Professionelles Projektmanagement in der Praxis · Der PDCA-Zyklus ist ein iterativer Prozess der kontinuierlichen Verbesserung : Plan: Lege ein Ziel fest und plane die Umsetzung

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. H. WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 2 – Teil 1 (22.04.2013):Projektmanagement – Grundlagen, Grundbegriffe

SS 2013


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Agenda (22.04.2013)

� Organisatorisches

� Auswahl der Teamprojekte

� Eckdaten des Businessplans

� Projektmanagement – Grundlagen und Grundbegriffe

� Projekt-Initialisierung I: Projektziele, Projektsteckbrief

� Aufgabe 2: Projektziele, Projektsteckbrief

� Literatur, PM-Organisationen, Zeitschriften und Links

� Zertifizierungen Projektmanagement

� Administratives: JF Protokolle, Zeiterfassung, Feedbackbögen zu Vorträgen

� Arbeitstechniken II: Präsentationstechniken, Elevator Pitch


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Inhalte der Teamübungen (Schwerpunkte)

V1 – V4

Projektinitialisierung• Ziele, Steckbrief• Stakeholdermanagement

Projektplanung• Phasenplan, Meilensteine• PSP, Arbeitspakete• Aufgabenverteilung

V5 ff.

Projektdurchführung ( Programmierung )Weitere PM-Methoden anwenden

• Projektcontrolling • Risikomanagement• Projektorganisation • Kommunikationsmanagement• Projektmarketing• Verhaltenskompetenzen

MS 1

MS 2

MS 3

Abnahme Planung

Abnahme Prototyp

Abnahme Projekt


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Aufgabe 1a: Erzeugen von Ideen für innovative Unternehmensgründungen

1. Wählen Sie einen Projektleiter in Ihrem Team

2. Wenden Sie die Kreativitätstechnik Brainwriting an und verdichten Sie anschließend die erzeugten Ideen auf die 3 erfolgversprechendsten Unternehmensgründungen

3. Wenden Sie die Umkehrungstechnik an und erzeugen Sie damit mindestens eine weitere Idee

4. Dokumentieren Sie die 4 erzeugten Ideen im Folien satz A1a-Team_x.ppt

5. Laden Sie die Datei bis spätestens 19.04.2013! auf die Vorlesungsseite unter WueCampus2

6. Ergebnispräsentation (je 3 Minuten) durch alle Pr ojektleiter in der nächsten Vorlesung

Für Teams, die noch ohne Projetthema sind


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Festlegung der Teamprojekte

� Vorstellung weiter Unternehmensgründungsideen

� Entscheidung für die Idee mit den besten Markt-chancen (Unterstützung durch Hr. Dr. Andersen, IGZ Würzburg)

� Team 4 (Kai Werner):

� Team 5 (Dmitri Nedrenko):


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Aufgabe 1b: Erarbeiten Sie die Eckdaten eines Businessplans

1. Wählen Sie einen Projektleiter in Ihrem Team

2. Erarbeiten Sie folgende Businessplandaten Ihres P rojektes

� Zielgruppe

� Kundennutzen

� Alleinstellungsmerkmal

� Marktpotenzial

3. Dokumentieren Sie die Ergebnisse im Foliensatz A1b-Team_ x.ppt

4. Laden Sie die Datei bis spätestens 19.04.2013! auf die Vorlesungsseite unter WueCampus2

5. Ergebnispräsentation (ca. 5 Minuten) durch alle P rojektleiter in der nächsten Vorlesung

Für Teams, die bereits ein Projetthema haben


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Eckdaten des Businessplans

� Team 1 (Stefan Geißler): Bring‘s Mit

� Team 2 (Steffen Eichhorn): pocket aid

� Team 3 (Jasmin Möller): Vote your movie

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Neues Projekt:

� Team 6 (Alexander Seith, Clemens Baier):Regional-Derby


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Zuordnung neuer Teilnehmer auf die Projekte

Team Anzahl Teammitglieder

1: Bring‘s Mit 4

2: pocket aid 5

3: Vote your movie 5

4: Intelligenter Briefkasten 4

5: QR-Codes für Touristeninformationen 4

6: Regional-Derby 2


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Agenda Grundlagen des Projektmanagements

� Definitionen� Projekt, Projektmanagement

� Programme, Projektportfolio

� Projektarten

� Das magische Dreieck

� Phasenkonzept

� Besonderheiten von Softwareprojekten

� Grundprinzipien guten Projektmanagements, PDCA-Zykl us


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Methoden, Techniken, Vorgehensmodelle, Standards und Werkzeuge

Die wichtigsten in der Projektmanagement-Praxis anerkannten und eingesetzten

� PM-Methoden Wie ist etwas (strukturiert) zu tun?

� PM-Techniken Systematische Anwendung einer Methode

� PM-Vorgehensmodelle Was ist wann zu tun?

� PM-StandardsEinheitliche verbindliche Richtlinien

� PM-Werkzeuge Tools zur Unterstützung der Anwendung einer Methode

werden in der Vorlesung vorgestellt


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� Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)» Stufentempel in den HimmelStufentempel in den HimmelStufentempel in den HimmelStufentempel in den Himmel

» Gescheitertes Projekt,Gescheitertes Projekt,Gescheitertes Projekt,Gescheitertes Projekt, ---- wegen babylonischer Sprachverwirrungwegen babylonischer Sprachverwirrungwegen babylonischer Sprachverwirrungwegen babylonischer Sprachverwirrung

Historische Projekte

Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.)Z.B. Cheops-Pyramide� 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader

� 20 Jahre Bauzeit

� ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven

� Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)» Apollo- Programm (1968 – 1972)» Schrittweise Realisierung des Ziels» 2.000 Institutionen und Firmen» 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $

WM-StadionMünchen, 04/05Burj-TowerDubai, 2010


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Projekte - heute

� Projekte in Unternehmen� Entwicklung neuer Produkte � Entwicklung neuer Serviceleistungen � Entwicklung / Einführung

eines neuen Informationssystems� Organisation eines Messeauftritts� Abwicklung von Kundenaufträgen� Neuorganisation des Unternehmens / einer Abteilung� Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit� Fusion mit einer anderen Firma

� Verwirklichung komplexer Unternehmensziele

� Private Projekte� Bau / Umbau eines Hauses� Organisation einer Feier oder einer Sportveranstalt ung


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Linie und Projekte sichern den Unternehmenserfolg

Unternehmen

� Dauerhafte Organisation� Ausgerichtet auf den Tagesbetrieb� Jeder Mitarbeiter hat seine klar

definierten Aufgaben� Ungeeignet für komplexe Problem-

stellungen, die mehrere Unter-nehmenseinheiten betreffen

� Temporäre Organisation� Ausgerichtet auf die Lösung

komplexer Problemstellungen � Spezialisten aus unterschiedlichen

Linienbereichen arbeiten zusammen� Problemlösung erfolgt aus Unter-

nehmenssicht

Mitarbeiter Mitarbeiter

Projektleiter

Projektorganisation

Mitarbeiter Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Bereich A

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Bereich B

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Bereich C

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Bereich X

Linienorganisation


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Merkmale von Projekten

Komplexität

ProjektklareZielsetzung

Inter-disziplinari-

tät

begrenzteRessourcen

Risiken

Einmaligkeit

Neuartigkeit

Termin

Definition (DIN 9901-5): Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamth eit gekennzeichnet ist , wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, pe rsonelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.“


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Ist eine Diplomarbeit ein Projekt?

� Kriterien-Prüfung� Einmaligkeit des Vorhabens� Hohe Komplexität� Zeitliche Begrenzung � Klare Zielsetzung� Begrenzte Ressourcen� Besondere Risiken� Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

� Eindeutiges „JA“� Einmaligkeit des Vorhabens� Hohe Komplexität� Zeitliche Begrenzung � Klare Zielsetzung� Begrenzte Ressourcen� Besondere Risiken� Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe


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Wann liegt kein Projekt vor?

� Kein Projekt� Regelmäßige Betriebsabläufe � Routinetätigkeiten� Linienaufgaben

Beispiele:� Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt� Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt� Optimierung der Auto-Klimaanlage: Projekt � Neues Serverkonzept entwickeln und einführen: Projekt� Serverbetrieb: kein Projekt

� Projekt-Kriterien� Einmaligkeit des Vorhabens� Hohe Komplexität� Zeitliche Begrenzung � Klare Zielsetzung� Begrenzte Ressourcen� Besondere Risiken� Neuartige,

außergewöhnliche Aufgabe


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Projekte werden mit Hilfe von Projektarten klassifiziert

� Entwicklungsprojekte� Klar definiertes Entwicklungsziel:

Neues Produkt / Dienstleistung� Bei Produkten für den Markt hat der

Termin oft enorme Bedeutung

� Forschungsprojekte� Entwicklungsziel nur grob definiert � Pioniercharakter, hoher Änderungs-

grad der Projektparameter

� Investitionsprojekte� Bau einer Produktionsanlage� ROI steht im Vordergrund

� Organisations-/Change-Projekte � Häufiges Ziel: Rationellere

Abwicklung der Geschäftsprozesse (Kostenmanagement)

� Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation (Prozesse)

� Hohe Abhängigkeit vom Umfeld

Projektart DimensionExternes Projekt

AuftraggeberInternes Projekt

Entwicklungsprojekt

ProjektinhaltForschungsprojekt

Investitionsprojekt

Organisationsprojekt

Mega-Projekt

Projektgröße (€, ggf. weitere Parameter)

Großprojekt

mittleres Projekt

Kleinprojekt

Strategisches ProjektBusiness Value

Taktisches Projekt

Innovationsprojekt

relative NeuartigkeitFachprojekt

Routineprojekt

Standardprojekt

KomplexitätAkzeptanzprojekt

Potentialprojekt

Pionierprojekt

Einflussprojekt

ProjektorganisationMatrixprojekt

Autonomes Projekt

Technokratisches Projekt Projektsteuerung

Agiles Projekt Quelle: Kompetenzbasiertes PM


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Projektmanagement

Projekt� Einmaligkeit� Klares Ziel� Komplexität� Ressourcenbegrenzung� Risiko

DIN 69 901-5: „Projektmanagement ist die Gesamtheit von � Führungsaufgaben,� Führungsorganisation,� Führungstechniken und � Führungsmitteln

für die Initialisierung, Definition, Planung,Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

Management� Zielsetzung� Führung� Organisation� Planung� Steuerung

Projekt-Management


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Projekte, Programme, Portfolio

TeilprojekteBei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung i n sog. Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe)

Portfolio

Programme

Projekte

Alle Projekte und Programme eines

Unternehmens

Gruppe von Projek-ten, die koordiniert gemanagt werden

StrategischeUnternehmens-

ziele


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Das magische Dreieck

Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig

Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwill kürlichAuswirkungen auf Termine und Kosten

� Führen

� Planen

� Steuern

Ergebnis

Zeit Kosten

100 %


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„Big Picture“ des Projektmanagements

Projektziel-Definition

Projektziel:Produkt/Ergebnis

PM-Wissen PM-Erfahrungen PM-Methoden PM-Werkzeuge

Initiali-sierung Planung Durch-

führung Ab-schluß

Phasenübergreifende Prozesse:Kommunikation, Chancen/Risiken, Qualität, …


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Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg

� Um Projekte überschaubar und steuerbar zu gestalten, werden Meilensteine (Milestones, Q-Gates) gesetzt

� Meilensteine sind wesentliche Projektergebnisse oder Zwischenergebnisse, die zu bestimmten (Meilenstein)-Terminen vorliegen müssen

� Empfehlung: Projektphasen mit Meilensteinen beenden

� Beispiel: Meilensteinplan31.01.2011: Grobkonzept abgeschlossen31.03.2011: Feinkonzept abgeschlossen 30.06.2011: Prototyp erstellt31.07.2011: Testsystem eingerichtet und Funktionstes ts durchgeführt31.10.2011: Produktivsystem abgenommen

MS 1 MS 2 MS 3 MS 4

A

Projekt-Auftrag

Projekt-Ergebnis


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Schlechtes Image von Softwareprojekten:

IT-Projekte haben ein schlechtes Image:

1627 26 28

34 2935 32

53 3346

4951

53 4644

3140

28 2315 18 19 24

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008

Abgebrochen

Zeit u/o Budget

überschritten u/o

gewünschte

Qualität nicht erfüllt

Erfolgreich beendet

Quelle: Standish Group

Die Hälfte aller IT-Projekte kosten doppelt bis dreifach so viel wie veranschlagtQuelle: Universität St. Gallen


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Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte*

13,9%

2,4%

2,9%

5,3%

7,2%

7,7%

8,2%

9,6%

13,0%

13,9%

15,9%Einbeziehung der Anwender

Unterstützung des Managements

Genaue Anforderungsbeschreibung

Passende Planung

Realistische Erwartungen

Kleine Projektschritte (Meilensteine)

Kompetente Mitarbeiter

Eigene Leitung

Klare Visionen und Vorgaben

Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter

Andere Gründe

*) Quelle: IT Management, 3/2000


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Grundprinzipien guten Projektmanagements

� Klare Ziele, die allen Beteiligten bekannt sind� Hohe Sozial- und Führungskompetenzen der Projektleitung � Erst planen, dann arbeiten

(Umfang der Planung muss angemessen sein)� Strukturiertes Vorgehen � Pro-aktives Arbeiten

(Stakeholder-, Risikomanagement)� Personifizierte Verantwortung � Gesicherte Ressourcen vor Projektstart

(ansonsten sind Terminprobleme vorprogrammiert) � Gutes Kommunikationsmanagement

– sowohl innerhalb des Projektes als auch nach außen� Schnelle Reaktion bei Störungen im Projekt� Regelmäßige Überprüfung des Vorgehens (PDCA-Zyklus)


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Vorgehen nach dem Deming-Zyklus P-D-C-A

Der PDCA-Zyklus ist ein iterativer Prozess der kontinuierlichen Verbesserung :Plan: Lege ein Ziel fest und

plane die UmsetzungDo: Führe die Umsetzung durchCheck: Überprüfe, ob das Ergebnisse

den Zielvorgaben entsprichtAct: Stoße Folgeaktivitäten zur weiteren

Optimierung an(Beginn des nächsten PDCA-Zyklus)

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