Projektmanagement mit Merlin

PROJEKTMANAGEMENT MIT

frank BLOME

antoni nadir CHERIF

OFFlZlELLE

Die Autoren:

Frank Blome, Geschaftsfiihrer, ProjectWizards GmbH Antoni Nadir Cherif, Architekt, ProjectWizards GmbH

AIle in dies em Buch enthaltenen Informationen, Verfahren und Darstellungen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt getestet. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschlieI3en. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden Buch enthaltenen Informationen mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autoren und Verlag ubernehmen infolgedessen keine juristische Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung ubernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieser Informationen - oder Teilen davon - entsteht. Ebenso ubernehmen Autoren und Verlag keine Gewahr dafiir, dass beschriebene Verfahren usw. frei von Schutzrechten Dritter sind. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt deshalb auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden durften.

Bibliografische Information Der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet uber http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Dieses Werk ist urheberrechtlich geschutzt. AIle Rechte, auch die der Ubersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfaltigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) - auch nicht fiir Zwecke der Unterrichtsgestaltung - reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfaltigt oder verbreitet werden.

© 2009 Carl Hanser Verlag Munchen Gesamtlektorat: Fernando Schneider Sprachlektorat: Sandra Gottmann, Munster-Nienberge Herstellung: Stefanie Bruttel Coverconcept: Marc Muller-Bremer, www.rebranding.de. Munchen Coverrealisierung: Stephan Ronigk Datenbelichtung, Druck und Bindung: Kosel, Krugzell Ausstattung patentrechtlich geschUtzt. Kosel FD 351 , Patent-Nr. 0748702 Printed in Germany

ISBN 978-3-446- 41927-8

www.hanser.de/computer

Inhalt

Einflihrung .............................................................................................................. 11 1.1 War Merlin ein Projektmanager? ........................................................................................... 11 1.2 tIber dieses Buch ................................................................................................................... 14

1.2.1 Konventionen in diesem Buch .................................................................................. 15 1.2.2 Das Buch im Internet. ............................................................................................... 16

1.3 Danksagungen ........................................................................................................................ 16

2 Grundlagen in Merlin ............................................................................................. 17 2.1 Installation und Willkommen ................................................................................................. 17

2.1.1 Merlin installieren .................................................................................................... 18 2.1.2 Merlin lizenzieren ..................................................................................................... 18 2.1.3 Merlin starten ........................................................................................................... 19

2.2 Aufbau und Bedienung .......................................................................................................... 22 2.2.1 Menlileiste ................................................................................................................ 22 2.2.2 Tastaturklirzel ........................................................................................................... 23 2.2.3 Programmfenster ...................................................................................................... 24 2.2.4 Fensteraufbau ........................................................................................................... 25 2.2.5 Die Symbolleiste ...................................................................................................... 26 2.2.6 Haupttabelle ............................................................................................................. 28 2.2.7 Die Ansichten ........................................................................................................... 30 2.2.8 Inspektor ................................................................................................................... 39 2.2.9 Elemente ................................................................................................................... 42 2.2.10 Zusatzbereich ........................................................................................................... 45 2.2.11 Bibliothek ................................................................................................................. 46

2.3 Arbeiten und Anpassen .......................................................................................................... 48 2.3.1 Arbeiten in der Gliederung und im Inspektor .......................................................... .48 2.3.2 Projekteinstellungen ................................................................................................. 50 2.3.3 Darstellungsoptionen ................................................................................................ 53 2.3.4 Spalten ...................................................................................................................... 55 2.3.5 Arbeitszeiten ............................................................................................................. 58 2.3.6 Arbeit vs. Dauer ....................................................................................................... 61

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Inhalt

2.3.7 Suchfunktion ............................................................................................................ 63 2.3.8 Berichte .................................................................................................................... 65 2.3.9 Drucken .................................................................................................................... 67 2.3.10 Projekte zusammenfassen ......................................................................................... 69 2.3.11 Zugriffsrechte ........................................................................................................... 70

3 Projektmanagement mit Merlin ............................................................................. 73 3.1 Ein klassisches Phasenmodell ................................................................................................ 73

3.1.1 Vision ....................................................................................................................... 74 3.1.2 Spezifikation ............................................................................................................ 76 3.1.3 Entwicklung ............................................................................................................. 76 3.1.4 Ausrollen .................................................................................................................. 77 3.1.5 Abschluss ................................................................................................................. 77 3.1.6 Der Phasenplan im Internet.. .................................................................................... 77

3.2 Andere Projektmanagement-Methoden mit Merlin ................................................................ 78 3.3 Projektplane in Merlin umsetzen ........................................................................................... 78

3.3.1 Anlegen eines neuen Projekts ................................................................................... 78 3.3.2 Standards definieren ................................................................................................. 79 3.3.3 Der Projektkalender. ................................................................................................. 80 3.3.4 Die WBS herunterbrechen .. ...................................................................................... 81 3.3.5 Arbeit, Dauer & Auslastung ..................................................................................... 83 3.3.6 Meilensteine einfiigen .............................................................................................. 86 3.3.7 Abhangigkeiten ........................................................................................................ 87 3.3.8 Termine vorgeben .................................................................................................... 89

3.4 Ressourcen und Zuweisungen ................................................................................................ 92 3.4.1 Definition der beiden Begriffe .................................................................................. 92 3.4.2 Ressourcen einfiigen ................................................................................................ 93 3.4.3 Mit einem Adressbuch verkniipfte Ressourcen ........................................................ 93 3.4.4 Ressourcen aus LDAP .............................................................................................. 94 3.4.5 Ressourcenkalender verwalten ................................................................................. 95 3.4.6 Ressourcen zuweisen ... ............................................................................................. 96 3.4.7 Vorgangskalender mit Ressourcenkalender vermischen .......................................... 97 3.4.8 Rechte fiir Ressourcen .............................................................................................. 97

3.5 Die Auslastung von Ressourcen ............................................................................................. 99 3.5.1 Automatischer Auslastungsabgleich ........................................................................ 99 3.5.2 Auslastungsabgleich ist nicht immer moglich ........................................................ 102 3.5.3 Manueller Auslastungsabgleich .............................................................................. 103

3.6 Mit wirklichen Werten arbeiten ........................................................................................... 105 3.6.1 Graue Balken machen einen Zeitverzug sichtbar ................................................... 106 3.6.2 Absolute und prozentuale Werte berichten? .......................................................... 110

3.7 Elemente am Projekt anhiingen ............................................................................................ 110 3.7.1 Was ist ein Element? .............................................................................................. 111 3.7.2 Die Checkliste ........................................................................................................ 111 3.7.3 Die Datei ................................................................................................................ 113 3.7.4 Das Ereignis ........................................................................................................... 117 3.7.5 Die Information ...................................................................................................... 118

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In halt

3.7.6 DasProblem ........................................................................................................... 120 3.7.7 Das Risiko .............................................................................................................. 122

3.8 Budgets und Kosten ............................................................................................................. 130 3.8.1 Projektbudgets ........................................................................................................ 130 3.8.2 Kosten an Vorgangen ............................................................................................. 134 3.8.3 Kosten an Ressourcen ............................................................................................. 135 3.8.4 Kosten an Elementen .............................................................................................. 139 3.8.5 Kostenauswertungen ............................................................................................... 140 3.8.6 Kosten an MS Excel ubergeben .............................................................................. 142

3.9 Viele Projekte ....................................................................................................................... 147 3.9.1 Projekte aufteilen .................................................................................................... 151 3.9.2 Projektorganisierte Firma ....................................................................................... 152

3.10 Epilog ................................................................................................................................... 152

4 Zusammenarbeit .................................................................................................. 153 4.1 Zusammenarbeit mit anderen Programmen .......................................................................... 153

4.1.1 Synchronisation mit iCal ........................................................................................ 153 4.2 Importieren ........................................................................................................................... 159

4.2.1 Importieren oder Dateielement erstellen? ............................................................... 161 4.2.2 Merlin 1 .................................................................................................................. 161

4.3 Exportieren ........................................................................................................................... 169 4.4 "Senden an"-Menu ............................................................................................................... 183

4.4.1 Senden an OmniGraffle .......................................................................................... 187

5 Publizieren im Netzwerk ...................................................................................... 191 5.1 Einsatzszenarien der Netzwerkfunktionen ........................................................................... 191

5.1.1 Ein einzelner Anwender ......................................................................................... 191 5.1.2 Ein Anwender mit einem Assistenten ..................................................................... 192 5.1.3 Ein Projektteam in einem Buro ............................................................................... 192 5.1.4 Ein Projektburo ....................................................................................................... 192 5.1.5 Ein verteiltes Projektteam ....................................................................................... 192 5.1.6 Weitere Anwendungsfalle ...................................................................................... 193

5.2 Projekte publizieren und entfernt Offuen .............................................................................. 193 5.2.1 Projekt publizieren ................................................................................................. 193 5.2.2 Entferntes Offuen ................................................................................................... 194 5.2.3 Zugriffsrechte und anonyme Benutzer ................................................................... 196 5.2.4 Exklusiver Zugriff .................................................................................................. 200 5.2.5 Ports und Router ..................................................................................................... 201

5.3 Merlin Web-Sharing ............................................................................................................. 202 5.3.1 Webnutzung aktivieren ........................................................................................... 203 5.3.2 Webmodul-Funktionen ........................................................................................... 205 5.3.3 1m Webmodul arbeiten ........................................................................................... 205

5.4 Merlin iPhone-Sharing ......................................................................................................... 206 5.4.1 Laden des Projekts im lokalen Netzwerk ............................................................... 208 5.4.2 Verbindung von extern ........................................................................................... 209 5.4.3 Projekte aufdem iPhone betrachten und bearbeiten ............................................... 209

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Inhalt

5.5 Merlin Server ....................................................................................................................... 210 5.5.1 Alias-Zugriff .......................................................................................................... 212

5.6 Zugriff auBerhalb des lokalen Netzwerks ............................................................................ 213 5.6.1 Externes Publizieren ............................................................................................... 213 5.6.2 Automatische Konfiguration - UPnP oder NAT -PMP ........................................... 213 5.6.3 Dynamische IP-Adresse umleiten .......................................................................... 215

6 Anhang ................................................................................................................. 219 6.1 Die Spalten fUr Vorgange .................................................................................................... 219 6.2 Die Spalten fUr Elemente ..................................................................................................... 227

7 AppleScript ........................................................................................................... 229 7.1 Das MenU Senden an ........................................................................................................... 229 7.2 Merlin Suite ......................................................................................................................... 231

7.2.1 Daten (Records) ..................................................................................................... 231 7.2.2 Klassen ( classes) .................................................................................................... 23 2 7.2.3 Befehle (commands) .............................................................................................. 245

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Vorwort

Liebe Leser,

fast genau fUnf Jahre nach dem Erscheinen von Merlin auf dem Softwaremarkt halten Sie jetzt das offizielle Merlin-Handbuch in Ihren Hlinden. Das macht mich nicht nur stolz, sondern ich sehe damit auch einen weiteren wichtigen Meilenstein erreicht. Es kam in der Vergangenheit nicht selten vor, dass mich Kunden ansprachen und ein Buch iiber Merlin wiinschten. Gewiinscht war sozusagen ein "Best-of' unserer taglichen Arbeit im Support und den Schulungen. Ich habe dieses Projekt lange vor mir hergeschoben, nicht zuletzt, wei I wir "eigentlich" keine Zeit dafUr hatten. AuBerdem lag unser Schwerpunkt mit Merlin sehr lange in der reinen Online-Distribution. Und dazu passt nun mal kein gedrucktes Buch - dachte ich. Aber wie heiBt es gleich so schon: Am Ende siegt die Vernunft. Merlin wird taglich von sehr vielen Anwendern eingesetzt. Dazu gehort der einzelne Projektmanager, der sein tagliches Brot als Freiberufler verdient, genauso wie der internationale Konzern, in dem unsere Software abteilungsiibergreifend fUr das Projektmanagement genutzt wird. Wie gerne wiirde ich Ihnen an dieser Stelle eine Referenzliste vorstellen, aber als Projektmanager kennen Sie ja das Thema Diskretion. Trotzdem seien Sie versichert, Sie befinden sich als Merlin-Anwender in sehr guter Gesellschaft. Womit ich dienen kann, ist eine Ubersicht der Branchen, in den en Merlin eingesetzt wird. In den klassischen Apple-Markten wie Medien, Grafik, Architektur, Musik und Events bis hin zur Aus- & Weiterbildung ist Merlin als Standard im Projektmanagement gesetzt. Interessant ist, dass Merlin gerne in F orschungseinrichtungen wie auch in handwerklichen Projekten eingesetzt wird. Aber wirklich iiberrascht war ich schon, als ich harte, dass Merlin auch in Spezialprojekten der Luft- und Raumfahrt, bei der Eisenbahn und in der Kraftfahrzeugindustrie eingesetzt wird. Und das sind nun wirklich keine typischen Apple-Domanen. Ich bin aber auch noch aus einem ganz anderen Grund stolz. In diesem Buch ist es uns gelungen, die unterschiedlichen Zielgruppen von Merlin anzusprechen. 1m Verlauf der ein-

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Vorwort

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zelnen Kapitel wird Merlin dem blutigen Anfanger wie auch erfahrenen Anwender Schritt fUr Schritt naher gebracht. Somit gibt es mit diesem Fachbuch jetzt einen kompakten Leitfaden, der sie mit der Software vertraut macht und zudem eine optimale Erganzung zu den Schulungen ist. Alles in all em - und das wird besonders deutlich, nachdem Sie das "Making of' im ersten Kapitel gelesen haben - hatte ich mir nie traumen lassen, dass Merlin eine ganze Firma umwandelt und auch gut emahrt. Aber es macht unglaublichen SpaB, und wir haben auch noch eine ganze Menge VOL Lassen Sie sich iiberraschen.

Melle, im Oktober 2009 Frank Blome

1 Einfuhrung

1.1 War Merlin ein Projektmanager?

Erfolgreiche Produkte haben meistens eine Geschichte dahinter. So auch Merlin, zu dem ich - Frank Blome - erste Uberlegungen bereits im Jahr 2003 anstellte. Doch der Reihe nacho Mit der Grundung der ProjectWizards in 2002 hatte ich mich entschlossen, auf das damals noch relativ neue Mac as x, also das von Apple aufgekaufte und weiter entwickelte NeXTSTEP, zu setzen. Die Rechner von Apple waren qualitativ hervorragend (was sie auch heute noch sind), und mit dem MS Office V. X hatten wir schon damals eine gute Grundversorgung von Software. Die Programme Word, Excel und PowerPoint hinkten zwar den Windows-Versionen etwas hinterher, doch die von uns benotigten Funktionen wurden angeboten. Wichtiger war damals die Kompatibilitat mit den Windows-Daten. Und das war weitestgehend gegeben.

Ein anderes Thema war unser Hauptaufgabengebiet, das Projektmanagement. Hier hat sich die Situation nach und nach zu einem Drama entwickelt. Ais einzige ProjektmanagementSoftware fUr Mac as X war FastTrack Schedule von AEC erhaltlich. Aber man merkte deutlich die Altlasten vom klassischen Mac as. AuBerdem gab es in der Software einige Ungereimtheiten, die einen profession ellen Einsatz bei ProjectWizards ausschlossen.

Der nachste Schritt war auch nicht schmerzfreier. Da die Rechner damals noch mit einem PowerPC ausgestattet waren, waren VirtualisierungslOsungen nicht sonderlich performant. Somit schied der Einsatz von MS Project auf Mac as X aus. Wir hatten zwar einige Zeit einen Windows-Rechner mit Terminal-Server am Start, auf dem dann via "Remote Desktop" zugegriffen wurde. Aber das war auch nicht das Gelbe vom Ei.

Also wurde we iter nach Alternativen gesucht. Irgendjemand in der Firma fing dann an, MS Excel als Projektmanagement-Werkzeug zu verwenden. Gute Idee, dachte ich mir und folgte ihm bereitwillig. Nach einigen Wochen hatten wir eine ansehnliche Menge an Datenblattern mit unzahligen Charts "zusammen geskriptet". Problematisch wurde nur die von Tag zu Tag geringer werden de Ubersichtlichkeit.

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1 EinfUhrung

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Ais dann schlussendlich Einzelne wieder anfingen, die Komponente Software vollstandig auBer Acht zu lassen und ihren Job "zu FuB" oder besser gesagt manuell von Hand erledigten, war mir klar, dass etwas geschehen muss. So habe ich die Erstellung einer Marktilbersicht in Auftrag gegeben. Ich wollte das Thema jetzt endlich strukturiert angehen und erst einmal wissen, welche Programme fUr Mac OS X auf dem Markt waren. Denn dieser Parameter hatte sich trotz aller Schwierigkeiten nicht geandert. Ich habe einmal gesehen, wie eine Virusattacke einen weltweit operierenden Konzern 1 lahmgelegt hat. Das sollte bei uns nicht geschehen. Daher war der Mac nach wie vor gesetzt.

Das Ergebnis der Marktilbersicht war in der Tat ilbersichtlich. Ganze vier Programme waren aufgefUhrt, die in irgendeiner Weise als Projektmanagement-Werkzeug einsetzbar waren. Nach einigen Tests stell en sich zwei als mogliche Kandidaten heraus. Leider waren aber einige Unzulanglichkeiten enthalten. Zuerst versuchten wir, Uber den Support der Hersteller mit Funktionswilnschen dem Thema Herr zu werden. Leider war das eine Fehlanzeige. Also schrieb ich je eineMail an beide Hersteller und bat ihnen eine Kooperation an. Ich war mittlerweile bereit, Geld zu investieren, schatzte aber den zweiten Teil meines Angebots viel hoher ein: unser Wissen. Ich wollte einen KnowHow-Transfer starten und gemeinsam mit einem der Entwickler "die beste Projektmanagement-Software der Welt" erschaffen. Denn eines waren wir zu dem Zeitpunkt nicht: Software-Entwickler.

FUr mich Uberraschend, haben es beide Hersteller abgelehnt, eine Kooperation einzugehen. Das war unverstandlich, aber nicht zu andern. Mein Druck wurde in der Zwischenzeit immer groBer. Durch die Konzeptionslosigkeit in Sachen Software stellten sich immer ofter Fehler ein. Vermeidbare Fehler. Und damit wurde das Problem existenziell. Nach einer ersten finanziellen Kalkulation zeigte sich, dass die Firma besser Geld in eine eigene Software investieren kann. Weitere Fehler wilrden uns weitaus teurer zu stehen kommen.

Damit war es beschlossen, wir wilrden eine eigene Software programmieren ... lassen, Wie gesagt, wir waren keine Entwickler. Ein erstes Konzept war schnell zusammengestellt. Nicht zuletzt durch die Hilfe einiger Partner und Kunden. Denn ich hatte mich entschlossen, das Projekt durch den Lizenzverkauf der Software an ausgewahlte Kunden zu refinanzieren. Mit etwas GlUck wilrde unsere eigene Lizenz dann sogar kostenlos sein. Ganz schon naiv ...

Mittlerweile schrieben wir das Jahr 2003, und auf gebe.net2 habe ich Namen und Adressen einiger Software-Entwickler fUr Cocoa gefunden. Genau das war mir sehr wichtig: Wenn wir schon eine neue Software fUr das Mac OS X entwickeln, dann sollte es auch in Sachen Entwicklungssprache topaktuell sein.

Anfang 2004 schien es, dass wir einen Partner fUr die Entwicklung gefunden hatten. Es fehlte eigentlich nur noch das abschlieBende OK von mir fUr den Start, als sich noch ein Nachzilgler aus Frankfurt a. M. meldete. Da ich sowieso eine Reise in die Richtung ge-

1 Der,,1 love you"-Virus am 4. Mai 2000. Mehr dazu bei Wikipedia unter: http:// de. wikipedia. orgiwikilLoveletter

2 Das Mac Developer Directory ist immer noch aktiv und hier zu finden: http://mdd.gebe.net

1.1 War Merlin ein Projektmanager?

plant hatte, erschien es mir nicht unvemtinftig, auch diesen Kandidaten einmal unter die Lupe zu nehmen.

Die fachliche Qualitat konnte ich bei dieser Suche nur als geneigter Laie bewerten. Also war es mir bei der Selektion viel wichtiger, mit dem Partner reden zu konnen. lch musste feststellen, wie hoch die Auffassungsgabe und die Bereitschaft, mit eigenen Ideen auch mal tiber den Tellerrand zu schauen, ausgepragt war. SchlieBlich gehort bei Entscheidungen von solcher Tragweite immer eine gute Portion "BauchgefUhl" dazu. War der erste Kandidat schon ganz o.k. fand ich aber in dem Menschen aus Frankfurt a. M. schnell einen noch direkteren Zugang. Es passte einfach alles noch einen Tick besser. Und somit wurde die Entscheidung in letzter Minute revidiert und Frank Illenberger wurde freiberuflich der Entwickler von Merlin.

Der Name Merlin stand tibrigens lange vor der ersten Zeile Code fest. Zum einen waren wir ProjectWizards, daher musste unsere Software auch den Namen eines Zauberers tragen. Andererseits haben wir viele Namen aus der Arthus-Sage im Gebrauch, da war die Entscheidung nicht sehr weit hergeholt. Denn, genau so wie der historische Merlin fUr Konig Arthus der Zauberer und Berater war, sollte unser Merlin der Zauberer und Berater fUr den Projektmanager werden. Und einen Namen aus Sicht des guten Marketings brauchten wir ja nicht zu wahlen. Merlin sollte ja nur an ausgewahlte Partner verkauft werden. Ganz schon naiv ...

Am 9. April 2004 hatten Frank Illenberger und ich dann unser Kick-off-Meeting in Frankfurt. Das Konzept wurde durchgesprochen, Fragen wurden beantwortet und Ideen ausgetauscht. Frank wollte etwa zwei Tage pro Woche an Merlin arbeiten. Einen Zieltermin gab es nur sehr grob, da wir beide so ein Projekt noch nie hatten. Ganz recht, Frank hatte bis dahin nur kleine Programme geschrieben. Erwahnte ich schon, dass wir etwas naiv an das Projekt herangingen?

Wie auch immer - nicht zuletzt Franks analytischer und akribischer Arbeitsweise ist es zu verdanken, dass Merlin schnell Formen annahm. Kleine und groBere Krisen inklusive. 1m Juli 2004 kam dann aber ein einschneidendes Erlebnis. lch bekam eine E-Mail von Apple und wurde zur Apple-Expo nach Paris eingeladen, Merlin zu prasentieren. Schon, dachte ich mir, mache ich geme. Nur woher wusste Apple von Merlin? Das Projektteam war mittlerweile auf knapp 20 Personen angewachsen, die in irgendeiner Form beteiligt waren. Natilrlich hatte jeder eine NDA 3 unterzeichnet. Aber einer hat wohl "gepetzt".

So habe ich mich nach Paris begeben und Merlin prasentiert. lch wurde von Michel Suter mit den Worten "ich habe etwa 20 Minuten Zeit" begrtiBt. lch startete mit meiner wohl vorbereiteten Prasentation ... nach zehn Minuten brach Michel ab und fragte mit Begeisterung nach dem geplanten Veroffentlichungsdatum. Ais ich ihm aber verstandlich machte, dass es Merlin nicht offentlich geben wird, wurden seine W orte eindringlicher: "lch hatte Schlage verdient, wenn ich so ein toIles Programm nicht fUr aIle Macintosh-Anwender ver-

3 Ein Non Disclosure Agreement, neudeutsch fur GeheimhaltungserkHirung. Mehr dazu unter http://de.wikipedia.org/wiki/Geheimhaitungsvertrag

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1 EinfUhrung

fUgbar mach en wilrde!" Gut, die Nachricht kam an. Noch im Flugzeug zurilck nach Deutschland, setzte ich einen Business-Plan auf. Die Entscheidung war gefallen: Merlin sollte es fUr Mac OS X fUr die breite Masse geben.

Ich kann nicht behaupten, dass ich diese Entscheidung bis heute in irgendeiner Form bereut habe. Der Rest ist, wie man so schon sagt, Geschichte ...

Am 9. November 2004 erschien Merlin 1.0 und setzte damit den Startpunkt der zurzeit erfolgreichsten Projektmanagement-Software. Oder, wie ich immer gerne sage, "da haben wir wohl mehr richtig als falsch gemacht".

1.2 Ober dieses Buch

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Wenn alles wie geplant klappt, sollte das Buch zum 9. November 2009 verfUgbar sein. Also fUnf Jahre nach der ersten Veroffentlichung von Merlin.

In fUnf Kapiteln fUhren wir Sie in die praktische Bedienung von Merlin ein. Je nach Ihren Vorkenntnissen, konnen Sie an einer anderen Stelle in das Buch einsteigen.

Merlin-Grundlagen

In diesem Kapitel wird der Einsteiger in Merlin bedient. Es werden, angefangen mit der Installation, die gesamte Oberflache und deren grundlegende Bedienung erlautert. Sie erfahren die Konzepte, die hinter Merlin liegen, und bekommen einen ersten Einstieg in das Arbeiten und auch einen ersten Eindruck, wie Sie Merlin an Ihre personlichen BedUrfnisse anpassen.

Projektmanagement mit Merlin

Hier steht der Anwender von Merlin im Vordergrund, der seine Kenntnisse im Projektmanagement aufbauen mochte. Aber bitte bedenken Sie, dieses Buch ist kein typisches Buch fUr Projektmanagement. Wir glauben nicht, dass man diese komplexen Methoden auf ein paar Buchseiten erlautern kann. Vielmehr mochten wir Ihnen in vielen kleinen praxisorientierten Schritten die Umsetzung typischer Aufgaben im Projektmanagement mit Merlin nahebringen.

Zusammenarbeit

Wenn Sie Ihre Planungen in Merlin vorgenommen haben, kommt irgendwann der Zeitpunkt, dass Sie die Ergebnisse mit anderen teilen mochten. Leider - oder vielmehr zum GlUck - ist Merlin nicht die einzige Software auf dem Markt. Daher beschaftigt sich dieses Kapitel mit der Zusammenarbeit mit anderen Programmen.

1.2 Ober dieses Buch

Publizieren im Netzwerk

Wenn im vorherigen Kapitel andere Programme im Mittelpunkt standen, geht es in diesem Kapitel urn andere Menschen. Projektmanagement ist eine Teamarbeit. Daher bieten wir Ihnen hier einen Einblick in die verschiedenen Zusatzprogramme von Merlin. Es wird natilrlich die Bedienung von Merlin iPhone und Merlin Web behandelt. Aber auch der Einsatz des Servers kommt dabei nicht zu kurz.

Erweiterungen mit AppleScript

Uber das Senden an-Menu und von extern en Programme kann auf Merlin zugegriffen werden. Die Programmiersprache der Wahl ist dabei AppleScript. In diesem Kapitel werden Ihnen die wichtigen Befehle zum Zugriff auf Merlin und die enthaltenen Daten gezeigt.

Anhang: Die Felder in Merlin und deren Bedeutung

1m Laufe dieses Buches werden Ihnen immer wieder Feldbezeichnungen wie Vorgabe geplante Arbeit absolut begegnen. 1m Anhang sind aIle Felder und Spalten in Merlin einzeln aufgefiihrt und erlautert.

1.2.1 Konventionen in diesem Buch

Wir haben das Buch so verfasst, dass Sie es moglichst ohne Restriktionen lesen und in der Praxis verwenden konnen. Sie werden aIle Themen mit Bildern unterstiltzt vorfinden. An wichtigen Stell en heben wir mit Markierungen gezielt Bereiche hervor. Diesen sollten Sie dann Ihre besondere Aufmerksamkeit schenken.

Zusatzlich werden Sie vereinzelt diese Symbole finden: , •

o

Tipp

Wann immer Sie dieses Symbol sehen, bekommen Sie einen Tipp entweder fur eine spezielle Bedienung oder fur eine andere Besonderheit.

Information

Mit diesem Symbol weisen wir Sie auf eine besondere Eigenschaft hin.

A Hinweis

Mit einem Hinweis geben wir Ihnen ein Signal, damit Sie nicht in eine wohl bekannte Falle laufen, oder weisen auf Limitierungen hin.

Aber alles in all em sind diese Symbole fiir uns Apple Macintosh-Benutzer nicht neu.

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1 EinfUhrung

1.2.2 Das Buch im Internet

Wir haben zu diesem Buch auch eine eigene Webseite angelegt und in das Gesamtangebot von ProjectWizards eingegliedert. Auf dieser Webseite finden Sie neben den Beispieldateien, die vor all em im Projektmanagement-Kapitel wichtig sind, auch die unvermeidlichen Errata. Auch die Weiterentwicklung des Buches ist geplant und hier transparent durchzufUhren. In der ebenfalls enthaltenen Riickmeldungsfunktion (urn das Wort "Feedback" mal zu vermeiden) freuen wir uns aufIhre Meinungen.

1.3 Oanksagungen

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Von Frank Blome

Dieses Buch habe ich gemeinsam mit Antoni Nadir Cherif geschrieben. Er hat viele Erkenntnisse und Fragen aus Schulungen und dem Support in die Kapitel einflieBen lassen und diese mit seinem hervorragenden Grundwissen iiber Mac OS X kombiniert.

Aber auch die anderen "Zauberer" standen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Daher geht hier unser erster Dank dem Team: Danke Andreas, Antoni, Evangelia, Frank, Kai, Stefanie und Torsten. Ihr seid das Herz von Merlin und die gute Seele dahinter.

Apropos Stefanie, meine liebe Frau und Assistentin "in Personalunion". Danke fUr die unermiidliche Geduld und die tatkrafiige Unterstiitzung.

Und narurlich geht mein Dank an alle, die einen wertvollen Beitrag zu dem Buch geleistet haben. Gleich ob an der entsprechenden Stelle namentlich aufgefUhrt oder nicht. Ihr habt uns sehr geholfen.

Von Antoni Nadir Cherif

Mein Dank geht an Frank Blome und das gesamte Team. Ohne euch ware dieses Buch nicht moglich gewesen und Merlin ware nicht das, was es ist, ein ganz besonderes Programm, das auf dem Mac einen hohen Stell en wert hat. Danke auch an das Hanser-Team und alle, die am Entstehen dieses Buchs mitgewirkt haben. Ich mochte mich bei den vielen zufriedenen Kunden, die Merlin tagtaglich bei Ihrer Arbeit einsetzen, bedanken. Zum Schluss soll noch meine Familie fUr die groBartige Unterstiitzung und ihr Verstandnis fUr mein Biicherschreiben Erwahnung finden.

So, nun genug der Vorreden. Jetzt wiinschen wir Ihnen viel SpaB bei der Lektiire!

Frank Blome & Antoni Nadir Cherif im August 2009

2 Grundlagen in Merlin

Damit Sie Ihre Projekte erfolgreich in Merlin abbilden konnen, miissen zuerst die Grundlagen fUr das Arbeiten geschaffen werden. In diesem Kapitel erfahren Sie die wichtigsten Informationen iiber das Arbeiten und die Bedienung von Merlin. Dabei werden auch Funktionen und deren Einstellungen in den jeweiligen Abschnitten erlautert. Somit kann Merlin Ihrer individuellen Arbeitsweise angepasst werden.

2.1 Installation und Willkommen

Bitte verwenden Sie immer die aktuelle Version von Merlin. Damit wird gewahrleistet, dass Sie den vollen Umfang an Funktionen und auch an Stabilitat zur VerfUgung stehen haben. Zudem sollten auch die empfohlenen Systemvoraussetzungen erfUllt werden. Eine kostenlose Demo von Merlin steht im Internet frei zum Herunterladen bereit. Sind Sie noch nicht im Besitz einer Lizenz, startet Merlin automatisch als Demo. 1m DemoModussind die Funktionen Speichern, Drucken, Exportieren und Publizieren nur fUr Projekte mit weniger als 40 Vorgangen verwendbar.

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2.1.1 Merlin installieren

Beginnen wir mit der Installation. Bitte laden Sie von der folgenden Adresse die aktuelle Merlin -Version herunter: http://www.projectwizards.netlde/ download!

Mit einem Doppelklick auf Merlin2.dmg wird das Programm-Image geoffnet. Raben Sie in den Einstellungen von Safari die Option Sichere Dateien nach dem Laden offnen aktiviert, werden Sie anstatt des Images bereits das Programm im eingestellten DownloadOrdner vorfinden.

1. Kopieren Sie das Programm in das Programmverzeichnis.

2. Starten Sie Merlin mit einem Doppelklick

Tipp , • Damit Merlin dauerhaft im Dock seinen Platz findet, ziehen Sie das Programmsymbol mit der

Maus direkt auf das Dock.

2.1.2 Merlin lizenzieren

So lange Sie die Lizenz fUr eines der Merlin-Produkte nicht erworben haben, lassen sich diese nur im Demo-Modus nutzen. Nach Erwerb der Lizenz bekommen Sie diese mit einer E-Mail zugeschickt. Damit Sie die bereits heruntergeladene Merlin-Software aus dem Demo-Modus in eine Vollversion verwandeln, miissen folgende Schritte untemommen werden.

1. Sichem Sie die Lizenzdatei auf den Schreibtisch.

2. Stellen Sie sicher, dass Merlin sich auf Ihrem Mac befindet.

3. Doppelklicken Sie auf die Lizenzdatei.

4. Die Einstellungen werden mit dem entsprechenden Register "Lizenzen" geoffnet.

5. Das war's. Merlin ist lizenziert und als Vollversion nutzbar.

Merlin 2.~rllnLio.n~.

Alternativ kann die Lizenzdatei auf das Merlin-Programmsymbol mit der Maus gezogen werden.


2.1.3 Merlin starten

Nach dem Doppelklick auf das Merlin-Programmsymbol werden Sie von der Anwendung mit dem Willkommen-Dialog begruBt.

Projektmanagement mit etwas Magie

EinfLih rung in Merlin .2 Sie bekommen einen e sten Einblick in '4erlin 2 und lemen d.as Programm illlzuwenden.

[in \lorhandenes Pmj ekt tDffn en Offn en Sie eine Merlin-Date i od e r ein ande res un~er5ti.jtltes Dateiformat Ji[s Pmjekt.

Ein ne l.Ies Proj ekt aus e.iner Vml1ag,e Starten Sir. Merlin 2 mil einem neuen ProjeDlt auf Bas i.s einer Vorlag e.

Ein lee res Pmj;elU erstJe li en Stanen Sie. Merlin 2 mi. eine:m leeren Proje t.

Beim Stan nac h nli!uer Vers. ion 5uche n

il~ i m St;;!rt z.e igen: I Erm l} e g rOr~u ng i ; J

Beim ersten Start werden Sie mit diesem Fenster begruf?,t ...

S[ i'l l ie6ell )

An dieser Stelle stehen Ihnen die vier folgenden Optionen zur Wahl:

• Einfiihrung in Merlin 2

Ruft das PDP mit dem Merlin-Schnelleinstieg auf.

• Ein vorhandenes Projekt Bffnen

Damit kann ein bereits vorhandenes Projekt geoffnet werden.

• Ein neues Projekt aus einer Vorlage

An dieser Stelle konnen Sie ein Projekt aus einer Auswahl an Vorlagen starten.

Merlin kommt mit einer Auswahl an Vorlagen, die es Ihnen ermoglichen, sich mit Merlin vertraut zu mach en oder auf diesen Vorlagen Ihre Projekte aufzubauen. Wahlen Sie ein Projekt aus und klicken auf "Weiter". Nun lasst sich die Vorlage anpassen. Uber die drei Register "Allgemein, Zieldefinition und Arbeitszeit" stehen Ihnen viele Optionen fUr die Einstellungen der Vorlage zur VerfUgung. AIle diese Anpassungen lassen sich auch zum spateren Zeitpunkt direkt in Merlin vornehmen. Mehr zum Thema Vorlagen konnen Sie im spateren Verlauf des Kapitels lesen.

19


20

e ues Projekt

Neues Projekt von Vorlage

Vorlage

n LeEre~ Projekt

TEst

Aufg abell iiste

Elaugenehmigung

Einfamilie n na LJs

Ko tl stm kt io n

Dieses ist ,einfach nur e in leer'es Proi,ekt.

Kategorie

Deutsch

Deutsch

Deutsch

Deutsch

( Abbrec he n ) ( Erstellen ) ~

Projekte konnen in Merlin als Vorlagen gesichert und zum spateren Zeitpunkt verwendet werden.

• Ein lee res Projekt erstellen

Merlin wird mit einem neuen leeren Projektfenster geoffnet. , •

Tipp

Zum Uberspringen des Willkommen-Fensters driicken Sie die Taste "esc" aufIhrer Tastatur. Wahlen Sie anschlieBend aus dem Menu "Ablage" einen Befehl aus.

1m unteren Bereich des Fensters befindet sich eine Option, die beim Start von Merlin automatisch nach neuen Versionen sucht. Es wird empfohlen, diese Funktion eingeschaltet zu lassen. Falls Sie keine automatische Softwaresuche mochten, mit dem Entfemen des Hlikchens wird diese Funktion ausgeschaltet.

Mit dem Klappmenii Beim Start zeigen haben Sie die Wahl zwischen den folgenden Optionen:

• Erste Begrii6ung

Beim Start von Merlin wird dieses Fenster angezeigt.

• Letzte Projekte

Hierdurch wird ein anderes Fenster beim Start von Merlin angezeigt. Es zeigt eine Auflistung von zuletzt verwendeten Projekten.


Ihre letzten Projekte:

as:e r

~e i rr '>I<lrt n ac h lleuer Ver sio n 511che n

~e i ll1 '>Iartt ze ige n: [ _et zle Pmje kte i:l C Schlie

In diesem Willkommen-Fenster werden Ihre zuletzt verwendeten Projekte aufgelistet .

• Ohoe

Bei dieser Einstellung startet Merlin ohne ein Willkommen-Fenster, stattdessen wird automatisch ein neues leeres Projektfenster geoffnet.

A Hinweis

Die gieichen Optionen stehen Ihnen auch im Menu Merlin > Einstellungen im Register Allgemein zur Verfiigung.

Einstell un gen CJ

I D A1 lg e m e in

Beim '>Ia rt zeig en:

I n ~pe t o r P05itio n : ~ Integ rie rl

~=============;:::::: I n ~pekto r- Be d i ene~em e nte [ Kl ein

~==::::;::::======~ Nacn ext . An derungen .an Date ien: [ Akt ion nacnfragen ~--------~~------------~

Proj ekte autom atisch .~ ich em nach Seku nden 11akt iv it al

o Fan ne n al s Forme n an zeige n

Exte rner EdilOr : ( Wa nlen .. . ) TextEd it

Mit der Option "Beim Start zeigen" wird das Willkommen-Fenster aus den Einstellungen gesteuert.

21


2.2 Aufbau und Bedienung

22

Der Programmaufbau ist in Merlin sehr Ubersichtlich. Er besteht im Grunde aus zwei Bestandteilen, zum einen der MenUleiste und zum anderen dem Programmfenster. Dieser Aufbau ist nicht nur sehr einfach, schlank und aufgeraumt. Er bietet zudem umfangreiche Moglichkeiten. Je nach Anforderung kann diese Kombination eine groBe Vielfalt an Funktionen fUr die Arbeit mit Ihren Projekten darstellen. Es hangt alleine von Ihnen ab, wie viel und wie stark Sie die Moglichkeiten von Merlin ausschopfen. Sowohl die MenUleiste als auch das Programmfenster sind in ihrer Struktur in weitere Bereiche unterteilt. Der Vorteil liegt klar auf der Hand. FUr Einsteiger ist Merlin dadurch schnell zu erlernen und fUr fortgeschrittene Benutzer ist es ein umfangreiches und leistungsfahiges Werkzeug.

2.2.1 MenOleiste

Ablage Bearbeiten Ein fli gen Ansich t Fenster Hill e

Ober Merlin

Eii n~te ll unge ...

Nacl1 Akwailliisieru ngen SLJ CheIL , Merlin Webseite besuchen ...

Die ste ...

Merlin ausblend!en :Il: H Andere ausblen d'en \::II:H AI mble en

Merlin beend en :Il:Q

In der Menuleiste sind aile Befehle und Tastaturkurzel von Merlin untergebracht.

Uber die MenUleiste lassen sich aIle Funktionen von Merlin aufrufen. Sie konnen diese jeweils Uber die folgenden MenUpunkte erreichen:

Merlin

Beinhaltet unter anderem Informationen Uber Merlin, die Suche nach Aktualisierungen und die allgemeinen Einstellungen des Programms.

Ablage

In diesem MenU konnen Sie dateibasierte Funktionen vornehmen, unter anderem Projekte zusammenfassen, Berichte erstellen und Projekteinstellungen vornehmen.

Bearbeiten

Mac OS X-Funktionen wie beispielsweise Ausschneiden, Kopieren und EinfUgen, auBerdem auf Vorgangs- und Netzplanansicht bezogene Funktionen lassen sich an dieser Stelle vornehmen. Auch der Auslastungsabgleich befindet sich in diesem KlappmenU.


Einfiigen

HinzufUgen von Vorgangen, Elementen, Ressourcen und Zuweisungen erfolgt Uber dieses KlappmenU.

Ansicht

Hier stehen Ihnen die Ansichten fUr die Haupttabelle zur Auswahl sowie das Anpassen der Darstellungsoptionen zur VerfUgung .

Fenster

In diesem MenU befinden sich allgemeine Mac OS X-Befehle wie beispielsweise 1m Dock

ablegen, Ein- und Ausblenden der verschiedenen Bereiche, Sichern und Abrufen von Arbeitsumgebungen und eine Liste der offenen Projekte.

Hilfe

Dieses MenU beinhaltet die eingebaute Merlin-Hilfe, den Schnelleinstieg als PDF - Dokument und die Funktion mm Erstellen eines Support-Profils bei technischen Problemen.

2.2.2 TastaturkOrzel

Die meisten Befehle sind mit Tastaturkiirzeln versehen, diese stehen direkt hinter dem einzelnen Befehl. Dadurch konnen Sie Merlin mithilfe der Tastatur schnell und effizient steuern. Sie werden im weiteren Verlauf immer wieder auf die Kurzbefehle hingewiesen.

o D ITJGJ0 O DD

o 0

e

I '''D 1

G o

Tasten und ihre Bezeichnungen: 1. {f Umschalttaste (Shift) 2. A Kontrolltaste (Control) 3. \:: Optionstaste (Alt) 4. :1€ Befehlstaste (Command)

5. +-- Riickschritttaste (Backspace) 6. fn Funktionstaste (Function) 7. ~ Eingabetaste (Return) 8. @ Entfernentaste (Delete)

23


24

1m weiteren Buchverlauf werden Tastaturkilrzel mit den entsprechenden Zeichen dargestellt. Die Befehle in Merlin bestehen in der Regel aus mehreren gleichzeitig gedruckten Tasten, zum Beispiel kann das Sichern von Projekten mit :1€S erfolgen (Befehlstaste + STaste). F-Tasten werden bei allen neueren Apple-Tastaturen mithilfe der Funktionstaste fn aufgerufen. Beispielsweise wird die Bibliothek mit der F3-Taste ein- und ausgeblendet. Hierzu verwenden Sie die Kombination aus den Tasten fn und F3.

2.2.3 Programmfenster

Selektieren Sie aus dem BegruBungsfenster ein neues leeres Projekt aus, daraufhin wird das Merlin-Programmfenster geoffnet. In Merlin entspricht jedes neues Fenster einem eigenen Projekt. Damit lassen sich mit Merlin beliebig viele Projekte gleichzeitig offnen und bearbeiten. Ein neues leeres Projekt kann auch uber das Menu Ablage > Neues leeres Projekt respektive durch das Tastenkilrzel \::1€ N geoffnet werden.

........ III -. ....

Ohne Titel

KW22 . Mal 2 •

24 25 26 27 •

Ein neues Fenster in Merlin entspricht einem neuen leeren Projekt.

l usatz[ ltel

.- Vorgaben

R ch tu ng

", Sl.irt

,. En d,

~ Be gre nzu ngen

... Erwartet

Erledig1

Status

Prioriliit

y Kate_ndoe r

Vorra 9

.I.. Ressourcen ...

( VOf NirtS : ~ o 9 .0 . ,009 OS:OO

0

100%

( A UiO :1 ( Norm...al : ) [ Standard : j ( BevorzuCj1e Ro!!5-sQurcenka l ... ~ I

+

Das Programmfenster von Merlin ist in unterschiedliche Bereiche unterteilt. J eder der genannten Bereiche bietet Ihnen eine Fulle an Funktionen, die vielseitig eingesetzt werden konnen und Merlin zu einem machtigen Werkzeug fUrs Projektmanagement machen. Diese Funktionen werden in den folgenden Abschnitten ausfUhrlich beschrieben. Zunachst sollen im nachfolgenden Abschnitt die grundlegenden Bereiche und deren Bezeichnungen erlautert werden.


Hinweis

A Der Bereich fur die Elemente ist standardmaBig in Merlin ausgeschaltet und kann mit der Taste F2 ein- und ausgeblendet werden. Siehe auch kommenden Abschnitt Fensteraufbau.

2.2.4 Fensteraufbau

@J O O o Ohne Tite l o *H!.IlII.ii- Ne tzplan I .1. RCSSOlm::en I :-: Aus lastun g I I .. Vorgange +. _0 (Q.. ' •• o Projekt: Plan Inspektor

.,. Vorgaben

R1c.hmng I Vorwiira ~ : i .. Sta rt 0 20.0 5. 2:00 9 08:00

.. Ende D

.. Be-.gre(lzunge: n o .. Erwillrt l!: t

nedigt

(,at., riori Liit

L ,.". =:J 8 [ A Ul D : .

[ Norm al ~ : .

[ Standard =i Vorrang [ Bevorz ug eR4!ssotm:en k!l. l. .. : 4

-, ..... -~

1~%!!!:A~lIe_E_'em_e_n t_"....,te n~·~ __ --r~~~~~_+:"'.l..II(Q..;.' ...... _ ...... ~~ .... ' ..;;O~. J.. Ressourcen 9 .=... IrTi-'-""~" ___ ----",&--"O:."!bj"-,,ek,---t _-----'-F""a h"" • • "----"'Wi""'.d"".rv<l=(I ''''g.~ ___ __''K''''D' ''_'_te''__n -,-,-P ri,,-,v',,--' ~... .or .l. RCS so Ll fccn 'V'

+ .• - o

Das Merlin-Fenster llisst sich in folgende Bereiche unterteilen:

1. Symbolleiste unterteilt in:

a. Ansichten

b. Symbole

2. Arbeitsbereich unterteilt in:

a. Gliederung

b. Balkendiagramm (Gantt Chart)

3. Inspektor F 1

4. Elemente F2

5. Zusatzbereich unterteilt in:

a. Ressourcen F 4

b. Planungskonflikte F 5

25


26

AIle Bereiche lassen sich individuell in ihrer GroBe anpassen sowie ein- und ausblenden. Sollten Sie fUr einen Bereich mehr Platz benotigen, lassen sich die einzelnen Bereiche mit den entsprechenden Trennbalken regulieren. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen dieser Trennbalken, andert sich die Form des Mauszeigers. Jetzt kann mit gedrtickter Maustaste der Balken in die angezeigten Richtungen hin und her bewegt werden. Wird ein Trennbalken an den Rand des Fensters geschoben, wird der gewahlte Bereich ausgeblendet. Zum Einblenden des Bereiches verwenden Sie die dazugehorige F -Taste oder erneut den Mauszeiger.

.. Vorgangc. +. ~= 'Q. ...

Mcin Proj ek t

(W30, Juli 20

25 26 27 Kei n Obj_ t aU' If"wah t .

..l. Res sourccn ·

1m Fenster sind die Trennbalken zwischen den Bereichen mit dem Mauszeiger verschiebbar.

2.2.5 Die Symbolleiste

Die Symbolleiste befindet sich direkt unterhalb der Titelleiste, die den aktuellen Projektnamen tragt.

o

+

Die Symbolleiste verfUgt tiber zwei Bereiche, zu einem sind es die Ansichten und zum anderen die Symbole. Diese stehen fUr wichtige und oft benotigte Programmfunktionen.

Die vier Ansichten in Merlin.


Auf der linken Seite der Symbolleiste befinden sich vier Schaltflachen fUr Ansichten. Folgende Ansichten lassen sich durch die gleichnamigen Schalter auswahlen:

1. Vorgange:#: 1

2. Netzplan:#: 2

3. Ressourcen:#: 3

4. Auslastung:#:4

Mehr zu den einzelnen Ansichten erfahren Sie im Abschnitt 1.2.7.

Die fOnf Funktionen aus der Symbolleiste in Merlin.

Auf der rechten Seite der Symbolleiste befinden sich fUnf Symbole, diese dienen einem schnellen Zugriff auf folgende, oft gebrauchte Funktionen von Merlin:

l. Publizieren:#: {f P

Offnet den Dialog fUrs Publizieren. Diese Funktion ist nur bei bereits gesicherten Projekten aktiviert. Bei neuen Projekten bleibt das Symbol bis zum Sichern ausgegraut.

2. Projekteinstellungen:#: {f,

Offnet den Dialog fUr die Projekteinstellungen.

3. Bibliothek F3

Blendet das Fenster mit der Bibliothek ein und aus.

4. Elemente F2

Blendet den Bereich Elemente ein und aus.

5. Inspektor Fl

Blendet den Inspektor ein und aus. , . / Tipp

Falls Sie wissen mochten, welches Symbol welche Funktion bedient, konnen Sie den sogenannten "Tooltipp" aufrufen. Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Symbol, und lassen Sie ihn fUr wenige Augenblicke ruhen. Es taucht automatisch ein gelber Hinweisdialog mit einer entsprechenden Beschreibung auf.

27


28

2.2.6 Haupttabelle

o f.)

+ Vorgange

#~ Inf o I T itel

~ I ~aCJ ..,

! Vorgabe Fah ne ! # Vorga i geplante Arbeit linge r

. .. g

0

).~ III

+. 1 .= 1 .= 1 '"' I IIlli I(Q.~ ~I O. KW 22. Mai 2U 09 .~ KW 23.Juni 2009 o~ T6 I 27 I 28 I 29 30 3 1 I 01 I 02 I 01 I 04 I 05 06

0

- .... I

Die Haupttabelle mit den jeweiligen Bedienungs- und Arbeitsbereichen.

Die jeweiligen Ansichten werden in der sogenannten Haupttabelle eingeblendet. Dieser Arbeitsbereich beinhaltet unterschiedliche Bedienungselemente. Diese sind aufgeteilt in:

1. Funktionszeile

Die Haupttabelle verfUgt tiber eine eigene Funktionszeile, die jeweils zu der ausgewahlten Ansicht unterschiedliche Funktionen bietet. Unter anderem befinden sich dort das Suchfeld und das Zahnradsymbol mit oft verwendeten Funktionen, wie zum Beispiel den Darstellungsoptionen und den Projekteinstellungen.

2. Spaltenzeile

Die Spalten sind fUr die Anzeige von Informationen in der Gliederung zustandig und konnen tiber die Mentileiste mit dem Befehl Ansicht > Darstellungsoptionen > Spalten individuell angepasst und zudem als Spaltensets fUr einen spateren Gebrauch gesichert werden.

3. Zeitleiste

Die Zeitleiste besteht aus mehreren Skalen, diese lassen sich durch die am rechten Rand liegenden Schalter anpassen. Es konnen maximal bis zu vier Skalen gleichzeitig aktiv sein und minimal nur eine. Die Zeitwerte werden in ihren Einheiten und ihrem Stil durch ein Klappmenti verandert. Damit hat man im Balkendiagramm die Kontrolle tiber die Anzeige der Zeit.

4. Gliederung

Dieser Bereich dient zur Anzeige und Bearbeitung von Werten aus den entsprechenden Spalten. Die Zeilenhohe lasst sich in den Darstellungsoptionen im Register Stile mit der Option Minimale Zeilenh6he verandern.


5. Balkendiagramm (Gantt Chart)

Das Balkendiagramm zeigt iiberwiegend grafische Informationen zu der Projektplanung. Mithilfe der Darstellungsoptionen im Register Gantt lassen sich vieWiltige Anpassungen des Balkendiagramms vornehmen. AIle sichtbaren Objekte im Balkendiagramm konnen mit der Maus angeklickt und im Inspektor bearbeitet werden.

o Die Obersicht mit den vier Bedienungselementen. Damit haben Sie die Anzeige fUr das

Balkendiagramm vollkommen im Griff.

6. Ubersicht

In diesem Bereich befinden sich entsprechend der gewahlten Ansicht bis zu vier Bedienungselemente.

1. Mit dem Schieber kann das GroBenverhaltnis zwischen der Gliederung und dem Balkendiagramm verandert werden. Zieht man den RegIer ganz nach auBen, wird jeweils von der Richtung, in die der RegIer gezogen wurde, entweder die Gliederung oder das Balkendiagramm komplett ausgeblendet.

2. Mit den zwei Skalierungsschaltern (Verkleinern und VergroBern) wird das Balkendiagramm in seinem AusmaB gesteuert.

3. Mit dem Augensymbol, das die Ubersicht aufruft, lassen sich groBe Projekte mithilfe eines Vorschaufensters leichter iiberblicken und im Balkendiagramm navigieren.

~ It.'ochen

Mit der Obersicht behalten Sie den n6tigen Oberblick auch in gr6P.,eren Projekten.

, e ./

TIPP

Halten Sie die Befehlstaste gedriickt und klicken im Balkendiagramm auf eine freie Stelle. Dadurch wird automatisch das Ubersichtsfenster unter dem Mauszeiger eingeblendet. Direkt in der Ubersicht kann man den Sichtbereich mit der Maus verschieben und somit leichter im Balkendiagramm navigieren.

29


30

2.2.7 Die Ansichten

Die Ansichten erlauben es Ihnen, das aktuell geoffnete Projekt im Arbeitsbereich der Haupttabelle aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten. Das ermoglicht eine bessere Kontrolle tiber das Projekt und erlaubt unterschiedliche Ansatze fUr das Arbeiten mit dem Projekt. Sie konnen selbst entscheiden, aus welchem Winkel Sie das Projekt betrachten und bearbeiten mochten. 1m F olgenden werden die vier Ansichten erlautert.

2.2.7.1 Vorgange

o 0 + Vorgange

2

Titel

ProJl!kt ...

Vo rg<lll g B

ll"ag 7

l ag 7

Die Bedienelemente sind in der Funktionszeile angeordnet.

Die Ansicht Vorgange ist die wohl am meisten verwendete Ansicht. Die auf der linken Seite platzierte Gliederung beinhaltet mehrere Spalten und Zeilen mit unterschiedlichen lnformationen im Projekt.

In der Gliederung befindet sich die Projektstruktur samt lnformationen. Rechts im Balkendiagramm werden die lnformationen aus der Gliederung grafisch dargestellt. Die Aufteilung zwischen Gliederung und Balkendiagramm wird mithilfe der Maus und der Trennlinie oder des Schiebers aus der Ubersicht verandert.

Mit dem Schieberegler wird das Balkendiagramm wieder sichtbar gemacht.

o Info

Sollten Sie bei der Vorgangsansicht das Balkendiagramm nicht mehr sehen, schauen Sie in der rechten unteren Ecke nacho Dort befindet sich der Schieber. Damit lasst sich das Balkendiagramm wieder sichtbar machen. Klicken Sie mit der Maus auf den Schieber und bewegen die Maus nach links. Lassen Sie die Maustaste so lange nicht los, bis das Balkendiagramm wieder auftaucht. Anders herum ist diese Situation auch moglich. Sehen Sie die Gliederung nicht mehr, dann befindet sich der Schieber in der linken Ecke.


In der Funktionsleiste befinden sich die folgenden Bedienungselemente:

Tipp , • '- ./

Bei allen Schaltern, die mit einem kleinen Dreieck ausgestattet sind, konnen Sie durch einen langeren Mausklick ein Klappmenti mit weiteren Befehlen aufrufen.

1. Mit einem Mausklick auf diesen Schalter wird ein neuer Vorgang in der Gliederung angelegt.

AuBerdem stehen Ihnen beim langeren Mausklick auf den Schalter noch weitere Optionen im Klappmenii zur Auswahl:

• Vorgang

• Meilenstein

• Untervorgang

• Nachfolger

• Vorganger

• Tantenvorgang

• Zuweisung

3 a Meilc nstei n -Un te nia rg 1tlng

Nac hfolge r Vorgarlger

Tan tc 111\10 rg allng

Z l.liwei SI.l rig

I

111

KW

Mit dem Plus lassen sich unter anderem neue Vorgange, Meilensteine und Untervorgange erstellen .

AIle genannten Funktionen befinden sich in der Meniileiste unter dem Befehl Einfogen und konnen zudem direkt mit einem Sekundarklick in die Gliederung aufgerufen werden.

2. Dieser Schalter dient zum Ausgliedern von selektierten Vorgangen, damit lassen sich Vorgange aus einer Gruppe herauslOsen.

3. Dieser Schalter gliedert Vorgange in eine Gruppe ein und macht aus ihnen Untervorgange.

4. Mit diesem Schalter werden in der Gliederung selektierte Vorgange verkettet. Wird der Schalter betatigt werden die ausgewahlten Vorgange automatisch in der Ende-AnfangAbhangigkeit gesetzt. Mochten Sie andere Abhangigkeiten bestimmen, halten Sie die Maustaste langer gedriickt und wahlen aus dem Kontextmenii folgende Abhangigkeiten aus:

• Ende - Anfang

• Anfang - Anfang

31


32

• Ende - Ende

• Anfang - Ende

• Mit dem Befehl Trennen werden Abhangigkeiten aufgelOst.

Anfang - Anfang ~ II

End e - Ende

Anfang - Ende

Trcnnern

Die unterschiedlichen Abhangigkeiten.

5. Mit diesem Schalter wird das Einschranken des angezeigten Zeitbereichs moglich. Damit wird ein Projekt nur in einem bestimmten Zeitraum in der Haupttabelle angezeigt. Mit dem Betatigen des Schalters wird ein Dialog eingeblendet:

• Einschranken des angezeigten Zeitraums

• Hier konnen Sie zwischen dem gesamten Zeitraum und einem eingeschrankten Zeitraum selektieren.

• Datumsbereich

• An dieser Stelle konnen Sie das Anfangs- und Enddatum fUr den Zeitbereich festlegen. Innerhalb dieser Zeitspanne werden aIle Projektinformationen in der Vorgangsansicht angezeigt.

• Optionen

• Mit den Optionen konnen Sie zusatzliche Anpassungen treffen. Leere Zeilen konnen ausgeblendet werden etc.

Einschr.in k en des an ezei ten Z,ei trall m s

o Das gesarn te Proj ekt

Ei ne n Be reich des Proj ekt s

Datu msbereich

Von : D 26 ,O'5 ,20ll 9 0 ll:0 ll

Il i ~ : D 27,O'5 ,20ll 9 Oll:Oll

Opt ioncn

o Lee re Ze il ell 3LJstlieil dell

Hintergrund-Balken embeziehen

O Mit Freira m fur ~eze i ch ll er

( Abbre.cnetl ) ( OK

Das Menu zum Einschranken des angezeigten Zeitraums im Projekt. Dadurch wird die Anzeige des Projekts in der horizontalen Darstellung im Balkendiagramm eingegrenzt.


Hinweis

A Zum besseren Erkennen des eingeschaiteten Zeitbereichs wird der zugehorige Schalter farblich markiert. Dies ist besonders hilfreich beim emeuten Gffnen des Projektes. Damit wird signalisiert, dass diese Option noch aktiviert ist.

6. Das Suchfeld

Hier befinden sich zwei Funktionen zum Suchen. Geben Sie einen Begriff in die Suchzeile ein, werden aIle Treffer automatisch in der Hauptansicht aufgezeigt. FUr eine bessere Ubersicht werden die Ubergeordneten Vorgange in hellgrauer Farbe angezeigt.

FUr ein gezieltes Suchen existiert in Merlin die erweiterte Suche. Diese wird mithilfe eines Klicks auf das Lupensymbol aufgerufen. Damit lassen sich unterschiedliche Suchfilter auflhr Projekt anwenden.

7. Das Zahnradsymbol

Hier finden Sie ein MenU mit diversen, oft benotigten Funktionen in Merlin, die entsprechend der Selektion variieren. Folgende Optionen lassen sich einblenden nach dem Betatigen.

. . ~ 0. 1. 04,1 Zuweisungen .. I

~ I Aussch l11eid'el11

)lIE2i!n~scltZz~enllllllll.~lc .II"-Inhaltc einsetzcn .. . U:ischen

Sortierung einfrieren Mei Ie n stei 111 e rsteille 111

Vcrkn upfel11 .. Fon sc nrin ..

Se1 e k~ i ol11 s ichertll . .. Se I e ktio n separiere n. In d ie BibHotnek ko,pie r el11

Piroje ktei nslell ill n ge 111 • ••

Dars,teiliung s,opt io l11en .. ..

TL Mit dem Zahnradsymbol hat man einen Schnellzugriff auf wichtige Funktionen.

Diese sind unterteilt und lassen sich jeweils auf die in der Gliederung oder im Balkendiagramm ausgewahlten Objekte anwenden:

• Zuweisungen

• Damit lassen sich Ressourcenzuweisungen erstellen.

• Ausschneiden

• Die Selektion wird entfemt und in der Ablage zwischengespeichert .

33


34

• Kopieren

• Die Selektion wird kopiert und in der Ablage zwischengespeichert.

• Einsetzen

• Inhalte aus der Ablage werden in die Gliederung ans Ende eingesetzt.

• Inhalte einsetzen ...

• Inhalte aus der Ablage werden an die selektierte Auswahl eingesetzt.

• Loschen

• Damit wird die Selektion gelOscht.

• Sortierung einfrieren

• Mit dieser Option lasst sich die selektierte Auswahl in Ihrer Sortierung einfrieren, damit konnen Sie die Spalteninhalte in Ihrer Sortierung nicht mehr verandem.

• Meilenstein erstellen

• Mit dieser Option wird ein neuer Meilenstein erstellt.

• Verkniipfen

• Die Selektion wird verkniipft oder selektiert. Treffen Sie hierzu die entsprechende Auswahl im Kontextmenii.

• F ortschritt

• Der F ortschritt fUr die selektierten Vorgange lasst sich hiermit von 0 - 100% in Zehnerschritten einstellen.

• Selektion sichem ...

• Damit lasst sich die Selektion als ein neues Projekt sichem.

• Selektion separieren ...

• Die Selektion wird gesichert und im aktuellen Proj ekt separiert.

• In die Bibliothek kopieren

• Damit kann die Selektion fUr einen spateren Gebrauch in die Bibliothek iibemommen werden.

• Projekteinstellungen ...

• Hiermit werden die Projekteinstellungen aufgerufen.

• Darstellungsoptionen ...

• Hiermit werden die Darstellungsoptionen aufgerufen.


2.2.7.2 Netzplan

o - Netzp lan +. 'q,. , o.

SI<. .t . n .GS,G9

[ rod 1S.<lS.09 e n ~

Die Netzplanansicht.

Der Netzplan ist eine weitere Moglichkeit, ein Projekt grafisch abzubilden. Dabei werden im Netzplan die Vorgange samt lnformationen grafisch in Form von Rauten und Rechtecken dargestellt. Dadurch lassen sich die Struktur und die Zusammenhange im Projekt sehr iibersichtlich darstellen und betrachten.

1. Plus

Damit werden neue Vorgange erstellt. Halt man die Maustaste langer auf dem Schalter, werden weitere Optionen sichtbar gemacht. 1m Kontextmenii befinden sich vier verschiedene Vorgangsoptionen und eine Zuweisung.

2. Suchfeld

+. (0. ...

i VOl"g<llng

Zl.lIw'e:i § I.J ng ~

Nad'lfol 9 CIf

VOlrg.iiJnge:r

Funktioniert nach dem gleichen, bereits bei der Vorgangsansicht beschriebenen, Schema. Die Suche wird in diesem Fall nur auf den Netzplan bezogen.

3. Zahnradsymbol

Es beinhaltet wie auch bei den anderen Ansichten oft benotigte Funktionen. Darunter befinden sich die Projekteinstellungen und Darstellungsoptionen.

2.2.7.3 Ressourcen

In der Ressourcenansicht werden aIle am Projekt beteiligten und zugewiesenen Ressourcen verwaltet. Dadurch hat man in dieser Ansicht die volle Kontrolle iiber aIle lnformationen, die etwas mit den Ressourcen zu tun haben.

35


36

.I. Ressou rcen

Info T it el

.J.. Frau Sch mitz

Fahne .. 08

In der Ressourcenansicht werden aile im Projekt verwendeten Ressourcen gelistet.

Eine Ressource kann einem der vier folgenden Typen zugeordnet werden:

• Person Ein Mitarbeiter oder eine am Proj ekt beteiligte Person.

• Firma Ein Untemehmen, das am Projekt mitarbeitet.

• Ausriistung Werkzeuge und Maschinen, die fUr das Projekt verwendet werden.

• Material Material, das fUr das Projekt benotigt wird.

A Hinweis

Die Ressourcenarten Person, Firma und Ausrustung sind vom Funktionsumfang aile gleich. Der einzige Unterschied ist das verwendete Symbol fur eine bessere Unterscheidung. Die Ressource Material verfugt zusatzlich tiber eine Option fur die Angabe von Einheiten.

In der Funktionszeile befinden sich folgende Funktionen fUr die Ressourcenansicht:

1. Plusschalter

Damit lassen sich neue Ressourcen fUr das Projekt anlegen und in der Tabelle oder im Inspektor mit weiteren Informationen erganzen.

2. Gruppenschalter

Hiermit werden neue Ressourcengruppen angelegt, in einer Gruppe lassen sich auch bereits vorhandene Ressourcen unterbringen. Das ist zum Beispiel besonders praktisch, urn eine schnelle Vergabe von Zugriffsrechten fUr die am Projekt beteiligten Personen zu gewahrleisten.

3. Suchfeld

Finden Sie auf die Schnelle die gesuchten Ressourcen aus der Tabelle.

4. Zahnradsymbol

Das Zahnradsymbol beinhaltet oft gebrauchte Optionen fUr die Ressourcen.


In den Spalten befinden sich standardmaBig folgende Informationen fUr die Ressourcen:

• Titel

• Fahne

• Typ

• Materialeinheit

• Projekt

• Initialen

• Rolle

• E-Mail

• Standardsatz

• Mehrarbeitssatz

• Kosten pro Einsatz

• Elementkosten

In den Darstellungsoptionen > Spaiten lassen sich noch weitere Spalteninformationen hinzufUgen oder die oben genannten entfernen.

Tipp , . / Mit einem Sekundarklick in die Spaltenleiste lassen sich die Spalten bearbeiten. Dies ist in allen Ansichten, die tiber Spalten verftigen, moglich.

2.2.7.4 Auslastung

Die letzte der insgesamt vier Ansichten ist die Auslastungsansicht. Darin werden die zugewiesenen Ressourcen auf ihre Auslastung im Projekt hin angezeigt. Dadurch lasst sich beispielsweise vermeiden, dass eine Ressource an zwei Orten zum gleichen Zeitpunkt arbeitet.

r: A lJsl as t ung

Tit el K'.'I 22, Mai 2009

28 29 30 31 () l OZ OJ ()4 OS, Of) D7 D8 ()9 ~--------------------~

.... Kei tH~ Re s,so 'U Fceno zugewie sen

.. .J.. Fra Ll Scnmilz

........... + • Herr MUl ier

(It Vo rg a!l g Il

(It Vo rg a!l g C

100» -

, 0» -

0- - 1-00;'; .........................

Die Auslastungsansicht besteht aus einer Gliederung und einem Balkendiagramm.

37


38

In der Funktionsleiste befinden sich die folgenden Optionen:

1. Kumulierte Anzeige

Damit kann die Auslastung als Balken angezeigt werden. Hierzu muss eine Ressource in der Gliederung ausgewahlt sein. Das gleiche Ergebnis wird durch das Verschieben der Zeile mit der Maus erreicht (siehe gestrichelte Linie in der Abbildung).

2. Zeitbereich einschranken

Damit lasst sich wie bei der Vorgangsansicht der sichtbare Zeitbereich im Balkendiagramm einschranken.

3. Suchfeld

Die Suchfunktionen stehen auch in der Auslastungsansicht zur VerfUgung.

4. Zahnradsymbol

Oft verwendete Optionen lassen sich mit diesem Schalter schnell aufrufen.

In der Auslastungsansicht werden Zuweisungskonflikte durch unterschiedliche Farben und Prozentwerte dargestellt.

Folgende Farben geben Ihnen die benotigte Information wieder:

• Griin Die Ressource ist optimal ausgelastet. Es besteht kein Handlungsbedarf.

• Gelb Die Ressource ist wenig ausgelastet und konnte eventuell an weiteren Vorgangen betei-ligt werden.

• Rot Die Ressource ist Uberlastet und damit auch automatisch nicht richtig zugewiesen. Es besteht ein Handlungsbedarf in der Planung des Projekts. UberprUfen Sie die Zuweisung der Ressourcen, oder fUhren Sie einen Auslastungsabgleich.

A Hinweis

Der Ausiastungsabgieich erfolgt tiber die gieichnamige Funktion im Menti Bearbeiten. Merlin wird automatisch versuchen, die Auslastungen zu optimieren und aile Uberlastungen im Projekt zu Ibsen.

Die Schwellenwerte fUr die Uber- oder Unterlastung lassen sich fUr das Projekt im MenU Bearbeiten > Auslastungsbereich > Einstellungen oder mit dem Tastaturkiirzel A:t€: E auf

rufen. Die Angaben sollten standardmaBig fUr den Wert Uberbelastung auf 100% und den Wert Unterbelastung auf 25% eingestellt sein. Mit der Option Relativ zur Standardauslastung werden auch die Auslastungen der einzelnen Ressourcen berUcksichtigt.


Er mil , e Oberi<\$1 Ingen i 1: ..... [ _Ta-=g'-e ____ i'-'; __ I o DJ.s g ~sam l~ Proj ekl abg lei chen

o Einen Datum ~b~re i(h allgl ~ ichl e n

Von D 28.05 .2009 12:30

Bi .~ : D 29.05 .2009 12:00

Vo rn ~r i ge Ve rzog~rutlg ~n entfe m ~n

o Cleiche mJr il1 nerh alb Fre ier Puffe rze it ab

Abgleic l sr~ i fle fo lg ~ : [ StJ.ndard ; I Schwel le nrwene

IJ be rlnt I1 g ab : [ 00%

Unte rla ,1 I1 g ab : 25%

Relativ zur Stal1 dardausl J.st ung : 0

( Abbr ec flen ) ( OK

In den Einstellungen zum Auslastungsabgleich befinden sich die Schwellenwerte.

2.2.8 Inspektor

Der Inspektor ist ein zentraler Bestandteil von Merlin fUr aIle. 1m Inspektor lassen sich zu jedem einzelnen Objekt im Projekt Informationen betrachten und verandern. Die meisten Informationen konnen auch direkt in der Gliederung durch die jeweiligen Spalten bearbeitet werden.

.. Vorgang" +. ..... 'Q,. 1 0. 1 o Proj ekt : Plan Inspektor

# l lnf o I T itel I ~~~~:~t~ Arbe it ! ~ .. ! ~g~~<ga l ~:~rtete r I I ~ J .. 1 0 1 . 1 51 1 ~

... Tit.e:1 Mein Proje~'t I (D OD ~ ..

,I mlmm I ". Vorgillben

1 a [> Vo rgang A ~ 1 Tag 7 03 .0 8.09 chrung ( Vo rw.a lt s ~ : ~

3 [> Vo rgang IB 1 Tag 7 03 .0 8.09 .. Sun 0 01. 08. 2W 9 1, :30 I

S [> Vo rgang C 1 Tag 7 0 3. 0 8.09 ... Ende 0

Wahlt man ein Objekt in Merlin mit der Maus aus, erscheint automatisch der passende Inspektor.

Der Inspektor funktioniert kontextsensitiv, das bedeutet seine Inhalte verandern sich abhangig von der Selektion. Klicken Sie beispielsweise, wie auf der Abbildung gezeigt, auf das Projekt. Es erscheint der dazugehorige Inspektor mit den Informationen zum selektierten Objekt. Unter anderen mit der Information zum Titel des Projekts und weiteren Vorgaben wie zum Beispiel dem Startdatum.

39


40

o 8

D PlrOjeh~ Plan Ins pektor

I ~ I D 1 ~ 1 ~ 1 .. Ti t~ 1 Me in I' r aje~t

... Vo r9 aben

R chtu ng [ VOI"'II'I',an::s

.. Start D cOl .'08. 200.9 12 : 30

.. End ~ D

.. Be;gre zu ng ~n

.. Erwartet

Erledig t ~ I I GW.

St at us [ Autl)

Prio ri tat [ No rmal

.. Kalend~r [ Standard

Der Inspektor mit den jeweiligen Funktionen.

~ I

i : I

J

I I: I ~ : I I: I

Der Inspektor bildet einen zentralen Punkt fUr die Arbeit mit Projekten in Merlin 2 und ist somit das wichtigste Werkzeug. Es bietet eine sehr groBe Flexibilitat und eine Vielzahl an Funktionen fUr aIle selektierten Einheiten.

Der Inspektor besteht hauptsachlich aus drei Bereichen:

1. Inspektor Titelleiste

Hier erkennen Sie, in welchem Inspektormodus Sie sich befinden.

2. Inspektor Register

Hiermit werden verschiedene Informationen im Inspektor angezeigt. Je nach dem aktuell verwendeten Inspektor sind die Register unterschiedlich.

3. Inspektor Informationsfeld

In diesem Bereich werden zum gewahlten Inspektor und dazugehorigen Register die Informationen zum selektierten Objekt angezeigt.

o Info

Klicken Sie auf einen Vorgang in der Haupttabelle, wird aus dem Inspektor ein Vorgangsinspektor; klicken Sie auf eine Ressource, wird der Inspektor mit allen Informationen zu der Ressource eingeblendet usw.

Die im Inspektor vorhandenen Felder konnen durch einen Mausklick auf das kleine Dreiecksymbol erweitert werden.


". o rgilben

c.h ng

.. :!;.tart

.. End ~

D 21.0.5 . 2009 08:00

D

Mit den Dreiecken werden zusatzliche Felder im Inspektor ein- und ausgeblendet.

Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass eine Vielzahl an unterschiedlichen Inspektorfeldern existiert, diese oft mehr Informationen enthalten als tatsachlich gebraucht werden. Es spart Platz und dient einem besseren Uberblick bei der Arbeit. Es ist somit jedem Anwender uberlassen, wie viele Informationen er sich im Inspektor anzeigen lassen mochte. Diese Flexibilitat ermoglicht ein fokussiertes Arbeiten mit Merlin.

Die Register in den einzelnen Inspektoren sind entsprechend fUr die Steuerung von unterschiedlichen Informationen zustandig. Der einzige Inspektor ohne Register ist der Inspektor fUr Abhangigkeiten. In der folgenden Abbildung sind ein paar Inspektoren aufgefUhrt und die darin enthaltenen Register.

D Abhangi gke it: Iinspeikt,or D Eireig t"! is: Ereigni s hllspeikt,o,r

". \lorgiiFlgl!r I VlDrga g .. ". T it el E re ·gn i .~

D Vorgatlig: Plan Iinspeiktor

". T it el Ne llt~ r VOl"9an g

D Res source: Info Inspektor D ZlJ wei slJ tlig: plat"! Inspektor

~ I D I h I ~ I ~ .. Nal11e

Der Inspektor fUr die Abhangigkeiten (links oben) verfugt uber keine zusatzlichen Register.

In fast allen Inspektoren kommen die Register BenutzerJelder und Text zum Einsatz. Diese Inspektorangaben sind benutzerdefiniert. Es lassen sich eigene Spalten durch die Benutzerfelder anlegen, und mit dem Text werden Notizen fUr die selektierten Einheiten verfasst. Mehr dazu spater im Abschnitt Arbeiten und Anpassen.

41


42

Einstel lungen

o j @ Al igemein Prior itaten Mitbenutzung Li zen zen Akt ualisierungen Bib liothek

Beim Slart ze i 9 en: [ Oh n e

In , pekto r Posi, 'on:

In, pekto r- Bedi enelement e Eigenes Fenste r

N ~c h ext. All der ungen an Da({~ i e ~ : [ Ak ti on m( hfr~ge n

Proj ekte autom atisch ,s i ( ~ e rn nach 1 5e k~nd e n Inaktiv iUi t

o Fa hnen ~15 Formen anzeigen

Externer Editor ' ( Wahlen .. ) TextEd i~

Arbeiten Sie mit mehreren Monitoren gleichzeitig, kann der Inspektor yom Hauptfenster abgekoppelt werden. Hierzu gehen Sie in der Menuleiste auf Merlin> Einstellungen und wahlen das Register AII

gemein. Bei der Option Position des Inspektors wahlen Sie aus dem Klappmenu Eigenes Fenster aus.

, •

2.2.9

Tipp

Halten Sie den Mauszeiger tiber ein Register, so erscheint nach einigen Augenblicken der entsprechende Tooltipp fur die Funktionen, die sich dahinter verbergen.

Elemente

Merlin bietet Ihnen eine wunderbare Lasung fUr das Verwalten der vielen verteilten Informationen, die sich wahrend eines Projektes ansammeln. Dies geschieht mithilfe der Elemente. Die vielen Dokumente und Informationen, die man fUr das Projekt verwendet, werden in Form von Anhangen behandelt, vergleichbar mit Anhangen an einer E-MaiL Dies spiegelt sich im Btiroklammersymbol wider.

o '"""% Ail e Elementarten ¥'---' __ ~_----r----' __ -r--____ ll...+--1I_'Q,_."""'...iiiiiii-___ ..... __ ~ .... I 0'l'"."'" @ Tit el .& Obiekt Fahne Wiedervor lag e Kosten Privat I.

o Info rmat ion Vo rglll1 g A • 0

Entsprechend der Selektion werden die Elemente in diesem Bereich aufgelistet.

StandardmaBig ist der Elementbereich nicht in Merlin eingeblendet, zum Einblenden verwenden Sie die Btiroklammer in der Symbolleiste oder die F3-Taste. Sie finden bei den Elementen eine bereits von den anderen Bereichen bekannte Funktionsleiste (1) mit einem Plus-Schalter und einem Suchfeld. Zudem verfUgt der Bereich tiber eine Spaltenleiste (2) mit Informationen zu den angezeigten Elementen.

Die Elemente stellen eine wesentliche Erleichterung in der Arbeit von Projektmanagern und erlauben die Verwaltung und die Ubersicht vieler unterschiedlicher Arten von Informationen. Folgende Elementarten finden in Merlin Verwendung:


• Dateien

• Ereignisse

• Informationen

• Probleme

• Risiken

• Checklisten

Elemente lassen sich individuell an Vorgange, Ressourcen und an das Projekt anhangen. Selektieren Sie hierzu ein Objekt in der Gliederung. AnschlieBend stehen Ihnen drei Moglichkeiten zum EinfUgen eines neuen Elements in Merlin parat:

• Mit einem Klick auf das Plussymbol im Elementbereich

• 1m MenU Einfogen > Element lassen sich die einzelnen Elemente direkt einfUgen oder die gesamte Elementliste aufrufen.

• Mit den Tastaturkiirzeln fUr die jeweiligen Elemente \:::t€: 1 bis \:::t€: 6 oder dem Tastaturkiirzel :t€: E fUr die Elementliste.

R;,es sou !"lce R;,es sou !"Ice n 9 ru P pe

Pmjekt .. .

Wahlen... ~, E

Datei Infbrmattion Pmbl,em Ri siko Checklisfie

\: ~, 2

\:~.3

\: ~, 4

\: ~, S

\: ~, 6

1m Merlin-Menu EinWgen > Element befinden sich auch die Tastaturkurzel fUr die einzelnen Elemente.

Bei der Selektion eines Elementtyps aus der Liste erscheint eine kurze Beschreibung des ausgewahlten Elements.

43


44

Ein neues Element a'nl egen:

£ Cneckliste

Erstemt ei llJ rleue s. Elemem 'Von Typ 'Er-e ign is." Z LJm

milr kierten Proj e:kt o der Vorgatl g. Dieses w irdl f u r Termi l1e od.cr and.c re Ereigll isse bell u lzt r

an d ie Sic -c rinn e:rt werden mochtel1 .

( Abb rechen ) ~ ____ N_e_u_e5 __ Er_e~ig_n i_5~~:=J

Die Elemente Ereignis, Information, Problem und Risiko sind ahnlich aufgebaut und sollen durch die Bezeichnung eine Unterscheidung bieten.

Jedes Element dient dem Projektmanager als Information und sollte als zusatzliche Merkhilfe fUr Inhalte und Hinweise jeglicher Art im Projekt dienen. Zudem kann damit eine Dokumentation im Projekt erfolgen.

Die Elemente Datei und Checkliste besitzen einen erweiterten Funktionsumfang. Dieser wird im nachsten Abschnitt erlautert.

Wird ein Element an einen Vorgang angehangt, so erscheint in der Gliederung in der Spalte Info ein Symbol. Dadurch kann auf Anhieb erkannt werden, dass an dem Vorgang zusatzliche Informationen in Form von Elementen verfiigbar sind .

... Vorgange:

#1 1 nfo I Til el

o 0

2 === III

T ~ Mei MI Pmj:ekt

Vorgall g ohne Elem ent

Vo rg llll g m it Elem ent

In der Infospalte werden angehangte Elemente mittels eines kleinen Buroklammersymbols angezeigt.

Info o Mit einem Klick auf die Zeile Aile Elementarten kann die Auflistung der Elemente auf eine Elementart beschrankt werden. Dies empfiehlt sich besonders bei einem Vorgang mit sehr vielen angehangten Elementen. Dadurch wird die Hille der Informationen auf das Notwendige reduziert, es werden nur Elemente einer Art fur den selektierten V organg aufgelistet.

% Aile !;Iemen tarten ¥ t ..' % A il e Elemenlar l en f

iii DaU~ ien

o Infor m lltio :nen

o Piro blel!lll!

A Ri!>ilken ./ Cfl ecklismn

Klicken Sie mit der Maus auf die Zeile Aile Elementarten, es erscheint ein Klappmenu mit einer Auswahl der sechs Elementarten.


2.2.10 Zusatzbereich

Der Zusatzbereich verfligt insgesamt tiber zwei unterschiedliche Optionen, diese lassen sich durch einen Klick auf die Titelleiste des Bereichs wechseln.

.1. Re s so uree n,lir

... .1. Rcsso urecn J o Planungskornfli kte

Ressourcen

j +

Das Umschalten zwischen den Ressourcen und den Planungskonflikten funktioniert mit einem Klick.

StandardmaBig zeigt der Zusatzbereich die Ressourcen. Hier konnen aIle am Projekt beteiligten Ressourcen mithilfe des Plus neu erstellt werden. Die eigentliche Arbeit mit Ressourcen findet jedoch im Inspektor statt.

n Ziehen Sie eine Adresse aus dem Adressbuch auf den ~=~.... Zusatzbereich. Dadurch wird eine neue Ressource erstellt.

.1. Ressoureen ·

Diese Ressourcen lassen sich nach einem Doppelklick beliebig im Inspektor anpassen und verandern. Zusatzlich konnen bereits vorhandene Ressourcen auch aus Adressbtichern (Apple Adressbuch oder Microsoft Entourage) in die Ressourcenliste tibernommen werden. Verwenden Sie hierzu die Bibliothek.

Zum Erstellen einer Zuweisung im Projekt gentigt es, eine Ressource aus dem Ressourcenbereich auf einen Vorgang in der Gliederung oder im Balkendiagramm zu ziehen.

A Hinweis

Beim Eintragen eines neuen N amens in entsprechenden Inspektorfeldern wird auch automatisch eine neue Ressource im Projekt angelegt. Diese erscheint sofort im Zusatzbereich.

Plan ungskonflikte

Hier werden aIle aktuellen Planungskonflikte sowie Warnungen mithilfe einer kurzen Beschreibung aufgelistet. Mit einem Mausklick gelangt man automatisch zum jeweiligen Konflikt oder zu einer Warnung.

o Plan ung skonfllikte

O Vo rgang A Die Verknupfungs !olge is! ve rlet zt . Planungskonflikte werden im Zusatzbereich gelistet.

45


46

Konflikt

Ein Konflikt weist auf ein Problem in der Projektplanung hin. In der Regel treten Konflikte immer dann auf, wenn zeitliche Ablaufe von Vorgangen keinen Sinn ergeben.

Warnung

Warnungen sollen auf Uberschreitungen von vorgegebenen Werten hinweisen. Eine Warnung muss somit nicht zwingend bedeuten, dass ein Fehler in der Projektplanung vorliegt. Es kann durchaus gewollt sein, dass beispielsweise ein Vorgang an arbeitsfreien Tagen startet oder endet.

G 00 ,. 0' Mein Pmj ekt Me In Projer<t In der Gliederung und im Balkendiagramm werden Planungskonflikte zur besseren Obersicht farblich hervorgehoben.

o 2.2.11

Info

Zur besseren Erkennung werden Planungskonflikte rot und Wamungen orange im Inspektor, in der Gliederung und im Balkendiagramm gekennzeichnet.

Bibliothek

Die Bibliothek ist eine Quelle von projektspezifischen Informationen. Wie im wahren Leben lassen sich so aIle benotigten Informationen in die Bibliothek ablegen und fUr den spateren Gebrauch verwenden. Die Bibliothek enthalt bereits eine Reihe von Dokumenten und Vorgangen, die fUr den allgemeinen Einsatz in Projekten sinnvoll zu nutzen sind.

n Bibliothek

Ol ro, ~

~

~

~

Ie (l)

e

) I

Die Bibliothek verfugt uber Informationen, die projektubergreifend verwendet werden konnen. Darunter befinden sich Adressen aus dem

.I.. J Adressbuch und Microsoft Entourage, Vorgange - und Elemente sowie Dokumente jeglicher Art.

Die Bibliothek ist unterteilt in ein Suchfeld (1), eine Liste von Informationen (2) und den Kategorien (3), sowie den verwendbaren Inhalten (4). 1m unteren Bereich befinden sich zusatzliche Optionen und Einstellungen fUr die Bibliothek (5).


Das BefUllen der Bibliothek erfolgt per Drag & Drop. Es lassen sich aus dem Finder und aus Merlin unterschiedlichste Objekte in die Bibliothek fUr die spatere Verwendung befordemo

.. Vorgangc Bibliothek

# Inf o T itel

o 00 .... 0' Mei n ~ roje'k t

Vorgang A

Vorgang IB

,. ,. ,.

olrgang5~UlPp",

Mo dellieru es chaft sproze ss

Spracne ...

De ut sd l

Deu ts~h

De u ts~h

De u ts~h

Vorgange und Vorgangsschnipsel lassen sich ganz einfach per Drag & Drop in der Bibliothek ablegen und jederzeit wieder zuruck in die Gliederung befordern.

Beim Einsatz von Microsoft Entourage lassen sich Kontakte nur mithilfe der Bibliothek in die Ressourcenliste per Drag & Drop iibemehmen, anders als beim Adressbuch von Mac OS X, wo die Kontakte direkt aus der Applikation Adressbuch in die Ressourcenliste gezogen werden.

, . / Tipp

Ein SkrlilPt ve r sucht, auf lin Adr,essibuclh zuzug re ij;en. Skrip ts k onneln V ir-en ent halteln odelr den Computer ,anderweit ig schad igeln. Stellen Sie s icher, dass d as Skr ipt au s ein er vertrauen swu rdigen Quelle stam mt. Mo ehteln Sie Zug r i ff gewahren?

Dies e Me ld un g nicht mehr an ze ige n.

( Abbreche n )

Beim Bewegen von Kontakten aus MS Entourage in Merlin wird zudem die abgebildete Meldung eingeblendet. Bitte markieren Sie die Option Diese Meldung nicht mehr anzeigen.

47


2.3 Arbeiten und Anpassen

48

In diesem Abschnitt erfahren Sie, Wle man mit Merlin arbeitet und sein Projekt unterschiedlich anpasst. Sie sollten bereits mit den bisher beschriebenen Funktionen vertraut sein. Starten Sie hierzu Merlin und offnen ein neues leeres Projekt.

2.3.1 Arbeiten in der Gliederung und im Inspektor

Benennen von Objekten

1. Selektieren Sie mit einem Mausklick die Projektzeile.

2. Doppelklicken Sie mit der Maus auf den Inhalt der Spalte Titel in der Projektzeile. Nennen Sie das Projekt Ohne Tite! beispielsweise in Mein Projekt urn und bestatigen anschlieBend den Eintrag mit der Eingabetaste.

3. Der neue Projektname erscheint automatisch auch in der Titelzeile der Symbolleiste.

A Hinweis

Bitte beachten Sie auf den Abbildungen, dass sich das Feld Titel im Inspektor automatisch andert. Die Eingabe lasst sich selbstverstandlich auch direkt im Feld des Inspektors fUr das selektierte Objekt eintragen. In Merlin haben Sie die Wahl, ob Sie direkt in der Ansicht oder im Inspektor arbeiten.


Neue Vorgange erstellen

Zum Erstellen neuer Vorgange existieren mehrere Moglichkeiten:

• Mit dem Tastaturrurzel :1€ N

Mit einem Klick auf das Plus wird ein neuer Vorgang angelegt.

• Mit einem Klick auf das Plussymbol

• 1m MenU Einfogen > Vorgang

Ein neuer Vorgang wird in der Gliederung unter die aktuelle Selektion hinzugefligt.

Ein neuer Vorgang wird unter dem selektierten Vorgang angelegt.

Bei nicht vorhandener Selektion wird der Vorgang an erster Stelle unter dem Projekt platziert. Das Projekt befindet sich immer in der Projektzeile ganz oben und ist mit der Null versehen.

Tilel

T 0" Mei 111 li'm j elkt

Neuer Vmg an g

Der neue Vorgang wird mit der Nummer (#) 1 angelegt.

A Hinweis

Die Reihenfolge der angelegten Vorgange wird durch die Spalte # sortiert. Die Vorgange bekommen somit eine fortlaufende Nummerierung.

49


50

Mehrfachselektion

In Merlin konnen mehrere Vorgange gleichzeitig ausgewahlt und dann zum Beispiel im lnspektor auf einen Schlag angepasst oder verandert werden. Es existieren zwei Moglichkeiten einer Mehrfachselektion:

1. Mehrfachselektion von zusammenhangenden Objekten

Verwenden Sie die Umschalttaste mit der Maus" urn mehrere Vorgange auszuwahlen. Halten Sie die Umschalttaste fest und klicken mit der Maus den ersten und den letzten Vorgang fUr die Selektion .

.. Vorgange

#1 Inf o I T itel

0 00 ~ ~ Mein Projek t

II · · f:l t

~ · · 41 · · Ib..

." 5 Yorgall g E

6 Y'org<ln g F

Klicken Sie auf Vorgang A, halten die Umschalttaste -0 gedruckt und klicken anschlieP.,end auf Vorgang D.

2. Mehrfachselektion nicht zusammenhangender Objekte

Verwenden Sie die Befehlstaste mit der Maus, urn mehrere nicht zusammenhangende Vorgange auszuwahlen. DrUcken und halten Sie bei der Selektion der einzelnen Vorgange die Befehlstaste .

.. Vorgangec

#1 Info I T itel

0 00 ~ ~ Meci n, p,rojekt

1 Yorgall g A

f:l · t

'El · · 4 Yorgang D

~ · · ~ 5 Yorgang F

2.3.2 Projekteinstellungen

Halten Sie die 8efehlstaste ~ gedruckt und klicken dann auf die jeweiligen Vorgange (8, C und E).

Mit den Projekteinstellungen bietet Merlin eine Vielzahl an Optionen die fUr das aktuelle Projekt relevant sind. Die Projekteinstellungen lassen sich folgendermaBen aufrufen:

• 1m MenU Ablage > Projekteinstellungen

• Mit dem Tastaturkiirzel :1€;

• Uber das ZahnradmenU in der Haupttabelle


Uber die drei Register Allgemein, Wertelisten und Mehr lassen sich unterschiedliche Einstellungen fUr das geoffnete Projekt vornehmen. Diese Anderungen lassen sich auch noch wahrend der Arbeit andern.

Finarlliel les

W j h run g s , ymbol ' o vor dem Betrag

S,larn dardkos.te n AI"bei( 0 € / Stunde

Mehrarbe i1>ko,ten 10 €/ Slunde

Arbeits ei nhe iten

Std. j e Persoll em ag : l:s

St d. je Pe rsonenwoche '14-0--------,

T :1g e je Pe rsol1 e t1 mon ~u: ' 120 Standardwert fu r Arbeit · 'I l-T-ag- '-------,

Berechnete Diluern [LDy"-"-'n.::.cm""i':..:C""----__ ..L."-': J

Datu msvorgaben

Dynam is-ches Ve rschieben t~A;::U='======::: J Stat. so,tum D

Erster T J.g de r Woche rt Mc:-o-n-'"-g --------r~: J

Schlie&en

Hinweis

ALLGEMEIN

1m Register Allgemein lassen sich Optionen zu den folgenden Bereichen vornehmen:

Finanzielles Es lassen sich das verwendete Wahrungssymbol sowie die Arbeitskosten der Ressourcen anpassen.

Arbeitseinheiten Damit werden aile Dauern berechnet. Beispielsweise entspricht eine Woche 40 Arbeitsstunden. Anhand dieser Grundlage berechnet Merlin die Dauern. Die abgebildeten Werte sind standardmaP"ige Vorgaben fUr die Planung und lassen sich jederzeit andern.

Datumsvorgaben Diese Einstellungen wirken sich direkt auf die Datumsvorgaben des Projekts aus.

A Die Arbeitseinheiten haben einen direkten Einfluss aufberechnete Werte. Hat ein Vorgang beispielsweise 20 Tage geplante Arbeit, entspricht die Dauer des Vorgangs geplant einem Monat.

.. Vorgange

# I info ~Tite l

T Me in Proj ekt

20 Tage Arbe it = 1 Mon. ! Da~ er

.1v orgJbe M~. ge plante Ar be it WI 1 Wl

Ml

W3 W4!

~ 120 Tage 1 _____ L::l =Mo=n=.,=a"~==============~

Ein Vorgang mit 20 Tagen geplanter Arbeit entspricht der erwarteten Dauer von einem Monat.

W5

51


52

0' Proj'ekte inste ll ungen !'iir M"in Pl'Oj ekt

AIIgemein

Werte

Fur: I ln(o rmal iofi

j~Arten

T Tele on i !~h

Au s ge ~e nd

Eing e hend

Bille ~r rulfen

Wil l zU luckr~ en T Schr ifftlic1

e Ma i l _ax

Br ie!

Not il

R-e ch t1 li.m g

T Personlich

1m ~u ro

Beim Kun den

KO l'll fc r~t1 z

Messe

Werlel is l en

i; I

L-____ 5_t_an_d_ar_d_r_ur_n_e_ue __ pr~~~·e_kt_" ____ ~1 ~

SC'1t i r:~(!n

0' Proj ekteins,,,lIunge n fUr M,,;n Proj'ekt

Ali gemein Werlel is'en Mehr

Resso urcen

~I i l de . Ressou rce- In it ialefi I F. B. ~ I Re sso uree n telk n sieh ihre Arbe il : IS1

~i(herhe ;t

Vor afi onymen Benutze rfi verbe rgefi 0

I!: i ld lu ne in: Es. kan n fU r B.e r chte mnd Dl1!..I d :.en gel1utz t werde n.

M In Logo

~h l i eBen )

WERTELISTEN

1m Register Wertelisten lassen sich Werte fUr die Elemente neu anlegen und umbenennen. Diese Werte tauchen im Inspektor fUr die entsprechenden Elemente auf. Die Wertelisten konnen per Drag & Drop mit dem Mauszeiger geordnet und in der Reihenfolge verandert werden.

Fur Wahlen Sie aus den vorhandenen Elementen aus.

Standard fUr neue Projekte Damit werden die von Ihnen eingerichteten Wertelisten standardmaf?,ig fUr neue Projekte verwendet.

Neu Erstellt einen neuen Wert in der selektierten Liste.

MEHR

Ressourcen Bestimmt den Stil der verwendeten Initialen fUr eine Ressource im Projekt und ob Ressourcen sich in einem Vorgang die Arbeit teilen.

Sicherheit Das Projekt wird hiermit vor anonymen Benutzern verborgen. Es lasst sich nur von Ressourcen, die im Projekt als Benutzer angelegt wurden, sehen.

Projektbild Ziehen Sie per Drag & Drop eine Bilddatei in das Feld. Dieses Bild wird im Ausdruck und in den Berichten als Firmenlogo verwendet. Standardmaf?,ig

erscheint das Merlin 2 -Logo.


2.3.3 Darstellungsoptionen

Wie der Name es bereits verrat, lassen sich in den Darstellungsoptionen Anderungen am Aussehen des Projekts vomehmen. Dabei steht eine Vielzahl an Anpassungsmoglichkeiten fUr die Darstellung in der Gliederung und im Balkendiagramm zur VerfUgung.

Hinweis

A Die Darstellungsoptionen verandem sichje nach gewahlter Ansicht. Bitte beachten Sie, dass an dieser Stelle die Darstellungsoptionen fur die Ansicht Vorgiinge beschrieben werden.

()

Spalten

Titel

#

Sti le

Eigener Titel

# NacM olger

# Vorganger

% Erlledigl Auslast ung,s.- Verzoge ml'lg

Bas i s ko S Ie n

Bes chreibung

Ausrichtung

'#' 9 ibt j ed'em Vorgal1 9 ad er je d er G ruppe eines Proj ekls eine ei nd'eul ige !-.~u mme r. !-.~ur

wen ~ die Gliederung n[lch dies er Spalte sort iert isl , kann man Vorgange manuel! dud Ziehel1 mit der Ma s ord'l1 el1 . Eifle SanLer u 9 nach einer anderen Spalte kann man durch den MenObefehl 'Sort iem l1 g ein frieren' auf d ie '# '- Spalt e iibertraQen.

[ Rechl s ~ I

1m Register Spa/ten lassen sich Spalten fUr die Gliederung ein- und ausblenden.

In der Liste befinden sich aile vorhandenen Spalten, sie sind mit einer kurzen Beschreibung versehen.

1m Suchfeld lassen sich Spalten auffinden und die jeweilige Spaltenauswahl als Spaltenset sichern. Dabei lassen sich die Spaltensets sawahl fUr das aktuelle als auch fUr aile Projekte sichern.

Wird das Hakchen vor der jeweiligen Spalte markiert, erscheint diese safart in der Spal-

'--____________________ =/ tenzeile der Gliederung.

Spalten Sti le

Al"lgezei gt er Zeilbere ich o ,(jepl ante Wer te

Raste r fU r Ebene 0 1

Arbeilsf lre ie Zeite rn [ Bas ierend a~i Pr oj ektkalender

Kritischer pfad

Abh.in gi gkeilen

'Grupp en begrenzungern o Ak t l.lel le Einheil

o

Etikelten zeig en

Ni cht ed itierb'<Ir e Felder a.. . 0

A l1derungen herv orhebe n 0

~ I

1m Register Gantt befinden sich unterschiedliche Optianen fUr die Anzeige im Balkendiagramm. Mit dem Setzen eines Hakchens wird die Option aktiviert, und die Veranderung wird safart im Balkendiagramm sichtbar.

So lassen sich unter anderem die Anzeigen fUr die letzten Anderungen, geplante Werte sawie Gruppenbegrenzungen ein- und aus-

Lw_a_r_n_un_g_e_n_a_l1_ze_ig_ e_ln ___ O ____________ -""/"'. schalten .

53


54

e A Vo rgange Darste llun gsoptionen

" palten I Gantt l Stile

I 5t il - Se t s ~ .. ~ Se leh iert : Rc ihe

Vorgang Vor.ga 9 ~ H.M.

Bedingu ng [ A llgemein j; I Diese s ist d ie Basis ormat iem ng, vo n de r aiLe anderen abge leitet we rden.

Mi n im ale Zei lenhti h~ r..

A

Stil-Sets

1m Register Stile lassen sich aile grafischen Komponenten des Balkendiagramms anpassen. Hierzu kann mit der Maus jedes Objekt in der Vorschau selektiert werden.

Die dazugehorigen Darstellungsoptionen erscheinen unter der Vorschau und lassen sich entsprechend anpassen. Klicken Sie auf das Wort Vorgang ganz links, werden die Optionen fUr die Schrift in der Gliederung selektiert.

Die Formatierung kann mithilfe der Bedingung ausgewahlt werden. Zudem lassen sich aile Einstellungen als Stillsets sichern und fUr die spatere Verwendung abrufen.

Mit den Stilen konnen Sie unterschiedliche Anpassungen fUr die Darstellung der Gliederung und des Balkendiagramms vornehmen. Stile lassen sich zu Stil-Sets speichern und fUr kommende Projekte verwenden. Versuchen Sie es, anhand des folgenden Beispiels ein eigenes Stil-Set zu erstellen.

I. Offnen Sie die Darstellungsoptionen im MenU Ansicht I Darstellungsoptionen.

2. Klicken Sie auf das Register Stile.

3. Selektieren Sie den Gliederungstext in der Vorschau.

4. Nun stehen Ihnen im unteren Bereich unterschiedliche Optionen zum Anpassen des Gliederungstextes zur VerfUgung.

5. Andern Sie die Schriftart und die SchriftgroBe.

Nun sollten Sie im Projekt sofort die Anderungen sehen. Das Ganze lasst sich einen Schritt weiter fUhren:

6. Selektieren Sie im KlappmenU Bedingung den Punkt Kritischer Pfad

7. Setzen Sie ein Hakchen bei Hintergrundfarbe.

8. Wahlen Sie mit einem Klick auf das Farbfeld eine passende Farbe.

9. Nun werden aIle Vorgange die auf dem kritischen Pfad liegen farblich in der Gliederung markiert.

10. Klicken Sie nun auf das KlappmenU Stil-Sets.

II. Wahlen Sie anschlieBend den Punkt Speichern.


12. Nun konnen Sie die vorgenommenen Einstellungen als ein eigenes Stil-Set benennen und fUr die spatere Nutzung sichem. Sie haben die Wahl zwischen einem Set fUr das aktuelle Projekt oder eins fUr aIle Projekte zur VerfUgung zu stellen.

(") A Vo rgange Darst ellungsoptionen

Spalten 1 Gantt l Sti le

I Stil- :5ets

Sd ekt ierl : Glliede rung ste jlt

Vo rgang V~r'!Ja 9 Li.;11!!1~ ___ -========~

Bedin guril g

Vo,rd,er grr LJ riI d f arbe

Hi nter grurilc farbe

... 5chr if t

Familie

Gror..e

Gel' ·cht

[ Kri t ischcr pfad

Di es e Form at ~eru ng wi rd fur al l e Vo rgange all dem krit isc en pfad vetwendet .

° \ [g]

o o o

I lindern

H.M.

Stil Hier wird eine 8edingung fUr den

o kritischen Pfad als Stil fUr den L-_De_ll_n_en _______ D ___________ -'d""'% Gliederungstext erstellt.

Wie Sie sehen, bietet Ihnen die Einstellung der Stile eine groBe Anzahl an moglichen Darstellungsoptionen. Es findet sich somit bestimmt eine Einstellung, die Sie als Stil-Set fUr die spatere Nutzung sichem mochten.

2.3.4 Spalten

In jeder Ansicht existieren in der Gliederung unterschiedliche Spalten. Die Spalten lassen sich zum einen mithilfe der Darstellungsoptionen verandem, zum anderen kann man mit einem Sekundarklick (rechter Mausklick) auf eine Spalte ein Kontextmenii aufrufen. Dieses beinhaltet die Optionen fUr die Anpassung der Spalten.

# 11 nf o I T il el I V o rg ~be ge p I ante 1 Fah ne 1# Vorga ng er 1 Erwartete r Arbe ll Start

1 ZlIgew-iese ne Ressourcen

StandardmaP.,ig erscheint dieses Spaltenset in der Gliederung der Vorgangsansicht.

1 % Erled igt

Die Spalten lassen sich mit der Maus in der Breite und der Reihenfolge verschieben. Hierzu helfen die vertikalen Trennlinien zwischen den Spalten. Halten Sie die Maustaste gedriickt und verschieben die Trennlinie.

55


56

.. Vorglinge:

i j lnfo I Titel I Vo rg abe ge p I anfeJfalltle 1# Vorga t1g er I Erwa rtete r Albeit L.I...J Star!

Spalten lassen sich einfach in der Breite verandern.

I Z gewiese tle Re,s ou rcen

1% Erledig!

Die Spalten konnen in der Reihenfolge verschoben werden. Hierzu klickt man auf eine Spalte, halt die Maustaste fest und bewegt die Spalte nach links oder rechts .

.. Vorglinge

II Vo rg abe g~ anter h tie 1# Vorga t1g er I Erwa rlete r Albeit 1 St,HI

I Z 'gew iese tle 1% Erled igl RessQurce n

Die Spalte wird nach rechts verschoben. Beim Loslassen der Maus wird die Spalte abgelegt.

Lasst man den Mauszeiger langer auf einer Spalte ruhen, taucht ein Tooltipp auf. Dieser beschreibt die Funktion der Spalte. Dadurch erfahrt man auf die Schnelle die Aufgabe der Spalte.

Vorgabe geplante Albeit

, I gibt j edem Vol"gang oder jeder Crtlppe ein es Proj ekts ei e eindeut ige Nummer. Nur we 111 die Cliederu tlg tlach dieser S:palte sortiert ist . kall n mall Vor g.inge man l'ell duch Ziehetl mit del" Ma ls ord l e 1. Eill e So ,ierung nach ein er andere 1 Spalt e k ann mall dLJFch den Me 1i.l be eil l 'SOH ientm g ei f rier en' auf die ' 'l-' S pal1!:e .. be uage tl.

Lasst man den Mauszeiger einige Augenblicke auf einer Spalte ruhen, erscheint ein gelber Tooltipp mit einer Beschreibung der Spalte.

Klickt man eine Spalte an, wird diese zum Sortieren der Inhalte verwendet. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Reihenfolge der Projektstruktur sich auch nach dieser Sortierung richtet. Klicken Sie auf die Spalte #, urn emeut die "richtige" Reihenfolge zu bekommen .

.. Vorgange:

# j lnfo I Tit el L . lVo rgabe gep lant e j Fati ne 1# Vorga nger j Erwartete r I Z gew iese tle j % Erled igt IW" \Arbe lt Start RessQurce n

Die Inhalte der Gliederung werden in dieser Abbildung nach der Spalte Tite/ sortiert.

SolI die Reihenfolge der angeklickten Spalte fUr die Spalte # Ubemommen werden, verwenden Sie den Befehl zum Einfrieren der Reihenfolge. Gehen Sie hierzu ins MenU Bearbeiten > Sortierung einfrieren respektive verwenden Sie das Tastaturkiirzel A:1€ F. ,

•

Tipp

Klicken Sie mit der Maus emeut auf eine selektierte Spaite, wird die Sortierung absteigend oder aufsteigend erfolgen; je nachdem, wie der kleine Pfeil in der Spalte steht.


Eigene Spalten lassen sich mit der Option BenutzerJelder im Inspektor erstellen. Mit einem Mausklick auf das Plus wird eine neue Spalte erstellt. Benennen Sie die Spalte und auf Anhieb kann diese Spalte in der Spaltenauswahl ausgewahlt und aktiviert werden. Diese Spalte hat keinen Einfluss aufIhr Projekt.

o PfOJel!n ~ Bentltze rf elde r IlflIs pektio'r

Feld

Name

.. We

Spaltensets

o. Mit dem Benutzerfelder Inspektor konnen

eigene Spalten fUr das Projekt erstellt und

verwendet werden.

Die so erstellte Spalte befindet sich im Register

Spa/ten in den Darstellungsoptionen.

Raben Sie eine Zusammenstellung von Spalten, die Sie gerne fUr Projekte v erwenden , konnen Sie diese als ein Spaltenset fUr den spateren Gebrauch speichern. Markieren Sie in den Darstellungsoptionen I Spalten die Spalten, die Sie fUr das neue Spaltenset verwenden mochten. AnschlieBend kann mit dem Klappmenii Spaltensets das Spaltenset gesichert werden. Mit dem Befehl Verwalten aus dem Klappmenii Spaltenset konnen die vorhandenen und neu erstellten Sets angepasst werden. Ein Set kann auch zum Standard gemacht werden. Das bedeutet, Merlin wird immer mit diesem Set neue Projektdateien offnen.

'S'Piit e n sets Ko ~Ie nerwa rUJ n ge n

Re ss ou re e n - Eill sat zp lanl.l n g

Sol l- Ist- Kost enve rglle ich

St andard

Ze it - Repon i ng (a bs 01 ut)

Zeit - Repon ing (pro .~e nUia l )

Zeit planungl

... Fur ail e Proj e t e

Mei n 5palten set

Neu es 5pailellS et

Not izen

Standard

... , ur d'i<:,es Proj ekt

Anwenden Zum Standard machen ( S ;:L1 l ie~en ~

A

Spaltensets lassen sich in den

Darstellungsoptionen im Klappmenu

Spaltensets I Verwalten bearbeiten

und zum Standard machen.

Das besondere an Spaltensets ist das Zusammenspiel mit dem Web-Sharing. Damit konnen Spaltensets im Webbrowser selektiert und fUr die Projektbearbeitung verwendet werden. Zum Thema Web-Sharing lesen Sie mehr im Kapitel "Netzwerke".

57


58

2.3.5 Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten lassen sich sowohl fUr das gesamte Projekt als auch individuell fUr jede am Projekt beteiligte Ressource verandern. Die Arbeitszeiten sind unterteilt in Regular und Ausnahmen.

2.3.5.1 Arbeitszeiten im Projekt

R.eg u lar Ausnahmen

Arbeitszeiten lassen sich sowohl fUr Projekte als auch Ressourcen mit dem Register Arbeifszeif

vornehmen. 1m Projekt Inspektor befindet sich das Register fUr die Arbeitszeit an driUer Stelle.

Selektieren Sie das Projekt in der Gliederung und wahlen im Inspektor das dritte Register von links. Die standardmaBige Vorgabe im Register Regular ist eine 5-Tage-Woche mit Arbeitszeiten von 8 bis 17 Uhr. 1m Klappmenii Kalender lassen sich unterschiedliche Kalender mithilfe des Zahnradsymbols erstellen, duplizieren, exportieren oder importieren. Zudem kann ein Kalender mit der gleichnamigen Option zum Haupt-Projektkalender gemacht werden.

Sa

Arne its inler\'all e

[ ~ , ~ , ~ , ~ , ~ , l ~ , l~ ' l~ , 1~ , ]~ , 2~ , 2 ~ , 2~ 1 Bh 'g e si!.m ~

Loschen.

lum Haup.-prOJek~kalender m.achen

Import ie,nm . ..

Expc-:r ier>e n. __

Mit dem Zahnradsymbol konnen unterschiedliche Projektkalender verwaltet werden .

Jeder Wochentag lasst sich einzeln anpassen. Anhand des folgenden Beispiels solI auch am Samstag von 10 bis 12 Uhr gearbeitet werden.

1. Selektieren Sie im Bereich Wochentage den Schalter Sa.

2. Der Bereich Arbeitsintervalle enthalt noch keine Eintrage.

3. Platzieren Sie den Mauszeiger auf den Bereich Arbeitsintervalle, der Zeiger verwandelt sich in einen Stift.

4. Setzen Sie den Mauszeiger bei 10 auf der Skala an und driicken die Maustaste fest, bewegen gleichzeitig den Zeiger nach rechts bis zu der 12 auf der Skala.

5. Der Bereich, den Sie markiert haben, ist nun im Bereich Arbeitsintervalle blau markiert.


6. Stimmen die Werte noch nicht, konnen Sie mit dem Mauszeiger die markierte Flache an den Endpunkten nach links oder rechts verlangern oder verkiirzen.

7. Weitere Arbeitsintervalle konnen beliebig, wie unter Punkt 4, zusatzlich angelegt werden.

Tipp , • '- ./

Mochten Sie kleinere Intervalle als die standardmaBigen 30 Minuten fUr die Arbeitszeiten verwenden? Kein Problem, es geht auch in Viertelstunden-Schritten. Halten Sie beim Einzeichnen der Arbeitsintervalle die Alt-Taste gedriickt.

Zum Erstellen von Ausnahmen dient das gleichnamige Register. Die Ausnahmen lassen sich unabhangig von Arbeitszeiten erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

o PlrOjei!:t: AlI"b eit sZceit Ins pektor

----i Regular Ausnahrnen

Grund

Dauer: 1 fTag

Arbeitsinller\'alle

J'un 2009

D F S S

23 45 6 7

SE i 1 2 3 4 1.5 16 1~18 19 20 21 22 23 24 2.5 26 27 28

2, 29 30

I(e ine A rbeits2 .. ic

Bei vielen Ausnahmen lohnt es sich, einen Kalender im .ics-Format zu bemuhen. Importieren Sie mithilfe des Zahnradsymbo/s (1) Kalender mit Feiertagen oder exportieren Ihre erstellten Ausnahmen. 1m Internet findet man fertige Kalender mit Feiertagen beispielsweise bei: http://www.erweiterungen.de/kalender/

Die Termine lassen sich wie bei allen Datumsangaben in Merlin mit dem kleinen Ka/endersymbo/ (2)

aufrufen oder direkt in das Datumsfeld eintippen.

1. Klicken Sie auf das Plus in der unteren rechten Ecke.

2. Eine neue Ausnahme wird erstellt.

3. Geben Sie den Grund fUr die Ausnahme sowie den Start- und Endtag an.

4. Wird bei Arbeitsintervalle keine Arbeitszeit eingetragen gilt der Tag als frei.

5. Wird ein Arbeitsintervall eingetragen gilt diese Ausnahme als Arbeitszeit.

59


60

2.3.5.2 Arbeitszeiten von Ressourcen

o Ressource; Arb~itsz~i li: Irnspei!:tor

.L I D l Oo-!I: I is I ~ -= Bas i s kale n,d eo r ( (I' roje kt kalend e r) i : ] ~

I R.eg u lar Au~nahme n

Woch e11l tage

I Mo

1

Oi

I I

I 0 0

I Fr

I Sa

I So

I Bh. Bh Sh 1! h Sh

Arbeits i n~I! f\la. lle

[ ~ 2 G I j 0 ~ I ~ I

6 ~ I 2~ I 2~ I 2~ I I I I I I I I I I I I

B g esamc

lurucksetzen 2<.1 Basiswerten

Die Ressourcen greifen auf den Projektkalender als Basiskalender zu. Dies kann fUr jede Ressource individuell angepasst werden.

Nach dem gleichen Schema wie beim Projekt lassen sich die Arbeitszeiten fUr jede Ressource individuell einstellen. Doppelklicken Sie auf eine Ressource und selektieren den Arbeitszeiten Inspektor. Dieser befindet sich, im Gegensatz zum Projekt Inspektor, an zweiter Stelle von links.

Die Einstellungen der regularen Arbeitszeiten und der Ausnahmen fUr die Ressourcen gleichen den Einstellungen fUr die Projektarbeitszeiten. Zudem lassen sich fUr die Ressource mit dem Schalter Zuriicksetzen zu Basiswerten die Einstellungen der regularen Arbeitszeiten aus dem Projekt wieder zuweisen.

Arbeitsfreie Zeiten und Ausnahmen erscheinen im Balkendiagramm grau unterlegt. Diese Anzeige lasst sich in den Darstellungsoptionen steuem. 1m Klappmenii Arbeitsfreie Zeiten stehen drei Optionen zur Auswahl:

6 () Vo rgange Darste llun gsoplionen

Spallen l Gantt J Stile

Anglezeigter Zeilbelre icih 0 [~,~,~, ~ 11?,1~,1~,1~11~,2??~?~1 Gep lante Werte

Raste r f ilr Ebelne d_

~ Nicht "nzeige" , • A.beilsfreie Zeit,n

Kriti scher P/ild L Ind iv iduell rur jede Ze ile , J •

• i lnfo Titel KW [ KW 24,Juni 2009 I

1 __ ~~~ ____________ 0 7 ~ 09~n 14~ •

o 00 TO Mein Projekt MO! in Projeh

Vorgang A

v Vorgang B

(t Zuwe.isung Ressource

Vorga 9 B • •

Nicht anzeigen

Damit blenden Sie die Anzeige aus.

Basierend auf Projektkalender

Hiermit werden nur die arbeitsfreien Zeiten des Projektkalenders dargestellt.

Individuell fijr jede Zeile

Diese Option schaltet zusatzlich die Anzeige von arbeitsfreier Zeit fUr Zuweisungen und de-ren individuelle Ressourcenkalender.


Wird ein Vorgang tiber eine arbeitsfreie Zeit erstreckt, so wird er automatisch tiber diese Zeit verlangert, und somit ergibt sich daraus eine langere Dauer fUr den Vorgang.

2.3.6 Arbeit vs. Dauer

Anhand des folgenden Beispiels und der vorangegangenen Informationen zu Arbeitszeiten solI nun der Unterschied zwischen Arbeit und Dauer erlautert werden .

.. Vorgange:

T itel Vorgabe g€pl KW 24. Juni .2D09 ante Arbeit D9 10 II Il n 14 l'i 16

~--------------------------~ o 00 ... 0 Pl oj eikt P'()je kt

Vo'gang

Der Vorgang beinhaltet zwei Tage an Arbeit, erstreckt sich aber uber vier Kalendertage.

Am Freitag, den 12. Juni, solI ein Vorgang mit einer Arbeit von zwei Tagen ausgefUhrt werden. Der Vorgang wird tiber das Wochenende (Samstag und Sonntag) automatisch verlangert. Das liegt daran, dass das W ochenende zur arbeitsfreien Zeit im Proj ekt gehort. Dies fUhrt zu folgenden Berechnungen fUr die erwarteten Werte in Merlin.

o Vorgang: Plan Iin spekt!or .. .l II:\. I ~ I ~ I ~ .. 1"it . 1 Vo'g 9

.. Vor'gaben

... Erwartet

Start 12.06.20.o9 0RO.o

End~ 15.06.20.09 1 7:0-0

Arbe 2 Ta ge

Dal!ler 2 Ta ge ( 3 .~8 fTage)

Au~ la~ ng 00%

I ~

Am Freitag wird der Vorgang zur standardmaP.,igen

Arbeitszeit um 8.00 Uhr angefangen, und das Ende findet am Montag zum standardmaP.,igen Feier

abend um 17.00 Uhr statt.

Die vorgegebene Arbeit entspricht zwei Tagen.

Die Dauer betragt zwei Tage, aber tatsachlich sind es fortlaufend genau 3,38 Tage.

Somit stehen drei unterschiedliche Werte bei der Planung in Merlin zur VerfUgung:

• Arbeit Die Zeit, in der eine Ressource den Vorgang erledigen solI.

• Dauer Die Zeitspanne fUr einen Vorgang basierend auf dem Arbeitsintervall.

• Fortlaufende Dauer

Die tatsachliche Zeitspanne von Start bis zum Ende des Vorgangs. Grundlage hierfUr bildet der 24 Stunden Tag.

In dem erwahnten Beispiel ergeben sich somit folgende Werte:

Zwei Tage Arbeit wurden als Vorgabe im Inspektor eingetragen. Die Dauer wurde nicht vorgegeben, daher wird auch hier der Wert 2 Tage tibernommen. Die fortlaufende Dauer

61


62

wird von Merlin mit 3,38 Tagen angegeben. Wie wird dieser Wert errechnet? Hierzu sollten wir einen Blick in die Projekteinstellungen auf die Arbeitseinheiten werfen:

Std. j e Pe rso l e nag : 8

St d. j e Pers one nwoche : 40

Tag e j e Pe rso le lmOl1 at : 20

In der Annahme, dass ein Personentag acht Stunden, eine Personenwoche 40 Stunden und ein Personenmonat 20 Tage hat, wird die fortlaufende Dauer berechnet.

Standard wert fu r Alrbeit : 1 Tag? Diese Arbeitseinheiten lassen sich fUr jedes Projekt selbstverstandlich individuell anpassen, Merlin verwendet diese Werte standardmaP"ig.

Il e rech n ete Dau ern :

In unserem Beispiel ergeben sich somit folgende Werte. Der Vorgang enthalt Arbeit von zwei Tagen. Pro Tag werden acht Stunden als Arbeitseinheiten verwendet. Diese sind in der regularen Arbeitszeit in den Intervallen standardmaBig vorgegeben.

Somit haben wir insgesamt 16 Stunden Arbeit. Die zwei arbeitsfreien Tage werden mit jeweils 24 Stunden gerechnet, also insgesamt 48 Stunden. Jetzt bleiben noch die arbeitsfreien Zeiten am Freitag und am Montag. Am Freitag wird bis 17 Uhr gearbeitet, es sind somit zusatzlich sieben Stunden bis Mittemacht, die als arbeitsfreie Zeit dazugerechnet werden. Am Montag fangt der Arbeitstag urn 8 Uhr morgens an, somit ergeben sich acht Stunden arbeitsfreie Zeit von Mittemacht bis zum Arbeitsbeginn. Zudem ist an jedem Tag eine Stunde Mittagspause in der regularen Arbeitszeit vorgesehen.

Arbejts in ~l!:rva ll e

[ ~ , ,

S ge:>i!.n1t

6 8 20 22 24J ! ! , ! , , ! ! ' .

Die Arbeitsintervalle beeinflussen die Berechnung der fortlaufenden Werte maP.,geblich.

Damit ergibt sich die folgende Rechnung (zum Verstandnis sehr detailliert):

Freitag 8 Std . Arbeit + 1 Std . Mittagspause + 7 Std . nach Feierabend

+ Samstag 24 Std . Frei

+ Sonntag 24 Std . Frei

+ Montag 8 Std . bis Arbeitsbeginn + 8 Std . Arbeit + 1 Std . Mittagspause

= 16 Std . Arbeit + 65 Std . frei = 81 fortlaufende Stunden - 3,38 fortlaufende Tagen (81 Stunden / 24 Stunden = 3 , 3 75 Tage ).

Die Anzahl der fortlaufenden Stunden lasst sich naturlich direkt mit dem Start und Ende des Vorgangs auch wie folgt auf die Schnelle erlautem:

Vom Start am Freitag urn 8 Uhr bis zum Ende am Montag urn 17 Uhr sind es genau 81 fStunden oder 3 , 3 8 fTage (81 Stunden / 24 Stunden = 3 , 3 75 Tage) .


Die fortlaufende Zeit (jMinuten, fStunden, jTage etc.) hebt somit aIle eingestellten Arbeitszeiten und die Zeitberechnung von Merlin auf.

2.3.7 Suchfunktion

2.3.7.1 Standardsuche

Die in Merlin eingebaute Suche kann beim schnellen Auffinden von Informationen im Projekt helfen. Dabei ist die Suche eine sogenannte Live-Suche, das bedeutet, bereits wahrend des Eintippens des Suchbegriffs reagiert die Suche und liefert Ihnen die Ergebnisse in der entsprechenden Ansicht.

Das ist insofem sehr praktisch, dass man bereits nach der Eingabe von ein, zwei Buchstaben des Suchbegriffs in den meisten Fallen bereits das gesuchte Objekt findet.

Zum entfemen des gesuchten Begriffs kann dieser manuell mit der Riickschritttaste oder mit einem Mausklick auf das x gelOscht werden.

Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein und bestatigen anschlieP.,end die Suche mit der Eingabetaste .-J.

Bei der Suche nach Ressourcen werden die iibergeordneten Vorgange angezeigt. Dies dient einer besseren Ubersicht und entsprechender Zuordnung. Das kann durch die Gruppenbegrenzung zusatzlich verdeutlicht werden. Gruppenbegrenzungen lassen sich in den Darstellungsoptionen > Gantt ein- und ausschalten.

v r-..eoJer Jorga g

(; Pel'sol'J Il

Me in Praje t

2.3.7.2 Erweiterte Suche

Es wurde der Suchbegriff "Per" eingegeben.

Damit wurden die Ressourcenzuweisungen "Person A" und "Person 8" hervorgehoben. Gruppenbegrenzungen wurden ausgegraut,

andere Vorgange sind nicht mehr sichtbar.

Mit einem Mausklick auf das Lupensymbol offnet sich ein Kontextmenii. Darin konnen Sie eine neue erweiterte Suche starten oder bereits gespeicherte Suchen (falls vorhanden) aufrufen.

63


64

I' ;~ :. il Die erweiterte Suche wird mit einem Mausklick auf das Lupensymbol aufgerufen.

Wahlen Sie den MenUpunkt Erweiterte Suche .. . aus dem MenU, daraufuin offnet sich das Fenster fUr die erweiterte Suche.

Ent halt Vorgange, die [ aiLe

81 [ Tite,

A~ VlliJ

~ 1 [ enthalt

Das Fenster fUr die erweiterte Suche.

118811 ( Abbreche n )

1m KlappmenU (1) bestimmen Sie, ob aile oder nur eine der Eigenschaften fUr die Suche gelten sollen.

Es lassen sich Suchkriterien fUr die erste Suchbedingung (2) vomehmen. An dieser Stelle steht standardmaBig die Option Titel - Enthalt fUr die Suche.

Mit dem Plus und Minus (3) lassen sich neue Suchbedingungen hinzufUgen oder entfemen.

Sind aIle Kriterien gesetzt, kann ein Suchwert eingegeben werden. Mit einem Mausklick auf das Schubladensymbol (4) kann die eingestellte Suche gesichert werden.

I Meine surn~

( f',' eue Sue he J A

In der Schublade kann man neue Suchen anlegen und bereits vorhandene umbenennen.

Klicken Sie auf den Schalter Neue Suche, und geben Sie einen Namen fUr die Suche ein. Bereits gesicherte Suchen lassen sich mit einem Doppelklick umbenennen.

Die gespeicherten Suchen erscheinen beim Anklicken des Lupensymbols in der Auswahl. So kann man seine oft benotigten Suchparameter immer wieder aufrufen. Dies ist praktisch im Zusammenspiel mit der Druckfunktion.


o

}Og

o

Info

Die gesicherte Suche erscheint im Menu und kann von dart aus beim nachsten Mal projektubergreifend gestartet werden.

Die erweiterte Suche bleibt so lange aktiv, bis das aktuelle Projekt geschlossen wurde. Die Suche Hisst sich mit dem kleinen x-Symbol rechts im Suchfeld ausschalten.

---------.---11::1 Die erweilerte Suche wird mil dem x ausgeschallel

2.3.8 Berichte

Der Projektstatus ist wichtig fUr einen Abgleich von Informationen mit Projektbeteiligten und mit Auftraggebem. Dies dient nicht nur einer besseren Kommunikation und beugt somit weniger Missverstandnissen beim Projektablauf vor, sondem erlaubt dem Projektmanager, den Uberblick tiber das Projekt zu behalten.

Merlin bietet eine Funktion zum Erstellen von Berichten, die aufPapier oder per E-Mail an Projektbeteiligte verteilt werden.

Ein neuer Bericht lasst sich tiber das Menti Ablage > Neuer Bericht oder mit dem Tastaturkiirzel {f:1€ R erstellen. 1m folgenden Fenster stehen Ihnen die Berichte und die dazugehorigen Optionen zur Auswahl.

65


66

Be ricl1 t

Vorl ~ge Oot"onen A~tu~lisie rer

Berrichtstyp wahlen

'PrO)e ktvo rl ag en Budget/Ko~len -Saldo

Checkl i, ten Reporl

Inf orma! ionen

Kl a~~i5 c he r Reporl

Kos!enverteilung

Mei len , tein-Trend- Report

NachSie f llllig,e Vorg'ange

Wi ed e rvor l ag e

Bu dget l Ko ' len- Sa id 0

Erze~g e E-'~~il 5icne cn Dr Jcke~

1 ( Abbr ec hen ) ''-_ O_K_ ---''

Das Berichtfenster beinhaltet in der Symbolleiste links (1) die Auswahl fUr die Vorlagen, Optionen und das Aktualisieren des Berichtes.

Auf der rechten Seite (2) stehen die Funktionen zum Erzeugen einer E-Mail mit dem aktuellen Bericht, zum Sichern des Berichts als PDF oder HTML und zum Drucken parat.

In der Liste stehen folgende Berichtstypen zur Auswahl:

• Budget/Kosten-Saldo

• Checklisten Report fUr die gleichnamigen Elemente

• Informationen

• Klassischer Report enthlilt die am meisten gebrauchten Informationen zum Projekt

• Kostenverteilung

• Meilenstein-Trend-Report

• Nachstefallige Vorgange

• Wiedervorlage

FUr jeden Berichtstyp stehen eigene Optionen zur VerfUgung. Diese lassen sich in der Symbolleiste mit einem Klick auf Optionen aufrufen und anpassen. Jeder Bericht llisst sich zudem als E-Mail versenden, im PDF- oder HTML-Format sichern und ausdrucken.


2.3.9 Drucken

:--- :.:.-::: :.:= ;,.- :,~"

-~~~ ... . ... I , ...

~-

; -.. _.

.•. , ..

.;; )- Sc ite 1 vo n 1

1~~le

-0-11 Al lg<m<,n Kopf - & FuSzei len Vorg,nge iJ--Dr ucker : 1 HP Las er! . 1 n oo ~ I

ra pier: ,-I A_4 __________ -'--'--'; I

Ac " ieht u. g Ilt I ~ W .g'Qc.rn x 29.70cm

Ra . d ___________ _

Oben Ull k s. ~~

Unten : 11.552 CIT ~ Kee hn ~~

Breite Hohe

5e ilen ~~ x ~~

Gro~e : 127 ,66 cm I ~ x 11>,9 75 em ~

51«1 Ii er u. g : ~~

Kopien : ~G}

OI~I ( Ab br ee he. ) ( Druck"n ~

Merlin verwendet ein eigenes Druckmenu. Mit Standard ... (3) offnet sich das as X-Druckmenu.

-'"

Die Druckfunktion lasst sich tiber das Menti Ablage > Drucken oder mit :1€ P auf der Tastatur aufrufen.

< )0 S-e ite 1 v o n 1

I PDF 1"' 1 ( Vorsc nau J 1 All; PDF s icn-e rn . ... ) ..

--I

Mit der PDF-Druckfunktion (2) lassen sich Dateien als PDF und auch als einseitiges PDF sichern .

Das Drucken in Merlin gestaltet sich sehr flexibel. In Verbindung mit der erweiterten Suche sowie dem eingeschrankten Zeitbereich kann es zudem noch mehr Wtinsche erflillen. Auf der linken Seite befindet sich ein Ubersichtsfenster, in dem genau das angezeigt wird, was auch auf dem Ausdruck erscheinen wird. Unter dieser Ubersicht befindet sich eine Information zu der Anzahl der aktuell benotigten Seiten und ein VergroBerungsregler, der die Ansicht im Fenster verandert, aber keinen Einfluss auf den spateren Ausdruck hat.

o Info

1m Merlin-Druckfenster wird die Vorschau nach dem Prinzip WYSIWYG erstellt, sprich was Sie sehen, wird auch genau so im Ausdruck erscheinen.

Das Druckmenti verfligt tiber drei Register (1). Die darin enthaltenen Optionen helfen beim individuellen Anpassen der Ausdrucke:

67


68

I Al lgemein ~ Kopf- <I. Fujl,zei len Vorgange :-

Drucke r: I HP l aser)el 1300 : j

Papier : [ A4 : j

~ 2'0 .99 c )( 29 .70 c:: I

Aus richt ung ~

Ra nd

Oben : li nks : ~~

Unlen : 1], 552 crr Q Rechls : ~~

Hb he ~':":":":'=-=-----'I R

u

GrMe : 127 ,55 cm I ~ x 113 ,97 5 em ~

Skali erung : 61%

Kop f - & Fujl,zei len

Kopf- und Ful>zeilen drucke n I Sch ri fte ~ . . I

Ko pfze ile

Fujl,zei le

5e iten an zahl Druckzeit

-! A1 lgemein Ko pf - <I. Fujl,zei len Vorgange

Gliederung und Gantt drucken

A!te Fll ierender Hinterg rund

Schatlen

o Tabe llenkopf auf j ede Seite drueken

Ko ntroll ierter Ze il enumbruch

Hinweis

j

ALLGEMEIN

1m Register Allgemein befinden sich diverse Optionen fUr den Ausdruck. Darunter die Wahl des Druckers, des Papierformats und die Ausrich

tung.

1m mittleren Teillassen sich die Rander fUr den Ausdruck bestimmen.

1m unteren Abschnitt kann man prazise Angaben zum Ausdruck und zu der Skalierung treffen sowie die Anzahl der Kopien festlegen.

KOPF- UNO FUSSZEILEN

In diesem Register stehen die Optionen fUr Kopfund FuP.,zeilen im Ausdruck parat. Selektiert man

einen der Bereiche, lassen sich die fertigen Inhalte uber das Klappmenu einfUgen.

Eigene Texte werden direkt in das entsprechende Feld mit eingegeben und lassen sich mit den vorhandenen Inhalten vermischen.

VORGANGE

An dieser Stelle konnen Sie bestimmen, ob Sie nur die Gliederung, nur das Balkendiagramm oder beide ausdrucken. AuP.,erdem stehen noch

vier weitere Optionen zur Auswahl.

A Beim Drucken auf Plottern oder alteren Laserdruckern kann es sinnvoll sein, die Druckoptionen Alternierender Hintergrund und Schatten auszuschalten.

Raben Sie die erweiterte Suche oder die Option fUr das Einschranken des Zeitbereichs, werden beide Optionen auf den Ausdruck angewandt. Damit stehen Ihnen fast unbegrenzt viele Ausdruckmoglichkeiten zur VerfUgung. J e nachdem, was an Informationen zu Papier gebracht werden solI.


2.3.10 Projekte zusammenfassen

Bei der Arbeit mit mehreren Projekten gleichzeitig, kann es oftmals nUtzlich sein, diese in einem Masterprojekt zusammenzufassen. Damit konnen eine bessere Ubersicht von gleichzeitig stattfindenden Vorgangen in den jeweiligen Projekten und eventuelle Uberschneidungen vermieden werden.

Uber das MenU Ablage > Projekte zusammenJassen lassen sich bereits vorhandene Projekte in einem neuen oder dem aktuell geoffneten Projekt zusammenfassen.

Projekle ZLJ sam menfasse n

5ie konne n in Merlin e inzell1 e Projekte in eil1 em DokLJment zusamm e nfassen , lDie Projekte werde n in dem neuen DokLJme nt arngeze igt, sind abe r a LJ ch weiterhin unab hangig vone inander ed itierba r.

ZUSilmme n zu 3.s.se nde Proj ekte n Proj ekt A

+ I Offenes Proje kt hi n,zufug en .. J ( Abbrechen ) OK

Mit dem Plus lassen sich vorhandene Projekte zusammenfassen.

Auch das bereits offene Projekt kann hinzugefUgt werden, falls es bereits Inhalte enthalt.

Die Projekte lassen sich auch per Drag & Drop in das Fenster ziehen,

Rein theoretisch lassen sich unendlich viele Projekte zusammenfassen, wobei die Grenzen durch

das System und die Ausstattung gesetzt werden,

Das Erstellen einer Masterdatei kann aber auch auf einem anderen Weg erfolgen:

1. Offnen Sie ein neues leeres Projekt. .. Vorgange +.

~ abe Ar I Fahne ~g~~rga l ~:~rte ter I Zll gewics-e n-e Re ssourcen

11:1

N

0!lmD

,.

I f ~ H

1>"01 (Q,.

I ~~ 2 ~'tn:~s KW 25 , Jun; 2009

16 17 18 19

. III -...

\1 0 •

20 2l -G:

Selektieren Sie im Findermehrere Objekte und ziehen diese gleichzeitig in die Gliederung eines neuen leeren Projekts per Drag & Drop,

2. Ziehen Sie gleichzeitig mehrere Projekte in die Gliederung.

3. Merlin fragt, was mit dem Projekt geschehen solI.

69


70

Abb reoh en ) ~ In a.lt e kopi eren ) ( Duel verkn tipfEn

Es stehen drei Optionen zur Auswahl.

Abbrechen, Inhalte kopieren und Datei verknupfen.

4. Sie konnen die Projekte in der neuen Datei verkniipfen oder die Inhalte kopieren.

Beim Kopieren der Inhalte werden die aktuellen Inhalte aus den Projekten im Master zu einem neuen zusammengesetzten Projekt werden. Damit waren aber aIle Inhalte im Master vollkommen unabhangig von den zuvor verwendeten Projektdateien.

Beim Befehl Dateien verkniipfen werden die Projektdateien im Master angezeigt und lassen sich sowohl im Master als auch einzeln andem. Die Anderungen werden in beiden Dateien j eweils nach dem Speichem des j eweiligen Proj ekts iibemommen und synchronisiert.

A Hinweis

Bei der Option Dateien verkntipfen funktioniert die Masterdatei ohne die einzelnen Projektdateien nicht. Hierzu mtissen sowohl die verwendeten Projekte als auch der Master immer vorhanden sein.

2.3.11 Zugriffsrechte

Zum Schluss sollten in diesem Kapitel die Zugriffsrechte erwahnt werden. Das Prinzip ist in Merlin einfach und sehr wirkungsvoll. Jede Ressource kann zum Benutzer des Projekts definiert werden. Hierzu doppelklicken Sie eine im Projekt angelegte Ressource und offnen im Inspektor das Register fUr die Zugriffsrechte.


• Rlechlie

Ben ze r

Da .t! n and e rer

ResslDu rcen

.zuwe isu ng

Eleme nte

Finanzda!te

\ Irk I iche 11o'~rte

Le~en &; Sch re ib€ n


Le~en &; Sch re ib€n





Le~en &; Sch re ib€n


1m Inspektor lassen sich fUr jede Ressource individuelle Rechte vergeben. Setzen Sie bei

der Option 1st Benutzerein Hakchen, werden aile Funktionen fUr die Vergabe von Rechten aktiviert. Optional lasst sich auch ein Passwort fUr den Benutzer anlegen.

Setzen Sie das Hakchen bei der Option 1st Benutzer, und vergeben Sie ein Passwort. Damit wird die Projektdatei nur fUr diesen Benutzer und nur mit seinem Passwort zu offnen sein. Diese Angaben sind in Merlin tibergreifend, die Zugriffsrechte funktionieren sowohl mit dem optionalen Webmodul als auch mit Merlin Server.

Anmelden

Anmelden an Dalei 'Mein Pmj ekt. merl in2".

Name: Ressource A

Kennwort: II o Kennwort in Scnlusselbund sichern

( Abbrechen ) ( Verbinden )

Wurden im Projekt eine oder mehrere Ressourcen als Benutzer aktiviert, erscheint beim nachsten Offnen des Projektes mit Merlin der folgende Dialog.

Der Name und das Kennwort lassen sich fUr die weitere Verwendung im Schlusselbund sichern.

Werden mehrere Ressourcen als Benutzer aktiviert, so erscheinen aIle Ressourcen bei der Anmeldung in einer Liste und lassen sich selektieren. Danach soIlte noch das zugehorige Passwort eingetragen werden. Des Weiteren konnen Sie die Rechte fUr jede Ressource tiber die zur VerfUgung stehenden Klappmentis steuem und eingrenzen.

Je nach Option stehen bis zu drei Auswahlmoglichkeiten in den Klappmentis zur VerfUgung:

• Keine

• Lesen

• Lesen & Schreiben

71


.. Rlechte

Benutzl2 r

Ein s!!!1 u ng~n

Da!;en ande rer

Vorg gl2

Res.sou rcen

l uwe is.u ng

ElemE! nte

Finanzdli!1e

\ r lcl iche Werte

72

Lesen &; Set! re iboe n



Jede Option verfugt uber bis zu drei unterschied

liche Einstellm6glichkeiten fUr die Rechte.

Durch die unterschiedlichen Einstellungen lassen sich verschiedene Zugriffsrechte steuern und fUr

jeden Benutzer individuell anpassen.

3 Projektmanagement mit Merlin

Die Grundlagen von Merlin haben Sie im letzten Kapitel erfahren. Das heiBt, Sie sol1ten jetzt den Aufbau des Programms kennen. Zeit, urn mit dem eigentlichen Thema zu beginnen, dem Projektmanagement. In diesem Kapitel schauen wir uns typische Einsatzszenarien von Merlin an. Dabei konzentrieren wir uns auf das traditione11e - auch Wasserfa11-mode11 genannte - Projektmanagement.

3.1 Ein klassisches Phasenmodell

Wann immer ein besonderes Vorhaben erledigt werden sol1, ist es sinnvo11, dieses in verschiedene Phasen zu unterteilen. Innerhalb dieser Phasen sol1ten sich die typischen Bestandteile eines Projekts wiederfinden. Diese Phasen sind:

• Vision

• Spezifikation

• Entwicklung

• Ausro11en

• Abschluss

Auch wenn die Begriffe Entwicklung und Ausro11en zunachst befremdlich wirken und einen Einsatz in der Software- oder einer anderen Entwicklung vermuten lassen, ist es doch ein sehr pauschales Phasenmodell. A11e zu erledigenden Aufgaben lassen sich im Projekt auf diese Phasen verteilen. Das gilt unabhangig von der Branche oder dem Projektzweck.

73


74

Kkkotf .............

Analyse

3.1.1 Vision

Entwurt

Codierung '-.....

Woher kommt der Begriff

Wasserfall? Wenn man Phasen sequenziell aneinanderreiht, erhalt man am Ende

eine Art Treppe. GieBt man Wasser oben auf diese Treppe, wurde es

wie ein Wasserfall uber jede Stufe

flieBen. Dadurch wurde der Begriff

"Wasserfallmodell" gepragt.

Die Vision ist die generelle Vorbereitungsphase fUr ein Projekt. Hier wird die Idee fUr ein Projekt geboren (falls es ein internes Projekt ist), oder es tritt ein AuBenstehender mit einer Projektidee oder einem Projektauftrag an Sie heran.

Diese Phase ist sicher am schwersten zu erfassen und demzufolge auch schwer zu planen. In den meisten Fallen konnen die folgenden Punkte wie eine Checkliste abgehakt werden. Trotzdem - oder gerade deswegen - mochten wir Sie an dieser Stelle mit einige Pflichtbestandteilen bekannt machen.

Zieldefinition

Es gilt ein wichtiger Grundsatz - nicht nur - im Projektmanagement: "Kein Projekt ohne Ziel!" Einer der Merlin-Entwickler bringt in dies em Zusammenhang immer einen Witz:

"Der Chef einer Software-Firma erwartet einen wichtigen Kunden zur Vertragsunterschrift. Das Bum gIanzt, und das Team ist optimal vorbereitet. Da von vomhinein bekannt ist, dass das Pmjekt unter gmBem Zeitdruck stehen wird, wendet sich der Chef bereits vor dem Besuch des Kunden an die Software-Entwickler: Wir wissen noch nicht genau, was der Kunde haben will, aber fangt schon mal damit an ... "

Auch wenn es wirklich nicht der beste Witz ist, macht er das Problem deutlich. Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, brauchen Sie gar nicht erst zu starten.

Es gilt aber auch noch einen weiteren Aspekt der Ziele zu beachten: die Realisierbarkeit! Sie sollten grundsatzlich die definierten Ziele hinterfragen, ob sie uberhaupt realistisch sind. Auch hierzu gibt es eine nette Geschichte, die ich im Blog Guerillamanagement1 gefunden habe:

Also, sprach der Bereichsleiter, Sie wurden mir empfohlen fur das Pmjekt. Man halt sehr viel von Ihnen als PmjektIeiter. Es ist fur uns sehr wichtig, und darum hoffe ich, dass Sie unser Vertrauen auch wert sind. Das Pmjekt lautet: Wir wollen die tollste Web-Plattform

1 http: //www.guerilla-projektmanagement.de/index.php/archives/2007 /09112/proj ektziele/


der Welt haben. Wir sind ein Weltunternehmen, und das muss sich in der Plattform auch zeigen. Ich denke ...

Die nachsten zehn Minuten harte ich mit halbem Ohr zu und wartete darauf. etwas sagen zu kannen.

Gut, meinte er irgendwann, dann ist wohl alles kiar, und 5ie kannen loslegen. Haben sie noch irgendwelche Fragen?

Seine Karperhaltung zeigte, dass das Gesprach eigentlich beendet sei.

Nun, antwortete ich, was sind die Projektziele?

Er schaute mich einige 5ekunden verstandnislos an, dann lachte er. laja, meine Kollegen haben mich schon gewarnt, dass 5ie manchmal ein lustiger Vogel sind. Aber dann wollen wir auch mal. Wenn dann weiter nichts ist ...

Ich meinte das schon ernst: Was sind die Projektziele?

letzt wurde er ein wenig ungeduldig. Aber das habe ich ihnen doch gerade gesagt. Haben 5ie denn nicht zugehart? Ich will die beste Plattform der Welt! Was 5011 das dennjetzt?

Gut, geben 5ie mir 25 Mio. EUR und 150 Mitarbeiter und ich baue ...

Nein! So natiirlich nicht. Das kannjajeder. Ich will das schon im Rahmen haben.

Ah. Es gibt also Rahmenbedingungen. Wie hoch ist denn das Budget?

la, also ... das kIaren wir noch.

Gut. Nachster Punkt. Was verstehen 5ie unter der "besten Plattform "? Geringe Ausfallzeiten? Hohe Umsatze? Preiswerte Erweiterungsmaglichkeiten? Technologiefiihrung? Was meinen 5ie?

Um es kurz zu machen: Ergebnis dieses Gesprachs war, dass erst mal ein Zielfiihrungsworkshop geplant wurde. Dies wiederum hatte zum Ergebnis, dass einige ManagementConsultants dem Bereichsleiter geholfen haben, seine 5trategie glatt zu ziehen. Und dann, ja dann hatten wir wirklich ein Projekt, und ich war wieder an Board. ,

• Tipp

Das Projektziel wird auf der Projektzeile im Inspektor auf den letzten Tab "Text" eingegeben . Es wird in allen Berichten automatisch verwendet.

Wirtschaftliche Oberprufung

Gleich ob ein Projekt intern oder von extern beauftragt wird, in vielen Fallen liegt ein wirtschaftlicher Zweck VOL 1st das gegeben, gilt es zu priifen, ob das Projekt aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten wirklich Sinn macht. Sprich, wird mit einem erfolgreichen Projekt ein wirtschaftliches Ziel erreicht. Beispielsweise k6nnen das folgende sein:

• Finanzieller Gewinn

• Zeitlicher Gewinn

75


76

Rechtliche Oberprufung

Dieser Punkt wird gerne in einer Projektprufung vergessen: Darf das Projekt durchgefiihrt werden? Oder verstbBt man wahrend des Projekts oder mit dem Projektergebnis gegen geltende Gesetze? Hierzu sollte man sich im Zweifelsfall auf Profis verlassen. Warum, erlautert eine kurze Anekdote:

Vor einigen lahren begleitete ich ein globales Projekt. Es gait, 80.000 Mitarbeiter in 90

Uindem mit einem kostenlosen Computer und einem kostenlosen Intemetzugang auszustatten. Es war ein intemational tatiger Konzem der Medienbranche, der so spendabel war bzw. sein wolIte. Das Problem war in der Tat rein rechtlicher Natur. Injedem Land gaIten andere Vorschriften, die Schenkungen an Mitarbeiter betrafen. Vor dem Projekt waren aIle Beteiligten - auch ich - so naiv und gla ub ten, dass man einem Mitarbeiter problemlos etwas schenken dar! Gelemt habe ich aber, dass es in fast jedem Land der Erde unterschiedliche Bestimmungen hierzu gibt. In Deutschland muss z. B. eine Aktion dieser Art vom Untemehmen versteuert werden, und in China ist es verboten, einem Mitarbeiter etwas zu schenken.

Weitere Themen innerhalb der Vision

Naturlich kann man viele weitere Punkte auffiihren. Allerdings werden die meisten davon projektspezifisch sein. Daher wollen wir die Vision an dieser Stelle schlieBen.

3.1.2 Spezifi kation

In der Spezifikationsphase wird das Projekt in seinen Einzelteilen beschrieben. Das heiBt, Sie dokumentieren alle funktionellen und nicht funktionellen Eigenschaften des Projektergebnisses und beschreiben den Weg dorthin. In dieser Phase wird auch der Zeitplan erstellt.

3.1.3

Funktionelle und nicht funktionelle Eigenschaften

Alle Eigenschaften. die im direkten Zusammenhang mit dem Projektergebnis stehen und deren FunktionalWit beschreiben. sind funktionelle Eigenschaften. Andere. die nur am Rande interessant sind. werden als nicht funktionale Eigenschaften bezeichnet.

Entwicklung

Jetzt kann endlich der Projektinhalt produziert werden. Alles, was in der Spezifikation festgehalten wurde, geht jetzt in die Produktion, Entwicklung oder den Bau. Je nach Projektzweck oder Inhalt.


3.1.4 Ausrollen

SchlieBlich, wenn der Projektinhalt fertig ist, kann das Ergebnis seinem Bestimmungszweck ubergeben werden. 1m Falle einer neu entwickelten Software ist das die Installation auf den Zielrechnern. Wurde dagegen aber ein Haus gebaut, ist es die Schliisseliibergabe. Sie sehen an diesen zwei Beispielen, dass sich die Dauer des Ausrollens zwischen einigen Minuten und vie len Monaten hinziehen kann.

3.1.5 Abschluss

Jedes Projekt muss ein Ende haben. In der Abschlussphase wird dieses definiert. Hier geh6ren also alle Vorgange hinein, die das Projekt zum Abschluss bringen. Darunter sind zum Beispiel:

• Vertraglicher Projektabschluss

• Analyse des Projektverlaufs

• Nachkalkulation des Projekts

• Dokumentation der Projektanalyse

Vieles davon wird in einem "Post-Mortem-Meeting" vorgenommen. Hier treffen sich die wichtigsten Beteiligten, urn das Projekt gemeinsam abzuschlieBen. ,

•

3.1.6

Tipp aus der Praxis

Nach dem Abschluss eines langen Projekts haben es sich alle Teilnehmer verdient, das PostMortem-Meeting mit einem "Lieblingsgetrank" zu beenden.

Der Phasenplan im Internet

Wie alle Materialien zu diesem Buch, k6nnen Sie den globalen Phasenplan von unserer Webseite zum Buch laden: http://www.projectwizards.net/de/merlin-buch. Urn ihn immer schnell zur Hand zu haben, empfehlen wir Ihnen, die Datei in Merlin zu Offnen, alle Zeilen zu selektieren und per Drag & Drop in die Bibliothek zu befOrdern. N aturlich k6nnen Sie auch das Projekt als Vorlage sichern.

77


3.2 Andere Projektmanagement-Methoden mit Merlin

Neben der Wasserfallmethode gibt es eine fast unuberschaubare Anzahl von Projektmanagement-Methoden. Einen kurzen Dberblick haben wir vor einiger Zeit im Blog der ProjektWizards dargestellt: http://www.projectwizards.net/de/macpm/proj ektmanagement/proj ektmanagementmethoden-im-uberblick

Die Frage ist jetzt, welche Methoden werden in Merlin unterstutzt und welche nicht?

Merlin ist ein Standardprogramm fUr Projektmanagement allgemein. Das heiBt, es wird keine Methode explizit unterstutzt. Es wird in Merlin Jediglich eine groBe Anzahl von Funktionen bereitgestellt, die einen moglichst variablen Einsatz erlauben.

Urn in diesem Zusammenhang die zurzeit immer popularer werdenden agilen Methoden anzusprechen: Auch das ist moglich. Sie konnen in Merlin verschiedene Ansatze fUr das agile Management umsetzen. Wir werden spater in diesem Kapitel einige Ansatze dafUr besprechen.

3.3 Projektplane in Merlin umsetzen

78

Fur den weiteren Verlauf dieses Kapitels haben wir lange uberlegt, wie das optimale Vorgehen ist. Zeitweise war ein Beispielprojekt geplant, anhand dessen wir die einzelnen Themen besprechen wollen. Bei der Suche nach einem geeigneten Beispiel fiel uns das Dilemma aber schnell auf. Entweder war das Projekt zu trivial oder viel zu komplex. Beides gefiel uns nicht. So haben wir uns entschlossen, die einzelnen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge durchzugehen und viele kleine Einzelbeispiele zu geben.

3.3.1 Anlegen eines neuen Projekts

Ein neues Projekt kann in Merlin aus einer Vorlage, auf Basis eines bestehenden Projekts oder ohne besondere Vorgaben angelegt werden. Wir wahlen in dies em Fall die "grune Wiese". Legen Sie daher bitte in Merlin ein neues leeres Projekt an. ,

• Tipp

Wenn Sie ein erfolgreich durchgefiihrtes Projekt als Vorlage sichern mochten. loschen Sie die wirklichen Werte (im Menu Bearbeiten) und alle Elemente. die in der resultierenden Vorlage nicht mehr benotigt werden. AbschlieBend wahlen Sie im Menu Ablage .. AIs Vorlage sichern".


Vorwarts oder rOckwarts planen?

Eine wichtige Frage, die bei neuen Projekten in Merlin immer wieder auftritt, betrifft die Projektausrichtung. SolI ein Projekt vorwarts oder rtickwarts geplant werden? Nattirlich werden beide Moglichkeiten in Merlin untersttitzt. Ein Mausklick im Inspektor erledigt dieses.

... Vorgaben

Ricfl tung

.. Start

Mei l1 Proj-e kt

Die Richtung der Projektberechnung

kann im Projektinspektor auf dem Tab

"Plan" eingestellt werden.

Trotzdem mochten wir Ihnen aus unserer Erfahrung immer die Vorwartsberechnung empfehlen. Selbst wenn Sie einen Termin fUr den Projektabschluss erhalten haben, sollten Sie

immer wie folgt vorgehen:

1. Legen Sie einen neuen Meilenstein an.

2. Geben diesem einen genauen Startzeitpunktund fixieren diesen.

3. AnschlieBend muss er nur noch mit der Struktur des Projekts verkntipft werden.

4. Wennjetzt das Projekt tiber den Meilenstein hinaus lauft, werden Sie durch einen Konflikt gewarnt.

Aber auch wenn Sie ein Projekt wirklich rtickwarts planen: Es muss in jedem Fall vorwarts durchgefUhrt werden. Oder haben Sie schon einmal ein Haus yom Dach an entstehen sehen?

3.3.2 Standards definieren

Projektmanagement ist zu einem GroBteil "Standardisierung" und "Kommunikation"! Daher gilt es schon einmal die wichtigsten Einstellungen vorzunehmen, nachdem eine Projektdatei angelegt ist. Dazu haben wir die Projekteinstellungen auf dem erst en Tabulator so gestaltet, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.

In den finanzieiien Einsteiiungen geben Sie die Wahrung vor, in der die Projektkosten berechnet werden. Weiterhin konnen die Standardkosten und die Mehrarbeitskosten eingegeben werden. Diese fallen fUr alle Vorgange ohne eine Zuweisung an.

Hinweis

Die Kosten in Merlin sind unabhangig vom Wahrungssymbol. Falls Sie das Wahrungssymbol in einem laufenden Projekt andern. findet eine Umrechnung der Kosten nicht statt.

Die Arbeitseinheiten sind besonders wichtig in Merlin. Wann immer Sie bei der Planung einen Wert zum Beispiel in Wochen eingeben, schaut Merlin in den Projekteinstellungen nach der richtigen Umrechnung. In diesem Fall hat eine Woche 40 Personenstunden.

79


80

Mellr

Fil1anziel le5

WahrrurlgssymbCl!: IE 0 vor d~m Be!rag

'itilll d,udlm ,len Arbei t: i ()€fSwnde

Mehrarbeit"kosten: ()€fS nOE!

Arbei! 5einh e iten

SM. je Personentag: :s

Std. j e Ilerso nenwoch e: 140 Tage je P'ersonellmon a! : 120

Stand ardwert ril l' Arbei!: l J! lag?

Rerechnete Dauern: ( Dynam i:sch ! ]

lJIatu msvor~;Ibe n

Dyl1am i:>dles Yt:rs!.:;h~t:bc;:n : [ Am ~ I ~======~ StatLJSdaUim: D

Erster Tag de r Wadle : [,---M-on-t-ag--------.-:;:" l

Auf dem Tab "AlIgemein" in den Projektein

stellungen werden die wichtigsten Vorgaben

fUr die Projektberechnung vorgenommen,

SchlieBlich sind die Datumsvorgaben dafiir verantwortlich, dass der erste Tag der Woche richtig vorgegeben ist, damit das Gantt-Diagramm auch dem Kalender entsprechend gestaltet ist.

Wenn Sie fUr einen Bericht oder einen Ausdruck einen anderen Projektstand als das aktuelle Datum verwenden mochten, geben Sie dieses in das Feld Statusdatum ein. Dadurch verhalt sich Merlin so, als ware das eingegebene Datum auch das aktuelle Datum.

Das dynamische Verschieben leitet alle noch nicht begonnenen Vorgange automatisch auf den nachsten Tag weiter.

3.3.3 Der Projektkalender

Eigentlich gehort das auch noch zu den Standards, aber da man mit dem Kalender gerne mal etwas testet, haben wir uns schon vor einigen Versionen dazu entschlossen, in Merlin den Projektkalender in den Inspektor fUr das Projekt zu verschieben.

In den Grundlagen zu Merlin haben wir die Bedienung des Kalender bereits besprochen. Sicher haben Sie sich aber dabei gefragt, wer denn bitte die ganzen Feiertage eingeben


will. Hier gibt es eine gute Nachricht fUr Sie. Alle Kalender aus iCal k6nnen importiert werden.

o Pr oje kt : Atrb eitsz,eit llil spektor

C' I ~ l D J ~ I ~ I ~ KaI41'nf' --

L.:~ _.I __ ..1 ~9 NeIL .

- Du plizieren._.

Um be nennen ._.

Wod l osc flen

~ Zum Haupt· Projektkalender m<lchen ~ 8h i. , -

Arbe Exportiere tl . . _

[ ~ 2 4 6 , i , ~ , ~ !~ , ~ ! ~ , ~ , ~ , 2~ Klicken Sie auf das Zahnradsymbol hinter dem

definierten Kalender, und wahlen Sie den Eintrag

Importieren ... , um eine .ics-Datei in den Kalender

zu laden.

I I I I I I

8 f1 ge samt

Wichtig ist die korrekte Option fUr den Import:

• Komplett laden tiberschreibt den definierten Kalender.

• Nur Ausnahmen laden fUgt die Tagestermine als Ausnahmen hinzu. , •

3.3.4

Tipp

Nachdem Sie einen umfangreichen Kalender definiert haben. k6nnen Sie diesen auch exportieren. urn ihn dann in andere Proj ekte zu importieren.

Die WBS herunterbrechen

Da nun die wichtigsten Standards gesetzt sind, gilt Ihre Aufmerksamkeit jetzt wieder dem Projekt. Die Projektstruktur muss nun verfeinert werden. Hier spricht man von der Arbeit im Projektstrukturplan2 oder - fUr die Fans von Anglizismen - tiber die "Work Breakdown Structure", abgektirzt "WBS".

Mit der Bibliothek

Sie k6nnen zum Beispiel Ihr Projekt urn den globalen Phasenplan erweitern, den wir zu Beginn des Kapitels kennengelernt haben. 1st er wie empfohlen in der Bibliothek abgelegt, suchen Sie dort nach "Phasen" und ziehen den Projektschnipsel an die gewtinschte Position in der Gliederung.

2 Der Proj ektstrukturplan (kurz: PSP) ist eine Gliederung des Proj ekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben. Weitere Informationen siehe: http://de. wikipedia. org/wiki/Proj ektstrukturplan

81


82

0. phas,en!

WAP If>

Vorgal'lge II- " Ei·gene ( 1)

RLJP

~ Inhalt

Clob~der Pnasenplan

RLJP Phasen

Mit anderen Dateien

o

Deutsch

Mit einer Suche in der Bibliothek kbnnen

Sie die dargesteilten Inhalte deutlich

reduzieren und erhalten dadurch einen besseren Uberblick.

Ein anderer Weg, Ihr Projekt zu erganzen, ist ein Import in das bestehende Projekt. Alle Dateiformate, die Sie im Kapitel uber die Merlin-Grundlagen kennengelernt haben, k6nnen

auch in bestehende Projekte importiert werden.

!+ Vorgange

# Info Titel

Tipp

Erl edige d as

"' Ve rfol lsta.l1d ige allc:s

S-c ritt 1

Sc r itt 2

Schritt 3

T ue diese.s

Mache jenes

Eine NovaMind Mindmap wurde auf einen Vorgang

gezogen. Der Vorgang wird daraufhin zu einer Gruppe

und enthalt aile Bestandteile der Mindmap.

, • Der blaue Zellenhintergrund zeigt an, dass sich etwas in dieser Zelle nach der letzten Eingabe

geandert hat. Das ist besonders in abhangigen Zellen wertvoll.

Manuell ohne Zeitbudgets

Der einfachste Weg, ein Projekt auf einzelne Vorgange herunterzubrechen ist es, wenn Sie ihn selektieren und danach den Befehl Untervorgang im Menu Einfiigen, wahlen. Dadurch wird der selektierte Vorgang in eine Gruppe umgewandelt und darin ein erster Untervorgang namens Neuer Vorgang angelegt.


.. Vorgange

# Info Titel

o 00 YD [)~ rno

Man~ e ll ohne Vorgaberl

.... Vorgange

# lnfo TIlel

o 00 ~D [)~mo

~ Manll.lel loh n~ Vorgaben

Unlervor gang ]

Un lervor'g ang 2

' Yorgabe Ar be'it

1 Tag'

Yorgabe Arbelt

10 Tage

10 Tage

Zunachst wird ein neuer Vorgang angelegt.

Durch EinfLigen von Untervorgangen wird daraus

eine Gruppe, bei der die Standardvorgabe Arbeit

entfernt wird.

Wurde der Standardwert Arbeit oder Dauer geandert, bleibt dieser erhalten. Damit kbnnen Sie jetzt in die nachste Mbglichkeit der Strukturierung eintreten.

Manuell mit Zeitbudgets

Oft gibt es den Fall, dass eine Phase ein gewisses Zeitbudget umfasst, in der sie abgeschlossen sein muss. Hier unterstiitzt die in Merlin eingebaute "Top-down-Planung".

Angenommen, Sie haben ein Monatsbudget fUr die Arbeit in der Spezifikationsphase.

# T itel

o 00 ~~ Oemo

l O T Lif' A -pnase ~ A"

4

, •

Tipp

Schr itt 1

Schritt 2:

:5d u itt ~

10 Tage

10 Tage

20 Tage

Uberschreitet die Summe der untergeordneten

Vorgange die geplante Arbeit des Gruppeneintrags,

entsteht eine Warnung.

M6chten Sie die gelben Hervorhebungen der Warnungen nicht sehen. k6nnen diese in den Darstellungsoptionen deaktiviert werden.

Mit diesen Techniken sind Sie in der Lage, die grobe Struktur auf ein gesundes MaB herunterzubrechen.

3.3.5 Arbeit, Dauer & Auslastung

Sie haben es im vorherigen Abschnitt bereits gesehen. In Merlin kann man die benbtigte Arbeit in Tagen und Monaten eingeben. Auch weiter vorne in diesem Kapitel, bei den Standards, haben wir Ihnen die Projekteinstellungen mit den Arbeitseinheiten vorgestellt.

83


84

In Merlin gibt es zwei grundsatzlich unterschiedliche Wege, die Zeit, die ein Vorgang bis zur Erledigung braucht, zu definieren: Arbeit und Dauer. Die groBe Frage ist nur, wann plane ich mit der Arbeit und wann mit der Dauer.

Zeiteinheiten

Bevor Sie irgendwelche Zeiten eingeben konnen, miissen Sie wissen, welche zur VerfUgung stehen. In Merlin werden verschiedene Zeiteinheiten angeboten, die Sie in allen Dauerfeldern (und dazu gehort auch die Arbeit) verwenden konnen:

.:+ Vorgange

# Info Titel

... Arbeit

Jah re

Monate

Woc hen

Tage

Stu nden

Minute"

Se k~n den

9 ... Dauer

10

11

12

1]

14

15

16

Jah re

Monate

Woc hen

Tage

Stu nden

Minute"

Se k~n den

17 ... Dauer m it fon l'lIufenden Werlen

18

19

20

21

22

2]

24

Jah re

Monate

Woc hen

Tage

Stu nden

Minute"

Se k~n den

Vcrgabe geplante Arbelt

1Jahr

1 Monat

1 Woch e

1 Tag

1 '>Iunde

1 Minute

1,>ekunde

1Jah r

1 Mona!

1 Woche

1 Minute

1 '>ekund'e

1 ljahr

1 {Mona!

1 ",oche

1 fTagl

1 Stund e

1 {Mi nute

1 <;ekunde

Ubersicht der in Merlin

moglichen Zeiteinheiten

Nachdem Sie jetzt die Zeiteinheiten kennen, konnen wir uns an die Zeitplanung begeben. Lassen Sie uns daher die Begriffe Arbeit und Dauer etwas naher ansehen. Ein anderer Begriff fUr die Arbeit ist auch Aufwand. Und genau damit ist wichtigste Planungsweise im Projektmanagement gemeint. 1m Gegenzug ist die zeitbezogene Planung. Doch wann soll welche Art verwendet werden?


Planen mit Arbeitswerten

Wann immer Sie mit Ressourcen planen und deren Aufwand uberwachen mussen, sollten Sie mit Arbeitswerten arbeiten.

Zeitbezogene Planung

Wenn Sie zum Beispiel mit externen Ressourcen planen oder Ressourcen einsetzen, die Sie nicht kontrollieren k6nnen, ist die zeitbezogene Planung der beste Weg.

Ein Beispiel

Angenommen Sie muss en als Design-Agentur einen Prospekt herstellen. In diesem Projekt sind die Gestaltung und grafische Produktion eine interne Aufgabe. Hier werden Sie wohl mit Arbeitswerten planen, da Sie kontrollieren mussen, welche Ressource, welche Aufgaben wann und mit welcher Auslastung erledigt. Wenn Sie die fertigen Vorlagen dann aber an eine externe Druckerei ubergeben, ist es Ihnen sicher egal, ob eine Person oder viele Personen in der Druckerei daran arbeiten. Das ist ein klassischer Einsatz fUr die zeitbasierte Planung.

Arbeit und Dauer kombinieren beeinflusst die Auslastung

Wir k6nnen das Thema aber noch urn eine Komplexitatsstufe steigern. Sie k6nnen sogar beide Werte gleichzeitig fUr Vorgange verwenden. Zum Beispiel kann ein Vorgang zwei Tage Arbeit, aber zehn Tage Dauer umfassen. Das Ergebnis ist eine reduzierte Auslastung fUr den Vorgang; in diesem Fall 20%. Damit fUhren wir einen weiteren Begriff ein, die Auslastung. Die Auslastung gib an, wie viel Arbeit pro Zeiteinheit fUr den Vorgang verwendet werden muss. Somit haben Sie die Auslastung zunachst als abstrakten Wert kennengelernt. Es geht aber noch weiter. Dazu spater - im Abschnitt uber die Ressourcen -mehr.

Rechnet Merlin falsch?

Naturlich nicht! Aber manchmal fallt unseren Nutzern etwas auf - besonders wenn Vorgange langer als einen Monat dauern. Die Dauer des Vorgangs weicht ab von der eigentlichen Dauer, die im Vorgang als Vorgabe eingetragen wurde. Dies lasst sich einfach mit den Arbeitseinheiten erklaren. Die reine Nettoarbeitszeit wird in Merlin uber die Projekteinstellungen auf dem Tab AIIgemein definiert.

S~d. joe. iP., rsoneruag 8

S~d . j~ .PNSC e woc. e i ,/It:

Tag e. joe iPe Fscn en rno mit 2(;

Auf dem Tab "AlIgemein" in den

Projekteinstellungen definieren

die Stunden und Tageje ... die Nettoberechnungen,

85


86

Ein kleines Beispiel macht es deutlich:

Nehmen wir an, unser Vorgang soll genau vom 01.01.2009 8:00 Uhr bis zum 01.01.2010 8:00 Uhr dauern. Das entspricht einem Jahr oder 365 Tagen. Merlin zeigt etwas anderes an, und zwar 1,09 Jahre. Wie kommt es, dass ein Jahr nicht genau ein Jahr ist? Die erwartete Dauer wird in Merlin mit der bereits genannten reinen Nettoarbeitszeit berechnet. Wenn Sie sich also die Anzahl der Tage je Personenmonat anschauen, die standardmaBig 20 Tage in Merlin betragt, dann wird es klarer. Ein Jahr hat 12 Monate, 20 Arbeitstage je Monat mal 12 ergeben 240 Arbeitstage, das ware also ein volles Arbeitsjahr. Dies wiederurn stellt einen Unterschied zum vorhin festgelegten Jahr, das tatsachlich 261 Arbeitstage betragt. Dies ergibt den Unterschied von 21 Tagen mehr Arbeit bzw. eine Dauer von 1,09 Arbeitsjahren bei 365 fortlaufenden Tagen.

Tipp , • Damit im Gantt-Diagramm auf dem Vorgangsbalken nicht 1,09 Jahre stehen, k6nnen Sie an

statt der Erwarteten Dauer die Vorgabe geplante Dauer in den Darstellungsoptionen - Gantt einstellen. Danach ist ein Jahr auch wieder ein Jahr.

3.3.6 Meilensteine einfOgen

Ein Meilenstein ist ein Vorgang ohne Arbeit und ohne Dauer. Das heiBt, wenn ein Meilenstein im Projekt verwendet wird, verandert sich das Ende des Projekts nicht. Also konnen Sie in Ihren Projekten so viele Meilensteine verwenden, wie Sie mochten.

o Vorgang: Plan Inspek t!or

.. l itel Neuer Me il emte in

... Vorgaben

Mei lenste in ~

.. Start [ 50 huh wie moglicn ~ ~ I

o Vorgang: Plan Inspek t!or

.. liitel N eu e r VQrglaflg

... Vorgaben

Mei Ie nste i n o .. Arbe it 1 Tag I ~ ges •

.. Dauer ges.

.. Start [ 50 huh wie moglicn

.. Ende [ 50 huh wie moglicn

Auislastungl I llOO%

Die Inspektoren fUr Meilenstein und

Vorgang im Vergleich. Aile Optionen,

die einen zeitbezogenen Einfluss nehmen kbnnen, sind nicht vorhanden.


Anzahl der Meilensteine

Doch jetzt stellt sich die Frage: "Wie viele Meilensteine sind sinnvoll?" oder "Woran erkenne ich, dass ich ausreichend Meilensteine gesetzt habe?".

In unserer langjahrigen Praxis hat sich folgende "Best Practice3 " herausgestellt:

• Setzen Sie einen Meilensteinje an den Anfang und das Ende eines Projekts.

• Setzen Sie zwischen den wichtigsten Phasen einen Meilenstein.

• Setzen Sie innerhalb Phasen weitere Meilensteine, wenn Sie Zwischenziele hervorheben wollen.

3.3.7 Abhangigkeiten

Nachdem wir Grupp en , Vorgange & Meilensteine in das Projekt eingefiigt haben, sollten diese in die gewunschte Reihenfolge gebracht werden. Damit kommen die Verknupfungen in Merlin zum Einsatz. Diese definieren die Abhangigkeiten innerhalb des Projekts. Hier gibt es zwei Komponenten, die Folgeart und wie eine Verknupfung hergestellt wird.

Abhangigkeit, Folge, Verknupfung, Beziehung, Anordnung?

Wenn wir in diesem Abschnitt die Begriffe after wechseln. ist nicht geplant, Sie damit zu verwirren. Es werden - je nach Methodik - viele unterschiedliche Begriffe fUr dieses wichtige

Thema in der Planung verwendet. Wir mochte Sie mit moglichst vielen bekannt machen. Am Ende bedeuten alle das Gleiche.

Foigearten

1m Projektmanagement unterscheiden wir vier Arten der Verknupfungen .

3 Wird auch Erfolgsmethode genannt und stammt aus der angloamerikanischen Betriebswirtschaft. Wenn ein Unternehmen nach "Best Practice" vorgeht, setzt es auf bewahrte und kostengiinstige Verfahren. Mehr unter: http: //de.wikipedia.org/wiki/BesCPractice.

87


88

Normalfolge

Vorganger

Anfang sfo lge

Vorgange r

Nach folg er

Endfolge

Vorganger

Nachfolger

geflipte Norma lfolge

Vorganger

Nachfolger

Der Nachfolger kann beginnen, wenn der

Vorganger beendet ist.

Vorganger und Nachfolger beginnen zum

gleichen Zeitpunkt.

Vorganger und Nachfolger enden zum

gleichen Zeitpunkt.

Mehr eine theoretische Variante. Der Vorganger beginnt. wenn der Nachfolger beendet ist.

1m nachsten Schritt kbnnen Sie Verknupfungen anlegen. In Merlin kbnnen Verknupfungen auf verschiedene Arten angelegt werden. Mein persbnlicher Favorit ist die erste Variante, aber wahlen Sie selbst.

Abhangigkeiten im Bearbeiten -MenO setzen

1. Selektieren Sie die Vorgange oder Gruppen, die miteinander verknupft werden sollen.

2. Wahlen Sie im Menu Bearbeiten - Vorgange verkniipfen und danach die gewunschte Folgeart (s. u.)

Abhangigkeiten in der Funktionsleiste setzen

1. Selektieren Sie die Vorgange oder Gruppen, die miteinander verknupft werden sollen.

2. Klicken Sie auf das Kettensymbol, urn eine Ende-Anfang-Verknupfung zu erstellen, oder aitemativ: Klicken Sie auf das Kettensymbol und halten die Maustaste gedruckt. Nach einer kurzen Zeit erscheint ein Menu, aus dem Sie die Art der Verknupfung wahlen kbnnen.


Abhangigkeiten im Inspektor definieren

1. Selektieren Sie die Vorgange oder Gruppen, die verknupft werden sollen.

2. bffnen Sie im Inspektor den zweiten Tab Abhangigkeiten.

3. Ziehen Sie den nachfolgenden Vorgang in die Tabelle Nachfolgend des Inspektors oder aitemativ: ziehen Sie den vorhergehenden Vorgang in die Tabelle Vorhergehend des Inspektors.

Abhangigkeiten mit der Maus erstellen

1. Halten Sie die Optionstaste gedruckt, und zeigen Sie mit der Maus im Gantt-Diagramm auf den Balken, von dem die Verknupfung ausgehen solI.

2. Am Anfang oder am Ende des Balkens erscheint ein kleiner schwarzer Punkt im GanttBalken.

3. Drucken Sie die Maustaste und ziehen eine Art "Gummiband" auf. Fahren Sie mit der gedruckten Maustaste zum Zielvorgang.

4. Wenn an der gewunschten Stelle eben falls ein kleiner schwarzer Punkt erscheint, konnen Sie darauf mit der Maustaste zeigen.

5. Losen Sie die Maustaste, und die Verknupfung ist definiert.

3.3.8 Termine vorgeben

Jetzt erreichen wir die wahre Magie von Merlin, die Zeitberechnung. Urn das Thema einfach und verstandlich zu machen, muss en wir wieder etwas ausholen.

Zeitfenster

Jeder Vorgang hat unabhangig von seiner Position, Prioritat und allen anderen Faktoren immer ein sogenanntes Zeitfenster. Zunachst entscheiden Sie sich fUr die grundsatzliche Ausrichtung. Wollen Sie so friih wie m6glich oder so spat wie m6glich fertig werden?

Dann legen Sie den Anfang eines Vorgangs in einen Von-bis-Bereich. Das heiBt, es gibt eine Zeitspanne vor dem Beginn des Vorgangs (fruhester Anfang) und eine Zeitspanne nach dem Beginn des Vorgangs (spatester Anfang), zu dem dieser geplant starten solI. Ein Beispiel:

Angenommen wir haben einen Vorgang, der so friih wie m6glich, aber nicht vor dem 1.7.,

aber auch nicht nach dem 14.7. starten dar! Demnach betragt unser Zeitienster 14 Tage.

Aber es geht noch einen Schritt we iter. J e we iter wir den Beginn und das Ende eines Zeitfensters zusammenschieben, urn so praziser startet der Vorgang. Uberlappen sich beide Grenzen genau, startet der Vorgang dann auch exakt zu diesem Zeitpunkt.

89


90

FA SA FE SE

I r Vorgang

I

Genau Genau lwei leitfenster begrenzen die Dynamik eines Vorgangs.

Damit Sie diese Situation in Merlin eingeben k6nnen, haben wir ein sehr einfaches Interface geschaffen.

.. Start

Fruhestes 0<1 . .

,f So friih wie moglicfl Ce nau

So s pat w i e l'I1ogll ich Spateste s DlI . . . -.......--------

.. Start [ 50 f rtih wLe moglicfl

Fruheste s 0 ,1.. . [D 01. 0'7 .2009 08:00

.5pateste s 011. . . [D 14.0,7 .2009 08:00

Umsetzung der zwei leitfenster in Merlin;

zunachst die Auswahl der Richtung treffen und

dann die Datumsgrenzen eingeben.

Dieses Zeitfenster gibt es naturlich nicht nur fUr den Beginn eines Vorgangs, sondern auch genauso fUr das Ende.

Terminvorgaben

In unseren Schulungen h6ren wir an dieser Stelle oft den Einwurf: "Das ist ja alles ganz nett, aber die meisten meiner Termine stehen jetzt schon fest. Warum soll ich dann noch mit Zeitfenstern arbeiten?"

Naturlich sollen Sie die Termine, die bekannt und fest vorgegeben sind, so fruh wie m6glich in das Projekt eingeben. Nur so erkennen Sie fruhzeitig irgendwelche Engpasse oder Probleme in der Zeitplanung. Aber bedenken Sie: Weniger ist mehr! Je weniger Sie die Zeiten eingeben, umso flexibler kann Merlin das Projekt berechnen. Wenn Sie alle Daten fest vorgeben, k6nnen Sie das resultierende Gantt-Diagramm auch mit Filzschreibern auf die Wand malen. Das ist dann genauso flexibel.

Berechnungsprioritat

In der Zeitberechnung gibt es aber noch eine weitere Besonderheit, die uns in diesem Zusammenhang interessiert. Die Berechnungsprioritat lasst sich leider nicht als generelle Regel festlegen. Manchmal hat eine Verknupfung die h6chste Berechnungsprioritat und manchmal ein eingegebenes Datum.


Ein kurzes Beispiel so11 die Berechnungsprioritaten und die daraus resultierende Einstellung deutlich machen.

~ chtig I! VI! ran stalw g

Vorbe reit u no;; en

... Start I G-e na ll

DaUJ m

Fi)( ierl

[0 09.07 .2009 08:00 0] o

~ ~ht ig i!' Ve ran sui

... . Starl

Datum

Fi)( iert

Vorb!! reitu ng en

I G-ena u

[0 09.07 .2009 08: 00

o

Konfl ikl : Vorgang sl arlet nach dem angegebenen Dat~m. - Vorgang starl et zur arbeit,fr eien Zeit .

... St arl I G-e na u

Datu m [0 09.07.2009 08:00

Fi)( ierl ~

~ chi ig I! VI! ran stain.. g

Vorbe reit u no;; en

Planungskonflikte

0]

Eine Veranstaltung benbtigt zwei Tage zur Vorbereitung.

Das Startdatum der Veranstaltung wurde auf den

9.7.2009 festgelegt.

Durch ungluckliche Umstande kann die Vorbereitung

nicht in den geplanten zwei Tagen erledigt werden.

Die Veranstaltung wird falschlicher weise einen Tag

nach hinten geschoben.

Merlin erkennt, dass der Starttermin nicht eingehalten werden kann, und markiert diesen als Konflikt in rater

Farbe.

Wenn Sie die Checkbox Fixiert markieren, wird die

Berechnung auf das Datum umgeschaltet und als fix angenommen.

Jetzt gibt es zwar immer noch einen Konflikt, aber

dieser wird wenigstens korrekt dargestellt.

1m vorherigen Abschnitt haben Sie rote Markierungen, Datumswerte oder Verknupfungen gesehen. Auf diese Weise teilt Merlin Ihnen mit, dass an der Projektplanung etwas nicht passt.

91


(II) Plan ungsl!:otlflikte -

Die V-erkl1 upf ungs fo lge ist ve rletzt. Die Planungskonflikte kbnnen im Zusatzbereich

unten rechts im Hauptfenster mit der Taste F5

'-===============================::::::;~~ ei n- und ausgeblendet werden.

Diese Planungskonflikte konnen in Merlin auftreten:

• Vorgang startet vor dem angegebenen Datum.

• Vorgang startet nach dem angegebenen Datum.

• Vorgang endet vor dem angegebenen Datum.

• Vorgang endet nach dem angegebenen Datum.

• Die Verknupfungsfolge ist verletzt.

Warum gibt es keinen "Konfliktauflosungsassistenten"?

Wir horen hin und wieder mal diese Frage. Wenn Produkt XYZ das kann. warum dann nicht wir? Unserer Meinung nach sind die Moglichkeiten. einen Konflikt aufzulosen. so vielseitig. dass wir an dieser Stelle keinen Automatismus einbauen konnen. Hier ist der Kopf eines Projektmanagers immer viel besser als ein Computer.

Urn einen Konflikt zu losen. klicken Sie auf die entsprechende Zeile im Bereich der Planungskonflikte. In der Gliederung wird automatisch der zugehorige Vorgang selektiert. Jetzt konnen Sie Ihre gewunschten MaBnahmen treffen.

3.4 Ressourcen und Zuweisungen

92

Nachdem der Projektplan weitestgehend aufgebaut ist. muss en wir den nachsten groBeren Block angehen - das Projekt muss ja schlieBlich von irgendwem erledigt werden.

In Merlin unterscheiden wir zwei grundlegende Informationen im Zusammenhang mit den Ressourcen.

3.4.1 Definition der beiden 8egriffe

Eine Ressource ist im Projektmanagement ein fUr die DurchfUhrung eines Vorgangs notwendiges Mittel. Dabei ist Ressource ein Oberbegriff sowohl fUr Mitarbeiter als auch fUr Sachmittel.

Eine Zuweisung ist das Bindeglied zwischen einem Vorgang und einer Ressource. Man kann also in einer Zuweisung auf beides verweisen.


3.4.2 Ressourcen einfOgen

1m Kapitel der Grundlagen zu Merlin wurden die unterschiedlichen Ressourcentypen (wie z. B. Person und Ausrustung) bereits angesprochen. Urn sie in ein Projekt einzufUgen, gibt es verschiedene Wege:

• Per Drag & Drop aus der Bibliothek

• Per Drag & Drop aus dem Adressbuch

• Per Drag & Drop aus MS Entourage

• Per manueller Eingabe in die Ansicht Ressourcen

• Per manueller Eingabe in die Ressourcenzusatzansicht

Tipp , • Aus dem Adressbuch und MS Entourage k6nnen Sie die Adressen auch direkt auf einen Vor

gang ziehen. Es wird dann nicht nur eine Ressource angelegt, sondern auch direkt eine Zuweisung dieser Ressource vorgenommen.

In all dies en Fallen wird eine neue Ressource in der Ressourcenansicht angelegt. In einigen Fallen werden Sie aber erkennen, dass nicht alle Informationen der Ressourcen bearbeitet

werden k6nnen. Statt dessen bekommen Sie eine Warnung.

3.4.3

rei d kilnn nkht b earbeitel w 'erden.

Inh., lt,p rI., •• e lrl. 'eM, lI ' <in rl l'lP, .. ,h n., j IJ nrl ~nntl.n

dahe r nicht n i ch t dire kt bear~eite t we raen.

'e ~ai l' nrmmt die eMaiH!',dre~s e e ltgegen. u!1Ier der e i n·e IRe ~ s; Q ul"ce eneich bar i's;1 .

Warnung, dass ein Feld

nicht bearbeitet werden kann,

Mit einem Adressbuch verknOpfte Ressourcen

Wann immer Sie eine Ressource aus dem Mac as X-Adressbuch oder MS Entourage auf Merlin ziehen, wird injedem Fall eine Verknupfung angelegt. Damit haben Sie immer eine Verbindung zu der vollstandigen Adresse in Ihrem verwaltenden Programm, da in Merlin auBer der primaren Telefonnummer und E-Mail-Adresse keine weiteren Informationen der Person gesichert werden.

Zu erkennen ist das immer an dem kleinen Symbol neben dem Namen der Ressource. Hier fUr das Adressbuch:

93


94

o Re 5s ource: Info Inspektor

~ j D 1 h 1 8 1 ~ .. Na me Antoni Cherif Eine Ressource ist mit dem Adressbuch verknupft.

Und fUr MS Entourage:

o Re s source: Info Inspektor

~ j D 1 h 1 8 1 ~ .. Name r ra.nk Blome ~ Eine Ressource ist mit MS Entourage verknupft.

3.4.4 Ressourcen aus LDAP

Eine Besonderheit sind die Ressourcen aus dem Lightweight Directory Access Protocol (kurz LDAp4). Merlin kann Adressen aus LDAP-Servern als Ressourcen verwenden, nimmt dafUr aber die Bibliothek als Bedienungsoberflache.

L.DA F' VerbJndurng

Nam e: I

Serve r :

ZLllm B~ ispiel , I d .OI p . m~ irte - fi rma , de

S LJch b ~ re.ich '

Z m Beisp ie l: ou ", P@r50n~ rI, o = Firm~

Port : 1389 I 0 SS L ve !Wenden

i>ereich , [ Tei lba.um :. 1

Iden~ . -Art: [ Ke ine ! 1

Ben ILItzer name:

en won:

Abbreche rl ) ( Sichern )

Hinweis

Die erforderlichen Parameter fUr die Verwendung eines LDAP-Servers in Merlin als Quelle fUr Ressourcen

Die LDAP-Integration von Merlin ist nicht dafiir ausgelegt, Adressen in einen Server einzugeben oder diese zu modifizieren. Unterstiitzt wird nur das Lesen von Adressen.

4 Detaillierte Informationen zu LDAP find en Sie in Wikipedia: http: //de.wikipedia.org/wiki/LDAP


3.4.5 Ressourcenkalender verwalten

In einem vorherigen Abschnitt haben Sie die Details des Projektkalenders erfahren. 1m Zusammenhang mit den Ressourcen gibt es oft die Situation, dass Menschen besondere Arbeitszeiten haben k6nnen - von der M6glichkeit eines Urlaubs einmal ganz zu schweigen.

Auf dem zweiten Tab des Ressourcen-Inspektors finden sich die Arbeitzeiten. Hier lassen sich sowohl der Basiskalender, die regulare Arbeitszeit als auch die Ausnahmen definieren.

Basiskalender

Der Projektkalender ist automatisch auch der Basiskalender einer neu eingefiigten oder angelegten Ressource. Das heiBt, die regulare Arbeitszeit und die Ausnahmen werden direkt aus dem im Projekt definierten Kalender verwendet.

Arbeitszeit

Wenn Ressourcen eine andere Arbeitzeit haben als die, im Projektkalender vorgegeben ist, kann diese auf dem Tab Regular verandert werden. Die Projektarbeitszeit bleibt dabei aber unverandert.

Ausnahmen

Alle Anderungen an der regularen Arbeitszeit werden auch bei den Ressourcen als Ausnahmen verwaltet. Auch hier gilt der Tipp, dass .ics-Dateien in die Ausnahmen geladen werden k6nnen.

o Rllssourcll: Arblil:i tszlil:it Inspektor

.I.. I D I h I §I I ~

Basi ska lender [ (Pf oj ekt kalender) I ; I ~

( Reg ular 1 Aus nahm en ;-Wochentage

[ ~~. ~ Di.

I Mi.

I Do.

I Fr ,

I Sa.

I So.

I 8h 8h 8h 8h

A rbe it s inte rva lie

[ ~ I ~ 4 I ~ I 1 1 ~ 1 ~ 1 ~ 1 ~ ! ~ 1 ~ 1 ~ 1 2~ I I

8il gesamt

Zu r Licksetzen zu Basiswerten

Die Einsteliungen der Arbeitszeit von Ressourcen zeigen einen ahnlichen Aufbau

wie der Projektkalender.

95


96

3.4.6 Ressourcen zuweisen

Aus den Grundlagen kennen Sie ja schon die einfachste Art, wie man Ressourcen einem Vorgang zuweist. Es gibt aber noch ein paar tolle Alternativen, wie man schnell seine Ressourcen zuweisen kann:

• Mit dem Menu Einfiigen - Zuweisung

• Mit dem Kontextmenu Zuweisungen

• Mit der Tastenkombination "\: + ~ +A

• Durch Eingabe in der G liederung in die Zelle Zugewiesene Ressourcen , •

Tipp

Wird eine Ressource auf eine Gruppe gezogen. wird diese automatische allen enthaltenen Vorgangen zugewiesen.

Wenn Sie nun mehr als eine Ressource auf einen Vorgang ziehen, stellen Sie fest, dass der Vorgang im Gantt-Diagramm nach jeder weiteren Zuweisung immer kurzer wird. Ausgehend von der Annahme, dass zwei Menschen die gleiche Arbeit in der halben Zeit schaffen, gibt es in den Projekteinstellungen eine Einstellung. Auf dem Tab Mehr finden Sie den Schalter Ressourcen teijen sich die Arbeit, der im Standard immer aktiviert ist.

2

3

v Ei n Vorgang

~ Erste F:essouroe

-4 Tage

0%

0%

+.

M it Arb~ i [5 ~ i l u ng '. . '

Ein Vorga 9

tI:t~~::]

l~:t~~:::l

1st die Arbeitsteilung in einem Projekt aktiviert, verkurzt sich der Vorgang nach einer Zuweisung.

10 2

3

V [ "r ~ g

~ Erste Ressouroe

~ ZweJte Ressouroe

. T-ge

100 %

100 %

31 01

OM ~ Arbe' stei lung 1;:'.==========::;1.1 Ein Vorg g

ECt~~:::::::::::::::l

ECt~~:::::::::::::::~

1st die Arbeitsteilung in einem Projekt nicht aktiviert, bleibt die Dauer eines Vorgangs nach der Zuwei

sung gleich.

Die Warnung, die im zweiten Beispiel angezeigt wird, kommt von der Tatsache, dass beide Ressourcen 100% Leistung an einer Arbeit von 4 Tagen erbringen. Es werden demnach 8 Tage Arbeit in einen fUr 4 Tage geplanten Vorgang gesteckt.


Wir empfehlen daher immer, die Option Ressourcen teijen sich die Arbeit aktiv zu lassen. Sollten Sie fUr Vorgange eine anderen Dauer wtinschen, verwenden Sie bitte das Feld Dauer. Die Details dazu finden Sie weiter vorne in dies em Kapitel.

3.4.7 Vorgangskalender mit Ressourcenkalender vermischen

Wenn man jetzt die verschiedenen Kalender getrennt voneinander betrachtet, kann es vorkommen, dass man einem Vorgang einen speziellen Kalender zuordnen machte. Oder es kommt in Projekten auch schon mal nach einer Vorbereitungsphase zu einer sogenannten "heiBen Phase".

Aus welchem Grund auch immer, es kann schon mal zu der Anforderung kommen, dass Vorgange zu anderen Zeiten als regular zu planen sind. Die Lasung ist einfach. Sie kannen einen anderen Kalender verwenden.

I. Kalender ... 1 1m Vorgangsinspektor auf dem ersten Tab kann

[,-_He_i_r!.e_ P_ l_a_se_. ______ .:.... ... :..Jl ein eigener Kalender vorgegeben werden.

In dem Moment, wo aber durch eine zugewiesene Ressource ein Ressourcenkalender dem Vorgang zugeordnet ist, mtissen Sie an dieser Stelle aufpassen.

I. Kalender

VOFrang

[ Heirie Phase ; II [ Ver mische ReSSO UFce nkalender i ; l

Es gibt hierfiir drei Optionen:

• Ignoriere Ressourcenkalender

1m aufgeklappten Zustand kann die

Priorisierung des Ressourcenkalenders

festgelegt werden.

Es gilt nur der Vorgangskalender. Der Ressourcenkalender wird ignoriert.

• Vermische Ressourcenkalender Es wird eine Schnittmenge aus Vorgangs- und Ressourcenkalender gebildet.

• Bevorzuge Ressourcenkalender Es gilt nur der Ressourcenkalender. Der Vorgangskalender wird ignoriert.

3.4.8 Rechte fOr Ressourcen

Spater, im Kapitel tiber das Publizieren im Netzwerk. finden Sie die Maglichkeit, Ressourcen als Benutzer zu definieren, denen ein Passwort zu geben und mit bestimmten Rechten auszustatten.

Auch wenn wir dem nicht vollstandig vorgreifen machten, zeigen wir Ihnen an dieser Stelle einen wichtigen Tipp, wie Sie Ihre zugewiesenen Ressourcen optimal auf die vorgegebenen Arbeiten fokussieren kannen.

97


98

Tipp , • Das Beispielproj ekt "Ressourcenfokussierung.merlin2" findet sich auch auf der Webseite zum

Buch und kann fUr den Benutzer "Peter Planlos" und auch fUr "Otto Orientierungslos " mit dem Passwort ,,123" geoffnet werden.

Wenn Sie das Projekt "Ressourcenfokussierung.merlin2" als Benutzer "Peter Planlos" Off

nen, finden Sie in der Vorgangsansicht das vollstandige Projekt:

.... Vorgange

# Info ' T itel

o J IB Rl!'ssourcl!!nfokusslerung

.,. Projekt - Ini t ial isieru ng

t> Proj ekt 'Vorberei te n

t> Init iali s. ieru ng abge·schloss.en

'" Projekt-Defin ition

t> Phase in itia lisieren

10 t> Zi>e le definieren

12 t> Konzept entwickeln

14 t> Teste n vorbereite n

16 t> Phase ab s.chlie sse n

18 t> De iln ition a bge schlossen

21 .,. Projekt-Real i sieru ng

22 t> Phase initia lisieren

24 t> System entlNick el n

26 t> Teste n yorberei te n

28 t> Phase abs.ch Ii e sse n

30 .,. Projekt-Au sl i eferung

31 t> Schritt 1

H t> Scl1ritt 2

35 t> Schritt 3-

37 t> Aus I i eferu ng abg e s.ch I os sen

40 t> Launch- Party

43 po Proj ekt- Ende

o. Vorgabe KW' 35 , Augu st 2009 K\V 36, September 2009 KW' 37, Septembe r 2009 ' KW 38, September ...

Ar bei! 26 27 28 29 30 31 01 02 03 04 OS 06 07 08 09 10 II 12 13 14 IS 16 17 •

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag '

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7 D.O., P.P

D.O., P.P

Ein kleines Projekt mit verschiedenen zugewiesenen Ressourcen

Wird dagegen das Projekt "Ressourcenfokussierung.merlin2" als Benutzer "Otto Orientierungslos" geOffnet, werden nur die Vorgange dieses Benutzers dargestellt:

.... "Vorgange

# Info ' Titel

o J IB R~ssourclll!nrokussierung

18

21

22

24

26

28

37

40

43

t> Init iilli sierung abgeschlossen

t> De fi nit ion abge schlossen

.,. Projekt-Rea li sierung

t> Phase initia lisieren

t> System entwid el n

t> Teste n yorberei te n

t> Aus li eferung ilbg esch lossen

t> Launch- Party

t> Proj ekt - Ende

Vorgabe Arbeit

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag 7

1 Tag?

1 Tag 7

+. ~- ~ o. KW' 3) , August 2009 K\'I 36, September 2009 K\'I 37, September 2009 ~ ~V 38, September ...

26 27 28 29 30 31 01 02 03 04 OS 06 07 08 09 10 II 12 13 14 IS 16 17 •

Ressou rcenf{)kusSLer Ufl9

In it iaJ l:5.Le.rung ab<gesc.hl{)sse n O.O., P.P

Au~l l elerung abgeS-[h los~en ~.' P.P,

Launch - Party 4 O.O., fl.P

ProJekt-Em::le D.O.: P.P

Das gleiche Projekt mit nur den zugewiesenen Vorgangen des angemeldeten Benutzers

3.5 Die Auslastung von Ressourcen


1st eine Ressource nur zu 25% ausgelastet, gilt sie als nicht ausgelastet. Zwischen 25% und 100% nehmen wir an, dass eine Ressource gut ausgelastet ist. Alles tiber 100% gilt als tiberlastet.

Das sind die Standardwerte, mit denen Merlin die Auslastung berechnet. Und damit betreten wir einen sehr wichtigen Themenbereich im Projektmanagement: die Auslastung. Als Projektmanager haben wir den Wunsch, alle Ressourcen so optimal wie moglich auszulasten. Das ist nicht immer moglich und schon gar nicht einfach.

In Merlin konnen Sie auf zwei Arten einen Auslastungsabgleich herbeifiihren: einen automatischen und einen manuellen. Beides wird optimaler weise in der Auslastungsansicht durchgefiihrt, die in den Merlin-Grundlagen vorgestellt wurde.

3.5.1 Automatischer Auslastungsabgleich

Bevor Sie einen Abgleich starten, gilt es, die Einstellungen zu prtifen. Unter Bearbeiten > Auslastungsabgleich > Einstellungen. .. rufen Sie den Dialog auf.

Abglekl1

Ermittle Obe rla.s.t ng,en in : .... T_a..:;,'g_e __ ~~.;..!_

• [)as gesamte= Proj ekt .:l.bglei chen

o Ei ne n Dat urn sbere.i c h abg I eicn en

Vo n : Ll Bi s: D

Vo rh er i·ge Ve rzog em ng en e ntfe m en

o G I ei c.he n uri n ne rhll lbfre ie r Puffe rze it ab

Abg leichsrei enfo tg:e : ~ Standard : ~

Sch wei r e nwe. rte

IJ berla';tung ab~ 1010 %

lInte riastullg ah: 25 %

R.'e ~itti 'IJ ZIlJ r Stall d 1I.rdillJiS I 1I.stu ng,:

( Abb r e.chen ) f OK ) Die Einsteliungen fUr den

Auslastungsabgleich

Die erste zu treffende Entscheidung betrifft die Einheit, in der die Dberlastungen zu ermitteln sind. Als Standard steht diese immer auf Tage, da die meisten Projekte wohl in Tagen geplant werden. Alternativ konnen Sie auch Stunden, Wochen und Monate auswahlen.

99


100

Wenn Sie unsicher sind, schauen Sie einfach in Ihr Projekt und wahlen die Einheit, die am meisten im Plan verwendet wird.

Der nachste wichtige Punkt - so offensichtliche Einstellungen wie den Datumsbereich ignorieren wir an dieser Stelle einfach mal- ist die Abgleichsreihenfolge.

Beim Abgleich werden die Zuweisungen einer Ressource zu Vorgangen nach den folgenden Kriterien verzogert:

• Standard

• N achfolger vor Vorganger

• Spater startende Vorgange vor fruher startenden Vorgangen

• Gewichteter Puffer der Vorgange Ue hoher der Puffer, umso fruher die Verzoge-rung)

• Prioritat der Vorgange (die niedrigste Prioritat wird zuerst verzogert)

• Langere Dauer wird vor kurzerer Dauer verzogert.

• Laufende Nummer der Vorgange (Vorgange mit einer hoheren #-Nummer werden zuerst verzogert)

• Prioritat




• Gewichteter Puffer der Vorgange Ue hoher der Puffer, umso fruher die Verzogerung)



• # (manuell erstellte Reihenfolge)




• Gewichteter Puffer der Vorgange Ue hoher der Puffer, umso fruher die Verzogerung)



Die weitere Anwendung ist dann einfach. 1m Menu Bearbeiten > Auslastungsabgleich > Alles abgleichen starten, und schon verschieben sich die Balken im Gantt-Diagramm wie von Zauberhand.


Ein kurzes Beispiel macht es etwas deutlicher. 1m folgenden Bild sehen Sie ein kleines Projekt, in dem zwei Ressourcen immer im Wechsel einem Vorgang zugeordnet sind. Dieses Beispiel k6nnen Sie mit den Dateien Auslastungsabgleichl und 2 nachvollziehen.

Titel KW 36 , Sep~embe r 20{l9

H 01 02 03 04 OS 06 07

000 T A lIIsl aSl ung.5 abg leich Aus la~lUngs~b9 eich

I> Ersler Vorglan g Erster Vorgang H.

3 I> Zwe iter Vor'ga ng l w eiter Vorgang P.

5 I> Drite r Vorgllng D iter Vorgang H.

7 I> Vi ene r Von]an g Vierter Vorgang P.

9 I> F[jn~te r Vo rg an 9 Fiinfter Vorgang H.

11 I> SNhsle r Vorgan g Sech 5[er Va rgang P.

13 I> S i e bter Vorga ng Siebter Vorgan g H.

15 I> A.chl e r Vorgan g Ac hIe r Vorgang P.

17 I> N eu nte r Vorgllng Neunter Vorg~ng H.

19 I> Ze hnter Vor'gang l eh n[e r Va rgcang P.

Ein kleines Projekt mit zehn Vorgangen fUr zwei Ressourcen

In der Auslastungsansicht erkennen Sie, dass beide Ressourcen hoffnungslos uberlastet sind.

r: AllIsl .eiJsltung

T itel

II> .1. He inz

II> .1. Paul

Die Ressourcen in der Auslastungsansicht vor dem Abgleich

KW 36 , Sep~e mber 200 9

3 l Oll 02 03 1)4 I)S 1)6 07

Jetzt starten Sie im Menu Bearbeiten > Auslastungsabgleich > Alles abgleichen den Abgleich und erkennen in der Auslastungsansicht sofort eine Anderung. Beide Ressourcen sindjetzt optimal zu 100% ausgelastet. Dafiir hat sich das Projekt aber verlangert.

r: AlIsl.eiJsltung

T itel

II> .1. He inz

II> .1. Paul

Die Ressourcen in der Auslastungsansicht nach dem Abgleich

KW 36 , Sep~embe r 200 9

3 1 01 02 03 04 I)S 1)6 1)7

101


102

Wechseln Sie nun auf die Vorgangsansicht, erkennen Sie auch hier sofort die Veranderung. Die Vorgange liegenjetztjeweils fUr beide Ressourcen verschoben.

T itel

o 00 ..,. 0- Allisl ast ungs abg le ich

I> Ersl er Yorglan gl

3

5

7

9

11

13

15

17

19

I> Zweiter Vor'gang

I> Dri te r Vorg'" f1g

I> Vi erne r Vorglaflg

I> F[j fl~te r Vo rg an 9

I> 5.echsl er Yorgan g

I> 5 iebter Yorgangl

I> Achl er Yorg aflg

I> N eu nte r Vorg'" f1g

I> Ze hnter Vor'gang

KW 36, Sep~ember 20:09

31 01 02 03 04 05 06 07

Auslasrun-gsab9 ~ i ch

Erster Vor-gang ~ H.

l w eiter Vorgan-g I T? P.

D it er Vor-ga 9 ~ H.

Vierter VOf-gang I T? P.

Fiinf ter Vorgang ~ H.

Siebt er Vor-ga 9 ~ H.

Ac hte r Vorgang I T? P.

Neunter Vorgan 9 I T?

l eh n~ r Va rgang I T?

Das Projekt nach einem automatischen Auslastungsabgleich

H.

P.

Der Nachteil eines Auslastungsabgleichs wird dadurch so fort sichtbar. Das Projekt verlangert sich. In fast allen Fallen wird sich durch einen Auslastungsabgleich das Projekt verlangern.

Sinnvolle Strategien dagegen gibt es eigentlich nur zwei:

• Zusatzliche Ressourcen

• Weniger Vorgange

3.5.2 Auslastungsabgleich ist nicht immer moglich

Erhalten Sie nach dem Auslastungsabgleich die Meldung, dass nicht alle Dberlastungen beseitigt werden kbnnen, kbnnen zwei mbgliche Ursachen vorliegen.

Ej nige Uber last ung ,en kOlilln te n nic:h t bese itigt werden.

Warnung, wenn sich die

Uberlastungen nicht auflbsen

lassen


So spat wie moglich

Haben Sie in einem Projekt viele Vorgange mit der Start- oder Endbedingung So spat wie m6glich versehen, versucht Merlin, beim Auslastungsabgleich die Vorgange durch die Auslastungsverzogerung immer weiter nach hinten zu schieben. Dadurch verlangert sich naturlich das Projekt. Da sich aber das Projekt verlangert, werden die spatest moglichen Vorgange wiederum in Richtung Projektende geschoben, was eine neue Auslastungsverzogerung nach sich zieht. Und immer so we iter ...

Sie verstehen, dass das nicht so funktionieren kann. Also wird zu einem bestimmten Zeitpunktes eine Grenze gezogen. Diese ist erreicht, wenn die oben abgebildete Warnung angezeigt wird. Das heiBt fUr Sie nicht zwingend, dass das Projekt nicht gut abgeglichen ist. Es ist aber injedem Fall ratsam, diese noch einmal zu kontrollieren. ,

• Tipp

Die Verzogerung wird in dem Wert Auslastungsverzogerung gespeichert. Dieser kann in der Gliederung eingeblendet und sagar manuell geandert werden.

Mit fixierten Daten

Eine zweite Variante, zu der die Meldung angezeigt wird, ist die Verwendung von fixen Start- oder Enddaten. Auch hier kann es sein, dass Merlin eine Dberlastung versucht auf

zu16sen, Sie diese aber festgestellt haben. Hier ein typisches Beispiel:

KW 36, Sep~e mbe r 2009

31 01 02 03 04 05 06

Hein Neru ~r Vorgan 9

Hein Neu~r Vorgang

Zwei Vorgange wurden auf den gleichen Tag fixiert und

der gleichen Ressource zugewiesen.

3.5.3 Manueller Auslastungsabgleich

So gut der automatische Auslastungsabgleich auch ist, in vielen Fallen werden Sie den manuellen Abgleich vorziehen. Urn Ihnen dafUr ein gutes Beispiel zu geben, starten wir mit einer weiteren kurzen Schritt-fUr-Schritt-Anleitung:

1. Sie starten Merlin mit einem neuen leeren Projekt.

2. Danach ziehen Sie aus der Bibliothek den allgemeinen Projektstart in die leere Gliederung der Vorgangsansicht.

3. Jetzt erstellen Sie eine neue Ressource (zum Beispiel mit dem +-Button im Zusatzbereich) .

4. Nun weisen Sie die Ressource dem gesamten Projekt zu, indem Sie den Eintrag auf die Projektzeile ziehen.

103


104

Wenn Sie in die Auslastungsansicht wechseln, erkennen Sie das Problem auf den ersten Blick.

5": Allsl.astung

Titel ~()O KW 36, September 2009 10 31 () l 02: 03 04 OS 06 07 13

... J.. Peter

Die Auslastung der Ressource nach der globalen Zuweisung

Am 2, September ist Peter "ein wenig" uberlastet. Urn dieses jetzt aufzul6sen, klicken Sie auf das Aufklappdreieck vor dem Namen Peter, Damit werden die Zuweisungen an Peter sichtbar.

Hinweis

Die aufgeklappten Zeilen in der Auslastungsansicht unterhalb der Ressourcen sind keine Vorgange, sondern Zuweisungen. Sie k6nnen in der Auslastungsansicht keine Vorgange andern.

!': A ll slastung

Tit el

~..l. Pe:tCl r

(t Proj e kt vorbe reite tl

(J Initiali!>ierung aogeschrossen

(J Tesle n vorberelten

(J Konzept fntwickel n

(t Ph3.!>e abscn lie sse n

(J Phase ill iti.alisieren

(t :Zlele. defi nieren

(J Den 11 il ion a bge sc h I osse'n

(t Ph3.!>e i ll i l i il li~ ie ren

(J Sys tem elltwick el ll

31

o Q.! Cl ~ ~~~J

·0

Nach dem Aufklappen der Ressource werden die einzelnen Zuweisungen sichtbar.

Jetzt k6nnen Sie mit der Maus eine Zuweisung anfassen und nach rechts schieben. Sie werden erkennen, dass verknupfte Zuweisungen "mitwandern".

Urn noch einen besseren Einblick in die Dberlastung zu bekommen, k6nnen Sie fUr die Ressourcenzeile auch ein Histogramm einblenden.

Das Histogramm der Auslastung einer Ressource

3.6 Mit wirklichen Werten arbeiten

Profis ziehen aber am unteren Ende der Zeile einer Ressource diese einfach auf. Und Experten halten dabei die Optionstaste C\:) und ziehen mit einer Zeile alle Ressourcen gleichzeitig auf. Das Ergebnis ist im nachsten Bild dargestellt.

()

I ...... Vorg5.rJJQc I - N'l!tzpliilr"l I .1. Rcssl[lurccl"l

r: .\uslastung

Tit.1

.... .1. Arc h itc lkt

" .1. 8il.gger

~ .l. Bank

"" .1. Bauherr

~ .1. [)achd •. ck.r

"" .1. EI.kt rik.r

~ .1. Fl ie.5e nleg er

"" J.. G.r;; 'tfi rma

.... .1. ln5:t3fbt~u l'"

~ J.. Klc:rnpnc:r

. AUgLst

50%

<II • III

Einfamil i.nh.us

. H§lii.!.-

KW 36. 30. August

l OO ~ lOO~ lO~~

-:Do09!I

Die Ubersicht vieler Ressourcen mit ihrem Histogramm der Auslastung in einem Projekt

Tipp

C)

, • Gffnen Sie vor dem manuellen Abgleich ein neues (zweites) Fenster des gleichen Projekts .

und schalten Sie dieses auf die Vorgangsansicht. J etzt legen Sie das Vorgangsfenster etwas hinter das erste Fenster mit der Auslastungsansicht. Nun haben Sie einen perfekten Uberblick. Sie sehen die Vorgange im Hintergrund und k6nnen mit der Maus in der Auslastungsansicht arbeiten. Das Fenster im Hintergrund wird immer in Echtzeit aktualisiert!


Nachdem ein Projekt geplant ist. steht der Durchfiihrung eigentlich nichts mehr im Wege. Dummerweise ist das nur sehr selten der Fall. Komplette Projekte. ganze Phasen und vor allem einzelne Vorgange werden aus unterschiedlichsten Grunden und nur selten zum geplanten Zeitpunkt gestartet oder beendet. Auch die Laufzeiten variieren teilweise sehr. Also muss der Projektmanager auch nach der Planungsphase regelmaBig den Plan anpassen. In der Praxis (und auch in vie len Projektmanagement-Programmen) wird an dieser Stelle

105


106

gerne auf einen Basisplan zuruckgegriffen. Tom Alby schreibt in seinen Projektmanagement -Definitionen5:

Der Basisplan oder im Projektmanagement auch Baseline genannt ist der genehmigte, in zeitliche Phasen gegliederte Plan mit oder ohne genehmigten ProjektinhaIt und -umfang, Kosten, Terminplan und technische Anderungen. Er ist im Projektmanagementplan enthalten. Der Basisplan kann ein ganzes Projekt, eine Komponente des Projektstrukturplans, ein Arbeitspaket oder einen Terminplanvorgang umfassen. Die Grundlage fur das tagliche Arbeiten des Projektmanagements ist der aktuelle Basisplan. Das Projektmanagement kann sich allerdings auch auf den ursprunglichen oder einen anderen Basisplan beziehen. In der Regel wird der Plan noch durch einen Begriff erweitert, der die Aufgabe naher umschreibt. Beispielsweise Kostenbasisplan, Terminbasisplan, Leistungsmessungsbasisplan oder technischer Basisplan. Fur Berichte, die den Fortschritt eines Projektes den Stakeholdem zeigen sollen, werden die Daten aus dem Basisplan zur hand genommen und an den bisher erreichten Ergebnissen gemessen fur die Steuerung des Projektmanagements. Der Basisplan kann auch fur die regelmaBige Information der Auftraggeber uber den Fortschritt des Projektes einbezogen werden.

Sie erkennen schnell, dass dieses Thema etwas komplizierter ist. Das war fUr uns der Zeitpunkt zu entscheiden, dass Merlin eine einfachere Moglichkeit erhalten wird, urn mit wirklichen (tatsachlichen) Werten umzugehen.

Drei Wertegruppen

Damit die Berechnung der Projektwerte hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Finanzen ubersichtlich und leicht verstandlich funktioniert, wurden drei unterschiedliche Wertegruppen eingefUhrt:

• Geplante Werte

• Wirkliche Werte

• Erwartete Werte

Wann immer etwas geplant ist - und dabei unterscheiden wir an dieser Stelle nicht, ob Sie etwas vorgeben oder ob etwas berechnet ist, wird dieser Wert in den geplanten Werten, gespeichert. Das sind gleichzeitig auch die erwarteten Werte, solange keine wirklichen Werte eingegeben wurden.

3.6.1 Graue Balken machen einen Zeitverzug sichtbar

Haben Sie ein kleines Projekt geplant, stellt sich dieses in der Vorgangsansicht wie folgt dar.

5 QueUe: http://projektmanagement-definitionen.de/glossar/basisplan/


.... Vorga.nge 0. # Info ' T itel Vorgabe K\V 35, August 20 ' 1<\\136, September 2009

Arbeit 27 28 29 30 3 1 01 02 03 04 OS 06 07 08

o J IB Wirklich~r Verlauf

Stilrt

Erste Vor be reitungen 1 Tag?

Weitere Vorbercitu ngen 1 Tag?

Vorbereitungen ab gescl1los s.en

Durchfllhrung - Schr itt 1 1 Tag?

Durchfuhrung - Schritt 2 1 Tag?

Durch fLlhrung - Schritt 1 1 Tag?

DurchfLlhrung beendet

Ein sehr kleines Projekt

Nehmen wir jetzt einmal an, dass der Start nicht wie geplant am 1. September, sondern erst urn eine Woche verzogert am 7. September stattfindet.

o Vorgang: Wiifklichil: \Vil:rtil: Inspehor

Wirkl iche r Sta.rt D 07. 09 .20 09 08:00 Der wirkliche Wert im Vorgangsinspektor

Nach der Eingabe des wirklichen Startdatums im Inspektor fUr den Start auf dem Tab Wirkliche Werte trennen sich die Balken im Gantt-Diagramm in graue und farbige Balken .

.... Vorg.a.nge 0. # Info Titer , Vorgabe K\V 35, August 20 KW 36, September 2009

Arbeit ~ 29 ]0 3 1 01 02 03 04 OS 06 07 08 09

000 .. Wirklicher Verlauf

1 Start

Erste Vor bereitungen 1 Tag? ~ "",b.",,",,,,,,b,,,,h'",,," . ~,

Durchfuhrung-5chritt l .. IT'

Durchfuh' lJ nq - Scimn 2 ~ 117

Duri:fuhrung-Sc:hmtl ~ . I T/'

DurchfUhru ng.been.det •

ErsteVortH!re llUngen

Weitere Vorbercilu ng en 1 Tag?

Vorberei tungen abgescl1los s.en

WetereVOJDereltungen -Durchf llhrung - Schr itt 1 1 Tag?


Durch fLlhrung - Schritt 1 1 Tag?

Durchfllhrung beendet

Ein sehr kleines Projekt mit einem verzogerten Start und den Auswirkungen daraus

Die grauen Balken stellen jetzt die Planung dar, wogegen die farbigen Balken die wirklichen Werte (im Fall des Start-Meilensteins) und die erwarteten Werte (bei allen anderen Vorgangen und Meilensteinen) anzeigen.

Wenn der Start dann endlich erledigt ist, kann der Meilenstein auf 100% erledigt gesetzt werden. Dazu klicken Sie im Inspektor auf den 100%-Knopf.

107


108

.... Vorgange o. It Info ' T itel Vo rgabe K\V 35 , Augu~t 20 I(W 36, September 2009

~ ~ 29 30 31 01 02 03 04 05 06 07 08 09

000 .. Wirklichc r Verlau f

1 Stan.

Erste Vorbe rei tungen 1 Tag? ~ Vo,b",,,"",,,,b,,,,h',,,," • ~,

DurchfUhrung-Schrin! ~ I T'

Durchfuhrung SCbrlH 1 ~ - I T?

Durmfuhru ng-5c:11:rIltl ~ . I T?

Durchfu hru ngbe en doet •

Ers.te Vorb-He,tongen

Wcit<:re Vorberci [un gen 1 Tag?

Vorberei tungen .lbgeschlossen




Durchfuhrung be en de t

We'ten~ VOrDE"re ttungen -Ein beendeter Vorgang wird in gruner Farbe im Gantt-Diagramm dargestellt.

1m nachsten Schritt stellen Sie fest, dass die geplante Arbeit fUr den Vorgang "Erste Vorbereitungen" nicht ausreicht. In dies em Fall schalten Sie im Inspektor von der prozentualen auf die absolute Eingabe des Vorgangs urn und klappen ggf. die Gruppe Erledigte Arbeit auf. J etzt k6nnen Sie die gewunschten Werte eingeben.

o Vorgang: Wirrklichf1: Wf1:rtf1: Inspekt!or

0 07.09 .09 08 :00

Wirkl iche sEnd e [0 ... Wirklicher F.or tsch r itl a Proze nl •

... Erled ig te Arbeit

Normal 1 Tag

Mehrarbeit

Verble ib ell de Arbe it .4 Tage :..-=---------====~'

Verble ib ell de Daue r

Ber i ( htet 11m o Eingabe der normalen erledigten Arbeit und der erwarteten verbleibenden Arbeit.

Das Ergebnis ist wiederum ein veranderter Gantt -Diagramm .

•• :+ Vorginge

# Info ' Titel Vo rgabe 10.11 3 5, AUgU5t 20 I<}.II 36, September 2009

~ ~ 29 30 31 01 02 03 04 0\ 06 07

000 ..,. D Wirklichc r Verlau f

Stilrt Stan • ~

Erste Vo rbt!re,tungen 1 Wochli! 7

Weitere Vorberei tun gen 1 Tag 7 WeltereVorDerettungen -Vorberei tungen abgesdl loss.en Vorberelt ungl!nabges.ch!o'5.sl!n •

Durchfuhrung - Schr itt 1 1 Tag? DurchfUhrung- 5chritt! ..

Durchf uhrung - 5chritt 2 1 Tag 7 Dur;:h fUh fu ng Schrl t! 1 ~

Durchfuhrung - 5chritt 3. 1 Tag 7 Durffifuhrunt;l-5dmu.l ~

Durch fuhrung be en de t Durchfilhrungbeendet •

Ein begonnener und im Zeitplan befindlicher Vorgang wird in gelber Farbe im Gantt-Diagramm darge

stellt.

Wurden Siejetzt im Menu Ablage - Neuer Bericht. .. einen Meilenstein-Trend-Bericht erstellen, sahe der so aus:


Proje ktname

Geplant: Start - Ende

Erwartet: Start [ nde

Wi rklicher Verlauf

0 l. 09.2009 08:00 - 07.09.2009 17:00 (l Woe he ? Arbeit)

0l. 09.2009 12:30 - 17.09.2009 17:00 (l Tag dotl e)

Mei lenste in - T rend

Foigende Projekt - Meilens.te ine sind de finiert

Merli

1 Start Wirklicher Verliluf 01. 09.2009 08:00 Normal 07 .09.2009 08:00 100 %

0 %

0 %

4 Vorbereitungen abges.ch los.s en Wirklicher Verlauf 02 .09.2009 17:00 Normal 14 .09.2009 17:00

8 Durchfuhrung beend€t Wirklicher Verliluf 07 .09.2009 17:00 Normal 17. 09.2009 17:00

• Go plant

• Erwa rtet

Der Meilenstein-Trend-Bericht mit seiner vernichtenden Aussage

Gemessen an der kurzen Projektlaufzeit ist so ein Zeitverzug schon sehr dramatisch.

Aber gehen wir mal davon aus, dass Sie als Projektmanager das Richtige gemacht und das Gesprach mit dem Projektauftraggeber gesucht haben. Das Ergebnis wird dann (hoffentlich) eine veranderte Zeitplanung gewesen sein.

Diese kann sehr einfach in Merlin iibernommen werden. Ziehen Sie die Balken Vorgange einfach an ihre neue Position im Gantt-Diagramm. Dabei starten Sie mit dem erst en Vorgang und arbeiten sich dann weiter nach unten durch. In unserem Beispiel musste nur der erste Vorgang verschoben werden, da alle folgenden miteinander verkniipft waren .

.... Vorgange

# Info Titel Vorgabe KW 35, August 20 ' KW 36, September 2009

Arbelt 27 28 29 30 31 01 02 03 04 OS 06 07

000 .. ~Wi rkl i(hcrVcrl auf

Start

Erste VOf be reitungen 1 Tag 7

3 ~ WI21t@re: Vorbere-llungl!n 1 Tag'

Vorber ei tungen abgcschloss.en

Durchfi.lhrung - 5chr itt 1 1 Tag 7

Durchfi..lhfung - Schritt 2 1 Tag 7

DurchfUhfung - Schritt 1

Durch fi.lhrung beendet

1 Tag 7

Das Projekt mit neuer Planung

• '1 ErsteVorb-i!re itungen _ I Wocht!7

wetere vCJ J~ M'''''""<':::;~:';;~~''~~

Dur{hfuhrung-Schrlt( 1 ~

DU rchfuhrung - 5chrin 2 IT?

Durt:hfu hrung- - Sclmtt 3. 11

Du r[hfllhIUng- beendet

109


3.6.2 Absolute und prozentuale Werte berichten?

Nach dem Beispiel taucht wahrscheinlich eine Frage auf: Wann gebe ich meine wirklichen Werte absolut und wann gebe ich sie prozentual ein? Lassen Sie mich mit einer Anekdote antworten:

Vor einigen lahren iibemahm ich ein Softwareentwicklungsprojekt. Es befand sich weit hinter dem Zeitplan und steckte auch an anderen Stellen in einer Krise. Ich vereinbarte mit den Entwicklem einen neuen Zeitplan und lieB mir wochentlich den Fortschritt berichten. Einer der Entwickler begann in der ersten Woche mit einem Fertigstellungsgrad von 50%.

In der zweiten Woche berichtete er 60%. Von Woche zu Woche wurden die Fortschritte kleiner, besonders als er sich den 100% naherte. Als er mir dann eines Tages weismachen wolIte, dass er zu 98, 75% fertig sei, fragte ich ihn dann doch, ob er mich verappeln wolle.

Naturlich war mir schon nach der dritten Woche bewusst, was fUr ein Spiel der Entwickler mit mir treiben wollte. Ich fand es aber eine gute Lektion fUr alle Beteiligten und auch der perfekte Ausloser fUr meine kommende Umstellung. Ab dem Moment galt nur noch das folgende Vorgehen:

Ich setzte mich wochentlich mit dem Team zusammen, undjeder Beteiligte berichtete mir:

• Wie viel hat er an einem Vorgang gearbeitet?

• 1st er mit dem Vorgang fertig?

• Falls nicht, wie viel Arbeit muss noch bis zum Abschluss investiert werden?

Dieses Vorgehen stellte sich als sehr erfolgreich heraus. Das Team konnte bis zu einem gewissen Grad Einfluss auf die Planung nehmen, und es hatte auch nicht das GefUhl, dass einem der Kopf abgerissen wurde, wenn er das geplante Pensum nicht geschafft hatte.

Seit diesem Projekt habe ich begonnen, den Fortschritt nach einfach Fakten zu dokumentieren.

Prozentuale Werte

• Meilensteine - sie sind erledigt oder nicht.

• Vorgange, die innerhalb des Berichtszeitraums begonnen und erledigt wurden.

Absolute Werte

• Vorgange, die innerhalb des Berichtszeitraums zwar begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurden.

3.7 Elemente am Projekt anhangen

110

Vor der Entwicklung von Merlin hatten wir in Projekten immer wieder die gleiche Situation. Je langer ein Projekt dauerte, umso mehr Unterlagen mussten bei Terminen zusammengesucht und mitgefUhrt werden. Und es wirkt wirklich nicht sehr professionell, wenn man


zu einem Kundenbesuch drei Waschekorbe voll mit Ordnern prasentiert. Also war es eines der Ziele von Merlin, dieses Thema zu 16sen.

3.7.1 Was ist ein Element?

So haben wir den Begriff Element eingefUhrt. Der Gedankengang war folgender: Ein Element ist ein weiterer Baustein, der zum Gelingen des Projekts notwendig ist. Kurz, ein weiteres Element.

In der Symbolleiste wird der Elementbereich durch eine Buroklammer reprasentiert. Die

Idee dahinter ist folgende: Elemente werden an die Vorgange eines Projekts angehangt.

Es gibt in Merlin sechs unterschiedliche Elemente:

• Checkliste

• Datei

• Ereignis

• Information

• Problem

• Risiko Alle Elemente wurden dabei so abstrakt wie moglich gehalten. Sie sollen schlieBlich in moglichst vielen Projekten und nach unterschiedlichsten Methoden funktionieren.

Da der Aufbau des Elementbereichs und die allgemeine Bedienung der Elemente auch wieder in den Grundlagen erlautert wurden, konnen Sie sich jetzt voll auf die einzelnen Elemente konzentrieren.

3.7.2

Beispiele fUr aile Elemente

In den Dateien zum Buch finden Sie ein Archiv "Elemente.zip". In diesem haben wir alle Beispiele und Dateien zusammengefasst. sodass Sie einfacher folgen k6nnen.

Die Checkliste

Wann immer Sie in Ihren Projekten fUr bestimmte Vorgange eine Liste wichtiger Punkte haben, ist eine Checkliste fUr Sie optimal. Sie gibt nicht nur Ihre Erfahrungen aus vorherigen Projekten oder von anderen Personen wieder, eine Checkliste stellt auch sicher, dass man am Ende nichts vergisst, also ein sehr wichtiges Mittel zur Qualitatssicherung in Projekten. Hier ein paar Beispiele fUr Checklisten:

• Dberprufung von Vorbereitungen

• Definition von Arbeitsablaufen

• Merkhilfen fUr Prufungen

111


112

Eine neue Checkliste anlegen

Selektieren Sie im Projekt den Vorgang, an dem Sie die Checkliste anhangen mochten, und wahlen Sie im Menu Einfiigen > Element > Checkliste. 1m Elementbereich wird eine neue Zeile eingefiigt und der Titel - wie auch beim Anlegen eines neuen Vorgangs - zum Bearbeiten markiert.

O Checklistoe: Check list Il1spdtor

./ j Itj I ~ I @B

~ Tite l Checkli.~te zum Erstelle n einer n

A Ulrg enG mm en <I m [Ll 27.08 .2009 H : 14 1 Wiee ervorlage Ll

Stat u.s [ Au to I ! l • Eii ntrage

0 Blacklistakt ual isie ren Utl din Me rl itl e inb inde n

0 Re laes enotes schre ibe n und il be rs.etze n

0 Neue Ve rs iQns.numme r e ins.e tZ!e n

0 S,VN a kt ualis ieren

0 Re laes e build und lI pload e inste llen

0 Build d eatl

0 Build

0 Au de m FTP- Se rver d ie l:Iis kim ages a ustausc he tl ""' n ~ n,.rH .. T

I Bericht 1 1 Expo rt 1 1 Impo rt 10 Infos z I1I1Il Eintr.ag

I I

~ Verscl1 i,edene s Der Inspektor fUr eine Checkliste

Falls der Inhalt der Checkliste bereits als Datei vorliegt, versuchen Sie, diese in das OPML-Format6 zu bringen. Dann kann sie nach einem Klick auf den Button Import ubernommen werden. Genau so werden Checklisten im OPML-Format exportiert.

Das Zusammenspiel zwischen Checkliste und Vorgangen

Wann immer an einem Vorgang eine Checkliste hangt und der Vorgang fiillig ist, erhalt die Checkliste eine rote Fahne. Diese signalisiert, dass hier noch zu uberprufende Themen warten. Dagegen haben Checklisten an Vorgangen, die noch nicht fiillig sind, keine Fahne.

Beginnen Sie jetzt, die Checkliste abzuarbeiten, und markieren den erst en Eintrag als erledigt, wechselt die Farbe der Fahne an der Checkliste auf Gelb. Erst wenn alle Eintrage an der Checkliste als erledigt markiert sind, bekommt die Checkliste eine grune Fahne.

6 Die Outline Processor Markup Language (OPML) ist ein XML-Format, das dem Austausch von strukturierten Informationen dient. Mehr unter: http: //de .wikipedia.org/wiki/OPML


Checklisten ausgeben

Gerade Checklist en miissen immer wieder zur Hand genommen werden. Sie miissen auf Aktualitat, Vollstandigkeit und andere Themen iiberpriift werden. Hier bietet es sich geradezu an, einen Bericht auf Basis der Checklisten zu erstellen. Dieses kann auf zwei Arten passieren:

• 1m Inspektor eine spezielle Checkliste ausdrucken

• 1m Berichtsfenster alle Checklisten ausdrucken

Wenn Sie einen Bericht erstellt haben, k6nnen Sie in den Optionen die Anzahl der auszuwertenden Checklisten mit einem Mausklick bestimmen.

[QJ Wahlen Sie ihre Optiotlen

Mft Zic ldl!tinilion M

~rojcktsU':mpcl

Die Optionen fUr einen ---------------------------</.~ Checklistenbericht

/ Atbr ecflen t UK j

3.7.3 Die Datei

"Wer schreibt, der bleibt. " So pflegen wir in unseren Seminaren immer zu sagen. Und auch, dass wir der Dberzeugung sind, dass Projektmanagement wahrscheinlich die Disziplin ist, in der am meisten geschrieben wird. Es werden Dateien fUr:

• Projektvisionen,

• Angebote,

• Spezifikationen,

• Protokolle

und viele weitere Situationen erstellt.

Verschiedene Wege zum Anhangen von Dateien

Wenn Sie ein neues Element vom Typ Datei erstellen, erscheint als Erstes die Dateiauswahl, in der Sie eine Datei auswahlen miissen. Sie k6nnen aber auch eine Datei einfach auf einen Vorgang ziehen.

113


114

o 0 ,. Mein Proj ckt

Neuer Vorg all g

Neuer Vorg al1 g

Neuer Vorg al'l g

Neuer Vorg al1 g

... Obj ek[ Fah ne Wiedervor lage Hochste Verslonsnummer ' Koste n ' Prhfilt

Drag & Drop einer Datei in ein Projekt

Dateielemente kopieren oder verknOpfen?

o.

RTF

Die Frage ist berechtigt. Wann soUte man eine Datei als Element kopieren und wann verknupfen? Wo liegen genau die Unterschiede? Nachdem Sie eine Datei auf einen Vorgang gezogen haben, fragt Merlin, was mit dem Element geschehen solI.

Dat e i- Ele me l1lt erste ll e n

Machlen 5ie d ie D<lte i kop ieren7

o

( Abbrech e n ) K Ve rkni:.ipfen ) ( Kopieren )1

4 Neuer Vorg ang Neu or V()rgang I T?

Entscheidung, ob eine Datei mit dem Projekt verknupft oder in das Projekt kopiert werden 5011

Die Faustregel fUr die Unterscheidung zwischen Kopieren und Verknupfen ist eigentlich simpel. Alle Elemente, die wahrend des gesamten Projektes statisch bleiben, kbnnen verknupft werden. Die Folge des Verknupfens ist, dass die Dateien an ihrem ursprunglichen art bleiben und Merlin auf diese bei Bedarf zugreift. Wird die Projektdatei anjemand anders geschickt, wird diese nicht ubergeben.

Umfang der Dateielemente

Wir werden oft gefragt, wie viele Dateielemente oder wie graB Dateien in Merlin sein durfen. Die Grenze dabei ist nur das Limit Ihres Speichermediums.


Alle Elemente, die wahrend des Projektablaufs geandert werden und somit dynamisch sind, sollten kopiert werden. Beim Kopieren wird ein Duplikat der Originaldatei direkt in die Projektdatei geschrieben. Ab jetzt iibernimmt Merlin die "Hochherrschaft" der Datei. Man kann also die erste Datei verwerfen (loschen oder einfach nur von dem urspriinglichen Ort entfernen).

o Datlli: Datlli Inspilktor

Ii I ~ I I ." Tile l Spezifikat ionen

Statu.s [ Neu

[ No rmal

Von wel'l1l [ WiederV'orlage D • Ve rsicn en

Spez.ifikat ionen

~ bffnen Ze ige n II +

." Versicn - Inf os

Der Inspektor fUr Dateien

1m Inspektor finden sich unter der Liste der Versionen zwei entsprechende Knopfe zum Zeigen und bffnen. Alle Anderungen, die in einer nach Merlin kopierten Datei vorgenommen werden, konnen als neue Version iibernommen werden. Wird in einem externen Programm eine solche Datei gespeichert, fragt Merlin, was mit der Anderung passieren solI.

Datei - lElemernt w lurde exterill bearbei tet

Spezil'ikatiGnen .rtf wLJrde b~3Jbeitet . ;Va~ mtichben Sic mit d~1l And'erungen rrachen?

( Ignor ieren ) ( Neue Ve rsion erstellien ) In letzte Version einarlbeiten

Abfrage nach dem Andern einer in Merlin versionierten Datei

Nach einer Reihe von Anderungen der gleichen Datei werden die Versionen im Inspektor dargestellt. Zu jeder einzelnen Datei konnen zusatzlich Versions information en aufgerufen werden.

115


116

• Versioncn

2 5pe:z.ifika1i:ionen

5pezifika1i:ionen

Offm n I I Zeigen +

• Versio n- I nf os

Cr6r..e 56 9 Ilytes

rtf

Ei ngefugt am 27 ,08.2009 141 : 12

[)atei e rrs-tel l1i: am 01. 0 1.1904 0 1:00

[)a tei verandert am 27 .08.2009141 :12

Versionen loschen

Versionsinformationen im Inspektor fUr

Dateien

Sollte Ihr Projekt im Laufe der Zeit gewisse Rahmen - zum Beispiel den Umfang des freien Speichers Ihrer Festplatte - sprengen, konnen Sie wahrscheinlich am meisten Platz bei

den Dateielementen sparen, da diese ja physikalisch in die Projektdatei kopiert werden. Selektieren Sie dazu nur die Versionen, auf die Sie verzichten mochten, und drticken dann die Entfernen- und Rtickloschtaste. Wenn Siejetzt die Merlin-Datei sichern, sind die Ver

sionen entfernt.

Dateilisten ausgeben

Wie schon beim Bericht fUr Checklisten kann auch fUr Dateien eine Liste ausgegeben werden. In dies em Fall bemtihen wir den klassischen Bericht in einer Sonderform. 1m Standard listet der klassische Bericht alle wichtigen Informationen tiber das Projekt auf. Aber erst die Optionen machen ihn so flexibel.

Vorlage Optionen Aktualis ie ren Aufrufen der Optionen im Berichtsfenster

In diesem Fall wahlen Sie einfach alles ab, was Sie nicht in Ihrer Dateiliste haben mochten. Wir haben im folgendem Bild neben den Meilensteinen und nattirlich den Dateien auch ein paar allgemeine Informationen ausgewahlt.


[QJ Wahlen Sie ih re 0 tionen

Zeitlra~m li4 ff age

Mit Ulhlf7.eit.,n

Mit Zie idefinition

Mi t Mei lenste in.,

Mit an sN!he.nde n Vorgiingen 0

Mit i.i bcrfaill igen Vorgangc" 0

Mit Term inen 0

Mit Inf,o rmation en 0

Mit Probl eme n 0

Mit IRis ikc n 0

Mit lDaleien ~

Mit IRes sou rc'en 0

Proje ktbi ld E!1

Proje ktstelllpe l lS1

( Abbrech en ) ( OK Die Optionen fUr den

--------------------------",? klassischen Bericht

3.7.4 Das Ereignis

Neben dem normalen Projektablauf, der ausreichend durch die Vorgange beschrieben wird, gibt es fUr jeden Projektmanager eine zusatzliche Disziplin: der tagliche Termindschungel! Ob es nun Projektprasentationen, Statusmeetings beim Kunden oder was auch immer sind, sehr viele Termine sind dem eigentlichen Projektplan nur schwer oder auch gar nicht zuzuordnen und haben dort auch eigentlich nichts zu suchen. Trotzdem sollten sie - und sei es nur aus politischen Grunden - im Projekt eingetragen werden. Somit war das Ereignis geboren.

Hinweis

Ein Ereignis beeinflusst nie die Zeitplanung. Es ist immer nur als zusatzliche Information an

einem Vorgang oder dem Projekt zu verstehen.

Nach dem Anlegen eines Ereignisses kbnnen im Inspektor die kalendertypischen Inhalte vorgegeben werden. Ein Ereignis kann ganztagig oder auch fUr einen Zeitbereich angelegt werden.

Die Teilnehmer kbnnen per Drag & Drop aus der Ressourcen-Zusatzliste gezogen werden. Sie kbnnen aber auch Namen in den Teilnehmern direkt eingeben. Merlin erstellt daraus automatisch eine neue Ressource, da wir davon ausgehen, dass Personen nicht nur einma-

117


118

lig im Projekt auftauchen. Loschen Sie eine Ressource im Projekt, wird diese auch bei den Teilnehmern im Ereignis und ebenso in allen Elementen entfernt.

o Ereignis: Erfl:igni5 Iinspektor

D • Tite l I AJ pha- P.arty im Weinkell er Mull er

Von

Sis

Status

Pri ori ta.t

Wied e,rvorlage

URlt

... Te il nernmer

Ressource Peter

Andreas

Hein

C i sar

• Verschi edene.s

o 0 04.09.2009 18:00

[0 04.09 .2009 aoo [ Auto

[ Normal

o

Liste aller Ereignisse

St atus

Der Inspektor fUr das Ereignis

Eine Liste von Ereignissen kann man am besten auf einem Kalenderblatt ausgeben. Daher werden alle angelegten Ereignisse bei der Synchronisation mit iCal (siehe dazu auch das Kapitel "Zusammenarbeit") zusatzlich an den Kalender in iCal iibergeben. Hier werden die ganztatigen Termine und die zeitlich vorgegebenen Termine, unabhangig von der Einstellung im Publizieren-Dialog, so in iCal iibernommen.

3.7.5 Die Information

Das wohl flexibelste Element ist die Information. Wir bezeichnen dieses Element gerne als unser kleines CRM fUr Projekte.

Jeder Projektmanager weiB, wie viele Informationen auBerhalb des offiziellen Projektablaufs (sei es innerhalb von Besprechungen oder sogar in der Kaffeemaschine) ausgetauscht werden. Manche losen dieses Problem durch einen Rahmen von Post-Its urn den Monitorandere haben noch kreativere Methoden.

Aber auch die Verwaltung der offiziellen Informationen gestaltet sich gerade bei umfangreichen Projekten oft schwierig. Das Ende ist in der Regel ein iiberfUllter Projektordner (aus Papier), der aus allen Nahten platzt und in dem wichtige Informationen meistens nicht mehr aufzufinden sind.


Informationen kategorisieren

Wann immer eine Art der Information ausgewahlt wird, erscheinen im Status die dazu passenden Werte.

Art

Slat u s

Prii orit a.t

Art

Sla lu .§

Pri orita.t

Sehriil:luch

Per:son lich

CRoe

Bi lIe 11 11 m fen w il l zuruckru ell p Abhangige Felder im Informationsinspektor

Als Vorgabe wurden einige Werte in den Projekteinstellungen auf dem Tab Werteliste automatisch generiert, als Sie das Projekt angelegt haben.

Werte

IT Arten .. Te eroni~ch

AlIsg~hend

Eingehend

Blue ,lI1rufen

1Ii il l 7IJ r i"irl"'J" PrJ

" Schriftl ~ch eMai l

F.=

8ri'ef Not iz

Re"chlllJng " Person ich

1m BCrn

8eim K nden lIoorlfnem: ~ e~se

Wert~listen Mehr

~ ____ S_ta_n_da_rd_,"_m_r _rle_u_e _pr_o_ie_k(_e ____ ~1 ~

S(hfietl",.,

Die Standardeintrage fUr die Informationen

Selektieren Sie einen Wert in der Liste und klicken danach mit der Maus auf Neu, wird in der Ebene bzw. der Gruppe ein neuer Wert angelegt. Diesem kann zusatzlich eine Fahne zugeordnet werden, die dann angezeigt wird, wenn der entsprechende Status ausgewahlt wird.

119


120

Informationen ausgeben

Neben dem klassischen Bericht - der fast immer fUr die Elemente zur VerfUgung steht -kbnnte man meinen, auch den Informationsbericht zu verwenden. Das bringt in dies em Fall leider nicht die gewunschten Ergebnisse, da dieser Bericht nur die Notizen der Vorgange sammelt und sie in einem Bericht zusammenfasst.

3.7.6 Das Problem

In diesem Element werden alle Probleme gesammelt, die sich zu dem Projekt zuordnen lassen, denn kein Projekt lauft ohne das eine oder andere Problem abo Angefangen von den kleinen taglichen Katastrophen bis zu den groBen Krisen, bei denen plbtzlich nichts mehr lauft und das Projekt zu scheitern droht. Daher fUhrt der geubte Projektmanager seine "Issue-Listen" (dt.: Problemlisten) und versucht, diese so gut wie mbglich mit dem Projektverlauf synchron zu halten. Weiterhin gibt es in Projekten den naturlichen Fall, dass sich bestimmte Inhalte andern - das sind dann die sogenannten "Moving Targets" ;-)

Mit dem Problemelement lassen sich diese Issue-Listen sehr einfach in Merlin verwirklichen. Dabei verstehen wir diese Issue-Liste nicht nur als reinen Bugreport, sondern auch als allgemeine Problemliste.

Probleme mit Bugtrackern kombinieren

Gerade bei Projekten in der Softwareentwicklung kommen meistens webbasierte Systeme wie Mantis, Jira oder Bugzilla als sogenannte Bugtracker7 zum Einsatz. Diese haben naturlich eine eigene Logik. Urn trotzdem eine Verbindung zwischen einem Projekt in Merlin und einem Bugtracker zu bauen, kann das URL-Feld verwendet werden.

http://serve r.de! b ugl12 3 I Eine URL zu einem extern verwalteten Fehler

Klicken Sie auf den kleinen Rechtspfeil, bffnet sich im Webbrowser die entsprechende Seite.

Probleme kategorisieren

Wie auch die Informationen, lassen sich die Problemelemente sehr umfangreich den Projekterfordernissen anpassen. Das geschieht auch wieder in den Projekteinstellungen auf dem Tab Werteliste.

In diesem Fall nicht nurArt und Status, sondern auch die Kategorien der einzelnen Probleme.

7 Mehr bei Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Bug-Tracker


Projeil:t@inS1it!lIur.gl!:n fijI" .sortwlIfe e.ntwiclden

Wer le

Fur : ~ ~rob!em

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( Sen !ell.en )

Die Standardeintrage fUr die Probleme

Auch hier k6nnen Sie - wenn Sie viele Projekte gleicher Art durchfUhren - die Vorgaben andern und anschlieBend auf Standard fur neue Projekte klicken. An dem nachsten neuen leeren Projekt werden diese Werte als Standard angenommen.

Probleme ausgeben

Und wieder ist es der klassische Bericht, der fUr die Problemliste verwendet werden solI. Markieren Sie in den Optionen wieder die gewunschten Checkboxen, lassen Sie den Bericht aktualisieren, und schon kann der Bericht ausgegeben werden: per E-Mail, per HTML oder PDF -Datei oder naturlich auf dem Drucker.

CJ

Erzeuge E- Mail Sichern Drucken Die Ausgabeoptionen im Berichtsfenster

121


122

3.7.7 Das Risiko

Das Risikomanagement definiert die allgemeine Philosophie und die Vorgehensweise zum Umgang mit Projektrisiken.

Hinweis zum Risikomanagement

Der folgende Abschnitt ist etwas ausgepragter, da speziell das Risikomanagement einige Vorkenntnisse erfordert.

Risikoanalyse sowie Risikomanagement befassen sich mit dem beiderseitigen Anliegen von Auftraggeber und Projektteam, dass die Eigenschaften des entwickelten Systems den Projektzielen hinsichtlich technischer Funktionalitat, Kosten und Terminen entsprechen.

Die Vorgehensweise beim Risikomanagement umfasst einen kontinuierlichen und iteratiyen Prozess der Risikoidentifikation, der Risikoplanung und des Risikocontrollings wahrend des gesamten Projekts. Risikomanagement wird bereits in der Vorbereitungsphase eines Projekts initiiert und den gesamten Projektlebenszyklus hindurch fortgefUhrt. Risikomanagement ist eines der Kernelemente der Projektplanung und gleichzeitig einer der wichtigsten Faktoren fUr den Erfolgjedes Projekts.

Das Risikomanagement selbst ist ein fortlaufender und kontinuierlicher Prozess von der Definitions- tiber die Planungs- bis hin zur Implementierungsphase des Projekts. Die Vorgehensweise, die beim Risikomanagement angewandt wird, umfasst eine Reihe von Aktivitaten, die in Wechselbeziehung zueinander stehen. Sie sind im Folgenden zusammengefasst und werden in den nachstehenden Abschnitten naher beschrieben.

Die Aktivitaten sind:

• Risikoidentifikation

• Risikoanalyse

• Risikopriorisierung

• MaBnahmenplanung

• Risikotiberwachung und -verfolgung

Risikomanagement unterliegt in erster Linie der Verantwortung des Projektmanagers (oder des Angebotsmanagers wahrend der Angebotsphase). Dennoch ist die Einbindung der Projektteammitglieder, Auftraggeber und Unterauftragnehmer unerlasslich, wenn alle potenziellen Risiken identifiziert und gemanagt werden sollen. In groBen Projekten ist es angebracht, ein anderes Teammitglied zum verantwortlichen "Risikomanager" zu ernennen, urn

den Projektmanager von dieser zeitintensiven Aufgabe zu entlasten.


Weiter unten ist der Prozess dargestellt, nach dem iiblicherweise die Beteiligung des Auftraggebers am Risikomanagementprozess erforderlich ist8 .

Ziele des Risikomanagements

Das Hauptziel des Risikomanagements besteht darin, die potenziellen Problemfelder innerhalb des Projekts ausfindig zu machen und die damit verbundenen Risiken zu identifizieren. Es ist nicht realistisch, alle Risiken zu vermeiden, aber es sollte moglich sein, entsprechende MaBnahmen zu finden, urn diese Risiken zu minimieren oder zu transferieren.

Das Risikomanagement solI sich auf die wichtigsten und gefahrlichsten Risiken konzentrieren. Als Faustregel gilt: Die 20% "wichtigsten Risiken" werden in etwa 80% der gesamten Schaden im Projekt verursachen. Diese 20% sind das Hauptziel eines effektiven Risikomanagements.

Schnittstellen des Risikomanagements

Risikomanagement bedeutet den Umgang mit unterschiedlichen organisatorischen Schnittstellen innerhalb des Projekts. Der Risikomanager muss mit allen Teammitgliedern sowie auch mit dem Auftraggeber und den Unterauftragnehmern kommunizieren. Dariiber hinaus sollte er die interne Unternehmensorganisation und das Projektumfeld kennen. Risikomanagement ist nicht nur eine "mathematische" Methode, sondern vielmehr eine Betatigung, die jede Menge Fingerspitzengefiihl erfordert. Das liegt daran, dass die Informationen, die der Risikomanager benotigt, im Regelfall "schlechte Nachrichten" sind, die Projektbeteiligte nicht immer ohne Weiteres preisgeben.

Der Oberbringer einer schlechten Nachricht ist nicht der Verursacher

Es ist von groBter Wichtigkeit, dass innerhalb des Prajekts eine Kultur herrscht, in der die Uberbringer von Risiken und schlechten Nachrichten nicht als Ubeltater gesehen werden.

Der Risikomanagementprozess

Die folgende Abbildung zeigt einen moglichen Prozess des Risikomanagements:

8 Der in Merlin umgesetzte und hier wiedergegebene Prazess des Risikomanagements basiert in graBen Teilen auf dem Buch "Risikomanagement in Prajekten" von G. Versteegen

123


124

ja -------+ ( nein

ja

L.-____ nein

Uberwact!UlIg und Steuerung

Der Risikomanagementprozess

Methoden zur Risikosammlung

Der Zweck dieser Aufgabe ist es, eine forme11e Liste a11er moglichen Risiken zu erstellen. Die Sammlung der Risikodaten wird erleichtert durch die Anwendung verschiedener Methoden einschlieBlich personlicher Befragungen. Dazu werden a11e Kompetenztrager des Projektteams befragt und gebeten, ihre Bedenken bezuglich des Projekts darzulegen. Dies sol1 in einer gemeinsamen Brainstorming-Veranstaltung zusammen mit dies en Teammitgliedern geschehen. Diese Methode erzeugt eine Fulle an Daten, die dann vom Projektmanager/Risikomanager uberpruft und gefiltert werden, urn die Basis fUr die Risikoliste zu schaffen. Eine geeignete Basis fUr die Risikoanalyse ste11t die Projektstruktur mit den (Haupt-)Arbeitspaketen dar, aus denen das Projekt besteht.

1m Folgenden sind einige Methoden dargeste11t, die fUr die Identifikation von Risiken wahrend des Projektverlaufs angewandt werden konnen:


Methode Vorgehensweise Risikoarten

Durchsicht von Durchsicht von Dokumentationen der Aile Risiken

abgeschlossenen, Risikoanalyse ahnlicher Projekten

ahnlichen Projekten

Begehungsanalyse Vor-Ort-Begehung/-Besichtigung von Baustellen und Technische Risiken,

Einrichtungen Transportrisiken,

Umweltrisiken

Orga nisation- Durchsicht und Prufung von Organisationsplanen, Organisatorische

sanalyse Verantwortlichkeiten, Qualifikationen, Kompetenzen Risiken

etc. der internen Organisation, des Auftraggebers und

der Unterauftragnehmer

Anforderungs- Machbarkeitsstudien, Analyse der technischen Technische,

dokumentations- Dokumentation, des Projektstrukturplanes, der Termin- und

analyse Projektplane etc. Ressourcenrisiken

Analyse der maB- Durchsicht von Normen, Gesetzen sowie anderer

geblichen Normen Regeln und Vorschriften.

und Vorschriften

Annahmeanalyse "Was ware, wenn ... ?" - Arbeitssitzung im Projektteam. Aile Risiken

Verwendung von Erstellung von projektbezogenen Checklisten. Aile Risiken

Checklisten

Analyse der Durchsicht von Ausschreibungen, Kundenanfragen, Vertragsrisiken

Kunden- Verhandlungsergebnissen, Vertragsentwurfen und

dokumentation Vertragen

Quellen und Ursachen fOr Projektrisiken

Projektrisiken k6nnen mehrere verschiedene Ursachen haben. Dies k6nnen z. B. sein:

• Unterschiedliche Ziele der Projektbeteiligten

• Ungenaue Projektanforderungen

• Vertragsklauseln

• Technische Spezifikationen

• Arbeitspaketbeschreibungen

• Unternehmens-/Projektorganisation

• Auftraggeberorganisation

• Unterauftragnehmer

und viele weitere, abhangig von der jeweiligen Projektart.

Dariiber hinaus k6nnen Risiken auch noch durch verschiedene Vorgange verursacht werden, haufiger allerdings jedoch dadurch, dass versaumt wird, bestimmte Aufgaben auszufiihren. Einige Beispiele dafiir:

• Unzureichende Risikoanalyse

• Projektanforderungen werden nicht eindeutig definiert.

125


126

• Unklare Vertrage

• Wechseinde Kundenanforderungen und Zieisetzungen

• Versprechungen in der Angebotsverhandiungsphase (" Vertriebszusagen ")

• Unzuverlassige Unterauftragnehmer

• Zusammenarbeit mit anderen Auftragnehmern

• Veranderungen in Arbeitspaketen wahrend des Projekts

• Kundenbestellungen und -aufgaben

• Veranderungen in den Unternehmensprioritaten

• Politische Belange

• Veranderungen im Management des Auftraggebers

Vorgehensweise bei der Risikoanalyse

Sob aId ein Risikofeid identifiziert ist, wird es in Merlin ais Risikoelement eingetragen und einer Risikoanalyse unterzogen mit dem Ziel, die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie die Risikogruppe zu qualifizieren, die sich einstellt, wenn das Risiko nicht bewaltigt wird.

o Risiko: Risiko Ins pektm

A ~ I I .. Tile l

Ris ikog ruppe

Wa hrschei III icl1 ke it

Ri s i 1:<0 khl 5 se

.. En tde ( kt \Ion

.. Ve rant wo rtHch

• Ris ikobeschreibung

Bes chrei bu ng

.. Auswir kungen

.. Ris ikofa ktor

.. Aktionen zum Ri.s iko

.. Ris iko - Abschluss

Budget noc h nicnt freigege b€

[ Bu s i lle .~s

[ 50%

[ Akzeptie rt

[ieter

Liieill

E~ ist mog lich , dass \lor ·dem Start der Entrwiclklullgl das Budget noch nicht freigege be n wurde .

Ein neu aufgenommenes Risiko

Dies geschieht, indem Sie zunachst die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts schatzen und anschlieBend die sich aus diesem Vorfall ergebenden Auswirkungen auswahien.

Die Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit kann dabei von friiheren Erfahrungen in ahnlichen Projekten abgeleitet oder von externen Beratern vorgeschiagen werden.


Die H6he der Auswirkungen bei Risikoeintritt muss ebenfalls ausgewiesen werden. Diese Auswirkungen beziehen sich jeweils auf Inhalt/Qualitat, Kosten und Termine und immer auf das gesamte Projekt.

Die folgende Darstellung zeigt die in Merlin verwendete Matrix zur Feststellung der Auswirkungen eines speziellen Risikos.

Auswirkung auf das Projektziel

Inhaltlich

Kosten

Termine

Sehr niedrig (1 Punkt)

Kaum erkenn-

bare Minde-

rung

Unbedeutende

Kosten-

steigerung

Unbedeutende

Termin-

verzogerung

Niedrig (2 Punkte)

Nur

geringfUgige

Minderungen

< 1% Kosten-

steigerung

> 2% Termin-

verzogerung

Methoden zur Risikoanalyse

Urn ein Risiko auf der oben dargestellten Matrix einordnen zu k6nnen, ist es oft erforderlich, einige weitere Analyseschritte zu unternehmen. Dies k6nnen z. B. PerformanceSimulationen, Kostenberechnungen sowie Qualitatsanalysen sein.

Die Konsequenzen der Fehlfunktion miissen dann hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Inhalt, Termine und Kosten iiberpriift werden. Diese Erkenntnisse werden im Inspektor des Risikoelements eingetragen.

Inhalt [ Ce ri ngiJ g ige Mill dem ng i ~ I Ko.sten [ 1- 2% KQste ns.teiger ung ~ I Term in [ > 10% Term inver zoge rung ~ I

Risikopriorisierung

Die Auswirkungen eines Risikos

hinsichtlich Inhalt. Kosten und Termine

Diese Phase des Risikomanagementprozesses umfasst die Einordnung der einzelnen Risiken in eine priorisierte Reihenfolge. Die Risiken werden durch die Kombination von zwei Werten kategorisiert, die im Zuge der Risikoanalyse ermittelt wurden. Diese Werte sind:

• Eintrittswahrscheinlichkeit

• Auswirkung (Tragweite) auf Inhalt, Kosten und Termine

Jedes Risiko wird abhangig von den unten aufgefiihrten Regeln einer von drei Kategorien hoch, mittel oder niedrig zugewiesen. So bald Risiken kategorisiert sind, werden nur dieje-

127


128

nigen mit hoher oder mittlerer Einstufung als mogliche Haupteinflussnehmer auf das Projekt betrachtet. Diese Risiken werden dann Gegenstand formeller Risikominimierungsprogramme.

Die folgenden Regeln bestimmen die Art eines Risikos. Ein Risikofaktor wird automatisch mithilfe eines Punktesystems in der Datenbank ermittelt, das auf dem Zusammenwirken von Eintrittswahrscheinlichkeit und den Auswirkungen auf Inhalt/Umfang/Qualitat, Kosten und Termine basiert. Der sich daraus ergebende Risikowert (siehe unten stehende Matrix) legt fest, ob ein Risiko als hoch, mittel oder niedrig eingestuft wird; und daraus wiederum leitet sich ab, wer die Verantwortung tragt, dieses Risiko zu bewaltigen.

Hinweis zum Risikomanagement

Als besonderen Bonus erlauben wir Ihnen einen Einblick in "das Herz von Merlin". Die folgende Tabelle zeigt den Rechenweg, wie ein Risiko in Merlin bewertet wird.

Das Punktesystem zur Ermittlung des Risikowertes basiert in Merlin auf folgenden Kriterien:

• Eintrittswahrscheinlichkeit Ein Zehntel als Prozentwert (z.B. 70% = 7 Punkte)

• Auswirkungjeweils auf Umfang. Kosten und Termine

• Sehr hoch: 5 Punkte

• Hoch: 4 Punkte

• Mittel: 3 Punkte

• Niedrig: 2 Punkte

• Sehr niedrig: 1 Punkt

EintriUswahrscheinlichkeitlTragweite (Summe aus KostenlTermin/Liefer-l Leistungsumfang)

1 2 3 4 .......... 111111 .. 111111 100% 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

90% 10 11 12 13 111 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

80% 9 10 11 12 III 15 16 17 18 19 20 21 22 23

70% 8 9 10 11 12 III 15 16 17 18 19 20 21 22

60% 7 8 9 10 11 12 III 15 16 17 18 19 20 21

50% 6 7 8 9 10 11 12 III 15 16 17 18 19 20

40% 5 6 7 8 9 10 11 12 III 15 16 17 18 19

30% 4 5 6 7 8 9 10 11 12 III 15 16 17 18

20% 4 5 6 7 8 9 10 11 12 III 15 16 17

10% 4 5 6 7 8 9 10 11 12 111111 15 16

Beispiel: Ein Risiko wird bewertet mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit von 40%, einer hohen Auswirkung auf den Liefer-/Leistungsumfang (4 Punkte), einer sehr hohen Auswir-


kung auf die Kosten (5 Punkte) und mittlerer Auswirkung auf die Termine (3 Punkte). Die Summe der Punkte betragt 16. Das Risiko wird also als "hoch" eingestuft.

Das berechnete Risiko wird im Inspektor und im Elementebereich durch eine Fahne dargestellt. Die Farben bedeuten:

Geringes Risiko Mittleres Risiko Hohes Risiko

Tipp , • Sollten Sie eine Rot-Griin-Sehschwache haben oder aus einem anderen Grund die Farben nieht

unterscheiden k6nnen, ist in den Einstellungen der Schalter .. Farben als Formen anzeigen" fUr Sie sieher hilfreieh. Er wirkt sieh programmweit und iiber alle Projekte aus.

Behandlung der Risiken

AbschlieBend sollten wir noch einmal kurz beleuchten, was mit einem erkannten Risiko passieren muss. Die Risikokategorien sollten nach folgender Vorgehensweise gehandhabt werden:

• Niedriges Risiko Risikowert von 1 bis 7: Handhabung mit herkbmmlichen Managementmethoden.

• Mittleres Risiko Risikowert von 8 bis 14: Das Risiko sollte minimiert werden. Die Dberwachung kann im Rahmen der normalen Projektmanagementprozesse durchgefiihrt werden.

• "ohe Risiken Risikowert von 15 bis 25: Hier muss das Risiko ebenfalls minimiert werden, aber die-se Art von Risiken muss vom Team regelmaBig tiberwacht werden, bis das Risiko ausreichen gemindert oder nicht mehr vorhanden ist.

RisikoOberwachung

Urn sicherzustellen, dass die Risikominderungsplane effektiv sind, ist eine kontinuierliche Dberwachung der einzelnen Plane erforderlich. Dazu gehen der Risikomanager und der betroffene Verantwortliche regelmaBig den Status der Risiken durch und berichten tiber dies en Status an den Projektmanager. Der Zweck dieser Besprechungen besteht darin, die Wirksamkeit der einzelnen Risiken und der Minderungsplane zu analysieren und jede zusatzliche MaBnahme zu bestimmen, die erforderlich ist, urn den Erfolg des Risikoreduzierungsprogramms sicherzustellen. Dies erfolgt tiblicherweise im Rahmen der Projektfortschrittsbesprechungen.

129


Risi kocontroll i n9

Der Schliissel zum Erfolgjedes Risikomanagements ist eine kontinuierliche Neubewertung und Neueinstufung der identifizierten Risiken. Dies erfolgt als integraler Bestandteil des Projektcontrolling-Zyklus, in dem Informationen aus den Dberwachungsmeetings genutzt werden .

• Ri si ko - Absch l uss

Risiko ist eingetrete n 0

Zeitve rzug

I<cmte n

Ce lem te l elktionen

Die Mbglichkeit, dass ein Risiko eingetreten

ist, kann mit seinen Auswirkungen ebenfalls

im Inspektor erfasst werden.

Risiken neu zu bewerten ist besonders dann wichtig, wenn im Projekt oder in einzelnen Arbeitspaketen graB ere Anderungen auftreten. Wenn die Inhalte von Arbeitspaketen geandert werden sollen, treten vielleicht neue Risiken auf, verandern sich alte Risiken oder sind eventuell nicht mehr relevant.

3.8 Budgets und Kosten

130

Ein weiterer Bestandteil des magischen Dreiecks sind die Kosten. In Merlin ziehen sich die Kosten von dem Projektbudget tiber die Vorgangskosten, die Ressourcenkosten bis hin zu den Elementkosten. Das heiBt, im Grunde wird in Merlin eine einfache Rechnung aufgemacht:

Budgets

• Vorgangskosten

• Ressourcenkosten

• Elementkosten

3.8.1 Projektbudgets

Wenn ein Projekt startet, kann es grundsatzlich zwei Situationen hinsichtlich der Finanzen geben:

• Ein Budget ist vorgegeben.

• Das benatigte Budget muss noch ermittelt werden.

1st das Budget vorgegeben, reden wir von einer sogenannten Top-down-Verteilung. Das heiBt, das Budget wird ausgehend von der Projektzeile nach unten auf die Phasen verteilt.


Top -down -Verteilung von Budgets

bffnen Sie bitte das Beispielprojekt "Projektfinanzen", und bffnen Sie das Spaltenset Budget-Planung.

-( #

# , achio lg€r

# Vorganger

% E.rledligll

AlIslast urlg·s- Ve rzogerungi

Bas i s kO.,!e n

Basisko.>!en T,eilsumme

Bas i s koMe nf.) ii i 9 keit

Bean tragtes Budg et

Budg€t beanuagende ReSSOUf,ce

Bu d g€t 9 en ehmige ndle Re ssou ree

Kosle nerwarw ngen

Ressourcen- Einsat zp lamm g

Soli - Ist- ostenv€rg ~eich

Standard

Zeit - Repor! i tlg (a bs 01 ut)

Zeit - Repor! i tlg (pro ze ntu al)

l eit p lanu tlg

Nur T it el+ lnio

Speichern . . Ve l\ ... a~le n . _

I

I

Nach einem Rechtsklick mit der

Maus auf einen beliebigen

Tabellenkopf erscheint ein Kontextmenu, in dem Sie das

Spaltenset "Budget-Planung" auswahlen kbnnen.

Wann immer Sie mit einem vorgegebenen Budget arbeiten, konnen Sie zwei Wege wahlen:

• Mit der Abbildung der Budget-Beantragung

• Ohne die Abbildung der Budget-Beantragung

Ersteres wird in den Fallen gemacht, bei denen Sie den Antragsweg dokumentieren mussen. Hier kann ein beantragter Betrag mit der anfragenden und genehmigenden Person eingetragen werden. Neben dem abschlieBenden Status konnen auch ein differierender Betrag und die dazugehorige Begrundung eingegeben werden.

Hinweis zum Antragsverlauf des Budgets

Auch wenn es Ihnen zuerst zu trivial erscheint, diese Werte einzugeben. hat es seinen guten Grund. Projektmanagement ist zu einem GroBteil Dakumentatian. Und wenn diese Informatianen fUr kiinftige Projekte hilfreich sind. hat sie seinen Zweck erfUllt.

o Ptroj ekt : Finan z"n Inspl!ktor

... Bud ge t

Be" n tra gt er Bel l'.ag 20 0 .000,OOE

An ra gende Per son Hei n

C€n en m igend€ P€ rson P'et er

• Status [ G€ n€h m igt

• Cen ehm igt er Betrag lO O.OOO,OOE

Wiedlervor lage D Inf orm at ion Ku nde red izierte de ll

L€ist ungl5um ian g, ·dahe r e in g.er in geres Budg€t.

Das Budget eines Projekts mit dokumentiertem

Antragsweg

131


132

Sie k6nnen sich die Sache naturlich auch einfach machen, wenn es keine Rolle spielt, wie das Budget zustande gekommen ist. In diesem Fall klappen Sie im Inspektor die Gruppe Budgetzu und trag en nur den Wert ein. Er wird automatisch im genehmigten Budget gesichert.

o Projieh: Finanzil:n Inspilktor

.. Bud get l 00.000,OO€ Das Budget eines Projekts als definierter Betrag

Konzentrieren Sie sich bitte jetzt auf die Vorgangsansicht. Der Inspektor kann fUr die nachsten Arbeitschritte sogar ausgeblendet werden.

Fuhren Sie in der Zeile der Phase 1 in der Zelle Genehmigtes Budget einen Doppelklick aus und geben bitte Wert von 25.000 in die Zelle ein. Mit der Enter-Taste bestatigen Sie den Wert, und die Zelle schlieBt das Bearbeiten abo

AnschlieBend sehen Sie, was Merlin aus Ihrer Eingabe macht.

.... Vorgange

# Info Titel

o 00 ..,. 0 Projektfinanzen

Phas. 1

I Genehmigtes Budget

lOO.OOO,OOt

25 .0 00.00£

Genehmigtes Budget absolut

10O.OOO,OO€

25 000 OOE

+. ,= ,-I Genehmigtes 8LJd~:tn~~:i~:~I~ I Budget verteilt

25.000,0010. 75.000,00

25 aoo.oot:

• Ii'ii '{Q, •

Geplante Kosten

Budget/Ce plante Kosten-Saldo

lOO.OOO,OOf

25000 ODE

Die Berechnungen nach einem eingegebenen Budget werden durch blau hinterlegte Zellen sichtbar .

• In der Projektzeile:

• Das genehmigte Budget absoluthat den gleichen Wert von 100.000 €.

• Das genehmigte Budget verteiJt hat den Wert 25.000 €, da diese an die Phase 1 verteilt wurden.

• Das genehmigte Budget unverteilt hat den Wert 75.000 €, da das die Differenz zum genehmigten Budget absolut ist.

• Der Budget/geplante Kosten-Saldo betragt 100.000 €, da noch keine Kosten eingetrag en wurden.

• In der Zeile Phase 1:

• Das genehmigte Budget absoluthat den gleichen Wert von 25.000 €

• Das genehmigte Budget unverteiJt hat den Wert 25.000 €, da es keine Differenz zum genehmigte Budget absolut gibt.

Sie sehen, bei dieser Arbeitsweise verhalt sich Merlin wie ein Tabellenblatt in MS Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation. So k6nnen Sie jetzt das Budget "nach unten" auf die einzelnen Phasen verteilen.

Eine Besonderheit sind relative Werte. Sie k6nnen sogar Prozentwerte eingeben. Aber auch diese Funktion ist sehr einfach zu verstehen. Es wird immer ein Bezug zu der daruberstehenden Gruppe hergestellt. Das heiBt in dies em Fall das Projekt.

3,8 Budgets und Kosten

.. + Vorgange

# Info

000

Titel I Genehmigtes I

-~-~ .. 0 Plrojektfinanzen lOO,OOO,OOt

25 .000,00£

SO %

Phase 1

~ Phase l

Genehmigtes Budgetabs~

100.OOO,OO€

25.000,00£

50.000,OO€

Genehmigtes Budget 'lJerteilt

75.000,00

+. '

25.000,00

25.000,00£

50.000,OOt:

\' o. Geplante Budget fGeplante

Kosten Kosten - Saldo

100.000,OOt

25.000,DO£

50.000,OOt:

~

Enthalt die Eingabe ein Prozentzeichen, rechnet Merlin in relativen Werten vom Projekt.

Klappen Sie nun die Phase 2 auf, kbnnen Sie das verteilte Budget der Phase 2 auf die - in dies em Fall- Vorgange verteilen. Hier auch ein Beispiel:

.. + Vorgange +. Il'ii . ~Q, • O. # Info Titel I Genehmigtes Genehmigtes I Genehmigtes GenehmigtLes I Geplante Budget fGeplante

Budget Budget abso lut Budget 'lJerteilt ~eneilt ..... Kosten Kosten-Saldo

000 .. 0 Plroje ktfi nanzen lOO,OOO,OOt 100.000,OO€ 75.000,OO€ 25.000,OO€ lOO.OOO,OOt

Ph",. I 25 .000 ,00': 25.000.00£ 25.000,00£ 25.000,DO£

'" Phase 2 50 % 50.000,OOt: 50.000,OOt: Ot: 50.000,OOt:

Erster Vorgang 10.000.00£ 1O.000,OOE 10.000,OOE 10.000,00£

Zwe iter Vorgang 45 % 22.500,00£ 22.500,00£ 22.500.00£

Dritte r Vorg atl 9 1 7.500. 00£ 17500,uOE \7.5000OE 17.500.0OE

Verteilte Budgets kbnnen in Vorgangsgruppen weiter nach unten verteilt werden.

Den letzten Fall, den wir in dies em Zusammenhang beschreiben mbchten, ist der, wenn Sie mehr Geld budgetieren, als zur Verfiigung steht.

Ahnlich wie schon bei den Zeitbudgets, kann auch ein finanzielles Budget iiberzogen werden. In dem Fall wird auch hier der Inhalt der entsprechenden Zelle gelb und mit der Warnung "Die Budgetsumme iiberschreitet den genehmigten Betrag" ausgegeben.

.. + Vorgange +. ~Q, • O. # Info Titel Genehmigtes Genehmigtes Genehmigtes GenehmigtLes Geplante Budget f Geplante

~ Budgetabs~ Budget 'lJerteilt 8LJdget un'IJerteilt Kosten Kosten-Saldo

D 0 00 "'O p 100.00D,OOt

Pho," I 25 .000 ,00£ 25.000.00£ 25.000,00£ 25.000,00£

,. Phase 2 50 % 50.000,OO€ 50.000,OOf: Ot: 50.000,OOt:

Erster Vorgang 10.000.00£ 1O.000.0OE 1O.000,OOE 10.000.00£

Zwe iter Vorgang 45 % 22.500,00£ 22.500,00£ 22.500,00£

Dritte r Vorg atl g 1 7.500,00£ 17500.00£ 17.500,00£ 17.500,00£

Phase 3 300.000. 00E ]OO.OOO.OOE ]OO.OOO.OOE 300.000.00£

Es wird eine Warnung ausgegeben, wenn ein Budget den genehmigten Betrag uberschreitet.

Mit dieser Technik kbnnen Sie jetzt in allen Arten von Projekten mit einem vorgegebenen Budget arbeiten. ,

• Tipp

Sie stellen siehj etzt sieher die Frage. wie tief man ein Budget verteilen solI. In der Praxis ha

ben sieh ein bis zwei Ebenen als sehr sinnvoll herausgestellt. Natiirlieh kann man so tief verteilen. wie man moehte.

133


134

Bottom -up -Berechnung von Budgets

Kommen wir jetzt zum umgekehrten Fall, sagt uns schon der Name, dass hier nicht mehr viel verteilt, sondern nur noch berechnet wird. Das Thema ist - nach Kenntnis der Topdown-Verteilung - sehr einfach zu handhaben. Lassen Sie einfach nur das genehmigte Budget in der Projektzeile frei und trag en nur die zu ben6tigten Budgets in den einzelnen Phasen ein. Schon rechnet Merlin diese zusammen, und Sie haben das ben6tigte Budget in der Zelle genehmigtes Budget verteilt des Projekts.

Nachdem ein Budget nun vorliegt, k6nnen wir es ausgeben. Dabei k6nnen Kosten als Gegenstuck an Vorgange, Ressourcen und naturlich auch an die Elemente gehangt werden.

3.8.2 Kosten an Vorgangen

Auf dem Tab Finanzen des Inspektors findet sich fUr jeden Vorgang eine Aufklappgruppe Basiskosten:

i. Basiskostcn Ii Die Basiskosten im Inspektor als zugeklappte Gruppe

Diese Gruppe hat zwei Funktionen. Zum einen kann man einen Wert eingeben. Der wird als Wahrungsbetrag formatiert und dann als Summe fUr die Basiskosten verwendet.

Zum anderen kommt man aber nicht mit einer Summe aus, sondern muss viele Betrage auf einem Vorgang verwalten. Urn dieses zu realisieren, klappt man einfach die Gruppe Basiskosten auf und erhalt eine Tabelle. In diese fUgt man mit dem Plus-Knopf eine neue Zeile ein, die dann ausgefUllt werden kann.

... Basi skos~cn

Koste npos iti on .... fi;t'r.ag

RE. 1234567 89 0 1.79B,50 €

RE. 23 4567 8901 2 .B99,99€

[ Anteilig faJ lig

Wirklich --

Die Basiskosten im Inspektor als

aufgeklappte Gruppe

In der Spalte Kostenposition k6nnen Sie eine freie Eingabe vornehmen. Das kann eine Rechnungsnummer oder auch nur ein Hinweis auf die Kostenposition sein. Der Betrag folgt in der nachsten Spalte. Die dritte Spalte ist mit dem Titel WirkJich fUr die Aufnahme der wirklichen Werte vorbereitet. Die Summe aller Betrage wird in der Spalte Basiskosten ausgegeben. Diese ist auch zu sehen, wenn man die Gruppe Basiskosten wieder zuklappt.

Eine Besonderheit ist die Falligkeit. Das Aufklappmenu steht zu Beginn immer auf AnteiJig iallig. Das bedeutet, die eingetragenen Kosten fallen im Laufe der Vorgangsdauer an. Es k6nnen vier unterschiedliche Falligkeiten vorgegeben werden:


• Anteilig fiillig Die eingetragenen Kosten fallen im Laufe der Vorgangsdauer an.

• Fallig zu Beginn Die eingetragenen Kosten fallen zu Beginn des Vorgangs an.

• Fallig am Ende Die eingetragenen Kosten fallen zum Ende des Vorgangs an.

• Fallig sofort Die eingetragenen Kosten fallen zu Beginn des Projekts an.

Urn in der Tabelle Zeilen zu l6schen, selektiert man die entsprechende Zeile und betatigt dann nur noch - wie in allen Tabellen von Merlin - die Entf.-Taste.

3.8.3 Kosten an Ressourcen

Der nachste Faktor, der Kosten in Projekten erzeugt, sind die Ressourcen. Diese wollen am Ende immer bezahlt werden. Sie k6nnen in Merlin die unterschiedlichsten Situationen abbilden. 1m einfachsten Fall stellt Merlin im Inspektor einer Ressource die Kosten sehr einfach dar.

I I> Ko sten ISO,OO€l 5t u nd e II Die Ressourcenkosten im Inspektor als zugeklappte Gruppe

Tragen Sie hier einen Wert ein, rechnet Merlin fUr diese Ressource einfach einen Stundensatz von 50,00 €.

Leider ist die Projektwelt nicht immer so einfach. Daher muss fUr etwas mehr Flexibilitat die Gruppe aufgeklappt werden .

.. KO.stern

Standa rdsatz ISO,OO€/5t unde

Mehrarbei t ~satz 17S ,OO€/5t unde

Ko~ten pro Proj,ekt IOE

Ko~ten pro Einsatz r-I I-OO-,-OO-€----~

Fa ll igke it

.. Wirklich

[ Anteilig Die Ressourcenkosten im Inspektor als aufgeklappte

Gruppe

In der Situation wurde folgende Kosten abgebildet. Die Ressource kostet regular 50,00 €

pro Stunde, berechnet aber fUr Dberstunden 75,00 €. In dies em Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, in welch en Zeiteinheiten Sie die Ressourcen planen k6nnen. Auch hier macht es Merlin einfach: Alle Zeiteinheiten, die Sie in Merlin bereits bei der Vorgangsplanung kennengelernt haben, k6nnen auch fUr die Ressourcenkosten verwendet werden. Bevor Sie jetzt aber weiter vorne in dies em Kapitel suchen miissen, hier noch einmal auf die Schnelle:

135


136

• Jahre

• Monate

• Wochen

• Tage

• Stunden

• Minuten

• Sekunden

Die Kosten pro Einsatz betragen 100,00 €. Damit werden fUr jeden einzelnen Vorgang einmalig 100,00 € addiert. Das wird oft fUr Fahrtkosten oder andere Pauschalen gemacht. Die Falligkeit gibt - wie zuvor bei den Basiskosten - an, wann die Ressourcenkosten anfallen.

Nehmen Sie in dem Beispiel "Projektfinanzen" den erst en Vorgang der Phase 2. Hier wurde als ausfUhrende Ressource der "Hein" zugewiesen. Mit den oben abgebildeten Kosten kommt der Vorgang auf 500,00 € geplante Arbeitskosten. Also acht Stunden a 50,00 € ergeben 400,00 €, zuzuglich der 100,00 € Kosten pro Einsatz ergeben die zuvor ermittelten 500,00 €. Dieses Ergebnis k6nnen Sie sich auch im Inspektor des Vorgangs auf dem Tab Finanzen ansehen:

o Vorgang: Fimallz@n Inspektor

., Bu dget 110.000 00E

., BIld'get-Er'g e bn i s,se

., Rasii skositeln l

., Errwalrtet.e li{o sten

• ,Cep lante IKost,en

G~ n~ hm i g1res Il LJdlget I O.OOO,OO€

- lias. i skoo5ten

- Arb~ itskQSt~ n 500 ,OOE

- Ele mentko:stell

= 5aldQ 9.500,OO{

., Wirr k l iche li{osten

Pauschale Ressourcenkosten

Die geplante Budget-/Kosten-Situation

im Uberblick

Eine komplett andere Situation stellt sich dar, wenn Sie die Ressourcen pauschal entlohnen. Urn das in Merlin abzubilden, sind folgende Eingaben notwendig.


• Ko.ste l;ll

Standardsatz

Mehra rbeit5s atz

Kco .~te l1 pro Proj,ekt

Kco .~te l1 pro nsatz

Fallig !< f it

~ Wil'klich

OE{Stufld e

OE{Stufld e

9 .999, 99€

OE

[ Antei lig

Pauschale Ressourcenkosten im Inspektor

Sowohl der Standardsatz als auch der Mehrarbeitssatz sind nicht ausgefUllt. Sie bleiben auf 0 €/Stunde stehen. Dagegen wurde in dem Feld Kosten pro Projekt ein Betrag von 9.999,99 € eingetragen.

Das heiBt, diese Ressource wird fUr das gesamte Projekt mit 9.999,99 € bezahlt, unabhangig ob das Projekt einen Tag, eine Woche oder ein Jahr dauert. Mit der erst en Zuweisung werden diese Kosten auf die Arbeitskosten des Projekts - nicht des Vorgangs, zu dem die Ressource zugewiesen ist - aufgeschlagen.

Wenn Sie beides verwenden, also einen Standardsatz und einen Pauschalsatz, werden auch beide Kostenvarianten verwendet, der Standardsatz auf dem Vorgang und der Pauschalsatz auf dem Projekt.

Wirkliche Ressourcenkosten

Haben wir schon erwahnt, dass im Projektmanagement die Planung und die Wirklichkeit nicht immer ubereinstimmen? Das trifft auch leider oft auf die gesamte Kostensituation und im Speziellen die Ressourcenkosten zu. Sie bekommen fUr Projekte fein ausgearbeitete Angebote, auf denen Sie das kalkulieren, und wenn dann die erst en Rechnungen eingehen, sehen Sie plbtzlich ganz andere Zahlen. Wir mochten im Folgenden die rechtliche Situation komplett auBer Acht lassen und einfach nur darauf reagieren, denn auch hier tritt wieder eine wichtige Tatsache in Kraft: Projektmanagement ist zu groBen Teilen einfache Dokumentation.

Angenommen, in unserem Beispiel "Projektfinanzen" hat Hein seine Arbeit fUr 50,00 € pro Stunde angeboten. Nach den ersten erledigten Vorgangen spricht er Sie an und sagt, dass er die gewunschte Qualitat nur fUr 75,00 € pro Stunde erzielen kann.

In dies em Fall klappen Sie die Gruppe Wirklich innerhalb der Kosten auf und trag en die geanderten Werte ein.

137


138

• Kos ten

Standardsatz

Mehrarbeit~s atz

~o .~te n pro Proj,ekt

~o .~te n pro Einsatz

Fali ig!<€it

• Wirklich

Standardsatz

Mehrarbeit ~s atz

~o .~te n pro - tiS atz

so ,OOEI St u ndle

75,.oOE/ Stundie

OE

I OO,.oOE

[ Antei lig

75 •. 00E/ St undle Wirkliche Ressourcenkosten, abweichend

von den geplanten Ressourcenkosten, im

Inspektor

Jetzt finden Sie im Vorgangsinspektor fUr "Erster Vorgang" folgende Situation wieder. In der Gruppe geplante Kosten steht weiterhin die Summe auf Basis der Planung. Dagegen sind aber die wirklichen Kosten in der Zeile der Arbeitskosten noch leer.

• Cep lante Konen

'G€ n€hmigtes Budlget 10.000,OO€

- lias i s"'o .~ten

- Arb€its kost€ n SOO ,OO€

- EI€mef1lt !<ostell

= Saldo 9.500,OO€

• Wiirkl iche Kost en

'G€ n€hmigtes Budlg,et 10.000,OOE

- lias i s"'o .~ten

- Arb€its kost€ n

- EI€mef1lt !<ostell

= Saldo lO.OOO,OO€ Der Vergleich geplanter und wirklicher Kosten

im Inspektor

Warum? Die Antwort ist einfach. Es wurde noch gar nicht gearbeitet - zumindest weiB Merlin noch nichts davon. Die wirklichen Kosten werden erst berechnet, wenn ein Vorgang eine wirkliche Arbeit enthalt. Und das unabhangig davon, ob prozentuale oder absolute Werte verwendet wurden.

Setzen Sie den Vorgang auf 50% erledigt, erscheint umgehend in der Zeile der wirklichen Arbeitskosten 400,00 €. Das sind vier Stun den a 75,00 € plus 100,00 € Kosten pro Einsatz.

A Stundenerfassung

In diesem Zusammenhang wird schon mal nach einer Stundenerfassung in Merlin gefragt. Leider ist das zurzeit nicht moglich: Merlin 2 hat keine Erfassung von wirklichen Stunden.


3.8.4 Kosten an Elementen

Nach den Kosten an den Vorgangen und den Ressourcen fehlen nur noch die Kosten an Elementen. Das Thema ist sehr einfach, da alle Elemente die gleichen Funktionen in den

Kosten haben. Es werden alle Kosten in einem eigenen Tab Kosten verwaltet.

Der Kosteninspektor fOr Elemente

Wechseln Sie - unabhangig vom Element - auf den zweiten Tab, finden Sie in der Hauptsache eine Tabelle, in der alle Kosten, die sich auf ein Element beziehen, eingegeben wer

den konnen.

o Informat ion: K,o~ten In5pektor

D I ~ l ~ I ~ K05te npo~ i t i on . '[Eletrag Wirklich -Le klorat~ko slen 1. 500,OO€

[ ArIleilig fallig I ~ l 0 Tild [ I.e kloratsko ~Ien [

~I rag 1 LSOO,OO€ 1 Wir klil::he r BC lrag [ [

Abrechenba r 0 Art [ Beratu ng ~ ; I Kanlo 15599 1 Status [ Ce ne hmigt I ; I ... oln [Eeter ~ .. 1 Der Kosteninspektor fUr Elemente

Die Eingabe neuer Kostenpositionen funktioniert wie ublich. Ein Mausklick auf den PlusKnopf legt eine neue Zeile an. In den Feldern unterhab der Tabelle oder auch in der TabelIe selbst konnen Sie die Informationen eingeben und andern. Selektieren Sie eine Zeile und drucken die Entf.- oder Ruckloschtaste, wird diese Zeile geloscht.

Aber auch die einzelnen Felder sollten intuitiv zu verstehen sein. Hier ein kurzes Beispiel passend zu dem letzten Bild (auch im Projekt "Projektfinanzen" zu finden).

Angenommen Sie stellen fest, dass die Spezifikationen im Projekt ein Lektorat benotigen. So legen Sie, nach der Information durch den Kunden, ein solches Element an. Da in diesem Fall das Lektorat nicht intern durchgefiihrt werden kann, werden auch Kosten entste

hen. In einer schnellen Recherche ermitteln Sie einen Betrag von 1.500,00 €. Diese legen Sie als Lektoratskosten an. Die weiteren Felder Art, Konto und Status dienen in diesem

Fall der Klassifizierung der Kostenposition.

139


140

Zusammenfassung der Elementkosten

In der Liste aller Elementarten werden alle Kostenpositionen eines Elements zusammengefasst in der Spalte Kosten ausgegeben.

Die Summe aller Elemente werden in dem Objekt, an dem die Elemente hangen, summiert. Sind diese an einen Vorgang angehangt, erscheint fUr den Vorgang in der Spalte ElementeKosten die Summe der angehangten Elemente.

SchlieBlich wird - wie alle anderen Kosten auch - die Summe aller Elemente auf dem Projekt summiert. Aber das bringt uns direkt zum nachsten Punkt.

3.8.5 Kostenauswertungen

Urn die Kosten - gleich ob geplant oder wirklich - uberblicken zu kbnnen, muss es mbg

lich sein, diese als Bericht an Dritte zu ubergeben. In Merlin sind dafUr zwei eigene Berichte vorbereitet.

• Budget-Kosten-Saldo

• Kostenverteilung

In dem ersten Bericht werden alle Kosten des Projekts aufgestellt und zusatzlich als Crafik verdeutlicht.

In den Optionen kbnnen Sie einstellen, ob

• die geplanten Werte,

• die wirklichen Werte

• oder beide Wertegruppen

ausgegeben werden. Zusatzlich kbnnen Sie die Farben Ihrem gewunschten Farbschema anpassen. Wie ublich kbnnen auch das Projektbild und der Projektstempel ausgeblendet werden. Wie grundsatzlich bei allen Berichten, ist es auch hier wieder mbglich, dies en direkt an Ihr Mailprogramm zu ubergeben. Alternativ kann der fertige Bericht auch wieder als HTML- oder als PDF -Datei gesichert werden. Eine Ubergabe an Ihren Drucker ist naturlich auch hier mbglich.


Bcricht

o [[] ,",ariage Option"n Aktualisiere.n

Projektnamc

C:::;~p l :a.nt: Starl - E.inde

frwarlet: 'itart - Ende

Proj ektfinanzcn

31.0&. 20~9 08:00 - 04 . .D9.W09 1700 (l Woche ? Arbeit)

31.0&. 2009 08:00 - 04,09.W09 17:00 (4 St unden done)

Budget! Kosten - Saldo

Ph"., e 1

Pha,e ~ pha,,, 3

Total

500]0£

~OO]OC

100JOC

200JO€

100]0£

]7 %

10 %

Ph:lS-1! 1

25.000,OOlO

50 ,000,00lO l.5 37,00E

25,000,00lO

100.000,0 01': 1., 3 7,OO€

Ph ... 2

CJ

Erzeuge E- Mail Siehen Drucken

Merl;

25.000,OO€

50B,00E ]1) ,04 5,00€ 39.955,001':

25.000,OO€

10.507 ,9 9 1': 20.044,,9 9{ 79.955"Ol€

• G€neh migtes Budget

• G€piante Cesamtkost en

Phase 3:

___________________________________________________________________________________ d

Der Bericht Budget/Kosten-Saldo

Der zweite Bericht gibt Ihnen eine Ubersicht, wann Sie mit welchen Kosten zu rechnen haben. Dazu werden die einzelnen Kostenpositionen summiert und auf die Projektlaufzeit verteilt. Da es aber bei sehr langen Projekten sehr problematisch sein kann, diese auf einer festgesetzten Zeiteinheit zu sehen, kann in den Optionen zum Bericht unter anderem die In tervalleinheit eingestellt werden.

141


142

Zur VerfUgung stehen:

• Stunden

• Tage • Kalenderwochen

• Monate

• Quartale

• Jahre Ob die Werte als absolute Zahlen ausgegeben oder zunachst kumuliert werden, bestimmen Sie mit der Checkbox Werte kumulieren.

[[] Wahlen Sie thre Optionen

Interval lei l1 luil [ T.1I ge

Wer le kLlm~ ll i(!rcn B1

Stldgl!l I I EJrwll r~ele Ressourcenkost.en I I El emcntkosMn ~

Sudgel{Cost Bala nce I II P'fuj"klb, ld [!J

Pirojc ktstem pc I

( Abbmhetl ) t OK j ______________________________________________ ~.d

3.8.6 Kosten an MS Excel Obergeben

Die Optionen im

Kostenverteilungsbericht

Die beiden Berichte werden einen groBen Teil der Wunsche im Berichtswesen erfUllen. Trotzdem wird es immer Spezialfalle geben, die eine manuelle Auswertung notwendig machen. HierfUr bieten sich Tabellenkalkulationen wie z. B. Apple Numbers oder Microsoft Excel an.

DatenObergabe per Export & Import

Der zunachst offensichtliche Weg, Daten an eine Tabellenkalkulation zu ubergeben, ist das Exportieren. Da Merlin nicht das native XLS-Format speichern kann, bietet sich fUr den


Datentransfer das CSV-Format an. In dies em werden alle Informationen als mit Komma

separierte Werte9 gespeichert.

Eine Besonderheit bei diesem Exportformat ist, dass nur die dargestellten Spalten exportiert werden.

Erstellen Sie zum Beispiel ein neues Projekt auf Basis der Vorlage "Einfamilienhaus" und exportieren dieses im CSV-Format, erhalten Sie eine Datei, die in etwa10 so beginnt:

"Title ""Nr"" ""Info"" ""Vorgabe geplan-te Arbeit"" ""Fahnenstatus"" ""Nr Vorganger"" ""Erwarteter Start" " " "Zugewiesene Ressourcen"" " "Prozent Erledigt"" " "Zuwei-sung"" "

"Vorplanung ""02 . 09 . 2009 08:00""

"" 0"""

""Handskizze" " ""02 . 09 . 2009 08:00""

"" 0"""

""Architekt" " ""02 . 09 . 2009 08:00""

""Bauherr" " ""02 . 09 . 2009 08:00""

""1" " " "Architekt"

""2" " " "Architekt"

""3" " 11110%"11

11114"11

11110%"11

II "Auto" II

"Bauherr"ll 11110%"11

""1 Tag"" " Bauherr""

""50 %"" ""1"" "

""50 %"" ""1"" "

II "Auto" II

11110%"11

II "Auto" II

II "Auto" II

""Ausarbeitung erster Vorschlag"" ""5" " ""02 . 09 . 2009 08:00"" ""5 Tage"" ""Auto""

tekt"ll 11110%"11 11110" 1111

""Architekt" " ""02 . 09 . 2009 08:00""

""6" "

" "Archi-

1111100 %"" II "Auto" II

"" 0%"" ""1"""

Offnen Sie die CSV -Datei in MS Excel, und wandeln Sie den Text in SpaJten (im Menu Daten) urn, erhalten Sie folgendes Bild:

9 Kommaseparierte Werte in englischer Sprache: "Comma Separated Values" oder kurz: CSV. Weitere Informationen bei Wikipedia unter: http://de.wikipedia.org/wiki/CSV_(Dateiformat) .

10 Das Datum wird bei Ihnen unterschiedlich sein.

143


144

4 5

6 7

A

n tl e Vorp illnuing

c

Halldskizze Architekt Bauherr

Ausarbeinm g erster Vorschlag Architekt

8 Entwurrsp lanung 9 1l0Cler Plane zeichnen

10 Architekt 11 12 H

14 15 16

17 18 19 20

21 22

Bauantrag Bauherr

Slat ik ersl el len Det <l il planung

Au schreibung

50er Plane ze ichnen Arch il ekl

Gewerl<e Arch itekt Bauherr

Auft ragsverglloe Bauhen

Ausschnitt der in MS Excel importierten CSV-Datei

4

6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Auto 1 Tag Auto

50% Au to 50% Auto

5 Tag e Auto LOCl% Auto

Au to STage Auto

10Cl% Au to 1 Tag Auto

10Cl% Auto 10 Tage Auto

Auto n Tage Auto

10CJ% Auto Auto

n Tage Auto 50% Au to 50% Auto

Au to Auto

Das kann sicher gewollt sein, ist aber aufgrund der Fiille der Informationen nicht unbedingt optimal. Rufen Sie daher in Merlin die Exportfunktion bitte erneut auf:

@ HTTP

MS Project Bi ld Mind Map HTML

Es wird ei n CSV- Dolkument entellt. das in M5 Exc,e.1 lJnd anderen P,rogram me n angesehen und b~ ~rbt it~t Wt rdt n k:ann.

Expo rt ie re mit ReS5ourcen - Zuweis unge n

F~ l d e rtreni'1e mit: [ TablJl .. tor : 1

Feld er eimchlie~e ... mic [ Anrun rung szeic hen ~ 1

zei lenende filr [ Mac j ! I Kodierung: [ Westem (~~ac 0:5 Roman) ; I Da~e isuffix: [ csv ; 1

E?I Mit 5paltenti te ln

[iZJ M~l Gl lederung~ebe en

Ab br eche n ) ( Werter. ,. Die Optionen fUr

den Export im

CSV-Format

• Die Ressourcen-Zuweisungen (oben in Spalte C) k6nnen mit dem gleichnamigen Schalter entfernt werden .

• Die Zeilen fUr Feldtrenner, FeldeinschlieBungen, das Zeilenende, die Kodierung und das Dateisuffix dienen der Anpassung fUr die resultierende Datei. Das ist oft n6tig, wenn die Datei an andere Programme oder Plattformen ubergeben werden solI.


• Die Spaltentitel werden in der ersten Zeile ausgegeben .

• Die Gliederungsebenen stellen die Hierarchie des Projekts und seine Vorgange in der Datei nacho

In der beigelegten Exportdatei "Einfamilienhaus-schlank.csv" haben wir nur die Ressourcenzuweisungen und die Gliederungsebenen deaktiviert. Dadurch bekommt die Darstellung in MS Excel gleich ein ganz anderes Gesicht.

<> A B C 1 Nr Info Tid e 2 1 Vorp lanung 3 2 Handski zze 4 5 Ausarbeitu l'lg erster Vorschlag 5 7 Ent wu rfsp Ian u ng 6 8 lOOer Plane zei( hnen 7 10 Bauan trag 8 12 Slatik erstel len 9 13 lJetailplanung

10 14 50 er Plane zeichnen 11 16 Aus( h re ib ung 12 17 Gewerke 13 20 AUlftragsverg a be 14 22 Finanzieru ng 15 23 Kostenplan 16 25 Fi n an zieru n gs plan 17 27 Ban kg e s p r ach

Ausschnitt der zweiten in MS Excel importierten CSV-Datei

DatenObergabe per Kopieren & EinfOgen

D Vorgabe gep lal'lte A rbeit Fahnen status

1 Tag 5 Tag e

5 Tag e 1 Tag 10 Tage

15 Tage

15 Tage

2 Tag e 2 Tag e 1 Tag

AUlto Amo AUlto AUlto AUlto Amo AUlto AUlto AUlto AUlto AUlto AUlto Amo AUlto AUlto AUlto

In vielen Fallen muss es gar nicht notwendig sein, die Informationen erst zu exportieren, urn sie dann im Zielprogramm zu importieren. Das gute, alte "Kopieren & Einfiigen" auf dem Mac ist in diesem Zusammenhang machtiger, als man zunachst vermuten wird. Ein kleines Beispiel:

Selektieren Sie in dem Projekt "Projektfinanzen" alle Zeilen der Vorgangsansicht mit Befehlstaste + A. Die Projektzeile deselektieren Sie anschlieBend wieder mit einem Mausklick und gehaltener Befehlstaste. Jetzt sollten alle Gruppen und Vorgange im Projekt selektiert sein.

Der Meniibefehl Bearbeiten - Kopieren befbrdert die Daten in die Zwischenablage. Nun starten Sie Numbers oder MS Excel und wahlen dort Bearbeiten - Einsetzenll .

Das Ergebnis ist eine Kopie der Daten aus Merlin - jetzt in Ihrer Tabellenkalkulation. Hier k6nnen Sie nun mit den Daten we iter arbeiten, was immer auch ben6tigt ist.

11 Oder Einfiigen, wie es in MS Excel falschlicherweise bekannt ist.

145


146

Formatierte DatenObergabe

Die schbnsten Tricks haben wir uns fUr den Abschluss der Kosten aufgehoben. , •

Tipp

Das folgende Beispiel ist nicht nur ein wertvoller Tipp fUr die Kostenberichterstattung, sondem vielmehr generell fUr alle Datentabellen aus Merlin.

bffnen Sie ein neues Projekt, zum Beispiel basierend auf der Vorlage .. Einfamilienhaus". Das Gantt-Diagramm brauchen wir jetzt nicht, daher kann er mit der Maus ganz nach rechts geschoben werden, bis er ausgeblendet wird.

In der Vorgangsansicht kbnnen Sie nun die Spalten wie ublich ein- und ausblenden. 1m Projekt .. Kopiervorlage" haben wir fUr Sie ein Beispiel zur VerfUgung gestellt.

1m nachsten Schritt selektieren Sie die Phase Erdgeschoss und die dazugehbrenden sieben Vorgange.

Jetzt kopieren Sie diese nicht wie ublich, sondern wahlen den Menubefehl Bearbeiten -Ais iormatierten Text kopieren.

Starten Sie jetzt TextEdit und fUgen den Text aus der Zwischenablage in das Textfenster ein. Das Ergebnis uberzeugt sofort. Sie kbnnen die Tabelle naturlich wie ublich bearbeiten und formatieren.

Forma.tie rt kopiert und eingefiJgt.rtf

- - -== ] [ Ab~ttalf]d i ... I [ '-i ~le rl "" I " • .. • Til t2 t t6 ~8 ~ lO ~ ~ 12

I 114 116 113 120 I

# Info Titel Erwarteter Erwartetes r ~ledig Zugewfesene Start Ende t R€~sourcen

Erdgescho5s Baggerj IE lektr~ keir; I " Mau re r

Au~nwande maLJ ern 0% Maurer

Innenwand e' mauem I 0% Maurer

An fUl len 0% Bagger

AbstLitzungen hk GeschO~5de(ke I

0% Maurer

Beton platten auA ~ g en 0% Maurer

Elektro-Arbeiten ( Leitungen ilf] Deck e 0% Ele klr ~k€r verlegen) I

Belon ieren der EG Treppe und Decke: 0% Maurer T

________________________________________________________________________ A

Der eingefUgte formatierte Text aus der Zwischenablage in TextEdit

3.9 Viele Projekte

Dieses Vorgehen funktioniert mit den Tabellen in der Vorgangs-, der Ressourcen- und der Auslastungsansicht. Den formatierten Text konnen Sie in allen RTF -fahigen Programmen einsetzenl2 . Darunter fallen zum Beispiel:

• TextEdit

• Mail

So konnen Sie schnell einen Report aus Merlin erstellen und verschicken.

3.9 Viele Projekte

Das Leben eines Projektmanagers konnte so schon sein, wenn er immer nur ein Projekt zurzeit fUhren miisste. Nur ist das leider nicht so. In der Realitat sind es immer viele Projekte gleichzeitig, fUr die man verantwortlich ist.

Aber es gibt auch noch andere Griinde, warum man mit vielen Projekten gleichzeitig umgehen muss. Doch bevor wir tiefer in das Thema einsteigen, miissen wir eine Abgrenzung vornehmen.

Multiprojektmanagement

Ein Multiprojektmanagementliegt immer dann vor, wenn Sie nicht nur viele Projekte leiten, sondern diese inhaltlich in eine gemeinsame Richtung gehen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch oft von Projektportfoliosl3 . Dazu gehoren natiirlich auch Aufgaben, die ein Genehmigungs-, Priif- oder andere Verfahren beinhalten. Sehr oft wird dieses in projektorientierten Unternehmen eingesetzt (Management by Projects).

Viel Projekte durchfOhren

Ganz so weit geht Merlin nicht. In den folgenden Abschnitten werden Sie zwar einige Funktionen kennenlernen, die bei der Verwaltung vieler Projekte hilfreich sind, aber von einem echten Multiprojektmanagement kann man hier nicht sprechen.

Das Ziel in Merlin war es viel mehr, den Anwender in die Lage zu versetzen, einen Dberblick zu bekommen. Man soll sehen konnen, was gerade an Projekten lauft und wie der aktuelle Stand ist. Auch einen erst en Einblick in die Auslastung von Ressourcen, die in vielen Projekten eingesetzt sind, soll moglich sein. Und genau das ist es, was Merlin perfekt leistet.

12 Auch wenn man meinen saUte. dass MS Word eine RTF-fiihige Textverarbeitung ist, wird in der Zwischenablage enthaltener Text immer nur unformatiert eingesetzt.

13 Siehe auch bei Wikipedia unter http://de.wikipedia.org/wikilProjektportfalia

147


148

Projekt zusammenfassen

Die Hauptfunktion ist im Menu AbJage - Projekte zusammenfassen. .. Mit dieser wird eine Anzahl von Projekten in einem sogenannten Hauptprojekt zusammengefasst.

Projekte zusammenfassen

Sie konne ll in Merlin einzeln e Proj ekte in eill em Dokument zusammellfasse rl . Die Pmje kte werden in dem neuen Dokumell1 t angezei9 t, sind a be raud l we iterl1ill unab hang ig vOl1einander e.ditie rbar.

' Zu5 am me n Z~ fil5sende Proje~te

Projekt l

j Projekt2

Projekt3

B , Offene!; Projekt ninzufilgen ( Abbrechen ) ( ..... __ O_K_ -" Der Dialog Projekte zusa mmenfassen

Alternativ k6nnen Sie auch verschiedene Projekte auf das Merlin-Programmsymbol ziehen. Es erscheint eine Frage, wie diese Dateien behandelt werden sollen:

Dilteien zu.sammenfasse:n?

Soll en dLe Oaleien in einem Projekt zU~lIrr m engefassl wer,den'

( Sepllri eN~ n ) ( ZusammenfEl5Sen )

Die Meldung. nachdem Projektdatei

en auf das Merlin-Programm-symbol

gezogen wurden

Separieren Offnet alle Dateien in einem eigenen Fenster, und Zusammenfassen erstellt ein neues Hauptprojekt, in dem die einzelnen Projektdateien enthalten sind.

Das Ergebnis ist - gleich ob Sie die Menufunktion oder Drag & Drop verwendet haben -injedem Fall ein neues Projektfenster, in dem alle gewunschten Dateien enthalten sind.

Weitere Projekte k6nnen Sie mit der Funktion Einfiigen - Projekt. .. hinzufiigen.

In einem Hauptprojekt arbeiten

Wenn Sie das Hauptprojekt erstellt haben, k6nnen Sie mit dies em so weiter arbeiten, wie Sie es bisher in Merlin gewohnt sind. Sie k6nnen sogar zwischen den Projekten Verknupfungen anlegen und diese in Abhangigkeiten bringen.

3.9 Viele Projekte

Hinweis

Auch wenn Sie Projekte miteinander verkniipfen konnen, sind Verkniipfung zwischen Projektvorgangen nicht moglich. Sie konnen also nicht Vorgang 1 aus Projekt 1 mit Vorgang 2 aus Projekt 2 verkniipfen.

T it el Vo rgllbe A be it

o 00 ..,. 0' Ohne ili t!el Oh e TItel

..,. Piroje ktl Proj ekt l

I> Vo rg lll1l g 1 im erste l1l Proj:ekt 1 Tag 7 Vorga 9 I i In erste n Proj ~kt

I> Vo rg lll1l g 2 im erstel1l Proj:ekt 1 Tag 7 Vorga 9 l i In erst. n Proj ~kt

I> Vo rg lll1l g .3 im erstel1l Proj:ekt I Tag 7 Vorga 9 3, i m erste n Proj ~kt

2 ..,. Piroj ekt2 Proj ektl

I> Vo rg ang 1 i m zweite n Proj,ekt I Tag? Vorg. 'g 1 i In .z:w~ i ten Praj e t

I> Vo rg ang 2 i m zweite n Proj,ekt 1 Tag? Vorga 9 l iln zw~i ten Pr aj e t

I> Vo rg ang 3 i m zweite n Proj,ekt 1 Tag?

3 ..,. Piroje ktl Proj ekt 3

I> Vorg lll1l g 1 im d riu en Pmjekt I Tag 7 Vorga 9 1 i rn d ritte n Proj ~kt

I> Vo rg lll1l g 2 im d riu en Pmjekt 1 Tag 7 Vorga 9 2 i m d ritt. n Proj ~kt

I> Vo rglll1l g 3 im d riu en Pmjekt I Tag?

Ein Hauptprojekt mit drei zusammengefassten Projekten

06

Wenn Sie Ihre Arbeit sichern, werden alle Anderungen in den einzelnen Projekten gesichert. Das heiBt, es bleiben alle Projekte fUr sich selbststandig und intakt.

Wenn Sie aber die Funktion AbJage - 5ichem unter .. . anwenden, wird das Hauptprojekt gesichert. Das ist ein eigenstandiges Projekt, das zusatzlich die Referenzen auf die darin verknupften Projekte gesichert hat.

Ein Beispiel fUr ein solches Hauptprojekt finden Sie auf der Webseite zum Buch in dem Archi v .. VieleProj ekte" .

Wenn Sie ein Hauptprojekt erneut Offnen, sehen Sie die Projektnamen in grauer Schrift dargestellt. Das zeigt Ihnen an, dass diese Projekte nur mit dem Hauptprojekt verknupft, aber noch nicht geladen sind. In dies em Fallliegen nur einige Werte vor, darunter:

• Das Start- und Enddatum des Projekts

• Die Summe der Arbeit und Dauer bezogen auf das Projekt

Urn ein solches Projekt zu laden, klappen Sie es einfach mit dem schwarzen Dreieck am Anfang der Zeile auf.

149


150

~ 0' Projektl

~ 0' Projekl2

~ 0' Projekt3

+. Kill 35, A KW 36, Septembe r 2009

29 30 31 01 02 O~ D4 05 06

Hau pt p roj . kt

~rojekt l I> Tail"]

P,oje ktl > Tail"]

Proje kt3

Ein erneut gebffnetes

Hauptprojekt

Gemeinsame Auslastung der Ressourcen

Einer der groBen Vorteile und wahrscheinlich auch oft der hauptsachliche Anwendungsfall fUr das Zusammenfassen von Projekten ist die Ermittlung der Auslastung einer Ressource tiber mehrere Projekte hinweg,

Wechseln Sie dafUr in die Auslastungsansicht des Hauptprojekts, und klappen Sie die Ressource "Hein" auf:

!': Allsllistung

Tit el Proj ekt

~ .1. He in ]00 ;:; -

2~!l ;:; -

200 ;:; -

100 ;:; -

(t Vorgall g 1 im erst en ProJekt Projektl

(t Vorgilll g 1 im zwe itre n Proj eikt Projekt2

(t Vo rgilll g 1 im d ritte n Projekt Projekt3

~ Vo rgilll g 2 im erst en Pro.iekt Projektl

(t Vo rgall g .2 im zwe ite n Projeikt Projekt2

(t Vo rgilll g 2 im d ritte n Projekt Projekt3

(t Vo rg illl 9 .3 i m e rst en ProJekt Proje kt 1

(t Vo rgilll g 3 im zwe i!en Proje ikt Projekt2

(t Vorgilll g .3. im d rit ten Proje lc:t Projekt3

01

KW 36 , Se ptember 200

(}2 (}3 (J4

~~!~~T::

~~!~~T:]

~~!~~T:]

~~!~ij~~~~]

~~!a~T:]

[~!~~T::] Eine zusammen-

r-!-:!~~~] gefasste Ressource

[~!a~T::] im Hauptprojekt

Sie erkennen die Vorgange fUr alle Projekte, in denen die Ressource beteiligt ist. Wie in jeder Ansicht k6nnen Sie weitere Spalten einfUgen. In diesem Fall haben wir die Spalte Projekt eingefUgt, urn es noch deutlicher zu machen.

Der Trick hinter dieser Aufstellung ist einfach. Wann immer eine Ressource einen gleichen Namen hat, wird sie in zusammengefassten Projekten auch zusammengefasst dargestellt. Es sind - wie Ihnen der Blick in die Ressourcenansicht verrat - trotzdem noch drei unterschiedliche Ressourcen, wenn auch mit gleichem Namen.

Alle Techniken der Auslastungsansicht, wie zum Beispiel der Auslastungsabgleich, funktionieren - wie erwartet - auch tiber die Projektgrenzen hinweg.

3.9 Viele Projekte

3.9.1 Projekte aufteilen

Es kann aber auch den umgekehrten Fall geben. Angenommen, Sie beginnen ein Projekt, das im Laufe der Zeit immer umfangreicher wird. Durch eine verlangerte Laufzeit, einen groBeren Leistungsumfang, durch welche Grunde auch immer - Sie muss en reagieren.

Von der praktischen Seite haben Sie als erfahrener Projektmanager sicher alles im Griff. Sie teilen die Projektstruktur auf in weitere Gruppen, setzen Teilprojektmanager ein und ubergeben Teile der Verantwortung an diese.

In Merlin funktioniert das genauso einfach. Sie teilen nur das Projekt in verschiedene Teilprojekte auf. Dazu selektieren Sie eine Gruppe und klicken mit der rechten Maustaste, urn das Kontextmenu aufzurufen.

EinfUge n

Z weis ungerl

Au s sen ne i d e.n

KQpieJc n

DnSeI~(!n

Intalt(! Clnsetzcn

Los·chen

So tie ur,. el.,frlere 1

Mei Ie nste i n er.stel l·en

Ve rknupfe n It-I'ortschritt ...

5e le.ktio n sichern

Se I~ktlon separieren ...

In die 8ibl iothek k opiere n

Proj e kteiflstellun gen ..

Dantel lu ngs optlo nen ... Das Kontextmenu von einem Vorgang mit

der Funktion Selektion separieren

Jetzt wahlen Sie die Funktion Selektion separieren. .. und geben im erscheinenden Dialog einen Dateinamen ein oder bestatigen den Vorschlag.

Es wird daraufhin eine neue Projektdatei mit dem angegebenen Namen angelegt und direkt mit dem Projekt verknupft.

151


3.10

152

3.9.2 Projektorganisierte Firma

1m Folgenden zeigen wir Ihnen eine Struktur, die so bei einem Merlin-Anwender eingesetzt wird. Ausgehend von einem Hauptprojekt, mit dem drei Projekte verkntipft sind, geht diese Struktur im Fall eines speziellen Projekts sogar noch weiter.

/

Eine Beispielstruktur von

miteinander verknupften

Projekten

Wichtig ist nur, die Aktualisierung der Projekte muss in der Hierarchie immer von unten nach oben verlaufen, damit alle Anderungen durchgereicht werden kbnnen.

Epilog

Damit endet unser Spaziergang durch das Projektmanagement mit Merlin. Anhand der dargestellten Beispiele haben Sie eine breite Informationsbasis, auf der Sie jetzt aufbauen kbnnen. In den folgenden Kapiteln behandeln wir die Spezialfunktionen fUr die Zusammenarbeit mit anderen Programmen und auch die Netzwerkfunktionen.

Wir mbchten Sie in dies em Zusammenhang nochmals auf unsere Webseite zum Buch hinweisen, auf der alle hier genannten Beispiele zu finden sind. Wir freuen uns nattirlich auch tiber Ihre Anmerkungen und Wtinsche: http://www.projectwizards.net/de/merlin-buch

4 Zusammenarbeit

Merlin bietet eine Ftille an untersttitzten F ormaten fUr die Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen. Damit llisst sich ein reger Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programmen und damit auch Plattformen bewerkstelligen. Export und Import zlihlen zu den am meisten verwendeten Austauschfunktionen fUr die Zusammenarbeit von Merlin mit anderen Programmen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie man Daten zwischen Merlin und anderen Anwendungen gemeinsam nutzt.

4.1 Zusammenarbeit mit anderen Programmen

4.1.1 Synchronisation mit iCal

1m kommenden Kapitel erfahren Sie alles tiber das Publizieren von Projekten im Netzwerk. An dieser Stelle solI bereits die Synchronisation mit iCal erwlihnt werden. Das Publizieren von Projekten fUr iCal ist fUr die Zusammenarbeit eine groBe Erleichterung. iCal untersttitzt den Gebrauch von mehreren Kalendern gleichzeitig. So lassen sich fUr das Projekt als auch fUr die Ressourcen im Projekt eigene Kalender publizieren.

4.1.1.1 Projekte mit iCal synchronisieren

Nachfolgend wird beschrieben, wie ein Projekt fUr die Verwendung in iCal bereitgestellt wird.

1. Offnen Sie ein Projekt, oder sichern Sie ein gerade erstelltes Projekt.

2. Klicken Sie auf das gelbe Publizieren Symbol, alternativ llisst sich der Vorgang tiber das Menti Ablage > Publizieren oder den Tastaturkurzbefehl {f:t€: P verwenden.

3. Klicken Sie auf das Register iCal.

4. Nun erscheint die Maske fUr das Synchronisieren von Projekten mit iCal.

153

4 Zusammenarbeit

154

Publiziere R.e>S OUFce nkalender :

Pu b I i zie Fe Proj ekt ka Ie nde r

Projekt nacn dem Speichem synchr oni, ieren

o An dem ngen am i( a l ubem ehmen

r.1f Warnen bevoF .IInderungen iibernommen werden

Publiziere a ls

Term ine

AU! gaben

Sci1 lie/l,en ) ( Jet zt Synch ron isieren

5. Klicken Sie auf Publiziere Projektkalender.

Mit der Option Publiziere Projektkalenderwird das Projekt fUr die Synchronisation mit iCal aktiviert. Dadurch werden aile Vorgange aus dem Projekt als Kalender in iCal dargestellt.

Aus dem Klappmenu Publiziere als lasst sich die Darstellungsweise in iCal bestimmen. Es stehen ganztagige Termine, Termine und Aufgaben zur Auswahl.

Mit einem Klick auf Jetzt synchronisieren werden die Daten an iCal ubertragen.

6. Setzen Sie auch ein Hakchen bei der Option Projekt nach dem Speichern synchronisieren. Bei jedem Sichern des Projekts werden die Anderungen an iCal automatisch Ubertragen.

Tipp

Haben Sie in den Merlin-Einstellungen die Option fur das automatische Sichern von Projekten aktiviert, synchronisiert sich Merlin mit iCal selbstsHindig nach der darin eingetragenen Zeitvorgabe.

7. Wahlen Sie aus dem MenU Publiziere als die Darstellungsweise der Vorgange in iCal. Es stehen die in iCal vorhandenen Darstellungsarten: Ganztagige Termine, Termine und Aufgaben bereit.

8. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren.

9. Starten Sie iCal.

~ KALENDER

~ Bi.l ro

~ Privat

o Info kale lder ~·'I '

~ ABONNEMENTS Der Projektkalender aus Merlin befindet sich in der Seitenleiste von iCal.


In iCal taucht der neue Kalender mit dem Namen Ihres Projekts auf. Die Vorgange aus dem Projekt sind aIle darin enthalten und lassen sich mit den vorhandenen Funktionen von iCal verwenden. Doppelklicken Sie auf einen Vorgang, in iCal erscheint ein KontextmenU mit Optionen zum Bearbeiten. Sehr nUtzlich ist die Erinnerungsfunktion, damit kann man sich selbst oder andere Projektbeteiligte auf den Anfangstermin eines Vorgangs automatisch (beispielsweise per E-Mail) hinweisen.

On Ohne

Ganztagig von 14 .07 .20 09

bis 14 .07 .20 09

WiederhoTen 0 lne ~

Kakndcr • Proj ekt name ~

Erinnerung Ohne ~

Teilnehmcr Tei lnel1 mer hinzuffigen

Anhange [\atei hinzu fugen . ..

URL Ohne

Notiz Ohne

4.1.1.2 Ressourcen mit iCal synchronisieren

Mit einem Doppelklick auf einen

Eintrag in iCal erscheinen viele nLitzliche Funktionen. Darunter befindet sich auch die Erinnerungsfunktion.

Das Gleiche gilt auch fUr die zugewiesenen Ressourcen. Mochten Sie einen Kalender fUr eine oder mehrere am Projekt beteiligte Ressourcen ersteIlen? Kein Problem. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Offnen Sie ein Projekt, oder sichern Sie ein gerade erstelltes Projekt.

2. Klicken Sie auf das gelbe Publizieren Symbol, alternativ lasst sich der Vorgang Uber das MenU Ablage > Publizieren oder den Tastaturkurzbefehl {f:1€ P verwenden.

3. Klicken Sie auf das Register iCal.

4. Sind Ressourcen zu Vorgangen im Projekt zugewiesen, lassen sie sich im Feld Ressourcen vorfinden.

5. Setzen Sie ein Hakchen bei einer Ressource.

155

4 Zusammenarbeit

156

Publizie re Res.sQ u rcenkalen der -

o Ress"urce G

o Publizie re Pmjektka le nde r

Proj ekt nach dem S.peid1crllJ synchr o l1 i s.ie ren

o Anderu llgen 3 U S i( al tibeme hmen

Mit der Option Publiziere Ressourcen

kalender werden Zuweisungen von Ressourcen fUr Synchronisation mit iCal aktiviert. Dadurch werden aile Vorgange, die der Ressource zugewiesen wurden, aus dem Projekt als Kalender in iCal dargestellt.

~ Warnen bevor Anderungen ubernommen werden

Publizie re 315:

Aus dem Klappmenu Publiziere als lasst sich die Darstellungsweise in iCal bestimmen. Es stehen ganztagige

Termine, Termine und Aufgaben zur Auswahl.

Term ine

Aufgab en

( Schliellen ) ' Jetzt Synchronis ieren )

Mit einem Klick auf Jetzt synchronisie

ren werden die Daten an iCal ubertragen.

6. Setzen Sie auch ein Hakchen bei der Option Projekt nach dem Speichern synchronisieren. Bei jedem Sichern des Projekts werden die Anderungen an iCal automatisch Ubertragen.

7. Wahlen Sie aus dem MenU Publiziere als die Darstellungsweise der Vorgange in iCal. Es stehen die in iCal vorhandenen Darstellungsarten: Ganztagige Termine, Termine und Aufgaben bereit.

8. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren.

9. Starten Sie iCal.

~ KAlENDER

Bum

~ Privat

o InfokLl l,e l,der

4.1.1.3 Darstellungen in iCal

Die Bezeichnung setzt sich aus RessourcennameProjektname zusammen. Dies ist hilfreich, falls die gleiche Ressource mehreren Projekten gleichzeitig zugewiesen ist.

Die bereits genannten Darstellungen in iCal sollen in diesem Abschnitt kurz beschrieben werden. Die Darstellungen gelten sowohl fUr publizierte Proj ektkalender als auch fUr Ressourcenkalender.

Ganztagige Termine

Die Anzeige von ganztagigen Terminen ist in iCal nUtzlich und stellt die Vorgange als Balken im Kalender dar.


.. Vo,gang"

20

6 0 0 ~

KALENDER

S Buro

S Privat

Titel

Vo rgang A

Vorgang B

Vo rgang C

o Infok, lender -s ' .

ABONNEMENTS

Termine

r-'rlJjekt me '-c=-----~____..,I

Vorga g A. IT?

Vorgang B Q!D Varga 9 C 2 Ta Ii!]

iCal

1 " 1 T ag I Woc he

Juli 2009 - Montag 29 Dienstag Mittwoch Donoorstag

30 1 2

I I

6 7 ,8 9

I

-13 14 15 T 1,6 1

GWE!&Dt . . . : .0, •

I I I

I

Die ganztatigen Termine in iCal verdeutlichen grafisch die Dauer der

Termine im Kalender. 1m Vergleich dazu oben die Anzeige des Projekts in Merlin.

Die Option Termine zeigt in iCal die Anfangszeiten des Vorgangs. Dies ist niitzlich, falls Sie den Fokus mehr auf die Startzeiten der Vorgange im Projekt legen.

() O O

~ KALENDER

S Bum Montag

IS?l Pri .. t 29 o Infokillell der

-----1 S · . ABONNEMENTS

6

r-13

I! II .. -~~

I

Aufgaben

1 "1 T ag

Dienstag Mittwoch

30 1

7 8

14 15 . 08:00 Vor- 008:00 Vcr-

gang B gang (

iCal

I Woc he

Juli 2009 Donnerstag

2

9

16

Die Termine in iCal zeigen die Startzeit eines Vorgangs. Damit wird kein Termin mehr verpasst.

Diese Anzeige erscheint in iCal in der Aufgabenleiste. Klicken Sie unten rechts im iCalFenster auf das Symbol mit der Stecknadel. Daraufuin erscheinen die Aufgaben. Ab Mac OS X 10.5 Leopard werden die Aufgaben im Programm Mail angezeigt und lassen sich von dort aus an weitere Teilnehmer verschicken.

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4 Zusammenarbeit

158

Europaf Se r lin ....

(Q, ..

Aufgahe 1 n<l.ch Termi n :: I

(3 Montag, 1.3. JlJl i 2009 Vo rgang A

E3 Ilienstag, 14. JlJl i 2009 Vo rgang B

o Mil1wocn, 15. Juli 2009 Vo rgang C

1..,. 1 A

4.1.1.4 Anderungen aus iCal

Die Aufgaben befinden sich auf der rechten Seite. Sollte die Seitenleiste nicht sichtbar sein, so klicken Sie auf das Stecknadel-Symbol.

Zum Schluss solI noch die Funktion A'nderungen aus iCal iibernehmen Erwahnung finden. Bitte beachten Sie, dass diese Option standardmaBig in Merlin ausgeschaltet ist. Das hat seinen Grund! Bei Anderungen aus iCal haben Sie keinen Uberblick, wer wo was wann geandert hat. Damit ist das Chaos bereits Yorprogrammiert, und die Zusammenarbeit bringt damit mehr Schaden als Nutzen mit sich.

Pu b I i zie re Proj ekt ka Ie nde r

Proj ekt nach dem Speich em sYll chronisierell

imdem ngen au.s iCal ilbem ehmen

~V'ame n bevo r All derungell '-bernomm ell werden

Publiziere als:

[ Canz.tagige Termi ne

Schliel1ell ( Jetzt Synchron is ieren

Wenn Sie nicht alleine am Projekt arbeiten, wird diese Funktion nicht empfohlen. Zu groP., ist die Gefahr, dass die gesamte Planung zerst6rt wird durch Anderungen , die Sie nicht bewilligt haben.

Achtung!

Auch wenn die Zusatzoption Warnen bevor A'nderungen iibernommen werden aktiviert ist, andert es nichts an der Tatsache, dass Sie keine Kontrolle dariiber haben, wie viele und welche Anderungen dadurch in das ursprtingliche Projekt einflieBen. Bitte verwenden Sie daher diese Funktion nur, wenn Sie die einzige Person sind, die sowohl in Merlin als auch in iCal am Projekt arbeitet.

4.2 Importieren

4.2 Importieren

B ... ____

B· . - ..•• S .. -....-- '1 e·---[] -_ .. -

Merlin unterstutzt eine Vielzahl an Dateiformaten.

Das Importieren von Dateien aus anderen Anwendungen gestaltet sich in Merlin recht simpel. Ziehen Sie eine entsprechende Datei mithilfe der Maus auf das MerlinProgrammsymbol. Handelt es sich bei der Datei urn ein durch Merlin unterstiltztes Format, so wird diese automatisch tibernommen. Dieser Vorgang lasst sich auch direkt aus dem MentiAblage I Offnen oder mit dem Tastaturkilrzel :#:0 ausflihren. 1m Offnen-Dialog konnen Sie die zu importierende Datei selektieren und anschlieBend auf Offnen klicken. Merlin erkennt die Formate automatisch. Grau dargestellte Dateien lassen sich nicht offnen und sind somit auch nicht von Merlin unterstiltzt. Dank der vielen unterstiltzten Dateiformate ist die Zusammenarbeit mit anderen Anwendern moglich. Die Zusammenarbeit funktioniert tiber die Grenzen der einzelnen Plattformen. Egal ob Windows, Linux oder Mac: Merlin versteht sich mit allen Systemen. Plattformunabhangiges Zusammenarbeiten stellt somit gar kein Problem dar!

Drag & Drop in die Gliederung

Ziehen Sie eine Datei in die Gliederung, wird je nach Dateityp der Inhalt in der Gliederung als Informationen einbezogen, oder es wird ein neues Dateielement im Projekt erstellt.

Damit die Inhalte aus der Datei richtig in der Gliederung platziert werden, erscheint unter dem Mauszeiger eine Markierung. Entweder es wird eine Gruppe markiert oder zwischen

159

4 Zusammenarbeit

160

zwei Vorgangen eine Linie angezeigt. Lassen Sie den Mausknopf los, wird der Inhalt der Datei genau dort eingefUgt.

+ Vorgange

#1 Inf o I T itel

0 00 'Y 0' Pmj ekt

1 'Y 'Grupp e 1 r 2 Ne:lJ er Vorgang

:3 NelJ er Vorgan g

+ Vorgange

o 00 .,. 0' I'irojekt

'Y Grupp e

Ne:lJ er Vorgang "

NelJ er Vorgan g r.

.I r

I Vorgabe Ar be it

1 Tag ?

1 Tag ?

I Vorgabe ,Ar be it

1 Tag ?

1 Tag ?

Ziehen Sie eine Datei von einem anderen Programm auf die Gliederung. Je nachdem, wo sich der Mauszeiger befindet, wird eine Markierung angezeigt.

Wird die Datei auf eine Gruppe gehalten, so ist diese entsprechend markiert.

Halten Sie die Datei zwischen zwei Vorgangen, wird der Platz dazwischen mit einer Linie markiert.

So lassen sich sehr schnell und einfach unterschiedliche Inhalte aus anderen Programmen in Ihrem Projekt einfUgen und weiterverwenden.

Bei Tabellenformaten lassen sich die Inhalte einzelnen Spalten zuordnen. Hierzu taucht automatisch der Dialog fUr die Zuordnung von Informationen zu den einzelnen MerlinSpalten. Dabei versucht Merlin bereits automatisch, die Inhalte logisch den einzelnen Spalten zuzuordnen. Mehr Informationen hierzu lassen sich in den folgenden Abschnitten den einzelnen Importformaten entnehmen.

Datensatz ~ Ziehen 5ie Felder ilUS. dem li nken Bereich hier hi nein

Arbeil # Nachfolger Noc hfolger

Nach folger # Vorganger

Prioritat

Subt itel

Titel

Vorgabe gep lante Arbe it

Vorgabe gep lanter fro hester Start

~ Vorgabe gep lantes spatestes Ende

text

Arbe it

Bei Formaten mit Datensatzen lassen sich die einzelnen Felder den Spalten

( Auto- map ) 0 Aile Import - Felder ze igen ( Abbrec hen ) c=:J8j~J in Merlin entsprechend L-__________________________________________________ ~A~% zuordnen.

Mochten Sie aus einer Datei, die als Importformat unterstutzt wird, ein Dateielement erstellen, halten Sie beim dem oben genannten Manover die Taste \:: gedruckt.

4.2 Importieren

4.2.1 Importieren oder Dateielement erstellen?

Verwenden Sie ein Format, das von Merlin fUr den Import nicht unterstiltzt wird, beispielsweise ein PDF, BUd oder Word-Dokument, in die Gliederung, wird es automatisch als ein Dateielement angelegt. Wenn Sie das Dokument auf einen Vorgang ziehen, wird es genau an diesen Vorgang als Element angehangt. Merlin fragt zuvor nach, was geschehen solI. Sie haben die Wahl zwischen einer Verkniipfung oder dem Kopieren des Elements in das Projekt.

Date i-lElement e r.ste ll enl

Moc tile n 5ie d ie Datei kopieren?

Abbreche l1

Importformate

( Kopieren

Wird ein nicht unterstutztes Dateiformat auf das Projekt

oder in die Gliederung gezogen, erscheint der abgebildete Dialog.

Erfahren Sie nun mehr iiber die von Merlin unterstiltzten Importformate. Daraus lassen sich neue Projekte erstellen oder vorhandene Projekte mit neuen Informationen befUllen.

4.2.2 Merlin 1

Projektdateien aus Merlin 1 lassen sich in Merlin 2 ohne groBen Aufwand weiter verwenden. Es handelt sich hier urn eine reine Dateniibemahme. Aus Merlin 2 lassen sich keine Projekte fUr Merlin 1 sichem. Somit ist die Datenkompatibilitat nur in eine Richtung moglich. Ziehen Sie eine alte Projektdatei aus Merlin 1 auf das Programmsymbol von Merlin 2 oder offnen diese mit dem gleichnamigen Meniibefehl. Die Projektdatei wird automatisch in das Merlin 2-Format umgewandelt.

Merlin 1-Dokumente tragen die Bezeichnung .merlin im Suffix.

Es lassen sich mehrere Dateien gleichzeitig auf das Programmsymbol ziehen. Diese werden dann in einem Schwung in das modeme Merlin 2-Format umgewandelt und in einzelnen Projektfenstem geoffnet.

161

4 Zusammenarbeit

162

A Hinweis

1m Gegensatz zu Merlin 2 werden die Projektdateien von Merlin 1 in einem zentralen Ordner verwaltet. Dieser befindet sich im folgenden Pfad: HD > Benutzer > Benutzername > Library > Application Support > Merlin > Projects

4.2.2.1 iCal

ICS

Eine aus iCal gesichtete Datei.

Dateien aus iCal tragen die Bezeichnung .ics im Suffix. Das Format wird von vielen Kalenderprogrammen als Standard unterstiitzt. Mit Merlin 2 lassen sich solche Kalenderdateien importieren. Dabei ist es eine Besonderheit, dass die Kalenderinhalte sich nicht in die Gliederung ziehen lassen, sondern einen eigenen Import im Inspektor fUr die Arbeitszeitenkalender besitzen.

o Info

Ne LJ ....

DUJ pmzier en"

Umbene nen

L6schen

lLJ"l flaupt-ProJcktka endcr machen

)(portteren .. _

Besonders praktisch: Der Feiertagskalender wird im Projekt als Ausnahme importiert.

Solche Kalender finden Sie im Internet beispielsweise auf der Webseite http://www_icalshare_com.

Der hier beschriebene Vorgang gilt sowohl fur Projekte als auch fur Ressourcen_ Die Ausnahmen lassen sich mithilfe des ICS-Kalenders schnell und unkompliziert importieren_

Klicken Sie hierzu auf das kleine Zahnradsymbol im Arbeitszeiten Inspektor. Wahlen Sie aus dem Klappmenii die Option Importieren ... aus. Nun konnen Sie anschlieBend im Dia-

4.2 Importieren

log die gewilnschte Kalenderdatei selektieren und mit einem Klick auf Importieren in die Ausnahmenliste des Projekts Ubernehmen.

Das Ergebnis lasst sich sehen. Die vielen Eintrage hatten manuell eingetragen werden mUssen. So hat man sich einen Haufen Arbeit gespart und kann immer auf die Kalenderdateien zurUckgreifen.

o Proj'ekt : Al"beit s Zce it Ins pe ktor

Kalender [ Stan dal"d i ~ I ~

Re gu la r ~ Ausnahmen -

CrIlH1 d Stam ag ... ["Endtag C Volkstrauert ag 15.11. 2009 15.11. 2009 -. !lu l'!,- lin d He... 18.11.2009 18.11.2009 To te nsonntag 22.11. 2009 22 .11. 20 09

!. Adve nt 29 .11.2009 29 .11.2009 Niko!a s 06.1 2 .2009 f'. aria Ern pf.i. . . 08.12.2009 3. Advent 13. 12 .2009

<I . Adlvem 20 .12 .2009 Heiligaibend 24. 12 .2009 1. Weihnacnt . .. 25 .12 .2009

2. Weihnacnt . .. 26 .12 .2009

Silve ste r 31 .1 2 .2009

Dauer: 16 fTage

4.2.2.2 CSV

0 6.1 2. 2009 08.12.2009 1l .12. 2009

20,.12. 20,' 0,' 9 r""'1.

24. 12. 2009 I..l 25.12.2009 .... 26 .12. 2009 T

31 .1 2. 200.8 '-. Die gelisteten Feiertage werden im Projekt als arbeitsfreie Zeit verwendet.

Das CSV-Format wird fUr den Export und Import von Tabellen verwendet. Es eignet sich daher hervorragend fUr das Sichern von Spalteninhalten und Feldern. Nachteil ist, dass es bei dem Format keine festgelegten Regeln gibt. Daher mUssen beim Import von CSVDaten viele Informationen vom Anwender manuell bestimmt werden. Dies geschieht mithilfe des bereits erwahnten Dialogs fUr die Zuordnung der Spalten. Das am meisten benutzte Tabellenkalkulationsprogramm ist Excel. Wenn Sie bereits die SpaltenUberschriften in Excel entsprechend benennen, kann Merlin diese automatisch den Spalten im Projekt zuordnen. Die Spaltennamen sollten genau mit den en von Merlin Ubereinstimmen. Sonst funktioniert die Option Auto-Map mit diesen Spalten nicht. 1m nachfolgenden Beispiel wird das Feld Dauer automatisch nicht erkannt. Sie mUssen es manuell einer Spalte in Merlin zuweisen.

iTitel Dauer Prioritat Vorga ng A 2 - 1 So konnte eine Tabelle in Excel aussehen. Vorga ng IB

f 1 0 Die Spalten Tite/ und Prioritat existieren in

Vorga ng C 0,5 2 Merlin mit genau den gleichen Bezeichnungen.

163

4 Zusammenarbeit

164

Prioritaten fUr Vorgange lassen sich mit den folgenden Zahlenwerten bestimmen. Dadurch kann Merlin die Werte aus dem CSV verstehen und im Projekt umsetzen.

-2: Sehr niedrig

-1: Niedrig

0 : Normal

1: Hoch

2: Sehr hoch

Dalensat z 1 yo~ r- Zienen Sie Felder aus diem linke n Be reich hier hi ein

1 Tilel # Nachfo lger

·'2 Dauer # Vorgarlger '-3 Prio rit at Prioritat

SLJbtite>1

Titel

Vorgabe geplante Arbeit

Vo rg abe ge p I ante>r friihester Start

" Vorgabe geplante>s spateste5 Ende

Fe ld e r s ind ge t re n nt d u r( h: [ Se mikolon i ~ I Fe lde r s ind u m sch loss e n d u r( h: [ Anf'ilnnu nQsz eiche n i ~ I

Zei le ne nd e : [ Mac i ~ I Kodieru ng : [ West ern (Wind ows Lalin 11 i ~ I

Glie dew n gsebe til en : ~~I ~

o Erst e Zeile m it e inbeziehen

Prio rilat

Ite l

( Auto- map ) 0 Ail e Im port- Felder ze igefl ( Abbrechen ) (

Mit einem Klick auf Auto-map wurden zwei der Spalten automatisch zugeordnet.

0:

0;

OK i)

Wenn Sie in der linken Spalte des Dialogs keine Datensatze sehen, hilft in der Regel das Verandern der vorhandenen Optionen. Andern Sie die Optionen der Reihe nach, bis aIle Spalten aus dem CSV im Feld Datensatze einzeln aufgefUhrt werden. Hierzu stehen Ihnen bereits vorgegebene Werte in Klappmeniis parat.

4.2 Importieren

#11 nf o I T itel

0 00 o

TO' Me:in Pmj'e1kt

T lmport aus. Excel

I Vo rg abe g >2 p I w. I Prio r itat nte Arbeit

Ni edfig

Ni edrig

Die Spalten Tite/ und Prioritat wurden aus Excel ubernommen. Die Spalte Vorgabe gep/ante Arbeit ist in Merlin standardmaP.,ig auf 1 Tag? eingestellt. Diese Einstellung lasst sich in den Projekteinstellungen

andern.

Damit die Werte aus der in Excel erstellten Spalte Dauer in Merlin Verwendung finden, muss beim Import diese Spalte einer vorhandenen Spalte in Merlin manuell zugewiesen werden. Mit dem Schalter Aile Import-Felder zeigen wird die Liste der vorhandenen Spalten in Merlin komplett eingeblendet. Ziehen Sie mit der Maus den Datensatz Dauer auf eine vorhandene Kategorie in der linken Spalte.

Dauer

3 Priorit 5.t

Import: Arbe itsmappe l.csv

Prioritat

Privat

Subt itel

Te~t

Titel

Zie he n Sie Fe lder aus de m li nken Se re ich hier hin ein

Priorit at

Vorgabe Endmodus

Vorgabe Startmodus

.. Vo rg abe Wirklich e Arbe it

Vo rg abe Wirklich e Meh rarbeir

Vorgabe gep lante Arbe it

Vorgabe gep lante Auslastung

r orgabe gep lante Dauer

Vorgabe gep lanter fruhester Start

Vorgabe gep lanter spatesler Start

Vorgabe gep lantes friihestes Ende

Vorgabe gep lantes spatestes Ende

Titel

Fe lde r s ind ge lre n n! du rc h: [ 5emikolon

;:::::=======~ Felde r s illd u ms cil lossen d u rch : [ An l'u~run g ,z e i c he

Ze ile ne nde : [ Mac

~=======-... Kodi e ru ll!l : [ Western (Windows Latin 1) ~ I Glie de run gsebe ne n: ~ ~

o Ers!e Ze ile m il e inbe z ie hen

OK ( Auto- map ) Aile Im port - elder ze igen ( Abb rechen ) ( '------------'

Der Datensatz Oauerwird auf das Feld Vorgabe gep/ante Oauergezogen.

165

4 Zusammenarbeit

166

Nun sind aIle Spalten aus der CSV-Datei den Spalten in Merlin zugewiesen. Damit konnen andere Anwender Ihnen Tabellendaten fUr Merlin zur VerfUgung stellen.

+ Vorglinge:

#1 Info 1 Titel I Vorgabe.Ar I Vorgabe I Prior it at be it geplante Dauer

o 00 ~ 0" A IJ S Exoe l Niedrig

Zum Schluss das Ergebnis der Datenubernahme aus einer CSV-Datei. Das Resultat lasst sich sehen

und wurde ohne viel Muhe und mit nur wenigen Klicks erreicht.

4.2.2.3 Mindmaps

In der Regel fangt man die Konzeption eines Projekts mit einem Brainstorming an. HierfUr eignen sich sogenannte Mindmaps hervorragend. Die Konzeptideen werden in einer Mindmap skizziert, und mit mehreren Teilnehmem llisst sich so schnell ein groBer Umfang an Vorgaben erreichen. Mochte man so eine Mindmap manuell in Merlin iibemehmen? Natiirlich nicht! Deshalb ist Merlin das erste Programm fUr Projektmanagement, das einen Import von Mindmap ermoglicht. Folgende Mindmap-Anwendungen werden unterstiitzt:

• Freemind

• MindManager

• NovaMind

Mindmaps aus allen drei Programmen werden automatisch als Projektstruktur in Merlin angelegt. Ziehen Sie die Mindmap-Datei auf das Merlin-Programmsymbol, oder verwenden Sie den Befehl aus der Meniileiste Ablage I OjJnen und selektieren die Datei aus dem Offnen-Dialog.

)0 '" _ .IJ

~, .. ,~~:-:. \- ~~\ .. ,. - :.-:-=-----

'" - ~---..-" .. :" --:T : l -=- ~--

Unglaublich, aber wahr. Aus so einer Mindmap wird uber die Importfunktion eine Projektstruktur.

4.2 Importieren

Nachdem Sie die Mindmap in Merlin importiert haben, erscheint diese als ein eigenstandiges Projekt. Es geht aber noch einen Schritt weiter. Ziehen Sie die Mindmap in ein vorhandenes Projekt direkt in die Gliederung. So werden die Inhalte aus der Mindmap an der Stelle in der Gliederung abgelegt, wo sich der Mauszeiger befindet.

Mit NovaMind und MindManager lassen sich zudem bereits Verkntipfungen in der Mindmap festlegen. Diese werden in Merlin im Plan tibemommen und tragen dazu bei, dass der Plan fast vollstandig tiber die Mindmap erstellt wurde.

'5.cnrElbblock 2: llt'-ocll00!n

5ch ~ lbs~ i ft IT?

Org an ls.a.tlo n ~. ====---------==:::::;::~

Ve rpfl ~g t!.l n9

Tee ~

Mit NavaMind sind sagar Verknupfungen moglich. Dadurch wird aus einer Mindmap ein kampletter Plan in Merlin ubernammen.

Es werden folgende Informationen aus den Mindmaps von NovaMind und MindManager

importiert und somit im Projektplan tibemommen:

• Die Struktur des Baums und seine Aste

• Die angehangten Ressourcen

• Die Dauer

• Die Verbindungen (Verkntipfungen)

• Die Prioritaten

4.2.2.4 MS Project

Raben Sie MS Project-Dateien bekommen und mochten diese als Projekt in Merlin verwenden? Nichts leichter als das! Ziehen Sie eine MS Project-Datei auf das MerlinProgrammsymbol oder offnen Sie diese tiber den Mentileistenbefehl Ablage I Offnen. Merlin kann folgende Formate aus MS Project importieren:

• XML

• MPX

167

4 Zusammenarbeit

168

• MPP Das modemste und somit empfohlene Format ist das XML, das mit MS Project 2003 eingefUhrt wurde. Die anderen beiden Formate werden von Merlin auch unterstiltzt. Dabei wird beim MPX-Format automatisch die Sprachversion erkannt.

Einschrankungen beim Import aus MS Project

Trotzdem gibt es einige Einschrankungen, die bei allen Formaten aus MS Project gelten:

• Es werden keine Budgets oder Basiskosten importiert.

• Es werden keine Basisplane importiert.

• Es werden auBer Wirklicher Start und Wirkliches Ende und % Erledigt keine wirkli-chen Werte importiert.

• Es werden keine gestaffelten Ressourcenpreise importiert.

• Es werden keine gesplitteten Vorgange oder wiederkehrenden Vorgange importiert.

• Es wird kein WBS-Code importiert.

• Es werden keine benutzerdefinierten Felder importiert.

• Die Prioritatenspanne von 0-100 wird mit den Merlin-Prioritaten Sehr niedrig, niedrig, normal, hoch, sehr hoch abgebildet.

• Es werden keine verkniipften Projekte importiert.

• Es werden keine Auslastungsabgleichwerte importiert.

4.2.2.5 OmniPlan (.omniplan)

Raben Sie Plane die im OmniPlan-Format vorliegen, lassen sich diese wie auch aIle anderen Formate ohne groBen Aufwand in Merlin importieren. Ziehen Sie die Datei auf das Programmsymbol oder in die Gliederung eines vorhandenen Projekts. Zudem steht wie immer die Option in der Meniileiste Ablage I Offnen parat. Die Endung .omniplan steht fUr Projekte die in OmniPlan erstellt wurden.

4.2.2.6 OmniOutliner (.ooutline I .003)

Die Daten aus OmniOutliner besitzen zwei unterschiedliche Suffixe:

• .ooutline

• .003

Der Import gestaltet sich auch bei OmniOutliner ganz einfach. Folgende Informationen werden aus OmniOutliner beim Import in Merlin iibemommen:

• Die Struktur wird iibemommen, wie sie im Outliner festgelegt wurde.

• Angehangte Dateien werden zu Dateielementen.

• Angehangte URLs werden zu Informationselementen.

4.3 Exportieren

4.2.2.7 OPML

Das OPML-Format steht fUr ein Gliederungsformat. Dieses wird von vielen Anwendungen auf unterschiedlichen Plattformen verwendet. Daher konnen Sie auch in Merlin die Informationen im OPML-Format Ubemehmen und in der Gliederung des Projekts verwenden.

Das OPML-Format basiert auf dem bereits oft erwahnten XML-Format, das einen Defacto-Standard im Datenaustausch darstellt. Mehr zu XML und dem Import lesen Sie bitte im nachfolgenden Abschnitt.

o Info

Die folgende Information lasst sich zum Stichwort OPML bei Wikipedia nachlesen:

Outline Processor Markup Language (OPML) ist ein XML-Format, das dem Austausch von strukturierten Informationen dient. Es wurde von Radio UserLand entwickelt und diente anfangs vor aHem zur Abbildung von Outlines, also hierarchisch gegliederten Texten, die mit einem Gliederungseditor dargesteHt und bearbeitet werden.

4.2.2.8 XML

Es existieren sehr viele unterschiedliche Datenformate, die auf dem XML-Standard aufbauen. Merlin verwendet eine eigene Variante davon. Dieses Format bietet Ihnen die Moglichkeit, aIle Informationen, die es enthalt, zu importieren. Raben Sie eine MerlinProjektdatei als XML exportiert und anschlieBend importiert, konnen eventuelle Beschadigungen aus der Originaldatei beseitigt werden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im nachsten Abschnitt wenn, der XML-Export erlautert wird.

Raben Sie von einem anderen Programm eine XML-Datei bekommen, kann diese auf Merlin gezogen oder per Offnen-Dialog importiert werden. Die darin enthaltenen Daten lassen sich auch in ein vorhandenes Projekt Ubemehmen.

4.3 Exportieren

Die gleichnamige Option befindet sich im MenU Ablage und kann auch mit dem Tastaturkiirzel {f:1€ E aufgerufen werden. 1m nachfolgenden Dialog befindet sich eine Reihe von unterschiedlichen Datenformaten. Damit steht Ihnen fUr die Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Anwendungen auf unterschiedlichen Plattformen nichts mehr im Wege. Es ergibt sich bei der Weitergabe von Daten aus Merlin an andere Applikationen automatisch eine Vielzahl an praktischen Moglichkeiten und Verwendungszwecken.

169

4 Zusammenarbeit

170

E.s ", jrd ei n Proj~ kt- Do kum ent . " tellt , d" , in MS Proj ect ~ n d and er€n Progr amme n ang€sehen und bN rbeit et we ,d~ n kann.

o XML

o MPX: En=gl=is=ch'-----______ '-'

( Abbmh~ n ) ( We rter. 1li;J

1m Export stehen acht unterschiedliche Funktionen

zur Auswahl, darunter der Export fUr MS Project.

Sie haben die Wahl

zwischen dem modernen XML und dem veralteten MPX-Format.

Nachfolgend sollen aIle Exportformate aus Merlin in alphabetischer Reihenfolge erlautert werden.

4.3.1.1 Bild

Die Exportfunktion Bild sagt es bereits aus, dass man damit die Projektansicht als Bilder sichem kann. Mit Projektansicht ist sowohl die Gliederung als auch das Balkendiagramm gemeint. FUr den Export von Bildem stehen unterschiedliche Grafikformate zur VerfUgung. Das wohl gelaufigste Format auch fUr den Austausch mit anderen Plattformen wird das PDF sein. Hier haben Sie keinen Qualitatsverlust in der Darstellung, da es sich urn eine Vektorgrafik handelt.

Erze uge ein Bild der akt ellen Ansicht .

Forma .( PDF Vektorgrafik---

JPoEG

JPiEG 20 00

PNG

GIF

TIF.

BMP

( A bbr echen ) ( We iter . . .

1m Export stehen sieben unterschiedliche Bildformate zur Auswahl. Darunter der Export als PDF Vektorgrafik.

Es gibt zwei unterschiedliche Grafikarten in der Computerwelt, die Bitmap- und die Vektorgrafik. Bei der Bitmap-Grafik werden einzelne Bildpunkte (Pixel) fUr die Darstellung verwendet, mochte man das Bild vergroBem, wird es immer unscharfer. Bei Vektoren sind die Formen mit mathematischen Formeln beschrieben, dieses Format kann in seiner GroBe unendlich skaliert werden, es behalt immer seine ursprUnglichen Informationen.

4.3 Exportieren

o ~ Projektname.pdf (1 Seite) 0

Vorgang ~

~ Proje ktname.j pg

9 Der Unterschied zwischen einer Vektorgrafik (PDF)

und einer Bitmap-Grafik (JPG) wird erst beim Vergrof?,ern deutlich.

.. Das macht sich naturlich auch beim Ausdruck auf

grof?,en Papierformaten bemerkbar.

Merlin bietet die folgenden Bildformate zum Export an:

• PDF

• JPG

• JPG2000

• PNG

• GIF

• TIFF

• BMP Dabei ist nur PDF ein vektorenbasiertes Bildformat, aIle anderen sind Bitmap-Formate. Mit BMP liegen Sie bei PC-Anwendern immer auf der sicheren Seite. Die JPG-Formate

bieten unterschiedliche Optionen, urn die Qualitat und somit die Bildauflosung und DateigroBe zu steuern. Die TIFF-Bilder konnen mit einer entsprechenden Kompression in ihrer DateigroBe minimiert werden. Dies lohnt sich beim Versand von groBen Projektbildern.

4.3.1.2 CSV

Das CSV-Format eignet sich fUr den Export von Informationen fUr Programme wie beispielsweise MS Excel. Darin lassen sich Informationen fUr Tabelleninhalte exportieren.

171

4 Zusammenarbeit

172

Es. w ir d ei n CSV- Dokument ers.te l l t ~ d il S in M5. Exc cl und .a nderen Prog ram men af'l gesehen und bCilrbeit oCt werden kann.

Ex port iere m it Re s.:sourccn- Zu" .. 'eisungen

Fe lder t reonen mit : 1 Semikolon : 1 ~========~ Foe lder e~n s<:h ~ i e ~en mil: t Aniuh ru ng s. z e ic he n ; I

Ze i l e n e ~ d e fOr 1 OOS

:============::=:: Kodieruog : 1 Unicode (UTF- 8)

D, te isuffix : ,--I C_S_V _______ --'-:'-'I ISIl Mit >p,ltentiteln

ISIl Mit Gliederung,elJenen

( Abbreche. ) ( Weiter ~

Merlin bietet fUr den CSV-Export eine Reihe nutzlicher Einstellungen, die behilflich sind , mit vielen Tabellenkalkulationsprogrammen, die das CSV-Format unterstutzen, kompatibel zu sein.

o Info

CSV ist ein Format, das beim Austausch zwischen den einzelnen Programmen einer Interpretation bedarf. Dafiir sind die Optionen in Merlin zustandig. Ubrigens: Komplizierte, beispielsweise geschachtelte Datenstrukturen, lassen sich einfacher im XML-Format tauschen.

In CSV-Dateien nehmen einige Zeichen eine Sonderfunktion zur Strukturierung der Inhalte ein. Ein Zeichen wird zum Trennen der Felder und ein Zeichen fUr die Felderinhalte verwendet. In der Regel handelt es sich urn das Semikolon fUr die Trennung der Felder und die AnfUhrungszeichen fUr die Inhalte der Felder. Diese Angaben lassen sich ohne Weiteres bei jedem Export aus Merlin im Register CSVentsprechend tiber Klappmentis bestimmen. Es stehen Ihnen folgende Optionen zum Anpassen der Informationen parat:

• Exportiere mit Ressourcen-Zuweisungen*

• Felder trennen mit:

• Felder einschlieBen mit:

• Zeilenende fUr

• Kodierung:

• Dateis uffix:

• Mit Spaltentiteln*

• Mit Gliederungsebenen*

Die mit Stem chen gekennzeichneten Optionen haben keine Auswahlmoglichkeiten und lassen sich lediglich de- und aktivieren. Die fUnf restlichen Optionen konnen anhand der Klappmentis entsprechend konfiguriert werden. Je nach der geforderten Formatierung der Daten konnen Sie die zu exportierende CSV-Datei mit diesen Optionen anpassen.

Beim Export von CSV aus Merlin werden aIle Spalteninhalte aus der Gliederung exportiert.

4.3 Exportieren

Neu Cffnen Speichern Drucke n Importieren Ko piere Einfugen Format Ri.ickga In MS Excel erscheinen aile

<> A Informationen samt der 1 Tit le Spalten aus der Gliederung 2 Vorg~ ng A ::I Vo g~ ng B in Merlin. Die Daten lassen 4 Res~ou r.:e A 100"1, sich weiter verarbeiten und 5 Vo gang C 2 Tag,e ?

"---=6--L ____ -'-'R=es:.:.so::...:u:.:..:r.c:..:ec..::B'----___ --=-__________ ----=.1::...:00:....:O/'.:..J' wieder als CSV sichern.

4.3.1.3 HTML

Der Export von Proj ekten als statische HTML-Webseite ist in Merlin mit Proj ekten, die weniger als 40 Vorgange beinhalten, immer moglich. FUr Projekte mit einem groBeren Umfang benotigen Sie das optionale Webmodul. Dieses hebt die Beschrankungen des HTML-Exports auf, da die gesamte Technologie fUr HTML mit dem optional erhaltlichen Merlin Web-Sharing erst ermoglicht wird.

Info o Das Merlin Web-Sharing ist in Merlin als Demo bereits enthalten, daher lasst sich seine Funktionalitat mit Projekten, die weniger als 40 Vorgange beinhalten, testen.

1m Register HMTL befinden sich zwei Optionen zur Auswahl. Damit konnen Betrachter im Web zusatzlich zu der Vorgangsansicht zwischen zwei weiteren Ansichten hin- und herschalten:

• Ressourcen-Ansicht

• Auslastungs-Ansicht

E, wird ein HTML-Dok~m.en t erstellt .

Ex po rtie re ~ Ressourcc n-A ns.ic ht

~ Auslast ungs - An, ieil t

( Abbrec h<n ) "--__ ---<!I"

Zur Auswahl stehen zwei Optionen. Das statische HTML kann auP.,er der

Vorgangsansicht noch die Ressourcen- und Auslastung

sansicht darstellen.

Merlin exportiert einen Ordner mit dem Projektnamen. Darin enthalten sind zwei Objekte, die Datei index.html sowie ein weiterer Ordner mit der Bezeichnung rsc. Mit einem Doppelklick auf index.html wird automatisch der Standard-Web browser geoffnet und die Projektdatei abgebildet.

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4 Zusammenarbeit

174

0 0

~ GERATE

~ ORTE

~ SUCHE

D Projeklname

HTML

index.hl ml

• Ilil · (ij • a Schreibl isch • Projekt name

2 Obj ekte. 29 ,5 1 GB verfLigbar ...i

Der Ordner mit dem Projektnamen beinhaltet aile Dateien

fUr das statische Anzeigen des

Projekts im Webbrowser .

Mit einem Doppelklick auf die

index.hfmloffnet sich das

Projekt im Browser.

Es stehen einige Funktionen zum Betrachten des Projekts auch im Webbrowser zur Verfligung:

• So lassen sich die Ansichten Vorgiinge, Ressourcen und Auslastung umschalten und das Projekt aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten.

• Mit den zwei Symbolen oben rechts lassen sich die Inhalte im Balkendiagramm verkleinern und vergroBern.

• Gruppen und Vorgangszuweisungen lassen sich mit den kleinen Pfeilsymbolen aufund zuklappen.

• Die Aufteilung zwischen Gliederung und Balkendiagramm ist mithilfe der Trennlinie veranderbar.

Wenn Sie ein Projekt als HTML anjemanden per E-Mail senden, lohnt es sich, in Mac OS X den Ordner mit den Inhalten zu komprimieren. Damit sparen Sie Platz und dadurch Zeit beim Versand der E-Mail. Zusatzlich kann es sein, dass der Empfanger Windows einsetzt und eventuell die Daten wahrend des Versands oder beim Empfang beschadigt werden.

6 0 0 Projekrn ame

~ I + j ['!I t'i le:II IUsers / cherif/ Desk(Op / ProJekln ame/ lndex.html e ~ [a,- Google

1 f1rojekt ni'lmr

I .. Vorgangc I .1 Ressource n

... \l'organge

1i lnf o

o 00 -' Projektna me

1 0 Vo rgang A

r: Auslastung j

14.0 7.09 Projol! ktname

VOr9ag A ~

l ~g_.;:;....O _ .. ISI!mIl..,. ... .. .. ' , _____ Em __ _=_ gll ___ III!fIiIlII~" V", .. O' 9 ~A.

Vor9 oiJl g C 4 0 VVo rg.1n g (

Neuer Vorgang NeuerVor'9 ~ r. 9 r"

J

Das Projekt im Webbrowser

kann betrachtet und zudem fUr

~~~:;=='~~~~~~~~=~~~~~~~:.:::::::~'!::::~~ die Betrachtung angepasst L-..:::Beic::,m.:::,:O'f::::n' ::..:' "'::::.' .::::." ::::.ite ""i51,:;:ejrl:..:;C'""h":::..:" ::."'""9"::.c"':::::,n"",, W:::;eit:::.:"':..:::" ..::' '''.:.::"'''""tio:::.::,,::..:n ,:::::,h'::.::'' '""n S::.::.i ' .::"b::.:." ;::.:"f'''''"' '::::.' ~-,->..::::;.A::::ldiv.:.:::ita::..;t".'--____ ..L!J;f- werden.

Mit dem HTML-Dokument lassen sich statische Inhalte auch auf einer Webseite platziereno Hierzu benotigt man einen Server, eine Webdomane und einen dazugehorigen FTPZugang. Die meisten Internet Service Provider (ISPs) bieten schon zu gUnstigen monatli-

4.3 Exportieren

chen Tarifen Domanen an. Dadurch konnen Sie eme eigene Webseite betreiben und HTML-Proj ektdateien veroffentlichen.

Tipp

Zum Hochladen der Daten auf den Domainserver eignet sich beispielsweise der kostenlose FTP-Client Cyberduck. Der Entwickler von Cyberduck ist jedoch fUr jede Spende dankbar! Die Software kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden: http://cyberduck.ch/

Besitzen Sie keine eigene Webdomane, kann Mac OS X hier weiterhelfen. Platzieren Sie den HTML-Ordner in den folgenden Pfad auflhrem Mac: HD > Benutzer > Benutzername > Websites. Starten Sie zudem das Web-Sharing in Mac OS X Systemeinstellungen I Sharing. Danach kann unter http://IP-Adresse/~Benutzemame/Projektordner/index.html das Projekt im lokalen Netzwerk tiber einen Webbrowser aufgerufen werden.

o Info

In Snow Leopard wurde das Wort Sharing durch Freigaben ersetzt. Bitte beachten Sie auch, dass fUr die Nutzung des statischen HMTL unterstutzte Webbrowser benotigt werden, Safari 3 und 4 (Mac und Windows), Firefox 3 (Mac und Win), IE 7 und 1E8 im Kompatibilitatsmodus.

4.3.1.4 iCal

Mit der iCal-Exportfunktion werden aus Projekten . ics-Dateien erstellt. Diese lassen sich von vielen Kalenderanwendungen offnen und verwenden. Das ICS-Format ist ein Standard, der plattformtibergreifend ist und speziell fUr den Austausch von Kalenderinformationen konzipiert wurde.

1m Register iCal stehen Ihnen zwei Optionen zur VerfUgung. Die erste ist fUr das Einstellen der Darstellung in iCal. So lassen sich die Kalenderinformationen als Ganztagige Termine, Termine und Aufgaben exportieren. Diese drei Darstellungsarten wurden bereits in diesem Kapitel im Abschnitt tiber die iCal-Synchronisation behandelt.

Hl 20 22 24

8h g€samt

Du p!iz ieren, ,,

Umbenennen .••

Ltischen

Zurn fI~upt-ProJektkalender mac en

Imp orneren, , ,

Arbeitszeiten lassen sich als Kalender exportieren.

175

4 Zusammenarbeit

176

Mit Merlin ist es auch moglich, die Arbeitszeiten aus dem Inspektor zu exportieren. Hierzu steht Ihnen die Option sowohl fUr die Arbeitszeiten im Projekt als auch fUr die Arbeitszeiten einzelner am Projekt beteiligter Ressourcen zur VerfUgung. Zudem konnen sowohl die Standardarbeitszeiten als auch Ausnahmen im IeS-Format gesichert werden.

4.3.1.5 Mind Map

Merlin versteht Mindmaps. Diese Idee ist eine Erfindung von ProjectWizards und wurde seitdem durch andere Hersteller nachgemacht. Drei folgende Mindmap-Programme werden unterstiitzt:

• MindManager

• Freemind

• NovaMind

Zum Export von Mindmaps klicken Sie im Export auf das Register Mind Map. Darin stehen die drei unterstiltzten Programme in einem Klappmenil zur Auswahl parat.

Freemind

Erzeugl eine Mindmap . Wahlen '>ie das Zielpm gramm.

For mat : I Freem ind : J

Mit HTML- Ansicht exp orl ieren

Ver knupfte Pr oj ekte in ext ra Dateien sichern

( A bbr ec hen ) ( We iter . . j~

Der Freemind-Export

bietet zwei Optionen zur Auswahl an .

Bei dem kostenlosen Programm Freemind lassen sich zusatzlich zwei Optionen bestimmen.

• Mit HTML-Ansicht exportieren

• 1st diese Option aktiviert, wird zusatzlich eine HTML-Ansicht des Projekts exportiert.

• Verkniipfte Projekte in extra Dateien sichern

• Exportieren Sie eine Masterdatei, werden die verkniipften Projekte in zusatzlichen Dateien fUr Freemind gesichert.

4.3 Exportieren

Tipp , • Freemind ist frei erhaltlich und bietet somit Mindmapping zum Nulltarif an. Unter der folgen

den Webadresse konnen Sie die Anwendung fUr unterschiedliche Plattformen, darunter auch fUr Mac OS X, herunterladen: http://freemind.sourceforge .netiwiki/index.phplDownload

Erze ug t eine Mindmap. Wahlen '>ie das Zielprogramm.

Fo rmat : [ Freem ind ~ I Mit HTML- Ansicfu ex po rt ieren

Verknup fte Projekte in ext ra Dateie n sichern

( Abbrec he n ) ( We iter. . . J

MindManager

Der Freemind-Export

bietet zwei Optionen zur Auswahl an.

Die Anwendung MindManager von der Firma Mindjet ist besonders in der Windows-Welt beliebt. Mochten Sie ein Projekt aus Merlin als Mindmap jemandem aus der WindowsWelt geben - vorausgesetzt der Anwender besitzt MindManager -, selektieren Sie aus dem Klappmenii das Format Mindmanager. Es bedarf ansonsten keiner weiteren Einstellungen in Merlin, urn das Projekt fUr Mindmanager zu exportieren.

n Inf ormat ionen

AbstLlll d

Fa rio en

Full en lill ie Text

Form ! 0 Abger u tldete s. RL . i ~ I

UntJer zweiig e

Praktisch in MindManager: 1m Fenster Informationen unter Format lasst sich die Mindmap als Organigramm darstellen.

177

4 Zusammenarbeit

178

In Mindmanager selbst existiert die Moglichkeit, eine Mindmap als Organigramm darzustellen. Hierzu selektieren Sie die Mindmap und klicken dann auf das Infosymbol. Daraufhin wird das Fenster Informationen geoffnet. Dieses kann auch Uber das MenU Fenster I Informationen eingeblendet oder mit dem TastenkUrzel \:::1€ I aufgerufen werden. 1m vierten Register lasst sich dann das Organigramm aus dem KlappmenU Format auswahlen. Es stehen dabei unterschiedliche Varianten fUr die Darstellung des Organigramms parat.

@) 0 a me de r Orga nis ation C)

niter

f

MindManager kann Mindmaps auch als Organigramme darstellen.

Tipp , • Die nach MindManager exportierten Projekte lassen sich als Organigramme darstellen. Dies

ist fur die Darstellung des PSP (Projektstrukturplans) eine hervorragende Lasung. Mehr zu PSP erfahren Sie im Buch im Kapitel PSP.

In MindManager im MenU Darstellung I Einblenden & Ausblenden befinden sich zusatzliche Optionen fUr die Darstellung von Inhalten. Je nach benotigten Inhalten aus dem Projekt lassen sich diese in dem Fenster de- und aktivieren.

NovaMind

Mit NovaMind bietet Merlin eine breite UnterstUtzung des Mindmappings auf der MacPlattform an. Beim Export wird die Zweigstruktur des Projekts samt der folgenden Informationen fUr NovaMind gesichert:

• Ressourcen

• Arbeit

• Dauer

• Prozentuale Erledigung

4.3 Exportieren

NovaMind ist die erste Wahl fUr Mac-Benutzer, wenn es urn MindMaps geht. Die Anwendung ist intuitiv und bietet eine Vielzahl an praktischen Funktionen. Je nach Version bietet NovaMind einen unterschiedlichen Funktionsumfang. NovaMind Platinum ist die Version mit dem groBten Umfang. AuBerdem stehen noch die Produkte NovaMind Pro und NovaMind Express. Jede Version kann fUr einen Zeitraum von 30 Tagen kostenlos getestet werden. Die einzelnen NovaMind-Versionen lassen sich auf der folgenden Webseite herunterladen: http://www.novamind.com/

A Hinweis

NovaMind kann im Bundle mit Merlin oder auch einzeln erworben werden. Es handelt sich hier urn ein kostenpflichtiges Programm mit den meisten Funktionen und einer umfangreichen Sammlung von Vorlagen und der besten grafischen Umsetzung.

4.3.1.6 MS Project

MS Project ist das Urgestein unter den Projektmanagement-Programmen und entspricht in der Windows-Welt dem, was Merlin auf dem Mac ist. Die Exportfunktion von MS ProjectFormaten bietet Ihnen eine groBtmogliche Kompatibilitat mit den meisten Projektmanagement-Programmen. Dabei gibt es einige Punkte, die beim Export fUr MS Project beachtet werden sollten.

E!> wird ei tl Pmjekt- Dokume It ers tell t , dal> in MS Pmj ect und anderen Programmetl ange sehe ~ utld bearibeit et werdetl kan 1.

O XML

e MPl .r Etlgl isch

Franz6siscil

( Abbre.cfle tl ) ( We it er . .

Die Exportfunktion MS Project mit den zwei Formaten XML und MPX.

Beim MPX-Format gibt es die Besonderheit, dass die verwendete Sprachversion von MS Project ausschlaggebend ist.

Klicken Sie das Register MS Project, finden Sie zwei Formate zur Auswahl, XML und MPX. Mit dem XML-Format hat Microsoft sich fUr ein modernes Format seit MS Project 2002 ausgesprochen. Daher sollten Sie immer XML beim Export bevorzugen.

179

4 Zusammenarbeit

180

A Hinweis

XML ist nicht gieich XML: Verwenden Sie fUr den Export nach MS Project immer das Register MS Project mit der darin enthaltenen XML-Option und nicht das Register XML. Beim Letzteren handelt es sich urn das Merlin XML-Format.

Trotzdem gibt es geniigend Anwender, die noch mit alteren MS Project-Versionen arbeiten und daher das MPX-Format benotigen. Eine sonderbare Eigenheit mit viel Wirkung ist die Tatsache, dass das MPX-Format sprachabhangig ist. Das bedeutet, wenn Sie die Datei einem Anwender geben, der beispielsweise eine franzosische Version von MS Project besitzt, muss die MPX-Datei auch auf Franzosisch fUr diesen Anwender exportiert werden. Daher befindet sich eine dafUr konzipierte Auswahl bei der Option MXP im Klappmenii. Selektieren Sie die Sprache, mit der sich MS Project versteht.

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung mit Einschrankungen, die beim Export von XML

oder MPS-Format auftreten. Die meisten davon sind technischer Natur und konnen in MS Project nicht abgebildet werden.

28

" 31

32

'i~ l[l!;~t FQrrMI: loob: ErQ~ct &epQrt ~Q laborllte 'tLirldow tielp

~ Si NQGrcu,J

Erosiel l-flOJ pt lic:hte nhe l.5mQm; Moo 23!11fflOO:OOA'"

El Detail-Engineering 125days Mon04f01!10oa:OOAM

Anfr~beipctenlil! 3mQm; Moo 011D3!'1000:00A'"

AU8wertlllg oor An. l_Smons Moo03!05!1003:00A~

Ellnllestitionskosten 46 days Mon 28106110 0111;00 AM

M0028!06!1003:00A~

1 moo Moo12!D7!10 03:00A'-1

1 moo Moo 26iD7i'1000:00A",

lwl M0023!08!1003:00A~

El Realisierungsphas;e <!-days Mon30!U0!1008:00AM Thu02!1l9!1005:00PM

El Realisierung

"El MEILEHSTEIHE

1 d ~y Moo 30iD8i'10 00:00 A", Morl:)J'w11005:00 P'"

1 day TlI831!08!1003:00 A~ TlI831.rn1100500P~

1 day Wed Ot!U9!10 08:00 AM W ed01!1l9!1005:00PM

ld~y "Wed Ol!D9!1008:00A'-1 ~d(t1 .mt1005:00P'-1

ld~y ~ OliD9i'1000:00A '" \Neo;jOlffl!'1005:00P'"

ldlrf Thu021D9!1003:00 A'" Thu02.m1100500P'"

1 d ~y

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FrI03!U9!1008:00AM Mon06!1l9!1005:00PM

1 d ~y Moo 061D9!'1003:00A'" MorlOOm!'1005:00P'"

ldlrf Moo061D9!1003:00A'" MorlOO.m1100500P'"

Mon061D9!1008:00A'" MonOOIDt1005:00P'"

287dwys Mon03!U8!U908:00AM Tue07!1l9!1005:00PM

ldlrf Moo03IDStro03:00A'" Morl03.rn.m0500P'"

Moo 041D1!1003:00 A'" Morl 04.!JlI100500P '"

Mon281D6!1008:00A'" Mon213.C6t1005:00P'"

Type ~ questiol"l for ~~ ~ lSI x

B I !! EJ= :: I Al h>k5

--~CI'----------

Ein Projekt aus Merlin wurde in MS Project 2007 geoffnet, es beinhaltet aile wichtigen Angaben aus dem Original. Manches ist aber in MS Project nicht ubertragbar.

Einschrankungen fUr V organge:

• Es werden keine Budgets oder Basiskosten von Vorgangen exportiert.

• Von den vier moglichen Datumseinschrankungen, die in Merlin pro Vorgang moglich sind, wird maximal eine exportiert.

• Start und Ende eines Vorgangs werden Immer mit der gleichen Richtung (so fruh wie moglich,(So spat wie moglich)eXportiert.

4.3 Exportieren

• Prozentuale Vorgaben von Dauer oder Arbeit werden mit absoluten Werten exportiert.

• Arbeitsvorgaben werden immer nur in der Einheit Stunden exportiert.

• Die Option Dauer optimieren bei Vorgangen wird nicht iibertragen.

• Datumseinschrankungen und Abhangigkeiten von Zuweisungen werden nicht exportiert.

• Verkniipfte Projekte werden als ein zusammengefasstes Projekt exportiert.

• Folgende Felder werden nicht exportiert:

• Verbleibende Arbeit

• Wirkliche Arbeit

• Wirkliche Arbeit Uberstunden

• Letztes Reportdatum

• Beschreibungstexte werden ohne Formatierungen exportiert.

• 1m MPX-Format werden Materialressourcen als Arbeitsressourcen exportiert.

• Das WBS-Code-Format wird nicht exportiert.

• Es werden keine benutzerdefinierten Felder exportiert.

• Es werden keine Auslastungsabgleichwerte exportiert.

Einschrankungen fUr Ressourcen:

• Die Griinde fUr Kalenderausnahmen werden nicht exportiert.

Einschrankungen fUr Elemente:

• Elemente werden grundsatzlich von MS Project nicht erkannt und werden somit nicht exportiert.

4.3.1.7 OPML

Das OMPL-Format ist ein XML-Format, das speziell fUr hierarchisch gegliederte Texte entwickelt wurde. Eine Reihe von Programmen, darunter OmniOutliner, greift auf dieses Format zu. 1m Register OPML steht eine Option zum Export von Ressourcenzuweisungen. Damit sind auch zugewiesene Ressourcen in dem gegliederten Text aufgefUhrt.

181

4 Zusammenarbeit

182

Es wird ein OI'M l - Dokument erstelLt , das im OmniOut lin er und anderen Prog ram men ange,ehen und bearbeitet werden kann.

Exportiere: g m~t Ressou rcc n- Zuweisungen

Abb ec hen ) ( We iter . .. J

4.3.1.8 XML

Die Exportfunktion OPML verfugt uber eine Option fUr die Obergabe von Ressourcenzuweisungen,

XML ist ein weit verbreitetes Format, das es in unterschiedlichen Variationen gibt. Bei dem Register XML handelt es sich urn das Merlin-XML-Format. Es handelt sich bei diesem Format urn ein XML, das sich auch fUr viele Arbeitsablaufe gut eignet.

E, ·rd ein XMl - Dokument erste llt. da, in verschiedenen Arbeinablaufen ve rwendet werde n kann.

o Export iere Date i- lElement- Daten

o Export iere Arbei t ,umg eb~n ge n

In separate Dateien exportieren

( Abbrec hen ) '----~I"" Merlin XML

1m Register XML stehen drei Optionen, die sich aktivieren lassen. Zum einen konnen Dateielement-Daten aus dem Projekt exportiert werden. Dann die Arbeitsumgebungen, und bei zusammengefassten Projekten lassen sich die Projekte separat exportieren. Das Merlin XML eignet sich hervorragend fUr die Weiterverarbeitung in anderen Systemen. Beispielsweise in SAP-Umgebungen oder aber auch in zukilnftig erscheinenden Programmen. Die darin enthaltenen Daten konnen mit einem Editor ohne groBen Aufwand ausgelesen und fUr die weitere Nutzung verwendet werden. Es gibt bereits viele SoftwareProgrammierer und -Schmieden, die das XML von Merlin fUr die Anbindung an die eigenen Produkte einsetzen. Es bietet sich somit eine Vielzahl an moglichen Nutzungsszenarien fUr Merlin XML.

4.4 "Senden an"-Menii

, •

Tipp

Sollte irgendwas mit Ihrer Projektdatei nicht stimmen, zum Beispiel weil die Festplatte, auf der die Datei gesichert ist, einen Schaden in der Datenstruktur verursacht hat. Dies kann in seltenen Fallen zum Beispiel bei unterschiedlichen Festplatten-Dateiformaten oder auch bei der Datenubermittlung passieren. Lasst sich eine Merlin-Projektdatei nicht sichem, kann der Export als Merlin XML alle Probleme lOsen.

Gehen Sie wie folgt vor urn, eine beschadigte Projektdatei wieder fit zu machen:

1. Offnen Sie die beschadigte Datei.

2. Offnen Sie den Dialog Exportieren.

3. Klicken Sie auf das Register XML.

4. Setzen Sie bei benotigten Optionen ein Hakchen.

5. Klicken Sie auf Exportieren.

6. SchlieBen Sie Ihre Projektdatei.

7. Offnen Sie die zuvor gesicherte XML-Datei.

8. Sichern Sie die Datei wieder im Merlin-Format.

9. SchlieBen Sie die Merlin-Datei und offnen sie erneut.

Nun sollte sich das Projekt wieder wie gewohnt verhalten und keine weiteren Probleme bei der Arbeit mit Merlin bereiten.

4.4 "Senden an"-Menu

Zum Schluss dieses Kapitels sollen Sie noch etwas Uber das "Senden an "-MenU erfahren. Es handelt sich hierbei urn eine Sonderfunktion, die fUr den Export zu anderen Anwendungen zustandig ist. Zu finden im MenU Ablage I Senden an. StandardmaBig befindet sich hier der Punkt Billings. Damit konnen Projektinformationen an die von Marketcircle hergestellte Anwendung zum Erstellen von Rechnungen und der Stundenerfassung gesendet werden.

o Info

Billings konnen Sie zum Testen auf der folgenden Webseite herunterladen und bei Gefallen erwerben.

183

4 Zusammenarbeit

184

Bearbeiten EinfUgen Ansicht Fe nster Hil fe

Neues Proj ekt. " O :l1: N Neues leeres Proj ekt \::I1: N Proj ekte zusam menfassen" . Neuer Be richt " . O :l1: R b ffnen .. , :11:0 Entfern tes Offn en " . \::11:0 Benutzte Doku mente ~

Schliefl en :I1:W Sichern Sichern unte r .. , Als Vorlage sichern ." Se lektion separie ren Zuruck zur letzten Ve rs ion

Export ie ren" . Pu bliz ieren" Senden an ~ OmnlGraffie

Prev iew Proj ekteinstell ungen." :11: ; Billings WBS-Einstellungen.. . O :l1:W '1-----.......

Papierformat Dru cken." :I1: P

Das Menu Senden an lasst sich mit zusatzlichen Funktionen fUr den Export aus Merlin erweitern.

Die Option Senden an bietet nur das Versenden von Informationen in einer Richtung. Es lassen sich somit keine bereits gesendeten Informationen aus den aufgefiihrten Anwendungen wieder in Merlin importieren. Es existiert bereits eine kleine Auswahl an solchen Erweiterungen fiir das MenU, die von Drittherstellem fiir Ihre Anwendungen angeboten werden.

Die zugrunde liegende Technologie ist AppleScript. Damit lassen sich Informationen aus vorhandenen Merlin-Projektdateien extrahieren und mit dem Script Uber das Senden anMenU an die jeweiligen Programme Ubergeben. Sollten Sie Erfahrung mit AppleScript haben, konnen Sie es selbst ausprobieren.

Ohne T irel

o Autz€ ichnen Sta pp Ausfuhren Ubers€t zen

~pl eS<r i p t

on run argv set merlinApp to "Merli n" if number of items ill argv > 0 thell

set merlinApp tofirst item of argv end if usin,g terms from application "Merli n"

tell application merlinApp

set 00c to th e first docu ment export doc as png file to patll "/ t mp/m erlin.png" tell application "Finder"

open POSIX file "/tm p/ m erli n ,png" end tell

end tell end usin'g terms from

end run

CJ

So kann ein selbst erstelltes Script fUr L ___ ~! ::::B=e=sc=h=re::::i b=u=ng=. ::! ::::E='Q::::eb:::n::::is:::::1 =Ev=e::::nt::::- ::::p'=OI=O::::KO::::II=--! ____ Ad!" das Menu Senden an aussehen.


Urn zu zeigen, wie das geht, solI Merlin veranlasst werden, eine PNG-Grafik des aktuellen Balkendiagramms zu erzeugen und diese automatisch an Vorschau zu schicken. Und so geht es:

1. Offnen Sie die in Mac OS X enthaltene Anwendung Scripteditor, zu finden im Ordner Programme> AppleScript.

2. Tippen Sie den folgenden AppleScript-Code in Scripteditor.app.

on run argv

set merlinApp to "Merlin"

if number of items in argv > 0 then

set merlinApp to first item of argv

end if

using terms from application "Merlin"


set doc to the first document

export doc as png file to path "/tmp/merlin . png"

tell application "Finder"

open POSIX file "/tmp/merlin . png"

end tell

end tell

end using terms from

end run

3. Klicken Sie im Scripteditor auf Ubersetzen.

4. Speichern Sie das so erstellte Script mit dem Befehl Ablage I Speichern unter in das Verzeichnis HD > Benutzer > Benutzername > Library> Application Support> Merlin> SendToMenu. Geben Sie dem Script dabei einen aussagekrliftigen Namen, beispielsweise Vorschau.

5. Starten Sie Merlin neu, falls es bereits geoffnet war.

A Hinweis

Existiert der Ordner SendToMenu in dem Verzeichnis noch nicht, so lasst es sich mit Neuer Ordner im Dialog Speichern unter erstellen. Danach kann das Script darin gesichert werden.

Jetzt konnen Sie eine beliebige Projektdatei offnen oder erstellen. Diese so lIte logischerweise einen passenden Gantt-Chart enthalten. Zum Testen eignet sich beispielsweise daflir

185

4 Zusammenarbeit

186

eine Vorlage in Merlin. Klicken Sie nun auf Ablage I Senden an. Ihr Script sollte jetzt in der Auswahl erscheinen. Betatigen Sie es, startet automatisch die Anwendung Vorschau und zeigt das Balkendiagramm aus dem Projekt als PNG-Bild.

&i Mer lin .sdef

TextgrbBe Darstel lung Drucke n

.... Ci relate

tiilmlllDlZIlII...... Ci relate finish 0

Ci relate start 0

PRO PERT E5

Ci a ss ign reso ree Ci write fi le version Ci export Ci o pt imize e)(cept iotl m les in

assi'gned f esource (resource) : Tne assig ed resource.

RE5 p(JND5 Ttl

o.~ Terminologie

Suehen

attendee n [ in , ,. resource :;. merlin ~tem :;. titled merlin ~tem :> managed object] : Attendees

avail'ableattendee f eSOl!J f Oe n [inn,. attendee :;. resource :> merlin item :> titled merlin item :;. managed object] : Ava i ll a b l ~e attendees

ELEt<: ENT5

,conta ined lby evente!ements.

category n, p/ categories [ inn. titled merlin item :> managed object] : A Category,.

ELEM ENT'S

,00 , ta ins elements, costs; cont ai ed by projects"

oost n [ inn . titled merlin item :;. managed obfect]

ELE ENT'5

00 , t ains kinds, stati; cont ai ed by cartegories, elements.

CJ

T

A

1m Funkfionsverzeichnis des Scripteditors finden Sie aile AppleScript-Befehle, die fUr Merlin zur Verfugung stehen,

Mochten Sie alle fUr Merlin verfUgbaren AppleScript-Befehle in Erfahrung bringen? Nichts leichter als das: Offnen Sie hierzu emeut das Programm Scripteditor. Darin wahlen Sie im MenU Ablage den Befehl Funktionsverzeichnis offnen oder betatigen das Tastaturkiirzel {f + :1€ + O. 1m nachfolgenden Fenster stehen Ihnen zur Auswahl alle auf Ihrem Mac installierten Anwendungen, die AppleScript-fahig sind. Darunter befindet sich auch Merlin. Selektieren Sie Merlin aus der Liste und klicken anschlieBend auf OK. Nun erscheint das Funktionsverzeichnis fUr Merlin. Hier haben Sie die Standard Suite mit grundsatzlichen Befehlen und die viel interessantere Merlin Suite, in der viele praktische Befehle zum Extrahieren von Informationen aus vorhandenen Projektdateien aufgefUhrt sind. Alle diese Infos sind auf Englisch und setzen voraus, dass Sie Uber AppleScript-Kenntnisse verfUgen.


Mochten Sie sich ein wenig in AppleScript einarbeiten, dann konnen Sie das beispielsweise auf der Developer Connection von Apple oder mit dem AppleScript Language Guide sowie Scripting with AppleScript tun.

AIle genannten Quellen finden Sie unter den folgenden Links:

• http://developer.apple.com/referencelibrary/GettingStartediGS _ AppleScriptlindex.html #/ /apple Jef/doc/uidlTP3000 1085

• http://www.projectwizards.net/de/macpm/merlin/ AppleScri pt%2 OLanguage%2 OGuide

• http://developer.apple. com/ documentation/ AppleScri pt/Conceptual/ AppleScri ptX/Conc epts/work _with _ as.html

4.4.1 Send en an OmniGraffle

Zum Abschluss dieses Kapitels mochten wir Ihnen als Leser dieses Buches ein kleines Prasent machen. Sollten Sie die Anwendung OmniGrajJle verwenden, konnen Sie mit dem gleichnamigen Senden an-Befehl eine WBS (Projektstrukturplan) aus Ihren Projekten kilnftig grafisch darstellen konnen. Rierzu sollten Sie auf der folgenden Webseite das Installationspaket fUr das "Senden an OmniGraffle" herunterladen:

http://www.projectwizards.net!de/merlin -buch/

Raben Sie das Paket heruntergeladen, befindet sich dieses im Ordner Downloads. Befolgen Sie die kleine Anleitung fUr die Installation.

Das Installationspaket SendToOmniGraffle.pkg

SendToO ml'liGrafil e.pkg beinhaltet das Skript fUr Merlins Senden an-Menu.

1. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf SendToOmniGrajJlepkg.

2. Die Installation beginnt und fUhrt Sie durch aIle Installationsschritte, klicken Sie auf den Schalter Fortfahren.

3. Wahlen Sie das Zielvolume aus, in der Regel Ihre Systemfestplatte und klicken auf erneut auf Fortfahren

4. Nun kann die Installation beginnen, klicken Sie auf den Schalter Installation.

5. Geben Sie den Namen und das Kennwort eines Administrators ein.

6. Die Installation wird ausgefUhrt.

187

4 Zusammenarbeit

188

e Einfi.i hru ng

e Zie lvo lu m e auswahlen

...: lISendToO mn iCraffle" ins ta ll ie ren

Installation erfolgreich

Die Softwa re wu rde erfo lgre ich ins ta lliert .

So sollte es nach einer erfolgreichen Installation aussehen, klicken Sie auf Schlief!,en.

Starten Sie Merlin neu. Danach sollten Sie im MenU Ablage I Senden an den Punkt OmniGrajJle erblicken. Erstellen Sie einen Projektplan oder offnen einen aus den Vorlagen. In diesem Beispiel wird die Vorlage Konstruktion gewahlt. Hier kann man sehr gut das WBSKonzept erlautem. Sind die Gruppen zugeklappt, werden nur diese an OmniGraffle gesendet. Nachdem Sie den Befehl Senden an I OmniGrajJle betatigt haben, wird OmniGraffle auf Ihrem Mac gestartet. Sie sollten nun im Dock die Anwendung selektieren. AnschlieBend wahlen Sie im Fenster Punktimport die Option Hierarchisch aus und klicken anschlieBend auf OK.

... VorgangQ

# l lnfo ' Titel i Vorgabe Ar beit

mODe ... . . 1 ... Konzept

89 ... Defin ition

146 ... Entw ickl Llrn g

305 ... Bauphllse 9 Definition ~~I~ G!u~aSV

Die Gruppen werden in OmniGraffle angezeigt. Klappen Sie die Untervorgange in einer Gruppe mit einem Mausklick auf das kleine schwarze Dreieck auf, werden diese nach einem emeuten Verwenden des Senden an-MenUs an OmniGraffle Ubertragen. Dieser Vorgang lasst sich belie big verwenden.

Mochten Sie aIle Gruppen und Untergruppen in dem Projekt auf einen Schlag einblenden, verwenden Sie hierzu den Befehl Bearbeiten I Alles erweitern oder das Tastaturkiirzel :1€ + . Das Gleiche lasst sich auch fUr das Zuklappen aller Strukturen mit dem Befehl Bearbeiten I Alles reduzieren oder dem Tastenkiirzel :1€ + ausfUhren. Wie Sie sehen, ist dies eine praktische Anwendung, urn Projektstrukturen schnell und visuell ansprechend zu erstellen.


.. Vorgange

# Info Titel

0 000 .0 Ko nstr uktion

.. Ko nzept

129

103 .... Rahmcndcfi nitioncn

90 .... Pilanung und Uberwac.

118 .... Fach liche Unterstlitzung

]05 .. 8au phase

146 .... Entw ick lung

Planung und Uberwachung

• 22.05.06

18.09.06

• 11.09.06

25.09.06 Abschluss Definitionsphase 302 16.08.07

25.12.06

Mit der Palette Informationen konnen Sie die selektierten Gruppensymbole mit dem Setzen des Hakchens bei der Option Automatisches Layout unterschiedlich anordnen. Zudem lassen sich auch Farben und Formen fUr die Gruppen bestimmen.

Auto matisches Layout

Richt u tlg :

R<l.rlgtrell nU rlg : t 2i.::m

Obj€kttrell nU rlg : 0,63 5.::m

Die Option Automatisches Layout erm6glicht es, die Symbole unterschiedlich und je nach Sedarf anzuordnen.

Selektieren Sie aIle Symbole in OmniGraffle, urn diese gleichzeitig anzupassen. Sie konnen aber auch einzelne Symbole markieren und dann in der Palette Informationen mit Farbverlaufen und anderen Optionen im Aussehen zu verandem. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, sichem Sie es als OmniGraffle-Datei ab oder exportieren es als PDF. Damit konnen Projektstrukturen mit anderen Teilnehmem getauscht werden.

Exporrtiereli als: Meili WiBS- lDiag ramml

Ort : [ - Sch reibtisch

Format: [ Vi sio® XML- Dokument

( Abb re<:he rl ) ( Si.::hern !i:)

Aus OmniGraffle lassen sich die Diagramme in unterschiedlichen Formaten exportieren; darunter auch im Visio XML-Format.

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5 Publizieren im Netzwerk

Das Projektmanagement ist keine Disziplin fUr Einzelkampfer. Nachdem die wichtigsten Programme in der Zusammenarbeit mit Merlin nun beleuchtet sind, geht es in diesem Kapitel urn das kollaborative 1 Arbeiten an einem Projekt. Zuerst werden die unterschiedlichen Einsatzmoglichkeiten des Publizierens mit Merlin aufgezeigt und danach die Benutzung.

5.1 Einsatzszenarien der Netzwerkfunktionen

5.1.1 Ein einzelner Anwender

Selbst fUr einen einzelnen Anwender kann es einen sinnvollen Einsatz der Netzwerkfunktionen in Merlin geben. Dieser wurde mit der Unterstiitzung fUr Webbrowser und das iPhone geschaffen.

Angenommen Sie haben in Ihrem BUro ein Projekt ausgearbeitet. Jetzt bittet Sie der Projektkunde urn Einblick in den Plan. Hat dieser Anwender einen Apple Macintosh, besteht natUrlich die Moglichkeit, dass dieser Merlin ladt und - selbst in der Demo-Version - den Plan offnen und lesen kann. Lediglich bei Anderungen wird es schwierig in der DemoVersion, da Projekte in der Regel Uber 40 Vorgange umfassen.

1st der Projektkunde aber kein Mac-Anwender, kann Merlin natiirlich nicht direkt eingesetzt werden. FUr diesen Fall stell en wir das Web-Sharing zur VerfUgung. Mit diesem kann ein Projekt im Web browser geoffnet und in gewissen Grenzen bearbeitet werden.

SchlieBlich kann ein einzelner Anwender von Merlin einen Nutzen aus seinem iPhone ziehen. Auch in diesem Fall kann Merlin ein Projekt fUr das Apple Mobiltelefon publizieren.

1 Die Kollaboration kommt aus dem Lateinischen und setzt sich zusammen aus co- = zusammen- und laborare = arbeiten.

191


192

5.1.2 Ein Anwender mit einem Assistenten

Ein weiterer und unter Freiberuflem wie Beratem jeder Couleur sehr haufig anzutreffender Fall ist die gemeinsame Arbeit mit einem Assistenten. Bitte verstehen Sie das jetzt nicht im Sinne einer Sekretarin, sondem vielmehr in Form eines Kollegen, der stationar im Btiro arbeitet, und eines weiteren Kollegen, der vor Ort beim Kunden ist.

In der Regel nutzen beide Kollegen die gleiche IT -Architektur. Und damit sind wir wieder beim Einsatz von Merlin im Netzwerk. 1m Btiro wird das Projekt publiziert, und der reisende Kollege offnet und bearbeitet es entfemt.

5.1.3 Ein Projektteam in einem BOro

Ftir eine weitere wichtige Anwendergruppe trifft das nachste Szenario zu. In einer Designagentur arbeiten einige Kollegen gemeinsam an einem Projekt. Diese mtissen mehr oder weniger regelmaBig in den vorgegebenen Projektplan schauen, urn die nachsten Schritte anzugehen.

5.1.4 Ein ProjektbOro

Ausgehend yom Projektteam gibt es noch eine Steigerung. Wann immer eine Firma in Projektform arbeitet, gibt es einen Mitarbeiter, der den Uberblick tiber die aktuelle Situation verschafft. Dieser "Master of Desaster" zeigt sich verantwortlich fUr die reibungslose Kommunikation tiber aIle Projekte.

5.1.5 Ein verteiltes Projektteam

Der letzte Anwendungsfall betrifft die verteilte Organisation. Das Buzzwort2 "virtuelle Organisation" wird an dieser Stelle vermieden, denn weder die Organisation noch die Menschen darin sind virtuel!. Bei der Gelegenheit, ProjectWizards - die Hersteller von Merlin - arbeiten ausschlieBlich nach diesem Prinzip.

Daraus folgert, dass Merlin in der Lage sein muss, Projekte auch tiber gewisse Grenzen hinweg zu publizieren. Ihnen schwant jetzt sicher schon die nachste Aussage, gerade auch wenn Sie zu Beginn dieses Buches das Kapitel "War Merlin ein Projektmanager?" gelesen haben: Durch die verteilte Organisation war auch die Netzwerkfunktionalitat tiber die Grenzen des LAN3 hinweg eine Kemanforderung von ProjectWizards an Merlin.

2 Lt. Wikipedia ein Begriff oder Spruch, mit dem beim Zuhorer oder Leser urn besondere Beachtung gebuhlt wird.

3 LAN steht fur "Local Area Network" und ist vereinfacht gesagt das Computemetzwerk in Ihrem Haus oder Buro.

5.2 Projekte publizieren und entfernt offnen

Daraus resultiert, besteht zwischen zwei Anwendern eine Internetverbindung, konnen Sie mit Merlin arbeiten. Ganz gleich, ob die Partner im Biiro nebeneinander sitzen, in zwei Gebauden arbeiten oder auf zwei Kontinenten leben. Es bedarf nur einer stabilen Verbindung im Internet - und die ist heute keine Besonderheit mehr.

5.1.6 Weitere Anwendungsfalle

Natilrlich lassen sich noch sehr viele zusatzliche Anwendungsfalle definieren. Diese ergeben sich aus der Kombination der zuvor genannten Beispiele. Raben Sie weitere Einsatzmoglichkeiten oder Anwendungsbeispiele? Besuchen Sie die Webseite zum Buch und teilen es den anderen Anwendern mit: www.projectwizards.net/de/merlin-buch.


5.2.1 Projekt publizieren

Die Funktion Publizieren umfasst aIle unterstiltzten Dienste fUr das kollaborative Arbeiten in Merlin. Die Dienste fUrs Web und fUrs iPhone sind optional zu der Merlin-Lizenz erhaltlich. Der Dienst fUr die Freigabe von Projekten ist ein Bestandteil von Merlin.

A Hinweis

Das Publizieren funktioniert seit Merlin 2.7 nur noch zwischen Merlin 2.7-Teilnehmern, altere Versionen von Merlin 2 konnen die aus Merlin 2.7 publizierten Projekte nicht darstellen. Bitte aktualisieren Sie deshalb alle Instanzen von Merlin auf die aktuelle Version 2.7 oder hoher.

Die nachfolgenden Schritte beschreiben den Prozess, wie Sie ein Projekt fUr andere Merlin-Anwender fUr das entfernte Offnen vorbereiten:

1. Offnen Sie ein Projekt.

2. Klicken Sie auf das Symbol Publizieren.

Bei nicht gesicherten Projekten bleibt das Symbol fUrs Publizieren inaktiv (1). Nach dem Sichern ist es aktiv (2).

3. 1m Dialog Publizieren klicken Sie auf das Register Projekt.

4. 1m Register Projekt klicken Sie auf Start (2).

5. Das Proxy-Symbol wird eingeblendet, zuerst rot, dann blau.

193


194

Hinweis A Bleibt das Proxy-Symbol rot, lasst sich das Projekt nur im lokalen Netzwerk Offnen. Zum Offnen des Projekts auBerhalb des lokalen N etzwerks sind Anpassungen notwendig. Mehr zu diesem Fall finden Sie im Abschnitt Ports & Router.

6. Ziehen Sie das Proxy-Symbol (1) in eine neue Nachricht in Mail oder ein Gesprach in iChat und teilen somit die Adresse dem entfernten Teilnehmer mit.

iCal

o P,rojckt i st g Clm c insam gc nu t zt.

Klicken Sie <luf Stopp , LJm zu ve rh indern , das s ~enutze r von al1 der en R~ch n€rn illJS

auf dieses Pr oj ekt zugr€ifen.

Stopp sch l i eg~n

Der Dienst fUr die Projekt

freigabe ist ein fester

Bestandteil der Funktion

Publizieren in Merlin.

(1) Proxy-Symbol

(2) StarUStopp (3) Dialog Schlier?,en

SoUte ein Projekt ausschlieBlich nur im lokalen Netzwerk publiziert sein, braucht man das Proxy-Symbol nicht zu bemtihen. Hier reicht es bereits, dass die anderen Teilnehmer sich in dem gleichen Netzwerk und Adressbereich befinden. Mittels Bonjour werden der Rechner und das publizierte Proj ekt im Dialog Entferntes Offnen automatisch angezeigt.

5.2.2 Entferntes Offnen

Wird ein Projekt publiziert, kann es von anderen Merlin-Anwendern tiber die Funktion entferntes Offnen und vorhandene Zugriffsrechte geOffnet und geandert werden.


En tfern tes Offnen

mer lin:IIMacBookPvo .local. / f>roj ekt,date i G ~er ~ekte

MacBookPro PI

192 ,158.2 .104 P2

~ Projektda.te l

Verbind en al s.. .

Abbrec hen ) f Offnen

Das Fenster Entferntes Dffnen erlaubt es, aile publizierten Projekte uber Bonjour (1) oder mithilfe einer IP-Adresse (2) zu sehen und zu offnen. Eine neue Adresse wird mit einem Klick auf das Plus in die Serverliste

'--_________________________ --"-"JA eingetragen.

Zum Ubertragen der Anderung auf das entfernte Projekt muss das Projekt gesichert werden. Verwenden Sie dazu beispielsweise das Tastaturkiirzel :1€S oder die automatische Sicherungsfunktion in den Einstellungen.

Einstelhmgen CJ

-'?

Mitbenutzung Lizen zen Ak tualisierungen Bibliothek

Beim Start zeigen: [ Ohll e

Inspekto r POSil io l1 : [ Inte griert i ~ I I nspekto r- Be di enelemente [ Crofl ~ I Naen ext. Anderungen an Dal eiell : .... [ Ak_ t_io_n_ll_ae_n_f r_ag:::...e_Il _____ ....!i'-'~JI

Projekte autom at iscll sicll ern naell ~ Sekull den Ina t iv itat ~ o Fahne n ;:tIs Form en an zeigen

Exlern er Ed ilOr: ( Wahlen.. . Text Ed it

Hinweis

Diese Option ubernimmt die Sicherung in Merlin. Bestimmen Sie, wie lang die Intervalle zwischen der automatischen Sicherung dauern sollen.

A Wird das publizierte Projekt geschlossen, kann es nicht mehr entfernt geOffnet werden. Somit mtissen Merlin und das publizierte Projekt auf dem Mac auf jeden Fall geOffnet bleiben, damit andere Teilnehmer darauf entfernt zugreifen konnen.

5.2.2.1 Entferntes Offnen im lokalen Netzwerk

Gehen Sie wie folgt Yor, urn ein publiziertes Projekt im lokalen Netzwerk entfernt zu offnen:

1. Starten Sie Merlin.

195


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2. Wahlen Sie aus dem MenU den Befehl Ablage > Entferntes OjJnen, oder verwenden Sie das Tastaturkiirzel \:::#:0.

3. 1m folgenden Fenster soUte der Rechner, auf dem das Projekt publiziert wurde, zu sehen sein. Er befindet sich in der Serverliste links und ist mit einem Bonjour-Symbol versehen.

4. Selektieren Sie den Server.

5. Die Liste der publizierten Projekte erscheint im Fenster auf der rechten Seite.

6. Selektieren Sie das Projekt, das geoffnet werden soU, und klicken auf OjJnen.

Nach wenigen Augenblicken soUte das Projekt sich offnen und kann wie gewohnt verwendet und bearbeitet werden.

5.2.2.2 Entferntes Offnen iiber das Internet

Damit das entfernte Offnen Uber das Internet funktioniert, benotigen Sie die IP-Adresse des publizierten Projekts. Diese lasst sich nur Uber das blaue Proxy-Symbol Ubermitteln.

Gehen Sie wie folgt vor, urn ein publiziertes Projekt aus dem Internet entfernt zu offnen:

1. Starten Sie Merlin.

2. Wahlen Sie aus dem MenU den Befehl Ablage > Entferntes OjJnen, oder verwenden Sie das Tastaturkiirzel \:::#:0.

3. Tragen oder kopieren Sie die IP-Adresse, die Ihnen fUr das entfernte Offnen mitgeteilt wurde, in die obere Zeile des Fensters Entferntes OjJnen.

4. Klicken Sie anschlieBend auf das Plus.

5. Der Server soUte nun mit der dazugehorigen IP-Adresse in der Serverliste auftauchen.

6. Selektieren Sie den Server.

7. Die Liste der publizierten Projekte erscheint im Fenster auf der rechten Seite.

8. Selektieren Sie das Projekt, das geoffnet werden solI. und klicken auf OjJnen.

Nach wenigen Augenblicken soUte das Projekt sich Offnen und kann wie gewohnt verwendet und bearbeitet werden. Zum Ubertragen der Anderung auf das entfernte Projekt muss das Projekt gesichert werden. Verwenden Sie beispielsweise das Tastaturkiirzel :#:5.

o Info

Je nachdem, tiber welche Rechte Sie verfugen, kann es sein, dass Sie das Projekt nur beschrankt andem, anschauen oder Offnen dtirfen. Die passenden Einstellungen werden fur die im Projekt vorhandenen Ressourcen vorgenommen. Dies geschieht mithilfe des Registers Rechte Inspektor. Wurde die Option 1st Benutzer bei einer Ressource mit einem Passwort getatigt, so ist das Projekt durch dieses Projekt geschtitzt.


5.2.3 Zugriffsrechte und anonyme Benutzer

Jedes Projekt kann in Merlin durch die Erstellung von Benutzern geschUtzt werden. Diese Rechte helfen auch bei der Einschrankung des Zugriffes fUr entfernte Teilnehmer. Hier sind die dazu notwendigen Schritte:

1. Erstellen Sie im publizierten Projekt den Teilnehmer als eine neue Ressource.

2. Geben Sie der Ressource den Namen des Teilnehmers.

3. 1m Inspektor klicken Sie auf das Register fUr die Rechte.

4. Setzen Sie ein Hakchen bei 1st Benutzer.

o Ressource: Re.chrte. Irn spei!:tor

~ I D ~ ~ I ~ I ~ 1st Iilenutze r

• Redn e

BemJtzer

Eimte ll ungen

Daten andererr

Vorgange

Ressou rce n

.Zu~ i s ung'

Ele . ente

Fi nanz d ate n

Wirkliche Werte

P;].s~wort ~etzen . ..

;

5. Vergeben Sie optional ein Kennwort.

Diese Ressource wird durch das Aktivieren der Option zum Benutzer im Projekt gemacht. Damit lassen sich die Zugriffsrechte im Hinblick auf das Projekt fUr diesen Benutzer ausgiebig konfigurieren.

Mit den Einstellungen lassen sich zudem unterschiedliche Einschrankungen fUr den neuen Benutzer vornehmen. Der so erschaffene Benutzer kann nur mit seinem Benutzernamen und dem Kennwort (falls vergeben) sich Zugang zum Projekt verschaffen.

0' Plrojei!:tei nslell ungen fUr O hne Titel

Aligemein I Werte.l islen l Meh r

Re s.source 11

Stil de r Res sOI1m:e- lnit ialen : [,-f_,Il_" __ .!-I ;-,1

Ress our ce n t eilen sic 1 ihre Arbeit :

5icherheit

Vor a lOnymen Ilen tze rn verbe rgen : C\

1st diese Option aktiviert, erscheint das publizierte Projekt ausschlieP.,lich im Projekt an

gelegten Benutzern. Aile anonymen Benutzer sehen das Projekt schlichtweg nicht.

Befinden sich keine Benutzer im Projekt, ist es unsichtbar in allen Diensten. Schalten Sie die Option aus, um auf das Projekt zugreifen zu konnen.

Ein Projekt mit Ressourcen, die darin als Benutzer angelegt wurden, ist gut geschUtzt. Nur die festgelegten Benutzer dUrfen sich in diesem Projekt anmelden. Zudem kann jeder Be-

197


198

nutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgestattet werden. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

1. Doppelklicken Sie auf eine Ressource im Zusatzbereich.

2. 1m Inspektor selektieren Sie das Register Rechte.

3. Setzen Sie ein Hakchen bei 1st Benutzer.

4. Klicken Sie auf Pass wart setzen.

5. Vergeben Sie ein Passwort fUr den Benutzer.

6. Nun stellen Sie mithilfe der Klappmeniis die Zugriffsrechte fest.

D Ressource; Re.chrte. In spelinor

.L I D I 1st Bcmnzc r

... Rc chtc

BemJtzer

Ei n.ste II u ng e n

Daten a nde re r

Vo rgan g e

RessOou rce n

lwe is un g'

Elemente

Finanz d ate n

Wirklich e Werte

0-. ~ 8 I ~

~ I P,asswort ,setze n . .. I [ lese,n & Sch re ibcn I ~ I

[ Le.sen '& 5 chre i ben I ~ I [ Le.sen '& 5 chre i ben I ~ I 1 Leseru& 5 chrei ben..-l.! J .

l ~ le.sen <\'"

.8 Le.sen '& S chre i ben

~ Lesen & Sch rei ben ; I [ Le.sen '& 5 chre i ben I ~ I [ Le.sen '& 5 chre i ben I ~ I [ Le.sen '& S chre i ben , ~ I Die Vergabe von Rechten fUr eine

Ressource im Projekt.

Die zur Auswahl stehenden Zugriffsrechte haben die nachfolgend beschriebenen Funktionen. Aus der Kombination dieser Parameter ergibt sich eine Vielzahl von moglichen Rechteeinstellungen fUr den einzelnen Benutzer:

• Rechte Ubergeordnet lassen sich hier die Rechte entweder nur auf Lesen oder Lesen & Schrei-ben stell en.

• Benutzer Rechte fUr das Erstellen und Verwalten von anderen Benutzern

• Einstellungen Rechte fUr das Verandern von Einstellungen

• Daten anderer Rechte fUr die Sichtbarkeit der Daten von anderen Benutzern

• Vargange Rechte fUr das Erstellen, Loschen und Verandern von Vorgangen

• Ressaurcen Rechte fUr das Erstellen, Loschen und Verandern von Ressourcen


• Zuweisungen Rechte fUr das Erstellen, Loschen und Verandern von Zuweisungen

• Elemente Rechte fUr das Erstellen, Loschen und Verandern von Zuweisungen

• Finanzdaten Rechte fUr das Erstellen, Loschen und Verandern von Finanzdaten

• Wirkliche Werte Rechte fUr das Erstellen, Loschen und Verandern von wirklichen Werten

Jede der hier beschriebenen Einstellungen verfUgt tiber unterschiedliche Optionen, die im Klappmenti zur Auswahl stehen:

• Kein ZugrifJ Der Benutzer sieht die jeweilige Funktion nicht.

• Lesen Der Benutzer sieht die jeweilige Funktion, kann sie aber nicht bearbeiten.

• Lesen & Schreiben Der Benutzer sieht die jeweilige Funktion und kann diese bearbeiten.

D Resource Grou p~ Info Inspe:kto r

• Name Neue Gruppe

Subt ite l

Z satz ·te l

• Rec hte

Bellut zer

Einste ll ungen

Daten ande rer

Vo rgall ge

Ressourcen

Z lNe isung

Elemente

Fi nanzd ate 11

Wirkliche Werte

Die Rechte fUr eine Gruppe haben eine zusatzliche Option. Mit Undefinierl gelten weiterhin die individuell eingestellten Rechte

fUr die einzelnen Benutzer.

Die Rechte lassen sich auch tibergreifend fUr Ressourcen in einer Gruppen bestimmen. Hierzu kann in der Ansicht Ressourcen eine neue Gruppe angelegt werden. Klicken Sie auf das Symbol Gruppenbereich einblenden.

199


200

+ ~ltQ.. o. ~

ICruppenbereich ein blenden I In der Ansicht Ressourcen kann mit dem

abgebildeten Symbol der Gruppenbereich ein- und ausgeblendet werden.

1m Gruppenbereich kann anschlieBend mit einem Klick auf das Plus eine neue Gruppe erstellt werden. Ziehen Sie Ressourcen in eine Gruppe per Drag & Drop. Die Rechte der einzelnen Ressourcen werden beibehalten, solange die Option Undefiniert in der Gruppe aktiviert ist. Werden Rechte fUr die Gruppe verandert, gelten diese automatisch fUr die Ressourcen aus dieser Gruppe. Meldet sich ein Benutzer am Projekt an, gelten fUr ihn automatisch die eingestellten Rechte.

Anmelden

-~ Anmelden an Datei 'Projekt.merl in2' .

A 5.2.4

Name: [iessource A

Kenll wort : I

o Kennwort in Schliisselbund sichern

( Abbrechen )

Hinweis

Ob direkt in Merlin oder in einer anderen Merlin-Anwendung, das Anmelden fUr Benutzer wird bei der Option 1st Benutzer

zur Pflicht.

Alle hier beschriebenen Rechte funktionieren mit allen Merlin-Produkten. Dadurch wird gewahrleistet, dass sowohl mit Merlin, Merlin Server, Merlin iPhone und Merlin Web der Zugriff auf die jeweiligen Projekte durch die darin enthaltene Rechtevergabe gesteuert wird.

Exklusiver Zugriff

Beim Arbeiten mit einem entfernten Projekt kann es vorkommen, dass einige Anderungen temporar nicht erlaubt sind. Dies ist der Fall, wenn im Projekt strukturelle Anderungen vorgenommen werden. Beispielsweise das Ein- und Ausriicken und Verkniipfen von Vorgangen fUhrt automatisch zum exklusiven Zugriff. Das Projekt kann nur noch von der Person, die diese Anderungen vorgenommen hat, we iter in der Struktur bearbeitet werden.

arl Der exklusive Zugriff ist aktiviert.

Erkennbar ist der exklusive Zugriff am Symbol eines geoffneten Vorhangeschlosses (A) in der oberen, rechten Fensterecke, aIle anderen mit dem Projekt verbundenen Anwender sehen ein geschlossenes Vorhangeschloss (B).


rap I Der Zugriff auf das entfernte Projekt ist beschrankt.

Diese Sperre ist nur yom Rechner des Anwenders mit dem exklusiven Zugriff aufzuheben. Hierzu muss das Projekt nach getanen Anderungen gesichert werden. Verwenden Sie hierzu das Tastaturrurzel :1€S.

o Info

Wird der Rechner yom Benutzer mit den exklusiven Rechten beispielsweise in der Mittagspause verlassen, ohne dass das Projekt gesichert wurde, hebt Merlin nach funfMinuten Inaktivitat den exklusiven Zugriff automatisch auf.

Mit dem automatischen Sichern kann das Ganze auch beschleunigt und vereinfacht werden. Verwenden Sie hierzu die Einstellungen in Merlin. , . ./ 5.2.5

Tipp

Stellen Sie in den Einstellungen > Allgemein die Option fur das automatische Sichern von Proj ekten auf ein kurzes Zeitintervall. Dadurch wird der exklusive Zugriff nach diesem Zeitintervall automatisch wieder aufgehoben.

Ports und Router

Merlin setzt auf Standards bei der Verbindung zwischen publizierten Projekten und den jeweiligen Teilnehmern. Damit diese Verbindungen funktionieren, miissen einige Vorgaben erfUllt sein. Es muss eine funktionierende Verbindung ins Internet oder in das heimische Netzwerk bestehen. Die Ports fUr die jeweiligen Dienste miissen im Router freigegeben sein. Dies erfolgt bei modernen Routern mit der UPnP-Technologie. Hierzu sollten Sie im Handbuch Ihres Routers nachschlagen und UPnP aktivieren. Merlin wird automatisch mit dem Router die benotigten Ports offnen. Befinden sich sogenannte Firewalls im Netzwerk, miissen die Ports fUr die Merlin-Dienste auch in den Firewalls geoffnet werden. Merlin verwendet standardmaBig folgende Ports:

• TCP-Port 7090 fUr den Projektzugriff

• TCP-Port 7080 fUr Webzugriffund iPhone-Zugriff

201


D ® Al igemein Prior itaten

Identi fi kati on: Merlin

Gemcinsamcr Pm jcktzug ri ff:

TCP Port : 71090

Gemcinsamcr Intcrrnct zugri ff

Einstell ungel1

~

Aktualisierungen Bibliothek

Po rt - We iterleitLm g

Po rt - Weite rleit Lm g

CJ

In den Einstellungen befinden sich im Register Mitbenutzung die Optionen fUrs Publizieren und die jeweiligen Ports und ihre Weiterleitung.

Der Webdienst wird standardmaBig Uber den TCP-Port 7080 geleitet. Bitte stell en Sie sicher, dass Ihr Router diese Weiterleitung unterstUtzt. 1m MenU Merlin> Einstellungen im Register Mitbenutzung konnen Sie den TCP-Port fUr die Weiterleitung ein- und ausschalten sowie den Port andern. Dies kann notwendig sein, falls eine andere Anwendung bereits diesen Port verwenden sollte. Anstatt 7080 konnte beispielsweise 7081 dort eingetragen werden. Die Identifikation erscheint beim entfernten Offnen als Name fUr den MerlinArbeitsplatz.

, '-. . / Tipp

Mehr zum Thema Konfiguration fur das Publizieren finden Sie auf den folgenden Webseiten (diese Anleitung gilt fur das Webmodul als auch fur die gemeinsame Projektnutzung): http://www.projectwizards.net/de/macpm/merlinldas-webmodul-nutzen http://www.projectwizards.net/de/macpm/merlinlmerlin-und-dyndns

5.3 Merlin Web-Sharing

202

Das Merlin-Webmodul ist ein optionales Produkt, das zusatzlich zu einer vorhandenen Merlin-Lizenz erworben werden kann. Damit werden das Publizieren fUr Webbrowser sowie der Export von Projekten als RTML ermoglicht. Merlin beinhaltet bereits das Webmodul in einer Demo. Projekte mit weniger als 40 Vorgangen lassen sich somit mit dem Webmodul testen.

Raben Sie das Webmodul noch nicht erworben, befindet sich dieses im Demo-Modus, und der abgebildete Dialog erscheint. Klicken Sie auf "OK", urn das Webmodul zu testen, oder betatigen Sie "Kaufen", urn eine Lizenz zu erwerben.

Das Publizieren fUrs Web unterscheidet sich vom Projekt-Publizieren insofern, dass man ein Projekt fUr die Nutzung mit einem Webbrowser im Netzwerk oder per Internet anderen Anwendern zur VerfUgung stell en kann. Damit konnen auch Personen ohne Merlin und


ohne einen Mac mithilfe eines kompatiblen Webbrowsers auf ein entferntes Projekt zugreifen und Anderungen vornehmen. Damit lassen sich Projekte plattformunabhangig auch fUr Windows- und Linux-Anwender zur VerfUgung stellen.

o Info

Merlin Web unterstiitzt die folgenden Webbrowser : Safari ab Version 4 for Mac OS X oder Windows Safari ab Version 3 for Mac OS X oder WindowsS Firefox ab Version 3 fur Mac OS X oder Windows Internet Explorer 7 unter Windows Internet Explorer 8 (nur im Kompatibilitatsmodus) unter Windows

Das Publizieren fUrs Web ahnelt dem Publizieren fUr Projekte. Das Besondere am Webmodul ist, dass die Projekte nach dem Sichern sowohl im Web als auch in Merlin auf dem aktuellen Stand sind. Eine Lizenz des Webmoduls beinhaltet einen Zugriff von bis zu zehn gleichzeitigen Teilnehmern sowie die Funktion des HTML-Exports von Projekten.

e Pro jekt ist fU r ,da.s Web f re igeg eben.

Klicken Sie auf Sto PP . urn zu ve r~ i ~ d e rn . d~S5 Benut zer m it e inem Web- lBrowser ~u f dies", Pr oj ek! zIIgre ii en ,

. .d:- Klicken ~ i e auf dOl' ~ym bo l , u m Hu en Brows er mit dem Projekt zu ~ tarte n ,

@ oder zieh en Sie d a, Symbol a uf Mai l, iChat od er ein ander es Prog r amm . um d ie A dresse Z LJ kcmniluni.z.ier-e n,

Stopp Sc hlie e~

5.3.1 Webnutzung aktivieren

Das Publizieren fUrs

Webmadul verhalt sich

gena usa wie das bereits

beschriebene Projekt

publizieren.

Die nachfolgenden Schritte beschreiben den Prozess, wie Sie ein Projekt fUr das Web publizieren:


2. Starten Sie die Freigabe. Gehen Sie in das MenU Ablage > Publizieren. Sie konnen auch das Tastaturkiirzel {f:1€ P oder das Symbol Publizieren verwenden.

3. 1m Dialog Publizieren klicken Sie auf das Register Web.

4. 1m Register Web klicken Sie auf Start.

5. Das Projekt wird fUr die Nutzung mit einem Webbrowser publiziert. Dies wird mit einer grUnen Anzeige verdeutlicht.

6. Es erscheint ein Symbol mit einem @-Zeichen, es handelt sich hierbei urn ein sogenanntes Proxy-Symbol. Die Farbe des Symbols verrat Ihnen, ob das Projekt lokal, also

203


204

nur in Ihrem intern en Netzwerk aufgerufen werden kann oder ob es auch fUr die externe Nutzung tiber das Internet veroffentlicht ist. (Rot: Intern I Blau: Extern)

Bleibt das Symbol rot, lasst sich das Projekt nur tibers lokale Netzwerk offnen.

7. Ziehen Sie das Proxy-Symbol aus dem Dialog mit der Maus auf eine Anwendung (beispielsweise auf Mail oder iChat) und teilen somit die Adresse den entfernten Teilnehmern mit.

8. Mit einem Klick auf das Symbol wird das Projekt auf Ihrem Rechner mit dem Standard-Web browser in Mac OS X geoffnet.

o

hit : ~92 . 1 68 . 2 . 1 0 4 : 70BO wa defau lt7tit le= Proj ekl name

hltp: 1/ 79.197 .7 ') . 158 : 7094!wa/ defau lt7tit le= Proj ekl name

Info

Die unterschiedlichen Adressen

im Webbrowser. Bei einem roten

Proxy-Symbol erscheint die lokale

I P-Adresse.

Wird das blaue Proxy-Symbol

verwendet, erscheint die externe

I P-Adresse. Auf diese kann man auch auP.,erhalb des lokalen

Netzwerkes zugreifen.

Die vom Webmodul erstellten IP-Adressen werden nach einem folgenden Schema erstellt: http://192.16S.2.100: 70S0Iwaldefault?title=Projektname

Die im Beispiel verwendete IP-Adresse 192.168.2.100 ist eine durch den Router intern vergebene IP. Diese Adresse wird am Port 7080 weitergeleitet. Der restliche Teil der Informationen wird benotigt, urn das richtige Projekt in Merlin zu finden, dabei ist "Projektname" der Name, den Ihre Projektdatei tragt.

Die Webnutzung des Projekts kann jederzeit angehalten werden, hierzu mtissen Sie lediglich die Freigabe fUr das Web mit Stapp beenden.

Die Port-Weiterleitung kann in den Merlin-Einstellungen manuell geandert werden. Dies kann unter Umstanden immer dann notwendig sein, wenn eine andere Anwendung diesen Port bereits in Anspruch nimmt. Das ist beim Einsatz von Merlin Server der Fall.

Ziehen Sie das Proxy-Symbol in ein Textverarbeitungsprogramm, beispielsweise TextEdit, so erscheinen dort einige Informationen, die Sie nicht zu beachten brauchen. Selektieren Sie nur die Adresse wie in der folgenden Abbildung dargestellt.


(Ii/) 0 0 E. Projektname .we bloc <?xm I version="1.0" eneoding="UTF-8"h <!DOCTVPE pI ist PUBLIC "-I/Apple/IDTD PLIST i.0/IEN" ''http://Www.QPple.eom/DTDs/ PropertyL ist-l.e .dtd"> <p list version="l.e"> <diet>

In Textverarbeitungs

programmen erscheint das Proxy-Symbol mit allen seinen Informationen. Die ben6tigte

-*ey:JJRL</key> -o:string:>http://79.197.75.158:7080/wQ/defQult?title=ProjektnQme</string> Adresse fUr das Projekt findet

</diet> man zwischen <string> und </pl ist>

L-____________________________________________ ~4 </string>.

5.3.2

Tipp

Halten Sie die i} - Taste gedriickt, wahrend Sie das blaue Proxy-Symbol aus dem Dialog Publizieren mit der Maus herausziehen. Dadurch wird die lokale IP anstatt der extemen IP mitgeteilt.

Webmodul-Funktionen

Die entfernten Teilnehmer konnen im Webbrowser die Projekte bearbeiten. Hierzu sind Zugriffsrechte im Merlin-Projekt zustandig. Siehe Abschnitt "Zugriffsrechte und anonyme Benutzer". Der Funktionsumfang des Webmoduls ist gegeniiber Merlin durch fehlende Optionen etwas geringer. Die folgenden Funktionen sind ausschlieBlich Merlin vorbehalten:

• Der Inspektor

• Die Elemente

• Der N etzplan

• Die Erstellung von neuen Projekten

Die Funktionen des Inspektors lassen sich im Webmodul durch die Verwendung von Spalten ersetzen. So konnen Sie auch Ihre eigenen Spaltensets im Webmodul we iter nutzen. Wird das Projekt publiziert, wird das aktuelle Spaltenset im Webbrowser angezeigt. In den Darstellungsoptionen im Register Spalten lassen sich Spalten de- und aktivieren und zu Spaltensets sichern. Diese sind nach dem Sichern des Projekts in Merlin Web verfligbar und lassen sich mit dem Schalter "Vorgange" aufrufen.

205


206

('1 0 0 Mer'l in Dal ei Bearbeit en Ej nfugen Am icht

r* Vorgangc 1 .1. Rcsso urcc n .. ALislastung 1

~ .. Vo rgangc r. Zeit - Repo rt ing t lbSO lut l IVo rgabe

St andard Sp31tCIlSdS gep lJ.nte Zeit - Repo rt illg (proze ntual)

Bu dget - ~I an u tlg

Re ss au re e n - Ei nsat.zp 1 an u ng ,9 H ?

Ko s Ie nerwa rl u n ge n 19 ! n 5011- 1 s t - Kos Ie nverg Ie i e n

~ g I n Zeitp lanurlg

19 I n Mei rl 5palt enset

St.andard

J Neues Spaltenset

Notizen

5.3.3 1m Webmodul arbeiten

Hilf e

I Fahne

~

Spaltensets werden uber den Schalter Vorgange im Webbrowser aufgerufen.

Nachdem Sie das Projekt erfolgreich Uber den Webbrowser geoffnet haben, lassen sich in der Gliederung Werte fUr die jeweiligen Zeilen mit einem Doppelklick eintragen. Bitte beachten Sie, dass die berechneten Spalten im Webmodul genauso wie in Merlin nicht editiert werden konnen.

Hinweis

1st die Unterdriickung fur Popup-Fenster im Webbrowser eingeschaitet, erscheint zuerst eine Hinweisseite. Klicken Sie auf den Link Starte Merlin Web. Dann wird das Projekt im Browser geOffnet.

Mochten Sie im Webmodul die Startzeiten fUr Vorgange eintragen, so schalten Sie die Spalte Vorgabe geplanter frUhester Start usw. im Projekt ein. Damit wird nach dem Publizieren des Projektes diese Spalte auch im Webmodul sichtbar. Mit einem Doppelklick in das Feld kann man die Werte direkt eintragen. Handelt es sich wie in diesem Fall urn Datumsangaben, konnen Sie auch mit einem Mausklick auf das Kalendersymbol den Kalender aufrufen und damit die Werte bestimmen.

In der MenUleiste des Webmoduls befinden sich Optionen zum Erstellen von neuen Vorgangen und Meilensteinen. Klicken Sie auf den MenUpunkt Einfogen und wahlen eine der zur VerfUgung stehenden Optionen.

Des Weiteren lassen sich im MenU Ansicht Spaltensets, Stile und Arbeitsumgebungen auswahlen und auf das geoffnete Projekt anwenden.

5.4

5.4 Merlin iPhone-Sharing

tS Safari Ablage Bea rb eiten Darste ll ung Verl auf Lesezeichen

n o o Meri i n Dal ei Bearbeite l'l EinfO gen Ansicht Hilf e

~VOrgiinge ~ 1. RessolJrcen 5-: Aus~astung I .. vorgange .

II" #j lnfo ITit. 1 IVo,g. be g<pl, nte r f ruheste r St,r! Iv o,gab.

g<pl. nte

m Oel .. CJ 14 .Cl8.09 08:ClCl I 1 Vo,g.ng ~. II!

2 Vorgang WochEl Me n Die Mit Do n Frs Sam 8<1 n

3 Vorg.ng 3 1 1 2

4 Vorgang 32 3 4 1; ~ 7 B 9

33 1V 11 12 13 14 15 16

04 1 7 1B 19 2 2 1 2:2 2 3

35 24 2 5 216 27 2 8 2~ 30

o£ 3 1

Hs ule Ff\e . 1.t\ . Aug

20M ~~

1m Webmodul kann man mit einem

Doppelklick in den Feldern Werte andern oder eintragen.

Merlin iPhone-Sharing

Seit Merlin 2.7 ist es moglich, Proj ekte auch fUr das iPhone zu publizieren. Damit besteht die Moglichkeit, Proj ekte mobil zu betrachten und auch zu bearbeiten. Proj ekte lassen sich unterwegs betrachten und bei einer vorhandenen Netzverbindung (WLAN oder Mobilfunk z.B. UMTS) bearbeiten, und die Anderungen werden an das Proj ekt iibertragen .

.. Proj ekt ist fU r i Pihones frc igegcbel1 .

Klicken Sie a Ll f St o pp , Llm z ve rn indern , das s Benu tze r mit e inem iPhone au f d ie.es Projekt w g reifen.

~ Ziehen S i ~ da .• Sym bol auf Mail. iChat oder ein andere. Programm, um die @ Adresse 1.U o m rm Jn i z ie ren .

Stopp Sd l liel1en

Das Publizieren fUrs

iPhone verhalt sich wie das Publizieren fUrs Web und verwendet

seine Einstellungen.

Zum Arbeiten mit Proj ekten aus Merlin benotigt man auf dem iPhone die kostenlose Merlin iPhone-Applikation. Diese llisst sich aus dem App Store direkt auf Ihrem iPhone laden. Ein weiterer Weg ist das Herunterladen aus iTunes auf den Rechner und das anschlieBende Synchronisieren des iPhones.

207


208

Info o Merlin iPhone kann auch auf einem iPod touch verwendet werden. Die fehlende Kamera verhindert die Verwendung des Dateielements zum Erstellen von Fotos.

A Hinweis

Sie benotigen das optionale iPhone-Sharing-Modul fur Merlin, ansonsten funktionieren die nachfolgenden Schritte nur mit Projekten die weniger als 40 Vorgange beinhalten.

Die nachfolgenden Schritte beschreiben den Prozess, wie Sie ein Projekt fUr das iPhone publizieren:


2. Klicken Sie auf das Symbol Publizieren.

3. 1m Dialog Publizieren klicken Sie auf das Register iPhone.

4. 1m Register iPhone klicken Sie auf Start.

5. Das Projekt wird fUr Merlin iPhone publiziert.

6. Das Proxy-Symbol wird eingeblendet, zuerst rot, dann blau.

Bleibt das Symbol rot, llisst sich das Projekt nur tibers lokale Netzwerk offnen. Hierzu lesen Sie im vorangegangenen Abschnitt Ports & Router.

7. Ziehen Sie das Proxy-Symbol auf eine Anwendung in Mail, iChat etc. und teilen somit die Adresse fUr die Verwendung mit Merlin iPhone mit.

Merlin iPhone ist die kostenlose Anwendung fUrs iPhone. Die Lizenz fUr

das Publizieren der Projekte auf das iPhone ist kostenpflichtig.

5.4.1 Laden des Projekts im lokalen Netzwerk

Auf dem iPhone sind folgende Schritte notwendig:

1. Starten Sie Merlin iPhone.

2. Tippen Sie auf das Plus.

3. Befinden Sie sich im lokalen Netzwerk (tiber WLAN), so erscheint der Server tiber den Bonjour-Dienst automatisch auf dem iPhone.

5.4 Merlin iPhone-Sharing

... 11 Netz.. . "'7 18:46

tXl MacBookPro lJ MacBook·ProJocai Die Serverliste zeigt automatisch mithilfe von

Bonjour aile Server aus dem lokalen Netzwerk. Weitere Server, auf die zugegriffen wurde, sind in der Liste enthalten. Das iPhone kann sich mit lokalen Netzwerken nur uber das WLAN verbinden . Von unterwegs ben6tigt man die externe IP-Adresse.

My Server projl1clWizards.f'let

Remote Server 192.16EU.2

4. Tippen Sie auf den Server.

5. Die publizierten Projekte tauchen in der Projektliste auf.

6. Tippen Sie auf ein Projekt.

7. Es wird auf das iPhone iibertragen.

Nun lasst sich das Projekt auf dem iPhone bearbeiten, falls eine Verbindung zum publizierten Projekt besteht, ansonsten kann es offline betrachtet und zum spateren Zeitpunkt synchronisiert werden. , . / 5.4.2

Tipp

Haben Sie einen Server, der tiber eine feste IP-Adresse verfugt oder den DynDNS-Dienst nutzt, dann verwenden Sie diese Angaben fur die Verbindung des iPhones mit dem Server. Mehr Informationen zum iPhone finden Sie im "Merlin iPhone Schnelleinstieg" auf der Webseite: http://www.projectwizards.netlde/merlin-iphone/

Verbindung von extern

Hierzu benotigen Sie die IP-Adresse vom blauen Proxy-Symbol. Ziehen Sie dieses auf ein Textverarbeitungsprogramm, in unserem Fall TextEdit.

<key::-URL</key> <string>http://79.197.75.158:7080/wa/default?title=Projektname</string>

Die Adresse und der Port lassen sich mithilfe einer Textverarbeitung aus dem Proxy-Symbol entnehmen.

Fiihren Sie anschlieBend die folgenden Schritte aus:

1. Starten Sie Merlin iPhone und tippen auf das Plus in der oberen rechten Ecke. Damit lasst sich ein neuer Server hinzufiigen.

209


210

2. Raben Sie bereits eine DynDNS - im letzten Abschnitt des Kapitels gibt es hierzu mehr Informationen -, tragen Sie diese im Feld Adresse ein. Ansonsten tragen Sie die IP-Adresse ein, die Sie dem Proxy entnommen haben.

3. Geben Sie den TCP-Port ein.

4. Vergeben Sie einen Namen fUr den Server, beispielsweise Mein Mac oder Bura.

5. Tippen Sie auf Fertig.

... 11 Netz ••. '7 13:21

I ·" . l~~

Adresse 7R 197.75.158

Port 7080

Name Merlin BOro

Benutzername jplOnal

IiiiiiiiiiIo ... Tragen Sie die Adresse und den Port sowie den optionalen Namen fUr den Server ein. Danach tippen Sie auf Fertig.

6. Nun sollte der Server in der Serverliste auftauchen.

7. Tippen Sie auf den Server.

Jetzt sollten die publizierten Projekte in der Projektliste auftauchen. Tippen Sie auf ein Projekt, wird es vom Server auf das iPhone geladen.

5.4.3 Projekte auf dem iPhone betrachten und bearbeiten

Nachdem das Projekt auf dem iPhone geladen wurde, lasst es sich aus der Projektliste in Merlin iPhone auswahlen. In der Projektstartseite befinden sich drei Bereiche des Projekts. Diese sind unterteilt in:

• Vorgange

• Ressourcen

• Elemente

Tippen Sie einen dieser Bereiche an, gelangen Sie zu den jeweiligen Informationen.

Anhand des Beispiels kann man sehen, wie sich neue Vorgange bearbeiten oder erstellen lassen.

Betatigt man den Schalter "Vorgange" gelangt man zu den Vorgangen, Meilensteinen und Vorgangsgruppen des Projekts. Diese zeigen anhand von Symbolen die Erledigung und auch ihren Status tiber die Farben Grtin, Gelb und Rot. Vorgange und Vorgangsgruppen werden als Torten und Meilensteine als Rauten dargestellt. Neue Meilensteine und Vorgange lassen sich mit dem ,,+" anlegen. Mochten Sie einen bereits vorhandenen Vorgang andern, tippen Sie auf das blaue Pfeilsymbol. Danach gelangen Sie in den Inspektor des

5.5

5.5 Merlin Server

Vorgangs und kannen mit dem Antippen von Bearbeiten Anderungen daran vomehmen. Es ist sehr intuitiv wie die gesamte iPhone-Bedienung .

.• ,11 NeIZ.. . "? 10:09 AM

ElnOGf\.IPPC ElMGruppO ) Das iSt meln Stan

f) 12.11 .08 · '2.11 .08 Erwarte1

vorgang erledlgl f) 12.11.08 · 1411 .08

3 T:;l~

I'oIellensteln Netn ) Vorgang 1m Zel tplan f) 12,11 08 · 1411 ,08 2,4WocN;n

3 TElge

Elne Gruppe f) 12.11.08 - 14.11.08

2.4WOCtlen

Dauer Vorgaben

Start So lriih wie mogtlch )

Ausla!l.tung

e:n~e SO lr1Jh wio m6gllch ) Mellensteln mit elner angeMngt. .. f) 12.11 .08 · 1211 .08

Status

Der Inspektor wird mit dem blauen Pfeilsymbol aufgerufen. Tippen Sie darauf, um die Informationen zu betrachten. Tippen Sie anschlieP.,end auf Bearbeiten, um Anderungen vorzunehmen.

o Info

Auf der Produktwebseite von Merlin iPhone finden Sie Filme zur Bedienung des iPhones vor. Zudem lasst sich dort auch der Merlin iPhone-Schnelleinstieg herunterladen:

http://www.projectwizards.netlde/merlin-iphone/

Merlin Server

Mit Merlin Server schlieBt sich der Kreis der Netzwerkoptionen fUr Merlin. Merlin Server ist die professionelle Lasung fUr BUros und Untemehmen. Merlin Server vereint aIle zuvor beschriebenen Dienste:

• Projekt

• Web

• iPhone Merlin Server wird in Mac OS X Client oder Server als Systemerweiterung installiert und befindet sich immer einsatzbereit in den Systemeinstellungen. Mit einem Doppelklick auf die MerlinServerprejPane wird die Anwendung installiert, dabei sollte Merlin Server fUr aIle Benutzer aufgespielt werden. Klicken Sie hierzu auf die entsprechende Option, die automatisch bei der Installation erscheint.

211


212

Me rl in Server

~ I Aile einblenden I 0.

Proje kt 1 ~ Web ~ iPhone ~

Aktiv: ~

Ad r es se : @ merlin:1I192.168.2.104:70901

TCP- Port: 7090 1m Ro ut e r weite rleiten

Merlin Server Proj ektordne r: Projects

Ober. .

Aus Ein Dienst-Kennwort andern.

~ Kli(ken 5ie auf das S(hloss , um Anderu ngen vorzuneh men. Uzenzen ...

Merlin Server vereint aile Netzwerkdienste in einer

Systemerweiterung.

1m Projektordner lassen sich aIle Projekte fUr Merlin Server ablegen. StandardmaBig ist der Ordner mit dem Namen Projects versehen und befindet sich im Pfad: HD > Library > Application Support > Merlin Server. Die darin abgelegten Projekte werden tiber die im Merlin Server aktivierten Dienste bereitgestellt. Mit dem Aus-/Ein-Schieberegler kann Merlin Server ein- und ausgeschaltet werden. Jeder der drei Dienste kann einzeln aktiviert werden. Hierzu muss bei der Option Aktiv das Hakchen gesetzt sein.

o Info

Merlin Server kann nur im ausgeschalteten Zustand konfiguriert werden. Jeder Dienst ist einzein anpassbar, die Einstellungen gleichen den Anpassungen in Merlin.

Die Einstellungen fUr den reP-Port sowie die Weiterleitung im Router sind jeweils in den Diensten Projekt und Web einzeln einstellbar. Der Dienst iPhone greift auf die Einstellungen vom Web-Dienst und besitzt keine eigenen Optionen.

Der Projektordner und die Zugriffsrechte werden von Merlin Server mithilfe von sogenannten ACLs (Zugriffslisten) gesteuert. Falls Sie fUr weitere Benutzer den Zugriff auf den Ordner freigeben mochten, geschieht das in Mac OS X tiber die Systemeinstellungen Sharing > File-Sharing.

5.5 Merlin Server

Shari ng o~ ~ I A i le einb lenden , J

Geratename : MacBook Pro

0

~

0 0 0 0 0

0

Computer im lokalen Net zwe rk k6nn en auf Ih ren Comp uter unter ~Mac lloQk Pro .loca l · zugroe ifen.

( Bearbeiten .

DVD- ode r CD- Sharing

Screen -Shari ng

File Sharing

Pr inter- Sharing

We b-Sharing

Entfernte Anmeldung

Entfernte VeM altu ng

Enrfernte Apple- Evems

Xgrid-Sharing

Inrerne l- Sharing

Bluetooth - Sharing

A Fi le- Shar ing : Akriviert

Ull ler afp .1J 192. 168.L.I041 od er HMacSoo!< Pro" kon nen Be rlUtzer andere r Comput er auf freigcgebc ne Ordncr auf dicsem Co mputer und Adm in istr atoren auf ai le Volumes zu gre ife ll.

Freigegebene Ordne r: Benutzer:

.... iI .... F'ulllllbl .. i( ___ ...... ~ ~ .IIAd mlnist rators Eig ene :, 1 ~ , 1 .l. APPIIC. .. Server Eigene

J. Syste ... niSHa[O r Lesen . . reiben

t" .&&Administ rators Nu r Lesen

IdEveryone Nu r Lesen

( Opt ion.n ...

Der Ordner Projects kann fUr die gemeinsame Nutzung durch einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigegeben werden.

rP Klicken Sie auf das Schloss, um A.nde rungen zu verhlndern, o

Danach lassen sich von diesen Benutzern neue Projekte im Projektordner uber den Mac as x Finder ablegen; selbstverstandlich auch uber das Netzwerk.

, •

Tipp

Mehr Infos zum Merlin Server konnen Sie dem "Merlin Server Schnelleinstieg" entnehmen . Dieser lasst sich als PDF-Dokument von der folgenden Webseite herunterladen: http://www.projectwizards.netlde/merlin -server/

Der entfernte Zugriff auf die publizierten Projekte von Merlin Server erfolgt nach dem gleichen Schema wie bereits bei den in den vorangegangenen Abschnitten beschriebenen Diensten. Sie konnen somit per Entferntes OjJnen aIle Projekte, die iiber Merlin Server publiziert werden, in Merlin offnen. Mit Webbrowser und iPhone geht es natiirlich auch.

5.5.1 Alias-Zugriff

Eine weitere Funktion in Merlin Server ist die Nutzung von Alias-Dateien. In Mac OS X sind Alias-Dateien gleichzusetzen mit Verkniipfungen zu originalen Dateien. Ein Alias kann folgendermaBen in Mac OS X erstellt werden:

Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop aus dem Projektordner, und halten Sie dabei die Kombination aus den Tasten Alt+ Befehl gedriickt. Dabei erscheint neben dem Mauszeiger ein gekriimmtes Pfeilsymbol.

Pro' ektnam@,merlin2 Pro·ektnam{!.merlin2

So entsteht eine Alias-Datei: Datei selektieren, mit Mauszeiger bewegen und Alt+8efehl gedruckt halten. Wird der Mauszeiger an einem art losgelassen, erscheint dart eine Datei mit der Endung Alias.

213


Die originale Datei kann weiterhin tiber Merlin Server und entferntes Offnen aufgerufen und bearbeitet werden. Der Alias verhlilt sich wie eine ganz gewohnliche Projektdatei, aIle Anderungen tauchen aber sowohl im Original als auch im Alias auf. Der Trick mit dem Alias funktioniert auch im Netzwerk, solange man Zugriff auf den Server hat, kann die Alias-Datei auf den eigenen Rechner kopiert und mit Merlin geoffnet und weiterbearbeitet werden.

o Info

Der Projektordner und die darin enthaltenen Projekte befinden sich im folgenden pfad: HD > Library > Application Support > Merlin Server > Projects. Bitte beachten Sie der pfad ist auf dem Rechner, auf dem auch Merlin Server installiert wurde.

5.6 Zugriff auBerhalb des lokalen Netzwerks

214

Das Publizieren im eigenen lokalen Netzwerk ist mit den Merlin-Diensten Projekt, Web und iPhone einfach und dank der Bonjour-Technologie automatisiert. Wenn Sie sich aber auBerhalb des eigenen Netzwerks befinden, konnen Sie auch auf die publizierten Projekte zugreifen. Hierzu muss sichergestellt sein, dass Ihr Router entsprechend konfiguriert ist und Sie tiber eine aktuelle IP zu Ihrem lokalen Netzwerk verfUgen. Erfahren Sie in diesem Abschnitt, wie Sie die technischen Voraussetzungen schaffen.

5.6.1 Externes Publizieren

Das externe Publizieren unterscheidet sich nicht vom internen. Die einzige Htirde, die genommen werden muss, ist das Einrichten Ihres Routers fUr das externe Publizieren. Merlin untersttitzt die UPnP-Technologie, damit sind die meisten modernen Router ausgestattet. Schalten Sie diese Option in Ihrem Router an, so wird Merlin automatisch mit dem Router kommunizieren und eine IP-Adresse fUr den Zugriff von auBerhalb generieren. Hierbei farbt sich das Proxy-Symbol blau. Daran konnen Sie auch auf Anhieb erkennen, ob der Dienst fUr externen Zugriff aktiviert ist.

5.6.2 Automatische Konfiguration - UPnP oder NAT-PMP

Mit einem UPnP-tauglichen Router konnen Sie mit dem geringsten Aufwand Ihre Projekte auch auBerhalb Ihres Intranets zur VerfUgung stell en. Sie mtissen lediglich diese Funktion in Ihrem Router aktivieren, der restliche Vorgang lliuft voIlkommen automatisch abo


. Oberslcht

• Internet

, Telefonle

. WLAN

• System

• Erelgnlsse

• Push Service

• I N FO-An~e Ig e

• Nachtschaltung

• FRITZ!Box-Kennwort

• Elnstellungen slchern

• Firmware-Update

• Zurucksetzen

• Netzwerkgeriite

• Netzwerkeinstellungen

• Anslcht

• Programme

• Hille

• Elnrlchtungsasslstent

Netzwer~einstellungen

Statusinform atiorlen Ooer UPnP uoertragen ~empfohlen)

Ooer Univers al Plug,and-Play (UPnP) werden fur angeschlossene Computer Statusinform at ionen der FRITZ!9ox be~ei t'gestell t. Wenn FRITZ!DSL Statusinform ationen an~.ei gen soil , mus s diese Funktion aktiv iert sein. Die Funktion hat keinen Einf luss auf Sicherheitseinsteilungen der FRITZ!Box.

~ Anderungen der Sicherheitseinstellu ngen Li oer UPnP gestatt'en

Programme mi t UPnP -Unt,erstUuu ng konnen Sicherheitsei nst'ellungen wie die Portf rei gaberegel n ,der FRITZ!Box autom atisc h verarldern. Akt iv ieren Sie diese Opt ion aus SicherheitsgrU nden nur, wenn Sie tatsachlich ei ngehende Verbindungen aus dem Internet gestaUen mochten.

Hier konnen Sie die IP-Adressen von FRITZ!Box verandern.

Vorsicht: Unsachgemar!e Eirlstellu ngen ktinnen d~u fuhren, ,dass ,die Benuueroberflache von FRITZ!Box nicht mehr ,erreichbar ist!

Hier konnen Sie die statis che Rout ing-Tabelle der FRITZ!Box andern.

Vorsicht: Unsachgemar!e Eirlstellu ngen ktinnen d~u fuhren, dass die Benuueroberflache von FRITZ!Box nicht mehr 'erreichbar is t!

IP- Routen

( Uber nehmen ) ( Abbr_chell ) ( HMe

Die Fritz!Box von AVM ist ein weit verbreiteter Router und verwendet die UPnP-Technologie.

Bei NAT-PMP handelt es sich urn eine Technologie, die Apple in seinen AirportProdukten verwendet. Diese hat die gleiche Funktionsweise wie UPnP und stellt automatisch die Basisstation fUr den extern en Zugriff ein. Verwenden Sie hierzu das AiportDienstprogramm, das sich im Pfad HD > Programme > Dienstprogramme befindet.

Legen Sie im Airport-Dienstprogramm die NAT-Optionen fUr Ihre Airport-Basisstation oder Time Capsule fest. Wahlen Sie die Option NAT-PMP

Beim NAT-PMP (NAT Port Mapping Protocol) handelt es sich urn eine Entwurfsversion der Internet Engineering Task Force, die eine Alternative zum gebrauchlicheren UPnPProtokoll (Universal Plug and Play) darstellt, das in vielen NAT-Routern zum Einsatz kommt. Mit NAT-PMP kann ein Computer in einem privaten Netzwerk (hinter einem NAT-Router) den Router automatisch so konfigurieren, dass Clients auBerhalb des privaten N etzwerks die Kommunikation mit diesem Computer ermoglicht wird.

o Info

Bitte sehen Sie in der Router-Anleitung nach, wie Sie vorgehen sollten, damit diese Optionen eingeschaitet sind. J eder Hersteller hat seine eigenen Konfigurationen fur seine RouterProdukte.

215


216

Falls Ihr Provider keine feste, sondern dynamische IP zuteilt, was beim GroBteil der Provider der Fall ist, sollten Sie sich einen Dienst wie zum Beispiel DynDNS.org kostenlos einrichten.

5.6.3 Dynamische IP-Adresse umleiten

Us emame Password

Los.t Passwordl Create Accmmt

About Se rvic€s Accou nt Suppo rt ews

BRtMFRfi New to DynDNs'com? ..... Tak@ our n@w tour and see what w@ do ...,

DNS Serv h!:es Don't feel trapped. Wftre here to help. [INS or stat ic and dynam ic IP add ress

Free Dynamic DNS

Po int a hostrHlme to a dynam ic or stat ic IP add ress or URL

• Host your own we bsite at home or free! • Conned to your wo rkstat ion, DVR. we bcam fro m .nywhere.

example . dyn dns. 1v : @D

• DDNS ;ervice detai Is ...

Mai lHop Servio!:es Ensu re rel iable email de li very

I~

- DNS Hosting & Domains

Roe g iste r youlr domain and poi llt it to a n IP add ress o r URl

• Easy -Io - use we b i n lerf~ce wilh powerful expen lools. • 5ew ndary .nd primary DNS servers . ro und tile gl obe!

example.com

.. more about Custom DNS, hosting •.•

Der kostenlose Service von DynDNS,com ist sehr nLitzlich bei dynamischen I P-Adressen.

Das Einrichten eines DynDNS-Kontos ist kostenlos. Sie konnen mit diesem Dienst die sHindig wechselnde IP-Adresse des Providers, die der Router tiber das Internet bekommt, auf eine feste Adresse umleiten. Damit kann man aus dem Internet heraus tiber eine DynDNS-Adresse Ihren Rechner auffinden und die von Merlin oder Merlin Server freigegebenen Projekte auBerhalb des lokalen Netzwerks offnen.

l. Rufen Sie im Webbrowser die folgende Adresse auf: http://www.dyndns.org

2. Klicken Sie auf Account und anschlieBend auf Create Account.


My Account

Create Account

l og in

l o st Passwo rd?

My Carl o items

~

Ab out

DynDNS Account

My Serv ices

View, modi fy, p

and de lete your

My ZonesfDomains

Die Erstellung eines DynDNS-Kontos ist kostenlos.

Auch der Dienst selbst ist kostenlos. Mochten Sie

L ______ ~_~A=d=d=Z=o=ne=D=o=m=ai=n=s =:JS mehr Funktionen, mussen diese erworben werden.

3. Tragen Sie Ihre Daten ein und wahlen eine Adresse aus.

Man kann zwischen unterschiedlichen, bereits vorgegebenen Adressen auswahlen. Zum Beispiel konnte Ihre Adresse meineprojekte.homeunix.org lauten. Wobei meineprojekte der von Ihnen verwendete Name sein soUte. Die Hauptdomain in unserem Beispiel lautet homeunix.org und wird von Dyndns.org in vielen verschiedenen Varianten zur Auswahl angeboten.

, Oberslcht

• Internet

• Klnderslcherung

• On line-Zahler

• Zugangsdaten

• Portfreigabe

• Dyna mic DN S

• DSL-Info rmatlonen

, Tele10nle

, WLAN

, System

, Progra mme

, Hll1e

Dynamic DillS

Uber Dy namic DNS k6nnen Anwendungen undl Dienste, fu r die in ,der' FRITZ!Box-Firewall Portfreigaben ei ngericrotet wurden, unter ei nem festen Domainnamenaus dem Intemet erreicht werden, obwohl s ich ,die 6ffentli che IP-Ad resse der FRITZ!B ox mit jeder Intemeteinwahl an.dert.

Dynami c DNS benutz.en

Geben Sie ·die Anmeldedaten fur Ihren Dynamic DNS-Anbieter an.

Dynamic DNS -Anbieter [ dYll.dns.org - w st om j ; I ( N e ~ e n Dom" inm men " nmelden

Domainname mgin~»'(Pjg!\1 !:..$t~u!ln :i. . o rg

Benutzern ame [ merlin

Kennwort r[.-.• -•• --------------, KennwortbesHitigun g [ .....

( Obernehmen ) ( Abbr€chen ) C ____ H_iif_e _ -"

Die Fritz!Box bietet im Menu Internet I Dynamic DNS die entsprechenden Einstellungen.

Nun konnen Sie in Ihrem Router die Funktion fUr Dynamisches DNS einschalten und mit den Angaben, die Sie bei DynDNS.org bekommen haben, bestucken. Manche Router haben diese Funktionalitat nicht, hierzu bietet DynDNS.org eine kostenlose Software fUr den Mac an, diese muss als Startobjekt aktiv sein, damit die statische Adresse immer auf die dynamische Adresse angepasst wird.

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Raben Sie alles korrekt eingestellt, konnen Sie Projekte in Merlin oder Merlin Server publizieren. Nehmen wir an, Merlin hat die folgende URL fUr das Projekt generiert:

http://192.16S.2.1 00:70S0/wa/default?title=Baugenehmigung*

dann sollten Sie die IP 192.16S.2.100 durch die zuvor eingerichtete DynDNS-Adresse meineproj ekte.homeunix. org ersetzen.

Danach sollte die folgendermaBen angepasste URL den Zugriff von auBerhalb auf das publizierte Projekt zulassen: http://meineproj ekte.homeunix.org: 7 OSO/wa/ default?title= B augenehmigung*

*Diese Adressen sind fiktiv und dienen nur als Beispiel.

6 Anhang

In den folgenden Abschnitten erlautem wir die in Merlin verfligbaren Felder und Spalten unterteilt nach Vorgangen, Ressourcen und Elementen.

6.1 Die Spalten fur Vorgange

Spalte Bedeutung

# gibtjedem Vorgang oder jeder Gruppe eines Projekts eine eindeutige Nummer. Nur wenn die Gliederung nach dieser Spalte sortiert ist, kann man Vorgange manuell durch Ziehen mit der Maus ordnen. Eine Sortierung nach einer anderen Spalte kann man durch den MenUbefehl "Sortierung einfrie-ren" auf die ,,#"-Spalte Ubertragen.

# Nachfolger nimmt eine Liste mit Nummem (#) - Semikolon getrennt-von Gruppen oder Vorgangen auf, welche diesem Vorgang zeitlich folgen mUssen. Die Art der Beziehung zumjeweili-gen Nachfolger kann durch die KUrzel FS, FF, SS oder SF angegeben werden.

# Vorganger nimmt eine Liste mit Nummem (#) - Semikolon getrennt-von Gruppen oder Vorgangen auf, welche diesem Vorgang zeitlich vorausgehen mUssen. Die Art der Beziehung zum jeweiligen Vorganger kann durch die KUrzel FS, FF, SS oder SF angegeben werden.

% Erledigt gibt den Fortschritt des Vorgangs oder der Gruppe im laufen-den Projekt an. FUr Gruppen oder falls man mit wirklichen Werten arbeitet, wird dieses Feld automatisch berechnet.

Auslastungs- gibt an, urn wie viele Zeiteinheiten eine Zuweisung nach der Verzogerung Funktion "Auslastungsabgleich" verzogert wurde.

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6 Anhang

Spalte Bedeutung

Basiskosten nimmt die festen Grundkosten eines Vorgangs entgegen.

Basiskosten Teilsumme enthalt die Summe aller Basiskosten des Vorgangs. Bei Gruppen sind die Basiskosten aller untergeordneten Vorgange enthalten.

Basiskostenfalligkeit nimmt den Zeitpunkt auf, zu wann die Grundkosten eines Vorgangs in den "Wirklichen Basiskosten Teilsumme" eingerechnet werden.

Beantragtes Budget bezeichnet den Betrag des zum Vorgang beantragten Budgets. Fiillt man das Feld "Genehmigtes Budget" mit einem Betrag, so gilt dieses Budget als genehmigt und geht in die weitere Berechnung ein.

Budget-Info nimmt einen beschreibenden Text zum Budget auf.

Budget/Kosten Saldo enthalt das "Genehmigte Budget" abziiglich der Felder "Ressourcenkosten" und "Elementkosten tier'.

Budget-Status nimmt den Status des Budgets eines Vorgangs entgegen. Hiermit lassen sich verschiedene Stufen eines Genehmi-gungsverfahrens abbilden.

Budget-Status-Datum nimmt das letzte Anderungsdatum des Budget-Status entgegen.

B udget/Geplante enthalt das "Genehmigte Budget" abziiglich der Felder Kosten-Saldo "Geplante Arbeitskosten" und "Elementkosten tier'.

B udget/Erwartete enthalt das "Genehmigtes Budget" abziiglich der Felder Kosten-Saldo "Erwartete Arbeitskosten" und "Elementkosten tier'.

B udget/Wirkliche enthalt die Differenz der Felder "Genehmigtes Budget" und Kosten-Saldo "Wirkliche Kosten".

Budget beantragende nimmt den Namen der Ressource auf, die das Budget eines Ressource V organgs beantragt hat.

Budget genehmigende nimmt den Namen der Ressource auf, die das Budget eines Ressource V organgs genehmigt hat.

Dauer optimieren kann man fUr einen Vorgang angeben, ob in der Berechnung der Planung die kiirzest mogliche Dauer angestrebt werden solI. Dies spielt eine Rolle bei Anfang-Ende- und Ende-Ende-Verkniipfungen.

Elementkosten enthalt die Summe aller Kosten der an dem Vorgang oder der Gruppe direkt angehangten Elemente.

Elementkosten enthalt die Summe aller Kosten der an dem Vorgang oder Teilsumme der Gruppe angehangten Elemente. Bei Gruppen sind die

Elementkosten aller untergeordneten Vorgange enthalten.

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Spalte Bedeutung

Erwartete Auslastung ist das Verhaltnis von geleisteter Arbeit zur zwischen Start-und Enddatum moglichen Arbeit.

Erwartete Arbeit gibt die Gesamtarbeit an, die fUr einen Vorgang aufgewendet wird.

Erwartete Dauer bezeichnet die Arbeits-Zeitspanne zwischen dem erwarteten "Start" und "Ende". Arbeitsfreie Zeiten werden hierbei berucksichtigt.

Erwarteter Start enthalt das Datum, zu dem der wirkliche Start des Vorgangs erwartet wird. 1st ein wirklicher Start bekannt, so enthalt "Erwareteter Start" den gleichen Wert.

Erwartetes Ende enthalt das Datum, zu dem das wirkliche Ende des Vorgangs erwartet wird. 1st ein wirkliches Ende bekannt, so enthalt "Erwartetes Ende" den gleichen Wert.

Erwarteter fruher Start enthalt das Datum, an dem ein Vorgang zum fruhesten Zeitpunkt beginnen kann.

Erwartetes fruhes Ende enthalt das Datum, an dem ein V organg zum fruhesten Zeitpunkt beendet sein kann.

Erwartete Kosten enthalt die Summe der Kosten, die im Laufe des Projekts erwartet werden.

Erwartete enthalt die Kosten, die durch die Arbeit von zugewiesenen Arbeitskosten Ressourcen zu einem Vorgang generiert werden.

Erwartete bezeichnet die Zeitspanne zwischen dem erwarteten "Start" verstrichene Dauer und "Ende". Diese Dauer wird in Kalendereinheiten angege-

ben und ist unabhangig von arbeitsfreien Zeiten.

Erwartetes Ende enthalt das Datum, zu dem das wirkliche Ende des Vorgangs erwartet wird. 1st ein wirkliches Ende bekannt, so enthalt "Erwartetes Ende" den gleichen Wert.

Erwarteter spater Start enthalt das Datum, an dem ein Vorgang zum spatesten Zeitpunkt beginnen kann.

Erwartetes spates Ende enthalt das Datum, an dem ein Vorgang zum spatesten Zeitpunkt beendet sein kann.

Erwartete maximal enthalt den maximalen Betrag der Arbeit, die zwischen dem mogliche Arbeit erwarteten Start und dem erwarteten Ende eines Vorgangs

unter Berucksichtigung der Kalender erledigt werden kann.

F ahnenstatus ordnet den Zustand des Vorgangs einer Fahne zu. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen.

221

6 Anhang

Spalte Bedeutung

Fixiertes Endfenster Mit dem Setzen lasst sich verhindem, dass das Ende eines Vorgangs durch Verkniipfungen zu anderen Vorgangen aus seinem vorgegebenen Fenster geschoben wird. Hierdurch wird ein eventueller Planungskonflikt yom Vorgang auf die Verkniipfung verlagert.

Fixiertes Startfenster Mit dem Setzen lasst sich verhindem, dass der Start eines Vorgangs durch Verkniipfungen zu anderen Vorgangen aus seinem vorgegebenen Fenster geschoben wird. Hierdurch wird ein eventueller Planungskonflikt yom Vorgang auf die Verkniipfung verlagert.

Genehmigtes Budget nimmt das Budget, das fUr den Vorgang genehmigt und somit fUr die weitere Berechnung verfUgbar ist, auf. Es konnen auch prozentuale Werte vorgegeben werden, die sich auf das genehmigte Budget der iibergeordneten Gruppe beziehen.

Genehmigtes Budget enthalt die gleiche Information wie "Genehmigtes Budget". Absolut Dort vorgegebene prozentuale Werte werdenjedoch in

absolute umgerechnet.

Genehmigtes Budget enthalt die Differenz zwischen dem genehmigten und dem Unverteilt bereits verteilten Budget. Es gibt an, welcher Anteil eines

vorhandenen Budgets noch an Untervorgange und -gruppen zu verteilen ist.

Genehmigtes Budget enthalt die Summe der genehmigten Budgets aller Untervor-Verteilt gange. Es gibt an, welcher Anteil eines vorhandenen Budgets

bereits aufUntervorgange verteilt wurde.

Geplante Arbeit enthalt die Gesamtarbeit, die sich fUr einen Vorgang nach vollstandiger Berechnung der Planung ergibt.

Geplante maximal enthalt den maximalen Betrag der Arbeit, die zwischen dem mogliche Arbeit geplanten Start und dem geplanten Ende eines Vorgangs

unter Beriicksichtigung der Kalender erledigt werden kann.

Geplante Auslastung ist das Verhaltnis von der Gesamtarbeit eines Vorgangs zu der zwischen Start und Ende des Vorgangs maximal moglichen Arbeit.

Geplante Dauer bezeichnet die Zeitspanne zwischen dem geplanten "Start" und "Ende". Diese Dauer wird in Kalendereinheiten angege-ben.

Geplante Arbeit enthalt den maximalen Betrag der Arbeit, die zwischen dem geplanten Start und dem geplanten Ende eines Vorgangs unter Beriicksichtigung der Kalender erledigt werden kann.

222


Spalte Bedeutung

Geplante Arbeitskosten enthalt die durch die zugewiesenen Ressourcen verursachten, geplanten Kosten eines Vorgangs. Sind keine Ressourcen eingesetzt, werden die Kosten aus dem Standard-Stundensatz des Projekts ermittelt.

Geplante Kosten enthalt die Summe der Kosten, die fUr einen Vorgang geplant wurden.

Geplante enthalt die durch die zugewiesenen Ressourcen verursachten, Ressourcenkosten geplanten Kosten eines Vorgangs. Sind keine Ressourcen

eingesetzt, werden die Kosten aus dem Standard-Stundensatz des Projekts ermittelt.

Geplantes Ende bezeichnet das berechnete Datum fUr das geplante Ende eines Vorgangs.

Geplanter Start bezeichnet das berechnete Datum fUr den geplanten Start eines Vorgangs.

Geplanter fruher Start enthalt das Datum, an dem ein Vorgang zum fruhesten Zeitpunkt starten solI.

Geplantes fruhes Ende enthalt das Datum, an dem ein V organg zum fruhesten Zeitpunkt beendet sein solI.

Geplanter spater Start enthalt das Datum, an dem ein Vorgang zum spatesten Zeitpunkt starten solI.

Geplantes spates Ende enthalt das Datum, an dem ein Vorgang zum spatesten Zeitpunkt beendet sein solI.

Geplante verstrichene bezeichnet die Zeitspanne zwischen dem geplanten "Start" Dauer und "Ende". Diese Dauer wird in Kalendereinheiten angege-

ben und ist unabhangig von arbeitsfreien Zeiten.

ill ist eine Projektweite eindeutige Nummer, die beim Sichem einer Datei automatisch vergeben wird und sich danach nicht mehr andert.

Info zeigt durch Symbole an, ob weitere Informationen zu der Zeile vorliegen. Folgende Bedeutungen gibt es:

0 Ein Vorgang ist auf "so spat wie moglich" gestellt

C Ein Vorgang ist auf "so fruh wie moglich" gestellt

@ .. Fur ein Projekt wurde ein Kalender definiert

0 Fur den Vorgang liegt mindestens ein Konflikt vor

0 Fur den Vorgang wurde ein Datum vorgegeben

e Fur den Vorgang liegt eine Beschreibung im Textfeld vor

tD Fur den Vorgang liegt mindestens ein Element vor

0 Fur den Vorgang liegt mindestens eine Wamung vor

223

6 Anhang

Spalte Bedeutung

Kalender Hier kann man einen separaten Projektkalender fUr die Arbeitszeitberechnung eines Vorgangs auswahlen. Dieser gilt automatisch fUr aIle Untervorgange.

Meilenstein Hier kann ein Vorgang definiert werden, wenn er nur eine symbolische Aussage zum Erreichen eines Teilziels in einem Projekt treffen solI. Ein Meilenstein hat keine Dauer und keine Arbeit.

Nachfolger enthalt eine Liste der Titel von Gruppen oder Vorgangen, die diesem Vorgang zeitlich folgen mUssen. Es ist das Gegen-stUck zum Feld "Vorganger".

Prioritat bezeichnet die Prioritat des Vorgangs.

Privat schaltet ein oder aus, ob Informationen eines Vorgangs veroffentlicht werden dUrfen.

Subtitel beschreibt den Vorgang naher.

Text nimmt einen beschreibenden Text zu einem Vorgang entgegen.

Titel bezeichnet den Vorgang.

Verbleibende Arbeit enthalt die Arbeit, die nach der vollstandigen Berechnung fUr einen Vorgang noch zu erledigen ist.

Verbleibende Arbeit nimmt das Basisdatum entgegen, das als Startpunkt der ausgehend yom verbleibenden Arbeit oder Dauer eines Vorgangs interpretiert

wird.

Vorgabe % Erledigt gibt den Fortschritt des Vorgangs oder der Gruppe im laufen-den Projekt an. FUr Vorgange kann direkt ein Prozentwert vorgegeben werden.

Vorgabe Endmodus Hier lasst sich einsteIlen, wie das geplante Ende eines Vorgangs berechnet wird.

Vorgabe Startmodus Hier lasst sich einsteIlen, wie der geplante Start eines Vorgangs berechnet wird.

Vorgabe geplante nimmt den prozentualen Einsatz auf, mit dem ein Vorgang zu Auslastung erledigen ist. 100% Prozent meinen dabei die gesamte im

Kalender verfUgbare Arbeitszeit.

Vorgabe geplante nimmt die Menge (z. B. in Std., Tage, Wochen) der geplanten Arbeit Arbeit eines Vorgangs auf. Es konnen auch prozentuale

Werte vorgegeben werden, die sich auf die geplante Arbeit der Ubergeordneten Gruppe beziehen.

224


Spalte Bedeutung

Vorgabe geplante enthalt die gleiche Information wie "Vorgabe geplante Arbeit absolut Arbeit". Dort vorgegebene prozentuale Werte werdenjedoch

in absolute umgerechnet.

Vorgabe geplante legt die geplante Dauer eines Vorgangs unabhangig von Dauer dessen Arbeit fest. Wird die Dauer in f-Einheiten angegeben,

wird sie unabhangig von Arbeitszeitkalendem als Realzeit interpretiert. Es konnen auch prozentuale Werte vorgegeben werden, die sich auf die vorgegebene geplante Dauer der Ubergeordneten Gruppe beziehen.

Vorgabe geplante enthalt die gleiche Information wie "Vorgabe geplante Dauer Absolut Dauer". Dort vorgegebene prozentuale Werte werden j edoch

in absolute umgerechnet.

Vorgabe geplantes schrankt das geplante Ende eines Vorgangs zeitlich ein. Wird frUhestes Ende dieses in roter Farbe dargestellt, kann diese Vorgabe nicht

eingehalten werden, da ein Konflikt vorliegt.

Vorgabe geplanter schrankt den geplanten Start eines Vorgangs zeitlich ein. frUhester Start Wird dieser in roter Farbe dargestellt, kann diese Vorgabe

nicht eingehalten werden, da ein Konflikt vorliegt.

Vorgabe geplantes schrankt das geplante Ende eines Vorgangs zeitlich ein. Wird spatestes Ende dieses in roter Farbe dargestellt, kann diese Vorgabe nicht

eingehalten werden, da ein Konflikt vorliegt.

Vorgabe geplanter schrankt den geplanten Start eines Vorgangs zeitlich ein. spatester Start Wird dieser in roter Farbe dargestellt, kann diese Vorgabe

nicht eingehalten werden, da ein Konflikt vorliegt.

Vorgabe verbleibende legt die Arbeit fest, die im laufenden Projekt verbleibt, urn Arbeit den Vorgang zu beenden. FUr Gruppen kann kein Wert

vorgegeben werden. Wenn man mit Ressourcen arbeitet, kann man die verbleibende Arbeit entweder fUr die einzelnen Zuweisungen oder den Vorgang angeben.

Vorgabe verbleibende legt die Zeit fest, die im laufenden Projekt verbleibt, urn den Dauer Vorgang unabhangig von dessen Arbeit zu beenden. Wird die

Dauer in f-Einheiten angegeben, wird sie unabhangig von Arbeitszeitkalendem als Realzeit interpretiert. FUr Gruppen kann kein Wert vorgegeben werden. Wenn man mit Ressour-cen arbeitet, kann man die verbleibende Dauer entweder fUr die einzelnen Zuweisungen oder den Vorgang angeben.

Vorgabe Wirkliche nimmt die Arbeit auf, die bereits fUr einen Vorgang Arbeit aufgewendet wurde.

225

6 Anhang

Spalte Bedeutung

Vorgabe Wirkliche nimmt den Anteil der wirklichen Arbeit auf, der als Mehr-Mehrarbeit arbeit COberstunden) fUr einen Vorgang aufgewendet wurde.

Vorganger enthalt eine Liste der Titel von Gruppen oder Vorgangen, die diesem Vorgang zeitlich vorausgehen mUssen. Es ist das GegenstUck zum Feld "Nachfolger".

WBS-Code gibt die Gliederungsnummer eines Vorgangs nach einem zuvor definiertem Schema wieder.

Wirklich erledigt bis zeigt den Zeitpunkt an, bin wann ein Vorgang absolut erlegt ist. 1m Gantt-Chart wird auf Basis dieser Information der Vorgang gefUllt dargestellt.

Wirkliche Arbeit gibt die Gesamtarbeit an, die bereits fUr einen Vorgang aufgewendet wurde.

Wirkliche enthalt die Kosten, die durch die wirkliche Arbeit von zuge-Arbeitskosten wiesenen Ressourcen zu einem Vorgang generiert werden.

Wirkliche Auslastung ist das Verhaltnis von wirklich geleisteter Arbeit zur zwi-schen erwartetem Start- und Enddatum moglichen Arbeit.

Wirkliches Ende nimmt den Zeitpunkt auf, an dem der Vorgang wirklich beendet wurde. FUr Gruppen kann kein Wert vorgegeben werden. Wenn man mit Ressourcen arbeitet, kann man das wirkliche Ende entweder fUr die einzelnen Zuweisungen oder den Vorgang angeben.

Wirkliche Kosten enthalt die Summe der Kosten, die durch die wirkliche Arbeit entstanden sind.

Wirkliche enthalt die Kosten, die durch die wirkliche Arbeit von zuge-Ressourcenkosten wiesenen Ressourcen zu einem Vorgang generiert werden.

Wirklicher Start nimmt den Zeitpunkt auf, an dem der Vorgang wirklich begonnen wurde. FUr Gruppen kann kein Wert vorgegeben werden. Wenn man mit Ressourcen arbeitet, kann man den wirklichen Start entweder fUr die einzelnen Zuweisungen oder den Vorgang angeben.

Zugewiesene listet die Namen der dem Vorgang zugeordneten Mitarbeiter Ressourcen durch Semikolon getrennt auf. Urn Ressourcen einem

Vorgang zuzuweisen, zieht man sie aus der Ressourcen-Liste direkt auf den Vorgang oder wahlt den MenUbefehl "EinfUgen - Zuweisung".

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6.2 Die Spalten fur Elemente

Spalte Bedeutung

Zugewiesene listet die Initialen der dem Vorgang zugeordneten Mitarbeiter Ressourcen -Initialen durch Semikolon getrennt auf. Urn Ressourcen einem

Vorgang zuzuweisen, zieht man sie aus der Ressourcen-Liste direkt auf den Vorgang oder wahlt den MenUbefehl

"Einfiigen - Zuweisung".

Zusatztitel beschreibt den Vorgang naher.

6.2 Die Spalten fur Elemente

Spalte Bedeutung

ill ist eine Projektweite eindeutige Nummer, die beim Sichern einer Datei automatisch vergeben wird und sich danach nicht mehr andert.

F ahnenstatus ordnet den Zustand des Vorgangs einer Fahne zu. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen.

Gesamtkosten enthalt die Summe aller Kosten eines Elements.

Kostenfalligkeit nimmt den Zeitpunkt entgegen, zu wann die Grundkosten eines Vorgangs in den wirklichen Kosten eingerechnet werden.

Privat schaltet ein und aus, ob Informationen eines Elements veroffentlicht werden dUrfen.

Subtitel beschreibt das Element naher.

Titel beschreibt ein Element und kann frei gewahlt werden.

Zusatztitel beschreibt das Element noch naher.

Text nimmt einen beschreibenden Text zu einem Element entgegen.

Typ enthalt den Typ des Elements. Mogliche Typen sind Checkliste, Datei, Ereignis, Information, Problem und Risiko.

Wiedervorlage nimmt das Datum entgegen, an dem das Element erneut betrachtet werden sollte.

227

7 AppleScript

AppleScript ist eine Skriptsprache von Apple, die ein Bestandteil von Mac as x ist. AppleScript dient dazu, Mac as X-Programme zu automatisieren, zu erweitern und innerhalb eines Rechnernetzes fernzusteuern.

Merlin wird mit einer vollstandigen AppleScript-Implementation ausgeliefert. Die folgenden Seiten dienen zur Orientierung und als Referenz.

7.1 Das Menu Senden an

Ein schones Feature von Merlin ist dessen Fahigkeit, Informationen aus einer Merlin-Datei zu extrahieren. Diese konnen Uber das MenU Ablage - Senden an ... an andere Programme geschickt werden. Noch besser: Dieses MenU konnen Sie Uber AppleScript selbst erweitern.

Urn Ihnen an dieser Stelle ein kleines Beispiel zu geben, wollen wir Merlin veranlassen eine PNG-Grafik des aktuellen Gantt-Chart zu erzeugen und diese automatisch an die Vorschau zu schicken. Und so geht's:

1. Offnen Sie den AppleScript-Editor

2. Notieren Sie das folgenden AppleScript auf der folgenden Seite in den AppleScriptEditor

3. Klicken Sie im AppleScript-Editor auf Ubersetzen.

4. Speichern Sie das Script (im MenU Ablage - Speichern unter .. . ) in das Verzeichnis ,,~/Library/Application Support/Merlin/SendToMenu". Geben Sie dem Script dabei einen Aussagekraftigen Namen, beispielsweise Vorschau. (Hinweis: Sollte das SendToMenu-Verzeichnis nicht existieren, mUssen Sie es zuvor anlegen.

229

7 AppleScript

230

on run argv

set merlinApp to "Merlin"

if number of items in argv > 0 then

set merlinApp to first item of argv

end if

using terms from application "Merlin"


set doc to the first document

export doc as png file to path " / tmp / merlin . png"

tell application "Finder"

open POSIX file " / tmp / merlin . png"

end tell

end tell

end using terms from

end run

Jetzt konnen Sie Merlin starten und eine beliebige Projektdatei offnen. Diese soUte logischerweise ein passendes Gantt-Chart enthalten. Sie konnen beispielsweise dafUr die Vorlage "Software-Entwicklung" nehmen.

Klicken Sie nun auf Ablage - Senden an. Ihr Script soUte jetzt in der Auswahl erscheinen. Wahlen Sie es aus, startet automatisch die Vorschau und zeigt das Gantt-Chart.

Logisch, dass das nur ein recht einfaches Beispiel ist. Wer sich aber ein wenig in AppleScript einarbeitet, dem stehen mit dem "Senden an"-Menii nahezu unbegrenzte Moglichkeiten offen. Ein guter Startpunkt fUr das Erlemen von AppleScript ist beispielsweise die Developer Connection von Apple (unter developeLapple.com).

7.2 Merlin Suite

7.2 Merlin Suite

Auf den folgenden Seiten wird die Funktionsreferenz von Merlin fUr AppleScript aufgefUhrt. Wir machen das auf vielfachen Wunsch, weil es immer noch sehr viele Anwender gibt, die bei der Softwareentwicklung immer noch geme ein Buch neben dem Computer liegen haben.

Da die Programmierung in typischer Weise in englischer Sprache erfolgt, haben wir die Befehle als solches auch nicht Ubersetzt, sondem immer nur mit einer kurzen Information versehen, wie der entsprechende Befehl zu verstehen ist. Altemativ finden Sie diese Befehlsreferenz auch im AppleScript-Editor als Funktionsverzeichnis.

7.2.1 Daten (Records)

duration record n: Dauer

properties • amount (real): Die Menge der Dauer

• unit (no unit/seconds/minutes/hours/days/weeks/months/years/fraction quarter years/ material unit/special compare unit): Die Einheit des Eintrags

• floating (boolean): FlieBzeit, ftage / edays

• relative error (integer): geschatzt (?)

budget record n: Budget

properties • amount (real): Die Menge des Budgets

• fractional (boolean): Anteil

utilisation record n: Auslastung

properties • amount (real): Die Menge der Auslastung

• denominator unit (no unit/seconds/minutes/hours/days/weeks/months/years/fraction/ quarter years/material unit/special compare unit): Einheit der Auslastung

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7 AppleScript

232

rate record n: Rate

• properties

• amount (real): Die Menge der Rate

• unit (no unit/seconds/minutes/hours/days/weeks/months/years/fraction/quarter years/ material unit/special compare unit): Die Einheit der Rate

• floating (boolean): FlieBzeit, ftage / edays

7.2.2 Klassen (classes)

activity n, pi activities [inh. merlin item> titled merlin item> managed object]: Vorgang.

contains elements, activities, next activity relationships, previous activity relationships, assigned resources, assignments, deep elements;

contained by activities, project calendars.

properties • given planned work (duration): Geplante Arbeit.

• given planned duration (duration): Geplante Dauer.

• given planned start date min (date): Vorgabe geplanter friihester Start

• given planned start date max (date): Vorgabe geplanter spatester Start.

• given planned end date min (date): Vorgabe geplantes friihestes Ende.

• given planned end date max (date): Vorgabe geplantes spatestes Ende.

• planned start date (date, r/o): Geplanter Start.

• planned end date (date, r/o): Geplantes Ende.

• given planned start mode (ASAPlPrecise/ALAP): Vorgabe Startmodus kann einen dieser Werte haben: ASAP/Precise/ALAP

• given planned end mode (ASAPlPrecise/ALAP): Vorgabe Endmodus kann einen dieser Werte haben: ASAP/Precise/ALAP

• actual end date (date): Wirkliches Ende.

• actual start date (date): Wirklicher Start.

• budget status date (date): Budget-Status-Datum.

• last actuals reporting date (date): Wirkliche-Werte-Berichtsdatum.

• assigned resources string (text): Zugewiesene Ressourcen.

• budget info (text): Budget-Info.

7.2 Merlin Suite

• description (text): Vorgangsinfotext

• subtitle (text): Subtitel.

• subtitle2 (text): Zusatztitel.

• WBS code (text): WBS-Code.

• given actual completion (real): Gegebene wirkliche Erledigung.

• actual completion (real, ri o): % Erledigt.

• combined actual completion (real): Kombinierte wirkliche Erledigung.

• requested budget (real): Beantragtes Budget.

• approved budget (budget): Genehmigtes Budget.

• approved budget absolute (real, ri o): Genehmigtes Budget absolut.

• approved budget distributed (real, rio): Genehmigtes Budget verteilt.

• approved budget undistributed (real, ri o): Genehmigtes Budget unverteilt.

• base cost (real): Basiskosten.

• base cost deep (real, ri o): Basiskosten Teilsumme.

• actual work cost (real, rio): Wirkliche Arbeitskosten.

• budget actual cost balance (real, ri o): BudgetiWirkliche Kosten-Saldo.

• elements cost (real, rio): Elementkosten.

• budget planned cost balance (real, ri o): Budgetl Geplante Kosten-Saldo.

• elements cost deep (real, rio): Elementkosten Teilsumme.

• planned work cost (real, rio): Geplante Arbetskosten.

• planned utilisation (real, rio): Geplante Auslastung.

• budget status (no budget/budget requestedlbudget approvedlbudget rejected): BudgetStatus, kann einen dieser Werte haben: no budgetlbudget requestedlbudget approvedl budget rejected

• flat order (integer, rio): Vorgangsreihennummer.

• fix end date window (boolean): Fixiertes Endfenster.

• fix start date window (boolean): Fixiertes Startfenster

• is milestone (boolean): Meilenstein.

• is private (boolean): Privat.

• optimizes planned duration (boolean): Optimierung der geplannten Dauer

• next activities order string (text, rio): Nachfolger.

• previous activities order string (text, ri o): Vorganger

• expected duration (duration, rio): Erwartete Dauer.

• expected elapsed duration (duration): Erwartete verstrichene Dauer.

• given actual work overtime (duration): Vorgabe Wirkliche Mehrarbeit.

233

7 AppleScript

234

• given actual work (duration): Vorgabe Wirkliche Arbeit.

• given planned duration absolute (duration, rio): Vorgabe geplante Dauer absolut.

• given planned work absolute (duration, r/o): Vorgabe geplante Arbeit absolut

• given remaining duration (duration): Vorgabe verbleibende Dauer

• given remaining work (duration): Vorgabe verbleibende Arbeit.

• leveling delay (duration): Auslastungs-Verzorgerung.

• planned duration (duration, r/o): Geplante Dauer.

• planned elapsed duration (duration, rio): Geplante verstrichene Dauer

• planned work (duration, rio): Geplante Arbeit.

• given planned utilisation (utilisation): Vorgabe geplante Auslastung

• assigned calendar (calendar): Verwendete Vorgangskalender.

• calendar mode (ignore resource calendarslintersect with resource calendars/prefer resource calendars): Kalendervorrang, kann einen der folgenden 3 Wert bekommen: ignore resource calendarslintersect with resource calendars/prefer resource calendars

responds to • relate, relate finish of, relate start of,

next/previous activity relationship n: Die Verkettung zwischen Vorgangen.

Properties

• kind (start to start/start to finish/finish to start/finish to finish): Die Art der Verkettung

• buffer duration (duration): Die Puffer-Dauer der Verkettung.

• previous activity (activity): Vorganger .

• next activity (activity): Nachfolger.

assigned resource n [inh. resource> merlin item> titled merlin item> managed object]: Zugewisene Ressource

contained by acti vities.

assignment n [inh. activity> merlin item> titled merlin item> managed object]: Eine Zuweisung

contained by resources.

7.2 Merlin Suite

properties • assigned resource (resource): Die zugewisene Ressource.

attendee n [inh. resource> merlin item> titled merlin item> managed object]: Teilnehmer (eines Erreignissses)

available attendee resource n [inh. attendee> resource> merlin item> titled merlin item> managed object]: Mogliche Teilnehmer Ressourcen

contained by event elements.

category n, pi categories [inh. titled merlin item> managed object]: A Category.

contains elements, costs;

contained by projects.

cost n [inh. titled merlin item> managed object]

contains kinds, stati;

contained by categories, elements.

properties • account (text): Account.

• is billable (boolean): 1st abrechenbar.

• amount (real): Die Menge des Betrags.

• assigned activity (activity): Vorgang

• responsible resource (resource): Die verantwortliche Ressource

• assigned element (element): Zugewisene Element.

• assigned kind (kind): Zugewisene Art.

• assigned status (status): Zugewisener Status.

• assigned category (category): Die zugewiesene Kostenkategorie

235

7 AppleScript

236

cost kind n [inh. kind> titled merlin item> managed object]: Eine Kostenart.


cost status n, pi cost stati [inh. status> titled merlin item> managed object]: Ein Kostenstatus

deep element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Mehr Information tiber das Element

element n [inh. merlin item> titled merlin item> managed object]: Merlin Element.

contains kinds, stati, costs;

contained by activities, categories.

properties • subtitle2 (text): Zusatztitel.

• author (resource): Von wem.

• review date (date): Wiedervorlagedatum.

• total costs (real): Kosten.

• parent activity (activity): Zugeordnete Vorgang.

• parent resource (resource): Zugeordnete Ressource.

• assigned kind (kind): Art

• assigned status (status): Status

• assigned category (category): Zugeordnete Kategorie.

event element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Ereignis

contains available attendee resources, event attendees.

properties • start date (date): Anfangsdatum.

• end date (date): Enddatum.

• is all day (boolean): Ganztatig.

• url (text): URL

7.2 Merlin Suite

event attendee n [inh. managed object]: Ereignisteilnehmer

contained by event elements.

properties • attendee status (no status/confirmedltentative/canceled): Ereignisteilnehmer Status.

• assigned resource (resource): Zugewiesene Ressource als Teilnehmer

• responds to

file status n, pi file stati [inh. status> titled merlin item> managed object] information element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Ein Informationselement.

properties

• uri (text): URL.

• information date (date): gemeldet am

information kind n [inh. kind> titled merlin item> managed object]: Information Arten.

contained by projects

issue element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Ein Problem Element.

properties • fix as soon as possible (boolean): So friih wie moglich

• fix until date (date): Beheben bis zum.

• recording date (date): Meldedatum.

• uri (text): URL

• responsible resource (resource): Zugewiesene Ressource.

• assisting resource (resource): Unterstiltzende Ressource

issue category n, pi issue categories [inh. category> titled merlin item> managed object]: Kategorie des Problems

issue kind n [inh. kind> titled merlin item> managed object]: Eine Problem Art

237

7 AppleScript

238


issue status n, pi issue stati [inh. status> titled merlin item> managed object]: Problem Status

kind n [inh. titled merlin item> managed object]: Eine Art

contains stati;

contained by costs, elements.

managed object n

properties

• ill (text, r/o): ID

merlin item n [inh. titled merlin item> managed object]: Die Basisklasse fUr Resources, Activities und properties


• name (text): Name.

• private (boolean): vertraulich behandeln.

• given flag status (no flag/green flag/yellow flag/red flag/automatic flag): gegebener Fahnenstatus.

• description (text): Beschreibung.

• flag status (no flag/green flag/yellow flag/red flag/automatic flag): Fahnenstatus

• automatic flag status (no flag/green flag/yellow flag/red flag/automatic flag): Automatischer Fahnenstatus.

next activity relationship n [inh. activity relationship]: Eine Verbindung zu nachfolger Vorgangen


previous activity relationship n [inh. activity relationship]: Eine Verbindung zu vorganger Vorgangen


project n [inh. activity> merlin item> titled merlin item> managed object]: Projekt.

contains resources, roles, information kinds, stati, cost kinds, cost stati, categories, issue categories, risk categories, file stati, issue stati, issue kinds, project calendars.

resource n [inh. merlin item> titled merlin item> managed object]: Eine Ressource

contains assignments;


properties • title (text): Titel

• email (text): E-Mail Adresse

• initials (text): Initialien

• phone (text): Telefon


• subtitle2 (text): Zusatztitel.

• material unit (text): Material Einheit.

• type (work/material): Die Ressourcenart.

• is private (boolean): Vertraulich behandeln.

• actual work (duration, ri o): Wirkliche Arbeit

• expected work ( duration, ri o): Erwartete Arbeit

• planned work ( duration, ri o): Geplante Arbeit.

• actual work cost (real, rio): Wirkliche Arbeitskosten.

• cost per assignment (real): Kosten pro Einsatz.

• elements cost (real, rio): Elementkosten.

• expected work cost (real, ri o): Erwartete Arbeitskosten.

• planned work cost (real, rio): Geplante Arbeitskosten.

• global cost (real): Global Kosten.

• default utilisation (utilisation): Standardauslastung.

• role (role): Rolle.

• overtime rate (rate): Mehrarbeitsatz.

• standard rate (rate): Standardsatz.

• assigned calendar (calendar): Basiskalender.

7.2 Merlin Suite

239

7 AppleScript

240

responds to

• assign resource, , .

risk element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Risiko Element

properties • actions (text): Aktionen zum Risiko

• closing information (text): Gelernte Lektionen

• risk description (text): Risiko Beschreibung.

• responsible resource (resource): Verantwortliche Ressource

• recording date (date): Gemeldet am.

• did risk occur (boolean): Risiko ist eingetreten.

• risk class (demands reduction/demands emergency plan/accepted): Risikoklasse

• prop ability (real): Wahrscheinlichkeit

• assigned costs (real): Kosten

• scope impact (barely noticeably decreaseslinsignificant decreaseslimportant scopes affected/decreases not acceptable for customer/project results unusable, r/o): Inhalt der Auswirkungen.

• risk factor (high risk/medium risk/low risk, r/o): Risikofaktor.

• cost impact (marginal cost increase/less than one percent cost increaselbetween one and two percent cost increaselbetween two and five percent cost increase/more than five percent cost increase): Kosten Auswirkungen.

• deadline impact (marginal delay in deadline/less than two percent delay in deadlinelbetween two and five percent delay in deadlinelbetween five and ten percent delay in deadline/more than ten percent delay in deadline): Termin Auswirkungen

• delay (duration): Zeitverzug

risk category n, pi risk categories [inh. category> titled merlin item> managed object]: Risikogruppe

role n [inh. merlin item> titled merlin item> managed object]: Rolle.


status n, pi stati [inh. titled merlin item> managed object]: Ein Status hat einen Titel und eine Fahne.

7.2 Merlin Suite

contained by costs, elements, kinds, projects.

properties • flag (no flag/green flag/yellow flag/red flag/automatic flag): Fahnenstatus.

• kind (kind): Status Art.

titled merlin item n [inh. managed object]: internal class

properties • title (text): Der Titel.

• priority (very low priority/low priority/normal prioritylhigh priority/very high priority): Prioritat.

• ill (text, r/o): Die eindeutige 1dentifiziernummer 1D

checklist element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Checklisten Element.

contains checklist entries.

properties • recording date (date): Gemeldet am.

checklist entry n, pi checklist entries [inh. managed object]: Checklisten Eintrag.

contained by checklist elements.


• is checked (boolean): 1st ausgewahlt.

• description (text): Beschreibung

• checklist (checklist element): Das Checklisten Element, in welchem dieser Checklisteneintrag gehort.

file element n [inh. element> merlin item> titled merlin item> managed object]: Ein Datei Element.

contains ile versions.

241

7 AppleScript

242

properties • highest version number (integer, ri o): Hochste Versionsnummer

file version n [inh. managed object]: Datei Version

contained by file elements.

properties • comment (text): Kommentar.

• creation date (date, ri o): Gemeldet am

• data length (integer, rio): DateigroBe (in bytes)

• extension (text, ri o): Dateiendung.

• file creation date (date, ri o): Datei erstellt am.

• file modification date (date, ri o): Datei verandert am.

• is compressed (boolean, rio): ist komprimiert.

• is diffed (boolean, ri o): Is diffed.

• is linked (boolean, ri o): Uber Pfad verkniipft.

• name (text, ri o): Namen

• version number (integer, ri o): Versionsnummer

• original path (text, ri o): Original Dateipfad.

• uncompressed data length (integer, ri o): Unkomprimierte Datenlange.

responds to write file version.

calendar n [inh. managed object]: Basiskalender

contains week day rules, exception rules.

properties • modification date (date): Anderungsdatum

responds to optimize exception rules in.

project calendar n [inh. calendar> managed object]: Proj ektkalendar.

7.2 Merlin Suite

contains acti vities;



assigned project (project): Zugewiesenes Projekt

calendar rule n [inh. managed object]: Kalenderregeln

contains time intervals.

properties • end hour (real, ri o): Endstunde.

• reason (text): Reason

• start hour (real, ri o): Startstunde

• working hours (real, ri o): Arbeitstunden.

• working mode (working/non working/default, ri o): Arbeitmodus.

responds to set timespan in.

week day rule n [inh. calendar rule> managed object]: W ochentag Regel.

contained by calendars.

properties • week day (sunday/monday/tuesday/wednesday/thursday/friday/saturday): Wochentag

Namen

• assigned calendar ( calendar): zugewiesener Kalender.

exception rule n [inh. calendar rule> managed object]: Ausnahme Regel

contained by calendars.

243

7 AppleScript

244

properties • end day (date): Endtag. Uhrzeit wird ignoriert.

• start day (date): Anfangtag. Uhrzeit wird ignoriert

• assigned calendar (calendar): zugewiesener Kalender.

time interval n [inh. managed object]: Zeit Interval.

contained by calendar rules.

properties • end time (real): Endzeit.

• start time (real): Startzeit.

• assigned calendar rule (calendar rule): zugewiesene Kalender Regel.

resource calendar n [inh. calendar> managed object]: Ressourcenkalender

properties • base calendar (calendar): Basiskalender

• assigned resource (resource): Ressource

• assigned project (project): Projekt

selected object n [inh. merlin item> titled merlin item> managed object]: Ausgewahltes Objekt im Hauptfenster.

contained by main windows.

main window n [inh. window]: Hauptfenster

contains selected objects.

properties main view (activities view/net plan view/resources view/utilization view): Hauptfenster.

7.2 Merlin Suite

7.2.3 Befehle (commands)

relate v: zwei Vorgangen verkniipfen. relate activity: Der Vorgang, der verkniipft werden solI to activity: Der Vorgang mit welchem es verkniipft werden solI [with kind start to start/start to finishlfinish to startlfinish to finish]: Verkniipfungsart [with buffer duration duration]: Puffer/Dauer ---+ activity relationship relate finish of v: das Ende eines Vorgangs verkniipfen. relate finish of: Der Vorgang, des sen Ende verkniipft werden solI [to start of activity]: Der Vorgang, mit welchem es verkniipt werden solI: an seinem Anfang [to finish of activity]: Der Vorgang mit welchem es verkniipft werden solI, an seinem Ende [with buffer duration duration]: Puffer/Dauer ---+ activity relationship relate start of v: den Anfang eines Vorgangs verkniipfen. relate start of activity: Der Vorgang, dessen Anfang verkniipft werden solI [to start of activity]: Der Vorgang, mit welchem es verkniipt werden solI: an seinem Anfang [to finish of activity]: Der Vorgang mit welchem es verkniipft werden solI, an seinem Ende [with buffer duration duration]: Puffer/Dauer ---+ activity relationship

assign resource v: eine Ressource an einem Vorgang zuweisen assign resource resource: Die Ressource [to activity merlin item]: Der Vorgang [to event event element]: Das Ereignis ---+ managed object

write file version v: Den Inhalt einer Dateiversion in einem definierten Dateipfad sichern. write file version file version to path text: Der Pfad unter welchem die Datei kopiert werden solI [overwrite boolean]: alte Datei iiberscheiben ---+ text

export v: Export export document as xml file/microsoft project xml file/mpx file/novamind file/mind manager file/jpeg file/jpeg 2000 file/bmp file/pdf file/png file/gif file/tiff file/iCal file/opml file/csv file/freemind file/bex file: Export Format to path text: Pfad der Datei [with options any]: Optionen [with resource resource]: Ressource optimize exception rules in v: Ausnahme Regeln optimieren. optimize exception rules in calendar: Kalender set timespan in v: Zeitspanne in Kalender setzen

245

7 AppleScript

246

set times pan in calendar rule: Kalender Regel from time any: Startuhrzeit. to time any: Endurzeit. to working/non working/default: Arbeitmodus

Register

.ics 162

.merlin 161

.omniplan 168

.003 168

.ooutline 168

A Abhangigkeit Siehe Verkniipfung

Abhangigkeiten 31

Abschluss 77

Adressbuch 45

Aiport 214

Alias-Zugriff 212

Anderungen 200

Anhange 42

Anpassen 48

Ansichten 26, 30

Auslastung 27

Netzplan 27

Ressourcen 27

Vorgange 27

AppleScript 184

Apple-Tastatur 24

Arbeit 51 , 83 , 85

Arbeit vs. Dauer 61

Arbeitseinheiten 51, 79

Arbeitsintervalle 58

Arbeitsjahr 86

Arbeitstage 86

Arbeitswerten 85

Arbeitszeiten 58

Arbeitszeitenkalender 162

Aufgaben 154, 157

Ausblenden 26

Ausdrucke 67

Auslastung 37, 83, 85, 99

Histogramm 104

Auslastungsabgleich 38,99

alles abgleichen 100

automatisch 99

Datumsbereich 100

Einheit 100

Einstellungen 99

manuell 103

Probleme auflosen 102

Reihenfolge 100

Ausnahmen 59

Ausrollen 73, 77

AusrUstung 36

Auto-Map 163

B Balkendiagramm 25 , 29

Basiskalender 60

Bauchgefuhl 13

Bearbeiten 22

BegriiJ3ung 20

Benennen 48

Benutzer 71 , 196

Benutzerfelder 41

Berechnungsprioritiit 90

Berichte 65

Berichtstypen 66

Best Practice 87

Beziehung Siehe Verkntipfung

Bibliothek 27, 46, 77, 81

Billings 183

Blog 78

247

Register

248

BMP 171

Bonjour 194 Budget 130

c

Bottom -up-Berechnung 134

Top-down -Verteilung 131

Checklisten 43 Checklistenelement 111

D Darstellungsoptionen 29,53 Dateielement 113, 161

Dateien 43 Dateiformate 82

Importieren 159

Datensatz 165

Datumsvorgaben 51, 80 Dauer 51,83,85

Dauer vs. Arbeit 61 Demo-Modus 17 Drag & Drop 159

Drucken 67

Ausrichtung 68 Dynamisches Verschieben 80

DynDNS 208,215

E Eigenschaften

funktionelle 76 nicht funktionell 76

Einblenden 26 Elementarten 42 Elemente 25,27,42, 110

Checkliste 111 Datei 113 Definition 111 Ereignis 117 Information 118 Kosten 139

Problem 120

Risiko 122 Entferntes Gffnen 194

Entwicklung 73, 76 Ereigniselement 117

Ereignisse 43

Erinnerungsfunktion 155 Erweiterte Suche 63 Excel 163

Export

Bild 170 Billings 183

CSV 171 Freemind 176 HTML 173

iCal 175

MindManager 177 Mindmaps 176

MS Project 179 NovaMind 178 OPML 181

XML 182

Exportieren 169

F Feiertage 59, 163 Felder 15

Fensterautbau 25

Finanzielle Einstellungen 79 Finanzieller Gewinn 75

Finanzielles 51 Firma 36 Firmenlogo 52

Fixiert 91

Folgearten Siehe Verknupfung Formatierung 54

Freemind 166 fStunden 62 Funktionelle Eigenschaften 76

Funktionsverzeichnis 186

Funktionszeile 28

G Gantt Chart 25 Gesetze 76

GIF 171

Gliederung 25, 28 Gliederungstext 55

Grafikformate 170 Gruppe 31, 82

H HaupUabelle 28 Hilfe 23 Hinweis 15 HTML-Export 202

iCal 153 Anderungen ubemehmen 158 Darstellung 156

Import 82 CSV-Format 163 iCal 162 Kalenderinhalte 162 Merlin 1 161 Mindmaps 166 MS Project 167 Omni Outliner 168 OPML-Format 169 XML 169

Import-Felder 165 Importformate 161 Importieren 159 Information 15 Informationen 43 Informationselement 118 Informationsfeld 40 Initialen 52 Inspektor 25,27, 39 Inspektorfelder 41 Installation 18 Internet 16, 77, 195 IP-Adresse 194

dynamisch 215 iPhone-Sharing 206

J JPO 171

K Kalender 58, 80, 154

aus iCal importieren 81 Ausnahmen laden 81

exportieren 81 Komplett laden 81

Kalenderdateien 162 Kennwort 71, 197 Kommunikation 79 Konflikt 46 Kosten 130

Auswertungen 140 Berichte 141 Elementkosten 13 Formatierte Dateniibergabe 146 Kopieren & Einfiigen 145 Ressourcenkosten 135 Ubergabe an MS Excel 142 Vorgangskosten 13 4

Kritischer Pfad 54

L LDAP 94 Lizenz 18 Lizenzdatei 18

M Markttibersicht 12 Masterprojekt 69 Material 36 Materialeinheit 37 Mehrarbeitskosten 79 Mehrarbeitssatz 37 Mehrfachselektion 50 Meilenstein 86

Anzahl 87 einfiigen 86 Meilenstein-Trend-Bericht 109

Mentileiste 22 Merlin 1 161 Merlin iPhone 207 Merlin Server 210 Merlin-Orundlagen 14 Methoden 78 Microsoft Entourage 47 MindManager 166 Mitbenutzung 201 Monatsbudget 83 MPP 167

Register

249

Register

250

MPX 167

MS Excel 11, 171 MS Project 11 Multiprojektmanagement 147

N NAT-PMP 213

NDA 13 Nettoarbeitszeit 85 Netzplan 35

Netzwerkdienste 211

N etzwerkfunktionen 191

NeXTSTEP 11 Non Disclosure Agreement 13 NovaMind 166

o OmniGraffle 187

Optionen 50

p Passwort 71

PDF 170,171 PDF-Druckfunktion 67

Person 36 Personenmonat 86 Pflichtbestandteilen 74

Phasen 73

Phasenplan 81 Planen

riickwarts 79 vorwarts 79

Planungskonflikte 25,45,91, 92

PNG 171

Ports 201 Post-Mortem-Meeting 77

Prioritaten 164 Probleme 43 Problemelement 120

Programmfenster 24

Projekt Abschluss 77

als Vorlage sichern 77 Budget 130

Kalender 80

Neuplanung 109 Phasenmodell 73 Priifung 76

publizieren 193

Realisierbarkeit 74 Ziel 74

Projektbild 52 Projekte

aufteilen 151

Hauptprojekt 148

Projekte zusammenfassen 148 Projektorganisation 152

Zusammenfassen 69 Projekteinstellungen 27, 50 Projektkalender 58, 154

Projektmanagement 73

Projektmanagement mit Merlin 14 Projektstruktur 30, 166

Projektstrukturplan 81,187 Projektteam 192 projektiibergreifend 46

PSP 178 Projektstrukturplan

Publizieren 27, 153, 191 Publizieren im N etzwerk 15

R Rechnungen 183

Rechte 71,196

Reihenfolge 56 Ressourcen 25, 35, 45, 92

Arbeitszeit 95 Arbeitszeiten 60 aus LDAP 94

Auslastung 99

Ausnahmen 95 Basiskalender 95

Benutzer 98 Definition 92 einfiigen 93

Gemeinsame Auslastung 150

Kalender vermischen 97 Kalender verwalten 95

mit Adressbuch verkniipft 93 mit MS Entourage verkniipft 94 Rechte 97

teilen sich die Arbeit 96

zuweisen 96

Ressourcengruppen 36 Ressourcenkalender 60, 156 Risiken 43

Risikoelement 122

Risikomanagement 122 Router 201

konfiguration 213

5 Selektieren 48

Senden an MenU 183

OmniGraffle 187 SendToMenu 185 Sicherheit 52

Sortierung 56

Spalten 15,37,53,55 Spaltensets 57

Spaltenzeile 28 Spezifikation 76 Standardisierung 79

Standardkosten 79

Standardsatz 37 Status datum 80

Stile 54 Stil-Sets 54 Stundenerfassung 183

Suchfeld 33

Suchfunktion 63 Suchkriterien 64

Symbolleiste 25, 26 Synchronisation 153

T Tastaturkurzel 23 TCP-Port 201

Termine 89, 154, 157 ganzHigig 156

Terminvorgaben 90

TIFF 171

Tipp 15 Tooltipp 27

Top-down-Planung 83

U Uberbelastung 38

Uberblick 29 Uberpriifung

Rechtlich 76 Wirtschaftlich 75

Ubersicht 29

Unterbelastung 38

Untervorgang 82 Untervorgange 31

UPnP 201,213

v Vektorgrafik 170

VergroBem 29 Verkleinem 29

Verknupfung Anfangsfolge 88 Endfolge 88

geflipte Normalfolge 88

Normalfolge 88 setzen 88

Verknupfungen 87, 167 Visio 189 Vision 74, 76

V ollversion 18

Vorgange 30 erstellen 49

Vorgangsbalken 86 V orschaufenster 29 Vorwartsberechnung 79

w Wahrungssymbol 51

Wamung 46 Wamungen 83 Wasserfallmethode 78

WBS 187 Siehe Work Breakdown Structure

WBS-Code 168 Webmodul 205

Webnutzung 203 Web-Sharing 57,202 WERTELISTEN 52

Willkommen-Dialog 19

Wirkliche Werte 105 absolut 108

Register

251

Register

252

Basisplan 106

berichten 110 erwartete Werte 106 geplante Werte 106

graue Balken 106

prozentual 108 wirkliche Werte 106

W ochenende 61

Work Breakdown Structure 81

X XML 167

z Zahnradsymbol 33

Zeilenhohe 28

Zeitberechnung 63,89

Zeitbereich 32

Zeitbezogene Planung 85

Zeitbudgets 82

Zeiteinheiten 28, 84

Zeitleiste 28

Zeitlicher Gewinn 75

Zeitplan 76

Zellenhintergrund 82

Zieldefinition 74

Ziele 74

Zugriff

auBerhalb des lokalen Netzwerks 213 Zugriffsrechte 70, 196

Zusammenarbeit 14, 153

Zusammenfassen 69

Zusatzbereich 25, 45

Zuweisungen 92

Zuweisungskonflikte 38

PROJEKTE PLANEN UNO OURCHFOHREN - MIT MAGIE II

• Offizielles Handbuch zu Merlin von den Entwicklern der Software

• BerOcksichtigt Merlin ab Version 2.6

• Stellt samtliche Funktionen von Merlin vor

• Zeigt den Einsatz von Merlin im Zuge der Projektplanung und -durchfOhrung

PROJEKTMANAGEMENT MIT MERLIN II Immer mehr Anwender wahlen bei der

Neuanschaffung eines Computers einen Mac. Diese Entwicklung macht auch vor

Unternehmen nicht halt. Eine der zentralen Aufgaben im beruflichen Umfeld ist

zweifellos das Projektmanagement. Die fOhrende Projektmanagement-Software fOr

den Mac ist Merlin.

Das vorliegende Werk ist das offizielle Handbuch zu Merlin. Die Autoren, Erfinder

und Entwickler von Merlin, fOhren den Leser zu Beginn in die Software ein. Es werden

die wichtigsten Funktionen von Merlin vorgestellt, unter anderem Programmfenster,

verschiedene Ansichten, Assistenten, Arbeitsumgebungen und Optionen. In den

weiteren Kapiteln widmen sie sich wesentlichen Aspekten der Planung und Durch

fOhrung von Projekten. Die Autoren zeigen hier, wie man tagliche Herausforderungen

im Projektmanagement mit Hilfe von Merlin schnell und effizient meistert.

Das Buch, das sich an Projektleiter und -mitarbeiter, an Ein- und Umsteiger von

anderen Projektmanagement-Programmen und Systemplattformen sowie an aile

am Projektmanagement interessierten Leser wendet, zeichnet sich durch seine ver

standliche Darstellung und praxisnahen Beispiele aus.

AUS OEM INHALT II EinfOhrung II Grundlagen in Merlin II Projektmanagement mit

Merlin II Zusammenarbeit II Publizieren im Netzwerk II Merlin-Funktionen im Uberblick

frank BLOME ist Wirtschaftsinformatiker und GeschaftsfOhrer der ProjectWizards

GmbH, die fOr die Entwicklung von Merlin verantwortlich zeichnet.

antoni nadir CHERIF ist Architekt, Autor weiterer BOcher und bei ProjectWizards

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Projektmanagement mit Merlin