IWW-Studienprogramm

Vertiefungsstudium

Modul XXIII

Geschäftsprozessmanagement

von

Univ.-Prof. Dr. Hermann Gehring

Professor an der FernUniversität in Hagen

Gesamtüberblick über das IWW - Studienprogramm

Grundlagenmodule

Modul 1: Orientierungsmodul Modul 2: Buchhaltung Modul 3: Finanzierung und Investition Modul 4: Kostenrechnung Modul 5: Jahresabschluss Modul 6: Besteuerung Modul 7: Produktion und Beschaffung Modul 8: Unternehmensführung Modul 9: Marketing Modul 10: Projektplanung Modul 11: Personalmanagement

Vertiefungsmodule Modul I: Strategisches Management

Modul II: Organisation und Führung Modul III: Strategische Marketingplanung Modul IV: Finanz-, Investitions- und Risikomanagement Modul V: Bank-, Börsen- und Finanzgeschäfte Modul VI: Steuern und Bilanzen Modul VII: Kostenrechnungssysteme Modul VIII: Produktionsmanagement und Logistik Modul IX: E-Business Modul X: Projektmanagement Modul XII: Strategisches Personalmanagement Modul XIII: Internationale Rechnungslegung Modul XIV: Gründungscontrolling Modul XV: Internationales Marketing Modul XVI: Internationales Management Modul XVII: Controlling Modul XVIII: Beteiligungscontrolling Modul XIX: Jahresabschlussanalyse Modul XX: Informationsbasiertes Supply Chain Management Modul XXI: IT – gestützte Geschäftsanalyse (BI) Modul XXII: Informations- und Systemmanagement Modul XXIII: Geschäftsprozessmanagement

Inhaltsübersicht III

Inhaltsübersicht

Der Autor des Kurses .............................................................................................................. V

Einleitung .................................................................................................................................. 1

Lehr- und Lernziele ................................................................................................................. 3

1 Grundlagen und Abgrenzungen ........................................................................................ 5

1.1 Prozessorientierung in Unternehmen ........................................................................... 5

1.2 Entwicklung des Prozessmanagement ......................................................................... 9

1.2.1 Aufbau- und Ablauforganisation ...................................................................... 9

1.2.2 Business Process Reengineering und Geschäftsprozessoptimierung ............. 11

1.2.3 Geschäftsprozessmanagement ........................................................................ 17

1.3 Aufgaben des Prozessmanagement ............................................................................ 20

2 Strategisches Prozessmanagement .................................................................................. 25

2.1 Strategische Managementansätze ............................................................................... 25

2.1.1 Kennzahlen und Kennzahlensysteme ............................................................. 25

2.1.2 Aufstellung eines Kennzahlensystems ........................................................... 28

2.1.3 Balanced Scorecard ........................................................................................ 33

2.2 Gestaltung der Prozesslandschaft ............................................................................... 35

2.2.1 Die Wertschöpfungskette ................................................................................ 35

2.2.2 Prozesskategorien und Prozesswelt ................................................................ 37

2.2.3 Prozessanalyse und -bewertung ...................................................................... 41

2.3 Prozessorientierte Organisationsstruktur ................................................................... 43

2.4 Abstimmung von Prozess- und Systemgestaltung ..................................................... 47

3 Operatives Prozessmanagement ...................................................................................... 53

3.1 Vorgehensmodelle ..................................................................................................... 53

3.1.1 Abgrenzung eines Vorgehensmodells ............................................................ 53

3.1.2 Planungsphase ................................................................................................. 55

3.1.3 Ist-Analyse ...................................................................................................... 56

IV Inhaltsübersicht

3.1.4 Soll-Konzept ................................................................................................... 60

3.1.5 Implementierung ............................................................................................. 64

3.1.6 Betrieb/Weiterentwicklung ............................................................................. 66

3.2 Prozessmodellierung .................................................................................................. 67

3.2.1 Konzeptionelle Grundlagen ............................................................................ 67

3.2.2 Methoden der Prozessmodellierung ............................................................... 72

3.2.3 Werkzeuge des Prozessmanagement .............................................................. 92

4 Prozesscontrolling ............................................................................................................. 99

4.1 Grundlagen des Prozesscontrolling ............................................................................ 99

4.2 Strategisches Prozesscontrolling .............................................................................. 103

4.2.1 Aufgaben des strategischen Prozesscontrolling ............................................ 104

4.2.2 Instrumente des strategischen Prozesscontrolling ........................................ 108

4.3 Operatives Prozesscontrolling .................................................................................. 111

4.3.1 Aufgaben des operativen Prozesscontrolling ................................................ 111

4.3.2 Instrumente des operativen Prozesscontrolling ............................................ 117

5 Qualitätsmanagement .................................................................................................... 123

Lösungen zu den Übungsaufgaben ..................................................................................... 127

Literatur ................................................................................................................................ 135

Index ...................................................................................................................................... 141

Der Autor des Kurses V

Der Autor des Kurses

Der vorliegende Kurs wurde von Univ.-Prof. Dr. Hermann Gehring verfasst, der an der FernUniversität in Hagen den Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik leitete. Seit 2011 ist er Emeritus an der Fakultät für Wirtschaftswis-senschaft der FernUniversität in Hagen und nimmt Lehr- und Forschungsaufgaben im Bereich Wirtschaftsinformatik wahr.

H. Gehring studierte von 1962 bis 1967 Elektrotechnik an der TH Stuttgart (Ab-schluss Dipl.-Ing.) und von 1968 bis 1970 Wirtschaftswissenschaften an der RWTH Aachen (Abschluss Dipl.-Wirtsch.-Ing.). Nach mehrjähriger Beratertätigkeit und Promotion

zum Dr. rer. pol. (1974) wurde er 1980 als Professor an die Universität Bremen berufen. 1986 folgte er einem Ruf an die Freie Universität Berlin und 1990 einem Ruf an die FernUniversität in Hagen. Rufen an die Universität zu Köln und an die RWTH Aachen ist er nicht gefolgt.

Die zahlreichen von H. Gehring verfassten Monografien sowie wissenschaft-lichen Beiträge in Zeitschriften und Sammelwerken befassen sich mit der Mo-dellierung und computergestützten Lösung betrieblicher Planungs- und Ent-scheidungsprobleme, insbesondere auch mit evolutionären Methoden und Me-thoden der Künstlichen Intelligenz. Regelmäßig schloss die wissenschaftliche Arbeit einen Wissenstransfer in die Praxis ein, vornehmlich in den Bereichen Projekt-Management, Produktion und Logistik. Als Beispiele für den Brücken-schlag zur Praxis seien genannt:

- die Planung der Projektierung, Ausrüstung und Inbetriebnahme eines Braun-kohlentagebaubetriebs in Neyveli, Indien, mit Hilfe der Netzplantechnik,

- die Prognose des Bedarfs an farbigen Teilen im Automobilbau,

- die Leistungsabstimmung von Montagelinien mit Zeitzwang und

- die Stauplanung von Standardcontainern im Sammelgutverkehr.

Die aktuelle wissenschaftliche Arbeit von H. Gehring erstreckt sich schwer-punktmäßig auf die Entwicklung verteilt-paralleler sowie kooperativer Ansätze der Entscheidungsfindung in den Anwendungsfeldern Produktion und Logistik.

VI Der Autor des Kurses

Diese Seite bleibt aus technischen Gründen frei.

Einleitung 1

Einleitung

Lange Zeit dominierten funktionsorientierte Organisationsstrukturen das Geschehen in Unternehmen. Hierarchisch tief gegliedert Unternehmensstruktu-ren mit stark spezialisierten Funktionsbereichen begünstigen freilich die Ent-wicklung spezifischer Kompetenzen und die effiziente Nutzung von Ressour-cen. Allerdings warfen sie an den Übergängen zwischen spezialisierten Funk-tionsbereichen erhebliche Abstimmungs- und Koordinationsprobleme auf. Letztere erwiesen sich zunehmend als Hemmschuh bei dem Bemühen der Un-ternehmen, ihre Leistungserstellung in flexibler Weise an die sich dynamisch entwickelnden und verändernden Märkte anzupassen. Globalisierung, Wettbe-werbsintensivierung, Kostendruck und andere zur Marktdynamik beitragende Faktoren verliehen der Prozessorientierung mehr und mehr an Gewicht: fle-xible funktionsübergreifende Prozessketten, vom Auftragseingang bis hin zur Produktauslieferung, wurden zunehmend in den Unternehmen angestrebt, um der Marktdynamik zu begegnen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Der vorliegende Studienkurs behandelt Konzepte, Aufgaben, Methoden und Werkzeuge des Geschäftsprozessmanagement. Dies geschieht im Rahmen ei-nes ganzheitlichen Ansatzes, der sich auf die Analyse- und Gestaltungsdimen-sionen Strategie/Ziele, Prozesse, organisatorische Strukturen und IT-Einsatz erstreckt und der engen Verflechtung von Geschäftsprozessen und deren IT-Unterstützung Rechnung trägt. Die Strukturierung des Kursinhalts wird durch folgende Abbildung veranschaulicht.

Grundlagen und Abgrenzungen(Kapitel 1)

StrategischesProzessmanagement

(Kapitel 2)

Geschäftsprozessmanagement

OperativesProzessmanagement

(Kapitel 3)

Prozesscontrolling(Kapitel 4)

Qualitätsmanagement(Kapitel 5)

Vermittelt werden etwa folgende Inhalte.

Kapitel 1 motiviert und begründet die Prozessorientierung in Unternehmen und nimmt einige begriffliche und konzeptionelle Abgrenzungen vor. So wer-den nach einer Betrachtung von Aufbau- und Ablauforganisation in Unterneh-men die Begriffe „Business Process Reengineering“, „Geschäftsprozessopti-mierung“ und „Geschäftsprozessmanagement“ einschließlich der dahinterste-

Funktionsorientierung vs. Prozessorientierung

Strukturierung des Kursinhaltes

Inhalt Kapitel 1

2 Einleitung

henden Konzepte erörtert. Mit einer Abgrenzung von Aufgaben des Prozess-management und ihrer Darstellung in Form eines Aufgabenzyklus endet das Kapitel.

Kapitel 2 behandelt das strategische Prozessmanagement. Nach einer Be-trachtung von strategischen Managementansätzen, insbesondere Kennzahlen-systemen und Balanced Scorecard, werden die Gestaltung der Prozessland-schaft eines Unternehmens und die auf die Identifizierung zu reorganisierender Prozesse abzielende Prozessanalyse und -bewertung erörtert. Es folgen Überle-gungen zur Gestaltung prozessorientierter Organisationsstrukturen und schließ-lich zur Abstimmung der Gestaltung von Prozess- und Systemlandschaft eines Unternehmens.

Kapitel 3 ist dem operativen Prozessmanagement gewidmet. Vorgestellt wird zunächst ein in Phasen gegliedertes Vorgehensmodell, das die Abfolge der vielfältigen Aufgaben des operativen Prozessmanagement strukturiert. Die anschließende Behandlung der Prozessmodellierung erstreckt sich auf konzep-tionelle Grundlagen, die Herkunft und Ausgestaltung verschiedener Modellie-rungsmethoden sowie die Kategorisierung und Charakterisierung von Werk-zeugen des Prozessmanagement.

Kapitel 4 erörtert Fragen des Prozesscontrolling. Ausgehend von dem allge-meinen Controlling-Begriff wird zunächst der Begriff des Prozesscontrolling abgeleitet. Anschließend werden Aufgaben und Instrumente des Prozesscon-trolling dargestellt. Analog zur Gliederung der Darstellung des Prozessma-nagement (Kapitel 3), dessen Aufgaben das Prozesscontrolling begleitet und unterstützt, werden das strategische und das operative Prozesscontrolling je-weils separat behandelt.

Kapitel 5 geht auf das eng mit dem Prozessmanagement verflochtene Quali-tätsmanagement ein. Im Vordergrund steht dabei die prozessbasierte Qualitäts-sicherung, die im Überschneidungsbereich von Prozess- und Qualitäts-management liegt.

Inhalt Kapitel 2

Inhalt Kapitel 3

Inhalt Kapitel 4

Inhalt Kapitel 5

Lehr- und Lernziele 3

Lehr- und Lernziele

Der vorliegende Studienkurs soll Sie mit dem Geschäftsprozessmanagement als einem ganzheitlichen Ansatz zur abteilungsübergreifenden Reorganisation der Unternehmensprozesse vertraut machen, dessen Grundgedanke in der Aus-richtung der betrieblichen Geschäftsprozesse an den strategischen Unterneh-menszielen, der Erhöhung der Prozesseffizienz durch den Einsatz unterstützen-der IT-Systeme sowie der laufenden Weiterentwicklung und Verbesserung der Unternehmensprozesse auf der Grundlage eines wirksamen Prozesscontrolling besteht – letztlich mit dem Ziel, zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beizutragen.

Nach dem Durcharbeiten des Kapitels 1 sollen Sie mit grundlegenden Begrif-fen und Konzepten des Geschäftsprozessmanagement soweit vertraut sein, dass Sie

die Motive und Gründe für das Herausbilden der Prozessorientierung in Un-ternehmen sowie die grundlegenden Analyse- und Gestaltungsdimensionen des Geschäftsprozessmanagement darlegen können;

die Konzepte des Business Process Reengineering, der Geschäftsprozess-optimierung, des Workflowmanagement und des Geschäftsprozessmanage-ment charakterisieren und gegeneinander abgrenzen können;

die Aufgaben des Geschäftsprozessmanagement aus verschiedenen Perspek-tiven kategorisieren und in einen die wesentlichen Aufgabenkomplexe um-fassenden Aufgabenzyklus einordnen können.

Die sorgfältige Lektüre des Kapitels 2, das sich mit dem strategischen Pro-zessmanagement befasst, soll Sie in die Lage versetzen,

strategische Managementansätze, insbesondere Kennzahlensysteme und Ba-lanced Scorecard, zu beschreiben sowie das Vorgehen bei der Aufstellung eines Kennzahlensystems für Zwecke des Prozessmanagement zu erläutern;

das Vorgehen bei der Strukturierung der Prozesslandschaft eines Unterneh-mens sowie bei der Analyse und Bewertung von Prozessen mit Blick auf die Dringlichkeit ihrer Reorganisation darzulegen und zu begründen;

die funktionsorientierte Organisationsstruktur, die Matrixorganisation und die prozessorientierte Organisationsstruktur in vergleichender Weise zu cha-rakterisieren und plausible Argumente für die Abwicklung von Aufgaben in prozessorientierten Organisationseinheiten oder in zentralen Funktionsberei-chen vorzutragen;

die Notwendigkeit der engen Abstimmung der Prozessgestaltung mit der Gestaltung der IT-Landschaft zu begründen und die wesentlichen zur Pro-zessunterstützung verfügbaren Informationssysteme zu benennen und kurz zu beschreiben.

allgemeines Lernziel

Lernziele Kapitel 1

Lernziele Kapitel 2

4 Lehr- und Lernziele

Das intensive Studium des Kapitels 3, das sich mit dem operativen Prozess-management auseinandersetzt, soll es Ihnen ermöglichen,

die Phasen eines Vorgehensmodells für die Durchführung von Projekten der Prozess-Reorganisation abzugrenzen und die in den Phasen durchzuführen-den Tätigkeiten zu erläutern;

konzeptionelle Komponenten von Ansätzen der Geschäftsprozessmodellie-rung – insbesondere Verfeinerungsprinzip, Sichtenkonzept, Begriffssystem und Prozess-Repository – einschließlich ihres Zusammenwirkens zu erläu-tern, die vorgestellte Methode der ganzheitlichen Geschäftsprozessmodellie-rung (GGPM) auf konkrete Prozesse anzuwenden sowie Werkzeuge zur Un-terstützung des Prozessmanagement zu benennen und hinsichtlich ihres Ein-satzzwecks zu charakterisieren.

Der Lehrinhalt von Kapitel 4, das dem Prozesscontrolling gewidmet ist, soll Sie befähigen,

den Begriff des Prozesscontrolling von dem des allgemeinen Controlling abzugrenzen und die besonderen Merkmale des Prozesscontrolling im Ver-gleich zum finanzorientierten Controlling aufzuzeigen;

die Ebenen des Prozesscontrolling und deren Zusammenhang mit den Ebe-nen des Prozessmanagement zu erläutern;

die Aufgaben des strategischen und des operativen Prozesscontrolling vonei-nander zu unterscheiden und anhand typischer Aufgabenbereiche inhaltlich zu konkretisieren;

einige ausgewählte Instrumente des strategischen und operativen Pro-zesscontrolling zu beschreiben und Möglichkeiten und Grenzen ihres Einsat-zes zu beurteilen.

Die Bearbeitung des Kapitels 5 soll Sie in die Lage versetzen, den Zusammen-hang zwischen Prozess- und Qualitätsmanagement zu erläutern und Schluss-folgerungen für eine prozessbasierte Qualitätssicherung zu ziehen.

Die Übungsaufgaben dienen zur Selbstkontrolle auf dem Weg zur Erreichung der genannten Lernziele. Zudem sollen sie zur weiteren Durchdringung des Lehrstoffes anregen. Die angegebenen Lösungen sind daher teils nicht als ver-bindliche Vorgaben, sondern als Anleitung für das Vertiefen und Hinterfragen aufzufassen.

Lernziele Kapitel 3

Lernziele Kapitel 4

Lernziele Kapitel 5

Zweck der Übungsaufgaben