Daftar Isi

A. Membuat Jenis Pekerjaan...................................................................................................................2

B. Membuat Rent Object.........................................................................................................................4

C. Reservasi..............................................................................................................................................7

D. Check-In.............................................................................................................................................10

a. Tanpa Input Data Customer...........................................................................................................10

b. Input Data Customer.....................................................................................................................12

E. Check Out..........................................................................................................................................15

F. Laporan-Laporan...............................................................................................................................19

a. Register Penjualan POS..................................................................................................................19

b. Laporan Penjualan POS..................................................................................................................20

G. Penggunaan Lockdoor pada Hotel.....................................................................................................22

a. Pengaturan Umum........................................................................................................................22

b. Generate QR..................................................................................................................................23

1

A.Membuat Jenis Pekerjaan1. Masuk ke menu “Sistem” dan kemudian pilih “Setting Umum” terlebih dahulu untuk

mengubah jenis usaha menjadi PENGINAPAN seperti berikut :

2.

Muncul tampilan seperti di bawah ini, kemudian pada jenis usaha, pilih “penginapan”

3. Lalu klik tombol “Simpan” di bagian bawah dan masukkan otorisasi jabatan Admin.4. Buka ulang program dan login seperti sebelumnya dan pilih cabang yang sudah di setting

tadi.5. Sekarang buat Master Jenis Pekerjaan terlebih dahulu seperti berikut :

6. Klik tombol “Kode Baru”, kemudian isilah kolom berikut:a. Jenis Pekerjaanb. Komisic. Kategori

2

7. Pada “Mata Uang” pilih mata uang yang digunakan. Kolom tersebut dapat diisi dengan 2 mata uang yang berbeda, seperti yang ditampilkan pada gambar diatas, yaitu US Dollar dan Rupiah

8. Pada “Tanggal” dapat diisi sesuai dengan tanggal pada saat jenis pekerjaan dibuat. Kolom ini hanya dapat diisi dengan tanggal hari ini dan tanggal yang telah terjadi, tidak bisa diisi dengan tanggal yang belum terjadi

9. Pada kolom “Harga Jual” diisi dengan harga yang ditawarkan kepada Customer10. Klik “Simpan”

3

B.Membuat Rent Object1. Sekarang buat Master Rent Object terlebih dahulu untuk membuat ruang kamar

penginapan yang akan tampil pada modul POS Touchscreen seperti berikut :

2. Muncul tampilan seperti berikut:

3. Klik Kode baru lalu isi detail kamar yang diinginkan seperti contoh berikut :

4. Lalu klik tombol “Simpan”. Kemudian “OK”

5. Langkah selanjutnya adalah membuat Rent Object Jenis Pekerjaan dengan membuka pada menu Master > Rent

4

Object > Setting Rent Object – Jenis Pekerjaan, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini

6. P a d a a w a l t a m p i l a n t e r s e b u t , “ R e n t O b j e c t ” y a n g t e l a h d i b u a t b e l u m m u n c u l . U n t u k memunculkannya, maka perlu menekan tombol navigasi arah bawah pada keyboard hingga muncul daftar baru pada baris paling bawah

7. Setelah baris terakhir muncul, klik pada kolom kedua yaitu “No. Rent Object”. Pilih nomor rent object yang telah dibuat sebelumnya (Klik pada kolom kedua)

8. Lakukan hal yang sama pada jenis pekerjaan (Klik pada kolom ketiga) kemudian Klik “Simpan”

5

9. Untuk menggunakan Master Rent Object Jenis Pekerjaan jangan lupa mengaktifkan setting umum D.5.30 seperti berikut :

10. Lalu Klik tombol “Simpan” di bagian bawah dan buka ulang program Omega.11. “Rent Object” yang telah dibuat, dapat dilihat pada menu modul “Penjualan” > POS

Touchscreen, seperti pada gambar berikut :

12. Setelah masuk di POS Touchscreen tampilannya seperti berikut :

6

C.Reservasi 1. jika ingin melakukan booking kamar klik Menu Penjualan > POS TouchScreen, maka

muncul tampilan seperti berikut

2. Klik “Reservation” untuk mengisi form booking dan tampilannya seperti berikut :

3. Isi semua kolom dari tanggal awal / tanggal akhir hingga keterangan lalu klik tombol “Check In” untuk menyimpan booking jika hanya melakukan booking kamar saja, apabila ada tambahan dalam booking klik tombol “Order”. Berikut adalah contoh tampilan pengisian form check-in

7

4. Akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini, kemudian klik “Yes”

Jika di pilih YES maka jenis pekerjaan yang di pilih diatas akan otomatis masuk sebagai kamar/jasa yang dipesan.

Jika di pilih NO maka jenis pekerjaan yang di pilih diatas tidak akan otomatis masuk sebagai kamar/jasa yang dipesan. Jadi harus order jasa lagi dengan masuk ke order menu.

Jika dipilih Cancel naka proses check in dianggap batal/tidak akan tersimpan.

5. Ruangan kamar yang sudah di booking akan muncul pada tab booking seperti berikut :

6. Jika pelanggan yang booking sudah datang tinggal klik kamar yang sudah di booking lalu klik tombol “Set Customer Datang” seperti berikut :

8

7. Klik tombol “Yes” untuk melanjutkan dan akan menjadi kamar Check In pada Tab Order.

9

D.Check-In a. Tanpa Input Data Customer1. Jika ingin melakukan Check in kamar tanpa booking, dapat dilakukan dengan membuka

menu Penjualan > POS TouchScreen dan langsung saja klik pada kamar yang tersedia seperti berikut :

2. Pada kamar 3 diatas silahkan isikan semua kolom dengan ketentuan sebagai berikut :a) Pengisian tanggal awal dan tanggal akhir akan mementukan kolom jumlah

berdasarkan berapa hari menggunakan kamar tersebut.b) Bisa mengisi jam awal dan jam akhir.c) Jumlah akan otomatis terisi sesuai dengan perhitungan dari tanggal awal dan

tanggal akhir yang sudah dipilih sebelumnya.d) Bisa pilih jenis pekerjaan jika setting umum D.5.30 diaktifkan dan mengikuti pada

master rent object – jenis pekerjaan.e) Bisa mengisi jumlah tamu dari tombol panah atau dari tombol … jika menggunakan

touchscreen.f) Bisa mencari pelanggan dengan pencarian berdasarkan (kode, nama, email, no ho,

telp, KTP/passport).g) Di sebelah kolom pengisian pelanggan terdapat tombol activity customer untuk

melihar history berapa jumlah booking/check in pelanggan yang sudah di cari sebelumnya.

h) Bisa mengisi sales sesuai dengan yang ada pada master sales.i) Mata uang mengikuti default pada setting umum.j) Bisa menambahkan keterangan jika di perlukan.

3. Setelah semua kolom di atas terisi bisa di lakukan check in atau juga bisa langsung menambah order.

10

4. Setiap klik tombol check in dan order akan ada notif seperti berikut jika sudah menggunakan rent object – jenis pekerjaan.

Jika di pilih YES maka jenis pekerjaan yang di pilih diatas akan otomatis masuk sebagai kamar/jasa yang dipesan.

Jika di pilih NO maka jenis pekerjaan yang di pilih diatas tidak akan otomatis masuk sebagai kamar/jasa yang dipesan. Jadi harus order jasa lagi dengan masuk ke order menu.

Jika dipilih Cancel naka proses check in dianggap batal/tidak akan tersimpan.5. Setelah klik order, maka akan masuk ke tampilan order menu seperti berikut

6. Lalu pilih Tab Jasa dan akan muncul jasa penginapan yang sesuai dengan Master Rent Object Jenis Pekerjaan seperti diatas lalu klik tombol “Save Order Only” untuk menyimpan.

7. Dan tampilan pada POS Touchscreen seperti berikut :

11

b. Input Data CustomerPada proses check-in ini, diharuskan untuk mengisi data Customer terlebih dahulu

sebelum memilih kamar.

1. Buka Modul POS TOUCHSCREEN lalu klik tombol Check In Seperti berikut :

2. Lalu akan masuk ke form Check In seperti berikut :

12

3. Pada proses Check-In ini dibutuhkan input data pelanggan sebelum memilih kamar4. Untuk memasukkan data pelanggan, klik pada “Tambah Pelanggan”, Maka muncul

tampilan seperti di bawah ini :

a. Perusahaan (Dapat diisi dengan nama customer atau perusahaan yang memesankan kamar untuk customer tersebut)

b. Badan hukum (Badan hukum perusahaan tersebut dan dapat dikosongkan apabila tidak ada)

c. Penghubung (Nama yang menjadi penghubung reservasi hotel)d. Alamat e. Telepon f. Fax g. Kotah. Negarai. PKPj. Tanggal Lahirk. Email l. Websitem. Provinsin. Bank Accounto. Jenis Kelaminp. No. KTPq. No. HPr. PIN BBs. Alias Kodet. Tempat Lahiru. Pekerjaan

13

5. Kemudian Klik “Simpan”6. Lanjutkan pengisian pada form check in dengan langkah-langkah :

a) pilih kamar yang dituju.b) pilih tanggal awal dan tanggal akhir dan jam awal dan jam akhir check inc) Untuk kolom jumlah akan menyesuaikan dengan perhitungan jumlah dari

tanggal awal dan akhir check in.d) Jenis pekerjaan akan muncul jika setting D.1.2 = PENGINAPAN dan setting D.5.30

dicentang. Jika tidak di centang maka akan kosong.e) Lalu bisa memilih jumlah tamu dan sales.f) Untuk mata uang permanen dari setting umum.g) Lalu bisa menambahkan atau tidak pada kolom keterangan.

7. Setelah semua kolom di atas terisi bisa di lakukan check in atau juga bisa langsung menambah order.

8. Setiap klik tombol check in dan order aka nada notif seperti berikut jika sudah menggunakan rent object – jenis pekerjaan.

9. Jika di pilih YES maka jenis pekerjaan yang di pilih diatas akan otomatis masuk sebagai kamar/jasa yang dipesan.

10. Jika di pilih NO maka jenis pekerjaan yang di pilih diatas tidak akan otomatis masuk sebagai kamar/jasa yang dipesan. Jadi harus order jasa lagi dengan masuk ke order menu.

11. Jika dipilih Cancel naka proses check in dianggap batal/tidak akan tersimpan.12. Untuk alur selanjutnya sama saja dengan alur POS TOUCHSCREEN seperti biasanya.

14

E. Check OutMenu ini digunakan pada saat Customer melakukan proses check out dan pembayaran. Sebelum

melakukan proses check out, Anda juga dapat mencetak struk sementara. Dengan langkah-langkah:

1. Klik Pada Kamar yang ingin dicetak struknya. Muncul beberapa pilihan, kemudian klik pada “Cetak Struk Sementara”

2. Muncul tampilan “Perkiraan Potongan Nota”. Tampilan ini digunakan untuk memasukkan jumlah potongan atau diskon yang diperoleh Customer. Jika tidak ada potongan/diskon form di atas langsung tekan tombol “OK

3. Muncul tampilan preview struk bill seperti berikut :

15

4. Jika hanya ingin cetak bill saja langsung klik tombol “Print” jika ingin cetak bill dan langsung bayar klik tombol “Print & Checkout”.

5. Setelah kamar yang melakukan print bill, kamar akan berubah warna menjadi biru seperti berikut

6. Jika ingin melakukan Check Out kamar tinggal klik pada kamar yang akan Check Out lalu klik tombol “Check Out” seperti berikut :

16

7. Muncul tampilan pembayaran, kemudian silakan diisi pembayaran dengan bentuk dana yang diinginkan dan isikan nominalnya lalu klik tombol “Enter”

8. Jika sudah tinggal klik tombol “OK” untuk menyimpan nota pembayaran dan akan mencetak struk pembayaran dan muncul dialog seperti dibawah ini jika bentuk dana tunai memiliki kembalian.

9. Setelah dilakukan check-out, kamar akan berubah warna menjadi abu-abu. hal ini bermaksud untuk menandai kamar yang selesai digunakan dan masih dalam proses pembersihan. Untuk mengaktifkan kamar kembali, klik pada kamar kemudian pilih “Set to Available” seperti gambar di bawah ini

17

10. Kemudian klik “OK”, maka kamar sudah dapat digunakan kembali

18

F. Laporan-Laporana. Register Penjualan POS1. Untuk melihat histori transaksi, buka modul “Register Penjualan POS” pada menu

“Penjualan” seperti gambar di bawah ini

2. Masukkan range tanggal yang ingin ditampilkan

3. Maka akan muncul tampilan daftar transaksi sesuai dengan tanggal yang telah dimasukkan, seperti di bawah ini :

19

b.Laporan Penjualan POS1. Untuk mengetahui jumlah penjualan pada POS Retail, klik pada menu Laporan >

Penjualan > More, seperti pada gambar berikut

2. Maka akan muncul tampilan kotak dengan daftar laporan-laporan seperti di bawah ini

3. Untuk mengetahui Laporan Booking dalam jangka waktu tertentu, Scroll ke bawah dan klik pada ID “1089 – Laporan Booking per Tanggal” atau dapat dicari pada “Search” dan ketik “1089” lalu tekan “Enter”

4. Masukkan rentang waktu Laporan Booking dan cabang yang diinginkan, lalu tekan “OK”, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini

20

5. Laporan booking akan muncul sesuai dengan rentang waktu dan cabang yang diiput

sebelumnya. Berikut adalah tampilan laporan booking per tanggal

21

G.Penggunaan

Lockdoor pada Hotela.Pengaturan Umum

1. Sebelum memulai penggunaan Lockdoor pada hotel, maka perlu diatur pengaturan umum pada sistem omega dengan membuka modul “Sistem” kemudian pilih “Setting Umum”

2. Muncul kotak dialog pengaturan umum. Masuk ke pilihan “A. informasi Perusahaan”, input no. community pada tab Community, misalnya input nomor “1316882106” sebagai setting awal

22

3. Klik “Simpan”4. Setelah melakukan

setting umum, langkah selanjutnya adalah membuat Rent Object dengan membuka modul “Master” pilih menu “Rent Object” kemudian pilih “Input Baru”

5. Muncul Kotak dialog Rent Object. Kemudian klik “kode baru” dan input data pada rent object tersebut seperti gambar di bawah ini

Misalnya “Gedung” diisi dengan 001 “Floor” diisi dengan 001, 002, 003 “No. Kamar” diisi dengan 1, 2, 3

23

4. Setelah input data pada Rent Object selesai, klik “Simpan”. Selanjutnya, proses Generate QR dapat dilakukan

b. Generate QR1. Proses pemakaian

QRLock terjadi setelah proses check-in yang dilakukan oleh Customer. Set tanggal serta jam check in dan check out (catatan : saat ini QR hanya bisa digunakan untuk tanggal serta jam start dan end di hari yang sama)

2. Pada tampilan POS Touchscreen, kamar yang telah dilakukan proses check-in akan berubah warna menjadi jingga seperti gambar berikut :

3. Dari gambar berikut

dapat diketahui bahwa terdapat 3 kamar yang

melakukan check- in. untuk

mendapatkan Kode QR pada QRLock, pilih menu “Generate QR”, maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut

24

4. Pilihan Rent Object adalah kamar-kamar yang telah aktif atau telah dilakukan check in. klik pada baris tersebut untuk memilih kamar yang akan diaktifkan kode QR pada QRLock.

Pada gambar di atas dapat diketahui bahwa hanya terdapat dua kamar yang muncul pada baris tersebut. Hal ini dikarenakan bahwa salah satu kamar telah menggunakan kode QR untuk membuka kamarnya. Sedangkan kamar-kamar yang muncul pada baris tersebut adalah kamar-kamar yang telah dilakukan proses check-in tapi belum mengaktifkan kode QR untuk membuka kamarnya.

5. Pilih kamar yang akan diaktifkan kode QR, dan masukkan nomor telepon dari customer yang melakukan check in pada kamar tersebut.

Nomor telepon diawali dengan angka 8, tanpa didahului dengan 0. Misalnya 8123456789.

25

Kemudian klik “OK”, jika berhasil maka akan muncul pesan “Berhasil Generate QR”

6. Kembali ke POS Touchscreen, klik list QR maka akan muncul daftar kode nota atau rent bject yang sudah dilakukan Generate QR

7. Klik pada salah satu nota, lalu klik “OK” maka di bagian bawah akan muncul link dari kunci QR Kode nota atau rent object tersebut

Link tersebut dapat digunakan oleh customer untuk melakukan scan QR pada baris bawah. Link tersebut dapat dibuka menggunakan handphone maupun laptop

8. Apabila link tersebut dibuka, maka akan muncul kode QR seperti di bawah ini :

26