Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 2 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen

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Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand

Redner und Mitwirkende

Datum

a

-

Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in

Unternehmen der öffentlichen Hand

Geschäftsführung

GemeinderatKreistag

Bezirkstag

Gesellschafter

WirtschaftsprüferBeteiligungs-management

Rechnungshöfe

Aufsichtsrat

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1. Rechtliche Grundlagen

2. Neuerungen durch das KonTraG

3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

4. Überwachung und Haftung

5. Überwachung nach § 53 HGrG

6. Berichtspflicht

7. Wirtschaftsprüfungsbericht

Inhalt des Seminars



privatrechtliche Organisationsformen

öffentlich-rechtliche Organisationsformen

Formen wirtschaftlicher Betätigung

der öffentlichen Hand

AnstaltRegie-betrieb

Eigen-betrieb

Zweck-verband

öffentl.Rechts

GmbH AGe.V. Stiftung




Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen


• Vorstand unabhängige und grds. Weisungsfreie Leitung der AG• Aufsichtsrat Überwachung der Leitungstätigkeit des Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder• Hauptversammlung (oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/Feststellung des Jahresabschlusses

• Geschäftsführer weisungsabhängige Leitung der GmbH• Aufsichtsrat, - nur soweit in der Satzung festgelegt - MitbestimmungsG (200 AN) - BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN) Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des Geschäftsführers• Gesellschafterversammlung - Grundlangenentscheidungen - Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung bei Einzelentscheidungen

Aktiengesellschaft GmbH



Anwendbare Gesetze

Aktiengesellschaft

• Aktiengesetz

• MitbestimmungsG 1976

(2000 Arbeitnehmer)

• BetriebsverfassungsG 1952

(500 Arbeitnehmer)

• (MontanmitbestimmungsG)

GmbH

• GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz• Mitbestimmungsgesetz 1976 (2000 Arbeitnehmer)• Betriebsverfassungsgesetz 1952 (500 Arbeitnehmer)

“Gesetze des Beteiligungsunternehmens”, wie z.B.:– Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte)– Geschäftsführungsvertrag– Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung




Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats

Amtszeit

• Beginn: gemäß Bestel- lungsbeschluss und Annahme der Bestellung• Dauer: höchstens fünf Jahre -- Satzung / Bestellungsbeschluss

u.U. kürzer -- anders u. U. in der GmbH

• Wiederwahl

Beendigung des AR-Mandats

• Wegfall der persönlichen Vor- aussetzungen (Inkompatibi- lität, Anzahl der AR-Mandate)• Amtsniederlegung• Ablauf der Bestellungs- zeitraums• Abberufung

» durch die HV bzw. Gesellschafter- versammlung, mit drei Viertel Mehrheit jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich» durch den Entsendenden» durch das Amtsgericht des Sitzes der Gesellschaft (u. U. auch bei GmbH)» bei Arbeitnehmer-Vertretern: Abwahl durch Belegschaft

Bestellung

• Wahl durch die Hauptversammlung

der Aktiengesellschaft bzw. der

Gesellschafterversammlung der GmbH

• Ausnahmen u.a.» Entsendung von

Aktionärsvertretern kraft Satzungsbestimmung

» MitbestG, BetrVG 1952: Wahl durch Arbeitnehmer




Weisungsrecht, Verschwiegenheit, BefangenheitWeisungsrecht: Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr

vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So istz.B. die Formulierung in den Verwaltungsvorschriften zur Gemeinde-ordnung, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen derGemeinde zu beachten habe, ist lediglich eine Empfehlung. Rein gesell-schaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweitbestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundes-recht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO).

Verschwiegenheits-pflicht: Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich aus der nichtöffentlichen

Beratung und Entscheidung eines Sachverhalts und daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über vertraulich zugegangene InformationenStillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Auf-sichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegen-heitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein (vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG).




§ 394 AktG Berichte der AufsichtsratsmitgliederAufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in denAufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich derBerichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwiegen-heitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft,namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihreKenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist.

§ 395 AktG Verschwiegenheitspflicht(1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaftzu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigungder Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassungder Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zuprüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft,namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach§ 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für Mitteilungen im dienstlichen Verkehr.

(2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche Angabenund Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse,nicht veröffentlicht werden.




Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen

Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht

Grundsatz: Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulichen Angaben/Geheimnisse

Ausnahme: Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktGBei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften (soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig)

Berichtsadressat: Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement)

NICHT Gemeinderat, Kreistag, BezirkstagDiesen gegenüber gilt Verschwiegenheitspflicht




Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit

Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung):

Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweitaus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann,greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige). Soweit eine Interessenkollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitglied eines Aufsichtsratsals “Vertreter” der Gemeinde im Aufsichtsrat und im Gemeinderat an derBeratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt die Gemeindeordnung eine

Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nichtbefassung im Aufsichtsratoder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden Anschein zu vermeiden, muss jederAufsichtsrat für sich entscheiden. Unterhalb der Befangenheit führt eine Nicht-befassung nicht zu einem Abstimmungsfehler oder zu einer Gefährdung ent-

sprechender Aufsichtsrats- oder Gemeinderatsbeschlüsse.




Corporate Governance nach dem KonTraG

I. Grundgedanke: Aufsichtsrat als Herr der UnternehmensüberwachungEffektive Unternehmensüberwachung durch

Stärkung des AufsichtsratesVerantwortung des Aufsichtsrates steigt

II. Elemente:

• Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung• Unternehmensüberwachung als arbeitsteiliger Prozess (Kommunikation als Grundlage)

•WP als Erfüllungsgehilfe des Aufsichtsrates

Aufsichtsrat Dialog Aufsichtsrat

2. KonTraG

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Corporate Governance nach dem KonTraG

III. Einzelheiten der Corporate Governance:

Reform der Aufsichtsratstätigkeit

Unternehmer überwachen Unternehmer

§ 111 Abs. 1 AktG

Beschränkung der Höchstzahl vonAufsichtsratsmandaten (§ 100 Abs. 2 AktG)

Mitteilung des ausgeübtenBerufs und der Mitglied-

schaft in Gremien§ 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG

Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen

wegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG

Erweiterung der Prüfungs-pflichten durch den

Aufsichtsrat,§ 171 Abs. 1, § 337 Abs. 1 AktG

Erhöhung der Sitzungsfrequenz,§ 110 Abs. 3 AktG

Rechenschaftsbericht überdie Aufsichtsratstätigkeit,

§ 171 Abs. 2 AktG

2. KonTraG



III. Einzelheiten der Corporate Governance:

Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer

Intensivierung der Kooperation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer

Auftragserteilung durch Aufsichtsrat

§ 111 Abs. 2 Satz 3 AktG§ 218 Abs. 1 Satz 4 HGB

Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung

§ 171 Abs. 1 AktG

Aushändigung des Prüfungsberichts

§ 170 Abs. 3 AktG§ 318 Abs. 7 HGB

Intensivierung derAbschlussprüfung

§ 317 HGB

2. KonTraG



Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat

Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführungund Wirtschaftsprüfer

Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich

Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung)

2. KonTraG



Intensivierung der Abschlussprüfung

Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats

Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen

Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen

Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsrats bei der Überwachungstätigkeit

2. KonTraG



Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat

Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer

Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats

Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung

2. KonTraG



Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfers an/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates

Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen

Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion)

Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit

2. KonTraG



Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich

Formulierung bundes-politischer Ziele

Ableitung und Formulierungeines Unternehmenszwecks

Ableitung strategischer Ziele

Ableitung taktischer Ziele

Ableitung operativer Ziele

Realisierung

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Öffentlich gebundeneAufgabenübertragung

Verstärkte Aufgaben-verfolgung

Schnelle und umfassendeVeräußerung

Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung

hoch

niedrig

LangfristigerLeistungsbedarf

niedrig hoch Erfordernis öffentl.Leistungserstellung

Portfolio Analyse




Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates,

Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis

1. Corporate Governance

2. Strategische Unternehmensplanung

3. Personalentscheidungen Top-Management




1. Corporate Governance

Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für:

• die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität)

• die Analyse von Abweichungen (Interpretation)

• das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen

Das Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich:

• Rechtmäßigkeit

• Zweckmäßigkeit

• Wirtschaftlichkeit




Grenzen der Controllingfunktion

Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt.

Beispiel: Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates neue Produkte zu entwickeln. Er ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe “Entwicklung neuer Produkte”durch das Top-Management geplant und durchgeführt wird.

Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein,

• diese Grenzen zu definieren

• auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten




• Festlegung der Unternehmensziele

• Entwickeln von Strategien

• Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der Strategien

Empfehlung: Langfristige Strategieplanung (5 Jahre)

2. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management




3. Personalentscheidungen TOP-Management

Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft

Mitwirkung bei der Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter

Erarbeitung eines Anforderungsprofils

Empfehlung: Ausschuss für “human resources management”




§ 111 Abs. 1 AktG:

“Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen”

Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht.

Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters.




Ordnungsmäßigkeitskontrolle

Wirtschaftslichkeitskontrolle

Zweckmäßigkeitskontrolle

Informationsrechte

Zustimmungsvorbehalte

Richtlinienkompetenz

Verschwiegenheitspflicht

Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates

Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und alsMitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab

Kontrolle

Kompetenzen

Pflichten




1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1)

2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2)

3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2)

4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3)

5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)

6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112)

7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84)

8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171)

9. Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172)

Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz




1. Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1)

2. Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2)3. Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2)4. Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3)5. Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4)6. Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112)7. Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84)8. Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171)9. Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171)

Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgabender Gesellschafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu.

Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz(§ 52 GmbHG verweist auf das AktG)




Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung

Vorstand

Vorstand

Vorstand

Bücher, UnterlagenGesellschaftskasseWaren, Wertpapiere

Aufsichtsrat

Aufsichtsrats-vorsitzender

AufsichtsratAufsichtsratsmitglied

Aufsichtsrat

Schriftliche und mündliche Berichte

§ 90 Abs. 1 Satz 1 AktG


§ 90 Abs. 3 AktG


Berichte aus wichtigen Anlässen

Anforderung besonderer Berichte

Einsichtnahme zur Überprüfung




Dreifach abgestufte Überwachungspflicht

I. Normaler Geschäftsverlauf “Zurückhaltung”

II. Abzeichnende Ergebnisverschlechterung“Unterstützende Überwachung”

III. In der Krise “Führende Überwachung”




Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit

Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG.

Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG).

Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf-sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied.

Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögensgegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § 111 Abs. 2 AktG.

Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf-

gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem.§ 111 Abs. 2 Satz 2 AktG).

wurde die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen: Dabei muss nicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich Beanstandungen ergeben haben.




Angaben zum Umfang der Prüfung

Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung:

“Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen”.

Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.)

Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11)




Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen

Zivilrechtliche Verantwortung

- überstimmte Aufsichtsratsmitglieder

- Sorgfaltsmaßstab

- Verjährung

Strafrechtliche Sanktionen

- Allgemeine Straftatbestände

- Geheimnisverrat




Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung

Fazit: Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über-

bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten

keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in

empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt

offenbart werden.

Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines bestimmten Sachverhalts

offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt.

Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch

Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen

zählt man technische Vorgänge.




Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane

Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG Vorstand einer AG gem. § 93 AktG Aufsichtsrat-Mitglied gem. § 116 AktG

haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden.

Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem privaten Vermögen.

Die Haftung erstreckt sich auch auf leichte Fahrlässigkeit.

Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalteines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist.




Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen)

Grundprinzipien

Grundprinzip der OrdnungsmäßigkeitGrundprinzip der GesetzmäßigkeitGrundprinzip der Richtigkeit

Grundprinzip der Zielgerichtetheit und ZweckmäßigkeitGrundprinzip der TransparenzGrundprinzip der Nachprüfbarkeit

Grundprinzipien

Grundprinzip der OrdnungsmäßigkeitGrundprinzip der GesetzmäßigkeitGrundprinzip der Richtigkeit

Grundprinzip der Zielgerichtetheit und ZweckmäßigkeitGrundprinzip der TransparenzGrundprinzip der Nachprüfbarkeit

Allgemeine Grundsätze

Personelle Anforderungen

Grundsatz der Unabhängigkeit

Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit

Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit

Grundsatz der Verschwiegenheit

Grundsatz der Vergütung und Entlastung

Institutionelle Anforderungen

Grundsatz der Planung und Kontrolle

Allgemeine Grundsätze

Personelle Anforderungen

Grundsatz der Unabhängigkeit

Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit

Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit

Grundsatz der Verschwiegenheit

Grundsatz der Vergütung und Entlastung

Institutionelle Anforderungen

Grundsatz der Planung und Kontrolle

Besondere Grundsätze

“Einzelne Ist-Überwachungsobjekte”Bücher und SchriftenBerichtserstattungspflicht des Vorstandes JahresabschlussAbschlussprüferberichtsteuerlicher Außenprüfungsberichtetc.

Besondere Grundsätze

“Einzelne Ist-Überwachungsobjekte”Bücher und SchriftenBerichtserstattungspflicht des Vorstandes JahresabschlussAbschlussprüferberichtsteuerlicher Außenprüfungsberichtetc.




Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand

Ziel: Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance

Unternehmenstätigkeit

Aufsichtsrat

Risikomanagementsystem

Beteiligungsmanagementder Gebietskörperschaft

Abschlussprüfungnach HGB und HGrG

Betätigungsprüfung derRechnungshöfe • Unternehmensinterne Kontrolle

= Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS• Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung• Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der Rechnungshöfe

5. § 53 HGrG



Überwachung der Geschäftsführung

= Prüfung der

Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG

Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs-

tätigkeit

Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums

Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-

organisation

Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfungvon Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist.• Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit• Erleichtert die Überwachungstätigkeit• Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer

5. § 53 HGrG



Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet:

nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern

wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt?

ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde eine nach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt?

5. § 53 HGrG



Überwachungs- und Prüfungsbereich I

Ordnungsmäßigkeit derGeschäftsführungs-

organisation

Prüfungslemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten

Übereinstimmung dertatsächlichen Geschäfts-

führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung und

Gesellschaftsvertrag

Firmeninterne Regelungenfür die

Geschäftsführung

Zusammensetzung undTätigkeit der

Geschäftsführung

Zweckmäßigkeit der Regelung imHinblick auf die Erfordernisse einer

effizienten und flexiblenUnternehmensführung

5. § 53 HGrG



Überwachungs- und Prüfungsbereich II

Prüfungselemente:Konkretisierung derÜberwachungspflichten

Aufbau- und ablauf-organisatorische

Grundlagen

Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-instrumentariums

Rechnungswesen Informationssystem

Risikomanagementsystem

PlanungswesenVersicherungsschutz

Interne Revision

5. § 53 HGrG



Überwachungs- und Prüfungsbereich III

Ordnungsmäßigkeit desGeschäftsführungs-

tätigkeit

InvestitionsentscheidungenÜbereinstimmung der Rechtsgeschäfte und

Maßnahmen mit Gesetz,Satzung, Geschäftsordnung

und bindenden Beschlüssen des

Überwachungsorgans

AuftragsvergabeLieferverpflichtungen

Entgeltregelungen

ZustimmungsbedürftigeRechtsgeschäfte und

Maßnahmen

Berichterstattung an dasÜberwachungsorgan

5. § 53 HGrG



Kernstück der Berichtspflicht

Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG.

Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit

Angaben zum Umfang der Prüfung

6. Berichtspflicht



Berichtspflichten

vom Geschäftsführer Aufsichtsrat

vom Aufsichtsrat Gesellschafter

Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht

Geschäftsführer Gesellschafter

an den

an den

6. Berichtspflicht



Gesetzliche Grundlagen

Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen

1. sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers

• des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang)

• des Lageberichts

• des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG)

6. Berichtspflicht



Gesetzliche Grundlagen

2. in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2).

3. welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften

(§ 171 Abs. 2).

4. wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet (§ 171 Abs. 2 Satz 3)

5. sein abschließendes Ergebnis

• eventuelle Einwendungen

• Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses (§ 171 Abs. 2 Satz 4)

6. Berichtspflicht



Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. sechs Monate durch Vorstand

(§264 Abs. 1 HGB)

Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB)

Prüfung des Jahresabschlusses/ Bestätigungsvermerk Datum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. 4 Wochen

Übergabe des Prüfungsberichts an Geschäftsführung

Übergabe des Jahresabschlusses plus Unverzügliche Weitergabe an den Prüfungsbericht an Aufsichtsrat Aufsichtsrat

Prüfung durch Aufsichtsrat maximal 4 Wochen (§ 171 Abs. 3) plus 4 Wochen Kulanz

Übergabe des Aufsichtsrats-Berichts an Geschäftsführung

Einberufung der Gesellschafter - mindestens 1 Woche vorher (§ 51 GmbHG) versammlung

t

6. Berichtspflicht



Problemfelder bei der Berichterstattungdurch den Aufsichtsrat

Das Gesetz nennt keine konkreten formalen Vorschriften hinsichtlich Schrift- lichkeit und Vollständigkeit.

Die Versagung der Billigung des Jahresabschlusses bei Fristüberschreitung ist theoretisch möglich.

Die Berichtspflichten des Aufsichtsrates sind nicht übertragbar auf einen Aufsichtsrats-Ausschuss.

Beschlussfassung bei Bedarf durch den Gesamt-Aufsichtsrat.

Abweichende Auffassung von Mitgliedern des Aufsichtsrates kommen nur intern durch das Protokoll zum Ausdruck, oder durch Amtsniederlegung.

6. Berichtspflicht



Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer

• Ausgangspunkt: §§ 316ff HGB bzw. Satzung

• Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens

• Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (§ 53 HGrG)

• Ablauf einer Jahresabschlussprüfung

• Aufbau eines Prüfungsberichtes

• Bestätigungsvermerk




Planungs- und Analysephase Vorprüfung Schlußprüfung und Berichtphase

Untersuchung Substantive Beratung

des Prüfungs- bei der end-

Management- schritte bzgl. gültigen

Kontroll-Umfeldes der Jahres- Abschluß-

endsalden erstellung

Identifizierung und Identifizierung Erarbeitung Tests von Erneute Überprüfung Zusammen- Erteilung des

Dokumentation möglicher eines EDV- und Überprüfung des Einflusses fassung und Bestätigungs-

der wesentlichen Prüfungsrisiken Prüfungs- sonstigen unseres wesentlicher Beurteilung vermerks und

Verfahren und und Kontrollen Prüfungsplans erkannter unserer Abgabe des

der internen Zeitplans Prüfungs- Prüfungs- Prüfungs-

Kontrolle risiken ergebnisse berichts

Durchsicht der Analytische Erstellung

Bilanzierungs- Durchsicht eines

grundsätze des Jahresab- Management

schlusses Letters

Ablauf einer Jahresabschlussprüfung




Planung Vorprüfung Schlussprüfung

Allgemeine Risikoanalyse unter Prüfungsergebnisse Prüfungsergebnisse

Darstellung von Industrie- undMarktverhältnissen

Zusammenfassung spezieller Prüfungsrisiken

Zusammenfassung von EDV-Risiken

Beurteilung des allgemeinen

Kontrollumfeldes

Flowcharts zu den Verfahren

Verabschiedung des Zeitplans

Erstellen der Arbeitsprogramme

Präsentationen/Berichte an die geschäftsführenden Organe der Unternehmen des Bundes

Zusammenfassung kritischer Zusammenfassung der Zusammenfassung derSachverhalte Vorprüfungsergebnisse Prüfungsergebnisse

Vorschlag zum Prüfungsablauf Anregungen für Bilanzpolitik Management Letterund Zeitplan Testat und Püfungsberichte

Interne Produkte




Muster-Inhaltsverzeichnis

D. WESENTLICHE BILANZIERUNGS- UND BEWERTUNGSGRUNDSÄTZE

E. OFFENLEGUNG

F. PRÜFUNGSFESTSTELLUNGEN

I. Buchführung und BelegwesenII. JahresabschlussIII. LageberichtIV. SonstigesV. Nachweise durch die Geschäfts-

führung

G. BESTÄTIGUNGSVERMERK

Erläuterungen zum Jahresabschluss

A. AUFTRAG UND AUFTRAGSDURCH-FÜHRUNG

B. RECHTLICHE VERHÄLTNISSE

I. Handelsregister und Gesellschafts-vertrag

II. Geschäftsführung/ Vertretungs-befugnis

III. AufsichtsratIV. BeiratV. StammkapitalVI. GesellschafterversammlungenVII. AufsichtsratssitzungenVIII. Konzern- und Beteiligungs-

verhältnisse

C. WIRTSCHAFTLICHE VERHÄLTNISSE

I. Gegenstand des UnternehmensII. Vermögens, Finanz- und ErtragslageIII. Wesentliche Verträge




Wie lese ich eine Bilanz?

Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses

Jahresabschluss besteht aus I. BilanzII. Gewinn- und VerlustrechnungIII. AnhangIV. Lagebericht (§ 264 I 1 HGB)V. Gewinnverwendungsvorschlag

und

Bestätigungsvermerk “Die Buchführung und der Jahresabschluss (hoffentlich uneingeschränkt entsprechen nach unserer pflichtgemäßenund ohne Hinweise bzw. Zu- Prüfung den gesetzlichen Vorschriften. Dersätze bzw. Vorbehalte) Jahresabschluss vermittelt unter Beachtung

der Grundsätze ordnungsmäßiger Buch- führung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der XYZ-GmbH. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss”.




Muster - Bilanz

Gezeichnetes KapitalRücklagenBilanzgewinn

= Eigenkapital

PensionsrückstellungenLangfristige Verbindlichkeiten

= Langfristige Verbindlichkeiten

Sonstige RückstellungenKurzfristige VerbindlichkeitenBankverbindlichkeiten= Kurzfristige Verbindlichkeiten

Bilanzsumme

AKTIVABerichts-

jahrVor-jahr PASSIVA

Berichts-jahr

Vor-jahr

Immaterielle VermögensgegenständeSachanlagenFinanzanlagen

= AnlagevermögenVorräteForderungenSonstige VermögensgegenständeLiquide Mittel

= Umlaufvermögen

Bilanzsumme


Diskussion

Seite: 56

Geschäftsführung

GemeinderatKreistag

Bezirkstag

Gesellschafter

WirtschaftsprüferBeteiligungs-management

Rechnungshöfe

Aufsichtsrat

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