Präsentation Projektinitiierung

bis Projektdefinition

„Parameter“ des Projektumfelds und Stakeholder

• Interessenprofile, Ergebniserwartungen• Erfolgsvorstellungen• Projektzwecke• Analysemöglichkeiten• Steuerbarkeit• Bedeutung für

Projekteinführungsprobleme, Lösungsvorschläge

Ausgangssituationen

Projekte können aus unterschiedlichen Ausgangssituationen heraus entstehen:

Ein Kunde entdeckt eine Problemstellung in seinem Unternehmen und fragt nach einer Lösung.Es wird eine Ausschreibung für einen Gesamtauftrag veröffentlicht.Ein Kunde beauftragt Sie mit einer angebotenen Leistung.Die innerbetrieblichen Strukturen und Verhaltensmuster entsprechen nicht mehr den aktuellen Umfeldanforderungen.Intention, die Qualität des Unternehmens und des Produktes auf den international üblichen Standard zu heben.Intention, die innerbetrieblichen Prozesse zu beschleunigen.Intention der Kostenersparnis in bestimmten Unternehmensbereichen.

Angebotsprojekte

Projektvorphase Angebotsphase Auftrags-realisierungsphase

Akquisition Anfrage Ausschreibung

Auftrag

oder Absage

Auftragsabwicklungsprojekte

BetriebAngebotsphase Auftrags-realisierungsphase

Auftrag Abnahme

Forschungs- und Entwicklungsprojekte

Evaluations-phase

Projektvorphase Forschungs- undEntwicklungsphase

Kundenwunsch Konkurrenzvorsprung neue Technologie

Inbetriebnahme

Interne Reorganisationsprojekte

Evaluations-phaseAnalyse

Reorganisations-phase

Umfeld Konkurrenz interne Verbesserungs-

potentiale

Umsetzungsbericht neuer

Management-

ansatz

Das Projekt bei der Initiierung

Projekt

Projektidee

definiertes Projekt

Projektumfeldanalyse: Ziele

ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflußfaktoren auf ein Projekt

Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern eines Projektes

Beurteilung der Konsequenzen auf die Durchführung

Feststellung der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen

Verbesserung der Kommunikation im Projekt durch graphische Darstellung von Umfeldbeziehungen

Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung der Umfeldbeziehungen (Projektmarketing)

Projektumfeldanalyse: Vorgehensweise

1. Identifikation des Projektumfeldes (Erfassen aller Einflußgrößen)

2. Gliederung in organisatorisch-soziale Einflußgrößen bzw.

3. sachlich-inhaltliche Einflußgrößen

4. Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse einzelner Einflußgrößen

5. Ableitung von Strategien und Maßnahmen

Identifikation des Projektumfeldes

Die Identifikation des Projektumfeldes beinhaltet die ganzheitliche Betrachtung und systematische Auflistung aller das Projekt beeinflussenden Umfeldgrößen. Hier kann zwischen organisatorisch-sozialen und sachlich-inhaltlichen Einflußgrößen unterschieden werden:

Organisatorisch-soziale Einflußgrößen sind jene, die durch einzelne Personen, Personengruppen oder Interessengruppen an das Projekt herangetragen werden. Personen können z.B. je nach ihrem Einfluß auf das Projekt und ihrer Intention, dieses fördern (positiver Einfluß) oder aber hemmen bzw. ganz verhindern (negativer Einfluß).

Sachlich-inhaltliche Einflußgrößen sind demgegenüber solche, die nicht durch direktes Einwirken von Personen entstehen, wie z.B. Gesetze, andere Projekte, neue Technologien, Marktgegebenheiten, etc..

Projektumfeldanalyse: Darstellung

Projekt

MedienBehörden

Mitbewerber

Projekt-mitarbeiter

internerAuftraggeber

Stamm-organisation

Lieferant

Kunde

Organisatorisch-soziale Einflußgrößen

unternehmensintern:

Geschäftsführung interner Projektauftraggeber Projektleiter Projektteam vom Projekt betroffene Abteilungen, Servicebereiche (Fachpromotoren) formale Entscheidungsträger (Machtpromotoren) informelle Entscheidungsträger und Meinungsbildner gelegentlich Mitwirkende aus dem Unternehmen

Organisatorisch-soziale Einflußgrößen

unternehmensextern:

Kunden (Auftraggeber / Finanzier, Nutzer, Projektleiter,- team des Kunden) Partnerfirmen (in einem Konsortium) Lieferanten Mitbewerber Behörden Politiker Medien, Öffentlichkeit Anrainer Bürgerinitiativen, Umweltschutzgruppen etc.

Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse

UmfeldgruppeKlima,

Stimmung+ / / -

Bedeutung,Macht

1........ 5

Erwartungen (+)Befürchtungen (-)

der Umfeldgruppen

Strategien,Maßnahmen

Geschäftsführung

interner Auftraggeber

Projektleiter

Projektteam

vom Projekt betroffeneAbteilungen

formaleEntscheidungsträger

informelleEntscheidungsträger

(nach Patzak, Rattay 1995)

Typische Erwartungen und Befürchtungen des Projektteams

(nach Patzak, Rattay 1995)

Erwartungen: längerfristig gesichertes Einkommen gerechtes Einkommen ansprechende und persönlichkeitsfördernde Arbeit (Arbeitsklima, Möglichkeit zur Persönlichkeitsentfaltung) Lernchancen Höherqualifizierung und Karriere Anerkennung und Selbstverwirklichung Zufriedenheit mit der Arbeit

Befürchtungen: Einbringung persönlicher Leistung in überhöhtem Ausmaß Tragen individueller Belastungen durch die Projektrealisierung Streß Leistungsdruck Konflikte Unsicherheiten, Scheitern Risiken

Typische Erwartungen und Befürchtungen der Stammorganisation

(nach Patzak, Rattay 1995)

Erwartungen:

Befürchtungen: diverse Störungen und Belastungen der Routinearbeit Streß- und Konfliktpotential Unsicherheiten Machtverlust

Beitrag des Projektes zur Sicherung des Unternehmensstandes (Gewinn, Kapazitätsauslastung, Wissenszuwachs, Prestige, Image, Anschlußaufträge, Position am Markt, etc.)

Typische Erwartungen und Befürchtungen der Kunden / Auftraggeber

(nach Patzak, Rattay 1995)

Erwartungen:

Befürchtungen: Anschaffungs- und Betriebskosten des Objektes überhöht nicht tragbare Risiken diverse Belastungen bezüglich Vertragsgestaltung (Claim Management) Belastungen durch den Realisierungsprozeß

Möglichst hoher Nutzen des Produktes Optimale Einhaltung der Projektzwischen- und -endtermine Projekttransparenz angestrebte Öffentlichkeitswirkung (Gewinn an Image, Ansehen) weitgehende Erfüllung der prozeßorientierten Ziele in Form von Einbindung und Mitwirkung

Sachlich-inhaltliche Einflußgrößen

gleichzeitig laufende Projekte

Routineaufgaben des Unternehmens

technologische Entwicklungen

gesetzliche Rahmenbedingungen

Know-how

Arbeitsmarkt

weitere

Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse

sachlich-inhaltlicheEinflußgröße

Art desEinflusses

Konsequenzen Maßnahmen

gleichzeitig laufendeProjekte

Routineaufgaben imUnternehmen

technologische Entwicklung

gesetzlicheRahmenbedingungen

Ableitung von Maßnahmen

Die durchgeführte Analyse diente somit zum einen der möglichst vollständigen

Erfassung der Umfeldgruppen und zum anderen der Schwerpunktsetzung durch

eine Bewertung. Diese Analyse bildet nun die Basis für einen

Maßnahmenkatalog.

Bei den Maßnahmen kann differenziert werden zwischen

Sofortmaßnahmen

und

Vorsorgeplänen.

Projektdefinition: ZieleDefinition dessen, was zum Projekt gehört (Ausgrenzung dessen, was nicht Inhalt des Projektes ist).

Konzentration auf die Projektinhalte.

Eine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter über die Ziele, den Umfang und die Rahmenbedingungen des Projektes festlegen.

Ein gemeinsames Verständnis über die wesentlichen Projektzusammenhänge innerhalb des Projektteams herstellen.

Eine Informationsgrundlage für später hinzukommende Teammitglieder, Lieferanten und andere am Projekt beteiligten Personen zur Verfügung haben. Dadurch wird der Informationsaufwand im Laufe des Projektes verringert.

Projektdefinition: Vorgehensschritte

Festlegung des Projektnamens, der Projektnummer

Ausgangssituation (Anlaß, Problemstellung) beschreiben

Ziele definieren

Hauptaufgaben festlegen

Zeitliche Abgrenzung durchführen

Kostenmäßige Abgrenzung (Projektbudget) durchführen

Organisatorische Abgrenzung durchführen

Definition kritischer Erfolgsfaktoren