Projektmanagement - wiwiss.fu-berlin.de · 3 Freie Universität Berlin – Suhl, Bizer: Systementwicklung – SS 08 (Version vom 9.06.08) Teilbereiche des Projektmanagements 1. Projektdefinition

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Freie Universität Berlin – Suhl, Bizer: Systementwicklung – SS 08 (Version vom 9.06.08)

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Systementwicklung

Projektmanagement

Uwe H. Suhl und Chris BizerSS 2008


Begriffsbestimmung: Projekt

Unter dem Begriff Projekt werden Vorhaben verstanden, die durchEinmaligkeit für das Unternehmen,(klar) definierte Zielsetzung, definierte Anfangs- und Endzeitpunkte,die Beteiligung mehrerer Menschen, Arbeitsgruppen, Unternehmen oder Institutionen gekennzeichnet sind.

Projekte, speziell Softwareentwicklungsprojekte, beinhalten immer das Risiko des Scheiterns. Übliche Probleme sind:

Mangel an Koordination von Menschen, Mitteln und Aktivitäten, Mangel an Kommunikation zwischen den Beteiligten Schlechte Einschätzungen von Dauer und KostenUnzureichende Planung von Aktivitäten, Zeit und Mitteln Zu wenig Kontrolle über den FortgangMangelhafte Qualitätskontrolle

Dies zu Verhindern ist Aufgabe des Projektmanagements, welches dazu verschiedene Instrumente und -Methoden einsetzen kann.

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Begriffsbestimmung: Projektmanagement

Projektmanagement umfasst die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts. [DIN 69 901]

Zu berücksichtigende Aspekte:


Projektmanagement in der Systementwicklung

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Teilbereiche des Projektmanagements

1. ProjektdefinitionExterner oder interner Projektauftrag als AnstoßProblemfeldanalyse und inhaltliche AbgrenzungRahmenbedingungen der Projektdurchführung (organisatorisch, finanziell, technisch, terminlich, Vollmachten)Durchführbarkeitsstudie und WirtschaftlichkeitsanalyseGrobe Festlegung der Aufbauorganisation (Beteiligte, benötigte Ressourcen, Projektmanagementteam) Grobe Festlegung der Ablauforganisation (Workpackages und Meilensteine)

2. Projektplanung (hinreichend detailliert)Aufgaben (Workpackages, Deliverables)Zeit (Zeitaufwand je Workpackage, logische Abfolge, Pufferzeiten) und der Ressourcen (Benötigte personelle Ressourcen und Betriebsmittel)


Teilbereiche des Projektmanagements 2

3. Projektdurchführung und KontrolleKoordination aller ProjektbeteiligtenPermanenter Plan-/Ist-VergleichMaßnahmen bei Planabweichung und ggf. Anpassung der PlänePermanente RisikoüberwachungPermanente QualitätsprüfungInformation der Auftraggeber und Projektbeteiligter über den Projektverlauf

4. ProjektabschlußÜbergabe der Projektergebnisse an den AuftraggeberSicherung der „Lessons-learned“ für Folgeprojekte.

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Das Projektteam

Der Erfolg eines in Softwareentwicklungsprojekts hängt sehr stark von den Fähigkeiten und der Kreativität aller Beteiligten ab!Projektteams setzen sich normalerweise aus Beteiligten mit sehr verschiedenen Kompetenzen und heterogenen Wissensstand zusammen.Übliche Rollen sind:

ProjektleiterIn: Schlüsselrolle, verantwortlich für die fachliche Durchführung des Projektes unter Einhaltung von Kosten, Terminen und Fachvorgaben. Projektplanung, Kontrolle, KoordinationAnwender: notwendig für das Fach- u. Organisationskonzept, TestsIT-Spezialisten: Systemanalytiker, ProgrammiererExperten für spezielle Aufgaben (part time): z.B. Vernetzung, DBMS, Web-Server, ...ProjektkoordinatorIn: wichtig bei Zielkonflikten zwischen den Projektteam und beteiligten Fachabteilungen, z.B. um verbindliche Anordnungen geben zu können bzw. ggf. Informationsblockaden aufzulösen. Optimalerweise höherer Linienmanager.

Ausgehend von einem heterogenen Wissensstand im Team ist es Aufgabe des Projektmanagements, die individuellen Kenntnisse der einzelnen Teammitglieder gewinnbringend in das Projekt zu integrieren.


Aufgaben der ProjektleiterIn

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Projektplanung

1. Meilensteinplanung

2. Todo-Listen

3. Gantt-Diagramme

4. Ressourcenauslastung und kritische Pfade


Projektplanung: Meilensteinplanung

Ein Meilenstein ist der Zeitpunkt an dem ein oder mehrere Arbeitspakete abgeschlossen sind und deren Ergebnisse vorliegen.

Die Meilensteinplanung dienen zur ergebnis-orientierten zeitlichen Strukturierung eines Projekts.

Die Meilensteinplanung wird eingesetzt um einen Überblick über den Projektablauf zu gewinnen bzw. zu vermitteln.

Je nach Aufgabenstellung werden verschiedene Varianten der Meilensteinplanung verwendet, die folgende Elemente enthalten können:

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Elemente einer Meilensteinplanung

Meilensteine (Milestone): Zustandsbeschreibung und genauer Zeitpunkt, wann der Zustand erreicht ist.

Arbeitspakete (Workpackages): Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete, die bis zu einem Meilenstein abgeschlossen seien sollen.

Ergebnisse (Deliverable, Artefakt): Nennung der konkreten Ergebnisse, die bis zum Meilenstein erbracht seien sollen (z.B. Plichtenheft, Prototyp, Wirtschaftlichkeitsanalyse).

Aufwandsschätzungen je Arbeitspaket: Welche Ressourcen werden benötigt?

Verantwortlichkeiten: Wer ist für die termingerechte Erbringung der Ergebnisse verantwortlich?


Beispiel einer Meilensteinplanung

M5: Start des Produktivbetriebs 7/2007

DV/EST AGTeam MFTeam MFMF/DV

Team MF

- Anpassung des Prototyps gemäß Feedback der Geschäftsleitung- Testszenarios erstellen und mit Produktivdaten testen- Fertigstellung Benutzer- und Systemdokumentation- Schulung: Vertrieb, Content-Manager und Administratoren- Planung der Site-Promotion-Kampagne

M3: Prototyp implementiert 5/2007

DV/EST AGDV/EST AG

EST AGTeam MFTeam DV

- Implementierung: Dienst-Manager- Implementierung: Schnittstellen und Mapping-Manager- Customizing: Content Management System- Einpflegen der Inhalte in das CMS- Testserver installieren und konfigurieren

M2: Pflichtenheft und Oberflächenprototyp mit Geschäftsleitung abgesprochen 1/2007

Team MF/SPTeam SP

Team SP/DVTeam MFTeam DV

Team DV/DSTeam DV/MF

- Alleinstellungsmerkmale herausarbeiten- Konzeption: Szenario Chemical Distribution- Konzeption: Dienste und Struktur des online Angebots - Marketing und PR-Material ChemBest AG sichten- Konzeption: Integration in die bestehenden Systeme der ChemBest AG- Entwicklung des Oberflächenprototyps- Ergebnisse zu Pflichtenheft zusammenfassen

M1: Marktanalyse durchgeführt und Stärken-/Schwächenprofil erstellt 9/2006

Müller/SchulzTeam MFTeam MF/ SP

- Festlegung der Projektorganisation- Evaluierung anderer online Angebote im Bereich Chemical Distribution- Stärken und Schwächen der ChemBest AG analysieren

M0: Projektbeginn 6/2006

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Todo-Listen

Todo-Listen sind ein minimales Planungs- und Koordinations-instrument, das

für Projekte mit geringer Komplexität (wenige Aufgaben, wenige Beteiligte, klarer Ablauf)als Ergänzung zur Meilensteinplanung (Aufschlüsselung der einzelnen Arbeitspakete und Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Festlegung genauer Termine) eingesetzt werden kann.

Todo-Listen die zentral im Netzwerk oder mittels geeigneter Tools im Web gepflegt werden, eignen sich als einfaches Koordinationsinstrument:

Teammitglieder markieren Aufgaben als erledigt oder geben Hinweise auf Verzögerungen.Das Projektmanagement oder andere Teammitglieder fügen neue Aufgaben hinzu und verteilen Verantwortlichkeiten.


Beispiel Todo-Liste

Todo-Liste mit Verantwortlichkeiten und Terminen.

….

20.2.2000JederVeranstaltungsseiten SS 00 vervollständigen

20.2.2000USForschungsschwerpunkte auf Teamseite

15.3.2000UPJobs und Praktika vervollständigen

20.2.2000USKooperationen vervollständigen

1.3.2000USPublikationen vervollständigen

1.3.2000US, CBBeschreibung der einzelnen HS-Lehrveranstaltungen erstellen

13.2.2000CBGrafiken für Startseite erstellen

Bis wann?Wer?Was?

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Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind eine Methode zur grafischen Darstellung der Ablaufstrukturen eines Projekts.

Im Gegensatz zur reinen Meilensteinplanung werden auch die logischen Zusammenhänge zwischen einzelnen Arbeitspaketen erfasst: Welche Arbeitspakete müssen abgeschlossen sein, bevor mit den Folgenden begonnen werden kann?

Oft werden zusätzlich zu den Arbeitspaketen und ihren Zusammenhängen auch geschätzte Dauern und die benötigten Ressourcen erfasst. Dies ermöglicht Engpässe hinsichtlich Terminen und Ressourcenauslastung rechtzeitig zu erkennen.


Beispiel: Gantt-Diagramm aus MS Project

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Kritischer Pfad

Der kritische Pfad ist der längste Abfolge von Arbeitspaketen, die ohne zeitlichen Puffer voneinander abhängig sind und deren Verzögerung eine Verzögerung des Projektendes verursacht.

Hilft zu identifizieren, welchen Vorgängen hohe Priorität zuzuweisen ist und wo Verzögerungen akzeptabel sind

Beispiel: Kritischer Pfad in MS Project:


Ressourcenplanung

Die Erbringung der Arbeitspakete in einem Projekt beansprucht Ressourcen wie Personal, Betriebsmittel oder Geld.

Die Ressourcenplanung bestimmt den Ressourcenbedarf im Projektverlauf und dient dem Kapazitätsausgleich.

Aus der Aufsummierung der Beanspruchung einzelner Ressourcen im Projektverlauf ergeben sich Auslastungsübersichten je Ressource.

Oft ist es sinnvoll einzelne Arbeitspakete zu verschieben, um eine möglichst konstante Ressourcenauslastung zu erreichen.

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Projektkontrolle

Aufwandserfassung

Soll/Ist-Vergleich

Meilenstein-Trendanalyse

Projekttagebuch

Besprechungsprotokolle

Projekt-Berichte

Informationen sollten allen Projektbeteiligten zugäng-lich sein.

4/04

3/04

2/04

1/04

4/043/042/041/04

Schätzungam...

Meilenstein geschätzt für...

offener Meilenstein erledigter Meilenstein

A D C IT

AT

Meilensteintrendanalyse initial

Meilensteintrendanalyse final


Microsoft Project

Teil der Microsoft Office Suite (2003/2007)

Software zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Ressourcen eines Projektes (und einigem mehr)

Kein Brainstorming-Programm, Projektvorgaben müssen vorher klar sein

Project wird vom Projektmanager genutzt, nicht von den Teammitgliedern

Exportmöglichkeit von Aufgaben und Terminen in die Outlook-Kalender der Mitarbeiter

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Project 2003 – Komponenten

Ressourcen ManagerTeammitglieder Projektmanager

Business Systems


Vorgänge

repräsentieren Aktivitäten/Tätigkeiten z.B. Erstellung eines Oberflächenentwurfs

haben eine Dauerdie vorweg geschätzt wirdim nachhinein gemessen wird

können miteinander verknüpft werden…sequentiell (nacheinander): Ende-Anfangparallel (gleichzeitig): Anfang-Anfang, Ende-Ende

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Ressourcen

repräsentieren die Arbeitsmittel (=Menschen) und Sachmittel im Projekt

werden zur Durchführung von Vorgängen eingeteilt

Ziel: Alle zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal einteilen, ohne sie zu überlasten


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Beispiel: Ressourcenauslastung in MS Project

Ansicht in Project zu der Auslastung einzelner Ressourcenhilft tatsächliche Arbeitszeiten von Ressourcen zu ermittelnund Ressourcenüberlastungen/-unterlastungen zu erkennenÜberlastete Ressourcen erkennen Sie an der roten Kennzeichnung und dem !-Symbol im Indikatorfeld.


Project Server

ermöglicht Kollaboration zwischen Projektmanagern, Teammitgliedern und anderen Beteiligten

Projektdaten werden von Project Professional zum Project Server gesendet

Project Server Web Access bietet Zugriff auf Projektdaten, ToDo-Listen, Berichten usw. über ein Web-Interface

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“Project A”“Project B”

Analyzer can assess many different dimensions of time, cost

& resources

Key resources who are heavily

allocated


Weitere Informationen

Microsoft Project Produktseite:http://www.microsoft.com/office/project/

Microsoft Project MSDN Developer Center:http://msdn.microsoft.com/project

Microsoft Project TechNet Seite:http://www.microsoft.com/technet/project/

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Risikomanagement

Aufdecken von RisikenZ.B. mit Risikoliste aus der Literatur (z.B. Sommerville 2001)Überprüfe jedes Risiko auf der Liste im Bezug auf das eigene Projekt

Bewertung + Dokumentation der RisikenBeschreibe das RisikoWahrscheinlichkeit des Eintretens einschätzenSchadenshöhe (Kosten und Projekt-Verzögerung)Mögliche Gegenmaßnahmen -> RisikomaßnahmenplanBewertung der Maßnahmen

RisikoüberwachungIndikatoren und erste Anzeichen für das Eintreten des Risikos definierenDiese Indikatoren kontinuierlich überwachen und anpassen sobald mehr Informationen über ein Risiko verfügbar sind.


Mögliche Risiken

nach Sommerville, 2001

Ein Konkurrenzprodukt wird auf den Markt gebracht, bevor das System fertig gestellt ist.

Wirtsch.Produktkonkurrenz

Die zugrundeliegende Technologie, auf der das System aufbaut, wird durch eine Neue verdrängt.

Wirtsch.Technologieveränderung

Der Umfang des Projekts oder einzelner Arbeitspakete wurde fasch eingeschätzt.

Projekt/Produkt

Unterschätzung des Umfangs

Die Spezifikationen wichtiger Schnittstellen sind nicht pünktlich verfügbar.

ProduktVerzögerung der Spezifikation

Produkt

Projekt

Projekt

Art

Es gibt größere Änderungen bei den Anforderungen als erwartet.

Es gibt einen Wechsel zu einem neuen Management mit anderen Prioritäten.

Erfahrenes Personal verläßt das Projekt, bevor es fertig gestellt ist.

Beschreibung

Veränderung der Anforderungen

Managementveränderung

Personalveränderung

Risiko

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Projektdurchführung: Projektbesprechungen

Projektbesprechungen dienen den Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten und dem Treffen von Entscheidungen für das Projekt.

Um ihre Effektivität zu gewährleisten, muss jeder Projektbesprechung eine gründliche Vorbereitung durch das Projektmanagement vorangehen.

Punkte, die vorab geklärt werden sollten sind:Ziele: Was soll die Besprechung bringen? (Problemlösungs-Koordinations- oder Informationsbesprechung)Teilnahme: Müssen alle Teammitglieder teilnehmen? Wer redet über was, wann und wie lange? Maximale Dauer 90 Minuten ohne Pause.

Vorbereiten einer Tagesordnung und deren rechtzeitige Kommunikation.


Projektdurchführung: Projektbesprechungen

Problemlösungsbesprechungen haben oft folgende Struktur:Problemdefinition/Zielformulierung: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? (Projektmanager/Sitzungsleiter)Problem-/Ursachenanalyse: Woran liegt es? (Alle Beteiligten)Lösungsvorschläge und Entschluss: Welche Lösungen gibt es? (Alle Beteiligten)Umsetzung: (Alle Beteiligten)

- Festlegung eines konkreten Aktionsplans- Festlegung von Verantwortlichkeiten- Festlegung von Terminen für die Durchführung (Anfang, Ende, Meilensteine)

Termin für nächstes Treffen festlegen.

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Projektdurchführung: Brainstorming

Brainstorming ist eine Kreativitätstechnik zur Generierung von Ideen bzw. Lösungsvorschlägen zu einer bestimmten Problemstellung.

Grundprinzip ist das Aufnehmen und spontane Variieren von Ideen, die im Verlauf der Sitzung von den teilnehmenden Gruppenmitgliedern geäußert werden. Durch die Entstehung von Assoziationsketten werden hierbei Lösungsmöglichkeiten eines Problems zutage gefördert, die möglicherweise bisher nicht gesehen wurden.


Projektdurchführung: Brainstorming

Regeln für Brainstorming-Sitzungen:Teilnehmer: 5-12 Personen aller hierarchischen EbenenFreies ungehemmtes Aussprechen von Ideen und Gedanken, einschließlich zunächst abwegig erscheinender Ideen um andere eventuell zu brauchbaren Vorschlägen anzuregen.Innere Offenheit und die Bereitschaft Ideen aufzugreifen und weiterzuentwickeln.Quantität vor Qualität: Ziel möglichst viele IdeenEisernes Verbot jeder Kritik an den Vorschlägen!

Die während der Sitzung produzierten Ideen werden schriftlich festgehalten und im Anschluss in Hinsicht auf ihre Realisierbarkeit ausgewertet.

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Empfehlenswerte PM-Praktiken

Projektpläne sollen erfüllbar sein, aber auch knapp genug, um stetigen Fortschritt zu garantieren.

Der Projektplan sollte niemals das Team hetzen oder es demoralisieren.

Projektweite Sichtbarkeit des Projektplans und des Fortschritt gegenüber dem Plan.

Regelmäßige Reviews und Code-Inspektionen.

Verfolgen des Fehlertrends gegenüber Qualitätszielen.

Geordnetes Risikomanagement.

Längere Vorhaben sollten in kürzere, klar abgegrenzte Teilprojekte aufgeteilt werden.

Jedes Teilprojekt sollte ein befriedigendes und motivierendes Ergebnis haben.


Sammlung der gefährlichsten PM-Praktiken

Erwarten von großen Leistungssteigerungen über 10% der bisher beobachteten Zahlen.

Plazieren von Aufgaben am kritischen Pfad, die nicht der Kontrolle des Projektteams unterliegen.

Annahme, auch starke Projektverspätungen ohne entsprechende Reduktion der Anforderungen wieder aufholen zu können.

Verwenden eines knappen Zeitplans als Grund für den Einsatz neuer Technologien.

Festlegen der Technologien in den Anforderungen.

Erwarten, daß formale Reviews mit möglichst vielen Teilnehmern ein korrektes Bild der Vorgänge im Projekt ergeben.

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