ownCloud

Kategorie Applikation und Information

Service Fileservice

Kurzbeschreibung Cloud-Service zur Synchronisation von

Daten

Beschreibung

Das ownCloud-Service ist vergleichbar mit

Diensten wie Dropbox, Skydrive oder

Google-Drive.

Der Unterschied liegt darin, dass bei der

ownCloud die Daten auf den Servern der

Medizinische Universität Graz liegen.

Das Fileservice kann zur Synchronisation

von Daten eines/einer NutzerIn zwischen

verschiedenen Devices genutzt werden

oder zum Datenaustausch zwischen

mehreren Personen.

Das Service ist nicht zur Übertragung

patientenbezogener Daten oder als Ersatz für

das zentrale Filesystem der Medizinischen

Universität Graz zu nutzen.

Nutzergruppe/n Bedienstete

Web-Adresse https://box.medunigraz.at/login

Weitere

Dokumentationen

https://www.medunigraz.at/fileadmin/org

anisation/oe/infrastruktur/it/it-

services/AI/ownCloud.pdf

Versionierung Nextcloud 12

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Inhalt

Allgemeines zur ownCloud bzw. Nextcloud ................................................................ 2

Einstieg in die ownCloud ............................................................................................ 2

Aufteilung der own-Cloud-Oberfläche ......................................................................... 3

Navigationselemente in der Anwendungsleiste (horizontal) ....................................... 3

Weitere Navigationselemente in der Anwendungsleiste (vertikal) ............................. 4

Menüpunkt „Dateien“ .................................................................................................. 5

Menüpunkt „Galerie“ ................................................................................................... 6

Menüpunkt „News“ ..................................................................................................... 7

Menüpunkt „Lesezeichen“ .......................................................................................... 7

Zusätzliche Einstellungsoptionen ............................................................................. 10

Sync-Clients ............................................................................................................. 10

Datensicherheit und Datensicherung ........................................................................ 11

Nützliche Links ......................................................................................................... 11

Installation ................................................................................................................ 12

Konfiguration des Desktop Clients ............................................................................ 13

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I. Allgemeines zur ownCloud bzw. Nextcloud

Der ownCloud-Dienst ist vergleichbar mit etablierten Diensten wie z.B. Dropbox,

Skydrive oder Google-Drive und bietet für alle UserInnen zusammen insgesamt 200

GB Platz.

Der wichtigste Vorteil liegt eindeutig darin, dass, im Zeitalter der Datensicherheit

und des gefallenen Safe-Harbour-Abkommens, die Daten auf den Servern der

Medizinischen Universität Graz liegen.

Das ownCloud-Service ist kein Ersatz für das zentrale Filesystem der

Medizinischen Universität Graz.

Dieser Cloud-Dienst dient vielmehr zur Synchronisation von Daten zwischen

verschiedenen Devices (PC, Notebook, Handy, etc.) einer/s Benutzers/in, aber auch

zum Datenaustausch zwischen verschiedenen Personen.

Bitte bedenken Sie, dass patientenbezogene Daten nur verschlüsselt oder

anonymisiert abgelegt oder übertragen werden dürfen.

Informationen dazu finden Sie unter:

https://www.medunigraz.at/it-services/services-von-a-z/fileservice/owncloud/

II. Einstieg in die ownCloud

Die ownCloud ist direkt unter diesem

Link zu erreichen:

https://box.medunigraz.at/login

Loggen Sie sich dort direkt mit Ihrem

MedOnline-Account ein.

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A. Nutzung der Web-Oberfläche:

Aufteilung der own-Cloud-Oberfläche

Navigationselemente in der Anwendungsleiste (horizontal)

Home-Button:

Bringt Sie direkt auf die Start-Seite des own-Cloud-Services zurück

Dateien / Files:

Standardmäßig wird der Menüpunkt „Dateien“ neben dem Home-Button-Symbol

geöffnet. Hier finden Sie neben einer Übersicht über alle vorhandenen Ordner-

Strukturen, auch Dateien, die sich bislang in keinem Ordner befinden

(vergleichbar mit der Dateistruktur auf dem PC).

Aktivitäten / Activity:

Hier findet sich eine monatliche Historie der letzten Änderungsvorgänge bzw.

Aktivitäten, die in ihrer ownCloud durchgeführt wurden. (z.B.: Uploads, neue

freigegebene Ordner, Namesänderungen von Dateien und Ordnern, etc.)

Galerie / Gallery

Die ownCloud kann auch für Bild-Dateien genutzt werden. In diesem Menüpunkt

findet man eine Übersicht über alle vorhandenen Bildelemente.

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Talk

Talk ist ein eingebettetes Videochat-Tool, mit dem man mit anderen ownCloud-

NutzerInnen in einer verschlüsselten und somit gesicherten Umgebung Kontakt

aufnehmen kann.

Kontakte / Contacts

Kreise / Circles

Mit dieser App der ownCloud kann man definierte Kontaktgruppen erstellt.

Kalender / Calendar

Standardmäßig wird der Menüpunkt „Dateien“ neben dem Home-Button-Symbol

geöffnet.

Hier finden Sie neben einer Übersicht über alle vorhandenen Ordner-Strukturen,

auch Dateien, die sich bislang in keinem Ordner befinden (vergleichbar mit der

Dateistruktur auf dem PC).

Weitere Navigationselemente in der Anwendungsleiste (vertikal)

Audio - Player

Deck

Lesezeichen / Bookmarks

Passwörter

Ankündigungen / Announcments

Notizen / Notes

Radio

Umfragen / Polls

Aufgaben / Tasks

News

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Menüpunkt „Dateien“

Unter diesem Navigationspunkt

können Sie ihre Dateien

verwalten. Das Hochladen einer

Datei und das Anlegen eines

neuen Ordners wird durch die

Auswahl des „+“-Symbols

gestartet.

Sobald Sie ihre Dateien ausgewählt haben und diese in die ownCloud geladen

wurden, finden Sie die Inhalte in der Übersicht online aufgelistet. Neben den Inhalten

finden Sie folgende 2 Symbole:

„Teilen“-Symbol „weitere Optionen“-Symbol

„Teilen“-Symbol

Sie können beispielsweise Dateien teilen und Zugriffsberechtigungen auf Dateien

festlegen.

Freigegebene Inhalte:

ganze Ordner aber auch

einzelne Dateien

Empfänger-Gruppe der Freigabe:

Bedienstete der Medizinischen

Universität Graz

Externe UserInnen

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Um die Inhalte mit einem/einer anderen

UserIn zu teilen, muss dieses Symbol

(Teilen) angeklickt werden.

Nach der Auswahl der „Teilen“-Funktion

erscheint am linken Rand ein Fenster in

dem Sie den Namen der gewünschten

Person eingeben können.

Bedienstete der Medizinischen

Universität Graz sind bereits als

UserInnen im ownCloud-Dienst

vorhanden und können per Eingabe

des Nachnamens autovervollständigt

werden.

Achtung:

1. Bei einer Freigabe für Externe und Studierende muss die gesamte

Mailadresse eingegeben werden.

2. Nur wenn „Link teilen“ ausgewählt ist erscheinen die Zusatzoptionen

Passwortschutz, Bearbeitung erlauben und Setze ein Ablaufdatum.

„weitere Optionen“-Symbol

Bei Auswahl dieses Symbols haben Sie weiters noch folgende Optionen:

Details

o Hier kommen Sie wieder zu den Details der „Teilen“-Funktion zurück,

um diese gegebenenfalls zu modifizieren

Umbennen

o Hier können Sie die Datei bzw. den Ordner umbenennen

Verschieben oder Kopieren

Herunterladen

o Hier können Sie den Download der Datei bzw. des Ordners starten

Löschen

o Hier können Sie die Datei bzw. den Ordner wieder aus der ownCloud

löschen

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Menüpunkt „Galerie“

Bei der Auswahl des Menüpunktes „Galerie“ werden Ihnen alle Bilder Ihrer ownCloud

dargestellt.

Anders als in der Listenansicht im Menüpunkt „Dateien“ erhalten Sie hier das Bild in

einer Voransicht.

Sobald Sie das Bild anklicken erhalten Sie das Bild in Vollauflösung und können

jeweils an den Rändern zum vorigen bzw. nächsten Bild wechseln.

Am oberen Rand können Sie auch von dieser Ansicht aus direkt das jeweilige Bild

herunterladen, es teilen, löschen oder die Vollansicht schließen.

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Am unteren, rechten Rand können Sie zudem eine automatische Präsentation ihrer

Bilder starten.

Menüpunkt „News“

Die ownCloud kann auch als RSS-Reader genutzt werden. Dabei haben Sie

folgende Möglichkeiten:

Hinzufügen/Entfernen von Feed-Abonnements

Erstellen/Löschen von Ordnern

Artikel lesen Unter „Entdecken“ werden Ihnen bereits einige Feeds vorgeschlagen.

Menüpunkt „Lesezeichen“

Die „Lesezeichen“-Funktion bietet Ihnen zwei Möglichkeiten:

a. Erstellen neuer Lesezeichen

b. Importieren bereits vorhandener Lesezeichen

Ad a.) Erstellen von Lesezeichen

1. Um ein Lesezeichen hinzuzufügen,

gehen Sie auf die gewünschte Seite,

die Sie dem Verzeichnis hinzufügen

möchten.

2. Kopieren Sie in der Adressleiste den

URL (bspw.

http://www.medunigraz.at/it) der Seite

3. Fügen Sie den Link danach in der

ownCloud unter „Lesezeichen“ im

Feld „Adresse“ ein.

4. Übernehmen Sie danach die Eingabe mit „+“

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Danach finden Sie das Lesezeichen in der Hauptansicht.

Ad b.) Importieren von Lesezeichen

am Bsp. von Firefox

Am rechten Rand des

Browserfensters in Firefox finden Sie

das Symbol zum Verwalten Ihrer

Lesezeichen.

Im Fenster „Bibliothek“ können Sie

nun unter „Importieren und Sichern“

die „Lesezeichen nach HTML

exportieren…“

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Speichern Sie nun

die HTML-Datei

(bookmarks.html)

auf Ihrem Rechner

ab und merken Sie

sich den

Speicherort.

Wechseln Sie danach wieder zu Ihrer ownCloud

zurück und beginnen Sie nun den Importvorgang

indem Sie das „Zahnrad“-Symbol am unteren Rand

anklicken.

Daraus folgend öffnet sich erneut das Fenster in

dem Sie angeben können welche Daten Sie

importieren wollen.

Sie wählen Ihre zuvor abgespeicherte Bookmarks-

HTML-Datei und klicken anschließend auf öffnen.

Wenn Sie diesen Schritt ausgeführt haben finden

Sie die gesamten importierten Lesezeichen im

Übersichtsfeld des Menüpunktes Lesezeichen vor.

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Zusätzliche Einstellungsoptionen

Sobald Sie sich in Ihre ownCloud eingeloggt

haben, finden Sie am rechten, oberen Rand

Ihren Namen vor. Klicken Sie auf den Pfeil

neben dem Namen, um zu folgenden

Unterpunkten zu gelangen:

Einstellungen

Hilfe

Abmelden

Unter „Einstellungen“ können Sie einerseits Ihr Profilbild anpassen, andererseits aber

auch Informationen rund um Ihren Account abrufen.

Sync-Clients

ownCloud bietet auch eine Android- und Apple-App für Mobiltelefone bzw. Tablets.

Dadurch haben Sie auch unterwegs Zugriff auf die ownCloud und somit auch auf alle

Daten.

Um die ownCloud auch direkt auf Ihrem PC zu nutzen, laden Sie die Desktop App für

Windows, Mac oder Linux herunter und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen

und Kennwort des MedOnline-Accounts an.

Die App für Mobiltelefone bzw. Tablets sowie die Desktop App finden Sie unter

folgendem Link:

https://nextcloud.com/install/#install-clients

Unter „Install Desktop Clients“ können Sie die Desktop App für Ihren PC

herunterladen und unter „Install Mobile Apps“ die Android- oder Apple-App für

Mobiltelefone bzw. Tablets.

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Datensicherheit und Datensicherung

die Datenübertragung zum ownCloud-Server erfolgt immer verschlüsselt

(die Verschlüsselung erfolgt mit HTTPS)

am Server selbst sind die Daten nicht verschlüsselt

(aber durch Zugriffsrechte durch geschützt)

der Server wird nach MUG-Richtlinien gesichert

(tägliches und wöchentliches Backup, 3 Monate Aufbewahrung, örtlich

getrennt)

Nützliche Links

Direkt zur ownCloud: https://box.medunigraz.at/

Allgemeine Infos zur ownCloud:

https://www.medunigraz.at/it-services/services-von-a-z/fileservice/owncloud/

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B. Nutzung des Desktop-Clients:

Installation

Auf der folgenden Seite können Sie den Client für die Desktop-Nutzung

herunterladen: https://nextcloud.com/install/#install-clients

Wählen Sie das passende Betriebssystem aus und klicken Sie auf „Datei speichern“.

.

Gehen Sie auf Ihre Downloads und führen Sie die Datei mit einem Doppelklick aus.

Wenn sich der Installations-Assistent öffnet, bestätigen Sie die darauffolgenden

Fenster, ohne Änderungen, mit „Weiter“ und klicken Sie danach auf „Installieren“.

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Wenn die Installation abgeschlossen ist,

gehen Sie erneut auf „Weiter“ und

beenden Sie die Installation indem Sie

„Fertig stellen“ auswählen.

Konfiguration des Desktop Clients

In Folge erscheint der Verbindungsassistent. Tragen Sie im Feld „Serveradresse“

folgenden Webadresse ein und klicken Sie auf „Weiter“:

https://box.medunigraz.at/

Geben Sie danach Ihre MEDonline-Login-Daten ein, nehmen Sie die gewünschten

Synchronisierungsoptionen vor und klicken Sie im folgenden Fenster auf „Verbinden“.

Der Client ist nun auf Ihrem PC installiert und bereit zur Verwendung.