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EFI Wissensaustausch-Portal

Projektdefinition

Erstellt durch: Eisenhauer / Müller-Basler

Datum: 22.10.2014

- 1 / 8 - Projektdefinitiondocument.docx, 09.11.2014 EFI Wissensaustausch-Portal

I N H A L T S V E R Z E I C H N I S

1 Hintergrund 32 Ziele 43 Umfang 44 Technisches Konzept 55 Betriebskonzept 56 Roadmap 67 Projektorganisation 68 Risiken 79 Annahmen 710 Randbedingungen 711 Kritische Erfolgs Faktoren 7

Historie des DokumentsVersion Status / Änderungen Datum / Autor

1.0 Erste Version 22.10.2014 / Eisenhauer / Müller-Basler

Projektdefinition

Die Projektdefinition dokumentiert die Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen sowie die Arbeiten, die zur Fertigstellung des Projektes erforderlich sind. Die Projektdefinition beschreibt Breite und Tiefe der durchzuführenden Arbeiten.

1 Hintergrund

Die EFI Initiative hat deutschlandweit viele Menschen erfolgreich zu seniorTrainerinnen ausgebildet. Diese seniorTrainerinnen haben diverse Projekte zum bürgerschaftlichen Engagement gestartet und zum Abschluss gebracht.

EFI sorgt für die ständige Weiterbildung der Ehrenamtlichen durch Fachtagungen und Weiterbildungsangebote in Form von Seminaren und Webinare.

Neben diesen Angeboten sind die meisten seniorTrainerinnen aber in ihren Projekten auf sich selbst gestellt. Ein lebendige Community von seniorTrainerinnen mit gegenseitigen Knowhow-Austausch existiert bisher nicht.


Informationen über seniorTrainerinnen -Projekte sind über lokale EFI-Websites verstreut, werden wenig gepflegt und sind nur schwer auffindbar, siehe Bild 1.

Bild 1 – Viele verstreute Projektinformationen


2 Ziele

Ziel dieses Projekts ist es, zusätzlich zu den EFI Web-Seiten eine Wissensaustausch-Plattform für seniorTrainerinnen zur Verfügung zu stellen.

Die Wissensaustausch-Plattform bietet folgende Vorteile: seniorTrainerinnen können über diese Plattform ihr Wissen und die gesammelten

Erfahrungen aus ihren Projekten anderen seniorTrainerinnen zugänglich machen. Durch Lernen von anderen und Austausch von Erfahrungen können Projekte

schneller geplant und effektiver durchgeführt werden. Fehler und Irrungen werden vermieden.

Parallelarbeit und Fehlschläge werden vermindert durch den Wissensaustausch und die Vernetzung der Projekte.

seniorTrainerinnen können gezielt „Kollegen“ zu bestimmten Themen finden und mit ihnen Kontakt aufnehmen.

seniorTrainerinnen können Fragen an die seniorTrainerinnen -Community stellen und ihre Themen öffentlich diskutieren.

seniorTrainerinnen können auf das Netzwerk und den Wissens-Pool der seniorTrainerinnen -Community zurückgreifen und werden dadurch in ihren Initiativen gestärkt.

3 Umfang

Im Rahmen dieses Projekts wird eine Wissensaustausch-Plattform mit den in Bild 2 dargestellten Funktionen realisiert:

Bild 2: Elemente der EFI Wissensaustausch-Platform


Wissensland-karte

Glossary

Diskussions- forum

Projekte

Methoden & Templates

Experten

EFI Wissens-Plattform

Beschreibung der wesentlichen Wissensaustausch Funktionen: Wissenslandkarte / Glossary

Die Wissenlandkarte zeigt Begriffe, die für die Community relevant sind und clustert sie in Kategorien. Sie dient zur übergeordneten Navigation.Im Glossary werden diese Begriffe definiert. Das Glossary dient dem einheitlichen Verständnis dieser Begriffe und vermeidet Begriffswirwar.Beispiele für Begriffe: Trauerbegleitung, Nachbarschaftshilfe, Seniorenbörse, Kleinreparaturdienst, Jobpaten, Jugendpaten, Leihopa, Wohnprojekt, Wohnraumberatung, Buchführung für Vereine, Mitglied im Seniorenbeirat, Energiesparberatung, Seniorenchor, Theaterprojekt, Senioren ins Internet, Internetcafe, Freiwilligentag, usw.

Experten DBIn der Experten DB können sich seniorTrainerinnen als Experten für ein oder mehrere Themen eintragen. Über die Plattform können dann Hilfesuchende mit dem Experten persönlich in Kontakt treten.

Projekte DBIn der Projekt DB werden die geplanten, laufenden und abgeschlossenen Projekte der seniorTrainerinnen eingetragen. Sie werden mit einem Projektsteckbrief kurz beschrieben. Bei abgeschlossenen Projekten sollten „Lessons Learned“ und Projektergebnisse (z.B. Planungsunterlagen, Flyer, Broschüren) bereitgestellt werden können.

Diskussions ForumIm Diskussionsforum können die Mitglieder der seniorTrainerinnen -Community Fragen und spezielle Themen diskutieren.

Methoden + Vorlagen + ToolsIm Download-Bereich werden Vorlagen (MS-Word, MS-Excel) für Projektarbeitsergebnisse bereitgestellt.

4 Technisches Konzept

Siehe Powerpoint Folien

5 Betriebskonzept

Für den laufenden Betrieb der Wissensaustausch-Pattform müssen folgende Rollen von einer oder mehreren Personen besetzt werden: Administrator – der „Master“ der Datenbanken und der User-Verwaltung Editor – der „Wächter“ über die Wissenslandkarte und Glossary Moderatoren – die „Wächter“ und Stimmulierer von Diskussionsforen Wissensschürfer – Berater, die seniorTrainerinnen dabei helfen,

Projektsteckbriefe und Projektergebnisse für die Projekt DB aufzubereiten Kommunikator – der die seniorTrainerinnen motiviert, die Plattform intensiv zu

nutzen.


6 Roadmap

Das Projekt wird im Prototyping Ansatz aufgesetzt. In den ersten 3 Schritten wird ein funktionsfähiger Prototyp erstellt. Es sind erste Inhalte im System eingebracht. Das System wird von einem ausgewählten Kreis von Reviewern getestet. Es wird eine Entscheidung zum Vollausbau getroffen.

Bild 3: Projektablauf für die 1. Phase

7 Projektorganisation

Das Projekt wir im kleine Kreis gestartet und im Prototyping Verfahren durchgeführt.


Prototyp aufsetzen

STEP 1:Eine Applikation (wie schon für mehr als 20 Portale genutzt) würde in einem Testbereich bei mir aufgesetzt. Die Datenbank wird strukturiert neu aufgesetzt, Anmeldungen und Registrierungen sind dann bereits möglich..Testobjekte

REVIEW

STEP 2:Glossary (Wissensbereich) und Templates werden – möglichst mit sinnvollen Daten - gefüllt. Die Usertabelle / Expertenliste wird mit ausgewählten Personen belegt, diese Personen werden beteiligt an der Arbeit. Parallel werden die vorhandenen Projekte eingebracht neu strukturiert (Tags, Kategorien,…)

STEP 3:Gemeinsames Review der Funktionalität und die Entscheidung, ob auf dieser Basis weitergemacht werden soll / Veröffentlichung

GO / NO GODiskussion:Soll ein solches System – nutzbar für alle EFI Beteiligten (global DE) verfügbar gemacht werden?..

Bild 4: Projektorganisation für die erste Phase

8 Risiken

Es wird nicht die kritische Menge an aktiven Nutzern gewonnen. Das System trocknet aus.

9 Annahmen

Die Plattform wird zunächst für EFI Bayern bereitgestellt und zum Laufen gebracht. Wenn sie erfolgreich angenommen wird, wird sie deutschlandweit promoted und die EFI Verantwortlichen der Länder werden eingeladen, sich daran zu beteiligen.

Jedermann kann die Plattform im Internet sehen. Angemeldete seniorTrainerinnen bekommen mehr Detailinformationen sehen und aktiv Inhalte einbringen und an den Diskussionen teilnehmen.

10 Randbedingungen

Die Plattform muss sich dem EFI Layout anpassen. Die Plattform muss auf dem offiziellen EFI Server betrieben werden. Der Datenschutz muss eingehalten werden. Keine öffentliche Preisgabe von

Adressen und Telefon Nummern. Nur seniorTrainerinnen können detaillierte Informationen sehen.


Willi Müller-Basler

&Rolf

Eisenhauer

Hr. Schmi

dt

Hr. Schmi

dt

Herbert Schmidt

EFI Bayern

Einige ausgewähhlte

SeniorTrainer

KonzeptTechnikStrukturierungBasis-InhalteUser Interface

EntscheiderKommunikation

Nicht nur länderbegrenzt zu sehen!

Testnutzer / ReviewerLiefern erste Projektinformationen

Michael von

Eschwege

Sammelt ProjektdatenReviewer

11 Kritische Erfolgs Faktoren

Die Wissens-Plattform muss zum Start bereits eine kritische Menge an Informationen enthalten, damit Nutzer bei der Stange bleiben.

Eine kritische Menge von aktiven Nutzern muss gewonnen werden. Einfache, intuitive Bedienung.


Documents

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