Projektmanagement 1. Überblick und Grundlagen 1 © Prof. Dr. Walter Ruf

Projektmanagement

1. Überblick und Grundlagen

1© Prof. Dr. Walter Ruf

1. Überblick und Grundlagen

1.1 IT-Projekte1.1.1 Probleme bei IT-Projekten1.1.2 Risiken bei IT-Projekten1.1.3 Einteilung von IT-Projekten

1.2 IT-Projektmanagement1.2.1 Ziele beim IT-Projektmanagement1.2.2 Bestimmungsgrößen für das Spannungsfeld bei IT-

Projekten1.2.3 Ganzheitliches IT-Projektmanagement1.2.4 Aufgaben des IT-Projektmanagements

1.3 Instrumente im IT-Projektmanagement1.3.1 Grundlagen1.3.2 Klassifikation der Instrumente nach dem Einsatzgebiet1.3.3 Klassifikation der Instrumente nach dem Konkretisierungsgrad


Lernziele von Kapitel 1

• Was versteht man unter IT-Projektmanagement?• Welche Bedeutung haben IT-Projekte für ein

Unternehmen?• Wie kann man ein Zielsystem für ein IT-Projekt

strukturieren?• Wie sieht das mehrdimensionale Grundmodell für das

IT-Projektmanagement aus?• Beispiele für IT-Projekte• Wo liegen heute die typischen Problembereiche für IT-

Projekte?• Wie lassen sich IT-Projekte einteilen?• Was für Instrumente stehen einem IT-Projektleiter

generell zur Verfügung?3© Prof. Dr. Walter Ruf

1.1 IT-Projekte

1.1.1 Problembereiche bei IT-ProjektenUntersuchung Standish Group (2006)

• 35% der Projekte werden innerhalb des Zeitplanes, des Budgetrahmens und der User-Anforderungen abgeschlossen

Wallmüller, E. (2001):• In der Schweiz wurden weniger als 50% der betrachteten IT-

Projekte erfolgreich abgeschlossen.

Streitz, S.: • 25% der IT-Projekte werden nicht zu Ende geführt.• 50% der IT-Projekte überschreiten die geplanten Kosten • Nur 25% der IT-Projekte werden erfolgreich beendet


Typische Probleme bei IT-Projekten

• Kostenproblem– Die geplanten Kosten werden nicht eingehalten.

• Terminproblem– Der angestrebte Fertigstellungstermin wird überschritten

• Komplexitätsprobleme– Integration in die Unternehmensstrategie– Berücksichtigung von betrieblichen Anforderungen– Beherrschung der technischen Herausforderungen

• Qualitätsproblem– Performanceprobleme, Effizienzprobleme, Robustheit, Änderbarkeit,

Verständlichkeit• Zielerreichungsproblematik• Konkurrenzproblematik• Wettbewerbsproblematik


1.1.2 Risiken bei IT-Projekten

• Vertragsrisiken

• verbindliche Vorhersagen für Termine, Kosten, Qualitätsmerkmale sind schwierig

• Planungsrisiken / Spezifikationsrisiken• personelle Risiken• Risiken durch viele Projektpartner• Ressourcenrisiken• Technologierisiken


1.1.3 Einteilung von IT-Projekten

• Allgemein versteht man unter einem Projekt„ein zeitlich begrenztes Entwicklungsvorhaben zum Lösen von Problemen innerhalb eines vorgegebenen Zielsystems“ (Kurbel, K.; Pietsch, W.: (1989), S. 135)

• DIN 69901 „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.

• Zielvorgabe• zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen• Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben• projektspezifische Organisation“


Merkmale von IT-Projekte

• Vorhaben mit hoher Komplexität• Umsetzung ist mit Risiken verbunden• Gestaltung von Software• Auswahl und Nutzung von Hardware stellt eine

wesentliche Voraussetzung dar• Projektmitarbeiter sind überwiegend IT-Spezialisten• durch das IT-Projekt werden Geschäftsprozesse

unterstützt.


Einteilung von IT-Projekten

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Integrationsprojekt

Einführungsprojekt

Entwicklungsprojekt

Migrationsprojekt

Sanierungsprojekt

Großprojekt

Kleinprojekt

Mittelgroßes P

rojekt

Projektart

Anwendungsgebiet

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Wozu kann die Einteilung von IT-Projekten genutzt werden?

• Zusammenstellung von neuen Projektteams• Strukturierung von Standardabläufen für neue Projekte• Aufbau von Kommunikationsbeziehungen bei neuen

Projekten


1.2 IT-Projektmanagement

1.2.1 Ziele beim IT-ProjektmanagmentUnter einem Projektziel versteht man (DIN 69905) „die Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf.“

• Projektgegenstand ist das IT-Produkt• Die Ziele orientieren sich an den Bedürfnissen und

Erwartungen der Stakehoder (Eigentümer, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Gläubiger bis hin zu Staat und Gesellschaft)


Multidimensionales Zielsystem

• Ziele der „Sponsoren“ (Unternehmen; Geldgeber; Abteilung)

• Ziele der Mitarbeiter

• Ziele Staat / Gesellschaft

• Ziele von …


Stufen bei der Aufstellung eines Zielsystems

1. Zielsuche und Zielformulierung2. Ordnen der Ziele zu einem Zielsystem3. Operationalisierung der Ziele4. Zielbewertung und Prüfung der Realisierbarkeit5. Zielentscheidung und Revision des Zielsystems


zu 1. Zielsuche und Zielformulierung

• „was will man bis wann“ erreichen• Ziele werden dokumentiert und durch Prioritäten

geordnet

14

Ziel / Rahmenbedingung genannt von PrioritätUmsatzsteigerung um 20% Geschäfts

leitung1

Aufbau einer Produktdatenbank im WWW CIO 1Darstellung der Produkte durch eine Animation Entwicklung 2Verzicht auf personenbezogene Auswertungen zur Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern

Betriebsrat 1

Anzeige der aktuellen Börsennotierung des Unternehmens bei jedem Programmstart

Geschäfts-leitung

3

…


zu 2.: Ordnen der Ziele zu einem Zielsystem

• Bildung einer Über- / Unterordnung von Zielen• übergeordnete Ziele werden durch die direkt darunter

liegenden Ziele vollständig erschlossen

15

Bild Text Funktion Animation

Oberziel

Zwischenziel-ebenen

Maßnahmen-ebene

Problem/Idee

„warum“

Pro

blem

lösu

ng„w

ie“


zu 3.: Operationalisierung der Ziele

• aus operationalisierten Zielen lassen sich konkrete Handlungsanweisungen ableiten

• Sofern es nicht gelingt, alle Ziele zu operationalisieren, kann versucht werden sie mit Hilfe von subjektiven Bewertungsverfahren zu beurteilen.– Nutzwertanalyse– Ökobilanz


zu 4.: Zielbewertung und Prüfung der Realisierbarkeit

• Festlegung der relativen Bedeutung von Einzelzielen• bei hierarchischen Zielsystemen kann eine top-down-

Bewertung durchgeführt werden

• Nicht alle Ziele sind gleichwertig. Durch die Zielbewertung wird die relative Bedeutung der Ziele ausgedrückt.


zu 5.: Zielentscheidung und Revision des Zielsystems

• Prüfung erfolgt im Hinblick auf:– Zielkonformität,– Vollständigkeit,– Angemessenheit und – Machbarkeit

• .


Erfolgsfaktoren – Fallstricke - Praxistipp

• Klare Nennung der Rahmenbedingungen (Mussziele)• Formulierung von möglichst vielen quantitativen

Zielen.• Die Abhängigkeit zwischen den Zielen muss beachtet

werden.• Nur realistische und damit erreichbare Ziele sind zu

formulieren.• Übersichtliche Darstellung der Ziele in einer Ziel-Mittel-

Hierarchie.• Ziele sind für jeden Gestaltungsprozess von

herausragender Bedeutung.


1.2.2 Bestimmungsgrößen für das Spannungsfeld bei IT-Projekten

• Bestimmungsgrößen für ein IT-Projekt und das Projektmanagement

20

Leistung / Funktionalität Qualität

Projektdauer Projekt-ressourcen


Kiviat-Diagramm / Teufelsquadrat

• Darstellung der Auswirkung von Änderungen der Bestimmungsgrößen

21

Leistung / Funktionalität Qualität

ProjektdauerProjektressourcen

∆ P

∆ D ∆ R


1.2.3 Ganzheitliches IT-Projektmanagement

• InformationsmanagementUnter Informationsmanagement versteht man den verantwortlichen Funktionsbereich im Unternehmen, der sich mit dem systematischen, methodengestützten Planen, Steuern, Kontrollieren, Koordinieren und Führen der Informationsfunktion im Unternehmen beschäftigt (vgl. Biethahn, J.; Mucksch, H.; Ruf, W.: (2004), S. 18).


Ganzheitliches Informationsmanagement

• Unter einem ganzheitlichen Informationsmanagement lässt sich „ein Informationsmanagement verstehen, das sich an den Zielen des Unternehmens orientiert und bei der Generierung von Informationen und der Gestaltung der Informationsflüsse die diffundierenden, ganzheitlich orientierten Wirkungsmechanismen des Produktionsfaktors Information berücksichtigt“ (Biethahn, J.; Mucksch, H.; Ruf, W.: (2004), S. 28).


Dimensionen eines ganzheitlichen Informationsmanagements

1. Dimension: Betrachtungsebenen in Richtung Techniknähe

Betrachtungsebenen:1. IT-Projektführung2. Management IT-gestützte Geschäftsprozesse3. Entwicklung von Informationssystemen4. Informations- und Kommunikationstechnologie


2. Dimension: Einflussbereiche

• Geschäftsleitung• Lenkungsausschuss• Staat / Gesellschaft• Geschäftsprozesse• Organisation• Projektmitarbeiter• Arbeits- und Rahmenbedingungen• spätere Anwender der IT-Systeme• Weiterentwicklung von IT-Systemen• IT-Technologie• vorhandene IT-Systeme• Entwicklungsumgebung• Zulieferer• …


Einflussbereiche auf IT-Projekte

26

...

Ge-schäfts-leitung Lenkungs-

ausschussStaat /Gesell-schaft

Geschäfts-prozesse

Organi-sation

Projektmit-arbeiter

Arbeits-/ Rahmen-

bed.

Zu-lieferer

Infor-mation

externePartner

AnwenderWeiterent-wicklung

Ent-wicklungs-umgebung

vor-handene IT-Syst.

IT-Techno-logie


3. Dimension: Managementprozess (IV-Controlling)

• empfohlen wird die Installation eines Managementzyklusses mit– Planung – Verabschiedung– Durchführung– Kontrolle


Grundmodell des ganzheitlichen IT-Projektmanagements


Management-

prozess

Bet

rach

tung

sebe

nen

Einflussbereicheauf IT-Projekte

Informations- und Kommunika-tionstechnologie (Infrastrukutr)

Entwicklung undNutzung von

Informationssystemen

Management IT-gestützter

Geschäftsprozesse

IT-Projekt-führung

(siehe Abbildung 5)

...

Ge-

schäfts-

leitungLenkungs

-

ausschus

s

Staat /

Gesell-

schaft

Geschäfts-

prozesse

Organi-

sation

Projekt-mit-

arbeiter

Arbeits-/

Rahme

n-bed.

Zu-

lieferer

Infor-

mation

externe

Partner

AnwenderWeiter-

ent-

wicklung

Ent-

wicklungs-

umgebung

vor-

handene

IT-Syst.

IT-

Techno-

logie

Verabschiedung

Planung Durchführung

Kontrolle

Managementprozess

1.2.4 Aufgaben des IT-Projektmanagements

• Management ist die zielgerichtete Führung von Unternehmen oder Teilen davon (Holzbauer U., D. (2001), S. 25)– Management umfasst u.a. folgende Aufgabenbereiche

• Situationsanalyse mit Zielfindung und Zielsetzung• Auswahl von IT-Projektmitarbeitern• Mitarbeiterführung• Gestaltung einer Aufbauorganisation• IT-Projektleitung• Vorgehensplanung durch Auswahl und Anpassung von

Vorgehensmodellen• Planung und Umsetzung einer Informationsstrategie innerhalb des IT-

Projektes• Planung und Umsetzung einer Informationsstrategie nach außen• Projektkontrolle und Projektsteuerung• Konfliktmanagement• Beendigung des Projektes• Reputation


1.3 Instrumente im IT-Projektmanagement

• 1.3.1 Grundlagen– Unter den Instrumenten für das IT-Projektmanagement versteht man ein

Konglomerat aus Prinzipien, methodischen Hilfsmitteln, Modellen, Tools und Frameworks. Sie unterstützen die Lenkung und die Organisation von IT-Projekten.

– Softwareentwicklung ist noch eine relativ junge Disziplin• hohe Änderungsraten bei den Produkten• häufige Änderungen bei den Entwicklungstoolsneue Erkenntnisse im IT-Projektmanagement

– Zu den Instrumenten im IT-Projektmanagement zählen, damit man zunächst ein Verständnis für die Erörterungsgegenstände bekommt, u.a. das Top-Down-Prinzip, Checklisten, MindMaps, Formulare zur Risikobeurteilung, Balkendiagramme, SWOT-Analysen, Phasenmodelle, OpenWorkbench, MS-Project, das V-Modell XT, PRINCE2 und viele weitere.

30

Klassifikation für Instrumente im IT-Projektmanagement

31

für Artefakte

für Aufgaben-klassen

für Phasen

methodische Hilfsmittel

für Artefakte


für Phasen

Modelle

für Artefakte


für Phasen

Tools

für Artefakte


für Phasen

Prinzipien

Konkretisierungsgradniedrig hoch

Eins

atzb

erei

che

Framewo

rks

1.3.2. Klassifikation der Instrumente nach dem Einsatzgebiet

• die Auswahl von Instrumenten orientiert sich an den Geschäftsprozessen im IT-Projektmanagement

• Man unterscheidet:– Instrumente für einzelne Projektphasen– Instrumente für bestimmte Aufgabenklassen– Instrumente für Artefakte

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Instrumente für einzelne Projektphasen

• Projektphasen nach DIN 69901: – „Initialisierung“, „Definition“, „Planung“, „Steuerung“ und

„Abschluss“ • Beispiele für Instrumente für Projektphasen

– Phase „Initialisierung“• methodische Hilfsmittel wie Problembaum oder Ziel-Mittel-

Hierarchie– Phase „Projektdefinitionsphase“

Die Expertenschätzung, die Schätzklausur

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Instrumente für Aufgabenklassen

• für wiederkehrende Aufgaben, bei denen keine Phasenzuordnung möglich ist kann man „Aufgabenklassen“ bilden.

• Beispiel: Entscheidungsaufgaben gibt es in allen Phasen– methodisches Hilfsmittel „Nutzwertanalyse“ kann

phasenübergreifend eingesetzt werden.• NWA zur Auswahl und Beurteilung von Projektideen• NWA zur Bewertung von Ausführungsalternativen• NWA zur Entscheidung über Hard- und Softwaresysteme

während der Projektumsetzung• NWA …

– weitere methodische Hilfsmittel: Entscheidungsbäume, Entscheidungstabellen, paarweiser Vergleich, …

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Instrumente für Artefakte

• „Artefakte sind Ergebnisse von Planungs-, Design-, Entwicklungs- und Einführungsaktivitäten, die dazu dienen, Strukturen, Entscheidungen, Anforderungen, Pläne und Richtungsvorgaben zu dokumentieren und zu kommunizieren.“ [Dern, G.: Management von IT-Architekturen, 3. Auflage, 2009, S. 9]

• Beispiel:– Der Projektstrukturplan ist ein Artefakt.

• Dieses Artefakt kann unter Verwendung des Instruments „Top-Down-Analyse“ entwickelt werden.

– Im Bereich der Artefakte lassen sich auch oft Tools einsetzen.• ARIS Toolset für die Entwicklung von

Geschäftsprozessdiagrammen.• yED Graph Editor zur Diagrammerstellung

35

Artefakte in der Softwareentwicklung

36

1.3.3. Klassifikation der Instrumente nach dem Konkretisierungsgrad

• Prinzipien– Prinzipen, die auch als Grundsätze bezeichnet werden, bilden die

Basis, die man seinem Handeln zugrunde legt. Sie sind allgemeinster Art und werden abstrakt formuliert. Prinzipien werden aus der Erfahrung und Erkenntnis gewonnen oder durch diese widerlegt.

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für Artefakte


für Phasen

Prinzipien

für Artefakte


für Phasen

Erfolgs-faktoren

für Artefakte


für Phasen

Checklisten / Richtlinien

für Artefakte


für Phasen

Formulare / Vorlagen

für Artefakte


für Phasen

allg. Denkansätze


Allgemeine Denkansätze / Basisprinzipien

• Das Prinzip der – Flexibilität

– Universalität

– Modularität

– Kompatibilität

.

– Transparenz

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Weitere Beispiele (Prinzipien)

• top-down Prinzip• bottom-up Prinzip• Prinzip der Vernetzung

– Verbindung zwischen Objekten• wesentliche Objekte sind die Projektteilnehmer

• Prinzip der Standardisierung– Bei wiederkehrenden Prozessen sollten formalisiert,

standardisierte Methoden und Werkzeuge verwendet werden.• Vorteile: Nutzung von Erfahrungen;

Rationalisierungsmöglichkeiten; …• Forderung nach:

– Standardisierter Aufbau der Projektdokumentation– Standardisierter Tooleinsatz– Standardisierter Einsatz von Checklisten, Formularen, PSP, …

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Checklisten / Richtlinien

• Unter einer Checkliste ist „die Zusammenstellung von verschiedenen Bewertungskriterien zu verstehen, die für die Beurteilung eines Sachverhalts von einer grundlegenden Bedeutung sind.“Vahs, D.: Organisation, 7. Auflage, 2009, S. 519

• Mit Hilfe von Checklisten / Richtlinien kann die Einhaltung von Vorgaben im IT-Projektmanagement geplant, gesteuert und überwacht werden.

• Beispiel: Checkliste für Abnahmeschein

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Erfolgsfaktoren

• Erfolgsfaktoren ~ Praxistipps ~ Tipps & Tricks• Beispiele

– Beginnen Sie kein IT-Projekt ohne Festlegung eines Vorgehensmodells.

– Legen Sie gemeinsam mit dem Projektteam die Vorgehensweise zur Analyse der Risiken fest.

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Formulare / Vorlagen

• Formulare (= Vordrucke) zählen zu den wichtigsten organisatorischen Instrumenten in einem Unternehmen. Sie werden zur normierten Aufnahme von Daten verwendet.

• Vorteile:– Durch die Gestaltung von Formularen / Vorlagen kann versucht werden,

allgemeine Denkansätze wie „Transparenz“ umzusetzen. – Standardisierung von Aufgaben und Artefakten– rationelle Abwicklung von Aufgaben– Minderung der Arbeitsbelastung– Tools für die Formularentwicklung

• Prinzipien zum Aufbau von Formularen / Vorlagen– Flexibilität– Transparenz– Modularität– Prävention

42

1.3.4 Methodische Hilfsmittel

• Überblick

43

für Artefakte


für Phasen

Techniken

für Artefakte


für Phasen


für Artefakte


für Phasen

Strategien

für Artefakte


für Phasen

Methoden

für Artefakte


für Phasen

Verfahren

für Artefakte


für Phasen

Konzepte


Konzepte

• Zwischen Prinzipien und Methoden können Konzepte und Strategien eingeordnet werden. Konzepte stellen Rohfassungen, also Entwürfe dar, die den Leitgedanken für eine spätere Weiterentwicklung enthalten.

• Beispiele: – Fachkonzept– DV-Konzept

• Litke nennt:– Gesamtvorgehens-Konzept – Methoden-Konzept– Know-How-Konzept – Promotions-Konzept – Organisations-Konzept

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Strategien

• Durch eine Strategie wird ein grundlegender Lösungsansatz festgelegt. Strategien gehen von Zielen aus, legen ein Maßnahmenbündel zur Zieleerreichung fest und beschreiben damit den Weg zum Ziel.Dillerup, R.; Stoi, R.: Unternehmensführung, 3. Auflage, 2011, S. 131

• Beispiel: Gliederung einer IT-Strategie in Aufgabenbereiche

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IT-Strategiedes

Unternehmens

IT-Projektaus-wahlstrategie

Infrastruktur-strategie

Outsourcing-strategie

IT-Projekt-management-

strategie...

Methoden

• Unter einer Methode wird „ein systematisches, zielgerichtetes sowie mittel- und zweckgebundenes Vorgehen verstanden, das zur Reduktion von Komplexität und zur Erlangung von Informationen und damit Erkenntnisgrundlagen dient.“Baumöl, U.: Change Management in Organisationen – Situative Methodenkonstruktion für flexible Veränderungsprozesse, 2008, S. 58

• Beispiele:– Delphi-Methode; Methode 635– Expertenschätzung; Schätzklausur; Projektvergleich– Earned Value Analyse; Fertigstellungsgradermittlung– Zerlegungsmethoden; Zusammensetzungsmethoden

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Verfahren und Techniken

• Verfahren: „… Anweisungen zum gezielten Einsatz von Methoden, d.h. konkretisierte Methoden.“Stahlknecht, P.; Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 11. Auflage, 2005, S. 212

• Technik: „Durch den Begriff Technik wird die Anwendung einer Methode oder eines Prinzips bezeichnet.“Abts, D.; Mülder, W. (Hrsg.): Masterkurs Wirtschaftsinformatik, 2010, S. 487

• Die Begriffe Verfahren und Technik haben einen sehr engen Zusammenhang. Der Begriff wird häufig synonym benutzt.

• Beispiele:– Darstellungstechniken / Diagramme – Erhebungstechniken– Techniken zum Projektablauf (Gantt-Diagrammtechnik;

NPT, ..)47

1.3.5 Modelle

• Unter einem Modell versteht man eine strukturgleiche oder strukturähnliche Abbildung. Durch eine Modellbildung sind komplexe Systeme besser zu beherrschen. – Beispiele für phasenorientierte Modelle

• sequenzielle Vorgehensmodelle, das Wasserfallmodell, inkrementelle Vorgehensmodelle

– Beispiele für aufgabenorientierte Modelle• Reifegradmodelle

– Beispiele für artefaktorientierte Modelle• UML (Unified Modelling Language)• ERM (Entity Relationship Modelle)

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1.3.6 Tools / Werkzeuge

• Bei den Tools im IT-Projektmanagement, die auch als Werkzeuge bezeichnet werden, handelt es sich um rechnergestützte Hilfsmittel. – Beispiele für aufgabenorientierte Tools

• COCOMO II; Wikis, …• Online-Zusammenarbeit: Google-Docs; Microsoft SkyDrive; vYew • Visualisierungstools / Kreativitätstools: yED Graph Editor;

Freemind; XMind• Tools für Referenzmodelle / Frameworks: Von microTool wird

ein Tool zur Unterstützung von PRINCE2, dem V-Modell XT oder zu HERMES angeboten.

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Frameworks und Normen

• Durch Frameworks (Referenzmodelle, Rahmenwerke, Standards, „best“ oder „good practices“) kann die Standardisierung von IT-Projektmanagementaufgaben weiter unterstützt werden.– Frameworks

• lassen sich mehrfach anwenden• haben einen gewissen Grad an Allgemeingültigkeit• stellen oft „Lösungsmuster“ zur Verfügung

• Beispiele– V-Modell XT– PRINCE2– HERMES– ISO 21500

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Auswahl und Anwendung von Instrumenten

• es gibt keine guten / schlechte Instrumente• Instrumente sind situationsangebracht vom IT-

Projektmanagement auszuwählen. • Schema zur unternehmensspezifischen

Zusammenstellung von Guidelines.

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Instrumente im IT-Projektmanagement

Instrumente für Phasen

Instrumente zu Aufgaben-

klassen

Instrumente für Artefakte

Prinzipien


Modelle

Tools

Frameworks

Literaturhinweis

• Ruf, Walter: Instrumente im IT-Projektmanagement, in: Kammerer, S.; Lang, M.; Amberg, M.: IT-Projektmanagement MethodenSymposion-Verlag 2012; S. 19-52

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Documents

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