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Projekt: Digitalisierung bei ALSTOM Boiler Deutschland GmbH
GG Dienstleistungs GmbHFacility Management LösungenAugsburger Straße 71270329 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 - 365 46 91Telefax: +49 (0) 711 - 365 46 92
E-Mail: [email protected]: www.gg-dl.de
Projekt: ALSTOM Boiler Deutschland GmbH, Stuttgart
Die Aufgabe:
Nachdem das Archiv am Standort Stuttgart Mitte 2009 seine Kapazitätsgrenzen erreicht hatte, musste eine Lö-sung hinsichtlich der Platzproblematik und der Aktenre-cherche gefunden werden. Eine zusätzliche Kundenanfor-derung war, die Eingangsrechnungen zu digitalisieren und anschließend in einen ELO-Workflow einzubinden.
Die Kennzahlen: 50.000 Aktenordner mit verschiedensten Formaten > 25.000.000 Dokumente 25.000 Zeichnungen im Format bis DIN A0 220.000 Mikrofilme und Mikrofiches 175.000 Eingangsrechnungen p. a.
Die Umsetzung:
Der Grundstein zur Aktendigitalisierung wurde bereits im Jahr 2001 mit der Einführung eines Dokumenten-Manage- ment-Systems von ELO Digital Office GmbH gelegt. Seit Ende 2009 wird von GG Dienstleistungs GmbH der Gesamtbestand des Altarchives der ALSTOM Boiler Deutschland GmbH am Standort Stuttgart digitalisiert. Die gescannten Dokumente werden im elektronischen Ar-chivsystem abgelegt und für die Recherche zur Verfügung gestellt. Nach der Digitalisierung werden die gescannten Unterlagen in ein externes Sicherheitsarchiv überführt und bis zum Erreichen des Vernichtungsdatums aufbewahrt. Für den Kunden besteht dadurch die Möglichkeit, sowohl auf das digitalisierte Dokument zuzugreifen als auch Pa-pierunterlagen im Original anzufordern. Dies ermöglicht kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten.
Seit Anfang 2010 werden die Eingangsrechnungen direkt nach dem Posteingang digitalisiert und mit dem Bestell-vorgang im SAP/ERP-System verknüpft. Die gescannten Rechnungen werden mit einem definierten ELO-Workflow an die Fachbereiche zur Prüfung und Zahlungsfreigabe übermittelt.
Unsere Mitarbeiter im Bereich der Digitalisierung sind qualifiziert und spezialisiert, um auf die Anforderungen der Kunden eingehen zu können. Wir realisieren individuelle Kundenwünsche hinsichtlich manueller Indexierung oder auch die Einbindung moderner Barcodetechnik.
Nach der Digitalisierung können die Unterlagen ver-nichtet oder in ein externes Archiv überführt werden. Selbstverständlich werden hierbei die höchsten Sicher-heitsstandards eingehalten. Sowohl die Vernichtung als auch die Auslagerung werden von uns koordiniert und über Kooperationspartner der GG Dienstleistungs GmbH abgewickelt. Unser Dienstleistungsumfang beinhaltet so-wohl die Projektplanung als auch die komplette Abwicklung.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
• Projektplanung mit IST-Aufnahme und Entwicklung einer Archivierungskonzeption• Digitalisierung in die Formate .tiff, .pdf oder .pdf/A in schwarz/weiß und color• Abrechnung auf Basis von fest definierten Click-Preisen oder als vereinbarter Festpreis• Minimierung Ihrer Lager- und Verwaltungskosten• Scannen von Dokumenten in sämtlichen DIN-Formaten (DIN A8 – A0)• Datenerfassung und Indexierung mit OCR- Texterkennung• Digitalisierung mit VRS VirtualReScan zur Optimierung der Dokumentenqualität• Logistikdienste und Outsourcing der Unterlagen in ein externes Sicherheitsarchiv
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Digitalisierungsprojekt, sprechen Sie uns an …
Aktenordner Dokumente Zeichnungen Mikrofilme Eingangsrechnungen
GG Dienstleistungs GmbH ist seit 2011 zertifizierter …
50.000 25.000.000 25.000 220.000 175.000
