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WAV-BAU: WEISUNGEN UND AUSFÜHRUNGSVORSCHRIFTEN FÜR DIENSTLEISTUNGEN

110 Anweisung für das Erstellen von Ausschreibungs-Unterlagen

114 LEITFADEN FÜR DAS ERSTELLEN DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN

(Dienstleistungen)

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Hinweise

2 Aufbau und Umfang der zu bearbeitenden Ausschreibungsunterlagen

3 Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen

4 Eignungs- und Zuschlagskriterien

5 Weitere Hinweise zum Erstellen der Ausschreibungsunterlagen

6 Bericht Angebotsvergleich und Vergabeantrag (Beispiel)

7 Beilagen zum Bericht (Beispiel)

Tiefbauamt Kanton Basel-Landschaft Seite 1 von 20Version vom 03.03.2008 document.doc

1 ALLGEMEINE HINWEISE

1.1 ZIELSETZUNGEN Der Leitfaden bezweckt, die im Zusammenhang mit Vergabeverfahren für Dienstleistungen zu erstellenden Unterlagen innerhalb des Tiefbauamtes zu vereinheitlichen.

Zusammen mit der Weisung WAV 115 „Ausschreibungsunterlagen für Dienstleistungen“ und dem „ABC des Beschaffungswesens“ (Beschaffungsfibel) dient er den mit dem Vergabeverfahren Betrauten als Grundlage zur Erarbeitung von zweckmässigen und praxisnahen Ausschreibungsunterlagen (für weitere Grundlagen vgl. nachfolgendes Kapitel).

Die darin festgehaltenen Vorgaben sollen insbesondere dazu dienen, die Ausschreibungsunterlagen einheitlich zu gliedern die vertraglichen Bedingungen möglichst einheitlich zu regeln Widersprüche zwischen den einzelnen Ausschreibungsunterlagen zu vermeiden und ein

einheitliches formales Erscheinungsbild und Auftreten zu erreichen den Aufbau der Unterlagen so zu gestalten, dass die nur für das Vergabeverfahren

relevanten Dokumente nach Abschluss des Verfahrens aus dem Dossier entfernt und die verbleibenden Dokumente Bestandteile des Vertragswerks werden können.

die durch den Beauftragten zu erbringenden Leistungen möglichst klar, vollständig und einheitlich zu beschreiben und von bereits erbrachten Leistungen sowie von den durch den Auftraggeber und Dritte zu erbringenden Leistungen abzugrenzen.

Ein weiteres wichtiges Ziel besteht in der Straffung der Bestimmungen.

Die Vorgaben für die im Rahmen von Vergabeverfahren zu erstellenden Unterlagen sind mit den Vorgaben der ZBS abgestimmt.

1.2 ALLGEMEINE GRUNDLAGEN Für Ausschreibungen des Tiefbauamtes gelten folgende jeweils aktuell gültige Grundlagen: Gesetzliche Bestimmungen und Verordnungen Weisungen und Richtlinien des Kantons Basel-Landschaft, insbesondere:

Projektierungsrichtlinie Strassenbau PHI, Projektierungshandbuch für Ingenieure (Neubau und Erhaltung Kunstbauten) Weisungen und Ausführungsvorschriften für Bauarbeiten, WAV (TBA BL) Weisung für das Verhalten bei Arbeiten auf Hochleistungsstrassen etc. (vgl. (www.baselland.ch > Bau, Umwelt, Verkehr > Dienststellen > Tiefbauamt)

Allg. Bedingungen des Tiefbauamtes Basel-Landschaft für Dienstleistungsaufträge (ABD) ggf. Weisungen und Richtlinien des Bundesamtes für Strassen (ASTRA) SIA-Ordnungen 112 und 103, ggf. auch 102 und 108 sowie SIA-Merkblatt 2027. N. B.:

Vgl. auch ABD, Ziffer 1.1 ABB (SIA 118/xxx, VSS 118/xxx, V 118/xxx)

N. B.: Bei Ausschreibungen von Ingenieurarbeiten welche auch Betriebs- und Sicherheitsausrüstungen (BSA) umfassen, sind die aktuell gültigen Gesetze und Richtlinien mit den zuständigen Fachdiensten des TBA abzuklären.


http://www.baselland.ch/

2 AUFBAU UND UMFANG DER ZU BEARBEITENDEN AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN vgl. Weisung WAV-115 „Ausschreibungsunterlagen für Dienstleistungen“

2.1 ÜBERSICHT ÜBER DIE AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN

Deckblatt mit InhaltsverzeichnisDie Inhaltsstruktur der Ausschreibungsunterlagen ist vorgegeben. Das Deckblatt wird vom Ausschreibenden mit den auftragsspezifischen Angaben ergänzt.

N. B.: Das Deckblatt und die Kapitel A, B und C sind nur für das Vergabeverfahren relevant; sie werden später nicht zum Bestandteil der vertraglichen Dokumente.

Ebenfalls Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen sind die Kapitel 1 (Vertragsentwurf) und die Kapitel 2 bis 5.

Mit Vertragsabschluss wird das Kapitel 1 zur Vertragsurkunde (bereinigt und unterschrieben) und die Kapitel 2 - 5 (inkl. Beilagen zu Kapiteln 4 und 5) werden Teil der Vertragsbeilagen.

„Formular Angebot“ (Kapitel A der Ausschreibung) Das Formular ist durch den Ausschreibenden auftragsspezifisch anzupassen. Es ist eines der drei durch die Anbietenden auszufüllenden Dokumente

Vom Anbietenden ausgefüllt werden: Angebotssumme, Name des Anbietenden mit Tel.-Nr., Fax-Nr. und E-Mail-Adresse, Name Sachbearbeiter/in, Datum und Unterschriften zum Angebot.

In der Regel steht das „Formular Angebot“ an erster Stelle der einzureichenden Dokumente. N. B.: Wird das 2-Kuvert-System angewendet, ist dieses Formular mit dem Preisangebot in einem separaten Kuvert einzureichen.

„Checkliste einzureichender Dokumente“ (Kapitel B der Ausschreibung)

Diese Checkliste soll sowohl den Anbietenden wie auch der Zentralen Beschaffungsstelle zur Prüfung der Vollständigkeit der Angebote dienen.

Sie ist vom Ausschreibenden auftragsspezifisch anzupassen, auf die Ausschreibungsunterlagen abzustimmen und auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.

Es wird unterscheiden zwischen

„zwingend einzureichenden Unterlagen“ (fehlende Unterlagen führen zum Ausschluss eines Anbietenden): Betreffen grundsätzlich Eignungskriterien und Angebotspreis

„einzureichende Unterlagen“: Betreffen grundsätzlich Zuschlagskriterien

→ Das Dokument ist vom Ausschreibenden als pdf-Datei abzuspeichern (darf von den Anbietenden nicht verändert werden).


Bestimmungen zum Vergabeverfahren“ (Kapitel C der Ausschreibung)

Diese Bestimmungen sind durch den Ausschreibenden auftragsspezifisch anzupassen.

→ Das Dokument ist vom Ausschreibenden als pdf-Datei abzuspeichern (darf von den Anbietenden nicht verändert werden)

„Vertragsentwurf“(Kapitel 1 der Ausschreibung)

Der Vertragsentwurf ist auftragsspezifisch anzupassen.

→ Das Vertragsformular muss klar mit "Entwurf" gekennzeichnet werden.


„Allgemeine Bedingungen des TBA BL für Dienstleistungsaufträge (ABD)“ (Kapitel 2 der Ausschreibung)

Die ABD sind zwingend Bestandteil jedes Dienstleistungsauftrages des TBA BL. Sie sind dem Vertrag beizulegen; ggf. (z.B. wenn der Beauftragte bereits im Besitz der aktuellen ABD ist) kann unter Kapitel 2 der Ausschreibungsunterlagen auf dieses Dokument mit Version/Datumsangabe verwiesen werden.

„Projekt- und Leistungsbeschrieb“ (Kapitel 3 der Ausschreibung)

Der Projekt- und Leistungsbeschrieb ist vom Ausschreibenden auftragsspezifisch anzupassen. Er soll die Anbietenden über das Projekt, dessen Organisation, Ziele und Anforderungen, den Stand der Bearbeitung und den vorgesehenen Ablauf orientieren, die ausgeschriebene Aufgabe umschreiben und die zu erbringenden Leistungen definieren und von den durch den Auftraggeber und Dritten zu erbringenden Leistungen abgrenzen.


„Angaben des Anbietenden inkl. Beilagen (exkl. Preisangebot)“ (Kapitel 4 der Ausschreibung)

Durch den Ausschreibenden ist dieses Dokument auftragsspezifisch anzupassen, die entsprechenden mit den Angeboten einzureichenden Beilagen sind zu definieren, und die Checkliste der einzureichenden Unterlagen (Kapitel B) ist darauf abzustimmen.

Die durch die Anbietenden zu liefernden Angaben dienen der Prüfung und Bewertung der Angebote gemäss den im Kapitel A definierten Eignungs- und Zuschlagskriterien (exkl. Preisangebot). Das Dokument ist als Word-Datei abzuspeichern.

„Preisangebot inkl. Beilagen“ (Kapitel 5 der Ausschreibung)

Das Dokument und die zugehörigen Formulare sind durch den Ausschreibenden auftragsspezifisch zu überprüfen und anzupassen (erforderliche Angaben zur Art der Vergütung und zur Prüfung und Bewertung der Angebote). Es ist durch die Anbietenden auszufüllen.


→ Das Dokument ist als Word-Datei und die Beilage(n) als Excel-Datei(en) abzuspeichern. Es empfiehlt sich, die durch die Anbietenden nicht zu verändernden Zellen zu schützen.

3 BEARBEITUNG DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN

3.1 ALLGEMEINE HINWEISE UND ERLÄUTERUNGENUmfang und Detaillierungsgrad der Ausschreibungsunterlagen sind auf Art und Komplexität des auszuschreibenden Mandates abzustimmen.

Die Vorlage für die Ausschreibungsunterlagen liegt in Tabellenform vor. Dies ermöglicht dem Ausschreibenden, Tabellenzeilen zu entfernen bzw. bei Bedarf einzufügen.

Bei den schwarzen, senkrechten Texten handelt es sich um Positionen, die im Normalfall zur Anwendung kommen. Sie sollen in der Regel unverändert übernommen oder ansonsten gelöscht werden.

Die schwarzen, kursiven Texte beinhalten Positionen deren Anwendung vom Ausschreibenden zu überprüfen ist sowie Alternativtexte. Die zu übernehmenden Positionen werden auf senkrecht gestellt, und die nicht benötigten Positionen (Zeilen) werden gelöscht.

Die blauen Texte sind Erläuterungen und Verständnishilfen für den Ausschreibenden. Sie sind vor Fertigstellung der Unterlagen zu löschen.

Die Dokumente enthalten gekennzeichnete Textfelder (Platzhalter), die entweder vom Ausschreibenden oder vom Anbietenden mit Texten zu ersetzen sind. Sie unterscheiden sich wie folgt:

.................. vom Ausschreibenden zu verwenden; nicht benötigte Textfelder löschen

_________ vom Anbietenden auszufüllen (durch Texte ersetzen)

Die festgelegte Nummerierung wird beibehalten, auch wenn Positionen gelöscht werden. Für allfällige zusätzliche Positionen können neue Zeilen eingefügt werden.

3.2 VORGEHEN

3.2.1 Erstellung Entwurf 1. Durchgang

Definition der anzubietenden Phasen/Module (Deckblatt der Ausschreibung, Kapitel A, Kapitel 5.2 und 5.3)

Löschen aller Positionen im Kapitel 3, die sicher nicht gebraucht werden Ggf. Hinzufügen weiterer erforderlicher Positionen und Einträge im Kapitel 3, abgestimmt

auf das auszuschreibende Mandat und den Stand der Projektbearbeitung. Grobabschätzung der Angebotssumme und Bestimmung der Verfahrensart unter

Berücksichtigung der Schwellenwerte (vgl. ABC des Beschaffungswesens im Kanton Basel-Landschaft , Kapitel 5)

Festlegen Ablauf des Vergabeverfahrens (vgl. nachstehende Kapitel 3.2.4 und 3.2.5)


2. Durchgang

Entwurf der Eignungs- und gewichteten Zuschlagskriterien (Kapitel C.02) Vorschlag zur Form der Vergütung: Globale, Pauschale, nach Aufwand, etc. N. B.: Die

Vergütungsform kann auch phasen- bzw. modulweise definiert werden (Kapitel 5.3).

Vorschlag, bei welchen Leistungen der Stundenaufwand vorgegeben werden soll

Überprüfen/Anpassen Kapitel 3 (Projekt- und Leistungsbeschrieb)

Definition der zur Einsicht aufzulegenden Projektunterlagen (Kapitel C.032) und der Beilagen des Auftraggebers (Beilagen zum Projekt- und Leistungsbeschrieb)

Überprüfen/Anpassen Deckblatt, Kapitel A, B, C, 1, 4 und 5

3.2.2 Zirkulation / Vernehmlassung bei der Bauherrschaft Zirkulation des Entwurfes zur Stellungnahme bei der Bauherrschaft. Diskussion des Entwurfes mit der Bauherrschaft. Definitive Festlegung der Eignungs-

und Zuschlagkriterien sowie der Form der Vergütung.

Für diesen Punkt sind ca. 1 bis 2 Wochen vorzusehen. Es wird empfohlen, in dieser Zeit bereits die Zentrale Beschaffungsstelle (ZBS) einzubeziehen.

3.2.3 Bereinigung der Ausschreibungsunterlagen 3. Durchgang

Kapitel 4 und 5 auf allfällig veränderte Eignungs- und Zuschlagskriterien und Vergütungsform abstimmen.

Bereinigung des Entwurfs, erforderliche Korrekturen und Ergänzungen einarbeiten Eliminieren aller blauen Texte Überprüfen, Anpassen Checkliste Ganzes Dokument markieren und Kursivschrift in senkrechte Texte umwandeln Sicherstellen, dass keine Abweichungen zwischen der elektronischen Version und der

Papierform der Ausschreibungsunterlagen besteht Schützen der entsprechenden EDV-Dateien

Weitere Arbeitsschritte

Abgabe der bereinigten Ausschreibung (Anzahl Exemplare abklären) an den/die Zuständigen des TBA sowie in elektronischer Form an die ZBS

Erstellen eines Entwurfes der Auswertungstabelle. Führt dies zur Definition von weiteren Unterkriterien, so müssen diese den Anbietenden in den Ausschreibungsunterlagen bekannt gegeben werden

Eine abschliessende Festlegung der Bewertungsmatrix, insbesondere der Preisbewertung, erfolgt nach Eingang der Angebote.


3.2.4 Standard-Ablauf offenes Verfahren

Tage (≠ Arbeitstage). Es wäre daher fair, Feiertage und Wochenende zu berücksichtigen

Tätigkeit Offenes Verfahren Bemerkungen

Dauer Zeitpunkt

Entwurf der Ausschreibungs-unterlagen erstellen (3.2.1)

Abhängig von der Komplexität des Vorhabens bzw. Auftrags

Vernehmlassung bei der Bauherrschaft (3.2.2)

7 bis 14 Tage -21 bis -35 Tage

Zentrale Beschaffungsstelle einbeziehen (Ausschreibungsunterlagen und Publikationstext)

Ausschreibungsunterlagen bereinigen (3.3.3)


Redaktionsschluss für Publikationstext

- 7 Tage Freitag in der Woche vor der Publikation

Publikation Ausschreibung (immer Donnerstag)

0 Stichtag

Erarbeitung Angebote 40 Tage +40 Tage grundsätzlich ca. 40 Tage (falls Verfahren nach GPA ≥ 40 Tage)

in dieser Zeit findet evtl. eine Begehung sowie die Fragen-beantwortung statt

Auswertung der Angebote, ggf. Unternehmergespräche oder Präsentation der Anbietenden, Bericht zur Auswertung

14 bis 40 Tage +54 bis 80 Tage

Regierungsratsbeschluss 14 Tage +80 bis 94 Tage

Bearbeitungsdauer abhängig von Ferien

Mitteilung und Publikation 7 Tage +94 bis 101 Tage

Beschwerdefrist 10 Tage + 101 bis 111 Tage

Evtl. Beschwerdeverfahren

Beginn der Arbeiten

3.2.5 Standard-Ablauf selektives Verfahren


Tage (≠ Arbeitstage). Es wäre daher fair, Feiertage und Wochenende zu berücksichtigen

Tätigkeit Selektives Verfahren Bemerkungen

Dauer Zeitpunkt

Entwurf der Ausschreibungs-unterlagen erstellen (3.2.1)

Abhängig von der Komplexität des Vorhabens bzw. Auftrags

Vernehmlassung bei der Bauherrschaft (3.2.2)


Zentrale Beschaffungsstelle einbeziehen (Ausschreibungsunterlagen und Publikationstext)

Ausschreibungsunterlagen bereinigen (3.3.3)


Redaktionsschluss für Publikationstext

- 7 Tage Freitag in der Woche vor der Publikation

Publikation Ausschreibung (immer Donnerstag)

0 Stichtag

Eingabe Präqualifikation 25 Tage +25 Tage mindestens

Prüfung der Bewerbungen 14 Tage +39 Tage

Entscheid + Beschwerdefrist 14 + 10 Tage +63 Tage

Erarbeitung Angebote 40 Tage +103 Tage grundsätzlich ca. 40 Tage (falls Verfahren nach GPA ≥ 40 Tage)

in dieser Zeit findet eine evtl. Begehung sowie die Fragenbeantwortung statt

Auswertung der Angebote, ggf. Unternehmergespräche oder Präsentationen der Anbietenden, Bericht zur Auswertung

14 bis 40 Tage + 117 bis 143 Tage

Regierungsratsbeschluss 14 Tage + 131 bis 157 Tage

Bearbeitungsdauer abhängig von Ferien

Mitteilung und Publikation 7 Tage + 138 bis 164 Tage

Beschwerdefrist 10 Tage + 148 bis 174 Tage

Evtl. Beschwerdeverfahren

Beginn der Arbeiten


4 EIGNUNGS- UND ZUSCHLAGSKRITERIEN

4.1 ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE UND HINWEISE Eignungs- und Zuschlagskriterien: Möglichst einfach, klar und eindeutig definieren;

Beschränkung auf das Wesentliche.

In der Regel max. je ca. drei bis vier Eignungs- und Zuschlagskriterien.

Ein Eignungskriterium kann auch noch ein Zuschlagskriterium (allerdings mit relativ geringer Gewichtung) sein. Möglich sind bei den Anforderungen an die Anbietenden z.B.

bei Erneuerung von Brücken: → Firmen-Referenzen als Grundanforderung (Eignungskriterium)

bei Brückenerneuerung unter Verkehr auf Hochleistungsstrassen: → Firmen-, Personen-Referenzen als erhöhte Zusatzanforderung (Zuschlagskriterium).

Bekanntgabe der Kriterien und deren Gewichtung im Publikationstext (Amtsblatt), in den Ausschreibungsunterlagen und im Erläuterungsbericht (Vergabeantrag) mit identischen Texten.

Festlegen von Unterkriterien (vgl. vorliegenden Leitfaden, Kapitel 3.2.3 unter „weitere Arbeitsschritte“

Den Vergabebehörden steht in der Bewertung der „Softkriterien“ (i.d.R. die Kriterien mit Ausnahme des Angebotspreises) ein Ermessensspielraum zu, unter Wahrung der Gleichbehandlung, Rechtssicherheit und Gewährleistung der Transparenz.

Beispiele von Eignungs- und Zuschlagskriterien sind in den Bestimmungen zum Vergabeverfahren (vgl. WAV 115, Kap. C) aufgeführt. Weitere siehe Internet Formulare ZBS.

4.2 EIGNUNGSKRITERIEN Fristgerechte Eingabe (Voraussetzung)

Erstes Eignungskriterium sind immer die Allgemeinen Anforderungen:

Vollständigkeit der Angebotsunterlagen

Unveränderte Formulartexte

Selbstdeklaration bzgl. Gleichstellung von Frau und Mann

Evtl. weitere wie z. B. Eintrag in Präsenzliste, falls Teilnahme an Begehung/Projektein-führung bzw. Einsicht in aufgelegte Projektunterlagen als obligatorisch erklärt wird.

Die weiteren Eignungskriterien sind aufgabenspezifisch festzulegen.

Die Eignungskriterien sind so zu formulieren, dass sie mit JA (Eignung erfüllt) oder NEIN (Eignung nicht erfüllt) bewertet werden können.

Sie sind so zu beschreiben, dass die zur Erfüllung notwendigen Anforderungen für die Anbietenden klar ersichtlich sind.

Die Eignungskriterien dürfen nicht diskriminierend oder marktbeschränkend sein → wird von der ZBS geprüft

Ist eines oder sind mehrere Eignungskriterien nicht oder nur teilweise erfüllt, ist der Ausschluss aus dem Verfahren zu prüfen (immer in Absprache mit der ZBS).


Bei der Anwendung des Einladungsverfahrens ist die fachliche Eignung der betreffenden Unternehmungen im Regelfall vor der Ausschreibung zu klären, d. h. die Ausschreibung enthält dann ausser dem Kriterium "Allgemeine Anforderungen" in der Regel keine weiteren Eignungskriterien.

4.3 ZUSCHLAGSKRITERIEN

A ZIEL Das Ziel ist eine möglichst einheitliche Bewertungsmatrix in der Bau- und Umweltschutzdirektion. Die standardisierte Bewertungsmatrix soll eine plausible und transparente Bewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien ermöglichen und für die überwiegende Mehrzahl der Beschaffungen anwendbar sein. Die Vorlage ist auftragsspezifisch anzupassen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind besonders im Beschwerdefall von Bedeutung und können für einen erfolgreichen Ausgang zu Gunsten des Auftraggebers entscheidend sein.

Unabdingbar ist die Kongruenz zwischen Ausschreibungsunterlagen, Bewertungsmatrix und Erläuterungsbericht (Vergabeantrag). Einmal bekannt gegebene Kriterien oder Bewertungspunkte sind zwingend einzuhalten und in der Umsetzung entsprechend anzuwenden.

B KRITERIEN In der Regel ist der (bereinigte) Angebotspreis ein Standard-Zuschlagskriterium. Weitere Kriterien können unter Berücksichtigung der Komplexität der zu beschaffenden Dienstleistung festgelegt werden; sie sollen mess- und beurteilbar sein.

Die Bewertung der Zuschlagskriterien ist eindeutig und nachvollziehbar vorzunehmen. Die Bewertung ist derart abzustufen, dass keine faktische Veränderung der Gewichtung bewirkt wird. Es muss bei allen Kriterien die gleiche harmonisierte Punkteskala verwendet werden. Erfolgt die Bewertung eines Zuschlagskriteriums mit Unterkriterien, sind diese ebenfalls zu beschreiben (z. B. als ergänzende Stichworte).

Die Zuschlagskriterien sind in der Publikation der Ausschreibung einschliesslich ihrer Gewichtungen aufzuführen.

Die Reihenfolge der Zuschlagskriterien ist entsprechend ihrer Gewichtung, in absteigender Reihenfolge, aufzuführen.

C GEWICHTUNG Bei Dienstleistungen gelten für die Gewichtung die folgenden Richtwerte (in %) für den Angebotspreis:

Einfache Aufgabe: 50% oder höher

Durchschnittliche Komplexität: 40 – 50 %

Sehr anspruchsvolle Aufgabe: 20 – 40%

Die Gewichtung der übrigen Zuschlagskriterien ist aufgabenspezifisch festzulegen. Keinem (Haupt-) Kriterium soll eine Gewichtung kleiner als 10% zugeordnet werden. Im Regelfall im 10er-Sprung, ausnahmsweise im 5er-Sprung.


Werden in einem Zuschlagskriterium mehrere Unterkriterien ohne Angabe der einzelnen Gewichtungen aufgeführt, so wird vorausgesetzt, dass diese Unterkriterien sich untereinander in ihrer Gewichtung nicht unterscheiden.

D BEWERTUNG Die Bewertung der Angebote hat, sofern alle Eignungskriterien erfüllt sind und das Angebot deshalb nicht ausgeschlossen werden muss, über die Zuschlagskriterien zu erfolgen. Für die Auswertung der Zuschlagskriterien ist im Regelfall die Anwendung der standardisierten Bewertungsmatrix anzuwenden (siehe Kapitel 7 des vorliegenden Leitfadens).

Bei der Bewertung ist von folgenden Grundsätzen auszugehen:

Die Bewertung erfolgt mit der Skala 5 bis 1. Der Angebotspreis ist linear zu bewerten (mit mathematischer Formel). Der tiefste

bereinigte Angebotspreis der gültigen Angebote erhält die maximale Punktzahl 5 Die Abstufung der Bewertung der nicht per Formel ermittelten Kriterien erfolgt mit 1.0

Punkten, im Ausnahmefall mit 0.5 Punkten. Erfolgt die Bewertung eines (Haupt-) Kriteriums mit einzelnen Unterkriterien, wird das Ergebnis der gewichteten Punkte beim (Haupt-) Kriterium auf eine Dezimalstelle gerundet.

Eine stichwortartige Begründung für die Bewertung ist vorzunehmen. Das theoretisch maximal erreichbare Ergebnis beträgt immer 500 gewichtete Punkte

(Bewertungspunkte x Prozentpunkte der Gewichtung).

Angebotspreis Bereinigungen von Angebotspreisen sowie Entscheide über unvollständige Angebotspreise dürfen nur in Absprache mit der ZBS erfolgen.

Die Bewertung des Angebotspreises darf nicht im Voraus festgelegt werden. Eine Besprechung der Bewertungsskala mit der ZBS ist jederzeit möglich.

Die nachstehende Formel dient der Berechnung der Punktzahl (ungewichtet) unter folgender Voraussetzung:

Das tiefste Angebot erhält 5 Punkte Angebote ab der festgelegten Höhe (evtl. das höchste Angebot) erhalten 1 Punkt. Dazwischen liegende Angebote erhalten linear abgestufte Punkte.

Die Punktzahl ist nach folgender Formel zu berechnen:

5 - 4 (Y - X) / (Z - X) Ergebnisse < 1 werden auf 1 aufgerundet.

X = Tiefster AngebotspreisY = Jeweiliger Angebotspreis der weiteren Angebote Z = Festgelegter Angebotspreis, ab welchem die min. Punktzahl erreicht wird.

X, Y, evtl. Z : Bereinigte Angebotspreise der gültigen und geeigneten Angebote (Z kann auch ein fiktiver Preis sein, z. B. 50% grösser als X).

Übrige Zuschlagskriterien Die Bewertung der übrigen Zuschlagskriterien ("Softkriterien") ist anhand der nachstehenden Abstufungen vorzunehmen.


Bei der Angebotsbeurteilung empfiehlt sich, bei den einzelnen Zuschlagskriterien dasjenige Angebot zuerst mit einer Bewertung zu versehen, welches das entsprechende Kriterium am besten erfüllt und dann die Bewertung der übrigen Angebote darauf abzustimmen.

Unterkriterien können nach demselben Schema bewertet werden.

Je Kriterium ist eine qualitative und eine quantitative Bewertung festzulegen.

5 Punkte (= max.) für "gut / erfüllt / vollständig / einwandfrei etc." 4 Punkte für Zwischenstufe. 3 Punkte für "genügend / teilweise erfüllt / brauchbar etc." 2 Punkte für Zwischenstufe. 1 Punkt (= min.) für "ungenügend / nicht erfüllt / unbrauchbar / fehlend etc."

5 WEITERE HINWEISE ZUM ERSTELLEN DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN

5.1 ZU DEN BESTIMMUNGEN ZUM VERGABEVERFAHREN (KAPITEL C)Diese Bestimmungen sollen sich ausschliesslich auf das Vergabeverfahren beziehen, d. h. keine später vertragsrelevanten oder zur Durchführung der ausgeschriebenen Arbeiten erforderlichen Aussagen enthalten, welche in den vertragsrelevanten Dokumenten nicht aufgeführt sind.

Festzulegen sind insbesondere:

Wahl der Verfahrensart vgl. „ABC des Beschaffungswesens“ Zulässigkeit von Angebotsvarianten: Werden Varianten zugelassen, ist darauf zu achten,

dass mit den definierten Zuschlagskriterien ein beschwerderesistenter Zuschlag möglich ist.

Teilangebote: Sind i. d. R. nicht erwünscht. Dieser Aspekt sollte mit der Festlegung der Bearbeitungspakete bereits untersucht und entschieden worden sein.

Bildung von Ingenieurgemeinschaften: I. d. R. zugelassen. Zulässigkeit der Teilnahme von Spezialisten (Subplanern) an mehreren Angeboten: Dies

kann z. B. dann von Vorteil sein, wenn es sich um ein Fachgebiet mit verhältnismässig geringer Anzahl potentieller Anbieter handelt.

Nicht Zulassung von Anbietenden auf Grund von Projektkenntnissen aus der bisherigen Bearbeitung vgl. kantonale Beschaffungsverordnung § 18.

5.2 ZUM VERTRAGSENTWURF (KAPITEL 1)Die im Vertrag zu regelnden Aspekte sind abhängig von

Umfang und Dauer der ausgeschriebenen Aufgabe Beauftragung in Phasen/Modulen, Teuerungsregelung, Zahlungsbedingungen, Rückbehalte

den damit verbundenen Risiken für den Auftraggeber oder Dritte Notwendigkeit und Höhe einer Versicherung

Weiter ist abzuklären und möglichst beim Vertragsentwurf bereits zu definieren, welche Beilagen schliesslich als Vertragsbestandteil gelten sollen.


Hinweise zur Haftungsfrage:

Ein INGE-Gesellschafter haftet mit den übrigen Gesellschaftern solidarisch. Eine Firma mit einem sehr kleinen Anteil am Auftragsumfang sollte demzufolge eher als Subplaner auftreten.

Es ist abzuklären und im Vertrag zu erwähnen, welche Firma einer INGE für die Gesamtleitung verantwortlich ist.

5.3 PROJEKT- UND LEISTUNGSBESCHRIEB (KAPITEL 3)Die im Kapitel 3 aufgeführten Leistungen gelten grundsätzlich für Bauingenieurleistungen. Soll das Mandat auch Dienstleistungen für Betriebs- und Sicherheitsanlagen umfassen, sind die entsprechenden Leistungen zusammen mit den zuständigen Fachdiensten des TBA festzulegen und abzugrenzen.

Die Leistungen gemäss SIA-Ordnung 103 und SIA-Merkblatt 2027 werden im Leistungsbeschrieb abgesehen von den „besonders zu vereinbarenden Leistungen“ grundsätzlich vorausgesetzt. Der Ausschreibende prüft zuerst, ob alle diese Leistungen und Ergebnisse im speziellen Fall erforderlich, d.h. anzubieten sind. Die Anbietenden sind auf ggf. nicht erforderliche Leistungen aufmerksam zu machen.

Ebenfalls vorausgesetzt werden Leistungen, welche sich aus den Weisungen und Richtlinien des TBA und ggf. des ASTRA sowie den ABB (SIA 118/xxx, VSS 118/xxx, V 118/xxx) ergeben.

Der aktuelle Bearbeitungsstand des Projektes ist vom Ausschreibenden im Detail zu berücksichtigen: Allfällige noch zu erbringende Leistungen und zu erarbeitende Grundlagen und Ergebnisse z. B. aus früheren Bearbeitungsphasen sind unter Pos. 34.100 speziell aufzuführen.

Die phasenbezogenen Leistungen (Kapitel 34) sind unterteilt in

Präzisierungen und Ergänzungen zum Leistungsbeschrieb SIA 112 und 103 nicht erforderliche Leistungen/Präzisierungen löschen, ggf. Präzisierungen anpassen

„besonders zu vereinbarende Leistungen“ gemäss SIA 103 nicht erforderliche Leistungen löschen. Anzubietende Leistungen präzisieren und/oder anzunehmende Stunden bzw. Honorar vorgeben.

„besonders zu vereinbarende Leistungen“ gemäss SIA-Merkblatt 2027. (N. B.: Im Kapitel 34 sind auch die diesbezüglichen Leistungen des Auftraggebers aufgeführt, mit Ausnahme der Leistungen betreffend Stahlbau, Holzbau Mauerwerk und Geotechnik diese Kapitel des Merkblattes überprüfen und allfällige Leistungen in den

Leistungsbeschrieb aufzunehmen.

Anzubietende Leistungen präzisieren und/oder anzunehmende Stunden bzw. Honorar vorgeben.

nicht erforderliche Leistungen löschen.

5.4 ANGABEN DES ANBIETENDENDie verlangten Angaben sind auf die Eignungs- und Zuschlagskriterien abzustimmen.


5.5 PREISANGEBOT UND BEILAGENEs wird auf die detaillierten Anweisungen (in blau) verwiesen.

Bei den Beilagen 5.4.1, 5.4.2 und 5.4.3 ist der Rabatt im Honorar bereits berücksichtigt. Werden diese Beilagen verwendet, soll im Kapitel 5.3 „Übersicht Preisangebot“ der Rabatt nicht nochmals aufgeführt werden.

Ebenfalls wichtig ist, dass die Vergütung allfälliger späterer Zusatzleistungen möglichst klar geregelt ist, d.h. dass die entsprechenden Angaben im Preisangebot enthalten oder aus dem Preisangebot abzuleiten sind.


6 BERICHT ANGEBOTSVERGLEICH UND VERGABEANTRAG

eines Erläuterungsberichtes als Grundlage für einen Vergabeantrag

Umfahrung Muster

Projektierung und örtliche Bauleitung

ANGEBOTSVERGLEICH UND VERGABEANTRAG


1 BEGRÜNDUNG DES BAUVORHABENSZ. B. Auszug aus Ausschreibungsunterlagen oder aus Medieninformationen

Dieser Vergabeantrag umfasst die Ingenieurarbeiten für die baulichen Anlagen ab Phase 51 Ausführungsprojekt bis und mit Phase 53 Inbetriebnahme, Abschluss (Phasengliederung gemäss SIA-Ordnung 112).

2 AUSSCHREIBUNGDie Ingenieurarbeiten wurden im Amtsblatt Nr. xxx vom xx.xx.xxxx im offenen (oder: im selektiven) Verfahren ausgeschrieben.

oder:

Es wurden x Firmen zur Einreichung von Angeboten eingeladen (Einladungsverfahren).

3 ANGEBOTEDie Offerteröffnung wurde von der Zentralen Beschaffungsstelle am xx.xx.xxxx durchgeführt.

Es liegen folgende bereinigte Angebote vor:

Anbieter Angebotssumme CHF bei Eingabe

Angebotssumme CHF bereinigt

%

1. Buchstaben AG, Luzern 128'461.80 128'461.80 100.00

2. Muster AG, Sissach 230'146.40 230'146.40 179.16

3. Delta AG, Sissach 263'071.80 263'071.80 204.79

4. Beispiel AG, Solothurn 294'121.85 301'121.85 234.41

5. Mittel AG, Muttenz 305'018.00 305'018.00 237.44

Das Angebot der Beispiel AG musste um CHF 7'000.- nach oben korrigiert werden, da in der Aufwandermittlung bei einer Position die falsche Menge eingesetzt wurde.

4 KONTROLLE DER ANGEBOTE AUF VOLLSTÄNDIGKEIT / EIGNUNGSKRITERIEN

Anbieter Kriterium 1

Vollständigkeit des Angebotes inkl. Gleichstellung

Kriterium 2 Firmenreferenzen

1. Buchstaben AG, Luzern ja nein

2. Muster AG, Sissach ja ja

3. Delta AG, Sissach ja ja

4. Beispiel AG, Solothurn nein nicht bewertet

5. Mittel AG, Muttenz ja ja


Aus der Kontrolle der Angebote ergibt sich Folgendes:

Das Angebot der Beispiel AG, Solothurn wird auf Grund von fehlenden Unterlagen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Das Eignungskriterium 2 erfüllt die Firma Buchstaben AG, Luzern nicht, da sie bei den geforderten Referenzen keine Referenzobjekte angeben konnten. Das Angebot ist aus diesem Grund nicht geeignet und wird bei der weiteren Beurteilung nicht berücksichtigt.

5 ZUSCHLAGSKRITERIENFolgende Zuschlagskriterien wurden in den Ausschreibungsunterlagen definiert:

1. Bereinigter Angebotspreis (Gewichtung 40%)

2. Auftragsanalyse (Gewichtung 35%)Unterkriterien: Aufgabenanalyse, Projektorganisation, Transparenz und Plausibilität der Stunden und Preisermittlung

3. Schlüsselpersonen (Gewichtung 25%)

6 BEWERTUNG DER ANGEBOTE

AnbieterBewertung der Zuschlagskriterien

(mit Gewichtung) Gesamt-punkte Rang

1 40% 2 35% 3 25%

1. Muster AG, Sissach 5 200 5 175 4 100 475 1

2. Delta AG, Sissach 3.27 131 3 105 5 125 361 23. Mittel AG, Muttenz 1.06 42 2 70 3 75 187 3

(Produkte und Summen der Rangpunkte gerundet, ohne Dezimalstellen).

Kommentar:

Aufgrund der Bewertung liegt die Firma Muster AG mit 475 Punkten an 1. Stelle.

Der Vorsprung der Firma Muster AG liegt im Angebotspreis und in der Bewertung der eingereichten Unterlagen.

Die Firma Muster AG ist der Bauherrschaft und der Bauleitung als zuverlässiger Partner bekannt.

7 VERGABEANTRAGGestützt auf die vorstehenden Bewertungen beantragen wir das ausgeschriebene Mandat der Firma Muster AG zum bereinigten Angebotspreis von CHF 230'146.40 (inkl. MwSt.) zu vergeben.


8 VERGLEICH ANGEBOTSSUMME MIT KREDIT bzw. mit KV bzw. mit Endkostenprognose

Der Verfasser: X. Müller

INGENIEURBÜRO

A. MEIER

Beilagen:

- Submissionsprotokoll der ZBS

- Detaillierter Angebotsvergleich

- Auswertung Vollständigkeit (= Eignungskriterium 1)

- Auswertung Eignungskriterien 2 bis 4

- Auswertung Zuschlagskriterien

- Angebot Firma Muster AG

- Evtl. weitere Dokumente wie Beilagen zu Ausschlussgründen (geändertes LV, fehlende Preise), ergänzende Unterlagen zu Bewertung; Fragenbeantwortung etc.


7 BEILAGEN ZUM BERICHT (BEISPIEL)

7.1 AUSWERTUNG ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN (= EIGNUNGSKRITERIUM 1)Bei der Offertöffnung wird die physische Vollständigkeitsprüfung der Angebotsunterlagen durch die ZBS vorgenommen und protokolliert. Die materielle Prüfung der Angebotsunterlagen erfolgt in der nächsten Phase durch die ausschreibende Stelle. Der Einbezug der ZBS in der Phase der materiellen Kontrolle ist jederzeit möglich, z. B. Abklärungen, Gültigkeit der eingereichten Dokumente etc.

Text

Angebot 1 Angebot 2 Angebot 3 Angebot 4 Angebot 5

Buchstaben AG Muster AG Delta AG Beispiel AG Mittel AG

ja nein Bemer-kungen ja nein

Bemer- kungen

ja nein Bemer- kungen


ja nein Be-mer-kungen

Vollständiges Angebot ohne Änderungen und Ergänzungen des vorgegebenen Textes

x x x x x

Unterschriebenes Deckblatt des Originalangebotes

x x x X x

Selbstdeklaration betreffend Mann / Frau

x x x x x

Weitere *

Weitere *

Prüfung: erfüllt erfüllt erfüllt nicht erfüllt Erfüllt

* aufführen

[Das Formular kann auch im Querformat erstellt werden]


7.2 AUSWERTUNG ÜBRIGE EIGNUNGSKRITERIEN

Text

Angebot 1 Angebot 2 Angebot 3 Angebot 4 Angebot 5

Buchstaben AG Muster AG Delta AG Beispiel AG Mittel AG

ja nein Bemer-kungen ja nein

Bemer- kungen



ja nein Bemer-kungen

2 insgesamt mit der ausge-schriebenen Aufgabe vergleichbare Firmenreferenzen der letzten 7 Jahre

x x x x

Weitere *

Weitere *

Prüfung: nicht erfüllt erfüllt erfüllt nicht bewertet erfüllt

Bemerkung: Angebot 4 Beispiel AG, Solothurn nicht bewertet, da Allgemeine Anforderungen (=Eignungskriterium 1) nicht erfüllt sind.

7.3 AUSWERTUNG ZUSCHLAGSKRITERIEN

Vgl. „ABC des Beschaffungswesens“ (Beschaffungsfibel), Beilage „Bewertungsmatrix“


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Microsoft Word - WAV-104_Leitfaden ...€¦ · Web viewMicrosoft Word - WAV-104_Leitfaden Ausschreibungsunterlagen.doc Author: btbafeld Last modified by: Siegrist, Petra BUD Created