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Hauptbibliothek Universität ZürichGrundsatzpapier Neue Technologien 2012

Grundsatzpapier Neue Technologien 2012

Inhalt1. Situation / Ausgangslage......................................................................................................................................12. Auftrag / Ziele......................................................................................................................................................23. Grundsätze...........................................................................................................................................................24. Arbeitsgebiete......................................................................................................................................................35. Offene Punkte......................................................................................................................................................96. Weiteres Vorgehen / Termine..............................................................................................................................9

Persönliche Vorbemerkung:Dieses Grundlagenpapier ist aufgrund von Eindrücken entstanden, die ich während meiner 3-wöchigen Einarbeitungsphase bei der HBZ sammeln durfte. Die Lagebeurteilungen sind deshalb zu einem gewissen Grade persönlich geprägt und erheben dementsprechend keinen Anspruch auf absolute Vollständigkeit/Richtigkeit.Die vorliegende Auslegeordnung soll als Grundlage dienen, um mit der HBZ-Leitung ins Gespräch zu kommen und gemeinsam die notwendigen Rahmenbedingungen(Grundsatzauftrag, Arbeitsgebiete, Prioritäten) für die neu zusammengesetzte Koordinationsgruppe festzulegen.

1. Situation / Ausgangslage

Die HBZ bietet ein äusserst breites Dienstleistungsangebot auf dem Universitätsplatz Zürich an. Sie geht die vor allem durch die elektronische Medienvielfalt entstandene Herausforderung aktiv an und entwickelt sich mittelfristig zu einem Betrieb im Sinne eines gesamtheitlichen Informations- und Lernzentrums (Stichwort: Zusammenlegung FBI/SBI und Dienstleistungsausbau 2012). Mit dem gezielten Einsatz neuer Technologien wird auch versucht, Dienstleistungen und betriebliche Prozesse zu optimieren sowie den Auftritt gegen aussen attraktiver zu gestalten.

Im Sinne der besagten Technologien hat man sich in jüngster Vergangenheit vor allem auf die Schaffung von Web 2.0-Angeboten konzentriert. Zu erwähnen sind dabei insbesondere der HBZ-interne Blog sowie der im August aktivierte Facebook-Auftritt. Die Ansätze sind gut. Aufgrund diverser Ursachen (mangelnde Ressourcen, verschiedene Standorte/Betriebskulturen/Erwartungshaltungen, unklare Fokussierungen) bestehen jedoch folgende Sachlagen: Unterschiedliche Nutzung von Werkzeugen, insbesondere bei der Kollaboration

z.B. 4 verschiedene Wikis, verschiedene Kalenderanwendungen (Lotus, Google, Excel) Unklare Positionierung einzelner Tools und als Folge davon mangelnde Nutzung

z.B. HBZ-Blog: momentan eher als Einweg-Medium Zu wenig klar formulierte Zielstrategie und dadurch ungenutztes Synergiepotential

z.B. Facebook: Bezug Marketing / Workflow / Ausschöpfung weiterer Möglichkeiten Unterschiedliche Vorstellung im Umgang mit dem Innovationsbegriff

z.B. Neue Technologie allein ist nicht gleich Innovation: betrieblicher Kontext/Nutzen ist wichtig

Zusammenfassende Einschätzung:Aufgrund der gegenwärtigen Situation und der bevorstehenden Zusammenlegung besteht bei den neuen Technologien ein riesiges Chancenpotential. Dieses Potential können und werden wir nutzen.Da sich die Ressourcen-Engpässe mittelfristig aber sicher nicht entschärfen werden, sollten die Rahmenbedingungen und Grundätze vorgängig klarer definiert sowie die einzelnen Arbeitsgebiete besser gebündelt bzw. priorisiert werden.

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2. Auftrag / Ziele

Bis zum 31.12.2011 sollen die Rahmenbedingungen für den Aufgabenbereich „Neue Technologien“ definiert werden. Dies erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen dem Koordinator, dem Team und der HBZ-Leitung. Die Entscheidungskompetenz liegt bei der HBZ-Leitung.

Mit diesem Vorgehen wollen wir folgende Ziele erreichen: Wir haben ein einheitliches Verständnis über die Grundsätze

-> Wie ist unsere Haltung und allgemeine Zusammenarbeit Wir sind uns über die Themenbereiche im klaren

-> Welche Aufgabengebiete sind uns wichtig Wir kennen die prioritären Aufgaben

-> Was sind unsere Schwerpunkte im Jahr 2012 Wir wissen, mit welchen Methoden und Mitteln wir die Arbeiten planen und durchführen

-> Wie/Wann tauschen wir uns aus - welche Werkzeuge setzen wir ein

3. Grundsätze

Kontext zu realen AnforderungenDie Aufgabengebiete stehen entweder in Bezug zu formulierten/kommunizierten Strategien der HBZ-Leitung oder zu Bedürfnissen (Optimierungswünsche/Ideen) der MitarbeiterInnen und BenutzerInnen.

FokussierungDie Ressourcen sind beschränkt. Es ist wichtig, dass wir den Regelkreis „Nutzen-Machbarkeit-Aufwand“ in den Mittelpunkt stellen. Weniger ist manchmal mehr - mit Querbezug zu Synergiebildung/Prioritäten.

Synergiebildung/PrioritätenDie einzelnen Aufgabengebiete sollen in möglichst gesamtheitlichem Zusammenhang betrachtet werden. Erkannte Querbezüge oder Abhängigkeiten erleichtern das Ausmachen von Synergien. Daraus lassen sich wiederum Aufgaben sinnvoll bündeln und entsprechend priorisieren.

Mut und RealismusHier gilt es, einen gesunden Mittelweg zu praktizieren. Es liegt in der Natur der Sache, dass man bei Neuerungen von vornherein nicht sämtliche daraus resultierenden Folgen bedenken kann. Unter der Voraussetzung, dass vorgängig die wichtigen Überlegungen (Querbezug zu Kontext, Fokussierung, Synergiebildung) gemacht wurden, darf man bewusst auch mal ein Wagnis eingehen.

Internes MarketingBehandelte bzw. wichtige Arbeitsgebiete oder sonstwie intressante Themenbereiche sollen regelmässig innerhalb der HBZ vorgestellt werden (z.B. fix 3-4 Thementreffs pro Jahr). Das allein wird allerdings nicht immer reichen.Um den Anreiz zu stärken, neue Werkzeuge/Tools auch effektiv zu verwenden, sollen die MitarbeiterInnen wenn immer möglich nachfolgend aktiv unterstützt werden (Aufzeigen des Kontextes zur täglichen Arbeit: Vertiefung an Team-Meetings oder bilateral).In gewissen Fällen kann es ev. sinnvoll sein, den Einsatz von Werkzeugen/Tools durch Beschlüsse der HBZ-Leitung in einen offiziellen Status zu heben und dadurch den Nutzungsanreiz zu erhöhen.

Sitzungen - Planung - DokumentationTeamsitzung - 1x pro Monat:

Laufende Arbeiten+Pendenzen / interne Entscheide+TermineSitzung HBZ-Leitung - mind. 1x pro Quartal (ev. 1x pro Monat mit fixem Traktandenpunkt?):

Stand der Arbeitspakete / Planungs-Review / Massnahmen / EntscheidePlanung - Dokumentation:

Keine herkömmlichen Sitzungsprotokolle, sondern rollendes Planungsdokument, welches Übersicht, Pendenzen, Entscheide und Termine beinhaltet: siehe Excel-Dokument Detaillierte Dokumentation umfassenderer Arbeitspakete erfolgt jeweils separat.



Externe Zusammenarbeit / NetzwerkSchrittweiser Aufbau eines Netzwerks zu weiteren Bibliotheken bzw. Instituten zwecks regelmässigem Erfahrungsaustausch bezüglich dem Einsatz neuer Technologien. Mögliche Institutionen/Kontakte: ETH-Bibliothek Rudolf Mumenthaler Medizinbibliothek Münster Oliver Obst HTW Chur/SII Niklaus Stettler, Sonja Hamann (-> Bachelorarbeiten, Projektkurse etc.)

4. Arbeitsgebiete

Lotus-Kalender und AbsenzenlisteDoppelspurigkeit in der Verwaltung der Absenzen. Momentan Parallell-Erfassung in Lotus-Kalender sowie Excel-Datei „Absenzenliste“ -> allgemein bekannte Problematik. Vorgeschlagene Soll-Lösung:

Effektive Absenzen nur noch im Lotus-KalenderÜbersicht der Absenzen ist mittels einzurichtenden Gruppenkalendern ersichtlich Bestehende Absenzenliste abgespeckt führen -> nur Regelarbeitszeiten+Ferienplan

Voraussetzungen:Alle persönlichen Lotus-Kalender sind für die Gruppe HBZ freizugebenIm Zeitplan von Lotus sind die Regelarbeitszeiten zu erfassen (analog Absenzenliste)

Vorgehen:Dokumentation Soll-Lösung (ev. mit ITV?)

inkl. unterschiedliche Darstellung Gruppenkalender zwischen Mail und Client-Variante Webmail-Variante: übersichtlicher, aber mit Bug (Obergrenze Userzahl, z.B. .G.HBZ)

Präsentation an Thementreff 7.11. (integriert in weiteren Ausführungen von ITV?)Entscheid HBZ-Leitung bezüglich Einführungsplanung (Zeitpunkt/Kommunikation)

Evaluation Mendeley-Einsatz HBZKlärung, ob mit Mendeley eine zentrale Verwaltung aller Literaturdokumente der HBZ, momentan verstreut auf Laufwerk O, möglich ist.Wahrscheinliche Soll-Lösung:

Private Gruppen (Themengebiete/Fachbereiche) und Einladung involvierter BenutzerInnenNach Hochladen und Kopieren in Gruppen haben alle Gruppenmitglieder ZugriffEinschränkung: Gratis-Regel -> pro User max. 5 Gruppen à max. 10 MitgliedernUnsicherheit: selbst nicht lizenzierte Dokumente sind für andere sichtbar (rechtlich ok?)

Vorgehen:Direkte Umsetzung anhand konkreter Gruppen (Koordination NT und Marketing)Testen der Ablage und der Zugriffe auf die Dokumente in den GruppenNach Test-Bericht Ausarbeitung von Implementierungs-Empfehlungen

Es braucht eine Auslegeordnung vorhandener Dokumentarten/Fachbereiche,um sinnvolle (Gratis-)Gruppen zu definieren

Facebook-AuftrittReview des bestehenden Auftritts/Workflows und Ausarbeitung einer klaren Lösungs-Strategie. Ideen zu Elementen und Inhalt:

Info-Seite ausführlicher+attraktiver gestalten: Erweitern mit Diensteistungen / Karte etc.Einbezug weiterer Elemente: Links, Diskussionen (heikel!), Videorundgang, etc.Bezug zu Mobilen Endgeräte: Hinweise auf Apps für Studierende/Medizin+MNW

Eine Art „app des Monats“ für unsere wichtigsten BenutzergruppenPromotion:

Hinweis/Link auf Facebook-Seite in Mail-FusszeilenAllenfalls nur bei Bestätigungs-Mails an Studierende, die neu eingeschrieben sind?

Workflow: Verantwortung bei Redaktionsteam (je eine Person SBI/FBI/MBC/OA/EM)->Koord. Marketing?eher umgekehrte Reihenfolge gegenüber jetzt

Redaktionsteam sammelt Ideen, verfasst und publiziert die BeiträgeJedoch aktives Angehen verschiedener Einzelpersonen für Fachbeiträge

Hintergrund: Einbezug vieler MitarbeiterInnen (Begeisterung wecken)Beiträge stets unter Imageaspekten wählen - Tue Gutes und sprich darüber!Wieso z.B. nicht mal ein Beitrag zu unserer Lehrlingsausbildung?



Querbezug zu: Marketingkonzept HBZ, Website, Wikipedia-Eintrag, Einsatzkonzept Mobile EndgeräteIdeenpool (Aufnahme von Nutzerbedürfnissen)

Vorgehen:Federführung klären: meiner Ansicht nach MarketingKonstituierung Redaktionsteam und WorkflowWorkshop Redaktionsteam zwecks Erarbeitung Lösungs-StrategieUmsetzungen gemäss Lösungs-Strategie

Wikipedia-EintragReview des bestehenden Eintrags aus inhaltlicher und marketingtechnischer Sicht.Ideen zu Elementen und Inhalt:

Neue Struktur definieren - als Vorlage könnte der Eintrag der ZB dienenBestehender Eintrag eher Auflistung / sehr formell / kaum ein Link im Text

Fotos uploadenQuerbezug zu:

Marketingkonzept HBZ, Website, Facebook-Auftritt Vorgehen:

Zuerst rechtliche Problematik klären (offenbar wurde Eintrag von Wikipedia-Redaktion gekürzt) Abgrenzungs-Analyse gegenüber Website und Facebook-AuftrittNeuen Vorschlag ausarbeiten: Struktur und Inhalte mit Bedacht auf WIKI-Eigenheiten

Einsatzkonzept Mobile EndgeräteMit Sicherheit der Megatrend, demgegenüber man sich nicht verwehren kann.Es herrscht aber noch Unsicherheit, inwiefern die HBZ die Entwicklungen sinnvoll für sich nutzen kann.Ideen:

Ausleihe von Tablet-PCs: Inhouse-Benutzung in den Bibliotheken Sicherheitsfragen / Depot

Tablet-PCs mit fix heruntergeladenen Apps verfügbar Einbindung/Nutzung bestehender, lehrreicher Apps (z.B. Elsevier Anatomie Atlas)Spätere Vision -> Realisierung eines HBZ-eigenen Apps

Ausrichtung zu klären: Zugriff auf Dienstleistungen, wichtige Produkte, etc. Realisierung zu klären: intern, Informatik-Dienste oder Auftrag Fachpraktikum?

Querbezug zu: Marketingkonzept HBZ, Facebook-Auftritt

Vorgehen:Voraussetzungen schaffen

Bedarfsabklärung des Potentials mobiler Applikationen in BibliothekenMittel zur Abklärung:Fachpraktikum gb, Kurse, Schulungen, Recherchen, Brainstorming

Hardware-Bereitstellung für PilotprojektAnschaffung von 3 HBZ-eigenen Tablets (je 1 Tablet pro Bibliothek) zwecks Ausarbeitung sinnvoller Konfiguration und Testen von appsFür den Test sind wenn möglich verschiedene Tablets zu verwenden:iPad, Kindle Fire Amazon (199 Dollar/ab 15.11.), weiteres Produkt(Samsung)?

Zusammenstellung seriöser apps, die Studierenden einen echten Mehrwert bringenDurch entsprechende Fachpersonen

Aufgrund Voraussetzungen: Pilotkonzept / PilotprojektAufgrund Pilotprojekt: Umsetzungskonzept / Umsetzung

Positionierung interner HBZ-BlogDer Blog umfasst viele interessante Beiträge, die aber zum grössten Teil von einer einzigen Person verfasst wurden. Aufgrund Aussagen verschiedener Leute wird der Blog zu wenig genutzt, meist aufgrund von Ressourcenproblemen oder wegen allgemeinen Hemmschwellen. Hier ist ein eigentlicher Grundsatzentscheid zu fällen: Status Quo: Wollen wir den Blog so belassen wie anhin, d.h. Instrument auf völlig freier Basis?

> Blog dient als Trendkanal für technische Neuigkeiten > MitarbeiterInnen werden kaum Anreiz verspüren, den Blog vermehrt zu nutzen



Ausbau: Wollen wir den Blog inhaltlich anheben, d.h. Instrument mit offiziellerem Status?> Blog dient für bestimmte Bereiche als offizieller Kommunikations-Kanal> Konkret möglich für: HBZ-Infos (monatlich an Stelle von Word), Ideenpool> MitarbeiterInnen werden durch sanften Zwang ermuntert, Beiträge zu verfassen und zu lesen

Querbezug zu:Konsolidierung Kollaborations-Tools, Dokumentenablage - Grundatzanalyse, Ideenpool

Vorgehen:Vorschlag für die Zweckbestimmung durch AG KommunikationGrundsatzentscheid durch HBZ-LeitungFalls Status Quo: Positionierung kommunizierenFalls Ausbau: Blog-Struktur(Themenleiste) überarbeiten / vereinfachen

Templates für Blog-Einträge erarbeitenMitarbeiterInnen schulen/begleiten

Konsolidierung Kollaborations-ToolsDie bestehenden Wikis, basierend auf PMWIKI, werden von den verschiedenen Abteilungen unterschiedlich genutzt: von ausgedehnt(MBC) über gelegentlich(SBI) bis gar nicht(FBI). Wikis sind, sofern strukturiert und regelmässig angewendet, ein sehr gutes Mittel, um innerbetriebliche Informationen und Abläufe zu dokumentieren(siehe Organisationshandbuch MBC). Im Hinblick auf die Zusammenlegung FBI/SBI, aber auch für die HBZ gesamthaft, ist eine Konsolidierung ratsam.Querbezug zu:

Positionierung interner HBZ-Blog, Dokumentenablage - GrundatzanalyseVorgehen:

Definition der technischen Plattform für die WikisGrundsatzfrage Lotus Quickr oder opensource-ProduktFalls opensource -> welches Produkt?

PMWIKI: Vorteile: bei MBC gewohnt / Hosting bei UZHNachteile: unattraktives Erscheinungsbild / kein WYSIWIG

Evaluation anderer ProdukteMuss-Kriterien definieren (gemäss Wizard in www.wikimatrix.org)Erster Test mit PBWiki (Account erstellt unter HBZ-Mail-Adresse)http://hbzuzh.pbworks.com/w/page/46552139/FrontPageeinziger Nachteil: kein Hosting bei UZH

Grundsatzentscheid durch HBZ-Leitung: welches ProduktDefinition/Abgrenzung der Wiki-Struktur

Organisations-Handbuch FBI/SBI oder HBZ-Gesamt (FBI/SBI/MBC)Grundsatz-Struktur implementieren

Implementierung des WikisEffektive Inhalte erfassen (MitarbeiterInnen FBI/SBI/MBC begleitet durch NT)Schrittweiser Aufbau möglichViele Synergie-Effekte: Informationsmanagement, Medienkompetenz, Ausbildung

Dokumentenablage - Grundsatzanalyse Es geht darum, die Bedürfnisse für eine übergreifende Zusammenarbeits-Plattform zu ermitteln und daran anschliessend ein passendes Software-Produkt zu evaluieren. Das Produkt sollte ein Datenmanagement-System sein, das Kollaborationsfunktionen (Wikis, Blogs, Foren) beinhaltet und das langfristig auch Richtung Workflow-Management bzw. Recordsmanagement ausgebaut werden kann.Erste Ideen möglicher Produkte, die aber nach Vorliegen eines Pflichtenheftes in Bezug auf Uni-Strategie, Lizenzierung, Kosten und Eignung genau analysiert werden müssen:

Lotus Quickrhttp://www-01.ibm.com/software/de/lotus/quickr/ftp://public.dhe.ibm.com/software/emea/de/lotus/lotusquickr8_ueberblick_de.pdf

Switchtoolboxhttp://www.switch.ch/de/toolbox/

Alfrescohttp://www.alfresco.com/

iZug bzw. Produkte von 4teamworkhttp://www.4teamwork.ch/de/kunden/kanton-zug/izug-ein-weiterer-meilenstein-im-schweizer-egovernment


http://www.4teamwork.ch/de/kunden/kanton-zug/izug-ein-weiterer-meilenstein-im-schweizer-egovernment

http://www.4teamwork.ch/de/kunden/kanton-zug/izug-ein-weiterer-meilenstein-im-schweizer-egovernment

http://www.alfresco.com/

http://www.switch.ch/de/toolbox/

ftp://public.dhe.ibm.com/software/emea/de/lotus/lotusquickr8_ueberblick_de.pdf

http://www-01.ibm.com/software/de/lotus/quickr/

http://hbzuzh.pbworks.com/w/page/46552139/FrontPage

http://www.wikimatrix.org/


Querbezug zu: Positionierung interner HBZ-Blog, Konsolidierung Kollaborations-Tools, Überarbeitung Ordnerstrukturen

Vorgehen:Kontaktaufnahme/Koordination mit den Informatikdiensten

Gemäss al Anfrage an ID-Support oder direkt an Lotus-AdministratorenRoman Meng oder Orlando Procopio

aufgrund der Wichtigkeit des Anliegens sollte Kontakt etwas formeller erfolgendirekt durch HBZ-Leitung?

Klärung Strategie / Lizenzierung / Preise z.B. bezogen auf Lotus Quickr (Personal/Standard Edition)

Bedürfnisse klären und Pflichtenheft für Software-Evaluation erstellenSoftware-Evaluation

Webseite Analyse/RedesignDie letzte grundsätzliche Überarbeitung ist unlängst passiert, deshalb sind vorderhand nur Einzelkosmetiken ratsam, z.B. die Einbindung nützlicher Quicklinks. Vor allem im Hinblick auf die Zusammenlegung müssen aber Struktur und Inhalte erneut überarbeitet werden. Ideen:

Hauptseite eher überladen / Navigation teils unklar / keine Einheitlichkeit über Bereicheev. Ansatz für Neu-Strukturierung: A-Z-Angebot nach Stichworten - danach Ordnen

Querbezug: Marketing-Konzept, Facebook, Wikipedia

Vorgehen: Federführung klären: meiner Ansicht nach MarketingBenutzerbedürfnisse und veränderte Sachlagen berücksichtigenParallell dazu ev. Evaluation aus erweiterter icht(Usability) http://www.cheval-lab.ch/Generell: Zusammenlegung als willkommene Chance für Werbung in eigener Sache nutzen

Konsolidierung AusleihteamsAngleichung der Abläufe bzw. Thekenordner (Organisationshandbuch) in FBI/SBI.Querbezug zu:

Konsolidierung Kollaborations-Tools, Dokumentenablage - GrundsatzanalyseMängel mit Optimierungsbedarf (allerdings nicht prioritär):

Thekenplan in Google CalenderCarrels-RaumbelegungReservierung Klavier-Raum

Virtuelle Theke FBI-SBI-MBCDringender Bedarf im Hinblick auf 24h-Betrieb SBI im Herbst 2012.Ist aber aber auch generell ein Bedürfnis für alle 3 Teilbibliotheken.Umsetzung soll grundsätzlich mit der Software Adobe Connect erfolgen

https://collab.switch.ch/system/login?domain=collab.switch.ch&next=%2Fadmin%3Fdomain%3Dcollab.switch.ch&set-lang=de

Allerdings herrscht Unsicherheit zur Informatik-Strategie -> wird Adobe Connect demnächst abgelöst?Vorgehen:

Kontakt mit Informatikdiensten (Roberto Mazoni)Klärung Strategie / Produkt / Zeithorizont

Bestandesaufnahme mit Ansprechpersonenen Ausleihe: cf, bk, epTest-Szenario definieren / Test durchführen / Umsetzung

Dokumentlieferdienst/Fernausleihe/ILL Generell:

Arbeitsintensive Dienstleistung, die aber im Sinne der Kundenbindung als wertvoll erscheintVor allem bei nehmender Fernausleihe -> Querbezug Marketing

Dienstleistung mit rückläufiger Nutzung->Totalzahlen(Tsd.): 2008(23)/ 2009(22) / 2010(18)Zahlen im Detail: Excel-Datei

Unterschiedliche Abläufe in FBI und MBC Viele Schnittstellen und Medienbrüche (wobei Brüche, z.B. Scannen etc. kaum vermeidbar sind)




http://www.cheval-lab.ch/


Bestellung via Aleph ist unproblematisch (Ausnahme Detailnachweise bei Rechnungstellung)Grundsatzprobleme:

Zu viele verschiedene Bestelleingangswege erschweren das Handling zusätzlichZwei unterschiedliche Online-Formulare für FBI und MBC

Für Kunde nicht immer klar, ob am richtigen Ort -> FalschzuteilungenFalschzuteilungen zu FBI -> Weiterleitung an MBC bringt Probleme mit Filemaker-DBMBC setzt Spezialtool ein, das Bestellungen automatisch in die Filemaker-DB importiert

Risiko: Abhängigkeit von Einzelperson / Unsichere EntwicklungssituationHauptziel:

nur ein einziger Bestellpool, von wo aus die Zuordnung erfolgt(aktiv!) Software-Einsatz

Software-Evaluation aufgrund KriterienlisteEingeständnis

Software für gesamthafte automtische Abwicklung wird es nicht gebenVorgehen:

Grundlagenpapier auf Basis des FBI-Interviews/18.10. (obige Ausführungen detailliert)Interview bei MBC (zusammen mit CF)

Überblick Ablauf bei MBC -> MBC-AnforderungenSpezialtool Filemaker-DB: Einsatz / Technische RahmenbedingungenKlärung des Einsatzes von Doctor-Doc www.doctor-doc.com

Grundlagenpapier erweiternGegenüberstellung der beiden AbläufeMengengerüst/Aufwand für Problemfälle (Falschzuteilungen) beziffernKriterienliste für Software-EvaluationSoftware-Evaluation / Lösungsvarianten

Allgemeiner AnsatzAufwand/Nutzen-Überlegung ist von zentraler Bedeutung -> „80:20-Regel“

Grundlagenkonzept Selbstausleihe Die komplexe Einführung von RFID dürfte aufgrund der bevorstehenden Zusammenlegung und „Nachwehen“ sowie Kostenfolgen nicht vor 2014 realistisch sein. Demgegenüber scheint eine Adaption der Lösung analog MBC relativ unproblematisch. Vorgehen:

Grundsatzentscheid (etappiertes Vorgehen?)Kostenplanung - Umsetzungskonzept - Umsetzung

Ideenpool Grundsätzlich sicher ein guter Ansatz. Zu klären gilt es im wesentlichen, wie Ideen eingebracht werden sollen und wie mit den formulierten Ideen umgegangen wird. Im Sinne eines pragmatischen Vorgehens ist es sinnvoll, Ideen vorerst direkt in den Teamsitzungen durch die Mitglieder der Koordination NT aufzunehmen (später/alternativ auch in elektronischen Foren).Für Ideen aus dem Kreis der NutzerInnen sind ev. Möglichkeiten von Facebook zu verwenden.Alle Ideen werden durch Koordination NT verwaltet, bewertet und priorisiert. Kleine Aufträge werden in Absprache mit den Fachverantwortlichen umgesetzt. Grössere Themen werden in der Leitungssitzung eingebracht und dort entschieden.Querbezug zu:

Facebook-Auftritt, Positionierung interner HBZ-BlogVorgehen:

Workflow für Ideen-Einbringung und Ideen-ManagementInstrument für Ideen-Management (möglichst einfach: allenfalls Excel-Dokument)

Überarbeitung OrdnerstrukturenIst ein schwieriges Organisationsprojekt, verursacht v.a. durch die historische Entwicklung/Integration verschiedener Abteilungen/Dienstleistungen. Begriff „Recordsmanagement“ ist allerdings überrissen. Auseinandersetzung mit dem Thema ist wohl sinnvoll nach Zusammenlegung FBI/SBI im Herbst 2012, dann aber natürlich aus Sicht der gesamten HBZ.Querbezug zu:

Dokumentenablage - GrundsatzanalyseVorgehen:


http://www.doctor-doc.com/


Thematik im Rahmen anderer Aufträge (Dokumentenablage-Grundsatzanalyse) beachtenAusarbeitung Anforderungskonzept Ende 2012

Optimierung Personal-ListenMomentan existieren folgende Listen mit ähnlichen Inhalten, aber in unterschiedlichen Versionen: Ferienplan FBI/SBI Absenzenliste HBZ MBC Regelarbeitszeit MBC MBC Ferienwünsche MBC MBC Ferienübersicht MBC Geburtstagsliste HBZ Sigelliste HBZ Telefonliste HBZ (3 verschiedene Varianten)Angestrebtes Ziel:

Abspeckung bzw. Vereinheitlichung, d.h. möglichst zentrale Verwaltung aller Anforderungen Jeweils nur eine Version für gesamte HBZ oder zumindest für MBC und Rest(Standort Irchel)

Hintergründe dazu:Optimierung ist nicht nur Makulatur, sondern manifestiert eine geschlossenere Einheit der HBZAls Pilot-Projekt für spätere Überarbeitung Ordnerstrukturen, welche weitaus komplexer ist

Querbezug zu: Konsolidierung Ausleihteams, Überarbeitung Ordnerstrukturen

Vorgehen: Grundsatzentscheid durch HBZ-LeitungAanalyse der Anforderungen und Ausarbeitung eines Vorschlags für die Umsetzung

Nachträge aufgrund des Besuchs bei MBC vom 3.11.11In Ergänzung zu den aufgeführten Arbeitsgebieten sind für die MBC noch folgende Bereiche von spezieller Wichtigkeit: e-learning / Screencasts

In MBC stets selbe Anfragen zu Basic-Bedürfnissen (kosten viel Zeit). Existierende E-learning-Kurse in OLAT sind dazu fast überdimensioniert. Die Nutzer wollen eher einfache, kurze Anleitungen. Der Einsatz von Screencasts/Videoanleitungen kann hier sehr nutzvoll sein. Dazu ist momentan das Produkt Camtasia 2x installiert (Martina, Franziska: Produktion jeweils nach Bedarf). Team NT soll Einsatzkonzept erstellen und die Produktion von Screencasts unterstützen.Querbezug: Informationskompetenz, Marketing, Virtuelle ThekeVorgehen: Camtasia-Installation, Einsatzkonzept, Workflow, Standards, Produktions-Support

Einsatzkonzept Mobile Endgeräte Hier sieht man seitens MBC ein wichtiges Potential, da aus dem medizinischen Bereich eine grosse Menge an apps verfügbar ist. Team NT soll allenfalls auch die Koordination zu app-Bemühungen bzw. -Entwicklungen innerhalb der Uni ZH aufnehmen (ev. im Rahmen Fachpraktikum G. Beuchat)

Virtuelle Theke Ist ein generelles Bedürfnis, nicht nur bei FBI/SBI

QR-Code (Basisinfos: http://qrcode.wilkohartz.de/#reader)konkrete Idee bei MBC: an Regalen der Lehrbuchsammlung mit Links auf korrespondierende oder ergänzende eBooks. Weitere Einsatzbereiche bei Bibliotheken als Diskussionsbasis:http://log.netbib.de/archives/2011/04/29/qr-codes-im-bibliothekarischen-einsatz/Querbezug: Marketing, Einsatzkonzept Mobile Endgeräte, Informationskompetenz(Screencasts) Vorgehen: Konkretes Einsatzgebiet definieren(Inhalt), Pilotprojekt, Einsatzkonzept

Dokumentlieferdienst/Fernausleihe/ILLEinigkeit zu formulierten Hauptzielen: Zentraler Bestellpool, schrittweise Optimierung der ProzesseVorgehen: Dokumentation Ist-Situation / Workshop Koordination Fernleihe FBI+MBC / Konzept

Desktop Search-Tool Expliziter Hinweis auf die Schwierigkeit, Dateien auf intuitive und schnelle Art zu finden.als ev. Übergangslösung bis Dokumentenmanagement geklärt: spez. Desktop search toolMögliches Produkt (50$) mit Discount 30%: http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/Querbezug: Dokumentenablage, Überarbeitung OrdnerstrukturenVorgehen: Klärung Grundsatzbedarf, Evalution Search-Tool


http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/

http://log.netbib.de/archives/2011/04/29/qr-codes-im-bibliothekarischen-einsatz/

http://qrcode.wilkohartz.de/#reader


Zusammenfassende Einschätzung:Grundsätzlich gibt es 4 grosse Blöcke, die man ev. zuerst gesamthaft betrachten/priorisieren muss:

Marketing/Kommunikation: Facebook, Wikipedia, WebsiteFokus: aktuelle Marketing-Chancen, zumindest bei Facebook mit vertretbarem Aufwand realisierbar

Kollaboration/Kommunikation: Konsolidierung Tools, HBZ-Blog, Dokumentenablage, IdeenpoolFokus: Bevorstehende Zusammenlegung, Informationsmanagement, Identitätsgefühl

Optimierung Einzelprozesse: ILL, Selbstausleihe, Virtuelle Theke, Personal-ListenFokus: Vereinfachte Abläufe, Ressourcen-Einsparungen

Mobile EndgeräteFokus: Neuland, Pionierfunktionen

5. Offene PunkteNebst den offensichtlichen Aspekten, die im Rahmen des vorliegenden Papiers formuliert wurden (Grundsätze, Arbeitsgebiete, Grundsatzentscheide, Prioritäten), sind folgende Punkte zu klären:

Welche Ressourcen stehen dem Team „Neue Technologien“ zur Verfügung?> verfügbare/zugesicherte Zeitressourcen pro Mitglied (af, bp, gb, gu, nm) > durch betreffende Vorgesetzte zu klären und in Stellenbeschreibungen zu integrieren

Nach welchen Kriterien sollen wir die zeitlichen Aufwände planen?> nach geschätztem Aufwand oder nach verfügbaren Ressourcen> abhängig von Strategie sowie Stellenbeschreibungen

6. Weiteres Vorgehen / Termine

Kommunikation der Grundsätze in der HBZ-Leitung Di/25.10.2011Einheitliches VerständnisDefinition erster Prioritäten

Kick-Off-Sitzung Team „Neue Technologien“ Do/24.11.2011TeambildungKommunikationsregelnWerkzeugePlanung und Delegieren der ersten Aufträge

Review Grundsätze/Absegnung durch HBZ-Leitung bis 31.12.2011Klare GrundsätzeDefinitive JahresplanungKommunikation innerhalb der HBZ

Operativer Beginn des Teams „Neue Technologien“ ab 1.1.2012


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