Modernes Enterprise Content Management: Alles, was Sie ...€¦ · Die Analysten von IDC beziffer- ... management in die richtige richtung gelenkt, der Lebenszyklus von Informationen

Der unabhängige Kongress für entscheiDungsträger – mit allen relevanten themen zum

ganzheitlichen enterprise information management unD neuen formen von social meDia.

ein special in Kooperation mit der

platin-partner

ECM FORUM: 18. Mai 2011 | SwiSSôtEl OERlikOn | 08:00 tüRöFFnUng

anMEldUng via www.ECMFORUM.Ch (BESUChER-anMEldUng)> > > > > > > > > > FüR kURzEntSChlOSSEnE: < < < < < < < < < <

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themen: Wie ecm strategisch genutzt wird | information governance & compliance | innovationen und best practices für nachhaltiges enterprise information management | Webportale | social media> Referenten und Programm Seiten 14 – 16

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Modernes Enterprise Content Management:Alles, was Sie wissen müssen

2ECM ForuM © netzmedien ag

Herzlich willkommen zum 6. ECM Forum, das in diesem Jahr im

Swissôtel in Oerlikon stattfindet. 2011 stehen an diesem Fachkongress

Themen wie Informationsmanagement, Compliance, unstrukturierte

Daten, Webportale und Social Media im Zentrum.

Moderne ECM-Systeme verschaffen unter-nehmen und Behörden mehr Kontrolle, verkürzen unproduktive Vorlaufzeiten und unterstützen sie dabei, schneller auf Ver-änderungen im umfeld zu reagieren. Dabei erweisen sich unstrukturierte Daten oft als «Worst Case». Immer mehr im Zentrum steht daher der kontrollierte, einfache Zugang zu Informationen und Diensten – unterstützt durch Webportale, Web 2.0 und Social-Media-Applikationen. Wir alle, Personen und unternehmen, haben heute mit einer immer grösser werdenden Menge und Vielfalt an Informationen zu kämpfen. Die Analysten von IDC beziffer-ten das Volumen aller digitalen Inhalte im Jahr 2009 weltweit auf 800 000 Petabyte (ein Petabyte entspricht einer Million Gigabyte). Mittlerweile soll sich der Datenberg bereits auf 1,2 Millionen Petabyte (1,2 Zetabyte) aufgetürmt haben, und bis 2015 kommen bis zu 35 Zetabyte auf uns zu. Ein DVD-Stapel würde dann so hoch sein wie die halbe Strecke bis zum Mars. Da verwun-dert es nicht, wenn unternehmen unter all diesen Informationen – seien es Verträge, Dateien bis hin zu Dokumenten und E-Mails – beinahe zusammenbrechen. IDC schätzt, dass etwa 80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen unstrukturierte Daten sind. Abhilfe schafft hier ein gut durch-strukturiertes und strategisches Enterprise Content Management (ECM). Der Kern von ECM besteht darin, dass unternehmen ihre Inhalte aktivieren müssen. Informationen und Daten werden durch

verbesserte Geschäftsprozesse oder Fall-management in die richtige richtung gelenkt, der Lebenszyklus von Informationen muss «gemanagt» werden, und Analysetools för-dern neue geschäftliche Erkenntnisse zutage. Letztlich muss ECM den Mitarbeitenden das Leben erleichtern und zu einem höheren roI beitragen.Früher war ECM die Verwaltung von geschäft-lichen Inhalten und deren Einbindung in inhaltsbezogene Geschäftsprozesse. Doch das genügt heutzutage nicht mehr. Traditionelles ECM muss auch die soziale Komponente mit einbeziehen, denn in immer mehr unterneh-men verbreitet sich Social Media. Es müssen Instant-Messaging-Dienste, soziale Netz-werke, Wikis, Blogs und andere onlineinhalte verwaltet und eingebunden werden. Bleibt also die Frage, wie sich Web 2.0 in aktuelle ECM-Lösungen integrieren wird. Diese und ähnliche Fragen werden am ECM Forum diskutiert und anhand von Fallbeispie-len Lösungsansätze demonstriert. Dabei ist ein ganzheitlicher Ansatz über das gesamte unternehmen hinweg wichtig. Dieser Grad der Integration ist nur mit einer Kerninfra-struktur für das Content Management mög-lich. Dazu gehören repositories, Geschäfts-prozessmanagement und Compliance.

Wir freuen uns, Sie am ECM Forum am Mittwoch, dem 18. Mai 2011 im Swissôtel in oerlikon begrüssen zu dürfen. Auch danken wir ganz herzlich allen Partnern für ihre grossartige unterstützung.www.ecmforum.ch

Claudio Dionisio, Geschäfts-führer der uvison GmbH

Wie Unternehmen internes Wissen systematisch in den Griff bekommen

ECMforumenterprise content management

Management Kongress | Forum |Fachmesse | Panel Diskussionen 29. April 2010 Kongresshaus Zürich

Informationen Partner / Aussteller:uvision GmbH Tel.: 044 260 10 60 www.ecmforum.ch > Kongress 2010Für Teilnehmer: www.ecmforum.ch > Anmeldung

Records, Risk und Compliance ManagementBPM | Intelligente Dokumente | Collaboration | Social Software | Enterprise 2.0 Information Lifecycle Management (ILM) Archiving | Enterprise Search | Semantic Web

Innovationen für nachhaltigesEnterprise Information Managementund Collaboration

Premium- und Gold-PartnerAdNovum AG | Advellence AG | EMC AG | Garaio AG | IBM | Inacta AG | Infocentric AG | Liip AG | Oracle | Scalaris

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ECM_2010_Sonderheft160x75 25.02.2010 11:09 Uhr Seite 1

SpeCial eCM foruM | eDitorial

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Special ecm forum | fachartikel

Enterprise Information Management – für die Zukunft gewappnet seinNeue Speichermedien, Suchmaschinen und kollaborationsplattformen haben im Jahr 2000 eine Wissensrevolution eingeleitet. heute stehen nicht mehr reine Daten und informationen im Vordergrund, sondern erkenntnisse aus analysen, persönliche erfahrungen und der austausch von Wissen. clemente minonne, ulrich emanuel Gysel, carlo colicchio

Enterprise Content Management (ECM), neuerdings auch Enterprise Information Management (EIM) genannt, umfasst die Methoden und Werkzeuge für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Erhaltung von strukturierten (z.B. Datenbank-Inhalte) oder unstrukturierten Informationen (z.B. Dokumente) zur Unterstützung unter-schiedlicher Geschäftsprozesse einer Orga-nisation. Heutzutage scheint es in der Phase der Strategie-Implementierung eine grosse He rausforderung zu sein, das Nutzenpotenzial von EIM mit anderen notwendigen Massnah-men zu koppeln. Doch neue Konzepte helfen nun Unternehmen, sich für die Zukunft zu wappnen.

Die organisationalen Ressourcen (Wissen, Informationen) sowie Fähigkeiten und Kern-kompetenzen («Humankapital»), Informati-onssysteme («Informationskapital») oder das Teamwork und die Kultur («Organisationska-pital») weisen deutlich auf die Wichtigkeit der Disziplin EIM hin. Eine aktuelle Studie von Sieber & Partners aus dem Jahr 2010, die unter anderem in Kooperation mit der ZHAW durch-geführt wurde, widerlegt, dass das Knowledge Management, die unternehmensweite Verwal-tung von Daten und die Suche (insbesondere)

nach elektronischen Dokumenten sowie die Automation von Geschäftsprozessen zu den grös sten He rausforderungen eines Unterneh-mens zählen. Diese liegen heute kaum mehr im Umfang und Tiefengrad der technischen Funktionalitäten einzelner Komponenten von EIM-Werkzeugen, sondern vielmehr auf der Verbindungsstelle zwischen den zu opti-mierenden, respektive zu automatisierenden Geschäftsprozessen der betroffenen Orga-nisation. Diese Kluft kann dank der «Wirt-schaftsinformatik» insbesondere mittels eines konsequenten und strukturierten Anforde-rungsmanagements überbrückt werden. Orga-nisationen tun sich demzufolge heutzutage selbst einen Gefallen, wenn sie diesem Thema eine höhere Beachtung schenken.

Individualität aus der Sicht von Organisation und MenschenAus einer im Jahre 2004 durchgeführten Stu-die von Sieber & Partners ging hervor, dass EIM ein sogenannter «Sleeping Giant» ist. Das Thema war damals noch relativ unbekannt und hat sich nun im Verlaufe der letzten sie-ben Jahre zu einer nicht mehr wegzudenken-den Disziplin entwickelt. Mittlerweile sind die Investitionen in EIM-Methoden und Soft-

warelösungen beinahe gleich hoch, wie die-jenigen in betriebswirtschaftliche Software, wie Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain oder Customer Relationship Management; was zeigt, dass sich EIM in der Wachstumsphase befindet.

Die Arbeit im Umgang mit Wissen und Informationen ist weniger bedeutend struk-turiert als beispielsweise diejenige mit phy-sischen Werkstoffen. Da nicht alle Wis-sensarbeitende mit denselben Hilfsmitteln situationsgerecht umgehen können, empfiehlt es sich in der Praxis, eine Kategorisierung der Wissensarbeitenden einzuführen. Zudem kann die Wissensarbeit anhand zweier Kriterien dif-ferenziert werden: die Komplexität der betrof-fenen Geschäftsprozesse und deren impliziten Aktivitäten und der Grad der Vernetzung der Wissensarbeitenden. Daraus können vier ideal-typische Profile von Wissensarbeitenden abge-leitet werden (siehe Abbildung 1): Experts: Sie arbeiten häufig unabhängig von anderen Mitarbeitenden und werden wenig von vorgesetzten Instanzen überwacht und gesteuert. Sie wenden vielfach für die Organi-sation hochwertiges Wissen an und erzeugen gleichzeitig neues. Sie besitzen ein breites und fundiertes Wissen. Zu dieser Kategorie gehö-

Dr. Clemente Minonne ist stellvertretender leiter,

Ulrich Emanuel Gysel ist Dozent und Berater,

Carlo Colicchio ist wissenschaftlicher assistent im Zentrum für Wirtschaftsinformatik, der School of management and law, der Zürcher hochschule für angewandte Wissenschaften.







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abbildung 1: Da nicht alle Wissensarbeitenden mit denselben hilfsmitteln situationsgerecht umgehen können, empfiehlt sich eine kategorisierung: vier idealtypische profile. Grafik: ZHAW (in Anlehnung an Sieber & Partners, 2010)

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ren beispielsweise Wissenschaftler, Anwälte, Ärzte, Ingenieure und Berater. Transactioners: Diese Wissensarbeitenden werden mit Informationen und Anweisungen instruiert, wie sie aus organisatorischer Sicht mit Informationen umgehen sollten. Sie kon-zentrieren sich primär auf die Ausführung konkreter Aufgabenstellungen. Berufsbilder, die in diesen Typ passen, sind beispielsweise Callcenter-Mitarbeitende, teils Bankange-stellte und Sachbearbeiter. Collaborators: Sie sind damit beschäftigt, Arbeit zu dirigieren, zu koordinieren und zu delegieren. Der Kontakt zu anderen Mitarbei-tenden, zu Kunden oder Lieferanten ist eine alltägliche Aufgabe in ihrem Beruf. Zu dieser Kategorie gehören Führungsfunktionen wie Bereichs-, Abteilungs- oder Projektleiter. Integrators: Mithilfe von Informationen und Technologien halten sie sich auf dem aktuellen Stand der Dinge, um zu erfahren, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form eine ihnen zugeteilte Aufgabenstellung zu lösen ist. Ihre Arbeit ist vielfach sehr spezialisiert und klar strukturiert. Integrators sind meistens auf die Gesamtleistung einer Arbeitsgruppe gestellt und fokussiert. Mögliche Berufe innerhalb dieser Kategorie sind Programmierer, Pflege-fachassistenten oder Ingenieure.

Aus den genannten Differenzierungsmerk-malen empfiehlt es sich, bei einer Entwick-lung oder Evaluierung von EIM-Methoden und -Werkzeugen, die Bedürfnisse der unter-schiedlichen Profile von Wissensarbeitenden in Betracht zu ziehen. Zum Beispiel können starre, transaktionale Lösungen für die einen effizient, für andere gleichzeitig nur schlecht nutzbar sein.

Abhängig von der besprochenen Katego-risierung der unterschiedlichen Profile von Wissensarbeitenden entstehen unterschied-liche Organisations-Cluster und daraus abge-leitet verschiedene Herausforderungen an Unternehmen (siehe Abbildung 2).

Hoher Reifegrad des EIM-Einsatzes im Vergleich zu Web 2.0 Aus der erwähnten Studie geht hervor, dass die betriebswirtschaftliche Software (ERP, SCM, CRM) und EIM-Werkzeuge die am meis-ten verbreiteten Systemtypen sind. 76 Prozent aller befragten Unternehmen nutzen bereits betriebswirtschaftliche Software oder befin-den sich gerade in der Einführungsphase. Knapp dahinter liegt mit 71 Prozent der Ein-satz von EIM-Werkzeugen, wobei auch 57 Prozent der befragten Organisationen Web 2.0 anwenden. Bezüglich des Maturitätsgrades der drei Systemtypen besteht jedoch ein mar-kanter Unterschied. Betriebswirtschaftliche

Software hat bereits bei 46 Prozent der Unter-nehmen wesentliche Verbesserungen mit sich gebracht und konnte die Organisation gewinnbringend unterstützen. Im Vergleich dazu liegen EIM-Lösungen bei 37 Prozent und Web-2.0-Anwendungen lediglich bei 14 Prozent, was wiederum suggeriert, dass diese Weiterentwicklungspotenzial besitzen (siehe Abbildung 3).

Ein Vergleich mit dem Jahr 2004 zeigt, dass der Einsatz von EIM-Anwendungen in Unternehmen des deutschsprachigen Euro-pas stark zugenommen hat. Beispielsweise stieg die Anzahl an Organisationen, die Web Content Management (WCM) praktizieren, von 42 Prozent im Jahr 2004 auf 72 Prozent im Jahr 2010. Dieselbe Entwicklung kann im Bereich des Dokumentenmanagements fest-gestellt werden, wobei sich die Verwendung von solchen Anwendungen während der gleichen Periode von 30 Prozent auf 60 Pro-zent verdoppelte. Diese beiden EIM-Anwen-dungen sind die am stärksten verbreiteten in allen oben genannten Wissens-Clustern. Die steigenden Zahlen bestätigen die zuneh-mende Akzeptanz von EIM-Lösungen und weisen auf eine positive Entwicklung für die Zukunft hin.

Unternehmen stehen heutzutage unter-schiedlichen Herausforderungen im Umgang mit Wissen und Informationen gegenüber. Die grössten Schwierigkeiten liegen zum einen im Aufbereiten und Austauschen von Erfahrungen und (Er-)Kenntnissen (human-orientiertes Wissensmanagement) und zum anderen in der unternehmensweiten Suche nach elektronischen Inhalten und Doku-menten. Diese Tendenz zeigt sich in der Pra-xis in allen drei Wissens-Clustern (Industrie, Dienstleister, Experten), auch wenn beispiels-weise der Experten-Cluster, im Gegensatz zum Industrie- und Dienstleister-Cluster, die

unternehmensweite Datensuche noch am besten beherrscht.

Web-2.0-Anwendungen müssen sich noch durchsetzen Die neu aufkommenden Web-2.0-Anwendun-gen sind in den meisten Unternehmen in der Experimentierphase, da sie sich noch nicht im Geschäftsalltag von Organisationen durchset-zen konnten. Sie erlauben die agile und schnelle Zusammenarbeit, bieten die Möglichkeit, Kontakte aufzubauen sowie des Austauschs von Informationen und Wissen auch über die Unternehmensgrenzen hinweg. Aus der erwähnten Studie resultiert, dass zwar bereits 57 Prozent der befragten Unternehmen solche Applikationen im Einsatz haben, aber ledig-lich 14 Prozent wesentliche Verbesserungen im Unternehmensgeschäft dank dieser Systeme verzeichnen konnten. Auffällig ist, dass Web-2.0-Anwendungen am stärksten in Dienstleis-tungs- und Experten-Cluster verbreitet sind. Dabei sind interne Wikis und Blogs diejenigen Anwendungen, die am häufigsten eingesetzt werden oder in der Einführungsphase sind. Im Gegensatz dazu sind interne soziale Netzwerke sowie E-Foren über alle Wissens-Cluster hin-weg am seltensten im Einsatz.

Die technische Integration von Web-2.0-Anwendungen wird in allen Wissens-Clustern als wichtig erachtet, ist jedoch bis jetzt nur in wenigen Organisationen sinnvoll umgesetzt worden.

Investitionen in EIM In den kommenden drei Jahren sind – im deutschsprachigen Europa – weiterhin gros se Investitionen in betriebswirtschaftliche Soft-ware und Enteprise Information Manage-ment in Planung. Abbildung 4 illustriert eine Momentaufnahme, wie künftige Investitionen pro Mitarbeiter in den drei Systemtypen ausse-

abbildung 2: abhängig von den unterschiedlichen profilen von Wissensarbeitenden entstehen unterschiedliche organisationscluster und daraus abgeleitet verschiedene herausforderungen für unternehmen. Quelle: ZHAW (in Anlehnung an Sieber & Partners, 2010)

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hen könnten. Die aufgezeigten Resultate erläu-tern, wie viel im Durchschnitt pro Mitarbeiter in ICT-Lösungen investiert wird. Sie sollten den Unternehmen als Anhaltspunkt zur Evaluierung des eigenen IT-Budgets dienen. Wenn die Inves-titionen verglichen werden, ergeben sich unter-schiedliche Schlüsse, wobei im Folgenden nur die beiden höchsten kumulierten Investitions-summen genauer in Betracht gezogen werden.

• Enterprise Information Management, 3090 Franken

Anhand dieser Zahl kann festgestellt werden, dass die kumulierten Investitionen in diesen Anwendungen über alle Cluster hinweg am höchsten sind. Dies beweist, dass EIM in vie-len Unternehmen einen grossen Stellenwert eingenommen hat und durch die Förderung dieser Systeme ein grosses Nutzenpotenzial durch die Organisationen abgeschöpft werden kann. Vor allem im Wissens-Cluster «Exper-ten» spielt EIM eine wichtige Rolle, da sich dieser Typ von Wissensarbeitenden stark mit dem Umgang von Informationen und Wissen

beschäftigt und dies eine grosse Herausforde-rung ihrer Arbeit ist. • Experten, 3301 FrankenDie Investitionssumme pro Mitarbeiter ist in diesem Cluster am höchsten. Gründe dafür sind, dass die Anzahl IT-Arbeitsplätze vieler-orts bei 100 Prozent liegt. Es handelt sich in der Regel um kleine Organisationen, die bei IT-Investitionen von geringen Skaleneffekten profitieren können.

Die allgemeine Entwicklung zeigt, dass die Gesamtinvestitionen in betriebswirtschaft-liche Software und EIM-Systeme in den nächsten drei Jahren auf dem aktuellen Stand bleiben oder allenfalls ansteigen werden.

Förderung von Nutzerkompetenz Damit sich Investitionen in die ICT-Systeme lohnen, ist es wichtig, dass Unternehmen die Kompetenzen der Benutzer in der Hand habung entsprechender Anwendungen fördern. Gemäss der aus der erwähnten Studie gewon-nenen Erkenntnisse ist die Dringlichkeit für die Förderung von Nutzerkompetenz im Bereich

von EIM am höchsten, denn aktuelle Fakten weisen darauf hin, dass viele Mitarbeitende von Unternehmen, die EIM-Anwendungen im Ein-satz haben, nicht wissen, wie sich solche Werk-zeuge kontextuell anwenden lassen.

Die befragten Unternehmen favorisieren dabei drei Massnahmen, um die Nutzerkom-petenz zu fördern: • 50 Prozent aller Organisationen bilden

Super-User aus, • 45 Prozent setzen Richtlinien für die Nut-

zung ein und• 42 Prozent führen im Rahmen von Einfüh-

rungsprogrammen, Mitarbeiterschulun-gen durch.

EIM-Systeme haben enormes Potenzial Enterprise Information Management zählt heutzutage zu einer der fundamentalen Dis-ziplinen, wenn es darum geht, Wissen und Informationen innerhalb von Organisationen zu erhalten und weiterzugeben. Im Verlauf der letzten sieben Jahre hat EIM eine wichtige Rolle in Unternehmen der meisten Branchen eingenommen, wobei beträchtliche Investi-tionen in EIM-Systeme getätigt wurden. Die Investitionen in diese Anwendungen sind bereits gleich hoch wie diejenigen in bekann-tere betriebswirtschaftliche Software wie ERP, SCM und CRM. Somit haben die EIM-Lösun-gen die Lücke zu diesen Informationssystemen schlies sen und dank ihres Einsatzes in vielen Organisationen bereits wesentliche Verbesse-rungen im Alltagsgeschäft mitbringen können.

Hingegen sind Web-2.0-Anwendungen, welche noch nicht den Reifegrad von EIM-Sys-temen aufweisen, in den meisten Organisatio-nen nach wie vor in der Experimentierphase. Doch weisen sie ein grosses Potenzial auf, das mit der richtigen Integration und Anwendung in den Unternehmen ausgeschöpft werden kann.

abbildung 4: momentaufnahme, wie künftige investitionen pro mitarbeiter in den drei Systemtypen aussehen werden. Quelle: ZHAW (in Anlehnung an Sieber & Partners, 2010)

abbildung 3: eimWerkzeuge und betriebswirtschaftliche Software sind die am meisten verbreiteten Systemtypen. Quelle: Sieber & Partners, 2010

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Der Computer weiss die AntwortWatson ist der weltweit schnellste Supercomputer, der fragen in natürlicher Sprache beantworten kann. er stellte dies im februar 2011 in der uS-Quizshow Jeopardy unter Beweis, als er gegen die zwei besten teilnehmer gewann. Die eingesetz-ten technologien sind Grundlagen für zukünftiges content- und Datenmanagement und analytik-Systeme. Matthias Borer

Watson setzt unter anderem auf die Inhaltsana-lyse von Datenbanken, um binnen kürzester Zeit die wahrscheinlichste Antwort zu finden. Diese Technologie eignet sich für vielfältige Geschäftsanwendungen, zum Beispiel im Gesundheitswesen, bei der Kundenbetreuung oder in öffentlichen Verwaltungen. Versiche-rungsunternehmen verlieren viel Geld durch falsche Angaben bei der Abrechnung. Stimmen die vom Arzt aufgelisteten Positionen auf der Abrechnung und was wird von der Versiche-rung als Leistung anerkannt? Hier hilft content Analytics, um medizinische Diagnose- und Behandlungsmöglichkeiten mit den richtli-nien der Versicherungsleistungen zu verglei-chen. So können falsche Abrechnungen und unnötige Zahlungen vermieden werden. ein anderes Beispiel für die Anwendung von ecm und Analytics ist der Autovermieter Hertz. um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, verwen-det Hertz eine Analytics-Software bei Kunden-befragungen. Hertz kann so zudem zielgerich-tetere marketingkampagnen gestalten und die Produkte und Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse der Kunden abstimmen.

Wie funktioniert Watson?Doch wie funktioniert dieser Supercomputer, und wie kann ein ecm von dieser Technolo-gie profitieren? IBms Supercomputer Watson besteht aus Hochleistungsrechnern und ver-schiedenster intelligenter Software, die Inhalte von unterschiedlichen Quellen analysieren und kombinieren. Watson versucht zunächst den Inhalt der in natürlicher Sprache formulierten Frage zu verstehen, um dann eine passende Antwort zu finden, indem er zahlreiche Inhalte wie Datenbanken oder Lexika untersucht. Schliesslich führt der Supercomputer einen Test durch, ob die Antwort auch zur Frage passt.

Watson und die Zukunft von ECMWatson zeigt, was mit «ecm Analytics» alles möglich ist. Der einsatz von Analytics-Software in einem ecm-System erlaubt es, Daten zu struk-turieren und daraus Informationen zu erhal-ten. Dabei spielt es keine rolle, ob dies eigene Daten oder Daten von Kunden sind. Die Tech-nologien hinter Watson erlauben die Aggregie-rung und extraktion von Inhalt aus internen und externen Quellen, wie zum Beispiel crm-Datenbanken, Verzeichnisse, soziale Blogs und Foren im Internet, callcenter Aufzeichnungen, Studienberichte, e-mails, Safety reports oder Verträge. Die eingesetzten content-Analytics- und Business-Analytics-Technologien verste-hen, nach welcher Information man sucht und filtern die Daten so lange, bis die gewünschte Information gefunden ist. Business Analytics ermöglicht, die gesammelten Datenmengen für die optimierung des Geschäftsbetriebs zu nutzen und Dienstleistungen für Kunden zu verbessern. Diese Datenanalysen ermöglichen binnen kürzester Zeit, Annahmen zu überprü-fen oder neue Aspekte auszuprobieren. Ana-lytics Software ist sogar fähig, Zusammenhänge zu erkennen und so Verhaltensweisen oder Trends darzustellen. mit Hochleistungsrech-nern läuft dieser Suchprozess heute innerhalb von wenigen Sekunden ab. Der Kundendienst eines Telekommunikationsunternehmens kann content Analytics dazu nutzen, die Kun-

denkorrespondenz zu analysieren. So lassen sich Probleme schneller erkennen oder gar ein Wechsel zur Konkurrenz verhindern.

Mit dem Computer sprechenAus riesigen, heterogenen Datenmengen eines ecm lassen sich so effizient die richtigen Infor-mationen herausfiltern. Angesichts der wach-senden menge an Daten aus verschiedenen, miteinander vernetzten Systemen gewinnen Informationen für unternehmen stark an Wert. Die Fähigkeit, Daten effizient zu bewirtschaften und Informationen zu finden, wird zu einem grossen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Watsons einsatz in der Jeopardy-Quizshow zeigt, dass es möglich ist, eine Frage zu formu-lieren und Watson im Hintergrund die Antwort suchen zu lassen. Dahinter stecken spannende Technologien; von der Spracherkennungssoft-ware und content-Analytics-Software bis zur Software, die die Antwort mit der höchsten Wahrscheinlichkeit ausspricht. Als Watson übrigens mit der Antwort einmal nicht ganz sicher war, sagte er einfach – nichts.

Matthias Borer, ecM Software Specialist bei iBM Schweiz

Möchten Sie Watsons Wissen herausfordern? am ecM forum präsentieren wir eine Demo-version des Supercomputers. Besuchen Sie uns am iBM-Stand und spielen Sie eine runde «Jeopardy!» gegen Watson.

iBM aM ecM foruM

iBMs Supercomputer liess seinen Gegnern keine chance, als er sie im februar in der uS-Quizshow «Jeopardy!» geschlagen hatte. Bei «Jeopardy!» ist nicht nur einfach Wissen gefragt. Die teilnehmer müssen um die ecke denken und zu einem Begriff die dazu passende frage konstruieren. Wer glaubt, die korrekte frage zu wissen, drückt auf e inen knopf und gibt die antwort. Doch auch Watson lag ein paar Mal falsch. letztlich war er jedoch immer schneller und hatte sehr oft auch die gesuch-ten antworten parat. www.ibm.com/watson

WatSon GeWinnt «JeoparDy!»

Die fähigkeiten des Supercomputers Watson las sen sich nicht nur an der Quizshow Jeopardy demons-trieren, sondern sind auch für ecM nützlich. Bildquelle: IBM

Der Wettkampf zwischen dem IBM Computer Watson und den beiden ehemaligen Champions im amerikanischen TV-Quiz «Jeopardy!» ist entschieden. Watson siegte. Aber Gewinner ist eindeutig der Mensch. Denn wir können Watsons Fortschritte bei der Interpretation unstrukturierter Inhalte und der Umgangssprache für die wirklich grossen Herausforderungen dieser Welt nutzen.

Wir suchen nach Wegen, wie wir Watsons Kompetenz in der differenzierten und vielseitigen Sprache von Gesundheitswesen, Finanzen, Recht und Hochschulen einsetzen können. So helfen wir Menschen, Organisationen und Unternehmen, Daten zu verstehen und Fragen zu beantworten, auf die sie vorher keine Antworten hatten.

Wir glauben, dass die Technologie von Watson einen wichtigen Beitrag leistet, um unser Leben, unsere Arbeit und unsere Gesellschaft intelligenter zu gestalten. Also ein Gewinn für alle. Let’s Build A Smarter Planet.

Watson siegt. Der Mensch gewinnt!

IBM, das IBM Logo, ibm.com und das Planet Icon sind Marken oder eingetragene Marken der International Business Machines Corporation in den Vereinigten Staaten und / oder anderen Ländern. Eine aktuelle Liste der IBM Marken ist auf der Internetseite www.ibm.com/legal/copytrade.shtml unter «Copyright und Trademark Informationen» abrufbar. © Copyright IBM Corporation 2011. Alle Rechte vorbehalten.

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ASA 2011: E-Government-Portal für den AgrarsektorDas Bundesamt für Landwirtschaft (BLW) bie-tet zusammen mit Partnern unter www.agate.ch ein Informationssystem an, das die adminis-trativen Prozesse zwischen Landwirten und Behörden (Kanton und Bund) sowie privaten Organisationen erleichtert. ECM-Gedanken spielten bei der Umsetzung des Systems eine zentrale Rolle. So finden sich viele Aspekte eines Enterprise-Portals in der produktiven Lösung.

Mit dem Programm ASA 2011 verfolgte das BLW das Ziel, den Aufwand für die Datenbe-arbeitung im Agrarsektor zu reduzieren und Kosten zu sparen. Neben Vereinfachungen für den Endbenutzer sollte ASA 2011 auch aktu-ellere Daten und eine zukunftssichere Basis-

infrastruktur bringen. Es galt daher, Portal und Basisinfrastruktur aufzubauen, bestehende Fachapplikationen zu integrieren und neue zu implementieren. Wir fokussieren hier auf das Portal und dessen Implementierung, da sich anhand von «Agate» exemplarisch diverse Por-taltypen aufzeigen lassen:• Das Informationsportal definiert den Zugriff

auf aggregierte und personalisierte Infor-mationen. ASA 2011 nutzt es für die gezielte Information mit News und Fachartikeln.

• Das SSO-Portal ermöglicht eine einheitliche Sicherheitsinfrastruktur und eine einmalige Anmeldung. In ASA 2011 meldet sich der Benutzer einmal mittels SuisseID an und erhält Zugriff auf berechtigte Applikationen. Identitäten, Anmeldeinformationen und Berechtigungen werden zentral verwaltet.

• Das Transaktionsportal erlaubt dem Benut-zer, Transaktionen auszulösen und Infor-mationen zu übermitteln. Durch die Inte-gration der Fachapplikationen in «Agate» kann der Endbenutzer manche Tätigkeiten (z.B. Meldung von Tieren) direkt über das Portal ausführen.

• Das Kollaborationsportal ermöglicht dem Benutzer, Informationen zu übermitteln, die anderen zugänglich sind (in ASA 2011 z.B. Label- und Kontroll-Organisationen).

Durch die Strategie, eine Basisinfrastruktur zu schaffen und neben den bestehenden auch zukünftige Applikationen ins Portal einzubin-den, entsteht eine zentrale und sichere Dreh-scheibe für E-Government-Funktionalität in der Landwirtschaft.

adnovum informatik aGröntgenstrasse 22 | 8005 Zürich

tel.: 044 272 6111 | fax: 044 272 6312www.adnovum.ch | [email protected]

eine zentrale und sichere Drehscheibe für e-Government-funktionalität in der landwirtschaft.


Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?Der trend zur Vernetzung von content und Services in personalisierter form hält an. ecM-lösungen mit sicherer integration von applikationen, Drittservices und Backends gewinnen damit an Bedeutung. pa-rallel dazu ist Web 2.0 mit facebook und co. nun definitiv in den unternehmen angekommen. portale ermöglichen das arbeiten in ad hoc gebildeten teams und den Dialog mit Kunden und partnern. Grosses potenzial sehen wir auch im Bereich unified commu-nications und Multichannel-lösungen.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht? Wir beobachten eine hohe nachfrage auf breiter front, sowohl im Bereich ecM wie auch in den Bereichen it-Sicherheit, applikationsentwicklung, integration und applikations-outsourcing. im Markt Südostasien be-gegnen wir den gleichen Bedürfnissen bezüglich ecM wie in der Schweiz. Hier sind Synergien zu erwarten. Die fähigkeit, standortübergreifend zu arbeiten, wird zunehmend zu einem entscheidenden erfolgsfaktor.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab? Die technologien rücken in den Hintergrund, der user und seine Bedürfnisse im beruflichen umfeld stehen im Mittelpunkt. Social Media setzen sich auch im Berufsleben immer mehr durch. Die digitale Welt, nicht nur im privaten umfeld, setzt höhere an-sprüche. Kunden mit tablet-pcs und Smartphones erwarten ihre personalisierten informationen situa-tions- und bedürfnisgerecht aufbereitet und das ohne Zeitverzug. Diese aufgabenstellungen anzupacken ist für unternehmen jeder Grösse eine Herausforderung. Kontextualisierung, mobiles internet, Social Media, individualisierte informationsaufbereitung und -ver-teilung sind dazu nur einige Stichworte.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?trotz des schwierigen umfelds sahen wir 2009 und 2010 guten Geschäftsjahren entgegen. Dieses quali-tative und quantitative Wachstum erwarten wir auch für 2011. Dank der Diversifizierung und etablierung von neuen Kompetenzen sind wir positiv gestimmt.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?für uns steht derzeit das thema Geschäftsprozess-effizienz ganz oben auf der liste der themen, die unsere Kunden bewegen. Mit dem Blp (Business logic provider) sind wir in der lage, erp-Daten und prozesse mit ecM-funktionalität zu unterstützen. ein weiteres top-thema ist noch immer der Kreditoren-Workflow, der für Kunden ein einstieg in die ecM-Welt darstellt.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?Das Jahr läuft erfolgreich und beinhaltet projekte mit allen ecM-themen, von file-, e-Mail-archivierung bis zu Blp-projekten findet man alles. Vor allem die prozesskompetenz unserer Berater wird dazu sehr geschätzt.

ruedi Wipf, ceo der adnovum informatik aG

otakar tomes,Director advellence Solutions aG und Mitglied der Geschäftslei-tung von advellence

Sandra Völler, Geschäftsführerin der aGilita aG

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Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?unternehmen benötigen verlässliche informationen und Daten, um korrekte entscheidungen schnell tref-fen zu können. Diese zu bekommen wird immer an-spruchsvoller, da unter anderem die rasante entwick-lung von Social Media und collaboration-lösungen einen starken Zuwachs an unstrukturierten infor-mationen bewirkt. Der trend im Bereich ecM heisst deswegen «Social content Management». Diese lö-sungen kombinieren Social Media, collaboration und ecM. Zusammen mit content analytics ergibt sich damit ein enormes potenzial für unternehmen.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?iBM konnte das laufende Geschäftsjahr optimistisch angehen. positiv wirken sich auch akquisitionen in Software und Services und damit der massive aus-bau des portfolios aus. ich bin daher überzeugt, mit den themen cloud und analytics sowie einem revi-val des Mainframes bestens gerüstet für 2011 zu sein – dem Jahr unseres 100-jährigen firmenjubliäums.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?themen wie cloud, SaaS und e-Mail-Management dominieren dieses Jahr die fachpresse. natürlich haben diese themen auch direkten einfluss auf Her-steller und implementierungspartner von DMS/ecM-lösungen. Zudem wird es immer wichtiger, anwen-dern wirklich nur die funktionalitäten zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen und zwar zu jeder Zeit und überall. insbesondere Smartphones und tablet-pcs stehen im Zentrum, unabhängig vom verwen-deten Betriebssystem. trotz aller neuen ansätze gilt es aber, klassische themen wie beispielsweise rech-nungsarchivierung nicht aus den augen zu verlieren.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?Wir sind weiter auf Wachstumskurs, als Beratungs-unternehmen für anspruchsvolle it-lösungen planen wir dieses Jahr neben einer regionalen Diversifizie-rung in der DacH-region vor allem Schritte im Zu-sammenhang mit der Beratung und dem aufbau von cloud-lösungen für KMus und enterprise-Kunden.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab? für 2011 sehen wir eine gesteigerte nachfrage nach gemanagten fachabteilungs- und branchenfokus-sierten ecM-Services vor allem mit ebenfalls «on Demand» oder «cloud ready» bereitgestellten Busi-ness process Management und enterprise resource planning Services. Zudem werden Dienstleister je nach anforderung hybride on-Demand- oder cloud-lösungen/Services anbieten. Des Weiteren werden die erwähnten ecM-on-Demand- oder cloud-Ser-vices durch alle relevanten mobilen endgeräte und deren Betriebssysteme unterstützt. Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht? in der Schweiz spüren wir ein markantes anziehen der nachfrage nach ecM. aufgrund des nochmals höheren Kostendrucks gehen wir allerdings davon aus, dass die anbieter, die in den letzten drei Jah-ren in innovationen investiert und sich den erheblich veränderten Marktbedingungen angepasst haben, in Zukunft am meisten davon profitieren werden.

isabelle Welton, ceo der iBM Schweiz aG

christian Karstedt,ceo der redtoo ag

philipp Sander,Director Worldwide Marketing & Sales der Scalaris aG

Archivdienstleistungen im KrankenversicherungsumfeldRevisionssicherheit, Langzeitvisualisierung, Zugriffsschutz, Verfügbarkeit und Performance sind die Schlüsselworte für die elek tronische Dokumentenarchivierung im Kranken- und Unfallversicherungsmarkt. Archivierte Belege müssen garantiert unveränderbar und für den Unfallversicherungsbereich auch nach 30 oder mehr Jahren noch einsehbar sein. Genauso wichtig ist der Datenschutz, da Dokumente mit Diagnosen oder anderen persönlichen Daten nur von berechtigten Personen betrach-tet werden dürfen. Das bei der Centris AG als Komponente der Swiss Health Platform (SHP) eingesetzte IBM-Produkt FileNet erfüllt alle diese Anforderungen.

Vollautomatischer Zugriff auf DokumenteIn der «Verkaufssaison» der Krankenversiche-rer im Oktober und November werden mehrere Millionen Dokumente pro Woche verarbeitet, gedruckt und vollautomatisch im PDF-A-For-mat archiviert. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt für die Anwender der SHP vollautomatisch. Es müssen keine Suchbegriffe erfasst werden, da diese vom SHP-Workflow und vom ERP- System automatisch vorgegeben und die Treffer aus dem Archiv angezeigt wer-den. Prozesse wie Fallbearbeitung oder Leis-tungsabrechnung werden dadurch optimal unterstützt, ohne dass sich der Anwender um die archivierten Dokumente kümmern muss.

Neu archivierte Dokumente können einen Geschäftsvorfall bei einem Sachbearbeiter auslösen, indem Rückläufer – Dokumente, die aufgrund konkreter Anfragen eintreffen – erkannt werden und daraus eine Aufgabe im SHP-Workflow generiert wird. Die neue Aufgabe wird zusammen mit den angelie-ferten Dokumenten dem zuständigen Sach-bearbeiter automatisch vorgelegt, wodurch eine Suche nach anstehenden «Arbeiten»

oder nach Dokumenten im Archiv vollständig entfällt. Der Zugriffsschutz auf die Dokumente ist mittels Benutzerrollen und nach Dokumen-tentyp geregelt und gilt für alle auf das Archiv zugreifenden SHP-Systeme. Vertrauensärzt-liche Berichte oder Unterlagen versicherter Mitarbeiter besitzen beispielsweise einen sehr hohen Schutz.

Langfristiger InvestitionsschutzBei Geschäftsfällen mit mehreren dutzend oder mehreren hundert Dokumenten schät-zen die User das schnelle Darstellen der archi-vierten Unterlagen und die Möglichkeit des «Browsing», mit der die gewünschten Doku-mente schnell erkannt und gefunden werden können. Zur Unterstützung werden Thumb-nails zum Original abgelegt.

Centris verwaltet aktuell ca. 35 bis 40 Mil-lionen Dokumente mit FileNet. Jährlich kom-men etwa 5 bis 10 Millionen neue Dokumente hinzu. Neben der Stabilität und der Leistungs-fähigkeit des Systems ist für die Centris ins-besondere der langfristige Investitionsschutz von hoher Bedeutung.

centris aG Grabackerstrasse 3 | 4502 Solothurn

tel. 032 625 44 44 | Kontakt: Dr. a. Wälchliwww.centrisag.ch

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Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?es zeichnet sich ab, dass sich ecM als Begriff und eigen ständiger trend in der Branche nicHt durch-setzt, der Begriff ecM ist in top-Management-Kreisen oft unbekannt. trotzdem leistet ecM in den aller meisten e ffizienzsteigerungsprojekten einen elementaren Beitrag zur prozessoptimierung. Die einbindung und nutzung von ecM-technologien und -Services werden integraler Bestandteil der grossen crM- oder erp-einführungsprojekte – «reine» ecM-projekte treten in den Hintergrund.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?Wir sind mit unseren Kunden und partnern aus-gezeichnet in das neue Geschäftsjahr gestartet. Das kontrollierte quantitative und qualitative Wachstum der inacta kann erfolgreich fortgeführt werden, ob-wohl sich auch für uns der «War for talents» ver-schärft.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?es wird immer wichtiger, ecM-funktionen für je-den arbeitsplatz, sprich für alle gängigen anwen-derprogramme zu bieten. es gilt die anwender dort abzuholen, wo sie auch täglich arbeiten. in diesem Zusammenhang spielt auch die intelligente Suche und Wissenserschliessung eine grosse rolle. Wei-tere trends sind nach wie vor mobile endgeräte wie Business-Smartphone, ipad & co und natürlich die cloud.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?für uns entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr sehr gut. es ist spürbar, dass es noch eine sehr geringe Marktsättigung an enterprise-content-Management-Systemen gibt. Die nachfrage nach lösungen zur Geschäftsprozessoptimierung ist daher sehr hoch.

Welche Trends zeichnen sich 2011 ab?in der Kommunikation und der Markenführung wird das internet immer wichtiger. Web und mobile platt-formen sind gleichzeitig wichtige Werbeträger und Kaufkanäle; zudem bilden sie gigantische informati-onsnetze und dank Social Media mittlerweile unver-zichtbare ratgeber. Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?Das Business entwickelt sich sehr gut, vor allem auch im digitalen Bereich. in unserer Kommunikations-agentur hat die digitale Kompetenz daher in den letz-ten Jahren stetig zugenommen. Dazu gehören nicht nur online- und e-commerce-Spezialisten, sondern verstärkt auch Softwareentwickler und Screen De-signer.

ralf Glabischnig, partner und Mitgründer der inacta aG

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der elo Digital office GmbH

Michael Gerber,ceo, partner der Valencia Kommunikation aG

Standardisierte Input-Prozesse Ziel eines standardisierten Input-Prozesses ist es, sämtliche eingangskanäle, auf denen Infor-mationen ins unternehmen fliessen, zentral zu bewirtschaften und so eine definierte Quanti-tät von eingangsdokumenten in einheitlicher Qualität und mit tieferen Kosten nachvoll-ziehbar abzuwickeln. Das Scanning von ein-gangspost ist dabei nur ein kleiner Baustein zur erreichung dieses Zieles. ebenso wichtig ist die systematische Nutzung und Integra-tion weiterer Input-Kanäle, wie elektronischer Datenaustausch (eDI) und e-mail.

unabhängig vom Kanal werden die Input-Prozesse vereinheitlicht und optimiert. Dazu wird aus jedem eingangsdokument je ein ein-heitliches Format zur Weiterverarbeitung sowie ein Standardformat zur gesetzeskonformen Langzeitarchivierung generiert. Dies ermög-

licht eine einheitliche Verarbeitung der Infor-mationen. ebenso muss unabhängig vom eingangskanal die einheitliche Langzeitar-chivierung sichergestellt und die fristgerechte Vernichtung der Dokumente gewährleistet werden. Wichtig ist die erhebung von Verar-beitungskosten je Kanal, um die günstigsten Wege für den Informationsfluss zu evaluieren.

Auf Basis der erhobenen Kostenstruktur kön-nen die Datenströme zielgerichtet auf günstige Kanäle gelenkt werden. Zusätzlich unterstützt eine durchgängig elektronische Verarbeitung die standortübergreifenden Abläufe und somit die optimale Steuerung von Arbeitslast und Auslastung. Digitalisierung und Standardisie-rung der Input-Prozesse führt zu effizienzstei-gerung und damit zur Kostensenkung!

Der ecM-Basisprozess – input-Seite. Quelle: inacta AG, 2010

Dammstrasse 19 | cH-6301 [email protected] | www.inacta.ch

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Special ecM foruM | caSe | StateMentS ECMforumenterprise content management






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Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?eiM, also enterprise information Management, dient der automatisierung bestimmter aktivitäten selek-tierter Geschäftsprozesse. Die reine automatisierung von G eschäftsprozessen stellt allerdings keine ganz-heitliche Betrachtung dar. Das Defizit liegt oft in der Starrheit von prozessausführungen. eine Möglichkeit, dieses Defizit auszugleichen, liegt in der flexibilisie-rung automatisierter prozesse. Durch unseren Beitrag in projekten der angewandten forschung und entwick-lung unterstützen wir aktuell aspekte der adaptierbar-keit und flexibilisierung von Geschäftsprozessen.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?Das Business process reengineering hat wieder an Bedeutung gewonnen. Wir beobachten, dass heut-zutage die Möglichkeiten des eiM zur prozessunter-stützung viel intensiver analysiert und entsprechend ausgeschöpft werden. Ziel ist es, den organisationen eben nicht nur den content, sondern auch das «Mea-ning» von informationen verwertbar zu machen.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?einerseits ist der Kostendruck bei unternehmen immer noch hoch, unsere Kunden sind weiterhin bestrebt, prozesse zu optimieren und zu automati-sieren. andererseits beginnen einzelne Märkte wieder zu wachsen und unsere Kunden wollen ihren Markt-anteil halten oder ausbauen. Dazu werden neue kun-denorientierte Systeme und lösungen aufgebaut, um sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. Beide trends verlangen nach einem optimierten und auto-matisierten Zugriff auf bestehende Daten und deren Weiterbearbeitung und integration. Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?Wir erwarten im ecM-Bereich in der Schweiz einen starken Wachstumsschub. Viele projekte stehen zurzeit in der anfangsphase. erfahrungsgemäss führt das bei uns innerhalb von 6 bis 18 Monaten zu zusätzlichem lizenzumsatz. Wir erwarten im ecM-Markt eine weitere Konsolidierung und einzelne kleinere anbieter werden vom Markt verschwinden.

Welche ECM-Trends zeichnen sich 2011 ab?unsere Kunden benötigen in zunehmendem Masse spezialisierte Businesslösungen, die sich schnell und einfach an sich ändernde Gegebenheiten an-passen lassen. ecM- und BpM-technologien ent-wickeln sich weiter zum case Management, bei dem personen, prozesse, informationen und compliance zusammen als einheit wirken. eMc ist zu allen die-sen themen mit seinen produkten optimal positio-niert und in der lage, komplexe lösungen aus einer Hand anzubieten. parallel hierzu ist eine verstärkte nach frage zu cloudbasierten lösungen zu beobach-ten und generell die tendenz, auch eigene lösungen in der cloud zu betreiben.Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Ihrer Sicht?eMc hat im ersten Quartal 2011 ein rekordergebnis erreicht mit einem konsolidierten umsatz, der 18 pro-zent höher liegt als im gleichen Vorjahreszeitraum. Wir sind daher sehr zuversichtlich, auch in diesem Jahr ein aussergewöhnlich gutes ergebnis zu erzielen.

Stephan loretan, lic.oec. HSG, leiter abteilung General Management, Mitglied der Geschäftsleitung der ZHaW School of Management and law

Jürg Schleier, Senior Director, Middleware von oracle Schweiz

Harald Schwegler,enterprise account Manager der eMc computer Systems aG

Weltweites Matter Management bei Credit Suissecredit Suisse führt zurzeit eine universell einsetzbare Document- und matter-manage-ment-Lösung ein. Damit wird ein fallorien-tiertes Dokumenten-Lifecycle-management für die weltweit mehr als 1000 Legal- & com-pliance-mitarbeiter(innen) der credit Suisse General counsel Division erschlossen. Zum einsatz kommt die flexibel erweiterbare Doku-mentenmanagement-Plattform von Scalaris.

Im rahmen der Fallbearbeitung nutzen die weltweiten Legal & compliance units der credit-Suisse-Gruppe bislang verschiedene Lösungen und Anwendungen. Das Informa-tionsvolumen (Terabyte-Dimension) umfasst eine Vielzahl verschiedener Dokumenten-

typen, die sowohl physisch als auch digital gespeichert waren. Die uneinheitliche Ablage-organisation erschwerte das Dokumenten-Handling bei der Fallbearbeitung und die Informationsbeschaffung war häufig mit hohem Aufwand verbunden.

«Think One Bank»Die von credit Suisse unter dem motto «Think one Bank» lancierte globale Vereinheitlichung des Dokument- und matter-management (DmmS) steht kurz vor dem Abschluss. Die-ses bildet weltweit die im credit Suisse inter-nen rechtsdienst üblichen Prozessabläufe ab und unterstützt die Fallbearbeitung durch ein effizientes und kosteneffektives Dokumenten-Handling. Gefordert wurde ein leistungsfä-higes, hochverfügbares DmmS, das künftig auch in weiteren unternehmenseinheiten einsetzbar ist. Die fallorientierte Vorhaltung von Dokumenten, eingescannten Images und e-mails, einheitliche zeit- und ortsunabhän-gige Zugriffsmethoden (rechteverwaltung im einklang mit bestehenden Sicherheits- und Datenschutzstandards) sowie die Integration

in bestehende IT-Anwendungen waren wei-tere Systemanforderungen.

Scalaris als verlässlicher PartnerBeim Vergleich der evaluierten Lösun-gen deckte die Legal- und compliance-management(Lcm)-Anwendung von Scalaris die Business requirements der credit Suisse hinsichtlich Systemarchitektur und gefor-dertem Funktionsspektrum am besten ab. Das System unterstützt die Integration von microsoft-office-Produkten und ermöglicht so die kontextorientierte Dokumentenablage mittels einfachem Drag & Drop. Das gilt auch für e-mails und deren Anhänge. Para-intelli-gente, matter-übergreifende Such- und retrie-valmethoden sichern ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente von überall her. enthal-ten sind Versionskontrolle, Vorgangshistorie, rollenbasierte rechteverwaltung und präzise Zugangskontrolle bis auf Dokumentenebene, die effiziente migration der auf den beste-henden Systemen gespeicherten Daten. Aus-schlaggebend war auch die langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Scalaris.

feldeggstrasse 5cH-8152 Glattbrugg

tel.: 044 809 25 00 | fax: 044 809 25 03 www.scalaris.com

mit eLoprofessional hat die Steuerverwal-tung Basel-Stadt die elektronische Steuerakte realisiert. Durchlaufzeiten wurden dadurch optimiert und der Aufwand für die Bewirt-schaftung von Steuerakten konnte deut-lich reduziert werden. Neben der erhöhten Arbeitsproduktivität profitieren vor allem auch die Steuerpflichtigen von einer besseren Dienstleistungsqualität.

Die Steuererklärung so einfach wie mög-lich zu gestalten, ist das ausgesprochene Ziel der Steuerbehörde des Kantons Basel-Stadt. Die Steuerverwaltung, zuständig für die erhebung der kantonalen Steuern und der direkten Bundessteuer, hat beschlos-sen, ihren Service und ihre organisation mit einem Dokumenten-management-System (DmS) grundlegend zu verbessern. Ziel ist die Automatisierung der erhebung der einkom-mens- und Vermögenssteuer von natürlichen Personen. Vordergründiges ergebnis sollte dabei die Steigerung der Kundenzufrieden-heit durch eine qualitativ gute und zeitnahe Beratung sein, ganz nach dem motto «Steuer-erklärung leicht gemacht».

Kosten sparen durch eine vollständig automatisierte Verarbeitung Vor der einführung des DmS durchliefen die Steuerakten die konventionelle Prozedur, überwiegend in Papierform. Nach der ein-reichung begann der üblich lange Weg durch die einzelnen Fachabteilungen. Dort wurden die Werte abgetippt und analysiert, die Akten registriert, hin und her transportiert, getrennt und wieder zusammengeführt, um schliess-lich am ende in riesigen Aktenlagern archi-viert zu werden. Die recherche in den alten Steuerakten war demzufolge sehr aufwendig, die Kosten durch die Lagerung und den Auf-wand sehr hoch und die effizienz dement-sprechend gering. Für die wichtigen Kern-aufgaben blieb den mitarbeitern kaum Zeit. Bereits 2004 hat die Steuerverwaltung mit neuen übersichtlichen und leicht verständli-chen Formularen den ersten Schritt in rich-tung «Steuererklärung leicht gemacht» getan. Der nächste konsequente Schritt war die

einführung von eLoprofessional als DmS-Lösung. Dadurch wurden die Durchlaufzei-ten optimiert und die Grundlage geschaffen, den Steuerpflichtigen schneller und besser Auskunft geben zu können. Der Aufwand für die Lagerung von Steuerakten konnte darü-ber hinaus deutlich reduziert werden.

Warum ELO?«um den Kunden und vor allem auch den mit-arbeitern das Arbeitsleben zu erleichtern, war die Bedienerfreundlichkeit des neuen DmS Grundvoraussetzung für die Steuerverwal-tung», so der Projektverantwortliche bei der Steuerbehörde Herr Binggeli. «Die intuitive oberfläche gehört zu einer der herausragen-den Stärken von eLoprofessional.» Auch mit der im Standard gegebenen Funktions vielfalt konnte sich die Stuttgarter Lösung gegen die mitbewerber durchsetzen. Insbesondere zukünftige Anforderungen, wie zum Beispiel Workflow-management, werden heute schon standardmässig in eLo angeboten und müs-sen nicht individuell für die Steuerverwaltung programmiert werden.

Effizient, kostengünstig und lückenlos abgewickelt. Die Steuererklärung des Kantons Basel-Stadt geht mit eLoprofessional jetzt neue Wege. Über die Scannsoftware captureTax werden die Formulare gescannt, die Werte erfasst und mit eLo automatisch weiterverarbeitet. eLo holt sich über die Schnittstelle zu captureTax die erfassten Daten ab und importiert diese in das eLo-Archiv. Als elektronische Steuer-

akte können die Daten jetzt von den mitar-beitern einfach und schnell in eLo bearbeitet w erden.

Die Schnittstelle zur Steuerverwaltungs-software NeST ermöglicht über einen Button im NeST-Veranlagungs-Dialog einen direk-ten Zugriff auf die archivierten Daten in eLo. Der in NeST angezeigte Steuerfall bildet die Grundlage für die Suche in eLo. Die entspre-chenden Suchkriterien werden automatisch übernommen. Der output aus NeST wird über den omrmarker für Druck und Verpackung aufbereitet. Die dabei erstellten PDF-Dateien werden im eLo-Archiv abgelegt, so dass die mitarbeiter der Steuerverwaltung jederzeit auf die versendeten rechnungen, mahnungen etc. zugreifen können.

Steuererklärung leicht gemachtVom Papier zur elektronischen Akte – das bedeutete für die mitarbeiter der Steuerver-waltung zwar eine massive umstellung, die intuitive Bedienung von eLo und die schnel-lere Verfügbarkeit der Informationen leis-tete aber schnelle Überzeugungsarbeit. Herr Binggeli fasst zusammen: «Die Aktenablage ist mit eLo jetzt sicherer und komfortabler. Die Arbeitsproduktivität wurde wesentlich erhöht. Durch die jeweils sofort elektronisch verfügbaren Steuerakten werden die Aus-kunftsmöglichkeiten bei telefonischen Anfra-gen von Steuerpflichtigen inhaltlich und zeit-lich wesentlich verbessert.» Dies führt zu einer optimierten Dienstleistungsqualität und -effi-zienz. Ganz nach der Devise: Steuererklärung leicht gemacht.

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elo Digital office cH aGlagerstrasse 14 | 8600 Dübendorf

www.elo.ch


ELO-Referenz: Steuerverwaltung Basel-Stadt

Die Steuererklärung des Kantons Basel-Stadt geht mit eloprofessional jetzt neue Wege.

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Special ecM foruM | kurzporträtS


platin-partner

iBM ist heute das it-unternehmen mit der am breitesten gefächerten erfahrung: Vor 100 Jahren gegründet, hat sich iBM in dieser zeit immer wieder neu erfunden und ist durch innovationen, die

weit über technologie hinausgehen, zu einer der stärksten Marken der Welt aufgestiegen. Dank einer kompletten palette an Hardware, Software und Dienstleistungen kann iBM ihren kunden das gesamte

it-Spektrum anbieten. Dabei kann iBM auf ein weltweites team von rund 400 000 Mitarbeitern zurückgreifen und expertise aus forschung und entwicklung miteinbeziehen.

iBM enterprise content Management unterstützt unternehmen bei der optimierung der entscheidungsfindung, indem content in Business insight verwandelt wird. Dies geschieht dank

branchenspezifischer lösungen. Diese erlauben es unternehmen, nahezu beliebige inhalte über den gesamten lebenszyklus zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, vom gescannten Schriftstück über

office-Dokumente, Sap-generierte rechnungen bis zu e-Mails und Web content. Wenn unternehmen unstrukturierte inhalte in den Griff bekommen, können sie geschäftliche abläufe vereinfachen und kosten senken. Durch automatisierung, optimierung und analyse der Daten werden organisatorische prozesse

vereinfacht. Die ecM-lösungen von iBM bieten ein komplettes und leistungsfähiges lösungsportfolio für das Document-, content- und Workflow-Management.

Das zentrum für Wirtschaftsinformatik (zWi) der zürcher Hochschule für angewandte Wissenschaften (zHaW) befasst sich mit der interdisziplinären lehre der Wirtschaftsinformatik, die ihre Wurzeln

sowohl in der Betriebswirtschaftslehre als auch in der informatik hat. Die leistungen des zWi sind in folgende vier Bereiche gegliedert:

lehre | Weiterbildung | angewandte forschung | entwicklungsowie Beratungsdienstleistungen.

Das zWi bietet einen «Bachelor-Studiengang (BSc)» sowie einen «Master of advanced Studies (MaS)» Studiengang in Wirtschaftsinformatik und in Business analysis an, die sowohl die Grundausbildung

wie auch die Weiterbildung in der Wirtschaftsinformatik adressieren. im fokus der aktivitäten des zWi steht die optimierung von Geschäftsprozessen in unternehmen durch deren Steigerung von Qualität,

produktivität oder innovationsgrades.

Gold-partner

adNovum zählt zu den Schweizer informatikunternehmen erster Wahl für die umsetzung von it-Vorhaben mit hohen anforderungen an Qualität und Sicherheit. Wir bieten umfassende Betreuung, von der analyse und Beratung über entwicklung und integration bis hin zu

Wartung und Support.als Gold-partner von oracle implementiert adNovum sichere und skalierbare ecM-lösungen mit oracle ucM: http://ecm.adnovum.ch.

www.adnovum.ch

elo Digital office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des enterprise-content-Management (ecM) ab. Das unternehmen hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ist mittlerweile mit Niederlassungen

in europa, asien und australien international aufgestellt. www.elo.com

Die inacta aG ist ein unabhängiges Schweizer Dienst leistungs-unternehmen mit fokus information Management. Die dokument zentrierten prozesse ihrer kunden optimiert die inacta mit effizienten lösungen, die auf aktuellen und skalierbaren technologien basieren. Dabei kombinieren die Mitarbeitenden der inacta die umfangreichen branchenspezifischen fachkenntnisse mit

fundiertem technischem know-how.www.inacta.ch

advellence ist ihr Spezialist und Systemintegrator für projekte in den Bereichen ecM, Sap und Microsoft.

www.advellence.com

Veranstalter

Silber-partner

aGilita ist anbieter der elo-ecM-lösung sowie Sap-Systemhaus und bietet daher auch erp-integrationswissen an.

www.agilita.ch

eMc unterstützt unternehmen von der entwicklung über den aufbau bis hin zur Verwaltung von flexiblen, skalierbaren und

sicheren informationsinfrastrukturen.www.emc2.ch

anbieter der weltweit offensten und komplettesten Business-Software- und Hardwaresysteme – unter anderem für höchste

Qualität bei der Strukturierung von inhalten.www.oracle.com

Branchenunabhängige ecM-lösungen und Dienstleistungenfür Vertragsverwaltung, digitales personaldossier

und Sharepoint-integration.www.redtoo.com

Global-partner Medien-partner

Scalaris bietet Software- und Beratungsdienstleistungen rund um die Sammlung, Digitalisierung, analyse, Verwaltung und archivierung

grosser Mengen von unstrukturierten informationen an. www.scalaris.com

Valencia ist eine full-Service-agentur, die Gesamtlösungen im Bereich kommunikation anbietet. Dabei denken wir auch einmal quer und auf

jeden fall immer etwas weiter. Hauptsitz Basel, Büro in zürich.www.valencia.ag

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Special ecM foruM | referenten


Corporate Information Managementim Zuge der zunehmend elektronisch geführten Kommunikation und auftragsbearbeitung kommt es immer öfter zu Medienbrüchen, die fehlerquellen eröffnen und die effizienz der Datenverwaltung verringern. Mit einer kontinuierlichen Digitalisierung aller Dokumente lassen sich diese probleme lösen. Swiss post Solutions (SpS) ist an der Schnittstelle zwischen physischen und elektronischen Dienstleistungen und bietet den Kunden auch das outtasking der eingangspostverarbeitung an.

Damian BärHead of Document Solutions europe SouthSwiss post Solutions

The strategic meaning of ECM – in a connected Worldenterprise content management has changed considerably. today’s organizations need faster and deeper insight for greater value and optimization. there are several new developments in ecM that are having significant business impact; learn how social business and ecM are intersecting in exciting ways and how content analytics are changing the face of ecM.

Ken BiscontiVice president, ecM products and StrategyiBM

Social Media und die Zukunft der unstrukturierten Datenin den 1990er-Jahren war «Knowledge Management» eines der grossen themen. Die grossen Würfe von damals gelten heute weitgehend als gescheitert; kaum eine grosse firma behauptet heute von sich, dass sie ihr internes Wissen systematisch in den Griff bekommen hat. Doch mit dem breiten aufkommen von Social Media gibt es eine zweite chance für das firmenweite Management unstrukturierter Daten. Über den umweg des «Web 2.0», also der «consumer it» und über tools wie twitter und facebook kommen prinzipien des erstellens, Weiterleitens, Kommentierens, und «tagging» von Daten wieder in den unternehmen an. und diesmal sind die chancen besser, dass sie sich durchsetzen, denn der einstieg ist sehr leicht.

Dr. Peter Hogenkampleiter Digitale MediennZZ Gruppe

Herausforderungen und Lösungsansätze für die Realisierung von sicheren Enterprise-Webportalenenterprise content Management bedeutet heute mehr als nur inhalte zu verwalten. im Zentrum steht der kontrollierte, einfache Zugang zu informationen und Diensten, etwa in einem portal. Viele unternehmen haben eine klare Vision eines solchen enterprise-portals. Damit die umsetzung gelingt, braucht es aber eine durchdachte roadmap.

Christof Dornbierercto adnovum aG

Effizienzsteigerung durch die elektronische EingangspostverarbeitungDie Suva ist bestrebt ihre Geschäftsprozesse mit ihren Kunden, anderen Kostenträgern, leistungserbringern und weiteren partnern möglichst effizient zu gestalten. Mit der frühen Digitalisierung des physischen posteingangs schliesst man eine aktuell bestehende lücke im elektronischen Bearbeitungsprozess. um diese lücke nachhaltig zu schliessen, engagiert sich die Suva in der Standardisierung und Verbreitung des elektronischen informationsaustauschs.

Dr. rer.pol Hans-Joachim Gerberleiter unternehmensentwicklungSuVa

Nutzen- und Effizienzsteigerung durch Integration von ECM-Standardlösungen co-referenten:patrik Kusterteamleiter GeVer/Sharepoint aDVellence patrick SchäublinecM consultant/projektleiter aDVellence

Albert Malärabteilungsleiter Datawarehouse und informatik Stadt Zürich Schulamt parkring

Evolution der ECM-Umsetzung bei Südzucker Der weltweit tätige ernährungskonzern Südzucker aG präsentiert seine erfahrungen mit ganz verschiedenen ecM-prozessen: von der Verschlagwortung über intelligente Stichwortlisten, protokollierte Dokumente, dynamischer Workflow bis automatisch generierte Wiedervorlagen usw.

Dirk-Alexander KogelecM-projektleiter Südzucker aG

Information and Compliance in Lifestyle Industry Schilderung eines bahnbrechenden ansatzes für den aufbau eines globalen Mitarbeiterbindungsprogramms, das die konsequente erkennung und ablage von relevanten inhalten ermöglicht. Weiter wird erläutert, wie es mit einem überzeugenden Business case gelungen ist, die unterstützung des Managements zu gewinnen.

Eckhard HerychGlobal Head iGM processes & toolsnovartis aG

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Special ecM foruM | referenten ECMforumenterprise content management






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Implementierung einer geeigneten Web-to-Print-Lösung für dasCorporate Publishing der Axponeue corporate-Design-richtlinien und spezifische freigabeprozesse verlang-ten aufgrund von effizienz- und Qualitätszielen nach einer geeigneten Systemunterstützung. am Beispiel einer Web-to-print-lösung bei der axpo wird aufgezeigt, welche Schritte in einem solchen projekt besonders beachtet werden müssen und wie weitere interne Systeme angebunden werden können.

Dominic von Moosprojektleiter Web-entwicklungaxpo Holding aG

Moderation

Dr. Clemente Minonneist stellvertretender leiter des Zentrums für Wirtschaftsinformatik ZHaW, der School of Management and law

Von Paris über Zürich nach Bratislava: Brief oder E-Mail?in der Swiss re arbeiten global rund 10 000 Mitarbeiter. informationen werden auf papier und in elektronischer form ausgetauscht. Die dabei entstehenden Business records müssen auf bestimmte Zeiten aufbewahrt werden. Das referat zeigt wie records und Knowledge Management bei der Swiss re implementiert wird: fokus liegt auf den Herausforderungen im Wechsel von physischem zu elektronischem records über landes- und Systemgrenzen hinweg und der zentralen rolle, die Knowledge und informationsmanagement dabei spielt.

Peter MünzenmayerHead Knowledge & records Service DevelopmentDr. Simon MarguliesSenior information consultantSwiss reinsurance company ltd

platin-partner

Gold-partner

Silber-partner

Global partner

Medienpartner Veranstalter

Daten sind wie Wasser: Information Governance & Compliance 2011Die Datenflut fordert die unternehmen wie nie. Soziale Medien und cloud Services lassen die Datenmengen explodieren? Welche Governance- & compliance-trends ergeben sich daraus?

Dr. Bruno Wildhaber GeschäftsführerWildhaber consulting

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Special ecm forum | programm

CaseGT

GT_EinzugGT_TitelGT_Link

infobox Text | infobox Text

BildlegendeBildlegende. Quelle: xxxxxxxxx

CaseGT

GT_EinzugGT_TitelGT_Link

infobox Text | infobox Text

BildlegendeBildlegende. Quelle: xxxxxxxxx

Ecm Forum © netzmedien ag 16Ecm Forum © netzmedien ag

Zeit ECM Forum 2011 | 18.5.2011 | Programm | Vormittag

08:00 Registration, Empfang mit Kaffee und Gipfeli / Networking

09:00 Begrüssung und ThemeneinführungClaudio Dionisio | CEO uvision AG

09:10 The strategic meaning of ECM – in a connected worldKen Bisconti | Vice President, IBM

09:50 Enterprise Information Management (EIM) – Status quo und ZukunftDr. Clemente Minonne | Stv. Leiter des Zentrums für Wirtschaftsinformatik

ZHAW School of Management and Law

10:00 Von Paris über Zürich nach Bratislava: Brief oder E‐Mail?Peter Münzenmayer | Head Knowledge & Records Service Development, Swiss Re

Dr. Simon Margulies | Senior Information Consultant, Swiss Re

10:30 Kaffee‐Pause / Networking

11:00 Effizienzsteigerung durch die elektronische EingangspostverarbeitungDr. Hans‐Joachim Gerber | Leiter Unternehmensentwicklung, SUVA

11:30 Information and Compliance in Lifescience IndustryEckhard Herych | Global Head Information Governance Management, Novartis AG

12:00 Mittags‐Pause / Lunch / Networking

Zeit ECM Forum 2011 | 18.5.2011 | Programm | Nachmittag

Business Case Session 1: ECM aus Management‐Perspektive

Business Case Session 2: ECM aus technologischer Perspektive

13:00 Nutzen‐ und Effizienzsteigerung durch Integration von ECM‐Standardlösungen

Albert Malär | Abteilungsleiter Datawarehouse und Informatik | Stadt Zürich | Schulamt

Herausforderungen und Lösungsansätze für die Realisierung von sicheren Enterprise‐Web‐Portalen

Christof Dornbierer | CTO AdNovum

13:30 Evolution der ECM‐Umsetzung bei SüdzuckerDirk‐Alexander Kogel | ECM‐Projektleiter

Südzucker AG

Daten sind wie WasserInformation Governance & Compliance 2011

Dr. Bruno Wildhaber | IT‐Experte, Dozent und Unternehmer

14:00 Implementierung einer modernen Web‐to‐Print‐Lösung

Dominic von Moos | Leiter Web‐EntwicklungAxpo Holding AG

Webcontent‐Archivierung: Podiums‐DiskussionGesprächsleitung: Dr. Bruno Wildhaber,Teilnehmer: AdNovum, Qumram, SUVA

14:30 Kaffee‐Pause / Networking

15:00 Corporate Information/Interaction ManagementDamian Bär | Head of Document Solutions Europe South | Swiss Post Solutions

15:30 Social Media und die Zukunft der unstrukturierten DatenDr. Peter Hogenkamp | Leiter Digitale Medien NZZ‐Gruppe

16:00 Fazit und Ausblick

16:10 Branchen‐Apéro

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Modernes Enterprise Content Management: Alles, was Sie ...€¦ · Die Analysten von IDC beziffer- ... management in die richtige richtung gelenkt, der Lebenszyklus von Informationen