Projekt Starter Kit für Fokusprojekte - ethz.ch · PDF fileProjekt Starter Kit für Fokusprojekte 3 . Projektplanung: Einführung und Übersicht . Planungsgrundsätze In den allermeisten

Projekt Starter Kit für Fokusprojekte

Ein paar Hilfsmittel und Checklisten für einen guten Projektstart: Ein Projekt über-nehmen bedeutet…......................................................................................................... 2 Projektplanung: Einführung und Übersicht .............................................................................................. 3 Meine Vorstellungen & möglichen Beiträge.............................................................................................. 4 Projektziele .................................................................................................................................................... 5 Projekt-Organisation .................................................................................................................................... 6 Checkliste Projekt-Auslegeordnung ........................................................................................................... 7 Laufende Detailplanung ............................................................................................................................... 9 Meilensteine ............................................................................................................................................... 11 Arbeitspakete konkret beschreiben ........................................................................................................ 12 Projektrisiken .............................................................................................................................................. 13 Projektchancen ........................................................................................................................................... 13

Projekt Starter Kit für Fokusprojekte 2

Ein Projekt über-nehmen bedeutet…

… in den ersten paar Wochen aus Sicht Projektmanagement folgen-des zu erarbeiten:

Projektziel klären: wissen, worauf wir uns einlassen

Auslegeordnung/Startbrainstorming machen: erster Überblick schaffen

Meilensteine vereinbaren: das Projekt erstmals als Ganzes zeitlich fassen

Laufende Detailplanung: Wissen, wer woran arbeitet (wöchentlich bis monatlich)

Arbeitspakete definieren: vereinbaren was zu tun ist

Risiken kennen: darauf ist besonders zu achten


Projektplanung: Einführung und Übersicht

Planungsgrundsätze

In den allermeisten Projekten besteht schon früh ein Ziel Projektziel Zunächst rollierende Planung z.B. nach dem Kanban System, um in der ersten Zeit abgestimmt vorwärts zu kommen. Dabei kann die Entwicklung der Zielformulierung eine wesentliche Tätigkeit sein. laufende Detailplanung Zusätzlich fixe, projektspezifischen terminlich fixierten Meilensteinen, z.B. Konstruktionsschluss, mit definierten Liefergegenständen (was genau muss in welcher Form und Qualität vorhanden sein, um was zu prüfen und freizugeben?). So ergibt sich ein grosses Bild des ganzen Projekt. Meilensteinplanung Zwischen den Meilensteinen kann wieder nach dem Kanban Prinzip gearbeitet werden, mit tägli-chen bis wöchentlichen kurzen Abstimmungsmeetings (Stehend, ca. 10-15 Min). Dazu pro Teilpro-jekt/Ressort eine Tafel/Flipchart vorbereiten: Aus der Zusammenschau der vorwärtsorientierten Zeitplanung und der globalen Meilensteine er-geben typischerweise Engpässe und Lücken, welche mit geeigneten Massnahmen entspannt und gefüllt werden. Die Projektorganisation widerspiegelt typischerweise die Produkt- und Projektstruktur Projektorganisation

Gemeinsam getragene Vorstellung

Checkpunkte = Meilensteine ≠ Reviews Beurteilung des Status, der Zielerrei-

chung und daraus abgeleitet allfälliger Anpassungen (inhaltlich und terminlich)

Ausgangspunkt ist eine Vorstellung des Projektziels Individuelle Vorstellungen Von aussen eingebrachte Vorstellungen

Vom erwünschten Endpunkt her retour planen Meilensteine planen:

Was, wann um Projektziel zu erreichen?

Integrale Sicht, vor allem bei komplexen Projekten Projektstruktur und Meilensteine kombiniert darstellen Gantt-Diagramme auf der Basis von Arbeitspaketen mit Meilensteinen

Vom momentanen Wissen und Zustand in die Zukunft planen Auslegeordnung/zu Ende denken des

ganzen Projekts oder von Teilaspekten Rollierende Kanban Planung (1-4

Wochen), zu Beginn oder im Chaos Arbeitspakete bilden Projektstrukturplan entwerfen Planung mit Gantt-Diagramm


Meine Vorstellungen & möglichen Beiträge Name: Fokusprojekt: Dies ist meine Motivation an diesem Fokusprojekt mitzumachen:

Dies sind meine persönlichen Ziele für dieses Fokusprojekt:

Dies ist mein Vorschlag einer möglichen gemeinsame Zielformulierung:

Dies sind Fähigkeiten, Erfahrungen und Verbindungen, die ich beitragen kann und will:


Projektziele Ziele Hintergrund, Beweg-Grund

Was sind gute Ziele? wenige klare Ziele, die den Aufgabenraum grob abstecken ohne allzu einengend zu wirken - wenige Punkte - prägnant - provokant oder deutlich - lösungsneutral Verstehe die Beweggründe dahinter! Ziele bleiben nach Projektstart fixiert Kerngruppe glaubt an Erreichbarkeit Bedeutung des Zielausmasses, „be-griffen“ und akzeptiert


Projekt-Organisation Zu Beginn:

- Eher Zuständigkeiten bestimmen und alle paar Tage bis wöchentlich kurz abstimmen woran gearbeitet wird.

Später:

1. Entlang der Produktstruktur aufteilen

2. Zusätzlich System Engineering Verantwortlicher mit Team bestimmen, z.B.

3. Zusätzlich Querschnittsaufgaben zuordnen,, z.B. - Schnittstellen (Evtl. Teil des System Engineerings) - Dokumentation - Reviews und Meilensteine - Risiken und Chancen - Finanzen, Sponsoring und Beschaffung - Termine - IT und Infrastruktur …

4. Vermutlich hat so jedes Teammitglied verschiedene Rollen und Aufgaben


Checkliste Projekt-Auslegeordnung Diese Auslegeordnung kann immer wieder, auch für Teilaufgaben genutzt werden 1. Runde: Freies Brainstorming auf Post It’s

Was alles ist zu tun, zu überlegen, zu berücksichtigen und wer alles ist einzubeziehen damit dieses Projekt begeisterte Kunden (Absatz) und hohe Eigenprofitabilität erreicht! 2. Runde: Vertiefung entlang Stichworten noch mehr Post It’s

(Quelle: Heinz Scheuring, www.pm-schluessel.com)

Visionen: Welches wären die “höchsten Gefühle” in Bezug auf ein mögliches Projektergebnis?

Assoziationen: Welche Ideen, Themen könnte man mit dem Projekt/Projektthema in Verbindung bringen?

Frage: Welche Fragen kommen mir im Zusammenhang mit dem Projekt spontan in den Sinn?

Fehlende Infos: Was wissen wir nicht, welche Informationen/Angaben würden uns weiterhelfen?

Projektabgrenzung (Maske 23): In welcher Hinsicht liesse sich das Vorhaben um weitere Elemente sinnvoll erweitern? Oder redu-zieren? Welche Elemente könnten gar ganz aus der Projektdefinition entfernt werden?

Bedürfnisse/Ziele: Welchen Nutzen bringt das Vorhaben? Wer wird vom Projekt(resultat) profitieren?

Risiken/Befürchtungen: Welche Risiken sind mit dem Vorhaben verbunden? Welche Folgen sind zu befürchten? Wer könn-te sich aus welchen Gründen gegen das Vorhaben stark machen?

Chancen: Wer verfolgt mit dem Projekt welche Ziele?

Resultate/Sachgebiete: Welche Themen sind im Rahmen des Projektes zu bearbeiten?


Stakeholder/Beteiligte: Wer ist am Projekt beteiligt oder hat spürbaren Einfluss darauf und wer ist zu berücksichtigen?

Gebot 0 (das Rad nicht selbst neu erfinden): Wer hat eine ähnliche Aufgabenstellung bereits bearbeitet, sich mit dem Thema befasst oder eine Lösung erarbeitet?

Vorgehen: Was ist im weiteren Vorgehen zu beachten?

Lösungsideen: Existieren bereits Ideen, wie die Aufgabe gelöst werden kann?

Erfolgsfaktoren: Welches sind die Erfolgsfaktoren für das Projekt? 3. Runde: Sortieren (KAIN) Vier Post It-Haufen

Nur falls sehr viel zu sortieren ist, wird sonst übersprungen Post Its kategorisieren: - Klären mit dem Auftraggeber (gelb) - Aktivität planen (rot) - Ideenpool (blau) - Nicht relevant / bereits berücksichtigt (grün) 4. Runde: Projektstruktur

Falls Schritt 3 gemacht wurde, zuerst alle Aktivitäten (A) und mit Auftraggeber zu klärenden Fra-gen (K) sortieren. Wurde Schritt 3 übersprungen, mit allen Karten.

Quelle: Scheuring Projektmanagement (www.scheuring.ch)

die Struktur wird von den Beteiligten selbst "erfunden" die Identifikation wird maximiertder Gesamtprojektüberblick bleibt sichergestelltdie Projektdokumentation lässt sich entsprechend strukturieren

SortierenSammeln

gemeinsam !!


Laufende Detailplanung Grundsatz: Welche Planungsmethoden anzuwenden sind, ist situativ und auf das Projekt abge-stimmt zu entscheiden. Es gibt kein absolutes richtig oder falsch. Kanban für einen Zeitraum von ca. 1-4 Wochen

Tägliche Stand-Ups:

- Nicht zugeordnete Aufgaben zuordnen - Bestimmen wie markierte und rotierte

Themen angegangen werden - Dauer: 10-20 Minuten

Wöchentliche Rück- und Ausblicke: - Was wurde erledigt, was nicht - Was wird in der nächsten Woche

primär in Angriff genommen - Notwendige Anpassungen in der

Struktur der Tabelle - Blick auf das ganze Produkt und

das ganze Projekt - Dauer: 30-120 Min

Mit der Zeit rausfinden, ca. alle 4 Wochen, zu Beginn häufiger - Wie weit bewährt sich die gewählte Einteilung - Wie viele WIP-Tasks erträgt es pro Person/Aufgabentyp - Wie umfangreich sollten Tasks etwa sein - Wie Tasks werden beschrieben (Siehe auch Arbeitspakete)

Typ

/WIP

-Lim

it

Arbeitstypen, Zuständigkeit

Input definieren, analysieren, spezifizieren

entwickeln, durchführen, tun

testen,überprüfen,abnehmen

Warten In Arbeit fertig In Arbeit fertig In Arbeit fertig

Mod

ule/

Baug

ruppe

n/3 Person(en) A:

Modul/Baugruppe x

Person(en) B:Modul/Baugruppe yModul/Baugruppe z

Que

rsch

nitt

sauf

gabe

n/4 Systemengineering

Querschnitts-aufgaben:- Review: …- Risiken: …- Finanzen: …- Projektmanagement

Off

en

Nicht zugeordnet:

Rotiert: braucht Diskussion mit Coaches

Markiert: Problem mit Aufgabe, braucht Team

Arbeitspakete bearbeiten

Teilergebnis testen

Arbeitspakete schnüren


Gantt-Diagramm über ca. 3-4 Wochen

Gantt-Diagramm über das ganze Projekt, mit Meilensteinen kombiniert


Meilensteine Meilensteinplanung

Ist eine ganzheitliche, eher grobe, jedoch verbindliche Planung des ganzen Projekts. Meilensteine werden projektspezifisch definiert und zeitlich gesetzt. Diese Meilensteine müssen nicht mit den vom Management/den Auftraggebern vorgegebenen Reviews übereinstimmen.

Meilensteinname Datum Zweck/Ziel Abgeklärter Punkt, inkl. Form = weshalb dieser

Meilenstein = abzuklärender Punkt inkl. Beschrei-

bung in welcher Form dargestellt

Meilenstein-Review

Einzelne Checkpunkte

Genügt Grundlage zur Beurteilung?

Wird der Checkpunkt erfüllt?

Folgerungen und Massnahmen?

1. …

2. …

3. …

Zum ganzen Projekt

Beurteilung der Frage Folgerungen und Massnahmen?

Projektziel erreichbar?Umfang/Zieleanzupassen?SpezielleRisiken?

Schlüssel-erkenntnisse?

Ideal: Zusammenfassung auf 1-2 Seiten, die in den Ergebnisbericht einfliessen


Arbeitspakete konkret beschreiben Hintergrund: Positionierung von Objekten, z.B. Arbeitspaketen, Meetings, Teilprojekten…

Eine mögliche Darstellung:

Arbeitspaket:

Zweck:

Tätigkeitsschwerpunkte: Wer Wann

Verantwortlich:

Abhängigkeiten:

Sonst noch wichtig:

Datum:

0. Objekt definierenz.B. Projekt, Arbeitspaket, Meilenstein Meeting, Gespräch

1. Erwünschter OutputWas soll am Ende der Zusammenarbeit als konkretes Resultat vorliegen?

2. Relevanter InputWelches Material, welche Informationen sind für unser Meeting von Bedeutung?

3. Sinn und Zweck unseres OutputsWelchen Sinn und Zweck haben die beabsichtigten Resultate für die verschiedenen Zielgruppen?

4. Zur Verfügung stehende Mittel & PotentialPersonen, Produktionsmittel, Psychische Energie , Gemeinsamer "Besitz"

5. ProzessWie soll der gemeinsame Arbeitsprozess gestaltet werden? Punkt 5 kann normalerweise erst nach 1 – 4 definiert werden. Wird häufig in Form eines Skripts vorbereitet.

verschiedene Darstellungsformen


Projektrisiken Projektrisiko / Ursache A B RZ Gegenmassnahme

A = Auftretenswahrscheinlichkeit (6 = hoch, 1 = tief) B = Bedeutung/Tragweite des eingetroffenen Risikos (6 = hoch, 1 = tief) RZ = AxB = Risikozahl (Massnahme zwingend ab RZ 16)

Projektchancen Projektchance A B RZ Fördermassnahme

A = Erfolgswahrscheinlichkeit (6 = hoch, 1 = tief) B = Auswirkung bei Erfolg (6 = hoch, 1 = tief) RZ = AxB = Erfolgszahl (Massnahme, um Chance nutzen ab RZ 12)

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