Office as a Service - download.microsoft.comdownload.microsoft.com/.../office_365_guide_chip.pdf · Office 365 5.1 Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig 5.2 Für wen ist Office

Office as a ServiceMicrosoft Office 365 im Praxistest bei sechs mittelstaumlndischen Unternehmen

businesschipde

VorwortInhalt

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Liebe Leser

Cloud Computing mag mo-mentan der heiszligeste Trend in der Informationstechnologie sein doch die Implementa-tion von Cloud-Loumlsungen

steht erst am Anfang Nicht ohne Grund Die Einschnitte in die Struktur der firmeneigenen IT koumlnnen gravierend sein

Wie geht ein Unternehmen mit der Imple-mentation und dem Einsatz einer Cloud-Loumlsung wie Microsoft Office 365 um Welche Vorteile welche Einschraumlnkungen bringt Cloud Computing im Allgemeinen und Office 365 im Speziellen mit sich

CHIP Online Business moumlchte Einblicke in diese Prozesse liefern und hat im November 2011 die IT-Verantwortlichen unter ihren Lesern dazu aufgerufen das neue Cloud-basierte Office 365 von Microsoft auszupro-bieren und uumlber ihre Erfahrungen zu berich-ten Um diesen Test moumlglich zu machen hat Microsoft den sechs teilnehmenden Unternehmen Office 365 jeweils eine Lizenz fuumlr 25 Arbeitsplaumltze (Paket E3) fuumlr ein Jahr kostenlos zur Verfuumlgung gestellt Dazu gab es einen Beratungstag eines qualifizierten Microsoft-Partners

Unter den vielen Bewerbungen die nach dem Aufruf bei uns eingingen waumlhlten wir sechs typische Mittelstaumlndler aus Uumlber ihre jeweilige Ausgangsposition koumlnnen Sie sich im ersten Kapitel dieses Anwenderberichts ein Bild machen In den darauffolgenden acht Wochen haben wir mit den Testern regelmaumlszligig und aus-fuumlhrlich uumlber ihre Erfahrungen mit Office 365 telefoniert Herausgekommen ist eine Artikelserie die wir Ihnen hiermit zusam-mengefasst zur Verfuumlgung stellen moumlchten Wir wuumlnschen Ihnen bei der Lektuumlre viel Spaszlig und viele wertvolle Einsichten fuumlr Ihre eigene Planung

Jannis MoutafisLeiter B2B Publishing

Diese Unternehmen testeten Office 365

11 Office 365 Der Firmentest kann beginnen12 Logistik und Elektromobilitaumlt13 Ein Reiseunternehmen und ein Personaldienstleister

Erste Schritte mit Office 365

21 Umzugsstrategien und Ersteinrichtung22 Sicherheit und Stolperfallen fuumlr Admins23 Ausblick Macs Mitarbeiter Mobilgeraumlte

Migration und Nutzer-Feedback

31 Migration Licht und Schatten in der Praxis32 Erste Eindruumlcke der Nutzer33 Zwischenbilanz Die Cloud muss noch lernen

Fein-Tuning und Nutzertests

41 Funktionen finden Stolperfallen umgehen42 Nutzertest 1 Klassische Office-Arbeit43 Nutzertest 2 Mobiles Arbeiten

Rolle der Dienstleister bei Office 365

51 Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig52 Fuumlr wen ist Office 365 geeignet53 Auch Cloud Computing hat Grenzen und Schwaumlchen54 Wie steht es um den Datenschutz

Neue Workflows und Sharepoint-Plaumlne

61 Gestraffte Prozesse62 Sharepoint-Schwierigkeiten63 Sharepoint-Strategien64 Fazit Office 365 im Firmentest

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Diese Unternehmen testeten Office 365 3

Office 365 Der Firmen-test kann beginnen

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1 Diese Unternehmen testeten Office 365

bdquoImmer und uumlberall verfuumlgbar hochsicher und einfach zu bedienenldquo mit diesen Worten preist Microsoft seine Cloud-Loumlsung Office 365 an Wir wollen wissen ob das auch im Unternehmen-salltag so ist und haben einen groszligen Test gestartet Statt im Software-Testcenter muss sich Office 365 in der Praxis beweisen Dafuumlr setzen sechs Firmen Office 365 ein Jahr lang ein und berichten CHIP Online uumlber die Vor- und Nachteile sowie ihre Erfahrungen im Arbeitsalltag

Office 365 ist Microsofts einfachstes Buumlrokomplettpaket fuumlr den professionellen Einsatz Exchange Lync und SharePoint stehen im Rechenzentrum bereit Unternehmen richten nur noch ihre Benutzer ein und legen los Soweit die Theorie

Artikel von Joumlrg Geiger und Jannis Moutafis

Auszliger den selbst gefertigten Bohrsaumlgen bezieht das Unternehmen seine Waren groumlszligtenteils aus Europa und Fernost und verkauft sie europaweit

Die IT-Infrastruktur der GmbH ist aumluszligerst divers ndash vom Windows-Fileserver bis zu Linux-Servern fuumlrs Web bdquoWir wollen unser heterogenes Netz homogenisieren und konsolidierenldquo sagt Prokurist Martin Speer Durch die Nutzung eines Microsoft Terminal Servers kommen zunehmend Thin Clients statt PCs an den Arbeitsplaumltzen zum Einsatz Auch Office 2010 wird uumlber den Terminal Server bereitgestellt --gt

Bruumlder Mannesmann Werkzeuge GmbH

Die Bruumlder Mannesmann Werkzeuge GmbH ist eine Tochter der traditionsreichen Bruumlder Mannesmann AG aus Remscheid deren Wurzeln bis ins achtzehnte Jahrhundert zuruumlck gehen Neben der eigenen Herstellung von Werkzeugen und Armaturen betreibt sie Handel mit solchen Produkten und versorgt den Groszlig- und Einzelhandel sowie Baumarkt-ketten national und international

Der Handel mit Werkzeugen begann 1977 zunaumlchst mit Handwerkzeuge und Do it Yourself-Produkten importiert spaumlter kamen technische Artikel und Elektrowerkzeuge hinzu


Die Hans Schuumltt Immobilien GmbH

Die Hans Schuumltt Immobilien GmbH aus Kiel durfte 2011 ihr 75jaumlhriges Bestehen feiern Das Unternehmen bietet eine umfassende Palette an Dienstleistung rund um das Thema Immobilien an von der Verwaltung uumlber den Verkauf und Vermietung bis hin zur Test-amentsvollstreckung Es beschaumlftigt momen-tan 35 Mitarbeiter und ist nicht nur in Kiel sondern im gesamten norddeutschen Raum aktiv

Dirk Schrage ist im Verkauf taumltig kuumlmmert sich zugleich um die inzwischen umfangreiche IT-Infrastruktur Auf den zentralen Ressourcen laufen neben dem Mail-Server auch eine fuumlr dieses Geschaumlft spezialisierte Branchensoft-ware sowie ein XenServer fuumlr deren Bereitstel-lung uumlber Remote-Einwahl bdquoDamit wird zwar der Zugriff auf die Branchensoftware abge-deckt auch uumlber mobile Geraumlte und deren Apps doch das Bereitstellen von Office-Doku-menten fuumlr die Auszligendienstmitarbeiter ist damit noch nicht geloumlstldquo sagt Schrage Solche Dokumente muumlssten immer haumlufiger auch mit Kunden geteilt werden Ein wesentlicher Punkt bei Office 365 ist deshalb fuumlr ihn der dazuge-houmlrige SharePoint-Server Daruumlber hinaus will Schrage die Funktionalitaumlt des Kommunika-tions-Servers Lync testen und danach ent-scheiden was die naumlchste Telefonanlage des Unternehmens koumlnnen soll

Traditionsreich Die Zentrale der Bruumlder Mannesmann AG in Remscheid

Dennoch wuumlrde fuumlr Speer ein Umstieg auf Office 365 viel Sinn machen bdquoWir wuumlrden uns dadurch Wartung und Updates ersparen waumlren auszligerdem nicht mehr vom Grund-betriebssystem abhaumlngigldquo so Martin Speer Probleme mit letzterem gab es naumlmlich in der Vergangenheit auch als sich beispielsweise die aktuelle Version des Terminal Servers mit dem vorhandenen Office 2003 nicht so recht vertragen wollten

Speer erhofft uns mehr Flexibilitaumlt mit diesem Office-Paket gerade in Bezug auf Bereitstel-lung von Online-Speicher und Nutzung auf unterschiedlichen Endgeraumltenldquo

Fest in Familienhand Das Kieler Immobilienhaus Schuumltt konnte letztes Jahr sein 75 jaumlhriges Bestehen feiern


Logistik und Elektro-mobilitaumlt

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Next Generation Mobility KG

Die Next Generation Mobility KG (NextGM) ist ein Spin-Off der Unternehmensberatung Barkawi Management Consultants Ihr Ziel ist es den Trend eMobility zu nutzen und Unternehmen zu helfen Elektrofahrzeuge in ihre Fuhrparks zu integrieren bdquoAuch Staumld-ten und Kommunen bieten wir umfassende Loumlsungen zur Einbindung der eMobilityldquo sagt Geschaumlftsfuumlhrer Tim Ruhoff Das Geschaumlfts-modell umfasst die strategische Planung und Umsetzung von Mobilitaumltskonzepten inklusive der Nutzung einer eigenen Internet-Plattform uumlber die Mitarbeiter neben konventionellen Fahrzeugen auch eFahrzeuge (mit Reichwei-tenmanagement) buchen koumlnnen und der gesamte Fuhrpark verwaltet werden kann

Blickfang Der Tesla Roadster dient fuumlr die Next Generati-on Mobility KG als Botschafter fuumlr Elektromobilitaumlt

Damit das Thema eMobility in den naumlchsten Jahren stark wachsen kann gilt es heute die Begeisterung fuumlr eFahrzeuge bei den Firmen und deren Mitarbeitern zu wecken Zu diesem Zweck hat sich NextGM ein Exemplar des der-zeit wohl exklusivsten Sportwagen einen Tesla Roadster Sport zugelegt Diesen stellt sie als Highlight fuumlr Veranstaltungen zur Verfuumlgung bdquoKein Fahrzeug eignet sich derzeit besser als der Tesla Roadster Sport um Menschen fuumlr eMobility zu begeistern und diesen Effekt fuumlr das Firmen-Image zu nutzenldquo so Ruhoff

Momentan beschaumlftigt NextGM fuumlnf Mitar-beiter im Lauf des naumlchsten Jahres sollen es uumlber zehn werden Um sich moumlglichst unge-stoumlrt auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren zu koumlnnen und moumlglichst wenig von Fragen der IT-Infrastruktur abgelenkt zu werden will Tim Ruhoff auf Cloud-Dienste wie Office 365 setzen --gt

Gerstlauer Spedition und Logistik GmbH

Die Gerstlauer Spedition und Logistik GmbH ist ein klassischer deutscher Mittelstaumlndler Vor gut 70 Jahren in Weiszligenhorn in der Naumlhe von Ulm gegruumlndet und noch immer im Besitz der Gruumlnderfamilie aber inzwischen von einem reinen Transport zu einem ausgewach-senen Logistikunternehmen weiterentwickelt Das Angebot an Dienstleistungen reicht vom Stuumlckgutverkehr zu internationalen Frachten und vom Just-in-Time-Lieferservice bis zur fachgerechten Lagerung von hochwertigen Lebensmitteln

Was IT-Leiter Mathias Baier beim Gedanken an ein Cloud-Office besonders reizt ist die Sache mit der Client-basierten Wartung und den Updates ndash die wuumlrde naumlmlich wegfallen Auszligerdem wuumlrde man dem Wildwuchs aus verschiedenen Office-Versionen die bei Mit-telstaumlndlern so typisch sind ein Ende setzen

Die Implementation von Office 365 will Baier schrittweise angehen Erst kommt die Office-Funktionalitaumlt erst danach will er den Einsatz weiterer KomponentenV wie SharePoint oder Lync in Betracht ziehen Und gibt damit die Haltung vieler Mittelstaumlndler gegenuumlber Cloud-Anwendungen wieder bdquoIch denke man muss ein solches Produkt im Unternehmen in Aktion haben um herauszufinden ob man den ganzen Umfang in einem mittelstaumlndischen Betrieb so nutzen kann das es sich gegenuumlber den konventionellen Softwareloumlsungen lohntldquo

Gut unterwegs Gerstlauer hat sich vom Transport- zum Logistikunternehmen gewandelt


Ein Reise-unternehmen und ein Personal-dienstleister

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bdquoUnsere Mitarbeiter sind oft bei Kunden und muumlssen sich mit den Mitarbeitern vor Ort in unserem Buumlro oder mit unserem IT-Partner koordinierenldquo erklaumlrt Ruhoff Bislang habe er noch keine uumlbergreifende Loumlsung gefunden die ihm helfen wuumlrde und ist daher an Office 365 interessiert bdquoDas gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist uns ebenso wichtig wie das einfache Teilen von Dokumenten das momentan uumlber Dropbox passiertldquo Sehr inter-essant sind fuumlr Ruhoff auch die Moumlglichkeiten fuumlr Videoconferencing

Reisebuumlro Scharff

Das Reisebuumlro Scharff aus Speicher bei Bitburg hat praktisch alle Arten von Reisen im Angebot ndash vom Jugendcamp uumlber den Aben-teuertrip im afrikanischen Dschungel bis hin zu begleiteten VIP-Reisen Es unterhaumllt zwei Standorte (in Speicher und Bitburg) und drei Arbeitsbereiche Reisebuumlro fuumlr Laufkundschaft eine Gruppenabteilung im Backoffice sowie den Bereich VIP-Kunden mit Auszligenbetreuung

Von Jugendcamp bis zur VIP-Reise organisiert das Reisebuumlr Scharff

Stefan Niessner organisiert bei Scharff nicht nur Gruppenreisen sondern auch die EDV und moumlchte den bevorstehenden Umzug eines Teils der Mannschaft mitunter dazu nutzen einige Veraumlnderungen in der IT des Unterneh-mens einzufuumlhren bdquoDie drei Bereiche sollen besser zusammenwachsen Informationen leichter ausgetauscht werden und jedem uumlberall zur Verfuumlgung stehen ganz gleich ob wir ein neues Produkt in der Gruppenabtei-lung entwickelt haben und dies dem Front-

Office zur Verfuumlgung stehen soll oder ob wir Zuhause beim VIP-Kunden auf unsere Aus-schreibungen Kalkulationen oder Praumlsen-tationen auf dem Laptop zugreifen wollenldquo sagt Niessner bdquoZusammengefasst Geschaumlfts-leitung und Mitarbeiter sollen uumlberall und jederzeitauf wichtige Informationen zugreifen koumlnnen Zudem soll die Kommunikation und Zeit- bzw Terminplanung strukturiert und verbessert werdenldquo

Aquila Consulting

Die Aquila Consulting ist eine Personal- und Organisationsberatung mit Sitz in Gruumlnwald bei Muumlnchen und hat sich auf die Rekrutie-rung von Fach- und Fuumlhrungskraumlften spezia-lisiert Was Aquila von der Konkurrenz unter-scheidet ist die Tatsache dass die Agentur neben dem klassischen bdquoHeadhuntingldquo auch alternative Wege und Quellen bei der Stellen-besetzung nutzt Zum Beispiel werden hoch qualifizierte ausscheidende Zeitsoldaten der Bundeswehr in den Recruiting-Prozess mit einbezogen Das Unternehmen befindet sich auf einem starken Wachstumskurs

Die IT-Infrastruktur ist in den Haumlnden von Herrn Marcus Reinke Betriebswirtschafter mit Schwerpunkt Informationstechnik Fuumlr ihn gibt es zwei Herausforderungen die er mit Office 365 angehen will Einerseits die Diversitaumlt der von den Beratern eingesetzten PCs (Windows Mac und mehr) andererseits die notwendige Mobilitaumlt der Berater die oft bei Kunden und Kandidaten vor Ort in ganz Deutschland sein muumlssen bdquoDas Unternehmen hat eine Groumlszlige erreicht bei der wir den naumlchsten Schritt in der IT-Infrastruktur gehen muumlssenldquo sagt Reinke Die Ressourcen auf die das Aquila-Team zugreift muumlssen homogener und vor allem kollaborativer werden Bei der Erstellung von Praumlsentationen und Berichten staumlndig Dokumente hin und her zu schieben sei zeitraubend und ineffektiv die gemeinsame Erstellung von Dokumenten und deren Bearbeitung von verschiedenen Standorten aus viel sinnvoller

Erste Schritte mit Office 365 7

12 Erste Schritte mit Office 365Bei Cloud-Projekten faumlngt man zwar nicht auf der gruumlnen Wiese an trotzdem koumlnnen die Mitarbeiter nicht sofort starten Am Anfang steht auch bei Office 365 der Admin der die neue Loumlsung so einrichten muss dass sie auf die Anforderungen des Unternehmens passt

Schnelle Regestrierung

Alle Unternehmen haben bereits eine funktionierende Office-Infrastruktur Fuumlr Office 365 sind deshalb passende Umzugs-strategien und eine moumlglichst stressfreie Ersteinrichtung gefragt

Wie CHIP Online schon im Beta-Test von Office 365 feststellte ist die Einrichtung von Office 365 zwar nicht in 5 Minuten erledigt aber wesentlich einfacher als die Office-Server selbst im Unternehmen aufzubauen soweit sind sich alle Tester einig Am Anfang steht die Anmeldung fuumlr Office 365 Wichtig ist hier die richtige Angabe der Region Gibt man bdquoDeutschlandldquo ein dann wird der Vertrag mit Microsoft Irland geschlossen und es gilt EU-Recht

Einfach Office 365 ist deutlich schneller am Start alseigene Server-Installationen

Die Domaumlnen sind nach dem Schema beispielonmicrosoftcom aufgebaut bdquobeispielldquo muss natuumlrlich jedes Unternehmen selbst aussagekraumlftig besetzen etwa mit dem Firmennamen Das geht nur ein Mal deshalb sollte man lieber den Domain-Namen vorher sorgfaumlltig auswaumlhlen Und wie bei Domains uumlblich muss sie auch verfuumlgbar sein Uumlber die Schaltflaumlche bdquoVerfuumlgbarkeit pruumlfenldquo kann man den Wunschnamen testen lassen Ansonsten machte der Anmeldedialog keine Schwierig-keiten der Admin erhaumllt in wenigen Minuten seine Zugangsdaten per Mail

bdquoSofort loslegenldquo ndash bdquoDatenschutz pruumlfenldquo

Kleine und mittelstaumlndische Unternehmen sind sehr pragmatisch was ihre IT angeht Das zeigt auch die Herangehensweise an Office 365 im Test Am schnellsten ist Tim Ruhoff vom Startup Next Generation Mobility unterwegs bdquoWir stellen keinen langen Migra-tionsplan auf stattdessen wird die Software auf wenigen Arbeitsplaumltzen eingerichtet und ausprobiertldquo Stellt sich nach einem kurzen Test heraus dass das Projekt zu aufwaumlndig wird dann laumlsst man bei W Next Generation Mobility lieber die Finger davon So hatte sich beispielsweise eine eigene SharePoint-Installation in der Vergangenheit als zu komplex fuumlr die begrenzten Ressourcen eines Unternehmens erwiesen --gt

Umzugs-strategien und Erstein-richtung

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Die Testkandidaten alles mittelstaumlndische Unternehmen sind mit den noumltigen Zugangsdaten fuumlr Office 365 ausgestattet worden schon nach wenigen Tage fragte CHIP Online bei den Unterneh-men das erste Mal an Besonders interessant Im Test sind auszliger einem (fast) hauptberuflichen Admin nur Mitarbeiter die die IT-Administration nebenbei erledigen Typisch Mittelstand eben


Sicherheit und Stolper-fallen fuumlr Admins

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das noch im Aufbau begriffen ist Seitdem nutzen die Mitarbeiter Dropbox als gemeinsa-men Dateispeicher lieben die Einfachheit des Dienstes haumltten aber gerne mehr Sicherheit

Mathias Baier von der Spedition Gerstlauer hat auch im Kleinen losgelegt erst einmal die Benutzer angelegt und dann Office 2010 Pro Plus auf vier Rechnern installiert danach geht er Stockwerk fuumlr Stockwerk vor Er will jedoch speziell vor dem Einsatz der Web-Apps und Sharepoint noch mit einem Microsoft-Partner das Thema Datenschutz besprechen Die Einrichtung der Benutzer machte keinem Un-ternehmen Probleme wobei alle Admins ihre Nutzer noch haumlndisch eintragen muumlssen was bei dem Paket fuumlr 25 Nutzer noch funktoniert

Mehr oder weniger Infos

Die Geister scheiden sich beim Thema Info-material Waumlhrend einige Unternehmen mit englischer Dokumentation zufrieden sind wuumlnschen sich andere einen Leitfaden in deutscher Sprache Auszligerdem wuumlnschen sich die Unternehmen kurze Checklisten mit klaren Handlungsanweisungen

Manchmal gibt es das noumltige Infomaterial zwar schon es ist aber zu stark verteilt So wuumlnschte sich Martin Speer von Mannesmann Werkzeuge eine Anleitung wie er die Mails von seinem jetzigen Provider migrieren kann Die noumltigen Schritte beschreibt aber schon ein passendes Dokument Gut kommen bei den Unternehmen die Video-Touren an die Office 365 fuumlr Admins und Benutzer bietet auch wenn sie in englischer Sprache sind und nur mit deutschen Untertiteln funktionieren

Keine Risiken

Wenn es um die Cloud geht wird das Thema Sicherheit immer ganz heiszlig diskutiert Wie gehen die Unternehmen damit um und wo lauern noch Stolperfallen fuumlr Admins

Ein Grundvertrauen in Microsoft haben alle Unternehmen im Test Von der Sicherheit erwarten sie sich viel schlieszliglich sollten Microsofts Rechenzentren besser ab-

gesichert sein als die hauseigenen Server-Raumlume Trotzdem werden nicht blind alle Unternehmensdaten verschoben Mathias Baier von der Spedition Gerstlauer will das Thema Datenschutz als zentralen Punkt fuumlr das Gespraumlch mit einem Microsoft-Partner machen Auch bei Mannesmann ist das ein wichtiges Thema IT-Chef Speer will etwa beim Thema Mail-Archivierung keine Risiken eingehen und sich erst umfassend informie-ren Die Tatsache dass Microsoft diese Woche offiziell den Segen der deutschen Datenschuumlt-zer bekommen hat duumlrfte bei der Entschei-dungsfindung helfen

Lokale Office-Installation

Die Web-Apps wollen die Testkandidaten zu-mindest auch ausprobieren wichtig ist ihnen aber in jedem Fall das lokal installierte Office-Paket Office Professional Plus Hier gab es die meisten Fragen denn wenn schon Office 2007 oder 2010 auf einem PC vorinstalliert ist dann installiert sich das Plus-Paket einfach druumlber Die groszlige Frage war jetzt was passiert wenn man Office 365 nach einem Jahr nicht weiter nutzen moumlchte

Die Installation laumlsst sich nicht einfach ruumlck-gaumlngig machen die Unternehmen muumlssen entweder das alte Office neu installieren oder Lizenzen fuumlr Office 2010 erwerben Die Installation selbst lief bei allen Unternehmen problemlos einzig die Groumlszlige des Downloads wurde etwas kritisiert So muss man selbst bei installiertem Office 2010 rund 800 MByte laden Marcus Reinke von Aquila Consulting loumlste das Problem indem er den Download per USB-Stick auf die einzelnen PCs brachte

Kombination mit Fileserver Fuumlr Martin Speer von der Mannesmann Werkzeuge GmbH wird Sharepoint in Kombination mit einem lokalen Fileserver einge-setzt


Ausblick Macs Mitarbeiter Mobilgeraumlte

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Grundkonfiguration in einen der angebote-nen Server einarbeiten bei Gerstlauer Schuumltt und Mannesmann ist es SharePoint bei Next Generation Mobility steht vor allem Lync im Fokus Beim Thema Mitarbeiterschulung hat es vor allem Marcus Reinke von Aquila schwer seine Mitarbeiter denn sind selten gemein-sam im Unternehmen Die Grundlagen fuumlr alle wurden zunaumlchst per Mail kommuniziert einzelne Probleme wie das mit Lync fuumlr den Mac per Telefon geklaumlrt Allerdings ist eine zentrale bdquoInfostundeldquo geplant in der Reinke die Mitarbeiter grob in die Funktionen von Office 365 einweist bdquoNicht jeder ist mit neuen Systemen so experimentierfreudig wie ich und dadurch werden viele Features gar nicht entdecktldquo sagt Reinke

Hier waumlre es nicht schlecht wenn es vor-gefertigte Mitarbeiter-Schulungs-Unter-lagen gaumlbe Immerhin gibt es Videos fuumlr Nutzer die man den Mitarbeitern zeigen kann Aber leider sind auch die Videos nur in englischer Sprache gemacht die deutschen Untertitel sind nur bedingt hilfreich wenn man gleichzeitig darauf schauen muss was auf dem Bildschirm passiert

Kleine Tuumlcken im Alltag

Obwohl die Zufriedenheit uumlber den doch schnellen Start von allen Unternehmen betont wurde gab es auch uumlberall kleine Stolper-fallen Bei der Firma Gerstlauer sprang ab und zu im Betrieb ploumltzlich wieder das Konfi-gurationsfenster von Office Pro Plus auf ob-wohl das Paket bereits fertig eingerichtet war

Bei Hans Schuumltt Immobilien in Kiel hatte man Probleme bei der Uumlbertragung der Domain Office 365 beinhaltet dort ein bdquoldquo-Zeichen was die MX-Eintraumlge des aktuellen Internet-Providers nicht erlauben Leider ist der Provi-der noch nicht in einem How-to von Microsoft erfasst Bei Aquila konnten sich Mac-Nutzer nicht bei Lync anmelden der webbasierte Instant Messenger funktionierte aber tadellos Immerhin funktioniert Microsofts Support So hatte man nach drei Tagen die Loumlsung in Form neuer SIP-Server parat

Heterogene Struktur

IT in kleinen Unternehmen ist einfach und leicht zu uumlberblicken Vergessen Sie es auch dort sind heterogene Umgebungen an der Tagesordnung Office 365 muss also auch mit Macs und Linux sprechen sowie Tablets und Smartphones unterstuumltzen

Keiner der Testkandidaten ist schon komplett im Produktivbetrieb aber die ersten Schritte sind gemacht Doch wie geht es weiter Viele Admins wollen sich nach der

Videos fuumlr Mitarbeiter Eine Einfuumlhrung fuumlr Mitarbeiter-gibt es nur in englischer Sprache mit Untertiteln

Migration und Nutzer-Feedback 10

Migration Licht und Schatten in der Praxis

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Entsprechend waumlchst auch die IT kleinerer Mittelstaumlndler uumlber die Jahre situationsbedingt zu-sammen Fuumlr Strategien zur Standardisierung oder Verschlankung ist keine Zeit Groumlszligere Veraumln-derungen verursachen ndash relativ gesehen ndash genauso viel Kopfzerbrechen wie bei den GroszligenDer Normalfall sind also verschiedene Betriebssysteme verschiedene Office-Versionen und in vielen Faumlllen eine auf die einzelnen Nutzer verteilte Kommunikationsstruktur Ein Teil der Mitarbeiter nutzt Outlook andere Apple Mail oder Thunderbird Das funktioniert fuumlr die Unter-nehmen in der Praxis ganz gut stellt sich aber bei der Migration als Herausforderung dar denn schlieszliglich soll kein Nutzer seine E-Mails oder Kontakte verlieren

13 Migration und Nutzer-FeedbackDen Idealfall vom kleinen Unternehmen das eine einheitliche Computer-Ausstattung hat gibt es diesem Test genauso wenig wie im echten Leben Den Firmen ist es vor allem wichtig dass die eingesetzten Systeme zuverlaumlssig funktionieren

Vielfalt ist der Normalfall

Office 365 kriegt man relativ einfach aus den Startbloumlcken Das gilt fuumlr alle die sich eine neue IT von Grund auf aufbauen oder die eine gut standardisierte Ausgangsbasis haben

Gut standardisiert bedeutet im ersten Schritt Clients mit gleichem Betriebssystem gleichem Office-Paket und Kommunikationsdienste bei einem Anbieter Doch das ist bei kaum einem der Testkandidaten der Fall die IT ist in kleinen Unternehmen stark heterogen und historisch gewachsen Fuumlr kleinere Anfor-derungen hat man kleine Loumlsungen und Workarounds gefunden und so herrscht in der IT ein kleiner Flickenteppich von Loumlsungen die aber in der Gesamtheit funktionieren

Nachteil Mac Office 365 versorgt Mac-Nutzer nicht mit einem lokalen Office-Paket

Dass Microsoft die Nicht-Microsoft-Welt noch nicht ganz in Office 365 erfasst hat musste Marcus Reinke von Aquila Consulting erfah-ren als er Office 365 fuumlr Mac-Nutzer einrich-ten wollte Lync auf dem Mac zum Laufen zu bringen ging nicht ganz so problemlos wie bei Windows-Rechnern Auch gibt es das lokale Office-Paket (Office Pro Plus) das im Rahmen von Office 365 mitgeliefert wird nur fuumlr Windows Mac-Nutzer gehen leer aus

Mac-Nutzer muumlssten sofern dies noch nicht der Fall ist Office 2011 fuumlr den Mac selbst kaufen Die gute Nachricht Microsoft arbeitet gerade daran auch ein entsprechendes Paket fuumlr Mac-Nutzer zu schnuumlren

Mail-Migration fuumlr alle

Ein Problem war fuumlr einige Firmen auch die Migration der E-Mails Der einfache Weg waumlre es fuumlr alle Benutzer Exchange-Konten anzu-legen Doch das ist nicht jedermanns Sache denn laumlngst nicht alle Nutzer brauchen die komplette Funktionalitaumlt von Office 365 Das ist sowohl bei Scharff Reisen als auch bei Hans Schuumltt Immobilien der Fall Auch im Hinblick auf die Kosten wollen einige der Testteil-nehmer beispielsweise Aushilfskraumlfte nicht als komplette Office-365-Nutzer anlegen und bezahlen --gt


bdquoExotischeldquo Szenarien

Office 365 ist zwar fuumlr viele Aufgaben geruumls-tet doch nicht beliebig kombinierbar Martin Speer von der Bruumlder Mannesmann GmbH beispielsweise wollte die lokale Software von Office 365 (Office Pro Plus) auf seinem Ter-minal Server installieren und sie den Nutzern auf Thin Clients bereitstellen Dieses Szenario hatte Microsoft nicht auf der Rechnung der Support brauchte einige Zeit um herauszufin-den ob man das uumlberhaupt so machen kann

Wartungsplan Die Admin-Oberflaumlche informiert uumlber Wartungsarbeiten

Fazit Die Kombination von Office 365 und Terminal Server wird von Microsoft nur be-dingt unterstuumltzt Fuumlr virtuelle PCs auf dem Terminal Server kann die Client-Software Office Pro Plus nicht verwendet werden man muss das spezielle Office-Paket fuumlr Terminal Server nehmen Dennoch muss man auch hier nicht auf Office 365 ganz verzichten Die Cloud-Komponenten von Office 365 sind naumlmlich uumlber Terminal Server sehr wohl nutzbar sprich Exchange Sharepoint und Lync Zudem werden hierfuumlr guumlnstigere Pakete angeboten (E1 und E2)

Oft brauchen Nutzer nur eine Mail-Adresse keinen voll ausgestatteten PC-Arbeitsplatz Sinnvoll waumlre das beispielsweise auch fuumlr eine Firma wie der Gerstlauer Spedition die viele LKW-Fahrer beschaumlftigt

Lizenzen sparen Nicht alle Nutzer brauchen eine volle Lizenz von Office 365

Wie man diese Doppelstrategie am besten faumlhrt darauf geben die Leitfaumlden zu Office 365 auf den ersten Blick keine Antwort vor allem weil zusaumltzliche lokale Exchange-Server fuumlr die Unter-nehmen keine Option sind Microsoft hat dennoch dafuumlr eine Loumlsung parat Uumlber einen weiteren Office 365-Plan lassen sich in Exchange so genannte Kiosk-Nutzer mit 500 MByte Mailboxen anlegen Pro Nutzer berechnet Microsoft dann 357 Euro im Monat

Cloud-Probleme und die Grenzen von Office 365

Auch Microsoft muss die Server in seinen Re-chenzentren warten Der Kunde kriegt davon in der Regel nichts mit wenn er sich nicht in der Admin-Oberflaumlche die anstehenden War-tungen ansieht

Dass diese Hintergrundarbeiten auch mal zu Problemen fuumlhren koumlnnen beklagten zwei Testkandidaten So konnten sich beispiels-weise bei der Gerstlauer Spedition die am Montag Morgen neu angelegte Nutzer nicht bei Lync anmelden die bestehenden User (am Freitag zuvor angelegt) aber schon Die Ur-sache waren Wartungsarbeiten am Lync-Server die uumlbers Wochenende im Rechen-zentrum ausgefuumlhrt wurden und erledigte sich von selbst im Lauf des Tages


Erste Eindruumlcke der Nutzer

32Alles neu Der Umstieg auf die Ribbon-Oberflaumlche machte keine groszligen Probleme fuumlr diejenigen die sich bereits daran gewoumlhnt haben - was nicht immer der Fall war

E-Mail-Infrastruktur lieber komplett migrieren

Einige Nutzer beschwerten sich auch uumlber lange Wartezeiten auf Mails Bei Scharff Reisen beispielsweise liegt das aber daran dass die Firma die Mail-Migration noch nicht ganz abgeschlossen hat Bei Office 365 kann man bestehende Mail-Konten einfach abfra-gen lassen ohne die Domaumlne umzuziehen Die Abfrage der Mails erfolgt aber nur alle 30 Minuten was im Produktivbetrieb zu lahm ist Diese Probleme duumlrften sich aber nach einer kompletten Migration erledigt haben

Lync ist ein Renner

In kleinen Firmen sind die Nutzer noch viel einflussreicher als im Groszligkonzern Umso wichtiger ist das Feedback nach den ersten Tagen im Praxiseinsatz

Die Zeiten sind vorbei in denen Nutzer jedes Programm-Update einfach hingenommen haben Admins koumlnnen heute nicht einfach den Mitarbeitern neue Tools vorsetzen und erwarten dass diese alles akzeptieren Gefaumlllt die Software nicht ist der Aufschrei unter den Nutzern groszlig und der Admin muss zuruumlckrudern Bisher waren allerdings bei unseren Testern mit Office 365 keine Katastrophen zu verzeichnen

Uumlberraschend gut kommt bei den Test-kandidaten Lync an Microsofts Messenger-Komponente punktet bei Unternehmen die bisher noch gar nichts mit Instant Messaging gemacht haben und auch bei denen die bisher andere Loumlsungen hatten Das groszlige Plus die schoumlne Integration in Windows und Outlook

Office 2010 Mal schnell mal langsam

Zwar haben sich fast alle Testkandidaten fuumlr die Web-Apps von Word und Excel interes-siert in der Praxis kommt aber zunaumlchst das installierte Office 2010 zum Einsatz Hier houmlrt man vereinzelt Klagen von denen die bisher noch keine Ribbon-Oberflaumlche genutzt haben ndash ein bekanntes Office-Thema Meist geht es dabei um einzelne Funktionen die man nicht auf Anhieb findet unterm Strich kommen die Mitarbeiter aber auch mit der neuen Menuuml-struktur klar

Unterschiedliches Feedback gibt es zur Geschwindigkeit Waumlhrend die einen von Office 2010 als schnell schwaumlrmen klagen die anderen uumlber den lahmen Start Im Detail gibt es wohl tatsaumlchlich Performance-Probleme auf alten Computern die gerade noch so die Systemvoraussetzungen erfuumlllen

Lync ersetzt Telefon Mathias Baier stattet in der Spedition Gerst-lauer Arbeitsplaumltze ohne Telefon mit Lync aus


Zwischen-bilanz Die Cloud muss noch lernen

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Bei unserem Test ist das bei allen sechs Firmen der Fall Die IT-Betreuer haben hauptberuflich eine ganz andere Funktion ihre Kenntnisse uumlber professionelle IT sind unterschiedlich gut und selten durch eine entsprechende Aus-bildung fundiert Nur Marcus Reinke von Aquila Consulting ist ein Microsoft Certified Professional (MCP) aber hauptberuflich bei Aquila als Personalberater taumltig Und Mathias Baier von der Gerstlauer Spedition widmet zwar seine meiste Arbeitszeit der IT-Infrastruktur seiner Firma ist aber von Beruf Speditionskaufmann und erfuumlllt im Unter-nehmen auch andere Aufgaben

Die Online-Akademie lernt Deutsch

Die gute Nachricht ist dass Microsoft die-ses Problems inzwischen bewusst ist und auch was dagegen tut Zahlreiche Tutorials und Videos der Office 365-Webseite werden momentan ins Deutsche uumlbertragen oder es werden neue Versionen erstellt die den Gegebenheiten hierzulande angepasst sind Und auch auf Papier wird produziert Unsere Tester durften sich zumindest uumlber ein Buch der Microsoft Press freuen das ihnen vom Hersteller zugeschickt wurde in dem die Einrichtung und beispielhafte Anwendungs-szenarien uumlbersichtlich beschrieben werden

Sehr hilfreich duumlrften auch die Bemuumlhung-en der seit Sommer auch in Deutschland aktiven Microsoft Virtual Academy Diese traumlgt momentan zwar noch den Untertitel bdquoLernressourcen fuumlr IT-Prosldquo doch der Begriff bdquoIT-Proldquo ist hier flexibel zu verstehen In den Online-Seminaren werden oft genug die Art von Grundlagen beigebracht die gerade fuumlr bdquoNebenbei-Adminsldquo wie unsere Tester sehr hilfreich sein duumlrften Und die Bemuumlhungen in Richtung Nicht-IT-Profis sollen noch weiter verstaumlrkt werden versicherte uns der Her-steller Auch diese Akademie hat hinsichtlich Lokalisierung von Inhalten noch einen langen Weg vor sich (die meisten Kurse sind in Englisch) doch der Anfang ist gemacht

Office 365 - zum Erfolg verdammt

Produkte wie Office 365 stellen vor allem fuumlr Kleinunternehmen und Mittelstaumlndler eine groszlige Chance dar ihre IT-Umgebungen einfacher zuverlaumlssiger und wartungsfreier zu gestalten Doch bis dahin muss Cloud Computing gerade fuumlr diese Zielgruppe noch etwas reifen

Nicht zuletzt dank der Marktmacht von Microsoft und der enormen Verbreitung von Office als Standardausstattung am Arbeits-platz ist auch Office 365 zum Erfolg ver-dammt ndash und der Hersteller scheint auch ent-schlossen das Produkt zum Erfolg zu fuumlhren Nur sollte man bei der Betrachtung dieser Tests nicht vergessen dass es sich bei Office 365 nicht einfach nur um ein neues Produkt handelt Damit wird gleich ein neues IT-Para-digma eingefuumlhrt das des Cloud Computing Und der Umgang damit ist zur Zeit weder bei den Herstellern noch bei den Anwendern wirklich ausgereift

Luumlcken im Produktangebot

Am deutlichsten zeigt sich diese Tatsache daran dass die Produktkonfigurationen von Office 365 im Sinne der angebotenen Pakete sowie die Implementations- und Einsatz-szenarien noch reichlich Luft nach oben bie-ten Beispiel Upgrading Entscheidet sich ein Unternehmen fuumlr das kleine Paket mit 10 Arbeitsplatzlizenzen wie das bei Scharff Reisen der Fall war ist das Upgrade auf eine houmlhere Lizenz mit mehr Arbeitsplaumltzen zum jetzigen Zeitpunkt (noch) nicht moumlglich ndash Microsoft arbeitet noch daran Auch eine Erweiterung dieses Pakets mit Kiosk-Lizenzen ist noch nicht moumlglich Es ist eben erst der Anfang des Paradigmenwechsels

Auch laumlsst die Hilfestellung noch zu wuumlnschen uumlbrig die Microsoft in Form von Literatur Howtos Einsatzszenarien Best Practices und Schritt-fuumlr-Schritt-Anleitungen fuumlr Office 365 momentan zu bieten hat Das wiegt beson-ders schwer wenn man bedenkt dass im klei-nen Mittelstand die Unternehmens-IT nicht von einem IT-Vollprofi betreut wird

Fein-Tuning und Nutzertests 14

Funktionen finden Stolperfallen umgehen

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Groszlige Plaumlne Marcus Reinke von der Personal-beratung Aquila hat mehrere Sharepoint-Projekte in der Planung

SharePoint-Funktionen finden

Vor den vielen Funktionen von SharePoint kapitulierten einige unserer Tester mit dem Plan ihn selbst konfigurieren zu wollen Doch Aufgeben ist keine Option fuumlr diesen Zweck gibt es Dienstleister von Microsoft die Licht ins Dunkel bringen koumlnnen So nutzten beispielsweise Aquila und Next Generation Mobility die Expertise von Microsoft-Partnern fuumlr den Einstieg in SharePoint

Funktions-Overkill

Viele Funktionen contra einfache Bedienung Office 365 schafft es nicht in allen Bereichen die wichtigsten Funktionen schnell bereit-zustellen Speziell SharePoint uumlberfordert bei der ersten Begegnung mit seinem breiten Angebot an Funktionen die Admins So finden diese jeden Tag neue Tuning-Moumlglichkeiten

Office 365 ist Admins Liebling denn aus den Unternehmen houmlrt man unisono dass man noch nie so leicht so viele Server am Start hatte Und genau hier liegt das Problem denn man hat jetzt drei maumlchtige Server Exchange SharePoint und Lync mit jeder Menge Funk-tionen Bei Exchange sind die wichtigsten Features klar Lync uumlberzeugt durch uumlberaus einfache Bedienung und schnelle Ergebnisse Nur SharePoint bereitet vielen Admins Kopf-zerbrechen denn die wichtigsten Funktionen werden hier nirgends vorgestellt

14 Fein-Tuning und NutzertestsOffice 365 kann viel die Unternehmen in unserem Test entdecken das in der Praxis jeden Tag neu Die Herausforderung dabei ist bei so maumlchtigen Produkten wie SharePoint die passen-den Funktionen fuumlr die eigene Firma zu finden Deshalb ist auch noch kein Unternehmen zu diesem Zeitpunkt mit dem Umstieg auf Office 365 komplett fertig Vielmehr sind die Admins mit Fein-Tuning beschaumlftigt um alle Besonderheiten der eigenen IT abzubilden und kleine Probleme zu loumlsen

Doch die Projekte kommen gut voran denn gleichzeitig arbeiten immer mehr Mitarbeiter produktiv mit Office 365 In allen Unternehmen muumlssen nach wie vor klassische Office-Aufgaben erledigt werden von der Excel-Tabelle uumlber Termine bis hin zur Abstimmung mit Kunden und Lieferanten Doch auch die Anspruumlche der kleinen Unternehmen gehen weiter Die Testkandida-ten experi-mentieren fleiszligig mit mobilen Geraumlten Smartphones und Tablets tauchen fast uumlberall auf etwa fuumlr den schnellen Zugriff auf Office-Dokumente von unterwegs Spannend auch erste Sonder-projekte wie Videokonferenzen zwischen Geschaumlftsfuumlhrern verschiedener Unternehmen sollen via Office 365 abgewickelt werden


Entdeckt Funkti-onen wie Share-Point-Listen finden sich im Test nur schwer

Spezialloumlsungen wie Teamviewer sind da schneller Auszligerdem wuumlnscht man sich bei Lync auch ein passendes Kunden-Tool mit dem man auch schnell den Desktop mit Nut-zern teilen kann die kein Lync haben

Gern genutzt Lync kommt im Test gut an nur dasDesktop-Sharing koumlnnte zackiger funktionieren

Kleinere Alltagsprobleme halten die Admins auf Trab So verursacht ein installiertes Office Professional Plus unter Windows XP einen seltsamen Effekt Um den Rechner auszu-schalten muumlssen Nutzer explizit zweimal auf bdquoHerunterfahrenldquo klicken Der Bug ist bei Microsoft bekannt ein Update gibt es aber zu diesem Zeitpunkt noch nicht Ob es eins geben wird und falls ja wann konnte der Microsoft-Support nicht sagen Bei der Spe-dition Gerstlauer verfolgt man auszligerdem ein Problem beim Zusammenspiel von Office mit dem installierten Virenscanner Eine bestimm-te Excel-Datei wird dabei immer vom McAfee-Virenscanner gesperrt seltsamerweise erst seit Office Professional Plus installiert ist

Ein Tipp unsererseits Es spart Zeit wenn man sich vorher schon moumlgliche Einsatzszenarien uumlberlegt Die SharePoint-Spezialisten koumlnnen dann einfach die passende SharePoint-Funk-tion vorschlagen und helfen auszligerdem mit kleinen Tipps bei der Workflow-Optimierung (siehe auch Kapitel 5) Auf diese Weise hat man bei Aquila beispielsweise die SharePoint-Listen entdeckt weil die Performance der Web-App von Excel als Problem identifiziert wurde Im Test zeigt sich auch Nicht alle SharePoint-Funktionen passen auf die An-forderungen der kleinen Unternehmen die Projektmanagement-Features beispielsweise sind fuumlr die Beduumlrfnisse eines Personaldienst-leisters eher uumlberdimensioniert

Stolperfallen umgehen

Von Lync sind die meisten Tester schwer be-geistert und setzen es auch in der Praxis ein beispielsweise die Spedition Gerstlauer fuumlr Arbeitsplaumltze ohne Telefon Schuumltt Immobilien oder Scharff Reisen fuumlr die schnelle interne Kommunikation und teilweise als Ersatz fuumlr E-Mail da man mit Lync auch Anhaumlnge ver-schicken kann Neben dem Messaging ist vor allem die Desktop-Freigabe eine interessante Funktion fuumlr die Unternehmen Hier sollte Microsoft jedoch an der Performance-Schraube drehen denn die Bildschirmuumlber-tragung laumluft nach Meinung der Tester noch traumlge ab


Nutzertest 1 Klassische Office-Arbeit

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Kann verwirren Microsofts Ribbon-Leiste organisiert die Bedienelmente voumlllig anders

wenn es Office selbst kann Die Kompatibili-taumltsprobleme die man bei Schuumltt vorher mit aumllteren Office-Versionen hatte sind mit Office 2010 geloumlst Auch die Performance von Word amp Co stimmt im Test wobei es aber bei den meisten Testern mindestens eine Ausnahme gibt So muss man sich in der Spedition Gerst-lauer auf einem aumllteren PC rund zwei Minuten Zeit nehmen bis Word komplett gestartet ist beim Personaldienstleister Aquila nerven die Web-Apps mit verzoumlgertem Antwortverhalten

Erstkontakt mit Outlook

Outlook und Exchange sind zwar wirklich keine Newcomer aber in einigen Unterneh-men wurde bisher mit Alternativen gearbeitet oder zumindest nicht einheitlich mit Outlook Deshalb kommt man dort erst jetzt in den Genuss von Gruppenkalendern gemeinsamer Terminverwaltung und Praumlsenzinformationen etwa bei Mannesmann Auch Scharff Reisen entdeckt die Vorteile von Outlook und nutzt sie fuumlr die Planung von Events Wo man fruumlher Mails mit Terminen durch die Gegend schick-en musste und dann saumlmtliche Antworten durchgehen konnte ersetzt das heute eine einfache Besprechungsanfrage Bei Schuumltt Immobilien nutzt man diese Funktionen auch bei der Zusammenarbeit mit Partnern auch als Ersatz fuumlr viele Mails

Nutzertest 1

Die Art und Weise wie man mit Infor-mationen arbeitet mag im Wandel sein in den Unternehmen im Test haben aber die klassischen Office-Aufgaben noch die Oberhand also einfache Word- Excel- und Kommunikationsaufgaben

Ausnahmslos alle Testkandidaten nutzen das lokal installierte Office Professional Pro Plus und greifen damit auf die Cloud-Dienste von Office 365 zu Fuumlr viele Unternehmen ist das zum ersten Mal ein einheitliches Office fuumlr alle Nutzer beispielsweise bei der Bruumlder Mannes-mann Werkzeuge GmbH Fuumlr viele Mitarbeiter ist das auch der Erstkontakt mit dem Ribbon Von schnellerem Arbeiten dank neuem Menuuml berichtet kein Unternehmen momentan werden eher noch alte Abkuumlrzungen gesucht beispielsweise um schnell ein Dokument zu drucken Die eingebauten Funktionen um das Ribbon zu personalisieren werden in den Unternehmen bisher nicht genutzt

Viele kleine Vorteile

Doch in der Praxis kommen auch viele kleine Vorteile von Office Professional Plus zur Geltung beispielsweise die integrierte Funk-tion um PDF-Dateien zu erstellen Bei Schuumltt Immobilien war dafuumlr bisher ein Dritt-hersteller-Tool installiert praktisch aber


Nutzertest 2 Mobiles Arbeiten

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Tablets und Smartphones anbinden

Nur Gutes berichten die Tester dagegen von der Einbindung von mobilen Geraumlten Herum-gespielt wird dabei mit allen moumlglichen Systemen Windows Phone 7 Android und natuumlrlich iOS auf iPhones und iPads Bei saumlmtlichen Systemen sind Exchange-Konten schnell und unkompliziert eingerichtet der Abgleich via Active Sync klappt sofort Was den Zugriff auf Office-Dokumente betrifft sind die Erwartungen nicht besonders hoch Positiv uumlberrascht hier Windows Phone 7 mit besonders einfachem Zugriff

Doch auch mit den Web-Apps ist man fuumlr den Notfall in den Unternehmen zufrieden Der Wunsch nach einem voll ausgestatteten Office-Paket fuumlr Tablets kam dabei nur von Mannesmann

Sonderprojekte

Erst wenn man einer Software vertraut setzt man sie fuumlr Sonderprojekte ein Bei Lync scheint das der Fall zu sein denn die Hans Schuumltt Immobilien will den Server nicht nur als Ergaumlnzung zu E-Mail sondern auch fuumlr wichtige Video- und Telefonkonferenzen nutzen Dabei werden einmal im Quartal die Geschaumlftsfuumlhrer verschiedener Unternehmen via Computer bzw Telefon an einen virtuellen Tisch geholt Beim naumlchsten Mal soll das mit Lync gemacht werden

Fuumlr Teilnehmer die per Computer an einer solchen Konferenz mitmachen wollen aber Lync nicht auf ihren Rechnern haben bietet Microsoft als Abhilfe Lync Attendee Das ist ein kostenloser Konferenz-Client mit dem Benutzer bei denen Lync 2010 nicht installiert ist an Online-Besprechungen teilnehmen koumlnnen die mit Lync initiiert werden Microsoft taumlte allerdings gut daran die Existenz von Lync Attendee etwas breiter zu kommunizieren denn das Tool wurde von einem unserer Tester eher zufaumlllig entdeckt Schuumltt ist auch bei SharePoint sehr aktiv und plant bereits ein Projekt bei dem man uumlber Infopath und SharePoint Kunden Formulare fuumlr eine Selbstauskunft bereitstellen kann Die eingegebenen Daten sollen dann automatisch der passenden Immobilie zugeordnet und auf SharePoint gespeichert werden

Nutzertest 2

Neben den klassischen Office-Aufgaben ist auch mobiles Arbeiten fuumlr alle Unternehmen im Test ein Thema natuumlrlich auch via Smart-phone und Tablet Auszligerdem entstehen die ersten Sonderprojekte mit Office 365

Alle Unternehmen installieren die lokalen Office-Pakete auf ihren PCs gut die Haumllfte der Unternehmen will auch Macs mit installiertem Office-Paket an Office 365 andocken Doch auch die ersten Nutzertests mit Web-Apps laufen Bei Aquila loumlst man damit sehr elegant Zugriffsprobleme auf gemeinsame Excel-Listen Mit SharePoint koumlnnen zwar mehrere Nutzer auf eine Excel-Datei zugreifen jedoch nicht mit dem lokal installierten Excel Ist die Datei mit Excel geoumlffnet kann sie nur von ei-nem Mitarbeiter bearbeitet werden steht aber anderen noch zum Anschauen zur Verfuumlgung bdquoWenn mehr als ein Mitarbeiter in der Liste ar-beiten moumlchte dann fuumlhrt an den Web-Apps kein Weg vorbeildquo sagt Marcus Reinke

Und dieses Feature der gemeinsamen Bear-beitung ist besonders wichtig So kommt es in der Praxis des Personaldienstleisters vor dass drei Mitarbeiter den kompletten Arbeitstag auf eine Datei zugreifen muumlssen die Daten darauf werden wie bei einer Datenbank per-manent aktualisiert Der gemeinsame Zugriff laumluft dabei uumlber die Web-App Der Nachteil Den Apps fehlen einige Funktio-nen die man von einem PC-installierten Excel kennt Und auch einige kleine Selbstverstaumlnd-lichkeiten fehlen der Cloud-Version von Excel beispielsweise lassen sich die Dokument-ansichten nicht zoomen Vergroumlszligert oder verkleinert man die Ansicht uumlber den Browser passt sich der angezeigte Ausschnitt nicht automatisch an

Zu wenig Die Web-Apps bieten zu wenig Funk-tionen erlauben aber einfache Teamarbeit

Die Rolle der Dienstleister bei Office 365 18

Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig

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15 Die Rolle der Dienstleister bei Office 365

bdquoDas Geschaumlft mit Office 365 ist Partnergeschaumlftldquo hatte schon in einer fruumlhen Phase unserer Aktion Florian Muumlller gesagt Microsofts deutscher Produkt-manager fuumlr das Cloud-Office Im Laufe der Implementation bei den sechs Unternehmen wurde sehr gut deutlich warum Eines der Unternehmen die Next Generation Mobility ging von Anfang an den pragmati-schen Weg und lieszlig erst die komplette Einrichtung von einem Dienstleister vornehmen bevor es damit arbeitete

Und auch fuumlr die anderen fuumlnf war der der Besuch eines Microsoft-Partners sehr sinnvoll inves-tierte Zeit Von den meisten wurde er zur Haumllfte fuumlr eine Mitarbeiterschulung zur anderen Haumllfte fuumlr die Beratung des IT-Verantwortlichen genutzt Vor allem der Rat fuumlr den Umgang mit Share-Point war sehr willkommen aber auch tiefere Einsichten in die Einrichtung und die effektive Nutzung des Dienstes fanden dankbare Abnehmer

spiel war Man sollte genuumlgend Basiswissen uumlber einen Mailserver mitbringen um unter bestimmten Begriffen auch das richtige zu verstehen sonst sind auch beim einfachsten Office-365-Paket Fehler vorprogrammiert Bei einem Produkt wie SharePoint ging es bei keinem unserer Tester ohne externe Hilfe

Office 365 rechnet sich fuumlr beide Seiten

Auch aus einem anderen Grund rechnet sich der Einsatz eines Dienstleisters bdquoDa es keine Hardware zu installieren gibt ist sein Einsatz wesentlich effizienter und kostenguumlnstigerldquo sagt Helge Roth Consultant beim Kieler Sys-temhaus fat IT Solutions --gt

Fruumlhe Fehler vermeiden

Teil des Office365-Pakets das die an un-serem Firmentest teilnehmenden Unter-nehmen von Microsoft bekamen war ein Beratertag mit einem zertifizierten Microsoft-Dienstleister Wie sich zeigte war diese Art Hilfe fuumlr alle Beteiligten nicht nur sinnvoll sondern absolut notwendig

bdquoMan sollte nicht vergessen dass es sich bei Office 365 nicht einfach um ein Office-Paket fuumlr den PC handeltldquo sagt Andreas Houmltzinger der beim Dienstleister GAB aus Plattling fuumlr das Consulting rund um Microsoft-Produkte zustaumlndig ist Office 365 hat mit Exchange Lync und SharePoint drei Server-Produkte mit im Gepaumlck bdquoDiese Produkte werden zwar immer leistungsfaumlhiger und sicherer doch gleichzeitig werden sie immer komplexer auch wenn sie in der Cloud-Variante noch relativ einfach einzurichten sind und nicht den Funktionsumfang einer lokalen Install-ation mitbringenldquo

Das Resultat sind haumlufig Implementationsfeh-ler gleich bei der Einrichtung die im weiteren Verlauf fuumlr noch mehr Fehler und Irritationen sorgen Denn auch wenn die Einrichtung von Exchange in Office 365 nach einhelliger Meinung der meisten Tester ein Kinder- Peter Haupt bdquoErst die Anforderungen fuumlr SharePoint pruumlfenldquo


Fuumlr wen ist Office 365 geeignet

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Er ist zudem nach der Inbetriebnahme nicht so haumlufig noumltig wie bei einer lokalen Install-ation da die Verwaltung von Office 365 mangels Hardware und aufgrund eines geringeren Funktionsumfangs vom Nutzer selbst einfacher zu handhaben ist

Fuumlr die Systemhaumluser scheint sich Office 365 indes als lohnendes Betaumltigungsfeld zu mausern denn zumindest uumlber eine man-gelnde Akzeptanz des Produkts beim Kunden konnte keiner der an der CHIP-Aktion betei-ligten Dienstleister klagen ndash nicht nur bei ihrer angestammten Kundschaft Kerstin Rachfahl Mitinhaberin des Systemhauses Rachfahl in Hallenberg hat bereits mehr als 40 Unter-nehmen aus ihre Kundenstamm in die Cloud gebracht und ist mehr als optimistisch bdquoInzwi-schen werden wir auch uumlber unsere Webseite von Unternehmen angeschrieben die wir nicht kennen und die in der Erkundungsphase sind weil sie beispielsweise eine Alternative fuumlr ihren Small Business Server 2003 suchenldquoPeter Haupt Geschaumlftsfuumlhrer des Aachener Systemhauses utilitas glaubt an Office 365 als kuumlnftiges Wachstumsfeld fuumlr sein Unter-nehmen und hat einen umfassenderen Ansatz gewaumlhlt um mittelstaumlndische Kunden zu bedienen Er sieht die Erweiterbarkeit von Office 365 mit ergaumlnzenden Anwendungen als Chance ebensolche Erweiterungen selbst zu bauen und anzubieten Dazu gehoumlren bei-spielsweise Module fuumlr die Projekt- Vertrags- oder IT-Verwaltung

Wenn IT kein strategisches Thema ist

IT aus der Steckdose nur mit einer gutenInternet-Leitung und ohne eigene Infra-struktur ndash mit dem Gedanken koumlnnen sich zumindest theoretisch viele Mittelstaumlndler anfreunden Doch gibt es so etwas wie den bdquotypischenldquo Office-365-Kandidaten

bdquoFuumlr ein Groszligunternehmen wie einer Bank ist Office 365 weniger geeignet doch wenn ein Kleinunternehmen keinen eigenen Small Business Server betreiben oder sich den Ad-min ersparen will dann ist es damit ganz gut bedientldquo sagt Manfred Tropper Geschaumlftsfuumlh-

rer des Muumlnchner Dienstleisters Mantronet Seine Firma hat bereits einige ihrer Bestands-kunden mit weniger als zehn Mitarbeitern in die Cloud gebracht und sie fahren damit gut

bdquoWenn die IT fuumlr ein Unternehmen kein stra-tegisches Thema ist und es auch nicht in eine eigene Infrastruktur investieren will dann ist es ein Kandidat fuumlr Office 365ldquo bestaumltigt auch Andreas Houmltzinger von GAB Ohnehin wuumlrden viele Mittelstaumlndler erst dann in IT investie-ren wenn es gar nicht anders geht bdquoFuumlr viele dieser Unternehmen ist Office 365 ein Segen denn seine Funktionalitaumlt ist in enges Korsett gepresst und die Installation laumlsst sich auf einfache Weise erweitern oder kuumlndigenldquo

Nicht nur fuumlr Kleinfirmen

Hinzu komme die Tatsache dass die Kosten fuumlr Office 365 direkt absetzbare Betriebs-kosten sind und keine Investitionen die erst uumlber mehrere Jahre abgeschrieben werden koumlnnen Die GAB hat aus ihrem Kundenport-folio 10 bis 15 Kunden identifiziert fuumlr die das Cloud-Office die bessere Wahl waumlre und hat mehrere bereits migriert Dazu gehoumlrt auch so manches Unter-nehmen mit einem Handels-volumen von 50 bis 100 Millionen Euro

Houmltzinger macht auch die Eignung weniger an der Zahl der PC-Arbeitsplaumltze fest son-dern eher an der Struktur des Unternehmens bdquoAuch eine Firma mit 1000 Mitarbeitern kann ein Kandidat sein typisch sind jedoch Instal-lationen mit bis zu 200 oder 300 PC-Arbeits-plaumltzenldquo bestaumltigt er Das Gute am Produkt sei dass es auch hybride Umgebungen zu-laumlsst also wenn bei einer groumlszligeren Firma nur ein Teil der Arbeitsplaumltze in die Cloud migriert

Andreas Houmltzinger bdquoDas enge Korsett von Office 365 ist fuumlr viele ein Segenldquo


Auch Cloud Computing hat Grenzen

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Den Internet-Flaschenhals vermeiden

An eine Sache sollten kuumlnftige Nutzer aller-dings rechtzeitig denken vor allem Unterneh-men im laumlndlichen Gebiet Bei Office 365 fin-det die Datenverarbeitung in der Cloud statt also in einem weit entfernten Rechenzentrum Die Internet-Verbindung sollte deswegen fuumlr diese Aufgabe leistungsfaumlhig genug sein vor allem in Sachen Upload-GeschwindigkeitJe nach Firmengroumlszlige und Anzahl der ange-schlossenen PCs sollte letztere bei mindestens 500 Kbits sein 1 Mbits waumlren noch besser

Versteckte Fallen

Wie unser Test oumlfter gezeigt hat ist Cloud Computing vom Ansatz her ein Riesen-sprung nach vorn doch die Praxis steckt noch voller kleiner Tuumlcken Einige davon sollte man besser kennen um mit einem Produkt wie Office 365 richtig umzugehen

Office 365 soll das Leben von Mittelstaumlndlern leichter machen und ihnen gleichzeitig eine IT-Infrastruktur zur Verfuumlgung stellen die auf der Houmlhe der Zeit ist Der Anspruch mag nicht zu hoch gegriffen sein wenn man all die Funktionalitaumlt beruumlcksichtigt die damit bereitgestellt wird Gerade letztere macht aber das Produkt schwieriger zugaumlnglich vor allem wenn es sich bei demjenigen der sich um die IT in einem Kleinunternehmen kuumlmmern muss nicht um einen IT-Profi handelt Denn er muumlsste nicht nur uumlber die Funktionalitaumlt an sich Bescheid wissen sondern auch uumlber deren Grenzen

Die Dienstleister bemaumlngelten beispielsweise die Tatsache dass bei Exchange in Office 365 in der kleineren Lizenz mit bis zu 25 Arbeits-plaumltzen eine Einbindung von Active Directory nicht moumlglich ist beziehungsweise nur mit einem Upgrade auf ein teureres Paket Aus deren Erfahrung gibt es allerdings kaum ein Unternehmen mit 25 PC-Arbeitsplaumltzen das nicht Active Directory laufen hat

Wie setzt man SharePoint am besten ein

Erwaumlhnenswert fanden die Dienstleister au-szligerdem dass man Lync in der Cloud-Variante nicht als Ersatz fuumlr die eigene Telefonanlage einsetzen kann weil damit keine Anrufe ins externe Fest- und Mobilnetz moumlglich sind Auch die Tatsache dass das Thema Fax bei Exchange nicht integriert ist wurde moniert Denn Fax spiele bei vielen Unternehmen besonders im Auftragseingang nach wie vor eine tragende Rolle

Auf die Erfahrung der Dienstleister besonders angewiesen waren unsere Tester im Fall von SharePoint Einerseits wussten alle was man mit SharePoint grundsaumltzlich machen kann doch nicht genau wie sie selbst das Produkt in ihrem Unternehmen nutzen sollen Von Microsoft selbst laumlsst die Literatur und Doku-mentation uumlber SharePoint gerade fuumlr diese Art von Kunden noch einiges zu wuumlnschen uumlbrig Erst die Gespraumlche mit dem Microsoft-Partner machten das Bild etwas klarer und die Einsatzszenarien deutlicher bdquoMan sollte zuerst die eigenen Anforderungen sorgfaumlltig pruumlfen bevor man seine Nutzer darauf loslaumlsstldquo warnt Peter Haupt von utilitas

Manfred TropperbdquoSharePoint lebt vom Customizingldquo

Helge Roth bdquoOhne Hardware rechnet sich der Beratereinsatz besserldquo


Wie steht esum den Datenschutz

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bdquoEs gibt hinsichtlich Datenschutz grundsaumltzlich zwei Sorten von Unternehmenldquo hat Kerstin Rachfahl beobachtet bdquoSolche die sich grund-saumltzlich nicht viel daraus machen und solche fuumlr die das Thema Datenschutz ganz oben auf der Agenda stehtldquo Bei letzteren handle es sich oft um Unternehmen die viel mit vertrau-lichen Daten arbeiten und deswegen strikte Richtlinien befolgen muumlssten Dazu gehoumlren Dienstleister oder Produktionsbetriebe die viel mit Kundendaten oder Produktdaten zu tun haben sowie oumlffentlich-rechtliche Ein-richtungen und Kommunen

Ein Gewinn in Sachen DatensicherheitZudem sei Office 365 nach einhelliger Mei-nung der Dienstleister fuumlr die meisten Nutzer in Sachen Datensicherheit ein Gewinn da die Daten in einem Microsoft-Rechenzentrum besser gesichert seien als bei der oft luumlcken-haften Infrastruktur vieler KMUs Sowohl was das Backup als auch den Zugang zu vertrau-lichen Daten betrifft duumlrfte man bei einem Hersteller wie Microsoft ein houmlheres Maszlig an Professionalitaumlt annehmen

Noch dazu merzt das Cloud-Office so man-che triviale Schwaumlche einer lokalen Installa-tion aus zum Beispiel bei den Passwoumlrtern bdquoDass manche Nutzer uumlber zehn Jahre hinweg dasselbe dreistellige Passwort verwenden kommt leider immer noch vorldquo sagt Andreas Houmltzinger Die Passwort-Policy von Office 365 hingegen zwinge Nutzer dazu komplexere Passwoumlrter zu nutzen und diese auch regel-maumlszligig zu aumlndern

Einschraumlnkungen und Erweiterungen

bdquoSharePoint spielt besonders mit Microsoft CRM gut zusammenldquo findet beispielsweise Helge Roth Dadurch lasse sich eine kunden-zentrierte Struktur fuumlr Daten und Ordner anle-gen Da es CRM auch als Cloud-Version gebe sei das eine sehr sinnvolle Ergaumlnzung

Allerdings muumlsse man bei SharePoint in der Office-365-Variante einige Einschraumlnkungen mit auf die Rechnung setzen bdquoSharePoint lebt vom Customizingldquo findet Manfred Tropper und gibt zu bedenken dass die Anpassung auf die eigenen Beduumlrfnisse nur sehr bedingt moumlglich ist bdquoAuf lange Sicht koumlnnte es sein dass die Online-Version die eigenen Beduumlrf-nisse nicht abdecktldquo warnt er

Aus dieser Not um SharePoint herum hat Peter Haupt von utilitas eine Tugend gemacht Zum einen hat er das Konzept fuumlr seine Mitarbeiterschulungen fuumlr SharePoint system-atisiert und verfeinert so dass er auf einzelne Nutzerprofile eingehen und auch viel uumlber Web-Meetings abwickeln kann Zum anderen hat er seine SharePoint-Erweiterungen so pro-grammiert dass sie zwar die Einschraumlnkungen der Cloud-Variante beruumlcksichtigen aber auch bei einem Umstieg auf die On-Premise-Variante lauffaumlhig sind

Bessere Datensicherheit

Bei Diskussionen uumlber Cloud Computing stand in der Vergangenheit das Thema Da-tenschutz immer wie ein boumlses Gespenst im Hintergrund Sowohl unsere Tester als auch die an der CHIP-Aktion beteiligten Dienst-leister sehen die Sache eher gelassen

Microsoft hat fuumlr seine europaumlischen Rechen-zentren inzwischen nicht nur alle moumlglichen Zertifizierungen eingeholt sondern auch den Segen deutscher Datenschuumltzer bdquoDie ganz groszligen Diskussionen zumindest sind seitdem verstummtldquo bestaumltigt Andreas Houmltzinger von GAB Vor allem die Tatsache dass die Daten in Europa verarbeitet werden genauer gesagt in Microsofts Rechenzentrum in Dublin sorgt fuumlr mehr Vertrauen

Kerstin Rachfahl bdquoBeim Datenschutz scheiden sich die Geisterldquo

Neue Workflows und Sharepoint-Plaumlne 22

GestraffteProzesse

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Links statt Dateien

Definiert man neue Ziele fuumlr ein Unterneh-men dann kann man Prozessoptimierung jedes Jahr wieder auf die Agenda setzen Im Test zeigt sich dass in Office 365 viele kleine Perlen schlummern

Einen sehr interessanten Ansatz zum Thema Prozessoptimierung verfolgt man bei Schuumltt Immobilien Vorher war Dateitransfer zwischen Mitarbeitern Partnern und Kunden gleich-bedeutend mit dem Verschicken wuchtiger Dateianhaumlnge per Mail Heute erledigt man das mit Office 365 eleganter via Sharepoint Statt der Datei selbst verschickt man per Mail nur noch Links auf Dokumente die auf Share-point-Freigaben liegen Die Vorteile Niemand bewegt mehr die gleichen Dateien doppelt und dreifach und auch Versionschaos gibt es nicht mehr So landen Kundeninfos wichtige Dateien fuumlr Lieferanten und auch Material fuumlr die PR-Arbeit einmal auf dem Sharepoint und alle sind versorgt

Direkte Kommunikation spart Zeit

Einer der Gewinner im Office 365-Test ist Lync Viele Unternehmen haben den Messenger als neues Kommunikationsmittel entdeckt schneller als Mail aber weniger stoumlrend als Telefonanrufe Bei der Spedition Gerstlauer profitieren vor allem Arbeitsplaumltze ohne Tele-fon von den neuen Kommunikationsmoumlglich-keiten per Lync

Auch bei Scharff Reisen nutzt man Lync mittlerweile im ganzen Unternehmen inten-siv auch mal um Dateien schnell zu senden Auszligerdem praktisch sind die Praumlsenzinforma-tionen Man kann via Lync schnell und einfach sehen wer gerade erreichbar ist und wer nicht Lync kommt im Test aber vor allem deshalb gut an weil die Einrichtung sehr einfach geht und der Funktionsumfang uumlbersichtlich ist

Einheitliche Mails und Kalender

Es kam zwar unerwartet aber im Test zeigte sich ganz klar dass die wenigsten kleinen Unternehmen eine einheitliche E-Mail- und Kalender-Strategie verfolgen Der Normal-fall sind verschiedene Mail-Clients und lokal gepflegte Kalender bei denen Uumlbertragungs-fehler genauso alltaumlglich sind wie verschollene Aufgaben Sind viele Nutzer beim ersten An-blick von Outlook erstmal uumlberfordert finden sie sich nach einer kleinen Eingewoumlhnungszeit schnell zurecht und nutzen neben Mails vor allem Gruppen-Features etwa gemeinsame Kalender oder Termineinladungen So erfreut man sich etwa bei Scharff Reisen am neuen Outlook-Standard und hat den Workflow mit Abwesenheitsnotizen und gemeinsamen Kon-takten gestrafft

16 Neue Workflows und Sharepoint-PlaumlneRichten sich die Unternehmen nach der Software oder die Software nach den Unternehmen Im groszligen Test von Office 365 der ein Jahr lang in sechs deutschen Unternehmen laumluft erkennt man beides

Doch eine Seite uumlberwiegt klar Die Unternehmen picken sich die fuumlr sie relevanten Funktionen aus Office 365 heraus und optimieren ihre bestehenden Workflows Eine Revolution der Arbeits-weise konnten wir in keiner Firma beobachten bdquoProzesse straffen statt umbauenldquo ist das Motto


Sharepoint-Schwierig-keiten

62Externer Zugriff ist dagegen wieder sehr interessant fuumlr das Unternehmen aber wie klappt der Zugriff von Auszligen ohne Sicher-heitsluumlcken Viele Anforderungen stellten die Tester nicht bei allen houmlrte man aber als Sharepoint-Wunsch den einfachen Austausch von Dateien auch mit externen Partnern so-wie das gemeinsame Editieren von Texten und Tabellen

Wenig Speicherplatz schmaler Upstream

Vielen Testern ist das Ungleichgewicht zwi-schen Mailbox- und Sharepoint-Speicherplatz nicht klar Warum kriegt ein Nutzer 25 GByte fuumlr sein Postfach und nur 500 MByte fuumlr Sharepoint Bei Mannesmann muss man sich also erst uumlberlegen ob man die 350 GByte Fotos fuumlr Marketing-Zwecke auf Sharepoint uumlberhaupt bereitstellen kann Soll man Datei-en also weiterhin per Mail schicken

Auch die Frage nach dem passenden Upstream der Internet-Verbindung traf einige Unternehmen uumlberraschend Gluumlck wenn man wie Mannesmann sehr gute Kontakte zu seinem Internet-Provider hat und der schnell aus ADSL eine SDSL-Leitung machen kann Ansonsten sind Standard-DSL-Leitungen bei stark genutztem Upload einfach die falsche Wahl

Zu komplex fuumlr andere Aufgaben

Sharepoint muss einfacher werden das ist die Kernbotschaft aller Tester Ohne Hilfe eines Microsoft-Partners ist es schwer fuumlr Unternehmen die relevanten Funktionen selbst zu entdecken

Die Personalberater von Aquila sind Such-spezialisten haben sie sich doch auf das Aufspuumlren passender Bewerber fuumlr Fuumlhrungs-aufgaben in Unternehmen spezialisiert Vielleicht ist das mit ein Grund warum der IT-Verantwortliche Marcus Reinke das ein oder andere Sharepoint-Feature ohne fremde Hilfe aufspuumlren konnte Immerhin identifizierte Reinke die Projektverwaltung in Sharepoint als zu komplex fuumlr eine dynamische Personalbe-ratung Was er will ist eine einfache Ordner-struktur in der Cloud um wichtige Dateien schoumln sortiert fuumlr alle erreichbar ablegen zu koumlnnen Mit Hilfe des Microsoft-Partners konnte Reinke dann auch noch Sharepoint-Listen als moumlgliches Feature und einfach einzurichtende Datenbank finden das sein Unternehmen weiterbringt

Einfache Wizards noumltig

Eine Moumlglichkeit das Feature-Monster Share-point zu zaumlhmen waumlren aufgabenorientierte Wizards Sie wollen mehreren Nutzern erlau-ben gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten Kein Problem klicken Sie sich hier durch Sie moumlchten eine Freigabe fuumlr eine Lieferanten einrichten Dann klicken Sie hier Martin Speer von der Mannesmann Werkzeuge GmbH will beispielsweise gar nicht alle Dateien in Share-point speichern denn fuumlr seine Mitarbeiter klappt das im heimischen LAN uumlber den Dateiserver ohnehin schneller

Sharepoint statt Mails Dirk Schrage von Hans Schuumltt Immo-bilien verlagert Mail-Attachments auf Sharepoint-Freigaben


Sharepoint-Strategien

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Sharepoint macht Dokumenten-Management

Die Spedition Gerstlauer sieht Sharepoint in erster Linie als riesiges Dokumenten-Manage-ment-System Mit Hilfe des Microsoft-Partners hat man mehrere konkrete Einsatzszenarien definiert etwa den Import von bestehenden Access-Datenbanken die fuumlr den Verkauf genutzt werden sollen Sharepoint soll dabei Angebote und tatsaumlchliche Auftraumlge gegen-uumlberstellen Die Spedition will so schneller feststellen aus welchen Angeboten konkrete Auftraumlge werden Ein zweites Thema ist bdquoRechnungen digitalisierenldquo

Versionierung Sharepoint zeigt alle Aumlnderungen an einer Datei genau an

Dabei ist noch zu klaumlren ob es auch eine einfache Moumlglichkeit gibt um in Sharepoint Belege zu eingepflegten Rechnungen zuzu-ordnen Gerstlauer will so Papier und Akten-ordner reduzieren Auch das gemeinsame Bearbeiten von Dateien ist ein Thema wobei man in der Spedition im ersten Schritt schon damit zufrieden ist dass man mit Sharepoint eine Versionsverwaltung hat Beispielsweise kann man bei der Vergabe von Paletten genau sehen wer welche Aumlnderungen an der zuge-houmlrigen Bestandsliste gemacht hat

Dokumentenflut eindaumlmmen

Im Test zeigt sich klar die zweite Saumlule im Buumlro neben Exchange wird Sharepoint Doch die Unternehmen haben im Test ganz unter-schiedliche Vorhaben auf der ToDo-Liste

Bei Schuumltt Immobilien hat man einen klaren Plan was Sharepoint anbetrifft Via Infopath sollen Formulare bereitstehen die dann fuumlr Selbstauskuumlnfte genutzt werden koumlnnen und uumlber Sharepoint direkt eingesammelt werden Das soll Tipparbeit sparen manuelle Fehler minimieren und uumlberhaupt den kompletten Prozess der Bewerbererfassung beschleuni-gen Uumlberhaupt ist man bei Schuumltt recht ange-tan vom Thema Cloud denn die Arbeitsweise orientiert sich in dem Unternehmen ohnehin Richtung Dokumente weg vom konkreten Betriebssystem und die Dokumente sollen am besten uumlberall bereitstehen Da versteht es sich fast von selbst dass der komplette Dokumentenaustausch von Mail-Attachments zu Sharepoint-Freigaben wandern soll

Auch beim Personalberater Aquila soll Share-point einerseits als Dateispeicher arbeiten andererseits aber auch die Flut an Excel-Dokumenten eindaumlmmen Vor allem die datenbank-basierten Sharepoint-Listen koumlnnten Excel in verschiedenen Bereichen des Unternehmens den Rang ablaufen Was die Bereitstellung von Dokumenten betrifft koumlnn-te man sich bei Aquila durchaus verschiedene Webseiten als Anlaufstelle fuumlr Kunden vorstel-len Der Plan Kunden koumlnnen sich via Share-point jederzeit live informieren wie der Stand der Dinge im Projekt ist Und auch ein Wiki steht schon laumlnger auf der ToDo-Liste da man das auch via Sharepoint einrichten kann ist auch das eine Option


Fazit Office 365 im Firmentest

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lokale Thunderbird-Clients zu migrieren Dass hier viele kleine Unternehmen mit historisch gewachsenem Mail- und Kalender-Wildwuchs kaumlmpfen erschwert den Umstieg

Einfach aber nicht so einfach

Office 365 ist einfacher als eine lokale Install-ation der drei Server Lync Exchange und Sharepoint Speziell an der Nutzerfuumlhrung muss Microsoft aber noch feilen Es ist ein Unding dass keines der Unternehmen im Test selbstaumlndig in der Lage war die wichtigsten Funktionen von Sharepoint zu identifizieren Selbst wenn die Unternehmen schon eine genaue Vorstellung vom Praxiseinsatz haben beispielsweise beim gleichzeitigen Bearbeiten von Excel-Dateien finden sie die passende Funktion in Sharepoint nicht Auch geschulte Microsoft-Partner haben nicht immer sofort alle Sharepoint-Antworten parat ein klares Zeichen dass das Produkt so zu kompliziert fuumlr kleine Unternehmen ist

Flexibel aber nicht so flexibel

Mit der Cloud wollen sich viele Unternehmen vor allem auch Flexibilitaumlt holen Leider ist das bei Office 365 nicht uumlberall moumlglich Will man die Grenzen der von Microsoft geschnei-derten Pakete aufbrechen stoumlszligt man schnell auf Hindernisse sei es etwa beim Erwerb von zusaumltzlichen Kiosklizenzen beim Aufstocken des Speicherplatzes von Sharepoint oder bei der Versorgung von Mac-Nutzern mit einem eigenen Office-Paket

Geht es auch einfacher

Office 365 bringt kleinen Unternehmen groszlige Technik recht einfach ins Haus Dort angekommen hakt es aber an vielen Stellen Microsoft muss hier ansetzen und sein Cloud-Office auch im Betriebeinfacher machen

Nur eines von sechs Unternehmen im Test konnte sich mit Office 365 uumlberhaupt nicht anfreunden Cloud-Dienste sollen fuumlr Tim Ruhoff von Next Generation Mobility KG moumlglichst einfach sein Die Kernanforderung Nutzer sollen sich nach wenigen Minuten selbst zurecht finden ist der Dienst nicht selbsterklaumlrend faumlllt er durchs Raster Share-point beispielsweise ist fuumlr das Unternehmen deshalb keine Option Anders bei der Spe-dition Gerstlauer Deren IT-Verantwortlicher Mathias Baier freut sich uumlber die drei Server die Office 365 viel einfacher als gewohnt bereitstellt Trotzdem will Gerstlauer erstmal die Mails nicht zu Exchange migrieren Share-point ist das groszlige Thema fuumlr die Spedition

Schnell aber Probleme im Detail

Von den Unternehmen im Test houmlrt man dass es gut ist dass man Office 365 sehr einfach ausprobieren kann Schwieriger wird aber schon der Schritt von der reinen Admin-Testumgebung zu einem sinnvollen Test-szenario inklusive aller Mailkonten und dem Umzug einer Domaumlne Hier tut Microsoft gut daran die Migrationsszenarien zu erweitern und nicht nur den Umzug lokaler Exchange-Server zu beschreiben sondern auch die richtigen Vorgehensweisen um beispielsweise

Formularsammler Per Infopath soll Sharepoint automa-tisch Bewerberinfos einsammeln

VorwortInhalt

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Liebe Leser

Cloud Computing mag mo-mentan der heiszligeste Trend in der Informationstechnologie sein doch die Implementa-tion von Cloud-Loumlsungen

steht erst am Anfang Nicht ohne Grund Die Einschnitte in die Struktur der firmeneigenen IT koumlnnen gravierend sein

Wie geht ein Unternehmen mit der Imple-mentation und dem Einsatz einer Cloud-Loumlsung wie Microsoft Office 365 um Welche Vorteile welche Einschraumlnkungen bringt Cloud Computing im Allgemeinen und Office 365 im Speziellen mit sich

CHIP Online Business moumlchte Einblicke in diese Prozesse liefern und hat im November 2011 die IT-Verantwortlichen unter ihren Lesern dazu aufgerufen das neue Cloud-basierte Office 365 von Microsoft auszupro-bieren und uumlber ihre Erfahrungen zu berich-ten Um diesen Test moumlglich zu machen hat Microsoft den sechs teilnehmenden Unternehmen Office 365 jeweils eine Lizenz fuumlr 25 Arbeitsplaumltze (Paket E3) fuumlr ein Jahr kostenlos zur Verfuumlgung gestellt Dazu gab es einen Beratungstag eines qualifizierten Microsoft-Partners

Unter den vielen Bewerbungen die nach dem Aufruf bei uns eingingen waumlhlten wir sechs typische Mittelstaumlndler aus Uumlber ihre jeweilige Ausgangsposition koumlnnen Sie sich im ersten Kapitel dieses Anwenderberichts ein Bild machen In den darauffolgenden acht Wochen haben wir mit den Testern regelmaumlszligig und aus-fuumlhrlich uumlber ihre Erfahrungen mit Office 365 telefoniert Herausgekommen ist eine Artikelserie die wir Ihnen hiermit zusam-mengefasst zur Verfuumlgung stellen moumlchten Wir wuumlnschen Ihnen bei der Lektuumlre viel Spaszlig und viele wertvolle Einsichten fuumlr Ihre eigene Planung

Jannis MoutafisLeiter B2B Publishing

Diese Unternehmen testeten Office 365

11 Office 365 Der Firmentest kann beginnen12 Logistik und Elektromobilitaumlt13 Ein Reiseunternehmen und ein Personaldienstleister

Erste Schritte mit Office 365

21 Umzugsstrategien und Ersteinrichtung22 Sicherheit und Stolperfallen fuumlr Admins23 Ausblick Macs Mitarbeiter Mobilgeraumlte

Migration und Nutzer-Feedback

31 Migration Licht und Schatten in der Praxis32 Erste Eindruumlcke der Nutzer33 Zwischenbilanz Die Cloud muss noch lernen

Fein-Tuning und Nutzertests

41 Funktionen finden Stolperfallen umgehen42 Nutzertest 1 Klassische Office-Arbeit43 Nutzertest 2 Mobiles Arbeiten

Rolle der Dienstleister bei Office 365

51 Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig52 Fuumlr wen ist Office 365 geeignet53 Auch Cloud Computing hat Grenzen und Schwaumlchen54 Wie steht es um den Datenschutz

Neue Workflows und Sharepoint-Plaumlne

61 Gestraffte Prozesse62 Sharepoint-Schwierigkeiten63 Sharepoint-Strategien64 Fazit Office 365 im Firmentest

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Documents

Office as a Service - download.microsoft.comdownload.microsoft.com/.../office_365_guide_chip.pdf · Office 365 5.1 Die Hilfe vom Profi ist absolut notwendig 5.2 Für wen ist Office