Projektportfoliomanagement als ergänzende Methode zur ... · PDF fileOptimierung durch den Einsatz von Oracle Primavera Portfolio Management (OPPM) Portfoliomanagement Können wir

MEHR EFFIZIENZ

FÜR IHR UNTERNEHMEN

Projektportfoliomanagement als ergänzende Methode zur strategischen und wirtschaftlichen Steuerung des Unternehmens

DOAG 2012 Applications

Jörg RietschGeschäftsführender Gesellschafter amanit

Berlin, 08. Mai 2012

Optimierung durch den Einsatz von Oracle Primavera Portfolio Management (OPPM)

Portfoliomanagement

Können wir es uns leisten die „falschen“

Projekte „richtig“ durchzuführen?

204.05.2012© amanit Unternehmensberatung GmbH

Können wir es uns leisten die falschen Projekte richtig durchzuführen?

Inhalt

� Kurzvorstellung amanit

� Wie alles begann….

� Begriffsabgrenzung

� Abgrenzung und Zusammenspiel Portfoliomanagement / Projektmanagement

� Portfoliomanagement als Methode?� Portfoliomanagement als Methode?

� Portfoliomanagement am Kundenbeispiel AXA Versicherung

� Software?

� Voraussetzungen für erfolgreiches PfM

� Fragen und Antworten


WIR ANALYSIEREN

Kompetenz- und Geschäftsfelder der amanit


WIR BERATEN WIR IMPLEMENTIEREN

WIR ANALYSIEREN

Beispiel Effizienz-Audit - Reifegradanalyse


Ergebnisse Effizienz-Audit

20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

90,00

100,00

Ausbildung

Projektplanung / -initiierung

Differenzierung zum Mitbewerb

Projekt- / Auftragsabwicklung

UnternehmensführungPriorisierung / Bewertung von

Projekten

Kaufmännische Methoden /

Unternehmensplanung

Datenfluss, Datenintegration /

Softwareintegration

Maximale Punktzahl

Durchschnitt


0,00

10,00

Verankerung

Projektsteuerung / -

überwachung

Organisatorische

Rahmenbedingungen

Erfolg im Projektcontrolling /

Projektmanagement

Softwarewerkzeuge

Informationsverteilung und

Transparenz

Projektmanagement

(Standardisierung / Handbücher)

Auswertungsqualität /

Methoden und Prozesserfolg

Projektlandschaft

Projektabschluss - /

Nachverfolgung

Risikomanagement /

Auftragsprojekte

Durchschnitt

Stefan Winter

Jörg Strömmer

Gerd Schaefer


20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

90,00

100,00

Ausbildung

Projektplanung / -initiierung

Differenzierung zum Mitbewerb

Projekt- / Auftragsabwicklung

UnternehmensführungPriorisierung / Bewertung von

Projekten

Kaufmännische Methoden /

Unternehmensplanung

Datenfluss, Datenintegration /

Softwareintegration

Maximale Punktzahl


0,00

10,00

20,00

Verankerung

Projektsteuerung / -

überwachung

Organisatorische

Rahmenbedingungen

Erfolg im Projektcontrolling /

Projektmanagement

Softwarewerkzeuge

Informationsverteilung und

Transparenz

Projektmanagement

(Standardisierung / Handbücher)

Auswertungsqualität / Methoden

und Prozesserfolg

Projektlandschaft

Projektabschluss - /

Nachverfolgung

Risikomanagement /

Auftragsprojekte

Maximale Punktzahl

Marktsegment-Leiter

Durchschnitt


20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

120,00

Maximale Punktzahl

Durchschnitt

Stefan Winter

Jörg Strömmer

Gerd Schaefer


0,00

20,00Gerd Schaefer

Axel Thiemann

Gerd Prigge

Jens Bonnermann

Klaus Below

Friedhelm Herholz

Alexander Seider


Weshalb Portfoliomanagement?

Begriffsabgrenzung

Bei den nachfolgenden Darstellungen handelt es sich um subjektiv und praxisorientiert

geprägte Darstellungen und Beschreibungen die von der Fachliteratur abweichen

können.

Persönliche Anmerkung:

Eine gut aufgebaute Multiprojekt- bzw. Portfoliomanagement und Projektmanagement

Organisation berücksichtigt die Unternehmens-, Führungs- und Streitkultur eines

Unternehmens.


Weshalb PfM?

„In diesen Tagen müssen Vorstände / Geschäftsführer zeitgleich

in zwei Zeitachsen denken: Kurzfristig, indem sie ein Auge auf

den Aktienkurs bzw. die Rendite ihres Unternehmens haben,

und langfristig mit Fokus auf die Projekte und

Investitionsprogramme, von denen die zukünftige Rentabilität

ihre Unternehmens abhängt“ihre Unternehmens abhängt“

Quelle: Romesh Vaitilingam, Autor von „The Financial Times, Guide to Using the Financial Pages“


Weshalb PfM?

Befragung von Unternehmen durch die

Marktforschungsabteilung der Zeitschrift „The Economist“ im

Oktober 2010:

Nur 11 % der befragten Unternehmen bestätigen, dass sie den

erwarteten ROI bei wichtigen Investitionsvorhaben in 90 bis erwarteten ROI bei wichtigen Investitionsvorhaben in 90 bis

100% aller Fälle erzielten. 12 % gaben zu, dass sie den

geplanten ROI nur in weniger als der Hälfte der Projekte

erreichten. => Unabhängig von der Branche kämpfen die Unternehmen immer noch damit, Risiken zu bewältigen, den ROI genau vorherzusagen und damit aus ihren Investitionsvorhaben konstant einen positiven Beitrag zum Gesamtergebnis ihres Unternehmens zu leisten.


Sammlung…

- Was passiert typischerweise: Unsere Projekte werden nicht mehr erfolgreich (in time, in budget, in quality and goals) abgewickelt. Wir versuchen verzweifelt im Rahmen der Projektabwicklung / Projektmanagement uns weiter zu verbessern. Das Projektcontrolling wird angezogen und zeitnah Projektstatusinformationen eingefordert….

- Was könnte aber noch falsch laufen?- Was könnte aber noch falsch laufen?

- Zu viele Projekte zeitgleich. Überlastung von einzelnen Fachbereichen / Keyplayern

- Keine klare Priorisierung und somit Springermentalität in den Projekten

- Organisatorische Überlastung: Eine Organisation verträgt nur eine bestimmte Anzahl von Innovationsprozessen und Projekten

- Der Mix zwischen strategischen und wirtschaftlich notwendigen Investitionen stimmt nicht


Ausgewogenheit zwischen Effizienz und Effektivität

Können wir es uns leisten die falschen Projekte

richtig durchzuführen?

Können wir es uns leisten die

1404.05.2012© Amanit Unternehmensberatung GmbH 1404.05.2012© Amanit Unternehmensberatung GmbH

Können wir es uns leisten die richtigen Projekte

zu vernachlässigen?

Begriffsabgrenzung - Projektmanagement

Wo kommt das Thema her?

Don‘t set too ambitious deadlines


Begriffsabgrenzung – Portfoliomanagement?



Die Methode Portfoliomanagement:

Steuern unternehmensweiter Investitions-PortfolienSteuern unternehmensweiter Investitions-Portfolien


Prozessübersicht – Innovations-, Projekt- und Produkt-Lebenszyklus

Strategie

Kunden�Trends� Anforderungen

Wettbewerb

Design

Ideen

Technologie

Ideen

GenerierungBusiness

Case

Vorhaben Projekt Produkt

Programm- / Portfolio-

Bildung und

Phasen 1 bis n

Konzeptentwicklung / Design

Durchführung

Markteinführung / Produktion

1904.05.2012© Amanit Unternehmensberatung GmbH

Technologie Trends

Wirtschaftlichkeit

Ökologische Auflagen

Gesetzliche Auflagen

Vorhaben

Definition

M1 M2 M3

G1 G2 G3 G4

Product Life-Cycle

Projektlebenszyklus

Bildung und Freigabe

G1

M1 Meilenstein

Gate

G5Projekt-

abschlussBenefit

Laufende Anpassungen / Verbesserungen

Projekt-start

M4

Beispiel Gate Prozess am Kundenbeispiel

ProjektimplementierungMachbarkeit-

Studie

Business

Anforderungs-

Analyse

Spezifikation Build TestÜbergang

Produktion

Qualitätsmanagement

Projekt Controlling und Reporting

Wartung / Gewähr-leistung


Projektauswahl VorstudieDetail-

studieRealisierung Rollout

Benefit-

Realisierung

Projekt Controlling und Reporting

Change Management

Risikomanagement

Ressourcenmanagement

Projekt Kommunikation

Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5


Kennzahlen und Lebenszyklus am

Kundenbeispiel AXA Versicherung

Original strategische Auswertung

Wie schätzen Sie die folgende strategische Ausrichtung ein?


Original strategische Auswertung


Kennzahlenmodellierung am Beispiel AXA Versicherung

Po

rtfolio

ma

na

ge

me

nt

Pro

jek

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rtfolio

ma

na

ge

me

nt

Portfoliomanager

Geschäftsleitung

Do

wn

Pla

nu

ng

un

d I

nfo

-Flu

ss

Up

Pla

nu

ng

un

d I

nfo

-Flu

ss

Auftrag-

geber

Strategic - Framework

Operational Needs / Benefit - Framework

Financial (Business Case) - Framework

Investitions- und Vorhaben-

management

Projekt-durchführung

Abschluss- und Nachverfolgung


Pro

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na

ge

me

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Pro

jek

tpo

rtfolio

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MA

PMO

Projektm

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-Do

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nd

In

fo

Auftrag

Resource- and Projectmanagement-

Framework

management

Business-Case

Projekt-durchführung

Abschluss



© amanit Unternehmensberatung GmbH











Operational Needs / Benefit - Framework









Resource- and Projectmanagement- Framework












Portfolioanalysen



Portfolioanalysen



Szenarioplanung



Voraussetzungen

Was gehört dazu?

Methoden

� Mit welchen Methoden wird priorisiert, gemessen und entschieden?

� Mit welchen Methoden werden Projekte durchgeführt?

� Kennzahlen / KPI‘s: Es werden Kennzahlen zur Unterstützung der Methoden definiert

Prozesse

� Definition, Etablierung und Verankerung der Planungs-, Entscheidungs- und Durchführungsprozesse

� Festlegen von Gates und Meilensteinen

� Definition der Prozessverantwortlichen, deren Aufgaben und Kompetenzen.

� Vorleben, Einfordern, Unterstützen


Organisation

� Definition, Etablierung und Verankerung der zugehörigen Organisationsstrukturen

� Definition der Verantwortlichen, deren Aufgaben und Kompetenzen

Mensch

• Veränderungen fordern den Menschen und das muss berücksichtigt werden

• Ausbildung

• Akzeptanz, Unterstützung, Einfordern und Vorleben

• Streitkultur

Verankern und festlegen – Terminplan

(Kundenbeispiel)

Monat

/

Rolle

Jan. Feb. Mär. Apr. Mai Juni Juli Aug. Sep. Okt. Nov. Dez.

GF /

Top-

Mgmt.

GL

PPM

Stra

tegi

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be

rprü

fun

g u

nd

Pri

ori

sie

run

g

MJP Folge-jahr + 2 JahrePriorisierung und Mittel-

verwendung

Planungs-vorgabe

28.03

MJP 1

24./25.05

MJP 2

20./21.06

MJP Folge-jahr+ 2 Jahre

incl. Prämissen

JP 1

20.10

JP 2 Frei-gabe

10.11

24./25.06 20.11


PPM

(Prozess

-Führ-

ung)

und LA

GBL /

STC

Initialisierung MJP, Konsolidierung Analyse

und Input GBL

Abstimmung, Konsolidierung ,

Repriorisierung und aktualisieren

realisierbares Portfolio

Ableitung der strategischen Themen / Projekte aus den Managementinitiativen –

Abstimmung mit GBL Zielen

Abstimmung der Themen, Beschreibung und Planung der Groß-

Mittel- und Kleinprojekte

Erarbeiten Business-Case, Ressourcenabgleich und

Ressourcen-Vereinbarung sichern.

Eingabe finale JP (PT, Cash Out, Invest.)

Finalisieren Business-Case, Projekte und Änderungs-

Nachweise

Abstimmung, Konsolidierung und

Erstellen realisierbares Portfolio

Mehrjahresplanung (MJP) Jahresplanung (JP)

Portfoliomanagement als Methode

Portfoliomanagement ist also eine „ergänzende“ Methode zur modernen, projektorientierten / investitionsorientierten Unternehmenssteuerung

• PfM als Methode um Ordnung in die Fragen zu bringen

• Bestandsaufnahme / -analyse

• Prozesseinbindung

• Entscheiden und Steuern• Entscheiden und Steuern

� Get data, get good data, work with data

• PfM als Filtermöglichkeit sowie Priorisierung im Rahmen einer „unendlichen“ Anzahl von Projekt- / Investitionswünschen

• PfM als emotionsfreie Kommunikationsbasis durch neutrale und von der GF / GL vorgegebenen Entscheidungskriterien die auch selbst angenommen werden



Weshalb

Oracle Primavera Portfolio Management?

Entscheidung für Oracle Primavera Portfolio

Management

Weshalb hat sich amanit als Beratungsunternehmen für OPPM entschieden?

• Fokus auf Portfoliomanagement. Keine Belastung durch Randthemen wie detaillierte Projekt-

und Ressourcenplanung etc.

• Einbindung und Zusammenführung unterschiedlicher Portfolien möglich

• Projektportfolio / Applikationsportfolio / Strategische Initiativen und Investitionen / Zielvereinbarungen

/ Requests for Informations oder Propositions oder Proposals die zu mehreren Projekten führen können

• Hohe technische Flexibilität für das typisch dynamische Umfeld PfM

• Anpassungen in den Auswertungen und Inhalten können direkt durch die PfM Mitarbeiter


• Anpassungen in den Auswertungen und Inhalten können direkt durch die PfM Mitarbeiter

vorgenommen werden. Kein Einsatz von Entwicklern oder hoch technischen Administratoren

notwendig

• Gezielte Abbildung der kundenspezifischen Dateninhalte, Prozesse und Methoden.

• Hohe Integrationsfähigkeit

• Vollintegration zu Oracle Primavera P6

• Bridge zu MS-Project Server

• Web-Services zur einfachen und releasesicheren Einbindung von Fremdsystemen

• Weitere Projektmanagementsysteme, ERP Systemen, BI / Reporting, Unternehmensplanung Hyperion etc.

Wo stehen Sie?

Vielen Dank!

Jörg Rietsch

amanit Unternehmensberatung GmbH

Fahnenbergplatz 1


Vielen Dank!

Der Kluge sucht nicht nach dem Weg, er fragt danach.

Fahnenbergplatz 1

79098 Freiburg

Direktkontakt noch hier auf der DOAG?.: 0171/7596778

[email protected]

www.amanit.de

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