PE%203.%20Lehrjahr%20-%20Vom%20Belegeingang%20bis%20zur%20Verbuchung

Prozesseinheit 3

Silvan Haldi

Seite:

Planungsblatt 1-2

Beschrieb des Arbeitsumfeldes 3-6

Grafische Darstellung des Prozessplanes 7-9

Bericht und kritische Stellen 10-19

Auswertung Lernjournal 20

Muster und Dokumente:

Kassenbeleg/Quittung

Bankbeleg

Postbeleg

Prozesseinheit 3 Silvan Haldi

Bis Freitag, 7.10.2005

1. Planungsblatt • Einzelne Arbeitsschritte auflisten, Ziele und Prioritäten setzen • Terminierung • Einhalten der Planung

2. Beschaffung von Informationen

• Zusammensuchen möglichst vieler Informationsquellen (über Prozess, einzelne Teilschritte, Dienstelle, Abteilung etc.)

CHECK:

Bis Dienstag, 11.10.2005 3. Beschrieb des Arbeitsumfeldes

• Untersuchen, in welcher Art und Weise Prozess in Arbeitsfirma erfolgt • Beschreibung Dienststelle, Abteilung, Aufgaben • Gesetzliche Grundlagen

CHECK:

Bis Dienstag, 18.10.2005 4. Flussdiagramm

• Sichergehen, dass einzelne Teilschritte fachlich korrekt und für Aussenstehende verständlich sind

• Einhalten der vorgegebenen Anzahl Teilschritte

CHECK:

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Bis Mittwoch, 23.11.2005 5. Bericht

• Abläufe fachlich richtig beschreiben • Aussagen verständlich und nachvollziehbar • Mit Beispielen ergänzen • Wesentliche Teilschritte ausführlich erläutern • Mit Grafiken, Illustrationen etc. verdeutlichen

6. Kritische Schnittstellen

• Wichtige kritische Schnittstellen erkennen • Nachvollziehbar erläutern • Vorgehensweise des Betriebs begründen

CHECK:

Bis Mittwoch, 30.11.2005 7. Auswertung Lernjournal

• Lernjournal mindestens 4 mal führen • Schlussfolgerung ziehen

8. Gestaltung Inhaltsverzeichnis

• Anschaulich und übersichtlich darstellen 9. Gestaltung Titelblatt

• Anschaulich darstellen

CHECK:

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Grundsatz/Gesetzliche Grundlagen Der Gemeinderat trägt die Verantwortung für die Finanzverwaltung der Gemeinde. Die Führung der Finanzverwaltung obliegt der Finanzverwalterin oder dem Finanzverwalter. Alle Gemeinden müssen eine Buchhaltung führen. Die speziellen für die Gemeindehaushalte zugeschnittenen Vorschriften regeln im Kanton Bern:

• Das Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG) und

• Die Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV). Die Führung des Finanzhaushaltes beinhaltet nach Art. 57.1 GV:

- das Rechnungswesen (umfasst Jahresrechnung, Voranschlag,

Finanzplanung)

- Die finanzrechtlichen Zuständigkeiten und Kreditarten

- die Organisation und das Interne Kontrollsystem (IKS) des Finanzhaushaltes

- die Rechnungsprüfung

Die Finanzverwaltung der Gemeinde Saanen Die Finanzverwaltung der Gemeinde Saanen setzt sich aus den drei Abteilungen «Finanzverwaltung», «AHV-Zweigstelle» und «Steuerverwaltung» zusammen, deren Aufgaben vom Abteilungsleiter (Finanzverwalter) koordiniert werden.

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Abteilungen

AbteilungsleitungFinanzverwalter

Fachleitung Volkswirtschaft EDV-Verantwortlicher

Steuern Fachleitung Steuern

Ackerbauleiter

FinanzverwaltungFachleitung Finanzen

Sekretär Mietamt

AHV-ZweigstelleFachleitung AHV

Abteilungsleitung (Aufgaben)

- Führung Abteilung Finanzverwaltung, Steuern, AHV-Zweigstelle - Fachleitung Volkswirtschaft - Stv. Fachleitung Finanzen - EDV-Verantwortlicher für ganze Verwaltung - Geschäftsführer Schwellenkorporation Saanen

Finanzverwaltung Die Finanzverwaltung ist die eigentliche «Treuhandstelle» der Einwohnergemeinde. Das jährliche Budget bewegt sich um 50 Mio. Franken, die Bilanzsumme beläuft sich auf rund 60 Mio. Franken. Dazu hat die Gemeinde über 250 eigene Liegenschaften zu verwalten, deren Buchhaltung über die Finanzverwaltung läuft. Die Lohnbuchhaltung umfasst ca. 250 Lohnbezüger. In der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung müssen jährlich über 12'000 Belege angeschrieben, bezahlt und verbucht werden. Gleichzeitig werden rund 12'000 Rechnungen gestellt für Gebühren und Dienstleistungen aller Art. Eine gemeindeeigene EDV-Anlage und der Einsatz weiterer Mitarbeiter/innen machen die Bewältigung dieser grossen Arbeit überhaupt erst möglich.

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Als immer wichtigere Hauptaufgabe obliegt dem Finanzverwalter nebst der Führung der ordentlichen Jahresrechnung die Erstellung von Voranschlag und Finanzplan als Führungsinstrumente des Gemeinderates. Als zusätzliche Aufgaben führt die Finanzverwaltung die Buchhaltungen der Schwellenkorporation Saanen, der gemeindeeigenen Wohnbau Kranich AG und des «Christian-Rubi»-Restaurationsfonds. Zu den Aufgaben der Finanzverwaltung gehören:

Finanzbuchhaltung Sonderschule

Spitex-Verein

Lohnbuchhaltung

Debitoren Landw. Betriebshelferdienst

Verein Sozialdienst Saanenland

Inkassi

Wohnheim Rübeldorf

Kreditoren

Sekretariat Finanzkommission Säuglinsfürsorgeverein

Mietamt Christian Rubi-Fonds

Wohnbau Kranich AG

Schwellenkorporation Saanen

Lehrlingsausbildung

Betreuung EDV-Anlage

Versicherungswesen

Fürsorgerechnung

Arbeitszeitkontrolle

AHV-Zweigstelle Die Kasse umfasst alle Selbständigerwerbenden oder Hausdienstarbeitsverhältnisse, die nicht der Ausgleichskasse eines Berufsverbandes angehören. Es sind ca. 1'177 Abrechnungspflichtige, die im vergangenen Jahr für AHV, IV und Erwerbsersatzordnung, Kinderzulagenordnung und Arbeitslosenversicherung über 10 Mio. Franken einbezahlt haben. Das entspricht einer Gesamtlohnsumme von mehr als 72 Mio. Franken. Die Beiträge an die Arbeitslosenkasse allein ergaben 2,2 Mio. Franken. Gleichzeitig wurden über unsere Kasse rund 18 Mio. Franken für AHV- und IV-Renten, Ergänzungsleistungen, Familien- und Kinderzulagen ausgerichtet.

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Steuerverwaltung Der Steuerregisterführer betreut die Steuerverwaltung. Ihr obliegt die Erfassung und Veranlagung von ca. 5'300 Steuerpflichtigen, davon allein rund 2'500 auswärtige Liegenschaftsbesitzer. Aufgrund des Steuerregisters werden die Steuererklärungen zugestellt. Nach deren Ausfüllen und Einreichen werden diese auf Vollständigkeit hin geprüft und die deklarierten Zahlen in der EDV-Anlage des Kantons Bern erfasst, an welche wir über eine Datenleitung direkt angeschlossen sind. Die eigentliche Veranlagung erfolgt durch den Kanton Bern sowohl für die Bundessteuern wie auch für die Kantons-, Gemeinde- und Kirchensteuern. Der Steuerertrag für die Gemeinde Saanen ergab im Jahr 2001 bei einer Steueranlage von 2,6 ca. 40 Mio. Franken. Für ausländische Arbeitnehmer kommt anstelle der Steuererklärung die Besteuerung an der Quelle (Quellensteuer) zum Tragen. Dies gilt für rund 1'800 Steuerpflichtige in der Gemeinde Saanen. Als Dienstleistung werden auf dem Steuerbüro Saanen auch die Quellensteuern der Gemeinden Gsteig, Lauenen, Boltigen, Zweisimmen, St. Stephan und Lenk erfasst. Die Dienstleistungen für das Erfassungszentrum und die Quellensteuer werden in Form von Provisionen abgegolten. Als weitere Steuerart kennen wir die Liegenschaftssteuer. Diese ist ausschliesslich von Liegenschaftsbesitzern zu entrichten und beträgt pro Jahr 1,5 Promille des amtlichen Wertes. Bei einer Gesamtsumme aller amtlichen Werte von 1,6 Milliarden Franken ergibt dies 2,4 Mio. Franken. Als bedeutende wichtige Einnahmequelle ist auch die Vermögensgewinnsteuer zu bezeichnen. Je nach Handel und Ertrag bringt diese der Gemeinde Saanen pro Jahr einen Ertrag zwischen 2 und 8 Mio. Franken. Vermögensgewinnsteuern entstehen durch Wertschriftenverkäufe, Lotteriegewinne oder vorwiegend Liegenschaftsverkäufe. Der Steuerregisterführer, welchem weitere Mitarbeiter zur Verfügung stehen, führt zusätzlich die Ackerbaustelle der Gemeinde und die Kontrolle der landwirtschaftlichen Beiträge von Bund und Kanton.

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Ablauf-Schema

Vom Beleg-Eingang bis zur Verbuchung

Start

Postbelege

Download ab Internet

Unterschrift zuständiger

Person einholen

Bankbelege

Fehler suchen

und beheben

Kassen-Belege

VESR-Zahlungen

Vollständigkeits-Kontrolle

Download ab Internet

Daten einlesen

JaWarn-

Meldungen?

Ausgabe oder

Einnahme? Einnahme

Ausgabe

Nein

Belege kontieren

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Dazugehörende Belege/Lastschriften

suchen

Im Finanzbuchhaltungsprogramm (FIBU-Programm) neue Serie

eröffnen (Vorerfassung)

Einfache oder

Sammel-Buchung

Einfache Buchung

Sammel-BuchungGegenkonto

Betrag in mehrere Konten aufteilen

Saldo von Konto Kasse, Post und Bank überprüfen

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Erfassungsjournal ausdrucken

Kontrolle durch Vorgesetzten

Im FIBU-Programm komplettieren, abschliessen

und verbuchen

Buchungsjournal ausdrucken und ablegen

Ende

Fehler vorhanden?

Nein

Ja

Korrekturen vornehmen


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Beschrieb Teilschritte und kritische Stellen

Vom Beleg-Eingang bis zur Verbuchung

Ausgangslage In der Finanzbuchhaltung der Gemeinde Saanen werden während einem Jahr ca. 4'000 verschiedene Belege (Gutschrifts- und Belastungsanzeigen der Bank und Post, Kassenbelege) verarbeitet. Welche Arbeitsschritte müssen ausgeführt werden, bis ein Beleg komplett bearbeitet, verbucht und abgelegt werden kann?

Arbeitsablauf Ich verarbeite täglich zahlreiche verschiedene Belege. Dazu gehören die Kassenbelege, die Post- und Bankkontenauszüge sowie die VESR-Zahlungen. Sie alle zeigen den alltäglichen Zahlungsverkehr auf, d.h. die Ausgaben und die Einnahmen.

Kassenbelege

Am Schalter der Finanzverwaltung Saanen herrscht reger Betrieb. Es kommen häufig Leute vorbei, die Gemeindebeiträge einfordern, z.B. für Zahnarztrechnungen oder für Bus/Bahnbillete von Schülern, wovon die Gemeinde einen bestimmten Anteil übernimmt. Auch bieten wir verschiedene Dienstleistungen an, wie z.B. den Verkauf von Grüngutvignetten oder Mietvertragsformularen. Für jede Ausgabe oder Einnahme muss eine Quittung bzw. ein Kassenbeleg erstellt werden.


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Kritische Stelle Jeder Kassenbeleg muss, bevor der Kunde die Kopie davon erhält, auf seine Vollständigkeit überprüft werden. Ein Kassenbeleg muss folgende Angaben enthalten: (siehe Muster Kassenbeleg)

Datum Aussteller des Belegs Empfänger der auf dem Beleg aufgeführten Leistung Sachverhalt (Leistung) Betrag Visum von zuständiger Person (bei Ausgaben)

Diese Angaben sind zwingend anzugeben, damit z.B. bei einer Revision die Richtigkeit des Beleges bewiesen werden kann. Kritische StelleBei Ausgaben muss zudem die zuständige Person des jeweiligen Belastungskontos den Beleg visieren. Diese Person unterscheidet sich je nach dem, in welchen Bereich diese Ausgabe zuzuordnen ist. Bei Beiträgen für Zahnarztrechnungen für Schüler ist dies z.B. die Schulsekretärin. Die Unterschrift bestätigt die Richtigkeit des Beleges und ist aus Beweisgründen auch zwingend anzugeben. So kann die Gemeinde Saanen sichergehen, dass die Auszahlung zu Recht erfolgt ist und von der zuständigen Person kontrolliert und bestätigt wurde. Bei Einnahmen genügt die Unterschrift des Empfangnehmers.

Post- und Bankbelege

Viele Kunden begleichen ihre Rechnungen für Dienstleistungen der Gemeinde Saanen am Post- oder Bankschalter mit dem roten Einzahlungsschein. Die daraus entstehenden Bankbelege (siehe Muster Bankbeleg) und Postbelege (siehe Muster Postbeleg) laden wir aus dem Internet herunter. Mittels eines speziellen Passworts werden sie von der entsprechenden Internetseite per Knopfdruck bequem auf die Festplatte gespeichert und danach ausgedruckt.


Der rote Einzahlungsschein (ES) ist ein gemeinsames Formular von Postfinance und Banken für die Zahlung auf ein Postkonto. Dabei handelt es sich um das Postkonto des Rechnungsstellers oder das der Bankverbindung des Rechnungsstellers. Im zweiten Fall steht über der Adresse des Rechnungsstellers seine Kontonummer und rechts die Banken-Clearingnummer. Roter Einzahlungsschein:

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Konto-Nr.

Clearing-Nr. Die Gemeinde Saanen verwendet solche Einzahlungsscheine bei Rechungen für Dienstleistungen der einzelnen Abteilungen, z.B. bei Rechnungen für Parkkarten, welche von der Einwohnerkontrolle gestellt werden, oder bei Rechnungen für Testamentseröffnungen, welche die Präsidialabteilung stellt.

VESR-Zahlungen

Der orange Einzahlungsschein (ESR = Einzahlungsscheine mit Referenznummer) kommt auf der Gemeindeverwaltung am häufigsten zum Einsatz. Er wird für Rechnungen verwendet, welche in Massen ausgedruckt und verschickt werden. So z.B. für Grundgebühren-Rechnungen oder Spitex-Rechnungen.


Der VESR ist der verarbeitete ESR, genauer der verarbeitete Einzahlungsschein mit Referenznummer. Es handelt sich um die Meldungen betreffend eingegangener Zahlungen mit dem orangefarbigen Einzahlungsschein. Bis vor drei Jahren waren diese Einzahlungsscheine noch blau. Sie dienen der Zahlung auf ein Bank- oder ein Postkonto. Die Referenznummer (Codierzeile OCR-B) identifiziert die Zahlung gegenüber dem Rechnungssteller. Diese lange Zeichenkette enthält mehrere Komponenten, die mittels Formeln aus der Kette herausgelesen werden können. Bei diesen Einzahlungsscheinen muss nichts mehr von Hand eingeschrieben werden. Alle nötigen Angaben sind vorgedruckt. Sie können somit schnell und einfach durch das Einlesen der Referenznummer verarbeitet werden. Oranger Einzahlungsschein:

Die Meldungen von eingegangenen Zahlungen durch den orangen Einzahlungsschein laden wir wiederum vom Internet herunter. Sie werden danach im FIBU-Programm (Finanzbuchhaltungsprogramm) per Knopfdruck eingelesen, und dann den dazugehörenden offenen Posten (Debitoren) zugewiesen.

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Hierbei ist zu beachten, dass nach dem Zuweisen keine Warnmeldungen erscheinen. Bei Warnmeldungen muss der Fehler gesucht und behoben werden. Warnmeldungen erscheinen z.B. bei Doppelzahlungen oder wenn die Codierung falsch ist. Wenn die VESR-Zahlungen eingelesen sind und keine Warnmeldungen mehr angezeigt werden, können sie verbucht werden. (siehe Seite 19)

Belege kontieren

Die Kassen-, Post- und Bankbelege müssen jetzt kontiert werden, bevor sie dann im FIBU-Programm verbucht werden können, d.h. dass die verschiedenen Einnahmen oder Ausgaben den entsprechenden Konten gutgeschrieben oder belastet werden. Auf jeden Beleg wird zuerst der Kontierungsstempel drauf gestempelt, der wie folgt aussieht: Die entsprechenden Konten werden auf den beiden Linien unterhalb der Belegnummer mit Kugelschreiber aufgeschrieben. Die Belegnummer kennzeichnet den Beleg, und muss mit dem Nummerierungsstempel fortlaufend auf jeden Beleg gestempelt werden. Sie wird auch bei jeder Buchung im FIBU-Programm angegeben. So können Belege auch Jahre später noch problemlos gefunden werden. Die Gemeinde Saanen verfügt über ca. 1’500 verschiedene Konten. Sie alle sind im Kontenplan, welcher mir als Nachschlagewerk für die Kontierung dient, festgehalten. Kritische Stelle Um im Kontenplan zwischen all den verschiedenen Konten das Richtige zu finden, ist es wichtig, dass dieser gut strukturiert und übersichtlich gegliedert ist. Wegen der Vielfalt der Aufgaben, die die Gemeinde Saanen erfüllt, wird der Kontenplan nach zwei verschiedenen Kriterien gegliedert.


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1. Funktionale Gliederung

Mit der funktionalen Gliederung werden alle Aufwendungen und Erträge sowie die Ausgaben und Einnahmen einem Aufgabenbereich (Funktion) zugewiesen. Die funktionale Gliederung gibt somit Auskunft darüber, für welche öffentliche Aufgabe Geld verwendet wurde und für welche Dienstleistungen die Gemeinde Geld eingenommen hat. Bei der funktionalen Gliederung werden die Ausgaben nach zehn öffentlichen Hauptaufgabengebieten aufgeteilt, nämlich in:

Nr. Funktionale Gliederung Beispiele

0 Allgemeine Verwaltung Legislative und Exekutive, Gemeindeverwaltung, Verwaltungsliegenschaften

1 Öffentliche Sicherheit Rechtsaufsicht, Wehrdienst, Militär

2 Bildung Kindergarten, Volksschule, Schulliegenschaften, Berufs- und Erwachsenenbildung

3 Kultur und Freizeit Kulturförderung, Antennenanlagen, Sport

4 Gesundheit Spitäler, Krankenpflege, Schulgesundheitsdienst, Lebensmittelkontrolle

5 Soziale Wohlfahrt AHV Zweigstelle, Jugendschutz, Altersheim, Fürsorge

6 Verkehr Strassen, Parkplätze, Regionalverkehr

7 Umwelt und Raumordnung Wasser, Abwasser, Abfall, Umweltschutz, Raumplanung

8 Volkswirtschaft Land- und Forstwirtschaft, Tourismus, Energie

9 Finanzen und Steuern Steuern, Finanzausgleich, Zinsen, Abschreibungen


Die funktionale Gliederung (oder Aufgabengliederung) ist dezimal dreistufig. Auf der ersten Stufe werden die Hauptaufgaben des öffentlichen Sektors wie Gesundheit (4), Verkehr (6) usw. ausgewiesen. Auf der zweiten und dritten Stufe werden diese Aufgaben dann feiner gegliedert, z.B. ambulante Krankenpflege (440), Gemeindestrassen (620). 2. Artengliederung

Bei der Artengliederung werden vorgegebene Ausgaben- und Einnahmenkategorien nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten — z.B. Personal-, Sachaufwand bzw. Steuern, Entgelte etc. — erfasst. Wesentliches Merkmal der Artengliederung ist somit, dass der Aufwand und Ertrag nach Arten gegliedert wird und in jedem Bereich bzw. jeder Funktion die gleiche Nummer hat. Zusammensetzung der Kontonummer

Aus der einzelnen Kontonummer soll ersichtlich sein, welche Art von Ausgabe oder Einnahme für welche Aufgabe (Funktion) gemeint ist. Als Beispiel dient das Konto für den Unterhalt eines Schulzimmers:

FUNKTIONALE GLIEDERUNG

ARTENGLIEDERUNG Für die Gliederung der Rechnung durch den Kontenrahmen sind die Weisungen des Regierungsrates gemäss Art. 1 Abs. 2 GHV verbindlich. Dabei sind die Artengliederung (Gliederung nach Sachgruppen) und die funktionale Gliederung (Gliederung nach Aufgaben) für alle kommunalen Haushalte, also auch für die Gemeinden, obligatorisch.

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Belege/Lastschriften

Wenn die verschiedenen Abteilungen der Gemeinde Saanen Rechnungen für ihre Dienstleistungen stellen, müssen sie eine Kopie der Rechnung an die Finanzverwaltung übergeben. Diese Rechnungskopien werden alle im Debitorenordner gesammelt, welchen ich beim Kontieren der Belege neben mir habe. Bei einer Gutschriftsanzeige der Bank oder Post kann ich nun nach der dazugehörenden Rechnungskopie im Debitorenordner suchen. Im Gegensatz zu der Gutschriftsanzeige der Bank oder Post ist auf der Rechnung sofort ersichtlich, um was für eine Dienstleistung es sich handelt. So kann ich dann den Betrag dem entsprechenden Konto zuweisen. Dasselbe gilt für Lastschriften. So werden z.B. alle Swisscom-Rechnungen in einem Mäppchen gesammelt. Die Gemeinde Saanen verfügt über eine grosse Anzahl Telefonanschlüsse, welche monatlich immer sehr viele Belastungen ergeben. Wenn ende Monat nun die Lastschrift per Post eintrifft, so muss die entsprechende Swisscom-Rechnung hinten an die Post-Lastschrift geheftet werden. Kritische Stelle Wenn für eine Gutschrifts- oder Belastungsanzeige kein dazugehörender Beleg gefunden wird, kann diese nicht verbucht werden. Ohne Beleg weiss man nicht genau, für wen oder was die Anzeige ist, und ob sie zu Recht erfolgt ist. Nicht immer werden alle Rechnungskopien und Gutschriftsanzeigen an die Finanzverwaltung weitergeleitet. So kommt es vor, dass bei einzelnen Abteilungen nachgefragt werden muss, ob eine Gutschrift aufgrund von ihren Dienstleistungen eingegangen ist, und der entsprechende Beleg angefordert werden muss. Grundsätzlich gilt auf der Gemeinde Saanen:

KEINE BUCHUNG OHNE BELEG

Verbuchung im FIBU-Programm

Jetzt kann der bearbeitete Beleg im FIBU-Programm vorerfasst und anschliessend verbucht werden.

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Dazu eröffne ich zunächst eine neue Belegserie. Sie wird mit meinen Initialen und dem Datum gekennzeichnet. Beispiel: → hs Buchungen 15.11.2005 Danach wird der Buchungstyp ausgewählt. Man unterscheidet zwischen der einfachen Buchung (Gegenbuchung) und der Sammelbuchung. Einfache Buchung: Ein Betrag wird einem Konto im Soll, einem anderen Konto im Haben verbucht.

Beispiel: Eine Telefonrechnung der Swisscom wird per Post bezahlt. Der Betrag wird im Soll dem Aufwandkonto „Telefongebühren" und im Haben unserem Postkonto belastet.

Sammelbuchung: Ein Betrag wird einem Konto im Soll, und mehreren anderen Konten im Haben, oder genau umgekehrt, belastet/gutgeschrieben. Er wird also in verschiedene Konten aufgeteilt.

Beispiel: Bei einer Betreibung wird per Bank Geld gutgeschrieben, im Betrag sind Rechnung, Verzugszinsen und Spesen enthalten. Der Betrag wird im Soll dem Bankkonto gutgeschrieben. Im Haben wird er auf die drei verschiedenen Ertragskonten „Verzugszinsen“, „Spesen“ und „Rechnungen“ aufgeteilt.

Nachdem der Buchungstyp gewählt ist, werden das Datum, die Belegnummer und der Betrag in der Auswahlmaske eingetragen. In der nächsten Zeile folgt der Buchungstext. In ihm soll erkennbar sein, wer die Zahlung getätigt hat, und in ein bis zwei Stichworten wird grob beschrieben, worum es sich dabei handelt. In den nächsten zwei Zeilen werden die Konten angegeben. Bei der einfachen Buchung in der oberen Zeile das Soll-, und in der unteren Zeile das Haben-Konto. Bei der Sammelbuchung werden die weiteren Konten durch die Auswahlfunktion „Anfügen“

angegeben. Danach wird abgespeichert und komplettiert, d.h. dass die Buchungen von der Buchungsserie auf die verschiedenen Konten übertragen werden. Allerdings erst provisorisch, sie können also noch geändert oder korrigiert werden.


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Kritische Stelle Nach dem Komplettieren müssen die drei Konten Kasse, Bank und Post kontrolliert werden. Der Saldo des Kassen-Kontos muss mit dem Saldo des Kassenjournals, welches wir täglich führen, übereinstimmen. Die Salden des Post- und Bankkontos müssen mit denjenigen auf den Belegen der Bank und Post kontrolliert werden. Alle Salden müssen übereinstimmen. Wenn das nicht der Fall ist, muss der Fehler gefunden und behoben werden. Es kann leicht passieren, dass sich bei all den Zahlen ein Tippfehler einschleicht. Wenn alle Salden übereinstimmen, wird das Erfassungsjournal ausgedruckt. Auf diesem sind alle Buchungen mit Buchungstext aufgelistet. Von einem Vorgesetzten werden dann alle Buchungen samt Buchungstext kontrolliert. Die Beträge müssen nicht mehr kontrolliert werden, da sie aufgrund der vorher überprüften Salden bereits stimmen müssen. Es ist wichtig, dass die Salden und das Erfassungsjournal sorgfältig korrigiert werden, denn dies ist der letztmögliche Zeitpunkt, um allfällige Fehler zu beheben. Nach dem Verbuchen können die Buchungen nicht mehr geändert werden. Nur durch das mühsame und zeitaufwendige Stornieren könnten sie noch rückgängig gemacht werden. Um dies zu verhindern, legen wir viel Wert auf die Kontrolle.

Abschluss

Nachdem das Erfassungsjournal kontrolliert und allfällige Fehler behoben wurden, wird die Buchungsserie im FIBU-Programm durch wenige Mausklicks abgeschlossen und verbucht. Somit werden alle Buchungen definitiv den Konten zugeteilt und sind im System nun fertig verbucht. Das Buchungsjournal wird ausgedruckt und im Buchungsjournal-Ordner abgelegt. Das Buchungsjournal sieht genau gleich aus wie das Erfassungsjournal. Sie unterscheiden sich nur im Titel und darin, dass in dem Buchungsjournal nun alle Buchungen definitiv sind. Das Erfassungsjournal wird nicht mehr gebraucht und kann vernichtet werden. Am Schluss werden die verbuchten Belege nach den Belegnummern in Ordner abgelegt, welche wir in einem Ordnerkarussell aufbewahren. Wegen der grossen Anzahl an Belegen müssen fast wöchentlich neue Ordner angeschrieben werden. Alle Ordner werden jährlich archiviert. Der ganze Ablauf vom Beleg-Eingang bis zur Verbuchung ist nun abgeschlossen.


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Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich bemüht war, eine gute und fehlerfreie Arbeit abzuliefern, und weil ich in meinem Zeitplan bleiben wollte. ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich diesen Prozess täglich ausübe und somit schon einige Routine hatte. ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich viel Zeit, Arbeit und Fleiss in diese Prozesseinheit investiert habe. ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich von gemachten Erfahrungen profitieren, und aus Fehlern lernen kann. ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................

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