Aktuelle Tabel-lenansicht“ - „Tabelle in MS Excel bearbeiten“ bzw. „Ta-belle exportieren“.

nDen kurzen Dienstweg zu à MS Outlook gibt es nur im à Kalender und in den Kunden- und Lieferanten-Tabel-len. Zu finden ist die Funktion ebenfalls im Kontextmenü: „<F9> In den MS Outlook-Kontakten speichern“.

Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater schließlich ist der elektronische à „Pendelordner“ im Bereich „Finanzen“ - „Steuer-Auswertungen“ gedacht: Mithilfe dieser Excel-Ex-portfunktion speichern Sie alle laufenden Geschäftsvorgänge (Inhalte von Ausgangsrechnungen, Einnahmen, Ausgaben und

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Rechnung als „vollständig bezahlt“ kennzeichnen und den Zahlungsweg angeben. Fast alle anderen „Buchungen“ erledi-gen Sie per à Zuordnung: Bei Zahlungsvorgängen auf einem à Online-Konto besteht die einzige Aufgabe darin, den noch nicht automatisch verbuchten Vorgängen die richtige Bu-chungskategorie zuzuweisen. Und selbst diese Arbeit nimmt Ihnen der à Zuordnungs-Assistent vielfach ab, indem er pas-sende Vorschläge macht.

Freitextà Positionsart

Gruppieren / GruppierungsbereichIst die Option „Gruppierungsbereich anzeigen“ im Menü à „Ansicht“ aktiviert, erscheint am oberhalb von „Stammdaten“-, „Office“- und „Vorgänge“-Listen die Aufforderung „Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie das tun und zum Beispiel in der Rechnungstabelle das Gruppierkriterium „Zahlungsstatus“ per Maus auf den Link ziehen, dann fasst das Programm alle Rechnungen mit dem gleichen Zahlungsstatus zusammen. Sie können die Liste der zusammengehörenden Rechnungen anschließend per Maus-klick auf das „Plus-“ bzw. „Minussymbol“ am linken Tabellen-

eine Fernwartung von „Mein Büro“ durchführen zu lassen. Die Einzelheiten werden im Einleitungskapitel unter der Über-schrift „Komfortable Fernwartung“ erläutert.

Filternà Datenfilter

FinanzenIm Modul „Finanzen“ verwalten Sie Ihre à Bankkonten, stellen à Überweisungen aus, holen per à Online-Banking Ihre elektronischen Kontoauszüge ab, führen bei Bedarf ein à Kassenbuch, ordnen Ihre Einnahmen und Ausgaben den à Buchungskategorien zu, drucken und verschicken die vom Programm automatisch erstellten à Mahnungen und lassen am Monats-, Quartals- bzw. Jahresende die àSteuervor-drucke für die Einkommen- und Umsatzsteuererklärung vom Programm erstellen. Außerdem können Sie sich hier zusam-menfassende à Rechnungs- und Buchhaltungslisten anzei-gen lassen.

Der Buchhaltungsaufwand ist mit „Mein Büro 2010“ minimal: Viele Vorgänge werden ganz ohne besonderes Zutun korrekt verbucht, z. B. nur, indem Sie eine vom Kunden beglichene

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GutschriftDer Begriff „Gutschrift“ hat im Geschäftsle-ben drei sehr unterschiedliche Bedeutungen:

n Gutschrift aufs Bankkonto: Überwei-sungen von Kunden

n Gutschrift als Rechnungsersatz: Der Empfänger stellt die Rechnung aus.

n Gutschrift als teilweiser oder vollstän-diger Nachlass auf eine zuvor gestellte Rechnung.

Wenn bei „Mein Büro 2010“ von einer Gutschrift die Rede ist, dann ist damit aus-schließlich die dritte Bedeutung gemeint. Dabei hat das Gutschrift-Modul lediglich den Zweck, aus einer bestehenden Rech-nung ein inhaltlich identisches Erstattungs-dokument mit negativem Vorzeichen zu erzeugen, das Sie ausdrucken und dem Kun-den zuschicken können.

Um unerwünschte Umsatzsteuer-Fehlbu-chungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen

rand ein- und ausblenden:

Anders als beim einfachen à Sortieren überblicken Sie auf diese Weise selbst sehr lange Listen. Und im Unterschied zum à Filtern verlieren Sie zugleich die anderen Gruppen nicht aus den Augen.

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folgendes Vorgehen: Wollen Sie einem Kunden einen nach-träglichen Nachlass auf eine Rechnung gewähren, erstellen Sie zunächst eine Gutschrift in Höhe der Ursprungsrechnung. Den dazu gehörigen Befehl („Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen“) finden Sie im Kontextmenü der Rechnungstabelle. Die fertige Gutschrift taucht anschließend als Rechnung mit negativem Vorzeichen in der Rechnungsliste auf. Unterm Strich neutralisieren sich dadurch die im Hinter-grund ablaufenden Buchungen.

Anschließend erstellen Sie mithilfe des Kontextmenü-Befehls „Kopieren und Bearbeiten“ eine identische Kopie der Ur-sprungsrechnung - die dann unter neuer Rechnungsnummer geführt wird: In der neuen Rechnung nehmen Sie die erfor-derlichen Korrekturen von, drucken sie aus und verschicken sie zusammen mit der Gutschrift an den Kunden. Das Verfahren klingt zunächst etwas umständlich, ist aber wasserdicht und für alle Beteiligten die „sauberste“ Lösung.

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GWG- Sammelposten (Pool)à Sammelposten (GWG-Pool)

Hilfe„Mein Büro 2010“ ist trotz seiner Funktionsvielfalt ausgespro-chen einfach zu bedienen. Erfahrungsgemäß tauchen im be-trieblichen Alltag trotzdem gelegentlich Aufgabenstellungen auf, die für kaufmännisch „unvorbelastete“ Anwender eine Hürde darstellen können. Aus diesem Grund halten wir für un-sere Kunden zahlreiche Support-Angebote bereit: Angefangen bei diesem Handbuch über das à Online-Forum bis hin zur Telefon-Hotline und à Fernwartung. Unter der Überschrift „Hilfe und Support“ werden die verschiedenen Unterstüt-zungsangebote im ersten Kapitel genauer vorgestellt.

GWG-SofortabschreibungBeim Abschreiben von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) im Nettowert von bis zu 150 Euro (bis 2007: 410 Euro) gehen Sie im Prinzip genauso vor wie bei der konventionellen Abschreibung: Sie wählen im Buchungsdialog des Zahlungs-vorgangs die Buchungskategorie „Einkauf von Anlagevermö-gen“. Nach dem Mausklick auf „Neues Anlagengut definieren“ entscheiden Sie sich anschließend unter „Art des Anlagengu-tes“ für „480 - Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 150 à“:

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Wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Vorgang sind (z. B. einem à Angebot), können Sie entbehrliche Eintragungen (z. B. à Rechnungen und / oder à Briefe) aus-blenden. Sie finden die Karteikarte „Historie“ Sie in der à „Details“-Ansicht der Kunden- und Lieferanten-Tabellen.

HistorieIm hektischen Alltagsgeschäft verliert man die kundenbezo-genen Aktivitäten allzu leicht aus den Augen. Da ist das lü-ckenlose Gedächtnis von „Mein Büro 2010“ eine große Hilfe: In der Kunden- und Lieferanten-“Historie“ werden sämtliche auf einen bestimmten Geschäfts-partner bezogenen Aktivitäten im Zeitverlauf aufgezeichnet - angefangen beim Werbebrief über den telefonischen Erstkon-takt, das Angebotsschreiben, den persönlichen Besuchstermin bis hin zu den Rechnungen - voraus-gesetzt natürlich, Sie haben die betreffenden Aktivitäten im Pro-gramm „aktenkundig“ gemacht:

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Die neu eingerichteten Eingabefelder finden sich anschlie-ßend auf der Karteikarte „Individuelle Felder“ der betreffenden Tabelle wieder - in diesem Fall der Kundendatenbank:

Bitte beachten Sie: Die individuellen Felder haben bei „Mein Büro 2010“ ausschließlich Informations-Charakter für inter-ne Zwecke: Sie können die Feldinhalte also nicht in die Ge-schäftsbriefe und Auswertungen einbinden.

Importà Datenimport-Assistenten, à Dateiimport-Assistent

Individuelle FelderWenn Ihnen die zahlreichen Standardfelder der Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Korrespondenz-Tabellen nicht ge-nügen, weil Sie zusätzlichen Raum für systematisch erfasste Informationen benötigen, können Sie die insgesamt sieben Datenbanken unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ um je-weils zwanzig „individuelle Felder“ erweitern:

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anzeigen lassen. Das vereinfacht die Vereinbarung interner Termine.

n Bei Terminserien können Sie in jedem Einzelfall entschei-den, ob Sie Änderungen an einzelnen oder allen Eintragun-gen vornehmen wollen.

Der Kalender ist in Optik und Handhabung sehr eng an den Outlook-Kalender angelehnt. Darüber hinaus wird der Parallel-betrieb der beiden Produkte unterstützt: Mithilfe der am obe-ren Fensterrand eingeblendeten „Import / Export“-Schaltfläche sorgen Sie dafür, dass die Termine aus dem Outlook-Standard-

KalenderMit der Terminverwaltung von „Mein Büro 2010“ halten Sie einmalige oder regelmäßig wiederkehrende Verabredungen fest, lassen sie sich wahlweise in Tages-, Wochen- oder Mo-natsansichten zusammengefasst anzeigen und sich darüber vom Programm rechtzeitig an die Fälligkeit erinnern. Wenn Sie den elektronischen „Weckdienst“ nicht benötigen, können Sie ihn in den à Grundeinstellungen aber auch deaktivieren.

Darüber hinaus ist das Modul eng mit den übrigen „Office“- und „Vorgänge“-Bereichen verknüpft:

n Bei Bedarf lassen Sie sich in der Kalenderansicht die er-ledigte Geschäftskorrespondenz anzeigen - einschließlich der für die Erstellung benötigten Zeit. Auf diese Weise rufen Sie zum Beispiel eine bestimmte Rechnung schnel-ler auf, als sie über die Rechnungs- oder Kundenliste zu suchen.

n Sie können jedem einzelnen Vorgang den dazugehörigen Geschäftspartner zuordnen: Damit haben Sie bei Fällig-keit sofort die passenden elektronischen Kunden- oder Lieferanten-Akten am Bildschirm - Knopfdruck genügt.

n Neben einem „allgemeinen“ Kalender hat jeder à Mitar-beiter die Möglichkeit, einen eigenen Kalender zu führen. Wer über die entsprechenden Rechte verfügt, kann sich die Termineintragungen anderer Benutzer am Bildschirm

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sich die Änderungen automatisch.

Kasse / KassenbuchMit „Mein Büro 2010“ können Sie ein Kassenbuch führen, in dem Sie die Ein- und Auszahlungen von Bargeld aufzeichnen. Vorgeschrieben ist eine solche Kasse jedoch ebenso wenig wie ein separates geschäftliches Girokonto. Bare und bargeldlose Vorgänge können Sie den à Buchungskategorien ebenso gut über ein gemischtes internes à „Verrechnungskonto“ zuord-nen.

Falls Sie eine Kasse führen wollen, so finden Sie das Kassen-buch im Menü „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“. Dort klicken Sie auf das Kassensymbol, um sich alle bisherigen Einnahmen und Ausgaben anzeigen zu lassen. Über „<F9> Neu Eingabe“ bzw. „<F10> Neu Ausgabe“ erfassen Sie neue Zahlungen:

kalender in die Terminansicht von „Mein Büro 2010“ über-nommen werden und / oder umgekehrt. Wollen Sie impor-tierte Termine wieder aus Ihrem Kalender entfernen, nutzen Sie die Funktion „Alle aus MS-Outlook importierten Einträge löschen“.

KarteikartenIn „Mein Büro 2010“ werden an vielen Stellen sogenannte Karteikarten eingesetzt (auch Register oder Reiter genannt), um Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen. Per Klick auf den „Reiter“ eines Dialogfensters holen Sie die be-treffende Eingabemaske in den Vordergrund und können sie anschließend ausfüllen. Bei der Vorgangsart „Rechnungen“ sieht das zum Beispiel so aus:

Ihre Eingaben oder Aktualisierungen gehen durch einen Klick auf einen anderen Reiter nicht verloren: Das Programm merkt

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fenden Kunden“.

Kennwort (ändern)„Mein Büro 2010“ kann von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Jeder à Benutzer hat eigene Zugangsdaten, die Sie als „Administrator“ über „Stammdaten“ - „Mitarbeiter“ vergeben. Das persönliche Passwort kann jeder einzelne Benutzer an-schließend über den Menüpunkt „Datei“ - „Kennwort ändern“ beeinflussen.

Kontenliste, Kontenplan, KontenrahmenWenn Sie schon einmal mit einem konventionellen Buchhal-tungsprogramm gearbeitet haben, kennen Sie bestimmt die Begriffe Kontenrahmen, Kontenplan oder auch Kontenliste. Je nach gewünschter à „Art der steuerlichen Verbuchung“ kann „Mein Büro 2010“ mit drei unterschiedlichen Kontenrahmen arbeiten. In den Bedienelementen taucht dieser Fachbegriff je-doch nicht auf. Dadurch wird vermieden, dass Verwechslungen zwischen Finanz- und Buchungskonten entstehen. Sie ordnen Ihre Geschäftsvorgänge vielmehr sogenannten à Buchungs-kategorien zu.

Im Dialogfenster „Zahlungen“ machen Sie die folgenden An-gaben:

n Name des Empfängers / Auftraggebers,

n Verwendungszweck,

n Einzahlungs- oder Auszahlungsbetrag,

n à Buchungskategorie und

n bei Bedarf zusätzlich die à Kosten- und Erlösart und / oder à Verwendung.

Datum und Steuerschlüssel trägt das Programm normalerwei-se automatisch ein. Diese Vorschläge können Sie aber nach-träglich manuell ändern. Die Angabe einer à Belegnummer ist durchaus sinnvoll - aber ebenfalls nicht Pflicht.

KaufartikelWenn Sie wissen möchten, welche Kunden in der Vergan-genheit welche à Artikel oder Dienstleistungen bei Ihnen geordert haben, blenden Sie in der Kundenübersicht die à „Details“ ein und werfen einen Blick auf die à Karteikarte „Kaufartikel“. Dort finden Sie eine aussagekräftige Liste mit den gewünschten Informationen. Umgekehrt finden Sie in der Tabellenansicht à Artikel an dieser Stelle die Liste der „kau-

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identischen Datensatz unter dem aktuellen Datum, in dem Sie anschließend nur noch die abweichenden Felder zu ändern brauchen. Das beschleunigt den Erfassungsvorgang erheblich und erspart ihnen viel Tipparbeit.

Kosten- / ErlösartZusätzlich zu den steuerlichen à Buchungskategorien kön-nen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben frei definierten „Kos-ten- / Erlösarten“ zuordnen:

KontenübersichtDass die Buchungskategorien im Hintergrund auf „echten“ Buchhaltungskonten verwaltet werden, merken Sie oft erst dann, wenn Sie sich am Jahresende die nach Buchungskate-gorien geordnete „Kontenübersicht“ ausdrucken lassen. Sie finden diese Liste unter à „Finanzen“ - à „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“.

Anders als beim zeitlich geordneten à Buchungsjournal und der nach der Finanzamtslogik aufgebauten à Einnahmen-überschussrechnung sind in der Kontenübersicht sämtliche Einnahmen und Ausgaben nach den einzelnen Einnahmen-, Ausgaben-, Geld- und Vermögenskategorien geordnet. Das ist also die kompletteste und differenzierteste Aufstellung aller Buchungsvorgänge.

Kopieren und BearbeitenIn allen à Stammdaten- und à Vorgänge-Tabellen erreichen Sie über die Kontextmenüs und / oder die Schaltfläche „Wei-tere Funktionen“ die äußerst praktische Funktion „Kopieren und Bearbeiten“: Mi deren Hilfe erstellen Sie einen neuen,

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mithilfe des à „Auswertungen“-Moduls „Kosten / Verwen-dungen“.

Das Gegenstück zu den Kosten-/Erlösarten sind die à „Ver-wendungen“: In diesem Buchungsfeld ordnen Sie Ihre Einnah-men und Ausgaben bei Bedarf bestimmten Produkten, Dienst-leistungen oder einzelnen Projekten zu. Deren Erfolg können Sie später im Handumdrehen auswerten.

Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kosten- und Erlöslage unabhängig von den Vorgaben des Finanzamts nach betrieb-lichen Gesichtspunkten zu analysieren. Wie Sie Ihre betrieb-lichen Kosten und Erlöse einteilen, bleibt dabei ganz Ihnen überlassen. Die Definition Ihrer Kosten- und Erlösstruktur nehmen Sie unter „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Kosten-/Er-lösarten“ vor. Zusammenfassende Berichte erstellen Sie später

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können.

Besonders praktisch ist die unscheinbare à „Details“-Ansicht in der Kundenübersicht: Ohne dass Sie die einzelnen Daten-sätze eigens öffnen müssen, sehen Sie auf einen Blick, wann zum Beispiel welche à Briefe, à Angebote oder à Rech-nungen an einen bestimmten Kunden gegangen sind, welche und wie viele à Artikel in der Vergangenheit von ihm gekauft wurden und welche à Dokumente mit diesem Geschäftspart-ner verknüpft sind.

In die Kundendatenbank können Sie selbstverständlich auch die Kontaktdaten von Interessenten und sonsti-gen Geschäftspartnern aufnehmen. Nur für à Liefe-ranten gibt es ein gesondertes Programmmodul.

Allgemeine Kontaktverwaltung

KundenkategorieWenn Sie Ihre Kundschaft nach bestimmten Merkmalen zu-sammenfassen wollen, ordnen Sie ihr in der Karteikarte „Sta-tistik“ sogenannte Kundenkategorien zu. Vorbereitet ist eine

KreditkarteSofern Ihre Kreditkarten-Gesellschaft das zulässt, können Sie die Umsätze auf Ihrem Kreditkartenkonto über das Online-Banking-Modul von „WISO Mein Büro 2010“ abrufen und die Zahlungsvorgänge den steuerlichen --> Kategorien zuordnen. Das Einrichten und die Handhabung eines Kreditkartenkontos entspricht dabei der eines normalen --> Bankkontos.“

KundenDie Kundendatenbank ist das Herzstück von „Mein Büro 2010“: Nicht ganz zufällig taucht das Symbol „Kunden“ in der Stammdaten-Navigationsleiste ganz oben auf. Auf die vor-handenen Kunden-Informationen haben Sie darüber hinaus in fast allen Programmbereichen Zugriff:

n Angefangen bei --> Terminen und --> Aufgaben, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft sind,“

n über Geschäftsbriefe aller Art, in die Sie die Kundendaten per Mausklick einfügen bis hin zu den

n à Auswertungen, die sich nach Kunden, à Kundenkate-gorien und à Kundenkategorien filtern lassen.

In den „12 ersten Schritten“ des Kapitels „Meine Firma“ kön-nen Sie nachlesen, wie schnell Sie die wichtigsten Informati-onen zu einer neuen Kundin in die Stammdaten aufnehmen

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Landkartenanzeige„Mein Büro 2010“ zeigt Ihnen die Standorte Ihrer Geschäfts-partner auf den Online-Karten von KlickTel und GoogleMaps. Alternativ zur einfachen Kartendarstellung können Sie sich auch für den à Routenplaner entscheiden. Den von Ihnen be-vorzugten Kartendienst stellen Sie unter „Datei“ - „Einstellun-gen“ - „Landkartenanzeige / Routenplaner“ ein. In der Liste der „Beispiel-Einstellungen“ wählen Sie den von Ihnen bevorzug-ten Dienstleister und klicken dann auf „Beispiel übernehmen“:

Einteilung nach Wichtigkeit (Kategorien „A“-, „B“- und „C“-Kunden). Diese unverbindlichen Vorschläge des Programms können Sie über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Kundenkategorien“ aber ganz nach Belieben ändern und / oder erweitern.

KundenstammblattWenn Sie die wichtigsten Kontakt- und Umsatzinformationen eines à Kunden zu Papier bringen wollen, etwa um sie bei einem Besuch zur Hand zu haben, nutzen Sie das „Kunden-stammblatt“. Auf dem finden Sie auch Ihre à Anmerkungen wieder. Aufgerufen wird die Stammblatt-Druckvorschau im Dialogfenster „Kunden erfassen / bearbeiten“ über die Schalt-fläche „Weitere Funktionen“ - „Kundenstammblatt drucken“. In der Kundenübersicht erreichen Sie die gleiche Funktion über den Kontextmenü-Befehl „<F4> Kundenstammblatt drucken“, der sich hinter der Schaltfläche „Weitere Funktionen“ verbirgt. In beiden Fällen öffnet sich eine Druckvorschau, in der Ihnen die üblichen Druck- und Weiterverarbeitungs-Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

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Die weitere Handhabung des Kartenmaterials ist in der Regel

selbsterklärend: Welche Schritte nötig sind, um zum Beispiel

Ausschnittvergrößerungen vorzunehmen, die Darstellungsart

zu verändern oder eine Karte zu drucken, hängt davon ab, für

welchen Kartendienst Sie sich entschieden haben. Bitte beachten Sie: Falls Sie die Landkartenanzeige mit den Demodaten testen, erhalten Sie in den meisten Fällen eine Fehlermeldung, weil die Anschriften des Spielmaterials fiktiv sind. Mit echten Daten funktionieren die Kartendienste ein-wandfrei. Probieren Sie‘s aus.

LieferantenDie Lieferanten-Datenbank bietet grundsätzlich die gleichen Datenverwaltungs-Möglichkeiten wie die für à Kunden. Was für Kunden à Angebote, à Rechnungen und à Mahnungen sind, gilt bei Lieferanten für à Bestellungen und à Über-weisungen. Sie können in der Lieferanten-Datenbank selbst-verständlich auch die Kontaktdaten von Dienstleistern und sonstigen Kooperationspartnern speichern.

Sie können nicht nur zwischen unterschiedlichen Diensten wählen, sondern bei Bedarf auch deren Internetadresse und die jeweiligen Abfrage-Parameter beeinflussen. Außerdem le-gen Sie an dieser Stelle fest, ob das Kartenmaterial in einem Programmfenster von „Mein Büro 2010“ oder in Ihrem Web-browser geöffnet werden soll. Die eigentliche Kartenanzeige öffnen Sie anschließend über das Kontextmenü Ihrer Kunden- und Lieferanten-Listen. Dort finden Sie den Eintrag „Adresse in ... Landkarte anzeigen“:

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eine Bestimmung aus dem Umsatzsteuergesetz handelt, rei-chen grundsätzlich monatsgenaue Angaben aus. Mit „Mein Büro 2010“ sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite:

n Sind Rechnungsdatum sowie Liefer-/Leistungsdatum identisch, erscheint im Schlusstext der Rechnung die Ge-neralklausel „Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.“

n Stimmen Rechnungsdatum und Lieferdatum nicht über-ein, wurden aber alle Positionen am selben Tag geliefert, gibt das Programm das „Liefer-/Leistungsdatum“ stan-dardmäßig unter der Überschrift „Rechnung“ aus:

n Sofern Sie die Positionen einer Rechnung an verschiede-nen Terminen erledigt haben, tragen Sie das Liefer-/Leis-tungsdatum in den Positionstexten von Hand ein.

Lieferantenstammblattvgl. à Kundenstammblatt

LieferbedingungenBeim Ausstellen von à Angeboten greifen Sie bei Bedarf auf vordefinierte Lieferbedingungen zu, wie zum Beispiel „frei Haus“ oder „ab Werk“. Sie können die Bezeichnungen der vor-gegebenen Lieferkonditionen und die auf den Begleitpapieren ausgedruckten Texte unter „Stammdaten“ - „Lieferbedingun-gen“ nach Belieben ändern und / oder erweitern.

Liefer- und LeistungsdatumWer Rechnungen an vorsteuerabzugsberechtigte Geschäfts-kunden schreibt, muss neben dem Rechnungsdatum auch den Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung angeben. Da es sich um

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Lieferscheine werden automatisch erzeugt und lassen sich nicht bearbeiten. Mit der Wahl der gewünschten Ausgabe-option (Druck, Fax, E-Mail, PDF) ist die Erstellung des Liefer-scheins abgeschlossen. Wenn der „Umweg“ über die Vorschau nicht erforderlich ist, schicken Sie Ihren Lieferschein mit dem Kontextmenü-Befehl „Lieferschein drucken“ direkt auf den Drucker.

Bitte beachten Sie: In der Professional- und Mittelstands-Version von „Mein Büro 2010“ finden Sie eine separate Lieferschein-Verwaltung, mit der Sie auch à Teil- und Sam-mellieferungen ganz bequem überwachen. Haben Sie einzelne Rechnungspositionen an unterschiedlichen Terminen erledigt, weist das Programm das Liefer- oder Leistungsdatum auto-matisch im Anschluss an jede einzelne Position aus.

LieferscheinWenn die Lieferung an einen anderen Empfänger geht oder zu einem anderen Zeitpunkt erfolgt als der Rechnungs-versand, ist ein zusätzlicher Lieferschein sinnvoll. In vie-len Branchen erwarten Kunden grundsätzlich zusätzlich zur Rechnung einen Warenbegleitschein. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das bis auf die Positions- und Rechnungsbeträge, die Steuerangaben und Zahlungsbe-dingungen mit den Rechnungsangaben übereinstimmt. Mit „Mein Büro 2010“ erstellen Sie Ihre Warenbegleitpapiere im Handumdrehen: Inhaltliche Grundlage ist die fertige Rech-nung. Im Kontextmenü der Rechnungsübersicht finden Sie den Befehl „Lieferschein Seitenvorschau“:

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Ab der Pro-Version bietet „Mein Büro 2010“ mehr Un-terstützung beim Zusammenstellen von Lieferungen und bei der Ausgabe von Lieferscheinen: Dort haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, Teil- und Sammel-lieferungen sowie die dazugehörigen Komplett-, Teil- und Sammelrechnungen zu erzeugen. Eine Beschrei-bung dieser Zusatzfunktionen finden Sie im Kapitel „Das Profi-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.

Mehr Liefer-Komfort

à Mahnungen schreiben ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet obendrein Zeit und Geld. An diesem Aufwand dürfen Sie Ihre säumigen Kunden in gewissem Umfang beteiligen: In den Stammdaten „Meine Firma“ sind unter „Einstellun-gen“ - „Grundeinstellungen“ steigende Mahngebührensät-ze voreingestellt: Angefangen bei 5 Euro für die „Stufe 1“ (= à Zahlungserinnerung) erhöhen sich die Gebühren in 5-Euro-Schritten auf bis zu 20 Euro. Falls diese Werte Ihren Geschäftsgepflogenheiten nicht entsprechen, können Sie die Beträge im Menü „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Einstel-lungen“ im Bereich „Grundeinstellungen“ nach Belieben an

Ihre Vorstellungen anpassen - oder in bestimmten Mahnstu-fen auch ganz darauf verzichten. In vielen Branchen gelten 2,50 Euro pro Mahnung als üblich. Mahngebühren für Zah-lungserinnerungen empfinden viele Kunden als unhöflich.

Mahnungà Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehören zu den kaufmännischen Gepflogenheiten, die sinnvoll und üblich, aber rechtlich nicht mehr in jedem Fall erforderlich sind. Ob Sie zuerst eine Zahlungserinnerung und dann noch ein, zwei oder drei „richtige“ Mahnungen an Ihre Kundschaft schicken, steht Ihnen völlig frei. Laut Gesetz ist gerät der „Schuldner ei-ner Geldforderung“ grundsätzlich spätestens (!) „30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ in Verzug. Geschäfts-leute müssen Sie auf diese Verzugsautomatik noch nicht ein-mal eigens hinweisen! Im Verzugsfall können Sie theoretisch sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Da die drei bis vier klassischen Mahnstufen in vielen Branchen noch zum guten Ton gehören, werden sie im Mahn-Modul von „Mein Büro 2010“ selbstverständlich unterstützt. Stan-dardmäßig funktioniert das so:

n Sofort nach Ablauf des vereinbarten à Zahlungsziels (also z. B. 30 Tage nach dem Rechnungsdatum) wird eine

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Den Inhalt der Betreffzeile, die Einleitungs- und Schlusstexte sowie die aktuelle Mahngebühr können Sie nachträglich be-arbeiten: Im Bereich „Finanzen“ genügt ein Doppelklick auf die betreffende Mahnung, um den Bearbeitungs-Dialog zu öffnen. Über die Schaltfläche „Seitenvorschau“ nehmen Sie das fertige Erinnerungsschreiben vor dem Versand in Augen-schein. Ob Sie Ihre Zahlungserinnerungen drucken, per Fax oder E-Mail verschicken oder aber die automatisch erzeugten Mahnschreiben nur zum Anlass nehmen, den säumigen Kun-den telefonisch oder per E-Mail an die Zahlung zu erinnern, bleibt ganz Ihnen überlassen. Über das Kontextmenü bzw. die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ stehen Ihnen in der Mahn-liste jedenfalls alle Kommunikationskanäle auf Mausklick zur Verfügung:

Rechnung in der Rechnungsübersicht mit einem roten Punkt als „überfällig“ gekennzeichnet.

n Weitere sieben Tage später ist eine „Mahnung fällig“. Die wird - inklusive Mahngebühren - automatisch vom Programm erzeugt und unter „Finanzen“ - „Mahnungen“ abgelegt. In der ersten Mahnstufe handelt es sich noch um eine à „Zahlungserinnerung“.

n Hat ein à offener Posten nach weiteren sieben Tagen noch nicht die Kennzeichnung „vollständig bezahlt“, ist die erste Mahnung fällig, weitere sieben Tage später folgt die zweite und schließlich die „letzte Mahnung“.

Unter „Stammdaten“ à „Zahlungsbedingungen“ pas-sen Sie die Voreinstellungen des Programms ganz gezielt an Ihren persönlichen „Mahnstil“ an. Über „Stammdaten“ - „Textbausteine“ nehmen Sie außer-dem Einfluss auf die Standardformulierungen, die das Programm bei den einzelnen Mahnstufen verwendet.

Mahnstufen anpassen

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Manuelle BuchungenDie Steuerbuchführung erledigen Sie mit „Mein Büro 2010“ größtenteils im Vorbeigehen. Die meisten Geschäftsvorgänge können Sie den richtigen à Buchungskategorien per Maus-klick zuordnen. Wer mit der klassischen doppelten Buchfüh-rung vertraut ist, kann aber auch „Manuelle Buchungen“ ein-geben. Sie finden den Experten-Dialog im Menü „Finanzen“ - „Manuelle Buchungen“. Per Mausklick auf die Schaltfläche „<F19> Neu“ legen Sie eine neue Buchung an:

Beim Drucken werden Sie gefragt, die Mahnstufe erhöht wer-den soll. Sie können das aber auch manuell über das Kontext-menü oder die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ erledigen, indem Sie über den Befehl „Mahnstatus“ das Dialogfenster „Mahnhistory“ öffnen. Dort können Sie im Einzelfall auch festlegen, dass eine offene Rechnung nicht mehr gemahnt werden soll.

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NetViewerà Fernwartung

NummernkreiseDie Nummernkreise sind dann für Sie interessant, wenn Sie für Ihre Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummern andere Startwerte als die Zahl „1“ festlegen wollen. Das erledigen Sie bei Bedarf im Menü „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Num-mernkreise“. Auch das Format Ihrer Rechnungs-, Angebots- und Bestellnummern passen Sie hier an Ihre Wüsche an.

Offene PostenGedruckte Rechnungen gelten bis zur vollständigen Bezah-lung als „Offene Posten“. Mit „Mein Büro 2010“ haben Sie Ihre Forderungen jederzeit im Blick:

n Für den schnellen Überblick eignet sich am besten die Rechnungs-Übersicht: Dort sehen Sie anhand der farbi-gen à Statusanzeige auf Anhieb, welche Forderungen noch offen sind. Wenn bei längeren Listen der Überblick verloren zu gehen droht, à sortieren, à filtern oder à gruppieren Sie die Liste nach dem Zahlstatus.

n Falls Sie optisch ansprechend aufbereitete Berichte be-nötigen (zum Beispiel in Vorbereitung auf ein Bank-Ge-

Mehrwertsteuerà Umsatzsteuer

Meine FirmaIn Stammdaten-Dialog „Meine Firma“ geben Sie die Adress- und Kontaktdaten Ihres Unternehmens ein und nehmen die wichtigsten Voreinstellungen vor. Im Kapitel „Büro-Eröffnung: Meine Firma“ wird dieser Teil der „Stammdaten-Erfassung“ ausführlich vorgestellt.

Mitarbeiter„Mein Büro 2010“ kann abwechselnd von mehreren Mitar-beitern genutzt werden. Bei Bedarf vergeben Sie für jeden à Benutzer eigene Zugangsdaten. Im Kapitel „Büroeröffnung“ finden Sie unter der Überschrift „Einzelkämpfer oder Team?“ eine ausführliche Beschreibung der à Benutzerverwaltung.

MS Excelà Datenimport-Assistent, à Export, à Pendelordner

MS Outlookà Datenimport-Assistent, à Export, à Kalender

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spräch), sind Sie mit den „Offene Posten-Listen“ aus dem Menü à „Finanzen“ besser bedient: Dort können Sie sich fertig formatierte Berichte nach unterschiedlichen Ge-sichtspunkten sortiert anzeigen lassen.

Die Offene-Posten-Listen helfen Ihnen dabei, die ganz oder teilweise unbezahlten Rechnungen im Blick zu behalten. Die „OP“-Auswertungen sind aussagekräftiger als die schlichten „Statusanzeigen“ in der Rechnungsliste: Denn Sie erkennen nicht nur auf Anhieb, welche Einzelvorgänge offen und in welcher Mahnstufe sie sind. Sie können Ihre Außenstände auch nach Kunden sortieren und zusammenfassen.

Besser als noch so ansehnliche OP-Listen sind selbstverständ-lich bezahlte à Rechnungen. Das Programm unterstützt Sie daher konsequent bei der à Zuordnung eingehender Kundenzahlungen zu offenen Posten: Sobald Sie im à Kas-senbuch oder auf einem à Bankkonto die Zahlung eines à Kunden den à Buchungskategorien zuordnen, erscheint am unteren Fensterrand die zusätzliche Schaltfläche „Rechnung / Kundenkonto suchen“. In dem meisten Fällen liefert das Pro-gramm sogar einen Zuordnungsvorschlag, an den Sie selbst-verständlich nicht gebunden sind:

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Office HeuteAuf der Startseite „Office Heute“ erkennen Sie auf einen Blick, ...

n wie viele aktuelle à Termine auf Sie warten,

n wie viele schwebende à Angebote, nicht gedruckte oder unbezahlte à Rechnungen in Arbeit sind („Verkauf“),

n wie viele offene und nicht gedruckte à Bestellungen vor-liegen („Einkauf“),

n wie Ihre aktuellen Kontostände sind und

n wie viele fällige à Mahnungen es gibt.

Außerdem können Sie dort jederzeit Ihren aktuellen Tages-umsatz auf Euro und Cent genau ablesen. Per Mausklick auf die einzelnen Zeilen wechseln Sie direkt in die gewünschte Arbeitsumgebung.

Offline-Konto Wenn Sie (noch) kein Online-Banking-Konto führen, geben Sie die Zahlungsbewegungen auf Ihren Bank-Kontoauszügen bei Bedarf per Hand ein. Auch dabei nimmt Ihnen „Mein Büro 2010“ viel Arbeit ab: Wenn beispielsweise eine Kun-denüberweisung eintrifft, dann reicht es, den Vorgang in der Rechnungsliste zu markieren und über das Kontextmenü als „vollständig bezahlt“ zu kennzeichnen und anschließend das

Im anschließenden Dialogfenster werden die offenen Rech-nungen bzw. Kunden angezeigt, an die Sie noch Forderun-gen haben. Besonders praktisch ist dabei die standardmäßige Eingrenzung auf Rechnungen, deren Betrag in etwa mit der eingegangenen Zahlung übereinstimmt (+/- 10 Prozent). So werden Sie meistens auf Anhieb fündig. Wenn nicht, heben Sie diese Eingrenzung einfach auf.

OfficeIm Office-Bereich überwachen Sie Ihre --> Termine und --> Aufgaben, schreiben Ihre à Briefe und verwalten Ihre à Online-Poststelle.

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Damit Sie Ihre laufenden Kontoauszüge mit dem Kon-tostand in „Mein Büro 2010“ vergleichen können, reicht es nicht, nur die laufenden Ein- und Auszah-lungen zu verbuchen. Sie müssen Ihrem Offline-Konto einmalig den richtigen Anfangsbestand zuweisen. Das gelingt zum Glück ganz ohne komplizierte „Saldenvor-träge“: Bei einem positiven Kontostand legen Sie ein-fach eine neue Einnahme-Buchung in dieser Höhe an. Ist das Konto im Minus, buchen Sie eine neue Ausgabe. Als Auftraggeber geben Sie dabei sich selbst an und als Verwendungszweck zum Beispiel „Anfangsbestand Girokonto“

Schließlich wählen Sie als Buchungskategorie „Keine“ - und schon hat Ihr Offline-Bankkonto den richtigen Anfangssaldo. Mit solchen steuerlich neutralen Bu-chungen können Sie übrigens auch private Ein- und Auszahlungen mitlaufen lassen (Kategorie: „nicht be-triebsrelevant“). Der Kontostand in „Mein Büro 2010“ stimmt auf diese Weise immer mit Ihren Kontoauszü-gen überein.

Anfangsbestand buchenà Bankkonto bzw. das à Kassenbuch auszuwählen, auf dem die Zahlung eingegangen ist. Daraufhin erscheint die Buchung wie von Geisterhand auf dem betreffenden Geldkonto. Im Bu-chungstext finden Sie in dem Fall den Hinweis „Zahlung au-tomatisch erfasst“. Sofern erforderlich können Sie an diesen Automatik-Buchungen nachträgliche Änderungen vorneh-men. Manuelle und (halb-)automatische Bank-Buchungen sind grundsätzlich nur auf Offline-Konten möglich.

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„Online, Serveranfrage“ um.

Online-BankingUnter den Stichwörtern --> Bankkonto und --> Paypal kön-nen Sie nachlesen, wie Sie im Bereich „Stammdaten“ - „Mei-ne Firma“ unter „Firmendaten“ - „Bankverbindungen“ ein Bank-, Kreditkarten- oder Paypalkonto einrichten. Handelt es sich um ein Online-Konto, tragen Sie zunächst die Bank-leitzahl ein und klicken auf „Weiter“. Das Programm baut

Falls erforderlich besteht die Möglichkeit, ein Online-Konto zu einem Offline-Konto zu machen und umgekehrt. Den Online-Status eines Bankkontos ändern Sie unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ im Bereich „Firmendaten“ unter „Bankver-bindungen“. Falls diese Rubrik ausgeblendet ist, klappen Sie sie per Mausklick auf den doppelten Abwärtspfeil auf. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnen Sie das Dialogfenster „Einrichten Bankverbindung“. Dort schalten Sie im Feld „Ver-arbeitung“ zwischen „Offline (manuell bebuchtes Konto)“ und

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Sie die Konfiguration eines vorhandenen Onlinekontos unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ im Bereich „Firmendaten“ - „Bankverbindungen“ per Mausklick auf die Schaltfläche „Homebanking-Kontakte“ nachjustieren. Welche Einstellun-gen dabei im Einzelfall vorzunehmen sind, hängt vom jeweili-gen Geldinstitut ab. Bei Problemen wenden Sie sich am besten an die Kundenhotline.

Viele Geldinstitute übergeben bei neu eingerichteten Online-Konten lediglich die Zahlungsvorgänge der letzten drei Monate. Falls Sie bisher mit einer ande-ren Online-Banking-Software gearbeitet haben, kön-nen Sie deren Datenbestände nach „Mein Büro 2010“ übernehmen. Dafür gibt es einen speziellen à Datei-import-Assistenten.

90-Tages-Limit überwinden

Online-Forum

daraufhin eine Verbindung mit dem Bankserver auf und ruft die verfügbaren Zugangsarten ab (z. B. „HBCI Chip/Disk“ oder „HBCI PIN/TAN“).

Nachdem Sie das von Ihnen bevorzugte Verfahren gewählt haben, geben Sie je nach Kontotyp die Kontobezeichnung, Kontonummer und Kontoinhaber sowie Ihre Zugangsdaten ein (z. B. Benutzerkennung oder KundenID). Nachdem Sie auf Anforderung Ihre PIN eingeben oder Ihre Diskette / Chipkarte ins Lesegerät eingelegt haben, stellt „Mein Büro 2010“ wieder die Verbindung zum Server Ihres Finanzdienstleisters her:

Sobald der Verbindungsaufbau geklappt hat, wechseln Sie in den Bereich „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“ und wählen dort das neue Girokonto aus. Per Mausklick auf „<F4> Umsätze abrufen“ holen Sie Ihren ersten elektronischen Kon-toauszug ab. Mithilfe der à Zuordnungs-Funktion können Sie die Vorgänge nun ganz bequem und mit minimalem Tippauf-wand Ihren à Buchungskategorien zuweisen.

Bitte beachten Sie: Falls es bei der Kontaktaufnahme zum Bankserver ausnahmsweise zu Problemen kommt, können

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n Das Programm enthält eine Schnittstelle zum Online-Ser-vice iofactory / myebilling.de, der Ihnen auf Wunsch das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und die Einlie-ferung Ihrer Papierkorrespondenz bei der Post abnimmt! Ob Sie Ihre Schreiben als normale Briefe oder mit speziel-len Einschreibe-Optionen verschicken, bleibt dabei Ihnen überlassen. Neben dem ein- oder beidseitigen Schwarz-Weiß-Druck sind auch farbige Ausdrucke möglich.

n Zusätzlich zu den üblichen Portokosten fallen dafür nur vergleichsweise geringe Gebühren an: Einen einseitigen Standard-Geschäftsbrief bringen Sie zum Beispiel schon ab 0,25 Euro (plus 0,55 Euro Porto) auf den Weg zum Kunden!

n Günstige SMS- und Fax-Sendungen sind ebenfalls mög-lich.

Weiteres Highlight: Bei Bedarf lassen Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der Online-Poststelle digital signieren. Vorteil: Bei Geschäftskunden ist dadurch der Vorsteuerabzug gesi-chert und es kann später keine Probleme mit dem Finanzamt geben.

Um Ihre virtuelle Poststelle nutzen zu können, melden Sie sich per Mausklick auf den blau hinterlegten Link „Jetzt registrie-ren, kostenlos und unverbindlich“ beim Hamburger Versand-Dienstleister „IO Factory“ an. Nachdem Sie Ihre Registrierung

Antworten auf technische und kaufmännische Fragen rund um den Alltagseinsatz von „Mein Büro 2010“ bekommen Sie im Online-Forum. Dort finden Sie auch viele Praxistipps. Den Link zum Online-Forum finden Sie im à „Hilfe“-Menü. Weitere Unterstützungsangebote werden im Einstiegskapitel dieses Handbuchs unter der Überschrift „Hilfe und Support“ vorgestellt.

Online-Hilfe (FAQ)Die Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Einsatz von „Mein Büro 2010“ haben unsere Experten in der FAQ-Sammlung „HelpdeskOnline“ veröffentlicht. Sie erreichen die Schritt-für-Schritt-Beschreibungen über den Menü-Punkt „Hilfe“ - „Online-Hilfe (FAQ)“. Im Einstiegskapitel dieses Handbuchs werden unter der Überschrift „Hilfe und Support“ weitere Unterstützungsangebote vorgestellt.

Online-Poststelle„Mein Büro 2010“ macht Ihrer Geschäftskorrespondenz Beine: Im „Office“-Bereich finden Sie die innovative „Online-Post-stelle“, mit deren Hilfe Sie Ihre Geschäftspost ganz bequem via Internet zu versenden:

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schließend lassen sich die vielseitigen Funktionen des inno-vativen Nachrichtenversands auf drei verschiedenen Wegen nutzen:

n Direkt aus Ihrer Online-Poststelle im „Office“-Bereich heraus verschicken Sie beliebige MS-Word-, OpenOf-fice- und PDF-Dokumente als Briefe und Faxsendungen. Außerdem übermitteln Sie von dort aus bei Bedarf SMS-Kurznachrichten. Auf der Übersichtsseite Ihrer Poststelle finden Sie außerdem eine Versand-Statistik sowie ein Journal, in dem Sie auf einen Blick erkennen, wann Sie welche Nachricht an Ihre Geschäftspartner geschickt ha-ben.

n In der Druckansicht aller Korrespondenz-Vorgänge (Briefe, Bestellungen, Angebote, Rechnungen, Lieferschei-ne und Mahnungen) finden Sie auf der rechten Seite das zusätzliche Symbol „Versand Online-Post“: Per Mausklick öffnen Sie ein übersichtliches Dialogfenster, in dem Sie die Druck- und Versandoptionen festlegen und das be-treffende Dokument an Ihre Online-Poststelle übermit-teln:

n Fax-Sendungen via Internet verschicken Sie aus der Druckvorschau heraus per Mausklick auf das „Fax ...“-Symbol. Falls Sie bei Rechnungen den E-Mailversand bevorzugen, können Sie entscheiden, ob das im E-Mai-lanhang verschickte PDF-Dokument elektronisch signiert

per E-Mail bestätigt haben, klicken Sie in „Mein Büro 2010“ unter „Office“ - „Online-Poststelle“ auf die Schaltfläche „<F2> Einstellungen Online-Poststelle“ und tragen Ihren Be-nutzernamen und das Passwort ein:

Sie legen dort außerdem fest, ob Sie den Dienst zum Versen-den von SMS- und Fax-Nachrichten verwenden wollen. An-

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werden soll oder nicht. Bei der elektronischen Signatur haben Sie die Wahl zwischen den Dienstleistern IO Factory und Ximantix.

n SMS-Mitteilungen verschi-cken am einfachsten über Ihre Kunden- und Lieferanten-tabellen: Dazu klicken Sie in der Liste mit der rechten Maus-taste auf den gewünschten Geschäftspartner, wählen über den Kontextmenü-Punkt „SMS schicken (Kundenname)“ die gespeicherte Mobilfunknum-mer, geben in dem sich öffnen-den Textfeld Ihre Nachricht ein und schicken die SMS mit „OK“ ab:

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Online-VorlagenAuf Wunsch vieler Anwender stehen in unserem Onlineshop ab sofort zusätzliche Vorlagen-Sets bestehend aus Angebot, Auftrag und Rechnung zum Download bereit: Auf diese Wei-se sparen Sie sich das manuelle Bearbeiten der mitgeliefer-ten Standard-Vorlagen. Die alternativen „Online-Vorlagen“ enthalten oft nachgefragte Gestaltungs-Elemente und sind kostenlos.

In Zukunft wird das Angebot um gebührenpflichtige Vorlagen erweitert, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen oder spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Sie brauchen die Katze aber nicht im Sack zu kaufen! Sämtliche Online-Vorlagen stehen als Testversionen zum kostenlosen Download bereit. Erst wenn Sie vom Nutzen überzeugt sind und sie zur Grundlage Ihrer betrieblichen Vorgänge machen wollen, lassen Sie die Vorlagen freischalten.

Um die bereits verfügbaren Vordrucke in Augenschein zu neh-men, klicken Sie in der Druckansicht Ihrer Angebote, Rech-nungen und Briefe am rechten oberen Fensterrand auf den Link „Vorlagen online“. Das Programm stellt daraufhin die Verbindung zum Onlineshop her. Anwender der Professional- und Mittelstandsversion können die Online-Vorlagen auch im

Online-UpdateDurch regelmäßige Programmaktualisierungen halten Sie „Mein Büro 2010“ immer auf dem neuesten technischen und rechtlichen Stand. Wenn Sie unter „Hilfe“ auf „Online-Update“ klicken, stellt „Mein Büro 2010“ eine Internetverbin-dung her und lädt die neueste Version vom Buhl Data Server. Voraussetzung dafür ist aber, dass Ihre Version des Programms registriert ist. Holen Sie die Produktregistrierung bitte gegebe-nenfalls nach: Sie starten den Registrierungs-Assistenten über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Aktualitäts-Garantie freischalten ...“

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Sie im Bereich „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“ auf Ihr Paypalkonto zugreifen.

„Vorlagen-Designer“ aufrufen - ein Mausklick auf die Schalt-fläche „Weitere Vorlagen online suchen“ genügt.

PaypalSeit der Version 2010 unterstützt „Mein Büro“ das Online-Be-zahlverfahren Paypal. Sie können die Zahlungsvorgänge auf Ihrem Paypalkonto wie bei einem normalen Bankkonto on-line abrufen und mithilfe des à Zuordnungs-Assistenten wie gewohnt den Steuer-à Kategorien zuordnen. Voraussetzung dafür ist zunächst einmal, dass Sie es unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Firmendaten“ - „Bankverbindungen“ als Online-Bankkonto einrichten. Dort geben Sie die speziellen Paypal-Zugangsdaten für externe Anwendungsprogramme („API-Benutzername“, „Unterschrift“ und API-Passwort) ein:

Bitte beachten Sie: Die Eingabe des API-Passworts ist nur dann erforderlich, wenn Sie sich das Eintippen der lan-gen Buchstaben- und Ziffernkombination bei jedem einzelnen Umsatzabruf von Ihrem Paypal-Konto ersparen wollen.

Nachdem Sie die Kontoeinrichtung per Mausklick auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ abgeschlossen haben, können

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Praxistipp:ww

Sie zur Sicherheit aber auch noch per E-Mail informiert.

Damit Ihr Paypalkonto korrekt in „Mein Büro 2010“ einge-bunden wird, sind darüber hinaus noch ein paar Voreinstel-lungen erforderlich:

n Sie bleiben auf der Paypal-Website und klicken im Be-reich „Mein Profil“ unter „Finanzinformationen“ auf „Währungssalden“.

n Falls dort noch andere Währungssalden als „Euro“ eingerichtet sind, müssen Sie diese über „Auswählen“ markieren und mit einem Klick auf „Währungssaldo schließen“ deaktivieren.

n Schließlich rufen Sie im Bereich „Mein Profil“ - „Ver-käufereinstellungen“ den Auswahlpunkt „Einstellungen für den Zahlungsempfang“ auf und

n setzen die Option „Zahlungseingänge in einer nicht un-terstützten Währung blockieren“ auf „Nein, akzeptieren und umrechnen“ und

n klicken am unteren Seitenrand auf „Speichern“.

Die drei Bereiche auf der Paypal-Profilseite, in denen Ein-gaben erforderlich sind, haben wir auf dem folgenden Bild-schirmfoto noch einmal hervorgehoben:

Paypalkonto vorbereiten Falls Sie Ihre Paypal-“Unterschrift“ und den „API-Benut-zernamen“ noch nicht kennen, erhalten Sie die erweiter-ten Zugangsdaten in Ihrem Händlerkonto auf der Paypal-Website:

n Dort loggen Sie sich erst einmal mit Ihren üblichen Zu-gangsdaten ein,

n klicken Sie auf der Seite „Mein Konto“ - „Mein Profil“ unter „Kontoinformationen“ auf den Link „API-Zugriff“,

n wählen im nächsten Schritt unter „Option 2“ den Link „API-Berechtigung anfordern“,

n aktivieren auf der folgenden Seite die Option „Fordern Sie eine API-Signatur an“ und

n klicken abschließend auf die Schaltfläche „Zustimmen und Senden“.

Daraufhin werden Ihnen Ihre API-Zugangsdaten umgehend angezeigt. Diese Seite sollten Sie an einem sicheren Ort auf Ihrem Computer speichern und / oder ausdrucken. Per Mausklick auf den Button „Fertig“ schließen Sie den Vor-gang ab. Über Ihre neue API-Zugangsberechtigung werden

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und -Erklärungen sowie betriebswirtschaftliche Auswertun-gen erstellen. Sie finden die komfortable Exportfunktion im Bereich „Finanzen“:

Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum und den erforder-lichen Datenumfang festgelegt haben, wird eine Liste ange-zeigt, die Sie als Excel-Datei speichern und sogar in einem Aufwasch als Anhang einer E-Mail an Ihren Steuerberater verschicken können:

PDFDas weitverbreitete PDF-Format eignet sich wesentlich besser zur Übermittlung von Geschäftsdokumenten per E-Mail oder Internet-Download als Word-, Excel- oder Open-Office-Da-teien: PDF-Dokumente werden auf praktisch jedem Computer originalgetreu angezeigt und stellen keine Sicherheitsbedro-hung für den Empfänger dar. Mit „Mein Büro 2010“ ist das Erstellen und Verschicken von PDF-Briefen, -Rechnungen oder -Mahnungen blitzschnell erledigt: In sämtlichen Druck-ansichten können Sie alternativ zum à Druck oder à Fax die PDF-Ausgabe wählen. Den Dateinamen können Sie dabei eigenhändig festlegen. Über das ebenfalls obligatorische à E-Mail-Symbol übergeben Sie PDF-Dokumente sogar direkt an Ihr E-Mailprogramm.

PendelordnerDer Pendelordner ist für die reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater gedacht: Mit dessen Hilfe speichern Sie sämtliche laufenden Geschäftsvorgänge (Inhalte von Aus-gangsrechnungen, laufende Ein- und Auszahlungen sowie Abschreibungen) in einer einzigen Excel-Tabelle. Auf dieser Grundlage kann Ihr Steuerberater Steuer-Voranmeldungen

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gezielt Einfluss: Neben der Standardeinstellung „Artikel“ bie-tet „Mein Büro 2010“ die folgenden Positionsarten:

n In zusätzlichen „Freitext“-Zeilen fügen Sie beliebige Informationen ein: So erweitern Sie zum Beispiel die Artikelbeschreibung der vorhergehenden Position um Angaben, die im Einzelfall für einen bestimmten Kunden wichtig sind.

n Mit Zwischen-“Überschriften“ fassen Sie verschiedene Positionen zusammen oder setzen sie deutlich voneinan-der ab.

n Einfache oder doppelte „Trennlinien“ verbessern Les-barkeit und Optik Ihrer Schreiben zusätzlich.

n Mit einem manuellen „Seitenumbruch“ sorgen Sie dafür, dass das Programm bei umfangreicheren Angebo-ten und Rechnungen den Seitenwechsel an einer inhalt-lich sinnvollen Stelle vornimmt. Wie beim automatischen Seitenumbruch sorgt das Programm dafür, dass auf bei-den Seiten ein Übertrag vorgenommen wird.

n Eine „Zwischensumme“ können Sie aber auch manu-ell an beliebigen anderen Positionen einfügen.

n Bei Angeboten gibt es zusätzlich noch die Positionsart „Alternativ“: Mit deren Hilfe lassen Sie Ihren Kunden und Interessenten die Wahl zwischen verschiedenen Ar-tikeln. Die Preise für Alternativ-Positionen gehen dabei nicht in den Angebots-Gesamtpreis ein.

Bitte beachten Sie, dass sich à Abschreibungen auf Ihr Be-triebsvermögen nur dann in der Tabelle wiederfinden, wenn das Ende des Auswertungszeitraums bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres reicht.

Positionsart Auf Inhalte und äußere Form einzelner Angebots- und Rech-nungspositionen nehmen Sie bei Bedarf über die Positionsart

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Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein Angebot mit Alternativ-Posi-tionen in eine Rechnung umwandeln, fragt das Programm Sie, ob die Alternativ-Positionen in die Rechnung übernommen werden sollen. Falls Sie dem zustimmen, müssen Sie entbehr-liche Rechnungspositionen anschließend von Handlöschen.

Um die Eingabe des speziellen Positionsarten zu beschleuni-gen, können sie im Dialog „Positionen bearbeiten“ bequem aus der Artikel-Auswahlliste abgerufen werden. Den Inhalt der Positionsarten „Freitext“ und „Überschrift“ geben Sie an-schließend manuell im Feld „Beschreibung“ ein.

Über das Drop-down-Menü der Spalte „Positionsart“ lässt sich die Positionsart aber auch nachträglich ändern. Das ist insbe-sondere dann sinnvoll, wenn Sie aus einem Alternativangebot einen Standard-Artikel machen wollen oder umgekehrt:

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PreiseMit „Mein Büro 2010“ können Sie den à Einkaufspreis und die bei Bedarf gestaffelten à Verkaufspreise Ihrer Artikel ver-walten.

RabattPreisnachlässe lassen sich mit „Mein Büro 2010“ auf zweier-lei Arten eingeben: Entweder Sie tragen in der Rabatt-Spalte von Angebots- oder Rechnungstabellen einen prozentualen Einzelfall-Rabatt ein. Oder aber Sie hinterlegen in den Arti-kel-Stammdaten kunden- bzw. mengenabhängige à Preise. Beide Rabattsysteme können Sie problemlos miteinander kombinieren.

Wiederholt verwendete Positions-Freitexte können Sie sogar als virtuelle Artikel definieren. Sie stehen dann als Zusatzelemente in der Artikel-Auswahlliste zur Verfügung und lassen sich jederzeit per Knopf-druck abrufen. Die Liste der Positionsarten rufen Sie über „Stammdaten“ - Weitere“ - „Positionsarten“ auf. Wenn Sie der Bezeichnung einer neuen Text- oder Überschrifts-Position einen Bindestrich vorweg stellen, taucht sie künftig ganz oben in Ihrer Artikelliste auf. Umgekehrt können Sie die vorhandenen Positionsart-“Artikel“ dort übrigens auch deaktivieren oder umbe-nennen, falls Sie sich von den prominent platzierten Zusatzelemente in der Artikelliste gestört fühlen.

Praxistipp:ww

Und gleich noch ein Tipp: Wenn Sie für ein und denselben Ar-tikel von vornherein unterschiedliche Angebots-, Rechnungs- und Bestelltexte verwenden möchten, stehen Ihnen unter „Stammdaten“ - „Artikel“ im Feld „Artikelbeschreibung“ au-ßerdem à „Vorgangsbezogene Textpassagen“ zur Verfügung.

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n Über die Schaltfläche „<F10> Neu“ in der Rechnungsliste („Vorgänge“ - „Rechnungen“),

n aus einem zuvor erstellten à Angebot und / oder

n über den Befehl „Kopieren und Bearbeiten“ im Kontext-menü einer vorhandenen Rechnung: Damit erstellen Sie eine bis auf das Datum und die Rechnungsnummer iden-tische Kopie einer vorhergehenden Rechnung.

Ihre bisherigen Rechnungen finden Sie sowohl in der Rech-nungsübersicht im „Vorgänge“-Bereich als auch im Fenster-ausschnitt à Details unter à „Stammdaten“ - „Kunden“. In jedem Fall öffnet sich das Dialogfenster „Rechnung erfassen / bearbeiten“. Ihre Eingaben machen Sie wahlweise in Tabellen-form oder in der intelligenten à „Druckansicht“:

Wichtig: Die Rabattspalte wird auf à Angeboten, à Auf-tragsbestätigungen, à Rechnungen und à Gutschriften nur dann eingeblendet, wenn tatsächlich ein Preisnachlass einge-tragen worden ist.

Eine Alternative zu artikel- und kundenbezogenen Preisnachlässen sind unterschiedliche Preislisten. Mit der Mittelstands-Edition von „Mein Büro 2010“ können Sie beliebig viele Preislisten verwalten. Eine Beschreibung der Zusatzfunktionen finden Sie im Ka-pitel Einzelheiten entnehmen Sie dem Kapitel „Das Mittelstands-Büro“ am Ende der PDF-Version dieser Bedienanleitung, die Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ aufrufen.

Alternative: Differenzierte Preislisten

RechnungDie Rechnung ist der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Auftrags-verwaltung. In „Mein Büro 2010“ führen viele Wege zu einer neuen Rechnung:

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zeichnis „Archiv“.

Rechnungs- und Buchhaltungslisten Die im Modul „Finanzen“ untergebrachten „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ sind vor allem am Monats-, Quartals- und Jahresende wichtig. Zur Verfügung stehen Ihnen:

n nach unterschiedlichen Kriterien sortierbare Monatslisten von „Ausgangsrechnungen“.

n ein „Buchungsjournal“: Das ist die chronologische geord-nete Liste aller gebuchten Geschäftsvorgänge für einen frei wählbaren Zeitraum.

n eine „Kontenübersicht“: Das sind die nach à „Buchungs-kategorien“ sortierten einzelnen Geschäftsvorgänge in einem frei wählbaren Zeitraum.

n eine „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“: Dahinter ver-birgt sich eine nach à „Buchungskategorien“ zusam-mengefasste Liste aller Einnahmen und Ausgaben. Anders als die Einnahme-Überschussrechnung in den „Steuer-Auswertungen“ werden die Werte nicht in das amtliche Formular eingetragen: Die Ausgabe erfolgt in Listenform. Sie kann nach Jahren, Monaten und tagesgenau nach frei gewählten Zeiträumen differenziert werden.

Zwischen den verschiedenen Darstellungen wechseln Sie per Mausklick auf die à Karteikarten „Druckansicht“ bzw. „Eingabemaske“. Auf der Karteikarte „Erweitert“ finden Sie Datensatzfelder, deren Inhalte seltener erfasst oder geän-dert werden müssen, wie zum Beispiel die Einleitungs- und Schlusstexte oder auch die à individuellen Felder.

Die Eingabe, Anzeige und Bearbeitung von Rechnungen ist weitgehend identisch mit der Handhabung der drei übrigen Korrespondenz-Typen à Brief, à Bestellung und à Angebot. Im Kapitel „Mein Büro 2010: Eines für alles!“ wird das Prinzip unter der Überschrift „Kompletter Eingabe-Komfort“ am Bei-spiel eines neuen Angebotes ausführlich vorgestellt.

RechnungsarchivFalls Sie ein komplettes elektronisches Archiv aller Ausgangs-rechnungen benötigen, ganz gleich auf welchem Weg Sie die einzelnen Rechnungen verschickt haben, aktivieren Sie die Option „Rechnungsarchiv“ auf der Karteikarte „Grundeinstel-lungen“. Sie erreichen dieses Dialogfenster über den Menü-punkt „Datei“ - „Einstellungen“ - „Allgemein“. Das Programm legt daraufhin bei jeder Rechnungsausgabe obligatorisch eine à PDF-Kopie im Archivordner ab. Sie finden den Ablageord-ner im Programmordner von „Mein Büro 2010“ im Unterver-

Mein Büro 2010

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die äußerst praktische Zusatzfunktion unter der Überschrift „Interaktive Listen“ etwas genauer vorgestellt.

Rechnungsstellungà Auswertungen

Register / Reiterà Karteikarte

RohgewinnIn der à „Artikel“-Datenbank finden Sie im Register „Preise“ ein Eingabefeld für den Einkaufspreis jedes einzelnen Artikels. Sofern Sie diese Information hinterlegen, kann „Mein Büro 2010“ auf Basis der erzielten Verkaufspreise Ihren Rohgewinn ermitteln. Im Bereich „Auswertungen“ - „Rohgewinn“ lassen Sie sich bei Bedarf grafische und tabellarische Berichte im Zeitvergleich oder unterschieden nach Artikel-(-kategorien) und Kunden(-kategorien) anzeigen.

Routenplaner„Mein Büro 2010“ ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf das Online-Kartenmaterial von GoogleMaps, KlickTel und Via Michelin. Auf diese Weise finden Sie auch ohne teure Navi-

Listen-KomfortDie schlichte Listenanzeige hat es in diesem Fall aber in sich: Per Mausklick auf einzelne Zeilen öffnen Sie bei Bedarf eine Übersicht der sich dahinter verbergen-den Einzelvorgänge:

Tippww

Dadurch stellen Sie zum Beispiel im Handumdrehen fest, ob die Zuordnungen zu einer bestimmten Kategorie korrekt sind. Sie finden diese Funktion auch in anderen Auswertungen und Formularen. Im Kapitel „Mein Büro 2010: Eines für alles!“ wird

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Sie können nicht nur zwischen unterschiedlichen Diensten wählen, sondern bei Be-darf auch deren Internetadresse und die jeweiligen Abfrage-Parameter beeinflussen. Außerdem legen Sie an dieser Stelle fest, ob der Routenplan im Programmfenster von „Mein Büro 2010“ oder in IhremWebbrowser geöffnet werden soll. Die eigentliche Wegbeschreibung öffnen Sie anschließend über das Kontextmenü Ihrer Kunden- und Lieferanten-Listen. Dort finden Sie den Eintrag „Adresse in ... Landkarte anzeigen“:

gationsgeräte problemlos den Weg zu Ihren Geschäftspartnern. Alternativ zum Routenplan können Sie die Standorte Ihrer Kontakte auch in einer einfachen à Landkartenanzeige ausgeben lassen. Unter „Datei“ - „Einstellungen“ - „Land-kartenanzeige / Routenplaner“ markieren Sie den von Ihnen bevorzugten Dienst-leister in der Liste der „Beispiel-Einstel-lungen“ und klicken anschließend auf „Beispiel übernehmen“:

Mein Büro 2010

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Sachbearbeiter„Mein Büro 2010“ merkt sich, welcher à Benutzer den jewei-ligen Vorgang bearbeitet hat. Der Name des „Sachbearbeiters“ wird standardmäßig im Kopfbereich Ihrer Geschäftsbriefe ausgedruckt. Sollte diese Angabe in Ihrem Fall nicht erfor-derlich oder gar missverständlich sein, können Sie das Feld „Sachbearbeiter“ über das Modul à „Briefpapier gestalten“ ausblenden. Sie finden die Sachbearbeiter-Option im Bereich „Inhalte“:

Die weitere Handhabung des Routenplaners ist in der Regel selbsterklärend: Die erforderlichen Schritte hängen allerdings davon ab, für welchen Provider Sie sich entschieden haben.

Bitte beachten Sie: Falls Sie den eingebauten Routenpla-ner mit den Demodaten testen, erhalten Sie in den meisten Fällen eine Fehlermeldung, weil die Anschriften des Spielma-terials fiktiv sind. Mit echten Daten funktionieren die Routen-planer jedoch einwandfrei: Probieren Sie‘s aus!

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Vorausgesetzt, an Ihren Computer ist ein Scanner angeschlos-sen, verwandeln Sie auf diese Weise „Papiere“ aller Art in elektronische Dokumente. Ob Sie dabei den Weg über das Di-alogfenster Ihres Scanners nehmen („Dialog zum scannen öff-nen“) oder sich für „Direkt scannen“ entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. „Mein Büro 2010“ speichert Scans im schlanken und vielseitigen verwendbaren PNG-Format.

Sachkontoà Buchungskategorie

Sammelposten (GWG-Pool)Beim Abschreiben der sogenannten Sammelposten (selbst-ständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Wert zwischen 150 und 1.000 Euro) gehen Sie im Prinzip genauso vor wie bei der konventionellen Abschreibung: Sie wählen im Buchungsdialog des Zahlungsvorgangs die Bu-chungskategorie „Einkauf von Anlagevermögen“. Nach dem Mausklick auf „Neues Anlagengut definieren“ entscheiden Sie sich anschließend unter „Art des Anlagengutes“ für „485 - Geringwertige Wirtschaftsgüter 150 à bis 1000 à (Pool) ab 2008“.

ScannenIn den Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Eingabemasken fin-den Sie auf der Karteikarte à Dokumente ein unscheinbares, aber ausgesprochen nützliches Scan-Modul:

Mein Büro 2010

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holen Sie über den Menüpunkt à „Ansicht“ - „Spalten de-finieren“ in den Vordergrund: Dazu markieren Sie in der Aus-wahlbox „Anpassung“ die gewünschte Spalte und ziehen sie bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle der Tabelle. Auch Ihre „individuellen Felder“ können Sie auf diese Weise sichtbar machen. Auf das Erscheinungsbild von Geschäftsbriefen hat die Aufnahme zusätzlicher Spalten in die Tabellenansicht keinen Einfluss: Welche Spalten in Briefen unter welcher Bezeichnung angezeigt werden sollen, legen Sie im Bereich „Inhalte“ des à Briefpapier-Gestalters fest. Sie erreichen das komfortable und einfach zu bedienende Design-Modul über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Briefpapier gestalten“.

Spalten einblendenà Briefpapier

SpaltenbreiteDie Aussagekraft von Tabellen hängt nicht zuletzt von den auf den ersten Blick sichtbaren Inhalten der einzelnen Spalten ab. Bei den Tabellendarstellungen von „Mein Büro 2010“ können Sie daher nicht nur die benötigten à Spalten definieren, son-dern auch deren Breite wahlweise automatisch bestimmen

Seitenumbruchà Positionsart

SortierenSämtliche Stammdaten-Tabellen lassen sich per Mausklick auf die Spaltenüberschrift nach der betreffenden Spalte sortieren. Die normalerweise chronologisch geordnete Rechnungsliste sortieren Sie auf diese Weise zum Beispiel blitzschnell nach dem Zahlungsstatus. Über den à Gruppierungsbereich und die à Filter lassen sich die Tabellen von Gruppierungsbereich „Mein Büro 2010“ bei Bedarf sogar noch aussagekräftiger ordnen und gliedern. Wenn Ihnen auch das noch nicht ge-nügt, stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten des à Exports zur Verfügung, mit denen Sie das Zahlenmaterial zum Beispiel blitzschnell nach à MS Excel weiterreichen, um es dort wei-ter auszuwerten.

Spalten definierenAus Gründen der Übersichtlichkeit werden in den Tabellen-ansichten von „Mein Büro 2010“ nicht immer alle Vorgangs- und Stammdaten automatisch angezeigt. Fehlende Felder

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dann legen Sie im Splittbereich über die Schaltfläche „Neu“ zwei verschiedene neue (Teil-)Ausgaben an: Den Bruttobetrag von 56 Euro ordnen Sie den Kfz-Kosten zu, den einen privaten Euro der neutralen Kategorie „nicht betriebsrelevant“:

Ausgaben müssen im Splittbereich grundsätzlich mit negati-vem Vorzeichen kenntlich gemacht werden. Achten Sie au-ßerdem bitte darauf, dass die vorgeschlagenen Steuersätze auf den jeweiligen Einzelfall zutreffen.

lassen („Ansicht“ - „Automatische Spaltenbreite“) und / oder die Breite per Maus eigenhändig auf Ihre Informationsbedürf-nisse hin anpassen.

Die optimale Breite stellen Sie per Doppelklick auf die linke oder rechte Spaltenbegrenzung ein. Sie können aber auch beliebige andere Abmessungen erzeugen, indem Sie das Be-grenzungs-Symbol mit der linken Maustaste festhalten und die gewünschte Breite durch Ziehen nach links oder rechts einstellen.

SplittbuchungDie weit überwiegende Anzahl von Zahlungsvorgängen lässt sich im Handumdrehen der passenden à Buchungskategorie zuordnen. In manchen Fällen setzt sich eine Einnahme oder Ausgabe aber auch aus mehreren verschiedenen Positionen zusammen. Denken Sie nur an den per EC-Karte bezahlten Tankstellenbeleg, auf dem zusätzlich zum Benzin noch ein Schokoriegel auftaucht, der nun einmal keine Betriebsausga-be darstellt.

Für solche Fälle stellt das Dialogfenster „Zahlungen“ in der Kategorien-Liste den Auswahlpunkt „Splittbuchungen“ bereit: Angenommen von den 57 Euro des Tankstellenbelegs ent-fallen 56 Euro auf Benzin und 1 Euro auf den Schokoriegel,

Mein Büro 2010

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Dienstleistungen Ihres Sortiments) und

n weiteren wichtigen Unternehmens-Informationen sowie Programmeinstellungen (à „Meine Firma“, à „Anlagen-verzeichnis“, à „Zahlungsbedingungen“, à „Lieferbedin-gungen“ oder auch à Textbausteine und Vorlagen“),

Statt über die Menüleiste können Sie die wichtigsten „Stamm-daten“ auch über den gleichnamigen Arbeitsbereich in der Navigationsleiste aufrufen. Eine Hauptrolle im Tagesgeschäft spielen die à Tabellenansichten der Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten. Mit den übrigen Stammdaten-Ein-gabebereichen haben Sie hingegen meist nur bei der anfängli-chen Programmeinrichtung oder am Jahresende zu tun.

Stammdaten-ListenÜber den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Stammdaten-Listen“ können Sie sich die wichtigsten Inhalte Ihrer Kunden-, Lie-feranten- und Artikeldatenbanken sowie das à Anlagen-verzeichnis in optisch ansprechender und gut lesbarer Form anzeigen und ausdrucken lassen.

Statistik

Stammdaten

Über den Menüpunkt „Stammdaten“ haben Sie Zugriff auf die zentralen Datenbestände Ihres Unternehmens, geordnet nach ...

n Ihren Geschäftspartnern (à Kunden, à Lieferanten und à Mitarbeitern),

n Ihren à „Artikeln“ (das sind die einzelnen Waren und

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Ihrer Kunden gefährdet. Außerdem benötigt das Programm, um Ihre Steuererklärungen, à Umsatzsteuervoranmeldun-gen und à Dauerfristverlängerungen ans über die à Elster-Schnittstelle ans Finanzamt übermitteln zu können.

Eingetragen werden diese Angaben im Menü „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Firmendaten“ im Bereich „Firmenangaben“. An welcher Stelle Ihres Briefbogens die Steuernummer dru-cken ausgegeben werden soll (z. B. Adressblock oder Fußzeile), legen Sie mithilfe des à Briefpapier-Gestalters fest.

Steuer-AuswertungenMit „Mein Büro 2010“ drucken Sie formgerechte à Einnah-menüberschussrechnungen und à Umsatzsteuererklärungen direkt auf die amtlichen Formulare. Falls erforderlich können Sie außerdem Ihren Antrag auf à „Dauerfristverlängerung“ sowie à die „Zusammenfassende Meldungen“ über innerge-meinschaftliche Warenlieferungen oder Dreiecksgeschäfte zu Papier bringen. Ihre

à Umsatzsteuervoranmeldungen übermitteln Sie mithilfe der eingebauten à Elster-Schnittstelle direkt an den Online-Server des Finanzamts. Sie finden die Steuer-Auswertungen im Bereich „Finanzen“. Dort steht Ihnen auch der praktische à Pendelordner zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie im Hand-

Wenn Sie Angaben über den Absatz und den Umsatz einzelner Kunden bzw. Artikel oder auch die Zahl der Bestellvorgänge, den Bestellwert und die Pünktlichkeit Ihrer Lieferanten benö-tigen, sollten Sie in den Eingabemasken Ihrer à Stammdaten einmal einen Blick auf die à Karteikarte „Statistik“ werfen: Dort finden Sie die genannten Informationen in komprimierter Form.

StatusanzeigeIn den à „Vorgänge“-Tabellen und den dazugehörigen à Details-Ansichten finden Sie am linken Zeilenrand farbige Symbole, die Auskunft geben über den aktuellen Status der einzelnen Angebote, Rechnungen und Bestellungen. Die an die Ampelfarben angelehnte Symbolik erschließt sich in vielen Fällen auf den ersten Blick. Außerdem können Sie die Bedeu-tung der Markierungen am unteren Seitenrand im Klartext ablesen.

SteuernummerWenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und Rechnungen an Geschäftskunden schicken, müssen Sie Ihre persönliche Steu-ernummer oder Ihre à Umsatzsteueridentifikationsnummer auf Ihre Rechnung drucken. Ansonsten ist der Vorsteuerabzug

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finden die Tabellen-Auswertungen im Arbeitsbereich „Aus-wertungen“. Sie basieren auf den Datenbanken „Kunden“, „Lieferanten“, „Artikel“, „Briefe“, „Angebote“, „Rechnungen“, „Bestellungen“, „Zahlungszuordnungen“, Kunden“, „Preise“, „Artikelverwendungen“ und „Buchungssätze“.

Sowohl die Abfragedefinitionen als auch die Seitengestal-tung Ihrer selbst erstellten Tabellen-Auswertungen können Sie abspeichern und bei späterem Bedarf erneut aufrufen. Im Abschnitt „Oberflächlich betrachtet“ werden die Grundlagen der vielseitig verwendbaren Tabellen-Auswertungen unter der Überschrift „Tabellen auswerten und dauerhaft speichern!“ ausführlich vorgestellt.

Terminà Kalender

Textbausteine„Mein Büro 2010“ stellt Ihnen zahlreiche Textbausteine und Vorlagen zur Verfügung, mit deren Hilfe Ihre optisch anspre-chend gestalteten Druckvorlagen schnell mit passenden In-halten gefüllt werden. Im „Briefe“-Modul rufen Sie die vor-bereiteten Inhalte über ein Drop-down-Menü auf, das Sie sowohl im Dialogfenster „Brieftext bearbeiten“ als auch im

umdrehen Ihre elektronischen Buchungsunterlagen an Ihren Steuerberater übermitteln.

Suche(n)Über das Lupen-Symbol am rechten oberen Rand der Stamm-daten-Tabellen blenden Sie das Eingabefeld „Suchen nach“ ein. Über das Drop-down-Menü „In Spalte“ legen Sie fest, welcher Bereich des Datenbestands durchforstet werden soll. Das neue Suchfeld in der Menüleiste des Programmfensters ermöglicht Ihnen eine feldübergreifende à Volltextsuche in Ihren Kunden- und Lieferantendaten. Die Volltextsuche lässt sich auch über den gleichnamigen Link in der Suchleiste der Kunden- und Lieferantentabellen starten.

Tabellenansichtenà Ansicht

Tabellen-AuswertungenDie flexiblen Tabellen-Auswertungen von „Mein Büro 2010“ kombinieren die Vorteile flüchtiger Suchaufträge, Datenfilter und Gruppierungen aus den normalen Tabellenansichten mit dem Komfort und den optischen Gestaltungsmöglichkeiten der programmeigenen Listen, Berichte und Auswertungen. Sie

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gebote“, „Rechnungen“, „Mahnungen“, „Briefe“ und „Bestel-lungen“ verteilt. Zudem finden Sie in diesem Dialogfenster die à Karteikarte „Anschriftformate“: Darin sind fünf unter-schiedliche DIN-Formate hinterlegt, die in den Anschriftfel-dern sämtlicher Geschäftsbriefe zur Verfügung stehen.

Sobald Sie den Cursor in das Feld „Einleitungstext“ bzw. „Schlusstext“ stellen, erkennen Sie, dass Sie dort nicht nur schlichten Text eingeben können, sondern Zugriff auf die Inhalte ausgewählter Datenbankfelder haben („Variablen“) sowie „Bedingungen“ für die Wahl bestimmter Textelemen-

Register „Eingabemaske“ finden:

Mit Ausnahme von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen können Sie Ihre auf Vorlagen und Textbausteinen beruhen-den Geschäftsbriefe problemlos von Hand nacharbeiten. Falls Sie die Textvorschläge von „Mein Büro 2010“ inhaltlich oder stilistisch auf Ihren eigenen Bedarf zuschneiden, zusätzliche anlegen oder vorhandene zum Standard-Vorschlag machen wollen, wählen Sie den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Text-bausteine und Vorlagen“.

Die vorhandenen Vorlagen sind auf die à Karteikarten „An-

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beliebigen anderen Stelle einen manuellen Seitenwechsel (mit automatischem Übertrag am Seitenende) erzwingen. Für die Addition ausgewählter Positionspreise sorgen Sie durch die à Positionsart „Zwischensumme“.

ÜberweisungFalls Sie ein à Online-Banking-Konto eingerichtet haben, können Sie selbstverständlich auch Ihre bargeldlosen Bezahl-vorgänge mit „Mein Büro 2010“ abwickeln. Dafür steht unter „Finanzen“ der separate Programmbereich „Überweisung“ zur Verfügung:

te vorgeben können. Auf diese Weise können Sie komplexe Brief-Bausätze basteln, die je nach Adressat zur passenden Leseransprache führt.

Per Mausklick auf die Schaltfläche „<F4> Text für E-Mailver-sand“ schließlich öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie den Standardtext für den E-Mailversand von Rechnungen vorge-ben. Dort können Sie auf dieselben Platzhalter zugreifen, die Ihnen auch in den Einleitungs- und Schlusstexten der klassi-schen Korrespondenzarten zur Verfügung stehen.

Trennlinieà Positionsart

Überschriftà Positionsart

ÜbertragBei umfangreichen Vorgängen legt Mein Büro am Seite-nende und auf der Folgeseite automatisch einen Übertrag an - Zwischensumme inklusive. Mithilfe der à Positionsart à „Seitenumbruch“ können Sie können aber auch an einer

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rungsaufgaben, die mit diesem Vorgang verbunden sind: Sobald der Vorgang auf dem elektronischen Kontoauszug auftaucht, weiß das Programm, wie er steuerlich zu be-handeln ist.

n Falls es sich um eine Überweisung handelt, die so oder so ähnlich häufiger vorkommt, setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Daten als Vorlage speichern“. Wenn Sie die nächste Überweisung an denselben „Begünstigten“ ausfüllen, rufen Sie die gespeicherten Angaben über den Link „aus Vorlage übernehmen“ ab. Sie brauchen dann nur noch den Betrag einzugeben und ggf. den Buchungstext zu aktualisieren.

Abbuchungsaufträge und Einzugsermächtigungen beschleunigen den Ausgleich à „Offener Posten“ er-heblich. Ab der Pro-Version verfügt „Mein Büro 2010“ daher über ein Lastschrift-Modul. Die Beschreibung dieser praktischen Zusatzfunktionen finden Sie im Ka-pitel „Das Profi-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.

Lastschriften als Inkasso-Turbo

Die Handhabung ist wesentlich einfacher und schneller als das Ausfüllen eines Papierbelegs - und bietet darüber hinaus zwei nützliche Zusatzfunktionen:

n Im Feld „Kategorien“ ordnen Sie gleich eine à Buchungs-kategorie zu und passen, falls erforderlich, den Vorsteu-ersatz („Steuerschlüssel“) an. Auf diese Weise erledigen Sie mit ein, zwei Mausklicks alle erforderlichen Buchfüh-

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ervoranmeldungen des laufenden Jahres eine abschließende Jahres-Umsatzsteuererklärung. Die reichen Sie im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung zusammen mit Ihrer à Ein-nahmenüberschussrechnung und dem à Anlagenverzeichnis beim Finanzamt ein.

Mit „Mein Büro 2010“ drucken Sie Ihre jährliche Umsatz-steuererklärung ganz bequem auf das amtliche Formular. Sie finden den Vordruck im Bereich „Finanzen“ unter den „Steuer-Auswertungen“:

Sie wählen lediglich das Buchungsjahr und lassen dann die erforderlichen Daten „aus Buchungen ermitteln“. Falls Sie die Formularfelder ausnahmsweise manuell ausfüllen möchten, steht Ihnen alternativ die Option „Nicht aus Buchungen er-mitteln“ zur Verfügung. Nachdem Sie den ausgefüllten Vor-druck am Bildschirm überprüft haben, können Sie Ihre Steu-ererklärung drucken und ans Finanzamt schicken. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Umsatzsteuererklärung über die eingebaute Elster-Schnittstelle online an den Finanzamtsser-ver zu übermitteln. Dafür benötigten Sie eine Internetverbin-dung.

Umsatzà Allgemeine Geschäftsentwicklung

Umsätze abrufenà Online-Banking

UmsatzsteuerUmsatzsteuer ist die unter Geschäftsleuten übliche Be-zeichnung für die Mehrwertsteuer. Anders als ein Verbrau-cher braucht sich ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer bei seinen betrieblichen Einkäufen keine Gedanken um den Mehrwertsteuer-Anteil zu machen: Er zieht ihn als sogenann-te Vorsteuer von seinen eigenen Umsatzsteuer-Einnahmen ab. Bei Licht betrachtet nehmen Sie als Unternehmer oder Freiberufler dem Finanzamt damit also „nur“ die Arbeit des Steuereintreibens ab. Getragen wird die Steuerlast letztlich immer von den Endverbrauchern. Die Arbeit haben jedoch Sie damit: Einmal pro Monat oder Vierteljahr verlangt der Fiskus von Ihnen eine à Umsatzsteuervoranmeldung.

Umsatzsteuererklärung Am Ende des Jahres erstellen Sie auf Basis der Umsatzsteu-

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ernummer ist bei vielen Freiberuflern und Kleinunternehmern identisch mit der persönlichen Steuernummer. Deren Veröf-fentlichung ist für diese Personengruppe unter Datenschutz-gesichtspunkten also nicht unbedingt empfehlenswert.

Bei „Mein Büro 2010“ geben Sie die beiden Steuernummern unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Firmendaten“ ein. Welche Steuernummer auf Ihre Geschäftsbriefe gedruckt werden soll, legen Sie fest, wenn Sie Ihr à Briefpapier ge-stalten.

UmsatzsteuervoranmeldungIm Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung teilen Sie dem Finanzamt mit, ...

n wie hoch im vorangegangenen Monat bzw. Vierteljahr Ihre Umsatzsteuereinnahmen waren und

n wie viel Vorsteuern Sie bezahlt haben.

Die ermittelte Differenz stellt die Umsatzsteuer-Zahllast dar, die Sie unaufgefordert ans Finanzamt überweisen müssen. Da die eingenommene Umsatzsteuer in Ihren Umsatzerlösen und die bezahlte in Ihren Betriebsausgaben enthalten sind, hän-gen die Buchungen für die Umsatzsteuermeldung ganz eng mit der à Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zusammen, die Sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung vorlegen

Umsatzsteuer- identifikationsnummerDie Umsatzsteueridentnummer war ursprünglich nur für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU gedacht. Inzwischen leistet sie aber auch Unternehmern gute Dienste, die gar nichts mit Auslandskunden oder -lieferanten zu tun haben: Die Kennung stellt nämlich einen vollwertigen Ersatz für die finanzamtsbezogene Steuernummer dar. Diese Steu-

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müssen. Obwohl die EÜR erst am Jahresende fällig ist, muss sie von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen also ständig auf dem Laufenden gehalten werden.

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Nicht vergessen: Zugleich mit der Voranmeldung ist die Differenz aus eingenommener und gezahlter Um-satzsteuer (die sogenannte Umsatzsteuer-Zahllast) fällig. Sofern das Finanzamt keine Einzugsermächti-gung für Ihr Bankkonto hat, müssen Sie ohne weitere Aufforderung eine à Überweisung auf den Weg brin-gen. Falls Sie ausnahmsweise mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen haben, bekommen Sie Ihr Guthaben (den Umsatzsteuer-“Überhang“) dafür aber umgekehrt auch anstandslos erstattet.

Meldung = Zahlung!

Unternehmer-WikiDas „Unternehmer-Wiki“ von „Mein Büro“ ist ein praxisnaher Werkzeugkasten für Unternehmer, Freiberufler, Angestellte mit Nebenerwerb, Gründer, Geschäftsführer, Kaufleute und alle anderen Interessierten. Initiator ist die Buhl Data Service GmbH, die auch die technische Infrastruktur für dieses Projekt bereitstellt. Die Artikel werden von freien Autoren verfasst. Gute Autorinnen und Autoren, die ihr Praxis-Wissen mit an-

Zum Glück erledigen Sie mit „Mein Büro 2010“ all das in ei-nem Aufwasch: Während Sie eine Einnahme oder Ausgabe auf Ihrem à Bankkonto, im à Kassenbuch oder auch in der Rechnungs-Übersicht einer à Buchungskategorie zuordnen, legen Sie nämlich gleichzeitig den Steuersatz fest. Das ge-schieht normalerweise sogar automatisch. Sie sollten beim à Zuordnen nur darauf achten, ob der voreingestellte Steuersatz im Einzelfall auch genauso auf der Rechnung ausgewiesen ist. Durch einen einzigen Buchungsvorgang teilen Sie „Mein Büro 2010“ mit, welcher Teil einer Zahlung für die Einkommensteu-er wichtig ist und welcher für die Umsatzsteuer:

Wenn die nächste Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, ru-fen Sie das Formular über den Menüpunkt à „Finanzen“ à „Steuervordrucke“ auf. Nachdem das Programm den Vordruck automatisch mit den ermittelten Daten gefüllt hat, drucken Sie ihn aus - oder schicken die Daten gleich per à Elster-Schnittstelle auf elektronischem Weg ans Finanzamt.

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Wichtig: Sofern die allgemeinen Mengenrabatte günstiger sind als die Einzelkundenpreise, müssen Sie bei den betreffen-den Kunden gesonderte Mengenrabatte einrichten.

deren teilen möchten, sind jederzeit willkommen. Sie finden die Frage- und Antwortsammlung im Internet unter http://www.unternehmerwiki.de.

Verkauf

à Office Heute

Verkaufspreise

Mit „Mein Büro 2010“ können Sie Ihre Verkaufspreise bequem nach Kunden und / oder Abnahmemengen differenzieren. Da-mit Sie das nicht von Fall zu Fall beim Anlegen von Angeboten oder Rechnungen per Hand erledigen müssen, gibt es in den Artikel-Stammdaten die à Karteikarte „Preise“: Dort legen Sie die „Verkaufspreise für diesen Artikel“ fest: Vorbereitet ist immer ein Stückpreis für alle Kunden. Über die Schaltfläche „Neue Zeile einfügen“ ergänzen Sie zusätzliche Kriterien. So legen Sie Sonderpreise für bestimmte Kunden oder Abnah-memengen fest:

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lassen.VerrechnungskontoMit „Mein Büro 2010“ können Sie ein à Kassenbuch und à Bankkonten führen - müssen es aber nicht. Wenn Sie ohne echte Finanzkonten arbeiten wollen, benötigt das Programm für seine interne Logik ein virtuelles Konto. Diese Funktion übernimmt das Verrechnungskonto. Sie finden es im Bereich à Finanzen. Die à Zuordnung von à Buchungskategorien funktioniert genauso wie beim à Kassenbuch oder einem à Offline-Konto.

VorgängeIm Arbeitsbereich „Vorgänge“ erstellen, bearbeiten und über-wachen Sie à Angebote, à Rechnungen und à Bestellun-gen.

VerwendungSie können Ihre Einnahmen und Ausgaben nicht nur den steu-erlichen à Buchungskategorien sowie à „Kosten- und Er-lösarten“ zuordnen, sondern auch „Verwendungen“ zuweisen:

Damit ordnen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben bei Bedarf bestimmten Produkten, Dienstleistungen oder einzelnen Pro-jekten zu. Deren Erfolg können Sie sich jederzeit unter „Aus-wertungen“ - „Kosten/Verwendungen“ detailliert anzeigen

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Vorgangsbezogene TextpassageIn der Artikel-Datenbank von „Mein Büro 2010“ ordnen Sie bei Bedarf ein und demselben Artikel je nach Vorgangsart unterschiedliche Artikelbeschreibungen zu. Auf diese Weise verwenden Sie zum Beispiel in Ihren Angeboten ausführliche, werbewirksame Artikelbeschreibungen und in Ihren Rechnun-gen ganz schlichte Positionstexte.

Um diesen Vorgang zu automatisieren, tragen Sie im Arbeits-bereich „Stammdaten“ - „Artikel“ unter „Artikelbeschreibung“ von vornherein mehrere Textalternativen ein. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Vorgangsbezogene Textpassage“ fügen Sie Start- und Stopp-Marken („Tags“) ein, durch die jeweils Beginn und Ende des Angebots-, Rechnungs- und / oder Be-stelltextes markiert sind (z. B. „[Angebot] Text für Angebote [/Angebot]“ oder [Rechnung] Text für Rechnungen [/Rech-nung]“). Den Platzhalter „Text für Angebote / Rechnungen / Bestellungen“ ersetzen Sie anschließend durch die Formu-lierungen, die das Programm bei dem betreffenden Artikel je nach Vorgangsart als Positionstext verwenden soll:

Volltextsuche

Das neue Suchfeld in der Menüleiste am oberen rechten Rand des Programmfensters („Suche Kunde/Lieferant: Suchbegriff hier eingeben“) ermöglicht Ihnen jederzeit die blitzschnelle Volltextsuche in den wichtigsten Feldern Ihrer Kunden- und Lieferantendaten (Kunde, Vorname, Nachname, Straße, Ort). Die praktische Mein-Büro-Suchmaschine findet dabei beliebi-ge Textketten - ganz gleich, an welcher Stelle des Feldinhaltes sie enthalten sind:

Sie können die bequeme Volltextsuche auch über den gleich-namigen Link im Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Kunden“ bzw. „Lieferanten“ aufrufen. Die dort untergebrachte feldbe-zogene à Suche bietet weitere Recherchemöglichkeiten (z. B. Suche nach Kundennummern, Postleitzahlen oder Telefon-nummern).

Tipp: Wird die Suchleiste oberhalb Ihrer Kunden- oder Lie-ferantentabelle nicht angezeigt, blenden Sie sie mit einem Mausklick auf das Lupensymbol ein.

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ZahlungsbedingungenNiemand verlangt von Ihnen, dass Sie ein komplettes vier-stufiges Mahnverfahren durchlaufen. Unter „Stammdaten“ - „Zahlungsbedingungen“ passen Sie die Voreinstellungen des Programms ganz genau an Ihren persönlichen Mahnstil an:

Auch die Textbausteine der einzelnen Mahnstufen können Sie an Ihre eigenen Vorstellungen anpassen: Per Mausklick auf

Vorlagenà Textbausteine

Vorsteuerà Umsatzsteuer

Zahlungen Bank / KasseDie Bewegungen auf Ihren Geldkonten überwachen Sie im Bereich à „Finanzen“ - „Zahlungen Bank / Kasse“. Falls Sie kein à Bankkonto oder à Kassenbuch eingerichtet haben, werden die Buchungsvorgänge auf dem à Verrechnungskon-to aufgezeichnet.

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dass der richtige Steuersatz angezeigt wird. Sollte die korrekte Buchung auf diesem Weg nicht möglich sein, öffnen Sie das Dialogfenster „Zahlung“ per Doppelklick auf den Listeneintrag und nehmen die Zuordnung in der Kategorien-Liste vor. Falls Sie beim Zuordnen eine Buchungskategorie vermissen, klicken Sie auf „Weitere“ am unteren Ende der Kategorien-Liste.

den gleichnamigen Link öffnen Sie die Karteikarte „Mahnun-gen“ im Textbaustein-Editor. Sie finden diesen Eingabedialog aber auch im Menü „Stammdaten“ - „Textbausteine u. Vorla-gen“ im Register „Mahnungen“.

ZahlungserinnerungJede à Mahnung ist eine Zahlungserinnerung - und umge-kehrt. Die Mahnung vor der „1. Mahnung“ heißt unter Ge-schäftsleuten traditionell „Zahlungserinnerung“. Von rechtli-cher Bedeutung ist jedoch weder die Bezeichnung noch die Anzahl der einzelnen Mahnstufen. Weitere Einzelheiten fin-den Sie unter dem Stichwort à Mahnung.

ZuordnenEine ganz besonders schnelle und bequeme Art der Buchfüh-rung ermöglicht „Mein Büro 2010“ mit dem Kontextmenü-Befehl „Zuordnen“: Ein Rechtsklick auf einen Zahlungsvor-gang eines Geldkontos genügt und schon können Sie die passende à Buchungskategorie zuweisen. Dabei sind nur die Untermenüs aktiv, die auf den jeweiligen Vorgang zutreffen:

Bitte achten Sie bei dieser Buchführungs-Abkürzung darauf,

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zuordnen“ eingeblendet, über die Sie Ihr Anlagenverzeichnis öffnen und das „neue Anlagengut definieren“ können:

Unter dem Stichwort à „Abschreibungen“ wird das Buchen neuer Vermögensbestandteile Schritt für Schritt erklärt.

Falls Sie feststellen, dass Ihnen bei einer Zuordnung ein Fehler unterlaufen ist, stellt auch das keinen Bein-bruch dar: Sie öffnen den betreffenden Zahlungsvor-gang, wählen in der Kategorien-Liste die richtige à Buchungskategorie und schließen die Korrektur per Mausklick auf „<F11> OK“ ab. Stornobuchungen und ähnliche buchhalterische Feinheiten kennt „Mein Büro 2010“ nicht. Die erwartet das Finanzamt bei der à Einnahmenüberschussrechnung aber auch gar nicht. Warum also umständlich, wenn es auch einfach geht!?

Zuordnungen korrigieren

Einen wichtigen Sonderfall beim Zuordnen stellen die à Abschreibungen dar: Angenommen, Sie kaufen ein neues Notebook. Unter „Finanzen“ taucht der Bezahlvorgang dann als Ausgabe auf Ihrem à Bankkonto oder im à Kassenbuch auf. Da Sie den Kaufpreis im laufenden Jahr nur teilweise als Betriebsausgabe geltend machen dürfen, können Sie ihn nicht kurzerhand einer Ausgabenkategorie zuordnen. Stattdessen wählen Sie den Eintrag „Einkauf von Anlagenvermögen“ in der Kategorien-Liste. Daraufhin wird die Schaltfläche „Anlage

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Zuordnungs-AssistentDer Zuordnungs-Assistent beschleunigt das „Buchen“ mehre-rer Zahlvorgänge hintereinander weg. Bei einem Online-Konto bietet der Assistent seine Dienste sogar ganz von selbst an: Sobald die Funktion „Umsätze abrufen“ abgeschlossen ist, öff-net sich automatisch das Dialogfenster

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Zusammenfassende MeldungFalls Sie Waren ins EU-Ausland exportieren, müssen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Quartals eine „Zusammenfassende Meldung“ abgeben. Auf dem amtlichen Formular machen Sie Angaben über die Umsatzsteueridentifikationsnummern Ihrer Geschäftspartner, die erzielten Umsätze und eventuelle „Dreiecksgeschäfte“. Sie finden den Vordruck unter „Finanzen“ - „Steuer-Auswertun-gen“:

„Zahlung“. Darin ist bereits der erste noch nicht zugeordne-te Zahlungsvorgang geöffnet. Außerdem findet sich in vielen Fällen bereits ein Vorschlag für eine passende à Buchungska-tegorie. In folgendem Zahlungsbeispiel hat das Programm aus dem Zahlungsempfänger, dem Online-Buchhändler „Ama-zon“, gefolgert, dass es sich um den Kauf von Zeitschriften oder Büchern gehandelt hat:

Wenn Sie den Vorschlag übernehmen wollen, klicken Sie auf „<F10> Nächster“ und schon können Sie den folgenden Vor-gang zuordnen: Einfacher und schneller geht Buchführung wirklich nicht!

Fehlt ein Zuordnungs-Vorschlag oder passt er nicht auf den Vorgang, klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschlag ver-werfen“ und wählen die richtige Buchungskategorie aus der üblichen Kategorien-Liste. Auch diese Prozedur ist im Hand-umdrehen erledigt. Sie können den Zuordnungs-Assistenten jederzeit abbrechen und ihn bei nächster Gelegenheit über das Kontextmenü, die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ oder <F5> wieder aufrufen und Ihre Buchungen fortsetzen.

264


n verwaltet Kundenrabatte und Kundenlimits,

n lässt artikelbezogene Rabattsperren zu,

n unterscheidet zwischen Rechnungs- und Lieferadressen von Kunden,

n unterstützt die „Soll-Versteuerung“,

n enthält eine konfigurierbare Datev-Schnittstelle für die reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und zur zielgerichteten Datenübergabe an eine externe Finanzbuchhaltung,

n ermöglicht das Zusammenfassen mehrerer Kunden zu ei-nem übergeordneten „Debitorenkonto“,

n erlaubt die Überwachung mehrerer Online-Konten,

n erlaubt Lastschriften und

n enthält ein praktisches „Zeitplan“-Modul, mit dessen Hil-fe Sie auch bei größeren Projekten den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit der anfallenden Aufgaben behalten.

Abgerundet wird der erweiterte Funktionsumfang durch deut-lich mehr Flexibilität bei der Dokumenten-Gestaltung: Der mächtige „Vorlagen-Designer“ lässt Ihnen völlige freie Hand - sowohl bei der äußeren Form als auch den Inhalten Ihrer Geschäftsdokumente.

Das Profi-Büro

Das Leistungsspektrum von „Mein Büro 2010“ ist auf die Praxis von kleinen Un-ternehmen, Selbstständigen und Frei-beruflern zugeschnitten, die keine oder nur geringe kaufmännische Kenntnisse haben. Mit „Mein Büro 2010 Professio-nal“ bieten wir erfahrenen Anwendern eine Programmversion mit einem deut-lich erweiterten Funktionsumfang. Mit dessen Hilfe erledigen Sie anspruchsvolle betriebliche Herausforderungen und lösen knifflige Buchungsfragen. Falls Sie sich nachträglich für die Pro-Version entscheiden, wird der Kaufpreis der Basisversion in voller Höhe angerechnet.

Die wichtigsten Zusatzfunktionen im Überblick: „Mein Büro 2010 Professional“ ...

n ist mandantenfähig und erlaubt so die getrennte Verwal-tung von bis zu drei eigenständigen Unternehmen, Betrie-ben oder Filialen,

n stellt eine erweiterte Auftragsverwaltung zur Verfügung mit separaten Auftragsbestätigungen, Überwachung von Lieferterminen, Teil- und Sammelrechnungen etc.,

Mein Büro 2010

265


n Oder Sie erstellen in der Basisversion eine komplette Da-tensicherung (inklusive aller Einstellungen und gespei-cherten Dokumente) und übernehmen Ihre bisherigen Daten anschließend über den Menüpunkt „Datei“ - „Da-ten wiederherstellen ...“ in die Pro-Version.

Oberflächlich betrachtet: Die ProgrammbereicheDie Systemvoraussetzungen und die Installation von „Mein Büro 2010 Professional“ sind grundsätzlich identisch mit de-nen der Basisversion. Auch bei der Bedienung gibt es kaum Unterschiede. Mit einer kleinen Ausnahme in der Menüleiste und der Navigationsleiste: Gegenüber der Basisversion ist der Arbeitsbereich „Vorgänge“ erweitert worden:

Zusätzlich zu den Vorgangsarten „Angebote“, „Rechnungen“ und „Bestellungen“ finden sich in der erweiterten Auftrags-verwaltung die Module „Aufträge“ und „Lieferscheine“.

Geringfügige Abweichungen gegenüber der Mein-Büro-Basisversion gibt es darüber hinaus an folgenden Stellen der Professional-Version:

Wenn Sie bereits mit der Basisversion von „Mein Büro 2010“ gearbeitet haben, übernehmen Sie Ihre Daten-bestände mit wenigen Mausklicks:

n Entweder Sie lassen sich schon während des In-stallationsvorgangs vom „Setup-Assistenten“ Schritt für Schritt bei der Übernahme Ihrer bishe-rigen Daten unterstützen.

Nahtloser Umstieg

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Mein Büro 2010 Profi-Funktionen von A bis Z

n Im „Office“-Bereich ist das zusätzliche „Zeitplan“-Modul untergebracht.

n Der Wechsel zwischen verschiedenen Datenbeständen erfolgt über den zusätzlichen Menüpunkt „Datei“ - à „Mandant“.

n Im „Stammdaten“-Menü finden Sie den neuen Eintrag à „Vorlagen-Designer“ und der Menüpunkt à „Finanz-buchhaltung“ ist um die Unterpunkte „DATEV“ und „Dia-mant/2 Einstellungen“ erweitert.

n Der Menüpunkt „Finanzen“ schließlich ist um die Funkti-on à „Fibu-Export“ ergänzt worden.

Auf alle anderen Zusatzfunktionen greifen Sie direkt aus den Dialog-Fenstern und Kontextmenüs zu, die Sie bereits aus der Basisversion kennen.

Bitte beachten Sie:

Diese Bedienanleitung basiert auf dem Software-Stand zum Zeitpunkt der Drucklegung. Eine aktuelle Fassung kön-nen Sie jederzeit als PDF-Datei über den Menüpunkt „Hil-fe“ - „Bedienanleitung öffnen“ aufrufen. Die PDF-Version enthält auch die Beschreibung der Mittelstandsversion von Mein Büro 2010.

Mein Büro 2010

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Profi-Funktionen von A bis Z

Profi-Funktionen von „A“ wie „Auftrag“ bis „Z“ wie „Zeitplan“

Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen die zusätzlichen Leistungsmerkmale von „Mein Büro 2010 Professional“ in lexikalischer Form vor. Alle übrigen Programmfunktionen sind im Abschnitt „Mein Büro 2010 von ‚A‘ wie ‚Abschreibung‘ bis ‚Z‘ wie ‚Zuord-nungs-Assistent‘“ beschrieben.

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Für die Umwandlung eines bestehenden Angebots ...

n wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Vorgänge“ - „Ange-bote“,

n markieren das Ausgangs-Angebot und

n rufen die Funktion „in Auftrag umwandeln“ auf:

Sie finden den Befehl im Kontextmenü oder starten ihn über die Schaltfläche „<F3> Weitere Funktionen“. Nachdem Sie die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigt haben, wird der erzeugte Vorgang umgehend in der Druck- oder Maskenan-

Auftrag / Aufträge

Zusätzlich zu den schlichten „Auftragsbestätigungen“ der Basisversion verfügt „Mein Büro Professional 2010“ über die Möglichkeit, eigenständige Aufträge zu erstellen und deren Erledigung zu überwachen. Sie können wählen, ob Sie Auf-träge aus bereits vorliegenden Angeboten erzeugen oder Auf-träge komplett neu erstellen, ohne dass zuvor ein Angebot abgegeben worden ist.

Mein Büro 2010

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sicht „Aufträge erfassen / bearbeiten“ angezeigt:

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Sofern Sie mit dem Kunden Abweichungen gegenüber dem zugrunde liegenden Angebot vereinbart haben, ändern oder löschen Sie die betreffenden Positionen oder fügen neue ein. Per Mausklick auf „OK“ schließen Sie das Anlegen des Vor-gangs ab. Der neue Auftrag erscheint daraufhin unter einer separaten Auftragsnummer in der Vorgangsliste Ihrer „Auf-träge“. Dort erkennen Sie anhand der Ampelsymbole, ob der Auftrag ...

n noch „nicht geliefert“ (rot),

n „teilweise geliefert“ (gelb) oder

n bereits „komplett geliefert“ (grün) ist.

Sobald der Auftrag abgearbeitet ist, markieren Sie den betref-fenden Eintrag im Bereich „Vorgänge“ - „Aufträge“ und er-zeugen mithilfe des Kontextmenü-Befehls „<F4> Lieferschein / Rechnung erstellen...“ den dazu gehörigen Lieferschein und / oder gleich die Rechnung:

Dabei lässt Ihnen „Mein Büro 2010 Professional“ die Wahl,

n ob Sie eine schlichte „1:1-Verarbeitung“ wünschen (also alle Auftragspositionen auf einen Schlag liefern und / oder abrechnen) oder

Mein Büro 2010

271


n ob Sie sich für à „Teil- / Sammel-Lieferscheine“ und à „Teil- / Sammel-Rechnungen“ entscheiden: In dem Fall können Sie einzelne Auftrags-Positionen vorläufig aus Lieferungen und Rechnungen ausklammern und / oder Positionen aus anderen Aufträgen hinzufügen.

Ausländische KundenFalls Sie Kunden im Ausland haben, denen Sie keine Umsatz-steuer in Rechnung stellen müssen, öffnen Sie deren Daten-sätze unter „Stammdaten“ - „Kunden“, wechseln zum Register „Konditionen“ und aktivieren dort die Option „Dieser Kunde bekommt eine à „Netto-Rechnung“.

Datev-SchnittstelleBevor Sie einen à „FiBu-Export“ über die „Datev-Schnittstel-le“ vornehmen, müssen Sie ein paar grundlegende Parameter einstellen. Sie finden den Eingabe-Dialog unter „Stammda-ten“ - „Finanzbuchhaltung“ - „Datev-Einstellungen“:

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Die erforderlichen Informationen, insbesondere die Berater- und Mandantennummer, lassen Sie sich zu-vor von Ihrem Steuerberater geben. Damit Unbefugte während der Übermittlung an den Steuerberater keinen Zugriff auf die sensiblen Daten haben, sollten Sie Ihre Exportdateien mit einem Passwort verschlüsseln:

Über diese Grundeinstellungen hinaus legen Sie - am besten mit Unterstützung Ihres Steuerberaters - fest, welche Standard-konten beim à „Fibu-Export“ berücksichtigt werden sollen. Al-ternativ zum Datev-Format können Sie das Export-Format der „Diamant/2 Finanzbuchhaltung“ auswählen.

Standard-Fibu-Konten editieren„Mein Büro 2010 Professional“ basiert auf dem Stan-dardkontenrahmen „SKR03“. Je nach Art der Wei-terverarbeitung kann es erforderlich sein, die unter „Stammdaten“ - „Finanzbuchhaltung“ - „Standard-Fi-bu-Konten“ voreingestellten Debitoren-, Erlös-, Skon-to-, Gebühren- und Privat-Konten anzupassen:

Bitte beachten Sie: Unsachgemäße Änderungen an den Standardkonten können zu gravierenden Fehlern bei Ihren Jahresabschlüssen und Steuererklärungen füh-ren. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder Buchführungshelfer.

Tippww

Mein Büro 2010

273


to zuzuordnen (etwa weil Lieferungen oder Leistungen für mehrere verschiedene Filialen mit der Unternehmenszentrale abgerechnet werden), dann können Sie das richtige Konto un-ter „Stammdaten“ - „Kunden“ auf Kundenebene im Register „Konditionen“ einstellen:

Auf die von „Mein Büro 2010 Professional“ verwaltete Kun-dennummer hat diese Einstellung keine Auswirkungen.

Fibu-ExportWenn Sie die mit „Mein Büro 2010 Professional“ gebuchten Zahlungsvorgänge, Ausgangsrechnungen und sonstigen Bu-chungen an Ihren Steuerberater weiterleiten oder Ihre Daten-bestände eigenhändig mithilfe einer externen Finanzbuch-haltungs-Software weiterverarbeiten möchten, steht Ihnen im Menü „Finanzen“ ein flexibles „FiBu-Export“-Modul zur Verfügung:

Debitorenkonto„Mein Büro 2010“ verwaltet offene Posten und Kundenzah-lungen im Hintergrund auf sogenannten Debitorenkonten (= „Schuldnerkonten“). Normalerweise müssen Sie sich um die buchhalterischen Feinheiten des Forderungsmanagements nicht kümmern. Falls Ihre externe Finanzbuchhaltungs-Software die Angabe ganz bestimmter Debitorenkonten er-wartet oder es im Einzelfall erforderlich sein sollte, mehrere verschiedene Auftraggeber einem einzelnen Debitorenkon-

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träger auswählen: Dafür öffnen Sie die Dialogbox „Ordner su-chen“ per Mausklick auf das Ordnersymbol rechts neben dem „Export-Pfad“.

Mit „<F11> OK“ starten Sie den Exportvorgang. Anschließend können Sie die erzeugten Daten (z. B. „EV01“ „ED00001“) zur Weitergabe an Ihren Steuerberater oder Buchführungshelfer auf einen Datenträger kopieren oder sie eigenhändig in Ihre Finanzbuchführung übernehmen.

Sofern Sie die Option „im Anschluß Email mit Ex-portdateien zeigen“ aktivieren und im Feld „E-Mail-Empfänger“ die E-Mailadresse Ihres Steuerberaters oder Buchhalters angeben, fügt das Programm die erzeugten Exportdateien sogar gleich als Dateianhang in eine neue E-Mail ein. Falls Sie sich entscheiden, Ihre gesammelten Finanzdaten per E-Mail zu übermitteln, sollten Sie in den Grundeinstellungen der à Datev-Schnittstelle zuvor unbedingt ein Passwort festlegen. Teilen Sie dem Empfänger das Passwort auf keinen Fall per E-Mail mit, sondern am besten persönlich, per Post oder Telefon.

Nicht ohne (m)ein Passwort!

Standardmäßig nutzen Sie dabei das à Datev-Format. Falls nötig können Sie sich aber auch für das Export-Format der „Diamant/2 Finanzbuchhaltung“ entscheiden. Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum und den Umfang der benötigten Daten festgelegt haben, speichert „Mein Büro 2010 Professio-nal“ die Exportdateien im Ordner „FiBuExport“ des Programm-verzeichnisses. Sie können aber auch ein beliebiges anderes Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder einem externen Daten-

Mein Büro 2010

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KomplettrechnungWenn der Umfang Ihrer Lieferungen hin und wieder vom zugrunde liegenden Auftrag abweicht, und / oder wenn Sie Positionen aus unterschiedlichen Aufträgen zusammenfas-sen möchten, erstellen und drucken Sie mit „Mein Büro 2010 Professional“ im Handumdrehen à „Teil- / Sammellieferun-gen“. Bei den auf diese Weise erzeugten Lieferscheinen haben Sie wiederum die Möglichkeit, unterschiedlich umfangreiche Rechnungen zu erstellen („à Teil- / Sammelrechnungen“).

Über die Funktion „Komplettrechnung“ fasst das Programm hingegen alle Positionen aus unterschiedlichen Aufträgen und Lieferscheinen in einer übergreifenden Rechnung zu-sammen:

KundenlimitSo erfreulich Groß- und Folgeaufträge sein mögen: Sie ber-gen auch Gefahren. Das gilt vor allem dann, wenn vorherige Vorgänge noch nicht abgerechnet sind. Sofern das Zahlungs-verhalten eines Kunden in der Vergangenheit zu wünschen übrig ließ oder Sie Ihr Risiko aus anderen Gründen begrenzen möchten, können Sie unter „Stammdaten“ - „Kunden“ im Re-gister „Konditionen“ ein „Limit für offene Rechnungsbeträge“ vorgeben:

276


Die Anzeige erscheint nur in der Tabellenansicht neuer Vorgänge (das heißt im Register „Eingabemaske“). Die Druckansicht enthält keinen Hinweis auf die drohende Überschreitung eines Kundenlimits.

Druckansicht ohne Warnhinweise

KundenrabattZusätzlich zu den Rabatten in der Artikelverwaltung und der manuellen Eingabe von Nachlässen bei einzelnen Aufträgen, können Sie mit „Mein Büro 2010 Professional“ auch prozen-tuale Kundenrabatte festlegen. Sie nehmen die passenden Einstellungen bei jedem einzelnen Kunden unter „Stammda-ten“ - „Kunden“ im Register „Konditionen“ vor:

Das Kundenlimit hat reinen Informations-Charakter: Damit Sie in der Alltagshektik beim Erstellen von Angeboten, Auf-trägen, Lieferscheinen oder Rechnungen an die Obergrenze erinnert werden, blendet „Mein Büro 2010 Professional“ beim Anlegen neuer à Aufträge und Rechnungen das noch „ver-bleibende Kundenlimit“ ein. Ist das Limit bereits überschritten, werden Sie bereits beim Erfassen der Positionen durch einen rot blinkenden Warnhinweis („Überschreiten Kundenlimit ... Euro“) darauf aufmerksam gemacht:

Es ist Ihnen selbstverständlich unbenommen, sich im Einzelfall sehenden Auges über diese Warnung hinwegzusetzen.

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n die Höhe von Bankgebühren bei Rücklastschriften,

n die Anzahl erneuter Lastschrift-Versuche bei Rücklast-schriften,

n die Wartezeit bis zu einem erneuten Versuch sowie

n der Standardtext für die „Verwendungszweck“-Zeilen auf dem Lastschrift-Auftrag. Um den Verwendungszweck zu individualisieren, stehen Ihnen an dieser Stelle passende Variablen zur Verfügung (z. B. Kunden- und Rechnungs-nummer, Vorgangsdatum oder auch laufender Monat bzw. aktuelles Jahr). Per Mausklick auf die Schaltfläche „Vorschau“ kontrollieren Sie, ob Ihr Baustein zum ge-wünschten Ergebnis führt.

Außerdem legen Sie an dieser Stelle die Informationstexte über die Lastschrift-Konditionen fest, wie sie auf Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen auftauchen sollen:

Der im Feld „Voreingestellter Rabatt“ eingetragene Prozent-satz wird bei neuen Aufträgen vom Programm automatisch eingetragen. Sie können ihn aber nachträglich problemlos an-passen. Kundenrabatte gelten grundsätzlich für das gesamte Sortiment - es sei denn, Sie haben bei bestimmten Artikeln eine v „Rabattsperre“ verhängt.

LastschriftenLieferungen auf Rechnung sind gut - Lastschriften sind besser: Wenn Sie Ihre Kunden davon überzeugen, Ihnen eine schrift-liche Einzugsermächtigung oder einen Abbuchungsauftrag zu erteilen, können Sie mit „Mein Büro 2010 Professional“ ganz bequem Lastschriften erstellen und anschließend per Online-Banking oder als gedruckte Liste an Ihre Bank übermitteln.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie unter „Stammdaten“ - „Zah-lungsbedingungen“ im Register „Lastschriftverfahren“ min-destens einen Eintrag mit Lastschrift-Zahlungskonditionen anlegen. Dazu gehören neben einer frei gewählten Bezeich-nung im Feld „Name der Zahlungsbedingung / -art“ ...

n die Frist zwischen Rechnungsdatum und Lastschrift-Er-stellung,

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Neben der Bankverbindung halten Sie hier den Zeitpunkt der Einzugsermächtigung fest, wählen das gewünschte Last-schriftverfahren und entscheiden außerdem, ob die „automa-tische Verarbeitung“ per Online-Banking gewünscht ist:Neben dieser Grundeinstellung müssen Sie die einzelnen Kun-

denkonten für die Zahlung per Lastschrift vorbereiten. Dazu tragen Sie unter „Stammdaten“ - „Kunden“ im Register „Kon-ditionen“ zunächst die Bankverbindung des Kunden ein:

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Pro Kunde sind grundsätzlich mehrere Bankverbindungen möglich. Damit Lastschriften automatisch erstellt werden können, müssen Sie aber immer eine davon als „Standard-Bankverbindung“ auswählen.

Sofern Sie anschließend das Lastschrift-Zahlungsverfahren als „Standard-Zahlungskondition dieses Kunden“ eintragen oder beim Erstellen einer Rechnung die Zahlungsart „Last-schrift“ manuell auswählen und beim betreffenden Kunden eine Standard-Bankverbindung eingetragen ist, erzeugt „Mein Büro 2010 Professional“ im Anschluss an den Rechnungsdruck automatisch einen Lastschriftauftrag. Sie finden die „offenen Lastschriften“ im Arbeitsbereich „Finanzen“ unter „Lastschrif-ten und Überweisungen“:

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Auf diese Weise können Sie sämtliche Rechnungsdetails sowie Lastschriftangaben (z. B. den „Verwendungszweck“) ändern - auch die in der „Eingabemaske“ und der „Druckansicht“. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „<F11“ OK“ und speichern den Vorgang „als ausgedruckt“. Daraufhin landen Sie wieder in der Lastschriftliste. Eventuelle Rechnungskorrekturen werden da-bei automatisch in die Lastschrift übernommen.

„Mein Büro 2010 Professional“ kennt zwei Ausgabe-Alterna-tiven:

n „elektronisch“ (dargestellt durch ein weiß-grünes Pfeil-symbol): Ihre Lastschriften, Abbuchungsaufträge und Überweisungen werden in dem Fall per Online-Banking übermittelt. Voraussetzung: Bei der Bankverbindung des Kunden ist die Option „automatische Verarbeitung (On-line)“ aktiviert.

n „Ausdruck“ (dargestellt durch ein Druckersymbol): In die-sem Fall erstellen Sie Lastschrift-Listen auf Papier, die Sie zur Weiterverarbeitung bei Ihrer Bank einreichen.

Liegt der anhand der Lastschrift-Zahlungskonditionen au-tomatisch errechnete Zahlungstermin noch in der Zukunft, fehlt das Häkchen vor der betreffenden Eintragung. Sofern gewünscht, können Sie die Option ausnahmsweise vorzeitig aktivieren. Möchten Sie den zu einer bestimmten Lastschrift gehörenden Vorgang überprüfen, öffnen Sie das Rechnungs-fenster blitzschnell per Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag. Sie landen daraufhin im Register „Erweitert“. Sollten Korrek-turen erforderlich sein, klicken Sie auf die Schaltfläche „<F2> Freigeben“:

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Ein erneuter Mausklick auf die Schaltfläche „Verarbeiten“ (diesmal in der Dialogbox „Lastschrift-Verarbeitung“) schließ-lich sorgt dafür, dass die Lastschrift- und Abbuchungsaufträ-ge an Ihre Bank oder Sparkasse übertragen werden. Sofern Sie die Verarbeitungsart „Ausdruck“ gewählt haben, öffnet sich die Druckvorschau „Fällige Lastschriften“, die Sie per Maus-klick auf das Druckersymbol zu Papier bringen und bei Ihrem Kreditinstitut einreichen.

Tipp: Änderungen an den Lastschrift-Voreinstellungen neh-men Sie bei Bedarf unter „Stammdaten“ - „Zahlungsbedin-gungen“ im Register „Lastschriftverfahren“ vor: Dort haben Sie die Möglichkeit, ...

n die Wartezeit zwischen Rechnungsdatum und Ausführen der Lastschrift vorzugeben,

n das Umgehen mit „Rücklastschriften“ festzulegen,

n den zweizeiligen Lastschrift-Verwendungszweck sowie den

n standardmäßigen Text auf Rechnungen einzutragen, die per Lastschrift bezahlt werden.

Falls das einmal erforderlich sein sollte, können Sie Ihre Last-schrift-Voreinstellungen außerdem bei jeder einzelnen Rech-nung anpassen. Sie finden die Eingabemöglichkeit im Register „Erweitert“ des Rechnungs-Dialogs („Rechnungen erfassen / bearbeiten“)

Sind alle fälligen Lastschriften erstellt, stoßen Sie per Maus-klick auf die Schaltfläche „Verarbeiten“ (am unteren rechten Fensterrand im Bereich „Lastschriften und Überweisungen“ - „Offene Lastschriften“) die Übermittlung der Daten an Ihr Kreditinstitut an. Durch Änderung des „Auftraggeber-Kontos“ können Sie die gewünschte Verarbeitungsweise bei Bedarf noch nachträglich ändern:

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Die dort angelegten Mandanten 1 bis 3 finden Sie anschlie-ßend in der Mandantenauswahl wieder.

Netto-RechnungWenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer oder Frei-berufler bestimmten Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen, aktivieren Sie die Option „Dieser Kunde be-kommt eine Netto-Rechnung“. Sie finden diese Einstellung im Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Kunden“ im Register „Kondi-tionen“ des betreffenden Kunden:

Lastschriften erleichtern das Inkasso ungemein: Eine 100-prozentige Zahlungssicherheit gibt es aber auch hier nicht. Denken Sie nur an fehlerhafte Kontoanga-ben, fehlende Deckung oder einen möglichen Wider-spruch des Zahlungspflichtigen. „Mein Büro 2010 Pro-fessional“ erleichtert Ihnen daher auch den Umgang mit „Rücklastschriften“ und anderen Sonderfällen. Die Einstellung der Wartezeit bei zum nächsten Einzugs-versuch sowie die Höhe der automatisch aufgeschla-genen Bankgebühren nehmen Sie unter „Stammdaten“ - „Zahlungsbedingungen“ im Register „Lastschriftver-fahren“ vor.

Problemlose Retourkutschen

Mandanten / Mandantenverwaltung„Mein Büro 2010 Professional“ ist mandantenfähig: Sie kön-nen die Daten von maximal drei verschiedenen Unternehmen oder auch Filialen des gleichen Unternehmens völlig unab-hängig voneinander verwalten. Die erforderlichen Einstellun-gen nahmen Sie im Menü „Datei“ - „Mandantenverwaltung“ vor:

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Steuernummern-CheckBevor Sie eine umsatzsteuerfreie Rechnung ausstellen, Sie sind gesetzlich verpflichtet, die Gültigkeit der Iden-tifikationsnummer Ihres Geschäftspartners zu über-prüfen. Bei bestehender Internetverbindung erledigen Sie das per Mausklick auf den Button „Prüfen“ direkt aus „Mein Büro 2010 Professional“ heraus:

Tippww

Sofern es sich um „Lieferungen und Leistungen im innerge-meinschaftlichen Verkehr“ handelt, geben Sie an dieser Stelle außerdem die „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ Ihres Kunden ein.

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Besonders praktisch: Netto-Rechnungen an Kunden mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden mit „Mein Büro 2010 Professional“ automatisch in die nächste à „Zusammenfassende Meldung“ übernommen. Auf diese Weise erspart die Pro-Version Exporteuren und grenzüberschreitend tätigen Dienstleistern bei der vierteljährlichen Statistik-Büro-kratie viel Arbeit.

Verwechseln Sie die Option „Netto-Rechnung“ bit-te nicht mit der „Kleinunternehmer-Regelung“: Falls die für Sie infrage kommt, aktivieren Sie vielmehr die Option „Umsatzsteuer befreit“ im Arbeitsbereich „Stammdaten“ - Meine Firma“ - „Einstellungen“ - „Steuer-Einstellungen“:

Achtung: Keine Kleinunternehmer-Regelung!

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Sammel-Lieferscheinà Teil- / Sammellieferschein

Sammel-Rechnungà Teil- / Sammelrechnung

Soll-Versteuerung„Mein Büro 2010“ unterstützt standardmäßig die Berechnung der Umsatzsteuer „nach vereinnahmten Entgelten“: Bei dieser auch „Ist-Versteuerung“ genannten Abrechnungsart finden Umsatzsteuer-Einnahmen erst dann Eingang in die Voran-meldung, wenn die Zahlung des Kunden tatsächlich auf Ihrem Konto eingegangen ist. Freiberufler kommen unabhängig von ihrem Jahresumsatz in den Genuss dieser Steuererleichterung. Bei gewerblichen Unternehmen ist das anders: Lag der Ge-samtumsatz im vorangegangen Kalenderjahr über 500.000 Euro, muss die Umsatzsteuer „nach vereinbarten Entgelten“

Online-KontenMein Büro 2010 Professional“ bietet Ihnen die Möglich-keit, mehr als ein Online-Bankonto zu verwalten: Im Menü „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Firmendaten“ - „Bankver-bindungen“ richten Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Einrichten“ zusätzliche Konten ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie im anschließenden Dialog die Voreinstellung im Feld „Verarbeitung“ von „Offline (Manuell bebuchtes Konto)“ auf „Online (Serveranfrage)“ umstellen. Auf diese Weise machen Sie auch ein bereits existierendes Offline-Konto reif fürs On-line-Banking.

RabattsperreFalls Sie mit à Kundenrabatten arbeiten, können Sie ausge-wählte Teile Ihres Sortiments vor ungewollten Zahlungsnach-lässen schützen: Zu diesem Zweck setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Artikel ist nicht rabattfähig“. Sie finden die Rabattsperre im Register „Sonstiges“ unter „Stammdaten“ - „Artikel“.

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Indem Sie das standardmäßig gesetzte Häkchen vor der Opti-on „Ist-Versteuerung“ entfernen, werden Sie im Handumdre-hen zum „Soll-Versteuerer“.

Wichtig: Die Umstellung der Versteuerungsart sollten Sie nur zu Beginn eines Wirtschaftsjahres vornehmen. Anderenfalls kann es zu Fehlern bei der automati-schen Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie den jährlichen Einkommen- und Umsatzsteuer-erklärungen kommen. Wenn Sie die Aufforderung des Finanzamts zum Umstieg auf die Soll-Versteuerung bekommen, haben Sie normalerweise damit bis zum Beginn des folgenden Jahres Zeit. Klären Sie das Ver-fahren unbedingt mit Ihrem Steuerberater und / oder direkt mit dem Finanzamt.

Umstellung zum Jahreswechsel

Teil-Lieferscheinà Teil- / Sammellieferschein

berechnet werden. Die Umsatzsteuer wird dann bereits beim Ausstellen der Rechnung als Einnahme behandelt.

Sollte dieser Fall auf Sie zutreffen, können Sie Ihre Umsatz-steuer-Abrechnungen mit „Mein Büro 2010 Professional“ auf die „Soll-Versteuerung“ umstellen. Sie finden den Umschalter unter „Stammdaten“ - „Finanzbuchhaltung“ - „Standard-Fibu-Konten“:

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Angebot als alternative Startbasis Falls Sie noch keinen Auftrag angelegt haben, kön-nen Sie die Funktion Teil- / Sammellieferscheine auch direkt von jedem Angebot aus starten. Dann legt das Programm im Hintergrund automatisch den dazugehö-rigen Auftrag an.

Tippww

Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Option „Teil- / Sammellieferschein“ erstellen:

Teil-Rechnungà Teil- / Sammelrechnung

Teil- / SammellieferscheinBei Aufträgen mit mehreren Positionen ergeben sich manch-mal unterschiedliche Liefertermine. In solchen Fällen erstellen Sie mit „Mein Büro 2010 Professional“ problemlos Teil-Liefer-scheine (und darauf basierende Teil-Rechnungen). Der Auftrag wird daraufhin automatisch als „teilweise geliefert“ gekenn-zeichnet. Wenn sich in Ihrer Auftragsverwaltung umgekehrt mehrere offene Vorgänge eines bestimmten Kunden befinden, können Sie die Lieferungen aller oder ausgewählter Positionen auch ganz einfach zu Sammel-Lieferungen zusammenfassen. Teil- und Sammellieferungen und -rechnungen sind bequem miteinander kombinierbar. Die Funktion beschleunigt die Auf-trags-Abwicklung und erleichtert Ihnen und Ihren Kunden die Arbeit beträchtlich.

Das Vorgehen ist in jedem Fall gleich: Unter „Vorgänge“ - „Aufträge“ markieren Sie den betreffenden Auftrag und wäh-len den Kontext-Menübefehl „<F4> Lieferschein / Rechnung erstellen“.

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Falls erforderlich, ändern Sie außerdem nachträglich die standardmäßig aus den Kunden-Stammdaten übernommene Lieferanschrift. Über die Schaltfläche „<F7> Seitenvorschau“ lassen Sie sich den fertigen Lieferschein in der üblichen Druck- oder Maskenansicht anzeigen. Mit „<F8> Drucken“ bringen Sie ihn gleich zu Papier.

Zu guter Letzt haben Sie dann auch noch die Wahl, eine à „Komplettrechnung“ über alle Positionen dieses Lieferscheins oder eine à „Teil-/Sammelrechnung“ zu erstellen, in der Sie die abzurechnenden Positionen manuell auswählen.

Der anschließende Dialog „Lieferscheinerstellung“ ist zweige-teilt:

n Im oberen Teil wählen Sie die lieferbaren Positionen des ausgewählten Auftrags, indem Sie ein Häkchen vor die betreffenden Positionen setzen und falls erforderlich die abweichende Lieferanzahl oder -menge festlegen. Mithil-fe der Abwärtspfeile übernehmen Sie die gewünschten Positionen in den Lieferschein. Das doppelte Pfeilsymbol befördert auf einen Schlag sämtliche Positionen in den Lieferschein. In dem Fall können Sie sich das vorherige Abhaken der einzelnen Positionen sparen. Über das Aus-wahlfeld „Auftragsnummer“ wechseln Sie den angezeig-ten Auftrag. Zur Auswahl stehen sämtliche noch nicht vollständig abgewickelten Aufträge des betreffenden Kunden.

n Im unteren Teil der des Fensters sehen Sie die sich daraus ergebenden Positionen des Sammel-Lieferscheins. Indem Sie dort ein Häkchen vor bestimmten Positionen setzen, können Sie sie mithilfe der Aufwärts-Pfeilsymbole wieder aus der Lieferung entfernen:

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Ausgangspunt Kunden- Verwaltung Statt über offene Angebote oder Aufträge in der Vorgangsverwaltung können Sie Liefer-scheine und Rechnungen aller Art auch über den Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Kunden“ anlegen: Wenn Sie dort die „Details“-Ansicht aktivieren und eine der Registerkarten „An-gebote“, „Aufträge“ oder „Lieferscheine“ aus-wählen, stehen Ihnen im Kontextmenü (und den „erweiterten Funktionen“) die entspre-chenden Befehle zur Verfügung:

Tippww

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und Mausklick auf die Pfeilsymbole funktioniert auf die glei-che Weise:

Teil- / SammelrechnungNachdem Sie einen à Teil- / Sammellieferschein erstellt ha-ben, erzeugen Sie im nächsten Schritt bei Bedarf gleich die dazugehörige Rechnung. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einer à Komplettrechnung und einer Teil- / Sammelrech-nung: Analog zur „Teil- / Sammellieferung“ fassen Sie hier die offenen Positionen aller noch nicht abgerechneten Aufträge eines Kunden zu einer einzigen Rechnung zusammen. Gleich-zeitig behalten Sie den Überblick, welche Auftragspositionen noch nicht geliefert und / oder noch nicht abgerechnet sind.

Sie rufen den Befehl „Teil- / Sammelrechnung“ im Arbeitsbe-reich „Lieferscheine“ über das Kontextmenü eines markierten Lieferscheins oder über die Schaltfläche „<F2> Weitere Funk-tionen“ auf. Sie können die Funktion aber auch direkt über das Dialogfenster „Teil- / Sammellieferungen“ starten: Dort finden Sie am unteren Fensterrand eine gleichlautende Schaltfläche.

Die Handhabung des Eingabe-Dialogs „Rechnungserstellung“ entspricht weitgehend der Lieferscheinerstellung: Statt zwi-schen verschiedenen Aufträgen wählen Sie bei der Rech-nungserstellung im oberen Bereich zwischen verschiedenen Lieferscheinen. Im unteren Fensterbereich finden Sie nicht den Inhalt des Lieferscheins, sondern die Inhalte der zu er-zeugenden Rechnung. Die Positionsauswahl per Markierung

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Über die Schaltfläche „<F7> Seitenvorschau“ lassen Sie sich Ihre fertige Teil- oder Sammelrechnung in der üblichen Druck- oder Maskenansicht anzeigen. Mit „<F8> Drucken“ bringen Sie Ihre neue Rechnung gleich zu Papier.

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Ausgangspunkt Kunden-VerwaltungStatt über offene Lieferscheine können Sie Ihre Teil-, Sammel- und Komplett-rechnungen auch über den Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Kunden“ anlegen: Wenn Sie „Details“-Ansicht aktivieren und dort die Registerkarte „Lieferschein“ auswählen, stehen Ihnen im Kontextmenü (und über die Schaltfläche „<F2> Weitere Funktionen“) die Befehle „Komplettrechnung“ sowie „Teil- / Sammelrechnung“ zur Verfügung:

Tippww

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Vorlagen-DesignerMithilfe des eingebauten „Vorlagen-Designers“ passen Sie die zusammen mit „Mein Büro 2010 Professional“ geliefer-ten Dokumentvorlagen bei Bedarf ganz genau an Ihre Vor-stellungen und die Besonderheiten Ihres Betriebs an - vom einfachen Geschäftsbrief über Angebote und Auftragsbestäti-gungen bis hin zu Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnun-gen. Während Sie in der Basisversion mit dem komfortablen „Briefpapier-Gestalter“ nur Einfluss auf das Layout und die Standard-Informationen im Kopf- und Fußbereich von Ge-schäftsbriefen nehmen, sind die Änderungsmöglichkeiten beim Vorlagen-Designer praktisch unbegrenzt. Sie finden das mächtige Design-Modul im Menü „Stammdaten“:

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In unserem Onlineshop stehen komplette Vorlagen-Sets zum Download bereit, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen und spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Auf diese Weise sparen Sie sich das manuelle Bearbeiten der Standard-Vorlagen. Ein-zelheiten können Sie im Abschnitt „Mein Büro 2010 von A bis Z“ unter dem Stichwort „Online-Vorlagen“ nachlesen.

Praxistipp:ww

Text- und Grafikelemente aller Art lassen sich mit dem Vor-lagen-Designer an jeder beliebigen Stelle der Seite platzieren. Die Inhalte können Sie dabei fest vorgeben oder durch Einfü-gen von „Variablen“ mit den Inhalten Ihrer Firmen-Datenbank (z. B. Kundennamen, Adressen oder Vorgangsinformationen) oder mit Systemvariablen füllen (z. B. Datums- und Zeitan-gaben, Dateinamen oder Seitenzahlen). Selbst Rechenope-rationen sind möglich. Standardmäßig arbeiten Sie in der „Entwurf“-Ansicht. Über die unterhalb der Menüleiste befind-lichen Register aber auch jederzeit zu einer „Vorschau“ oder der Ansicht „Berechnungen“ wechseln.

Die Seitenansicht „Entwurf“ besteht neben den Titel-, Kopf-

Der Funktionsumfang des Vorlagen-Designers ist riesig. Bevor Sie Änderungen an den mitgelieferten Dokumentvorlagen vornehmen, sollten Sie unbedingt ausgiebige Tests mit „Neuen Vorlagen“ unternehmen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie bislang noch kei-ne Erfahrung mit dem Erzeugen solcher Datenbank-“Reports“ haben. Sie können Testdateien in beliebiger Zahl auf Grundlage bestehender Standard-Dokumen-te anlegen:

Keine Sorge: Falls Sie bei Ihren Experimenten aus Versehen doch einmal eine der Programmvorlagen durcheinanderbringen, ist das auch kein Beinbruch. Per Mausklick auf die Funktion „Ausgewählte Vorla-ge wiederherstellen“ kehren Sie jederzeit wieder zum Ursprungszustand zurück.

Versuch macht klug!

Mein Büro 2010

295


In allen Bereichen können unterschiedliche Elemente wie z. B. Grafiken oder Textfelder frei platziert werden. Dabei haben Sie in jedem Fall die Wahl, ob Sie feste Inhalte vorgeben oder die einzelnen Felder mit den Inhalten aus der Datenbank dy-namisch füllen lassen:

und Fußbereichen aus ...

n dem „Gruppenkopf“ (dorthin gehören zum Beispiel die Spaltenüberschriften von Angebots- oder Rechnungs-Positionen),

n dem „Detailbereich“ (hier befinden sich üblicherweise die Inhalte der einzelnen Vorgangs-Positionen) und

n dem „Gruppenfuß“ (in dem oft die Summen-Zeilen, An-gaben zur Mehrwertsteuer und Zahlungsbedingungen untergebracht werden).

296


Kopieren statt einfügen Anstatt neue Elemente einzufügen, können Sie vor-handene auch markieren (= anklicken) und über „Be-arbeiten“ - „Kopieren“ (= STRG+C) sowie „Bearbeiten“ - „Einfügen“ (= STRG+V) duplizieren und dann per Ziehen und Ablegen mit der Maus an die gewünschte Stelle verschieben.

Tippww

Unabhängig davon, ob es sich um neue oder kopierte, stati-sche oder dynamische Inhalte handelt, lassen sich die Eigen-schaften der meisten Elemente in Farbe, Größe oder Position verändern. Durch Linien und geometrischen Formen gliedern Sie Ihre Dokumentvorlagen darüber hinaus ganz nach Belie-ben. Mithilfe der Registerkarte „Vorschau“ schließlich können Sie sich jederzeit anzeigen lassen, welche Auswirkungen Ihre Eingaben auf die Darstellung Ihres Dokuments haben.

In der der angezeigten Bildschirmansicht eines Rechnungs-entwurfs aus den Demodaten ist zum Beispiel der Begriff „Sachbearbeiter/in“ als unveränderlicher Text vorgegeben, während sich hinter „Steffen Peter“ in Wirklichkeit die Varia-ble „M_EMPLOYEE_NAMECOMPLETE“ (= vollständiger Mitar-beitername) verbirgt.

Mithilfe der linken Symbolleiste fügen Sie statische Feld-In-halte ein, mit der rechten Symbolleiste dynamische: Nachdem Sie zum Beispiel auf das linke Textsymbol („A“) geklickt haben, legen Sie durch einen zweiten Mausklick in die Entwurfsan-sicht fest, an welcher Stelle der Seite das Element eingefügt werden soll. Den gewünschten Text geben Sie anschließend im Eingabefeld oben links unterhalb der Symbolleiste ein. Ar-beiten Sie hingegen mit den Datenbank-Variablen (z. B. dem Textsymbol „A“ aus der rechten Symbolleiste), finden Sie statt des Eingabefeldes links oben unterhalb der Symbolleiste ein Auswahlmenü. Mit dessen Hilfe wählen Sie das gewünschte Datenbankfeld aus.

Mein Büro 2010

297


Mein Büro 2010“ ein „Zeitplan“-Modul zur Verfügung: Mit dessen Hilfe behalten Sie auch bei größeren Projekten den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit der anfallenden Aufgaben. Sie können das viel-seitige Planungswerkzeug aber auch für andere Verwaltungs-zwecke nutzen - zum Beispiel, um Urlaubspläne zu erstellen, Raumbelegungen im Auge zu behalten oder den Verleih von Werkzeugen, Fahrzeugen, oder technischen Geräten zu über-wachen. Sie finden den praktischen Zeitplan im Arbeitsbereich „Office“:

Eine vollständige Liste aller Datenbankfelder finden Sie im Anhang der PDF-Version dieser Bedienanlei-tung, die Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ aufrufen .

Alle Variablen auf einen Blick

ZeitplanZusätzlich zur allgemeinen Termin- und Aufgabenverwaltung steht Ihnen in der Professional-Version von „

298


Besonders praktisch: Je nachdem, wie zeitgenau die einzelnen Aktivitäten geplant werden sollen, legen Sie von vornherein das automatische „Zeitraster der Belegungen“ fest. Der mög-liche Zeithorizont reicht von 15 Minuten bis zu einer Woche. Angenommen, Sie entscheiden sich für ein Zeitintervall von „1 Tag“, dann können Sie nur taggenaue Start- und Endtermine festlegen.

Die Plan-Ansicht unterscheidet zwischen:

n „Zeitplänen“ (Sie können mehrere verschiedene Projek-te separat planen oder auch ein Großprojekt in mehrere kleine Häppchen aufteilen),

n „Objekten“ (das sind die einzelnen Zeitplan-Zeilen, in de-nen sachlich zusammenhängende und zeitlich aufeinan-der folgende Aufgaben nacheinander angezeigt werden),

n „Belegungen“ (das sind die einzelnen Aufgaben, die Sie den übergeordneten Objekten bei Bedarf zuordnen) so-wie

n „Sonderzeiten“ (das sind zum Beispiel Messezeiten oder Betriebsferien).

Einen neuen Zeitplan legen Sie per Mausklick auf die „Zeitplan“-Schaltfläche an, die Sie unter der Überschrift „Zeitpläne“ finden. Auf dem gleichen Weg wechseln Sie zwi-schen bereits bestehenden Plänen. Neue Objekte erstellen Sie, indem Sie doppelt auf bereits vorhandene Objekte kli-cken. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Zeitplan defi-nieren“: Im leeren Feld unterhalb der Spaltenüberschrift „Be-zeichnung“ geben Sie die den Namen Ihres neuen Objekts ein (z. B. „Entwurf Plakate“). Auf die Reihenfolge der Zeitplanzei-len nehmen Sie bei Bedarf über die Schaltflächen „aufwärts“ / „abwärts“ sowie „Alphabetisch sortieren“ Einfluss:

Mein Büro 2010

299


Importieren statt EintippenAnstatt die Zeilen eines neuen Zeitplans einzeln von Hand zu erfassen, können Sie die Objekte in vielen Fäl-len aus bestehenden Listen importieren. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Zeilen übernehmen aus Bereich“ (vgl. Abbildung auf der vorherigen Seite) greifen Sie auf die Inhalte ...

n mehrerer Mein-Büro-Datenbanken zu (z. B. Mitar-beiter, Anlagenverzeichnis, Kunden- und Artikelka-tegorien, Auftrags-, Kosten- und Erlösarten),

n beliebiger Text-Dateien und sogar

n der Windows-Zwischenablage zu.

Auf diese Weise ist die grundlegende Struktur neuer Ablauf-, Belegungs- oder Verleihpläne und ähnlicher Überwachungslisten blitzschnell erstellt.

Tippww

Nachdem Sie die vorläufige Objekt-Definition mit „OK“ ab-geschlossen haben, landen Sie wieder in der Plan-Ansicht. Über die Schaltfläche „<F10> Neue Belegung ...“ tragen Sie

Bitte beachten Sie: Pro Zeitplan ist grundsätzlich nur ein Zei-traster möglich. Falls Sie im Rahmen eines ansonsten tagge-nauen Projekts (z. B. der Vorbereitung einer Hausmesse) eine bestimmte Aufgabe minutengenau planen wollen (z. B. den Ablauf der Hausmesse), legen Sie dafür einfach einen sepa-raten Zeitplan an.

Die Anzeigegenauigkeit ist vom Zeitraster Ihrer Zeitpläne üb-rigens unabhängig: Per Mausklick auf die Schaltfläche „Ta-gesbreite vergrößern“ bzw. „Tagesbreite verringern“ passen Sie die Bildschirmanzeige jeweils an Ihren aktuellen Informa-tionsbedarf an. Auch auf die Zeilenhöhe haben Sie bei Bedarf Einfluss: Dazu zeigen Sie mit der Maus auf eine der unteren Zeilenbegrenzungen in der Objektliste (am linken Rand Ihres Zeitplans) bis ein Doppelpfeil erscheint, halten die linke Maus-taste fest und ziehen die Begrenzung nach oben oder unten: Entsprechend vergrößert oder verkleinert sich die Zeilenhöhe.

300

Mein Büro 2010 Profi-Funktionen von A-Z

den Zeitraum markieren, der für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist, öffnen Sie das Belegungs-Fenster gleich mit den richtigen Anfangs- und Enddaten.

Ebenfalls per Maus definieren Sie bei Bedarf die „Sonder-zeiten“: Streichen Sie bei gedrückter linker Maustaste über den gewünschten Zeitraum in der Zeile „Sonderzeiten“ - und schon öffnet sich eine Eingabemaske, in der Anfangs- und Endtermine bereits eingetragen sind. Sie brauchen nur noch die Bezeichnung und, sofern gewünscht, eine Beschreibung der Sonderzeit einzutragen und die Balken-Farbe im Zeitplan festzulegen:

Tipp: Wenn Ihnen die „Ziehtechnik“ mit der linken Maustaste unvertraut ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die „Sonderzeiten“-Zeile und öffnen die gleiche Eingabemaske über die Schaltfläche „Neue Sonderzeit“.

anschließend die Details der einzelnen Aufgaben ein, insbe-sondere ...

n die Zuordnung zum übergeordneten Objekt

n die Aufgaben-Beschreibung,

n den Anfangs- und Endzeitpunkt sowie

n die Text- und Balkenfarbe für die Anzeige in der Zeitplan-Ansicht:

Sie können sich die Eingabe sogar noch einfacher machen: Indem Sie im Übersichtsplan mit gedrückter linker Maustaste

Mein Büro 2010

301

Profi-Funktionen von A-Z

FazitIm Kapitel „Eines für alles!“ haben wir „Business ohne Bilanzbuchhalter“ versprochen: Wir haben angekündigt, dass auch Nicht-Kaufleute mit „Mein Büro 2010“ schnell Erfolgserlebnisse haben.. Nun haben Sie Erfahrungen mit dem Programm gesammelt und vielleicht sogar Ihre erste Steuererklärungen gemacht. Haben wir zu viel verspro-chen? Mit welchen unerwarteten Hürden haben Sie ge-kämpft? Lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben - auf dass „Mein Büro 2011“ noch einfacher und komfor-tabler für Sie wird.

302

Mein Büro 2010 Mein Büro 2010 Mittelstand

Mein Büro 2010

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Mein Büro 2010 Mittelstand

nhat eine erweiterte Mandantenverwaltung, mit deren Hilfe Sie die Geschäftsvorgänge von bis zu neun eigen-ständigen Unternehmen, Betrieben oder Filialen unab-hängig voneinander erfassen und auswerten,

nunterstützt den Verkauf durch beliebig viele à Preis-listen mit eingebauter à Preisänderungs-Automatik,

nermöglicht à Abo-Rechnungen für regelmäßig wie-derkehrende Lieferungen und Leistungen (zum Beispiel Service-Verträge),

nbeschleunigt den Einkauf durch automatische à Be-stellvorschläge und

nstellt eine komplette à Lagerverwaltung zur Verfü-gung - inklusive à Inventur(listen), à Bewertung von à Lagerbeständen sowie einfacher Buchung von Wa-reneingängen und anderen à Lagerbewegungen.

Das Mittelstands-Büro

Das Leistungsspektrum von „Mein Büro 2010“ ist auf die Bedürfnisse von kleinen Unter-nehmen, Selbstständigen und Freiberuflern zugeschnitten. Mit „Mein Büro 2010 Mittelstand“ bieten wir erfahrenen Anwen-dern aber auch eine Programm-version mit einem deutlich er-weiterten Funktionsumfang. Falls Sie sich nachträglich für die Mittelstands-Edition entscheiden, wird der Kaufpreis der Basis- bzw. Pro-Version in voller Höhe angerechnet.

Die wichtigsten Zusatzfunktionen gegenüber der Pro-

Version im Überblick: „Mein Büro 2010 Mittelstand“ ...

nist netzwerkfähig: Das Programm kann gleichzeitig von bis zu drei Anwendern an unterschiedlichen Ar-beitsplätzen genutzt werden (z. B. Lager, Vertrieb und Buchhaltung),

304


Mein Büro 2010

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Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche

Die Systemvoraussetzungen und die Installation von „Mein Büro 2010 Mittelstand“ sind weitgehend identisch mit de-nen der Pro-Version. Da das Programm netzwerkfähig ist, können Sie während des Setup-Prozesses allerdings ent-scheiden, ob Sie ...

n...eine „Vollständige Installation“ wünschen (Einrichtung sowohl des zentralen Servers als auch eines einzelnen Arbeitsplatzes),

n... „Nur Arbeitsplatz-Dateien“ aufspielen wollen oder

n...eine „Einzelplatz-Installation“ (ohne Netzwerkunter-stützung) bevorzugen.

Wenn Sie bereits mit der Basis- oder Pro-Version von „WISO Mein Büro 2010“ gearbeitet haben, überneh-men Sie Ihre Datenbestände mit wenigen Mausklicks in die Mittelstands-Edition:

nEntweder Sie lassen sich bereits während des Installationsvorgangs vom „Setup-Assistenten“ Schritt für Schritt bei der Übernahme Ihrer bishe-rigen Daten unterstützen

Nahtloser Umstieg

nOder Sie erstellen in der Basis-/Pro-Version eine kom-plette Datensicherung (inklusive aller Einstellungen und gespeicherten Dokumente) und übernehmen Ihre bisherigen Daten anschließend über den Menüpunkt „Datei“ - „Daten wiederherstellen ...“ in die Mittel-stands-Version.

306


n„Stammdaten“,

n„Office“,

n„Verkauf“,

n„Einkauf“,

n„Finanzen“ und

n„Auswertungen“.

Die „Vorgänge“ sind im Ver-gleich zur Pro-Version er-weitert und auf die Bereiche „Verkauf“ (Angebote, Aufträ-ge, Lieferscheine, Rechnun-gen und „Abo-Rechnungen“) sowie „Einkauf“ („Bestellvor-schläge“, „Bestellungen“ und „Lagerbestände“) aufgeteilt. Alle anderen Zusatzfunktionen erreichen Sie direkt aus den (erweiterten) Dialog-Fenstern und Kontextmenüs, die Sie bereits aus der Basis- und

Professional-Version kennen.

Falls Ihr Netzwerk durch eine „Firewall“ geschützt ist, kann es beim Mehrplatz-Einsatz von „Mein Büro 2010 Mittelstand“ zu Zugriffs-Problemen zwischen Ihrem zentralen „Server“-PC und den einzelnen Arbeitsplät-zen („Clients“) kommen. Ob es sich bei der Firewall um eine Hardware- oder eine Softwarelösung handelt, ist dabei nicht von Belang. Damit es nicht zu Netzwerk-Konflikten kommt, müssen Sie die Firewall entweder deaktivieren oder anpassen. Ist der Parallelbetrieb gewünscht, schalten Sie bitte mithilfe der Firewall-Einstellungen die Ports 5143 und 5144 frei.

Verständigungsprobleme im Netz

Bei der Bedienung gibt es im Vergleich zur Pro-Version

von „WISO Mein Büro 2010“ kaum Unterschiede. Mit

einer geringfügigen Ausnahme in der Menüleiste und

der Navigationsleiste am linken Fensterrand: Denn aus

den fünf Arbeitsbereichen der Pro-Version sind in der

Mittelstands-Edition sechs geworden:

Mein Büro 2010

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Lieferantenpreise

Massenänderungen durchführen

Preise bearbeiten

Preislisten

Preisänderungs-Automatik

Standard-Lieferant

Tabellenbearbeitung der Artikelpreise

Verkauf

Mittelstands-Funktionen von „A“ wie „Abo-Rechnung“ bis „V“ wie „Verkauf“

Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen die zusätzlichen Leistungsmerkmale von „Mein Büro 2010 Mittelstand kurzge-fasst in lexikalischer Form vor. Die Beschreibung aller übrigen Funktionen finden Sie im in den Bedienteilen der Basis- und Professional-Version.

Inventur

Kundenauftrags-Steuerung

Lagerbestände

Lagerbestandsführung

Lagerbewegungen

Lagerort

Lagerübersicht

Abo-Rechnung

Bestände aktualisieren / Bestände erfassen

Bestellvorschläge

Bewertung

Bewirtschaftungsart

Einkauf

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Abo-Rechnung Sind Sie es leid, Rechnungen an Stamm-kunden Monat für Monat, Quartal für Quartal immer wieder neu anzulegen? Zwar können Sie bereits mithilfe der Stan-dard-Funktion „Kopieren und bearbeiten“ auf Basis vergangener Vorgänge ganz be-quem identische Rechnungen anlegen, die dann unter neuer Rechnungsnummer und geändertem Ausstellungsdatum geführt werden. Die komfortablen „Abo-Rech-nungen“ von „Mein Büro 2010 Mittel-stand“ machen das Abrechnen regelmäßig wiederkehrender Aufträge aber noch viel bequemer: Auf einer bereits vorhandenen oder einer einmalig neu erzeugten Rech-nung legen Sie das tag- und monatsge-naue Abo-Intervall fest und geben - falls erforderlich - den Endzeitpunkt der ver-einbarten Vertragslaufzeit vor:

Mein Büro 2010

309


tikel- und Lagerverwaltung angezeigten Informationen - Stichwort: Schwund.

In solchen Fällen passen Sie die "Buchwerte" problemlos an die betriebliche Realität an. Dabei hilft Ihnen die interak-tive à Lagerübersicht, die Sie über den Befehl "<F7> Be-stände aktualisieren" im Bereich "Einkauf" - "Lagerbestän-de" aufrufen. Änderungen in der Lagerübersicht werden als "Listenkorrektur" in den à "Lagerbewegungen" registriert.

Korrekturen einzelner Artikelbestände können Sie aber auch in der Registerkarte „Einkauf / Lager“ in den Artikel-Stammdaten vornehmen: Per Mausklick auf die Schalt-fläche „Aktuellen Bestand erfassen“ rufen Sie die Einga-bemaske „Lagerbestand“ auf und geben dort die richtige Anzahl vorhandener Einheiten ein:

In der Liste der „Abo-Rechnungen“ werden Ihnen daraufhin alle „fälligen Rechnungen“ rot gekennzeichnet angezeigt. Von dort aus wandeln Sie die Rechnungsdokumente auf ei-nen Schlag in Einzelrechnungen um. Dafür steht Ihnen die unter „<F3> Weitere Funktionen“ der Befehl „Alle fälligen Rechnungen erzeugen“ zur Verfügung. Alternativ können Sie mithilfe der Funktion „Nächste Rechnung erzeugen und bearbeiten“ die einzelnen Vorgänge aber auch Schritt für Schritt nach vorheriger Überprüfung auslösen.

Bestände aktualisieren / Bestände erfassenGeht bei Bestellungen und dem anschließenden Warenein-gang alles glatt, brauchen Sie sich um die Aktualisierung Ihrer à "Lagerbestände" keine Gedanken zu machen: So-bald Sie eine Bestellung als komplett oder teilweise gelie-fert kennzeichnen, erhöht "Mein Büro 2010 Mittelstand" die Lagerbestände der betroffenen Artikel automatisch. Umgekehrt führen Verkäufe dazu, dass der Bestand nach unten angepasst wird. Trotzdem kommt es in der Praxis erfahrungsgemäß von Zeit zu Zeit zu Abweichungen zwi-schen dem tatsächlichen Lagerbestand und den in der Ar-

310


Mein Büro 2010

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Voraussetzung für die Ausgabe von Bestellvorschlägen ist jedoch, dass es sich um einen „disponierten“ Artikel han-delt: Unter „Stammdaten“ - „Artikel“ besteht im Register „Einkauf / Lager“ die Möglichkeit, eine à "Bewirtschaf-tungsart" festzulegen. Je nach Art des Artikels können Sie zwischen der einfachen à "Kundenauftrags-Steuerung" und der differenzierten à "Lagerbestandsführung" wäh-len:

Derartige Änderungen werden vom Programm in den à "Lagerbewegungen" als "Einzelkorrektur" registriert.

Bestellvorschläge Wenn Sie im Rahmen einer Auftrags- oder Rechnungsstel-lung einen Artikel verplanen, gibt Ihnen „Mein Büro 2010 Mittelstand“ automatische Einkaufshinweise.

Stimmen Sie der Abfrage zu, werden „Bestellvorschläge“ angelegt und im Bereich „Einkauf“ gespeichert. Diese Vor-schläge wandeln Sie anschließend im Handumdrehen in Bestellungen um:

312


Bestellbündelung Sofern Sie bei den betroffenen Artikeln einen à

Standard-Lieferanten angegeben haben, wird

dieser automatisch bei den Bestellvorschlägen

berücksichtigt. Ergeben sich aus unterschiedlichen

Arbeitszusammenhängen mehrere Bestellvorschläge

für denselben Lieferanten, schlägt „Mein Büro 2010

Mittelstand“ Ihnen beim Umwandeln in die endgültige

Bestellung unaufgefordert vor, diese Positionen

zusammenzufassen.

Tippww

Bewertung „Mein Büro 2010 Mittelstand“ hilft Ihnen dabei, Ihre

à Lagerbestände zu bewerten: Im Bereich "Einkauf"

- "Lagerbestände" steht Ihnen im Kontextmenü und

über die Schaltfläche "<F3> Weitere Funktionen" der

Bestellvorschläge werden auch dann erzeugt, wenn Sie Än-derungen an den à Lagerbeständen vornehmen oder die Artikel-Vorgaben ändern (indem Sie z. B. beim Bearbeiten eines Artikels dessen Mindestbestand erhöhen). Je nach Ausgangspunkt der Aktualisierung werden Bestellvorschlä-ge für alle Artikel oder nur einzelne Artikel erzeugt.

Mein Büro 2010

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Befehl "<F8> Bewerten" zur Verfügung. Der öffnet das

Dialogfenster "Lagerbestand bewerten":

314


Über eine „Vorlagen“-Auswahl lassen sich unterschiedlich

detaillierte Auswertungen abrufen. Die fertigen Berichte

können Sie wie üblich drucken und / oder im Excel- oder

PDF-Format speichern und verschicken.

Dort hinterlegen Sie Anmerkungen zum Bewertungsvor-gang und legen fest, welchen Preis das Programm bei der Bewertung zugrunde legen soll. Sie können zwischen fünf verschiedenen Bewertungsverfahren unterscheiden:

nden durchschnittlichen Einkaufspreis Ihrer laufenden Bestellungen,

nden Einkaufspreis Ihrer letzten Bestellungen,

nden niedrigsten Einkaufspreis,

nden durchschnittlichen Einkaufspreis des Artikel-stamms oder

nen im Artikelstamm manuell eingetragenen Einkaufs-preis für die Rohgewinnermittlung.

Kann das Programm einem bestimmten Artikel mangels Bestellvorgängen keine Bewertungsgrundlage zuordnen, wird ersatzweise der manuell eingetragene Einkaufspreis aus dem Artikelstamm zugrunde gelegt. Indem Sie auf „Be-wertung anzeigen“ klicken, lassen Sie sich die zusammen-fassende „Bestandsauswertung“ anzeigen:

Mein Büro 2010

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n... die à Bewirtschaftungsart festlegen,

n... den kalkulatorischen Einkaufswert für die Rohge-winn-Ermittlung definieren,

n... einen oder mehrere Lieferanten zuordnen und sogar

n... gestaffelte à Lieferantenpreise hinterlegen.

Dadurch kann "Mein Büro 2010 Mittelstand" beim Anlegen neuer Bestellungen immer gleich den richtigen Lieferan-ten und den Beschaffungspreis eintragen. Falls erforderlich lassen sich diese Standardvorgaben selbstverständlich in jedem Einzelfall manuell ändern.

Hat Ihr Standard-Lieferant die benötigte Ware einmal nicht am Lager, entscheiden Sie sich beim Umwandeln von Be-stellvorschlägen in Bestellungen einfach per Mausklick für den zweitbesten Zulieferer. Den Befehl „Lieferant wählen“ rufen Sie über das Kontextmenü eines Bestellvorschlags oder die Funktion „<F2> Weitere Funktionen“ auf:

Bewirtschaftungsart„Mein Büro 2010 Mittelstand“ unterscheidet in der

Artikel-, Lager- und Bestellverwaltung zwischen drei

verschiedenen Bewirtschaftungsarten:nkeine Disposition (diese Option ist voreingestellt),

nà Kundenauftrags-Steuerung und

nà Lagerbestandsführung.

Sie können die Bewirtschaftungsart unter „Stammdaten“ - „Artikel“ im Register „Einkauf/Lager“ für jeden einzelnen Artikel separat einstellen. In Abhängigkeit von dieser Vor-gabe erzeugt oder unterbindet das Programm à Bestell-vorschläge.

EinkaufIm Arbeitsbereich „Einkauf“ finden Sie die Module à Be-stellvorschläge, Bestellungen und à Lagerbestände. Dreh- und Angelpunkt der Einkaufs-Unterstützung durch "Mein Büro 2010 Mittelstand" ist jedoch die Registerkarte "Ein-kauf / Lager" unter "Stammdaten" - "Artikel": Sie können für jeden einzelnen Artikel ...

316


nArtikelbeschreibung

nLagerort und

nSoll-Beständen.

Nachdem Sie die Checkliste ausgedruckt haben, brauchen Sie während der „körperlichen“ Überprüfung nur noch die Ist-Bestände einzutragen. Festgestellte Abweichungen ge-ben Sie anschließend mithilfe der Funktion à "Bestände aktualisieren" in der à Lagerübersicht ein.

Kundenauftrags-SteuerungAnders als die à Bewirtschaftungsart à Lagerbestands-führung kümmert sich "kundenauftragsgesteuerte" Ein-kaufsunterstützung nicht um vorhandene Lagerbestände: Sobald ein neuer Auftrag oder eine neue Rechnung an-gelegt wird, in der ein disponierter Artikel auftaucht, löst "Mein Büro 2010 Mittelstand" einen Bestellvorschlag aus. Die kundenauftragsgesteuerte Disposition ist also optimal für "Just-in-Time"-Lieferungen.

Inventur Das Inventur-Modul von „Mein Büro 2010 Mittelstand“ un-terstützt Sie bei der jährlichen Überprüfung und Korrektur Ihrer à Lagerbestände. Im Bereich "Einkauf" - "Lagerbe-stände" rufen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche "<F2> Weitere Funktionen" den Befehl "<F6> Inventurliste" auf. Darin sind sämtliche Artikel aufgeführt, bei denen die Op-tion à Lagerbestandsführung aktiviert ist - einschließlich

Mein Büro 2010

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LagerbeständeDie Übersicht über sämtliche Artikel, bei denen die à Be-wirtschaftungsart à Lagerbestandsführung aktiviert ist, finden Sie im Bereich "Einkauf" unter "Lagerbestände". Dort erkennen Sie auf einen Blick zu jedem disponierten Artikel ...

nden derzeitigen Lagerbestand,

nden Lagerort,

nden Einkaufspreis,

nden Mindestbestand,

ndie Zahl reservierter Einheiten (für bereits angelegte Vorgänge) sowie

ndie Zahl bereits bestellter Einheiten:

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Mein Büro 2010

Mein Büro 2010

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Darüber hinaus wird der Mindest-Lagerbestand berück-sichtigt: Erst wenn unter Berücksichtigung aller Aufträge die Zahl der am Liefertermin benötigten Artikel den einge-gebenen Mindestbestand unterschreitet, wird ein Bestell-vorschlag erzeugt.

Bei der Lagerüberwachung unterstützt Sie das Programm auf vielfältige Weise: Für den genauen Überblick über ver-gangene und künftige Bestandsveränderungen sorgen die „Optionen bei Lagerbestandsführung“, die Sie auf der Re-gisterkarte „Einkauf / Lager“ im Artikelstamm finden: Dort lassen Sie sich per Mausklick alle à "Lagerbewegungen", "offenen Aufträge" und "offenen Bestellungen" anzeigen:

Aus dieser Übersicht heraus können Sie bei Bedarf die „nötigen Bestellvorschläge erzeugen“, à "Inventurlisten" ausdrucken, à "Bestände aktualisieren" und Ihre Lager-bestände à "Bewerten". Sie rufen diese Befehle über die Schaltfläche "<F2> Weitere Funktionen" auf.

Lagerbestandsführung„Mein Büro 2010 Mittelstand“ überprüft für Sie bei jedem neuen Kundenauftrag, ob der Lagerbestand der georder-ten Artikel am geplanten Liefertermin ausreicht. Wenn nicht, löst das Programm à Bestellvorschläge aus. Dabei wird sogar die durchschnittliche Wiederbeschaffungsdauer berücksichtigt. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie bei den betroffenen Artikeln zuvor die à Bewirtschaftungsart à La-gerbestandsführung aktiviert haben. Die Anzahl der benö-tigten Artikel wird dabei folgendermaßen errechnet:

naktueller Lagerbestand

nminus Anzahl bereits für andere Aufträge / Rechnun-gen reservierter Artikel

nplus Anzahl bereits bestellter Artikel.

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Mein Büro 2010

Lagerbewegungen Sowohl die Zugänge einzelner Artikel ins Lager als auch deren Entnahmen können Sie sich jederzeit über die Schaltfläche „Lagerbewegungen“ im Register „Einkauf / Lager“ des Artikelstamms anzeigen lassen.

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Mein Büro 2010

LagerortJe größer das Sortiment wird, desto schwieriger ist es,

einzelne Artikel im Lager wiederzufinden. Aus diesem

Grund können Sie unter „Stammdaten“ - „Artikel“ auf der

Registerkarte „Einkauf / Lager“ zu jedem einzelnen Artikel

einen „Lagerort“ festlegen:

Falls erforderlich machen Sie über den Button „Neu“

Angaben über zusätzliche Bestandsveränderungen.

Warenentnahmen kennzeichnen Sie dabei mit einem

negativen Vorzeichen. Anders als bei der Funktion à

"Bestände ändern" haben Sie die Möglichkeit, Angaben

über den Zeitpunkt der Lagerbewegung zu machen und

Anmerkungen zur Ursache der Bestandsveränderung

einzutragen.

Mein Büro 2010

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LagerübersichtBei Vorräten klaffen Wunsch und Wirklich-keit leider manchmal auseinander: Wenn Sie im Zuge einer Inventur oder bei anderen Anlässen feststellen, dass die unter à Lager-bestände angezeigte Anzahl disponierter Artikel nicht mit den tatsächlichen Inhalten Ihrer Regale übereinstimmt, passen Sie die Bestände der Artikelverwaltung im Hand-umdrehen an die Realität an: Sie finden den Befehl "<F7> Bestände aktualisieren" im Kontextmenü des Arbeitsbereichs "Ein-kauf" - "Lagerbestände". Daraufhin öffnet sich die interaktive Tabelle "Lagerüber-sicht": Wenn Sie mit der Maus in die Spalte "Neuer Bestand" klicken, können Sie die tatsächliche Anzahl der Artikel-Einheiten direkt in die Liste eintragen:

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Mein Büro 2010

LieferantenpreiseIn der Registerkarte „Einkauf / Lager“ des Artikelstamms

...- ...

nverwalten Sie entweder den globalen Einkaufspreis des betreffenden Artikels (den „Einkaufspreiswert für Kal-kulation und Rohgewinnermittlung“) oder Sie

nhinterlegen differenzierte Beschaffungspreise, bei de-nen Sie nach Bezugsquellen sowie Abnahmemengen unterscheiden. Zudem können Sie für denselben Artikel je nach Lieferanten verschiedene Artikelnummern und / oder Artikelbezeichnungen vorgeben.

Über die Schaltfläche „Lieferanten zuordnen“ öffnen Sie den Eingabe-Dialog „Lieferanten für diesen Artikel“:

Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen gemacht haben, sorgen Sie per Mausklick auf den Button „<F11> Bestand aktualisieren“ dafür, dass die Lagerverwaltung von „Mein Büro 2010 Mittelstand“ wieder mit der Wirklichkeit übereinstimmt. Die so vorgenommenen Änderungen wer-den in den à Lagerbewegungen als "Listenkorrekturen" geführt.

Bestellautomatik Sofern Sie das wünschen, erzeugt das Programm im

Anschluss an Änderungen der Lagerbestände gleich

die sich daraus ergebenden à Bestellvorschläge.

Tippww

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Mein Büro 2010

Mit „<F2> Neue Zuordnung“ übernehmen Sie ausgewählte Geschäftspartner in die Liste Ihrer „Lieferanten für diesen Artikel“ und tragen die jeweils zutreffenden Angaben in die einzelnen Felder ein. Nachdem Sie Ihre Eingaben abge-schlossen haben, klicken Sie auf „OK“ und wählen Ihren à Standard-Lieferanten aus.

Massenänderungen durchführenà Preisänderungs-Automatik

Preise bearbeitenà "Tabellenbearbeitung der Artikelpreise"

PreislistenMit „Mein Büro 2010 Mittelstand“ führen Sie bei Bedarf mehrere Verkaufs-Preislisten: Je nach Vertriebsweg und Kunden können Sie so ganz bequem unterschiedliche Kon-ditionen vorgeben. Über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Preislisten“ legen Sie neue Listen an:

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Mein Büro 2010

Von dort aus können Sie bei Bedarf auch weitere „Neue Preislisten“ anlegen. Welche Preise Sie welchem Ihrer Geschäftspartner einräumen, legen Sie schließlich unter „Stammdaten“ - „Kunden“ fest: Im Register „Konditionen“ des Kundenstamms finden Sie die Option „Für diesen Kun-den gelten die Preise aus der Preisliste“:

An dieser Stelle geben Sie zunächst aber nur die

Bezeichnung neuer Preislisten vor. Mit Inhalt gefüllt

werden sie ...

nüber die à „Tabellenbearbeitung der Artikelpreise“ oder

nauf einen Schlag mithilfe der à „Preisänderungs-Au-tomatik“.

nentweder nach und nach über Registerkarte „Preise“ in der Artikelverwaltung ...

Mein Büro 2010

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Preisänderungs-AutomatikWenn Ihr Artikelstamm im Laufe der Zeit wächst und Sie noch dazu mehrere unterschiedliche à Preislisten führen, kann das Erfassen und spätere Aktualisieren von Verkaufs-konditionen zu einer zeitintensiven Angelegenheit werden. Zwar beschleunigt die praktische Schnelleingabe-Tabelle die Eingabe neuer Preise bereits beträchtlich - mit der komfortablen Preisänderungs-Automatik von "Mein Büro 2010 Mittelstand" wird die Sache aber noch weitaus kom-fortabler.

Sobald Sie einen neuen Auftrag oder gleich eine neue Rechnung an den betreffenden Kunden erstellen, greift „Mein Büro 2010 Mittelstand“ automatisch auf die betref-fende Preisliste zu.

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Mein Büro 2010

Wenn Sie "Massenänderungen durchführen" wollen, kli-cken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Tabelle "Preise bearbeiten", die Sie über "Stammdaten" - "Artikel" - "<F3> Weitere Funktionen" - "Tabellenbearbeitung der Artikelpreise" aufrufen:

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Standard-LieferantIm Artikelstamm legen Sie bei Bedarf fest, bei welchem Ge-schäftspartner Sie den betreffenden Artikel beziehen. Das hat den Vorteil, dass das Programm beim Umwandeln der automatischen à Bestellvorschläge gleich die gewünschte Bezugsquelle in die endgültige Bestellung übernimmt. So-fern vorhanden werden sogar die dazugehörigen à Liefe-rantenpreise eingetragen: Bequemer geht's nicht.

Um einen "Standard-Lieferanten" festzulegen, öffnen Sie den betreffenden Artikel im Bereich "Stammdaten" - "Arti-kel" und wechseln dann zum Register "Einkauf / Lager". Zu-nächst einmal wählen Sie über die Schaltfläche "Lieferan-ten zuordnen" eine oder mehrere geeignete Bezugsquellen aus Ihrer Lieferantenliste aus und geben deren Preise und Artikelinformationen vor. Alternativ besteht die Möglich-keit, neue Verkäufer zu erfassen. Nachdem Sie die Lieferan-ten-Zuordnung mit "OK" abgeschlossen haben, wählen Sie in der Liste "Standard-Lieferant" den richtigen Eintrag aus:

Per Massenänderung lassen sich ...

nPreise von einer „Quell-Preisliste“ zu einer „Ziel-Preis-liste“ 1:1 kopieren (wobei Sie die Wahl haben, einzelne bereits vorhandene Artikelpreise zu erhalten oder zu überschreiben) sowie

nPreise ausgewählter Preislisten prozentual erhöhen oder senken.

Ob sich Ihre Änderungen dabei auf alle oder nur die zuvor ausgewählten Zeilen der jeweiligen Preislisten beziehen sollen, legen Sie selbst fest. Außerdem haben Sie die Mög-lichkeit, die Umstellungen auf bestimmte Artikelgruppen zu beschränken.

332

Mein Büro 2010

Mein Büro 2010

333

Tabellenbearbeitung der ArtikelpreiseDie Verkaufspreise Ihrer Artikel geben Sie üblicherweise unter „Stammdaten“ - „Artikel“ im Register „Preise“ ein. Da Sie mit „Mein Büro 2010 Mittelstand“ mehrere un-terschiedliche à Preislisten verwalten können, kann das Festlegen oder Ändern der Verkaufskonditionen auf diesem Weg auf Dauer aber sehr zeitraubend sein. Das gilt vor al-lem dann, wenn Sie bei einem wachsenden Sortiment auf einen Schlag die Verkaufskonditionen sehr vieler Artikel erfassen oder anpassen möchten.

Aus diesem Grund bietet Ihnen das Programm die Mög-lichkeit einer "Tabellenbearbeitung der Artikelpreise". Sie starten die komfortable Schnell-Eingabemaske über die Schaltfläche "<F3> Weitere Funktionen" im Bereich "Stammdaten" - "Artikel":

334

Mein Büro 2010

Mein Büro 2010

335

zahlreiche Automatikfunktionen in der Kunden-, Artikel- und Lagerverwaltung:

nDa das Programm die Arbeit mit mehreren à Preis-listen ermöglicht, gewähren Sie Ihren Kunden unter-schiedliche Konditionen, ohne im Einzelfall komplizier-te Rabattstaffeln bemühen zu müssen.

nEin Blick auf die im Hintergrund laufend aktualisierten à Lagerbestände sorgt dafür, dass Sie Ihren Kunden keine unhaltbaren Lieferversprechen machen.

nAutomatisch erzeugte à Bestellvorschläge schließlich sorgen dafür, dass Sie eingegangene Lieferverpflich-tungen auch einhalten können.

FazitIm Kapitel „Eines für alles!“ haben wir „Business ohne Bilanzbuchhalter“ versprochen: Wir haben angekündigt, dass auch Nicht-Kaufleute mit „WISO Mein Büro 2010“ schnell Erfolgserlebnisse haben.. Nun haben Sie Erfahrun-gen mit dem Programm gesammelt und vielleicht sogar Ihre erste Steuererklärungen gemacht. Haben wir zu viel versprochen? Mit welchen unerwarteten Hürden haben Sie gekämpft? Lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben - auf dass „WISO Mein Büro 2011“ noch einfacher und kom-fortabler für Sie wird.

Jede einzelne der angezeigten Preis-Zellen können Sie blitzschnell editieren: Klicken Sie den betreffenden Einzel-preis einfach an und geben den gewünschten neuen Preis ein.

Anders als Sie das von den sonstigen Eingabe-

Dialogen in „WISO Mein Büro 2010“ gewöhnt sind,

werden Ihre Änderungen nicht sofort wirksam: Ein

Zähler am rechten oberen Fensterrand zeigt Ihnen

zunächst nur, wie viele Einzelkorrekturen Sie bislang

vorgenommen haben. Erst ein Mausklick auf „<F11>

Preise speichern“ sichert Ihre Änderungen dauerhaft.

HinweisSpeichern nicht vergessen!

VerkaufIm Arbeitsbereich „Verkauf“ finden Sie die Standard-Vor-gangsarten „Angebote“, „Aufträge“, „Lieferscheine“, „Rech-nungen“ sowie à Abo-Rechnungen. Unterstützt werden Sie bei Ihren Vertriebsanstrengungen außerdem durch

336

Mein Büro 2010 Anhang

Mein Büro 2010

337

Anhang

Anhang

Liste der Datenbankfelder

M_ADDRESS ............................................................................................................................................................................................... Anrede

M_ADDRESSCOMPLETE .................................................................................................................................................. Formatierte Adresse

M_BANKCODE ..............................................................................................................................................BankleitzahlVorlagen-Designer

M_BANKNAME ........................................................................................................................................................ Name des Kreditinstituts

M_C_INDIVIDUAL1-20 ...................................................................................................................... Zusätzliche Felder für Kunden 1-20

M_CASHDISCDAYS .........................................................................................................................................Zahlungsziel Skonto in Tagen

M_CASHDISCPERC ...............................................................................................................................................................Skonto in Prozent

M_CITY ................................................................................................................................................................................................................ Ort

M_CONTACT_ADDRESS .............................................................................................................................................. Anrede Kontaktperson

M_CONTACT_EMAIL ......................................................................................................................E-Mail-Adresse des Ansprechpartners

M_CONTACT_FAX ..................................................................................................................................................Fax des Ansprechpartners

M_CONTACT_MOBIL ....................................................................................................................... Handynummer des Ansprechpartners

M_CONTACT_NAME1 .......................................................................................................................................... Nachname Kontaktperson

338


M_CONTACT_NAME2 ..............................................................................................................................................Vorname Kontaktperson

M_CONTACT_PHONE1 .............................................................................................................................. Telefon 1 des Ansprechpartners

M_CONTACT_PHONE2 ..............................................................................................................................Telefon 1 des Ansprechpartners

M_CONTACT_TITLE ........................................................................................................................................................... Titel Kontaktperson

M_COUNTRY ........................................................................................................................................................................ Länderkennzeichen

M_COUNTRYC ....................................................................................................................................................................................Ländercode

M_CURRENCY ........................................................................................................................................................................................Währung

M_CUSTACCNAME ...................................................................................................................... Name der Bankverbindung des Kunden

M_CUSTACCNO .................................................................................................................................................... Kontonummer des Kunden

M_CUSTNO ................................ Kundennummer (Bei Bestellungen die Kundennummer der eigenen Firma beim Lieferanten)

M_CUSTNOTES .................................................................................................................. Anmerkungen zum Kunden (nicht verwendet)

M_DATE .................................................................................................................................................................... DatumVorlagen-Designer

M_DEBITDATE ........................................................................................................................................... Datum der Einzugsermächtigung

M_DEBITONCE .......................................................................................................................................................................... Einzug einmalig

M_DEBITORNO ............................................................................................................................................................................. Debitoren-Nr.

M_DELADRESSCOMPLETE ........................................................................................................... Vollständige Lieferadresse des Kunden

M_DELCONDITION .....................................................................................................................................................................Lieferkondition

M_DELCONDITIONLABEL ......................................................................................................................Bezeichnung der Lieferbedingung

Mein Büro 2010

339

Anhang

M_DELDATE ................................................................................................................................................Liefertermin (gesamter Vorgang)

M_EMAIL ......................................................................................................................................................................................................E-Mail

M_EMPLOYEE_ADDRESS ........................................................................................................Anrede des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_DEPARTMENT ...........................................................................................Abteilung des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_EMAIL ...............................................................................................E-Mail Adresse des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_EMPLPOS ................................................................................. Position des Mitarbeiters/Sachbearbeiters im Betrieb

M_EMPLOYEE_FAX ...........................................................................................................Die Fax-Nr. des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_NAME1 .....................................................................................................Nachname des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_NAME2 ........................................................................................................ Vorname des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_NAMECOMPLETE ..........................................................................Name Komplett des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_OTHERS ........................................................................................Sonstige Angaben zum Mitarbeiter/Sachbearbeiter

M_EMPLOYEE_PHONE ............................................................................................Telefonnummer des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_EMPLOYEE_SIGNATURE .......................................................Unterschrift des Mitarbeiters/SachbearbeitersVorlagen-Designer

M_EMPLOYEE_TITLE ...................................................................................................................... Titel des Mitarbeiters/Sachbearbeiters

M_ESRACCOUNT ............................................................................................................................................ momentan ohne Verwendung

M_ESRACCOUNTNAME ................................................................................................................................ momentan ohne Verwendung

M_ESRBANKNAME1...................................................................................................................................... momentan ohne Verwendung

M_ESRBANKNAME2...................................................................................................................................... momentan ohne Verwendung

340


M_ESRCODE ....................................................................................................................................................momentan ohne Verwendung

M_ESRREFERENCE .........................................................................................................................................momentan ohne Verwendung

M_FAX ................................................................................................................................................................................................................. Fax

M_ID ........................................................................................................................................... Vorgangsnummer (z.B. Angebotsnummer)

M_INDIVIDUAL1-20 ................................................................................................................................. Individuelle Felder des Vorgangs

M_LETTERADDRESS .......................................................................................................................................Briefanrede (nicht verwendet)

M_NAME1 ........................................................................................................................................................ Nachname bzw. Firmenname

M_NAME2 ............................................................................................................................................................................................... Vorname

M_NAME3 ....................................................................................................................................................................................Namenszusatz

M_NOTES ........................................................................................................................................................................ Interne Anmerkungen

M_ORDERCATEGORY .......................................................................................................................................................................Auftragsart

M_ORDERCATEGORYID ..........................................................................................................................................Nummer der Auftragsart

M_OWNCUSTNO ....................................................................................................................... Eigene Kundennummer beim Lieferanten

M_PAYCONDITION .............................................................................................................................................................. Zahlungskondition

M_PAYCONDITIONLABEL ................................................................................................................Bezeichnung der Zahlungsbedingung

M_PAYDAYS ............................................................................................................................................... Zahlungsziel rein netto in Tagen

M_PHONE1 ......................................................................................................................................................... Telefon 1Vorlagen-Designer

M_PHONE2 ............................................................................................................................................................................................. Telefon 2

Mein Büro 2010

341

Anhang

M_SOURCE_INVNO ............................................................................ Nur bei Gutschriften: Nummer der dazugehörigen Rechnung

M_STREET .................................................................................................................................................................................................... Straße

M_TEXT1 .......................................................................................................................................................................................Einleitungstext

M_TEXT2 ..............................................................................................................................................................................................Schlusstext

M_TITLE ............................................................................................................................................................................................................. Titel

M_TOTALGROSS ............................................................................................................................................................... Bruttogesamtbetrag

M_TOTALNET ...................................................................................................................................................................... Nettogesamtbetrag

M_VAT1 ............................................................................................................................................................. Mehrwertsteuersatz1-Betrag

M_VAT1PERC ................................................................................................................................................................... Mehrwertsteuersatz1

M_VAT2 ............................................................................................................................................................. Mehrwertsteuersatz2-Betrag

M_VAT2PERC ................................................................................................................................................................... Mehrwertsteuersatz2

M_VATID ..............................................................................................................................................................Umsatzsteuer-Identnummer

M_ZIPCODE ........................................................................................................................................................................................ Postleitzahl

P_A_INDIVIDUAL1-10..................................................................................................... Individuelle Felder der Positionen/Artikel1-10

P_ADDINFO01 .............................................................. Zusatzinformationen (beim Mahnwesen: Fälligkeitsdatum der Rechnung)

P_ADDINFO02 ..................................................................................................... Zusatzinformationen (beim Mahnwesen: Mahnstufe)

P_ADDINFO03 .................................................................................................................................................................. Zusatzinformationen

P_ADDINFO04 ..................................................................................................................................................................Zusatzinformationen

342


P_ADDINFO05 .............................................................................................................................. ZusatzinformationenVorlagen-Designer

P_ADDINFO06 ..................................................................................................................................................................Zusatzinformationen

P_AMOUNT ............................................................................................................Berechnete Anzahl der Preiseinheiten (s.Preisbezug)

P_ART_PICTURE ............................................................................................................Bild zum Artikel in der entsprechenden Position

P_ARTCATEGORY ...................................................................................................................................................................... Artikelkategorie

P_ARTDESCR ......................................................................................................................................................................Artikelbeschreibung

P_ARTNO ...................................................................................................................................................................................... Artikelnummer

P_BANKCHARGE .......................................................................................................... Bankgebühr bei Rückbuchung von Lastschriften

P_CUSTARTNO .....................................................................................................................................................Artikelnummer des Kunden

P_CUSTORDDATE ................................................................................................................................................... Bestelldatum des Kunden

P_CUSTORDERNO .....................................................................................................................Bestell-Nr./Referenznummer des Kunden

P_DELDATE ..................................................................................................................................................................... Liefertermin (Position)

P_DELDATE_DESIRED ................... Das geplante Lieferdatum, das bei der Auftragserstellung angegeben werden kann. Nicht das tatsächliche Datum an dem die Position geliefert wurde. Hauptsächlich für Kunden, die ohne Lieferscheine arbeiten.

P_DELIVERYKIND .....................................................................................................Status der Lieferscheinposition (nur Lieferscheine)

„T“ .................................................................................................................................................................................................bei Teillieferung

„R“ .............................................................................................................................................................................................. bei Restlieferung

„V“ ................................................................................................................................................................................................. bei Volllieferung

P_DELIVERYKIND_ORDER ....................................................................................... für Lieferscheine: V=Voll, T=Teil, R=Restlieferung

Mein Büro 2010

343

Anhang

P_DELNO ..................................................................................................................... Lieferscheinnummer (Position)Vorlagen-Designer

P_DISCOUNT ...abhängig von der Preisart des Vorgangs entweder Bruttobetrag des Rabatts oder Nettobetrag des Rabatts

P_DISCOUNTGROSS ...............................................................................................................................................Bruttobetrag des Rabatts

P_DISCOUNTNET ......................................................................................................................................................Nettobetrag des Rabatts

P_DISCOUNTPERC ............................................................................................................................................................................Rabatt in %

P_INPUTAMOUNT ...................................................................................................Eingegebene Stückzahl des Artikels (s. Preisbezug)

P_INPUTVALUE1-5 ............................... Felder mit den Mengenangaben für die Berechnung der Preiseinheiten (s. Preisbezug)

P_ORDER_INDIVIDUAL1 - 10 ...................................................................................................................Individuelle Felder des Auftrags

P_ORDERCATEGORY .........................................................................................................................................................................Auftragsart

P_ORDERNO ............................................................................................................................................................................ Auftragsnummer

P_POS ......................................................................................................... Positionsnummer innerhalb des Vorgangs (z.B. im Auftrag)

P_PRICE .............. abhängig von der Preisart des Vorgangs entweder Einzelpreis brutto (rabatierter Listenpreis brutto) oder Einzelpreis netto (rabatierter Listenpreis netto)

P_POSKIND ...........................................Positionsart (Artikel, Alternative, Text, Überschrift, Seitenumbruch, Trennlinie einfach, Trennlinie doppelt und Zwischensumme)

P_PRICE_WOD .. abhängig von der Preisart des Vorgangs entweder Einzelpreis brutto (nicht rabatierter Listenpreis bruttooder Einzelpreis netto (nicht rabatierter Listenpreis netto)

P_PRICEGROSS ...........................................................................................................Einzelpreis brutto (rabatierter Listenpreis brutto)

P_PRICEGROSS_WOD .......................................................................................................................... Listenpreis brutto (nicht rabatiert)

344


P_PRICENET .................................................................................................................... Einzelpreis netto (rabatierter Listenpreis netto)

P_PRICENET_WOD ...............................................................................................Listenpreis netto (nicht rabatiert)Vorlagen-Designer

P_PROJECTNOTES ..........................................................................................................................................................Angaben zum Projekt

P_REMINDAMOUNT ..................................................................................................................................................................Mahngebühren

P_REVISIONNO .......................................................................................................................................................Revisions-Nr. des Artikels

P_SUPPLIERARTNO ..................................................................................................................................... Artikelnummer des Lieferanten

P_TOTAL ............................................................................................... abhängig von der Preisart des Vorgangs entweder rabatierter Bruttogesamtpreis oder rabatierterNettogesampreis

P_TOTALDISCOUNT .......................................................... abhängig von der Preisart des Vorgangs entweder Bruttogesamtbetrag des Rabatts oder Nettogsamtbetrag des Rabatts

P_TOTALDISCOUNTGROSS ......................................................................................................................Bruttogesamtbetrag des Rabatts

P_TOTALDISCOUNTNET .............................................................................................................................Nettogesamtbetrag des Rabatts

P_TOTALGROSS ...................................................................................................................................................Bruttogesamtpreis rabatiert

P_TOTALGROSS_WOD ........................................................................................................................... Bruttogesamtpreis nicht rabatiert

P_TOTALNET ..........................................................................................................................................................Nettogesamtpreis rabatiert

P_TOTALNET_WOD................................................................................................................................... Nettogesamtpreis nicht rabatiert

P_UNIT ..................................................................................................................................................Einheit der entsprechenden Position

P_VATPERC .........................................................................................................................................................................................Mwst. in %

P_VOLUMESINGLE .................................................................................................................................................. Volumen in m3 pro Stück

Mein Büro 2010

345

Anhang

P_VOLUMETOTAL .................................................................................................................................. Gesamtvolumen der Position in m3

P_WEIGHTSINGLE .....................................................................................................................................................Gewicht in kg pro Stück

P_WEIGHTTOTAL .................................................................................................................................... Gesamtgewicht der Position in kg

PT_ID ...................................................................................................................................................................................................Positionsart

PT_TITLE ....................................................................................................................................Überschrift PositionsartVorlagen-Designer

PT_TOTALGROSS ............................................................................................................................................... Bruttosumme je Positionsart

PT_TOTALNET ........................................................................................................................................................Nettosumme je Positionsart

346

Mein Büro 2010 Index

Aktive und archivierte Daten zeigen ............................ 142

Aktivierung .......................................................................... 7, 9

Aktiv- und Passivkonten .................................................. 165

Aktualitätsgarantie ......................................... 9, 10, 11, 135

aktuelle Tabellenansicht .................................................... 62

Alle anzeigen ........................................................................ 51

Alle fälligen Rechnungen erzeugen .............................. 309

Allgemeine Geschäftsentwicklung ...................... 136, 151

Alternativ-Position .............................................................. 45

Ampelschema ........................................................................ 48

Ampel-Symbole .................................................................. 156

Anfangssaldo ......................................................................219

Angebot ............................................ 34, 105, 137, 140, 179

Angebotsliste ...................................................................... 107

Angebotsnummer ................................................................. 40

Angebotstext .......................................................................148

Anlage EÜR ................................................................ 125, 127

Index

A

Abo-Rechnung ................................................................... 308

Abo-Rechnungen ............................................................... 303

Abschreibung ...................................................................... 130

Abschreibungen ........................................................ 130, 131

Abschreibungsdetails ........................................................ 134

Abschreibungstabelle ........................................................ 134

Absenderzeile .................................................................. 87, 88

Absetzung für Abnutzung ..................................... 130, 135

Administrator ................................................................. 82, 84

Administratorenrechte ....................................................... 82

Adressdialog .......................................................................... 94

Adresse in ... Landkarte anzeigen .................................. 209

AfA-Tabelle ................................................................ 130, 133

aktive Daten ................................................................. 58, 144

Mein Büro 2010

347

Index

Archivierte Stammdaten reaktivieren .......................... 145

Archivierung ................................................................. 58, 142

Archivierung / Archivieren .............................................. 144

Archivstatus ......................................................................... 142

Art der steuerlichen Verbuchung ........................... 77, 163

Artikel ................................................................... 40, 146, 182

Artikelauswahl ............................................................. 41, 148

Artikelbeschreibung ...................................... 146, 148, 316

Artikelbezeichnung ............................................................ 324

Artikel-Datenbank ............................................................. 146

Artikelkategorien ..................................... 43, 136, 146, 148

Artikel kopieren u. bearbeiten ....................................... 146

Artikel löschen .................................................................... 149

Artikelnummer .......................................................... 146, 324

Artikelstamm .................................. 41, 107, 146, 182, 331

Artikelstammblatt .............................................................. 149

Artikel-Stammdaten ............................................... 107, 151

Anlage EÜR ........................................................................... 79

Anlagengut zuordnen ....................................................... 132

Anlagenverzeichnis ............ 132, 133, 137, 139, 140, 153

Anmerkungen ............................................................ 102, 140

Anpassung ..................................................................... 44, 142

Anschaffungsdatum ......................................................... 133

Anschaffungskosten .......................................................... 130

Anschaffungspreis ............................................................. 130

Anschrift ................................................................................. 87

Ansicht .............................................................. 140, 142, 144

Ansicht drucken .................................................................. 142

Anzahl ..................................................................................... 65

Anzeige bei Verbuchungsart 3 ....................................... 163

Arbeitsumgebung ................................................................. 72

Archiv ...................................................................................... 24

Archivieren ............................................................................. 58

archivierteDaten ................................................................. 144

348


B

Balkengrafik ......................................................................... 151

Bankdaten .............................................................................. 75

Bankkonto ........................................................... 74, 153, 166

Bankleitzahl ......................................................................... 154

Bankname ............................................................................ 154

Bankverbindung ................................................................... 10

Bankverbindungen ................................................... 153, 154

Bedingungen .................................................................. 55, 67

Belegablage ......................................................................... 155

Belegnummer ......................................................................155

Benutzer .......................................................................... 9, 155

benutzerdefinierte Abfrage .............................................172

Benutzerverwaltung ................................................... 82, 155

Benutzer wechseln .............................................................. 84

Berichte .................................................................................. 68

Berichtsansicht ..................................................................... 71

Artikelverwaltung .............................................................. 179

Auftrag generiert ................................................................111

Auftragsart ................................................................. 117, 136

Auftragsarten ...................................................................... 150

Auftragsbestätigung .................................................. 50, 109

Auftragsverwaltung .......................................................... 109

Aufwands- und Ertragskonten ....................................... 165

Aufzählungen ........................................................................ 98

aus Buchungen ermitteln ................................................ 122

Ausgaben .............................................................................. 151

Ausgaben-Hitliste .............................................................. 151

Ausgabeoptionen ........................................................ 80, 150

Auslandskunden ................................................................... 77

Auswertungen ........... 26, 65, 68, 71, 136, 144, 151, 153

Auto-Datenfilter .................................................................... 67

automatisch erfasst .......................................................... 118

Mein Büro 2010

349

Index

Betreffzeile ............................................................................ 96

betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ................. 130, 133

Betriebssystem ........................................................................ 7

Betriebsvermögen ....................................................... 77, 162

Bewertung ............................................................................ 312

Bewertung anzeigen ........................................................ 314

Bewertungsverfahren ....................................................... 314

Bewirtschaftungsart ..................................... 311, 315, 319

Bezugsquellen ..................................................................... 324

blaue Schrift .......................................................................... 38

Brief ..................................................... 50, 94, 115, 140, 157

Briefpapier .............................................. 24, 38, 85, 90, 158

Briefpapier gestalten ................................................. 85, 158

Briefvorlage ......................................................................... 158

Buchführung ................................................................ 79, 158

Buchführungskategorien ................................................. 120

Buchführungs-Varianten ................................................... 79

Beschaffungspreise ........................................................... 324

Bestand aktualisieren ....................................................... 324

Bestände aktualisieren ................................. 309, 316, 323

Bestände erfassen ............................................................. 309

Bestandsauswertung ........................................................ 314

Bestandsveränderung ....................................................... 322

Bestätigungsschreiben ..................................................... 109

Beste Anpassung .................................................................. 64

Beste Anpassung (alle Spalten) ........................................ 64

Bestellautomatik ................................................................ 324

Bestellmenge ....................................................................... 146

Bestellposition .................................................................... 157

bestellte Einheiten ............................................................. 317

Bestellung .........................................................156, 311, 315

Bestellungen .............................................................. 140, 180

Bestellvorschlag ................................................................. 316

Bestellvorschläge ..... 157, 303, 311, 315, 319, 331, 335

350


Datenbankfelder ............................................................ 55, 60

Datenbank reorganisieren ............................................... 170

Datenfilter ...........................................................................170

Daten-Filter ......................................................................... 142

Datenfilter erzeugen / anpassen ...................................172

Datenformat .......................................................................... 68

Datenimport ........................................................................ 172

Datenimport-Assistenten ....................................... 172, 173

Datenquelle .................................................................... 65, 67

Daten sichern ..................................................................... 168

Datensicherung ........................................................ 168, 305

Daten-Teilmengen ............................................................... 53

Datenübernahme ............................................................... 166

Daten wiederherstellen .......................................... 169, 305

Datev ..................................................................................... 163

DATEV ...................................................................................... 79

Dauerfristverlängerung .................................................... 174

Buchung ...............................................................................158

Buchungsautomatik .......................................................... 165

Buchungsdatum ................................................................. 158

Buchungsjournal ................................................................ 160

Buchungskategorie .................................................. 131, 165

Buchungskategorien ......................................................... 162

C

Chipkarte ................................................................................ 74

Client ..................................................................................... 306

CSV-Datei ............................................................................. 166

D

Datei .................................................................. 155, 169, 173

Dateiimport-Assistent ............................................ 166, 172

Dateisystem ......................................................................... 105

Datenanalyse .................................................................. 61, 65

Datenaustausch .................................................................... 62

Mein Büro 2010

351

Index

durchschnittlicher Einkaufspreis ................................... 314

Durchschnittswert ............................................................. 142

E

Eigenes Bankkonto einrichten .......................................... 75

Eingabemaske ......................................................... 22, 47, 96

Einheiten ....................................................................... 75, 180

Einheiten definieren .......................................................... 179

Einkauf .............................................................. 180, 306, 315

Einkauf / Lager .......... 309, 311, 315, 319, 320, 324, 331

Einkaufs-Modul .................................................................. 157

Einkaufspreis ....................... 146, 151, 182, 314, 317, 324

Einkauf von Anlagevermögen ......................................... 131

Einkommensteuererklärung ............................................ 125

Einkünfte aus Gewerbebetrieb ....................................... 125

Einkünfte aus selbstständiger Arbeit ........................... 125

Einleitungstext ...................................................................... 40

degressive Abschreibung ....................................... 130, 134

Demodaten ................................................................ 176, 209

Design-Modul ........................................ 24, 85, 91, 92, 158

Details ................................................. 50, 55, 140, 176, 177

Details der Details ................................................................ 55

Detail-Vorschau .................................................................... 55

Disposition ................................................................. 315, 316

Dokumente .................................... 102, 105, 140, 146, 177

Dokumentenablage ........................................................... 105

Dokumentenarchiv ............................................................ 105

Dokumentenmappe ................................................. 102, 179

Drop-down-Menü ......................................................... 53, 67

Druckansicht ................................... 20, 22, 36, 47, 85, 179

Drucken ................................................................................. 179

Druckvorlagen ........................................................... 151, 157

Druckvorschau ................................................... 40, 142, 149

Durchschnitt .......................................................................... 65

352


Erweitertes Layout ............................................................... 90

EÜR ....................................................................... 79, 122, 125

EÜR-Formular ..................................................................... 123

F

Fahrzeuge ............................................................................... 77

Falzmarken ............................................................................ 88

Farbwerte ............................................................................... 50

Fax ........................................................................... 24, 48, 115

Faxmodem .............................................................................. 48

Feldauswahl ........................................................................... 64

Fensterausschnitt ................................................................. 52

Fernsteuerung ....................................................................... 12

Fernwartung ........................................................................... 12

Festplatte ............................................................................. 105

Festplattenspeicher ................................................................ 7

Filter .......................................................................... 52, 53, 55

Einleitungs- und Schlusstexte ......................................... 40

Einnahmenüberschussrechnung .... 70, 71, 74, 122, 123, 139, 162

Einnahmen-Überschussrechnung ..........................79, 122

Einrichtungs-Assistent ....................................................... 75

Einsatzmöglichkeiten ......................................................... 18

einscannen ........................................................................... 102

Einstellungen ......................................................................... 75

Einzahlungen ......................................................................... 55

Einzelbuchung ...................................................................... 71

Einzelkorrektur ...................................................................311

elektronische Unterschrift .................................................. 84

Elster-Versand ..................................................................... 120

E-Mail .................................................... 24, 48, 50, 111, 115

Empfänger .............................................................................. 58

Eröffnungs- und Abschlusskonten ................................ 165

Ersteinrichtungs-Assistent ................................................ 72

erweiterte Auftragsverwaltung ...................................... 109

Mein Büro 2010

353

Index

Funktionstasten .................................................................... 31

Funktionsumfang ................................................................. 15

Fußtexte .................................................................................. 88

Fußzeile ......................................................................... 64, 142

G

gemischtes Girokonto ....................................................... 153

Geringwertige Wirtschaftsgüter. .................... Siehe GWG

Gesamtpreis ......................................................................... 136

Geschäftsbriefe. .................................................... Siehe Brief

Geschäftskonto ................................................................... 153

Geschäftskorrespondenz .................................................... 34

Geschäftspapiere .................................................................. 90

Gewinn .................................................................................. 162

Gewinnermittlung .............................................................. 122

Gliederungsbereich ............................................................... 67

Grafik ....................................................................................... 87

Filter Anpassen ..................................................................... 55

Filterassistent ........................................................................ 55

Filtereinstellung ................................................................... 55

filtern ................................................................................ 51, 53

Filtern ...................................................................................... 60

Filtersymbol ........................................................................... 51

Finanzamt ....................................................................... 72, 74

Finanzbuchhaltung .................................................. 163, 165

Finanzbuchhaltungskonten ............................................. 165

Finanzen ...... 26, 53, 114, 120, 122, 123, 125, 140, 153, 160, 174

Firewall ................................................................................. 306

Firmendaten ................................................................. 75, 153

Firmenname und Slogan .................................................... 87

Formatierung ......................................................................... 98

Formular ................................................................................. 70

Freischalten ........................................................................... 10

Freitext .................................................................................. 136

354


Hyperlinks .............................................................................. 27

I

Import / Export MS Outlook ........................................... 173

importieren ..........................................................................102

Individuelle Felder ........................................................ 80, 146

Inhalte ..................................................................................... 88

Installation ................................................................................ 7

Installationsassistent ........................................................ 7, 9

Installieren ................................................................................ 9

Interaktive Listen ............................................................... 124

Interne Anmerkungen ....................................................... 140

Internet .......................................................................... 7, 9, 10

Internet-Zugang ...................................................................... 7

Inventur ...................................................................... 316, 323

Inventurliste .............................................................. 316, 319

Grafikkarte ................................................................................ 7

Grundeinstellungen ............................................................. 75

gruppieren .............................................................................. 57

Gruppierungsbereich ........................................... 58, 67, 142

GWG ...................................................................................... 130

H

Händler ................................................................................. 151

Hard- und Software-Ausstattung ...................................... 7

Hauptschriftart ..................................................................... 88

Hauptspeicher .......................................................................... 7

HBCI ......................................................................................... 74

Hervorhebung ....................................................................... 98

Hier klicken um Artikel einzugeben .............................105

Hilfe .................................................................................. 10, 11

Historie ....................................................................... 140, 177

Hotline ................................................................. 11, 135, 165

Mein Büro 2010

355

Index

Kontenplan bearbeiten ........................................... 163, 165

Kontenrahmen ..................................................... 77, 79, 165

Kontextmenü .............................. 29, 62, 64, 114, 142, 209

Kontextmenü der Fußzeile ................................................ 64

Kontextmenü der Spaltenüberschrift ............................. 64

Kontextmenüs ..................................................................... 114

Kontextmenü-Taste ............................................................. 30

Kontierung .................................................................... 79, 162

Kontoauszug ................................................ 58, 74, 118, 158

Kontobewegung ................................................................... 51

Konto kopieren ................................................................... 165

Kopfbögen .............................................................................. 87

Kopieren und bearbeiten .......................................... 34, 308

Kosten ................................................................................... 162

Kosten- und Erlösarten .......................................... 151, 160

Kosten/Verwendungen ..................................................... 151

Kreditkarten-Konto ........................................................... 153

J

Jahr der Anschaffung ....................................................... 137

K

Kalender .............................................................. 77, 101, 173

Kalender-Import ................................................................. 173

Kapitalerträge ..................................................................... 127

Karteikarten ........................................................................... 30

Kassenbuch ............................................................................ 58

Kategorien ............................................................................ 162

Kategorien einzurichten ................................................... 165

Kennwort ändern ........................................................ 84, 155

Kleinunternehmer ................................................................ 77

Kommentare ......................................................................... 140

Komplettlieferung .............................................................. 157

komprimierte Steuererklärung ....................................... 127

Kontendetails bearbeiten ................................................ 166

Kontenliste erweitert ........................................................ 163

356


Lagerbestände .............................. 303, 315, 316, 323, 335

Lagerbestandsführung ............... 311, 315, 316, 317, 319

Lagerbewegungen ................................. 157, 309, 319, 320

Lagermodul ......................................................................... 157

Lagerort .............................................................316, 317, 322

Lagerübersicht .................................................................... 323

Lagerüberwachung ........................................................... 319

Lagerverwaltung ................................................................ 303

Laufwerk ................................................................................... 9

Layout .............................................................................. 87, 92

Layout-Auswahl ................................................................... 87

Layout für erweiterte Bearbeitung .......................... 87, 91

Lieferanten .......................................................... 53, 156, 315

Lieferanten für diesen Artikel ......................................... 324

Lieferantenpreise ........................................... 315, 324, 331

Lieferanten zuordnen ............................................. 324, 331

Lieferant wählen ................................................................ 315

KreditkartenKonto ............................................................... 74

Kundenauftrags-Steuerung ........................ 311, 315, 316

Kunden aus Outlook-Kontakten .................................... 173

Kundendaten .................................................................. 10, 38

Kundendatenbank ...................................................... 40, 173

Kundendienst ........................................................................ 11

Kunden in den Stammdaten speichern ............................ 96

Kundenkartei ......................................................................... 96

Kundenkategorie ................................................................ 136

Kundennummer .................................................................... 10

Kunden-Stammdaten ......................................................... 96

Kundenverwaltung .............................................................. 80

L

Ladeneinrichtung .............................................................. 163

Lagerbestand ................................................... 157, 309, 317

Lagerbestand bewerten .................................................... 313

Mein Büro 2010

357

Index

Mahnung .................................................................... 114, 115

Mahnungen ......................................................................... 120

Mahnwesen deaktivieren ................................................. 117

Mandantenverwaltung ..................................................... 303

Mantelbogen ....................................................................... 127

Markierten Datensatz archivieren ................................. 145

Markierten Datensatz reaktivieren ...............................145

Massenänderung ................................................................326

Massenänderungen durchführen .................................. 330

Maß- und Mengeneinheiten .......................................... 179

Maximum ............................................................................... 65

Mehrplatz-Betrieb ............................................................. 306

Mein Büro 2009 Mittelstand .......................................... 303

Meine Firma ......................................... 72, 75, 88, 153, 176

Mindestbestand ........................................................ 312, 317

Mindest-Lagerbestand ..................................................... 319

Minimum ................................................................................ 65

Lieferbedingung .................................................................. 117

Lieferbedingungen ............................................................... 40

Lieferkonditionen ............................................................... 117

Lieferschein .........................................................................113

Lieferschein drucken ......................................................... 113

Lineal ....................................................................................... 92

Listen ....................................................................................... 70

Listenansicht ....................................................................... 142

Listenkorrektur .......................................................... 309, 324

Listenpreis .............................................................................. 43

Lizenzvertrag ............................................................................ 7

Logo ......................................................................................... 87

Lupensymbol ......................................................................... 51

M

Mahnfristen ........................................................................ 115

Mahnliste .............................................................................115

358


Neuinstallation ...................................................................169

Neukunden ............................................................................. 40

Neukundenrabatt ............................................................... 107

nicht betriebsrelevant ...................................................... 219

niedrigster Einkaufspreis ................................................. 314

Notizen ................................................................................. 140

Nummerierung ..................................................................... 98

Nummernkreise .................................................................... 80

Nur aktive Daten ................................................................ 142

Nutzungsdauer ......................................................... 130, 133

O

Offene Posten ..................................................................... 120

Offene-Posten-Liste ..........................................................114

Offene-Posten-Listen ....................................................... 153

Office .................................. 26, 48, 94, 101, 113, 140, 156

Office Heute ................................................................. 27, 180

Mitarbeiter .................................................................... 82, 155

Mitarbeiterverwaltung ....................................................... 82

Mittelstands-Edition .................................................. 82, 157

Mittelwert .............................................................................. 65

MS Excel ....................................................... 61, 68, 166, 173

MS Outlook ................................................................... 48, 173

N

Namenslisten ........................................................................ 52

Navigationsbereich .............................................................. 25

Netviewer ............................................................................... 12

Netzwerk ............................................................. 82, 303, 306

Netzwerk-Ports ..................................................................306

Neue Kategorie ................................................................... 148

Neuen Artikel anlegen ............................................. 107, 148

Neue Preislisten .................................................................. 328

Neues Anlagengut definieren ......................................... 132

Mein Büro 2010

359

Index

Paypal .................................................................................... 153

Paypal-Konto ........................................................................ 74

PDF .................................................................................... 24, 48

PIN-TAN .................................................................................. 74

Pool ........................................................................................ 130

Positionsart ........................................................... 45, 47, 136

Positionstabelle .................................................................. 105

Postleitzahl ..................................................................... 10, 96

Preisänderungs-Automatik ......................... 303, 328, 329

Preise ........................................................................... 182, 333

Preise bearbeiten ..................................................... 326, 330

Preise speichern .................................................................. 335

Preislisten ...................................... 303, 326, 329, 333, 335

privaten Kontobewegungen ............................................ 153

privater Nutzungsanteil ..................................................... 77

Programmaktualisierung .................................................... 10

Programmbereiche .............................................................. 25

Offline-Konto ............................................................... 74, 154

Onlinebanking ....................................................................... 74

Online-Banking .................................................... 7, 118, 158

Online-FAQ ............................................................................ 11

Online-Forum ........................................................................ 11

Online-Konto ......................................................................154

Online-Poststelle .................................................................. 48

Onlineshop ............................................................................. 93

Online-Update ............................................................. 10, 123

Online-Verbindung ................................................................ 9

Operator ................................................................................. 82

Ordner ................................................................................... 102

Outlook Express .................................................................... 48

Outlook-Import ................................................................... 173

P

Passwort ........................................................................ 84, 155

360


Reiter ....................................................................................... 30

Reportgenerator ................................................................... 68

Reports ................................................................................. 151

reservierte Einheiten ......................................................... 317

Rich-Text-Dokumente ........................................................ 92

Rohgewinn ................................................................. 151, 182

RTF-Editor .............................................................................. 98

S

Sachbearbeiter ................................................. 40, 82, 84, 90

Sachkonten .......................................................................... 162

Sammel-Archivierung .......................................................145

Sammelposten.................................................................... 130

scannen ....................................................................... 102, 177

Schließsymbol ....................................................................... 55

Schnellauswahl ..................................................................... 67

Schnelldruck ........................................................................ 179

Programmelemente ............................................................. 25

Prozessor ................................................................................... 7

R

Rabatt ..................................................................................... 43

Raster ...................................................................................... 92

Rastereigenschaften ........................................................... 92

Rechnung ......................................... 20, 111, 113, 140, 179

Rechnung erstellen ............................................................ 111

Rechnungsarchiv ................................................................ 169

Rechnungsliste ................................................................... 117

Rechnungsstellung ............................................................ 151

Rechnungstext .................................................................... 148

Rechnungs- und Buchhaltungslisten .......... 70, 123, 160

Rechteverwaltung .............................................................. 155

Rechtsform ............................................................................ 72

Register 30 ...................................................................................

Mein Büro 2010

361

Index

Sortieren .......................................................................... 52, 60

Sortierreihenfolge ......................................................... 43, 52

Sortiment ............................................................................. 333

Spalten .................................................................................... 61

Spalten aktivieren .............................................................. 142

Spalten anpassen ................................................................. 60

Spaltenbeschriftung ............................................................ 90

Spalten definieren ............................................................... 60

Spaltenkopf ........................................................... 50, 60, 142

Spaltenliste ............................................................................ 67

Spaltenreihenfolge .............................................................. 67

Spaltenüberschrift ......................... 52, 58, 61, 64, 67, 142

Speicherpfad ....................................................................... 168

Speicherplatz ............................................................................ 9

Spendenbescheinigungen ................................................127

Spezialfilter ............................................................................ 67

Staffelpreise ........................................................................182

Schnelleingabe ................................................................... 329

Schnellgruppieren ................................................................ 67

Schnellstartleiste .................................................................... 9

Schriftverkehr ........................................................................ 34

Schwund ............................................................................... 309

Seitenaufteilungen .............................................................. 87

Seitenkopf .............................................................................. 90

Seitenvorschau .................................................... 67, 68, 114

Server .................................................................................... 306

Setup-Assistent ..................................................................305

SKR03 ............................................................................. 79, 163

Soll-Bestand ........................................................................ 316

Soll-Versteuerung ................................................................ 79

Sonderabschreibungen ......................................................134

Sonderausgaben ................................................................. 127

Sondertaste ............................................................................ 33

sortieren ................................................................................. 51

362


Steuerberater ..................................................... 79, 162, 165

Steuer-Einstellungen ................................................ 77, 163

Steuererklärung .................................................................. 123

Steuerformulare ................................................ 71, 120, 165

Steuerkategorien ............................................................... 151

Steuernummer ...................................................................... 72

Steuersatz ............................................................................ 146

Steuersätze ............................................................................ 77

Steuerschlüssel ......................................................... 133, 165

Steuervordrucke ....................................................... 122, 125

Suchbegriff ............................................................................ 51

Suche ....................................................................................... 51

Suchen ..................................................................................... 51

Summe ........................................................................... 65, 142

Summenzeile ............................................................... 64, 142

Support ................................................................................... 11

Systemvoraussetzungen ........................................................ 7

Stammdaten .... 26, 40, 75, 88, 133, 139, 140, 150, 153, 155, 158, 173, 180

Stammdaten archivieren .................................................144

Stammdaten Artikelkategorien ...................................... 149

Stammdaten - Kunden .....................................................100

Stammdaten-Listen ................................................. 140, 153

Stammdaten-Tabellen ........................................................ 80

Stammdaten - Zahlungsbedingungen ......................... 115

Standardkontenrahmen .............................................79, 162

Standard-Lieferant ................................ 312, 315, 326, 331

Stapel aus dem Artikelstamm holen ................... 107, 148

Stapeldruck .......................................................................... 179

Stapelverarbeitung ............................................................ 179

Statistik ...................................................................... 146, 148

Status ...................................................................................... 48

Statusanzeige ........................................................................ 48

Statuszeile ............................................................................. 55

Steuer-Auswertungen ............................................ 120, 174

Mein Büro 2010

363

Index

Team ........................................................................................ 82

Teillieferung ......................................................................... 157

Telefonat ........................................................................ 50, 102

Termin ................................................................................... 101

Terminerinnerungen .......................................................... 120

Terminkalender ................................................................... 114

Test-Datenbank .................................................................... 19

Testumgebung .................................................................... 176

Textbausteine ........................................... 80, 109, 115, 157

Textbausteine und Vorlagen ........................................... 109

Textgestaltung ...................................................................... 98

Textprogramm ....................................................................... 98

Tortengrafik ......................................................................... 151

Transparenz-Modus ............................................................. 92

U

Überweisung ........................................................................ 117

T

Tabelle exportieren ..................................................... 61, 144

Tabelle in Excel bearbeiten ............................................. 144

Tabellen ..................................................................... 53, 57, 62

Tabellen anpassen ................................................................ 57

Tabellenansicht ........................................51, 57, 60, 65, 67

Tabellenansichten .............................................................. 140

Tabellen auswerten ............................................................. 65

Tabellen-Auswertungen .................................... 65, 68, 152

Tabellenbearbeitung der Artikelpreise ..... 328, 330, 333

Tabelleneingabe .................................................................... 47

Tabellenspalte ....................................................................... 67

Tabellenüberschrift ............................................................ 142

Tabellen weiterverarbeiten ................................................ 57

Tastatur ................................................................................... 30

Tastenkombination .............................................................. 98

Tastenkürzel ........................................................................... 33

364


Verkaufspreise ..................................................................... 151

Verknüpfung ............................................................................. 9

Verlust ................................................................................... 162

Verrechnungskonto .............................................................. 74

Vertrag ..................................................................................137

Verwendungen .......................................................... 151, 160

Verwendungszweck ........................................................... 158

Vista ............................................................................................ 7

vollständig bezahlt ........................................ 117, 120, 158

Volltextsuche ........................................................................ 52

Voranmeldezeitraum ......................................................... 120

Vorgänge .............................................................................. 105

Vorgangsart ........................................................................... 50

Vorgangsbezogene Textpassage .................................... 148

vorgangsbezogene Textpassagen .................................... 47

Vorlagen ..................................................................... 157, 314

Vorlagen-Designer, .............................................................. 92

Überweisungen ..................................................................... 53

Umsätze ................................................................................ 162

Umsatzsteuer ............................................................... 77, 162

Umsatzsteuererklärung ............................................. 71, 125

Umsatzsteuersatz ................................................................. 77

Umsatzsteuervoranmeldung ....................... 120, 125, 174

Umsatzsteuer-Voranmeldung .................................71, 120

unbezahlten Rechnungen ................................................ 153

unsichtbare Kategorie ...................................................... 163

Unterschrift ........................................................................... 84

Updates ................................................................................... 10

V

Variable ............................................................................ 40, 98

Verarbeitung .......................................................................154

Verkauf ........................................................................ 306, 335

Verkaufserlöse ..................................................................... 151

Mein Büro 2010

365

Index

Z

Zahlung ................................................................................. 158

Zahlungen Bank / Kasse ..................................................... 53

Zahlungsart .......................................................................... 117

Zahlungsbedingung .......................................................... 117

Zahlungsbedingungen ....................................... 40, 75, 115

Zahlungserinnerung ..........................................................114

Zahlungskonditionen ........................................................ 117

Zahlungsvorgänge ............................................................... 58

Zahlung überfällig ............................................................. 114

Zeichensatz ............................................................................ 98

Ziehen & Ablegen ....................................................... 67, 105

Ziehen Sie eine Spalte hierher ......................... 58, 67,142,

Zielordner .................................................................................. 9

Zuordnung .................................................................. 158, 163

Zusatzoptionen ..................................................................... 88

Vorlagen-Sets ....................................................................... 93

W

Wählhilfe ................................................................................ 50

Warenentnahme ................................................................ 322

Webbrowser ......................................................................... 209

Weitere Funktionen ........................................................... 114

Werbebrief ............................................................................. 94

Wiederbeschaffungsdauer ............................................... 319

Wiederherstellung ............................................................. 169

Willenserklärung ................................................................ 137

Windows .................................................................................... 7

Windows-Arbeitsplatz ...................................................... 105

Windows Mail ....................................................................... 48

WISO Mein Büro 2009 Mittelstand ............................. 303

WISO-Ratgeber ..................................................................... 11

WISO Sparbuch ......................................................... 125, 130

Documents

Mein Büroupdate1.buhl-data.com/documents/mein_buero_2010... · 2009-11-20 · Mein Büro 2010 7 Wie Sie „WISO Mein Büro 2010“ installieren Wie Sie „Mein Büro 2010“ installieren