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Microsoft Access 2010 – Daten importieren

Access 2010 - Einführung, 07.04.14 Seite 2

Daten nach Access importieren

Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten. In der Gruppe Importieren und Verknüpfen werden mit Hilfe von

Befehlen die verschiedenen möglichen Datenformate angezeigt.

Daten in diesen Formaten können in Access mit Hilfe eines Assistenten importiert werden.


Mögliche Formate

Excel.

Textdatei. Die Informationen in einer Zeile werden durch ein Zeichen wie Semikolon oder mit Hilfe einer festen Breite getrennt.Access.

Weitere – HTML-Dokument.


… importieren

Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten.

In der Gruppe Importieren und Verknüpfen wird das Format der Quelldatei ausgewählt.

Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt.

Alle weiteren Schritte sind abhängig von dem gewählten Quellformat.


Excel-Datei in Access importieren


Klick auf die Schaltfläche Excel in der Gruppe Importieren und Verknüpfen.



Excel-Quelldatei


Hinweise

Als Speicherort wird immer die aktuelle Datenbank genutzt.

Es kann immer nur ein Tabellenblatt aus Excel importiert werden.


Aufbereitung der Daten in Excel

Verbundene Zellen werden aufgelöst.

Jede Spalte in Excel hat eine Überschrift, die dem Feldnamen der Spalte in Access entspricht.

Jede Spalte spiegelt ein Attribut des zu beschreibenden Objekts wieder.

Die Zellen haben ein definiertes Format. Leere Zeilen werden entfernt.


Möglichkeiten

Die Daten aus dem Tabellenblatt in Excel werden in einer neuen Tabelle gespeichert.

Die Daten werden an eine bestehende Tabelle in Access angehängt. Die Spaltenbezeichnung in Excel entsprechen den Feldnamen der Spalten in Access.

Es wird eine Verknüpfung zur Excel-Tabelle erstellt. Die, in Access angezeigten Daten sind schreibgeschützt.


Option 1 und 2; 1. Schritt: Arbeitsblatt auswählen


Option 1 und 2; 2. Schritt: Spaltenüberschriften

Vor diesen Schritt wird eine Warnmeldung eingeblendet, falls keine Spaltenüberschriften vorhanden sind.

Die Felder werden automatisch mit der Bezeichnung Feld und einer fortlaufenden Nummer versehen.


Option 1 und 2; 3. Schritt: Festlegung der Felder


Felder importieren?

Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau wird eine Spalte markiert.

Zu der markierten Spalte werden oberhalb des Vorschaufensters die passenden Informationen angezeigt.

Mit einem Klick in das Kontrollkästchen Feld nicht importieren (Überspringen) werden Spalten aus Excel nicht in Access importiert.


Feldnamen

Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau wird eine Spalte markiert.

In dem Textfeld Feldname wird der Name der Spalte angezeigt. Mit Hilfe der Tastatur kann der Name angepasst werden. Die

Bezeichnung sollte nur aus den Groß- und Kleinbuchstaben A…Z, den Zahlen 0...9 und dem Unterstrich bestehen. Die Bezeichnung beginnt immer mit einem Buchstaben und ist maximal 64 Zeichen lang.


Kombinationsfeld „Indiziert”


Index ...

in einem Buch: Schlagwortregister am Ende des Buches. Jedes Schlagwort ist ein oder mehreren Seiten des Buches zugeordnet.

in Access: Liste aller Attributwerte und deren Speicherort in einer Tabelle.

Schnelle Suche nach bestimmten Begriffen. Die Datenbank hat einen höheren Speicherbedarf. Automatische Anpassung bei Änderungen.


Einstellungsmöglichkeiten

Nein. Für die Spalte wird kein Index erstellt. Für Spalten, die nicht sortiert werden oder nach denen selten gesucht wird.

Ja (Duplikate möglich). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der Wert kann mehrfach in der Tabelle vorkommen.

Ja (Ohne Duplikate). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der Wert kommt exakt einmal in der Tabelle vor. Die Spalte symbolisiert ein Schlüsselwert in einer Tabelle.


Kombinationsfeld „Datentypen”


Datentypen

Welche Art von Daten wird gespeichert?

Wie können die Daten weiter verarbeitet werden? Zum Beispiel kann mit Zahlen gerechnet werden, mit Text aber nicht.

Formatierung der Daten. Speicherbedarf der Daten Wahl entsprechend der Nutzung. Ein Preis wird als Zahl

gespeichert, um zum Beispiel den Gesamtpreis einer Bestellung auszurechnen. Postleitzahlen werden als Text gespeichert.


… für Texte

Text speichert bis zu 255 Zeichen. Die Daten können in Access sortiert und indiziert werden.

Memo speichert bis zu 65535 Zeichen. Daten mit diesen Datentyp können nicht sortiert oder indiziert werden.

Hyperlink bietet eine automatische Formatierung für Verweise auf Dateien, Webseiten oder E-Mail-Adressen an.


Hinweise

Postleitzahlen, Telefonnummern, Bankleitzahlen etc. müssen in einen dieser Formate gespeichert werden.

Zahlen in Texten können nicht in Berechnungen genutzt werden.


… für Ganzzahlen

Byte kann positive Zahlen von 0 bis 255 darstellen.

Integer kann Zahlen von -32.768 bis 32.767 darstellen. Long Integer kann Zahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647

darstellen. Ganzzahlen haben keine Nachkommastellen!


… für Dezimalzahlen

Single sind Zahlen im Wertebereiche von -3,4 x 1038 bis 3,4 x 1038. Die Zahlen sind bis auf 7 Dezimalstellen genau.

Double sind Zahlen im Wertebereiche von -1,797,4 x 10308 bis 1,797 x 10308. Die Zahlen sind bis auf 15 Dezimalstellen genau.

Währung ist 15 Stellen vor dem Komma und bis auf 4 Stellen nach dem Komma genau.


Hinweise

Das Dezimaltrennzeichen sowie das Währungszeichen wird standardmäßig in Abhängigkeit der Regions- und Spracheinstellungen des Betriebssystems gewählt.

Single und Double sind Näherungswerte an Zahlen.


… für Ja / Nein - Werte

Einstellung Ja / Nein.

Die Werte WAHR, FALSCH, -1 und 0 werden importiert. Andere Werte verursachen einen Fehler.

Zu importierende Ja-/Nein-Felder müssen formatiert sein.


… für Datums- / Zeitwerte

Einstellung Datum / Uhrzeit.

Zu importierende Werte müssen in der Quelle formatiert werden!


4. Schritt: Primärschlüssel festlegen


Der Primärschlüssel ...

identifiziert immer exakt einen Datensatz.

kommt exakt einmal in einer Tabelle vor. entspricht häufig einem künstlichen Attribut. Beispiel: Die

Personalausweisnummer identifiziert eindeutig eine Person. kann in Access mit Hilfe des Datentyp Autowert erzeugt

automatisiert bei der Neuanlage erzeugt werden.


Primärschlüssel automatisch erstellen (1. Option)

Der Import-Assistent fügt eine Spalte ID automatisch in die neue Tabelle ein.

In dieser Spalte stehen Werte von 1 bis n. Bei der Neuerstellung des Primärschlüssels werden die vorhandenen Datensätze fortlaufend nummeriert.


Primärschlüssel aus der Quelle (2. Option)

Eine Spalte mit einen eindeutigen Werten in der Quelle wird genutzt.

Falls Schlüsselwerte doppelt vorkommen, wird nach Beendigung des Imports ein Fehler gemeldet.


5. Schritt: Namen der neuen Tabelle festlegen


Fehler beim Import ...

werden in einer Tabelle mit der Endung $_Importfehler gespeichert.

werden in einem Dialogfeld am Ende des Imports angezeigt. sind manchmal keine. Durch ein falsches Anzeigeformat

werden Daten nicht korrekt in der Tabelle angezeigt.


Fehler „Null-Wert“

Die Schlüsselspalte aus der Quelle besitzt leere Felder.

Ein leeres Feld kann genauso wie ein mehrfach vorkommender Wert nicht zur Identifizierung genutzt werden.


Beispiel: Leere Zeilen aus Excel-Tabellen entfernen

Das zu importierende Arbeitsblatt ist in der Excel-Anwendung aktiv.

Der Mauszeiger schwebt über den Zeilenmarkierer der ersten leeren Zeile am linken Rand der Anwendung.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet.

Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das dazugehörige Kontextmenü geöffnet.

Mit einem Klick auf den Befehl Zellen löschen werden die formatierten Zeilen entfernt.


Leere Zeilen aus Access-Tabellen entfernen

Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich.

Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet. Die gespeicherten Daten werden angezeigt.

Der Mauszeiger liegt über den Datensatzmarkierer am linken rechten Rand der ersten leeren Zeile.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet.

Mit Hilfe der Taste <ENTF> werden die markierten Zeilen nach gelöscht. Nach Bestätigung der Warnmeldung kann die Löschung nicht rückgängig gemacht werden.


Fehler „Keine gültigen Feldnamen“

In der ersten Zeile in der Quelle sind keine Spaltenüberschriften definiert.

In der ersten Zeile werden verbundene Spalten genutzt.


Fehler „Duplikate von Schlüsselwerten“

Die Schlüsselspalte aus der Datenquelle hat mehrdeutige Werte.

Die Werte werden in die neue Tabelle importiert, können aber nicht als Schlüsselspalte genutzt werden.

Nach Beendigung des Imports hat die neu erstellte Tabelle kein Schlüsselfeld.


Lösung

Der Primärschlüssel wird automatisiert vom Import-Assistenten eingefügt.

Die importierenden Daten werden entsprechend angepasst.


Aufzeichnung in einer Fehlertabelle

In der ersten Spalte wird die Fehlerart angezeigt. In diesem Beispiel können die Daten eines Feldes nicht in den entsprechenden Datentyp konvertiert werden.

In der zweiten Spalte wird die Spalte angegeben, die den Fehler verursacht.

In der dritten Spalte wird die Zeile, in der der Fehler auftritt, angegeben.


Formatierung und Speicherung von Daten

Anzeige

Speicherung


Formatierungen in Excel

Die Registerkarte Start ist aktiv. Mit Hilfe der Gruppe Zahl kann der Zellinhalt für die Anzeige

formatiert werden.


Formatierungen in Access

Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich.

Die Tabellentools – Felder sind aktiv.

Mit Hilfe der Gruppe Formatierung kann ein vordefiniertes Anzeigeformat für eine Spalte eingestellt werden.


Regionale Einstellungen ...

werden in der Systemsteuerung des Betriebssystem eingestellt.

haben Einfluss auf die Anzeige von Datums- und Zeitwerten sowie numerische Daten.

legen die Standardformate fest. Die Schaltfläche Weitere Einstellungen öffnet ein Dialog für die Auswahl der Formate.


csv-Dateien

csv = comma separated values

Werte werden zeilenweise in eine Textdatei geschrieben. Eine Zeile beschreibt ein Objekt. Jede Zeile enthält ein Datensatz.

Die Werte werden durch ein Trennzeichen wie Komma, Semikolon etc. in der Zeile getrennt.


… in Access importieren


Klick auf die Schaltfläche Textdatei in der Gruppe Importieren und Verknüpfen.



csv-Quelldatei


Textimport-Assistent; Schritt 1


Trennzeichen oder feste Breite

Das Ende einer „Spalte” wird durch ein Zeichen wie Komma, Semikolon, Tabulator etc. gekennzeichnet.

Jede „Spalte” hat eine feste Länge von x Zeichen.


Schaltfläche „Erweitert”




Textbegrenzungszeichen ...

definieren den Beginn und das Ende eines Attributwertes.

werden benötigt, wenn der Attributwert ein Komma enthält. werden benötigt, wenn Zahlen wie Postleitzahlen etc. als Text

importiert werden sollen.




Hinweise

Für jede „Spalte” kann ein Datentyp festgelegt werden. Der Datentyp sollte dem Feld in der Access-Tabelle und den zu importierenden Daten entsprechen.

Mit Hilfe von Indiziert kann ein Schlagwortverzeichnis für das Feld erstellt werden. Schlagwortverzeichnisse werden für Schlüsselwerte sowie Daten, nach den häufig gesucht wird, erstellt.

Felder können beim Import übersprungen werden.





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