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Novoworker Handbuch
NOVOWORKER HANDBUCH
Novo Clean Dienstleistungen GmbH | Hünistr. 13 | D-88046 Friedrichshafen
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Inhalt 1. Übersicht ......................................................................................................................................... 3
1.1. Novoworker Schaubild ............................................................................................................ 4
1.2. Datensicherung ....................................................................................................................... 5
2. Anmeldung ...................................................................................................................................... 6
3. Hauptmenü ...................................................................................................................................... 7
4. Stammdaten .................................................................................................................................... 8
4.1. Angestellte ............................................................................................................................... 8
4.1.1. Aufgaben priorisieren ........................................................................................................ 10
4.1.2. Arbeitszeitstatistik des Angestellten ................................................................................. 11
4.1.3. Tägliche Tätigkeitsübersicht .............................................................................................. 12
4.1.4. Arbeitszeitbericht für Angestellte ..................................................................................... 13
4.2. Kunden .................................................................................................................................. 14
4.3. Objekte .................................................................................................................................. 15
4.3.1. Objektstatistik ................................................................................................................... 17
4.3.2. Objektarbeitszeitbericht .................................................................................................... 18
5. Leitsystem ...................................................................................................................................... 19
5.1. Angestellte Status ...................................................................................................................... 21
5.2. Leitsystem Status ....................................................................................................................... 22
5.3. Objekte Status ........................................................................................................................... 23
5.4. Leistungsverzeichnis .................................................................................................................. 24
5.4.1. Neuen Bereich anlegen ..................................................................................................... 25
5.4.2. Neue Aufgabe erstellen ..................................................................................................... 26
5.4.3. Arbeitsanweisung hinzufügen .......................................................................................... 27
5.4.4. Bereichsstatistik................................................................................................................. 29
5.4.5. Aufgabenstatistik ............................................................................................................... 30
5.5. Aufgabenverteilung ................................................................................................................... 31
5.6. Kalender .................................................................................................................................... 33
5.7. Nachrichten ............................................................................................................................... 34
5.8. Tätigkeiten ................................................................................................................................. 35
6. Rückmeldungen ............................................................................................................................. 36
7. Arbeitsscheine ............................................................................................................................... 37
7.1. Neuen Arbeitsschein erstellen .............................................................................................. 38
8. Abrechnung ................................................................................................................................... 39
8.1 Arbeitszeit zuordnen ................................................................................................................... 40
9. Zeiterfassung ................................................................................................................................. 41
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9.1. Arbeitszeit.................................................................................................................................. 41
9.2. Dienstplan .................................................................................................................................. 42
9.2.1. Dienstplan bearbeiten ....................................................................................................... 43
9.2.2. Dienstplan Einträge ........................................................................................................... 44
9.3. Dienstplan erstellen............................................................................................................... 45
9.4. Stempeluhren ........................................................................................................................ 46
9.4.1. Stempeln mit NFC-Chip und App ....................................................................................... 47
10. Ticketsystem .............................................................................................................................. 48
10.1. Ticket Vorlagen ...................................................................................................................... 48
10.2. Tickets .................................................................................................................................... 49
11. Führerscheinprüfung ................................................................................................................. 50
12. Einstellungen ............................................................................................................................. 51
12.1. Zubehör bestellen.................................................................................................................. 51
12.2. Abrechnung ........................................................................................................................... 51
12.3. Landwehr Schnittstelle .......................................................................................................... 51
12.3.1. Daten aus Landwehr laden ................................................................................................ 52
12.3.2. Dienstpläne aus Landwehr laden ...................................................................................... 53
12.3.3. Landwehr Ist-Erfassung melden ........................................................................................ 54
13. CSV Import ................................................................................................................................. 55
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1. Übersicht
Novoworker ist ein Aufgabenmanagement-System, welches nicht nur die Arbeitszuweisung
vereinfacht, sondern auch automatisch dokumentiert.
Sie erstellen Tätigkeiten und weisen diese Ihren Angestellten zu. Mit der Novoworker-App greifen
Ihre Angestellten auf die Aufgaben zu und erledigen diese nach Vorgabe.
Durch die Speicherung der Aufgaben auf einem NFC-Chip ist es besonders einfach, die
Arbeitsanweisung zu erhalten. Nicht nur die Arbeitsanweisungen, sondern auch Dokumente werden
dem Angestellten mitgeteilt.
Das System dokumentiert automatisch alle Tätigkeiten und nicht nur das, sondern auch wer wo wann
wie und was gemacht hat.
Eine Fotodokumentation kann zu jeder Tätigkeit problemlos hinzugefügt werden.
Auch Aufgaben ohne NFC-Chip sind jederzeit möglich, mit allen Möglichkeiten der Dokumentation
und Rückmeldung. Eine Unterschrift als Bestätigung für die geleistete Arbeit oder Abnahme ist für
jede Tätigkeit möglich.
Auch nach Jahren kann mit wenigen Klicks in unserem System nachverfolgt werden, wann was und
von wem welche Tätigkeit erledigt wurde.
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1.1. Novoworker Schaubild
Der Geschäftsführer oder optional die Objektleiter legen im System Objekte an. Diesen Objekten
werden Aufgabenlisten zugeteilt. Die Aufgabenlisten beinhalten alle Punkte, die es auszuführen gilt.
Jedes Objekt kann beliebig viele Listen erhalten und jede Liste beliebig viele Aufgaben.
Es ist auch möglich, in die Aufgabenliste Dokumente zu integrieren, z.B. Sicherheitshinweise für das
Erledigen der Aufgaben.
Jede Aufgabenliste kann von der Geschäfts- oder Objektleitung auf einem NFC-Chip gespeichert
werden. Dieser Chip ist dann beliebig im Objekt anzubringen. Die Angestellten kommen mit ihrem
Smartphone in die Nähe des NFC-Chips und die Aufgabenliste und ggf. Dokumente werden den
Angestellten angezeigt. Der Angestellte arbeitet die Liste ab und kann Rückmeldungen in Form von
Kommentaren oder Bilder geben.
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Jede Tätigkeit wird dokumentiert. Wer hat was wie wo und wann erledigt, alle Informationen werden
innerhalb weniger Minuten auf den Novoworker Server geladen. Hat das Smartphone des
Angestellten keine Verbindung, werden die Daten bei der nächsten Gelegenheit übertragen.
Dem Geschäftsführer und Objektleiter stehen die Daten dann sofort zur Verfügung.
Novoworker vereinfacht die komplette Arbeitswelt nur durch einige wenige Klicks auf dem
Smartphone.
- Das Einlernen der Angestellten wird nahezu überflüssig, da alles selbsterklärend dargestellt
wird.
- Aufgabenmanagement ist sehr einfach.
- Sie wissen genau, was von wem gerade bearbeitet wird.
- Die Zeit wird automatisch erfasst und dokumentiert.
- Mängelerfassung durch Fotodokumentation
- Bei Regress-Forderungen können alle Tätigkeiten nachgewiesen werden.
- Verschiedene Statistiken stehen zur Verfügung.
1.2. Datensicherung „Daten sind das neue Gold“ lautet das Sprichwort. Daher ist die Frage nach dem Speicherort der
Daten nicht unbedeutend. Wir bieten drei Möglichkeiten der Datenspeicherung.
1. Novoworker Server
Die günstigste und einfachste Art die Daten zu sichern, ist der Novoworker Server. Die Daten sind
sicher und DSGVO konform. Diese Lösung ist gut geeignet für kleinere Unternehmen mit wenig
Personal.
2. Eigener Server
Die nächste Möglichkeit ist ein eigener Server in einem Deutschem Rechenzentrum. Dies ist keine
Cloud-Lösung, sondern tatsächlich eine Serverhardware die nur von Ihnen erreichbar ist. Es gibt
keinen Drittanbieter oder Dienstleister der Zugriff auf die Daten hat. Diese Lösung ist die Beste von
allen, da der Server gewartet wird und Sie dennoch die Datenhoheit haben.
3. Eigener Server bei Ihnen im Unternehmen
Möchten Sie auch den Server in Ihrem Haus haben? Das lässt sich auch einrichten. Für die Wartung
der Hardware sind Sie dann selbst verantwortlich und auch die Wartung ist etwas Schwieriger,
jedoch auf Wunsch machbar.
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2. Anmeldung
Um Novoworker nutzen zu können, muss ein Kundenkonto auf der Webseite http://novoworker.de
vorhanden sein. Auf der Webseite klicken Sie auf 1 (Ihr Konto), um in Ihr Konto zu gelangen.
Wenn bereits eine Anmeldung stattgefunden hat, können Ihre Zugangsdaten bei 2 eingegeben
werden. Haben Sie noch kein Kundenkonto, dann können Sie sich bei 3 registrieren.
Die Zugangsdaten, die Sie bei der Registrierung festlegen, dienen dann der Anmeldung.
Es muss sich nur der Geschäftsführer bzw. der für den Einsatz von Novoworker
Verantwortliche einmalig registrieren. Die Objektleiter und Angestellten werden nicht an
dieser Stelle angelegt.
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3. Hauptmenü
Nach der erfolgreichen Anmeldung wird man automatisch in das Hauptmenü geleitet. Von dort aus
wird alles gesteuert. Im Hauptmenü kann man den aktuellen Speicherverbrauch auf dem Server bei
Punkt 1 ansehen.
Unter Punkt 2 können Sie sich wieder ausloggen. Wenn Sie Ihr Kundenkonto wieder verlassen
möchten, dann ist es empfohlen, dies zu nutzen. Dadurch wird der Zugang zu Novoworker wieder
verschlossen und nur durch Eingabe gültiger Zugangsdaten wieder freigeschalten.
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4. Stammdaten
4.1. Angestellte
Im Menüpunkt „Angestellte“ werden alle Angestellten untereinander aufgelistet. Alle Daten der
Angestellten sind bei 5 aufgelistet. Die Funktion des Angestellten und sonstige Einstellungen können
bei 4 angesehen werden. Rechts von den persönlichen Daten der Angestellten sind die Operationen,
die für den Angestellten ausgeführt werden können, aufgelistet.
Soll ein neuer Angestellter angelegt werden, reicht ein Klick auf 1, um in das Anmeldeformular des
Angestellten zu kommen. Die E-Mail-Adresse und Passwort, welche für diesen Angestellten dort
vergeben werden, sind auch die Zugangsdaten für die Novoworker-App des Angestellten. Erst wenn
der Angestellte hier angelegt wurde, kann er mit den Zugangsdaten die App bedienen. Im
Anmeldeformular kann auch festgelegt werden, ob es sich bei diesem Angestellten um eine
Objektleitung, Subunternehmer oder Verwaltung handelt, zudem können Angestellte einer
Objektleitung zugewiesen werden.
Unter Punkt 2 kann eine Liste der Angestellten als CSV-Datei importiert werden. Das ist von Vorteil,
wenn viele Angestellte schnell angelegt werden sollen. Dazu mehr im Kapitel 13.
Sind viele Angestellte im System gespeichert, ist es möglich, Angestellte zu suchen (3), wenn
bestimmte Operationen getätigt werden sollen.
Durch einen Klick auf 6 können die Daten des Angestellten bearbeitet werden. Durch einen Klick auf
7 kann der Angestellte aus dem System entfernt werden.
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Wurden dem Angestellten Aufgaben zugewiesen, kann die Priorität der Aufgaben unter 8 geändert
werden, dazu mehr im Kapitel 4.1.1.
Unter 9 kann der Urlaub des Angestellten eingetragen werden. Die Urlaubseintragung ist nur
notwendig, wenn auch das Leitsystem verwendet wird. Für die Zeit der Abwesenheit des
Angestellten werden dann die ihm zugewiesenen Aufgaben freigestellt und können anderen zugeteilt
werden. Dazu mehr im Kapitel 5.5.
Durch einen Klick auf 10 kann man den Dienstplan des Angestellten ansehen.
Die geleisteten Tätigkeiten des Angestellten können durch einen Klick auf 11 angesehen werden.
Wenn eine Nachricht an diesen Angestellten gesendet werden soll, reicht ein Klick auf 12. Dadurch
wird man auf eine Eingabemaske weitergeleitet, in der die Nachricht eingegeben werden kann. Diese
Nachricht wird dann in wenigen Sekunden dem Angestellten auf der Novoworker-App angezeigt.
Wenn der Angestellte die Zeiterfassung über eine Stempeluhr nutzt, kann die Stempelzeit durch
einen Klick auf 13 angesehen, als CSV geladen oder gedruckt werden.
Mit 14 kommt man in die Abrechnung, siehe Kapitel 8
Es gibt es die Möglichkeit, alle geleisteten Tätigkeiten eines Angestellten als CSV-Datei zu exportieren
oder als PDF zu drucken. Für diese Möglichkeit ist ein Klick auf 17 notwendig. Danach gibt man nur
noch den Zeitraum, für den der Export gemacht werden soll, ein und legt fest, ob es als CSV oder PDF
geladen werden soll.
15 Siehe Arbeitszeitstatistik (Kapitel 4.1.2)
16 Siehe Arbeitszeitbericht (Kapitel 4.1.4)
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4.1.1. Aufgaben priorisieren
In Kapitel 5.5 wird beschrieben, wie Aufgaben an Angestellte zugewiesen werden. Hier an dieser
Stelle können die zugewiesenen Aufgaben priorisiert werden. Soll ein Angestellter von Aufgabe zu
Aufgabe geleitet werden, dann kann hier die Priorität der einzelnen Aufgaben bestimmt werden.
Die Aufgabenverteilung kann für jeden Tag für die Zukunft festgelegt werden. Unter 1 kann der Tag
eingestellt werden.
Die zugeteilten Aufgaben stehen hier untereinander. Unter 2 und 3 können die Informationen der
Aufgabe eingesehen werden. Aufgabe 1 ist ganz oben zu finden, diese wird auch in der App dem
Angestellten zuerst angezeigt. Die Aufgaben können mit 4-7 geschoben werden. Ein Klick auf 4
schiebt die Aufgabe an die erste Stelle, 5 schiebt die Aufgabe eine Position höher und 6 eine Position
tiefer. 7 schiebt die Aufgabe an die letzte Stelle.
Mit einem Klick auf 8 wird diese Aufgabe aus der Aufgabenverteilung gelöscht und kann dann
jemand anderem zugewiesen werden.
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4.1.2. Arbeitszeitstatistik des Angestellten
In dieser Ansicht wird für einen bestimmten Monat in einem Schaubild die komplette Arbeitszeit
angezeigt. Die orangenen Punkte stehen für Samstag und Sonntag und die grünen für die Werktage.
An jedem Tag des Monats ist auf einen Blick ersichtlich, wie lange der Angestellte beschäftigt war.
Durch einen Klick auf einen Punkt können die einzelnen Tätigkeiten des Arbeitstages eingesehen
werden. Siehe Kapitel 4.1.3.
Wenn der Angestellte auch die Zeiterfassung über eine Stempeluhr nutzt, erscheint hier auch die
gestempelte Zeit in blau. So kann dann auch verglichen werden, welche Zeit gestempelt wurde und
welche Zeit über die Tätigkeiten erfolgte.
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4.1.3. Tägliche Tätigkeitsübersicht
In diesem Schaubild werden die Tätigkeiten, die an einem bestimmten Tag erledigt wurden,
angezeigt. Zu lesen ist dieses Schaubild wie eine Uhr, die erste Tätigkeit auf 12 Uhr und die weiteren
im Uhrzeigersinn.
Mit dem Anfahren der Maus erhält man eine QuickInfo 2 über die einzelnen Arbeitspakete.
Die unterschiedlichen Farben haben eine unterschiedliche Bedeutung, diese ist der Legende zu
entnehmen 1.
Durch einen Klick auf ein Arbeitspaket können alle Details für die jeweilige Tätigkeit angesehen
werden.
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4.1.4. Arbeitszeitbericht für Angestellte
In dieser Ansicht wird für einen bestimmten Monat in einem Schaubild die komplette Arbeitszeit
angezeigt.
Durch Klicken auf das Druckersymbol 1 kann dieser Bericht als PDF geladen und gedruckt werden.
Der PDF Ausdruck enthält die tabellarische Auflistung der Stunden, die von diesem Angestellten
geleistet wurden. Dieser Ausdruck kann dann für die Lohnabrechnung oder Rechnungstellung
benutzt werden.
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4.2. Kunden
Im Menüpunkt „Kunden“ werden alle Kunden untereinander aufgelistet. Alle Daten des Kunden sind
bei 3 aufgeführt. Rechts der Daten des Kunden sind die Operationen, die für diesen Kunden
ausgeführt werden können.
Soll ein neuer Kunde angelegt werden, reicht ein Klick auf 1, um in das Formular zur Anmeldung zu
kommen.
Sind viele Kunden im System gespeichert, ist es möglich, Objekte zu suchen (2), wenn bestimmte
Operationen getätigt werden sollen.
Durch einen Klick auf 4 können die Daten des Kunden bearbeitet werden. Durch einen Klick auf 5
kann der Kunde aus dem System entfernt werden.
Ein neues Objekt kann zu dem Kunden erstellt werden, wenn auf 6 geklickt wird. Dazu mehr im
Kapitel 4.3. Soll der Dienstplan für diesen Kunden angezeigt werden, dann reicht ein Klick auf 7
Die geleisteten Tätigkeiten zu diesem Kunden können durch Klicken auf 8 angesehen werden.
Durch Klicken auf 9 kann die geleistete Arbeit für diesen Kunden angesehen werden, ähnlich dem
Tätigkeitsbericht in Kapitel 4.1.4.
Es gibt die Möglichkeit, alle geleisteten Tätigkeiten für einen Kunden als CSV-Datei zu exportieren
oder als PDF zu drucken. Für diese Möglichkeit ist ein Klick auf 10 notwendig. Danach gibt man nur
noch den Zeitraum, für den der Export gemacht werden soll, ein und legt fest, ob es als CSV oder PDF
geladen werden soll.
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4.3. Objekte
Im Menüpunkt „Objekte“ werden alle Objekte untereinander aufgelistet. Alle Daten des Objektes
sind bei 5 aufgeführt. Rechts der Daten des Objektes sind die Operationen, die für dieses Objekt
ausgeführt werden können.
Soll ein neues Objekt angelegt werden, reicht ein Klick auf 1, um in das Formular zur Anmeldung zu
kommen. Im Anmeldeformular kann auch festgelegt werden, ob dieses Objekt einer Objektleitung
zugewiesen werden soll.
Unter Punkt 2 können Objekte als CSV-Datei importiert werden. Das ist von Vorteil, wenn viele
Objekte zügig angelegt werden müssen. Dazu mehr im Kapitel 13.
Sind viele Objekte im System gespeichert, ist es möglich, Objekte zu suchen (3), wenn bestimmte
Operationen getätigt werden sollen.
Wenn viele Objekte im System gespeichert sind, kann der Filter 4 ausgewählt werden, um nur
Objekte eines bestimmten Kunden zu sehen.
Durch einen Klick auf 6 können die Daten des Objektes bearbeitet werden. Durch einen Klick auf 7
kann das Objekt aus dem System entfernt werden.
Durch einen Klick auf 8 können besondere Personen diesem Objekt zugewiesen werden. Dies ist
hilfreich, wenn das Ticketsystem verwendet wird. Dadurch erhält der Ersteller des Tickets eine
Übersicht über die besonderen Personen für dieses Objekt und kann leichter den Zuständigen finden.
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Unter 16 sind die bereits eingerichteten Personen zu finden.
Einen neuen Bereich kann zu dem Objekt eingefügt werden, wenn auf 9 geklickt wird. Dazu mehr im
Kapitel 5.4.1.
Die geleisteten Tätigkeiten an diesem Objekt können durch Klicken auf 10 angesehen werden.
Unter 11 wird ein tabellarischer Bericht für einen bestimmten Zeitraum erstellt. In diesem Bericht die
die Summe der Arbeitszeit und der Pauschalen aufgeführt. Damit kann die Abrechnung vereinfacht
werden.
12 Siehe Objektstatistik (Kapitel 4.3.1)
13 Siehe Objektarbeitszeitbericht (Kapitel 4.3.2)
Es gibt die Möglichkeit, alle geleisteten Tätigkeiten für ein Objekt als CSV-Datei zu exportieren oder
als PDF zu drucken. Für diese Möglichkeit ist ein Klick auf 14 notwendig. Danach gibt man nur noch
den Zeitraum, für den der Export gemacht werden soll, ein und legt fest, ob es als CSV oder PDF
geladen werden soll.
Unter 15 werden die Bereiche aufgezählt, die für dieses Objekt angelegt wurden.
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4.3.1. Objektstatistik
Hier werden alle Bereiche des Objektes mit der durchschnittlichen Arbeitsdauer aufgelistet. Wenn
mehrere Personen in diesem Objekt beschäftigt sind, ist es hilfreich zu sehen, wie die
durchschnittliche Arbeitsdauer der einzelnen Positionen ist.
Durch einen Klick auf einen Bereich wird man zur Detailansicht weitergeleitet, wo die
durchschnittliche Arbeitsdauer der einzelnen Aufgaben aufgezeichnet werden, siehe Kapitel 5.4.4.
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4.3.2. Objektarbeitszeitbericht
In dieser Ansicht wird für einen bestimmten Monat in einem Schaubild die komplette Arbeitszeit
angezeigt, die in diesem Objekt getätigt wurde.
Durch Klicken auf das Druckersymbol 1 kann dieser Bericht als PDF geladen und gedruckt werden.
Der PDF Ausdruck enthält eine tabellarische Auflistung der Stunden, die an diesem Objekt geleistet
wurden. Dieser Ausdruck kann dann z.B. für die Rechnungstellung genutzt werden.
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5. Leitsystem
Dieses Schaubild zeigt den Aufbau des Leistungsverzeichnisses. Ein Kunde hat ein oder mehrere
Objekte. Jedes Objekt wird in Bereiche eingeteilt und jeder Bereich hat eine oder mehrere Aufgaben.
Auf einen NFC-Chip werden dann alle Aufgaben eines Bereiches gespeichert.
Beim Detektieren eines NFC-Chips durch einen Angestellten wird dann die ihm zugewiesene Aufgabe
angezeigt.
Beispiel:
Ein Kunde betreibt ein Hotel und nutzt Novoworker. Das Hotel ist das Objekt und wird in Bereiche
aufgeteilt. Jedes Hotelzimmer ist ein Bereich und erhält mehrere Aufgaben:
- Reinigung
- Prüfen der Rauchmelder
- Abnahme des Zimmers
- usw.
Jeder Bereich, also Zimmer, wird mit allen Aufgaben auf einen NFC-Chip gespeichert und im Zimmer
angebracht. Die unterschiedlichen Aufgaben werden unterschiedlichen Angestellten zugewiesen. Die
Aufgabe „Reinigung“ der Reinigungskraft, das „Prüfen der Rauchmelder“ dem Hausmeister usw.
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Wenn der Angestellte mit seinem Smartphone an den NFC-Chip kommt, dann bekommt er die für ihn
zugewiesene Aufgabe angezeigt und kann diese erledigen. Somit können unendlich viele Aufgaben
unendlich vielen Angestellten zugewiesen werden. Es ist auch möglich, mehrere Aufgaben aus einem
Bereich einem Angestellten zuzuweisen. Dann sollte aber die Priorität festgelegt werden, welche
Aufgabe zuerst angezeigt werden soll, siehe Kapitel 4.1.1.
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5.1. Angestellte Status
In diesem Menü sind alle Angestellten mit den aktuellen Stempelzeiten und Tätigkeiten zu sehen.
Wenn man als Objektleitung eingeloggt ist, kann man nur die Angestellten sehen, die man auch
zugewiesen bekommen hat. Bei 1 ist der Angestellte aufgelistet.
Punkt 2 und 3 zeigt den aktuellen Status der Stempelzeit. Wenn der Angestellte die Zeiterfassung
über die Stempeluhr nutzt, wird an dieser Stelle der aktuelle Status angezeigt. Zu sehen ist die letzte
Aktivität von heute. Wurde heute als letztes „kommen“ gestempelt, dann wird die Zeit bei 3
angezeigt und der Status bei 2 ist grün. Wurde zuletzt „gehen“ gestempelt, ist der Status rot. Gab es
heute keine Aktivität, so ist der Status grau. Hier kann somit auf einen Blick erkannt werden, wer
anwesend ist und wer nicht.
Punkt 4 und 5 zeigt den aktuellen Stand der Tätigkeiten über die Novoworker App. Ist der Status bei
4 grau, so wurde heute bislang keine Tätigkeit über die App gestartet. Gelb zeigt die Aufgabe an, die
in diesem Moment vom Angestellten erledigt wird. Wurde eine Aufgabe beendet und keine neue
angefangen, ist der Status blau.
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5.2. Leitsystem Status
In dieser Übersicht werden alle Angestellten mit den Ihnen zugewiesenen Aufgaben aufgelistet. Es ist
auf einen Blick erkennbar, wer welche Aufgaben zugewiesen bekommen hat und wie der Stand der
Bearbeitung ist. Es können alle Angestellten mit Ihren Aufgaben auch rückwirkend angesehen
werden. Entweder benutzt man die Umschaltung des Tages mit 1 oder wählt einen bestimmten Tag
mit 2.
Die Aufgaben werden der Priorität nach von links nach rechts aufgelistet. Dabei zeigen die
unterschiedlichen Farben den Stand der Aufgaben an. Bei Grün 3 wurde die Aufgabe bereits erledigt
und alle Punkte abgearbeitet, bei Hellgrün 4 wurde die Aufgabe bereits erledigt, jedoch nicht alle
Punkte abgehakt. Bei Gelb 5 wird die Aufgabe in diesem Moment erledigt und bei Rot 6 wurde die
Aufgabe noch nicht angefangen.
Um zu sehen, um welche Aufgaben es sich handelt, ist es ausreichend, wenn mit der Maus auf eine
Aufgabe gezeigt wird. Dadurch öffnet sich eine kleiner Infotext 7 mit der Bezeichnung der Aufgabe.
Durch einen Klick auf eine Aufgabe erhält man weitere Informationen.
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5.3. Objekte Status
Das „Objekt Status“ Menü ist nahezu identisch mit dem „Leitsystem Status“, mit dem Unterschied,
dass es sich hier um die Aufgaben der Objekte handelt. Bei 2 und 3 kann das Datum umgeschaltet
werden, um sich bereits erledigte Aufgaben für diese Objekte anzeigen zu lassen. Es ist auf einen
Blick erkennbar, welche Aufgaben bereits erledigt oder erst gar nicht zugewiesen wurden.
Hat ein Objekt viele Bereiche, so ist es möglich auch explizit danach zu suchen 4.
Wurde ein Objekt bei 1 ausgewählt, werden alle Bereiche des Objektes mit allen Aufgaben angezeigt.
Dabei geben die Farben der Aufgaben den Status wieder. Grün 5 ist erledigt, Hellgrün 6 ist erledigt,
jedoch mindestens ein Punkt wurde nicht abgehakt. Gelb 7 wird gerade erledigt und Rot 8 wurde
noch nicht angefangen. Wenn eine Aufgabe für diesen Tag an niemanden zugewiesen wurde, dann
ist die Aufgabe Grau 9. Durch einen Klick auf eine graue Aufgabe ist es möglich, diese Aufgabe einem
Angestellten zu zuweisen.
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5.4. Leistungsverzeichnis
Im Menüpunkt „Leistungsverzeichnis“ sind alle Bereiche und Aufgabenlisten mit den
Arbeitsanweisungen zu finden. Es ist möglich, die Aufgabenlisten nach bestimmten Objekten oder
Kunden zu filtern. Wenn nur Aufgabenlisten von einem bestimmten Objekt oder Kunde angezeigt
werden sollen, kann der Filter bei 2 ausgewählt werden.
Soll ein neuer Bereich erstellt werden, ist ein Klick auf 1 notwendig. Dazu mehr im Kapitel 5.4.1.
Sind viele Aufgabenlisten im System gespeichert, ist es möglich, Aufgabenlisten zu suchen (3), wenn
bestimmte Operationen getätigt werden sollen.
Unter 4 werden die Bereiche und die zugehörigen Aufgaben angezeigt. Unter 5 werden die zu der
Aufgabenliste gehörenden Arbeitsanweisungen mit Turnus und ggf. hinterlegte Dokumente
angezeigt.
Die Operationen unter 6 gehören zum Bereich, die Operationen unter 7 zu den einzelnen Aufgaben.
Die Operationen im Leistungsverzeichnis sind nahezu identisch mit den Operationen für Angestellte
oder Kunden, nur dass die Operationen hier sich auf das Leistungsverzeichnis beziehen.
Punkt 8 erstellt eine Kopie von diesem Bereich bzw. Aufgabenliste und springt sofort in die Kopie zur
Bearbeitung. Sollte eine ähnliche Aufgabenliste oder Bereich erstellt werden, eignet sich diese
Operation als sehr hilfreich. Ein Klick auf kopieren, ggf. Bezeichnung, Objekt oder Turnus anpassen,
und schon ist eine neue Aufgabenliste erstellt.
Es gibt die Möglichkeit, eine Nachricht an eine Aufgabenliste zu senden. Derjenige, der als Nächster
mit seinem Smartphone diese Aufgabenliste beginnt, erhält diese Nachricht. Das ist von Vorteil,
wenn z.B. beim nächsten Mal etwas Einmaliges an dieser Aufgabe gemacht oder beachtet werden
soll. Diese Nachricht wird nur einmal dem Ersten angezeigt, der die Aufgabe beginnt. Eine Nachricht
an eine Aufgabenliste kann man durch Klicken auf 9 senden.
Unter 10 kann eine neue Aufgabe dem Bereich hinzugefügt werden.
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5.4.1. Neuen Bereich anlegen
Um einen neuen Bereich anzulegen, ist nur die Eingabe der Bezeichnung 1 des neuen Bereiches und
die Wahl des Objektes notwendig, alles Weitere wird später hinzugefügt. Wurden die Pflichtangaben
gemacht, geht es durch einen Klick auf 2 weiter.
Optional können hier noch Teilbereiche definiert werden, welche nur für eine bessere Filterung im
System genutzt werden können.
Zusätzliche Informationen können auch optional eingetragen werden. Diese Informationen werden
auf der App zu dieser Aufgabenliste angezeigt. Hier könnte man eintragen, wo der NFC-Chip für diese
Aufgabenliste angebracht ist, oder sonstige Informationen, die nützlich für diese Aufgabe sind. Diese
Informationen sind dem Nutzer der App zugänglich, auch wenn keine Aufgabe aktiv ist. Mehr
Informationen gibt es dazu im App-Handbuch.
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5.4.2. Neue Aufgabe erstellen
Das Anlegen einer Aufgabenliste besteht aus zwei Schritten. Im ersten Schritt sind allgemeine
Angaben wie hier im Bild zu sehen. Im zweiten Schritt gibt man die einzelnen Aufgaben mit Turnus
an.
Die Bezeichnung ist eine Pflichtangabe. Die Kostenstelle hingegen ist optional und nur von Vorteil,
wenn Tätigkeiten als CSV-Export geladen werden und anderseits weiterverwendet werden. Eine
Geldpauschale kann hier auch eingetragen werden. Wenn Tätigkeiten pauschal berechnet werden,
dann kann für jeden Angestellten die Vergütung automatisch erfolgen. Optional kann auch eine
Vorgabezeit eingetragen werden. Dem Angestellten wird bei Beginn der Aufgabe auf der App die
Vorgabezeit angezeigt. Auch die Abweichung der Vorgabezeit kann eingetragen werden.
Wird der Punkt „Benachrichtigen, wenn nicht gemacht“ mit einem Haken markiert, wird eine E-Mail
gesendet, wenn diese Aufgabenliste im angegebenen Zeitbereich nicht erledigt wurde. Der
Empfänger ist die Objektleitung, die dem Angestellten zugewiesen wurde. Wurde der Angestellte
keiner Objektleitung zugewiesen, geht die E-Mail an den Geschäftsführer.
Der Punkt „Benachrichtigen, wenn erledigt“ kann aktiviert werden, wenn bei jeder Erledigung der
Aufgabenliste eine Benachrichtigung als E-Mail versendet werden soll. Die Empfänger E-Mail-Adresse
kann hier beliebig eingetragen werden. Wird keine eingetragen, dann geht die E-Mail an die
Objektleitung, die das Objekt betreut. Ist keine Objektleitung für das Objekt eingetragen, wird die E-
Mail-Adresse verwendet, die beim Objekt hinterlegt ist.
Man erhält jetzt die Möglichkeit, Arbeitsanweisungen der Aufgabenliste hinzuzufügen 1.
Durch einen Klick auf 1 können Arbeitsanweisungen der Aufgabenliste hinzugefügt werden. Dazu
mehr im Kapitel 5.4.3.
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5.4.3. Arbeitsanweisung hinzufügen
Um eine Arbeitsanweisung einer Aufgabenliste anzulegen, ist es notwendig, zuerst die Art der
Arbeitsanweisung festzulegen.
Wird „Mehrmals die Woche“ ausgewählt, erscheinen folgende Optionen:
Die Bezeichnung der Aufgabe ist einzutragen. Diese kann auch mehrzeilig sein und auch an welchen
Tagen diese Aufgabe erledigt werden soll. Wenn etwas z.B. nur montags und dienstags erledigt
werden soll, müssen nur der Montag und Dienstag mit Haken versehen werden. Dieser Eintrag ist
dann für jede Woche gültig. Hier dürfen Aufgaben eingetragen werden, die wöchentlich an
bestimmten Tagen erledigt werden müssen.
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Wird „Einmal wöchentlich/monatlich usw.“ ausgewählt, ist nur die Angabe der Bezeichnung
notwendig. In der App des Angestellten wird diese Aufgabe erscheinen. Wird diese erledigt,
verschwindet die Aufgabe für eine Woche/Monat usw., bis diese wieder fällig wird.
Wird „nach Kalender“ ausgewählt, ist die Bezeichnung einzutragen und der dazugehörige Kalender.
Weitere Informationen zu Kalender gibt es in Kapitel 5.6.
Wählt man „Dokument einfügen“, muss eine Bezeichnung für das Dokument eingegeben werden und
das Dokument als PDF geladen werden.
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5.4.4. Bereichsstatistik
Hier werden alle Aufgaben eines Bereiches mit der durchschnittlichen Arbeitsdauer aufgelistet.
Wenn mehrere Personen in diesem Objekt beschäftigt sind, ist es hilfreich zu sehen, wie die
durchschnittliche Arbeitszeitdauer der einzelnen Positionen ist.
Durch einen Klick auf eine Aufgabe wird man zur Detailansicht weitergeleitet.
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5.4.5. Aufgabenstatistik
In dieser Ansicht wird für einen bestimmten Monat in einem Schaubild die komplette Arbeitszeit für
diese Aufgabenliste angezeigt. Die Punkte stehen für die bereits erledigten Aufgaben. Die grüne Linie
markiert die Vorgabezeit und die gelben Linien die erlaubten Abweichungen.
Auf einen Blick kann man erkennen, ob und wie oft diese Aufgabenlisten innerhalb der vorgegebenen
Zeit ausgeführt wurden. Durch einen Klick auf einen Punkt können die einzelnen Arbeitspakete der
Aufgabenliste eingesehen werden und somit auch, von wem diese ausgeführt wurden.
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5.5. Aufgabenverteilung
Wenn den Angestellten die Aufgaben zugewiesen werden sollen und das Leitsystem verwendet
werden soll, dann ist der Punkt „Aufgabenverteilung“ dafür zuständig.
Unter 1 kann der Tag ausgewählt werden, für den es die Aufgabe zu verteilen gibt. Unter 2 kann ein
ganzes Jahr im Kalender angeschaut werden, um zu sehen, ob es Tage gibt, an denen noch Aufgaben
nicht zugeteilt wurden.
Unter 4 und 5 sind die einzelnen Aufgaben aus dem Leistungsverzeichnis zu finden. Soll diese
Aufgabe jemandem zugewiesen werden, dann ist der Angestellte unter 6 auszuwählen. Ist ein
Angestellter an diesem Tag im Urlaub, dann kann dieser Angestellter nicht ausgewählt werden.
Nach der Auswahl eines Angestellten wird man automatisch zum nächsten Bild geleitet.
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Wurde bei der Aufgabenverteilung ein Angestellter gewählt, wird man automatisch zu dieser Anzeige
geleitet. Hier wird nochmals das Arbeitspaket unter 1 und der Angestellte unter 2 aufgelistet.
Jetzt hat man die Möglichkeit, die Dauer festzulegen, für die der Angestellte die Aufgabe zugeteilt
bekommt. Unter 3 kann die Dauer der Zuteilung ausgewählt werden.
Aufgaben können auch mehrfach an Angestellte zugewiesen werden, wenn mehrere
Personen dieselbe Aufgabe erledigen sollen.
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5.6. Kalender
Für Aufgaben, die in unregelmäßigen Abständen an bestimmten Tagen im Jahr ausgeführt werden
sollen, ist die Kalenderfunktion integriert worden. Wenn z.B. immer am ersten Montag im Monat
oder am letzten Tag im Monat bestimmte Aufgaben ausgeführt werden sollen, kann man dafür einen
Kalender erstellen. Diesen Kalender kann man einer Arbeitsanweisung zuteilen (Kapitel 5.4.3). Ein
Kalender kann mehreren Arbeitsanweisungen zugewiesen werden.
Unter 1 kann ein neuer Kalender angelegt werden.
Unter 2 sind die bereits angelegten Kalender aufgeführt.
Durch einen Klick auf 3 kann der Kalender bearbeitet werden. Durch einen Klick auf 4 wird der
Kalender aus dem System entfernt.
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5.7. Nachrichten
Es gibt zwei Arten von Nachrichten: die Nachricht an einen Angestellten und an eine Aufgabenliste.
Dazu mehr in Kapitel 4.1. und Kapitel 5.4.
In diesem Punkt können alle Nachrichten mit Zeitpunkt des Sendens und Bestätigens nachgelesen
werden. Wurde eine Nachricht vom Empfänger noch nicht gelesen, kann diese auch gelöscht werden.
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5.8. Tätigkeiten
In diesem Punkt kann auf einen Blick das ganze Jahr betrachtet werden. Nach Auswahl des Objektes
und Leistungsverzeichnisses wird ein Jahreskalender für diese Tätigkeit angezeigt. Auf einen Blick ist
zu erkennen, an welchen Tagen des Jahres welche Tätigkeit ausgeführt wurde.
Die unterschiedlichen Farben haben eine unterschiedliche Bedeutung, diese ist der Legende zu
entnehmen 1.
Mit einem Klick auf das jeweilige Datum ist es möglich, detaillierte Informationen über die Tätigkeit
an einem bestimmten Tag einzuholen.
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6. Rückmeldungen
Wenn beim Erledigen der Aufgaben die Angestellten Rückmeldungen in Form von Kommentaren
oder Bildern abgeben, dann werden diese in diesem Menüpunkt gesammelt 2. Wenn Aufgaben ohne
Rückmeldungen erledigt werden, dann tauchen diese Aufgaben hier nicht auf. Nachdem man die
Rückmeldungen angesehen hat, können diese bestätigt werden und tauchen in dieser Liste nicht
mehr auf.
Auch die Bewertungen von Objektleitern können hier angesehen werden 1. Durch einen Klick auf
den Angestellten bekommt man die Rückmeldungen angezeigt.
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7. Arbeitsscheine
In vielen Situationen ist es notwendig, Arbeiten zu verrichten, die nicht dem Leistungsverzeichnis
entsprechen und daher auch auf keinem NFC-Chip gespeichert sind. Für solche Situationen kann der
Angestellte in der App eine „Aufgabe auf Arbeitsschein“ beginnen.
Diese Tätigkeiten können in diesem Menü angesehen und ausgedruckt werden.
Unter 5 sind die Arbeitsscheine von Angestellten aufgelistet. Durch einen Klick auf 8 kann dieser
Arbeitsschein als PDF geladen und gedruckt werden. Durch einen Klick auf 10 wird der Arbeitsschein
von dieser Liste gestrichen und wird in diesem Menü nicht mehr angezeigt. Der Arbeitsschein wird
aber immer noch unter „Tätigkeiten“ zu finden sein. Diese Funktion bestätigt nur die Kenntnisnahme
des Arbeitsscheines durch die Objektleitung.
Wurde bei der Ausführung des Arbeitsscheines ein GPS Stempel zum Geographischen Nachweis
hinterlegt, kann der Standort durch Klicken auf 7 angesehen werden. Wenn Fotos gemacht wurden,
dann können diese durch einen Klick auf 9 angesehen werden.
Wenn Arbeitsscheine nur von einem bestimmten Angestellten angezeigt werden sollen, dann kann
der Angestellte unter 2 ausgewählt werden.
Durch einen Klick auf 3 können Arbeitsscheine innerhalb eines Zeitraumes als PDF gedruckt werden.
Im Suchfeld 4 können bestimmte Arbeitsscheine gesucht werden.
Durch einen Klick auf 1 kann ein neuer Arbeitsschein erstellt werden (Kapitel 7.1)
Die Arbeitsscheine, die über Novoworker erstellt werden, können auch ein beliebiges Logo enthalten.
Um ein eigenes Logo für die Arbeitsscheine festzulegen, muss im Menü unter Punkt 6 ein Logo
hochgeladen werden. Akzeptierte Formate sind jpg und png.
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7.1. Neuen Arbeitsschein erstellen
Damit die Angestellten unterwegs nicht unnötig Zeit verbrauchen, um mit der App Arbeitsscheine zu
erstellen, gibt es hier die Möglichkeit, vom Büro aus Arbeitsscheine zu erstellen und dem
Angestellten direkt auf sein Smartphone zu senden.
Der Angestellte bekommt eine Benachrichtigung über den Empfang des Arbeitsscheines und kann
diesen auch gleich bearbeiten.
Wird der Arbeitsschein vom Angestellten erledigt, landet dieser wieder im Menü „Arbeitsscheine“
(Kapitel 7)
Es gibt auch die Möglichkeit, nach Fertigstellung der Tätigkeit den Arbeitsschein zusätzlich per Email
als PDF zu senden. Dafür muss lediglich das Feld „Email an Kunde“ mit einer gültigen Email Adresse
beschrieben werden.
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8. Abrechnung
Die Angestellten führen Ihre Tätigkeiten aus oder erfassen die Arbeitszeit durch verschiedene
Möglichkeiten des Novoworker Systems. Wichtig ist dann zu prüfen ob alle Tätigkeiten bzw.
Arbeitszeiten abgerechnet werden und auch in den Lohn gehen. Für diese Prüfung ist die Abrechnung
in Novoworker gedacht.
Auf einen Blick erhalten Sie für jeden Angestellten alle Tätigkeiten und Arbeitszeiten. Die Darstellung
kann mit 1 gefiltert werden. Ob alle Angestellten oder nur „nicht abgerechnete“ angezeigt werden
sollen, kann hier eingestellt werden. Bei 2 und 3 lässt sich ein bestimmter Tag einstellen.
Bei 4, 5, 6 und 7 sind die unterschiedlichsten Tätigkeiten für diesen Tag zu finden. Dabei zeigt die
Hintergrundfarbe an, ob diese Tätigkeit bzw. Arbeitszeit bereits abgerechnet ist oder nicht. Als
abgerechnet gilt eine Tätigkeit / Arbeitszeit, wenn es einem Dienstplan zugeordnet wurde oder
daraus ein Arbeitsschein erstellt wurde. Das System macht eine automatische Zuordnung von den
Tätigkeiten / Arbeitszeiten zum Dienstplan nach Vorgabe, Siehe Kapitel 9.2
Weicht die Tätigkeit / Arbeitszeit vom Dienstplan zu stark ab, ist eine manuelle Zuordnung
notwendig. Unter 9 können Sie die Arbeitszeit einem Dienstplan zuweisen und unter 10 einen
Arbeitsschein erstellen. 8 und 11 markiert die Tätigkeit als bereits abgerechnet.
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8.1 Arbeitszeit zuordnen
Weicht die Arbeitszeit zu stark von der Vorgabe im Dienstplan ab, dann ist eine automatische
Zuordnung nicht mehr möglich und bedarf einer manuellen Zuordnung. Wird in der Abrechnung bei
Tätigkeiten / Arbeitszeiten auf „Dienstplan zuweisen“ geklickt, landet man hier in dieser Ansicht.
Bei 1 wird die Tätigkeit / Arbeitszeit angezeigt, bei 2 die möglichen Dienstpläne. Es gibt drei
Möglichkeiten mit der Arbeitszeit um zu gehen. Bei einem Klick auf 3 wird die komplette Arbeitszeit
dem Dienstplan zugewiesen.
Wenn die Arbeitszeit höher ist als die geplante Zeit, dann gibt es noch Möglichkeit 4 und 5. Bei 4 wird die im Dienstplan geplante Zeit dem Dienstplan zurückgemeldet und der Rest der Zeit wird
abgeschnitten.
Bei 5 wird die im Dienstplan geplante Zeit dem Dienstplan zurückgemeldet und vom Rest der
Stunden wird ein Arbeitsschein erstellt.
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9. Zeiterfassung
9.1. Arbeitszeit
Hier kann die gestempelte Zeit angeschaut und ggf. auch korrigiert werden. Unter 1 kann der Tag
eingestellt werden. Unter 2 geht man in das Bearbeitungsmenü.
Die gestempelte Zeit wird hier als Balkendiagramm dargestellt. Blau ist die Arbeitszeit und grau die
Pausenzeit 4. Unter 3 ist die gestempelte Zeit kalkuliert dargestellt.
Wenn es irgendwelche Probleme gibt, wie z.B. stempeln vergessen, dann sind die Fehlermeldungen
unter 5 dargestellt.
Diese Darstellung dient nur dazu, um auf einen Blick zu erkennen, ob bei irgendeinem Angestellten
etwas nicht stimmt. Wenn die Stempeldaten tabellarisch, als PDF oder CSV benötigt werden, dann
kann man diese im Menüpunkt „Angestellte“ (Kapitel 4.1.) finden oder auch durch einen Klick auf 6.
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9.2. Dienstplan
Für jeden Tag kann für jeden Angestellten ein Dienstplan erstellt werden. Entweder hier über das
Novoworker Portal oder man lädt den Dienstplan über die Landwehr Schnittstelle.
In dieser Übersicht erkennt man, für wie viele Stunden an welchem Tag der Angestellte eingeteilt ist.
Dienstpläne können für jeden Monat erstellt werden, dazu kann mit 1 der Monat umgeschaltet
werden. Wenn der Dienstplan geändert werden soll, dann kann man das mit 2 erreichen.
Die Ansicht in diesem Menü zeigt den ganzen Monat mit den geplanten Zeiten. Die Zeit wird hier
dezimal dargestellt, z.B. 1,50 sind 1 St. 30 Min. Ist die Zeit ohne Hintergrundfarbe 3, dann ist das die
geplante Zeit. Solange der Tag der Aufgabe noch in der Zukunft liegt, kann dieser noch durch einen
Klick auf diese Zeit geändert werden. Siehe Kapitel 9.2.1.
Das System macht täglich einen Abgleich der Arbeitszeit mit dem Dienstplan. Weicht die geleistete
Arbeit enorm vom Dienstplan ab, dann steht die Anzeige für den Tag auf Rot 5, um zu sehen, wo das
Problem ist und ggf. manuell den Dienstplan zu quittieren.
Wurde vom Angestellten alles so erledigt, wie es der Dienstplan vorgibt, wechselt die Anzeige auf
Grün. Dann steht die geplante Zeit (links) neben der gemeldeten Zeit (rechts) 4. Wenn der Dienstplan
von Landwehr geladen wurde und das System die Zeit auf Grün umstellt, wird auch die Arbeitszeit
automatisch zu Landwehr zurückgemeldet.
Über die Landwehr Schnittstelle werden auch Fehlzeiten geladen. Ist der Angestellte bei Landwehr
als „Fehlend“ eingetragen oder in Novoworker als „Beurlaubt“ gespeichert, dann erscheint der
Eintrag in blau 6.
Nach Angestellten suchen kann man mit 7 und die Dienstpläne darstellen ist nach Kunde oder
Angestellte möglich 8.
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9.2.1. Dienstplan bearbeiten
Wird ein neuer Dienstplaneintrag erstellt oder bearbeitet, findet man sich in dieser Anzeige wieder.
Unter 1 werden der Angestellte und das Datum des Dienstplaneintrages angegeben. Wurde der
Dienstplan von Landwehr geladen, dann steht bei 2 noch die Landwehrnummer.
Die Angestellten haben zwei Möglichkeiten, die geleistete Arbeit nachzuweisen. Zum einen gibt es
die Zeiterfassung über die Stempeluhr, zum anderen die Erledigung der Aufgabe durch die
Novoworker App. Bei 3 kann eingestellt werden, auf welche Art der Nachweis erfolgen soll. Wird
„Stempeluhr“ gewählt, dann kann man unter 4 die Stempeluhr wählen, die für den Nachweis dieser
Aufgabe genommen werden soll. Wird die Novoworker App ausgewählt, dann kann unter 4 die
Aufgabe für die App ausgewählt werden, die für den Nachweis genommen wird.
5 ist der früheste Arbeitsbeginn und 6 die Arbeitsdauer.
Unter 7 kann dann die Toleranz eingestellt werden, die für den Arbeitsbeginn akzeptiert wird. Es
kann sowohl die Zeit davor und danach eingestellt werden. Wenn von der gestempelten Zeit eine
Pauschale abgezogen werden soll, z.B. Rüstzeit oder Pause, dann kann es bei 8 eingetragen werden.
Bei 9 kann die Toleranz der gesamten Arbeitszeit eingetragen werden.
Wurde alles eingetragen, muss ein Häkchen bei 10 gemacht werden.
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9.2.2. Dienstplan Einträge
Klickt man auf einen bereits abgelaufenen Dienstplaneintrag, werden alle Informationen über diesen
Eintrag angezeigt. Diese Anzeige ist unterteilt in 1 Geplant und 2 Erfasst. Bei 3 ist der
Dienstplaneintrag, mit allen Einstellungen, wie er geplant war, aufgeführt. Wurde der
Arbeitsnachweis über die Stempeluhr vollbracht, dann steht die dazugehörige Stempelzeit bei 4.
Diese kann durch klicken auf 5 auch geändert werden. Wurde der Nachweis über die Novoworker
App erledigt, findet man unter 4 die App geloggte Zeit.
Ist der Nachweis fehlerhaft, dann findet man den Grund dafür bei 6 und bei 4.
Den Dienstplaneintrag kann man aber auch manuell abschließen, indem man bei 7 die Dauer und
Anfangszeit einträgt. Bei 8 kann auch eine Begründung für die Abweichung eingetragen werden.
Ist alles erledigt, reicht ein Klick auf 9.
Wird die Schnittstelle zu Landwehr genutzt, wird die Zeit die man hier manuell einträgt zu Landwehr
gemeldet.
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9.3. Dienstplan erstellen
Bei Novoworker ist es möglich Dienstpläne für alle Angestellten generieren zu lassen. Dafür müssen
zunächst die Vorlagen für die Dienstpläne erstellt werden. Bei 1 wird der Kunde/Objekt, Angestellter
und die Art der Zeiterfassung bestimmt. Es können Tätigkeiten eingetragen werden die jede Woche,
jede 2. Woche usw. geleistet werden sollen 2. Bei 3 ist dann für jeden Tag die Dauer ein zu tragen.
Durch einen Klick auf die Arbeitsdauer erweitert sich die Ansicht und es können auch noch die
Filtereinstellungen eingetragen werden wie im Kapitel 9.2.1.
Hat man einen Tag fertig gespeichert, ist es möglich diesen Tag für andere Tage zu kopieren 4.
In diesem Menü erstellt man die Vorlagen, die eigentlichen Dienstpläne werden im vorherigen Menü
generiert.
Nach der Erstellung der Dienstplanvorlagen, können die Dienstpläne generiert werden durch das
Klicken auf dieses Symbol:
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9.4. Stempeluhren
In diesem Menüpunkt werden alle Stempeluhren aufgelistet. Wird eine neue Stempeluhr in Betrieb
genommen und die ersten Stempeldaten kommen in das System, erscheint die neue Stempeluhr
automatisch in dieser Liste mit Ihrer Seriennummer 1. Die neue Stempeluhr hat noch keine
Bezeichnung. Durch Klicken auf 2 kann dann die Stempeluhr benannt werden. Dies ist hilfreich, wenn
z.B. eine Uhr einem Dienstplan zugewiesen wird oder im CSV Export mit Bezeichnung benannt wird.
Die Stempeluhren melden sich jede Nacht zwischen 0:00 - 1:00 Uhr beim System um zu prüfen, ob es
neue Software gibt und geben somit ein Lebenszeichen von sich. Diese Funktion ist natürlich nur
möglich, wenn die Stempeluhr eine Internetverbindung hat. Diese Meldung der Stempeluhr kann
verwendet werden, um eine tägliche Prüfung der Stempeluhr zu machen.
Die Funktion „Tägliche Meldung“ kann für jede Uhr aktiviert werden. Ist diese Funktion aktiviert und
die Stempeluhr meldet sich nicht, dann wird man automatisch benachrichtigt, dass irgendetwas nicht
stimmt.
Unter 3 kann die Stempeluhr aus dem System entfernt werden, wenn diese nicht mehr benötigt
wird. Unter 7 sind die bereits gelöschten Stempeluhren zu finden.
Wenn eine Uhr ausgetauscht wird, dann ist die Umzugsfunktion 4 hilfreich. Wenn die Uhr bereits in
vielen Dienstplänen vorhanden ist, dann ist es nicht nötig, alle Dienstpläne durchzugehen, um die
Uhr auszutauschen. Die Umzugsfunktion erledigt alles automatisch.
Durch einen Klick auf 5 oder 6 wird eine Statistik für diese Stempeluhr angezeigt.
Wenn man einen neuen NFC-Chip als Stempelchip erstellen möchte, dann findet man die nötigen
Einstellungen unter 8, siehe Kapitel 9.4.1.
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9.4.1. Stempeln mit NFC-Chip und App
Es gibt die Möglichkeit die Zeiterfassung zu machen ohne eine Stempeluhr zu nutzen. Dafür
programmiert man einen NFC-Chips als „Zeiterfassung-Chips“.
Zunächst muss der Chip im System vom Geschäftsführer oder Verwaltung angelegt werden, das ist
notwendig, damit nicht jeder sich einen eigenen Zeiterfassung-Chip erstellen kann. Dafür reicht ein
Klick auf 8 (Kapitel 9.4). Der Zeiterfassung-Chip benötigt noch eine Bezeichnung und muss von der
Objektleitung programmiert werden.
Ist der Zeiterfassung-Chip im System angelegt, erscheint dieser automatisch in der App der
Objektleitung oder Geschäftsführer. Wie der Chip zu programmieren ist, ist im Kapitel 17 des App-
Handbuches zu finden.
Wenn danach ein Angestellter mit seinem Smartphone in die Nähe des Zeiterfassungs-Chip kommt,
wird dies als Stempelvorgang registriert und im System gespeichert.
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10. Ticketsystem
In Novoworker ist es möglich Tickets zu erstellen und an Angestellte zu senden. Der Empfänger kann
dann das Ticket annehmen oder ablehnen. Diese Art von Arbeitszuweisung soll die Zusammenarbeit
vereinfachen. Wird ein Ticket angenommen und erledigt, ist es auch möglich nachträglich aus dem
Ticket einen Arbeitsschein zu erstellen.
10.1. Ticket Vorlagen
Bevor überhaupt ein Ticket erstellt werden kann, muss eine Vorlage dafür erstellt werden. Damit es
kein ungeregeltes Chaos beim Erstellen der Tickets gibt, muss hier die Art der Tickets angelegt
werden.
Tickets die erstellt werden sollen, müssen hier vordefiniert werden. Z.B. Tickets für das Melden eines
Schadens, eine Nachschulung, Einweisung zur Arbeit usw.
Wurde eine Vorlage geschaffen, ist diese auch gleich in der App beim Erstellen eines Tickets
auswählbar.
Die bereits erstellten Vorlagen sind bei 1 zu finden.
Um eine Vorlage zu erstellen reicht ein Klick auf 4.
Die bereits erstellten Vorlagen können bei 2 bearbeitet und bei 3 gelöscht werden.
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10.2. Tickets
Die Tickets können sowohl in der App, als auch im System erstellt und an Angestellte gesendet
werden. Im Punkt „Tickets“ werden alle Tickets nach Monat aufgelistet. Bei 2 kann der Monat
umgeschaltet werden. Sollen nur Tickets von einem bestimmten Ersteller angezeigt werden, kann die
Einstellung bei 3 vorgenommen werden.
Unter den Einstellungen werden alle Tickets nach Priorität und Zeitraum aufgelistet. Bei 4 finden sich
alle Informationen zu dem Ticket. Bei 5 sind alle Angestellten aufgeführt, die zu diesem Ticket
eingeladen worden sind. Auch die Rückmeldungen von den Angestellten sind hier zu erkennen. Rot
bedeutet, der Angestellte hat es abgelehnt. Bei Hellgrün hat der Angestellte zugestimmt und
Dunkelgrün bedeutet, der Angestellte hat das Ticket bereits erledigt.
Wurden beim Erstellen des Tickets Fotos hinterlegt, dann können diese unter 6 angesehen werden.
Wenn ein Ticket von allen Angestellten erledigt oder abgelehnt wurde, dann wechselt der Status des
Tickets zu „erledigt“ und dann kann aus dem Ticket ein Arbeitsschein erstellt werden 7. Der
Arbeitsschein umfasst dann die Angestellten und deren Arbeitszeit. Wird ein Arbeitsschein erstellt,
landet dieser automatisch bei den neuen Arbeitsscheinen, siehe Kapitel 7.
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11. Führerscheinprüfung
Mit Novoworker ist es auch möglich, die Führerscheine der Angestellten prüfen zu lassen.
Als erstes bringt man einen NFC Chip an den Führerschein. Für solche Fälle haben wir einen
transparenten sehr kleinen Chip in unserer zubehör Liste. Danach muss von der Objektleitung dieser
Chip dem Angestellten zugewiesen werden. Siehe App-Handbuch Kapitel 19.
Sobald der NFC Chip des Führerscheins dem Angestellten zugewiesen wurde erscheint der
Angestellte auch gleich hier im Menü. Dabei ist bei 1 der Angestellte zu finden und bei 2 die letzte
Führerscheinprüfung. Alle drei Monate erscheint beim Angestellten auf der Novoworker App der
Hinweis, zur Führerscheinprüfung.
Ist die letzte Prüfung länger als drei Monate her, gibt es einen Hinweis dazu 3. Soll der Angestellte
aus der Prüfung rausgenommen werden, dann reicht dazu ein Klick auf 4.
Durch einen Klick auf den Namen des Angestellten, können die Bilder des Führerscheins ansehen.
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12. Einstellungen
12.1. Zubehör bestellen
Hier kann alles bestellt werden, was für den Betrieb von Novoworker benötigt wird. Stempeluhren,
Schlüsselanhänger für die Zeiterfassung oder NFC-Chips für das Leitsystem. Wir haben einige Chips in
das Sortiment aufgenommen. Je nach Einsatzgebiet ist alles zu finden, was notwendig ist. Die
Funktionsweise ist wie in jedem Onlineshop, das gewünschte Produkt in den Warenkorb legen und
Bestellung abschließen. Das Bestellte wird so schnell wie möglich versendet.
12.2. Abrechnung
Hier erhalten Sie einen Überblick über alle gebuchten Leistungen. Andere Kosten kommen nicht
hinzu. Damit haben Sie immer einen Überblick.
12.3. Landwehr Schnittstelle
Novoworker hat eine bi-direktionale Schnittstelle zu Landwehr-Software.
Über die Landwehr-Schnittstelle können folgende Funktionen bedient werden:
- Laden von Angestellten aus Landwehr
- Laden von Kunden aus Landwehr
- Laden von Objekten aus Landwehr
- Laden von Dienstplänen aus Landwehr
- Schreiben von Ist-erfassten Daten zu Landwehr
Um die Schnittstelle in Betrieb zu nehmen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Landwehr muss die Schnittstelle freigeben
2. Im L2 müssen die Daten wegen der DSGVO explizit freigegeben werden
3. Eintragen der Kunden-UUID und Mandant, welche Sie von Landwehr erhalten.
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12.3.1. Daten aus Landwehr laden
Angestellte, Kunden und Objekte können aus Landwehr geladen werden. Wird eine gültige
KundenUUID in Novoworker eingetragen erscheint im jeweiligen Menü:
Durch einen Klick darauf wird eine Übersicht aller verfügbaren Datensätze geladen, hier im Beispiel
Personal:
Unter 1 sind die Datensätze, die in Landwehr gefunden wurden, unter 3 die, die bereits zu
Novoworker geladen wurden. Durch einen Klick auf 2 wird der Datensatz aus Landwehr geladen und
in Novoworker gesichert. Wenn Irgendwelche Änderungen in Landwehr gemacht wurden, dann
reicht ein Klick auf 4 um den Datensatz zu aktualisieren.
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12.3.2. Dienstpläne aus Landwehr laden
Beim Laden der Dienstpläne, können noch verschiedene Einstellungen getätigt werden. Bei 1 wird
der Monat eingestellt. Bei 2 und 3 werden weitere Filtereinstellungen für die Übernahme des
Dienstplanes benötigt.
Wird der Dienstplan neu geladen, dann werden die Einstellungen von 2 und 3 übernommen. Danach
kann für jeden Tag und Eintrag die Filter geändert und Stempeluhren zugewiesen werden. Wird
jedoch ein weiterer Dienstplan geladen, der bereits im Vormonat geladen wurde, werden die
Einstellungen von 2 und 3 ignoriert und die Einstellungen vom Vormonat übernommen.
Unter 4 wird ein Angestellter ausgewählt oder gleich alle Dienstpläne geladen.
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12.3.3. Landwehr Ist-Erfassung melden
Wurde ein Dienstplan geladen und die nötigen Filtereinstellungen gemacht, wird die Ist-Zeiterfassung
automatisch täglich an Landwehr gemeldet.
Novoworker gleicht gegen 0:00 Uhr alle gestempelten und durch die App erbrachten Leistungen mit
dem Dienstplan ab. Entspricht die gestempelte Zeit dem Dienstplan, wird automatisch die Ist-Zeit an
Landwehr gemeldet und die Zeit im Dienstplan auf Grün gestellt. Siehe auch Kapitel 9.2.
Entspricht die gestempelte Zeit nicht dem Dienstplan, wird die Zeit auf Rot gestellt. Diese kann dann
manuell eingetragen werden und wird dann auch automatisch an Landwehr gesendet.
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13. CSV Import
Es ist möglich, sowohl die Angestellten als auch die Objekte durch einen CSV-Import schneller in das
System zu integrieren. Erwartet wird eine CSV-Datei, die jeden Angestellten/Objekt durch eine Zeile
darstellt und die Spalten durch ein Trennzeichen trennt. Ein Header für die Spaltenbezeichnungen ist
nicht notwendig.
Zunächst kann man das Trennzeichen, das in der CSV-Datei verwendet wird, eintragen und den Pfad
der CSV Datei angeben. Durch einen Klick auf „Upload“ wird die Datei geladen:
Die ersten drei Zeilen werden angezeigt, zur Kontrolle, ob die Datei richtig geladen wurde. Bei den
Auswahlfeldern 1 können dann die einzelnen Spalten zugewiesen werden. Die mit * markierten
Auswahlfelder sind Pflicht. Wird kein Passwortfeld zugewiesen, wird das Passwort automatisch
vergeben. Wurde alles zugeteilt, reicht ein Klick auf „Speichern“ und alles ist importiert.
