prokoMA-Tool Leitfaden zur Anwendung des Softwaretools des Projekts „Prozess- und kompetenzorientierte Methodenauswahl in produzierenden KMU“

August 2016

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Gliederung

Allgemeines zum prokoMA-Tool

Erste Schritte

Eingabemasken

Kontaktinformationen

Ergebnisdarstellung

Weitere Schritte

Ergänzende Funktionen

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Vorwort

• Dieser Leitfaden richtet sich an die Benutzer des Softwaretools des Forschungsprojekts „Prozess- und kompetenzorientierte Mehtodenauswahl in produzierenden KMU (prokoMA)“ des Instituts für Fabrikanlagen und Logistik (IFA) der Leibniz Universität Hannover.

• Das Softwaretool soll Ihnen helfen geeignete Methoden zur Verbesserung produktionsrelevanter Kennzahlen sowie zur Steigerung vom Mitarbeiterkompetenzen unter Berücksichtigung von Unternehmenscharakteristika auszuwählen.

• Dieser Leitfaden soll Sie mit der Anwendung des Tools vertraut machen. Aus diesem Grund wurde versucht, den Leitfaden möglichst übersichtlich zu gestalten und die Funktionen auf einfache Weise zu erklären. Bereits bei der Erstellung des Tools wurde insbesondere auf eine intuitive Bedienung geachtet.

• Zudem wird die Installation des Programms erklärt. • Hinweis:

– Zur Übersicht wird auf die Beschreibung von Funktionen verzichtet, die sich aus dem Kontext erschließen (Beispiel: Der Button „Beenden“ schließt das Tool).

– Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Text auf eine geschlechtsneutrale Formulierung, wie z.B. MitarbeiterInnen verzichtet. Selbstverständlich richten sich alle Formulierungen gleichermaßen an beide Geschlechter.

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Einführung Systemvoraussetzungen • Für das programmierte Softwaretool wird Excel 2010© oder eine neuere Version benötigt. • Das Betriebssystem sollte dabei Windows XP© oder eine neuere Version sein. • Vorteilhaft sind grundlegende Office (Excel) - Kenntnisse. • Zum Öffnen der Methodenblätter sowie des Methodenkatalogs wird der kostenlos

verfügbare Adobe Acrobat Reader© benötigt. • Der Anwender sollte mit den Themen Kennzahlen, Kompetenzen und Methoden vertraut

sein.

Installation • Es ist keine gesonderte Installation des Tools notwendig. • Beim Starten des Tools mit Excel sollte sichergestellt sein, dass Excel die Verwendung von

Makros erlaubt. – Bei gängigen Excel-Versionen erscheint ein gelb hinterlegter Balken unter der

Formeleingabe. Hier können Makros aktiviert werden. – Alternativ wählen Sie im Menüband die Option „Entwicklertools“. Dort öffnet sich nach

einem Klick auf die Option „Makrosicherheit“ ein Fenster. Hier wird der Punkt „Einstellungen für Makrosicherheit ausgewählt“. In diesem Fenster muss ein Haken bei „Alle Makros aktivieren“ und „Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen“ gesetzt werden.

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Nutzen und Funktionen des Tools

Dieses Softwaretool unterstützt Sie bei der Auswahl geeigneter Methoden zur

Mitarbeiterqualifizierung sowie zur Verbesserung produktionsrelevanter Kennzahlen. Dadurch

können Sie gezielt gewünschte Größen verbessern und Ihre Produktionsabläufe effizienter

gestalten.

Das Softwaretool verfügt hierzu über folgende Funktionen:

• Umfangreicher, detaillierter Methodenkatalog

• Kompetenzkatalog zur Erfassung der Mitarbeiterkompetenzen

• Abfrage relevanter Unternehmenscharakteristika zur passgenauen Methodenauswahl

• Priorisierung von bis zu fünf Kennzahlen / Kompetenzen

• Sortierung geeigneter Methoden anhand von Zielerreichung und Kompatibilität mit Ihrem

Unternehmensprofil

• Möglichkeit der intertemporalen / bereichsübergreifenden Analyse geeigneter Methoden

• GAP-Analyse zum Gegenüberstellen von Soll- und Ist-Kompetenzen

• Ausgabe von Handlungsempfehlungen

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Vorgehensweise des Tools

• Der Anwender legt zuerst ein Profil des betrachteten Bereichs an.

• Dazu bestimmt der Anwender relevante Unternehmenscharakteristika und definiert die Ist-Kompetenzen der diesem Bereich zugeordneten Mitarbeiter.

• Anschließend hat der Anwender die Möglichkeit bereits etablierte Methoden auszuschließen.

• Es folgt die Möglichkeit, bis zu fünf Kennzahlen / Kompetenzen mit dem Ziel ihrer Verbesserung zu priorisieren.

• Das Tool wertet die angegebenen Daten aus und präsentiert dem Anwender eine Auswahl geeigneter Methoden.

• Außerdem zeigt das Tool eventuelle Förderbedarfe der Mitarbeiter auf und stellt den methodenspezifischen Einfluss auf die priorisierten Kennzahlen und Kompetenzen dar.

• Der Anwender hat abschließend die Möglichkeit die Methode umsetzen. Hierfür stehen ihm detaillierte Informationen zur Umsetzung durch die im Tool implementierten Methodenblätter zur Verfügung.

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Weitere Empfehlungen

• Neben diesem Leitfaden wird die Nutzung des Schlussberichts zum Forschungsprojekt prokoMA empfohlen. Dieser enthält ausführliche Informationen zur effizienten prozess- und kompetenzorientierten Methodenauswahl sowie zur nachhaltigen Implementierung der Methoden in Unternehmen.

– Unter nachfolgendem Link steht dieser kostenlos zum Download zur Verfügung:

http://www.ifa.uni-hannover.de/prokoma.html Downloads

• Ebenfalls wird auf Veröffentlichungen hingewiesen, die im Rahmen des Forschungsprojekts

entstanden sind. Diese enthalten zusätzliche Informationen zur effizienten Auswahl prozess- und kompetenzorientierter Methoden.

– Eine Übersicht findet sich unter dem Link: http://www.ifa.uni-hannover.de/prokoma.html Veröffentlichungen

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Startseite – Profil anlegen

• Beim Start des Programms (Excel-Datei) öffnet sich ein Startfenster. Hier finden Sie einleitende Informationen zum Tool sowie die Möglichkeit, ein neues Profil anzulegen, ein bereits bestehendes Profil auszuwählen oder ein bestehendes Profil zu modifizieren. Außerdem können Sie nach Auswahl eines bestehenden Profils die Eingabemasken überspringen und direkt zur Auswertung übergehen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit bestehende Profile über den Reiter „Profile“ zu bearbeiten und zu löschen,

• Über den Button „Start“ gelangen Sie weiter.

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Erfassung der Unternehmenscharakteristika

• In diesem Fenster werden Sie dazu aufgefordert ihren Bereich anhand im Rahmen der Kategorien „Mensch“, „Organisation“ und „Technologie“ zu charakterisieren. Wählen Sie dazu jeweils den Eintrag aus den Drop-Down-Feldern, der auf Ihren Bereich zutrifft.

• Klicken Sie anschließend auf „Weiter“ um auf die nächste Seite zu gelangen.

• Durch Klick auf „zurück“ gelangen Sie auf die Startseite.

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Erfassung der Mitarbeiterkompetenzen

• Auf dieser Seite können Sie die vorliegenden Ist-Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter eingeben. Nutzen Sie hierfür im Vorhinein ein 270°-Feedback (Einschätzung durch den Mitarbeiter, den Vorgesetzten sowie einen Kollegen des jeweiligen Mitarbeiters), um eine möglichst objektive Einschätzung der Kompetenzen zu erhalten.

• Geben Sie die Kompetenzausprägungen des betrachteten Mitarbeiters auf einer Skala von 0-4 an. Anschließend benennen Sie den Mitarbeiter und klicken auf „anlegen“. Der Name des Mitarbeiters erscheint in der Liste auf der rechten Seite.

• Möchten Sie die Kompetenzen eines Mitarbeiters verändern, müssen Sie in der Liste auf den Namen des Mitarbeiters klicken. Der Name des Mitarbeiters erscheint dann in dem oberen Feld.. Sie können nun die gewünschten Kompetenzen anpassen. Anschließend sichern Sie Ihre Angaben durch Klicken auf „speichern“.

• Wenn Sie einen Mitarbeiter aus der Liste entfernen möchten, wählen Sie diesen auf der rechten Seite aus und klicken Sie auf „löschen“. • Klicken Sie auf die Schaltfläche „zurück“ um zu den Unternehmenscharakteristika zu gelangen. • Sobald Sie alle Mitarbeiter angelegt haben, klicken Sie auf „weiter“.

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Erfassung bereits implementierter Methoden

• Sie haben nun die Möglichkeit, Methoden, die Sie bereits in dem betrachteten Bereich durchführen, anzugeben. Diese werden zunächst bei der Auswahl geeigneter Methoden nicht mehr berücksichtigt. Sie haben später aber trotzdem noch die Möglichkeit, sich diese Methoden im Vergleich zu den durch das Tool ausgewählten Methoden anzeigen zu lassen

• Wählen Sie eine der aufgeführten Kategorien mit Hilfe der Drop-Down-Liste. Auf der rechten Seite werden die der Kategorie zugeordneten Methoden angezeigt. Wählen Sie diejenigen Methoden aus, die Sie bereits implementiert haben.

• Klicken Sie auf ein rotes „i“ um weitergehende Informationen zu der jeweiligen Methode zu erhalten. • Klicken Sie auf „zurück“, um zur Eingabe der Mitarbeiterkompetenzen zu gelangen. • Klicken Sie auf „weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

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Priorisierung der Kennzahlen und Kompetenzen

• Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, bis zu fünf Kennzahlen oder Kompetenzen zu priorisieren. Die ausgewählten Kennzahlen und Kompetenzen werden zur Auswahl geeigneter Methoden berücksichtigt.

• Wählen Sie mit Hilfe des ersten Drop-Down-Feldes die erste zu verbessernde Kompetenz / Kennzahl aus. Diese wird anschließend auf der rechten Seite durchgestrichen, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche Kompetenzen / Kennzahlen noch zur Verfügung stehen.

• Klicken Sie auf „zurück“, um zur Eingabe bereits implementierter Methoden zu gelangen. • Klicken Sie auf „Auswertung“, sobald Sie die gewünschten Kompetenzen / Kennzahlen ausgewählt haben. • Durch einen Klick auf ein rotes „i“ können Sie sich die Definitionen der jeweiligen Kompetenzen / Kennzahlen anzeigen lassen.

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Ergebnisdarstellung

• Auf dieser Seite werden Ihnen die ausgewählten Methoden durch das Tool dargestellt. Diese sind nach Ihrer Eignung absteigend geordnet. • Basierend auf Ihren Eingaben werden nur noch diejenigen Methoden angezeigt, die zu Ihrem Unternehmenskontext passen. Das bedeutet, dass

die dargestellt Methoden folgende Kriterien erfüllen: • Jede Methode kann theoretisch in Ihrem spezifischen Unternehmenskontext umgesetzt werden. • Für jede der angezeigten Methoden erfüllen Ihre Mitarbeiter die erforderlichen Kompetenzanforderungen. • Die angezeigten Methoden sind bisher noch nicht bei Ihnen im Unternehmen umgesetzt worden.

• Um sich zum Vergleich diejenigen Methoden anzeigen zu lassen, die Sie bereits umsetzen, können Sie den Filter entfernen (s. oben rechts). • Für weitere Informationen zur Umsetzung und Implementierung der Methoden, können Sie sich das entsprechende Methodenblatt anzeigen lassen.

Hierfür benötigen Sie einen Adobe Acrobat Reader. • Die weiteren Funktionen auf dieser Ergebnisseite werden Ihnen im nächsten Abschnitt erklärt. • Über einen Klick auf „Startseite“ gelangen Sie zurück zur Startseite und können Ihr Profil anpassen und ein neues anlegen. • Über einen Klick auf „Beenden“ werden Ihre Eingaben gespeichert und das Programm geschlossen.

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Mitarbeiterkompetenzen: Soll-Ist-Vergleich

• Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, sich Details zu Ihren Mitarbeitern anzeigen zu lassen. • Wählen Sie mit Hilfe des ersten Drop-Down-Feldes aus, welchen Mitarbeiter Sie betrachten wollen. • Die Ampeln zeigt Ihnen, ob Ihr Mitarbeiter in der Lage ist, die von Ihnen ausgewählte Methode (s. oben links) auch umzusetzen. Bei einer grünen

Ampel erfüllt der Mitarbeiter die Kompetenzanforderungen der Methode. Bei einer gelben Einfärbung weist der Mitarbeiter bei einigen Kompetenzanforderungen Defizite aus. Diese können der rechten Seite entnommen werden. Ist die Ampel rot eingefärbt, ist der Mitarbeiter nicht in der Lage, die Methode erfolgreich umzusetzen.

• Klicken Sie auf „zurück“, um zur Ergebnisseite zurück zu gelangen. • Klicken Sie auf „Details Zielerreichung“, um zu den Auswirkungen der betrachteten Methode auf Kennzahlen und Kompetenzen zu gelangen.

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Details zur Zielerreichung

• Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, sich Details zur Zielerreichung anzeigen zu lassen. • Wählen Sie mit Hilfe des ersten Drop-Down-Feldes aus, ob Sie sich Ihre ausgewählten Kompetenzen oder Kennzahlen anzeigen lassen wollen. • Je Kennzahl oder Kompetenz wird Ihnen angezeigt, welchen Einfluss die ausgewählte Methode (s. oben links) auf diese hat. • Die Spalte „Priorität“ zeigt Ihnen an, welche Kennzahl bzw. Kompetenz Sie wie stark priorisiert haben. • Die Ampeln zeigen Ihnen, ob eine von Ihnen priorisierte Kennzahl / Kompetenz durch die Methode beeinflusst wird. Solange Sie die Kennzahl /

Kompetenz nicht priorisiert haben, wird die Ampel gar nicht eingefärbt. Eine grüne Einfärbung der Ampel bedeutet, dass die ausgewählte Methode einen signifikanten Einfluss auf von Ihnen ausgewählte Kennzahlen / Kompetenzen hat. Durch eine gelbe Einfärbung wird hervorgehoben, dass die Methode nur einen geringen Einfluss auf Ihre priorisierten Kennzahlen / Kompetenzen hat. Ist die Ampel rot eingefärbt, wird die priorisierte Kennzahl / Kompetenz gar nicht durch die Methode beeinflusst.

• Klicken Sie auf „zurück“, um zur Ergebnisseite zurück zu gelangen.

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Feedback

• Gerne nehmen wir Anregungen zur Verbesserung des Tools entgegen. Auch die Einarbeitung weiterer Methoden in das Tool sowie die Ergänzung von Best-Case-Practice-Beispielen soll jederzeit möglich sein. Hierfür können Sie die abgebildete Feedbackform nutzen. Zusätzlich können Sie natürlich auch über die am Ende dieses Leitfadens angegebenen Kontaktdaten mit uns in Verbindung treten.

• Unter „Ihr Name“ können Sie Ihren Namen angeben. • Unter „Ihre E-Mail Adresse“ können Sie Ihre E-Mail Adresse

hinterlassen. Dies ist notwendig, damit der Entwickler mit Ihnen in Kontakt treten kann.

• Unter „Ihr Feedback“ können Sie Ihre Nachricht an den Entwickler hinterlassen.

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Weitere Schritte

Wenn Sie mithilfe des Tools ihre relevanten Kennzahlen und Kompetenzen priorisiert sowie Methoden ausgewählt haben, empfehlen wir Ihnen folgende weitere Schritte: • Informieren Sie Ihre Belegschaft über Ihr Vorgehen. Ziehen Sie Ihre Mitarbeiter aus dem

betrachteten Bereich in die Auswahl und Umsetzung der Methoden mit ein. • Beginnen Sie mit der Einführung der Methoden, beginnend mit derjenigen, die die beste

Bewertung erhalten hat. Fokussieren Sie sich im Anschluss auf die Methode mit der zweitbesten Bewertung, usw.

– Prüfen Sie zur Sicherheit vorher nochmals, ob das Ist-Kompetenzprofil Ihrer Mitarbeiter korrekt ist.

– Nutzen Sie die im Tool hinterlegten Informationen zu den Methoden sowie die angegebene Literatur zur Information ihrer Mitarbeiter, um die Methode durchzuführen.

• Führen Sie ein regelmäßiges Controlling durch. • Sollten Sie Kompetenzentwicklungsbedarfe bei Ihren Mitarbeitern feststellen, leiten Sie

entsprechende Kompetenzentwicklungsmethoden ab und führen diese durch.

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Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartner:

Institut für Fabrikanlagen und Logistik

Prof. Dr.-Ing. habil. Peter Nyhuis An der Universität 2 30823 Garbsen

Tel.: 0511 / 762-2440 Fax.: 0511 / 762-3814 www.ifa.uni-hannover.de

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartner:

Institut für Fabrikanlagen und Logistik

Prof. Dr.-Ing. habil. Peter Nyhuis An der Universität 2 30823 Garbsen

Tel.: 0511 / 762-2440 Fax.: 0511 / 762-3814 www.ifa.uni-hannover.de

Vivian Katharina Bellmann M.Sc.

Produktions- und Arbeitsgestaltung

0511 / 762-18185

bellmann@ifa.uni-hannover.de