MS Access

Ihr Trainer: Gerold Hämmerle

Datenbanken

Datenbank = Abbildung

• Datenbank = Abbildung der Wirklichkeit

• BeispielAdressdatenbank: Ausschnitt aus der Wirklichkeit wird festgehalten:– Name– Adresse– Telefon– nicht: Haarfarbe, Dialekt, Leibgericht

ER Modell: Video DatenbankTabellen

• Tabelle „Bänder“BandNr

BandLänge

Type

LagerOrt

• Tabelle „Filme“FilmNr

Titel

Ort

Datum

Dauer (in min.)

Kategorie

Regie

BandNr

Felddatentypen

• Texte• Zahlen

– Ohne Dezimalstellen– Mit Dezimalstellen

• Sonstige

• Text• Memo• Byte• Integer• Long Integer• Single• Double• Decimal• Datum/Uhrzeit• Hyperlink• OLE-Objekt

Ansichten

• Tabelle • Entwurfsansicht• Datenblattansicht

ER Modell

• E ... Entity R ... Relationship

• Entwurf der Datenstruktur von relationalen Datenbanken

ER Modell: Video DatenbankRelation

• Tabelle „Bänder“BandNr

BandLänge

Type

LagerOrt

• Tabelle „Filme“FilmNr

Titel

Ort

Datum

Dauer (in min.)

Kategorie

Regie

BandNr

1

n

Vorgangsweise

• Tabellen erstellen

• Beziehungen erstellen– Extras, Beziehungen...

• Bevor Sie Daten eingeben: Kontrolle auf– Vollständigkeit– Primärschlüssel

• Daten eingeben

Beziehungen & Referentielle Integrität

• Beziehung3 Beziehungstypen

1:1 oder 1:n Verknüpfung

• Referentielle IntegritätMaster- & Slave-Tabelle

Film ... BandNr

Band BandNr ...

1n:

Abfragen

„gefährliche“• AktionsabfragenAktionsabfragen

– Aktualisierungsabfrage (update query)

– Löschabfrage– Anfügeabfrage– Tabellenerstellungs-

abfrage

• Ausführen!

„ungefährliche“• AuswahlabfragenAuswahlabfragen

– Sortieren– Selektion mittels

Kriterium– Eine vs. mehrere

Tabellen– Berechnungen

(zeilenweise)– Aggregation

• Kreuztabellenabfrage

Ungefährliche Abfragen

Auswahlabfragen

Kreuztabellenabfrage

Parameter

• Wenn Sie einen Teil des Titels eingeben wollen (z.B. „Wind“) und als Ergebnis „Vom Winde verweht“ bekommen wollen.

• Anfrage aus Tabelle „Film“

• Feld: Titel

• Kriterium: Wie „*“ & [Titelwort] & „*“

HTSC

gefährliche Abfragen

Aktionsabfragen

Aktualisierungsabfrage

• Wozu?– Um bestimmte Datensätze herauszufiltern, um eine

Aktualisierung nach einer vorgegeben Regel durchzuführen.

• Wie?– Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen– Menü Abfrage - Aktualisierungsabfrage

• Hinweise:– Eventuell [ ] notwendig, – Abfragekriterien beachten– Auf Felddatentypen aufpassen

Löschabfrage

• Wozu?– Wenn z.B. Mitarbeiter nicht mehr beschäftigt wird,

und in einer Mitarbeiterliste nicht mehr aufgeführt werden sollen.

• Wie?– Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen– Menü Abfrage - Löschabfrage

• Hinweise:– Kriterium bzw. Bedingung angeben, – Abfragekriterien beachten– Auf referentielle Integrität aufpassen– Aufbewahrungsfristen

Anfügeabfrage

• Wozu?– Ergebnisse werden in einer neuen Tabelle

ausgegeben– Daten in dieser Tabelle können unabhängig vom

Original manipuliert werden

• Wie?– Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen– Menü Abfrage - Tabellenerstellungsabfrage

• Hinweise:– Name der neuen Tabelle darf noch nicht existieren– Es werden bestehende Tabellen überschrieben

Tabellenerstellungsabfrage

• Wozu?– Ergebnisse werden in einer neuen Tabelle

ausgegeben– Daten in dieser Tabelle können unabhängig vom

Original manipuliert werden

• Wie?– Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen– Menü Abfrage - Tabellenerstellungsabfrage

• Hinweise:– Name der neuen Tabelle darf noch nicht existieren– Es werden bestehende Tabellen überschrieben

Zusammenfassung Abfragen

• Gruppierung:• Übersichtlichkeit• Funktionen:• Rechenoperationen• Kreuztabellen:• Zusammenhang zwischen 2 Feldern• Platzhalter:• Erleichterung bei der Filterung• Logische u. Arithmetische Ausdrücke• Bestimmte Filterung der Daten

Praxis

• Duplikate– beachten: Eindeutige Felder mit einbeziehen wie

Sozialversicherungsnr., Geb. Datum, Telefonnummer

• Nicht übereinstimmende Datensätze– Wofür?

• Um etwa bei einem Produkt Verkäufe zu verschiedenen Preisen bei gleicher Produktmenge und Produkt zu finden

– Hinweis:• Die zu vergleichenden Tabellen in die Abfrage nehmen,

Verknüpfung zwischen den zu überprüfenden Datensätzen herstellen

Zusammenfassung

• Duplikate:– Um doppelte Eingaben aufzuspüren

• Übereinstimmung:– Um Unterschiede aufzuführen wie z.B. Preis

• Niedrigst- und Höchst-Bereich:– Anzeige von z.B. dem höchsten Gehalt

• Parameterabfrage:– Um mehrere Daten von einem Hersteller aufgelistet zu

bekommen

• Null u. Nicht Werte:– Um Datensätze herauszufiltern, wie z.B. Leute nur mit

akademischen Grad