ProNovia SAP DMS MSOfficeIntegration Benutzerhandbuch Einleitung MSO ProNovia AG, Postfach, CH-8180 Bülach 5 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Anwendung von ProNovia SAP

Benutzerhandbuch

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ProNovia SAP DMS MSOfficeIntegration

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Ausgabe April 2017 / B.02.0Alle Rechte vorbehalten.

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Hinsichtlich der Haftung für die beschriebene Software verweisen wir auf unsere Software-Vertragsbedingungen.

ProNovia AG, Postfach, CH-8180 Bülach 3

Inhaltsverzeichnis

...................................................................................................5Einleitung1

..................................................................................................................................51.1 Weitere Dokumente

..................................................................................................................................51.2 Voraussetzungen

..................................................................................................................................51.3 Abkürzungen

..................................................................................................................................51.4 Symbole in diesem Dokument

...................................................................................................6Microsoft Office Einstellungen2

...................................................................................................7Microsoft Word3

..................................................................................................................................73.1 Technischer Hintergrund

..................................................................................................................................73.2 Einfügen von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal

..................................................................................................................................83.3 Tipps und Hinweise

3.3.1 ...........................................................................................................................8Generelle Hinweise

3.3.2 ...........................................................................................................................8Formulare schützen

3.3.3 ...........................................................................................................................12Fehlermeldung „Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft“

3.3.4 ...........................................................................................................................13Definition eines Feldes anzeigen

3.3.5 ...........................................................................................................................13Testen

3.3.6 ...........................................................................................................................15Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen

3.3.7 ...........................................................................................................................15Fehler bei der Installation des AddIns

...................................................................................................16Microsoft Excel4

..................................................................................................................................164.1 Technischer Hintergrund

..................................................................................................................................164.2 Einfügen von benannten Zellen in ein Vorlagen-UrOriginal

..................................................................................................................................174.3 Tipps und Hinweise

4.3.1 ...........................................................................................................................17Generelle Hiweise

4.3.2 ...........................................................................................................................17Kopfzeilen

4.3.3 ...........................................................................................................................18Formatieren

4.3.4 ...........................................................................................................................18Blatt schützen

4.3.5 ...........................................................................................................................19Werte werden nicht angezeigt

ProNovia AG, Postfach, CH-8180 Bülach4

4.3.6 ...........................................................................................................................20Namen anzeigen und ändern

4.3.7 ...........................................................................................................................20Werte mehrmals verwenden

4.3.8 ...........................................................................................................................21Testen

4.3.9 ...........................................................................................................................22Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen

4.3.10 ...........................................................................................................................22Fehler bei der Installation des AddIns

Einleitung

MSO


1 EinleitungDieses Dokument beschreibt die Anwendung von ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration. Es erläutert,wie die Vorlagendokumente für die unterstützten Microsoft Office Anwendungen erstellt werden müssen.

1.1 Weitere Dokumente

Sämtliche relevanten und verfügbaren Dokumente sind im ProNovia Support Center zu finden: http://support.pronovia.ch.

1.2 Voraussetzungen

1.3 Abkürzungen

1.4 Symbole in diesem Dokument

http://support.pronovia.ch

MSO

Microsoft Office Einstellungen


2 Microsoft Office EinstellungenFür die Arbeit mit Makros in Microsoft Office wird das Register Entwick lertool benötigt. Dies muss nach einerStandard Installation in Microsoft Word und Microsoft Excel aktiviert werden. Dazu die Option"Entwick lerregisterkarte..." über Office-Button > Optionen aktivieren.

Microsoft Word

MSO


3 Microsoft WordIn diesem Kapitel wird das Anlegen der Vorlage-UrOriginale zur Verwendung / Bestückung von Microsoft Worddurch ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration beschrieben. Wie die Vorlagen-UrOriginale in SAP DVSabgelegt werden, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch beschrieben.

3.1 Technischer Hintergrund

Die Werte aus dem SAP System werden in den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften gespeichert. Um einensolchen Wert im Microsoft Word-Dokument anzuzeigen, muss ein Feld mit der Funktionen DocProperty unddem Namen der gewünschten Eigenschaft eingefügt werden.

3.2 Einfügen von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal

Im Folgenden sind die nötigen Schritte beschrieben, um ein Feld in ein Microsoft Word Dokument einzufügen.Welche Felder standardmässig zur Verfügung stehen, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuchbeschrieben. Über Customer-Exits können weitere Felder ausgegeben werden.

Vorgehensweise

· Positionieren des Cursors an die Stelle, an welcher das Feld eingefügt werden soll, dann > Einfügen >Schnellbausteine > Feld.

MSO

Microsoft Word


· Den Feldnamen DocProperty (in Word97 DokEigenschaft) auswählen und den Namen derBenutzerdefinierten Dateieigenschaften angeben.

· Wurde auf diesem UrOriginal schon eine Bestückung durchgeführt, so kann über die Drucktaste Optionen...das Feld ausgewählt werden.

3.3 Tipps und Hinweise

Nachfolgend wichtige Tipps und Hinweise welche beim Einrichten aber auch bei der Fehlersuche nützlich sind.

3.3.1 Generelle Hinweise

Microsoft Office Word so eingerichtet sein, dass Anwendungs-AddIns ausgeführt werden.

Digitale Signaturen werden in Microsoft Word Dokumenten nicht unterstützt, resp. eine allfälligvorhandene digitale Signatur geht bei einer Bestückung verloren.

Dies daher, da eine digitale Signatur immer bei einer Bearbeitung ungültig wird und das Dokumentnach einer Bearbeitung neu signiert werden muss.

3.3.2 Formulare schützen

Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Word unterstützt Dokumente, welchemit Formularen arbeiten und einen entsprechenden Formularschutz haben. Damit solche Dokumente bestücktwerden können, muss das entsprechende Passwort bekannt sein. Wird im Customizing ein Passwortangegeben, so wird der Formularschutz temporär aufgehoben und dann mit dem gleichen Passwort wiedergesetzt. Alle Werte der Formularfelder bleiben dabei erhalten.

Schützen Sie Ihr Formular ohne Passwort, so ist im Customizing „no password“ als Passwort anzugeben, wasdas AddIn veranlasst, den Formularschutz ohne Passwort aufzuheben und wieder zu setzen.

Microsoft Word

MSO


Für Dokumente ohne Formularschutz wird keine entsprechende Behandlung durchgeführt (unabhängig desCustomizing-Eintrags).

In Microsoft Word muss das Passwort für den Formularschutz immer in Kleinbuchstaben eingegebenwerden. Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Word konvertiert dasim Customizing eingetragene Passwort immer zu Kleinbuchstaben.

Customizing ProNovia SDF

Dokument schützen

Als Beispiel wird hier die Vorbereitung mit MS Word 2010 dargestellt.

Schritt Beschreibung

1 Öffnen des Worddokumentes.

· Öffnen des Worddokumentes und Cursor ganz an den Anfang des Worddokumentes stellen.

MSO

Microsoft Word



2 Abschnittsumbruch

· Abschnittsumbruch „Fortlaufend“ einfügen

3 Dokument schützen

· Dokument schützen > Formatierung und Bearbeitung einschränken

Microsoft Word

MSO



4 Abschnitte auswählen

· Abschnitt 1 muss als geschützter Abschnitt definiert werden.

· Kopf- und Fusszeile sind automatisch dem ersten Abschnitt zugewiesen.

MSO

Microsoft Word



5 Passwort

· Passwort für den Dokumentschutz eingeben.

· Passwort muss dem im ProNovia SDF hinterlegten Passwort entsprechen (Kleinbuchstaben!).

6 · Die Kopf und Fusszeile ist nun gegen Änderung geschützt

3.3.3 Fehlermeldung „Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft“

Nach dem Einfügen eines Feldes kann folgende Fehlermeldung erscheinen:

„Fehler! Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft.“

Nachfolgend einige mögliche Ursachen:

· Das AddIn ist nicht installiert. Sind die korrekten Werte in den Dateieigenschaften eingetragen, so ist dasAddIn korrekt installiert, siehe Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen .

· Dieses UrOriginal wurde noch nie bestückt, die entsprechende Benutzerdefinierte Dateieigenschaft ist nochnicht definiert.

· Sie haben den Namen der Benutzerdefinierten Dateieigenschaft falsch eingegeben oder vergessen den Präfixvor den Schlüssel zu stellen.

· Die verwendete Eigenschaft ist ein Merkmal-Wert, welcher in dieser Dokumentart nicht unterstützt wird.

· Der Name wird vom Bestückungsbaustein (noch) nicht bestückt.

15

Microsoft Word

MSO


3.3.4 Definition eines Feldes anzeigen

Durch Umschalten mit der rechten Maustaste auf dem Feld, kann dessen Definition angezeigt und modifiziertwerden.

Alternativ:

· Feldfunktion einblenden: Shift+F9

· Feldfunktion ausblenden: F9

3.3.5 Testen

Um das Vorlage-UrOriginal zu testen muss das AddIn im korrekten Verzeichnis liegen (gem. derentsprechenden Microsoft Office Option „Dateiablage“) und eine Bestückungsdatei in das dafür vorgeseheneVerzeichnis kopiert werden (Verzeichnis welches durch die Umgebungsvariable %TEMP% definiert ist,Dateiname $_SAPtoWord.dat). Unten ein Ausschnitt einer Bestückungsdatei, wie sie für das Testen verwendetwerden sollte. Wichtig ist zum Testen die Optionen „SAVE“, „QUIT“ und „KILL“ auf „N“ zu setzen. Alle Felderdie getestet werden sollen, müssen unter [DATA] mit dem entsprechendem Schlüssel (Grossschrift, ohnePräfix) eingetragen werden. Weitere Infos im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch für die Standard-Schlüssel und –Werte. Dort ist auch beschrieben, wie mit ProNovia Trace eine solche Datei erzeugt werdenkann.

[INFO]

VERSI=1

UNAME=TEST

DATUM=20000316

UZEIT=122652

SAVE=N

QUIT=N

KILL=N

RESET=Y

PREFIX=SAP

FILENAME={TESTMODE}

[DATA]

DOKNR=1234567890

...

MSO

Microsoft Word


Das Makro kann dann direkt über > Entwicklertools > Makro… ausgeführt werden. Im darauf erscheinendenDialog das Makro StartSapToWord ausführen. Oder einfach das UrOriginal schliessen und wieder öffnen.

Microsoft Word

MSO


3.3.6 Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen

Die aktuell definierten Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können über das Menü in Microsoft Wordangezeigt werden: Office Button > Vorbereiten > Eigenschaften > Dokumenteigenschaften > ErweiterteEigenschaften > Anpassen.

3.3.7 Fehler bei der Installation des AddIns

Wird das ProNovia SAPtoWord AddIn durch ProNovia SAP DMS FrameWork installiert, so kann dies zu einemFehler führen, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Word-Instanz geöffnet ist.

Das AddIn wird aber nur einmal (oder bei einer Aktualisierung) installiert. Sollte dieser Fehler auftreten, so sindsämtliche Word-Instanzen zu schliessen und die Bestückung zu wiederholen.

Generell wird empfohlen, das AddIn über eine Software-Verteilung zu installieren.

MSO

Microsoft Excel


4 Microsoft ExcelIn diesem Kapitel wird das Anlegen der Vorlage-UrOriginale zur Verwendung / Bestückung von Microsoft Exceldurch ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration beschrieben. Wie die Vorlagen-UrOriginale in SAP DVSabgelegt werden, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch beschrieben.

4.1 Technischer Hintergrund

Die Werte aus dem SAP System werden in den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften gespeichert. Um einensolchen Wert in Microsoft Excel anzuzeigen, muss die entsprechende Zelle mit dem Name der gewünschtenBenutzerdefinierten Dateieigenschaft benannt werden. Die benannten Zellen werden dann durch das AddIn mitden Werten aus den Benutzerdefinierte Dateieigenschaften bestückt.

4.2 Einfügen von benannten Zellen in ein Vorlagen-UrOriginal

Im Folgenden sind die nötigen Schritte beschrieben, um einer Zelle in einem Microsoft Excel Dokument einenNamen zuzuweisen. Welche Felder standardmässig zur Verfügung stehen, ist im ProNovia SAP DMSFrameWork Handbuch beschrieben. Über Customer-Exits können weitere Felder ausgegeben werden.

· Markieren der Zelle, welche mit dem gewünschten Wert bestückt werden soll.

· Das Namensfeld markieren

Microsoft Excel

MSO


· Im Namensfeld den Namen der anzuzeigenden Benutzerdefinierten Dateieigenschaft, resp. des anzuzeigen-den Wertes aus SAP eingeben.

4.3 Tipps und Hinweise

Nachfolgend wichtige Tipps und Hinweise welche beim Einrichten aber auch bei der Fehlersuche nützlich sind.

4.3.1 Generelle Hiweise

Microsoft Office Excel so eingerichtet sein, dass Anwendungs-AddIns ausgeführt werden.

Digitale Signaturen werden in Microsoft Word Dokumenten nicht unterstützt, resp. eine allfälligvorhandene digitale Signatur geht bei einer Bestückung verloren.

Dies daher, da eine digitale Signatur immer bei einer Bearbeitung ungültig wird und das Dokumentnach einer Bearbeitung neu signiert werden muss.

4.3.2 Kopfzeilen

In Microsoft Excel können in den Kopfzeilen keine Referenzen auf die Benutzerdefinierte Dateieigenschaftenoder auf Zellen gemacht und darum auch dessen Werte nicht angezeigt werden.

Um ein Kopfbereich mit Werten aus den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften zu erstellen, können ein odermehrere Zeilen des Tabellenblatts als Druckbereich definiert werden (> Seitenlayout > Tabelle > Druckbereich).

MSO

Microsoft Excel


Die Datei Example Excel Template.xls, welche dem ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Kit alsVorlagemuster beigelegt ist, hat einen entsprechenden Druckbereich definiert.

4.3.3 Formatieren

Formatieren Sie die Zelle wie jede andere Zelle in Microsoft Excel, sämtliche Formatierungsmöglichkeitenkönnen verwendet werden.

Sollen führende Nullen von Werten wie z.B. Teildokument oder Version angezeigt werden, so ist dieZelle als Text zu formatieren (> Register Start > Format > Zellen formatieren > Kategorie Text).

4.3.4 Blatt schützen

Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Excel unterstützt Tabellen, welcheTeilbereiche geschützt haben. Damit solche Dokumente bestückt werden können, muss das entsprechendePasswort bekannt sein. Wird im Customizing ein Passwort angegeben, so wird der Blattschutz temporäraufgehoben und dann mit dem gleichen Passwort wieder gesetzt.

Microsoft Excel

MSO


Schützen Sie Ihr Blätter ohne Passwort, so ist im Customizing „no password“ als Passwort anzugeben, wasdas AddIn veranlasst, den Blattschutz ohne Passwort aufzuheben und wieder zu setzen.

Für Dokumente ohne Blattschutz wird keine entsprechende Behandlung durchgeführt (unabhängig desCustomizing-Eintrags).

In Microsoft Excel muss das Passwort für den Blattschutz immer in Kleinbuchstaben eingegebenwerden. Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Excel konvertiert dasim Customizing eingetragene Passwort immer zu Kleinbuchstaben.

Bezüglich Einstellungen im Customizing siehe auch das SDF Customizing Handbuch.

4.3.5 Werte werden nicht angezeigt

Im Gegensatz zu Microsoft Word werden die Werte in Microsoft Excel erst bei einer Bestückung in die Feldergeschrieben. D.h. die Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können gefüllt sein, aber die Felder zeigen keineoder alte Werte an.

Wird der Wert nach einer Bestückung nicht korrekt angezeigt, so kann das folgende Ursachen haben:

· Das AddIn ist nicht installiert. Sind die korrekten Werte in den Dateieigenschaften eingetragen, so ist dasAddIn korrekt installiert, siehe Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen .

· Sie haben die Zelle falsch benannt oder vergessen den Präfix vor den Schlüssel zu stellen.

· Die verwendete Benutzerdefinierte Dateieigenschaft ist ein Merkmals-Wert, welcher in dieser Dokument-Artnicht unterstützt wird.

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MSO

Microsoft Excel


· Der Name wird vom Bestückungsbaustein (noch) nicht bestückt.

4.3.6 Namen anzeigen und ändern

Um die definierten Namen anzuzeigen und zu ändern ist möglich via Registerkarte Formeln > Definierte Namen> Namen definieren.

4.3.7 Werte mehrmals verwenden

Microsoft Excel erlaubt einen Name nur einmal für eine Arbeitsmappe zu verwenden. Um den gleichen Wertmehrmals zu verwenden, benennen Sie die erste Zelle mit dem entsprechenden Namen der BenutzerdefiniertenDateieigenschaft und schreiben für weitere Zellen direkt das „=“ Zeichen gefolgt von der gewünschtenBenutzerdefinierten Dateieigenschaft in die Zelle.

Microsoft Excel

MSO


4.3.8 Testen

Um das Vorlage-UrOriginal zu testen muss das AddIn im korrekten Verzeichnis liegen (gem. derentsprechenden Microsoft Office Option „Dateiablage“) und eine Bestückungsdatei in das dafür vorgeseheneVerzeichnis kopiert werden (Verzeichnis welches durch die Umgebungsvariable %TEMP% definiert ist,Dateiname $_SAPtoExcel.dat). Unten ein Ausschnitt einer Bestückungsdatei, wie sie für das Testen verwendetwerden sollte. Wichtig ist zum Testen die Optionen „SAVE“, „QUIT“ und „KILL“ auf „N“ zu setzen. Alle Felderdie getestet werden sollen, müssen unter [DATA] mit dem entsprechendem Schlüssel (Grossschrift, ohnePräfix) eingetragen werden. Weitere Infos im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch für die Standard-Schlüssel und -Werte. Dort ist auch beschrieben, wie mit ProNovia Trace eine solche Datei erzeugt werdenkann.

[INFO]

VERSI=1

UNAME=TEST

DATUM=20000316

UZEIT=122652

SAVE=N

QUIT=N

KILL=N

RESET=Y

PREFIX=SAP

[DATA]

DOKNR=1234567890

...

Durch Schliessen und erneutes Öffnen des Dokuments kann dann die Bestückung durchgeführt werden.

MSO

Microsoft Excel


4.3.9 Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen

Die aktuell definierten Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können über das Menü in Microsoft Excelangezeigt werden: Office Button > Vorbereiten > Eigenschaften > Dokumenteigenschaften > ErweiterteEigenschaften > Anpassen.

4.3.10 Fehler bei der Installation des AddIns

Wird das ProNovia SAPtoExcel AddIn durch ProNovia SAP DMS FrameWork installiert, so kann dies zu einemFehler führen, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Excel-Instanz geöffnet ist.

Das AddIn wir aber nur einmal (oder bei einer Aktualisierung) installiert. Sollte dieser Fehler auftreten, so sindsämtliche Excel-Instanzen zu schliessen und die Bestückung zu wiederholen.

Generell wird empfohlen, das AddIn über eine Software-Verteilung zu installieren.

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ProNovia SAP DMS MSOfficeIntegration Benutzerhandbuch Einleitung MSO ProNovia AG, Postfach, CH-8180 Bülach 5 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Anwendung von ProNovia SAP