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Le 12 septembre, une réunion a marqué le lancement de la procédure de
validation des descriptions de fonction du personnel judiciaire de niveau A,
des greffiers et des secrétaires. Au rythme d’une réunion tous les quinze jours
(soit un total de douze réunions), les comités de validation du siège et du
ministère public se sont attelés à l’examen de la proposition de
réaménagement du paysage des fonctions formulée dans le rapport de la
Commission.
S O M M A I R E
> Focus :
- Validation des descriptions de
fonction
> Actualités :
- Mesure de la charge de travail
- Poursuite du dialogue interne
à l'auditorat de Charleroi
- Vers une structuration des
conclusions?
> Agenda :
- Journée d'étude
> Fin de mandat...
> Contact
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C'EST À DIRE...
Cette proposition organise les fonctions en s’appuyant
notamment sur la taille des entités et sur les processus
clés de l’organisation (traiter des dossiers judiciaires,
diriger, apporter un appui). Elle accorde aussi une
grande importance aux valeurs que la Commission a
sans cesse défendues à travers ses projets, et
notamment, à la place centrale du citoyen, à l’équilibre
entre les intérêts de l’organisation et ceux des membres
du personnel, à la valorisation et à la reconnaissance de
toutes les fonctions, à la promotion d’un leadership
participatif.
En tout, trente-deux descriptions de fonction ont été
validées (13 pour le siège et 19 pour le ministère public).
La Commission a particulièrement apprécié la grande
qualité des interactions au sein des deux comités. Sur la
base de leur expérience professionnelle, leurs membres
ont apporté une vraie plus-value aux propositions qui
leur étaient soumises, tout en souscrivant aux grandes
lignes et à l’architecture générale préconisées dans le
rapport de la Commission. Nous espérons vraiment que
des exercices de ce genre pourront également avoir lieu
dans d’autres matières, car il est essentiel qu’à l’avenir
l’Ordre judiciaire puisse lui-même définir et concrétiser
sa stratégie dans toute une série de domaines.
Les descriptions de fonction validées seront transmises
durant ce mois de février 2013 à la ministre de la Justice,
accompagnées de recommandations plus générales
formulées par les deux comités.
Les documents des comités sont disponibles
respectivement sur Iudexnet et sur Omptranet.
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Mi-décembre l’équipe de projet Æquus de la
Commission a délivré les rapports finaux relatifs à la
mesure de la charge de travail des cours d’appel. Le
timing qui avait été arrêté en janvier 2012 a donc été
respecté, même si la Commission a été obligée, pour
une partie non négligeable, de récolter et de traiter
elle-même les données relatives aux volumes, ce qui
n’était pas prévu à l’origine et relevait du Bureau
permanent statistiques et mesure de la charge de
travail.
Les rapports, annexes et modèles de calculs y relatifs
ont été entretemps mis à disposition, dans deux
langues nationales, et peuvent être aisément
téléchargés à partir du site de la CMOJ.
Les temps de traitement nécessaires pour réaliser une unité de volume d’un produit judiciaire déterminé,
constituent l’élément central des rapports. A cet égard, il est fait une distinction entre les magistrats, les greffiers et le
personnel administratif du greffe. Lorsque des facteurs d’ordre organisationnels ou des facteurs externes à la cour
d’appel ont une influence déterminante sur les temps de traitement, ils sont le plus souvent pris en compte en vue de
différencier les temps de traitement finalement retenus.
Le rapport et les modèles de calculs du volet correctionnel et de la chambre des mises en accusation ont été
délivrés dès le mois de juin 2010. Le modèle correctionnel a été complété en ce sens que certains temps de
traitement au niveau du greffe ont été adaptés et que le module relatif aux activités propres au greffe a été élaboré.
Les nouveautés ont trait à la jeunesse (volet civil et protectionnel) et à la confection d’un module de synthèse dans
lequel on retrouve, non seulement les résultats des différents modules, mais également les temps nécessaires aux
activités « non liées aux produits » (management, formation, représentation,…).
Le modèle de calcul permet de procéder à des simulations (correspondant à la situation réelle, souhaitée ou
redoutée) et, partant, à des comparaisons : combien de personnes (et de quelle catégorie) en plus ou en moins
seraient nécessaires si la manière de travailler était différente, ou si le volume de certains produits venait à doubler,
ou si certains produits venaient à disparaître, ou si le barreau rédigeait ses conclusions autrement,…
La simulation a été opérée pour une cour fictive, elle illustre parfaitement que pour traiter un même volume de
chacun des produits, les besoins en personnel peuvent sensiblement varier en fonction de la manière de travailler ou
au regard de facteurs environnementaux. Dans un cas 57 magistrats, 30 greffiers et 54 membres du personnel
administratif du greffe suffiront, dans un autre cas il faudrait compter sur 66 magistrats, 33 greffiers et 49 membres
du personnel administratif du greffe.
Les autorités ayant en charge la gestion des cours vont bénéficier, à partir de ces rapports et modèle de calcul,
d’instruments susceptibles de les assister dans leurs prises de décisions concernant l’organisation et la gestion et leur
impact sur la charge de travail.
Cela suppose cependant la réalisation d’une exigence majeure à savoir que le modèle soit rapidement alimenté par
des données actuelles du système informatique fiables et exactes.
En outre, le modèle ne pourra être considéré comme un instrument de management véritablement complet que
lorsqu’on aura une idée précise, non seulement des conséquences qu’auront les choix opérés en termes
d’organisation et de gestion sur la charge de travail, mais aussi sur la qualité des produits judiciaires.
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Entre le début du mois d’octobre et la mi-novembre, une magistrate et un secrétaire de l’auditorat de Charleroi ont,
comme prévu, interviewé la quasi-totalité de leurs collègues à propos de leur vécu au travail et des améliorations qui
pourraient y être apportées.
Ces entretiens ont eu lieu en présence des deux membres de la Commission qui accompagnent le projet.
Vers la fin de novembre, une réunion a eu lieu pour faire un premier tour d’horizon des données collectées.
A présent, la Commission a entrepris l’analyse approfondie de ce précieux matériel afin d’en extraire une série d’idées à
concrétiser dans le but d’accroître encore la satisfaction au travail et la valorisation des activités de chacun.
DERNIÈRE MINUTE...
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Dans le cadre de ses travaux relatifs à la mesure de charge de travail au sein des
cours d’appel, la Commission de Modernisation de l’Ordre judicaire a eu
l’attention attirée sur le fait que la lecture des conclusions des avocats, dans les
dossiers civils, pouvait s’avérer particulièrement chronophage pour les magistrats.
Partant de ce constat, l’équipe de la Commission a décidé de procéder à une enquête de terrain et a analysé 775 écrits
de conclusions dans des dossiers relatifs à des affaires de responsabilité extracontractuelle et de conventions (hormis
constructions et mariages), ainsi que de responsabilités professionnelles (dossiers pratiqués par la majorité des
cabinets d’avocats).
Il en résulte qu’existent encore des disparités importantes dans la présentation des écrits des conclusions. Pourquoi ?
Notre Code judiciaire n’impose ni formalisme, ni sanctions en matière de conclusions (art 744 CJ).
Sachant qu’il appartient au juge de répondre aux conclusions conformément au prescrit de l’article 149 de la
Constitution, la lecture et la compréhension des conclusions représentent une large part du travail des magistrats.
En effet, comprendre et remettre en ordre de textes continus ambigus ou mélangeant le fait et le droit, demande un
temps considérable, qui dans le contexte actuel, pourrait utilement être consacré à d’autres tâches.
La Commission a également constaté que les législateurs d’autres pays européens ont pris la mesure de la
problématique de l’absence de structuration des conclusions, et pour certains ont profondément réformé leur
procédure civile ou proposé de suivre un schéma préétabli.
Convaincue de la nécessité de s’appuyer sur un système judiciaire efficace et garantissant au mieux les intérêts des
justiciables, la Commission préconise une intervention législative et propose que les conclusions se présentent sous
une forme structurée, sous peine de sanction d’écartement.
Toutefois, le législateur qui modifierait la loi devra prévoir des garanties à l’égard du justiciable se défendant en
personne. Ce dernier ne devra en aucun cas être défavorisé par rapport à une défense avec avocat. On pourrait
imaginer la création de formulaires types à remplir, par exemple.
Tous les acteurs judiciaires, magistrats, avocats, justiciables, auraient à y gagner.
Des conclusions structurées gagneraient en lisibilité et contribueraient à la sécurité juridique tant pour les parties que
pour le juge qui n'aura pas à statuer sur une prétention difficilement discernable au sein d'un argumentaire peu clair et
désordonné.
Enfin, la Commission estime que cette modification proposée doit s’inscrire dans une réflexion plus globale sur les
processus de travail des juridictions. Dispo sur le site dès le 20 février.
A C T U A L I T É S
C O N T A C T
Pour toute réaction, question ou suggestion, écrivez-nous à l’adresse suivante :
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F I N D E M A N D A T . . .
A G E N D A
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Le 28 février prochain, les mandats des membres de la
Commission de modernisation prendront fin après six ans de
bons et loyaux services.
La Cmoj a commencé ses travaux le 1er mars 2007 ; toute
l’équipe, animée d’une volonté sans faille, a fait en sorte que
ceux-ci soient durables et utiles, qu’ils s’inscrivent
adéquatement dans le nouveau paysage judiciaire.
L’équipe vous remercie de la confiance que vous lui avez
accordée et espère l’éclosion de nouveaux projets encore plus
passionnants.
L’aventure de la modernisation se poursuivra avec un
équipage renouvelé.
La Commission de Modernisation et le Centre de droit public de l’ULB
organisent une journée d’étude « Le management de la justice : un défi
à l’indépendance du juge ? ».
Elle se tiendra le jeudi 28 février 2013 dans la salle des Congrès,
Maison des Parlementaires, 21, rue de Louvain à 1000 Bruxelles, de 9h à
17hs.
Avec la participation de Annemie TURTELBOOM, Ministre de la Justice
Orateurs - Julie ALLARD, Vincent BERTOUILLE, Monique BEUKEN,
Bernard BLERO, Manuela CADELLI, Xavier DE RIEMAECKER, Fred
ERDMAN, Pascal GILLIAUX, Jean-Paul JANSSENS, Toon LYSENS, Elaine
MAK, Patrick MEULEPAS, Kevin MUNUNGU LUNGUNGU, Michel ROZIE,
Annemie SCHAUS, Frédéric SCHOENAERS, An SPEGELAERE, Jacques VAN
COMPRENOLLE, Linda VAN DE MOORTEL.
Inscriptions : par fax 02/557 46 70 ou par mail [email protected].
Pour plus d’informations, cliquez ici
